You are on page 1of 14

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS

Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía

Fecha

Página de Revisión: 0

1.

OBJETIVO:

Establecer el procedimiento de Recepción de Mercancía de Iveco Venezuela, recibida por el operador logístico en el almacén de repuesto ubicado en Valencia, Estado Carabobo. 2. ALCANCE:

Este procedimiento tiene por alcance regular las actividades relativas a: Recepción y descarga de la mercancía proveniente de los proveedores; su inspección, su identificación y carga por ubicación al stock de repuestos de IVECO VENEZUELA, C.A. 3. RESPONSABLES:

− Operador Logístico: Es responsabilidad del operador logístico seguir y

respetar lo descrito en este procedimiento, así como también suministrar el personal y otros recursos (según contrato) para la correcta realización de estas actividades.

− Coordinador de Supply Chain Iveco: Tiene como responsabilidad velar

por el cumplimiento de este procedimiento y en conjunto con el operador logístico garantizar la disponibilidad de recursos y parámetros o estándares para este tipo de operación.

− Analista de Cadena de Suministros Iveco: Tiene como responsabilidad

velar y garantizar el flujo de la información relacionada a la operación de despacho de material, suministrada a los responsables por parte del operador logístico con el apoyo del responsable del almacén Iveco.

− Responsable de Almacén Iveco: Tiene como responsabilidad garantizar y

ejecutar de forma precisa todas las acciones de revisión y cumplimiento de este procedimiento, validar cada una de las condiciones y resultados de la operación realizada por el operador logístico, con el fin de ratificar el cumplimiento total de este procedimiento.

Realizado por: Nombre: Cargo:

Aprobado por: Nombre Cargo

Copia impresa no controlada

1. 4. estado de recepción de la pieza (si esta dañada o no). De no aplicar. Reporte de Aranceles: Listado de productos. descripciones del material. se notifica a Iveco quienes documentarán la pieza para evaluar si la misma es aplicable a los vehículos comercializados en Venezuela.7. se ingresa al stock. caso contrario. 4. El mismo resume por diseño y bulto la cantidad real recibida y las diferencias (si las hubiere) respecto a la facturado. etc. 4. ubicación final del item. GLOSARIO: 4. Reporte de Anomalía: Reporte generando por el sistema de ubicaciones. Reporte de Recepción: Tiene como base el reporte de Aranceles. El mismo se coloca a cada bulto previo a la inspección y conteo. con el agregado de campos adicionales para el reporte por diseño de: Cantidad real recibida. diferencia si la hay. 4. cantidades y la identificación del bulto donde viene cada diseño. etc. Se imprimen al momento de recibir el plan de ingreso mensual con la intención de tenerlas listas previo a la recepción física de la factura. Contiene el desglose de diseños. La información se presenta de forma mensual y semanal. la cantidad de etiquetas a imprimir. Sistema de Ubicaciones (Ubicación Propuesta): El sistema de ubicaciones corre en paralelo al SRM auxiliando a éste en la tarea de Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada . SRM (Sistema Ricambi Managament): Software utilizado por Iveco Venezuela y el Operador logístico para el control y gestión de las operaciones del almacén de repuestos. Etiqueta de Producto: Etiqueta adhesiva con los colores corporativos Iveco. 4. se procede a destruir la pieza y no es incorporada al stock.8. aranceles. pero desglosado por bulto. en caso de no estar registrado el producto en sistema.4. 4.3. Para casos de sobrantes (producto no facturado que vino dentro de la mercancía). Plan de Ingreso Mensual: Plan mensual estimado de despachos de aduana al Almacén de Repuesto. que contiene el código del producto y descripción en español. Hablador: Es el mismo reporte de Aranceles.5. Sirve para entre otros: Determinar previo a la recepción de la mercancía. se ingresa al momento de la confirmación en el sistema de ubicaciones.6. el espacio necesario.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 4. según códigos y descripción emitido por el Sistema SRM. 4.2.

Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo 5. en función de las estrategias del departamento de Customer Service.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 control por ubicación de las cantidades de los diferentes diseños.2.5.2. la llegada de la Mercancía al Almacén de Repuesto de Valencia. 5. el plan de ingreso mensual.2. El operador logístico (en lo sucesivo OL) evalúa la Programación Mensual y los recursos disponibles para determinar si se puede cumplir con la programación propuesta por Iveco (El contrato de servicio entre OL e Iveco establece dichas capacidades & recursos) 5. Analista de Cadena Suministro corrige y reestructura la Programación Mensual de acuerdo a la información recibida del OL. los cuales deben corresponder con el Plan de Ingreso Mensual. OL notifica al Analista de Cadena de Suministros de Iveco por correo electrónico. pasa a la actividad 5. 5. Si se dispone de los recursos para cumplir con la programación. 5. nuevo Plan de Ingreso.6.7.3. 5. 5.4. Debe contar con la aprobación del Coordinador de Cadena de Suministro.5. puede solicitar recursos extraordinarios cuando se exceda la capacidad contratada y el OL no pueda reestructurar internamente la operación para adaptarse.1.8.1 5. Esta ubicación es confirmada luego de colocar el diseño en dicho lugar o por el contrario podrá ser cambiada (previa autorización del supervisor de recepción) si por razones de espacio no puede ser localizada en ella. PROCEDIMIENTO: 5. Analista de Cadena de Suministro. Nota: El analista de cadena de suministro. OL Recibe documentos por parte del transportista. Si no se puede cumplir con la programación. una parte importante es la generación de la ubicación propuesta para almacenar cada diseño. OL imprime los Reportes de Aranceles. envía por correo electrónico al Operador Logístico. Durante la recepción. Analista de Cadena de Suministro envía por correo electrónico al Operador Logístico.2. Copia impresa no controlada . OL notifica a Iveco que el Plan de ingreso supera los recursos. 5. OL imprime Reporte de Recepción y Hablador(es) de acuerdo al Reporte de Aranceles. 5.

pasa a la actividad 5.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 5. se registra la anomalía en el formato de Reporte de Recepción. pasa a la actividad 5. 5. 5.1.9. se reporta inmediatamente el evento al Analista de Cadena de Suministro. OL autoriza la descarga de los bultos del vehículo. 5.1.9. 5. 5.10.2. 5. En caso de que el contenedor presente alguna deformación. Es deber del Analista de Cadena de Suministro determinar y resolver el problema.1. al OL. Criterio de Aceptación: − Presencia: o Guía de despacho o Pase de Salida o Factura Comercial del Proveedor − Match: o Guía de Despacho Vs Factura Comercial Vs Reportes de Aranceles1.12.10. La mercancía contenida en el contendor debe ser inspeccionada al 100%.2.10.11. La mercancía no deberá recepcionarse hasta corregir el asunto. 5. el Supervisor de Recepción del OL y el Responsable de Almacén de Iveco.11.9. golpe. fisura o cualquier irregularidad que ponga en riesgo la mercancía. que la documentación recibida presenta incongruencias. la misma debe ser firmada por el chofer del vehiculo que transportó la mercancía. 5.12. C.10. En caso de que pase la inspección y no presente ninguna novedad.A.11. OL revisa la información de los documentos.11. se informa al Analista Cadena Suministro. Este reporte se hace levantando un acta en donde se especifique la anomalía. OL comprueba que el Serial del Precinto de Seguridad coincida con la Nota de Entrega del Agente Aduanal (Pase de salida). OL inspecciona las condiciones del contenedor previo a la apertura del mismo.2. Si la información no corresponde. Si la información es correcta pasa a la actividad 5. 5. 1 Previamente enviado por IVECO VENEZUELA. Si no coincide. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada . Si coincide el serial.

1.14. Nota: La notificación de la Recepción podrá tener como anexos: informes técnicos con fotografías y/o lo que se considere prudente para explicar algún evento. 5.13.2. 5. OL llena formato de Reporte de Recepción.3.18.14. El Analista de Cadena de Suministro revisa en conjunto con el Departamento de Comercio Exterior. informa al Analista de Cadena de Suministro la discrepancia detectada. 5.19. 5. se registra la anomalía en el formato de Reporte de Recepción.13. En caso de que el bulto este en perfecto estado. 5.1.17.1.20. 5. pasa a la actividad 5.18. 5. OL ubica los bultos en área de Etiquetado. se registra en el Reporte de Recepción.2. 5.16. 5. 5. OL identifica en el Reporte de Recepción el código del producto encontrado. OL identifica con los habladores cada bulto.20. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .20. pasa a la actividad 5. 5. 5.2. De estar correcto las cantidades. Si la mercancía no coincide con el Reporte de Recepción del bulto.20.29. OL revisa físicamente la calidad de cada bulto descargado. 5.18.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 5. OL firma. OL realiza Control Cuantitativo de la mercancía.21.18.15. 5. pasa a la actividad 5. 5. Si el bulto presenta alguna irregularidad física. OL verifica que la mercancía del bulto corresponde con los datos contenidos en el Reporte de Recepción. sella y entrega los documentos al Transportista. OL realiza Control Cualitativo de embalaje y de las piezas.13. dicha información y procede a enviar los aranceles correspondientes de la mercancía recibida. De haber diferencias en las cantidades. Si la mercancía corresponde con el Reporte de Recepción.

OL ubica piezas dañadas en el Area de Dañados (estas piezas no son cargadas al stock) y se segregarán en un área determinada para tal fin en espera de su posterior destrucción. El proceso completo debe ser monitoreado y validado por el Responsable de la Operación de Almacén de Iveco. OL coloca etiquetas en los productos. Realizado por: Nombre: Cargo: Copia impresa no controlada . El OL chequea la capacidad de esta ubicación al momento de ubicar la mercancía y constata si es factible la colocación de este material en esta ubicación. Proceso de Asignación de Ubicaciones (control de ubicaciones): • • • • El sistema de ubicación genera de forma automática una ubicación propuesta mediante una “Factura Tránsito”. ratifica la ubicación propuesta. la ubicación no presente espacio disponible. En caso de haber algún defecto encontrado en los empaques o en las piezas. Si al momento de ubicar la mercancía.2. se revisa nuevamente el sistema de ubicación y se verifica si existe una segunda ubicación para dicho material. En caso de que la pieza esté dañada. para posteriormente dar V°B°2 para la carga de la mercancía al stock.21. 5.27.23.26.25. El proceso de Validación consta de 2 partes: Validación Documental (100%) y validación física la cual podrá ser parcial o 100% a juicio del Responsable de la Operaciones de Almacén de Iveco. 5. 5. 5.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 5. OL registra anomalía en formato de Reporte de Recepción.25.23. 5. En caso de estar todo correcto. El Responsable Operaciones Almacén de Repuesto verifica y certifica por correo electrónico la calidad de las piezas.24. pasa a la actividad 5. se repite el punto anterior y si es factible su utilización. se procede a ubicar la mercancía en dicha ubicación Si al momento de finalizar la verificación de todas las ubicaciones asignadas a la pieza y no es factible su ubicación dentro de las mismas.21.2. pasa a la actividad 5. OL ingresa y emite propuesta de ubicación de productos en el sistema de ubicaciones. adicionalmente firma ratificando la revisión y validación del Reporte de Recepción.29. se toman fotos y se reporta a Iveco. se procede a solicitar la creación de una nueva Aprobado por: Nombre Cargo 2 Vía Mail.22. 5. 5.1. 5. El Responsable Operaciones Almacén de Repuesto revisa el Reporte de Recepción y valida su contenido.

la cual tiene como principal característica la mayor cercanía con respecto a la ubicación primaria emitida. 5. salvo situaciones de creación temporal de ubicaciones por (Nuevos productos. El Analista de la cadena de suministro descarga del sistema de ubicaciones el Reporte de Anomalías.32. el OL informa vía correo electrónico al Analista de la cadena de suministro que la factura ha sido confirmada en el sistema de ubicaciones. 5.30.29. reorganización de almacén. 5.28. el cual envía al Responsable de Operaciones de Almacén para su revisión y validación. 5. Una vez finalizada la ubicación del producto. Si la información coincide: 5. avisa inmediatamente al operador logístico la incongruencia para su verificación y corrección.2 Si no coincide. Una vez confirmada la factura en el sistema de ubicaciones. Periódicamente se chequea la población de diseños vs el promedio de ubicaciones generadas por el sistema. quién procederá a realizar el proceso de confirmación en el sistema de ubicaciones NOTA 1: La creación de nuevas ubicaciones esta registringido solo a los transcriptores de data. bulto y cantidades) en el reporte de anomalías coincida con el reporte de recepción. 5.30.). El OL realiza las correcciones necesarias de acuerdo a la información recibida de Iveco (Responsable de Operaciones de Almacén). NOTA 2: Para evitar la proliferación de ubicaciones se realiza un control indirecto. solo en este momento el material se encuentra disponible para la venta. estas en ningún momento deben presentar tendencias al alza. 5. OL transmite Reporte de Anomalía corregido al Analista de Cadena de Suministros. El Analista de Cadena de Suministros ajusta y carga en el sistema de SRM la información relacionada a la factura ingresada en el almacén.31. El Responsable de Operaciones de Almacén compara el Reporte de Recepción vs Reporte de Anomalías y verifica que la información (código.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 • localización.30. etc.1 Notifica al Analista de Cadena de Suministro la aprobación de la validación. anexando formato de anomalía realizado de forma manual. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada . se le entrega la “Factura Tránsito” al Transcriptor de Data.

6. 6.1. 6.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 6. 6. Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada . Plan de Ingreso Mensual (Anexo 1) Reporte de Aranceles (Anexo 2) Reporte de Recepción (Anexo 3) Hablador (Anexo 4) Reporte de Anomalía (Anexo 5) Etiqueta de Producto (Anexo 6) 6. DOCUMENTOS: 6.3.5.4.6.2.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 1 (PLAN DE INGRESO MENSUAL) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 2 (REPORTE DE ARANCELES) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 3 (REPORTE DE RECEPCION) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 4 (HABLADOR) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 5 (REPORTE DE ANOMALIAS) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía Fecha Página de Revisión: 0 ANEXO 6 (ETIQUETA DE PRODUCTO) Realizado por: Nombre: Cargo: Aprobado por: Nombre Cargo Copia impresa no controlada .