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Tabelas dinâmicas
Análise de dados através de tabelas dinâmicas.
Conceitos teóricos
As Tabelas Dinâmicas são tabelas interactivas que resumem elevadas
quantidades de dados, usando estrutura e métodos de cálculo
especializados.
Trata-se de uma abordagem simplista de um conjunto de ferramentas de
análise muito utilizadas actualmente, denominadas genericamente de OLAP
(On line Analytical Processing), que, de entre outras características, permite
uma análise multidimensional dos dados.
A análise OLAP é executada normalmente sobre a informação histórica das
empresas mantida de forma centralizada e integrada e variante no tempo,
num “repositório” de informação.
A principal vantagem da utilização da funcionalidade “Tabelas dinâmicas” é
permitir “a análise de dados que produz o resumo de registos num formato
tabular conciso”. Este formato é muito interessante do ponto de vista do
analista de negócio, já que permite uma visão sucinta e rápida de
informação relativa aos diversos parâmetros analíticos da empresa e a
animação dos modelos criados.
Microsoft Excel 1
Organização dos dados numa Tabela Dinâmica
Os dados organizam-se através da escolha de “Campos” e em função dos
seus “Itens”. Os “Campos” são categorias de dados que correspondem a
campos da lista de dados. Os “Itens” são categorias de um campo que
determinam a forma de resumo dos dados.
Campos Itens
Trimestre 1T 2T
Mês Jan Fev Mar Abr Mai
Região Centro Norte
Distrito Braga Porto Viseu
Representante r1 r2 r3
Vendas … (ilimitado)
Unidades … (ilimitado)
Campo Linha
Microsoft Excel 2
Restrições das Tabelas Dinâmicas
Para que uma tabela dinâmica funcione correctamente devemos atender aos
seguintes conselhos e restrições:
Devemos identificar cada uma das colunas com um nome (etiqueta)
porque o Excel irá fazer com que cada etiqueta seja o nome de
campo na Tabela Dinâmica.
Devemos remover quaisquer totais automáticos da lista de dados, pois
a Tabela Dinâmica cria os necessários totais baseados nos campos que
temos na tabela.
O Excel usa toda a lista, incluindo células escondidas. Se não
queremos que os dados escondidos não constem da Tabela Dinâmica,
devemos filtrar a lista de dados usando o Filtro Avançado.
O Excel permite criar uma Tabela Dinâmica que contenha um máximo
de 8.000 itens. Só podemos ter 256 campos na área da Página e 256
campos na área de Dados. As outras áreas estão somente limitadas
aos limites próprios da(s) folha(s) de cálculo.
Tarefa proposta
No ficheiro “ExcelTarefa18.xls”, encontra-se um conjunto de dados relativos
às vendas de produtos de uma empresa do ramo de distribuição.
As vendas estão categorizadas por um conjunto de parâmetros de análise,
como mês, zona, vendedor, família de produtos e são mostrados
relativamente a cada conjunto desses parâmetros duas medidas de avaliação
de desempenho: vendas (em valores e unidades) e lucro bruto.
Trata-se de um tipo de análise bastante interessante e que é continuamente
realizada (de forma mais alargada e complexa) com o conjunto de
tecnologias citado na introdução (OLAP).
Microsoft Excel 3
1. Criação da Tabela Dinâmica (TD)
Pretende-se efectuar a análise das vendas (euros) dos diferentes vendedores
por mês de actividade:
Microsoft Excel 4
c) Coloque os campos “Mês”, “Vendedor” e “Vendas” nas zonas “linha”,
“coluna” e “dados” respectivamente.
Microsoft Excel 5
2. Filtragem na Tabela Dinâmica
a) Para analisar com mais detalhe a informação respeitante apenas aos dois
melhores meses, pode-se filtrar quais os meses a mostrar:
b) Se o campo Distrito ficou como a figura seguinte (distritos por mês em vez
de meses por distrito), arraste o campo para a posição correcta.
Microsoft Excel 6
Se desejar retirar um campo, basta arrastá-lo para fora das zonas azuis.
a) Altere o mês dos últimos três registos da lista de dados para “Mai”.
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5. Gráficos e Tabelas Dinâmicas
Para apresentar os resultados das análises efectuadas podemos utilizar
gráficos em vez das tabelas obtidas.
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6. Tópicos avançados
Para além do abordado, as Tabelas Dinâmicas permitem operações mais
avançadas, tais como, Totais, Formatação, Tipo de Cálculo e Agrupamento
de Itens de Campo.
7. Totais
Podemos omitir os totais que se encontram na TD.
Clicando com o botão direito do rato sobre a TD, escolher no menu a opção
“Opções de tabela…”. No formulário retirar as opções assinaladas…
O Resultado é:
8. Subtotais
Supondo a TD seguinte:
Microsoft Excel 9
Queremos tirar os subtotais dos meses. Para isso fazemos:
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c) Para remover subtotais faça clique sobre Nenhuns…
10. Formatação
Alterar o formato numérico da área de dados de um relatório de TD:
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Mudar o nome de um campo ou item de uma TD:
a) Faça duplo clique sobre o campo ou item cujo nome deseja mudar. No
nosso caso Vendedor;
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Tipos de Cálculo
Podemos efectuar vários tipos de “prospecções” sobre os dados que
dispomos, criando sumários variados.
Alterar tipo de cálculo de dados
c) Escolher Opções;
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% de linha - mostra os dados de cada linha como uma % do total
dessa linha;
% de Coluna - mostra os dados de cada coluna como uma % do
total dessa coluna;
% de total - Mostra os dados como uma percentagem do total
Global de todos os dados;
Índice remissivo - aplica o seguinte método de cálculo:
(valor_na_célula) * (Total_global) /(total global da linha)*(total
global da coluna).
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Para agrupar itens numéricos, execute os seguintes passos para uma TD
representada na figura anterior, que, como verificamos, é de difícil leitura:
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Ordenar Item por Valor na Área de Dados
Para esta demonstração, “construa” a seguinte TD:
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c) Recorrendo, ainda, ao botão Opções, é possível escolher ordenações
especiais (Ex: ordenação por meses)
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a) Detalhe as vendas no mês de Janeiro, em função do distrito; Detalhe
também as vendas em todos os outros meses excepto Fevereiro,
utilizando o processo mais simples; Oculte os detalhes das vendas no mês
de Janeiro; Posteriormente remova o campo distrito criado.
b) Oculte as vendas no mês de Janeiro; Posteriormente, volte a visualizar a
linha que ocultou.
c) Adicione à tabela dinâmica o campo distrito, em linha e à esquerda do
campo mês.
d) Oculte os itens Braga e Porto. Posteriormente, voltar a visualizar os itens
Braga e Porto.
e) Altere a orientação do campo Distrito para coluna; Oculte os totais e
subtotais; Altere a orientação do campo distrito para linha.
f) Represente graficamente o conteúdo da tabela dinâmica sem seleccionar
o campo na orientação página.
g) Altere a ordem de apresentação dos itens deslocando o item Viseu para o
início. Observe o gráfico; Posteriormente, reponha a ordem que existia
entre os itens. Oculte os detalhes do item Braga; Observe o gráfico e
volte a visualizar os detalhes que ocultou.
h) Altere a tabela dinâmica por forma a visualizar as vendas por meses e
vendedores somente para o 2º trimestre.
i) Na tabela dinâmica criada no ponto anterior apresente as diferenças de
vendas relativas ao 1º mês do 2º trimestre.
j) Agrupe os itens v1 e v2; Altere o tipo de cálculo dos dados para normal e
desagrupe os itens v1 e v2.
k) Inclua na tabela dinâmica as vendas em unidades e valor.
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