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Manual de Políticas y Procedimientos de la Administración de las Finanzas

Oficina del Síndico Procurador y Tesorería Manual de Políticas y Procedimientos de la Administración de las Finanzas Elaboración; Marzo de 2009 Última revisión: Septiembre 2009

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Firmas de Autorización.

_________________________________ C. Héctor Manuel Sánchez Macario Presidente Municipal de Elota.

_________________________________ Prof. Lorenzo Tirado Pinzón Síndico Procurador

_________________________________ L.E.F. José Juan Picos Corrales Tesorero Municipal

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INDICE

Introducción: Considerando Marco Jurídico Capítulo I – Disposiciones Generales. Capítulo II – Del Alcance. Capítulo III – De los Principios. Capítulo IV – Del manejo de liquidez. Capítulo V - De las inversiones. Capítulo VI – De la caja chica y compras Capítulo VII – De las contingencias y obligaciones. Capítulo VIII – De la caja de ingresos. Capítulo IX – Del programa de ahorro. Capítulo X - De la elaboración del presupuesto y su buen desempeño. Capítulo XI – De la administración del padrón de deudores y esquemas de descuentos. Capítulo XII – Del padrón de proveedores. Capítulo XIII – De las auditorías. Capítulo XIV – De los anexos

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INTRODUCCION El Presidente Municipal de Elota, Sinaloa C. Héctor Manuel Sánchez Macario, consciente de la necesidad de elevar las capacidades institucionales de la administración municipal y en unión a las Dependencias de la Tesorería Municipal, la Oficialía Mayor y la Sindicatura de Procuración, tiene a bien acordar la emisión del presente. Manual de Políticas y Procedimientos de la Administración de las Finanzas del Municipio de Elota, Sinaloa CONSIDERANDO Que bajo la premisa de que el orden contribuye a generar certidumbre y permite cumplir con expectativas en cualquier tipo de organización, el Ayuntamiento de Elota plantea el presente manual como un mecanismo que marca límites en las responsabilidades públicas de las dependencias pero sin inhibir la innovación y el desarrollo de nuevos procedimientos que contribuyan a la maximización de los recursos municipales. Que este documento es producto del Programa de Apoyo al Fortalecimiento Institucional (PAFI) asesorado por Internacional City County Managment Association (ICMA) y promovido por el Consejo para el Desarrollo de Sinaloa (CODESIN). Que el artículo 11 del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal de Elota mandata que los Titulares de las Dependencias y organismos de la administración Pública Municipal participarán en la elaboración de los Proyectos de Reglamentos o acuerdos cuyas materias corresponden a sus funciones y atribuciones con la intervención de las comisiones respectivas. Asimismo podrán proponer al Presidente Municipal los sistemas de operación y disposiciones administrativas que se requieran para el cumplimiento eficiente de sus funciones. Que el presente documento no pretende ser sólo un mecanismo de obligación normativo más, sino un facilitador de la gestión diaria de la Administración Municipal, que delimite con criterios de responsabilidad y tiempo de ejecución las acciones de la organización. Que un conjunto de normas de jerarquía municipal deja en claro las responsabilidades en la elaboración, aprobación y supervisión de manuales y normas de control. MARCO JURIDICO Que las fracciones II; III; VII y XI del artículo 41 del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal de Elota menciona la responsabilidad de la Oficialía Mayor de (II. Controlar, vigilar y evaluar los recursos humanos y promover la colaboración, el entendimiento y las buenas relaciones entre el Ayuntamiento y el Sindicato; III. Supervisar y evaluar el funcionamiento de la unidad de mantenimiento de maquinaria y equipo automotriz; VII. Coordinar y supervisar la prestación de los servicios internos del Ayuntamiento; XI. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interior de trabajo). Que la misma normatividad en su artículo número 17 fracciones I; II; III; IV Y IX le otorga la facultad a la Contraloría Municipal de (I. Vigilar la observación en el cumplimiento de las disposiciones legales y Reglamentarias establecidas para el control interno del Ayuntamiento; II. Vigilar el cumplimiento de las normas establecidas por organismos de control del Estado, como la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo del Gobierno del Estado y la Auditoría Superior del Estado de Sinaloa: III. Coordinar y ordenar revisiones, auditorías generales o especiales a todas las Dependencias de la Administración Pública y Paramunicipales; IV. Calificar y controlar la gestión de los Servicios Públicos Municipales y revisar el cumplimiento de metas en base a los indicadores de desempeño definidos; IX. Ordenar y practicar toda clase de visitas, inspecciones, auditorías y revisiones con el objeto de supervisar toda clase de libros registrados, instrumentos, documentos, objetos y obra pública en general. Que el Síndico Procurador, dice la fracción I del artículo 14 del Reglamento Interior, tendrá la atribución de “Vigilar la adecuada utilización y ejercicio de los recursos públicos municipales”. Que con base en lo anterior, el presente ejercicio involucra la participación directa de la Tesorería Municipal, de la Oficialía Mayor, la Contraloría Municipal y del Síndico Procurador.
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Que con la conciencia puesta en el hecho de que es condición imperativa que las finanzas funcionen con eficiencia y eficacia para que las demás dependencias lo puedan hacer también, este Manual tiene como propósito fundamental la definición y documentación de los Principios, políticas y parámetros del manejo de las finanzas por parte de la Tesorería Municipal. Capítulo I Disposiciones Generales. Artículo 1. Este documento tiene como objetivo construir y fortalecer la capacidad institucional para transformar la operación del gobierno, de tal forma que no sólo atienda lo urgente, sino también lo importante, además de apoyar para que las decisiones sobre la infraestructura física, los servicios públicos y las acciones del gobierno sean las adecuadas. Artículo 2. El presente Manual tiene como propósito fundamental la definición y documentación de los principios, políticas y parámetros del manejo de las finanzas por parte de la Tesorería Municipal de modo que coadyuven a establecer un control y funcionamiento más eficiente, eficaz y transparente de la unidad Administrativa en cuestión. Artículo 3. Los objetivos específicos de este Manual son los siguientes:

A. B.
C. D.

E.

Ser una guía que ayude a dirigir, supervisar y verificar las actividades que se llevan a cabo en la Tesorería Municipal cumpliendo con los principios de racionalización, transparencia y eficiencia administrativa, además de enriquecer el acervo documental municipal. Fortalecer la estructura institucional con el fin de que opere ordenadamente y con continuidad los servicios y, al mismo tiempo, atienda las exigencias de la ciudadanía. Que la organización cuente con herramientas que agilicen el proceso de inducción y capacitación del personal de nuevo ingreso. Contar con elementos para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de sus funciones específicas. Facilitar la toma de decisiones, disminuyendo la discrecionalidad y aumente la certidumbre.

Artículo 4. Para los efectos del presente Manual, además de las definiciones contenidas en la Ley de Gobierno Municipal del Estado de Sinaloa y el Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal de Elota , se entenderá por: A.

B.
C.

D.

Principio: a la norma o concepto fundamental que rige el pensamiento o la conducta. Política: como la orientación o directriz que rige la actuación de una persona, departamento, área u organización, en un asunto o campo determinado para alcanzar un fin previamente establecido. Parámetro: como el dato o factor numérico que se toma como necesario para analizar, referenciar o valorar una situación. ADEFAS: Adeudos a ejercicios fiscales anteriores.

Artículo 5. Toda modificación que se pretenda realizar al contenido del presente Manual, deberá notificarse por escrito a la Sindicatura de Procuración y a la Oficialía Mayor para su autorización, así como a la Tesorería Municipal y a la Oficialía de Enlace de Acceso a la Información Pública para su publicación en la página web del Municipio de Elota. Artículo 6. El área directamente responsable de la administración de las finanzas es la Tesorería Municipal, así como de aplicar y vigilar el cumplimiento de todas las disposiciones contenidas en el presente Manual. Artículo 7. La Contraloría Interna Municipal, en estrecha coordinación con el Sindico Procurador, en el ámbito de sus respectivas atribuciones, igualmente vigilará el estricto cumplimiento del presente Manual. Capítulo II Del alcance. Artículo 8. Los principios, políticas y parámetros que se contemplan en el presente Manual son aplicables al personal adscrito a la Tesorería Municipal, principal responsable del manejo de las finanzas, y, en su caso, a
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otras Dependencias del Municipio, cuando impliquen su interacción, siendo el enlace con éstas el Responsable Administrativo de cada Dependencia con el fin de establecer el control y funcionamiento mas eficiente y transparente de la unidad Administrativa en cuestión. Artículo 9. Las diferentes áreas de la administración serán los responsables directos del buen aprovechamiento de las partidas correspondientes dentro de su presupuesto. Capítulo III De los principios. Artículo 10. Tres principios regirán la administración de las finanzas: La racionalización, la eficiencia y la transparencia en la disposición y utilización de los recursos públicos. Artículo 11. Cuando se hable de racionalización de los recursos como principio, se entenderá que la administración municipal en el ejercicio de sus presupuestos tendrá siempre presente que los recursos públicos son finitos y se requiere de una racionalización de los mismos con el fin de que tengan un mayor rendimiento en beneficio de los ciudadanos del Municipio. Artículo 12. Cuando se hable de transparencia se entenderá que en la utilización de los recursos en la gestión pública municipal y su comprobación será bajo criterios de rendición de cuentas y transparencia ante la ciudadanía al amparo de la Ley de Acceso a la información Pública del Estado de Sinaloa. Artículo 13. Cuando este Manual se refiera a la eficiencia se entenderá como la maximización de los recursos financieros y materiales para un mayor rendimiento de los mismos, así como a la capacidad y rapidez de disponer de tales recursos para conseguir un efecto positivo determinado de frente a las obligaciones institucionales y a las demandas de la ciudadanía, La administración municipal será eficiente en la disposición de recursos económicos para conseguir las metas planteadas en sus programas y proyectos. Capítulo IV Del manejo de liquidez. Artículo 14. La dependencia municipal responsable del manejo de la liquidez es la Tesorería Municipal. Artículo 15. Un buen manejo de liquidez implica contar con solvencia económica inmediata para operar en la cotidianidad los servicios que ofrece la administración municipal y atender razonablemente las posibles contingencias. Artículo 16. El manejo de liquidez será revisado por la Tesorería Municipal cada mes y ajustado cada 3 meses, debiendo corregir en razón de las desviaciones no presupuestadas que se presenten, en su caso. Artículo 17. El manejo de liquidez será supervisado por entidad diferente a la Tesorería que estará integrada por el Síndico Procurador y la Contraloría Interna Municipal. Capítulo V De las inversiones. Artículo 18. El área responsable de las inversiones a corto plazo será la Tesorería Municipal, por conducto de la sub-dirección de egresos, considerando cuando menos dos cotizaciones de diferentes instituciones bancarias. Artículo 19. Las inversiones en efectivo nunca se colocarán en instrumentos de riesgo. Artículo 20. Mensualmente se efectuará un traspaso de la cuenta para gasto corriente a una cuenta de inversión por concepto de reserva para el pago de aguinaldos. Artículo 21. Las inversiones de efectivo a corto, mediano y largo plazo se manejarán en la institución bancaria que mejores productos financieros ofrezca, mejores servicios otorgue y menores comisiones cobren, considerando cuando menos dos cotizaciones de diferentes instituciones bancarias. Artículo 22. Las inversiones de efectivo contemplarán instrumentos de captación bancaria de renta fija en moneda nacional y en plazos no mayores de 14 días.
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Artículo 23. Los servicios financieros serán evaluados y seleccionados en base a criterios de competitividad, tomando como base las menores comisiones en el mercado disponibles, considerando cuando menos dos cotizaciones de diferentes instituciones bancarias. Artículo 24. La Sub-dirección de Egresos será la responsable de presentar mensualmente los reportes de las inversiones en efectivo hacia la Tesorería Municipal y ante la Comisión de Hacienda. Artículo 25. El área de contabilidad elaborará cada semestre el documento que muestre la relación entre lo recaudado y los beneficios en obras y servicios públicos. Este documento se publicará en la página Web del Municipio. Capítulo VI De la caja chica y compras. Artículo 26. Se entiende como fondo de Caja Chica (o fondo revolvente) los recursos financieros que la Tesorería Municipal otorga a las dependencias para enfrentar los gastos menores no mayores de $2,000.00 (incluyendo IVA), de carácter urgente, que apoyan a la operación diaria del trabajo. Artículo 27. La Tesorería Municipal y la Oficialía Mayor definirán que Dependencias, por la naturaleza de sus responsabilidades, tendrán derecho a un fondo de Caja Chica. Artículo 28. Toda solicitud de reposición del Fondo de Caja Chica, deberá ser tramitada ante la Sub-dirección de egresos, a través del área Titular (Secretario o Director) de Cada dependencia, la cual será la única instancia autorizada para efectuar este tipo de trámites. Artículo 29. Todo formato por el que se solicite reposición del Fondo de Caja Chica deberá estar debidamente firmado por el titular de la dependencia solicitante. Artículo 30. El titular de la dependencia a la que se ha autorizado el Fondo de Caja Chica, firmará un recibo de resguardo por el importe asignado (carta responsiva). Artículo 31. El cheque de reposición se elaborará a nombre del Secretario o Director responsable del fondo. Artículo 32. Se podrá cancelar el fondo de caja chica, cuando el solicitante así lo disponga, cuando la Tesorería Municipal y/o la Contraloría Municipal señalen el uso indebido del mismo, por la baja o cambio de departamento del titular o el vencimiento del uso para cual fue solicitado. Artículo 33. Los comprobantes de los fondos de Caja Chica no deberán presentar una antigüedad mayor a 30 días a partir de la fecha de recepción del formato de reposición de caja chica. Artículo 34. Los documentos de comprobación de gastos del Fondo de Caja Chica, deberán ser originales, sin modificaciones, tachaduras o enmendaduras de ninguna especie y contener lo siguiente:

A. B. C. D. E.
F. G. H. I. J.

Cédula de Identificación Fiscal Impresa, expedido a nombre del Municipio de Elota, con domicilio fiscal Gabriel Leyva Solano S/N, La Cruz, Elota, Sinaloa con Registro Federal de Contribuyentes MEL-850101-2M6. Fecha en que se efectuó la operación. Los artículos comprados o el servicio recibido deberán estar desglosados así como el importe de cada uno. La cantidad total debe figurar con claridad y sin tachaduras o enmendaduras. Cuando así proceda, desglose del IVA del total facturado. Fecha de impresión y caducidad de la factura o nota de consumo. Firma de la persona que efectuó el gasto. A las facturas de Autoservicio o Tiendas de Conveniencia se les deberá anexar ticket de compra. Firma del Responsable del fondo fijo. Especificar el motivo del gasto.

Artículo 35. Los gastos autorizados a realizarse con el fondo de Caja Chica son: material de oficina, material fotográfico, material de limpieza, material informativo y/o de capacitación, alimentación al personal cuando
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laboren en horarios de comida, servicios postales y de mensajería, servicio telegráfico, gastos de transportación local, mantenimiento menor a vehículos oficiales, mantenimiento de edificios y/o mobiliario de oficina, gastos de combustible y lubricantes en comisiones foráneas, gastos de botiquín y peajes. Artículo 36. No podrán ser consideradas como erogaciones para ser tramitadas a través del Fondo de Caja Chica las siguientes:

A.
B.

C. D. E.
F.

Contratación de servicios personales por asesorías, estudios, investigación, capacitación. Arrendamiento de locales para la operación normal de las dependencias. Pago de servicio telefónico ordinario y celular, Pago de servicios de energía eléctrica, gas y agua potable.

Obsequios (canastas, botellas de vino, arreglos florales, cuadros, marcos, etc.). Compra de activo fijo. G. Todo gasto en artículos que pueden ser surtidos por el Departamento de Compras. H. Adquisiciones, exceptuando urgencias I. Mantenimiento preventivo y correctivo para vehículos oficiales J. Combustibles y lubricantes de la localidad K. Pago de hospedaje, boletos de avión. L. Renta de equipos de sonido, sillas mesas, etc. M. Honorarios médicos y consultas médicas. N. Trabajos de imprenta. O. Artículos personales tales como ropa, calzado, perfumes, artículos de aseo personal, chocolates, bebidas alcohólicas, CD de música y demás gastos que no sean propios de la función. Artículo 37. La dependencia responsable de las compras tanto al mayoreo como al menudeo en la administración municipal es la Sub-dirección de Egresos. Artículo 38. Toda compra deberá de cumplir, por lo menos, con tres requisitos documentales: A. Requisición justificada B. Cotización y C. Recepción de la compra. Artículo 39. Toda compra de equipo de cómputo deberá de ser evaluada por el departamento de sistemas e informática del municipio, tomando en cuenta la necesidad del equipo para el área que peticiona. Artículo 40. Las compras de $0.01 hasta $ 35,000.00 las realizará directamente la Tesorería Municipal, siguiendo los procedimientos respectivos y sin necesidad de turnarse al comité de compras. Artículo 41. En las compras entre $35,000.01 hasta $650,000.00, serán aprobadas por el Comité de Compras, anexando cuando menos 3 cotizaciones por escrito. Artículo 42. Las compras entre $650,000.01 hasta 1, 600,000.00, deberán ser autorizadas por cabildo, anexando cuando menos 3 cotizaciones por escrito y siguiendo la normativa municipal y estatal aplicable para estos montos de compra. Artículo 43. Las compras de: $1, 600,000.01 en adelante, deberán ser autorizadas por cabildo y adquirirse mediante licitación pública y siguiendo la normativa municipal y estatal aplicable para estos montos de compra. Artículo 44. El Comité de Compras estará integrado por: El Presidente Municipal, el Síndico Procurador, el Tesorero y 5 Regidores, correspondiendo al tesorero municipal convocar a sus integrantes, cada vez que se efectúe una compra que por su monto requiera la aprobación del comité. Artículo 45. Las compras que no pueden ser realizadas por motivos ajenos al área de compras, deberán notificarse al área solicitante en un tiempo no mayor de diez días hábiles. Capítulo VII De las Contingencias y Obligaciones.
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Artículo 46. Los gastos tendrán su base en obligaciones cotidianas derivadas de la dinámica diaria y de las obligaciones contractuales, así como de contingencias por desastres naturales o eventualidades económicas de nivel nacional. Artículo 47. La elaboración del presupuesto deberá contemplar los gastos derivados de todo tipo de obligaciones, sean estas cotidianas, contractuales o de contingencia. Artículo 48. El calendario de obligaciones y contingencias, y su respectiva reserva presupuestal es el compromiso de gasto público sistemático y tradicional de acuerdo con el comportamiento histórico ubicado a lo largo de los doce meses del año, incluyendo las reservas presupuestales preventivas para contingencias. Artículo 49. Es responsabilidad de la Tesorería Municipal convocar a todas las dependencias municipales en los primeros diez días de Septiembre de cada año para elaborar el calendario de reserva de obligaciones y contingencias. Artículo 50. Los compromisos de pago derivados de la firma de contratos deberán incluirse en el calendario y reserva de obligaciones y contingencias. Artículo 51. Se registraran las obligaciones adquiridas con al menos los datos del acreedor, fecha de pago, cantidad, área, programa y número de factura. Artículo 52. En caso de alguna contingencia natural que ponga en riesgo la vida de los habitantes en el Municipio se le dará prioridad en el gasto a la salvaguarda de la población, sin esperar necesariamente los apoyos federales y estatales tradicionales. Artículo 53. Los gastos que se deriven de las contingencias a que se refiere el artículo anterior deberán ser aplicados prioritariamente a los conceptos de alimentación, medicamentos, combustible e instalación de albergues y justificarse con los documentos idóneos dentro de los siguientes siete días hábiles a partir de que declare concluida dicha contingencias por la autoridad competente. Artículo 54. Salvo contingencias naturales de alto riesgo para la población del Municipio, se tendrá como prioridad el pago derivado de compromisos contractuales y fiscales, y como segunda prioridad el pago a los proveedores que afecten directamente a la función operacional de la administración. Capítulo VIII De la Caja de Ingresos Artículo 55. La Sub-dirección de Ingresos será la responsable de realizar el depósito en bancos diariamente, de lo recaudado en cajas. Artículo 56. Todo lo recaudado en caja tendrá soporte documental con la firma del cajero. Artículo 57. Deberá de haber en caja diariamente un mínimo de tres mil pesos para efecto de cambio. Artículo 58. Tesorería Municipal realizará al menos una vez por semana arqueos y cortes de caja. Artículo 59. La caja de ingresos aceptará dinero en efectivo, cheques a nombre del municipio de Elota y dólares americanos, protegiéndose por variaciones al tipo de cambio, cuando por descuido se reciben billetes rotos, si estos están completos se encintan y si están mutilados se presentan al banco para su valoración y reembolso. Artículo 60. En los meses de Enero y Febrero, además de la caja principal, cada sábado se instalará un módulo de recaudación al menos en una sindicatura diferente del Municipio. El efectivo recaudado se depositará a más tardar al día siguiente hábil, en la institución bancaria respectiva. En caso de que el depósito contenga billetes rotos o mutilados, el cajero se responsabilizará de dar el seguimiento correspondiente ante la institución bancaria para su valoración, o reposición del efectivo. Capítulo IX Del Programa de Ahorro

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Artículo 61. El programa de ahorro es el esfuerzo de cada dependencia por cumplir sus metas sin desmeritar la calidad de ellos y generando economías en su presupuesto aprobado. Artículo 62. El área de Oficialía Mayor coordinará el programa de ahorros. Artículo 63. La Oficialía Mayor será la encargada de definir y comunicar a las dependencias las partidas en las cuales se llevarán a cabo dichos ahorros. Adicionalmente, las dependencias municipales deberán elaborar un estudio o análisis de sus partidas en las cuales pueden aplicarse ahorros, el cual será sometida a aprobación a Oficialía Mayor para poderla incluir a cualquier otro proyecto presupuestal. Artículo 64. La Oficialía Mayor se reunirá cada trimestre con las personas indicadas para verificar y analizar los alcances de los ahorros establecidos. Para ello, ésta deberá elaborar los indicadores necesarios y darle seguimiento a los mismos. Estableciendo medidas en aquellos donde la meta no está siendo alcanzada. Artículo 65. Sobre otras acciones referentes a procurar ahorros: Fracción I. Las llamadas a los teléfonos celulares que se soliciten a través del conmutador general quedan prohibidas, esto con el fin de reducir el gasto por servicio telefónico. Fracción II. La Oficialía Mayor se faculta para que vigile la optimización del uso de la energía eléctrica del palacio municipal tanto de áreas públicas, sanitarios y oficinas cuando no se esté laborando. Fracción III. Se deberá establecer comunicación y coordinación entre las distintas áreas de la administración municipal sobre las salidas a atender asuntos oficiales, para que quien lo haga, pueda atender diversos trámites propios y por encargo de terceros, con el propósito de ahorrar: viáticos, combustibles, desgaste de unidades, etc. Fracción IV. El uso del aire acondicionado se limitará al horario de 8:00 a.m. a 15:00 hrs. de lunes a viernes y solamente en horario de verano. Fracción V. La entrega de teléfonos celulares a funcionarios se hará mediante “plan” de pago establecido, el cual en ningún caso será rebasado o ampliado. Artículo 66. El programa de ahorro contemplará premios y consecuencias en el cumplimiento de metas, tratando de motivar positivamente a las dependencias que generen los ahorros. Capítulo X De la elaboración del presupuesto y su buen desempeño. Artículo 67. El presupuesto de egresos es la representación ordenada y clasificada de los gastos que el ayuntamiento debe realizar en un año para cumplir con sus funciones. El Presupuesto de Egresos constituye el programa de gastos del municipio, ya que permite al ayuntamiento: I. Prever los recursos financieros necesarios para la administración municipal. II. Llevar un control estricto de los gastos de la administración municipal. Artículo 68. La elaboración del presupuesto será un ejercicio abierto a la participación activa de las dependencias. Artículo 69. El buen desempeño presupuestal es aquel en el que tiene relación directa entre lo ejercido contra lo presupuestado, teniendo el mínimo de inconsistencias. Artículo 70. La Tesorería Municipal en coordinación con la Comisión de Hacienda serán las responsables de evaluar cada tres meses el buen desempeño presupuestal, debiendo el primer ente citado presentar adicionalmente los indicadores necesarios para tal evaluación. Artículo 71. Se deberá de llevar un curso de capacitación previa a la primer reunión para la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos, en la segunda quincena de agosto de cada año. Artículo 72. El responsable de coordinar la elaboración del calendario presupuestal es el área de Tesorería Municipal, convocando a cada una de las dependencias de la administración Municipal. Artículo 73. La primera reunión para informar los lineamientos generales del presupuesto del año siguiente será convocada en la primera semana del mes de septiembre de cada año. Artículo 74. A más tardar en la segunda quincena de septiembre las dependencias Municipales, enviarán a la Tesorería Municipal sus propuestas de gasto corriente.
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Artículo 75. Durante la última semana de Octubre se realizaran los ajustes a las propuestas presentadas por las dependencias Municipales. Esta tarea estará a cargo de la Oficialía Mayor en coordinación con Tesorería. Artículo 76. La última semana de octubre se presentará el proyecto de presupuesto al Presidente Municipal para su valoración, en reunión en donde participarán los directores de todas las dependencias Municipales. Artículo 77. La primera quincena de noviembre se presentará el pronóstico de ingresos y el proyecto de presupuesto de egresos a Cabildo para su valoración y aprobación, previo dictamen que emita la Comisión de Hacienda. Artículo 78. El Departamento de Contabilidad será la encargada de hacer un reporte mensual del presupuesto ejercido debiendo incluir el mismo, además de los reportes contables y financieros tradicionales, los indicadores necesarios para realizar un análisis integral del presupuesto. Artículo 79. Los adeudos de ejercicios fiscales anteriores (ADEFAS) serán atendidos mediante una política de reducción paulatina y sistemática, destinando entre el 1% y el 3% mensual del presupuesto anual aprobado. Artículo 80. La administración municipal atenderá los PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, que contemplan el registro de las operaciones y la preparación de informes financieros. Los Principios de Contabilidad Gubernamental son los fundamentos esenciales para sustentar el registro correcto de las operaciones, la elaboración y presentación oportuna de estados financieros, basados en su razonamiento, eficiencia demostrada, respaldo de legislaciones especializadas y aplicación general de la contabilidad gubernamental. Artículo 81.Se dará respuesta a las observaciones a la cuenta pública mensual, así como a las derivadas de auditorías semestrales, emitidas por la Auditoría Superior del Estado, dentro de los siguientes 30 días posteriores a aquel en que estas sean notificadas. Artículo 82. La proyección de ingresos siempre pronosticará aumento en la recaudación basándose en la eficiencia en el manejo del padrón de contribuyentes, en esquemas de descuentos en multas y recargos y en la calendarización de eventos de recaudación a lo largo del año. Capítulo XI De la administración del padrón de deudores y esquemas de descuentos. Artículo 83. Padrón de deudores es la base de datos administrada por el Sub-director de Ingresos que contiene a todos los deudores de la Hacienda Municipal de una antigüedad no mayor a cinco años. Artículo 84. El responsable de supervisar el padrón de deudores es el Tesorero Municipal. Por otra parte, es responsabilidad del Sub-director de Ingresos presentar los reportes e indicadores necesarios para un adecuado análisis del padrón de deudores además de diseñar las estrategias correspondientes para disminuir los montos totales de adeudos para con la Hacienda Municipal. Artículo 85. Toda dependencia de la administración Municipal que tenga información básica para una eficiente y efectiva recaudación deberá reportarla fundamentada a la brevedad posible a la Sub-dirección de Ingresos, con el objetivo de tener al alcance insumos para la actualización del padrón de deudores y disminución del número de los mismos. Artículo 86. Durante los meses de Enero y Febrero de cada año, se notificarán los avalúos que componen el padrón de deudores de todo el municipio. Artículo 87. Todo descuento en pagos del principal, multas y recargos por concepto de predial, deberán ser autorizados por Cabildo. Artículo 88. Los criterios de descuentos por multas y recargos, así como su calendarización, serán autorizados por Cabildo. Capítulo XII Del padrón de Proveedores.
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Artículo 89. El padrón de Proveedores será la base de datos en la que se incluyan los proveedores de la administración municipal y su historial. Artículo 90. El padrón de Proveedores será administrado por la Sub-dirección de egresos, considerando: A. Deberá estar inscrito ante el SAT B. Contar con un inventario de bienes y/o servicios que satisfagan las necesidades del municipio. C. Capacidad de crédito de 60 días D. Precios competitivos. Capítulo XIII De las auditorías. Artículo 91. Las finanzas del Municipio de Elota estarán sujetas a auditorías y revisiones que pueden ser ejecutadas por auditores de la Federación, del Gobierno Estatal, de la Auditoria Superior del Estado, así como de la propia Contraloría Municipal y de auditores profesionales privados externos. Artículo 92. La selección y contratación de la Firma externa de Contadores Públicos para llevar a cabo la auditoría de estados financieros e informes aplicables del Municipio de Elota, se realizará en apego a lo establecido en la Ley de la Auditoría Superior del Estado de Sinaloa. Artículo 93. Adicionalmente a lo contemplado por la Ley de la Auditoría Superior del Estado de Sinaloa, los proveedores de estos servicios serán evaluados y seleccionados a través de un proceso competitivo de propuestas, tomando en cuenta los criterios de calidad, servicio, costo y oportunidad, y en el cual se tendrá que considerar, entre otros aspectos, los siguientes: A. B. C. D. E. Experiencia comprobada en Entidades Gubernamentales. Contar con recursos humanos suficientes. Los recursos técnicos, materiales y financieros necesarios. La disponibilidad inmediata de la Firma Independiente de Contadores Públicos. Contar con Cedula Profesional.

Artículo 94. La Firma externa de Contadores Públicos además de emitir su Opinión respecto de la situación financiera sobre del Municipio de Elota, deberá presentar un informe a más tardar 15 días después de presentado su dictamen, acerca de los resultados encontrados en su revisión, en los que señale las áreas de oportunidad que pueden ser susceptibles de mejora y acciones que deberán implementar por parte del personal del Municipio involucrado en dichas observaciones para subsanar las deficiencias mencionadas. Artículo 95. El seguimiento al cumplimiento de las observaciones señaladas en el Informe de observaciones y Sugerencias citado en el párrafo anterior, será responsabilidad del titular de cada una de las áreas involucradas en las observaciones referidas por el Despacho. Artículo 96. Al concluir el proceso de revisión y entregada la opinión del Contador Público, representante de la Firma, se llevará a cabo un proceso de evaluación del desempeño del Despacho por parte de la Tesorería Municipal y contraloría Municipal, mismo que deberá contener como mínimo los siguientes aspectos:

I. II.
III. IV.

cumplimiento a los tiempos presentados en la propuesta del programa de Auditoría establecido en forma conjunta con la Tesorería Municipal. Capacidad de respuesta y de apoyo para la solución de problemas presentados en el transcurso de la auditoría. Preparación profesional de su personal y su interrelación con el personal del Municipio. En general, aquellos aspectos que sean indicativos del nivel de desempeño y capacidad de gestión demostrados en el desarrollo de sus actividades.

Artículo 97. Los resultados de la evaluación del desempeño y capacidad de gestión de la Firma externa de Contadores Públicos y su posterior análisis, servirá de base para determinar la conveniencia de continuar o no con los servicios que la Firma proporcione y/o en su caso para negociar los honorarios del siguiente año. Capítulo XIV De los formatos.
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Anexo 1 - Formato para recibo de efectivo:

Anexo 2 – Formato para la reposición de caja chica MUNICIPIO DE ELOTA FORMATO DE REPOSICION DE CAJA CHICA FECHA ______________ AREA RESPONSABLE _____________________ FECHA PROVEEDOR CONCEPTO IMPORTE CARGO DEPTO

ENTRE
TOTAL ______________________________ LIC.E.F. JOSE JUAN PICOS CORRALES TESORERO MPAL
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LA CANTIDAD

RESPONSABLE DE CAJA CHICA

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