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Revisin de tcnicas de arquitectura de informacin

Rodrigo Ronda Len Resumen: Se abordan algunas tcnicas de arquitectura de informacin usadas por el profesional de la informacin en el proceso de diseo de productos electrnicos. Categora: Organizacin y Recuperacin de Informacin

1. Introduccin
Durante las dos ltimas dcadas la arquitectura de informacin se ha ganado un lugar en los planes de estudio de las carreras relacionadas con las Ciencias de la Informacin, as como en los eventos donde se abordan temas relacionados con el diseo de software. Aunque esta disciplina est siendo conocida y explotada en este perodo, considero que la llamada arquitectura de informacin deviene de un proceso evolutivo que pasa por las bsicas tareas que realiza un bibliotecario tradicional; las etapas del anlisis de sistema y las distintas gestiones que se realizan en las labores del profesional de la informacin. La arquitectura de la informacin se convierte as en una nueva disciplina devenida de anteriores - bien conocidas en las Ciencias de la Informacin - y que se adapta a los nuevos requerimientos del entorno, como son: el acelerado crecimiento informativo, la evolucin del hardware y la creciente necesidad que tienen las personas de informacin organizada y precisa. Para apoyar esto, y basndome principalmente en criterios empricos, en este trabajo se describen una serie de tcnicas de arquitectura de informacin, muchas de ellas llevadas a cabo histricamente en los procesos relacionados con las Ciencias de la Informacin. En este trabajo no se pretende establecer una metodologa para la produccin de software, sino ampliar estas metodologas con tareas y tcnicas que aportarn mayor calidad al producto electrnico. A continuacin se enumeran las distintas tcnicas agrupadas segn sus principales caractersticas.

Tcnicas de interaccin con el usuario: Reunin, entrevista y encuesta, diseo de escenarios y diseo participativo.

Tcnicas de interaccin con el contexto: Evaluacin de productos similares y Anlisis de la Competencia.

Tcnicas matemticas (co-ocurrencia): Organizacin de tarjetas (card sorting) y Anlisis de Secuencia.

Tcnicas de representacin de informacin: Diagramacin, representacin de etiquetas y Prototipado (creacin de maquetas).

2. Tcnicas de interaccin con el usuario


Tcnicas mediante las que se obtiene informacin relacionada con los usuarios del producto final. Esta informacin constituye la base para lograr un diseo centrado en el usuario, sobre la que sustentar las posteriores etapas de produccin.

2.1. Reunin

Encuentros que se hacen durante diferentes etapas del proceso de produccin. Se aconseja realizarlas con un moderador, o un representante de las partes implicadas (los productores y los usuarios del producto).

2.2. Entrevista y encuesta


Contactos personalizados con usuarios, ya sea de manera oral o escrita. Con cada una se obtiene informacin que puede ser analizada de manera cualitativa o cuantitativa.

Figura 1: Usuaria completando un cuestionario.

2.3. Diseo de escenarios


Es la aplicacin de encuestas a usuarios donde se les solicita que definan el orden de las acciones que realizan para lograr algn objetivo especfico, con la finalidad de poderlo representar metafricamente en el producto electrnico. El objetivo de esta tcnica es obtener las secuencias lgicas definidas directamente por los usuarios. Sirve, igualmente, para crear las metforas funcionales y visuales que se incluirn en el producto. La forma de recoger los datos de cada escenario es a travs de una plantilla que se entrega al usuario, al que se pide que complete los siguientes datos:

Usuario (nombre, apellidos, tipo de usuario). Nombre del proceso a describir. Orden y descripcin de acciones a realizar. Acciones alternativas.

Ejemplo: Un usuario que quiere obtener una informacin en la secretara: primero, averigua el horario de trabajo de la secretara; segundo, se dirige al local; tercero, solicita el servicio; y cuarto, espera el tiempo necesario para que la secretaria le prepare la informacin que solicit. De esta informacin se puede deducir la importancia que tiene la informacin del horario en el sitio web y la digitalizacin de las principales informaciones que ofrece la secretara.

Tambin se deduce que antes de ofrecer los servicios de la secretara, se debe poner el horario, por si algn usuario desea obtener otro servicio no disponible en formato digital.

2.4. Diseo participativo


Se realiza una reunin entre los productores y una muestra de usuarios potenciales del producto final. El principal objetivo de este encuentro es que los usuarios participen en el diseo del producto. Para ello se le muestra a los usuarios la informacin recogida de sus necesidades y se exponen las ideas bsicas que tienen los productores de lo que ser el producto final. Posteriormente se les solicita a los usuarios que planteen sus criterios y que aporten todas las ideas, anhelos y necesidades que tengan del producto. Para esta reunin es importante que exista un moderador que medie entre todas las partes implicadas. Tambin se puede usar la tcnica de la tormenta de ideas (brainstorming) para solucionar algn conflicto de diseo. Los elementos que se aconsejan en esta reunin son: una mesa redonda (para mantener un concepto de igualdad entre todos los implicados), una pizarra (para hacer anotaciones de inters general), y no ms de 10 personas.

Figura 2: Diseo participativo

3. Tcnicas de interaccin con el contexto


Son las tcnicas que buscan informacin de productos similares o productos que le hacen competencia al que estamos realizando. El objetivo principal de esta tcnica es conocer qu cualidades tienen los productos similares o de la competencia, para poderlos mejorar y superar; o qu dificultades tienen estos productos revisados, para no repetirlas en el nuestro, dndole solucin y obteniendo una ventaja competitiva.

3.1. Evaluacin de productos similares


Se hace necesaria la revisin de productos similares al que vamos a realizar, similitud que puede estar sustentada en aspectos de contenido, diseo o programacin.

Para realizar esta tarea es importante tener claros los objetivos del producto, que deben haber sido determinados en las primeras etapas del ciclo de desarrollo. Con estos objetivos claros, se localizan productos que cumplan objetivos similares o que tengan semejanzas al nuestro. Luego se definen qu indicadores sern evaluados sobre los mismos. Ejemplos de indicadores pueden ser: niveles de navegacin, mantenimiento de la imagen de diseo en todo el producto, buena funcionabilidad, etc. Finalmente se evalan estos indicadores en cada producto escogido y se tabulan los resultados para una mejor comprensin de los mismos.

3.2. Anlisis de la competencia


Lo que diferencia esta tcnica de la anterior es el enfoque, es decir, el punto de vista con el que se aborda la tcnica, as como la amplitud del anlisis. El anlisis de la competencia no comprende solamente a los productos sino tambin a las instituciones. Por ejemplo, entre la competencia pueden existir instituciones que no tengan productos como el que vamos a realizar, y es importante conocer la razn de esto, porque la competencia puede haber fracasado en un proyecto similar y es conveniente conocer las razones para que a nosotros no nos ocurra lo mismo.

4. Tcnicas matemticas (coocurrencia)


Consiste en la aplicacin del anlisis de coocurrencia para cuantificar resultados y hacer precisa la toma de decisiones. Con la aplicacin de estas tcnicas se logran definir grupos y crear secuencias que se correspondan con el modelo mental de los usuarios.

4.1. Organizacin de tarjetas (card sorting)


Tiene como objetivo definir grupos de elementos. En esta tcnica se confeccionan un grupo de tarjetas que contengan, cada una, un trmino que haya salido del estudio de usuario y del contexto, con la descripcin del trmino.

Figura 3: Modelo de una tarjeta Cada tarjeta debe tener una numeracin que ser invisible al usuario, con el objetivo de que el arquitecto pueda organizarlas posteriormente. Se le entregan las tarjetas a una muestra representativa de los usuarios y se les pide que las organicen segn su criterio.

Figura 4: Usuaria realizando una prueba de card sorting. Se observa el desempeo del usuario organizando las tarjetas, al mismo tiempo que se evala: Cul es la tarjeta o el grupo de mayor dificultad? Qu trmino no se comprende? Qu preguntas hace el usuario?, etc. El anlisis cuantitativo se hace aplicando la coocurrencia, para el que se puede usar el software EZSort introduciendo los datos de cada grupo de tarjetas generados por cada participante de la prueba. El software genera una tabla de coocurrencia y un dendograma interactivo. Analizando el dendograma podemos ver cul es la cercana de los trminos y qu relaciones de agrupacin son las ms relevantes. Esta informacin nos ayudar para la propuesta de una organizacin de contenidos comprensible para el usuario final. Aclaracin: EZSort (EZCalc y Usort) es un software desarrollado por IBM, pero desde hace tiempo ya no es actualizado ni se puede descargar desde el sitio web de IBM. Sin embargo an es posible conseguirlo en la siguiente URL: http://www.tripledogs.com/ibm-usability/

Figura 5: Tabla de coocurrencia generada por el software EZSort

Figura 6: Dendograma generado por el software EZSort

4.2. Anlisis de Secuencia


Es una tcnica muy similar a la de Organizacin de Tarjetas (Card Sorting). La diferencia radica en que los resultados tienen otro objetivo: formar una secuencia de elementos para ser usada en el producto, como por ejemplo la secuencia de trminos de una barra de navegacin o de un men deplegable, o de un listado de productos a vender, etc. Los detalles sobre la tcnica de "Anlisis de Secuencia" estn descritos en Ronda Len y Mesa Rbade (2005). En dicho artculo adems se propone el uso de una hoja de datos confeccionada en Excel que facilita la aplicacin de esta tcnica.

5. Tcnicas de representacin de informacin


Son las tcnicas que contribuyen a concretar las propuestas de diseo establecidas por los productores de manera abstracta. Consiste en la creacin de modelos y prototipos de lo que debe ser el producto final. Los modelos nos facilitan la retroalimentacin de los criterios y

necesidades de los usuarios en cuanto a las soluciones de diseo del producto. Este grupo de tcnicas se realizan a partir de la informacin que se obtiene de las tcnicas anteriores.

5.1. Diagramacin, bocetado


Consiste en la realizacin de diagramas que concreten las propuestas de diseo realizadas por los arquitectos de informacin. Estos diagramas ayudan tanto a las personas implicadas en la produccin como a los usuarios. Se usan con el objetivo de que todas las personas conozcan y comprendan cmo ser la estructura y funcionamiento del producto a realizar.

Figura 7: Creacin de diagramas Se aconsejan tres tipos de diagramas:

Los que describen la estructura organizacional del producto: Cul ser el esquema de organizacin general que tendr el producto. Estos esquemas debern ser lo ms cercanos posible al modelo mental de sus usuarios.

Los que describen el funcionamiento del producto: Cmo va a funcionar el producto en cuanto a la navegacin e interaccin. En este tipo de diagrama se definen los tipos de navegacin que tendr el producto.

Los que describen la organizacin visual, la presentacin de los elementos de la interfaz: Qu orden tendrn los elementos incorporados en cada pantalla o pgina. Este orden se establece segn la lgica organizacional de los usuarios del producto.

Segn la prctica, los diagramas se hacen manuscritos o en computadora, usando diferentes aplicaciones software para su realizacin. La diagramacin deviene del anlisis de sistema y como tal existen diferentes notaciones para la misma.

5.2. Representacin de etiquetas


Esta tcnica est estrechamente relacionada con la diagramacin, hasta el punto de que es posible mezclar ambas. Se basa en la representacin de las etiquetas obtenidas durante el proceso de Etiquetado (los textos que se usarn en los ttulos, subttulos, hipervnculos del producto, eslogan, metadatos de los recursos, etc.) los cuales se representan en cada uno de los diagramas realizados, con el objetivo de que se observen los trminos en el contexto de uso. El etiquetado conlleva una labor previa ms extensa. Al representar las etiquetas se logran eliminar errores como, por ejemplo, que al definir una etiqueta durante el proceso de produccin sea cambiada una vez est ubicada en el producto terminado, porque siempre se analiz de manera aislada y no en su contexto de uso.

Figura 8: Ejemplo de un diagrama con la representacin del etiquetado.

5.3. Prototipado, maqueta


Se simula el producto a travs de prototipos (maquetas). Generalmente se realiza como una propuesta de lo que ser el resultado final, pero sin acabado de diseo o programacin, lo que se llamara "en blanco y negro". Para la realizacin de los prototipos se pueden usar aplicaciones software ms simples que la que vamos a usar para programar el producto final. Por ejemplo, si vamos a hacer un sitio web con Dreamweaver (Macromedia) se puede usar el PowerPoint de Microsoft para hacer un prototipo. O si vamos a crear una aplicacin multimedia interactiva en CD-ROM con Director (Macromedia) podramos usar el Neobook o el Multimedia Builder para el prototipo.

Estos prototipos tienen que tener relacin directa con los diagramas realizados anteriormente y con la representacin de las etiquetas. Las maquetas son evaluadas por los usuarios y los productores de manera que se puedan detectar los errores en la concepcin del producto y as establecer un proceso cclico de evaluacin y solucin de problemas, hasta llegar a una propuesta ms acertada del producto final.

6. Conclusiones
Es importante sealar que la interrelacin que se establecen entre estas tcnicas genera una consecutividad en cuanto al aporte de informacin entre ellas. La primera aporta a la segunda, la segunda a la tercera y as sucesivamente, logrndose una relacin de concatenacin entre todas.

Figura 9: Interrelacin entre las tcnicas descritas La labor del arquitecto de informacin dentro del proceso de produccin de un software est siendo cada vez ms clara. Estas tcnicas nos confirman la necesidad que existe de organizar la informacin y plantear modelos de la misma que logren productos electrnicos ms usables. Existen numerosas herramientas dentro de las Ciencias de la Informacin / Documentacin que pueden ser adaptadas perfectamente al proceso de produccin de sitios web o aplicaciones multimedia. La aplicacin de tcnicas para la organizacin y representacin de la informacin nos permitir lograr productos con mayor calidad y, por consiguiente, una mayor satisfaccin del usuario final.

7. Bibliografa
Garret, J.J. (2002). Un vocabulario visual para describir arquitectura de informacin y diseo de interaccin. Traduccin: Javier Velazco (marzo 2002). Disponible en: http://www.jjg.net/ia/visvocab/spanish.html Hassan Montero, Y.; Martn Fernndez, F.J.; Hassan Montero, D.; Martn Rodrguez, O. (2004). Arquitectura de la Informacin en los entornos virtuales de aprendizaje: Aplicacin

de la tcnica de Card Sorting y anlisis cuantitativo de los resultados. En: El Profesional de la Informacin, 2004, marzo-abril, v. 13, n. 2, pp. 93-99. Disponible en: http://www.nosolousabilidad.com/hassan/cardsorting.pdf Maurer, D. y Warfel, T. (2004). Card sorting: a definitive guide. En Boxes and Arrows. Abril 2004. Disponible en: http://www.boxesandarrows.com/archives/card_sorting_a_definitive_guide.php Robertson, J. (2001). Information design using card sorting. Febrero de 2001. Disponible en: http://www.steptwo.com.au/papers/cardsorting/ Ronda Len, R. (2005). La Arquitectura de Informacin y las Ciencias de la Informacin. En No Solo Usabilidad, n 4, mayo de 2005. Disponible en: http://www.nosolousabilidad.com/articulos/ai_cc_informacion.htm Ronda Len, R. (2005). Productos electrnicos: principios y pautas. Editorial Flix Varela, La Habana, 2005 Ronda Len, R. y Mesa Rbade, Y. (2005). Anlisis de Secuencia: una herramienta para la Arquitectura de Informacin. En: No Solo Usabilidad, n 4, julio de 2005. Disponible en: http://www.nosolousabilidad.com/articulos/analisis_secuencia.htm Rosenfeld, L. y Morville, P. (1998). Information Architecture for the Wold Wide Web. Cambridge: OReilly, 1998