You are on page 1of 27

Colegio Nacional de Educación Técnica Profesional del estado de Chihuahua.

Elaboración y mantenimiento de sistemas de información

Psp.- Rocío Pinto Muñoz

Practica 11

Presentación del reporte
Juana Maria Villarreal Mendoza

26/05/11 29/05/11

Practica #10 Presentación del reporte
PRACTICA 11 MANTENIMIENTO DE UN SISTEMA TERMINAR EL SISTEMA Y LOS MANUALES para el domingo. Para el manual del sistema terminar el paso 6 y 7. Imprimir todo lo que llevamos de las pasos hasta e l 5 juntarlo Para el manual del usuario es irle explicando cómo funciona el sistema paso por paso. Introducción Pantallas con su explicación Glosario Mantenimiento de sistemas de sistemas de información por medio de acciones de mejora 1. Realizar cambios o creación de funciones, formatos, ventanas y reportes.

2. Terminar el manual del sistema (Practica 5: pasos del manual del 1-4) (Practica 6: formularios para el manual del usuario) FALTA: Paso 5: rubrica 2 Paso 6: implantación del sistema (como se instaló el sistema en la empresa y realizar un documento “como entregamos el sistema sus características”) Paso 7: documentar la evaluación del sistema (fueron después de un tiempo para saber cómo funciona el sistema si requiere una mejora un cambio y realizar documentos que el cliente está satisfecho con el sistema o si requiere una mejora un cambio y realizar un documento o) 1. Investigación preliminar: Problema: Se necesita un programa en el cual se guarde toda la información para poder tener un fácil acceso a todos los datos sobre los niños que estén inscritos y que para el momento de un problema sea más eficiente el servicio que den a sus familiares en cuanto a todo lo registrado y acontecido con los niños ya que aquí se registrara todo y te ayudara a que ya no se tengan tantos papeles y archivos de cada niño. Cliente: El cliente seria el director de la institución ya que va dirigido a una persona a la cual le gusta tener todo en orden para el momento en el que se requiera una información sea más fácil toda la comprensión del problema, antecedentes registros y todo en lo que respecte al asunto al que se venga a tratar para que el trato director-padres de familia sea comprensible y audaz. ENTREVISTA: 1. ¿Nombre de la empresa? Escuela Profesor Luis Ramírez

2. ¿Cuántos alumnos hay inscritos? 500 alumnos

3. ¿Cuantas personas desea que entren al sistema? Solo los maestros, el director y la subdirectora

4. ¿Cuántos grupos hay? Hay 12 grupos en existencia

5. ¿Quién es el encargado directamente de la información? El director Alberto Silva Jasso

6. ¿Qué es lo que necesita que ejecute el sistema? Que guarde y organice toda la información del alumnado

7. ¿En qué orden quiere que se ejecute ascendente o descendente? Ascendente para que vaya de los grupos de 1ero hasta los grupos de 6to.

8. ¿Quiere una sola contraseña o varias? Una sola para que los maestros no tengan restricciones con respecto a la información.

9. ¿Los alumnos podrán accesar? No, solo personal y docentes

10. ¿Cómo quiere que sean ingresados los alumnos por nombre, etc.? Por un código que identifique cada alumno y que la información este condensada.

Síntomas del problema y causas que lo originan:

La información con relación a los niños esta almacenada en estantes y a la hora de buscar la información hay que buscar en todo el grupo hasta que encuentres el nombre y luego en su expediente tienes que encontrar el año en el que esta ahorita y luego ya buscar dentro de eso la fecha de lo que quiere investigar y pues se hace un tramite muy largo y con el sistema se agilizaría todo. 2. Determinación de requerimientos. Elementos que involucran el sistema: • • • • • Toda la información del alumnado Calificaciones Datos generales Reportes Faltas

Lista de mejoras que el usuario solicito: • • • • • Que lleve toda la información respecto al alumnado Que los maestros puedan maodificar Que te lleve a la información mas fácil Que sea mas eficaz Que no sea lento para la información.

Solicitud (acuerdo o contrato): CONTRATO DE COMPRAVENTA DE SOFTWARE NÚMERO 026-03 SUSCRITO ENTRE Escuela primaria Luis Ramírez CONTRATO NÚMERO: 026 - 03 FECHA: de 2003 TIPO DE CONTRATO: COMPRAVENTA CONTRATISTA: Escuela primaria Luis Ramírez OBJETO: Compra, instalación, implementación y puesta en marcha del módulo para Control de Procesos Judiciales Versión Litisoft VIGENCIA CONTRATO: 2 meses PLAZO DE EJECUCIÓN: 1 mes VALOR: $1.500.000, oo más IVA CDP NÚMERO: 2002 del 1° de julio de 2003 SUPERVISOR: Juana María Villarreal Mendoza Entre los suscritos a saber, ALBERTO SILVA JASSO, mayor de edad, domiciliado en México, identificado con la cédula de ciudadanía N° 19.261.549 expedida en México, en calidad de Presidente y Representante Legal Escuela Luis Ramírez sociedad anónima de carácter mercantil de economía mixta del orden nacional vinculada al Ministerio de

Comercio, Industria y Turismo, con domicilio social en Bogotá D.C., legalmente constituida mediante escritura pública número 130 de fecha 16 de febrero de 1982 otorgada ante la Notaría 32 del Círculo de México e inscrita en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá el día 8 de junio de 1982 bajo el número 116982 del Libro IX, con matrícula mercantil número 172528, como consta en el respectivo Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de México, quien en adelante se denominará EL FONDO, por una parte; y por la otra, , también mayor de edad, identificada con cédula de ciudadanía No. 39.533.113 expedida en México, quien obra debidamente facultado en calidad de representante legal de la compañía INFORMÁTICA CORPORATIVA Y JUDICIAL CIANI Ltda., sociedad de carácter mercantil, con domicilio en Bogotá D.C., legalmente constituida por medio de Escritura Pública No. 3997 de fecha 22 de septiembre de 2000, otorgada ante la Notaría Treinta y Uno (31) del Círculo de México e inscrita en la Cámara de Comercio el 8 de mayo de 2001 bajo el número 00776056 del libro IX, según consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Mexico que adjunta como integrante de este documento y que para todos los efectos se llamará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente CONTRATO DE COMPRAVENTA, el cual se regirá especialmente por las cláusulas que se enuncian más adelante, previas las siguientes: CONSIDERACIONES: PRIMERA: Que EL FONDO requiere un software para la administración de los procesos judiciales en los que es parte. SEGUNDA: Que de conformidad con lo establecido en el artículo 6° del Decreto 2170 de 2002, EL FONDO realizó los estudios de mercado tendientes a determinar el mejor precio para la adquisición del producto que se requiere, tal y como consta en el cuadro comparativo de ofertas que se anexa al presente contrato.

TERCERA: Que teniendo en cuenta que la oferta de INFORMÁTICA CORPORATIVA Y JUDICIAL CIANI Ltda., es la más favorable en cuanto a su precio se ha seleccionado este oferente para la compra del software requerido. CUARTA: Que debido a que la presente contratación no supera el 10% de del valor de la menor cuantía para la contratación, EL FONDO no se encuentra en la obligación de publicar en su página web, términos de referencia para esta contratación. QUINTA: Que en virtud de lo anterior, las partes celebran el presente contrato que se regirá por la siguientes CLÁUSULAS: CLÁUSULA PRIMERA- OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del CONTRATO consiste en la venta instalación y funcionamiento del MÓDULO en VISUAL BASIC - ACCESS para CONTROL DE PROCESOS JUDICIALES VERSION LITISOFT®, para tres (3) usuarios asignados por EL FONDO, cuya finalidad consiste en el control de todo tipo de procesos judiciales, en todas las jurisdicciones, con todas sus etapas procesales y con todas las instancias. PARÁGRAFO: La adquisición que por medio del presente contrato realiza EL FONDO, consiste por una partes en el MÓDULO en ACCESS para CONTROL DE PROCESOS JUDICIALES VERSION LITISOFT®, el cual incluye una licencia, y dos licencias adicionales, que se adquieren por medio de este contrato. Así mismo, se adquiere el desarrollo de las interfaces necesarias para el cargue de los datos requeridos por EL FONDO que aseguren el cubrimiento de las necesidades de información, de los procesos judiciales provenientes del sistema SIG y de la información procesal de Litigando. CLÁUSULA SEGUNDA – Obligaciones del Contratista: Además de las obligaciones legales que corresponden a EL CONTRATISTA y las que constan en otras cláusulas de este instrumento, éste se compromete para con EL FONDO a: a) Instalar y poner en funcionamiento el módulo adquirido, a los tres usuarios designados por el EL FONDO, en las oficinas de EL FONDO en la ciudad de Juárez Chih., b) Desarrollar las interfaces necesarias para migrar la información del SIG y de Litigando, en virtud de la necesidad de unificar y complementar la información que maneja EL FONDO, con las características técnicas y con las condiciones, presentadas en la oferta realizada por EL CONTRATISTA. c) Brindar soporte telefónico o vía e-mail a las inquietudes que se presenten a los usuarios del sistema, el cual se prestará de lunes a viernes en el horarios de 7:00 AM a 6:00 PM. a través de la línea 3- 3381497 o el correo electrónico juanita.mg@hotmail.com.com PLAZO DEL SOPORTE d) Brindar soporte y asesoría presencial para solucionar problemas o fallas que no puedan ser resueltos telefónicamente o vía e-mail. e) Reportar por escrito a EL FONDO cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados en el área de acción de la aplicación. f) Garantizar la funcionalidad del software adquirido por EL FONDO, de acuerdo a la necesidades de información de EL FONDO. CLÁUSULA TERCERA.- Obligaciones a Cargo del Fondo.- Además de las obligaciones legales que por la naturaleza del presente contrato corresponde a EL FONDO y de las que se pactan en otras cláusulas de este instrumento, EL FONDO deberá: a) Controlar, coordinar y supervisar la ejecución del presente contrato por intermedio del Departamento de Cartera del mismo; b) Pagar el valor convenido en la forma y oportunidades acordadas en este instrumento; c) Las demás que se deriven de este contrato o que por su naturaleza le correspondan. CLÁUSULA CUARTA.- Valor del Contrato y Forma de Pago.- El valor total del presente contrato asciende a la suma de MIL QUINIENTOS PESOS ($ 1.500.000.oo) moneda legal, suma a la que al momento del pago se le adicionará el dieciséis por ciento (16%) por concepto de IVA. EL FONDO satisfacerá EL CONTRATISTA el precio acordado en esta cláusula en dos (2) pagos iguales mensuales vencidos, contados a partir de la aprobación de la póliza de cumplimiento por parte de EL FONDO . PARAGRAFO: Conforme con lo expresado en el artículo 24 de la Ley 633 de 2000, mediante el cual se modificó el artículo 437-1 del Estatuto Tributario, EL FONDO

realizará la retención en la fuente respecto del impuesto sobre las ventas, en una suma equivalente al setenta y cinco por ciento (75%) del valor total de dicho gravamen, cuando a ello hubiere lugar. El pago debe estar precedido de la aprobación de la póliza de cumplimiento, que en este CONTRATO se establece y las adiciones o modificaciones a que haya lugar, la presentación de la respectiva cuenta de cobro o factura según el caso. CLÁUSULA QUINTA.- Imputación Presupuestal.- El precio de este contrato pactado en la cláusula precedente, se pagará con cargo al rubro de Inversión Adecuación Infrestructura Tecnológica, código número 80100, según el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2002 del primero (1°) de julio de dos mil tres (2003). CLÁUSULA SEXTA.- Garantía.- EL CONTRATISTA constituirá por su cuenta y a favor de EL FONDO con una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en el país, una póliza única expedida bajo el ramo de Cumplimiento a favor de Entidades Oficiales en la que EL FONDO figure como beneficiario de las indemnizaciones que se llegaren a derivar de la misma, a través de la cual se ampare el cumplimiento de las obligaciones contraídas en virtud del presente contrato por un valor asegurado equivalente al veinte (20%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más. PARÁGRAFO: La garantía aquí pactada sólo será válida y surtirá sus efectos cuando cuente con la aprobación de EL FONDO. CLÁUSULA SÉPTIMA.- Perfeccionamiento del Contrato.- El presente contrato se entiende perfeccionado una vez sea suscrito por las partes. CLÁUSULA OCTAVA.- Ejecución.- El presente contrato solo podrá comenzar su ejecución desde el día hábil inmediatamente subsiguiente a la fecha en que se profiera la Resolución por medio de la cual EL FONDO apruebe la Garantía Única de Cumplimiento constituida a su favor de que trata la Cláusula Sexta que consta en este documento, siempre que éste haya observado la obligación a su cargo de publicar este contrato en el Diario Oficial; en caso contrario, se entenderá que el mismo comenzará su ejecución cuando EL CONTRATISTA entregue a EL FONDO el original del recibo de pago de los derechos de

publicación y sujeto a que este último haya proferido la providencia de que trata esta cláusula. En consecuencia, para la ejecución del presente contrato se requiere: a) La constitución de la Garantía Única por parte de EL CONTRATISTA a favor de EL FONDO y su aprobación por parte de este último; b) Disponibilidad Presupuestal por la suma correspondiente al valor del presente contrato de conformidad con los términos establecidos en la Ley 80 de 1993; y c) Publicación de este contrato en el Diario oficial (Diario Único de Contratación, Artículo 59 de la Ley 59 de 1995), de acuerdo con lo señalado en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, la cual se entenderá cumplida por EL CONTRATISTA con la entrega a EL FONDO del original del recibo de cancelación de los respectivos derechos de publicación. CLÁUSULA NOVENA.- Vigencia.- La duración del presente contrato será de dos meses contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio del contrato. CLÁUSULA DÉCIMA.- Liquidación del Contrato.- Cuando el presente contrato termine, las partes procederán a su liquidación dentro del plazo de cuatro (4) meses contados a partir de su finalización y procederán a levantar la correspondiente “Acta de Liquidación”, en la que se dejará constancia de lo ocurrido en dicha diligencia, de las obligaciones no cumplidas por las partes y de los plazos para observarlas si ello fuere legalmente procedente, así como de los ajustes, revisiones y reconocimientos, acuerdos o transacciones a que haya lugar y, en general, de las demás circunstancias que requieran consignarse en la misma o la declaratoria a paz y salvo que mutuamente se hagan los contratantes. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.- Prohibición de Ceder.- El Presente contrato se celebra en consideración a la calidad de las personas que en él intervienen y, por lo tanto, ninguna de ellas podrá cederlo total o parcialmente a persona alguna sea natural o jurídica, ni hacerse sustituir por terceros en el ejercicio de los derechos o en el cumplimiento de las obligaciones que en el mismo constan, sin el consentimiento previo, expreso y escrito de la otra parte. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- Vigilancia del Contrato.- El Director del Departamento de Cartera de EL FONDO ejercerá la supervisión del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.- Responsabilidad de EL CONTRATISTA.- EL CONTRATISTA responderá por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daños o perjuicio a EL FONDO. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.- Régimen Legal y Cláusulas Excepcionales.- Este contrato se rige por los preceptos consagrados en la legislación civil y comercial, así como en la Ley 80 de 1993 y demás disposiciones concordantes y, por consiguiente, en el mismo se entenderán incluidas todas y cada una de las cláusulas excepcionales de terminación, modificación, interpretación unilateral y caducidad, previstas en la referida normatividad. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA.- Inhabilidades e Incompatibilidades.- EL CONTRATISTA declara bajo la gravedad de juramento que se entiende prestado por el hecho de suscribir el presente documento, que no se encuentra incurso en ninguna causal de inhabilidad y/o incompatibilidad para contratar con EL FONDO, establecidas en los artículos 8° y 9° de la Ley 80 de 1993 y demás disposiciones concordantes.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. – PUBLICACIÓN: EL CONTRATISTA pagará los derechos de publicación del presente contrato en el Diario Oficial, con el fin de cumplir con lo establecido en los artículos 59 a 62 de la Ley 190 de 1995. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA.- Domicilio Contractual.- Sin perjuicio de las disposiciones procésales, para todos los efectos del presente contrato, se fija como domicilio la ciudad de Bogotá, D.C. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA.- Anexos.- Se adjuntan al presente contrato como partes integrantes del mismo siempre y cuando no lo contradigan, los siguientes documentos: a) Propuesta presentada a EL FONDO por la firma INFORMÁTICA CORPORATIVA Y JUDICIAL CIANI Ltda.; b) Disponibilidad Presupuestal No. 2002 del 1° de junio de 2002; c) Certificados de Existencia y Representación Legal de cada uno de los contratantes; d). La Póliza de cumplimiento y su correspondiente aprobación. E El Recibo de pago de los derechos de la publicación del CONTRATO en el Diario Oficial. Para constancia se firma en Bogotá D.C., en dos (2) ejemplares del mismo tenor y valor con destino a las partes, a los () días del mes de abril de 2011. EL FONDO:

Alberto Silva Jasso Representante Legal EL CONTRATISTA:

Juana María Villarreal Mendoza Representante Legal Grafica de Gantt # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 actividad Definición del problema Encuesta Herramientas Documentación Grafica de Gantt Plan del diseño Diseño lógico Requerimintos del sistema Diseño de entrada Diseño de interfaz días 2 5 2 4 1 3 2 4 4 3 0 2 3 2 2 1 3 1 1 2 1 2 1 2 3 1 3 3 5 10 15 20 25 30 35 40 45

11 12 13 14 15 16 17

Contraseña Menú principal Agregar y borrar Consultar Modificar Pruebas reales Pruebas preliminares

2 2 4 2 1 1 3

2 2 3 1 2 1 1 3

3. base de datos e índices Tablas:

Relaciones: Código Nombre Dirección Teléfono padre o tutor Código Reportes Causas Código Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Diagrama de navegación: Septiembre Octubre Código Matemáticas Español Naturales Cívica y ética Historia geografia

Inicio

Noviembre diciembre

ALTAS

BAJAS

MODIFICACIONE

CONSULTA

ESTE SIRVE PARA PODER DAR DE ALTA A NUEVOS NÑOS QUE INGRESEN AL PLANTEL.

TE SIRVE PARA REGISTRAR A LOS ASLUMNOS QUE P’OR ALGUNA RAZON YA NO SE ENCUENTRAN EN EL PLANTEL Y YA NO ES NECESARIA SU INFORMACION.

TE SIRVE PARA MODIFICAR ALGUNOS DATOS DE LOS CUALES EL ALUMNO YA NO TENGA O ALGO QUE LE TENGAS QUE AGREGAR A SU

TE SIRVE PARA REVISAR ALGUNA INFORMACION DE UN ALUMNO PARA PODER TENER ACCESO A SUS DATOS.

FIN

Diagrama de flujo:

Inicio

Pantalla bienvenida
No

Fin Pantalla contraseña Sabes la contrase ña

Fin

Es lo que buscaba s

no Si

Si

Introduce contraseña

Salir

Abrir pantalla de acceso a grupo Ya termina Seleccionar ste tabla que Seleccionar quieres utilizar grupo

si

4. Desarrollo de software: Pantallas Reportes Interfaces Datos Esta es la primera pantalla:

Al presionar el botón salir automáticamente se sale de Access. Al dar clic en siguiente te manda a la pantalla de contraseña:

Al presionar salir automáticamente sales de Access y tienes que volver a ingresar al sistema si necesitas algo. Al dar clic en siguiente te manda a la pantalla de acceso a grupo:

En este lo que hice fue ponerle a cada botón la macro de la pantalla que seguía.

Al presionar salir automáticamente sales de Access y tienes que volver a ingresar al sistema si necesitas algo. En este formulario lo que hice fue poner en cada botón la tabla para que la persona responsable pueda entrar a las tablas y pueda realizar las modificaciones que necesite.

Al dar clic en el botón tabla datos generales te tiene que enviar a la siguiente tabla:

Al dar clic en el boton tabla generales te envia a la siguiente tabla:

Al presionar salir automáticamente sales de Access y tienes que volver a ingresar al sistema si necesitas algo.

Estos fueron todas las cosas que utilice para poder lograr que mi sistema funcionara. Plataforma tecnológica: Sistema operativo: • • Windows xp Vista

Base de datos: • • Equipo de procesamiento: • Equipo de cómputo de escritorio Access

• • • •

Laptop Sistema operativo Access Contraseña

Implantación del sistema Lo que hice en este paso fue pasar mi sistema a un disco para poderlo instalar en la computadora de la escuela ya que se lo vendí y le instale todo el sistema bien para que ya lo pusiera en uso a parte le di las instrucciones precisas para que supiera utilizar de la mejor manera y el sistema estuviera en optimas condiciones. Documentar la evaluación del sistema Fui a la escuela después de dos meses para revisar el funcionamiento del sistema y lo único que le encontré de defecto es que la contraseña estaba fallando un poco pero lo que hice fue modificarla para que ya pudiera accesar sin problemas. 3. Manual de usuario Portada Índice Introducción Guía rápida (explicar las ventanas) Información de contacto (con quien me puedo dirigir en caso de un problema ) FAQ Glosario

Elaboración y mantenimiento de sistemas de información

Presentación del sistema
Sistema de capturación de datos de una escuela

Por: Juana Maria Villarreal Mendoza

Manual del usuario

Índice:

1. 2. 3. 4. 5.

introducción Guía rápida de acceso al sistema Información de contacto Preguntas frecuentes Glosario

Introducción
Este sistema es para las escuelas en especial por que esta creado para tener un mejor control de la información en lo que al alumnado respecta, y así tener un mayor acceso a la información y una mejor manera de capturar las calificaciones de todos los niños y que si en algún momento algún padre de familia necesita la información se un mas rápido acceso a todo lo que los maestros tienen de información con respecto a los niños y a toda la información general de el comportamiento y las actividades que se suscitan y que los directivos tiene que tener con un fácil acceso.

Guía rápida

Esta es la primera pantalla, le das clic en siguiente y te manda a:

Aquí introduces la contraseña y el usurio para que te deje accesar a la siguiente pantalla:

Esta te manda alos grupos cada una tiene 4 tablas diferentes y al seleccionarlas te manda alo que deseas saber:

Información de contacto: Nombre: Juana María Villarreal Mendoza Teléfono: 6122524 cel. 6561892035 nextel. 1658975 Correo: juanis24@hotmail.com preguntas respuestas

¿Si la contraseña no entra? ¿Si ya puse la contraseña y no me deja entrar? ¿Si las tablas no quieren abrir?

Revisa que hayas escrito bien la contraseña. Presiona 2 veces esc.

Regresa y vuelve a presionar el botón.

Glosario: Esc: es la tecla de la esquina superior izquierda de tu teclado Tablas: es donde guarda todo la información el sistema