You are on page 1of 14

Minicursus MS Project

pagina 1 van 14

Projectmanagement

Minicursus MS Project
In een boek over projectmanagement wordt natuurlijk ook aandacht besteed aan plannen. In hoofdstuk 4 is dit al uitgebreid aan de orde gekomen. Een belangrijk hulpmiddel hierbij kan een planningsprogramma zijn. Zeker als vaker grotere projecten moeten worden gepland, is een planningsprogramma onmisbaar. Naast het plannen van activiteiten in de tijd kunnen met deze software ook de kosten van een project worden bewaakt. In paragraaf 4.8 is een korte inleiding gegeven over planningssoftware. Het is aan te bevelen deze voorafgaand aan de oefeningen in dit hoofdstuk door te lezen. Dit hoofdstuk bevat een computerpracticum en geeft een inleiding in het gebruik van MS Project. Het is voor een enigszins ervaren computergebruiker als zelfstandig practicum uit te voeren. De opdrachten worden aangegeven met een opsommingsteken (zwart rondje). In de volgende praktische opdrachten is gebruikgemaakt van de Nederlandse versie van het programma MS Project. Er is getracht een beschrijving te geven onafhankelijk van de versie van het programma. Het programma is ook in het Engels beschikbaar. Op de cd kunt u een lijstje vinden met vertalingen van de Nederlandse termen naar het Engels. 1 MS Project In figuur 1 ziet u een voorbeeld van een planning die met MS Project is gemaakt.

Figuur 1 Voorbeeld van een Gantt-Diagram Het rechterdeel van figuur 1 toont een ‘Gantt-diagram’, genoemd naar de bedenker ervan. Deze planningstechniek wordt ook wel Bar Chart of (in het Nederlands) stroken- of balkenplanning genoemd. De lengte van de balkjes zijn een maat voor de duur van de taak, terwijl de pijltjes de voorafgaande taak of taken aangeven. Taken kunnen inspringen en vormen zo groepen. Zo vallen de taken 2 t/m 6 onder de groep ‘Voorbereiding’. De getallen 1 t/m 20 uit de eerste kolom links in het plaatje vormen een uniek identificatienummer van een taak. In de kolom met de titel ‘Taaknaam’ vindt u een korte omschrijving van de taak. De kolom ‘Duur’ geeft de doorlooptijd van de taak gemeten in werkdagen aan, terwijl de kolom ‘Voorafgaande taak’ de identificatienummers bevat van onmiddellijke voorgangers van een taak. Dit zijn de taken die moeten zijn afgerond voordat men met deze taak kan beginnen. De taak ‘Bespreken PVA’ van regel 4 kan pas plaatsvinden als voorafgaande taak 2 ‘Maken PVA’ gereed is. Soms heeft een taak verschillende voorafgaande taken Er zijn nog (veel) meer kolommen, die we nu niet verder beschrijven.

© Roel Grit, Wolters-Noordhoff. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk, ISBN 90 01 347037

na uitvoering van de opdrachten zal blijken dat dit meevalt. Probeer deze drie mogelijkheden uit en herstel nadien de koppelingen weer.mpp. Dit kan op verschillende manieren: • Voer het identificatienummer van de voorafgaande taak in bij elke taak van figuur 1. • Sla uw planning op onder de naam Taken1. • Maak een rondleiding door het programma via de ‘Help’. • Als eerste door in de kolom met voorgangers het identificatienummer van de voorganger te verwijderen.b. • Bekijk alle menu’s en probeer er zelf achter te komen wat de functie ervan is. 3 Invoeren van taken Het is eenvoudig taken in te voeren via de kolom taken in bovenstaande voorbeeldplanning. In het begin lijkt alles vrij ingewikkeld. Voer een activiteit ‘Afsluiten project’ onder aan de planning toe die 1 dag duurt: Tik daartoe in de kolom ‘1 day’. • Voer nu van de eerster 19 taken uit figuur 1 de kolommen ‘Taaknaam’ en ‘Duur’ in MS Project in. • • [figuur 2] gebruikt worden om taken te linken. • • • 6 • • 7 • Een tweede mogelijkheid is om beide de taken te selecteren m. 4 Koppelen van taken Taken hebben vaak een volgorde. © Roel Grit. Voeg tussen de taken 13 en 14 uit Figuur 1 de taak ‘Testen software’ in. Naar het Engels wordt dit ook wel ‘linken’ genoemd. • Probeer via het maken van een kleine. zelfbedachte planning de mogelijkheden van het programma uit. Zorg ervoor. U creëert hiermee een zogenoemde link (taakafhankelijkheid) tussen de taken. Verwijder de taak ‘Testen software’ uit de vorige opdracht weer (hiermee willen we overigens niet suggereren dat het testen van software niet nuttig zou zijn). • Probeer te achterhalen wat de icoontjes boven aan het scherm doen (de muis er even stil boven houden geeft informatie). Wolters-Noordhoff. Een muur kan pas gemetseld worden als de metselspecie is gemaakt. Tussenvoegen van een taak Een van de methoden om een taak tussen te voegen is via de Inserttoets op uw toetsenbord.v. Als u enige tijd met MS Project hebt gewerkt. Het is niet de bedoeling u een knoppencursus te geven.Minicursus MS Project pagina 2 van 14 Projectmanagement 2 Uitproberen MS Project De bedoeling van deze minicursus is dat u zoveel mogelijk zelf ontdekt in het programma MS Project. Het ‘maken van metselspecie’ is de ‘Voorafgaande taak’ van het ‘metselen van de muur’. ISBN 90 01 347037 . Ook kan de linkbutton Probeer alle drie methoden uit. Eventueel kunt u als voorbeeld een opdracht uit hoofdstuk 4 van dit boek gebruiken. 5 Ontkoppelen van taken Als u twee taken ten onrechte hebt gekoppeld. Hierin kunt u via zelfstudie de belangrijkste zaken uitvinden. • U kunt dit ook doen door op het rechter schermdeel een taak met de muis te slepen naar zijn opvolger: MS Project maakt dan automatisch een link tussen de taken. door deze taak te linken. Veel functies van het programma zijn te benaderen door op de juiste plaats op het scherm te dubbelklikken of de rechter muisknop te gebruiken. Bij het plannen moeten taken daarom gekoppeld worden. dat dit de allerlaatste taak van de planning wordt. kunt u ze ontkoppelen. Verwijderen van een taak Met behulp van de Deletetoets kunt u een taak verwijderen. zal u opvallen dat sommige functies op wel vier manieren kunnen worden uitgevoerd. • Start MS Project. Een derde mogelijkheid (er zijn er nog meer) is heel precies op een link te dubbelklikken en op de dan verschenen Deletebutton te klikken. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. Meestal opent zich een scherm met details van het aangeklikte object. ctrl-muisklik en vervolgens de unlinkbutton [figuur 3] te gebruiken om de link te verbreken.

U kunt een taak eenvoudig binnen beeld brengen door de functie ‘Naar de geselecteerde taak gaan’ • Zoek een taak die buiten beeld valt en gebruik deze functie. worden taken die bij elkaar horen gegroepeerd. [figuur 4] te gebruiken. De Taakgegevens met de details van de taak komen beschikbaar.en uitzoomen via de vergrootglasicoontjes • Probeer deze functie. MS Project noemt dit een samenvattingstaak. 11 Wijzigen van de Taakgegevens • Dubbelklik op de omschrijving van een taak.mpp. Dit kunt u doen door op de juiste plek een nieuwe taak met de juiste naam in te voegen (Invoegen nieuwe taak). ISBN 90 01 347037 . (Inspringen) Met de + en – toets kunt u een samenvattingstaak inklappen en uitklappen. ‘In. uitvoering en afhandeling). [figuur 6] U kunt ook in.Minicursus MS Project pagina 3 van 14 Projectmanagement 8 De functie ‘Naar de geselecteerde taak gaan’ Soms valt de taak die u wilt wijzigen buiten het rechtergedeelte van het planningsscherm. Gebruik hiervoor de button met het teken ? (rechtsboven) zodat de muisaanwijzer in een vraagteken verandert. gebruikt u de zoomfunctie (‘Beeld’. ‘Uitvoering’ en ‘Afhandeling’ in figuur 1. Probeer dit. 9 De functie Inzoomen Als de planning te breed voor het scherm wordt of van het scherm afloopt. Zie bijvoorbeeld de taken ‘Voorbereiding’.en uitzoomen’. Figuur 5De zoomfunctie • Probeer deze functie. 10 Groeperen van taken Om een planning overzichtelijk te houden en te structureren. Selecteer vervolgens alle onderliggende deeltaken van de groep (slepen met de muis) en laat deze met het groene pijltje naar rechts uit de menubalk • • [figuur 7] inspringen. Sla uw planning op onder de naam Groepen2. ‘Het gehele project’) om de balkenplanning netjes door MS Project op het scherm te laten plaatsten. Ook kunt u de Helpbutton linksonder gebruiken. Wolters-Noordhoff. Zorg ervoor dat u alle elementen van de Taakgegevens begrijpt. • Groepeer de taken (bijvoorbeeld: voorbereiding. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. © Roel Grit. Wijs hiermee het object aan waarvan u iets wilt weten en klik.

mpp. Plaats deze onder aan uw planning. Genoemde activiteit zal in dat geval vanaf maandagochtend 10 kalenderdagen later klaar zijn. maar nu met een duur van 10 verstreken dagen (10 vdagen). 14 Wijzigen startdatum van het project • Via de menukeuze ‘Projectgegevens’ kan de startdatum van een project worden gewijzigd. Een betere term is wellicht kalendertijd. Kijk naar het verschil in lengte van de balkjes. de volgende week vrijdag om 17.Minicursus MS Project pagina 4 van 14 Projectmanagement Figuur 8 Taakgegevens 12 De duur van een taak • Bedenk een nieuwe taak met een duur van 10 dagen. 13 Gebruik van de functies Ongedaan maken en Opnieuw Indien u tijdens het invoeren van gegevens een fout maakt.00 uur zijn voltooid. Hoewel verstreken tijd suggereert dat deze in het verleden ligt. Wolters-Noordhoff. kan verstreken tijd ook in de toekomst liggen. Als MS Project staat ingesteld op een 5-daagse werkweek. • Probeer deze functie. Zet de startdatum van het project op de datum van vandaag over 1 maand. zal een taak met een duur van 10 dagen en die op maandagochtend start. • Met de functie Opnieuw kan de functie Ongedaan maken worden teruggedraaid. • Sla uw planning op onder de naam Duur3. © Roel Grit. Duur (tijdens werktijd) min = minuten uur = uren dag = dagen week = weken Verstreken tijd (kalendertijd) vmin = verstreken minuten vuur = verstreken uren vdag = verstreken dagen vwk = verstreken weken Opmerking Duur is de benodigde tijd gemeten in werktijd. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. Bedenk nog een nieuwe taak.00 uur. kunt u die met de functie Ongedaan maken herstellen. Probeer dit. ISBN 90 01 347037 . Dit is woensdagmiddag om 17. Verstreken tijd is de doorlooptijd gemeten in kalenderdagen.

Bedenk voor alle personen hoeveel procent van hun tijd ze voor het project beschikbaar zijn. Verder kunt u de kosten per gebruik aangeven (Cost/Use).Minicursus MS Project pagina 5 van 14 Projectmanagement 15 Invoeren resources in MS Project Bij een planning moeten mensen de activiteiten uitvoeren en worden middelen verbruikt of gebruikt. Bij Eenheden kunt u aangeven welk percentage deze medewerker aan deze taak werkt. Koppelen resources aan taken 16 Figuur 10 Resources invoeren • Koppel de resources aan de taken via de ‘Taakgegevens’ (dubbelklikken op een taak) en vervolgens het tabblad ‘Resources’. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. U kunt via de kolom Type aangeven of het gaat om Materiaal dat verbruikt wordt of Werk dat moet worden uitgevoerd. Mensen en middelen samen worden resources (letterlijk: hulpbronnen) genoemd. U kunt hierbij denken aan voorrijkosten die een loodgieter berekend. U zult dit vaak moeten verlagen omdat © Roel Grit. Door een uurprijs of een prijs per gebruik aan een resource toe te kennen kunnen de kosten van een project worden berekend. of het gebruik van een betonmolen op een bouwproject. • U krijgt dan de volgende tabel waar u resources kunt definiëren: Figuur 9 Invoeren resources • • • • • • Bedenk minimaal zes namen van personen die de planning moeten uitvoeren. Er wordt standaard van uitgegaan dat de resource voor zijn volledige beschikbaarheid aan de taak meewerkt. Voer deze resourcegegevens in MS Project via het Resource blad. Niet allemaal 100% nemen. Bedenk voor elke resource een standaard uurtarief en een overurentarief. • Open het ‘Resource blad’ via het menu ‘Beeld’. Naast deze kosten per gebruik kunnen tevens kosten per uur worden berekend. ISBN 90 01 347037 . Voor sommige taken zullen meer dan één personen worden ingeschakeld. Wolters-Noordhoff.

Dit is in het algemeen niet het geval: iemand zal ook andere werkzaamheden verrichten naast de taak. Denk er dus over na hoeveel uren een medewerker werkelijk aan een taak besteedt en voer dit bij de taakgegevens in. Leg het verschil uit. © Roel Grit. 17 Invoeren afgehandelde taken De voortgang van een planning kan ook met MS Project worden bijgehouden. • Sla uw planning op onder de naam Kolom5.v. • Dubbelklik op een taak en voer bij het veld ‘Percentage voltooid’ de waarde 100% in.mpp Opmerking Als de eenheden in figuur 10 steeds op 100% worden ingesteld. Kijk wat er is gebeurd met het kritieke pad! • Zet het beeld weer terug op het normale ‘Gantt-diagram’. Probeer dit bij een wat langere taak. • Via de View ‘Vergelijkend Gantt-diagram’ kunt u de voortgang zien. • Vul voor een tweetal andere taken een lager percentage dan 100% in. Kijk ook naar het kritieke pad. • Zorg er via de ‘Taakgegevens’ voor dat het vakje ‘Op basis van hoeveelheid werk’ is aangevinkt. Kijk wat de duur van de taak is. percentages ook rechtstreeks uren invoeren bijvoorbeeld 6 uur. ISBN 90 01 347037 . Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. Merk op dat voltooide taken niet (meer) op het kritieke pad liggen. Als u genoemde 100% ongewijzigd laat staan. Varieer dit: laat de taken door een wisselend aantal personen uitvoeren en laat ze zeker niet allemaal 100% aan een taak werken. Sla uw planning op onder de naam: Resources4. • Maak de kolom ‘Einddatum’ onzichtbaar. 22 Invoeren Terugkerende taak Met MS Project kunt u bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering met het projectteam in één keer invoeren. Dit heet plannen ‘Op basis van hoeveelheid werk’. rekent MS project zelf uit dat iemand 25% (namelijk 6 uur van 24 uur) aan het project werkt. Als een taak in dat geval 3 werkdagen (3 x 8 = 24 uur) duurt. • Zoek een taak waar slechts één persoon aan werkt. Tip: U kunt hier i.p. Bekijk deze. Dubbelklik op de omschrijving van de taak zodat de ‘Taakgegevens’ zichtbaar worden en wijzig de ‘Type beperking’ van ‘Zo snel mogelijk’ in ‘Zo laat mogelijk’. • Sluit het venster ‘Taakgegevens ‘ af en kijk naar de duur van de taak. Wat is er gebeurd? • Doe hetzelfde maar nu met het vakje ‘Op basis van hoeveelheid werk’ niet aangevinkt. Zorg dat alle taken zijn toegekend aan personen. • Voeg een tweede persoon aan de taak toe. 19 Permanent tonen van het kritieke pad • Het kritieke pad kan eenvoudig permanent worden getoond via de ‘Wizard Gantt-diagram’ (het toverstokje).Minicursus MS Project pagina 6 van 14 Projectmanagement • • u ook graag wilt dat hij aan andere taken werkt. 20 Plannen ‘Op basis van hoeveelheid werk’ Sommige taken kan men versnellen door er extra mensen aan te laten werken. 18 Invoeren ‘Type beperking’ van een taak • Zoek (of maak) een nog niet voltooide taak waar aan het eind speling voorkomt. Ook kunnen kolommen worden toegevoegd. In het geval van de taak ‘Interviews’ zal iemand tijdens een doorlooptijd van 5 dagen misschien slechts 4 uur (= 10%) werken aan de taak. Doe dit. • Open de menukeuze ‘Terugkerende taak’.mpp. zal de het project overeenkomstig duurder worden. Wolters-Noordhoff. u loopt dan het risico dat MS Project – rekening houdend met de beschikbaarheid van de medewerker – de taak langer laat duren of de medewerker als overbelast markeert. betekent dit dat iemand gedurende de ‘Duur’ fulltime aan de taak werkt. 21 Onzichtbaar maken van een kolom Een kolom in het linker deel van het scherm in de Gantt-diagram kan onzichtbaar gemaakt worden met de functie ‘Kolom verbergen’ (rechter muisknop gebruiken). • Voeg de kolom ‘% Voltooid’ toe. • U kunt het percentage ook rechtstreeks invoeren vanuit het Gantt-diagram door met de muis over een balkje in het rechterscherm te slepen.

• • © Roel Grit.) U kunt alle kolommen een eigen naam gegeven. Zorg ervoor dat aan het eind de taken zijn ingeklapt en de subtaken dus niet meer zichtbaar zijn. Druk het overzicht af en lever het afgedrukte overzicht Ganttdiagram in. Gebruik hiervoor het icoontje [figuur 12] Controleer of het overzicht er netjes in het ‘Afdrukvoorbeeld’ uitziet. (Dubbelklik op de kop van de kolom en pas de titel aan. • Deel het scherm met de muis zo in dat links de Taken plus hun Tijdsduur staan en in het rechter deel de Gantt-diagram netjes beeldvullend is te zien. Zorg er dus voorafgaand aan het afdrukken voor dat uw scherm eruitziet zoals u het afgedrukt hebben wilt. ISBN 90 01 347037 . ‘De eerste 3 kolommen afdrukken op elke pagina’ ervoor gezorgd worden dat de taakomschrijvingen op elke pagina worden afgedrukt. 23 Afdrukken Gantt-diagram Printen in MS Project kan weerbarstig zijn en vreemde overzichten opleveren. • Maak een ‘Afdrukvoorbeeld’ van de Gantt-diagram: het overzicht wordt op het scherm getoond maar niet • • in de taakbalk. ‘Weergave’.teken (‘Subtaken verbergen’) dat voor een terugkerende taak zichtbaar is. MS Project drukt de gegevens ongeveer af zoals ze op het scherm te zien zijn. kunnen de bijeenkomsten worden uitgeklapt of ingeklapt.Minicursus MS Project pagina 7 van 14 Projectmanagement Figuur 11 Terugkerende taak • • Plan een wekelijkse vergadering van 2 uur op maandag gedurende de gehele duur van het project. Zet via de ‘Pagina-instelling’ de ‘Legenda’ van het overzicht uit. Bij het afdrukken van gegevens moet u zich telkens afvragen: biedt deze afdruk op een overzichtelijke manier de informatie die gewenst is? Wees kritisch op uzelf! • Als u werkt met een Engelstalige versie van MS Project. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. Indien de planning over meer dan één pagina is verspreid. Gebruik hiervoor de Zoomfunctie. afgedrukt. Zorg dat de omschrijvingen van de taken links goed zichtbaar zijn. Zet in de ‘Voettekst’ van het overzicht uw e-mailadres. Probeer via de ‘Pagina instelling’ het overzicht zo in te stellen dat er een overzichtelijke planning wordt afgedrukt op zo weinig mogelijk pagina’s. Probeer dit. Zorg ervoor dat uw naam plus eventueel uw studentnummer in de ‘Koptekst’ van het overzicht te zien is. Via het + teken (‘Subtaken weergeven’) of het . kan via ‘Pagina instelling’. Wolters-Noordhoff. hernoem dan de kolom ‘Task Name’ en ‘Duration’ tot respectievelijk ‘Taak’ en ‘Tijdsduur’.

b. Probeer een selectie te maken waarmee van slechts 1 persoon wordt afgedrukt wat hij wanneer moet doen. • Druk het actiepuntenlijstje Actielijst voor deze persoon af en lever het in. Doe dit via het ‘Afdrukvoorbeeld’. Deze weergaven zijn te bereiken via het menu ‘Beeld’. kunt u uitrekenen wat een project kost. • Zoek en bekijk het overzicht ‘Project samenvatting’. zo wordt zij ook ongeveer afgedrukt naar de printer. • Bekijk van elke weergave het ‘Afdrukvoorbeeld’. Maak een ‘Afdrukvoorbeeld’. Zoals de planning op het scherm wordt getoond. • Selecteer ‘Kosten’ en vervolgens ‘Cash Flow’. ‘Netwerk Diagram’. 27 Het werken met kalenders U kunt voor het gehele project of voor resources m. ‘Kalender’. Bekijk het rapport met de functie ‘Afdrukvoorbeeld’. • Druk het overzicht af en lever het afgedrukte overzicht Cashflow in.a. Zet in de voet van het overzicht uw e-mailadres. ‘Taak gebruik’ en ‘Vergelijkend Gantt-diagram’. Via menu ‘Extra’ en ‘Werktijd wijzigen’ (zie figuur 13) kunt u de beschikbaarheid van de resource vastleggen. Wolters-Noordhoff. Een afdruk op papier is niet nodig. Figuur 13 Werktijd wijzigen © Roel Grit. 25 Afdrukken kosten Als aan Resources een tarief is gekoppeld. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. • Bekijk alle weergaven die in MS Project aanwezig zijn van uw planning. • Zorg ervoor dat uw naam plus eventueel studentnummer in de kop van het overzicht te zien is. • Zoek in het menu de menukeuze ‘Rapporten’ op. u hoeft geen afdruk te maken. Weergaven zijn o. kalenders aangeven of men op een bepaalde datum werkt of niet.v. ‘Gantt-diagram’. • Bekijk nog een aantal rapporten naar keuze.Minicursus MS Project pagina 8 van 14 Projectmanagement 24 Weergaven van de planning De gegevens van de planning kunnen op verschillende manieren worden getoond op het scherm. 26 Afdrukken andere overzichten Zoek nog eens naar andere interessante ‘Rapporten’. • Zoek en bekijk de ‘Werkbelasting’ van de resources. ISBN 90 01 347037 . • Zoek bij de menukeuze ‘Rapporten’ een overzicht waarop staat ‘Wie doet wat wanneer’.

ISBN 90 01 347037 . [Figuur 16] • Voer in uw planning tussen twee niet-voltooide taken ergens een overlappingstijd in. Men kan pas verder met de volgende taak als het beton droog is. • • • • Klik met de muis op het ‘Figuur kopiëren’ icoontje [Figuur 14] (het fototoestel) in de menubalk. Bekijk de overige mogelijkheden van de functie ‘Werktijd wijzigen’. 31 Instellen van een ‘Overlappingstijd’ Soms kan men alvast beginnen met een volgende taak als een andere taak bijna (maar nog niet helemaal) is afgelopen. Kies voor ‘Naar gif bestand’ en geef het bestand de naam project. © Roel Grit. HTML is de opmaaktaal waarmee internetpagina’s worden gemaakt.gif. Daarom kan MS Project een taak splitsen m. U kunt ook het bestand project. 28 Gegevens publiceren als HTML Het is met MS Project mogelijk gegevens te exporteren als een HTML-bestand. 30 Instellen van een ‘Vertraging’ Soms kan een taak pas worden uitgevoerd enige tijd nádat een ander taak is voltooid.v. • Voer in uw planning ergens een ‘Vertraging’ tussen twee niet-afgeronde taken in.een ‘Vertraging’. HTML-gegevens kunnen eenvoudig op het intranet van een bedrijf worden geplaatst en met een webbrowser worden bekeken. Dit wordt een ‘Overlappingstijd’ genoemd. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. Wordt het an niet zichtbaar (omdat geen viewer beschikbaar is op uw pc) bekijk het dan met uw browser. MS Project noemt dit . • Zoek in het menu van MS Project de functie ‘Opslaan als …’ of ‘Opslaan als webpagina’.b. Men kan bij een bouwproject bijvoorbeeld al een week van tevoren beginnen met opruimen.html van diskette en bekijk het. Geef via de functie ‘Werktijd wijzigen’ deze resource een vrije dag midden in de taak en kijk wat het resultaat is voor de planning. Er zit een gat tussen de taken.Minicursus MS Project • • pagina 9 van 14 Projectmanagement Zoek in een planning die u hebt gemaakt in MS Project een tijdstip op waarop een bepaalde resource aan een nog niet voltooide taak gaat werken. de button [Figuur 17] • Splits één van de niet-voltooide taken in uw planning.heel verwarrend .v. . • Open MS Internet Explorer en open vervolgens het bestand project. in het Engels spreekt men van ‘Lag time’. 32 Splitsen van een taak Soms wordt een taak niet aansluitend uitgevoerd maar wordt er tussentijds niet door resources aan gewerkt. de help van MS Project. voordat het gebouw wordt opgeleverd. Bekijk het plaatje door er via de Verkenner op te dubbelklikken. Zorg ervoor dat alle taken van uw planning worden geëxporteerd en sla het gifplaatje op schijf op.html via de verkenner opzoeken en erop dubbelklikken. Overlappingstijd wordt ingevoerd als een negatieve vertraging. Men moet wachten: kenmerkend is dat tijdens de wachttijd geen resources bezig zijn met de taak. • Geef het exportbestand de naam project. 29 Exporten Gantt-diagram als gifplaatje De grafische weergave van de planning kan als gif-bestand – gif is een grafisch bestandsformaat . Open hiervoor MS Internet Explorer en sleep het bestand project. Zoek de werking van de functie verder uit m. [Figuur 15] Eigenlijk is het beter om dit een wachttijd te noemen: denk bijvoorbeeld aan de wachttijd na het storten van beton.gif van diskette met de muis in het geopende venster van MS Internet Explorer en bekijk het resultaat. Wolters-Noordhoff.worden opgeslagen en vervolgens bijvoorbeeld in MS Word worden geïmporteerd of in een website worden opgenomen.html. sla het bestand op en kies voor het bestaande rapport ‘Wie doet wat rapport’.b.

• Voeg via de functie ‘Invoegen object’ een Excel-werkblad in als object in het Gantt-diagram van uw planning.v. de help van MS Project. Zoek de werking van de functie verder uit m. via het menu ‘Extra’. 35 Aanpassen tijdschaal boven een Gantt-diagram • Zet de tijdschaal van uw planning op weeknummers (dubbelklikken op de juiste plaats). Figuur 18 Instellingen van MS Project © Roel Grit. Zo kan in MS Word een Excel-werkblad ‘object’ worden ingevoegd.v. ISBN 90 01 347037 . Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. U kunt in de ‘Notities’ ook objecten (zie vorige opdracht) zoals complete spreadsheets en Word-documenten opnemen.Minicursus MS Project pagina 10 van 14 Projectmanagement 33 Invoegen van een object In Windows kunnen onderdelen van verschillende programma’s door elkaar heen gebruikt worden.b. Ook kunnen plaatjes en zelfs muziekbestanden in een document worden ingevoegd.b. Voer wat gegevens in en verlaat het werkblad. bijvoorbeeld in minuten. Probeer met de ? button te begrijpen wat u ziet. • Wijzig met de ‘Datumnotatie’ de manier waarop de datum in uw planning wordt weergegeven. Wolters-Noordhoff. • Voeg een plaatje (bijvoorbeeld een logo) in als object in het Gantt-diagram van uw planning. 34 Een notitie bij een taak • Voeg een ‘Notitie’ via de ‘Taakgegevens’ toe aan de eerste twee activiteiten van uw planning. Zoek de werking van de functie uit m. Dubbelklikken op het Worksheet opent opnieuw Excel. 36 Instellingen van MS Project wijzigen • Bekijk de mogelijkheden van het ‘Opties’ scherm. de help van MS Project.

selecteren en naar MS Project kopiëren.Het bestand Project. • Ga naar het lege MS Excel werkblad en plak (Paste) de inhoud van het Klembord in het werkblad.Het MS Project bestand Kolom5.mpp .Het MS Project bestand Duur3.xls . • Zorg dat u in MS Project een planning actief hebt. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk.mpp.mpp .Minicursus MS Project • pagina 11 van 14 Projectmanagement Sla uw planning op onder de naam Planning6. Wolters-Noordhoff. 36 Uitwisselen gegevens met andere pakketten zoals MS Excel Gegevens uit de verschillende Microsoft-pakketten kunnen vaak onderling worden uitgewisseld.Het MS Project bestand Taken1. • Sla het MS Excel werkblad op onder de naam project. • Start MS Excel en open een nieuw. Opmerking U kunt via dezelfde werkwijze ook gegevens die in de juiste volgorde in MS Excel staan. 37 Inleveren voorgaande opdrachten Lever het volgende in bij uw trainer: .Het afgedrukte overzicht Gant Chart . de Copy-functie of met de Ctrl-C toetscombinatie. ISBN 90 01 347037 .gif . • Selecteer in MS Project de kolommen ‘Taaknaam’ en ‘Voorafgaande taak’ (via Ctrl-muisklik).Het bestand Project.Het MS Project bestand Groepen2.xls.De MS Excel tabel Project. leeg werkblad.html .b.mpp .Het afgedrukte overzicht Cash Flow © Roel Grit.v.Het MS Project bestand Resources4.mpp .mpp . Kopieer beide kolommen naar het Windows Klembord m.mpp .Het MS Project bestand Planning6.

met uw naam en eventueel uw nummer erboven. Taak Doorlooptijd Voorgangers 1 Voorbereiding 2 Houden interviews 3 Maken PVA 4 Bespreken 5 Maken def PVA 6 Lezen literatuur 7 Uitvoering 8 Onderzoeken software 9 Bestellen software 10 Bestellen hardware 11 Maken invoeringsplan 12 Installeren hardware 13 Installeren software 14 Ontwerpen procedures 15 Opleiden personeel 16 Converteren gegevens 17 Afhandeling 18 Maken documentatie 19 Evalueren Tabel 1 Activiteitentabel Invoeren software bij opgave 3 Resources © Roel Grit. d Vul tabel 1 in. Probeer zoveel mogelijk taken parallel te laten verlopen en gebruik zoveel mogelijk functies van MS Project uit dit hoofdstuk.mpp. Wolters-Noordhoff. Koppel de resources in een wisselende samenstelling.mpp. Zorg ervoor dat het kritieke pad in de Chart te zien is. Gebruik zoveel mogelijk functies van MS Project uit dit hoofdstuk. a Bedenk zelf de doorlooptijden en de voorgangers van elke taak. elke taak moet door één of meer personen worden uitgevoerd. voer ze met hun tarief in de planning in. b Bedenk een vijftal resources en koppel deze aan elke taak in een wisselende samenstelling en een wisselend aantal uren. 2 Voer bij deze opgave dezelfde opdrachten uit als bij opgave 1. Lever het planningsbestand in onder de naam activiteit. ISBN 90 01 347037 . Druk de planning netjes af als strokenplanning op 1 pagina A4.7 in MS Project. 3 Een ziekenhuis wil nieuwe software invoeren voor de patiëntenadministratie. Bedenk een vijftal resources bij de planning. U moet als projectleider hiervan een planning maken volgends tabel 1.Minicursus MS Project pagina 12 van 14 Projectmanagement Opgaven 1 a b c d e f g Zet de planning van opgave 4. maar pas ze nu toe op opgave 4.8. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. Lever het planningsbestand in onder de naam product. c Bepaal wat de kosten zijn van het project.

Zorg ervoor dat het kritieke pad in de planning te zien is. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. Gebruik zoveel mogelijk functies van MS Project die in deze minicursus worden beschreven.mpp. Wolters-Noordhoff. ISBN 90 01 347037 . een kostenoverzicht. Druk de volgende overzichten netjes af met uw naam en eventueel uw nummer erboven: een strokenplanning. Lever het planningsbestand in onder de naam nieuw.Minicursus MS Project 4 a b c d e f g pagina 13 van 14 Projectmanagement Zet de planning van de activiteitentabel 2 in MS Project. Koppel de resources in een wisselende samenstelling: elke taak moet door één of meer personen worden uitgevoerd. een overzicht wie wat doet. Doorlooptijd in dagen Voorgangers Resources 30 7 8 20 14 5 12 3 3 11 18 34 4 5 23 17 5 5 16 18 18 10 4 16 5 15 25 3 6 6 13 30 30 - 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Taak Fase 1 Voorbereiden Idee vormen nieuw product Ontwerpen marktonderzoek Voorbereiden marktonderzoek Uitvoeren marktonderzoek Analyseren van het marktonderzoek Presenteren aan de directie Fase 2 Ontwerpen Ontwerpen van een product Goedkeuren door directie Kosten analyseren Ontwerpen verpakking Ontwerpen machines Laten ontwikkelen machines Testen machines In gebruik nemen machines Fase 3 Bestellen en ontvangen Selecteren van leveranciers Uitvoeren proefproductie Bestellen verpakkingsmateriaal Bestellen benodigdheden Ontvangen verpakkingsmateriaal Ontvangen benodigdheden Fase 4 Voorbereiden verkoop Bedenken reclamecampagne Opzetten reclamecampagne Analyseren kosten Ontwikkelen productielijn Instrueren fabriekspersoneel Inwerken fabriekspersoneel Produceren van het product Fase 5 Verkopen Selecteren groothandel Verspreiden onder groothandel Verspreiden onder detailhandel Aankondigen verkoop Uitvoeren reclamecampagne Begeleiden verkoop Fase 6 Evalueren © Roel Grit. Bedenk een vijftal resources en voer ze met een wisselend tarief in de planning in.

Dit blijkt uit opgave 4.mpp. Deze minicursus mag alleen worden gebruikt indien u in het bezit bent van het boek Projectmanagement 4e druk. MS Project bij uw eigen plan van aanpak. Probeer zoveel mogelijk activiteiten parallel te plannen. Kies in overleg met uw docent of trainer een project hieruit om een planning te maken. Wolters-Noordhoff. de onderdelen a. d Zorg ervoor dat het kritieke pad in de planning te zien is.2 zijn veel voorbeelden gegeven van projecten. d. Lever de planning in onder de naam feest. c. e Gebruik zoveel mogelijk functies van MS Project uit dit hoofdstuk.Minicursus MS Project pagina 14 van 14 Projectmanagement 40 Evalueren door fabriekspersoneel 41 Onderzoeken mening consument 42 Evalueren directie 43 Berekenen totale kosten 44 Vergelijken kosten met voorcalculatie 45 Verlies. Voer resources plus tarieven in en koppel ze in wisselende samenstelling aan de taken. c Koppel de resources in een wisselende samenstelling: elke taak moet door één of meer personen worden uitgevoerd. 7 In paragraaf 1. is enig speurwerk in MS Project nodig. 6 Stel. Uitgaande van de activiteitentabel bij genoemde opgave 4. Zorg ervoor dat om 19.mpp. Bedenk de uit te voeren activiteiten en maak een planning. Lever deze planning in onder de naam maaltijd. b Bedenk een vijftal resources en voer ze met een wisselend tarief in de planning in.en winstberekening maken 47 Fase 7 Opstellen prognoses komende periode 48 Opstellen kostenbegroting 49 Opstellen verkoopprognose Tabel 2 Activiteitentabel Nieuw product bij opgave 4 5 12 5 4 3 3 5 11 5 Bij het maken van een maaltijd komt heel wat planning kijken. Hierbij geldende volgende eisen: a Voer minimaal 40 taken in.mpp.b. met uw naam en eventueel uw nummer erboven.6 moet u een planning in MS Project maken. g Lever het planningsbestand in onder de naam product. u krijgt met een groep studenten/collega’s opdracht een groot schoolfeest/bedrijfsfeest te organiseren. e en f. 8 Maak een planning m. f Druk de planning netjes af als strokenplanning op 2 pagina’s A4. Gebruik zoveel mogelijk de mogelijkheden van MS Project. Om deze vrij lastige opdracht uit te voeren. © Roel Grit. Lever het planningsbestand in onder de naam pva.v. Zorg ervoor dat uw planning voldoet aan de eisen van opgave 7. ISBN 90 01 347037 .6 in het hoofdstuk Planning van dit boek. b.00 uur de voorbereiding van de maaltijd gereed is en men dan kan starten met het voorgerecht van de maaltijd.mpp.