ANLISIS DEL FACTOR COSTO-BENEFICIO (PARTE 1)

Una prctica comn para la aprobacin de casi todo proyecto es el anlisis del costo-beneficio. Si este anlisis est bien fundamentado y concluye en una cifra atractiva para la empresa, el proyecto califica para competir por los limitados recursos financieros, junto con otros proyectos candidatos. Sin embargo, normalmente los proyectos de adquisicin de sistemas de cmputo, son la excepcin de esta regla de oro, dado que muchas empresas invierten grandes cantidades sin mayor fundamento y nunca llegan a saber posteriormente, si la inversin fue rentable o al menos, si no gener prdidas. Causas de la ausencia de anlisis del costo-beneficio. Un sistema de cmputo puede producir una gama tan grande e indefinible de servicios y logros difciles de cuantificar, que convierten en algo difcil, la tarea de estimar los beneficios tangiles que ofrecer el sistema. En el mejor de los casos se llega a enumerar un conjunto de beneficios intangibles tales como: Se reducir el costo de personal. Se lograr disminuir los tiempos de atencin a los usuarios. Se reducir el nmero de errores humanos en algn proceso.

Por ello hay que determinar beneficios tangiles, que puedan ser medidos en forma numrica, tanto cuando se les enuncia, como posteriormente cuando se evalen los beneficios. Los costos. Los principales factores a considerar para el clculo de los costos son los relacionados con PERSONAL, EQUIPO DE CMPUTO y PROGRAMAS PARA COMPUTADORA. Lo recomendables es hacerlo de la manera lo ms sencilla posible, lo que se logra con el siguiente procedimiento:

1. Costo de Personal. Se utilizar la tarifa hora-hombre que se estime ms

conveniente, es posible determinar el costo debido al personal utilizado. Si las personas que utilizarn el sistema, tienen sueldos distintos es posible obtener un promedio del sueldo de todos ellos. Adquisicin de recursos tecnolgicos. El costo de la adquisicin de recursos tecnolgicos, se puede determinar mediante la realizacin de un preanlisis basado en una ficha tcnica del proyecto que incluya computadoras, servidores, licencias de software y cualquier otro gasto relacionado como redes e instalaciones elctricas.

2.

Es buena idea cuantificar los costos que se evitaran con la adquisicin del sistema de cmputo. Los beneficios. Para estimar los beneficios tangiles, se requiere de una buena dosis de conocimiento de los servicios que proporcionar el sistema, por lo que, normalmente quienes lo pueden determinar mejor son los propios usuarios. Tambin es necesaria otra buena dosis de imaginacin. No existen reglas, solo pautas lgicas como gua y luego una gran cantidad de meditacin que permita la generacin de resultados verosmiles y una cuantificacin en dinero de los mencionados beneficios.

Pauta 1: Quines se beneficiarn con el sistema ? Pauta 2: Cul ser el beneficio ? Pauta 3: Cmo se puede medir en trminos econmicos, los diversos beneficios identificados ? Pauta 4: Qu pasa si no hay manera de tangibilizar ninguno de los beneficios identificados ? Hay que desterrar esta posibilidad, y seguir pensando hasta encontrar alguno.

Verificacin. Por supuesto que no es suficiente determinar que la relacin costo-beneficio es adecuada para la adquisicin de un sistema. Lo recomendable es hacer un seguimiento al sistema una vez concludo para verificar en el terreno de los hechos, si lo prometido se cumpli o no.

Caso prctico de un anlisis costo-beneficio: 1. Objetivo:

Adquirir un sistema de cmputo que haga ms eficiente la operacin de un colegio en la tarea de expedicin de boletas de calificaciones, que tienen caracter informativo y que se entregan a los padres de familia.

2. Situacin Actual:
Cantidad de Grupos existentes: 25 grupos. Preparatoria y Secundaria. Total de Alumnos = 550.

3. LOS COSTOS ACTUALES

Desgloce del costo actual de Integracin de Boletas: 550 hojas original = $ 40. 550 costo del fotocopiado (incluyendo mano de obra) = $ 82.50. 16 horas hombre utilizadas para concluir las boletas: = $ 600.00. 1 cinta de mquina de escribir = $ 45.00 1 corrector = $ 8.00 45 horas hombre de profesores llenando de actas = $ 2,925.00 (una hora x profesor) Costo Actual = $ 3,700.50 Costo Proyecto de la integracin de Boletas con un nuevo sistema de cmputo: 550 hojas original = $ 40 25 hojas original para firmar de recibido = $ 4.00 (una hoja por grupo) 4 horas hombre para concluir la impresin de las boletas = $ 150.00 Proporcin de tner utilizado para la impresin = $ 350.00 45 horas hombre de profesores registrando informacin = $ 2,925.00 (una hora x profesor) Costo con el Nuevo Proyecto = $ 3,469.00

4. COSTO DEL SISTEMA DE CMPUTO

Una computadora Impresora Lser Sistema de Cmputo (Software) Modificacin en las Instalaciones Costo Total del Proyecto: $ 0.00 (ya se cuenta con una) $ 4,500.00 $ 7,500.00 $ 0.00 $ 12,000.00

5. LOS BENEFICIOS (Se evitan)

40 hojas original. ($ 7.00). 3 horas hombre de correcciones al mes. Al aumentar la confiabilidad de la informacin siendo los profesores quienes directamente proporcionan la informacin para el nuevo sistema($ 112.50) 2 horas hombre del director del rea atendiendo a los padres de familia. Al atender va telefnica y personalmente, quejas y reclamos acerca de calificaciones incorrectas. ($200.00). 20 llamadas telefnicas mensuales. En seguimiento a las quejas. ($ 80.00). 25 horas hombre mensuales, al realizar manualmente las grficas y tendencias de calificaciones ($ 937.53).

Total de costos que se evitan: $ 1,337.03 por mes.

6. ANLISIS FINAL
Costo de la Adquisicin: $ 20,000 Diferencia de costos mensuales entre el procedimiento actual y el nuevo procedimiento: $ 231.5 Costos a evitar mensuales: $ 1,337.03 Total Mensual de Costos a Favor: (1,337.03 + 231.50) = $ 1,568.53 Tiempo de Recuperacin (Relacin costo-beneficio): $ 12,000 / $ 1,568.53 = 7.65 meses Para hacer ms prctico este ejemplo, no se incluyeron otros factores como: Aumento estimado de la Demanda ocasionado por la mejor calidad de servicio,