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ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
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MÓDULO 1
FUNDAMENTOS DE LOS ARCHIVOS Y
LA ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS
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La obl i gaci ón de l os Ór ganos
del Est ado de pr opor ci onar
i nf or maci ón a cual qui er
per sona ( ar t .1°.) si n que se
mot i ve o j ust i f i que su
ut i l i zaci ón ( ar t .40.I V) except o
l a i nf or maci ón consi der ada
r eser vada y conf i denci al
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Tr anspar ent ar l a
Gest i ón Públ i ca ( ar t .4)
Obj et i vo:
Benef i ci ados:
Las per sonas y sus
or gani zaci ones ( ar t .2)
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Los t r es gr andes ej es:
DISEÑO INSTITUCIONAL
OBLIGACIONES ESTÁTICAS
OBLIGACIONES DINÁMICAS
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Se cr ea el I nst i t ut o Feder al
de Acceso a l a
I nf or maci ón Públ i ca
( ar t . 33)
DI SEÑO I NSTI TUCI ONAL
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OBLI GACI ONES ESTÁTI CAS
Est abl ece l a obl i gaci ón
del Est ado, de publ i car
i nf omaci ón r eel evant e
par a t r anspar ent ar l a
Gest i ón Públ i ca ( ar t s.7-12) ,
except o l a r eser vada y
conf i denci al ( ar t s.13-19) a
más t ar dar el 12 de
j uni o de 2003 ( ar t .2
t r ansi t or i o)
GOBIERNO
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Est abl ece l a obl i gaci ón
del Est ado de at ender
l as sol i ci t udes de
i nf or maci ón de l os
ci udadanos, debi endo
ent r egar l a en un pl azo
no mayor de 20 días
hábi l es ( ar t s. 40, 41, 44 y
8 t r ansi t or i o)
OBLIGACIONES DINÁMICAS
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COMITÉ DE
INFORMACIÓN
Coor di na y super vi sa
acci ones t endi ent es a
pr opor ci onar i nf or maci ón
e i nst i t uye pr ocedi mi ent os
par a acceso a l a
i nf or maci ón
Real i za gest i ones a
t r avés de l a Uni dad
de Enl ace par a
l ocal i zar
i nf or maci ón
Conf i r ma,
modi f i ca o r evoca
l a cl asi f i caci ón de
l a i nf or maci ón
Est abl ece cr i t er i os
específ i cos par a l a
conser vaci ón,
or gani zaci ón de
ar chi vos
El abor a
i nf or mes
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Recibe y
trámita
solicitudes de
información
Lleva registros
de solicitudes
Propone
procedimientos
al comité de
información
Coordina las
obligaciones de
transparencia
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Artículo 32
Obl i gaci ones:
Asegur ar el adecuado
f unci onami ent o de l os
ar chi vos,
El abor ar y poner a
di sposi ci ón del públ i co
una guía si mpl e de sus
si st emas de cl asi f i caci ón y
cat al ogaci ón y,
Compl et ar l a or gani zaci ón
del ar chi vo
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PLAN NACI ONAL DE DESARROLLO
2002-2006
·POLÍ TI CA I NTERI OR
Par a el l o pr opondr á l a act ual i zaci ón
del mar co j ur ídi co cor r espondi ent e
y cont r i bui r á a l a moder ni zaci ón de
l os si st emas con l os que oper an l os
ar chi vos que r esguar dan y
cat al ogan l a i nf omaci ón el abor ada
por i nst anci as guber nament al es
of i ci al es.
LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS
Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
FEDERAL DOF 20/02/04
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LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
DI SPOSI CI ONES GENERALES
DE LA ORGANI ZACI ÓN DE LOS ARCHI VOS
¯ CONTROL DE GESTIÓN
± ARCHIVOS DE TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO
. INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL
´ EXPEDIENTES DE ARCHIVO
DE LA CONSERVACI ÓN DE ARCHI VOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNI COS
TRANSI TORI OS
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PROBLEMÁTI CA A NI VEL I NSTI TUCI ONAL
RECURSOS
FUNCI ONAMI ENTO
ORGANI ZACI ÓN
ARCHI VOS
DOCUMENTACI ÓN
I NFORMACI ÓN
• CONFUSI ÓN OPERATI VA
• ORGANI ZACI ÓN HETEROGENEA
• DI SPERSI ÓN ORGANI ZATI VA
• COTECI AD (I RREGULAR)
• FUNCI ONAMI ENTO TÉCNI CO LI MI TADO
• I NDEFI NI CI ÓN DE POLÍ T. Y PROCEDI MI ENTOS
• FUNCI ONAMI ENTO “ DE 4 PAREDES”
• UCAD, DI FI CULTAD EN EL CONTROL,
• PROGRAMACI ÓN Y SERVI CI O
• MATERI ALES: LOCALES I NHOSPI TOS;
• MOBI LI ARI O Y EQUI PO DE DESECHO.
• HUMANOS: PERSONAL NO ESPECI ALI ZADO
• SI N ESTI MULOS SALARI ALES Y PROFESI ONALES.
• FI NANCI EROS: AUSENCI A GENERALI ZADA
• I NEXI STENCI A DE DI SPOSI CI ONES
JURÍ DI CAS GLOBALES TENDI ENTES A:
REGULAR LA PRODUCCI ÓN, USO Y CONTROL
DE LOS DOCUMENTOS OFI CI ALES
• DEFI NI CI ÓN PARA LA ORGANI ZACI ÓN Y
FUNCI ONAMI ENTO I NTEGRAL DE LOS ARCH.
• REGULAR LA DI SPOSI CI ON Y USO DE
RECURSOS I NTEGRANDO POLÍ TI CAS DE
DESARROLLO.
SI TUACI ÓN
JURÍ DI CA
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PROBLEMÁTI CA A NI VEL DOCUMENTAL
PRODUCCI ÓN
CI RCULACI ÓN
USO
CONTROL
CRECI MI ENTO Y
COMPLEJI DAD EN
LA
ADMI NI STRACI ÓN
PÚBLI CA
EXPLOSI ÓN
DOCUMENTAL
ANÁRQUI CA. ABUSO DE TÉCNI CAS DE REPRODUCCI ÓN,
FALTA DE TÉCNI CAS DE I DENTI FI CACI ÓN Y
ORGANI ZACI ÓN DOCUMENTAL
I NEXI STENCI A O LI MI TADAS TRANSFERENCI AS DE
ARCHI VOS, I NDEFI NI CI ÓN DE PLAZOS DE
CONSERVACI ÓN, SATURACI ÓN DE ARCHI VOS,
DI SPENDI O DE RECURSOS Y PROBLEMAS DE
DEPURACI ÓN
USO I NADECUADO DE TESTI MONI OS OFI CI ALES,
PROPI EDAD PRI VADA DE DOCUMENTOS PÚBLI COS,
CONSERVACI ÓN I NEFI CI ENTE, USO LI MI TADO DE LA
I NFORMACI ÓN DOCUMENTAL EN LAS GESTI ONES
PÚBLI CAS
DOCUMENTAL EN LAS I NSTI TUCI ONES, AUSENCI A DE
POLÍ TI CAS DE CONTROL, AUSENCI A DE MECANI SMOS
I NTEGRADOS DE MANEJO DE DOCUMENTOS A NI VEL
DE ORGANI ZACI ÓN DE LAS UNI DADES ENCARGADAS
DE DI CHA RESPONSABI LI DAD COMO A NI VEL DE SU
FUNCI ONAMI ENTO
RESULTADO = BLOQUEO DE LA CAPACI DAD I NFORMATI VA
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ARCHI VOS DE LA
ADMI NI STRACI ON
PÚBLI CA DEL
GOBI ERNO DEL D.F.
OBJETI VO DE
TRABAJO
DOCUMENTACI ÓN
I NFORMACI ÓN
PROBLEMAS GLOBALES
A NI VEL
I NSTI TUCI ONAL
A NI VEL
DOCUMENTAL
• ORGANI ZACI ÓN
• FUNCI ONAMI ENTO
• RECURSOS
• JURÍ DI COS
• PRODUCCI ÓN
• CI RCULACI ÓN
• USO
• CONTROL
PROBLEMÁTI CA
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• DI SPERSI ÓN Y DEBI LI DAD ORGANI ZATI VA.
• HETEROGENEI DAD Y OBSOLESCENCI A TÉCNI CA.
• MASI FI CACI ÓN DOCUMENTAL.
• PASI VI DAD E I NEFI CI ENCI A EN LOS SERVI CI OS.
• FALTA DE PREPARACI ÓN Y MOTI VACI ÓN DEL PERSONAL.
• I NCONVENI ENCI A DE LOCALES, MOBI LI ARI OS Y EQUI PO.
• ALTOS COSTOS Y RI ESGOS DE OPERACI ÓN.
• MARGI NACI ÓN ADMI NI STRATI VA.
• DEPREDACI ÓN Y APROPI ACI ÓN DE ARCHI VOS.
• I NCREMENTO DE TRÁMI TES O DESCONOCI MI ENTO.
CI RCULO VI CI OSO
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SI STEMA DE I NFORMACI ÓN:
I nf or maci ón
Document aci ón
Ar chi vos
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I NFORMACI ÓN
CONOCI MI ENTO
QUE ES
COMUNI CADO
DOCUMENTO
UNA UNI DAD DE
I NFORMACI ÓN
REGI STRADA EN UN
SOPORTE, SI RVE DE
CONSULTA
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
ES I NFORMACI ÓN CONTENI DA EN CUALQUI ER
SOPORTE Y TI PO DOCUMENTAL, PRODUCI DA,
RECI BI DA Y CONSERVADA POR CUALQUI ER
ORGANI ZACI ÓN ( PÚBLI CA O PRI VADA) O PERSONA
EN CUMPLI MI ENTO DE SUS OBLI GACI ONES LEGALES O
EN EL EJERCI CI O DE SU ACTI VI DAD O FUNCI ÓN
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CARÁCTER DE LOS DOCUMENTOS
UNICIDAD: SON ÚNICOS A DIFERENCIA DE OTROS
COMO LOS LIBROS O REVISTAS QUE SON
MÚLTIPLES.
ORGÁNICOS: SON PARTE DE UN TODO ESTRUCTURADO,
DEBEN SU EXISTENCIA A UNA PERSONA O
INSTITUCIÓN QUE LOS PRODUJO Y SOLO
ALCANZAN SENTIDO RELACIONÁNDOSE
ENTRE SI.
SERIADOS: SE PRODUCEN UNO A UNO Y SE VAN
ACUMULANDO DE MODO NATURAL EN LOS
ARCHIVOS, FORMANDO SERIES.
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SERI E DOCUMENTAL
D ¯ ¯ .
¯¯.+ ¯¯.+ ¯¯.
+ ¯¯. + ¯¯.
Qué es? Un conj unt o de expedi ent es de
Est r uct ur a y cont eni do homogéneo
De Qui én? De un mi smo ór gano o suj et o
pr oduct or
Cuándo? En el ej er ci ci o de sus at r i buci ones o
Funci ones específ i cas
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ARCHIVO
ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS
ACUMULADOS EN UN PROCESO NATURAL POR
UNA PERSONA O INSTITUCIÓN (PÚBLICA O
PRIVADA), EN EL TRANSCURSO DE LA GESTIÓN
DE ASUNTOS DE CUALQUIER INDOLE, LOS
PRODUCIDOS Y LOS RECIBIDOS, DE CUALQUIER
FECHA, LOS CUALES SE CONSERVAN Y
CUSTODIAN PARA SERVIR DE REFERENCIA, COMO
TESTIMONIO Y FUENTE DE INFORMACIÓN A LAS
PERSONAS O INSTITUCIONES QUE LOS
PRODUJERON, A LOS CIUDADANOS Y O COMO
FUENTE PRIMARIA PARA LA HISTORIA.
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ADMINISTRACIÓN
DE
DOCUMENTOS
Conjunto de métodos y prácticas destinadas a
planear, dirigir y controlar la producción,
circulación, conservación, uso, selección y
disposición final de los documentos de archivo.
Propósito: lograr eficiencia y eficacia en el manejo
de los mismos a lo largo de su ciclo de vida
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ELEMENTOS QUE COMPONEN LA
ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS
• LEGISLACIÓN
• ESTRUCTURA
• PROGRAMA
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·LEGISLACIÓN
ÞLey marco referent e a
archivos (públicos, privados,
administ rat ivos e hist óricos)
ÞNormas que reglament en el
uso, la conservación, el
manej o y el fluj o de los
document os.
ÞSanciones a quienes
cont ravengan lo dispuest o.
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· ESTRUCTURA
El ement os :
COORDINADOR
DE ARCHIVOS
Oficialía de Partes
ARCHIVO DE TRÁMITE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO
ÞRecursos humanos
ÞUn órgano normat ivo y de
decisión
ÞLos órganos operat ivos
ÞLos canales de
comunicación necesarios
ent re los dist int os órganos
del sist ema.
COMITÉ DE
INFORMACIÓN
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·PROGRAMA
Los el ement os que l o componen:
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·PROGRAMA
Pr oducci ón
Ci r cul aci ón
Uso
Conser vaci ón
Sel ecci ón
El i mi naci ón
Cuadr o de Cl asi f i caci ón
Cat ál ogo de Di sposi ci ón Document al
Los el ement os que l o componen
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CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
Etapas (fases, edades) en las
que se divide al documento de
archivo conforme a su uso, valor
y ubicación
ACTIVA
INACTIVA
SEMIACTIVA
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CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN
CARACTERÍSTICAS FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
TIPO DE ARCHIVO TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO
USO CONSTANTE
POTENCIAL
CONSERVACIÓN
PRECAUCIONAL
DIVERSO
SOCIAL,
RELIGIOSO,
ACADÉMICO,
POLÍTICO, ETC.
USUARIOS ADMINISTRACIÓN E
INTERESADOS
ADMINISTRACIÓN TODOS
VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO
LEGAL
FISCAL
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO
LEGAL
FISCAL
SECUNDARIOS
TESTIMONIAL
EVIDENCIAL
INFORMATIVO
TRANSFERENCIA
DESTINO
PRIMARIA SECUNDARIA
DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
VALORACIÓN
CONSERVACIÓN
PERMANENTE
ELIMINAR
PROYECTOS DE
DIFUSIÓN
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CI CLO VI TAL DE LA DOCUMENTACI ÓN EN
SOPORTES TRADI CI ONALES
TI EMPO DE
CONSERVACI ÓN
I NST.
TÉCNI COS
ETAPA
USUARI O VALORES UBI CACI ÓN
ACTIVA
A partir de la creación o
recepción del
documento durante su
gestión y hasta la
conclusión del asunto.
Archivo de
Trámite
•Archivos de
oficina
•Archivos
centrales
Los generadores o
responsables del trámite del
documento o público
conforme a la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la
Información Pública
Primarios:
•Administrativos
•Contables o
Fiscales
•Legales o
Jurídicos
Se conservan en oficinas
durante el tiempo que
dura el trámite y hasta su
conclusión, son de uso
frecuente
Transferencia primaria
cuando el uso es
exporádico
•Registro
•Cuadro de
clasificación
•Inventario
•Control de préstamos
•Tabla de vigencias
Expedientes en
formación
SEMIACTIVA
No prescriben los
valores primarios pero
su uso es exporádico
•Archivo de
Concentraci
ón
Las unidades administrativas
que hacen la transferencia a
través de las cuales la
Unidad de Enlace solicitará
los documentos que les
demande la ciudadanía en
atención a lo que señala la
LFTAI.
Primarios:
•Administrativos
•Contables o
Fiscales
•Legales o
Jurídicos
Permanecen en el
archivo hasta cumplir sus
vigencias, se realiza el
proceso de valoración
para determinar su baja
o transferencia al archivo
histórico
•Registro y control
•Tabla de vigencias
•Inventarios
•Formatos de
préstamo
INACTIVA
Han prescrito sus
valores primarios
Baja
documental
o
transferencia
secundaria
al Archivo
Histórico
Público en general
Secundarios:
•Informativos
•Testimoniales
•Evidenciales
•Se tramita la
autorización de baja.
•Contienen valores
secundarios,
transferencia al Archivo
Histórico
•Control y registro
•Guías, inventarios,
catálogos
•Difusión
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CI CLO VI TAL DEL DOCUMENTO
ELECTRÓNI CO
TI EMPO DE
CONSERVACI ÓN
ETAPA
I NST.
TÉCNI COS
VALORES
UBI CACI ÓN
USUARI O
ADMINISTRATIVA
Desde la generación, registro,
trámite y conclusión hasta cumplir
su vigencia documental
El servidor central de
la Dependencia o
servidores de
unidades
administrativas que
cuenten con sistemas
de manejo y
conservación de
archivos validados
Los autorizados para acceder a
todos los servicios del sistema o
parte de los mismos.
Abiertos a la consulta ciudadana
cuando no se encuentren dentro de
las reservas que marca la Ley de
Acceso y Transparencia a la
Información Pública Gubernamental
Primarios:
•Administrativos
•Contables o
Fiscales
•Legales o
Jurídicos
El que corresponda a las
vigencias establecidas
para las series y/o
documentos
Procede baja,
autoriza AGN.
Sistema de
manejo y
preservación de
archivos
electrónicos
*Cuadro de
clasificación
*Tabla de
vigencias
HISTÓRICA
Servidor asignado
para la conservación
permanente de
documentos y
archivos
institucionales
En su control y manejo se
establecerán Unidades Informáticas
En acceso y consulta al público en
general
Primarios:
•Administrativos
•Contables o
Fiscales
•Legales o
Jurídicos
El Sistema deberá
garantizar que los
archivos sean
conservados y utilizados
Sistema de
manejo y
preservación de
archivos
electrónicos
©
A
r
c
h
i
v
o

G
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n
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l

d
e

l
a

N
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c
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ó
n

2
0
0
4
Teoría de las tres edades.
Rousseau
Documentos
activos
Creación de documentos
Procedencia
interna
Procedencia
externa
Valor primario máximo
Conservación
en los espacios
administrativos
100% de
documentos creados
Eliminación de
cierto número
de documentos
TRANSFERENCIA
Documentos
Semiactivos
Centro de
procesamiento
de semiactivos
o centro de
archivo
a) Primario reducido
b) Primario débil
c) Primario nulo
Eliminación de
cierto número
de documentos
Documentos
inactivos
Valor secundario
máximo
Depósito
de archivo
5 a10% del
conjunto de
documentos
creados
©
A
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n
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2
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0
4
SISTEMA DE:
INFORMACIÓN-DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS
Sistema de información que recibe, registra,
describe, clasifica, integra, preserva y
proporciona acceso a los documentos de
archivo de acuerdo con sus vigencias
documentales y dispone de los mismos
cuando éstas han prescrito.