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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

© Archivo General de la Nación 2004

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Archivos electrónicos
Presentador: Ing. Benjamín Torres Bautista

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btorres@segob.gob.mx

Introducción
• • • Paradigma actual: Los archivos al sótano. Realidad de los archivos. Algunas vertientes de desarrollo del AGN: Abatir el rezago en el ordenamiento y descripción de fondos documentales e impulsar la homologación y aplicación de las normas internacionales, considerando el incremento de los archivos digitales. Diseñar e implantar un Programa de archivos virtuales para estimular la consulta a distancia de los acervos del Archivo General de la Nación. Sistema Administración de Archivos.

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Requerimientos Generales del Sistema
• Gestión integral de archivos: descripción, búsqueda de referencias, visualización de imágenes digitales y multimedia, gestión de archivos y control de investigadores. Basado en las normas ISAD(G), ISAAR(CPF). Consulta de la información descriptiva de las imágenes. Interfase para WEB. Base de datos documental, para facilitar la organización jerárquica de la información y entrada de datos descriptivos. Facilidades para asociación de imágenes y objetos multimedia. Base de datos relacional con estándar de conexión abierta ODBC.

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Módulos del Sistema
• Descripción de archivos – Cuadro de clasificación, áreas temáticas y áreas de descripción. – Descripción en áreas temáticas. – Reglas de descripción de autoridades, áreas de tipo de autoridad. – Normalización de descriptores. – Descripción multinivel. – Descripción de documentos. – Integración de imágenes y objetos multimedia.

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Módulos del Sistema
• Consulta – Consulta de descripciones e imágenes por cuadro de clasificación, de forma jerárquica, texto libre con operadores lógicos y/o sobre campos específicos. – Acotación de consulta por ámbito jerárquico, cronológico y por tipología documental. – Consulta a partir de autoridades. – Visualización y manejo de imágenes digitalizadas. – Consulta por medio de la WEB. Preparación de instrumentos de consulta – Preparación de instrumentos de descripción (guías, inventarios, catálogos, etc.). – Generación de publicaciones e índices.

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Módulos del Sistema
• Gestión documental – Control del ciclo de vida de los documentos desde archivos administrativos hasta históricos. – Control de Transferencias (enviados, recibidos, por fecha, por política). – Control de expurgos. – Control de valoraciones. – Control de baja documental. Gestión de fondos y depósitos – Control de ubicación de fondos. – Control de movimientos de fondos en el archivo.

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Módulos del Sistema
• Gestión de usuarios – Registro de usuarios investigadores y personal interno, además de expedición de credenciales. – Definición de perfiles de usuario. – Control de solicitud y acceso a los fondos. – Control de servicios de reproducción de documentos. – Control de emisión de certificados. – Generación de informes, estadísticas y memorias.

3000 2500
Investigadores

2673

2000 1500 1027 1000 500 0
2000 2001

1840 1145

2002

2003

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Investigadores por Año

Módulos del Sistema
• Gestión de conservación y restauración – Control de estado de conservación de fondos. – Control y seguimiento de los procesos de conservación y restauración. Gestión de archivo de concentración – Planificación y control de transferencias, ingresos y prestamos de documentos. – Análisis y valoración de series documentales. – Calendarios de transferencia y eliminación de fondos. – Registros de altas y bajas de fondos.

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Ventajas del Software Comercial
• Aplicación desarrollada de forma integral, por lo que comprende opciones de catalogación y descripción de información, así como incorporación de imágenes digitalizadas y su puesta a disposición para su consulta en red. Se apega a estándares internacionales. Implantación en menor tiempo que en el caso de desarrollos internos. Se puede contratar mantenimiento, asesoría y soporte especializado del personal del proveedor.
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Desventajas del Software Comercial
• Además de estar asociado un costo de adquisición del software, se tienen otros costos como: – Costo de asesoría para Implantación. – Costo de mantenimiento de la base de datos y de la aplicación para tener actualización de las últimas versiones y recibir soporte especializado. Dependencia del fabricante del software, en cuanto a modificaciones de la aplicación. No sería posible distribuir este software libremente.
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Desarrollo propio
Beneficios: • Diseño específico para satisfacer las necesidades de los usuarios del Archivo. • • • • Se pueden hacer las adecuaciones necesarias a la aplicación. Apegado a estándares internacionales. Se puede integrar como parte de un proceso certificado bajo la norma ISO 9000. Puede ser proporcionado a otros archivos del país con infraestructura informática suficiente, lo que permitiría integrar al Sistema Nacional de Archivos.

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Desventajas: • Tiempo de Desarrollo. • Retrazo frente al software comercial.

Requerimientos
• • • • • Apoyo económico. Personal especializado en análisis de procesos. Personal especialista en archivonomía. Personal especializado en análisis y desarrollo de sistemas. Hardware – Servidor de página WEB. – Equipo de seguridad para la red de datos. – Servidor de aplicaciones. – Computadoras personales para el personal operativo. Software – Windows 2003 Server. – Visual Studio .NET 2003. – Microsoft SQL Server 2000. – Microsoft Project. – Microsoft Visio.

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Conclusiones
• Se esta gestionando el patrocinio para el desarrollo del Sistema de Administración de Archivos. • El AGN esta probando el sistema de descripción documental el que sirve para captura y consulta de fondos documentales, series, documentos y expendientes bajo la norma ISAD (G).

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