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ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
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Archivo de Trámite
×Principios técnicos del manejo de
la documentación activa
×Políticas
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Ciclo Vital
Etapa
Semiactiva
Documento
Etapa
Activa
Etapa Histórica
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Etapa Activa
• Esta inicia en la
unidad central
de
correspondencia
y en las
unidades de
documentación
en trámite
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Etapa Activa
• Es a partir de la
recepción o creación
de los documentos
que toda actividad
administrativa dentro
de las dependencias
tiene sustento. Y es a
partir de ese
momento que inicia
el ciclo de vida de los
documentos
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Archivo de trámite
• Es la Unidad responsable de la
Administración de documentos de
uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de una
unidad administrativa
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Actividades
• Recepción de
correspondencia
• Seguimiento y
control de
documentos de
trámite
• Despacho de
correspondencia
• Organización y
control de
expedientes
• Control y
préstamo de
expedientes
• Transferencia
Primaria
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Recepción
• La recepción de
documentos
constituye un acto
jurídico y
administrativo que
compromete a la
Dependencia para la
realización expedita y
eficiente de un
trámite institucional
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Políticas
• 1.- Garantizar el control y seguimiento
institucional de la documentación recibida por
la dependencia, desde el momento de su
ingreso
• 2.- Garantizar la entrega expedita y oportuna
de la documentación recibida, al área que se
encargará de su trámite
• 3.- Garantizar que la documentación recibida
sea captada y organizada sistemáticamente,
conservándola como antecedente para futuras
decisiones y gestiones
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Seguimiento
• El seguimiento y control de la
documentación recibida oficialmente en
la Dependencia para su trámite,
constituye un aspecto medular tanto
para el correcto y oportuno desarrollo de
la gestión administrativa, como para la
adecuada integración y preservación de
los recursos informativos de las
instituciones públicas.
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Políticas
• 1.- Garantizar que
las gestiones que
tengan lugar en la
Dependencia, con
el ingreso de la
documentación
oficial se lleve a
cabo con la debida
oportunidad y
calidad
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Políticas
• 2.- Que la información
tramitada sea
sistemáticamente
recuperada y
conservada a nivel
institucional, a efecto de
brindar antecedentes
completos y precisos
para la correcta toma de
decisiones en los
trámites futuros de la
Dependencia
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Políticas
• Despacho de Correspondencia
• 1.- Garantizar que los documentos
generados por las entidades
administrativas de la Dependencia sean
recibidos oportuna y completamente por
sus destinatarios, en el contexto del
proceso continuo de tramitación y
comunicación documental.
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Políticas
• Archivación y control de documentos en
trámite
• 1.- Mantener el seguimiento y control
de los documentos sujetos a trámite
hasta su integración final al archivo,
garantizando que todas las piezas
tramitadas sean conservadas de
manera institucional
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Políticas
• 2.- Auspiciar que al archivo ingresen sólo
documentos oficiales, en el momento y del
modo adecuado.
• 3.- Conservar sistemáticamente
organizados los documentos gestionados
por la Dependencia, integrando lógicamente
los antecedentes institucionales y
garantizando su fácil localización y consulta
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Transferencia
• Es el traslado
sistemático de la
documentación
que deja de tener
utilidad inmediata
(transferencia
primaria).
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Políticas
• 1.- Garantizar que la documentación
que carezca de utilidad inmediata para
los trámites de las diversas áreas de la
Dependencia sea entregada
oportunamente a las instancias
responsables de su conservación
precaucional (Archivo de
Concentración).
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Políticas
• 2.- Garantizar que sólo sea transferida
la documentación que así lo amerite.
• 3.- Garantizar que la documentación
transferida sea conservada en
condiciones adecuadas al volumen y
las características de los materiales
semiactivos
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Políticas
• 4.- Garantizar que la
documentación transferida sea
rápida y correctamente organizada,
de modo que pueda ser localizada
y consultada cuando se requiera,
auspiciando a la vez su adecuado
manejo al preescribir el plazo de
conservación precaucional.
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Archivo de
Concentración
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DE LOS INSTRUMENTOS DE
CONSULTA Y CONTROL
ARCHIVÍSTICO
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LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
DISPOSICIONES GENERALES
DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
4 CONTROL DE GESTIÓN
5 ARCHIVOS DE TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO
1 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL
0 EXPEDIENTES DE ARCHIVO
DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
TRANSITORIOS
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De los
instrumentos de
consulta y
de control
archivístico
El cuadro de clasificación
archivística
El catálogo de disposición
documental
Los inventarios
documentales:
General, Transferencia
y de baja,
La Guía Simple
Sección V
Artículo
Décimotercero
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CUADRO GENERAL DE
CLASI FI CACI ÓN DOCUMENTAL
I NSTRUMENTO TÉCNI CO QUE REFLEJA LA
ESTRUCTURA DE UN ARCHI VO CON BASE EN LAS
ATRI BUCI ONES Y FUNCI ONES DE CADA
DEPENDENCI A O ENTI DAD
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LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
De los instrumentos de consulta y de control
archivístico
I. El cuadro de clasificación
archivística
II. El catálogo de disposición
documental
III. Los inventarios documentales:
General, Transferencia y de
baja, y
IV. La Guía Simple
Octubre 2004
Enero 2005
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• LEGISLACIÓN
• ESTRUCTURA
• PROGRAMA
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·LEGISLACIÓN
ÞLey mar co r ef er ent e a
ar chi vos ( públ i cos,
pr i vados, admi ni st r at i vos
e hi st ór i cos)
ÞNor mas que r egl ament en
el uso, l a conser vaci ón, el
manej o y el f l uj o de l os
document os.
ÞSanci ones a qui enes
cont ravengan l o
di spuest o.
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· ESTRUCTURA
COORDINADOR
DE ARCHIVOS
Oficialía de Partes
ARCHIVOS DE TRÁMITE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO
ÞRecursos humanos
ÞUn órgano normat ivo y de
decisión
ÞLos órganos operat ivos
ÞLos canales de
comunicación necesarios
ent re los dist int os órganos
del sist ema.
COMITÉ DE
INFORMACIÓN
ARCHIVOS DE TRÁMITE
ARCHIVOS DE TRÁMITE
ARCHIVO DE TRÁMITE
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PROGRAMA
Cuadr o Gener al de
Cl asi f i caci ón Ar chi víst i ca
Cat ál ogo de Di sposi ci ón Document al
Pr oducci ón
Ci r cul aci ón
Uso
Conser vaci ón
Sel ecci ón
El i mi naci ón
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¿ Creo que tengo que
tomar un curso de
archivo ?........
¡ Urgen..te..men..te !
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ARTÍCULO 4
V. MEJORAR LA ORGANIZACIÓN,
CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE LOS
DOCUMENTOS
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La organización de un
acervo responde a una triple necesidad:
Proporcionar una estructura lógica de
cada fondo documental, que refleje al
organismo que la produjo.
Facilitar la localización
conceptual, es decir, de la información
contenida en el acervo.
Facilitar la localización física
de cada documento o expediente, para su
control y manejo.
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ES LA OPERACIÓN INTELECTUAL Y MECÁNICA POR LA
QUE LAS DIFERENTES AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SE RELACIONAN DE FORMA JERÁRQUICA CON CRITERIOS
ORGÁNICOS O FUNCIONALES PARA REVELAR SU
CONTENIDO E INFORMACIÓN.
PEDRO LÓPEZ
ORGANIZACIÓN
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ESTRUCTURA ARCHIVISTICA
FONDO
Serie Serie Serie
S-serie
+
S-serie
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Expediente° Expediente°
Expediente °
Expediente °
Unidad
Documental
simple
Unidad
Documental
simple
Sección
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CLASIFICACIÓN
ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO
DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO
CLASES, GRUPOS O SERIES, DE TAL
MANERA QUE DICHOS GRUPOS
QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO
PARTE DE LA ESTRUCTURA DE UN
TODO.
TITULO
NOTAS
VOLUMEN
CODIGO
DE
HISTORIA
HISTOR
FECHAS
NIVEL
PRODUCTOR
REGLA
DOCUMENTACIÓN
FORMA
ORGANIZ
HISTOR
ARCHIV
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INGR
ALCCAN
LENGUA
REGLAS
OR
UNI
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SISTEMAS DE
CLASIFICACIÓN
ACCIONES
FUNCIONAL
ASUNTOS
MATERIA
ESTRUCTURA
ORGÁNICA
ORGÁNICO
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SISTEMAS DE
CLASIFICACIÓN
ACCIONES
FUNCIONAL
ASUNTOS
MATERIA
ESTRUCTURA
ORGÁNICA
ORGÁNICO
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JERARQUI ZACI ÓN
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CODI FI CACI ÓN
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Conjunto de documentos producidos
orgánicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica
FONDO
Serie Serie Serie
S-serie
+
S-serie
+
Expediente° Expediente°
Expediente °
Expediente °
Unidad
Documental
simple
Unidad
Documental
simple
Sección
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FONDO
Serie Serie Serie
S-serie
+
S-serie
+
Expediente° Expediente°
Expediente °
Expediente °
Unidad
Documental
simple
Unidad
Documental
simple
Sección
Sección
Son las
divisiones del
Fondo, basada
en las
atribuciones de
cada
dependencia o
entidad de
conformidad
con las
disposiciones
legales
aplicables
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IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES
COMUNES
ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE
SIRVEN DE APOYO PARA EL EJERCICIO
DE LAS COMPETENCIAS PARA LAS
QUE HA SIDO CREADO EL ORGANISMO
SUSTANTI VAS
ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE
CONSTITUYEN LA RAZÓN DE SER DEL
ORGANISMO
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ESTRUCTURA ARCHIVISTICA
FONDO
SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN
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I DENTI FI CACI ÓN
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JERARQUI ZACI ÓN
FUNCI ONES COMUNES
LEGISLACIÓN
ASUNTOS JURÍDICOS
PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS FINANCIEROS
RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
SERVICIOS GENERALES
TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
COMUNICACIÓN SOCIAL
CONTROL DE AUDITORÍAS
PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
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CODIFICACIÓN
FUNCI ONES COMUNES
CÓDIGO SECCIONES
1C LEGISLACIÓN
2C ASUNTOS JURÍDICOS
3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4C RECURSOS HUMANOS
5C RECURSOS FINANCIEROS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7C SERVICIOS GENERALES
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
10C CONTROL DE AUDITORÍAS
12C ACCESO A LA INFORMACIÓN
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PRI MER NI VEL
DE FUNCI ONES COMUNES
CÓDIGO SECCIONES
1C LEGISLACIÓN
2C ASUNTOS JURÍDICOS
3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4C RECURSOS HUMANOS
5C RECURSOS FINANCIEROS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7C SERVICIOS GENERALES
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
10C CONTROL DE AUDITORÍAS
12C ACCESO A LA INFORMACIÓN
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PRI MER NI VEL
DE FUNCI ONES SUSTANTI VAS
CÓDIGO SECCIONES
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5S
6S
7S
8S
9S
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FONDO
SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN
SERI E
SERI E SERI E
División de una Sección que corresponde al conjunto
de documentos producidos en el desarrollo de una
misma atribución general y que versan sobre una
materia o asunto específico
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I DENTI FI CACI ÓN
JERARQUI ZACI ÓN
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5C. RECURSOS FINANCIEROS
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ESTRUCTURA ARCHIVÍSTICA
FONDO
SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN SECCI ÓN
SERI E
SERI E SERI E
SUBSERI E
SUBSERI E
SUBSERI E
SUBSERI E
SUBSERI E
SUBSERI E
SUBSERI E
SUBSERI E
SUBSERI E
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5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros
5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros
5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal
5C.4 Ingresos
5C.5 Libros contables
5C.6 Registros contables (glosa)
5C.7 Valores financieros
5C.8 Aportaciones a capital
5C.9 Empréstitos
5C.10 Financiamiento externo
5C.11 Esquemas de financiamiento
5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros
5C.13 Créditos concedidos
5C.14 Cuentas por liquidar certificadas
5C.15 Transferencias presupuestales
5C.16 Ampliaciones presupuestales
5C.17 Registro y control de pólizas de egresos
5C-18 Registro y control de pólizas de ingresos
5C.19 Pólizas de diario
5C.20 Compras directas
5C.21 Garantías, fianzas y depósitos
5C.22 Control de cheques
5C.23 Conciliaciones
5C.24 Estados financieros
5C.25 Auxiliares de cuentas
5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto
5C.27 Fondo rotatorio
5C.28 Pago de derechos
05.5.1 LI BRO MAYOR
O5.5.2 LI BRO DE DI ARI O
05.5.3 LI BRO DE BALANCES
05.5.4 LI BRO DE I NVENTARI OS
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Sección
7C RECURSOS MATERIALES
Serie
7C.3 SERVICIOS BÁSICOS
Subseries: 7C.3.1 Suministro
de energía eléctrica
7C.3.2 Suministro de agua
potable
.±¯¯
.±¯¯
.±¯¯¯ .±¯¯¯¯
.¯¯¯¯ .¯¯¯¯
7C.3.3 Suministro de
agua purificada .±¯¯ .¯¯¯±¯¯
7C.3.4 Suministro del gas
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FONDO
Serie Serie Serie
S-serie S-serie
+
Unidad
Documental
simple
Unidad
Documental
simple
Sección
Expediente Expediente
Expediente
Expediente
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FONDO
Sección
4C RECURSOS HUMANOS
Serie
Expediente
4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
Tipos
documentales
Filiación
FM2 (en su caso)
Dispensa de edad (en
su caso)
Cartilla de liberación
(en su caso)
Comprobantes de
domicilio
Acta de nacimiento
Constancia máxima de
estudios
Contratos
Movimientos únicos
(FUNP)
Licencias sin goce de
sueldo
Licencias con goce de
sueldo
Licencias médicas o
cuidados maternos del
ISSSTE
Suspensiones temporales en
sueldos y funciones
Comisiones
Estimulos y recompensas
Actas administrativas
Días económicos
Alta acreedor a pensión
Integración de antigüedad
Comprobantes de cursos
de capacitación
Renuncia
Licencia prejubilatoria
Hoja de servicio
Dictámenes o actas de
accidentes de trabajo
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IDENTIFICACIÓN
VALIDACIÓN
FORMALIZACIÓN
CAPACITACIÓN
JERARQUIZACIÓN
CODIFICACIÓN
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ORDENACIÓN
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ORDENACIÓN
Þ
ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN
CONJUNTO DE DOCUMENTOS,
RELACIONANDO UNOS CON OTROS, DE
ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN
ESTABLECIDA DE ANTEMANO.
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MÉTOD
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CATÁLOGO DE DI SPOSI CI ÓN
DOCUMENTAL
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Teoría de las tres edades.
Rousseau
Documentos
activos
Documentos
Semiactivos
Documentos
inactivos
Creación de documentos
Procedencia
interna
Procedencia
externa
Valor Primario máximo
Conservación
en los espacios
administrativos
100% de
documentos creados
Eliminación de
cierto número
de documentos
Centro de
procesamiento
de semiactivos
o centro de
archivo
a) Primario reducido
b) Primario débil
c) Primario nulo
Eliminación de
cierto número
de documentos
TRANSFERENCIA
Valor secundario
máximo
Depósito
de archivo
5 a10% del
conjunto de
documentos
creados
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Cuadr o Gener al de
Cl asi f i caci ón Ar chi víst i ca
Cat ál ogo de Di sposi ci ón Document al
Pr oducci ón
Ci r cul aci ón
Uso
Conser vaci ón
Sel ecci ón
El i mi naci ón
CONSTITUTIVOS
SOPORTE
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IDENTIFICACIÓN
Es el proceso de
investigación y
sistemátización de
categorías archivísticas en
las que se sustenta la
estructura de un fondo
Objetivo: asegurar a través de
sus resultados la valoración de
las series documentales
FONDO
SECCIÓN
S S S
S
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SERI E DOCUMENTAL
D ¯ ¯ .
¯¯.+ ¯¯.+ ¯¯.
+ ¯¯. + ¯¯.
Qué es? Conj unt o de expedi ent es de
Est r uct ur a y cont eni do homogéneo
De qui én? De un mi smo ór gano o suj et o
Pr oduct or
Cuándo? En el ej er ci ci o de sus at r i buci ones o
Funci ones específ i cas
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5C. RECURSOS FINANCIEROS
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PROCEDENCIA
INSTITUCIONAL
Constituye el origen
de la documentación,
reconoce los
aspectos que le dan
cuerpo y sentido a la
serie.
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CARACTERIZACIÓN
DOCUMENTAL
Informa los soportes,
tipología, volumen y
organización.
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DESCRIPCIÓN INFORMATIVA
Deriva de la utilidad institucional de las
series documentales.
+Cubre contenido informativo,
+Relación entre serie y función,
+Periodo que cubre la serie,
+Relación entre la serie en
cuestión y otras series y otras
fuentes de información afines,
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VALORACIÓN
Es el proceso de análisis
de la información desde
diferentes ópticas , y
apartir de los resultados
de dicho análisis se
establece su utilidad o
valor a lo largo de su
ciclo de vida, y se asigna
tiempo y espacio de
conservación o
eliminación
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ACTIVA INACTIVA
SEMIACTIVA
VALORACIÓN
PRIMARIA
SECUNDARIA
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VALORACIÓN PRIMARIA
IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS
PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS
DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS
INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O
CONSERVAN
VIGENCIA es la necesidad institucional de
retener por determinado tiempo sus documentos
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VALOR
ADMINISTRATIVO
AQUEL QUE POSEEN LOS
DOCUMENTOS PRODUCIDOS O
RECIBIDOS POR UNA INSTITUCIÓN Y
SIRVEN COMO TESTIMONIO DE SUS
PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
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VALOR FISCAL
ES AQUEL QUE TIENEN LOS
DOCUMENTOS QUE PUEDEN
SERVIR DE TESTIMONIO DEL
CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
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VALOR
LEGAL
ES EL PLAZO DURANTE EL CUAL
LOS DOCUMENTOS SE CONSERVARÁN
EN LA INSTITUCIÓN PARA SU POSIBLE USO Y
ASÍ CERTIFICAR DERECHOS U
OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA O DE SUS CIUDADANOS.
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CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA
CUÁL QUÉ QUIÉN CÓMO
ADMINISTRATIVO
DETERMINAR EL PLAZO
O EVENTO PARA QUE EL
TRÁMITE O LA
ACTIVIDAD CON LA QUE
SE RELACIONAN LOS
DOCUMENTOS QUEDE
CONCLUÍDO O
PRESCRITO
EL ÁREA TRAMITADORA CON
EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE
LOS PERIODOS DE TRÁMITE,
FRECUENCIA DE CONSULTA
Y NORMAS DE
PRESCRIPCIÓN APLICABLES
JURÍDICO O LEGAL
DETERMINAR EL PLAZO
O EVENTO PARA QUE
LOS DERECHOS U
OBLIGACIONES
CERTIFICADOS POR LOS
DOCUMENTOS CESEN O
PRESCRIBAN
EL ÁREA TRAMITADORA CON
EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y
LA SUPERVISIÓN Y
VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN
JURÍDICA DE LA
DEPENDENCIA
MEDIANTE LA LEGISLACIÓN
APLICABLE QUE ACREDITE
DERECHOS U
OBLIGACIONES JURÍDICAS,
ASÍ COMO EL PLAZO DE
PRESCRIPCIÓN DE LOS
MISMOS
FISCAL
DETERMINAR EL PLAZO
O EVENTO PARA QUE
CESE O PRESCRIBA LA
NECESIDAD DE
COMPROBAR O
JUSTIFICAR LOS GASTOS
DE LOS RECURSOS
PÚBLICOS
EL ÁREA TRAMITADORA CON
EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y
LA SUPERVISIÓN Y
VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN
DE RECURSOS FINANCIEROS
DE LA DEPENDENCIA Y DE LA
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
MEDIANTE LA
NORMATIVIDAD TÉCNICA Y
JURÍDICA VIGENTE QUE
JUSTIFIQUE EL MANEJO Y
USO DE FONDOS, ASÍ COMO
EL PLAZO O EVENTO QUE
CANCELA SU UTILIDAD
PROBATORIA
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VALORACIÓN
SECUNDARIA
ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE
LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS
TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN
CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS
CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO
FUENTES DE INFORMACIÓN DE
CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.
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CRITERIOS DE VALORACIÓN
SECUNDARIA
CUÁL QUÉ QUIÉN CÓMO
EVIDENCIAL
DETERMINAR SI TIENE
VALOR PERMANENTE EN
VIRTUD DE DERECHOS Y
OBLIGACIONES
IMPRESCRIPTIBLES
MEDIANTE EL ANÁLISIS
DE LA LEGISLACIÓN
NORMATIVA NACIONAL E
INTERNACIONAL
(APLICACIÓN DE
MUESTREO)
TESTIMONIAL
DETERMINAR SI DA
CUENTA DE ASPECTOS
DE LA EVOLUCIÓN DE LA
INSTITUCIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS
DE LOS PROPIOS
DOCUMENTOS QUE DAN
CUENTA DE LA
EVOLUCIÓN
INSTITUCIONAL
(APLICACIÓN DE
MUESTREO)
INFORMATIVO
DETERMINAR SI LA
INFORMACIÓN ES ÚTIL A
LA SOCIEDAD Y SU
APLICACIÓN A
CUALQUIER CAMPO DE
INVESTIGACIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS
DE LAS CORRIENTES Y
LAS FUENTES DE
INVESTIGACIÓN, ETC.
(APLICACIÓN DE
MUESTREO)
GRUPO
INTERDISCIPLINARIO
DE ARCHIVISTAS Y
ESPECIALISTAS EN
DIFERENTES AREAS
DE INVESTIGACIÓN
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05C RECURSOS FINANCIEROS
5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros Valor legal en copia
5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros Valor contable
5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal Valor contable
5C.4 Ingresos Valor contable
5C.5 Libros contables Valor contable
5C.6 Registros contables (glosa) Valor contable
5C.7 Valores financieros Valor contable
5C.8 Aportaciones a capital Valor contable
05.9 Empréstitos Valor contable
0.510 Financiamiento externo Valor contable
05.11 Esquemas de financiamiento Valor contable
05.12 Asignación y optimización de recursos financieros Valor contable
05.13 Créditos concedidos Valor contable
05.14 Cuentas por liquidar certificadas Valor contable
05.15 Transferencias presupuestales Valor contable
05.16 Ampliaciones presupuestales Valor contable
05.17 Registro y control de pólizas de egresos Valor contable
05-18 Registro y control de pólizas de ingresos Valor contable
05.19 Pólizas de diario Valor contable
05.20 Compras directas Valor contable
05.21 Garantías, fianzas y depósitos Valor contable
05.22 Control de cheques Valor administrativo
05.23 Conciliaciones Valor contable
05.24 Estados financieros Valor contable
05.25 Auxiliares de cuentas Valor contable
05.26 Estado del ejercicio del presupuesto Valor administrativo
05.27 Fondo rotatorio Valor contable
05.28 Pago de derechos Valor contable
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REGULACIÓN:
¿ CUÁLES ?
¿ CUÁNDO ?
¿ CÓMO ?
PLAZOS DE VIGENCIA
INSTRUCCIONES DE
DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
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PLAZOS DE VIGENCIA
DETERMINACIÓN DEL TIEMPO QUE PERMANECEN
LOS DOCUMENTOS EN CADA UNIDAD DE ARCHIVO
TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO
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DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
ES LA DETERMINACIÓN DE REGLAS Y NORMAS
A PARTIR DE LA VALORACIÓN PRIMARIA O
SECUNDARIA, PARA ESTABLECER PLAZOS DE
CONSERVACIÓN Y MODOS DE TRANSFERENCIA
Y DEPURACIÓN A LOS CUALES DEBEN
SUJETARSE LOS DOCUMENTOS A LO LARGO
DE SU CICLO VITAL DE ACUERDO CON SUS
USOS ESPECÍFICOS.
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CONTROL
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CONTROL
Registro de Acciones de Disposición Documental
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y
NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN
DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA
PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA
ADMINISTRATIVO
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5C RECURSOS FINANCIEROS
5C.2 Programas y proyectos sobre
recursos financieros administrativo 3 0 3 BAJA
5C.3 Gastos o egresos por partida
presupuestal contable 3 2 5 BAJA
5C.4 Ingresos contable 2 3 5 BAJA
5C.5 Libros contables contable 4 1 5 PERMANENTE
5C.6 Registros contables (glosa) contable 3 2 5 BAJA
5C.7 Valores financieros contable 1 4 5 MUESTREO
AT.
AC
T.
DISPOSICIÓN
valor
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MUESTREO
Es l a sel ecci ón del i ber ada de
al gunos expedi ent es, vol úmenes
o cual qui er ot r o f or mat o de una
cl ase o ser i e document al , como
ej empl o r epr esent at i vo de l a
mi sma y con f i nes de
conser vaci ón
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IDENTIFICACIÓN:
Procedencia Institucional
Caracterización Documental
Descripción informativa
VALORACIÓN:
Primaria
Secundaria
REGULACIÓN:
Plazos de Vigencia
Instrucciones de
Disposición Documental
CONTROL:
Registro de Acciones de
Disposición Documental
CATÁLOGO DE DI SPOSI CI ÓN
DOCUMENTAL
Regi st r o gener al y si st emát i co
que est abl ece l os val or es
document al es, l os pl azos de
conser vaci ón, l a vi genci a
document al , l a cl asi f i caci ón de
r eser va o conf i denci al y el
dest i no f i nal .
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CATÁLOGO DE DI SPOSI CI ÓN
DOCUMENTAL
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Vi genci as document al es
y sol i ci t udes de i nf or maci ón
Expedientes que contienen documentos que fueron
objeto de una solicitud de información se conservan
por dos años más
Vigencia documental 6 años
Objeto de solicitud de información 2 años
VIGENCIA COMPLETA 8 AÑOS
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TI POS DE TRÁMI TE
• TRAMITE MECANIZABLE
– Son los que se repiten de manera sistemática, si bien
manejando datos variables, pero que no afectan la
estructura de la gestión.
• TRÁMITE NO MECANIZABLE
- Son los que estan motivados por los asuntos
que surgen inexorablemente de la
inconstancia, el azar y la novedad a que está
sujeta la existencia.
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TRÁMITES MECANIZABLES
• La información se maneja
por medio de formatos.
Estructura
Cubre todos los aspectos
relevantes y necesarios para
la gestión y que serán
comunes a todos los casos.
Impresa desde antes de usarse
y contiene los espacios libres
para que en ellos se deposite
la información que hace a
cada caso diferente.
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TRÁMITE NO MECANIZABLE
• Requieren atención caso por
caso y son parte cotidiana en
cualquier oficina, no es
posible mecanizar la gestión.
Se recurre a instrumentos de
comunicación administrativa
como los oficios, la
memoranda, etc.
• El tratamiento de cada caso
es individual.
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•Documento que sin importar su
forma o medio ha sido creado,
recibido, manejado y usado por un
individuo u organización en
cumplimiento de obligaciones legales
y en el ejercicio de su actividad.
Son producidos en forma natural en
función de una actividad
administrativa.
Constituye el único testimonio y
garantía documental del acto
administrativo, por tanto se trata de
documentación única.
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Esta estructurado en conjuntos de
documentos organizados que se
interrelacionan.
Son o pueden ser: Patrimonio Documental.
Cumplida su vigencia administrativa pasan
al Archivo de Concentración para su
conservación precaucional por su vigencia
fiscal o legal, posteriormente, previa
valoración documental pasan al Archivo
General de la Nación y/o Archivo Històrico
de la dependenia o entidad para su
conservación permanente o se tramita su baja
por carecer de valor evidencial o testimonial.
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Documentos creados o recibidos por una
institución o individuos en el curso de
trámites administrativos o ejecutivos.
Son producidos en forma natural en
función de una actividad administrativa.
Son comprobantes de la realización de un
acto administrativo inmediato: vales de
fotocopias, minutarios, registros de
visitantes, listados de envios diversos,
facturas de correspondencia de entrada y
salida, tarjetas de asistencia, etc.
DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN
ADMINISTRATIVA
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No son documentos
estructurados en relación a un
asunto.
Su vigencia administrativa es
inmediata o no más de un año.
No son transferidos al Archivo
de Concentración.
Su baja debe darse de manera
inmediata al terminó de su
utilidad.
DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN
ADMINISTRATIVA
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DOCUMENTOS DE APOYO
INFORMATIVO
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Documentos constituidos por ejemplares de origen y características
diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la
información que contiene para apoyo de las tareas asignadas.
Generalmente son ejemplares múltiples que proporciona información, no
son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias
y fotocopias que sirven de control.
Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades
temáticas.
Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y
solo se conservan aquellos por su valor de información.
No se transfieren al Archivo de Concentración.
Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.
DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO