UNIVERSITATEA "CREŞTINĂ DIMITRIE CANTEMIR

"
Specializarea: MARKETING ŞI NEGOCIERI ÎN AFACERI

Disciplina: Sisteme de management al calităţii în marketing

ELABORAREA UNUI PROGRAM DE AUDIT
Profesor:
Conf.univ.dr. Stanciu Costel

Masterand: Piscureanu Marius-Florian

©Bucuresti 2011

CUPRINS

CUPRINS..............................................................................................................................................2 INTRODUCERE...................................................................................................................................3 Capitolul 1. Concepte de bază în auditul calităţii..................................................................................4 Capitolul 2. Întocmirea şi conducerea unui program de audit...............................................................9 Capitolul 3. Etapele de desfăşurare ale unui audit..............................................................................13 Capitolul 4. Desfăşurarea auditului.....................................................................................................25 CONCLUZII.......................................................................................................................................31 BIBLIOGRAFIE.................................................................................................................................32

2

INTRODUCERE

În contextul preocupărilor actuale de implementare a unor sisteme ale calităţii, potrivit standardelor din familia ISO1, auditul este considerat un instrument esenţial pentru realizarea obiectivelor intreprinderii, în acest domeniu. Scopul principal al auditului calitatii este de a evalua actiunile corective necesare pentru eliminarea deficientelor si posibilitatile de imbunatatire a stemului calitatii intreprinderii, a proceselor sale, a produselor si serviciilor pe care le ofera. Pe de alta parte, certificarea sistemelor calitatii, a carei importanta a crescut in ultimii ani, presupune efectuarea unor audituri ale acestor sisteme, in raport cu standardele Internationale si Europene, aplicabile in domeniu. În standardul SR EN ISO 9000:20062 – „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular” auditul este definit ca „un proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit (înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii care sunt relevante în raport cu criteriile de audit şi sunt verificabile) şi evaluarea lor cu obiectivitate, pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit (ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă)”. În domeniul teoriei şi al practicii calităţii sunt întâlnite audituri: ale sistemului de management al calităţii, ale calităţii produsului/serviciului, precum şi audituri ale calităţii proiectului. Pentru toţi specialiştii, alţii decât cei din domeniul calităţii, "audit" înseamnă înainte de toate audit financiar. La o primă vedere, auditul financiar şi auditul calităţii au puţine în comun, însă există puternice asemănări, mai curând din punct de vedere al principiilor, decât al aplicăriilor în practică.

1 2

ISO - International Organization for Standardization Sisteme de management al calităţii - Jeni TOMA, expert standardizare, Directia Publicaţii, ASRO

3

efectuarea şi documentarea lor) şi ale sistemelor de mediu.Vocabular. sistemul de management al calităţii este un program complex şi integrat de activităţi iniţiate de conducerea unei organizaţii în scopul implementării unei politici a calităţii şi a îndeplinirii cu succes a obiectivelor calitative propuse.  să se ofere organizaţiei auditate ocazia să-şi amelioreze propriul sistem de management al 3 Managementul şi asigurarea calităţii. Principii fundamentale şi vocabular”. În acest sens. efectuării auditurilor sistemelor de management ale calităţii (planificarea. ce reprezintă în fapt o revizie a standardelor anterioare în domeniu şi care acoperă toate aspectele privitoare la auditare. dintre cele ce urmează:  să se verifice în cadrul unei organizaţii dacă propriul sistem al calităţii funcţionează corect şi satisface în permanenţă exigenţele prescrise (conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calităţii cu exigenţele prescrise în standarde). auditori şi managementul unui program de audit. Standardul oferă îndrumări cu privire la principiile generale ale auditării interne şi externe. De fapt.  să se determine eficacitatea sistemului de management al calităţii în satisfacerea obiectivelor calitative prescrise.Capitolul 1. constatările acestuia fiind utilizate la evaluarea eficacităţii sistemului şi la identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire ale acestuia. care a înlocuit standardul ISO 8402:19953."Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/saude mediu". auditurile calităţii vor fi desfăşurate pentru atingerea unuia sau a mai multor obiective. prin identificarea domeniilor ce necesită acţiuni corective sau îmbunătăţiri.). se evaluează implementarea acestuia şi a eficacităţii lui. Concepte de bază în auditul calităţii Standardul SR EN ISO 9000:2001 – „Sisteme de management al calităţii. auditul calităţii nu este altceva decât un instrument de management prin care se urmăreşte confirmarea existenţei sistemului de management al calităţii. respectiv. 4 . conducerii programelor de audit. prevede ca evaluarea sistemului de management al calităţii (2. precum şi cu privire la competenţa auditorilor acestor sisteme. Auditarea sistemelor de management ale calităţii are la bază SR EN ISO 19011:2003 . să se realizeze prin intermediul auditului. În mod normal.8. Aceste linii directoare sunt suficient de generale pentru aplicarea sau adaptarea lor în diferite industrii şi organisme. măsura în care cerinţele sistemului de management al calităţii sunt îndeplinite.

Evaluarea implementării sistemului de management al calităţii implică o analiză a dovezilor obiective cu privire la activităţile curente. instrucţiuni de lucru. în cadrul relaţiilor contractuale. reprelucrări. reparaţii post-vânzare. ci şi frecvenţa cu care apar anumite probleme. Evaluarea conformităţii sistemului de management al calităţii presupune colectarea dovezilor obiective cu privire la: politica din domeniul calităţii. procedurile şi instrucţiunile utilizate. înregistrări.  să se verifice. Toate acestea câştigă în valoare în cazul în care sunt şi verificate (documentul este avizat în mod corect).. Evaluarea eficienţei sistemului de management al calităţii presupune stabilirea măsurii în care sistemul de management al calităţii este apt să-şi îndeplinească obiectivele.  concluziile şi constatările auditurilor interne şi ale auditurilor secundă parte (efectuate de clienţi): neconformităţi constatate. ale contractului şi/sau cerinţele legale. în vederea stabilirii unor relaţii contractuale cu acesta. Unul dintre rolurile importante ale unui auditor este şi acela de a intervieva personalul ce desfăşoară activităţi cu incidenţă asupra calităţii. Într-un asemenea audit. refuzuri. întârzieri sau anulări de livrări. a înregistrărilor unor activităţi trecute.  să se permită certificarea sistemului de management al calităţii organizaţiei auditate. dacă sistemul de management al calităţii furnizorului satisface în permanenţă exigenţele prescrise şi dacă acesta funcţionează corect. precum şi la procedurile scrise şi compararea lor cu cerinţele standardului aplicabil. pentru a stabili măsura în care acesta a înţeles sistemul de management al calităţii şi rolul acestuia. măsura în care el contribuie la obţinerea unui nivel calitativ superior prin prevenirea defectelor produselor/serviciilor şi la creşterea satisfacţiei clienţilor.. respectiv. modul de organizare.. rebuturi.  să se realizeze o evaluare iniţială a unui furnizor. resursele existente. politica şi obiectivele 5 . Dovezile obiective pot fi: specificaţii.  eşecuri în realizarea calităţii specificate: refuzuri. a atitudinii personalului şi stabilirea măsurii în care cerinţele sunt îndeplinite. plăţi în perioada de garanţie etc.calităţii.  eşecuri în satisfacţia clienţilor: reclamaţii. Evaluarea eficienţei este cea mai dificilă sarcină pentru un auditor. auditorul va urmări nu numai existenţa unor asemenea dovezi obiective. observaţii directe ale auditorilor sau chiar afirmaţii directe ale unor persoane avizate. acţiuni corective întreprinse etc.  modalitatea de atingere a obiectivelor propuse. termene de îndeplinire etc. costul pierderilor etc. şi se bazează pe următoarele tipuri de înregistrări:  şedinţe de analiză ale conducerii cu privire la sistemul de management al calităţii. precum şi trendul ce se înregistrează.

Auditurile pot fi declanşate cu o anumită regularitate sau cu ocazia unor modificări importante ale sistemului de management al calităţii. el trebuie să verifice importanţa care este acordată fiecărei probleme a calităţii şi perioadele de timp pentru care ele rămân nerezolvate.în domeniul calităţii. Desfăşurarea oricărui audit are însă ca scop final îmbunătăţirea performanţelor unei organizaţii şi tocmai de aceea. confidenţialitate şi discreţie. ţinând cont în 6 . integritate. informaţii şi instrucţiuni contradictorii etc. Unele audituri interne pot avea drept scop evaluarea efectului economic şi al eficienţei. astfel încât auditorii care lucrează independent să poată ajunge la aceleaşi concluzii. cu costuri cât mai reduse. De asemenea. nivel înalt al pierderilor ce putea fi evitat etc. inclusiv raportarea opiniilor divergente ivite între membrii echipei de audit şi a obstacolelor semnificative constatate în timpul auditului şi nerezolvate. Prin eficienţă se înţelege obţinerea unui raport optim între valoarea intrărilor şi cea a ieşirilor din proces. Auditorii îşi desfăşoară activitatea prin aplicarea următoarelor principii:  conducere etică. bazată pe un înalt profesionalism. ale proceselor. să nu fie părtinitori sau să se afle într-un conflict de interese.  competenţă şi maxim de atenţie profesională în desfăşurarea activităţii. Concluziile auditurilor pot fi folosite de către toţi factorii de decizie pentru ameliorarea funcţionării sistemelor în vederea atingerii obiectivelor fixate în cadrul politicilor lor generale. ca bază a imparţialităţii şi obiectivităţii concluziilor furnizate de către auditori. omise sau suprapuse. lipsa efectului putând lua una din următoarele forme: folosirea unor materiale superioare specificaţiilor. Auditorii trebuie să fie independenţi faţă de activitatea auditată. lipsa eficienţei putând fi ilustrată prin: proceduri neclare.  prezentare corectă a celor constatate. responsabilităţi neclare. Pentru a se îndeplini caracterul de proces independent şi sistematic. obţinerea unor produse cu caracteristici de calitate superioare. a intrărilor în proces. concluziile auditului trebuie să furnizeze conducerii informaţii suficiente şi relevante pentru atingerea acestui scop. principiul care guvernează desfăşurarea unui audit este principiul independenţei. Efectul economic se referă la utilizarea. precum şi utilizarea sistemului în rezolvarea problemelor şi în îmbunătăţirea calităţii. aşa cum este el definit. inutile scopului propus. produselor sau serviciilor unei organizaţii sau în urma unor acţiuni corective întreprinse. respectând cu exactitate adevărul. Concluziile şi constatările auditului trebuie să fie documentate pe bază de dovezi obiective (dovada este considerată baza raţională pentru obţinerea unor concluzii credibile şi reproductibile).

membru al echipei de audit. planificate pe parcursul unui anumit interval de timp şi desfăşurate cu un anumit scop. Această echipă poate primi în legătură cu subiectul auditat informaţii de la un expert tehnic. sub rezerva acceptării lor de către clientul auditat şi de către responsabilul de audit. procesul sau activitatea auditată. • un organism independent însărcinat cu efectuarea unui audit. Necesitatea efectuării unui audit este determinată de client.  clientul auditului este organizaţia sau persoana care are un drept reglementar sau contractual de a solicita un audit. Acest expert nu funcţionează însă ca un auditor. În funcţie de circumstanţe.  auditorul reprezintă persoana ce deţine competenţa necesară de a efectua un audit. farmaceutic. făcând apel la proprii auditori sau la o terţă parte. responsabilitatea generală va fi repartizată unui responsabil de audit – şeful echipei de audit.permanenţă de importanţa auditului şi de încrederea pe care clienţii le-au acordat-o. Una şi aceeaşi organizaţie poate stabili mai multe programe de audit.). Pentru înţelegerea corectă şi completă a procesului de audit. Indiferent de faptul că un audit este efectuat de o singură persoană sau de o echipă. în vederea certificării sistemului de management al calităţii al organizaţiei auditate. este necesară explicarea unor termeni cu care se operează în permanenţă în acest domeniu:  auditatul reprezintă organizaţia care este supusă procesului de audit. Clientul poate fi: • • • auditatul. care ţine cont de exigenţele prescrise sau de alte reglementări în vigoare. un organism independent mandatat să determine dacă sistemul de management al calităţii unor furnizori permite conducerea adecvată a produselor sau serviciilor aprovizionate (organisme de control alimentar. Modificările importante din cadrul gestiunii organizaţiei. echipa de audit poate fi alcătuită şi din auditori în curs de formare sau din observatori. a tehnicilor sau tehnologiilor care pot afecta sistemul de management al calităţii sau modificările survenite în sistem conduc la concluzia că auditurile precedente sunt exemple de 7 .  echipa de audit este alcătuită din unul sau mai mulţi auditori. din politica organismului. care doreşte ca propriul său sistem de management al calităţii să fie auditat în raport de o normă a acestuia.  programul de audit reprezintă un ansamblu de unul sau mai multe audituri. îndrumări de limbă sau de cultură). nuclear etc. un client ce doreşte auditarea sistemului de management al calităţii unui furnizor. pe baza cunoştinţelor şi a experienţei profesionale ale acestuia (cunoştinţe referitoare la organizaţie.

deciziile referitoare la elementele sistemului de management al calităţii.  criteriile de audit reprezintă setul de politici. Dovezile pot fi atât de natură cantitativă.circumstanţe ce trebuie luate în considerare pentru a decide frecvenţa auditurilor. 8 .  planul de audit este documentul ce descrie activităţile şi aranjamentele desfăşurate la faţa locului pentru un audit.  concluzia auditului reprezintă de fapt rezultatul întregului audit prezentat de echipa de audit.  domeniul auditului se referă la întinderea şi la limitele unui audit. declaraţii de fapte sau alte informaţii relevante pentru criteriile de audit şi care sunt verificabile. având la bază obiectivele auditului şi constatările înregistrate.  dovezile auditului sunt reprezentate de înregistrări. Aceste constatări pot semnala conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit. auditurile interne pot fi organizate la intervale regulate. pentru nevoile interne de gestiune sau pentru conducerea activităţii. Clientul ia.  constatările auditului reprezintă rezultatul evaluării dovezilor de audit. Domeniul de audit trebuie să furnizeze probe obiective şi suficiente pentru a demonstra funcţionarea eficientă a sistemului de management al calităţii organizaţiei auditate iar mijloacele angajate în audit trebuie să fie suficiente pentru a permite atingerea scopului şi a gradului dorit de profunzime al auditului. la zonele afectate şi la activităţile ce vor fi auditate. proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă în desfăşurarea unui audit. precum şi şansele de îmbunătăţire existente. în ultimă instanţă. cercetate în funcţie de criteriile ce stau la baza desfăşurării auditului. eliminarea şi prevenirea neconformităţilor. Aceste decizii le va lua împreună cu responsabilul de audit şi dacă este cazul. cât şi calitativă. inclusiv dovezile obiective pentru reducerea. cu organizaţia auditată ce va fi consultată în momentul determinării domeniului de audit. Normele sau documentele în funcţie de care trebuie să se conformeze sistemul de management al calităţii organizaţiei auditate sunt stabilite de client. Domeniul auditului şi gradul de profunzime sunt astfel stabilite încât să permită satisfacerea nevoii de informaţie a clientului. În interiorul unei organizaţii.

 cerinţele reglementate şi contractuale. trebuie să se acorde o atenţie maximă competenţei echipei de audit. natura şi de complexitatea organizaţiei ce va fi auditată. 9 .  auditorii să fie disponibili pentru a desfăşura auditurile programate. în vederea identificării şi furnizării acestora. în care trebuie acordată o atenţie sporită stabilirii responsabilităţilor şi competenţelor suplimentare necesare echipei de audit. Pentru a realiza o planificare şi o efectuare corectă a auditurilor. Prin aceste programe se urmăresc o serie de obiective. Înainte de începerea auditului se impune obţinerea acordului părţilor asupra tuturor acestor aspecte.  conducerea auditaţilor să fie notificată din timp cu privire la auditurile ce se vor desfăşura Programul de audit poate cuprinde unul sau mai multe audituri simple.  cerinţele sistemelui de management. În cazul unor audituri combinate (de calitate şi de mediu). în conformitate cu programul lor de audit). printre care:  fiecare element al sistemului să fie auditat în funcţie de importanţa lui. Întinderea unui program de audit este influenţată de o serie elemente printre care: o mărimea. comune sau combinate. în funcţie de mărimea.Capitolul 2.  intenţiile comerciale şi riscurile potenţiale pentru organizaţie. la fel ca şi în cazul auditurilor comune (desfăşurate de două sau mai multe organizaţii de auditare. natura şi complexitatea organizaţiei auditate.  auditorii să fie independenţi de personalul cu responsabilităţi în activităţile ce vor fi auditate.  cerinţele clienţilor sau nevoile altor părţi interesate. orice program de audit trebuie să aibă la bază anumite obiective. alocării de resurse suplimentare şi elaborării de proceduri adecvate. precum şi resursele necesare.  nevoile de evaluare a furnizorilor etc. Întocmirea şi conducerea unui program de audit Organizaţiile care decid să desfăşoare audituri ale calităţii trebuie să-şi întocmească şi să desfăşoare în mod eficient un program de audit prin care să planifice numărul şi tipul auditurilor ce se vor efectua. care se stabilesc în funcţie de:  priorităţile managementului. dar cel puţin dată pe an.

o limba utilizată. analizeze şi îmbunătăţească programul de audit prin identificarea oportunităţilor. precum şi cele necesare auditurilor şi să stabilească procedurile după care se vor efectua auditurile.  desemnarea echipei de audit. Realizarea unui program de audit necesită şi o serie de resurse.  realizarea şi menţinerea competenţei auditorilor şi îmbunătăţirea performanţelor acestora. o numărul.o modificări semnificative ale organizaţiei sau ale activităţii sale. similaritatea şi amplasarea o activităţilor ce se vor audita. conducerea activităţilor auditului şi înregistrarea concluziilor de audit. investite de conducerea de vârf a organizaţiei cu următoarele responsabilităţi:  să stabilească obiectivele şi întinderea programului de audit.  durata auditurilor. implementarea.  să asigure implementarea programului de audit. o domeniul. Programele de audit trebuie pot fi conduse de una sau de mai multe persoane responsabile.  să se asigure de menţinerea înregistrărilor programului de audit. în ansamblul său. reglementările existente. o standardele. probleme culturale şi sociale etc.  tehnicile de audit.  să stabilească responsabilităţile. obiectivele şi durata fiecărui audit care urmează a se efectua. cazare şi alte nevoi ale auditării. la identificarea cărora trebuie luate în considerare toate sursele generatoare de nevoi de resurse. cerinţele contractuale şi alte criterii de audit.  disponibilitatea auditorilor şi a experţilor tehnici de o anumită competenţă necesari  pentru realizarea obiectivelor unui anumit program de audit. şi anume:  dezvoltarea. o nevoia de acreditare/înregistrare/certificare. importanţa. să identifice şi să furnizeze resursele necesare programului. respectiv: evaluarea auditorilor.  să monitorizeze. complexitatea. o frecvenţa auditurilor planificate a se desfăşura. 10 . o rezultatele auditurilor anterioare sau analiza programului de audit anterior.  timpul de deplasare. conducerea şi îmbunătăţirea activităţilor de audit.

 selectarea echipelor de audit corespunzătoare. o asigurarea auditului de supraveghere.  efectuarea auditurilor de urmărire. logistică etc. o furnizarea resurselor necesare echipelor de audit.  menţinerea înregistrărilor programului de audit. Pentru alegerea auditorilor şi a şefilor echipei de audit. o stabilirea şi menţinerea unui proces de evaluare iniţială a auditorilor. conducerea programelor de audit trebuie să ia în considerare următorii factori:  tipul de normă a sistemului de management al calităţii în raport de care se va efectua auditul (norme referitoare la produse.  efectuarea auditurilor. o asigurarea efectuării auditurilor conform programului. în vederea garantării competenţei în misiunea încredinţată. o coordonarea şi programarea auditurilor şi ale altor activităţi ale programului de audit. echipamente nucleare ş. o asigurarea analizei şi aprobarea rapoartelor de audit şi distribuirea acestora către clientul auditului şi altor părţi specificate. responsabilii de program trebuie să stăpânească tehnicile de audit şi principiile generale ale auditului. Programul de audit necesită şi elaborarea numitor proceduri care trebuie să includă:  planificarea şi programarea auditurilor. o desemnarea echipelor de audit. să posede aptitudini de management şi de asemenea. o asigurarea controlului înregistrărilor activităţilor auditului. să fie cunoscători ai aspectelor tehnice şi economice relevante ale activităţilor ce se vor audita. să fie la curent cu competenţa cerută auditorilor. agro-alimentare. servicii.a. Implementarea unui program de audit se realizează prin desfăşurarea următoarelor activităţi: o comunicarea programului de audit părţilor interesate. asigurare.).  tipul de servicii sau produse şi reglementările asociate (sănătate. 11 .  monitorizarea performanţei programului de audit şi înbunătăţirea acestuia.  asigurarea competenţei auditorilor şi ale auditorilor şefi.Pentru îndeplinirea corectă a acestor responsabilităţi. de evaluare continuă a nevoilor de instruire şi de dezvoltare profesională continuă a auditorilor.).

Dacă este necesar.  aptitudinile de management ale acestei echipe. Aceste informaţii pot fi folosite în vederea ameliorării procesului de selectare a auditorilor şi a performanţelor acestora. Se recomandă ca factorii de conducere ai programelor de audit să evalueze în permanenţă prestaţiile auditorilor săi. aceeaşi operaţie fiind practic auditată în aceleaşi condiţii. o examinări ale rapoartelor de audit. cât şi prin alte mijloace adecvate. instruire Odată implementat. controlării şi păstrării în condiţii adecvate de securitate a unor înregistrări. este de dorit ca auditurile efectuate de diferiţi auditori să ajungă la concluzii asemănătoare. calificarea profesională sau competenţele dintr-un anumit domeniu tehnic.  absenţa conflictelor de interese. selectare echipă de audit. o evaluarea prestaţiilor.  competenţa lingvistică necesară. rapoarte de neconformitate şi rapoarte de acţiuni corective şi preventive. 12 . atât prin observarea auditurilor.  mărimea şi structura echipei de audit. cum ar fi:  înregistrări individuale de audit: planuri de audit. aceste informaţii pot fi puse şi la dispoziţia comitetelor de evaluare. precum şi în identificarea celor insuficiente. În acest sens. Demonstarea implementării unui program de audit se realizează prin intermediul menţinerii. rapoarte de audit.  alţi factori pertinenţi. o compararea performanţelor auditorilor. o schimbarea auditorilor între diferite echipe.  înregistrări ale personalului auditului: evaluare auditori. Aceste metode se referă la: o ateliere de formare a auditorilor.  rezultate ale analizei programului de audit. în vederea obţinerii unei omogenităţi între auditori. cerute de o disciplină particulară. Conducerea programelor de audit poate stabili şi metode de măsurare şi de comparare a performanţelor auditorilor.  competenţa necesară pentru desfăşurarea unui audit particular. desfăşurarea programului de audit trebuie monitorizată şi analizată în vederea evaluării măsurii în care acesta şi-a îndeplinit obiectivele şi pentru a se identifica oportunităţile de îmbunătăţire a lui.

 înregistrările auditurilor.  practici noi sau alternative de auditare. care cuprinde trei etape principale. a domeniului şi a criteriilor de audit. 2) Desfăşurarea auditului. definirea obiectivelor. Analiza programului de audit urmăreşte următoarele aspecte ale acestuia:  rezultatele şi tendinţele constatate prin intermediul monitorizării. a înregistrărilor.  timpul necesar încheierii acţiunilor corective impuse programului de audit. • pregătirea auditului la faţa locului care cuprinde planificarea activităţilor auditului. precum şi oportunităţi de îmbunătăţire ale acestuia. repartizarea sarcinilor în cadrul echipei de audit şi stabilirea datei de începere a auditului. standardelor etc. comunicarea în timpul 13 .Monitorizarea se bazează pe luarea în calcul a unor indicatori de performanţă care măsoară:  capacitatea echipelor de audit în implementarea planului de audit. Etapele de desfăşurare ale unui audit În desfăşurarea unui audit există trei faze distincte: 1) Pregătirea auditului. planificarea documentelor de lucru. vizita preliminară efectuată de şeful echipei de audit.  conformitatea cu programările de audit existente. • analiza documentelor presupune o analiză a documentelor relevante ale sistemului de management al calităţii. auditaţilor şi auditorilor.  feedback-ul clienţilor auditului. stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea acordului asupra scopului auditului. În urma analizei programului de audit se pot constata anumite neconformităţi ce impun acţiunile corective şi/sau preventive corespunzătoare. şi anume: • iniţierea auditului ce constă în: desemnarea şefului echipei de audit.  conformitatea cu procedurile. inclusiv determinarea gradului de conformitate ale acestora.  evoluţia nevoilor şi aşteptărilor părţilor interesate. determinarea fezabilităţii auditului. care constă în: şedinţa de deschidere. stabilirea echipei de audit. Capitolul 3..  consecvenţa dintre echipele de audit.

El trebuie să posede capacitatea şi experienţa necesară în materie de gestiune a auditului. documentarea constatărilor. fluent şi cu costuri reduse.  defineşte exigenţele misiunii auditului. documentele de lucru şi dă instrucţiuni echipei de audit. înainte de începerea auditului.  respectă exigenţele aplicabile auditului. dacă este acceptată. Principalele responsabilităţi ale şefului unei echipe de audit sunt următoarele:  analizează documentele referitoare la activitatea sistemului de management al calităţii existent pentru a determina dacă acestea sunt sau nu adecvate. În cazul unui audit comun. 3) Rezultatele auditului. care cade în responsabilitatea şefului echipei de audit. este desemnat auditorul şef. precum şi autoritatea corespunzătoare pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului. efectuarea auditurilor de urmărire. formează baza pentru contractul ce se va încheia între o organizaţie terţă şi organizaţia clientă. Pentru a se asigura un audit eficient. pregătirea concluziilor auditului şi şedinţa de închidere.  participă la alegerea celorlalţi membri ai echipei de audit. Demararea unui proces de audit impune desemnarea de către conducerea programului de audit a unui şef de echipă de audit (auditor şef). 14 . stabilirea rolului şi a responsabilităţilor ghizilor şi ale observatorilor. respectiv păstrarea documentelor şi finalizarea auditului. precum şi pe cele ale altor directive aplicabile. de îmbunătăţire şi a altor detaliilor (un audit nu poate fi considerat complet până ce acţiunile corective nu au fost verificate. Pentru că auditurile terţă parte implică din partea solicitanţilor plata unor taxe pentru activitatea prestată. este necesară o planificare a activităţii. colectarea şi verificarea informaţiilor.auditului prin intermediul şedinţelor echipei de audit. aprobarea şi distribuirea raportului de audit.  pregăteşte planul de audit. Aceste acţiuni nu sunt totuşi considerate ca parte a auditului decât în măsura în care ele sunt incluse în planul de audit). care să permită o evaluare demnă de încredere a organizaţiei. se impune acordul organizaţiilor auditate cu privire la responsabilităţile specifice fiecărei organizaţii. preventive.  pregăteşte auditul. investigaţii. Şeful echipei de audit poartă răspunderea pentru toate fazele auditului. care cuprind: • • • pregătirea. O dată ce contractele sunt semnate. există şi o fază iniţială care presupune o cerere de audit şi cotaţia pentru audit care. încheierea auditului. respectiv verificarea acţiunilor corective. în special cu privire la autoritatea şefului de echipă.

În cazul unui audit combinat. cerinţe contractuale. legile şi reglementările aplicabile. Orice modificăre a obiectivelor.  prezintă raportul de audit. astfel: 15 . cerinţe ale sistemelor de management. coduri de conducere ale sectoarelor etc.  stabileşte organismul auditor. împreună cu şeful echipei de audit. domeniului şi criteriilor de audit. reprezintă echipa de audit pe lângă conducerea auditatului.  declanşează procesul. domeniului şi criteriilor de audit să corespundă naturii acestui tip de audit. domeniului sau criteriilor de audit trebuie să aibă atât acordul auditatului. procedurile. cât şi pe cel al clientului. în conformitate cu procedurile programului de audit. activităţi şi procese ce vor fi auditate şi perioada efectuării auditului. defineşte obiectivele auditului.  identificarea zonelor de îmbunătăţire potenţială a sistemului etc.  raportează concluziile auditului în mod clar. de către clientul auditului respectiv.  primeşte raportul de audit. şeful echipei de audit trebuie să asigure ca definirea obiectivelor. unităţi organizatorice.  semnalează imediat auditatului neconformităţile critice. O altă activitate în cadrul acestei prime etape se referă la definirea.  semnalează toate obstacolele majore ivite în execuţia auditului.  evaluarea eficacităţii sistemului de management al calităţii în îndeplinirea cerinţelor specificate. Criteriile de audit includ: politicile aplicabile. domeniul şi criteriile în raport de care se va efectua auditul. Domeniul auditului se referă la întinderea şi limitele acestuia: amplasamente fizice. domeniului şi criteriilor auditului diferă la cele trei tipuri de audit.  evaluarea capabilităţii sistemului de management al calităţii în asigurarea conformităţii cu cerinţele reglementate sau contractuale. standardele. fără echivoc şi definitiv. Între obiectivele unui audit se pot înscrie următoarele:  determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului (sau al unor părţi ale acestuia) cu criteriile de audit. Stabilirea obiectivelor. Principalele responsabilităţi şi drepturi ale unui client de audit sunt următoarele:  decide dacă este necesar să se efectueze un audit. a obiectivelor.

disponibilităţile de cooperare ale auditatului. a unor nevoi specifice organizaţiei. În cazul neîntrunirii acestor condiţii de fezabilitate. . La determinarea fezabilităţii se analizează următoarele elemente: . auditul terţă parte pentru certificare va avea domeniul determinat de organizaţia auditată. Obiectivul va fi acela de evaluare a tuturor aspectelor sistemului de management al calităţii astfel ca auditatul să poată demonstra că desfăşoară activităţi eficiente (să-şi demonstreze capabilitatea) iar întinderea auditului (numărul de zile necesar pentru efectuarea acestuia) va depinde de domeniul de activitate şi de mărimea organizaţiei. în înţelegere cu organismul de certificare.  auditul la furnizor sau la subcontractant va avea domeniul şi obiectivele în funcţie de relaţiile de afaceri dintre cele două părţi. printre care: • • • echipa oferă posibilitatea de a divide munca. Stabilirea echipei de audit se realizează numai după întrunirea condiţiilor de fezabilitate a auditului. responsabilul programului de audit. Determinarea fezabilităţii auditului prezintă o deosebită importanţă pentru succesul unui audit. în funcţie de competenţa impusă membrilor echipei de către obiectivele auditului ce va avea loc.  auditurile interne trebuie să asigure acoperirea în timp util a tuturor elementelor sistemului de management al calităţii iar la planificarea lor se va stabili domeniul şi întinderea fiecărui audit. 16 . un anumit proiect. Responsabilitatea stabilirii domeniului auditului revine Departamentului de Asigurare a calităţii sau de aprovizionare al cumpărătorului. acesta trebuie să întrunească toate condiţiile impuse şi să-şi asume şi toate responsabilităţile unui şef al unei echipei de audit. În literatura de specialitate se consideră că este de preferat ca auditul să se efectueze de cel puţin doi auditori. . în ideea unei investigaţii cât mai eficiente. întrebările unuia dintre auditori întreţin ideile de investigaţie ale celuilalt etc. domeniul putând fi întreaga organizaţie. prezenţa a doi auditori oferă suport moral unul altuia.disponibilitatea resurselor necesare. trebuie să-i propună clientului auditului o alternativă la auditul solicitat. contract sau serviciu etc.Când auditul este efectuat de un singur auditor.existenţa unor informaţii suficiente şi adecvate necesare planificării auditului. la un moment dat. prin consultare cu auditatul. datorită mai multor considerente. Auditurile neplanificate (suplimentare) pot avea loc în cazul apariţiei.

Echipa este selectată astfel încât. Alături de acest criteriu. Atât clientul. ori de câte ori este posibil. trebuie verificată şi disponibilitatea acestora în perioada desfăşurării auditului. comportament anterior lipsit de etică etc. La stabilirea mărimii şi a componenţei echipei de audit se iau în considerare următoarele elemente:  obiectivele. (criterii care sunt utilizate mai mult pentru a stabili cotaţia iniţială de taxe). cât şi auditatul pot solicita înlocuirea anumitor membri ai echipei de audit în cazul existenţei unor motive rezonabile referitoare la neîndeplinirea de către auditorii respectiv a principiilor de bază ce le guvernează activitatea: profesionalism.). o organizaţie având între 500 şi 600 de angajaţi. Cele mai multe dintre organismele de certificare au propriul lor ghid privitor la stabilirea mărimii echipei de audit. prezentarea corectă a faptelor şi aplicarea diligenţei şi discernământului în auditare (situaţii de conflict de interese.  cerinţele organismului de acreditare/certificare. auditată în conformitate cu ISO 9001 va necesita aproximativ 8-10 zile/persoană. prin consultare cu clientul auditului şi cu auditatul.  independenţa auditorilor faţă de activităţile ce vor fi auditate. în timp ce o organizaţie având în jur de 50 de angajaţi va necesita de la 1 la 5 zile/persoană.  capacitatea membrilor de a conlucra în cadrul echipei şi cu auditatul. fie cu sprijinul  unui expert tehnic. împreună cu şeful echipei de audit.  competenţa echipei ce va desfăşura auditul (identificarea cunoştinţelor şi  aptitudinilor necesare pentru realizarea obiectivelor auditului). conducere etică. domeniul. Ca o indicaţie generală.  limba folosită pe parcursul auditului şi înţelegerea caracteristicilor sociale şi culturale ale auditatului fie în mod direct de către membrii echipei de audit. criteriile şi durata estimată a auditului.Resurselor umane şi materiale necesare desfăşurării unui audit sunt identificate de către responsabilul programului de audit. În cazul în care prezenţa unor specialişti în cadrul echipei de audit este absolut necesară. care va acţiona sub conducerea unui auditor. printre care: mărimea fizică şi localizarea organizaţiei. să se folosească auditori care sunt familiarizaţi cu ramura în care acţionează organizaţia respectivă. Aceste motive trebuie aduse la cunoştinţa 17 . mărimea unei echipe de audit este influenţată şi de o serie de alţi factori. bazat pe numărul de angajaţi al organizaţiei care solicită auditarea. complexitatea operaţiilor etc.

 să fie atent la toate indicaţiile furnizate de probe şi care pot influenţa concluziile auditului sau care. eventual.a le garanta confidenţialitatea.  să consemneze observaţiile. disponibile. înţelese şi utilizate de către întregul personal aflat în sectorul auditat?  toate documentele şi alte informaţii utilizate pentru descrierea sistemului de management al calităţii sunt adecvate pentru atingerea obiectivelor calitative prescrise?  să verifice eficacitatea acţiunilor corective ce decurg din constatările auditului (la cererea clientului). în limitele codului de conduită.  să raporteze concluziile auditului.  să cooperaze cu şeful echipei de audit şi să-l sprijine în îndeplinirea sarcinilor.conducerii programelor de audit şi a şefilor echipei de audit în vederea înlocuirii auditorilor în cauză.  să se menţină.  să pregătească şi să îndeplinească cu eficienţă sarcinile încredinţate.a le prezenta la cerere. .  să furnizeze probe obiective. 18 .  să adune şi să analizeze probe pertinente şi suficiente. în toate circumstanţele.  să acţioneze în limitele stabilite de obiectivele auditului. necesită o completare la audit. documentele şi alte informaţii referitoare la sistemul de management al calităţii sunt cunoscute.  să comunice şi să clarifice aceste exigenţe. Una dintre caracteristicile de bază ale activităţii unui auditor este imparţialitatea iar toate persoanele şi organsimele implicate într-un audit trebuie să respecte independenţa şi probitatea auditorilor. Principalele responsabilităţi ale membrilor unei echipe de audit sunt următoarele:  să se conformeze exigenţelor aplicabile auditului. necesare concluziilor referitoare la sistemul de management al calităţii.  să fie capabili să răspundă unor întrebări de genul:  procedurile.  să păstreze în siguranţă documentele auditului pentru: .

din rândul personalului său. să se realizeze aranjamentele pentru audit. modul de organizare. la cererea auditorilor. sursa cea mai uzuală de informaţii fiind manualul calităţii. pentru satisfacerea obiectivelor calitative. să se stabilească un acord referitor la persoanele ce vor însoţi echipa de audit (observatori şi/sau ghizi). Şeful echipei de audit trebuie să cunoască activităţile organizaţiei ce se va audita. politicile şi procedurile. responsabilii cu însoţirea membrilor echipei de audit. desemnează. Stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea informaţiilor necesare reprezintă o altă activitate a fazei de pregătire a auditului.Auditul calităţii nu conduce la un transfer de responsabilitate a personalului implicat în obţinerea calităţii spre auditori şi nici la o extindere a câmpului de funcţii ale calităţii peste necesar. la instalaţii şi la toate elementele necesare. stabileşte şi iniţiază acţiunile corective ce derivă din raportul de audit. poate avea un caracter mai mai sau mai puţin oficial. precum şi prin culegerea de informaţii directe prin intermediul unei vizite preliminare la sediul organizaţiei ce va fi auditată (vizită de preaudit). Şeful echipei de audit se va asigura ca pe parcursul acestei vizite să întâlnească cât mai mulţi reprezentanţi din punctele cheie ale conducerii şi să petreacă cea mai mare parte a timpului cu angajaţii direct din domeniul calităţii. să fie oferite informaţii în legătură cu componenţa echipei de audit şi cu programarea propusă. Aceste informaţii vor fi completate cu documente suplimentare. De aici decurg şi principalele responsabilităţi ale auditatului. să se determine regulile specifice de siguranţă ale activităţilor. cooperează cu auditorii în vederea atingerii obiectivelor auditului. să se solicite acces la documentele şi la înregistrările relevante. Acest contact. 19 . Scopurile acestui prim contact sunt următoarele: • • • • • • să fie stabilite canalele de comunicaţie. asigură accesul. care sunt următoarele: • • • • • • informează personalul asupra obiectivelor şi începerii auditului. care se realizează de către responsabilii cu conducerea programului de audit sau de către şeful echipei de audit. pune la dispoziţia echipei de audit toate mijloacele necesare pentru asigurarea unei bune desfăşurări a auditului.

a şedinţei de deschidere şi de închidere. aşa cum sunt prezentate în organigrama organizaţiei. instrucţiuni de lucru ). dacă este posibil. indiferent dacă unele dintre acestea se află în afara scopului urmărit. complexe sau aflate pe arii geografice mari. b) fluxul produselor şi localizarea etapelor ce se desfăşoară în fiecare secţie. proceduri operaţionale. a şedinţelor de echipă. 7) să fie verificate şi înţelese mai bine o serie de informaţii obţinute prin analiza documentaţiei. c) să se identifice ariile de riscuri potenţiale care pot necesita îmbrăcăminte de protecţie şi să clarifice dacă organizaţia o furnizează. 5) să se ia acordul asupra unor facilităţi ce trebuie create: o cameră pentru echipa de auditori. copiator etc. să se clarifice responsabilităţile acestuia. precum şi liniile de autoritate. dar mai ales în cazul unor organizaţii foarte mari. raportarea neconformităţilor şi a categoriilor lor şi posibilele recomandări ce pot fi făcute. cu scopul de a înţelege: a) dispunerea generală a organizaţiei. în funcţie de specificul activităţii ). 6) să se discute despre gama de produse a organizaţiei. pauzele de masă etc. autorităţile şi interfeţele. şi să se testeze posibilitatea de a avea o copie a documentaţiei cheie (manualul de calitate. acces la computer sau maşina de scris. 8) să facă un tur al organizaţiei. telefon.Vizita de preaudit este utilă atât pentru obţinerea unor informaţii suplimentare celor din documentele sistemului. mărimea relativă şi localizarea geografică şi să obţină planul general. d) să se identifice orice arie/tehnologie care poate necesita un auditor specialist. Obiectivele principale ale acestei vizite preliminare sunt: 1) să fie identificat Directorul general. 2) să se explice modalitatea de desfăşurare a auditului. 20 . 4) să se explice necesitatea şi rolul ghizilor şi al experţilor tehnici. 3) să se pună bazele unor relaţii de încredere între auditor şi auditat. e) să se identifice dacă sunt necesare zone de trecere de securitate sau spaţii de sterilizare ( evident. 9) să se clarifice orele normale de lucru. 10) să clarifice dacă există sindicate la nivelul organizaţiei şi dacă acestea au fost informate despre desfăşurarea auditului şi despre scopul acestuia. şi să finalizeze aranjamentele necesare pentru ca echipa de audit să poată lua masa de prânz în interiorul organizaţiei.

necesar atât echipei de audit. Pe parcursul acestei vizite nu trebuie făcută nici o remarcă privitoare la succesul sau insuccesul evaluării viitoare sau sugerate metode alternative. Analiza documentelor trebuie să stabilească dacă: • • • toate aspectele standardelor alese sunt înţelese în mod adecvat. atunci practic nu există punct de plecare în desfăşurarea unui audit pe teren. În acest caz. Paragraful 4.Uneori. proceduri sau modificări de documentaţie. în conformitate cu cerinţele prezentului standard internaţional”. rapoarte anterioare de audit etc. natura şi complexitatea organizaţiei. presupune practic două etape: o analiză de birou. Pregătirea auditului la faţa locului presupune elaborarea unui plan de audit care să permită programarea şi coordonarea tuturor activităţilor auditului. precum şi de obiectivele şi domeniul auditului. să implementeze şi să menţină un sistem de management al calităţii şi să-i îmbunătăţească continuu eficacitatea. Dacă documentaţia este incompletă sau neadecvată cu cerinţele standardului. de vreme ce există posibilitatea ca firma să întreprindă acţiunile corective înainte ca documentele să fie înainate. când sunt evaluate anumite activităţi selectate privind conformitatea cu procedurile descrise în documentaţia sistemului de management al calităţii şi cu standardul aplicabil. care se efectuează anterior desfăşurării auditului la faţa locului. 21 . auditorul şef trebuie să se asigure că documentele de bază există şi să identifice orice omisiune evidentă. documentaţia este suficientă pentru scopul propus. Documentaţia poate include documente şi înregistrări relevante ale sistemului de management al calităţii. De aici şi necesitatea ca cerinţele acestui standard să fie înţelese înainte ca auditul să înceapă. să documenteze. Alte audituri necesită ca documentele să fie înaintate la sediul organismului de certificare. vizitele preliminare sunt folosite de către unele organisme de certificare pentru a efectua o analiză completă a documentaţiei la faţa locului iar în acest caz. care este o cerinţă standard. dar şi auditatului şi clientului auditului respectiv.. în scopul determinării conformităţii sistemului cu criteriile de audit şi o analiză pe parcursul auditului propriu-zis. şi care constă într-o evaluare a conţinutului documentaţiei în raport cu cerinţele standardului aplicabil. Analiza trebuie să ţină cont de mărimea. Analiza documentaţiei.1 din SR EN ISO 9001: 2001 specifică faptul că „o organizaţie trebuie să stabilească. sunt incluse toate ariile organizaţiei. şeful echipei de audit trebuie să-şi pregătescă înaintea efectuării acestei vizite o listă de verificări.

al accesării fişierelor din computer. rolurile şi responsabilităţile acestora. Pregătirea planului de audit reprezintă una dintre responsabilităţile şefului echipei de audit şi el trebuie înaintat auditatului cu aproximativ 6-8 săptămâni înaintea începerii auditului. De asemenea. pornind de la un proiect finalizat. auditat şi client. înaintea începerii propriu-zise a auditului şi vor trebui rezolvate. al primirii răspunsurilor de la cei intervievaţi. identificarea personalului cu responsabilităţi importante şi directe în zonele ce vor fi auditate. activităţile fiind urmărite în succesiunea lor normală. precum şi referenţialul folosit. precum şi procesele de auditat. audituri interne şi externe etc. şeful echipei de audit trebuie să confirme scopul standardului(lor) ce va fi utilizat. al aşteptărilor. astfel încât acesta să-şi poată exercita dreptul de a solicita modificări ale planului propus. pentru a asigura că obiectivele fundamentale ale auditului sunt atinse. începând cu primirea unui contract. responsabilităţile membrilor echipei şi să rezolve problemele legate de transport şi decazare. de comun acord. manualul calităţii. Planificarea unui audit este necesară pentru a decide scopul şi obiectivele auditului. Un aspect important este acela al planificării timpului necesar fiecărui domeniu. se ţine cont de domeniile şi numărul locurilor de vizitat şi de complexitatea organizaţiei. Numai după ce planul va fi aprobat de client. a înregistrărilor. O altă abordare poate fi aceea a selectării unui domeniu de activitate dintr-un plan sau dintr-un proiect. domeniul de audit. Dacă organizaţia auditată are de făcut obiecţii la vreunul dintre elementele planului de audit. standardele urmărite etc.Tot acum se stabileşte şi strategia de audit.). acestea vor trebui aduse imediat la cunoştinţa auditorului şef. Planul va trebui să cuprindă următoarele date: • • • • • • obiectivele auditului. el va fi comunicat auditorilor şi organizaţiei auditate. între şeful echipei de audit. 22 . precum şi ale persoanelor însoţitoare. sau în ordine inversă. al deplasării între diversele zone ale organizaţiei.). De asemenea. Planul va trebui să fie logic şi îndeajuns de flexibil pentru a permite modificări în domeniul auditului ce se impun pe parcursul derulării activităţilor de audit la faţa locului şi de asemenea. inclusiv unităţile organizatorice şi funcţionale. criteriile de audit şi identificarea documentelor de referinţă (de exemplu: normele sistemului de calitate aplicabile. identitatea membrilor echipei de audit. Gradul de detaliere a planului depinde de domeniul şi de complexitatea auditului (detaliile se pot referi la: audituri iniţiale şi ulterioare. întreruperilor etc. ţinând cont de timpul necesar pentru examinarea documentaţiei.

subiectele raportului de audit (metode de gradare a neconformităţilor) format. şeful echipei de audit trebuie să se asigure că în intervalul de timp prevăzut vor fi verificate toate ariile cheie ale organizaţiei şi toate elementele prevăzute în standarde. Detaliile particulare ale planului de audit vor fi comunicate organizaţiei auditate pe parcursul derulării auditului. Repartizarea sarcinilor echipei de audit cade în responsabilitatea şefului echipei de audit. în cazul în care dezvăluirea lor prematură ar putea compromite obţinerea de probe obiective. Când întocmeşte planul de audit. calendarul întâlnirilor cu conducerea organizaţiei auditate. utilizarea eficientă a resurselor şi. lista cu repartizarea raportului de audit. şeful echipei de audit trebuie să specifice metodele de comunicare cu auditatul. amplasamente. auditorilor în formare şi experţilor tehnici. alocarea resurselor adecvate zonelor critice ale auditului (aranjamente logistice: deplasare. 23 . competenţă. acolo unde este diferită de limba auditorului şi/sau a auditatului. dar numai cu aprobarea clientului şi cu acordul organizaţiei auditate. Pe parcursul auditului. de asemenea. prin consultare cu membrii echipei. domenii sau activităţi ale sistemului de management al calităţii. şeful echipei de audit poate aduce modificări ale misiunii auditorilor şi ale planului de audit. stabileşte responsabilităţile pentru auditarea anumitor procese. şeful echipei de audit trebuie să prezinte clientului şi organizaţiei auditate motivele. În cazul unui audit comun. să ţină cont de rolurile şi responsabilităţile auditorilor. funcţii. data începerii şi durata prevăzută pentru fiecare activitate principală a auditului. Repartizarea sarcinilor în cadrul unei echipe de audit trebuie să aibă la bază îndeplinirea cerinţelor referitoare la independenţa auditorilor. Acesta. facilităţi la faţa locului etc. Dacă obiectivele nu pot fi atinse. dacă se consideră necesare pentru o mai bună îndeplinire a obiectivelor auditului. exigenţele în materie de confidenţialitate. structură şi data estimată a difuzării şi distribuirii acestuia.• • • • • • • • limba în care se va desfăşura auditul. modul de efectuare a auditului. data şi locul unde va avea loc auditul. precum şi cel al pregătirii şi distribuirii raportului de audit.).

se pot impune anumite modificări ale sarcinilor specifice diferiţilor auditori. înregistrări ale întâlnirilor etc. Astfel. În baza sarcinilor primite. Documentele necesare pentru uşurarea investigaţiilor auditorilor. conţinutul documentelor. Pregătirea documentelor de lucru. de exemplu se poate constata că o altă parte a organizaţiei a auditat recent furnizorul/contractorul ce tocmai urmează a fi auditat. selectarea acestora fiind. Eşantionul de audit trebuie astfel selectat încât să se obţină informaţii care să ofere o imagine cât mai clară asupra managementului calităţii în organizaţie şi a efecienţei acestuia. Listele de verificare sunt elaborate de fiecare auditor şi cuprind întrebările şi punctele ce trebuie verificate. Documentele de lucru trebuie păstrate până la încheierea auditului iar apoi trebuie păstrate sau distruse. cât şi pentru a emite o judecată de valoare referitoare la concordanţa cu cerinţele stipulate în standarde. având la bază stipulaţiile din instrucţiunile procedurale. auditul presupune o examinare a unui eşantion de activităţi sau de dovezi. standardele sau ghidurile aplicabile. în vederea realizării obiectivelor lui. constatări ale auditului. În cazul în care se impune dezvăluirea conţinutului unui document de audit. 24 . pentru consemnarea celor constatate şi a concluziilor pot fi: • • • • liste de verificare utilizate pentru evaluarea fiecărui element al sistemului calităţii. în conformitate cu procedurile programului de audit şi cu cerinţele de reglementare şi contractuale existente. Listele de verificare sunt instrumente de mare ajutor pentru un auditor atât pe parcursul planificării auditului. o problemă majoră. de aceea. Cu excepţia cazurilor prevăzute de lege. a auditatului. Fiind imposibilă o evaluare completă a unei organizaţii. planuri de eşantionare ale auditului. acest fapt trebuie adus cât mai curând posibil la cunoştinţa clientului şi a auditatului.Timpul petrecut cu planificarea şi cu selectarea faptelor înaintea auditului este esenţial.). de comun acord între părţile participante. al raportului de audit şi toate informaţiile relevate cu ocazia unui audit sunt confidenţiale şi nu pot fi dezvăluite altei părţi fără aprobarea clientului şi în unele cazuri. Pe parcursul desfăşurării unui audit. separat pentru fiecare compartiment sau domeniu de auditat. când atenţia lui este concentrată asupra informaţiilor pe care le urmăreşte din diferitele zone ale organizaţiei. formulare pentru consemnarea concluziilor pe baza observaţiilor auditului. membrii unei echipe de audit analizează aceste informaţii şi pregătesc documentele de lucru necesare. formulare pentru consemnarea informaţiilor (dovezi de susţinere.

care limitează contribuţia lor la investigaţia în cauză.presupune auditarea procedurilor relevante. • şedinţele interimare de echipă . se confirmă canalele de comunicare şi facilităţile solicitate. la locul şi cu angajaţii implicaţi în aplicarea procedurilor respective. făcută.are loc cu factorii de conducere din organizaţie responsabili pentru funcţiile sau procesele ce vor fi auditate. gata să desfăşoare auditul. • colectarea dovezilor . Având la bază cerinţele standardului. ele sunt însă limitate de termenii privind responsabilităţile aferente şi de alte detalii. Desfăşurarea auditului Presupunând că şeful echipei de audit a desfăşurat toate activităţile legate de planificarea auditului. se realizează o analiză a planului de audit. Capitolul 4. echipa de audit poate sosi la organizaţia solicitantă. pericolul apartiţiei stereotipiei la unii auditori. Desfăşurarea auditului secundă parte şi terţă parte poate cuprinde următoarele etape: • şedinţa de deschidere . transformate în întrebări. Are loc o colectare a unor dovezi obiective.Principalele forme sub care pot fi întâlnite listele de verificare sunt următoarele: • liste de verificare sub forma criteriilor principale din standardul aplicabil şi de aceea. prin observare şi prin inspectarea înregistrărilor. 25 . pe cât este posibil. acest tip de liste este limitat în utilizare. aceasta va fi utilizată însă numai ca un „aide memoire” pe parcursul desfăşurării auditului şi nu va trebui urmărită automat la fiecare interviu. Cu toate că sunt foarte folositoare în pregătirea noului personal sau a auditorilor. Dezavantajul acestor liste constă în posibilitatea folosirii lor repetate şi de aici.în cadrul acestora are loc informarea la zi organizaţiei asupra constatărilor înregistrate. prin chestionarea angajaţilor. • liste standard de verificare care sunt realizate pe baza auditurilor anterioare. În cadrul ei este explicat şi confirmat scopul auditului. sunt discutate standardele urmărite şi se fac toate aranjamentele necesare. acestea mai pot fi numite liste de criterii. • liste de verificare sub forma unor scheme logice care oferă indicii asupra stadiilor sau localizării execuţiei diverselor operaţii. Indiferent de forma listei de verificare.

De asemenea. prin date. Raportul de audit. 26 . are drept scop confirmarea oficială a informaţiilor comunicate în şedinţa de încheiere. a clientul auditului şi a membrilor echipei de audit (numele şi titlurile şefului echipei de audit. constatărilor şi concluziilor auditului (cu referinţe complete asupra documentelor ce definesc sistemul de management al calităţii sau asupra contractelor semnificative pentru audit). Raportul de audit este pregătit sub direcţia şefului echipei de audit. ale auditorilor şi calificarea lor ca auditori).în cadrul acesteia îi sunt prezentate verbal Directorului general al organizaţiei cele mai semnificative constatări şi se fac recomandările necesare. organizaţia decide formatul raportului de audit şi poate alege doar să completeze lista de verificare. Forma şi conţinutul raportului de audit rămân la latitudinea auditorului.• redactarea neconformităţilor . sunt rezolvate toate neînţelegerile şi se stabileşte perioada necesară de îndeplinire a acţiunilor corective impuse. criteriilor. urmând o serie de activităţi. pentru o viitoare trasabilitate. printre care.  datele şi locurile unde au fost efectuate activităţile de audit la faţa locului.  zonele neacoperite din domeniul auditului. în funcţie de gradul lor de gravitate. care va reflecta cu fidelitate spiritul şi conţinutul auditului. în conformitate cu planul de audit. însă el va cuprinde următoarele elemente:  identificare unică. cea mai importantă este completarea raportului de audit. are loc pregătirea şedinţei de închidere şi a formularelor de acţiuni corective. care este responsabil pentru caracterul precis şi complet al acestuia.  identificarea organizaţiei auditate. Auditul nu se încheie însă odată cu şedinţa de închidere. domeniului.  rapoartele de neconformitate.  evaluare clară şi precisă a obiectivelor. Pentru auditurile interne. eventual planul de audit.se realizează pe baza dovezilor obiective constatate şi prin încadrarea acestora în diferitele categorii de neconformităţi existente. notele de neconformităţi şi un rezumat.  confirmarea că obiectivele auditului au fost îndeplinite în cadrul domeniului. Totodată. • şedinţa de închidere .

datat şi semnat de şeful echipei de audit. Transmiterea raportului de audit se va face numai către Directorul general al organizaţiei auditate. care trebuie protejate. De asemenea.  planuri ale acţiunilor ulterioare convenite. deoarece poate conţine informaţii confidenţiale. se pot prezenta recomandări de  îmbunătăţire. Raportul de audit este analizat. cu aprecierile echipei de audit asupra gradului de conformitate cu cerinţele şi asupra eficienţiei sistemului de management al calităţii în îndeplinirea activităţii şi a obiectivelor calităţii). difuzarea raportului de audit trebuie să se realizeze în perioada de timp convenită. cu confirmare de primire. dacă raportul este pregătit pentru un client. de genul proprietăţii industriale. putând fi semnat şi de un membru din conducerea clientului sau a organizaţiei (în funcţie de procedurile programului de audit). scrisoarea însoţitoare va descrie procedurile necesare pentru implementarea şi verificarea acţiunilor corective. Rapoartele celor mai multe organisme de certificare trebuie să fie semnate şi de un membru din conducerea organizaţiei auditate.  opiniile divergente nerezolvate între echipa de audit şi auditat. ei nu sunt obligaţi să-l ofere celor auditaţi. iar dacă aceasta nu este posibilă. raportul de audit trebuie să conţină o declaraţie privind confidenţialitatea conţinutului şi o listă de distribuire a lui. În acest caz. În nici un caz el nu poate fi transmis unei alte părţi fără acordul auditatului şi al clientului. concluziile şi recomandările (declaraţia sumară. el va trebui analizat de conducerea acestuia. Raportul de audit este proprietatea clientului sau a auditorului şi dacă nu există o înţelegere contractuală. numele persoanelor contactate în timpul auditului. Auditul se consideră încheiat când raportul de audit este remis clientului şi tocmai de aceea. Documentele auditului (înregistrările complete ale auditului) trebuie păstrate sau distruse 27 . Înainte de a fi transmis organizaţiei auditate. trebuind să rămână confidenţial. În cazul auditurilor terţă parte. trebuie comunicate clientului motivele de întârziere şi convenită o dată revizuită pentru difuzare. este prezentat un sumar al auditului. raportul va cuprinde şi un sumar al acţiunilor corective recomandate sau asupra cărora s-a căzut de acord.  dacă este specificat în obiectivele auditului.  lista cu numele şi funcţiile celor ce au participat la şedinţa de deschidere şi de  închidere şi uneori.

L. Piscom S. Piscom S.Auditori : Lucian Popescu şi Valentin Dobre .” . cu documentele susţinătoare. Înregistrările complete ale auditului se referă la următoarele documente:  raportul de audit.Date: audit : 14-16 Octombrie 2010 raport: 23 Octombrie 2010 Acord Rezultatele conţinute în acest raport sunt acceptate ca fiind corecte şi precise. precum şi în conformitate cu reglementările contractuale şi legale în vigoare.  corespondenţa înainte şi după audit. Recomandările făcute indică modificări necesare ale sistemului de management al calităţii în cadrul organizaţiei S. organizaţie auditată şi auditoare.potrivit acordului dintre client. RAPORT DE AUDIT AL CALITĂŢII .  calificarea auditorilor.  monitorizarea acţiunilor corective.  listele de verificare şi notiţele cu observaţii. astfel ca activităţile auditate să satisfacă cerinţele ISO 9001.R. În situaţii oficiale.L.  programul din care face parte auditul şi planul auditului în cauză.C.. durata de păstrare este de 20 de ani.R.C.Organizaţia “S. în conformitate cu procedurile programului de audit. 28 .

Aceasta a dus la desfăşurarea unui audit între 14-16 Octombrie 2010... h) Refuzuri/concesii/acţiuni corective.... d) Tratamente termice..Semnătură Organizaţia S.L.. a apărut necesitatea auditării sistemului de management al calităţii la organizaţia S.. 2.......C..R... e) Testarea presiunii. Piscom S. Tehnică de audit Auditul a comparat practicile organizaţiei cu sistemul de management al calităţii prescris în Manualul calităţii organizaţiei S....L.R. f) Laborator..R.. care a fost examinat anterior de către. 29 . c) Galvanizare.. privitor la inspecţia şi certificarea sistemelor hidraulice produse.şi organizaţia S.C. : Auditori: Lucian Popescu şi Valentin Dobre 1. Pe parcursul auditului au fost investigate mostre ale următoarelor activităţi: a) Structura organizatorică.. e) Departamentul Proiectare/Tehnic.C.. Piscom S.. f) Montarea accesoriilor.R. practicile şi înregistrările: a) Preparare...C..L. şi acceptat.. b) Biroul Desfaceri..Depozite şi locuri de stocare. Introducere Având la bază termenii acordului încheiat între organizaţia.. Piscom S. g) Inspecţie interfazică şi finală. b) Extrudere. j) 10. La următoarele activităţi au fost verificate instrucţiunile. i) Componente ale produselor.. g) Proceduri de calibrare... c) Aprovizionare... (inclusiv documentaţia adiacentă)... Piscom S... d) Planificarea producţiei. la intervale specificate.L.

Neconformităţile 1-7 trebuie rezolvate satisfăcător. El va investiga acţiunile corective la sfărşitul lunii Noiembrie 2010 şi va raporta constatările organizaţiei S. 30 ..C.C. c) Neconformităţi : Pe parcursul auditului au fost notate 7 neconformităţi ale sistemului de management al calităţii. are unele scăpări faţă de cerinţele SR ISO 9001:2006. Limitare de responsabilităţi Atâta timp cât auditul s-a bazat pe eşantionare. Piscom S. d) Concluzii şi recomandări Rezultatele auditului au demonstrat că sistemul de management al calităţii organizaţiei S. Piscom S. Ataşăm copii ale acestora. absenţa unor comentarii asupra oricărei părţi a sistemului de management al calităţii nu implică automat concordanţa deplină a acestuia cu cerinţele existente. b) Urmărire S-a căzut de acord ca neconformităţile să fie urmărite de D-nul P.h) Ambalare şi livrare. Plan de audit a) Audit : A fost desfăşurat în perioada 14-16 Octombrie 2010.L.L.R. 4. Au fost numerotate de la 1 la 7. astfel încât organizaţia X să merite reînnoirea înregistrării cu data de 1 Ianuarie 2011. 5. 3.R. Limite ale auditului Auditul a investigat numai acele activităţi descrise în Manualul calităţii.

31 . rezultatele proceselor (produse. servicii). termenul de audit este utilizat în sensul de examinare a calităţii produselor. În domeniul managementului calităţii. procesele intreprinderii. serviciilor. proceselor unei intreprinderi sau a sistemului calităţii în ansamblu.CONCLUZII Auditurile calităţii reprezintă examinări "sistematice" ale activităţilor şi rezultatele acestora. Prin auditurile calităţii se evaluează: sistemul calităţii mtreprinderii in ansamblu sau elemente ale acestuia. fiind planificate şi programate în funcţie de natura şi importanţa activităţilor respective. referitoare la calitate.

Scopul principal al auditului calităţii este de a evalua acţiunile corective necesare pentru eliminarea deficienţelor şi posibilitatile de îmbunătăţire a sistemului calităţii intreprinderii. O intreprindere poate hotărî efectuarea unor audituri periodice pentru a stabili dacă produsele în curs de fabricaţie.). Bucureşti. precum şi pentru furnizarea resurselor pentru desfasurarea eficace si eficienta a acestora în cadrul intervalului de timp specificat. Managmentul calităţii. Un program de audit include de asemenea toate activităţile necesare pentru planificarea şi organizarea tipurilor şi numarului de audituri. corespund cerinţelor specificate (în standarde sau în alte documente normative) şi pentru a evalua în ce masura procesele sunt ţinute sub control. proceduri. natura şi complexitatea organizatiei care urmeaza a fi auditata.1993. ISO 9000 Quality System Auditing. Marti M. Les Editions d’Organisations. OID.. Bucureşti 1999. Paris. Ciobanu E. Auditul Calităţii. manualul calităţii. instrucţiuni. Grren D. 2. BIBLIOGRAFIE 1. Ed. Aceste audituri pot avea o diversitate de obiective si pot de asemenea sa includă audituri comune sau combinate. sau cele noi. 5. 6. 1977. specificaţii tehnice etc. ASE. Mills D. Tehnici şi Instrumente. Ed.Constantinescu D. ICM. 3. SR ISO 9000:2001 „Sisteme de management al calităţii.. 7. Managmentul calităţii. ed.. Chapman & Hall. 1995. Audit Qualité.. Principii fundamentale şi vocabular” 32 . Gower Publishing Group.Această evaluare se realizează în raport cu "dispozitiile prestabilite (standardele aplicabile. a produselor şi serviciilor pe care le oferă. pentru a stabili în ce măsură ele sunt respectate. A II-a revizuită şi adaugită. 4. Olaru M. Olaru M. Quality Auditing . Bucureşti 1999. Un program de audit poate include unul sau mai multe audituri in funcţie de mărimea. Economică. 1986 . a proceselor sale.

9002 and ISO 9003. Generic guidelines for the appliction of ISO 9001. 10. 11. Qality Management and Quality Assurance Standards Part2. SR EN ISO 19011:2003 ."Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/saude mediu". productie monaj şi service. Managementl calităţii şi elemente ale sistemului calităţii partea I ghid. SR EN ISO 9004-1:1998. ISO 9000-2:1997. Sistemele calităţii model pentruasigurarea calităţii în proiectare.8. 9. SR EN ISO 9001:1995. 33 . dezvoltare.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful