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Conalep Juárez 1

Manual del sistema
Juguetilandia
Maricarmen Piñón Díaz 080260354-8

6101-I

Elaboración y Mantenimiento de sistemas de información

Manual del sistema 1. Investigación preliminar: Problema En la juguetería hay varios sistemas, pero el que desean implementar es en el área de almacén puesto que hay un desorden en él, al momento de hacer el inventario no se sabe si se necesitan los productos que se encargan a los proveedores, así que tienen muchos de ellos en sobre existencia y otros agotados. Cliente Nombre: Claudia Lydia Maldonado. Dirección: calle Rafael Pérez Cerna, en plaza San Nicolás local 3. Empresa: juguetería Juguetilandia. Teléfono: 6562395472. Entrevista o encuesta al usuario y cliente 1.- ¿Qué es lo que más se le dificulta? Saber cuántos juguetes hay en cada estante o pasillo. 2.- ¿Qué tipo de sistemas cuenta son con los que cuenta en su empresa? Caja o ventas. 3.- ¿Qué tipo de sistema desearía? Sistema sencillo con algo específico para identificar el producto. 4.- ¿tiene tiempo de hacer el inventario? A veces sí, pero algunos no y por eso dejo así los juguetes. 5.- ¿Cómo se da cuenta de que es lo que le falta en el almacén? Cuando ya no hay juguetes en el pasillo y son requeridos para las compras. 6.- ¿Con cuántos proveedores cuenta? 7 proveedores 7.- ¿Cómo le gustaría tener ordenado su sistema? Por proveedor. 8.-cuantas personas manejan su almacén y ordenan en pasillos? Aprox. 4 personas por día. 9.- ¿Le gustaría que imprimiera los resultados de las bases de datos como un corte o solo para ordenar? Solo para ordenar 10.- ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar? $4,000.00 - $4,500.00

Síntomas del problema y causas que lo originan  Desorden en los pasillos y estantes, sobre todo en los almacenistas nuevos.  Perdida de ventas, no solamente por fuga de efectivo; sino que el producto requerido no se encuentra en la tienda. 2. Determinación de requerimientos Elementos que involucran el sistema y Computadora con sistema operativo XP, Vista o Windows 7 y Microsoft Access 2007 Lista de mejoras que el usuario solicito (características del sistema) y Colores obscuros en las pantallas y Letra grande y distintiva y Los botones de cerrar las ventanas cada que se abra una nueva, así como el de cerrar totalmente la base de datos Solicitud (acuerdo o contrato) 2 de mayo

Tiempo para desarrollar el sistema (Gráfica de Gantt) ETAPA ACTIVIDAD TIEMPO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 1 2 3 4 5
Definición del problema Recopilación de información

Análisis Programación Diseño

3. Base de datos Tablas y Juguetes

y

En existencia

y

Administradores

y

Relaciones

y

Diagrama de flujo.
Inicio

Definición del problema

Desorden en el almacén y faltas de inventario

Recopilación de información

Nombre Juguetes, código, pasillo, clasificación, los que están en existencia, administradores,

Análisis

Programación (En Access)

Fin

Pruebas preliminares. Describir los siguientes elementos: y Control de calidad del software (explicar corrección, eficacia, eficiencia, verificación y validación). Corrección: Se tiene la opción de borrar algún dato o modificarlo directamente en la tabla para tener el dato bien en los formularios, así como el botón de salir para cancelar todo lo hecho antes. Eficacia: los procesos están hechos de una manera correcta. Eficiencia: el sistema funciona correctamente de acuerdo a lo antes pedido. Verificación: Si se realiza algún proceso antes no establecido en la base de datos del sistema este no lo realizara y se cerrara el sistema. Validación: El Procedimiento esta hecho correctamente y no presenta errores. Después de realizar a pruebas pertinentes con el sistema se corrigieron los errores más comunes, como el que no agregara datos a las tablas de la base de datos (altas), borrar los mismos (bajas); así la eficacia y eficiencia quedaron acorde como deberían, se verificaron que los datos estuvieran concordaran con las relaciones hechas entre las tablas.

y

Describir las fases de pruebas que se realizaron. (hablar de cómo realizamos las pruebas a nuestro sistema)

Las pruebas las realizo alguien externo al sistema, que no supiera nada de el, ya que así quedaría mas claro a nosotros como creadores de el si el cliente lo puede comprender fácilmente; o si hay que cambiarle algo para su mejora. Pruebas reales. Describe los siguientes elementos: y Periodo de transición o ejecución en paralelo. Se realizo una prueba gratuita de 15 días para evaluar el sistema, por la empresa cliente, para verificar que el funcionamiento fuera el que ellos querían. y CONCEPTO Contraseña Funcionamiento de la contraseña Menú principal Altas Bajas Consulta Modificación Funcionamiento Verificación Apariencia de los formularios Botón salir Procedimientos y operaciones de puesta a punto(agregar la hoja que hicimos en el laboratorio) SI            NO

y

Necesidades de recursos adicionales (equipos, consumibles o instalaciones)

Para un mejor funcionamiento se recomienda: Computadora con sistema operativo XP, Vista o Windows 7 Microsoft Access 2007 Memoria RAM de 1 GB, Disco Duro de 50GB como mínimo. y Realización de cargas para el funcionamiento del sistema con datos reales(como le hicimos para que el sistema tenga los datos reales de la empresa)

Se obtuvieron los datos de los inventarios de la juguetería así se capturaron en la base de datos con tablas que pusieran acorde a lo que tenían en el inventario en papel. Igualmente para los administradores se tomaron en nota las contraseñas y nombres de usuario que la empresa quisiera tener. y Describir las limitaciones encontradas

No era una condición establecida desde un principio que las operaciones como obtener los existentes de los productos fueran automatizadas y no manuales, pero después de las pruebas realizadas se requirieron de esa manera ahora lo que se pide es obtener algo mas automático. 

Revisión de diseño: el diseño estuvo acorde a lo que el cliente pidió desde un principio, así que no se realizaron cambios en el.  Revisión del código: El código esta sencillo de entender, precisamente porque muchas de las personas que revisaran el inventario no son expertas en las bases de datos; es por eso que el sistema se quedo así en este apartado.  Revisión de las pruebas: Después de las pruebas realizadas por el cliente no se encontró ninguna acción errónea, las pruebas preliminares estuvieron corrigiendo todo y esta listo para utilizarse. 

Justifica y documenta su propuesta de mejora: la propuesta que se tiene es automatizar un poco mas el sistema, lo que se a ocurrido es agregar una macro de agregar registro con el cual al ejecutarlo la tabla a la cual se quiere agregar un dato se abra (de entrada aparecerá sola, no tendrá ningún dato pero ira al corriente con la numeración de la tabla original) de ahí al guardar los datos y cerrar la macro se actualiza la tabla original. y Implementacion del sistema: Se llevo el sistema a la empresa con una prueba de 15 dias, primeramente y despues de esas pruebas se quedo establecido el mismo durante todo un año con ciertas encomiendas asi el fabricante. Documentacion de la implementacion del sistema Se llevo a cabo la implementacion del sistema requerido en la empresa ´juguetilandiaµ con las bases ya previamente establecidas las cuales son:  Garantia de 1 año.  Correccion de problemas no gratuitos (en caso de tener problemas, se cobrara la reparacion) Tanto el comprador como el fabricante estan de acuerdo con ellas y el precio establecido. Precio: $4,500.00 Se entrego el sistema en un CD original y una copia, sin daños algunos en el archivo de la base de datos. Maricarmen Piñon Diaz Fabricante Claudia Lydia Maldonado cliente

y

Evaluacion del sistema:

Despues de 1 año de intalacion del sistema y de las preevaluaciones hechas antes, se hizo una evaluacion para corroborar que el sistema este trabajando correctamente; y en efecto esta haciendo lo diseñado.

El amntenimiento que se le da al sistema es Mantenimiento especifico y solo se resuelve cuando el cliente o en este cas ya sueño del sistema lo requiere.