You are on page 1of 5

FIŞA POSTULUI: SECRETARA

I. Identificarea si definirea postului: 1. Definirea oficiala a postului: Secretara. 2. Descrierea firmei: SC My M - Art House SRL este una dintre primele companii imobiliare din Cluj, pozitie recunoscuta atat de catre clientii firmei cat si de catre concurenta existenta in acest domeniu vast, complex, provocator in continua miscare si schimbare al tranzactilor imobiliare. 3. Obiective specifice – descrierea postului: Functia de secretara presupune omniprezenta ei la diferite activiti organizate de firma, consemnarea lucrarilor respective, preluarea, plasarea şi arhivarea documentelor rezultate, colectionarea si transcrierea corespondentei, proceselor verbale si rapoartelor, la calculator; selectionarea si expedierea corespondentei si a altor documente; executarea lucrarilor de birou (clasarea dosarelor, utilizarea de fotocopiatoare sau pastrarea si operarea in diverse registre de evidenta), furnizarea de informatii care fac parte din specificul activitatii firmei clientilor, asigurarea de protocol, etc. II. Cerinte: 1. Cerinte medicale: rezistenta la oboseala si solicitari efective si intelectuale; acuitate vizuala si auditiva normala; vorbire normala inteligenta peste nivelul mediu (capacitate de a analiza si sintetiza, memorie dezvoltata, judecata rapida, capacitate de deductie logica; usurinta in exprimarea ideilor, deprinderea de a vorbi in public; asumarea responsabilitatilor; rezistenta la sarcini repetitive;

2. Cerinte psihologice

1

Avantaje: • Cunoasterea unei limbi straine (lb. perseverenta. corectitudine. Acordarea de asistenta de specialitate clientilor firmei.engleza si/sau o limba de circulatie) • Un aspect fizic placut si ingrijit • Experienta de secretariat. etc. Intocmirea de Privind derularea relatiilor cu clientii firmei: - oferte. Actualizarea bazei de date. preluare si transmitere de mesaje. III. autoritara. Intocmirea de rapoarte periodice privind activitatea proprie si rezultatele obtinute Intocmirea de rapoarte periodice privind activitatea angajatilor din anumite departamente. spirit de echipa. Pastrarea si dezvoltarea relatiilor cu clientii. adaptare la sarcini de lucru schimbatoare.- capacitate de relationare interumana. buna organizatoare. Sarcini: De birou: Intocmirea de rapoarte periodice privind situatia si tentintele pietei. Redactarea. produselor si imaginii firmei prin telefon. abilitati de comunicare. Educatie si pregatire profesionala studii medii (nu constituie avantaj studiile superioare). Amabillitate. 3. Tehnoredactarea de documente Promovarea serviciilor. stabilire de întâlniri. • instruirea formala in domeniul biroticii si secretariatului. atasament fata de firma si valorile acesteia. Excell). operare pe calculator (Word. ordonata. Secretariat informatic: preluare apeluri. sociabilitate. Privind relatiile din cadrul firmei: 2 . expedierea si primirea corespondentei. operator telefonic. dinamica. Primirea vizitatorilor si organizarea protocolului.

formulare speciale. Contabilo . obiectele de Verifica si raporteaza directorului general cheltuielile efectuate de Contributie la atingerea targetului fixat de firma privind volumul Intocmirea documentelor de contabilitate primara.- Acordarea de asistenta colegilor din celelalte departamente. fara abuzuri. constinciozitate vis-à-vis de sarcinile pe care le are de indeplinit. Responsabilitati: 1. 2.financiare - Intocmeste evidentele contabile primare ale firmei Raspunde de activitatile de inventariere din cadrul firmei Tinerea evidentei stocurilor de consumabile. In raport cu produsele muncii: - 3 . Pune in aplicare orice alta atributie trasata de conducere si informeaza compartimentele firmei. etc. utilizarea cu responsabilitate a aparaturii din dotare. inventar si intocmeste propunerile de casare - angajatii firmei - vanzarilor si al incasarilor. anuntarea oricarei defectiuni aparute. Onestitate si confidenta vis-à-vis de persoanele din interior si exterior cu care este in contact. - 3. Pastrarea confidentialitatii informatiilor la care are acces. In raport cu aparatura pe cere o utilizeaza: - mentinerea la standardele unei bune functionari a aparaturii din dotare. - IV. Urmareste modul in care sunt utilizate mijloacele fixe. Inregistrarea hotararilor luate de conducere si repartizarea acestora la Organizarea agendei directorului. In raport cu alte persoane: - Cooperarea cu colegii. - asupra stadiului indeplinirii acesteia in timp util prin orice mijloace de comunicare existente in firma.

IV.Postul imediat superior: director executiv 2. atat individual cat si in echipa. Pozitia postului in cadrul structurii: . Privind relatiile cu altii: - amabilitate echilibrata. de subordonare – colaborare: agentii imobiliari de colaborare: cu posturile din cadrul aceluiasi departament precum si cu alte departamente. deplasari pe distante scurte sau medii (diverse plati.4. Tipul de munca: - plasarea corespondentei. Relatii: de subordonare: director executiv. Conditii ale postului: 1. respecta RI. anumitor acte. mentine relatii colegiale si coopereaza cu colegii este politicos in relatiile cu clientii dand dovada de maniere si o 5. respecta programul de lucru impus de firma. transmite la timp solicitarile si rapoartele cerute. de reprezentare: in reprezentare cu clientii firmei. V. 8 – 16 posibilitate de prelungire a programului de lucru in cazuri exceptionale munca de birou. In raport cu securitatea muncii: - respecta normele de securitatea muncii. este prompt in raspunsurile pe care trebuie sa le dea clientilor. ridicarea sau 2. Programul de munca: - L – V: 8 ore pe zi. 4 . Privind precizia si confidentialitatea: - 6. Integrarea in structura organizationala: 1. respecta secretul de serviciu. etc). director economic.

in functie de indeplinirea obiectivelor si in limita intermediul companiilor de specialitate. etc). Oferta (bonusuri.VI. telefon mobil. Conditii materiale ale postului: Acces la aparatura: - telefon fix. VII. fax. Imprimanta.500 RON net. 5 . - protocol. beneficii): - Carte de munca Salariu . Abonament pe mijloacele de transport in comun. Mediu de lucru profesionist si competitiv Sesiuni de training oferite de companie atat intern cat si prin Decontarea anumitor cheltuieli facute in interesul firmei (taxi. Programarea concediului de odihna se face conform dispozitiilor legale. - fondului de salarii stabilit prin Bugetul de venituri si cheltuieli. Secretara beneficiaza de un concediu de odihna anual platit de 21 zile lucratoare. bonificatii si prime. PC.