IT Governace for e‐procurement 

Applicability of the norm ISO/IEC 38500:2008 to reach  Applicability of the norm ISO/IEC 38500:2008 to reach the interoperability and generalization

May 25th, 2011
Manuel J. Caño Gómez Mail:       manuelj.canno@gmail.com Blog:       www.contratacion‐publica‐electronica.es Twitter:  @econtratacion  Twitter: @econtratacion Antonio Folgueras Marcos Professor of the Informatics Department in the Carlos III University afolguer@inf.uc3m.es

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

1

Agenda
1. 2. 3. 4. 5. 6. 6 7. Introduction  General Objective from European Commission General Objective from European Commission Individual Plans on each contracting authority  Challenges: interoperability and generalization  Challenges: interoperability and generalization The norm ISO/IEC 38500:2008  Some figures Some figures Conclusions

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

2

Introduction
Key messages of the presentation :
– General objective from European Comission a single pan General objective from European Comission:  a single pan  european public procurement market. 
• Manchester Declaration 2005 • Means to get these general objective are interoperability and  generalization

– Objectives without plans are desires Objectives without plans are desires  – Individual Plans are responsability of each contracting authority
• Eprocurement projects are complex enough to look for help in the IT  industry to fight against general failures (Standish group report) i d fi h i l f il ( di h ) • ISO/IEC 38500:2008 can be a good option. 

– Conclusion: How can we link individual plans and general objective to  p g j success?

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

3

General Objective  j
• A single paneuropean public procurement  interoperable and affordable market • Key enabler: Interoperability and standards Key enabler: Interoperability and standards
(PEPPOL, CEN BII, STORK) 

• K di Key driver: Generalization. G li ti
– All the contracting authorities (with good and cheap  implementations). 

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

4

Individual Plans 
• Plans are responsability on each public administration.  • B t But …
• • • • • Do they (public administrations) need epp? Is epp mandatory ? Is epp mandatory ? What is an epp project about?  How much does it cost? What are the main functionality they must look for?

• And overall. How they are going to govern and manage IT  to reach the general objective: interoperability and  to reach the general objective interoperability and generalization…..
– Standish group report summary Standish group report summary…

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

5

Challenges  g
• Interoperability and standars: on its way. Centralized and managed by  European Commission  European Commission • What’s next:  Generalization: Who is in charge? What are the main goals?  Is epp mandatory? So what are the main whys? 
– Understanding the public procurement system (Leavitt 1965): 
• • • • People : with electronic format culture. ocedu es d e e t to t e e st g o es Procedures: different to the existing ones.   Structures: Simplication with electronic means  Technologies: from paper to electronic format

– Identifying obstacles and barriers (Oxford Institute) Identifying obstacles and barriers (Oxford Institute) – Generating an holistic approach to the big Transformation – Being supported by IT Governance at the top executive level on each public  administration (ISO/IEC 38500:2008)

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

6

ISO/IEC 38500:2008 
• The norm comprises definitions, principles and a model. It sets out six  p c p es o good go e a ce t at de e app op ate be a o to principles for good IT governance that define appropriate behavior to  guide decision making:
– – – – – – Responsibility ; who is in charge, with what resources, when it must be working Responsibility ; who is in charge with what resources when it must be working Strategy; what are the priorities what is the right way (for each of us) Acquisition; why  we need to buy anything, who, what and when Performance; we are able to follow the normal buying process Conformance; applying standards, and interoperability issues Human behavior. Having in mind all the people (interests, emotions..) involved  Human behavior. Having in mind all the people (interests, emotions..) involved from the beginning. 

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

7

ISO/IEC 38500:2008 
• The model for IT governance ISO / IEC 38500 defines three fundamental tasks of  government: Evaluate, Direct and, Monitor  which are respectively applied  to proposals for the use of IT,  projects implementation of  these proposals, and  operations that depend on it.

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

8

Some figures for costs  g
• For Spain (numbers are simulated from 2009 EC statistics) 
– Theoric Savings with electronic public procurement (2010)
• • • • • • Public Procurement volume: (15% GDP)…………………… Public Procurement volume: (15% GDP) 5 % Better price (concurrency) and potential savings: …… 150.000.000.000 € 150 000 000 000 € 7.500.000.000 €

↑ real data ↓ simulation

– Cost of  IT services for electronic public procurement implementation (generalization )
300 projects on general Admin (1.000.000 €): ……………                                   300.000.000 € 3.000 projects on regional Admin (500.000 €): …………..  1.500.000.000 € 5.000 projects on local Admin (100.000 €): ………………                                    500.000.000 € Total cost implementation : ………………………………….  2.300.000.000 € 50% more than theoric cost = ……………………………..  3.450.000.000 €

Cost of IT services for electronic public procurement (with standish factor  Cost of IT services for electronic public procurement (with standish factor → ~ 50% overcosts)  50% overcosts)
• •

– Cost of IT services for electronic public procurement (with ISO 38500 → reduce overcosts )
25 % more than theoric cost =  ……………………………                                     2.875.000.000 € (*) ( )

– Total theorical benefit  = EPP savings – EPP costs: 

~  4.625.000.000 €

For Europe
– Spain represent more less 10 % of Europe GDP 

→             ~  46.250.000.000 €

() (*) The cost of EPP can be seen as big costs but what are the costs of NON-EPP for our society? g y
May 25th 2011 IT Governance for electronic public procurement 9

Conclusions 
• Interoperability tools and standards is an European Commission  task. It is on its way. task It is on its way • Generalization is a task of each contracting authority. It must be  g given advice and coordination in orden to avoid implementation  p failures (Standish Group  report about chaos –see reasons of  failure‐).  • ISO/IEC 38500:2008 IT Governance can help to avoid such failures  and reduce time and costs from implementation.  • W We need both (on‐time, on‐budget) in economic crisis time…. And  db h( i b d )i i ii i A d in economic normal time too. 

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

10

IT Governace for e‐procurement
!! Thank you for your attention ¡¡

Manuel J. Caño Gómez Mail:       manuelj.canno@gmail.com Blog:       www.contratacion‐publica‐electronica.es Twitter:  @econtratacion 

May 25th 2011

IT Governance for electronic public procurement

11

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful