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XI Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Ciudad de Guatemala, 7 - 10 Nov.

2006

Sistema Regional de Información sobre Buenas Prácticas de Gestión Pública en América Latina y el Caribe: objetivos y funcionamiento Eduardo Alfredo Queirolo Menz

I.-

Introducción

En el contexto de la reforma del estado y de la gestión pública, que están llevando a efecto los países de América Latina y El Caribe, el Sistema Regional de Información en Buenas Prácticas en Gestión Pública, en adelante SIPAL, se inscribe como una iniciativa que busca generar un espacio de encuentro común, en donde puedan presentarse buenas prácticas de gestión pública desarrolladas por los diferentes gobiernos. Los objetivos perseguidos en general con el uso de las buenas prácticas, son la difusión de las experiencias en la perspectiva de contar con elementos de comparación y mejoramiento del desempeño para el conjunto de la administración pública en los niveles en que se aplique (Armijo , 2004). En este contexto, surge el SIPAL como un proyecto orientado a la identificación, selección, documentación y validación de prácticas de excelencia en gestión pública de los gobiernos centrales de los países de habla hispana de América Latina y El Caribe. Este proyecto fue ejecutado por el Área de Gobierno y Asuntos Públicos de la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales, FLACSO Sede en Chile, y financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo. El SIPAL cuenta además con el patrocinio del Consejo Latinoamericano de Administración para el Desarrollo (CLAD) y el Proyecto de Reforma y Modernización del Estado de Chile (PRYME). El propósito de este documento es dar a conocer el Sistema, en particular mediante los objetivos que se planteó alcanzar y su dinámica de funcionamiento en la identificación y selección de Buenas Prácticas de Gestión Pública en América Latina y El Caribe. II.Objetivos de SIPAL

El objetivo principal de SIPAL es contribuir a la identificación, documentación, validación, recopilación y difusión del conocimiento sobre buenas prácticas de gestión que permita el fortalecimiento de las administraciones públicas centrales de los países de América Latina y El Caribe de habla hispana, el mejoramiento de sus propias prácticas y la adopción de medidas conducentes a garantizar la sustentabilidad en procesos de mejoramiento continuo a través de la comparación de buenas prácticas a nivel regional. Para el SIPAL una Buena Práctica de Gestión Pública es una experiencia sistematizada y documentada que tiene como fundamento la aplicación de métodos de excelencia y /o innovativos que agregan calidad adicional al desempeño de los distintos procesos de la gestión pública (Guía Metodológica para la presentación de Buenas Prácticas al SIPAL, 2005). Los objetivos específicos son los siguientes:
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Diseñar una metodología para la documentación de buenas prácticas de gestión pública a través de una guía que permita definir los conceptos utilizados por el sistema en cada una de las etapas del proceso. Recopilar, documentar y difundir las buenas prácticas de gestión regional según estándares de calidad previamente definidos por SIPAL. Mostrar el itinerario de solución de los distintos problemas abordados por las administraciones públicas centrales de los países participantes en SIPAL (fases, puntos críticos, generación de instrumentos para su superación) tomando en cuenta los diferentes contextos nacionales e institucionales. Facilitar el intercambio de información regional sobre buenas prácticas fomentando el uso y mejoramiento de metodologías de benchmarking, como instrumentos para mejorar los estándares de desempeño mediante la comparación de experiencias regionales. Implementar un banco de casos de buenas prácticas de gestión pública regional ejecutadas en los países de América Latina y el Caribe a través del desarrollo y mantención de una página web. Apoyo y soporte en línea para facilitar la articulación de redes interinstitucionales y contactos inter-usuarios. (Guía Metodológica para la presentación de Buenas Prácticas al SIPAL, 2005). Cumplimiento de los Objetivos

• •

III.-

Para lograr los objetivos propuestos, el SIPAL identificó tres componentes diferentes: a.Identificación de Buenas Prácticas: Este componente consistió en efectuar dos diferentes convocatorias de postulación a organismos de la administración pública central de los países de habla hispana de América Latina y El Caribe, con el propósito de que presentaran experiencias que habían tenido éxito al interior de su gestión. Además se invitó directamente a aquellas instituciones que contaba con premios y /o reconocimientos a nivel nacional o regional. Previo a lo anterior, se elaboró un documento guía que definía los criterios y metodología de selección para la identificación, evaluación y clasificación de buenas prácticas. b.Documentación de Buenas Prácticas y Diseminación: Este componente consistió en el establecimiento de un Banco Regional de las iniciativas seleccionadas y de su documentación y difusión a través de la Plataforma Tecnológica del sistema. Desde su primera convocatoria y durante el transcurso del proyecto, el equipo ejecutor de éste recibió la información sobre las buenas prácticas de gestión pública, proporcionadas por los organismos interesados en participar, y las analizó, documentó e incorporó al Banco de Prácticas del Proyecto. c.Plataforma Tecnológica: Este componente de carácter transversal consistió en el diseño y desarrollo de la Plataforma Tecnológica que sirvió para recopilar, almacenar y
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difundir los casos de buenas prácticas identificados. El Sistema cumplió con los objetivos diseñados en su etapa inicial. Se constituyó una metodología para la documentación de buenas prácticas participativa, en donde los propios organismos del sector público a través de sus representantes documentaron, junto al apoyo del equipo de SIPAL, diferentes iniciativas que habían tenido éxito, y contaban con grados de replicabilidad. Este apoyo entre las diferentes partes permitió enriquecer el proceso de documentación de las prácticas presentadas. IV.A.Funcionamiento del SIPAL Fase de Diseño

El Sistema en su fase inicial tuvo una duración de 14 meses, que se extendieron entre Agosto del año 2005 y Septiembre del año 2006. En los primeros meses el equipo de SIPAL trabajó en la el diseño de la Guía Metodológica de éste, y en el diseño y puesta en marcha de la Plataforma Tecnológica que daba sustento al Sistema a través del Sitio web www.sipalonline.org., el cual permitía desarrollar las siguientes actividades, entre otras: • • • • Acceder a información sobre la temática de buenas prácticas y de benchmarking en el sector público, a través de una Biblioteca y de un Directorio especializado en el tema. Postular de manera on- line al Sistema las diferentes prácticas. Evaluar por parte del Comité Regional de Evaluación de manera on- line las diversas prácticas. Acceder al Banco de Buenas Prácticas en Gestión Pública seleccionadas por el sistema.

Durante esta fase se trabajó también en la confección de las Bases de Datos que contenían la información de los diversos organismos de la administración pública central de los diversos países de América Latina y El Caribe. Durante este transcurso de tiempo se efectuaron dos convocatorias a los diferentes países de la región, en las cuales se invitaba a las instituciones a presentar experiencias o prácticas exitosas en diversas áreas de la gestión pública. Las áreas identificadas para participar fueron las siguientes: AREAS TEMATICAS Gestión Estratégica/Orientación resultados • a • • • SUBAREAS Proceso básico de Planificación Estratégica para entidades públicas. Construcción y aplicación de indicadores de Gestión. Cuadro de mando integral en las entidades públicas. Construcción de un Sistema de Información para la Gestión de apoyo a la Toma de Decisiones Directivas.
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Experiencias en la evaluación de programas públicos y uso para la toma de decisiones de gasto público. Presupuestando por resultados: experiencias desde servicios públicos. Experiencia de construcción de indicadores de gestión y su vinculación al presupuesto. Sistemas Integrados de Administración Financiera. Presupuesto y rendición de cuentas públicas. Gestión estratégica de recursos humanos. (selección y reclutamiento, reconversión laboral, carrera funcionaria, capacitación, desempeño y evaluación, remuneraciones y beneficios, pago por desempeño, proceso de outplacement, mejoramiento del clima laboral). Procesos de consulta y participación ciudadana en la entrega de servicios públicos de mayor calidad. (Orientación al usuarios) Simplificación de trámites. Sistema de información, reclamos y sugerencias a los usuarios. Mecanismos públicos de fiscalización de servicios. Carta Ciudadana.

Gestión del presupuestario

proceso

• • • • •

Recursos Humanos

Calidad de Servicio Atención al usuario

y

• • • • •

B.-

Implementación del Sistema

Se distinguieron cuatro Fases a lo largo de cada Convocatoria las que tuvieron las siguientes etapas: Fase de Postulación Entre los meses de Noviembre de 2005 y Marzo de 2006 se efectuó la Primera convocatoria. En tanto, la segunda se desarrolló entre Junio y Agosto del año 2006. En cada una de estas convocatorias, el equipo de SIPAL anunció a través del Sitio Web del Proyecto, y mediante el envío masivo de correos electrónicos a diferentes instituciones públicas de América Latina y El Caribe la apertura de la Convocatoria. Asimismo, en esta fase existió un trabajo por parte del equipo de identificación de experiencias exitosas, que hubiesen recibido premios y/o reconocimientos, a fin de invitarlas a participar directamente. Entre ellos destacaron experiencias seleccionadas por el Premio Nacional a la Calidad en Argentina, el Premio Helio Beltrao en Brasil, Premio el Nacional a la Calidad de Chile, el Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales de Perú, etc. (Straface, 2003). Una vez abierta la convocatoria, los diferentes organismos de los países interesados en participar tomaron contacto con el equipo, a fin de presentar una experiencia, la cual debía
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cumplir con ciertos requisitos iniciales básicos que eran los siguientes: • • • • • • La Buena Práctica debía pertenecer a la administración pública central y sus organismos dependientes La Buena Práctica debía tener al menos dos años de vigencia previa a su postulación al Sistema. La Práctica debía ser presentada a través del Formulario de Postulación y debía contener todos los aspectos indicados en éste. La Buena Práctica debía adscribirse a las áreas temáticas incluidas en el proyecto, o a áreas que se desprendieran de alguna de éstas. La postulación debía efectuarse de acuerdo a las normas establecidas en la convocatoria (formulario en línea, tipo de letra, extensión de páginas). La presentación debía efectuarse dentro de los plazos establecidos en cada convocatoria.

De cumplir la experiencia con estos requisitos, la práctica era presentada a través del Formulario de Postulación para la Presentación de Buenas Prácticas. Éste debía ser completado por la Institución con los siguientes antecedentes: I.II.III.IV.V.VI.VII.VIII.IX.X.XI.Título de la Experiencia País/ Ciudad Organismo responsable de la experiencia Fecha de inicio de la experiencia Área Temática y Subárea de la experiencia Resumen de la experiencia Objetivos esperados mediante la implementación de la buena práctica Contexto de la experiencia Diferentes etapas del proceso de la experiencia Medios utilizados Actores involucrados

Una vez enviado por el organismo postulante el Formulario completo con todos los antecedentes al Sistema, éste confirmaba vía on-line la recepción de la iniciativa, comenzando así la Fase de Pre-Selección de la Buena Práctica. Fase de Pre-Selección La fase de pre-selección estaba orientada esencialmente a determinar si la experiencia presentada, cumplía con los requisitos iniciales básicos para ser presentada como buena práctica. Esta evaluación se realizaba por parte de los miembros del equipo del Proyecto. Si la práctica cumplía con todos estos requisitos básicos, el equipo de SIPAL revisaba junto a la Institución participante, los antecedentes en el Formulario de Postulación con el propósito
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de presentarlo al Comité Regional de Evaluación de Buenas Prácticas. En esta fase los participantes completaban lo mejor posible los diferentes antecedentes de la iniciativa, profundizando o aclarando diferentes aspectos. Destacó en esta parte, el trabajo conjunto entre la Institución y el equipo de SIPAL, en relación a la preparación de la documentación de la iniciativa, a través del Formulario de Postulación. En caso de que la práctica no cumpliera con los requisitos básicos, ésta era rechazada. Una vez revisado y completado el Formulario de Postulación de la iniciativa, éste era enviado al Comité Regional de Evaluación del Sistema. Fase de Evaluación Una vez que se encontraban pre-seleccionadas las prácticas, éstas eran enviadas al Comité Regional de Evaluación de las Buenas Prácticas, el cual estaba conformado por los siguientes integrantes: • • • • • • Director y Coordinadora del Proyecto SIPAL. Un Especialista de la División de Estado, Gobernabilidad y Sociedad Civil del Banco Interamericano de Desarrollo. Un académico de amplia experiencia en los temas de gestión pública, que participó a través del CLAD. El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública del Gobierno de Colombia. Subsecretario de la Secretaría de la Función Pública del Gobierno Federal de México. La Directora del Proyecto de Reforma y Modernización del Estado de Chile.

Este Comité evaluaba electrónicamente y de manera on-line mediante la asignación de puntajes y a través de la Plataforma Tecnológica del Sistema que las diferentes iniciativas presentadas cumplieses con los siguientes criterios técnicos de selección. (Guía Metodológica para la presentación de Buenas Prácticas al SIPAL, 2005).

CRITERIOS TECNICOS SELECCION 1. SOLUCION A UN PROBLEMA

DE COMPONENTES DE LOS CRITERIOS DE SELECCION • Relevancia de la buena práctica para el mejoramiento en la generación, entrega y mejoramiento continuo en la oferta de servicios para los usuarios y en la producción interna dentro de la administración pública (Por ejemplo: simplificación de secuencias de trabajo, de trámites, de fluidez de información, de capacidad de respuesta a demandas sociales y /o administrativas internas, eficiencia en el uso de los recursos, capacidad de captar recursos financieros externos). Eficacia: Capacidad de cumplir con los objetivos esperados (cobertura y calidad adecuada de los
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2. RESULTADOS LOGRADOS

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servicios, tiempo de respuesta, oportunidad, accesibilidad, participación, transparencia, uso de tecnologías apropiadas). Efectividad: capacidad de haber contribuido a la solución del problema planteado (por ejemplo. : aumento de productividad, mejor, más barato, más rápido ). Creación y/o adecuación de formas y estilos de trabajo nunca antes probadas y/o en desuso con el fin de mejorar la gestión que se traduzcan en cambios positivos hacia al interior de los servicios públicos. Mejoramientos de la calidad y prestación de servicios. (accesibilidad, oportunidad, transparencia, pertinencia, participación e información) que se traduzcan en cambios positivos hacia lo externo :usuarios-sociedad civil. Presentación clara y pedagógica de los procesos de la experiencia, señalando recursos y costos. Potencial de réplica y/o transferencia en otras instituciones (flexibilidad y adaptabilidad de los procesos, disposición de cambio de los equipos de trabajo, disponibilidad de recursos financieros, técnicos y personales, consideración del contexto institucional etc.). Grado de internalización de la buena práctica en la cultura organizacional de la entidad. Sustentabilidad económica, organizativa y técnica a largo plazo hasta que se mejore y/o reemplace por otra.

3. INNOVACION

4. REPLICABILIDAD

• •

• 5. SUSTENTABILIDAD •

De cumplir con los requerimientos técnicos señalados, que se reflejaba en la obtención de un determinado puntaje, el Comité seleccionaba la práctica. En el caso de que existieran dudas sobre ciertos aspectos de la iniciativa, el Comité interactuaba con el equipo de SIPAL a fin de complementar la información faltante o bien de aclarar mejor ciertos puntos. Fase de Publicación Una vez evaluadas las Buenas Prácticas por el Comité Regional de Evaluación, éste emitía un Informe Técnico de Evaluación con la recomendación de su publicación en el sitio web de SIPAL. Las Prácticas seleccionadas posteriormente fueron ajustadas a un formato estándar y fueron publicadas en el Sitio web del Sistema. Asimismo se les hizo envío a cada una de las instituciones participantes de una Carta de
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Selección anunciando la incorporación de la Buena Práctica al Sistema. V.Resultados

El SIPAL en sus dos convocatorias logró identificar y documentar más de 30 buenas prácticas en gestión pública, provenientes de diversos países de América Latina y El Caribe. Las iniciativas seleccionadas eran representativas de diversos ámbitos de la gestión pública, entre ellos la Gestión Estratégica, Gobierno Electrónica, Calidad de Servicio y Participación Ciudadana. Bibliografía Armijo, Marianela (2004), “ Buenas Prácticas de Gestión Pública en América Latina”, Documento presentado al IX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Madrid, España. SIPAL, (2005), “Guía Metodológica para la presentación de Buenas Prácticas al SIPAL”. Straface, Fernando, (2003), “Latin American and Caribbean Award for Innovations in Government”, Documento presentado al VIII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Panamá. Reseña Biográfica Eduardo Queirolo Menz: Licenciado en Gobierno y Gestión Pública de la Universidad de Chile. Administrador Público, con mención en Ciencia Política de la misma Universidad. Investigador de la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales, FLACSO Sede de Chile, y del Proyecto Sistema Regional de Información sobre Buenas Prácticas de Gestión Pública en América Latina y El Caribe (SIPAL). Coordinador Académico del Magíster en Política y Gobierno de FLACSO- Chile. Datos de contacto Correo Electrónico: equeirolo@flacso.cl Teléfono: (562) -2900200 Fax: (562) – 2900263 Web: http://www.sipalonline.org y http://www.flacso.cl

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DIAGRAMA DE FUNCIONAMIENTO DEL PROCESO DE POSTULACIÓN Y VALIDACIÓN DE PRÁCTICAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN SOBRE BUENAS PRACTICAS EN GESTIÓN PÚBLICA EN AMERICA LATINA Y EL CARIBE SIPAL

Evacuación Informe Técnico Evaluación Final con recomendación publicación WEB

Envío Buenas Prácticas al equipo SIPAL
PAISES PARTICPANTES EN SIPAL

Presentación y envío de Buenas Prácticas preseleccionadas al Comité Regional para Validación COMITÉ REGIONAL VALIDACIÓN BUENAS Evaluación Técnica de Prácticas y Consultas al equipo SIPAL

EQUIPO TRABAJO SIPAL WWW.SIPALONLINE

Confirmación vía On Line Recepción de la Práctica

Envío de respuestas a consultas formuladas por el Comité Regional de Validación

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DIAGRAMA DE FLUJO DE SIPAL

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