You are on page 1of 273

T.C.

ANADOLU NVERSTES YAYINLARI NO: 963 AIKRETM FAKLTES YAYINLARI NO: 532

MUHASEBE BLG SSTEM


Yazarlar: Prof. Dr. Fevzi SRMEL
(nite 5, 14, 15, 16, 17)

Prof. Dr. Melih ERDOAN


(nite 1, 2, 3, 4, 10)

Do.Dr. Nurten ERDOAN


(nite 6, 7)

Do.Dr. Kerim BANAR


(nite 8, 9)

Yrd.Do.Dr. Saime NCE


(nite 11, 12, 13)

Editr: Do.Dr. Kerim BANAR

nite: 1-17

ANADOLU NVERSTES
letme Fakltesi Ders Kitaplar Yayn No: 21

Bu kitabn basm, yaym ve sat haklar Anadolu niversitesi'ne aittir. "Uzaktan retim" tekniine uygun olarak hazrlanan bu kitabn btn haklar sakldr. lgili kurulutan izin almadan kitabn tm ya da blmleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayt veya baka ekillerde oaltlamaz, baslamaz ve datlamaz.

Copyright 1996 by Anadolu University


All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic, tape or otherwise, without permission in writing from the University.

Kapak Dzeni: Yrd.Do.Dr. Ergun TUNKAN

ISBN 975 - 492 - 697 - 2

Bask

Bu kitap ANADOLU NVERSTES Web-Ofset Tesislerinde ............ adet olarak baslmtr. ESKEHR, ...... 1998

NDEKLER
SUNU KTABA LKN xiii xiv 1 2 2 3 5 6 7 7 8

NTE 1

Sistem Kavram ve Bilgi leme


GR VER VE BLG KAVRAMLARI BLG LEME VE SSTEM BLG LEME SSTEMNN EVRELER BLG LEME YNTEMLER

zet Sorular Szlk ve Kavramlar Dizini

NTE 2

Bilgi Sistemi Teknolojisi


BLG LEMEDE BLGSAYARLAR BLGSAYARLAR TEKNOLOJS BLGSAYAR TEKNOLOJSNN EVRM VE DONANIM BLGSAYAR YAZILIMI (SOFTWARE) PROGRAMLAMA DLLER VE PROGRAMLAMA SREC

10 11 11 12 18 20 23 23 24

zet Sorular Szlk ve Kavramlar Dizini

NTE 3

Veri Dzenlemesi ve Yaplandrlmas


BLGSAYAR LE BLG LEMEDE VER DZENLENMES VE YAPILANDIRILMASI VER DZENLEMES VER YAPILANDIRILMASI KTK DZENLEME

26 27 27 28 31 31 32 33

zet Sorular Szlk ve Kavramlar Dizini

iii

NTE 4

Bilgisayarla Bilgi leme Sistemleri


GR YIIN LEME SSTEMLER (BATCH PROCESSING SYSTEMS) EMRM-GEREK ZAMANLI BLG LEME SSTEM VER TABANI DER SSTEMLER

34 35 36 38 41 43 43 44 45

zet Sorular Szlk ve Kavramlar Dizini

NTE 5

Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Yaps


BLG SSTEMLER Ynetim Bilgi Sistemleri Temel Ynetim Bilgi Sistemleri retim Bilgi Sistemi Pazarlama Bilgi Sistemi Personel Bilgi Sistemi Muhasebe Bilgi Sistemi Bilgi Sistemlerinde Bilgi Ak MUHASEBE BLG SSTEMNN NTEL VE ER Muhasebe Bilgi Sisteminin Yaps Muhasebe Bilgi Sisteminde Veri ve Bilgi Ak Kayt Snflandrma Hesaplama zetleme Saklama Canlandrma oaltma letme Muhasebe Bilgi Sisteminin eleri Personel Haberleme Aralar Donanm Raporlar Muhasebe Bilgi Sistemi Temel Kavram ve lkeleri

46 47 47 49 50 50 50 50 51 52 54 55 57 57 58 58 58 58 59 59 59 59 60 61 61 62

iv

Muhasebe Bilgi Sistemine likin Genyntemler

63 64 65

zet Sorular

NTE 6

Gelir Dngs
GR VER KAYNAKLARI VE GRDLER Kodlar VER TABANI Ana Ktkler Mteriler Ana Kt Alacak Hesaplar Ana Kt Stoklar Ana Kt Ak Sat Emirleri Kt lem Ktkleri Ak Sat Faturalar lem Kt Nakit Tahsilat lem Kt Referans ve Tarih Ktkleri SATI EMRLER LEME SSTEM Sat Emirleri Kredi lemleri Depo Nakliye Faturalama ALACAK HESAPLARI LEME SSTEMLER NAKT TAHSLATLAR LEME SSTEMLER BLGSAYAR DESTEKL LEME SSTEMLER Kredili Satlarn lenmesi Nakit Tahsilatlar leme Sistemi LEMSEL VE YNETSEL RAPORLAR

66 67 67 69 69 69 69 69 70 70 70 70 70 71 71 71 72 72 72 72 72 73 73 74 77 79 80 80

zet Sorular

NTE 7

Harcama Dngs
GR VER KAYNAKLARI VE GRDLER Kodlar v

82 83 83 84

VER TABANI Ana Ktkler Satclar Ana Kt Satn Alma Emirleri Ana Kt Stoklar Ana Kt Ak Fi Kt lem Ktkleri Teslim Alma Raporlar Kt Nakit demeler lem Kt Tarih ve Referans Ktkleri Satclar Tarih ve Referans Kt SATINALMA LEMLER LEME SSTEM BOR HESAPLARI LEME SSTEM NAKT DEMELER LEME SSTEM BLGSAYAR DESTEKL LEME SSTEM Satnalma lemlerinin lenmesi Teslimalma lemlerinin lenmesi Bor Hesaplar Kayt Sreci Nakit demeler leme Sistemi LEMSEL VE YNETSEL RAPORLARI

85 85 85 85 85 85 86 86 86 86 86 86 87 88 89 89 91 92 93 95 95 96

zet Sorular

NTE 8

retim Dngs
GR VER KAYNAKLARI VE GRDLER VER TABANI Malzeme Stoklar Ana Kt Yar Mamul Stoklar Ana Kt Mamul Stoklar Ana Kt Ak retim Emirleri Kt rn Aac Kt Dier Ktkler RETM LEME SSTEM Sipariin Alnmas retim ve Malzeme Gereksinim Planlamas retim lemleri ve Maliyet Muhasebesi vi

98 99 99 103 103 104 105 105 105 106 106 107 108 110

RAPORLAR VE DER IKTILAR

112 113 114

zet Sorular

NTE 9

Dier leme Dngleri


BORDRO VE PERSONEL LEMLER DNGS Veri Kaynaklar ve Girdiler Veri Taban Bordro ve Personel lemleri leme Sistemi Bilgisayar Destekli leme Sistemleri lemsel ve Ynetsel Raporlar MADD DURAN VARLIK LEME SSTEM Veri Kaynaklar ve Girdiler Veri Taban Maddi Duran Varlk Ana Kt Maddi Duran lem Ana Kt Maddi Duran Varlk leme Sistemi lemsel ve Ynetsel Raporlar

116 117 117 119 120 123 123 125 126 127 128 128 128 128 130 131

zet Sorular

NTE 10

Kaydetme ve Raporlama Dngs


GR LEME DNGLER ARASINDAK LKLER VER KAYNAKLARI VE GRDLER Belgeler VER TABANI Byk Defter Ana Kt Byk Defter Tarih Kt Sorumluluk Merkezleri Ana Kt Bte Ana Kt Finansal Raporlar Hazrlama Kt Gncel Muhasebe Fii Kt KAYDETME DNGS RAPORLAMA DNGS Raporlama lemleri leme Sreci

133 134 135 136 137 140 140 141 141 141 141 141 142 144 144

vii

zet Sorular

145 146

NTE 11

Veri Taban Sistemleri


GR VER TABANI YAKLAIMI Fazla Veri Kullanm Veri Tutarszl Veriye Eriememe Esnek Olmama VER TABANI YAKLAIMININ ZELLKLER Veri Bamszl Veri Standartlatrmas Bir Kez Veri Girii ve Depolamas Veri Btnletirilmesi Ortak Veri Kullanm Merkezi Veri Yntemi VER TABANI YAKLAIMININ YARARLARI VER TABANI YAKLAIMININ SAKINCALARI Maliyetli Olmas Balangtaki Direnmeler zen Gereksinimi VER TABANI YNETM SSTEMLER VTYS'nin evresi VTYS'nin levsel Bileenleri Veri Taban Kontrol Sistemi (VTKS) Veri Tanmlama Dili (VTD) Veri Szl Veri Maniplasyon Dili Veri Sorgulama Dili Rapor Yazc Ekran Biimleyici Ana Dil Arabirimi Hizmet Yazlmlar Gvenlik Yazlmlar VER TABANI SSTEMLERNN GELM AAMALARI Kavramsal Yaplandrma Aamas viii

148 149 149 150 151 151 151 152 152 153 153 153 153 155 155 155 155 156 156 156 157 158 158 158 158 159 159 159 159 159 160 160 160 160

Mantksal Dzenleme Aamas Fiziki Dzenleme Aamas Uygulama Aamas VER TABANI KONTROLLER VE GVENLK LLER

162 162 163 164 164 165 166

zet Sorular Szlk ve Kavramlar Dizini

NTE 12

iletiim Alar
GR LETM ALARI VER LETMNN ESASLARI VER LETM AININ DONANIMI Terminaller Modemler letiim Kontrol Birimleri Merkezi lem Birimi LETM KANALLARINDA VERNN HAREKET ETMES Balarn zellii Hat Derecesi Gnderim Trleri Protokol letiim Hat Servisinin Trleri LETM A YAPILARI Merkeziletirilmi Alar Datml Alar eitleri Yararlar Sakncalar Blgesel Alar Donanm Yazlm letiim Hatlar ZELLETRLM ALAR Elektronik Posta Sistemleri (EPS) Sat Noktas Sistemleri (SNS) Elektronik Fon Transfer Sistemleri (EFT) ix

168 169 169 169 170 170 170 171 171 171 171 172 172 172 172 172 173 175 177 177 178 178 178 178 178 179 179 179 180

Elektronik Veri Deiimi Sistemleri (EVD)

181 182 182 184

zet Sorular Szlk ve Kavramlar Dizini

NTE 13

Karar Destek Sistemleri ve Uzman Sistemler


GR leme Sistemleri Faaliyetsel Destek Sistemleri (FDS) Karar Destek Sistemleri (KDS) KARAR DESTENN DZEYLER Destek Dzeyi:1 Destek Dzeyi:2 Destek Dzeyi:3 Destek Dzeyi:4 Destek Dzeyi:5 BR KDS'NN BLEENLER Girdiler Veri Taban Model Taban Veri Maniplasyonu ve Analizleri ktlar nsan Arabirimi UZMAN SSTEMLER (US) UZMAN SSTEM YAPILANDIRILMASI Gelitirme Danma yiletirme

185 186 186 186 187 189 189 190 190 190 190 190 190 191 191 192 192 192 192 193 194 194 194 194 195 196

zet Sorular Szlk ve Kavramlar Dizini

NTE 14

Muhasebe Bilgi Sisteminin Gelitirilmesi


SSTEM GELTRME ALIMALARI MUHASEBE BLG SSTEM GELTRME LKELER Uygun Maliyet lkesi Raporlama lkesi x

198 199 200 201 201

nsan Etkeni lkesi rgt Yaps lkesi Esnek Olma lkesi Ak ve Anlalabilir Olma lkesi Veri Biriktirme ve Sreleme lkesi SSTEM ANALZ

202 202 202 203 203 203 205 205

zet Sorular

NTE 15

Muhasebe Bilgi Sisteminin n Tasarm


MUHASEBE BLG SSTEM GELTRME ALIMALARININ PLANLANMASI Sistem Gelitirme almalar Nedenlerinin Saptanmas alma Plannn Hazrlanmas N TASARIM Sistem Snrlarnn Belirlenmesi Bilgi Gereksinmelerinin Saptanmas Sistem Amalarnn Belirlenmesi Sistemin Tasarm le lgili Kaynaklarn ve Kstlayclarn Belirlenmesi ktlarn Belirlenmesi Girdilerin Belirlenmesi leme Aamasnn Belirlenmesi Sistem elerinin Belirlenmesi Sistem Maliyet-Etkinlik Analizinin Yaplmas n Tasarm Aamas Bulgularnn neri Olarak Oluturulmas ve Ynetime Sunulmas

207 208 208 209 209 210 210 211 211 211 212 212 213 213 214 216 217

zet Sorular

NTE 16

Muhasebe Bilgi Sisteminin Ayrntl Tasarm ve Uygulamas


AYRINTILI TASARIM Ayrntl Tasarmnn Planlanmas Alt Sistemlerin Tanmlanmas Bilgi lem Faaliyetlerinin Belirlenmesi Kodlama leminin Yaplmas Veri Temelinin Gelitirilmesi

218 219 219 221 221 222 224

xi

Sistem Belgelerinin Gelitirilmesi Donanmn Seilmesi letmenin rgtsel Yapsnn Yeniden Dzenlenmesi Sistem Dkmanlarnn Hazrlanmas UYGULAMA Sistem Personelinin Eitilmesi ve Yetitirilmesi Sistem Aralarnn Hazrlanmas Sistemin Denenmesi Sistemin Uygulanmaya Konulmas Sistemin Deerlemesi ve zlenmesi

224 225 226 226 227 228 228 229 229 230 231 231

zet Sorular

NTE 17

Hesap Planlar
HESAP PLANININ AMACI VE LEV HESAP PLANININ TAIMASI GEREKEN ZELLKLER HESAP PLANININ DZENLENMES HESAP PLANLARINDA HESAP GRUPLARININ BELRLENMES TEKDZEN GENEL HESAP PLANLARI MUHASEBE SSTEM UYGULAMA GENEL TEBL TEKDZEN HESAP EREVES VE HESAP PLANI

233 234 234 236 236 237 238 240 253 254 256

zet Sorular Kaynaka

Yant Anahtar Ak izenei Sembolleri

258 259

xii

SUNU
Anadolu niversitesi, letme Fakltesi drdnc snf rencileri iin hazrlanan bu kitap uzaktan retim tekniine gre yazlmtr. letmelerin byklkleri ve faaliyet konular ne olursa olsun, iletme yneticileri iletmenin sahip olduu varlklar amalar dorultusunda ve en verimli ekilde kullanmak, altrmak ve korumak; iletme eylemlerinin kontroln yapmak ve gelecee ilikin iletme eylemlerini planlamakla ykmldrler. Bunlarn stesinden gelebilmek iin iletme yneticilerinin gereksinim duyduklar bilgiler muhasebe bilgi sistemi tarafndan retilmekte ve sunulmaktadr. Muhasebe bilgi sisteminin bilgi retebilmesi iin iletme iinden, iletme dndan veya geribildirimden veri salamas gereklidir. Bundan sonra bu veriler ilenerek bilgi haline dntrlecektir. Verilerin bilgi haline dntrlmesinde unutulmamas gereken bir konu da bilgi ileme faaliyetinde teknoloji kullanmdr. Bu kapsam iinde bilgisayar kullanmnn finansal nitelikli olaylarn ilenmesine olan etkisi ayrntl olarak ele alnacaktr. Onyedi niteden oluan bu kitap drt ana blmden olumutur. Birinci ana blmde sistem ile ilgili temel kavramlar, bilgi sistemi teknolojileri, veri dzenlemesi ve yaplandrmas, ileme sistemleri ile muhasebe bilgi sistemi konular ele alnmtr (niteler 1-5). leme dngleri olarak ifade ettiimiz gelir, harcama, retim, bordro-personel ilemleri, maddi duran varlk ile kaydetme ve raporlama dngleri ikinci blmde aklanmtr (niteler 6-10). Veri taban sistemleri ile verinin gereksinim duyan taraflara iletilmesinde kullanlan iletiim alar ve karar alma dzeyindeki kiilere karar alma srecinde yardmc olacak karar destek sistemleri nc blmde incelenmitir (niteler 11-13). almann son blmnde ise muhasebe bilgi sisteminin gelitirilmesi ile hesap plan konular ele alnmtr (niteler 14-17).

Baar Dileklerimle... Eskiehir, 1998 Yrd. Do. Dr. Kerim BANAR

xiii

KTABA LKN...
Deerli renciler, Elinizde bulunan bu kitap uzaktan retim tekniine uygun olarak hazrlanmtr. Size aktarlan bilgileri etkin ve verimli biimde kavrayabilmeniz iin aadaki noktalara dikkat etmeniz gerekir.

nitelerin ilk sayfasnda, okuyacanz nitede yer alan konulara deinilmi ve o niteye zg olarak, izlemeniz gereken alma biiminden sz edilmitir. Bu sayfa size nite hakknda genel bilgiler verecek ve niteyi kolayca renmenizi salayacaktr. niteleri alrken, deiik amal, tr simge ile karlaacaksnz. Yeri geldike kullanlan bu simgelerin anlamlar yledir:

lenen konuya ynelik olarak ek bilgi ve rnek vermek, vurgulama ve anmsatma yapmak iin kullanlr.

rencinin, ilenen konuyu daha iyi alglayabilmesi ve konunun zne inebilmesi iin kullanlan ynlendirme sorusudur.

rencinin, ilenen konuyu renip renmediini lmek iin kullanlan deerlendirme sorusudur.

nite sonlarnda yer alan "zet" blm, o nitede ayrntl olarak ilenen konularn ksa bir aklamasn verir ve o niteyle ilgili bir gr kazanlmasn salar. Her nitenin sonunda ilenen konularla ilgili oktan semeli "sorular" yer alr. Bu sorular, size snavlarda sorulacak soru biimine ynelik rnekler verir ve ilenen konuyu renip renmediinizi lmeye yarar. nite sonlarnda veya kitap sonunda yer alan "Szlk ve Kavramlar Dizini" blm, ilenen konu iinde yer alan nemli terim ve kavramlarn aklamasn yaparak, konuyu daha iyi anlamanz salar. Yine, nite sonlarnda veya kitap sonunda yer alan "Kaynaka" bl-m, konularn yazmnda yazarlarn hangi eserlerden yararlandklarn belirtir. Bu blm, ilenen konularla ilgili olarak daha geni bilgi edinmek isteyen rencilerin hangi eserlerden yararlanabileceklerini de gsterir.

Baar, edinilen bilgilerin kalc olabilmesi ile olanakldr. Bunun iin, konular ezberlemek yerine, zmsemeniz gerekmektedir. Yukardaki aklamalar size bu konuda yardmc olacaktr.

xiv

Sistem Kavram ve Bilgi leme

NTE

Bu nitede...
Kitabn tamamna temel oluturacak veri, bilgi, bilgi ileme ve sistem kavramlar zerinde durulacaktr. nitede, verinin bilgi haline gelmesine ilikin bilgi ileme evreleri ve yntemleri aklanmtr.

alma Biimine likin Olarak...


Bu dersin baarlabilmesi bu nitenin anlalabilmesi ile ilikilidir. Bu nedenle nitede ele alnan kavramlarn ok iyi bir ekilde renilmesi gerekmektedir. nitedeki aklamalar ak izenekleri ile desteklenmektedir. Kavramlar nitede verilen izeneklerle birlikte ele alnz. Bu sizin niteyi ok daha abuk renmenizi salayacaktr. Ak izeneklerinde yer alan sembollerin anlamlar kitabnzn sonunda verilmitir.

-1-

GR
Bundan binlerce yl nce inliler tarafndan kullanlan, gnmzde de ilk okullarda rencilerin aritmetiksel ilemler yapmada kullandklar Abacus, bilgi ilemenin geliimine ve bilgisayarlarn ortaya kna tarihsel perspektiften bakldnda bilinen ilk aratr. Bunun tesinde rnein, eski Msrda saylar ilgin sembollerle ifade edilmi ve papirsler zerine ilenmitir. Mezopotamyada M. 3500 yllarnda kil tabakalar zerine ilenmi bilgiler, Smerli rahiplerin yine kil levhalar zerine ivi yazs ile yazm olduklar yazlar ve Aztekler'in kullandklar simgeler bize bilgi ilemenin tarihinin ok eski olduunu gstermektedir. Bunlarn tm, insann srekli olarak bilgileri eitli yntemlerle belli yerlere ileme gerei duyduunu ortaya koymaktadr. Bu gereksinmenin ardndaki en nemli iki neden, insann belleine yeterince gven duymamas ve ilikilerin gelierek ticari olaylarn ortaya kmasdr. Bylelikle, bilgiler alar tesine iletilebilmi ve insanlk nemli bir bilgi birikimini temel alan gelimeleri gsterebilmitir.

nsanlar niin bilgi ilemeye gerek duymulardr?

VER VE BLG KAVRAMLARI


Veri, data karl kullanlan ve datum szcnn oulu olan bir kavramdr. Veri kavram, eitli durumlarn, gzlemlerin veya olaylarn her trl gsterimidir. Bu gsterimler, saysal veya alfabetik karakterler ya da semboller eklinde olabilecei gibi, eitli biimlerdeki grafik izimler ve dier tr gsterimler eklinde de olabilir. Ancak tm bu gsterimlerin yani verilerin temel zellii, ham olmalar, dier bir deyile ilenmemi durumda olmalardr. Bunun bir sonucu olarak diyebiliriz ki, veriler ilenme srecinden gemeden anlam tayan bir nitelie kavuamayacaklardr. Verilerin anlam tayan bir nitelie kavumalar da, onlarn bilgiye (information) dnm olmalar demektir.

lenmi veri bilgi olarak tanmlanabilir.


rnein, tek bana isim/isimler, parasal tutarlar veya saylarla karlatmzda bu veriler, bizim iin anlam tamayacaklardr. Ancak szn ettiimiz isimlerin, parasal tutarlarn ve saylarn biraraya getirilip ilenmesiyle, diyelim bir mteriye ilikin vadeli bir borcun ortaya kmas, verilerin bilgiye dnm olduklarn gsterecektir. Nasl bir hammadde belirli bir ilem veya ilemler sonucunda rne dnmekteyse, ham veriler de derlenerek ileme sokulur, ilenir ve karar vericilere bilgi olarak iletilirler.

Veri, bilgi haline nasl dnr?


Veri ve bilgi kavramlar zerinde ska yaplan bir tartma, verinin ve bilginin sklkla ayn anlamda kullanlmasna ilikindir. Gerekten de, yukarda deindiimiz gibi bu iki kavram olduka farkl niteliklere sahiptir. Ancak, elde edilen her bilgi, bir sonraki evre ya da dnem iin veri zelliini de tamaktadr. Bir retim iletmesinde, hammaddenin ilenerek rn elde edilmesi ve bu rnn baka bir retim iletmesi iin hammadde niteliinde olabilmesi gibi, veriler ve bilgiler de benzer bir yaklamla ayn anlamda kullanlabilmektedirler.

-2-

BLG LEME VE SSTEM


Yukarda ele alnan verilerin bilgiler haline gelmesi, bir dntrme srecinin varln ortaya koymaktadr. Bu noktada bu dnmn nasl gerekletii sorusu akla gelecektir. Burada, karmza bilgi ileme kavram kmaktadr (Bu kavram bilgi ilem ile e anlamda kullanlacaktr).

Bilgi ileme nedir?


Bilgi ileme ksaca, veriyi bilgiye dntrme sreci veya veriyi kullanlabilir ve anlaml klan her trl eylem olarak tanmlanabilir. Bilgi ileme srecinde, ilevsel eler srasal biimde biraraya gelerek amaca ynelik sonular retirler. Bu, elle olsun veya bilgisayarla olsun girdilerin oluturulmas, eyletimi (manipulation) ve ktlarn elde edilmesi demektir. Bu aklamadan sonra, bilgi ilemeyi sistem yaklam iinde ele alabiliriz. Sistem kuramcs Russel L. Ackoff bir sistemi geni olarak ve genel hatlaryla, birbirine bal blmlerden oluan kavramsal veya fiziksel bir varlk olarak tanmlamaktadr . Sistemlerle ilgili, fizik ve biyoloji bilimlerinde, modern teknolojide, sosyal bilimlerde birok tanm yaplmaktadr. Ancak, bilgi ilemede ve bilgisayar teknolojisinde, sistem ulalmas istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek ktlar reten ve birbiriyle ilikili bileenlerden oluan bir sretir.

Sistemin eleri nelerdir?


Her sistem iin temel e; girdi, ileme ve ktdr. Birbiriyle etkileimli bu temel bileen sistem biimini oluturur (ekil 1.1).

GRD

LEME

IKTI

ekil 1.1. Sistemin eleri.

Bu sistem tanmndan hareketle bir bilgi ileme sistemi ise, verileri girdi olarak kabul ederek ileyen ve bilgi kts olarak veren bir sistem olarak tanmlanr (ekil 1.2).
VER GRDS BLG LEME BLG IKTISI

ekil 1.2. Bilgi leme Sreci.

Sistem kavram, nem tayan ek iki eyi daha iermektedir. Bunlar geri-bildirim (feedback) ve kontroldur (ekil 1.3).

-3-

Geri-bildirim KONTROL

GRD

LEME

IKTI

ekil 1.3. Geri-bildirim, Kontrol ve Sistem Kavram.

Geri-bildirime dayal kontrol ile sistemin rettii kt, girdi olarak sisteme geri verilerek sistemin amacndan sapan durumlarn girdi ve ilem eylemleri zerindeki dzeltmeleri gerekletirilir ve gerekli z denetim salanm olur.

Bir iletmede sat faturas kesilmesi bir bilgi ileme ilemidir. Eer faturay yanl kesersek bir kt olan bu faturann dzeltilmesi gerekecektir. Bu amala bu yanl faturann dzeltilmek zere bilgi ileme sistemine veri olarak verilmesi ilemi geri-bildirime rnektir.
te yandan, bir sistem olarak bilgi ileme, kullanclarn gereksinmelerine yant verecek ve kullanmlarna uygun decek biimde, verileri ve bilgileri saklama ilevini yerine getirmelidir. Bu ilevin yerine getirilmesi ayr bir bileen olarak saklama kavramn karmza karmaktadr.

Bilgi ilemede saklama ilevinin nemini tartnz.


Tm bileenleri ve ilevleriyle bir bilgi ileme sistemini aadaki izimde olduu gibi gstermek olanakldr.

KONTROL YORDAMLARI

Geri-bildirim

VER GRDS

BLG LEME

BLG IKTISI

VER VE BLG SAKLAMA

ekil 1.4. Bilgi leme Sistemi Kavram.

-4-

BLG LEME SSTEMNN EVRELER


Buraya dek belirttiimiz kadaryla bir bilgi ileme sistemi; temel olarak girdi, ileme ve kt ilevlerinden olumaktadr. Her bir ilevin ieriini, srecin srasal evrelerine uygun olarak ele aldmzda ise karmza ayrntl bir tablo kmaktadr. Bilgi ileme sistemi sre olarak toptan ele alndnda bu srecin; verilerin derlenmesi, snflandrlmas, sralanmas, hesaplanmas, karlatrlmas, zetlenmesi, saklanmas ve raporlar biiminde kullanc ve karar vericilere iletilmesi, evrelerini ierdiini grmekteyiz. Bilgi ileme sistemi, bir yandan tm bu evrelerin ilevsel bir bileimini ortaya koyarken dier yandan bilgi iletiimi ve etkileimi bakmndan evre ile ayrlmaz ilikilerini srdrmek durumundadr. Bu evre, bir iletme iin tketicilerden devlete kadar uzanan bir yapy ortaya koymaktadr.

BLG LEME

Yeni Saklama VER

Veri Derleme

Snflama ve Sralama

Veri zerinde Analiz ve Hesaplamalarn Yaplmas

Tketiciler Ortaklar Rakipler Devlet ve dier EVRESEL VER

Sonularn zetlenmesi

Sonularn Karlatrlmas

BLG Veri ve bilgi letiimi Geri-bildirim Kullanc Kararlar ve Eylemleri

ekil 1.5. Bilgi leme Sistemi Evreleri ve Bilgi letiimi.

HAM VER

VER DERLEME

VER SINIFLAMA

BLG LEME VE ZETLEME

RAPOR RETME

RAPOR

GRD

LEME

IKTI

ekil 1.6. Bilgi leme Sistemi ve Evreleri.

-5-

levler ayrm yukardaki durum ele alndnda; girdi ilevinde, verileri ilenmeye hazr duruma getirmeye ynelik olarak verilerin derlenmesi ve ilk kayt hazrlklarnn yaplmas sz konusudur. rnein, verilerin bilgisayarn okuyabilecei bir biime veya bir baka kiinin kullanabilecei duruma getirilmesi kaytlamadr. te yandan, ilenecek kalemlerin zelliklerine gre gruplanarak snflandrlmas ve sralanmas gerekmektedir. leme ilevinde; bu verilerin hesaplanmas, karlatrlmas, zetlenmesi ve saklanmas gerekletirilecektir. kt ilevinde ise; bilgiler genellikle rapor biiminde kullanc ve karar vericilere iletilecek ve oaltlacaktr.

Bir iletmede mteriye fatura dzenleme bilgi ileme sisteminin evrelerinde yaplan ilemler nelerdir?

BLG LEME YNTEMLER


Yukardaki kesimlerde genel olarak bilgi ileme kavramlar zerinde durulmutur. Bu genellemede belirli bir yntem szkonusu deildir. Bir dier deyile verilen sre her yntem iin geerlidir. Bilgi ilemede temel olarak yntemden sz edebiliriz. Bunlar;

Elle bilgi ileme, Mekanik bilgi ileme, Elektronik bilgi ilemedir.

Elektronik bilgi ileme, bilgisayarla bilgi ileme ile e anlamda kullanlmakta ve bilgi ilemeyi en ideal anlamda gerekletirmi olmaktadr. Bu durumu daha ak biimde gsterebilmek, mekanik aralarn desteindeki elle bilgi ileme ynteminin bilgisayarla bilgi ileme yntemiyle karlatrlmas ile olanakldr.
GRD
ELLE BLG LEME nsan gzlemleri, daktilo, elle yazma, yazar kasa, hesap makinas.

LEM
nsan beyni, yaz yazma, hesaplama ve analizler, hesap makineleri

KONTROL
nsan beyni, yaz yazma, hesap makinas kontrol devreleri vd.

SAKLAMA
nsan beyni, yazl kaytlar, dosyalar, mikrofilmler vd.

IKTI
nsan sesi, yazl rapor, telefon, daktilo yazlar, hesap makinas ekran ve eritler. Bilgisayar ekran, sesli yant, bilgisayar yazclar.

BLGSAYAR- Veri giri LA BLG terminalleri, LEME delikli kart, manyetik disket, optik karakter okuyucu.

Bilgisayar ilem birimleri.

Bilgisayar kontrol birimi, bilgisayar programlar

Yar iletken bellek devreleri, manyetik ekirdek, diskler, durumlar, kartlar ve bantlar.

ekil 1.7. Elle ve Bilgisayarla Bilgi lemede Yntemsel Karlatrma.

-6-

Elle bilgi ileme ile bilgisayarla bilgi ileme arasndaki farkllklar nelerdir?
Bilgisayarla bilgi ileme, yntemsel olarak nemli bir farkllk ortaya koymaktadr. Bu farkllk ilemlerin gerekletirilmesinde, bilgisayarn kullanld alan ile ilgili birok avantaj da beraberinde getirmektedir. Teknolojinin stnlyle ilgili bu avantajlara yeri geldike ilerideki nitelerde deinilecektir.

Bu nitede ve bundan sonraki nitelerde kullanlan ak izenei sembollerinin anlamlarnn kitabnzn sonunda yer aldn unutmaynz.

zet
nsann belleine yeterince gven duymamas ve ilikilerin gelierek ticari olaylarn ortaya kmas bilgi ileme gereini ortaya karmtr. Bu gereksinim ilk alardan gnmze dek artarak devam etmektedir. Bilgi ileme ile birlikte dnlen iki nemli kavram veri ve bilgidir. lenmemi veri olarak ifade edilen bilgiye nasl ulalaca bilgi ilemenin aklanmas ile olanakldr. Bilgi ileme sisteminde veri girdisi ki, bu bir isim, parasal bir tutar veya miktar olabilir, ilemeye tabi tutularak bilgiye dnecektir. Ancak bu bilgi her zaman doru bilgi olmayabilir. Yanl bir bilgi retildiinde bu bilginin sisteme geri beslemeyle tekrar girdi olarak verilecek ve tekrar ilemeye tabi tutularak doru bilgi olmas salanacaktr. retilen bu bilgilerin gereksinim duyulduunda kullanlabilmesi iin saklanmas bilgi sistemi iinde ele alnmas gereken bir dier nemli ilevdir. Verinin bilgi haline dntrlmesi ilemleri elle yaplabilecei gibi mekanik aralarn veya bilgisayarlarn kullanlmasyla da gerekletirilebilinir. Hangi yntem kullanlrsa kullanlsn ama verinin bilgi haline dntrlmesidir. Ancak, bilgi ilemede bilgisayarlarn kullanlmasnn iletmelere nemli avantajlar salayaca aktr.

Sorular
1. Aadakilerden hangisi veri iin doru deildir? a. Veri, kesinlikle saysal bir ifadedir. b. Veri, bir dier sistemin bilgisi olabilir c. Yanl bilgi, sistem iin veridir. d. Veri, ilenmemi bilgidir. e. Verilen daha sonraki kullanmlar iin saklanmaldr. 2. Sistemin rettii ktnn kontrol edilip, yanlln belirlenerek sisteme tekrar girdi olarak verilmesi ilemi aadakilerden hangisidir? a. Snflandrma

-7-

b. Bilgi saklama c. Geri-bildirim d. Girdi e. kt

3. Aadakilerden hangisi bilgi ileme sreci iin dorudur? a. Girdi - leme - Saklama - kt b. Girdi - kt - Raporlama c. Girdi - leme - Kontrol d. Girdi - Kontrol - kt - Geri Besleme e. Girdi - leme - kt

4. Aadakilerden hangisi ileme ilevinde yaplan ilemlerden biri deildir? a. Hesaplama b. Verilerin derlenmesi c. Karlatrma d. zetleme e. Saklama

5. Aadakilerden hangisi bilgi ilemenin bir sonucudur? a. Yazar kasalar bir girdi birimidir. b. leme, hesap makineleri yardmyla yaplr. c. ktlar dosyalarda veya mikrofilmlerde saklanr. d. Veri girii terminaller yardmyla gerekletirilir. e. Yazl raporlar bir ktdr.

Szlk ve Kavramlar Dizini


Bilgi : lenmi veri olarak da ifade edilen bilgi, bir i veya konu veya bir varlk hakknda bilinen ey ya da bilgi kullancnn bir i veya konu veya bir varlk hakknda bildikleri eylerdir. Veriyi bilgiye dntrme sreci veya veriyi kullanlabilir ve anlaml klan her trl eylemdir. Veri veya bilgilerin kopyalar eklinde oaltlmas ilemidir. Sistemin rettii ktnn, sisteme geri verilerek sistemin amacndan sapan durumlarn girdi ve ilem eylemleri zerindeki dzeltmelerinin gerekletirilmesi ve gerekli z denetim salanmasdr. Veri veya bilgilerin, bilgi sistemi iinde bilgi i-8-

Bilgi leme oaltma Geri-Bildirim

: : :

letme

lem aamalarna bal olarak bir aamadan dier bir aamaya aktarlmas, bir defterden dier bir deftere geirilmesi, bir blmden dier bir blme gnderilmesi ve bilgilerin ilgililere sunulmasdr. Kaydetme : Veri veya bilgilerin toplanmas ve daha sonra ileme tabi tutulmak zere belgelendirilerek sisteme girilerinin salanmas ilemidir. ok sayda bilginin daha kullanl bir biime dntrlmesi ilemidir. Veri veya bilgilerin biriktirilmesi ve ileride tekrar kullanlma amacyla ilgili ktklere(dosyalara) yerletirilmesi ilemidir. Veri veya bilgilerin belirli snf veya kategorilere gre dzenlenmesi ilemidir. eitli durumlarn, gzlemlerin veya olaylarn saysal veya alfabetik ya da sembollerle her trl gsterimidir.

zetleme Saklama

: :

Snflandrma Veri

: :

-9-

Bilgi Sistemi Teknolojisi

NTE

Bu nitede...
Bilgisayar kullanmnn bilgi ileme sistemine etkisinin neler olduu ele alnmtr. Bilgisayar teknolojisi donanm ve yazlm olarak iki ana grupta incelenmi; donanm bal altnda teknolojik gelimeler ele alnrken; yazlm bal altnda programlama dilleri ve programlama sreci aklanmtr.

alma Biimine likin Olarak...


Bu niteye almaya balamadan nce Ynetim Bilgi Sistemi dersinin konularn gzden geiriniz. Donanm konusunu alrken evrenizdeki bilgisayarlarn elerini izleyiniz. Her bir enin ilevini nitedeki bilgilerle karlatrnz.

- 10 -

BLG LEMEDE BLGSAYARLAR


Daha nceki nitede, bilgi ilemenin bir sistem olarak ele alnabilecei ve temel olarak girdi, ileme ve kt bileenlerinden olutuu vurgulanm ve bilgi ileme sisteminin geri-bildirime dayal kontrol ve saklama bileenleri ile desteklendiine deinilmiti. Bu nitede ise, bilgisayar kullanlan bir bilgi ileme sisteminde teknolojiden kaynaklanan zelliklerin neler olduu ele alnacaktr. Bilgisayarla Bilgi leme (BB) veya Elektronik Bilgi leme (Electronic Data Processing), verinin z devimli olarak ilenmesinde bilgisayarn kullanlmasdr. Bununla birlikte, BB'yi girdi, ileme, kt, saklama ve kontrol temel ilevlerini, bilgisayar donanmn, yazlmn ve personelini kullanarak yerine getiren bir bilgi ileme sistemi olarak grmek nemlidir.

KONTROL PROGRAMLAR VE YORDAMLAR

LEME BLGSAYAR/ BLG LEME

VER GRD

BLG IKTI

VER TABANI Veri ve Bilginin Saklamas SAKLAMA PERSONEL

ekil 2.1. Bir Sistem Olarak BB.

Bilgisayarla Bilgi leme, bir sistem olarak,


Donanm, Yazlm,

Personel ilevleri temelinde ele alnmaktadr. Bu bakmdan burada ncelikle bilgisayar teknolojisi zerinde duracak ve buna bal olarak bilgisayar donanmn ve yazlmn ele alacaz.

BLGSAYAR TEKNOLOJS
ok sayda aritmetiksel ya da mantksal ilemlerden oluan bir ii, almas srasnda bir iletmenin (operatr) ie karmas gerekmeksizin, nceden verilmi programa gre z devimli olarak yrten bir bilgi (veri) ileyicisi olan ve ileriki nitelerde eitli ynleriyle inceleyeceimiz bilgi-

- 11 -

sayar, bilgi ileme kavramnn evrimsel sre iindeki en son noktasn oluturmaktadr. Gerekten, bilgisayar teknolojisiyle birlikte bilgi ilemede bir devrimden sz etmek olanakldr. nsanlk, bu teknolojiyle ok ksa bir zaman aralnda, ulalmas g bir dzeye ulamtr. Yaammz teknik alanlardan sosyal alanlara dek etkileyen bilgisayarlarn teknik anlamda geliimini ve yapsn yakndan tanyarak iletimini kavramak bilgisayar kullanmakta olan kii veya kurulular iin olduu kadar denetiler iin de son derece gereklidir.

Bilgisayarn geliimini bilmek ve yapsn tanmak denetiler iin neden nemlidir?

BLGSAYAR TEKNOLOJSNN EVRM VE DONANIM


Bilgisayar teknolojisini bilgi ilemeden ayrmak ve bu teknolojik gelimeyi dar bir zaman aralyla snrlandrmak olanakl deildir. Tarihsel olarak konu ok gerilere giderek incelenebilir. Birok aratrmac bilgisayarlarn tarihini daha nce de deindiimiz abakse dayandrmaktadrlar. ubuklara dizilen diskler yardmyla eitli aritmetiksel ilemlerin yaplmasn kolaylatran abaks, bir bakma en eski bilgi ilem aracdr. Bilgisayar ise bilgi ilem aralarnn en gelimi olandr. Abaks ile bilgisayar arasnda geni bir bilgisayar tarihesi yatmaktadr. Bu geni konuyu bir yana brakarak, bilgisayarlarn temelini oluturan matematiksel bir yntemden sz etmek ve bugnk bilgisayar teknolojisine ulamak istiyoruz. Bu matematiksel yaklam, 1815 ylnda ngiltere'de domu olan nl matematiki ve mantk George Boole tarafndan ortaya konmutur. Boole, 1847 ylnda Mantn Matematik Analizi isimli kitapn yaymlam ve bu konudaki grlerini gelitirerek 1854 ylnda Dncenin Yasalar Hakknda Bir Aratrma (An Investigation of the Laws of Thought) adl eserini yaymlamtr. Salt Evet/Hayr temeline dayanmakta olan Boole cebrinde doru ya da yanl gibi iki deer alabilen deikenler ve bunlar arasndaki ve, ya da, gibi mantksal ilikiler sistemi kullanlmaktadr. Boole cebri aslnda saysal bir cebir deil, bir nermeler cebridir; ve 0 ve 1 elerinin srasal anlamda ilenmesine dayaldr. George Boole, tm mantksal nermelerin ve, veyalara gre zetlenebileceini ve bu nermelerin birer matematik denklem olarak yazlabileceini ortaya koymu ve farknda olmadan bugnk bilgisayarlarda kullanlan ikili (binary) sisteminin temelini atmtr. Byle bir sistemde, bilgisayarlarla ilem yapmak, bilgi saklamaya ynelik elektriksel devrelerin almasyla baarlmtr. Mekanik bilgi ileme aralar olarak, Blaise Pascal'n aritmetiksel ilemler yapan makinesinden (1640) Joseph Marie Jacquard'n delikli kart yntemine dayal makinesine (1804), Charles Babbage'n z devimli mekanik hesaplaycsndan (difference engine) (1823), Herman Hollerith'in delikli kartlarna (1880) dek uzanan zincirin elektronik ilk halkasn ENIAC (Electronic Numerical Integrator And Calculator) oluturmutur (1946).

- 12 -

imdi gnmzde kullanlan bilgisayara ilikin donanm ve yazlm kavramlarna girerek, geliimin donanm ve yazlm dzeyindeki durumunu inceleyelim. Bir bilgisayarda fiziksel eler btn anlamna gelen donanmn teknolojik temelini kuvars tandan elde edilen saf silikon yongalar oluturmaktadr. Doada bol miktarda bulunan kuvars ta bir dizi karmak ileme tabi tutularak saflatrlmakta, elde edilen silikon silindirler ince tabakalar (Wafer) halinde kesilerek bunlardan yonga (chip) adl verilen milimetrik elemanlar elde edilmektedir. Son derece karmak elektriksel devreleri ieren bu yongalar, eitli testlerden geirildikten sonra balantlar kurularak bilgisayarn temel devreleri oluturulmaktadr (ekil 2.2).
Mask

Silikon

Test Edici Dier Mask/lem Dngleri

Tabaka Testi

Yonga

Balantl Yonga

Gzden Geirme

SonTest

ekil 2.2. Silikondan Yonga Elde Etme Sreci.

- 13 -

Tmleik devreler (Integrated Circuit) ad verilen bu milimetrik yar iletkenler zerine yaklak milyonlarca devre sdrabilmektedir. Tmleik devre temelinde ilev gren bilgisayar donanm; girdi, kt, saklama evresel (peripherals) birimleri ile Ana lem Biriminden (Central Processing Unit) olumaktadr (ekil 2.3).
ANA LEM BRM KONTROL

GR

BELLEK

IKI

ARTMETK- MANTIK

Kontrol Ak

Komut Ak

Veri Ak

ekil 2.3. levsel Bilgisayar Dzenlemesi.

Giri birimleri (input devices) insann bilgisayarla iletiim kurmasn salayan aygtlardr. Ayn ekilde, k birimleri (output devices) de giri birimleri ile ana ilem birimine verilen verilerin ilendikten sonra kt bilgileri olarak alnabildii iletiim aygtlardr. Ana ilem birimi ise kontrol, bellek (storage) ve aritmetik-mantk elerinden olumaktadr. Yine, ana ilem biriminin denetiminde alan bir e de ek bellektir (auxiliary storage).

Bir tahsilat ileminde, bilgisayarn giri, k ve ana ilem birimlerinin yapaca ilemlerin neler olabileceini tartnz.
Kontrol birimi, ana ilem birimi iinde yrtme grevini stlenen ve egdm (koordinasyonu) salayan birimdir. Bir dier deyile, bilgisayarn beyni olarak kabul edilebilir. Bu birim, bellekte depolanan bilgileri toplar, yerletirir, programdaki komutlar okur, yorumlar ve yrtr. Bu arada her komutun yrtlmesinde bir ya da birden fazla bilgisayar bileeniyle iliki kurulur. Bu nedenle kontrol birimi, sistem iindeki ilevsel birimlerin uyumunu salayan ve programlardaki ilem srasn yneten bir aygttr.

Ana ilem biriminin elerinden biri olan kontrol biriminin grevleri nelerdir?
zet olarak kontrol birimi aadaki ilemleri yerine getirmektedir.

Uygun bir sralama iinde program komutlarn semek, Seilmi olan her bir komutu yorumlamak, Ayrlm devreleri (mantk veya transfer devreleri...), komutlar yerine getirecek biimde harekete geirmek. Sistem evre birimlerini denetim altnda tutmak.

- 14 -

Bellek birimi bilgisayarn ilev grmesine ynelik olarak program komutlarn ve ilenmesi ngrlen verileri saklayan birimdir. Bellek birimi, ana bellek (primary storage) ve yardmc bellek (secondary storage) olmak zere iki ksma ayrlmaktadr. k birimlerinden bilgiler alnncaya dek, veriler, programlar, bilgiler ve her tr ara sonular genellikle geni bir alan olan bu birimde saklanrlar.

Bellek kavramndan ne anlyorsunuz?


Bellek birimi, kendi iinde zel amalara gre belirlenmi zgl alanlar kullanmaya olanak verecek bir yapdadr. Bu alanlar; giri bellek alan, program bellek alan, alma bellek alan ve k bellek alandr (ekil 2.4).

GR

BELLEK BRM Giri Bellek Alan KONTROL BRM ARTMETK MANTIK BRM

Program Bellek Alan

alma Bellek Alan

Ana lem Birimi

k Bellek Alan

IKI

ekil 2.4. Kavramsal Bellek Alanlar.

Ana bellek, alma tipi olarak iki tr bellek kullanmaktadr. Bunlar; Rasgele Eriimli Bellek (RAM: Random Access Memory) ve Salt Okunur Bellektir (ROM: Read Only Memory). RAM'n zellii programlarn ve verinin ilenmesi sresince geici bir bellek olarak kullanlabilmesidir. Sradan ilerin yrtld, istenilen herhangi bir konuma bilgi ve programlarn saklanabildii ve iindeki deerlerin silinebildii, deitirilebildii bellek tr ise, RAM bellektir. ROM ise, RAM'in silinmeyen ve srekli bellek olarak kullanlan tipidir. Bu bellek salt okunabilir, deitirilemez. Ayrca ROM'a benzer biimde kullancnn deiiklik yapamad, kalc programlar ieren ancak yine de belli koullarda deitirilebilen bir bellek tr de bulunmaktadr. Bu bellek tr EPROMdur (Erasable Programmable Read Only).

- 15 -

Bir insan beynini bilgisayarn beyni olarak dnnz. Bu varsaym altnda RAM, ROM ve EPROMun ilevleri insan beyni iin nasl tanmlanabilir?
Yardmc bellek, ana bellein ykn hafifleten ve ana bellekte bilgi saklama maliyetini azaltan bir d bellektir. Yardmc bellek aracl ile ok saydaki karakter ya da bilgi, manyetik disk, disket, manyetik erit gibi yaygn olarak kullanlan bilgi saklama aygtlarnda saklanarak, yeri geldiinde kullanclarn eriimine olanak tannr. Son olarak zerinde duracamz birim, aritmetik-mantk (aritmetic-logic) birimidir. Bu birim toplama, karma, arpma ve blme aritmetik ilemlerini yerine getirir. Bunun yan sra bir saynn negatif, pozitif veya 0'a eit olup olmadn belirler; ve iki sayy, hangisinin byk, dierine eit veya dierinden kk olduunu belirlemek zere gerekli karlatrmalar yapabilir. ekil 2.3te verildii gibi bu birimlerin tm, birbirleriyle egdml olarak iletiim iinde almaktadr. Bu dzenlemeyi temel alan tipik bir bilgisayar donanm evre birimleri ve ortamlar ekil 2.5'te grlmektedir. Grlecei gibi bilgi kayt ortamlar olan giriteki aralarn bir ou ayn zamanda k ortam ve aralar olarak gze arpmaktadr. Bilgisayar teknolojisindeki gelimeler, doal olarak donanmn geliimiyle dorudan ilgilidir. Bu alanda her geen gn yeni admlar atlmakta ve 1950'li yllarda ngrlmesi ok g deiiklikler olmaktadr. Nitekim silikon yongalarn yerini almak zere birtakm yeni yaplar zerindeki almalar giderek olgunlamaktadr. Bu alandaki almalarn en gncel olanlarndan biri, silikon yongalar yerine karbon tabanl organik molekllerden oluan yeni devreler retmeyi amalamaktadr. Bylelikle bir biyolojik mikro-yongalar devri alaca ve bu molekler devrelerin ok daha az g kullanarak ok daha hzl alabilecei ve donanm boyutlarnda 1000 katlk bir klme salanabilecei vurgulanmaktadr.

- 16 -

Terminal

Terminal

Sesli Giriim Birimi

Ekran

Manyetik Mrekkep Karakteri Okuyucu Ana lem Birimi Optik Karakter Okuyucu Manyetik Manyetik Band Band Manyetik Disk Direkt Eriim Birimi

Sesli Yant Birimi

Yazc

Bilgisayar kt-Mikrofilm Birimi

Manyetik Disk

Manyetik Band

Manyetik Disk

ekil 2.5. Bilgisayar Donanm evre Birimleri ve Ortamlar.

Bir bilgisayar donanmnn geliimini belirleyen be temel faktr bulunmaktadr. Bunlar;


Byklk, Hz, Maliyet, Bellek kapasitesi, Gvenilirlik faktrleridir.

- 17 -

Bu faktrler bilgisayarn geliimi sonucunda nasl etkilenir?


Balangta lamba temeline dayal olarak kullanlan elektronik montajlardan, transistrlere ve entegre devrelere doru geliim gsteren, bilgisayarlar; byklk, hz, maliyet, bellek kapasitesi ve gvenilirlik faktrlerini de etkileyerek kuaklar oluturmulardr.

3. snfta incelediiniz Ynetim Bilgi Sistemi ders kitaplarnzn drdnc nitesindeki Bilgisayar Kuaklarna ilikin aklamalar gzden geiriniz.

BLGSAYAR YAZILIMI (SOFTWARE)


Bilgisayar yazlm, bilgisayarn bilgi ileme ilevini yerine getirmesini salayan her tr program, yordam, kurallar ve belgelendirmeyi ieren bir kavramdr. Bir anlamda donanma yaam veren e, yazlmdr. Bu nedenle, donanm ve yazlm birbirinden ayr dnlemez. Bilgisayar yazlmn, iki ana grupta ele alnabilir. Bunlar; sistem yazlm ve uygulama yazlmdr. Sistem yazlm, bilgisayar sistemindeki ilemleri destekleyen ve kontrol eden programlar ierir. Sistem yazlm, iletim sistemi (operating system) programlarn oluturur.

letim sistemi, ana ilem birimindeki ilemleri denetleyen programlar btndr. letim sistemi, bilgisayar sisteminin giri-k ve bellek ilevlerini kontrol ederek eitli destek hizmetleri salar.
Uygulama yazlm ise, zel uygulamalar yrten ve ileten programlardan oluur. rnein, demelere ya da stok kontrol ilemlerinin yerine getirilmesine ynelik olarak hazrlanan programlar uygulama yazlm iindedir.

Sistem yazlm ve uygulama yazlmnn bilgi ileme sistemi iindeki yeri nedir?
Burada ele alnmas gereken bir dier konu, iletim sistemine ilikindir. nk bir bilgisayarn yazlm dzeyinde zn iletim sistemi oluturur. letim sistemi, ana ilem birimindeki ilemleri denetleyen programlar btndr. Bilgisayar sisteminin giri-k ve bellek ilevlerini kontrol ederek, eitli destek hizmetlerini salayan, iletim sistemidir. Bu nedenle iletim sistemini (ayn balamda sistem yazlmn) oluturan bu karmak programlar btnne, denetleyici veya ynetici programlar ad da verilmektedir. Bilinmesi gereken, uygulama programlarndan farkl olarak, iletim programlarnn bilgisayar reticisi firmalarca gelitirilerek sisteme daha batan yerletirilmi olmalardr. letim sisteminin oluturulmas ile uygulama programlarnn iletilebilme olana yaratlm olur. letim sisteminin iki temel esi; i (job), kaynak (resource) ve veri (data) ynetimini salayan kontrol programlar ile bilgi ilemeyi salayan ileme programlardr (processing programs). leme programlar; bilgisayara verilen bir uygulama programn makine diline eviren dil evirici programlar (language translator programscompilers) ve sistem kitapln yneten "hizmet programlar"n iermektedir. Bilgisayar yazlm ile ilgili snflandrma ekil 2.6da verilmitir.

- 18 -

ekil 2.6'da verilen bilgisayar yazlm ile ilgili snflandrmada yer alan kontrol program, ileme program ve ileme uygulamalar program arasndaki iliki nedir?

Bilgisayar Yazlm

Sistem Yazlm

Uygulama Yazlm

Veri Taban Ynetim Sistemleri

letme Uygulama Programlar

letiim Kontrol Programlar

Bilimsel Uygulama Programlar

letim Sistemi

Dier Uygulama Programlar

Kontrol Programlar

leme Programlar

Ynetim Programlar

Dil evrici Programlar

Kaynak Ynetim Programlar

Hizmet Programlar

Veri Ynetim Programlar

Dier lem Programlar ekil 2.6. Yazlm Sistemi.

- 19 -

PROGRAMLAMA DLLER VE PROGRAMLAMA SREC


Bundan nceki kesimde sklkla kullanlan bilgisayar program terimi, insann bilgisayarla iletiim kurabilmesini ve bilgi ilemesini salayan en nemli aralardan biridir. Bir ilemin bilgisayara tanmlanabilmesi, bu ilemin (ya da sorunun) ona, anlayabilecei bir sistematik iinde verilmesini gerekli klar. Programlama, bir ii yapmak iin gerekli ilemlerin saptanmas, tanmlanmas ve bu ilemlerin srasnn belirtilmesidir. Bilgisayarlar zgn bir sorunun zm iin programlanabilirler. Bu olanak sorunun zm ynteminin bir dizi mantksal komutlarla ve bir dille kodlanmasyla salanr. Burada programlama srecine gemeden nce, yukarda anlan ve programlamaya olanak veren "programlama dilleri" zerinde durmak istiyoruz. Programlama dili, bilgisayar programlar oluturmak zere tanmlanm yapay bir dil/dillerdir. Programlama dilleri temel olarak iki dzeyde ele alnabilir. Bunlar, alt dzey (low level) ve yksek dzey (high level) dillerdir (Ayrca C ad verilen alt dzey programlama dillerinin zelliklerine sahip bir st dzey programlama dili de bulunmaktadr).

Bilgisayar dillerinin snflandrmas nasl yaplabilir?


Alt dzey diller, bir bilgisayar sisteminin dorudan uygulayabildii makine komutlarn ieren dillerdir. evirici dili (assembler language) olarak adlandrlan dil bu snfa girmektedir. st dzey diller ise kullanclarn doal diline benzeen komutlar ieren ve zm istenen sorunlarn trne gre farkllk gsteren dillerdir. Bir dier deyile st dzey dillerin kullanlan alana zg bir yaplar vardr. Bu dillerin, alt dzey dillerden farkl olarak bilgisayara dorudan baml olmayan bir zellikleri vardr. Yani yazlan program, o dili kullanabilen tm bilgisayarlar iin geerlidir. st dzey dillere belirli alanlara ynelik olmalarndan tr, soruna ynelik diller ad da verilmektedir. st dzey bir programlama diliyle yazlm programn ki buna kaynak program (source program) ad verilmektedir, bilgisayar sistemince okunmasn yani, onun anlayabilmesini salayarak ama programa (object program) dntrmek gerekmektedir. Bu dntrme ilemine derleme (compile), derleme ilemini gerekletiren karmak ve zel program dizisine ise derleyici (compiler) den mektedir (ekil 2.7).

- 20 -

KAYNAK PROGRAM

DERLEME PROGRAMI

DERLEME

PROGRAM LSTELEME VE HATA RAPORU

ekil 2.7.
MAKNE DLAMA PROGRAM VER

Derleme Sreci.

LETM

SONU

Programlama srecinin evreleri nelerdir?


Bir ii yapmak iin, tanmlanm bir dizi admdan oluan ve dntrme ilemlerini ieren programlama srecinin evreleri aadaki gibi aklanabilir. ncelikle ve doal olarak, zm gereken sorunun ayrntl zmlemesi (analizi) ele alnacaktr. Bu evre zellikle, zm gereken sorunun bilgisayara uygunluunu salamaya ynelik olup, gerek duyulan ktlar ve sisteme verilecek olan girdi verilerinin ortaya konmasn ierir. Bir sonraki evre, programlama zmlemesidir. Bu evrede, programlama asndan, gereksinilen kty reten yntem belirlenir. Sorunun zmn belirleyen sonlu saydaki zgn ve anlalr srasal admlarn (ilemlerin) ortaya konmas anlamna gelen algoritmalarn, ak izeneklerinin (flowcharts) ve mantksal karar tablolarnn hazrlanmas da bu evre iindedir. Tasarm evresindeki her trl deikeni gz nne alan almalarn sonulanmas ile kodlamaya geilebilecektir. Programlama asndan kodlama kavram, sorunun zmne ynelik olarak hazrlanm olan algoritma ve ak izeneklerine uyan ve bir programlama dilinin kurallarn tayan komutlar btndr. Bu ekilde, daha nce deinmi olduumuz kaynak program oluturulmakta ve oluturulan program test edilerek ama programa ulalmaktadr. Eer ama programn baarl olduu dnlyorsa, bu programn, baka bir kullancnn anlamasna ve kullanmasna olanak verecek belgelendirmesi hazrlanarak dosyalanr.

- 21 -

SSTEM ZMLEME TASARIM 1. Sorunun alan 2. kt gereksinmesi 3. Girdi verilerinin belirlenmesi

PROGRAMLAMA ZMLEMES 1. Gereksinilen kty reten yntem 2. Ak izenekleri/ mantksal karar tablolar

1 PROGRAMLAMA DL KURALLARI

PROGRAM KODLAMA

ekil 2.8. Programlama Sreci.

KAYNAK PROGRAM

MAKNE DLNE EVRME

EVRME BAARILI MI?

Evet

AMA PROGRAM

Hayr HATALARIN DZELTLMES Hayr PROGRAM BAARILI MI?

Evet PROGRAMIN DZELTLMES

IKTI RETM VE PROGRAM BAKIMI

Aklanan programlama sreci, ekil 2.8de olduu gibi zetlenebilir. - 22 -

zet
Bilgi ilemede bilgisayarlarn kullanlmas, bilgi ilemenin temel ilevleri olan girdi, ileme, kt, saklama ve kontroln gzden geirilmesini zorunlu klmaktadr. Bilgisayarla bilgi ilemede bu temel ilevler bilgisayar donanmn, yazlmn ve personelini kullanarak yerine getirilecektir. 1940l yllarda ENIAC ile balayan bilgisayar teknolojisi gnmzde minyatrize edilmi entegre devrelerle geliimini srdrmektedir. Bu geliimin izlenmesinde ele alnacak be temel faktr vardr. Bunlar byklk, hz, maliyet, bellek kapasitesi ve gvenirliliktir. Bilgisayarlar gelitike hz, bellek kapasitesi ve gvenilirlik artmakta; maliyet ile fiziksel byklk azalmaktadr. Bir bilgisayar donanmnda girdi, kt, saklama birimleri ve ana ilem birimi vardr. nsan ile makinenin iletiim kurmasn salayan birim giri birimidir. Giri birimiyle ana ilem birimine verilen verilerin ilendikten sonra kt olarak alnmasn salayan iletiim aygt ise kt birimleri olarak ifade edilmektedir. Ana ilem biriminde yer alan kontrol, bellek ve aritmetik-mantk eleri ilemlerin programlar yardmyla yaplmasn, veri ve bilgilerin saklanmas faaliyetlerini grrler. Donanmdaki bu gelime benzer bir gelimenin yazlmda da yaanmas sonucunu dourmutur. Donanma yaam veren e olarak ifade edebileceimiz yazlm; sistem yazlm ve uygulama yazlm olarak iki grupta ele alnmaktadr. Sistem yazlmlar, bilgisayar sistemindeki ilemleri destekleyen ve kontrol eden programlardr. Uygulama yazlmlar ise, stok kontrol veya demeler gibi zel uygulamalar yrten ve ileyen programlardr. Yazlmlarn oluturulmasnda programlama dillerinin kullanlmas gerekir. Programlama dili, bilgisayar program(yazlm) oluturmak zere tanmlanm yapay dillerdir. Programlar bu dilleri kullanarak iletme amalarna uygun programlar oluturacaklardr.

Sorular
1. Aadakilerden hangisi bilgisayar donanmnn geliimini belirleyen temel faktrlerden biri deildir? a. Byklk b. Hz c. Maliyet d. Programlama dili e. Bellek kapasitesi 2. Giri birimleri ile ana ilem birimine verilen verilerin ilendikten sonra kt bilgileri olarak alnabildii iletiim aygt aadakilerden hangisidir? a. Rastgele Eriimli Bellek (RAM) b. Ana lem Birimi c. Aritmetik-Mantk Birimi d. Giri Birimleri e. k Birimleri 3. Kullancnn deiiklik yapamad, kalc bellek programlar ieren ancak yine de belli koullarda deitirilebilen bellek tr aadakiler- 23 -

den hangisidir? a. Silinebilir-Programlanabilir Salt Okunur Bellek (EPROM) b. Rastgele Eriimli Bellek(RAM) c. Salt Okunur Bellek(ROM) d. Ana Bellek e. alma Bellei

4. Bilgisayar sistemindeki ilemleri destekleyen ve kontrol eden program aadakilerden hangisidir? a. Uygulama Yazlm b. Bilimsel Uygulama Yazlm c. letme Uygulama Yazlm d. Sistem Yazlm e. Veri Taban Yazlm

5. st dzey bir programlama diliyle yazlm programn, bilgisayarn anlayabilecei program ekline dntrme ilemine ne ad verilir? a. Listeleme b. Derleme c. letim d. Kodlama e. Tasarm

Szlk ve Kavramlar Dizini


Abaks : Hesaplamada ya da matematiksel ilemlerde kullanlan en eski mekanik aygt. : Programc tarafndan hazrlanan ve programn genel grnmn, plann, ak ynn, sorunun zmndeki admlar kapsayan izimsel bir gsterimdir. : Bilgi ve ilem dizilerinin sakland aygt ya da ortamdr. : Verinin z devimli olarak ilenmesinde bilgisayarn kullanlmasdr. : Bir bilgisayar sistemini oluturan fiziksel birimlerdir. Bir bilgisayarn klavyesi, monitr rnek olarak verilebilir. : Bilgisayar kullanan, veri girii

Ak izenei

Bellek Bilgisayarla Bilgi leme

Donanm

letmen (Operatr)

- 24 -

yapan kii. Manyetik Band (Teyp) : Sadece sral eriimin olanakl olduu geni bilgi ynlarn saklayabilen bir aygt ve ortamdr. : Bir bilgi saklama ya da bellek ortamdr. Okuma ve yazma ileminin bir plan alnmas gibi yapld disk aygtlarnda ayn anda birden ok diske okuma ve yazma ilemi yaplabilir. : Basl ya da yazl karakterleri okuyan ve bilgisayara giriini salayan bir giri birimi. : nsan aracl olmakszn ilerin otomatik olarak yaplmasdr.

Manyetik Disk

Optik Karakter Okuyucu

z devim

Rastgele Eriimli Bellek (RAM) : Sradan ilerin yrtld, istenilen herhangi bir konuma bilgi ve programlarn saklanabildii ve iindeki deerlerin silinebildii, deitirilebildii bellek trdr. Salt Okunur Bellek (ROM) : Program komutlarnn deitiremeyecei nitelikte, kalc bilgi saklamak ve salt okunmak zere bilgisayar reticisi firma tarafndan gelitirilmi bellek trdr.

Silinebilir-Programlanabilir Salt Okunur Bellek (EPROM) : ROM gibi kullancnn deitiremeyecei ve kalc programlar ieren bellek alandr. EPROM, belli koullarda deitirilebilir (yeniden programlanabilir). : Donanma yaam veren ve bilgi ilemde kullanlan programlar, yordamlar, programlama dilleri ve belgelemelerin tmdr. : Milimetrik yzeyler zerinde onbinlerce devre elemanndan oluan ve son derece karmak elektronik devrelerin yerletirildii, genellikle silikon gibi yar iletken malzemenden yaplm ince bir dilim. : Bir sorunun zmnde gereksinim duyulan bir dizi adm.

Yazlm

Yonga(chip)

Yordam

- 25 -

Veri Dzenlemesi ve Yaplandrlmas


Bu nitede...

NTE

Bilgi sisteminin salkl bilgi retebilmesi ve etkin bir ekilde ileyebilmesi iin gerekli olan veri dzenlemesi ve veri yaplandrlmas bu nitede ele alnmtr. Bu nitede ayrca bilgilere eriim olarak da ifade edilen ktk dzenleme konusu da incelenmitir.

alma Biimine likin Olarak...


Ele alnan her konuyu rneklerle ele almanz, sizin konuyu daha iyi anlamanz salayaca gibi, konuyu ne lde kavradnz da anlamanza yardmc olacaktr.

- 26 -

BLGSAYAR LE BLG LEMEDE VER DZENLENMES VE YAPILANDIRILMASI


Bilgisayar ile Bilgi leme (BB)'nin anlalmasnn temeli byk lde, veri dzenlemesinin eitli temel kavramlarnn anlalmasna baldr. Etkin bir ilemeyi salayabilmek iin, her BB sisteminde veri, mantksal biimde dzenlenmeli ve yaplandrlmaldr. Basitten karmaa doru sralanan veri yaplar, BB iinde veriyi mantksal bir biimde dzenlemek iin tasarlanmlardr.

Verilerin yaplandrlmasnn ve dzenlenmesinin amac nedir?

VER DZENLEMES
Veri, eler olarak karakterler (characters), alanlar (fields), kaytlar (records) ve ktkler (files) iinde dzenlenmitir. Bu eler kavramsal olarak nem tamakta olup, kitabnzda bundan sonra sklkla kullanlacaktr. Karakter, verinin en temel esi olup, alfabetik, saysal veya dier sembollerden oluur. Alan, karakter gruplarndan oluur. rnein, kii isimlerini oluturan alfabetik karakter gruplar isim alan, sat tutarlarn oluturan saysal karakter gruplar sat tutar alann oluturabilir. Bir veri alan bir zellii (karakteristik veya nitelik), bir varl (nesneler, insanlar, yerler vb.) ortaya koyar. Verinin ilikili alanlar kayt biiminde gruplanmlardr. Bir kiiye ilikin cret deme kayd, o kiinin isminden, sosyal sigorta numarasndan, vergi oranndan vb. oluur. Ktk, birbiriyle ilikili kaytlar topluluudur (veya veri setidir).

yerinde 20 kii almaktadr. alan bu kiilerin tmne ilikin kaytlar (ad-soyad, sicil numaras, alt birim, creti vb.) cretler ktn oluturacaktr. Her bir alana ilikin veriye ise kayt adn vermekteyiz. Her bir alana ilikin her bir veri ise alan olarak tanmlanmaktadr (rnein sadece ad soyad gibi). Alan oluturan her bir harf, say veya sembol ise karakter olarak tanmlanr. rnein alann sicil numaras 123456 ise, bu alan iindeki her bir say(1,2,...,6) bir karakterdir.
Ktkler srekliliklerine gre iki ayrmda incelenebilirler; ana ktk ve ilem (alma) kt. cretler ana kt (payroll master file) srekli bir ktk niteliini tarken, yine cretlere ilikin haftalk ilem kt (weekly transaction file) geici bir alma kt niteliindedir. lem ktkleri, belirli bir zaman aralnda oluan ilemlere ilikin kaytlar ierirler ve devresel olarak, ana ktn ierdii sreklilik tayan kaytlar gnlemede (update) kullanlrlar.

Gnleme nedir?
Gnleme, bir ktkteki kaytlara veya bilgilere erierek gerekli deiiklik veya eklemeleri yapmak ve kt en son haline getirmektir. leriki nitelerde daha ayrntl olarak ele alnacak bir kavram da veri tabandr (Data Base). ada BB sistemlerinin nemli bir esi olan veri taban uygulamasyla, farkl kullanmlara ynelik verileri ieren kaytlar veya ktklerin birbiriyle ilikilendirilerek iletilmesi salanr. Bylelik- 27 -

le, farkl uygulamalar iin kullanlacak ortak verilerin sisteme tekrar tekrar verilmesinin nne geilerek, merkezi bir ktkler dizisi oluturulmu olunur.

Bilgi ilemede veri tabannn kullanlmasnn salayaca faydalar nelerdir?


Karakter, alan, kayt, ktk ve veri taban ilikisi aadaki gibi zetlenebilir .
M Karakter

SM ALANI MEHMET AK

Alan

CRET KAYDI MEHMET AK 57533874 820.000.-TL.

ekil 3.1. Kayt Ortak Veri eleri.

CRET KT

Ktk

PERSONEL VER TABANI

Veri Taban

VER YAPILANDIRILMASI
BB'de veri dzenlemesi iin gerekli olan veri elerinin, belirli bir sradzene sahip olduklarn belirtmitik. Bu kesimde ise, verinin ilevsel kullanmn salayan bir yapya kavuturulmas zerinde durulacaktr. Bu amala veriler, iletmenin olaylara ilikin uygulamalarn gz nne alan mantksal ve anlaml bir ilikiler sistemine sahip klnmaldr. Ktklerden veya veri tabanndan elde edilecek bilginin uygun biimde salanabilmesine verilerin yaplandrlm olmas olanak verir.

Verilerin yaplandrlmasnn gerei nedir?


Verinin yaplandrlmasnda aadaki drt temel yaklam ortaya konabilir. Basit dorusal yaplar (Simple linear structures): Eer verinin tm eleri bamsz ve ayn nemde ise veri, basit dorusal bir yapda sralanabilir. Ancak bu tr bir yaplandrma, (zellikle iletmelerde...) bilgi ileme amalarna genellikle uygun dmemektedir. Liste yaplar (List structures): Bu yaklamda, mantksal (anlam tayan...) kaytlar, "gsterici" (pointer) kullanmyla birbirlerine balant- 28 -

landrlmlardr. Bir gsterici, bellekte yer alan baka bir kaytla mantksal iliki iinde olan, bir kayt zerindeki veri kalemidir. rnein, bir mteriler ana ktndeki kaytlar, her mterinin tek kodunu, tek adn ve adreslerini ierir. Bu ktkteki her mteri kayd, bir hesap numaras (kodu) ile tanmlanabilir. Bir muhasebe dneminde, bir mteri farkl gnlerde eitli kalem mallar satnalabilir. Bu durumda irket, bu ilemleri yanstan bir fatura kt tutabilir. Bylece herhangi bir zamandaki denmemi faturalar gsteren bir liste yaps kullanlabilir. Mteri ktndeki her kayt, fatura ktnde mteri iin ilk faturann kayt yerini gsteren bir alan ierecektir. Buna karlk bu fatura kayd, mterinin, sonraki faturalarna balantlandrlacaktr. Bu zincirdeki son fatura, gsterici olarak zel bir karakterin kullanmyla tanmlanacaktr (ekil 3.2).

Fatura Numaras

Fatura Verisi

Gsterici

Mteri Mteri smi, Hesap Adresi Numaras vb.


ekil 3.2.
Gsterici Fatura Numaras Fatura Verisi Gsterici

rnek Bir Liste Yaps.

Mteri Kt Fatura Numaras

Fatura Verisi

**

Yukarda verilen mteri-fatura ilikisine benzer ekildeki rnekler oaltlabilir. rnein, bir alann cretler ana ktndeki cret kayd, ayn alann kaytlarn ieren personel ana ktndeki kaytlar, gsterici yardmyla balantlandrlabilir (ekil 3.3).
GSTERC KAYIT ADRES PERSONEL KT
101

GSTERC

CRET KT Balant

2854

ekil 3.3. Ktklerdeki Kaytlarn Gsterici le Balantlandrlmas.

Balant

9 KAYIT ANAHTARI alan Numaras BLM NUMARASI

- 29 -

Bir ktkteki veya bir veri tabanndaki her kayt bir veya daha fazla tantm alann veya anahtar ierir. Anahtar, bir ktkteki bilgiyi aramaya olanak verir. rnein, bir alann sosyal sigorta numaras cret ktndeki veri kaydn tanmlayabilmek iin kullanlabilir.
Aa Yaplar (Tree Structures): Bu sradzensel (hiyerarik) yaklamda veri birimleri grafik olarak tersine dnm bir aa eklinde ve eitli dzeylerde yaplandrlmlardr. En stte aacn kk, daha sonra st ve alt dallar bulunmaktadr (ekil 3.4).
BYK DEFTER HESAP KAYDI (ALACAK HESAPLARI)

Birinci Dzey

kinci Dzey

MTER KAYDI

ekil 3.4. rnek Bir Aa Yaps.

nc Dzey

HAVALE BLDRM KAYDI

SATI FATURASI KAYDI

Drdnc Dzey

FATURA KALEM

A Yaps (Network Structures): Aa yaklamna benzemeyen ve dallarn birlemesine olanak vermeyen a kavram, ok ynl bir ekilde dmlerin (nodes) birlemesine olanak verir. Bu yap, kaytlar arasndaki karmak mantksal, ilikileri ortaya koyabilmeye yneliktir (ekil 3.5).

BYK DEFTER HESAP KAYDI (ALACAK HESAPLARI)

SATI ELEMANI KAYDI

MTER KAYDI

ekil 3.5. rnek Bir A Yaps.

SEVKYAT KAYDI

SATI FATURASI ANA KAYDI

AIK SPAR KAYDI

FATURA KALEM (RN SATII)

TAMAMLANMI RNLER ENVANTER KAYDI

SATINALMA EMR KAYDI

- 30 -

Verilerin yaplandrlmasnda kullanlan yaklamlarn farkllklar nelerdir? Tartnz.

KTK DZENLEME
Dzenlenmi ve yaplandrlm verilerin bilgiler olarak eriimini salamak ktklerin dzenlenmesini gerektirmektedir. Eriim (access), bilginin bilgisayarn bir evre donanmndan ya da bir saklama aygtndan elde edilmesi srecidir.

Bilgisayarla bilgi ilemede eriimin nemi nedir?


Bilgi okumak ya da yazmak iin belli bir yeri fiziksel olarak bulmak olarak tanmlanan eriimde temel yaklam unlardr:

Srasal ktk dzenleme (Sequential file organization) Rassal ktk dzenleme (Random-direct-file organization) ndeksli srasal ktk dzenleme (Indexed sequential file organization)

Srasal Ktk Dzenleme: Ktk iinde, veriyi dzenlemenin temel yollarndan biri srasal yntem kullanmadr. Bu yaklamda kaytlar, ktk iinde fiziksel olarak kayt anahtarlarnn srasallna gre saklanrlar. rnein mterilerin hesap numaralarnn bir sra izlemesi gibi. Ancak burada nem tayan, bu srasal verilere erime yntemidir. Srasal ktk dzenlemede bir evre biriminden herhangi bir veriye eriilmek ve gnlenmek istenildiinde kaytlar, kayt anahtar srasna gre ilk sradaki kayttan okunmaya balanarak ilgili veriye eriilinceye dek okuma srdrlr. (Bir bilgisayar bileeni olan okuma/yazma kafas bu ii yerine getirmektedir.) Rassal Ktk Dzenleme: Bu yaklamda kaytlar, ktk iinde fiziksel olarak rassal biimde saklanmlardr. Ktklerin ierdii kaytlara bal bir kayt numaras ile bilgilere doru eriilebilir. Yani ileyi, bir nceki tutanan konumundan bamsz olarak tutanaa eriimi salamaya yneliktir. ndeksli Srasal Ktk Dzenleme: ndeksli srasal eriim yntemi olarak da anlan bu yntemde kaytlar, bir direkt eriimli bellek zerinde (rnein bir manyetik disk) srasal olarak saklanmakta ve her bir kaydn bir anahtar bulunmaktadr(rnein personel numaras gibi...) ve bu, her bir veri kaydnn bellekte konumlanaca adres iin bir anahtar oluturur.

zet
BB sisteminin etkin bir ekilde almasnn temelinde verinin mantksal bir biimde dzenlenmesi ve yaplandrlmas vardr. Bu amala veri eleri birbirlerini ierecek ekilde oluturulacaktr. Bu veri eleri karakter, alan, kayt ve ktk olarak sralanmaktadr. Verinin en temel esi karakterdir. Karakter alfabetik, saysal veya dier sembollerle ifade edilebilir. Alan ise karakterler topluluudur. BB'de kayt ile ifade edilen ise birbirleriyle ilikili alanlar topluluudur. Kaytlarn bir araya gelmesiyle ktkler oluacaktr. Verinin dzenlenmesinden sonra, verinin ilevsel kullanmnn salanmas iin yaplandrlmas gerekir. Verinin yaplandrlmasnda drt temel yaklam vardr. Bunlar;

- 31 -

Basit dorusal yaplar, Liste yaplar, Aa yaplar ve A yapsdr.

Verilerin dzenlenip, yaplandrlmasndan sonra, verilerin bilgiler olarak eriimini salamak ktklerin dzenlenmesini gerektirmektedir. Byle bir uygulama ile bilgi, bilgisayarn bir evre donanmndan ya da bir saklama aygtndan elde edilebilecektir. Ktk dzenleme ile ilgili temel yaklam unlardr:

Srasal ktk dzenleme, Rassal ktk dzenleme, ndeksli ktk dzenleme.

Sorular
1. letmenin mterilerinden Mustafa z'e ait 120001001 nolu hesap ve bu hesaptaki 100 milyon liralk alacaa ilikin veri esi aadakilerden hangisidir? a. Veri Taban b. Karakter c. Alan d. Kayt e. Ktk

2. Bir ktkteki kaytlara veya bilgilere erierek gerekli deiiklik ve eklemeleri yapma ve kt en son hale getirme ilemi aadakilerden hangisidir? a. leme b. Kaydetme c. Dzenleme d. Yaplandrma e. Gnleme

3. Bilginin bilgisayarn bir evre donanmndan ya da bir saklama aygtndan elde edilmesi sreci aadakilerden hangisidir? a. Dzenleme b. Gnleme c. Eriim d. Yn ileme

- 32 -

e. Yaplandrma

4. Aadakilerden hangisi veri yaplandrlmasnda kullanlan liste yaplar iin dorudur? a. Verinin tm eleri bamsz ve ayn nemdedir. b. Kaytlar, gsterici yardmyla birbirine balantlandrlmtr. c. Veri birimleri tersine dnm bir aa eklinde yaplandrlmtr. d. Karmak mantksal ilikiler kolaylkla ortaya konabilir. e. Bilgi ileme sistemine uygun dmeyen bir yaklamdr.

5. Aadakilerden hangisi veri yaplandrlmas yaklamlarndan biridir? a. A yaps b. Veri taban yaps c. Rassal ktk yaps d. Srasal ktk yaps e. Yn ilem yaps

Szlk ve Kavramlar Dizini


Ana Ktk : Gerekli bilgilerin gnlenmi olarak sakland kalc ktklerdir. erii fazla deimeyen ve bir bavuru kt niteliindeki ana ktkler, bilgisayarda ilenerek gerekli ktlar alnr. : Veri taban ynetim sisteminde, bir bilgi esinin yerini tanmlamak iin kullanlan bir ifade. : Ana kt gnleyecek olan deiiklik kaytlarn (tutanaklarn) ieren ktktr.

Dm lem Kt

Kayt (Tutanak) : Birbiriyle ilikili bilgi elerinden oluan ve belli bir ilemi niteleyen bir birim bilgi ya da birbiriyle ilikili bir dizi bilgi esinden oluan ktn temel birimidir. Veri Taban : Bir rgtn tm blmleri iin farkl kullanm amalarna ynelik, tm veri ve bilgileri ieren, merkezi bir dosyalar dizisi ya da bir veri kmeleri topluluudur.

- 33 -

Bilgisayarla Bilgi leme Sistemleri


Bu nitede...

NTE

letmenin sahip olduu veya sahip olaca donanm ve yazlm ile faaliyet alan ve konusuna gre seilecek bilgi ileme sistemlerinin neler olduu karlatrmal olarak ele alnacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Bilgi ileme sistemlerini alrken bir dier bilgi ileme sistemi ile olan farkllklarn ve benzerliklerini reniniz. Ayrca nitede verilen rnekleri dikkatlice ilgili bilgi ileme sistemi ile badatrnz. Bylece niteyi kolaylkla anlamanz salanacaktr.

- 34 -

GR
u anda kullanmakta olduumuz ada bilgisayarla bilgi ileme teknolojisi, iletmelerin gereksinmelerine yant verecek farkl zellikleri ieren sistemler olarak ele alnabilir. letme ynetimleri, uygulamalarnn yapsna ve zelliklerine gre, hangi donanm ve bilgi ileme sistemini seeceklerine karar vermek durumundadrlar.

Bilgi ileme sisteminin seiminde nelere dikkat edilmelidir?


Bu amala iletmeler u noktalara dikkat etmelidirler:

Mevcut bilgi ileme sistemlerinin neler olduu, Mevcut olan her bir bilgi ileme sisteminin yerine getirebilecei ilevlerin neler olduu, Bu sistemlerin gl ve zayf yanlarnn neler olduu, Bu sistemlerin donanm ve yazlm yaplar.

Mevcut sistemleri snflamada kullanlacak bu ltler, dorudan muhasebe ilevlerine ynelik deildir; ancak, muhasebe ilevlerini yerine getirecek sistemlerin donanm ve yazlm karakteristiklerine yneliktir. Sistem karakteristiklerinin belirlenmesi, ilk admda mevcut sistemlerin her biri zerinde inceleme ve aratrmalar gerekli klar. Sistem karakteristikleri temelindeki Bilgisayarla Bilgi leme (BB) sistemleri, aadaki gibi snflanabilir:

Yn leme Sistemleri (Batch Processing Systems) evrimii-Gerek Zamanl Sistemler (Online-Real Time Systems) Veri Taban Sistemleri (Data Base Systems) Datml Sistemler (Distributed Systems) letiim Sistemleri (Communication Systems) Zaman Blml Sistemler (Timesharing Systems)

Bilgisayarla bilgi ileme sistemleri nelerdir?


Sralanan sistemlerin her biri farkl donanma ve yazlm desteine sahiptirler. Yine her sistem, farkl iletmelerin farkl amalarna hizmet ederler. nemle belirtmek gerekir ki, bu sistemlerin srasyla her birinin muhasebecilerce ve denetilerce ok iyi bilinmesi gerekmektedir. nk muhasebe sistemi, bu sistemlerden birine veya birkana uyarlanacaksa, ileriki nitelerde aklanacak sistem zmleme, sistem seimi, sistemin yerletirilmesi ve gerekletirilmesi admlarna muhasebecinin etkin ve bilinli bir biimde katlarak sistemden beklediklerini ortaya koymas ve tanmlamas gerekmektedir. Ayn ekilde, bu sistemleri sistemi denetleyecek olan denetilerin ok iyi bilmesi gerekir. nk, kontrol etkinliinin salanmas, bu sistemlerin en iyi ekilde deerlendirilmesine dayanr.

Bilgi leme Sistemlerinin bilinmesinin muhasebeci ve denetiler asndan nemi nedir?

- 35 -

YIIN LEME SSTEMLER (BATCH PROCESSING SYSTEMS)


Yn (Batch) szc, basit olarak iletme eylemlerinin rettii belgelerin derlenmesi, toplanmas anlamna gelmektedir. rnein, sat faturalarnn, ii zaman kartlarnn veya satnalma ilemlerinin ynlanmas gibi. Temelde, iletme eylemlerine dayal belgelerden ayn yapda olanlarnn ynlar olarak biraraya getirilerek ilenmesi (kaytlanmas) yn ileme sistemidir. Burada ynlarn belirli zaman aralklarna gre de biriktirilmeleri szkonusu olabilir. Bu zaman aral, iletmenin ilem younluuna gre bir gn, bir hafta veya bir ay olabilir. Belirlenmi zaman aralnda veya belirlenmi sayda biriktirilen iletme belgeleri, ilgili ktn ana ilem biriminde gnlenmesi istendiinde bilgisayara verilerek ilenirler.

Yn ilem sisteminin karakteristikleri nelerdir?


Yn ilem sisteminde, belgelerin biriktirilmesinin eitli yntemleri vardr. rnein, ynlar ncelikle disket, manyetik band, manyetik disk gibi ortamlarda biriktirilerek ana ilem birimine verilebilecekleri gibi, salt belgelerin biriktirilip terminalden belirli zaman aralklarnda dorudan ilenmeleri de olanakldr. Yn ilem daha ok, geni ldeki rutin ilemlerin ilenmesinde kullanlan bir yaklamdr. Yn ileme tipik rnekler olarak; satlar, faturalama ilemleri, kasa tahsil ve kasa deme ilemleri, envanter kaytlarn tutma uygulamalar, cret demeleri, maliyet muhasebesi uygulamalar ve byk defter ilemleri verilebilir.

Yn ilem sistemi hangi tip iler iin uygulanabilir?


Bir uygulamaya ilikin olarak, nceden belirlenmi ldeki veya zaman aralndaki ynlanm iletme belgelerinin, yn ilem sistemiyle bir ktn yaratlmas, gnlenmesi veya rapor retilmesi basite aadaki gibi gsterilebilir.
lem Kt
Uygulama Program

Rapor

ekil 4.1.
Veri Yn lem Kt Ana lem Birimi

Yn leme Sistemi.

Terminal

Eski Ana Ktk

Yeni Ana Ktk

ekil 4.1'de grld gibi herhangi bir uygulamaya ilikin ynlanm belgeler, ncelikle bir manyetik band veya diske verilerek, biriktirilmektedir. Burada, manyetik band veya disk, birer ilem kt olarak ilev grmektedir. Terminal ise, nceden belirtildii gibi dorudan giri ilevini yerine getirmektedir. lem ktndeki veriler ana ilem birimine iletildiklerinde, szkonusu uygulamaya ilikin uygulama program uyarnca eski ana ktk gnlenmi olacaktr (yeni balatlan bir uygulama ise yeni ana - 36 -

ktk yaratlm olacaktr). Yn ilem sisteminde ktlar iin dier sistemlerden farkl bir durum szkonusu deildir. ekilde olduu gibi ktlar, bandlar zerindeki gnlenmi ktkler veya basl kt(print-out) olarak raporlar eklinde olabilirler.

Yn ilem sisteminde yeni ana ktk oluturulurken hangi ilemler yaplr?


Yn ileme sistemi, zellikle ubeleri veya bal irketleri olan ve aralarnda dorudan terminal balants bulunmayan iletmeler iin kullanlmaktadr. evrimd (off-line) bir terminalde ilenen ve ube verilerini ieren bir manyetik band veya disket, haftada bir irket bilgi ilem merkezine gnderilerek ana ilem biriminde ktkleri gnlemede kullanlabilir.

Merkezi Eskiehirde bulunan Anadolu Sanayi ve Ticaret A.. makina imalat ii yapmaktadr. irketin Afyon ve Ktahya illerinde iki fabrikas bulunmaktadr. irketin pazarlama faaliyetleri ise stanbulda yrtlmektedir. irkette "yn ileme sistemi", bilgi ileme sistemi olarak benimsenmitir. Byle bir sistemde her bir birim bilgi ileme faaliyetlerini birbirlerinden bamsz olarak yrtecekler ve belirli dnemlerde bilgiler irketin merkezine gnderilecektir. Merkeze her bir birim verileri belirli dnemlerde gnderecek ve eski ana ktkler gnlenecektir. Bu gnleme ileminden sonra yeni ana ktkler elde edilmi olacaktr.
Yn ileme sistemine uygulamadan bir rnek olarak cret demelerini gsteren bir sistem ak izenei, ekil 4.2'de verilmitir. Buna gre iilerin i giriinde alma srelerini gsteren zaman kartlar bir manyetik band zerine ilenmekte ve daha sonra ana ilem birimine verilmektedir(daha nce deinildii gibi, szkonusu iletme bir bal irket olabilir ve iledii cret bilgilerini ana irketteki bilgi ilem merkezine gndermi olabilir). Band zerindeki bilgiler, bir biimleme (edit) program araclyla denetlenerek biimleme raporu alnr. Bu rapora gre hatalar ortaya karlarak gerekli dzeltmeler yaplr ve nceden belirlenmi olan yn toplam tutar ile uzlama salanr.

Bir yn ileme sisteminde ortaya kabilecek veri hatalar nelerdir?


Yn ileme sisteminde veri hatalar u ekilde karmza kabilir:

Geersiz hesap kodlar veya tantm kodlar, Belirlenen snrlar dnda kalan durumlar (rnein, aylk alma saatinin almas), aret hatalar (rnein, negatif cret tutar), Geersiz veri alan (rnein, saysal verileri iermesi gereken bir alanda saysal olmayan sembollerin bulunmas), Uymayan hesap kodlar ve tantm kodlar (rnein, muhasebe hesap plannda olmayan bir kod), Mantk d durumlar .

Hatalarn dzeltilerek yeni, yani doru verileri tekrar ilenmesi ve biimleme programnn bir hataya iaret etmemesi zerine, ii personel numaras veya sosyal sigorta numarasna gre, sralama program araclyla sralama yaplr. Bundan sonra, cret gnleme program ile eski cretler ana kt gnlenerek cret bordrosu ile gnlenmi cretler ana - 37 -

kt elde edilir. Bu ktkten, ek program ile cret ekleri elde edilir ve istenirse muhasebe iin bir muhasebe zet raporu kartlr.

ZAMAN KARTLARI

YIIN KONTROL TOPLAMLARI

VER BANDI

HATA DZELTME

BMLEME PROGRAMI

BMLEME RAPORU

ekil 4.2. Yn lem cret Sistemi.

SIRALAMA

S.S.K. Numaras veya ii numaras

ESK CRETLER ANA KT

CRET GNLEME PROGRAMI

CRET BORDROSU

GNLENM CRET LER ANA KT

EK PROGRAMI

CRET EKLER

GNLK ZET PROGRAMI

MUHASEBE ZET RAPORU

Bu sre iinde cret gnleme programnn zel bir nemi vardr. Bu program, iilere ilikin deien durumlar gznne almak (evlenme, ocuk zamm, terfi vb.) ve brt cret, indirimler ve net cret hesaplamalarn yapmak durumundadr.

EVRM-GEREK ZAMANLI BLG LEME SSTEM


Bugn bilgi ileme sistemi olarak kullanm giderek yaygnlaan evrimii-gerek zamanl bilgi ileme sistemi, yn ilemedeki zaman yitir- 38 -

me ve iletiim sorununa kkl bir zm getirmektedir. Bu sistemle, verilerin olutuklar anda ve olutuklar yerde ilenmeleri olana salanmaktadr. evrimii, ana ilem birimiyle dorudan iliki iinde olan ve ana ilem biriminin dorudan denetimine tabi giri/k donanm aygtlarna verilen addr. evrimii birimlerin veriyi uzaklk tanmadan ve belirli bir zaman aral gzetmeden annda ileyerek kt alabilmeleri, anlk ilem yapabilmeyi yani gerek zamanda almay olanakl klmaktadr. Bu nedenle evrimii ve gerek zaman terimleri birlikte kullanlmaktadr.

evrimii ve gerek zamanl kavramlar ile ifade edilen nedir?


EVRM DORUDAN ERM BRMLER

ekil 4.3. evrimiiGerek Zamanl Bilgi leme Kavram.

EVRM TERMNAL GR/IKI

ANA LEM BRM LEME

EK BELLEK

zellikle bankaclk sisteminde yakndan tanmaya baladmz evrimii-gerek zamanl bilgi ilemenin tipik kullanm, giri birimi olarak bir terminal araclyla ilemin yapld yerdeki veya dndaki (rnein, baka bir kent veya lke) bilgisayar sistemine veri ileterek, gerekli ktkleri gnleyerek ilem yapabilmek, saklayabilmek veya sorgulama yapabilmek eklinde ortaya kmaktadr (ekil 4.3). evrimii sistem, insan ile bilgisayar arasnda dorudan bir ilikiyi kurabilmesi asndan deer tamaktadr. Bu sistemle, bilgisayarn kullanm daha ilevsel klnmakta ve kullanclarn eitli dzeylerdeki kiilerden olabilmesine olanak tannmaktadr. rnein, ynetim dzeyinde bilgi soruturmas iin kolaylkla kullanlabilmektedir. te yandan, bilginin zaman iinde sreklilii salanm olmaktadr.

evrimii-Gerek Zamanl Bilgi leme Sisteminin karakteristikleri nelerdir?


evrimii bilgi ileme, ilevler olarak aadaki gibi gruplanabilir:

Veri girii Ktk gnleme, Ktk sorgulama, Rapor retme.

Sralanan bu ilevlerin tm, evrimii bilgisayar programlarnn kontrolu altnda yerine getirilmektedir. Buna karlk, bu sistemde her program, evrimii bilgi ilemeye ynelik ve egdml bir iletim sistemine gereksinecektir. evrimii bilgi ileme sistemine rnek olarak evrimii sat ilemleri, ekil 4.4'de verilmitir.

- 39 -

UYGULAMA PROGRAMLARI

ekil 4.4.

V eri Girii Kontrol Yantlar

SATI LEMLERNN LENMES KTK GNLEME SORUTURMA/YANIT LEMLER

Ynetim Soruturma ve Grntleme YNETM TERMNAL

SATI NOKTASI TERMNAL

evrimiiGerek Zamanl Sat lemleri.

STOKLAR ANA KT

MTER ANA KT

SATILAR ANA KT

evrimii-Gerek Zamanl Bilgi leme Sisteminde bir sat ilemi stoklar, mteriler ve satlar ana ktklerine ne ekilde ilenir?
ekil 4.4'den anlalaca gibi, mterilere ilikin sat verileri bir terminalden (bir sat noktasndan) dorudan ve sat ileminin gerekletii anda girilmektedir. Giriin gerekletii anda ise, uygulama program uyarnca ilgili ktklerde bilgiler gnlenmektedir. rnein, stoklar ana ktnde satlan rnde miktarsal bir azalma olmakta, daha nce belirlenmi olan stok emniyet dzeyi almsa da ayn terminalden stok gereksinimi elde edilmektedir. Mteriler ana ktnde ise, nceden tanmlanm olan mteri hesap kodlarna gre, sat yaplan mterinin hesabna ilem kaydedilmekte veya yeni mteri kayd oluturulmaktadr. te yandan satlar ana ktnde, satlara ilikin bilgiler sat noktalar, departman, irket gibi eler gzetilerek parasal olarak gnlenmektedir. Ynetim, srdrlmekte olan tm bu ilemleri ynetime ayrlm bir terminalden annda izleyebilmekte ve gereksinim duyduu raporlar ekrandan veya yazcdan yine annda alabilmektedir. Sat ilemlerini perakende olarak yrten iletmelerde, spermarketlerde, blmlerden oluan maazalarda ve daha birok sat uygulamasnda pratik ve etkin bir kullanm evrimii sistemle salanmaktadr. Bu tr yerlerdeki kasa kayt aygtlarnn yerini veri giri terminalleri almaktadr. evrimii sistemin kullanm etkinletirmek ve gvenilir klmak iin yaklamdan sz edilebilir: Bunlardan birincisinde, bir terminaldeki kullanc, bilgisayara terminal araclyla annda eriebilir ve bir hesabn veya bir ilemin durumunu renebilir. Ancak bilgisayar kaytlarnda deiiklik yapamaz. Kaytlarn deitirilmesi, yn hale getirilmi verilerin, ilenmek zere bilgi ilem merkezine gnderilmesiyle gerekletirilebilir. kinci yaklamda, ilemlerin bir terminal araclyla girii yaplr ve ana ilem birimine iletilir. Ana ilem biriminde ilemler biimlenir ve ana kaytlarn daha sonraki yn ktk gnlemesi iin bir ktkte saklanr. Terminaldeki kullanc, bilgisayardaki ana ktkleri deitirmek iin dorudan bir yetkiye sahip deildir.

- 40 -

nc yaklam ise, iletmenin her defasnda, bir ilemin giriiyle dorudan bilgisayar ktklerini gnleyen terminali kulland ve en karmak olan evrimii gnleme sistemidir. Bu sistem, bilgisayar ktklerini hatal ve yetkisiz ilemlerden korumak iin geni bir ekilde programlanm bilgi ileme kontrollarn gerektirmektedir.

evrimii-Gerek Zamanl Bilgi leme Sisteminin kullanmn etkinletirmek ve gvenilirliini artrmak iin neler yaplabilir?

VER TABANI
Bilindii gibi iletmelerde, genellikle finansal kaytlar farkl blmlerde tutulmaktadr. rnein, stoklar yardmc defteri muhasebe blmnde, ikinci bir stoklar kayt seti de stok kontrol blmnde ve nc bir stok kayt seti de ambarda tutuluyor olabilir. Bu tr bir blnme veya blmlendirme elbette bir gerekliliin sonucudur. Ancak, bu setin yalnzca bir tek sete indirgenebilmesinin nemli lde bilgi tasarrufunu salayaca da aktr. BB'nin teknolojik avantajlarn kullanarak bylesi bir uygulamaya olanak veren sistem veri tabandr.

Veri taban nedir?


Veri taban, tanmlanm bir konuda tam, tekrar etmeyen ve yapsal bilgiler toplamdr. Tamlk (exhaustivity), veri tabannn belirlenmi olan konudaki btn bilgileri kapsamas zelliidir. rnein, bir mteri veri taban, mteriler hakkndaki tm bilgileri verir. Tamlk, konu hakknda sorulabilecek tm sorularn yantlanabilmesi iin gereklidir. Tekrarn nlenmesi, hibir verinin birden ok yerde saklanmamasdr. Veri taban, bilginin tam yzde 100'n saklar, yzde 101'ini deil. Bu, tutarlln salanmas iin gereklidir. Veri yalnzca bir yerde saklanyorsa, doru ya da yanl olabilir, ama kendisiyle eliemez. Eer iki ayr yerde saklanyorsa, bir yerde gnlenip, dierinde eski halinde kalabilir ve bylelikle sorgulamalar da elikili sonular verebilir. Tekrarn nlenmesi, disk belleinde de tasarruf salar. Tekrarn nlenmesi her zaman kolaylkla elde edilemez ve bazen de vazgeilmesi gerekir. rnein, bir retim veri tabannda mal ve sipari bilgilerini saklayan iki ktk bulunduunu dnelim. Bir kullanc, belirli bir mal iin yaplm olan toplam siparii sorguladnda, o mal iin sipari ktnde bulunan tm kaytlara bir bir eriilerek miktarlar toplanr. Bir mala ait birok sipari varsa, bu ilem uzun srecektir. Eer bu tr sorgulamalar sk sk yaplyorsa, her mal kaydna ait bir sipari toplam alan tutulmas daha iyi olacaktr. O zaman sorgunun yantlanmas ok daha abuk olacaktr. Ancak bu yeni alan fazla, yani tekrarlanan bilgidir. Tekrarn nlenmesi kuralndan, ilk olarak, hz ve yant sresi gereklerini yerine getirmek zere ayrlmak zorunda kalnabilir. Yukardaki retim veri taban rneinde bir sipari kaydnda sipariin ait olduu mal numarasnn mantksal olarak bulunmasna gerek yoktur. Yapsallatrma (structuring), verilerin, ilemlerin kolay ve hzl yaplabilmesini salayacak biimde saklanmasdr. Veri tabannn tasarm ve dzenlenmesi bu amaca ynelik nemli bir aamadr. Veri taban kavramnda ktklerin yaratlmas ve gnlenmesi Veri Taban Ynetim Sistemi (VTYS) (Data Base Management System) tarafndan yerine getirilmektedir. VTYS altnda ktkler, ortak veri taban biiminde btnleik hale getirilmitir (ekil 4.5).

- 41 -

Veri Taban Ynetim Sisteminin kullanm amac nedir?


Yukarda deinilen ve ekil 4.5'de gsterilen VTYS, veri taban kavramnn nemli bir yann oluturmaktadr. Anlalaca gibi, ktklerdeki tekrarlanmak durumunda olan bilgileri btnleik hale getiren ve bu ortak kaynaktan salanacak bilginin birok kullanc ve farkl ynetim dzeyleri tarafndan kullanlabilmesini olanakl klan VTYS'dir. VTYS, ktklerin gnlenmesini, ktklere eriimi, saklamay ve dier sorunlar zmeye ynelik bir yazlm sistemidir.

Veri Taban Ynetim Sistemi nedir?

Ktk 1 A Kalemi B Kalemi C Kalemi

PROGRAM 1

Ktk 2 B Kalemi D Kalemi E Kalemi

PROGRAM 2

ekil 4.5.
Ktk 3 D Kalemi E Kalemi F Kalemi PROGRAM 3

Geleneksel Yaklam ve Veri Taban Yaklam.

Geleneksel Yaklam

PROGRAM 1

A B C D E F

Kalemi Kalemi Kalemi Kalemi Kalemi Kalemi

Veri Taban Ynetim Sistemi

PROGRAM 2

PROGRAM 3

Veri Taban Yaklam

VTYS'nin ilev grebilmesi, doal olarak bir dizi bileenle iliki kurulmasn gerektirmektedir. rnein, sistemde iletiim terminallerle kurulacak, uygulama programlar devreye sokulacak ve iletim sistemi ile iliki kurulacaktr. Veri taban/veri iletiimi asndan durum ele alndnda VT/ V'nin VTYS ieride olmak zere aadaki ilevsel bileenleri ierdiini grmekteyiz.

Veri taban ynetimi, Terminal ynetimi, Sistem kontrol, Dil arabirimi - 42 -

UYGULAMA PROGRAMLARI

ekil 4.6.
DL ARABRM TERMNAL YNETM SSTEM KONTROL LETM SSTEM VER TABANI YNETM VER TABANI

TERMNALLER

VTYA'nin VT/V Oluumu indeki Yeri.

Veri taban konusu nite 11'de daha kapsaml olarak incelenmitir.

DER SSTEMLER
Datml Sistemler: Bir iletmede bilgisayar hizmetine gereksinim duyan eitli birimlerin ayr ayr bilgisayar kullanarak ileme almalarn kendi sistemlerinde yrtmeleridir.

? ? ?

Datml Sistem nedir?


letiim Sistemleri: Birden fazla bilgisayar arasnda iletiim a kurularak bilgi al veriini salayan bir sistemdir. Bu iletiim a, lkeleraras dzeyde de oluturulabilir.

letiim Sistemi nedir?


Zaman Blml Sistemler: ok sayda kullancnn ilerini ayn anda yrtebilen bir iletim dzenidir.

Zaman Blml Sistem nedir?

zet
Bilgi ileme sisteminin ne olacann belirlenmesi iletme ynetimlerinin zerinde nemle duracaklar konulardan biridir. letmeler bilgi ileme sisteminin seiminde uygulamalarnn yapsn ve zelliklerini gznnde tutacaklar gibi sahip olduklar veya sahip olacaklar yazlm ve donanm desteinin ne olduunu gznne almak durumundadrlar. Bu noktadan hareketle iletmelerin uygulayabilecekleri bilgisayarla bilgi ileme sistemleri; 1) Yn leme Sistemleri, 2) evrimii-Gerek Zamanl Sistemler, 3) Veri Taban Sistemleri, 4) Datml Sistemler, 5) letiim Sistemleri, 6) Zaman Blml Sistemler olarak ele alnmaktadr. letme eylemlerinin rettii belgelerin derlenmesi ve toplanmas olarak tanmlanan yn ileme sisteminde, ayn yapda olan belgeler belirli bir zaman aralna gre biriktirilerek ilgili ktn gnlenmesi istendiinde bilgisayara verilerek ilenecektir. Yn ilem sisteminin zaman yitirme ve iletiim sorununa zm retmek amacyla evrimii-gerek zamanl bilgi ileme sistemi gelitirilmitir. nsan ile bilgisayar arasnda dorudan iliki kurulmas asndan nemli olan evrimii- gerek zamanl bilgi ileme sistemiyle veri uzaklk ve belirli bir zaman aral gzetmeksizin annda ilenebilecektir. Dier bir ifadeyle, bir giri birimi yardmyla ilemin yapld yerdeki veya baka bir yerdeki bilgisayar sistemine veri iletilecek ve ktklerin gnlenmesi salanacaktr. - 43 -

Bilgi ileme sistemi ile ilgili olarak zerinde durduumuz bir baka konu veri tabandr. Tanmlanm bir konuda tam, tekrar etmeyen ve yapsal bilgiler toplam olarak ifade ettiimiz veri tabannda bir verinin farkl amalarla birden ok kullanm szkonusudur. Bylece ayn verinin farkl yerlerde kullanlmas sonucu ortaya kabilecek hatalar nlenmi olacaktr. Bunlarn dnda datml sistemler, iletiim sistemleri ve zaman blml sistemler bilgi ileme sistemlerinin dier uygulamalardr.

Sorular
1. Aadakilerden hangisi bilgisayarla bilgi ileme sistemlerinden biri deildir? a. Yn leme Sistemleri b. letiim Sistemleri c. Bilgi Balantl Sistemler d. evrimii- Gerek Zamanl Sistemler e. Veri Taban Sistemleri

2. Sat faturalarnn haftalk olarak toplanarak, haftada bir kez bilgisayara verilerek ilgili ktklerin gnlenmesi temeline dayanan bilgi ileme sistemi aadakilerden hangisidir? a. letiim Sistemleri b. Datml Sistemler c. Veri Taban Sistemleri d. evrimii-Gerek Zamanl Sistemler e. Yn leme Sistemleri

3. Verinin uzaklk ve zaman farkll gzetilmeksizin bilgisayar yardmyla ilemin yapld yere veya bir baka yere iletilmesine ilikin bilgi ileme sistemi aadakilerden hangisidir? a. Veri Taban Sistemleri b. evrimii-Gerek Zamanl Sistemler c. letiim Sistemleri d. Yn leme Sistemleri e. Datml Sistemler 4. Aadaki ilevlerden hangisi evrimii bilgisayar programlarnn

- 44 -

kontrol altnda yerine getirilmemektedir? a. Veri girii b. Ktk gnleme c. Ktk sorgulama d. Yneltme e. Rapor retme

5. ok sayda kullancnn ilerini ayn anda yrtebildikleri bilgi ileme sistemi aadakilerden hangisidir? a. Zaman Blml Sistemler b. letiim Sistemleri c. evrimii-Gerek Zamanl Sistemler d. Datml Sistemler e. Yn leme Sistemleri

Szlk ve Kavramlar Dizini


Biimleme evrimd evrimii : Bilginin biimini deitirme, dzenleme ilemi. : Bir bilgisayar sisteminin, ana ilem biriminin denetimi dnda olan ksm. : Bir bilgisayar sisteminin, ana ilem biriminin dorudan denetimi altnda olan ksm; giri/k aygtlar, yan bellek birimleri ve iletiim aygtlarnn ana ilem birimine dorudan bal olduu bilgisayar sistemi. : Veri taban iinde ilikiyi salamaya ynelik dil : 5 1/4 veya 3 1/5 in standart boyutlarnda esnek, dz, dairesel ve srekli olarak bir koruyucu iinde bulunan, bir bilgi saklama birimidir. : Bir bilgi ktndeki tutanaklara erierek ekleme, silme ilemlerini yapp kt en son bilgilerle korumaktr.

Dil Arabirimi Disket

Gnleme

letiim Aygtlar : Bilgi ilem olanaklarnn ve gereksinimlerinin uzak yerleimlere gtrlmesini salayan unsurlardr. Kod : Bilgilerin ya da komutlarn simgesel ekilde ifade edilmesi.

- 45 -

Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Yaps

NTE

Bu nitede...
Bilgi sistemleri yaklam asndan Muhasebe Bilgi Sisteminin amacnn ve yapsnn ne olduu aklanacaktr. Bu erevede, ynetim bilgi sistemleri, temel ynetim bilgi sistemleri, muhasebe bilgi sisteminin nitelii ve ierii, veri ve bilgi ak, sistem eleri, muhasebe kavram ve ilkeleri ile muhasebe bilgi sistemine ilikin genyntemler konular zerinde durulacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Bu niteyi anlamanz iin bu snfa kadar rendiiniz muhasebe bilgileri yeterlidir. Bu nitede, daha nce sahip olduunuz bilgiler yeni bir yaklamla ele alnmaktadr. Bunun iin, muhasebe bilgi sistemine, geleneksel muhasebeden daha geni bir kavram olarak bakmanz suretiyle niteyi dikkatlice okumanz, bu niteyi daha iyi anlamanz salayacaktr.

- 46 -

BLG SSTEMLER Ynetim Bilgi Sistemleri


letmeler, giderek artan ekonomik sorunlara karn bir byme sreci iindedirler. Bu sre iinde iletme ynetiminin temel grevi; artan ve srekli deien ekonomik sorunlar ile hzla deien teknoloji ve rekabetin yaratt olanaklar ve ortaya kard sorunlarla kar karya bulunan ve byme ve deime sreci iinde olan iletmelerin yaamlarn srdrebilmeleri ve gelimelerini salayc uygun ortam yaratmak ve bu ortam devaml klmaktr.

Yneticilerin grevlerini yerine getirmeleri iin ne gereklidir?


Yneticilerin belirtilen grevi iletmenin amalar dorultusunda ve baarl bir ekilde yerine getirmelerinin ana koulu; ynetim sreci iin gerekli bilgileri salamaktr. Zamanl, ilgili ve anlaml bilgi, iletmelerin ynetimine ilikin planlama, rgtleme, yrtme, kadrolama ve kontrol ilevlerinin yrtlmesinde ok nemli rol oynar. nk bilgi olmakszn, ynetimin ileriye dnk planlar oluturma, bu planlar uygulama ve kontrol etme olana yoktur.

letme ynetiminin hangi bilgilere gereksinimi vardr?


letmelerin bilgi gereksinmeleri, i bilgiler ve d bilgiler olmak zere iki grupta toplanr. bilgiler, yneticilere iletmenin ie ynelik eylemlerini yakndan izleme ve kontrol etme olana yaratr. D bilgiler ise, iletmelerin evresiyle karlkl bir iliki iinde ilev grmelerini ve politik kararlar, devletin vergi ve finans politikalar, fiyat ve cret dzeyleri, sermaye piyasalar, faaliyette bulunulan sektrn ve sektrdeki rakiplerin durumu gibi ekonomik, politik ve teknolojik koullar dikkate alnarak ileriye dnk planlarn yaplmasna yardmc olur.

Gerekli bilgilerin var olmas nasl bir sonu yaratr?


Gerek i bilgiler gerekse d bilgiler, karar vericilerin olaylara bak alarn geniletir. Bu bilgiler zamanl, ilgili ve anlaml olduklar oranda yneticilerin iinde bulunduklar belirsizlik ortamn daraltr. nk yneticilere ve ilgili dier kiilere sunulan bilgiler, alnacak kararlar etkileyen deikenler olacaktr. Karar modeline giren bilgilerin doruluu ve gvenilirlii o kararn doruluunu ve isabetini artracaktr. Ynetim iin gerekli olan i ve d bilgilerin gerektii ekilde ve zamanda salanmas ve bu bilgilerin planlama, rgtleme, yrtme, kadrolama ve kontrol faaliyetlerinde ve bunlara ilikin karar verme srecinde kullanlmas ve zellikle bilgisayarn bir ara olarak yaratt olanaklar sonucu YNETM BLG SSTEMLER kavram ortaya kmtr.

Ynetim Bilgi Sistemi ne ifade eder?


Ynetim bilgi sistemleri kavramsal olarak Ynetim, Bilgi ve Sistem kavramlarndan olumakta olup, ynetim ve bilginin birlikte irdelenmesi ve bunlarn bir sistem iinde btnletirilmesi dncesine dayanmaktadr. letme ynetimi iin gerekli olan zamanl, ilgili ve anlaml i ve d bilgilerin salanmas, ancak byle bir dnceden kaynaklanan bilgi sistemlerinin gelitirilmesi ve kullanlmas ile olurludur. Ynetim Bilgi Sistemi; para, insangc, malzeme, makina, teknoloji ve bilgi gibi iletme kaynaklarnn amalar dorultusunda en etkin ve verimli

- 47 -

bir ekilde kullanlmalarn planlamak, rgtlemek ve kontrol etmek iin, ynetimin gereksinim duyduu iletme ii ve iletme d finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri, gerektii yer ve zamanda, gerekli kiilere kullanabilecekleri ekilde srekli olarak salamak amac ile kurulan ve altrlan bir sistemler btndr.

Ynetim bilgi sisteminin alt sistemleri olur mu?


Ynetim bilgi sistemi, iletmenin faaliyetlerine ilikin bilgi reten alt sistemlerden oluan bir sistemler dizisidir. Bu nedenle ynetim bilgi sistemi yerine, sistemin kapsad alt sistemler dikkate alnarak ynetim bilgi sistemleri oul olarak ifade edilmektedir. Alt bilgi sistemleri kendi aralarnda etkileime sahip olup, birbirleri ile bilgi al verii iinde olurlar. Bir alt bilgi sisteminin kts olan bir bilgi, bir rapor, bir tablo dier bir alt sistemin girdisi olan veriyi meydana getirir. Buna gre alt sistemler birbirine baldr. Btn alt bilgi sistemleri ancak birlikte hareket ettikleri zaman ynetimin tm bilgi taleplerini karlarlar.

Alt sistemleri btnletiren nedir?


Alt bilgi sistemleri; haberleme kanallar aracl ile btnleirler. letmede, iletmenin faaliyet sistemine gre, rnein pazarlama, retim, stok kontrol gibi alt bilgi sistemleri gelitirilir. Bu gelitirilen alt bilgi sistemleri iletmede bir bilgi ebekesi oluturur. ebekeye dahil baz alt bilgi sistemleri dier alt bilgi sistemleriyle karlkl bilgi al verii iinde bulunurlar. ekil 5-1de faaliyet sistemlerine ait alt sistemler, veri temelleri ve bunlarn karlkl ilikileri kavramsal olarak gsterilmitir. PAZARLAMA Veri Taban FNANS Veri Taban

RETM Veri Taban


ekil 5.1. Alt Sistemler ve likiler.

Veri taban ne demektir?


Veri taban, iletmenin btn blmleri tarafndan ve farkl amalarla kullanlabilecek bir ekilde tm verileri veya bilgileri ieren merkezi dosya veya dosyalar dizisidir. rnein, bir retim iletmesinde hammadde allarna ilikin belgelerin ve kaytlarn oluturduu veri tabanndan, mamul maliyetlerinin belirlenmesi, borlarn izlenmesi, stok seviyesinin saptanmas gibi deiik konularda yararlanmak. letmede gelitirilen veya mevcut her alt bilgi sistemi iinde ekilde ifade edildii gibi bir veri taban bulunur. Her alt bilgi sistemine ait veri taban dier alt bilgi sistemlerinin veri ile bilgi al verii iinde olacaktr.

Ynetim Bilgi Sistemleri ve ilevleri nelerdir?

- 48 -

Temel Ynetim Bilgi Sistemleri


Ynetim bilgi sistemleri, belirtildii gibi, iletmenin ynetiminden sorumlu karar vericilere ve iletme ile ilgili taraflara gerekli olan iletme ii ve iletme d bilgileri salamaya ynelik bilgi reten sistemlerin oluturduu bir btndr.

Ynetim bilgi sistemleri iinde hangi sistemler bulunabilir?


letmeler faaliyet sistemlerine, faaliyet hacimlerine, rgtlenme ekillerine, ynetim anlaylarna, dzenlemelere ve iinde bulunduklar dier koullara gre, birok alt bilgi sistemi gelitirmek, kurmak ve altrmak durumunda kalrlar. Tablo 5.1de bir retim iletmesinde olabilecek baz temel ynetim bilgi sistemleri ve bunlarn alt bilgi sistemleri gsterilmitir.
Tablo 5.1. Temel Ynetim Bilgi Sistemleri ve Alt Bilgi Sistemleri.

RETM BLG SSTEM retim Planlamas Stok kontrol Mamul Gelitirme PAZARLAMA BLG SSTEM Pazar Aratrmas Sat Analizleri Sat Planlamas Satlar PERSONEL BLG SSTEM i-veren likileri e Alma Eitim MUHASEBE (FNANSAL) BLG SSTEM Finansal (Genel) Muhasebe Maliyet Muhasebesi Satlar-Alacaklar Satnalma-Borlar Stok lemleri cret-ilik Maliyet Kontrolu-Maliyetleme Gelirler Giderler Sabit Varlklar Sorumluluk Muhasebesi Mali Analiz Nakit Btelemesi Sermaye Btelemesi

Bilgi sistemleri sadece tabloda yer alan sistemler midir?

- 49 -

Bilgi sistemleri, yalnzca yukarda belirtilenler deildir. Burada iletmenin temel fonksiyonlar dikkate alnarak belli bal bilgi sistemleri saylmtr. Bu bilgi sistemleri iletmeden iletmeye farkllklar gsterir.

Tablo 5.1de saylan sistemler birbirinden bamsz mdr?


retim, pazarlama, personel ve muhasebe (finans) bilgi sistemleri, sistem kavram gerei olarak, birbirinden bamsz deillerdir. Srekli olarak birbirlerine baml olup, karlkl bilgi al verii iindedirler. Bu bilgi sistemleri, bilgi ak suretiyle iletmenin btn faaliyet fonksiyonlarn (retim, pazarlama, finans vb.) dolaysiyle btn ynetim ilevlerini (planlama, rgtleme, yrtme, kontrol) ve ynetim basamaklarn (st, orta, alt ynetim) birbirlerine balayarak iletmeyi bir sistem eklinde btnletirirler.

Hangi temel ynetim bilgi sistemleri vardr?

retim Bilgi Sistemi retim bilgi sistemi, iletmede retilen mamullerin, hizmetlerin ve bunlara ilikin girdilerin (hammadde, malzeme vb) iletme iindeki fiziksel aklarna (fiziksel dnmlerine) ilikin bilgileri salamaya ynelik bir bilgi sistemidir. rnein; retim planlamas ve kontrolu, stok kontrolu ve ynetimi, satnalma ve kalite kontrol gibi iletme faaliyetlerine ait bilgileri ierir.

retim bilgi sisteminin kapsam nedir?

Pazarlama Bilgi Sistemi Pazarlama bilgi sistemi, mallarn ve hizmetlerin reticiden tketiciye veya kullancya doru aklar, sat ncesi ve sonras hizmetler, pazar aratrmas, sat planlamas, reklam, fiyatlama, sat analizleri, satlar gibi iletme faaliyetlerine ilikin bilgiler salamaya ynelik bir bilgi sistemidir.

Pazarlama bilgi sisteminden hangi bilgiler salanabilir?

Personel Bilgi Sistemi Personel bilgi sistemi iletmede alan kiilere ilikin bilgileri salamaya ynelik bir bilgi sistemidir. cret demeleri, i tahsisleri, i eitimi, ie alma, ii-iveren ilikileri gibi almalara ilikin bilgiler personel bilgi sisteminden salanr.

Personel bilgi sisteminin kapsam nedir?

Muhasebe Bilgi Sistemi Muhasebe bilgi sistemi, genel veya finansal muhasebe ve maliyet muhasebesi gibi geleneksel muhasebeleri de ieren geni bir kavramdr. Temel ynetim bilgi sistemlerinin en nemlisi ve en eskisidir. Muhasebe bilgi sistemi, ayn zamanda iletmeler tarafndan bugne kadar en iyi gelitirilen bilgi sistemidir. Muhasebe bilgi sistemi; finansal muhasebe, maliyet muhasebesi, sorumluluk muhasebesi, nakit ve sermaye btelemesi, iletmenin varlklar, borlar, sermayesi, gelirler ve giderleri ile ilgili - 50 -

mali nitelikteki tarihi (gemie ait) ve ileriye dnk bilgileri salayan bir bilgi sistemidir.

Muhasebe bilgi sisteminin kapsam nedir?

Bilgi Sistemlerinde Bilgi Ak


Veri ve bilgi, bilgi sistemlerinin nemli iki kavramdr. Bu iki kavram genel olarak ayn anlamda kullanlmaktadr. Ancak bilgi sistemleri asndan bu iki kavram birbirinden farkldr.

Veri ne demektir?
Veri, iletmenin fonsiyonlarnn (retim, pazarlama, finans vb.) gerek kendi ilerinde gerekse birbirleri arasndaki etkileimleri ve iletme ile evresi arasndaki ilikileri yanstan eitli durumlarn, gzlemlerin, deneyimlerin veya olaylarn her trl gsterimidir. Buna gre veri ilenmemi bilgi olarak ifade edilebilir. Bilgi sistemleri asndan veri, ekil 5-2de grld gibi, belli bal iki aamadan geerek bilgiye dnr ve kullancya ular. Bu aamalardan birincisi, verinin yaratlmas, ikincisi verinin ilenmesidir. leme sonucu oluan bilgi haberleme sreci ile kullanclara ular.

Bilgi Kullanc
ekil 5.2.

Veri Yaratma

lem

Bilgi

Bilgi Kullanc

Veri leme ve letme Sistemi.

Bilgi Kullanc

Verinin ilenmesi ile oluturulan bilgi (bir rapor), dier bir sistem iin veya baka bir raporun hazrlanmas iin girdi niteliini tar. Bu bakmdan ifadelerde veri veya bilgi terimleri yer yer birlikte kullanlacaktr.

Veri yaratma ne demektir?


Verinin yaratlmas, iletmenin hammadde ak sistemi, i ak sistemi, para ak sistemi gibi faaliyet sistemlerinin gerek kendi ilerinde, gerekse birbirleri arasndaki etkileimlerden ve iletme evresi arasndaki ilikilerinden doan olaylarn gzlenmesi ve kaydedilmesi sonucunda olur. Veri toplama olarak da ifade edeceimiz veri yaratma aamasnda, bilgi kullanclarnn gereksinmelerini giderecek verilerin ve bu verilerin kaydedilme zaman, yeri ve eklinin belirlenmesi nemlidir. Dier bir ifadeyle, veri toplama ileminde, toplanacak verinin hangi konuya ait olduu, ne zaman toplanaca ve nereden elde edileceinin belirlenmesi gerekir.

- 51 -

Bilgi ne demektir?
Bilgi, bir i veya konu veya bir varlk hakknda bilinen ey ya da bilgi kullancnn bir i veya konu veya bir varlk hakknda bildikleri eklinde ifade edilir.

Bilgi nasl oluur?


Veriler bir takm ilemlere tabi tutularak zamanl ve ilgili bilgi ekline getirilir. Zamanl bilgi, kararlarn verili zamanna uygun olan; ilgili bilgi kararlarn konusuna ilikin olan bilgidir. Bilgi karar vericinin olaylara ilikin bilgisini arttrarak belirsizlik ortamn, salanan bilginin doru, ilgili ve yeterli olmas ve zamannda salanmas orannda azaltacaktr.

Her bilgi deerli midir?


eitli kaynaklardan yaratlacak verilerin tamamnn toplanp bilgi haline getirilmesi iletme asndan her zaman yararl sonular vermez. nk veri toplamnn bir maliyeti vardr. Bu nedenle bilginin salayaca yararn onu elde etme maliyetinden fazla olmas gerekir. Ancak bilginin yararl ve deerli olduunu saptamak olduka zordur. Kiiden kiiye ve koullara gre deiir. Bu adan bilginin deeri zneldir denebilir. Ayrca bilginin deeri zaman ak iinde de farkllklar gsterir. Deerli olan bilgi zamanla deersiz veya deersiz olan zamanla deerli bilgi olabilir. Bilginin herhangi bir kullancya ulatrldnda belli bir amac olmaldr. letme fonksiyonlarna dahil bireylerin ok eitli faaliyetleri olduundan bu bilgi kullanclarna ulatrlan bilgilerin de ok deiik amalar olur. Bilginin temel amalar olarak; bilgilendirme, deerleme, ikna etme, problemleri tanma, problemleri zme, karar verme, planlama, rgtleme ve kontrol etme gsterilebilir. Bu amalara ynelik bilgilerin salanmas, yaratlmas bilgi sistemlerinin zn oluturur.

Ynetici ne zaman oluturulan bilgilerden yararlanr?


Ynetici, ynetim srecinde gemie, imdiki zamana ve gelecee ynelik bilgilerden yararlanr. Ancak toplanan veriler gemile ilgilidir. Ayrca, ynetici bu verilerin hepsinden deil, ancak gerekli grdklerinden yararlanr. Bu nedenle, toplanan veriler zerinde bir dzenleme ve ilem yaplarak bunlarn mevcut koullarda ve gelecekte kullanlabilecek bilgiler durumuna getirilmesi salanr. Nitekim, daha nce belirtildii gibi, veriler temel olarak ilgili bilgi ekline gelmeden nce ilenmesi gerekli bilgisel hammaddeler olup, ilgili ve karar verme srecine dnk olmas iin bir dizi ileme tabi tutulur. Verilerin bilgi haline gelmesini salayan bu ilemler dizisine bilgi ilem denilmektedir. Bu ilemlerin neler olduu nite 4te ele alnmtr.

Bilgi sistemlerinde veri-ilem-bilgi ak ne demektir?

MUHASEBE BLG SSTEMNN NTEL VE ER


Muhasebe bilgi sistemi genel olarak;

Ynetimin varlklar zerindeki ynetim sorumluluunu yerine getirmek, letme eylemlerinin kontrolunu yapmak, Gelecee ilikin iletme eylemlerini planlamak iin gerekli bilgileri salamaya ynelik bir bilgi sistemidir.

- 52 -

Ynetimin varlklar zerindeki ynetim sorumluluu ne demektir?


Ynetimin belli bal sorumluluu, iletmenin sahip olduu varlklar amalar dorultusunda ve en verimli ekilde kullanmak, altrmak ve bunlar korumaktr. Bu sorumluluun yerine getirilmesi ise, kasa, alacaklar, mal, sabit varlklar, yatrmlar gibi varlklar ve bunlarn kaynaklar hakknda bilgilerin ilgililere verilmesi ve buna gre etkinliklerde bulunulmas ile salanabilir. Belirlenen amalara ulamak iin iletmede srekli olarak bir takm faaliyetler yaplr. rnein; mal alnr-satlr, para kullanlr, ii altrlr, retim yaplr. Bu faaliyetlerin planland gibi ve verimli ekilde yaplabilmesi, ancak bu faaliyetlerden sorumlu olanlara gerekli bilgilerin verilmesi ile gerekletirilebilir. letme sadece bugn yaayan bir sistem deildir. Srekli ileriye ynelik bir sistemdir. Bu nedenle gelecein planlanmas ve ona gre yol alnmas gerekir. letme faaliyetlerinin ileriye ynelik koullar dikkate alnarak planlanmas, iletmenin yaamn srdrmesi bakmndan zorunludur. Bu amala, muhasebe bilgi sistemi, planlama, bteleme gibi gelecee ilikin bilgileri iletme ynetimine vermek suretiyle onlarn gelecei planlamalarna olanak salar.

Muhasebe bilgi sisteminin salayaca bilgiler hangi dnemlere aittir?


Sistemin salayaca bilgiler dikkate alndnda muhasebe bilgi sisteminin zaman asndan boyutlu bir sistem olduu grlmektedir. Muhasebe bilgi sistemi bu zellii itibariyle gemie ait olaylara, iinde bulunulan dnemde yaplmakta olan faaliyetlere ve plan ve btelerle gelecekte olabilecek faaliyetlere veya gelinecek durumlara ait bilgiler salayan bir bilgi sistemi olmaktadr. Bilindii gibi, muhasebe asrlardr iletmenin dili olarak ifade edilir. Dolaysyla muhasebe bilgisi, etkin bir iletme ynetimi iin temel bilgi niteliini tar. Bu bilginin olmamas iletme faaliyetlerinin planlanmasn, yrtlmesini ve kontrol edilmesini olanaksz duruma getirir.

Geleneksel muhasebe bilgileri hangi konulara ilikindir?


Geleneksel olarak, muhasebe bilgileri, sadece iletmenin varlklar ve borlar ile bunlarda deimeler yaratan mali nitelikteki ilemlere ilikin bilgiler eklinde grlr. Bu bilgiler; eitli belgelere, yevmiye defterine, byk deftere ve yardmc defterlere yaplan kaytlardan oluan muhasebe srecinden elde edilir. Bu srecin sonunda da bilano ve kr-zarar tablosu ortaya karlr. Sadece buradan elde edilen bilgiler; tarihi bilgiler olup kararlarda ok az kullanlan bilgiler olmaktadr.

Muhasebede yevmiye ve byk defterden salanan bilgiler yeterli midir?


Ynetimde yeni anlaylar, yeni yaklamlar, bilgi ilem teknolojisi ve iletmelerin bymeleri, karar srecine, planlamaya ve kontrol ilevlerinin yerine getirilmesi iin gerekli olan bilgilerin toplanmas, biriktirilmesi ve ilenmesine yeni boyutlar getirmitir. Bugn iletme ynetiminin bilgi gereksinimi artk geleneksel muhasebe bilgilerinden elde edilen bilgilerle snrl kalmamaktadr. nk iletme faaliyetlerine bal olarak ok eitli bilgiler gerekli olmaktadr. Bunun yannda muhasebe bilgi sistemi bunla- 53 -

rn tamamn salamamakla birlikte byk bir ksmn verebilecek kapsamdadr. Tablo 5.1de de gsterildii gibi muhasebe bilgi sistemi; finansal muhasebe ve maliyet muhasebesi, satlar ve alacaklar, satnalma ve borlar, stok ilemleri, cret ve iilikler, maliyetleme ve maliyet kontrolu, gelir ve gider ilemleri, bteleme alt sistemlerinden olumaktadr. Muhasebe sisteminde, saylan sistemlerin tamamnn bulunmas art deildir. Muhasebe bilgi sisteminin kapsam iletmelerin yaplarna, zelliklerine ve faaliyet konularna gre deiiklikler gsterir.

Muhasebe bilgi sisteminin nitelii nedir?

Muhasebe Bilgi Sisteminin Yaps


Muhasebe bilgi sistemi temel olarak kk, byk btn iletmeler iin geerlidir. Ancak sistemde kullanlan bilgi ilem donanmlar ve bunlara bal olarak bilgi ilem yntemleri iletmenin koullarna gre deiiklik gsterir. Kalem veya en basit hesap makinalarndan en mkemmel bilgisayarlara dein btn bilgi ilem aralar deitiinde, muhasebe bilgi sisteminin donanmlar deimi olur, buna karn sistemin temel yaps ayn kalr. ekil 5.3de muhasebe bilgi sistemi kuramsal olarak gsterilmitir. Burada grld gibi, muhasebe bilgi sistemine: 1. letme iinden, 2. letme ile evresi arasnda oluan eylemlerden ve 3. Geribildirimden gelen mali nitelikteki ilemlere ilikin veriler veya bilgiler, bilgi ilem eylemleri sonucunda ktlara dntrlr ve nihayet bu ktlar, raporlar eklinde ilgili taraflara iletilir. Muhasebe bilgi sisteminde oluan bu eylemler, sistemin eleri (elemanlar) tarafndan belirli ilkelere, ynergelere ve standartlara gre yaplr.

Muhasebe bilgi sisteminde bilgiler nasl oluturuluyor?


Muhasebe bilgi sisteminin aklanan temel yaps ve bu yap iinde verilen bilgi ilem faaliyetleri sonucunda bilgilere dntrlmesi ve bu bilgilerin raporlar eklinde ilgililere iletilmesi, iletmenin varlklar ve kaynaklar zerinde deime yaratan mali nitelikteki ve para ile ifade edilen ilemlere ait bilgileri, genel kabul grm kavram ve ilkeler erevesinde, kaydetmek, snflandrmak, zetlemek, analiz etmek ve yorumlamak suretiyle ilgili kii veya kurumlara raporlar halinde sunmak eklinde ifade edilen muhasebe ieriini ak olarak ortaya koymu olmaktadr.

Muhasebe bilgi sisteminin yaps hangi unsurlardan oluuyor?

- 54 -

LETME letme D Eylemler -2Geri-Bildirim -3letme i Eylemler -1-3- Geri-Bildirim

YNETM G R D

MUHASEBE Ynergeler S S T E M N E L E R S S T E M N L K E L E R

BLG SSTEM Ynergeler S S T E M N L K E L E R Standartlar S S T E M N E L E R

BLG LEM Kayt Snflandrma Hesaplama zetleme Saklama Canlandrma oaltma letme

IKTI RAPORLAR

Standartlar

DEVLET in BLG

YNETM in BLG

DER NC KLER in BLG

Geri-bildirim

Geri-bildirim
ekil 5.3. Muhasebe Bilgi Sistemi.

Muhasebe Bilgi Sisteminde Veri ve Bilgi Ak


Muhasebe bilgi sisteminde veri veya bilgiler her sistemde olduu gibi, GRD-LEME-IKTI akn izler. Bu aka uygun olarak veriler veya bilgiler nce sisteme belgelerle dahil edilir ve daha sonra bir kayt ortam iinde bilgi ilem faaliyetleri ile ktlara dntrlerek ilgili yerlere raporlar eklinde iletilir. ekil 5.4te muhasebe bilgi sistemindeki geleneksel bilgi ak gsterilmitir. Ayn ak ekil 5.3de yukardan aaya doru

- 55 -

GRD LK LEM BELGELER YEVMYE DEFTER -Maddeler-

LEME

IKTI

BYK DEFTER -Hesaplar-

MZANLAR

MAL TABLOLAR

DOSYALAR

DER RAPORLAR

ekil 5.4. Muhasebe Bilgi Ak.

Girdi-Bilgi lem-kt (Raporlar) eklinde grlmektedir.

Muhasebe bilgi ak nasl ilemektedir?


ekil 5.4de grld gibi, iletme faaliyetlerine ilikin deer hareketleri, olaylar kantlayc ilk ilem belgeleri ile sisteme dahil edilmekte ve bu belgeler bir taraftan dzenlenerek dosyalanrken (veri toplanrken) dier taraftan yevmiye defterine geirilmektedir. Dolaysyla sistemin ileme aamas balatlm olur. Burada faaliyetlere ilikin olaylar belgelere dayanarak tarih srasna gre yevmiye defterine maddeler eklinde kaydedilir, buradan da byk deftere konularna gre hesaplara geirilir. Nihayet bu ilemin doruluunu belirlemek zere mizanlar karlarak mali tablolar (bilano, gelir tablosu vb.) ve gereksinim duyulacak dier tablolar dzenlenir.

Veri veya bilgiler nerede ortaya kar?


Muhasebe bilgi sisteminin bu genel yaps iinde bilgi ileme eylemlerine konu olacak veriler veya bilgiler ekil 5.3de gsterildii gibi kaynaktan salanr: 1) letme ii eylemler, 2) letme d eylemler, 3) Geribildirim.

letme ii eylemler ne demektir?


letme ii eylemler iletmede oluan ve parayla ifade edilen her trl olaylardr. retime hammadde verilmesi, iilik kullanm, amortisman, iletme ii deer hareketleri gibi olaylar iletme ii eylemlere rnek gsterilebilir.

letme d eylemler ne demektir?


letme d eylemler, iletmenin evreyle ilikisinden doan olaylardr. rnein; satn allar, satlar ve bunlara bal olarak oluan alacak-bor ilikileri, bankalarla yaplan mevduat ve kredi ilemleri dier bir ifadeyle satc-mteri, iletme-banka arasndaki ilemler gibi.

Geribildirim eylemleri ne demektir?


Geribildirim ise, ktlardan, olaylarn sonucundan ve ynetim kararlarndan oluan eylemlerdir. Girdilerle ktlar arasndaki sapmalarn dzeltilmesine ilikin verilen emirler, bozuk, kusurlu kan mallarn tekrar ileme verilmesi, muhasebe mizannn tutmamas gibi olaylar, geribildirim iin rnek olaylardr. Aklanan bu kaynaktan salanan veriler veya bilgiler (girdiler), bata belirtilen girdi-ileme-kt akn izleyerek bilgi ilem eylemleri ile ynetim iin yararl, ilgili ve zamanl bilgiler durumuna getirilir.

- 56 -

Unutulmamaldr ki, doru, gerek ve zamanl ktlar, ancak doru, gerek ve zamanl girdilerle salanr.
letme faaliyetlerine ait verilerin ekil 5.4te gsterilen belgeler, defterler, dosyalar ve raporlardan oluan kayt ortamnda ynetim iin gerekli bilgilere dntrlmesi amacyla; kayt, snflandrma, hesaplama, zetleme, saklama, canlandrma, oaltma ve iletme ilemleri yaplr. Verinin bilgiye dnmesi iin saylan bu ilemlerin mutlaka srasyla ve tamamnn yerine getirilmesi szkonusu deildir. Bilgi ilem faaliyetlerinin birlikte irdelenmesi gereklidir. nk mali nitelikteki bir ilem belgelendirilirken kayt, snflandrma, hesaplama gibi bilgi ilem faaliyetlerinin ayn anda yaplmas szkonusu olabilir. rnein; yaplan bir mal satnn belgelendirilmesi bir kayt ilemini ifade ederken, tutarn bulunmas bir hesaplama ilemi olmaktadr. Bazen ise, veri amaca gre sadece bir bilgi ilem faaliyeti sonunda da ynetim iin bilgi ekline dnebilmektedir. Bu nedenle verinin bilgiye dntrlmesi iin mutlaka bilgi ilem faaliyetlerinin tamamnn ve srasyla yaplmas gerekli olmamaktadr.

Muhasebe bilgi sisteminde veri ve bilgi ak ne demektir?


Kayt Kayt, veri ve bilgilerin toplanmasn ve daha sonra ileme tabi tutulmak zere belgelendirilerek sisteme girilerinin salanmas ilemidir. Veri veya bilgiler eitli ekillerde sisteme dahil edilirler. rnein; al faturalar, hammadde istek fileri, ek, bono, perakende sat fileri, sat faturalar gibi. Veri veya bilgilerin kaydn salayan belgelere dayanarak, ilemlerin yevmiye defteri, byk defter, stok kartlar gibi kayt ortamlarna geirilmesi de bir kayt ilemidir. Veri veya bilgilerin bilgi sistemine dahil edilmelerini salayan belgeler ile bu belgelere dayanarak yaplan kaytlar iin kullanlan kayt aralar (defterler, formlar vb.) bilgi ilem yntemlerine gre farkllklar gsterir. El ile bilgi ilem yntemi ile bilgisayara dayal bilgi ilem yntemine ilikin belgelerin veya formlarn ayn olmamas doaldr. Dolaysyla buna bal olarak kayt ekli de deiir. Sistemin ktlarn byk oranda girdiler belirleyeceinden giri belgelerinin veya formlarnn titizlikle dzenlenmesi gerekir. Doru, gerek ve zamanl ktlar ancak, doru, gerek ve zamanl girdilerle salanr.

Kayt ne demektir?
Snflandrma Snflandrma, veri veya bilgilerin belirli snf veya kategorilere gre dzenlenmesidir. rnein varlklarn; dnen varlklar, duran varlklar, yatrmlar gibi blmlere ayrlmas veya maliyet giderlerinin; direkt iilik, ilk madde ve malzeme ve genel retim giderleri olarak blmlendirilmesi bir snflandrmadr. Belirtilen bu blmleme yannda dnen aktiflerin kasa, ticari mallar, alclar gibi ikinci bir ayrmna tabi tutulmas ya da retimde kullanlan ilk madde ve malzemenin; cinsine, retimde kullanldklar mamullere gre; veya satlarn, satlan mamullere, sat blgelerine gre sralanmas da snflandrma ilemidir. Snflandrmada genellikle kodlama sistemleri kullanlr. Kodlama sistemleri veri veya bilgilerin kolaylkla snflandrlmasn ve bu veri veya bilgilere kolaylkla ulalmasn salar. rnein; hesap planlar veya retim srecindeki her sipari partisine ayr kod numaralarnn verilmesi gibi. Bylece ilemlerin konulara gre veya niteliklerine gre kaydedilmesi, izlenmesi ve raporlanmas kolaylam olur. - 57 -

Snflandrma ne demektir?

Hesaplama Veri veya bilgilere aritmetik ilemlerin veya salanmak istenen bilginin veya raporun zelliine gre matematiksel modellerin veya analiz tekniklerinin uygulanmas ilemidir. Bilgi ilem aamalarndan en nemlisi olan hesaplama ok deiik ekillerde grlr. Bu aamaya; alanlara denecek cretlerin hesaplanmas, mamul maliyetlerinin bulunmas, eski bilgilere yeni veri veya bilgilerin eklenmesi veya karlmas, fiili giderlerin btelenmi veya standart giderlerle karlatrlp sapmalarn bulunmas, dnem sonunda envanter ilemlerine bal olarak dnem krnn veya zararnn bulunmas da hesaplamaya birer rnektir.

Hesaplama ne demektir?

zetleme ok sayda bilginin daha kullanl bir biime dntrlmesidir. Baka bir deyile sistemlerden salanan ok sayda bilginin anlaml bir ekilde azaltlarak zetlendii bir aamadr. Bilgiler yneticilerin veya iletmeyle ilgili nc kiilerin kullanamayaca kadar uzun listeler eklinde ortaya kabilir. Bu durumun nne geilmesi ve ilenen veri veya bilgilerin daha yararl bir bilgi haline gelebilmesi iin belirli veya istenecek ekillerde zetlenmesi gerekir. Bilano, gelir tablosu, belirli bir mamule ilikin olarak maliyet tablolar veya belirli bir retim blmnn genel retim giderlerini yanstan tablolar zetlemeye birer rnektir.

zetleme ne demektir?

Saklama Saklama, veri veya bilgilerin biriktirilmesi ve ileride tekrar kullanlmak amacyla ilgili dosyalara yerletirilmesidir. Veri veya bilgilerin toplanmas, kaydedilmesi ve hesaplamalara konu edilmesi ile bu veri veya bilgilerin ilgili kiilerce kullanlmas ayn zamana rastlamayabilir. Bu nedenle veri veya bilgilerin gerektiinde tekrar kullanlmak zere ve yasal olarak saklanmas gerekir. Veri veya bilgiler baz iletme faaliyetleri tamamlanncaya kadar biriktirilir. rnein; ii zaman kartlarnn cret hesaplanmas iin ay bandan ay sonuna kadar otuz gn biriktirilerek saklanmas, bir sipari retimine ilikin veri veya bilgilerin, sipari mamul tamamlanncaya kadar biriktirilmesi bir saklama ilemidir. Biriktirme ve buna gre dosyalama ilemi, bilgi ileme yntemlerine gre farkllklar gsterir. El ile bilgi ileme ynteminde, kat dkmanlar ve klasrler kullanlrken, dier elektronik bilgi ilem yntemlerinde mikrofilm, disk veya manyetik ortamlar kullanlr.

Saklama ne demektir?

Canlandrma Saklama ilemi ile biriktirilmi (dosyalanm) veri veya bilgilerin, tekrar kullanlmak amacyla hazr duruma getirilmesi ilemidir. rnein; ay sonlarnda cret hesaplamas yaplabilmesi iin, ay bandan ayn son gn- 58 -

ne kadar dosyalanm bulunan ii puantaj kartlarndan yararlanma veya mizanlarn karlmas iin yardmc defterlerin (hesaplarn) kullanlmas birer canlandrma ilemidir.

Canlandrma ne demektir?

oaltma oaltma veri veya bilgilerin kopyalar (suretler) eklinde oaltlmas ilemidir. Mali nitelikli ilemler, dolaysyla bunlara ilikin veri veya bilgiler ou kez iletmenin birden fazla yneticisini veya blmn ilgilendirir. rnein; ilk madde ve malzeme ambarndan atlyeye bir hammaddenin veya malzemenin verilmesi, bunu veren ambar memurunu, hammadde veya malzemeyi alan atlye efini ve maliyetleri kontrol etme ve hesaplama ile sorumlu kii veya blm ilgilendireceinden ayn olayla ilgili olarak tarafn bilgi sahibi olmas gerekir. Dolaysyla bu tarafa ayn bilginin verilmesi gerektiinden olayla ilgili belge suret dzenlenerek taraflara gnderilir. Bunun yannda dnem sonu mali tablolarnn ynetime, devlete, ortaklara, kredi veren kurumlara verilmesi de bir oaltma ilemi niteliindedir.

oaltma ne demektir?

letme letme, veri veya bilgilerin, bilgi sistemi iinde bilgi ilem aamalarna bal olarak bir aamadan dier bir aamaya aktarlmas, bir defterden dier bir deftere geirilmesi, bir blmden dier bir blme gnderilmesi, iletmenin finansal durumu ve faaliyetlerine ilikin ynetim bilgilerinin, ilgili taraflara (ynetici, ortaklar, bor verenler, devlet) sunulmasdr. Veri veya bilgilerin, bilgi ilem srasnda bir aamadan dier bir aamaya geileri, bilgi kullanclarnn (ynetici ve nc kiiler) yararlanmasna uygun bir ekil alncaya kadar devam eder. Bu nedenle bir ilemin kts olan bilgi dier bir ilemin girdisi olur. Etkin bir bilgi ak, ancak etkin ve iyi dzenlenmi bir iletme (haberleme) ile salanr.

letme ne demektir?

Muhasebe Bilgi Sisteminin eleri


Bir sistemin eleri, o sistemin belirlenebilen ve birbirine bal olan, sistemi alr duruma getiren ve sisteme ilerlik kazandran deiik somut elemanlardr. Dolaysyla sistemin ilev grmesi ancak, sistemi oluturan ve onu meydana getiren elerle szkonusu olabilmektedir. Muhasebe bilgi sisteminin eleri; Personel, Haberleme Aralar, Donanm ve Raporlardr. Bu eler, muhasebe bilgi sisteminin ilevini grmesi iin sisteme ilerlik kazandran elemanlar olmaktadr.

Muhasebe bilgi sisteminin eleri nelerdir?


Personel Muhasebe bilgi sistemi, iletme ynetiminin ve iletme ile ilgili dier kii ve kurumlarn bilgi gereksinmelerini karlamak zere; iletme faaliyetlerine ilikin veri veya bilgileri toplayan, bunlar kayt, snflandrma, he- 59 -

saplama, zetleme, saklama, oaltma ve iletme eklindeki bilgi ilem eylemleri ile ileme tabi tutan ve sonuta gerekli bilgilere dntren bir sistemdir. Buna gre muhasebe sistemine den bu grevin yerine getirilmesi iin konuyu bilen ve sistemi altran personelin var olmas gerekir. Muhasebe bilgi sisteminde alacak personel uygun bir organizasyon erevesi iinde grevlendirilir. Muhasebe personelinin organizasyon yaps, iletmenin genel organizasyon yapsna gre ekillenir. Muhasebe bilgi sistemi personelinin says, sistemin ilem younluuna, kapsamna ve bilgi sistemlerine verilen neme gre deiiklik gsterir. Bunun yannda personelin nitelii de nem tar. Muhasebe bilgi sistemini yrtecek personelde aranan genel zellikler, mesleki eitim, i deneyimi ve kiiliktir. Mesleki eitim; muhasebe, maliye, iletme, iktisat, hukuk, istatistik, bilgisayar konularnda bilgi sahibi olmay gerektirir. Deneyim ilerin daha gvenli, doru ve abuk yaplmasn salayan bir unsurdur. stenilen deneyime ve mesleki bilgiye sahip olan ve bunlar yannda drst ve i ahlak olan personelin, sistemin etkinliini artraca unutulmamaldr.

Muhasebe bilgi sistemindeki personelin nitelikleri nelerdir?


Haberleme Aralar Haberleme aralar, veri veya bilgilerin toplanmas ve bilgi ilem faaliyetlerine tabi tutulmas iin gerekli belgelerdir. Bu belgeler; kayt, snflandrma, zetleme, hesaplama, saklama, canlandrma, oaltma ve iletme ilemlerinin yaplmas iin gerekli kayt ortamn olutururlar. Kayt ortamn ve haberleme olanan yaratan haberleme aralar ilemleri; zaman, nitelik, nicelik, yer, kii (taraflar) gibi deiik ynleriyle ortaya koymak suretiyle, muhasebe sistemine ilikin veri veya bilgileri somutlatrp kantlanabilir duruma getirirler.

Haberleme aralarnn eitleri nelerdir?


Haberleme aralar genel olarak; 1) lk lem Belgeleri, 2) Kayt Belgeleri eklinde ikiye ayrlr. lk ilem belgeleri, iletme faaliyetlerine ilikin veri veya bilginin ilk kez kaydedildii veya geirildii belgelerdir. Bunlara; fatura, gider pusulas, mstahsil makbuzu, ek, polie, bono, perakende sat vesikalar, serbest meslek makbuzu, kasa kayt fileri, tama ve sevk irsaliyeleri, cret bordrosu, yolcu listeleri, gnlk mteri listeleri, yazma belgeleri, ilk madde ve malzeme kullanm belgeleri, ii alma kartlar, puantaj fileri rnek gsterilebilir. Kayt belgeleri, veri veya bilgilerin genellikle ilk ilem belgelerine dayanarak kaydedilmesi ve ileme tabi tutulmas iin kullanlan ve devamllk arzeden belgelerdir. Bunlara; yevmiye defteri, byk defter, envanter defteri, stok kartlar rnek gsterilebilir.

Haberleme aralar bilgi ilem yntemine gre deiir mi?


Muhasebe bilgi sisteminde veri veya bilgilerin toplanmasna, ilenmesine ve ilgililere iletilmesine olanak tanyan ilk ilem belgeleri ile kayt, belgelerinin ierii, ekli ve yaplar bilgi ilem yntemlerine gre farkllk gsterir. El ile bilgi ilem yntemindeki bir belge ile bilgisayara dayal bilgi ilem ynteminde kullanlacak bir belge farkl olur. Ancak hangi bilgi ilem yntemi benimsenmi olursa olsun, bir sistemin maddi, somut varln belgeler belirleyecektir. - 60 -

Ayrca iletmelerde i blmne gre yaplan ileri kolaylatrmak ve blmler arasnda kontrol salamak iin muhasebe fii denilen belgeler kullanlr. Muhasebe fileri; 1) Kasa tahsil fii, 2) Kasa tediye fii, 3) Mahsup fii, 4) Primanotalar (zet fyler) olarak drde ayrlr.

Haberleme aralar ne demektir?


Kasa tahsil fii, iletmenin kasasna giren paralarn ne iin ve kimden alndn ve bu tahsilatn karlnda hangi hesaba veya hesaplara alacak kaydedileceini gsteren bir muhasebe belgesidir. Kasa tediye fii, iletmenin kasasndan kan paralarn ne iin ve kime dendiini ve bu deme karlnda hangi hesaba veya hesaplara bor kaydedileceini gsteren muhasebe fydr. Mahsup fii, para girileri ve klar (nakit ilemler) dnda kalan ilemlerin kaytlarnn gsterildii fitir. Primanotalar, bir gnde yaplan ok saydaki ilemi kayt belgelerine topluca geirmek iin kullanlan zet fylerdir. Ksaca aklanan bu muhasebe fileri u yararlar salamaktadrlar:

Kaytlarn dzenli olmas Yanl kayt olaslnn azaltlmas Kaytlarn kontrolnn kolaylamas Ayn nitelikte ilemlerin topluca kaydedilmesi

Muhasebe fileri ne demektir?

Donanm Muhasebe bilgi sistemi bilindii gibi veri veya bilgileri ynetsel bilgilere dntren bir sistemdir. Bu dnm salamak zere yaplan bilgi ilem faaliyetleri; el ile bilgi ilem, mekanik (makinal) bilgi ilem ve elektronik (bilgisayara dayal) bilgi ilem yntemlerine gre yaplmaktadr. Bu yntemlerde veri veya bilgilerin toplanmas, ileme tabi tutulmas srasnda ynteme gre, daktilo, kasa tahsil makinalar, basit hesap makinalar, okuyucu, yazc, bilgisayar gibi donanmlar kullanlr. (Bkz. nite 1) Bir muhasebe bilgi sisteminde bulunacak donanmlar iletmenin koullarna, bilgi ilem eylemlerinin younluuna ve buna bal olarak da benimsenen bilgi ilem yntemlerine gre deiiklik gsterir.

Muhasebe bilgi sisteminin donanm nedir?

Raporlar Raporlar, muhasebe bilgi sisteminin ktlardr. Sistemin belirlenebilen maddi rnleridir. Bilindii gibi, raporlar iletme ii ve iletme d bilgi kullanclarna yneliktir.

raporlar nelerdir?
raporlar, ynetimin her dzeyine sunulan ve kontrol amac tayan btn raporlar ierir. Kontrol raporlar olarak da ifade edilen i raporlar genellikle yneticilere, iletme faaliyetlerinin seyrini ve sonularn grme ve planlanan hedeflerle karlatrma olana salarlar. Dolaysyla yneticilerin verecekleri kararlara temel olurlar. raporlar, gereksinimlere ve iletmenin koullarna gre farkllklar gsterir ve saylar deiir. Bu tr raporlara; bilano, gelir tablosu, bteler, performans raporlar, mali- 61 -

yet raporlar, stok kontrol raporlar, retim raporlar, sat raporlar rnek gsterilebilir.

D raporlar nelerdir?
D raporlar, iletmeyle ilgili nc kiilere, iletmenin durumu ve almalarndan haberdar olmalar iin sunulan bilgi raporlardr. Bu raporlar da i raporlar gibi, sunulacak kiilere veya ilgili olduklar konulara gre deiir. D raporlarn kayna, muhasebe sisteminin yansra eitli alanlar da olabilir. rnein, yllk faaliyet raporlarnn hazrlanmasnda, lkenin ve dier lkelerin ekonomik ve sosyal gstergelerinden yararlanlmas gibi. Bilano, gelir tablosu, yllk faaliyet raporlar, vergi iadelerine ilikin raporlar, kredi kurumlarna verilen raporlar, sermaye piyasalarna aklanan mali tablolar d raporlara birer rnektir.

ve d raporlarn ilevleri nelerdir?

Muhasebe Bilgi Sistemi Temel Kavram ve lkeleri


Muhasebe bilgi sistemi, bilindii gibi, iletmenin mali durumu ve faaliyet sonular ile ilgilenen kii ve kurumlarn bilgi gereksinmelerini karlayan bir sistemdir. eitli kii ve kurumlarn iletme ile ilgilenme nedenleri, bir bakma karlar, birbirinden farkldr. Bu adan muhasebe bilgi sistemi, ilgililerin farkl gereksinmelerini tatmin edecek nitelikte doru, gvenilir ve zamannda bilgiler, raporlar hazrlanmasna olanak salamak durumundadr. Bunu salamak iin, veri veya bilgilerin toplanmas bilgi ileme tabi tutulmas ve raporlar eklinde ilgililere sunulmas srasnda, ilgililerin karlarn dengeli ekilde gznnde tutan, deneyim ve mantktan doan, yararllklar genellikle kabul edildikten sonra muhasebe ilkelerine dnen, ok sayda ve deiik kurallar uygulanr. Szkonusu ilkelerin yaygn olarak ve benimsenerek uygulanmalar nedeniyle bu ilkeler iin genel kabul grm deyimi kullanlmaktadr. lkelerin amac, muhasebe bilgi sistemindeki muhasebe uygulamalarnda farkllklar azaltmak, iletme ii ve iletmeler aras karlatrmaya uygun mali tablolarn, raporlarn elde edilmesine olanak salamaktr. Muhasebe uygulamalarnda uyulacak ilkelerin belirlenmesinde ve yeni durumlar ve gelimeler iin yeni ilkeler gelitirmede temel oluturacak baz kavramlara gereksinim vardr. Bu kavramlar, ilkelerde olduu gibi iletme ynetiminin gzlenmesinden edinilen deneyimlerden ve ilgililere ve kamuya hesap verme ykmllnden elde edilir. Genel kabul grm muhasebe ilkelerinin, dayanan oluturan temel kavramlar ve ilkeler daha nceki muhasebe derslerinde ve kitaplarnda akland iin, burada sadece saylmakla yetinilecektir.

Hangi muhasebe kavramlar vardr?


Sosyal Sorumluluk Kavram Kiilik Kavram Para ls (Parayla llme) Kavram letmenin Sreklilii Kavram Dnemsellik Kavram Verilerin Gvenilir Olmas (Tarafszlk ve Belgelendirme) Kavram Deimezlik (Tutarllk) Kavram Tam Aklama Kavram - 62 -

nemlilik Kavram Maliyet Esas Kavram htiyatllk Kavram zn ncelii Kavram

Hangi muhasebe ilkeleri vardr?


Saylan muhasebe kavramlarna dayal olan genel kabul grm muhasebe ilkeleri de unlardr:

Gelir Tablosu lkeleri Bilano lkeleri - Varlklara likin lkeler - Yabanc Kaynaklara likin lkeler - zkaynaklara likin lkeler

Muhasebe yntemleri, ilemleri ve teknikleri olan muhasebe uygulamas, genel kabul grm muhasebe ilkelerine dayanmaktadr. Gelir tablosu ilkelerinin amac; satlarn, gelirlerin, satlarn maliyetinin, giderlerin, kr ve zararlara ait hesaplarn ve belli dnemlere ait iletme faaliyeti sonularnn snflandrlmas ve geree uygun olarak gsterilmesini salamaktadr.

Gelir tablosu ilkelerinin amac nedir?


Bilano ilkelerinin amac; sermaye koyan veya sonradan kendilerine ait kr iletmede brakan sahip ve hissedarlar ile alacakllarn iletmeye saladklar kaynaklar ve bunlarla elde edilen varlklarn muhasebe kayt, hesap ve tablolarnda anlaml bir ekilde tespit edilmesi ve gsterilmesi yoluyla, belli bir tarihte iletmenin mali durumunun aklkla ve ilgililer iin geree uygun olarak yanstlmasdr.

Bilano ilkelerinin amac nedir?


lkeler, iktisadi devlet teekklleri ve zel sektrn muhasebe uygulamalarna rehber olma amacyla ktisadi Devlet Teekkllerini Yeniden Dzenleme Komisyonu Mali ler ve Muhasebe Grubu tarafndan hazrlanm ve daha sonra yeni ekliyle 26.12.1992 tarihli Resmi Gazetenin mkerrer saysnda Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Teblii ad ile yaymlanmtr.

Muhasebe bilgi sistemi temel kavram ve ilkelerinin amac ve ilevi nedir?

Muhasebe Bilgi Sistemine likin Genyntemler


Genyntemler, muhasebe bilgi sisteminin tasarmndan sistemin kts olan raporlarn sistemden alnmasna kadar btn ilemlerin, nasl, ne ekilde, ne zaman ve kimler tarafndan yaplacan gsteren aklamalara ilikin ynergeleri ve standartlar ierir. Ynergeler yazl klavuz bilgiler, klavuz el kitaplar veya talimatnameler olarak adlandrlan kitapklarda bulunur. Bu ynergeler; muhasebe bilgi sistemini, sistemin elerini (elemanlarn), sistemin alma ekillerini, bilgi ilem eylemlerini ve bunlarn girdi, ileme, kt belgelerini, bilgi ak emalarn, defter sistemlerini, hesap planlarn ve personelin grevlerini tanmlayan ve bylelikle sistemin almasn olurlu klan, sistemi alr duruma getiren aklamalardan ve bilgilerden oluur. - 63 -

Bu aklamalar ve bilgiler, sistemin almasndan sorumlu kiileri belirsizlikten kurtaracak, ayn zamanda sistemin etkinliini ve kontrolunu salayacaktr. Standartlar, muhasebe bilgi sisteminde tutarllk ve birlik salayan temel unsurlardr. Bunlar sistemin tasarmndan, almasna ve daha sonra sistemden ktlar elde edinceye kadar btn aamalar iin geerlidir. Standartlar, sistemin ieriinde, belge dzeninde, rapor eklinde bir standartlama olana salar. Sonu olarak, muhasebe bilgi sistemi ynerge ve standartlardan oluan genyntemler ve belirli ilkeler erevesinde, personel, haberleme aralar, donanm ve raporlar gibi elerle veri veya bilgileri ynetsel bilgilere dntrme olana salanm olacaktr.

Muhasebe bilgi sistemine ilikin genyntemler ne demektir? Hangi ilevi vardr?

zet
Ynetim iin gerekli olan bilgilerin gerektii ekilde ve zamanda salanmas ve bu bilgilerin planlama, rgtleme, yrtme, kadrolama ve kontrol faaliyetlerinde kullanlmas ve zellikle bilgisayarn bir ara olarak yaratt olanaklar sonucu Ynetim Bilgi Sistemi kavram ortaya kmtr. Ynetim bilgi sistemi para, insangc, malzeme, makina, teknoloji ve bilgi gibi iletme kaynaklarnn amalar dorultusunda en etkin ve verimli bir ekilde kullanlmalarn planlamak, rgtlemek ve kontrol etmek iin, ynetimin gereksinim duyduu iletme ii ve iletme d finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektii yer ve zamanda, gerekli kiilere kullanabilecekleri ekilde srekli olarak salamak amac ile kurulan ve altrlan bir sistemler btndr. Ynetim bilgi sisteminin temel alt sistemleri; retim, pazarlama, personel ve muhasebe (finansal) bilgi sistemleridir. Bu sistemlere, iletmenin yapsna bal olarak baka alt sistemlerde eklenebilir. Muhasebe bilgi sistemi; 1. Ynetimin varlklar zerindeki ynetim sorumluluunu yerine getirmek, 2. letme eylemlerinin kontrolunu yapmak, 3. Gelecee ilikin iletme eylemlerini planlamak iin gerekli bilgileri salamaya ynelik bir bilgi sistemidir. Muhasebe bilgi sisteminde veri veya bilgiler girdi-ileme-kt akn izler. Veriler veya bilgiler, belirtilen aka uygun olarak nce sisteme belgelerle dahil edilir ve daha sonra bir kayt ortam iinde, kayt, snflandrma, hesaplama, zetleme, saklama, canlandrma, oaltma ve iletme faaliyetleri ile ktlara (bilgilere-raporlara) dntrlerek ilgili kii veya kiilere ve yerlere raporlar eklinde iletilir. Bilgi sisteminin bu ekilde ilev grmesi, personel, haberleme aralar, donanm ve raporlar olarak ifade edilen sistem eleri ile salanr. Bu uygulamalar, farkllklar azaltmak, iletme ii ve iletmeler aras karlatrmalara olanak salamak amacyla muhasebenin temel kavramlarna ve genel kabul grm ilkeleri erevesinde yaplr.

Sorular

- 64 -

1. Aadakilerden hangisi, alt bilgi sistemleri iin doru deildir? a. Bir alt bilgi sisteminin kts dier alt bilgi sisteminin girdisidir b. Alt bilgi sistemleri birbirinden bamszdr c. Btn alt bilgi sistemleri ancak birlikte hareket ettikleri zaman ynetimin tm bilgi taleplerini karlarlar d. Alt bilgi sistemleri, haberleme kanallar araclyla btnleirler e. Alt bilgi sistemleri kendi aralarnda etkileime sahip olup birbirleri ile bilgi al verii iinde olurlar

2. Temel Ynetim Bilgi Sistemleri kapsamnda, aadakilerden hangisi yer almaz? a. retim bilgi sistemi b. Pazarlama bilgi sistemi c. Personel bilgi sistemi d. Muhasebe bilgi sistemi e. Satnalma bilgi sistemi

3. Verilerin bilgi haline gelmesini salayan ilemler dizisine ne denir? a. Bilgi b. Bilgi ilem c. Muhasebe sreci d. Ynetim e. Dosyalama

4. Muhasebe bilgi ak kapsamnda, aadakilerden hangisi daima girdi zelliindedir? a. lk ilem belgeleri b. Mizanlar c. Yevmiye defteri d. Byk defter e. Dosyalar

5. Satlarn, satlarn maliyetinin, gelirlerin, giderlerin, kr ve zarara ilikin hesaplarn ve belli dnemlere ait faaliyet sonularnn snflandrlmas ve geree uygun olarak gsterilmesi neyin gereidir? a. Varlklara ilikin ilkelerin b. z kaynaklara ilikin ilkelerin c. Gelir tablosu ilkelerinin d. Sosyal sorumluluk kavramnn e. Bilano ilkelerinin - 65 -

Gelir Dngs

NTE

Bu nitede...
Bir iletmenin gelir dngsn oluturan ilevler, veri kaynaklar, veri taban ile ilemlerin elle veya bilgisayar destekli olarak ilenmesindeki admlar zerinde durulacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Gelir dngs sat ilemi ve bunun tahsilatna ilikin ilemleri kapsamaktadr. Bu ilemler anlatlrken, u ana kadar grmediiniz baz kavramlarla karlaacaksnz. Bu kavramlar ezberlemek yerine, ne olduunu verilen rneklerle renmeye alnz.

- 66 -

GR
Birok iletmenin varln srdrmesi elde ettii gelirlere dayanr. Baz iletmeler bu gelirlerini mal satndan, bazlar hizmet satndan, bazlar da hem mal hem de hizmet satndan elde ederler. Gelirin elde edilmesi ile ilgili tm fonksiyonlar iletmelerin gelir dngsn olutururlar. Gelir dngsnn balca amac, mal veya hizmetlerin para karl mterilere satlmasdr. Bu nedenle de bir iletmenin gelir dngs mal ve hizmetlerin mterilere satlmas ile ilgili fonksiyonlar kapsar. Sz konusu fonksiyonlar; mteriden sipariin alnmas, mterinin kredi durumunun kontrol edilmesi, sipariin kaydedilmesi, gnderilecek mallarn hazrlanmas, siparilerin gnderilmesi, faturalama, tahsilat ve avans alma, eer kredili sat yaplmsa alacak kaytlarn tutma, ilemleri yasal defterlere kaydetme ve gelir ilemini iletmenin finansal tablolarnda gstermektir. Satlarn pein yaplmas durumunda alacak kaytlarnn yaplmas gereksiz olacaktr. Bu ilevler gelir dngs uygulama sistemleri olan sat emirleri ileme sistemi, alacak hesaplar ileme sistemi ve nakit tahsilatlar ileme sistemleri iinde ele alnacaktr. Bir iletmenin gelir dngs ilevi szkonusu iletmenin pazarlama/ datm ve muhasebe/finans fonksiyonlarnn ynetimi altnda yerine getirilir. Bu nedenle gelir dngs pazarlama bilgi sistemi ile muhasebe bilgi sisteminin karlkl etkileimini gerektirir. Gelir dngs, byk defter ve finansal raporlama sistemine balca girdileri salayan dngdr.

? Gelir Dngs leme Sistemleri nelerdir?


VER KAYNAKLARI VE GRDLER
Gelir dngsnde kullanlan veri esas olarak mterilerden gelen girdilere dayanr. Mteri hem sat hem de nakit tahsilat ilemlerini balatr. Mamul satnda dier veri kaynaklar sat elemanlar, mterilere ilikin referans ve kredi durumlarna ilikin kaytlar, stoklara ilikin kaytlar, mamul deposu, iletmeye mal satanlar (veya retim iletmesinde iletmenin retim fonksiyonu) ve nakliye departmanndan oluur. Baz durumlarda bir finans kurumu veya bir banka da veri kayna olabilir.

Gelir dngsnn veri kaynaklar nelerdir?


Elle tutulan sistemlerde kaynak belgeler; mteri siparilerini, sat emirlerini, malzeme hazrlama listelerini, nakliye ile ilgili belgeleri, sat faturalarn ve tahsilat makbuzlarn, banka dekontlarn ve dier belgeleri kapsar. Mteri siparii, ounlukla mteri tarafndan hazrlanan satnalma emridir. Ancak baz durumlarda, iletmenin sat eleman tarafndan belirli bir formda hazrlanr. Sat emri, mteri sipariine benzemekle birlikte, baz nemli farkllklara sahiptir. Sat emirleri belirli bir biime sahip olup, ok kopyal olarak dzenlenir. Kontrol amacyla nceden numaralanmtr ve faturann dzenlenmesine temel oluturan verileri ieren kolonlarla, fiyat kolonuna sahiptir. Ayrca sat emrinde mteri sipari numarasnn yazlaca bir yer ayrlmtr.

- 67 -

Sat emrinin bir kopyas mteriye sipariin kabul edildiini bildirmek iin gnderilir. Ancak bazen bu bildirimler farkl formlarda dzenlenebilmektedir. Sat emrinin bir kopyas depoya, sipariin hazrlanmas iin gnderilir. Alternatif olarak, sipari edilen rn verilerinin, rnlerin depodaki yerleimine gre dzenlendii farkl bir hazrlama listesi dzenlenebilir. Nakliye belgeleri nakliyenin yapl ekline gre (hava, kara , deniz, tren yolu ile) farkllk gsterirler. Bunlara ek olarak, nakliye blm tarafndan bir sevk irsaliyesi dzenlenir ve bunun bir kopyas faturalama departmanna gnderilir. Sat faturalar, muhasebe dngs iin sat ilemlerinin kaydnda temel girdileri olutururlar. nk fatura sat ileminin toplam tutarn ve ilemin ne ekilde (pein, kredili) yapldn gsteren belgedir. Tahsilat makbuzlar, faturann yannda kayt iin veri salayan dier belgedir. nk tahsilat makbuzu mterilerden yaplan nakit tahsilatlarn tutarn gsterir. Bunun yannda banka araclyla yaplan nakit tahsilatlarn izlenmesinde de, banka dekontlar kaynak belge niteliindedir. Bilgisayar destekli sistemlerde, elle tutulan sistemlerde kullanlan ok kopyal dkmanlarn hepsi kullanlabilir.Bilgisayarla bilgi ileme departmannn girdi hazrlama blm girdi verilerini bilgisayarn okuyaca forma dntrr. Bu dkmanlar baz durumlarda terminal araclyla veri giriine dayanarak otomatik olarak yaratlabilirler. Baz dkmanlar da bilgisayara daha az hatayla, daha hzl veri giriini salayacak ekilde tasarlanabilirler. rnein nceden tasarlanm ekranlar sat emirleri, sat iadeleri ve nakit tahsilat ilemleriyle ilgili verilerin girii iin kullanlabilir. Bu ekranlar basitletirilmi kayt formlarna benzer ekilde tek tek ilemlerin veya yn ilemlerinin ilenmesi iin tasarlanabilir.

NAKT TAHSLATLAR TARH YIIN NO KONTROL TOPLAMI GRLEN TOPLAM FARK MTER ADI

MTER FATURA FATURA TAHSLAT FATURA NO NO TARH TUTARI TUTARI

ekil 6.1. Nakit Tahsilatlar Ynnn evrim i Girii.

KONTROL TULARI 1 Mteri/ fatura 2 ptal verisi

3 Yn sonu

4 Menye dn 5 Yardm

Yukardaki ekrana dikkat ederseniz bo kolonlar, 1 nolu kontrol tuuna basldnda doldurulacaktr. Ak sat faturalar ve mteri ktklerinde saklanmakta olan veriler bu kolonlar iin bilgisayar giri (kayt) program tarafndan tekrar elde edilecektir. Bu program girilen tm demelerin toplam tutarn da hesaplayacak ve sonucu Girilen Toplam isimli kutuya yerletirir.lave olarak program otomatik olarak nceden hesaplanan Kontrol Toplam ile Girilen Toplamn karlatrarak fark ekranda gsterir.

- 68 -

Kodlar
Kodlar satlar, ticari alacaklar ve nakit tahsilat ilemlerinin anahtar durumundaki ynlerini tanmlanmakta temel rol oynarlar. Sat ilemleri kaydedilirken mteriler, sat blgeleri, sat elemanlar, rn eitleri ve pazarlama kanallar iin belirlenen kodlar kullanlr. Bu kodlar kullanlarak yneticiler iin de eitli sat analizleri yaplabilir. lemleri aklayan ve birka boyutu ieren kodlar, grup kodlardr. rnein sat ilemlerinin iki temel unsuru mteriler ve rnlerdir. Bunlarn kodlar da grup kodlar olarak tasarlanabilir. 120 1 96 159 formatna sahip bir mteri kodunda; 120 Alclar Hesabn 1 Mteri snf ve tipini, 96 Mterinin aktif olduu yl, 15 zel mteri tantmn, 9 lir. Kontrol saysn (self-checking digit) gsterebi-

Bilgisayara dayal sistemlerde sat ve nakit tahsilat ilemleri iin kodlar ne amala ve nasl kullanlrlar?

VER TABANI
Ana ktkler, ilem ktkleri, tarih ve referans ktkleri mal sat yapan bir iletmenin gelir dngs veri tabann yanstr. Bu ktklerin ierii ve says mteri ve pazar trleri, istenen ynetsel raporlarn eitlilii, bilgisayar kullanmnn derecesi ve veri tabannn yaps gibi faktrlere bal olarak iletmeden iletmeye deiebilir.

Bir iletmenin gelir dngs veri taban hangi tr ktklerden oluur?

Ana Ktkler
Ana ktkler; mteriler, alacak hesaplar, stoklar ve ak sat emirleri ktkleridir. Bu ktklerde yer alan veriler srekli olarak gnlenmelidir.

Mteriler Ana Kt Her bir mteriye ilikin kaytlarn bulunduu ktktr. Bu ktkte anahtar, mteri numarasdr; yani ktkteki her bir mteri kayd mteri hesap numaras ile tanmlanabilir. Ktkteki kaytlar mterilerle ilgili mal teslim ve fatura adresleri, telefon numaralar, gemiteki deme durumu, kredi oran, kabul edilen ticari iskonto ve sat faaliyetleri gibi bilgileri ierir. Bu bilgilerden faturalarn ve aylk tablolarn hazrlanmasnda, kredi limitlerinin belirlenmesinde yararlanlr.

Alacak Hesaplar Ana Kt

Kredili mterilerle ilgili kaytlarn tutulduu ktktr. Bu ktkte temel olarak mterilerin tantmn salayan mteri hesap numaras ve son hesap kalan olmak zere iki veri kalemi vardr. stenirse mterilerle

- 69 -

ilgili tm veri kalemleri alacak hesaplar ana ktnde birletirilebilir. Fatura dzenlendiinde alacak hesaplar ana ktne szkonusu alacan kayd girilir. Ktkteki kaytlar alacak kalannn azalmas, sat iadeleri ve iskontolar ve de dier dzeltmeler dikkate alnarak srekli olarak gnlenir. Ktk alacaklarn azaltlmas ve mterilerin demelerini zamannda yapmalarnn salanmas iin yararl bilgiler salar. Stoklar Ana Kt Mal sat yapan iletmelerin gelir dngs ile ilgilidir. Bu ktkte yer alan veriler; rn numaras, aklamas, depo yerleim kodu, yeniden sipari noktas ve miktar, son satnalma tarihi ve birim maliyeti ierir. Eer stok durumu devaml envanter yntemine gre izlenmekteyse, bu veriler son stok durumunu da kapsayacaktr. Sralama anahtar (sorting key) rn veya stok kalemi numarasdr.

Ak Sat Emirleri Kt Henz gnderilmemi ve faturas dzenlenmemi olan satlarla ilgili sat emirlerinin kopyalarndan oluur. Bilgisayar destekli sistemlerde her bir sat emrinin bir kopyas manyetik ortamda saklanr ve sralama anahtar genellikle sat emri numarasdr. Bilgisayar destekli sistemlerde mteri ad ve rn aklamalar gzard edilebilir. Bu veri fatura hazrlanrken mteri ve stok ktklerinden alnr.

Gelir dngs veri tabannda yer alan ana ktkler hangileridir?

lem Ktkleri
Sk sk ilenen olaylarla ilgili kaytlar ieren ilem ktkleri; ak sat faturalar ilem kt, nakit tahsilatlar ilem kt ve dier ilem ktkleridir.

Ak Sat Faturalar lem Kt Elle tutulan sistemde ak sat faturalar ilem dosyas cari sat faturasnn bir kopyasndan oluur ve bu dosyadaki kaytlar, alacak hesaplarna kayt iin gnderilen sat ilemlerinin ayrntlarn verir. Bilgisayar destekli sistemde kt olarak alnan kopya dosyalanm olabilir veya olmayabilir. Manyetik ortamda saklanan kaytlarda dier ktklerden salanabilecek, mteri isimleri ve rne ilikin veriler yer almaz. Ktn sralama anahtar sat faturas numarasdr. Her bir kayt mteriden tahsilat yaplncaya kadar ak kalr (veya kalann devri yntemi uygulanmaktaysadnem sonuna kadar).

Nakit Tahsilat lem Kt Elle tutulan sistemde nakit tahsilat ilem dosyas herbir cari havale bildiriminin bir kopyasndan oluur. Bilgisayar destekli sistemlerde manyetik ortamdaki kayt, mterinin hesap numaras, karlnda deme yaplacak olan sat faturasnn numarasn kapsayabilir. Kaydn nakit tahsilat ilemi olarak tannmasn salayan bir kodu da kapsayabilir.

- 70 -

Referans ve Tarih Ktkleri


Genellikle ilemede kullanlmak iin liste biimindeki verileri ieren referans ktkleri; fiyat listelerini ieren fiyat verisi referans kt ve nakliye ile ilgili mal nakil yollar ve cretlerinin listelerini ieren nakliye referans ktnden oluur. Satlarla ilgili tarihsel veriyi ieren sat tarih kt, sat emri ve sat faturalaryla ilgili kodlanm zet veriyi ierir. Bilgisayar destekli sistemde sat emirleri ve faturalarla ilgili veriler ak ktklerden silindiinde bu kte aktarlmaktadr. Ktkteki kaytlar yararl olabilecekleri ngrlen srelerde saklanrlar. Ktkteki veriler, sat tahminleri ve analizlerinin yaplmasnda kullanlrlar.

Satlar tarih kt ne amala kullanlr?

SATI EMRLER LEME SSTEM


Sat emirleri ileme sistemi mteri siparilerinin alnmas, mterilere gnderilmesi ve faturalarn hazrlanmasn kapsayan prosedrlerden meydana gelir. Aadaki ekil bir sat emirleri ileme sisteminin veri akn gstermektedir.
8 Kredi 3 2 Mteri Sat Emri 1 Faturalama 10 12 Byk Defter 11 Alacak Ayrntlar Hesaplar 13 Mteri Verisi 4 5 9 6 7 Depo Nakliye

ekil 6.2. Kredili Sat lemleri ile lgili levlerin Veri Ak.

Sat emirleri ileme sistemi iinde yer alan ilevler nelerdir?

Sat Emirleri
Yukardaki izimde de grlecei gibi, sat ilevi mteriden sipariin alnmas (1) ve ilenmesi ile balar. Alnan sipariin doruluu ve geerlilii onaylandktan sonra, bir sat memuru siparie gre bir sat emri (2) hazrlar. Sat emri sipari edilen rnlere ilikin aklamalar, rn fiyatlarn ve mteriye ilikin isim, faturalama adresi, gnderme adresi gibi aklayc bilgileri ierir. Bu aamada gnderilen gerek miktarlar, arlklar henz bilinmemektedir. Sat emrinin onaylanm bir kopyas (4) mallarn gnderime hazrlanmas iin depoya gnderilir. Mallarn hazrlanarak mteriye gnderildii aamada fatura hazrlanaca iin bir kopya da (6) faturalamaya gnderilir.

- 71 -

Kredi lemleri
Eer sat emri satn kredili yaplacan belirtiyorsa, mterinin kredi durumunun kontrol edilmesi ve onay gerekir. Devaml mteriler iin yaplan kontrol, kabul edilen kredili sat miktarnn, ynetimin genel ve zel yetkisini ap amadnn kontrolne ilikindir. Eer yeni bir mteriye kredili sat yaplmas sz konusuysa yaplacak kredi kontrol, mterinin kredi alabilirliinin ve borcunu deyebilme durumunun kontroln kapsar. Kredili sat onaylandktan (3) sonra, yukarda da belirtildii gibi onaylanm sat emrinin bir kopyas faturalamaya, bir kopyas depoya gnderilir. Faturalamaya gnderilen kredili sata ilikin sat emri ak sipariler olarak dosyalanr. Bir kopya da gnderilecek mallar depodan ekmesi iin nakliye departmanna gnderilir (5).

Depo
Dzenlenen sat emrinin bir kopyas (mal istek kopyas) depoya gelince, sipari bir grevli tarafndan sat emrine uygun olarak hazrlanr. Stok kaytlar, nakliye departmanna gnderilen gerek miktarlar dikkate alnarak gnlenir. Gerek miktarlar sat emrinin stok istek kopyas zerine kaydedilerek, mallarla birlikte nakliye departmanna gnderilir (7).

Nakliye
Nakliye departman kendi dosyasndaki sat emri kopyas (6) ile depodan gelen kopyay karlatrdktan sonra gnderme emrini kabul eder. Nakliye belgeleri (sevk irsaliyesi, konimento v.b.) nakliyenin yaplaca yola gre hazrlanr. Bu belgelerin bir kopyas (9) faturalamaya gnderilir. Bu ilemlerden sonra sipari mteriye gnderilir (8).

Faturalama
Nakliye departman nakliyeye ilikin belgeleri faturalamaya gnderir. Bu belgeler, sat emrinin stok kopyas ile sevk irsaliyesi ve dier nakliyeye ilikin belgelerin birer kopyalardr. Ak sat emirleri ile ilgili belgeleri alan faturalama, gerekli incelemeleri yaparak faturay (10) hazrlar ve mteriye gnderir. Faturalar bir primanotaya kaydedilir. Buradan yevmiye defterine ve byk defter kaydedilirken primanotann bir kopyas da alacak hesaplar yardmc defterine kaydedilmek zere gnderilir. Bu aamada satn kendisini de kapsayan birok ilev tamamlanmtr.

ALACAK HESAPLARI LEME SSTEM


Yukardaki izim satla ilgili ilevlerin yannda, ilemlerin defterlere kaydedilmesi (12-13) ile ilgili ilevleri de gstermektedir. Faturalar ve havale makbuzlar (veya dier tahsilat belgeleri) ilem tutarlarnn alacaklar yardmc defterine kaydedilmesine arac olurlar. Faturalar, byk defterde satla ilgili hesaplara kaydedilirken, ayn zamanda yardmc defterlerdeki (11) ilgili hesaplara da kaydedilecektir. Eer iletme kredili sat yapyor ise mteri servisinde her bir aktif kredili mteri iin alacak ayr bir alacak hesabnda mterinin durumunun izlenmesi gerekir. Faturalamadan gelen faturalarn kopyalarna (11) gre, her bir fatural sat tutar mterinin hesabnn bor tarafna yazlr- 72 -

ken, nakit tahsilatlar hesabn alacana kaydedilir. Satlarn tamam denmedike hesapta denmemi bakiye gzkecektir. Bakiyenin denmesi iki ekilde olur. Birincisi bakiyenin devri yntemidir ki bu yntemde demeler belirli bir faturann karl olarak deil denmemi bakiye iin yaplr. kinci yntem ise ak fatura yntemidir. Bu yntemde her bir deme belirli bir faturay karlamak iin yaplr. lk yntemde mteriye nceki aylarn tm fatura toplamlarn ve devreden bakiyeyi gsteren aylk tablolar gnderilir. kinci yntemde ise tm faturalar ak olarak gsterilir ve bylece kabul edilmeyen faturalar kolaylkla ayrd edilir. Mteriye kesilen faturalarn birer kopyalar bir sat gnlnde (primanota) toplanarak zetlenir (yn toplam eklinde) ve bu zete dayanarak yevmiye defterine kaytlanr. Yevmiye defterine kaydedilen tutarlar alacak hesaplarnn izlendii mteri servisinden gelen kontrol toplamlar ile karlatrlr ve uygunluk varsa byk deftere kaydedilir. Uygunluk olmamas durumunda hata dzeltilir ve alacak hesaplar yardmc defterini ileyen memur hata konusunda uyarlr.

NAKT TAHSLATLAR LEME SSTEM


Mteriler iletmeye nakit demelerini banka yoluyla, posta havalesiyle, ekle ve dorudan iletmenin kasasna yapabilirler. Banka ve ek dndaki ekillerde yaplan her bir nakit tahsilat, hemen bir makbuza (kasa tahsil fii) kaydedilmelidir. Ayn gn boyunca yaplan nakit tahsilatlarn bir hesap pusulasna listelenerek iletmenin banka hesabna yatrlmas tercih edilebilir. Nakit tahsilat memuru toplam tahsilatlar nce nakit tahsilat gnlne, oradan da gnlk deftere kaydeder. Daha sonra nakit tahsilatlar buradan byk deftere aktarlacaktr.

BLGSAYAR DESTEKL LEME SSTEMLER


Yukarda grup iersinde ele alnan gelir dngs ileme sistemlerinin aklamalar elle bilgi ilemeye dayanarak yapld. Bilindii gibi elle bilgi ileme, mekanik bilgi ileme ve bilgisayar destekli (elektronik) bilgi ileme olarak temel bilgi ileme sistemi vardr. Biz bu ve izleyen nitelerde mekanik bilgi ileme sistemini dikkate almadan sadece elle ve bilgisayarla bilgi ileme sistemleri zerinde duracaz. Bilgisayar destekli sistem kullanlmas halinde; satlar ve nakit tahsilat ilemleri yn ilem sistemine, evrimii ilem sistemine veya her iki sistemin bileimine gre ilenebilir. Yn ilem sisteminde veri manyetik bant veya disk zerinde biriktirilir, mteri hesap numarasna gre sralanr ve srayla alacak hesaplar ana ktne kaydedilir. evrimii ilem sisteminde, veriler terminal araclyla girilir ve tek tek ana kte kaydedilir. ki ilem sisteminin birletirilerek kullanld durumda ise, veriler terminal araclyla girilmekle birlikte, herbiri srayla veya dorudan ana kte ilenmeden nce bir yn iinde biriktirilir. Bilgisayar destekli sistemler, veri ak bakmndan elle tutulan sistemlerden drt temel konuda farkllk gsterirler. Bunlardan birincisi, faturalar bilgisayar tarafndan hazrland iin faturalama departmanna gerek kalmaz. kincisi, mterilerin hesap kalanlar bilgisayarda izlendiinden alacak hesaplar departmannda alacaklar yardmc defterinin tutulmasna gerek yoktur. ncs, Stoklarn durumu bilgisayarda stoklar ana ktnde izlendiinden depoda stoklar iin yardmc defterin tutulmas- 73 -

na gerek kalmaz. Son olarak nakliye departman iin gerekli nakliye ile ilgili belgeler de bilgisayarda hazrlanacaktr.

Bilgisayar destekli sistem ile elle tutulan sistem arasndaki temel farkllklar nelerdir?

Kredili Satlarn lenmesi


Kredili satlarn bilgisayar destekli ilenmesinde mteri siparileri sat departmanndaki terminal araclyla girilir. Biimleme program verinin tamln ve doruluunu kontrol eder, kredi kontrolunu yapar ve elde siparii karlayamaya yetecek mal bulunduunu onaylar. Sipari kabul edilirse ak sipariler ktnde yer alr ve gnderme program ktne sipariin gnderilecei tarih kaydedilir. Sipari tam olarak hazr olduunda sipari kayt program mteriye sipari kabul bilgisini, depoya gnderilecek sipari hazrlama listesini ve varsa karlanamayan sipari kopyasnnn ktsn verir.

Mteriden
Hata ve istisna grnts

Mterinin Siparii
Sat memuru tarafndan yaplr

Terminal ile sipari girii

Mteriler ana kt

Sipari biimleme Kredi kontrol ve stok kontrol yapmak

ekil 6.3.
Stoklar ana kt

Ak Sipariler Kt

Mterinin siparii

Bilgisayar Destekli evrim i/Yn Kredili Sat lemleri leme Prosedr Sistem Ak izenei.

Sipariler Sipari belgeleri kts

Hazrlama listesi

Sipari kabul

Sat emri

Depoya

Mteriye

Emirler N

- 74 -

? Bilgisayar destekli ileme sistemde sat ilemleri nasl ilenir?


Sipari edilen mallar depoda hazrlandktan sonra hazrlayan kii tarafndan hazrlama listesi herhangi bir deiiklii gsterecek ekilde dzeltilir ve nakliye departmanna gnderilir. Burada bir memur mallar sayar ve hazrlama listesinden gnderime hazr mallarn kaydn yapar. Bir nakliye program nakliye iin gerekli belgeleri hazrlar. Mallar ambalajlandktan sonra mteriye gnderilmek zere yklenir. Faturalama departmannn yazcsnda nakliye ile ilgili bir belge (sevk irsaliyesi veya konimentonun bir kopyas) yaratlr.
Depodan

Hazrlk listesi

Nakliye memuru tarafnda yaplr

Nakliye iin gnderilen mallarn veri girii

Hata ve istisna grnts

Hazrlanan mallarla ilgili verinin biimlenmesi

Hazrlama listesi

Nakliye kt

Nakliye referans kt

Nakliye belgeleri dkm

Ambalaj fii

Konimento

rsaliye

1 2

Nakliye memuru tarafndan yaplr

Ambalajl mallara filer eklenerek gnderilir

Nakliye kt N

Tayc ve mteriye

Faturalamaya

ekil 6.4. Bilgisayar Destekli evrimi/Yn Kredili Sat lemleri leme Prosedr Sistem Ak izenei (devam).

- 75 -

Nakliyeden

Nakliye bildirimleri (belgeler)

Faturalama memuru tarafnda yaplr

Yn toplamlarn hazrla

Yn toplam

Nakliye bildirimleri (belgeler)

Yn toplamn girmek ve fiyat semek

Hata ve istisna grnts

Mteri ana kt

Mteri faturalama verisi

Fatura verilerini biimleme

Nakliye belgeleri

Mteri siparii A

Fiyat referans kt

Fatura kt

Ak sat emirleri kt Stoklar ana kt

Alacak hesaplar ana kt

Faturalar hazrlama ve ktkleri gnleme

Byk defter kt

Satlar tarih kt

Gn sonunda dkm alnr

Fatura gnl

Sat 1 2 faturalar
Ak sat faturalar kt

Alacak hesaplar zeti

Fatura yn toplamlar

Faturalamaya

Mteriye
1

Fatura yn toplamlaryla karlatrma

Alacak raporlar memuru tarafndan yaplr

Ktk

ekil 6.5. evrimi/Yn Kredili Sat lemleri leme Prosedr Sistem Ak izenei (devam).

- 76 -

Bir gnlk nakliye belgeleri biriktirilir ve bir faturalama memuru gnderilen miktarlarn yn toplamn hazrlar ve giriini yapar. Memur ayn zamanda herbir siparii terminal ekrannda grerek, rn fiyatlarn seerek v.b. siparii faturaya dntrr. Hazrlanan tm faturalarla ilgili veri ilenene kadar geici olarak saklanr. lenirken,1) faturann kts alnr, 2) her bir mterinin hesab borlandrlr, 3) stoklar kaytlarda gnderilen miktarlar kadar azaltlr, 4) sat emri satlar tarih ktne transfer edilerek kapatlr, 5) sat faturalar ktnde yeni bir kayt yaratlr, 6) bir sat faturalar listesi ve alacak hesaplar zeti kt olarak alnr, 7) satlar ve alacak hesaplarn etkileyen toplam tutarlar byk deftere kaydedilir. Son olarak alacak hesaplar memuru, alacak hesaplar yardmc defterine kaydedilen tutarlarla yn toplamlarnn uygunluunu onaylar.

Nakit Tahsilatlar leme Sistemi


Aadaki iki ak izenei de bir iletmenin nakit tahsilatlar prosedrn gstermektedir. Ak izeneklerinden birincisi nakit tahsilatlarn girii ve bankaya yatrlmas, devam olan ikincisi ise gn sonundaki ilemeyi gstermektedir. izimde gsterildii gibi iletmenin posta odasna gelen ekler ve havaleler buradaki grevli bir memur tarafndan paraf edilerek yn toplam kartlr. Dier bir grevli ise terminal araclyla yn toplamn ve her bir nakit tahsilatla ilgili toplam, sat fatura numarasn ve mteri kodunu iler. Eer veri giri program mteri numarasn ve tutarn kabul ediyor ve herbir denmi sat faturasn doruluyorsa, gnleme program alacak hesaplar ana ktndeki hesaplar hemen gnler. leme tamamlandktan sonra ekler kasa grevlisine gnderilir, havaleler ise alacak hesaplarn izleyen memura bildirilir. Gnlk olarak veya bir tahsilat yn girildikten sonra bir bordro program kasa grevlisinin terminalinde alnan eklerin bir bordrosunu yaratr. Kasa grevlisi ekler ile bordro program tarafndan nceden hazrlanan bankaya gnderilecek eklerin listesini karlatrr. Bankaya yatrlacak toplam dorulamak iin kasa grevlisi nakit tahsilatlarn bilgisayar tarafndan hazrlanan bir listesini alabilir veya bir terminal araclyla o gnk nakit tahsilat kaytlarna eriebilir. Tatmin olduunda ekleri bankaya gnderir. Gn sonunda esas olarak defterlerle ilgili olarak birka zet hazrlanr. Bir rapor program nakit tahsilatlarn listesini ve gn boyunca kaydedilmi bulunan btn mteri hesaplarnn bir listesini yapar. Bu ktlar alacak hesaplarndan sorumlu bir memur tarafndan havale makbuzlaryla karlatrlr ve alacak hesaplarna kaytlarn doruluu onaylanr. Bu onayla birlikte bir gnlk toplam tahsilatlar yanstan bir yevmiye kayd yaplr ve byk defter ilem ktne aktarlr.

- 77 -

Mteriden

ekler

Havaleler

eklerin cirosu ve yn toplamlarnn hazrlanmas

Yn toplam

ekler deme Emirleri Nakit tahsilatlarnn ve yn toplamlarnn girilmesi

Posta Odas memurunca yaplr

eklerin ve Havalelerin Ayrm

Verilerin Biimlenmesi ve Mteri Hesaplarnn Gnlenmesi

Alacak Hesaplar Ana Kt

Nakit Tahsilat Verisi

Nakit Tahsilat Bodrosunun Hazrlanmas

Havaleler

ekler

Nakit Tahsilat Bodrosu Karlatrma

1 2

Kasiyer tarafndan yaplr Bankaya

ekil 6.6. evrimii Nakit Tahsilat ve Bankaya Yatrlmas.

- 78 -

Alacak Hesaplar Ana Kt

Nakit Tahsilat Verisi

Raporlarn Hazrlanmas

deme Emirleri

Mteri Hesaplarnn Listelenmesi

Nakit Tahsili 1 Gnl ve zeti

2 Nakit Tahsilat Verisi

Toplam Tahsilatlar Karlatrma ve Dengeleme

Alacak Hesaplar memuru tarafndan yaplr

Kasiyere

Byk Defter Srecine

Ktk

ekil 6.6. (devam) Gn Sonunda leme.

LEMSEL VE YNETSEL RAPORLAR


Gelir dngs veri taban tarafndan retilen ilemsel raporlar; aylk raporlar, ak sat emirleri raporu ve alacak hesaplarna ilikin rapordur. Aylk olarak her bir mteri iin denmemi faturalarn bir listesi dklr. Bu liste; alacak hesaplar, mteriler, faturalar ve nakit tahsilat ktklerindeki bilgilere dayanarak hazrlanr. Dier belge ak sat emirleri raporudur. Bu rapor, mteriye tamamen gnderilmemi ve faturalanmam sat emirlerinin listesi olup; kronolojik olarak, sat emirlerinin numarasna gre veya mterilere gre dzenlenir. Alacak hesaplar vade program da, yukardaki aylk tablolar gibi ayn ktklerden yararlanlarak hazrlanr. Bu rapor, tm kredili mterilerden olan alacak kalanlarnn durumlaryla ilgili veriyi ierir ve vadesi gemi olanlar gsterir. Gelir dngs veri taban, yneticilerin karar vermede yararlandklar ynetsel raporlar da retir. Bu raporlar performans raporlar, karllk tablolar ve sat analizleridir. Performans raporlar, her bir sipariin ortalama parasal deeri, ge gnderilen siparilerin yzdesi ve sipari tarihi ile sipariin karlanma tarihi arasndali gn says gibi anahtar performans llerini salarlar. Karllk raporlar, eitli mallara veya eitli sat blgelerine ilikin karllk durumlarn gsterirler.

- 79 -

zet
Bir iletmenin gelir dngs mal ve hizmetlerin mterilere satlmas ve karlnda nakit giriinin salanmasdr. Gelir dngsn oluturan fonksiyonlar; mteriden sipariin alnmas, kredi durumunun kontrol edilmesi ve onay, sipariin ilenmesi, mallarn hazrlanmas ve gnderilmesini, kasaya veya bankaya tahsilat, alacak hesaplarnn izlenmesini, ilemlerin defterlere kaydedilmesini ve gerekli finansal raporlarn hazrlanmasn kapsar. Gelir dngsnde kullanlan belgeler; mteri siparii, sat emri, malzeme hazrlama ve ambalajlama listesi, nakliye ile ilgili belgeler ve faturadr. evrimii bilgisayar destekli sistemlerde sat ve nakit tahsilat verisini girmek iin nceden hazrlanm ekranlar kullanlabilir. Veri taban ana ktkler, referans ve tarih ktkleri ve ilem ktklerinden oluur Veri ileme; sat ilemlerinin ilenmesi nakit tahsilat ilemlerinin ilenmesi ve alacak hesaplar kaytlarnn srdrlmesinden meydana gelir. leme elle ileme veya bilgisayar destekli ileme sistemleriyle yaplabilir. Gelir dngs veri taban eitli ynetsel ve ilemsel raporlar retir.

Sorular
1. Aadaki ilevlerden hangisi gelir dngsn oluturan ilevlerden deildir? a. Sipariin alnmas ve ilenmesi b. Faturann dzenlenmesi c. Bor hesaplarnn izlenmesi d. Nakit tahsilatlarn ilenmesi e. Kredi kontrolunun yaplmas

2. Aadakilerden hangisi gelir dngs ileme sistemlerindendir? a. Stoklar ileme sistemi b. Nakit tahsilatlar ileme sistemi c. Nakit demeler ileme sistemi d. nsan kaynaklar ileme sistemi e. Sabit varlklar ileme sistemi

3. Sat emirlerinin kopyalar hangi departmana gnderilmez? a. Depolama b. Nakliye c. Faturalama d. Satnalma

- 80 -

e. Kredi 4. Sat ilemlerinin bilgisayar destekli olarak ilenmesindeki ilevlerin hangisi yanl ifade edilmitir? a. Veri girii terminal araclyla yaplr b. Biimleme program eder. verinin tam ve doru olmasn kontrol

c. Sipari kabul edilirse alacak hesaplar ana ktne kaydedilir d. Biimleme program kredi ve stok kontrolu yapar. e. Faturalama departmanna gerek kalmaz.

5. Aadaki raporlardan hangisi gelir dngs veri taban tarafndan retilmez? a. Stok durum raporu b. Alacak hesaplar raporu c. Performans raporlar d. Ak sat emirleri raporu e. Sat analizleri

- 81 -

Harcama Dngs

NTE

Bu nitede...
Bir iletmenin harcama dngsn oluturan ilevler bordro ve sabit varlklara ilikin ilevler hari tutularak ele alnacaktr. Harcama dngsnn veri kaynaklar, veri taban ile ilemlerin elle veya bilgisayar destekli olarak ilenmesindeki admlar zerinde durulacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Bu nitede eitli varlklar ile hizmetlerin edinimi ile ilgili ilemler ele alnacaktr. Bu ilemlerin muhasebeletirilmesini daha nceki derslerde ele aldnz. Ancak, bu nitede bu edinim ilemleri ile ilgili ilemler ve belgeler ele alnacak ve yeni baz kavramlarla ilk kez karlaacaksnz. Bu kavramlar ezberlemeyiniz. Bunun yerine bu kavramlar daha nceki derslerdeki bilgilerler birlikte renme yoluna gidiniz.

- 82 -

GR
Bir iletmenin harcama dngs, o iletmenin faaliyetlerini srdrebilmek iin gereksinim duyduu mal ve hizmetleri edinmek amacyla yapm olduu ilevlerden oluur. Burada mal kelimesi ile hammaddeler, iletme malzemeleri, ticari mallar ve sabit varlklar ifade edilmektedir. Hizmetler ile de, iletme dndaki kii ve kurumlardan salanan hizmetler(tamir, bakm, elektrik, su, doalgaz vb.) kastedilmektedir. letme alanlarna denen cretler de bir hizmet karl olmakla birlikte bu nite kapsamnda ele alnmayacaktr.

Bir iletmenin harcama dngs iinde yer alan ilevlerin nelerdir?


Gelir dngsnn iletmeye fon salamasna kar, harcama dngs iletmeden fon kn gerektirir. Mal ve hizmetlerin nakit karl satclardan edinimini kapsayan harcama dngs; gereksinim duyulan mal ve hizmetlerin salanmas, sipari edilen mallarn teslim alnmas ve kontrolu, gereksinim duyulana kadar mallarn depolanmas, mal ve hizmetlere ilikin faturalarn doruluunun ve geerliliinin onaylanmas, harcamalarn hzl ve doru bir ekilde kaydedilmesi ve snflanmas, bor hesaplarnn izlenmesi, yaplan tm nakit demelerin onaylanm harcamalarla ilgili olmasnn salanmas, nakit demelerin hzl ve doru bir biimde kaydedilmesi ve snflanmas, edinilen mal ve hizmetlerle ilgili tm belgelerin ve ynetsel raporlarn hazrlanmas ilevlerini kapsar. Harcama dngsnn uygulama sistemlerini oluturan bu ilevleri satnalma ilemleri ileme sistemi, bor hesaplar ileme sistemi ve nakit demeler ileme sistemi iinde ele alacaz. Bu sistem satnalma, teslim alma, bor hesaplar departmanlar ve kasann gnlk faaliyetleriyle ilgili verileri ele geirerek ve kaydederek bu departmanlarn tekrarlayc ilemlerini iler. Kaydedilen veri daha sonra satnalma emri ve teslim alma raporu gibi kaynak belgelerin yaratlmasnda ve iletme ii ve iletme d raporlarn retilmesinde kullanlr. Satnalma, bor hesaplar ve nakit demeler sistemleri eitli dzeylerdeki yneticilerin kullanm iin ok sayda rapor hazrlarlar. rnein satnalma departman yneticisi, Ak Sat Emirleri Raporunu henz tamamlanmam olan satnalma emirlerini aratrmak iin kullanabilir veya nakit demeler yneticisi gelecekte hangi faturalarn deneceine karar vermek iin nakit gereksinim tahminlerini kullanabilir. Son olarak bu sistem, d finansal tablolarn hazrlanmasnda da yardmc olur. Sistemler iletmenin tm tedarik faaliyetleri ile ilgili verileri salayarak kayt sistemini(defterlere) desteklerler.

Satnalma, bor hesaplar ve nakit tahsilatlar sistemlerinin iletme iin nemi ve muhasebe bilgi sistemi iindeki yeri nedir?
Bir iletmenin harcama dngs ilevleri, stok ynetim ve finans/muhasebe rgtsel fonksiyonlarnn ynetimi altnda yerine getirilir. Bundan dolay harcama dngs stok ynetim bilgi sistemi ve muhasebe bilgi sisteminin etkileimini gerektirir.

VER KAYNAKLARI VE GRDLER


Harcama dngsnde kullanlan veriler esas olarak stok kaytlarndan ve satclardan gelen girdilere dayanr. Stok kaytlar birok satnalma ileminin balca kayna iken, satc faturalar veya dier bir ifadeyle al faturalar da bor veya deme ilemlerinin veri kaynadr. Dier kaynak- 83 -

lar departman yneticileri, alclar, satc tarih ktkleri, teslim alma ve depolama departmanlar ve retim iletmelerinde retim departmandr.

Harcama dngsnde ilenen veriler nelerdir ve nerelerden salanr?


Elle ileme yapan bir iletmede bulunan harcama dngsnn kaynak belgeleri; Satnalma stei, Satnalma Emri, Teslim Alma Raporu, Al Faturas, deme Belgesi (Kasa Tediye Fii) ve dier belgelerden oluur. Satnalma stei, harcama dngsn balatan belge olup, satnalma departman yneticisi bu belgeye gre satnalma emrini hazrlar. Bu belgede gereksinim duyulan maln cinsi, miktar, gerekli olaca tarih, istemi yapan departmann ad ve onaylayan kiinin ad gibi veriler yer alr. Satnalma Emri, satnalma yneticisi tarafndan imzalanan bir belgedir. Bu belgede sipari edilen mallarn satn alnaca satcnn ad ve adresi, gnderme ekli, siparie ilikin bilgiler yer alr. Sipari emirleri genellikle ok kopyal olarak hazrlanr ve bu kopyalardan biri satcya, biri teslimalma departmanna, biri bor hesaplarna ve bir dieri de stok kontrole gnderilir. Teslim Alma Raporu, mallar teslim alan kii tarafndan dzenlenen bir belgedir. Bu belgede teslim alnan mallarn miktarlar ve durumlar gsterilir. Bu belge konsinye gnderilen veya mteri tarafndan iade edilen mallar gstermek iin de kullanlr. Bu belge daha nce dzenlenmi olan satnalma emirleri ile ilikilendirilir. Teslimalma raporunun bir kopyas depoda kalrken, bir kopyas bor hesaplarna gnderilir. Mahsup Fii, nakit tahsilat ve demeler dnda kalan mali karakterli ilemler iin kullanlan belgedir. Bir veya birden ok satcdan mal vaya hizmet satn alnmasyla ilgili fatura iletmeye ulatnda mahsup fii hazrlanr. Bu filer daha sonra gnlk olarak primanotalara (fi icmaline) kaydedilir. Bu filer bir harcama ileminde bor hesaplarna(satclar hesabna) kayt iin kullanlrlar. Primanotalardan(fi icmalinden) alnan toplamlar muhasebe defterlerine kaydedilecektir. Yukarda aklanan tm belgeler bilgisayar destekli sistemlerde kullanlabilir. Baz durumlarda bu belgeler otomatik olarak terminallerden veri giriiyle yaratlabilirler. Dahas, bilgisayara daha az hata ile veri giriini salamak iin baz kaynak belgeler yaratlabilir. nceden biimlendirilmi ekranlar allar, demeler, sat iadeleri, nakit deme ilemleriyle ilgili veri girii iin kullanlabilir.

Kodlar
Kodlar satnalma ve nakit tahsilat ilemlerinin kaydna yardm edebilir. Byk defter hesaplar iin kullanlan kodlara ek olarak satclar, satnalma emirleri, rnler, v.b. iin kodlar girilebilir. Satnalmalar gibi ilemler kaydedilirken grup kodlar nemlidir, nk grup kodlar birka boyutu kapsar. rnein, iletmenin mal satn ald satcnn kodu 320 01 26 01 3 olsun. Bu kod u bilgileri ierecektir. 320 01 26 01 Satclar Hesab(Byk Defter Hesab) rn Grubu Satcnn li Satcnn zel Kodu - 84 -

Salama Says

VER TABANI
Bir iletmenin veri taban bilindii gibi ana ktkler, ilem ktkleri ve tarih ve referans ktklerinden olumaktadr. Bu ktklerin ierii ve says iletmeden iletmeye mteri ve hizmet salayanlarn tiplerine gre, istenen ynetsel raporlarn eitliliine, bilgisayar kullnmnn derecesine ve veri tabannn yapsna gre deiir. Harcama dngs veri tabanndaki ana ktkler; Satc Ana Kt, Satnalma Emirleri Ana Kt, Stoklar Ana Kt ve Ak Filer Ana Ktdr. lem ktkleri; Teslim Alma Raporlar Kt ve Nakit demeler lem Ktdr. Referans ve Tarih kt ise, Satclar Tarih ve Referans ktdr.

Gelir dngs veri taban ile harcama dngs veri tabann karlatrarak benzer ve farkl ynlerini irdeleyiniz.

Ana Ktkler
Satclar Ana Kt Bu kte genellikle uygun bir satc seilirken satnalma personeli tarafndan eriilir. Ktkte satclarla ilgili isim, adres, telefon numaras, iskonto oran, ortalama teslim zaman, siparii tam olarak karlama oran , yaplan iadelerin oran ve o satcdan yaplan allara ilikin tarihsel veriler yer alr. Satclara ilikin bu tantm verileri satnalma emirlerinin hazrlanmasnda ve demelerin yaplmasnda kullanlr. Bir ok iletmede satclar ana kt her bir satcya olan mevcut borcu gsterdiinden bor hesaplar yardmc defteri olarak kullanlmaktadr. Ktk tantm verilerini saklamann yannda ierdii dier verilerle satc performansnn deerlenmesinde ve eitli sipari kararlarnn alnmasnda kullanlr. Ktkteki kaytlarn ve verilerin srekli olarak gnlenmesi nemlidir Satclara ilikin bilgilerdeki veya hesap durumundaki deiiklikler hemen kte ilenmelidir.

Satnalma Emirleri Ana Kt Bu ktkte verilen sipariin satnalma emrine ilikin bilgiler yer alr. Sipari edilen her bir kalemin durumunu gsteren ktk olup, ak yani henz denmesi onaylanmam satnalma emirlerinin derlenmi halidir. Satnalma departman, allar izlemede tutmak iin al emirleri ana ktnde bir kayt yaratr. Sipari sadece, siparite ayrntlandrlm olan tm mallarn kabul ve teslim alnmas tamamlandktan sonra kapatlr.

Stoklar Ana Kt Depoda saklanan veya bir satcdan dzenli olarak sipari edilen her bir stok kaleminin kaydn ierir. Bu kaytlar stoklar ynetmek ve byk defterdeki stok kalanlarn desteklemek iin kullanlr.

Ak Fi Kt Bilindii gibi demelerin muhasebeletirilmesinde fili ve fisiz olmak zere iki yntem vardr. Birinci yntem olan fili yntemde, birden ok - 85 -

al faturas birletirilerek tek bir deme fii hazrlanr. Burada her bir fatura yerine, her bir deme fii iin ak filer ana ktne kayt yaplr. Elle tutulan sistemde ak fi kt (dosyas) deme filerinin kopyalarndan oluur. Burada temel ve sralama anahtar fi numarasdr. Fili sistemin elle yrtlmesinde borlar yardmc defterine gerek kalmayabilir, bunun yerine ak (denecek) filer ana kt (dosyas) tm deme ykmllklerinin kaydedildii bir fi kayt listesi(primanota) eklini alr. Byle bir sistemde denmemi filerin ayrntlar fi kaytlarndan belirlenebilir. Bilgisayar destekli sistemde sadece birka temel kalem manyetik ortamda saklanr, nk faturalarn ve dier belgelerin kopyalar eriilebilir bir ktkte saklanmaktadr. Bu ktkteki kayt deme yapldnda kapatlmaktadr.

lem Ktkleri
Teslimalma Raporlar Kt Bu ktk teslimalma rapor belgelerinin ilem ktdr. Fiziksel olarak teslimalma raporlar ounlukla satnalma emri belgesinin ikinci kopyasdr. Bu nedenle tipik bir teslimalma raporu aynen satnalma belgesinde olduu gibi bir balk blmne ve teslim almaya ilikin olarak her bir kalemin tantm kodunu, aklamasn, sipari edilen miktar, teslimalnan miktar ve teslimalma tarihini ieren bir veya birka satr kapsar.

Nakit demeler lem Kt Bu ktn amac yaplan her bir nakit demenin ayrntlarn kronolojik sra iinde gstermektir. Bu amaca uygun olarak, bu ktkteki her bir kayt, kaydedilen demenin tarihini, satc tantmn, deme fii numarasn (fi sistemi kullanlyorsa), brt fatura tutarn her bir faturaya yaplan kasa iskontolarn, net fatura tutarlarn, ek tutarlarn ve ek numaralarn ierir. Bilgisayar destekli sistemlerde kaytlar manyetik ortamlarda saklanr. Elle tutulan sistemde nakit demeler ilem kt, nakit demeler gnl olarak isimlendirilir.

Tarih ve Referans Ktkleri


Satclar Tarih ve Referans Kt Satclar referans ve tarih kt her bir aktif satc ile ilgili veri zetlerini ierir. Bu ktkten alnan veri, sipari verilecek satclarn seimi ve satnalma eilimlerinin analizi iin kullanlr.

SATINALMA LEMLER LEME SSTEM


Daha nce de belirtildii gibi, bir iletmede satnalma ilemleri satnalma isteinin dzenlenmesi, satc seimi, satnalma emrinin hazrlanmas ve satcya gnderilmesi, mallarn teslim alnmas ve teslim alma raporunun hazrlanmas, depolanmas ilevlerini kapsamaktadr. ekil 7.1de bir iletmenin satnalma ilemlerinin ilem ve belge ak grlmektedir.

- 86 -

6 8 Teslim alma 5 1 Depolama 2 9 Ayrntlar Satc verisi Bor Hesaplar 4 11 12 Nakit deme
Satnalma

7 3 Satclar 10 13

ekil 7.1. Satnalma lemleri leme Sistemi ve Belge Ak.

Satnalma ilemleri ileme sistemi bir satnalma isteinin (1) yaplmas ile balar. Bu istek depodan gelebilecei gibi eitli departmanlardan da gelebilir. Satnalma istei hangi departmandan geliyorsa, o departman tarafndan onaylanr. Satnalma isteini alan satnalma departman, istenen mallar salayabilecei bir satc seecektir. Uygun satc seildikten sonra bir satnalma emri (3) hazrlanr. Satnalma emrinin kopyalar satcya (3), bor hesaplarna (4), depoya veya istek yapan departmana (2) ve teslimalma departmanna (5) gnderilir. Satnalma isteinin istei yapan departmana veya depoya gnderilen kopyas, burada istek ile karlatrlarak, istekte belirtilen gereksinimleri ne lde karlad incelenir. Teslim alma departmanndaki kopya, teslim alnacak mallarn doruluunu ve tamln onaylamada kullanlacaktr. Bor hesaplarna gnderilen kopya, yakn zamanda gelecek olan al faturasnn bir n bildirimi niteliindedir. Son kopya ise satnalma departmannda ak satnalma emirleri dosyasnda fatura gelene kadar saklanr. Teslim alma, depolama ilevinden ayr ve bamszdr. Mallar geldiinde teslim alma departmanndaki satnalma emri kopyas ile satcnn irsaliyesi karlatrlarak, mallarn nicelik ve nitelik olarak kontrol yaplr. Daha sonra kontrol sonularna gre bir teslim alma raporu hazrlanr. Bu raporun bir kopyas (8) depoya gnderilen mallara eklenir. Depo grevlisi kopyay imzalayarak bor hesaplarna gnderir (9). Eer mallar dorudan istek yapan departmana gnderilirse, bu ilemleri o departmann yneticisi yapar. Teslim alma raporunun bir kopyas (7) ak satnalma emirlerini gnlemek iin satnalma departmanna gnderilir. Satcnn faturas geldiinde (10) satnalma departmanndaki siparie ilikin belgelerle karlatrma yaplr. Fatura uygunluk ve tamlk ynnden onaylandktan sonra (11) bor hesaplar departmanna gnderilir ve orada siparie ilikin dier belgelerin kopyalar ile birletirilir. Birok iletmede fatura satnalma departman atlanarak dorudan bor hesaplarna gnderilir.

BOR HESAPLARI LEME SSTEM


Bor hesaplar departman satclara yaplacak demelerin balatlmasndan sorumludur. Satnalma ilemi iin satnalma istei, satnalma emri, teslim alma raporu ve fatura olmak zere drt belge gereklidir. Her bir fatura bor hesaplarna gelince bir memur, dosyadan ilgili belgeleri ekerek eitli karlatrma ve kontrolleri yapar.

Satnalma ilemleri zerindeki kontroller nasl salanabilir?


- 87 -

Bir satnalma ilemi zerinde balca kontroller belge sistemi kullanlarak elde edilir. Belge sistemi genel olarak tm uygun belgelerin toplanmasn, dorulanmasn ve demenin yaplmadan nce incelenmesini salamak iin bir inceleme tekniidir. Belgelerin bu incelemesi karlatrma sreci olarak isimlendirilir ve belgelerin srecin admlarn kantlad varsaylr. Kontrollerin amac; 1)satnalmann onaylanm olduunu, 2) faturalarda yer alan mal veya hizmetler istenenlere uygun olarak sipari edilmi olduunu, 3) mal veya hizmetlerin tam olarak teslim alnm olduunu, 4) birim fiyatlarn satnalma emriyle uygunluk iinde olduunu ve 5) tm hesaplamalarn doru olduunu belirlemektir. Fatura onaylanmadan nce bu konularda hibir farkl durumun olmamas gerekir. nceleme tamamlandktan ve fatura da dahil olmak zere satnalma ile ilgili yukarda belirtilen drt belge onaylandktan sonra bir fi takm olarak toplanr ve gnlk olarak dosyalanr. Periyodik olarak fi takm dosyas gzden geirilerek denmesi gereken fi takm dosyadan kartlr. denecek tutar (varsa iskonto) ve dier kalemler hesaplanr. Fili sistem kullanldnda her bir al faturasnn denmesine ilikin bir fi dzenlenir (mahsup veya tediye fii) ve bu filer primanotalara kaydedilerek toplamlar hesaplanr. Bu toplama gre bir yevmiye kayd yaplr. Bir memur ayn zamanda filerin kaydn bor hesaplar yardmc defterinde, satclarn hesaplarnn alacana yapar. Filerin kopyalar harcamalarla ilgili eitli hesaplara kaydedilmek zere muhasebeye gnderilir. Muhasebedeki memur faturada yer alan kalemlere gre stoklar, iletme malzemesi, sabit varlk ve ynetim giderleri hesaplarna bor kayd yapar. Bor ve alacak kaytlarnn yn toplamlar primanota ile karlatrlr. Eer tm tutarlar uyuuyorsa defterlere kaydedilir. Son olarak filerin asllar, kantlayc belgeleriyle birlikte borcun deme tarihine gre dzenlenen bir dosyada saklanr, onaylanm kopyalar ise nakit demeler departmanna gnderilir (12).

NAKT DEMELER LEME SSTEM


Nakit demeler sistemleri gnlk nakit demeleri olduu kadar ek ile yaplan demelerin ilenmesi ve kontrolu iin tasarlanmaktadr. letmelerde genellikle demeler ekle yaplmaktadr. Kk tutarlardaki demeler ise bu amala kasada bulundurulan paradan karlanmaktadr. ekil 7.2de bir nakit demeler sistemi ve veri ak grlmektedir.
deme verisi Bor hesaplar Ayrntlar 1 4 Nakit deme 5 8 Denetim 2 3

ekil 7.2.
Satclar 7 Banka Yardmc defter 6 Muhasebe Defterleri

Nakit demeler leme Sistemi ve Veri Ak.

Nakit deme ilemleri yukardaki aklamalardan da anlalaca gibi, gerekte bor hesaplar deparmannda balamaktadr. Belirli aralklarla, - 88 -

genellikle her gn bir memur o gn denecek fi takmn dosyadan karr. denecek toplam tutar belirlendikten sonra satclar yardmc defterindeki ilgili hesaplara kayt yaplarak (2) filer ve kantlayc belgeler nakit demeler departmanna gnderilir (1). Bu departmanda bir memur filerin ve belgelerin doruluk ve tamln kontrol ederek, ekleri dzenler ve yetkili kiiye imzalattrarak satcya gnderir (4). ekler bir primanotaya kaydedilerek toplam deme tutar hesaplanr. Bu toplama gre bir yevmiye kayd yaplr ve byk defter departmanna gnderilir (3). Eer yevmiye toplamlar yardmc defterde bor hesaplarna kaydedilen tutarlara uygunsa byk defterdeki hesaplara kayt yaplr (6). Nakit deme memuru deme ile ilgili tm ispat edici belgeleri mhrleyerek deme ile ilgili olarak dzenlenen fie ilitirir ve dosyalanr.

n muhasebe filerinin kullanlmad bir iletmede nakit deme ilemlerinin nasl ilediini ve kontrollerin nasl olabileceini tartnz.

BLGSAYAR DESTEKL LEME SSTEM


Bilgisayar destekli sistem kullanldnda allar ve nakit demelere ilikin ilemler yn ileme sistemi, evrim ii ileme sistemi veya iki sistemin bileimi ile yaplr.

Satnalma lemlerinin lenmesi


Depoda veya herhangi bir departmanda satnalma isteinin hazrlanmas iin stok kaytlarnn incelenmesi ve yeniden sipari noktasnn altna den kalemlerin belirlenmesi gerekir. Bu adm sat ilemleri ynlar, stoklar ana ktn gnlemek iin ilenirken yerine getirilebilir. Satnalma sreci bir mal sipari listesinin yazcdan dkmnn alnmas ile balar. Bu liste stok kontrol yneticisi tarafndan incelenip, onaylandktan sonra satnalma departmanna gnderilir.

Satn alnacak siparileri karlayabilecek satclarn seimi iin veriler hangi ktkten ve ne ekilde salanr?
evrimii satc referans ktnden satc performans raporlar incelenerek, listede yer alan kalemlerin salanabilecei satclar seilir. Sonraki aamada satnalma emri ile ilgili veri, satnalma blmndeki terminal araclyla girilir. Girilen veriler stok kalem numaralarn, miktarlar, seilen satclarn kodlarn ve sipariin beklenen teslim tarihini ierir. Bu satnalma emirleri ilem verisi bir biimleme program tarafndan onaylandktan sonra bir satnalma ilem ktnde geici olarak saklanr. Sonuta satclar, stoklar ana ktkleri ve ilem ktnden alnan verilere dayanarak yazcdan satnalma emri kts alnr. Her bir satnalma emrine, bilgisayar sistemi zdevimli olarak numara ve tarih verir. Satnalma emrinin bir kopyas evrim ii ak satnalma emirleri ktnde yer alr. Ayn zamanda sipari edilen kalemlerin miktarlar, stoklar ana ktnde kendilerine ayrlan kaytlar arasnda yer alr. Satnalma yetkilisi satnalma emrini inceler ve onaylar. Onaylanan ve imzalanan satnalma emri satcya gnderilir. Eer satnalma emrinin dzeltilmesi gerekiyorsa, satnalma yneticisi satnalma ilem verisini terminal araclyla geri alr deiiklikleri yapar ve dzeltilmi satnalma emri yazcdan alnr. Gn sonunda program, gn boyunca ilenen satnalma emirlerinin bir listesi ile stok durum raporunu yazcdan dker. - 89 -

Satn almay balat

Gnleme srasnda yaplm olabilir

zet veri ve rapor kts

Stoklar ana kt

Yeniden sipari listesi Satc tarih ve referans kt Satc deerlendirme veri ekran
Satc seimi ve listeye kayt

Satnalma Departman tarafndan yaplr

Mal sipari listesi (oaltlm)

Satnalma emri veri girii

stisna ve hata raporu Satnalma ilem verisini biimleme ve ktkte saklama

Satc Ana Kt Satnalma ilem verisi

Ak al emirleri kt

Ktkleri gnleme ve ktlar basma

Stoklar Ana Kt

Satnalma emirleri listesi

Satnalma emirleri listesi Stok Durum Raporu

Gn sonunda kt alnr

Satnalma yneticisi tarafndan yaplr

nceleme ve mza

Satnalma yneticisine

Stok yneticisine

Satcya

ekil 7.3. evrimii Satnalma lemleri leme Sreci.

- 90 -

Teslim Alma lemlerinin lenmesi


Teslim alma blmndeki bir memur nce teslim alnan mallar sayar ve gzden geirir. Sonra saylar ve mallarn envanter numaralarn blm terminaline satnalma emri numarasyla birlikte girer. Bir teslim alma program girilen verileri evrimii ak satnalma emirleri ktyle karlkl kontrol eder. Program herhangi bir fark veya hatay ekranda gsterir. Eer siparilerde bir eksiklik varsa, gelen mallar kabul edilmeyerek ilem

Satcdan

Teslim alnann says ve kontrol: Karlatrma

Ambalajlama fii

Teslimalma Memuru tarafndan yerine getirilir

Teslim almalarn girilmesi

stisna ve Hata Grnts

Ak Satnalma Sipari Kt

Teslim alma verisinin biimlenmesi, teslim alma raporunun hazrlanmas

Teslimalma raporu Stok Ana Kt Teslimalma ilemleri


Ambara ve bor hesaplarna

Satc Tarih Kt

Ana Ktklerin Gnlenmesi

Ak Satnalma Sipari Kt

Teslimalma Raporu Kt

Karlanamayan sipariler kt

Bor Hesaplar Srecine

ekil 7.4. evrimii Teslimalma lemleri leme Sreci.

- 91 -

sona erdirilir. Kabul edilmesi halinde, program nceden ardk olarak numaralanm olan teslim alma raporunun dkmn yapar. Raporun bir kopyas mallarla birlikte depoya gnderilir ve burada depo grevlisi tarafndan imzalanarak bor hesaplar departmanna gnderilir. Teslimalma program ayn zamanda;

Eldeki miktar arttrarak ve verilmi sipari miktarn silerek stoklar ana ktn gnler , Siparilerin teslim alnmayan ksmlarn ieren ak satnalma emirleri ktnde teslim alnan miktarlar kaydeder, Satc tarih ktne teslim alma tarihini kaydeder.

Bir teslim alma programnn yerine getirdii ilevler nelerdir?

Bor Hesaplar Kayt Sreci


Satclardan faturalar alndka, bor hesaplarn izleyen bir memur tutarlarn doruluunu gzden geirerek bunlar teslim alma raporlarndaki miktarlarla karlatrr ve fatura ynnn toplamn, satc kodlarn, satnalma sipari numaralarn, fatura numaralarn, miktarlar, mal kalemlerinin kodlarn, vade tarihlerini ve her bir faturann tutarn blmdeki terminal araclyla girer. Biimleme program, girilen verilerin doruluunu inceler, ak satnalma emirleri ktnde grnenlerle miktarlar karlkl kontrol ederek dorular, yn toplamlarn tekrar hesaplar ve nceden belirlenmi olan ve tekrar hesaplanan yn toplamlar arasndaki elikileri ekranda gsterir. Daha sonra da fatura yn verisi gn sonuna kadar manyetik ortamda saklanr. Kayt zaman geldiinde bor hesaplar kayt program, faturalalarn etkiledii satclar ana ktn gnler. Hibir snflamaya gerek yoktur, nk program her bir satcnn kaydna dorudan eriir ve bulunduu ktkten yeniden elde eder. Program her bir faturann tutarn ilgili bor hesabnn kalanna ekler. Dier yandan ak satnalma emirleri kt kontrol edilir (dorulanr) ve eer btn sipari edilen miktarlar teslim alnm ve faturalanm ise satnalma emri kapatlr ve kayt satclar tarih ktne transfer edilir.

Bor hesaplarnn bilgisayar destekli sistemde izlenmesinin yararlar nelerdir?


Bor hesaplar kaydetme program veya ilgili bir program satclar ana ktne kayt srasnda eitli ktlar yaratr. Program nceden numaralanm iki kopya tediye fiinin basmn gerekletirir. Bu ilem yaplmadan nce program, satc koduna uygun olarak fatura verisini sraya koyar. Bylece tek bir satc ile ilgili birden ok fatura varsa bunlar tek bir fite birletirilir. Program ayn zamanda bir fi listesinin ve zetinin dkmn yapar. Ek olarak program tediye filerini bir manyetik disk ktnde saklar, faturalar ak faturalar ktne ekler ve ardk olarak sralanm yevmiye filerini byk defter ilem ktne katar. Son olarak program yn toplamn ve verideki herhangi bir hatay ekranda gsterir. Bor hesaplarn izleyen grevli, tediye filerini, faturalar ve teslim alma raporlaryla birlikte bir kte alr. Bundan byle tediyeler nakit deme ilemlerinde kullanlmak zere ve referanslar iin uygun duruma gelmitir.

- 92 -

Satclardan

Teslim alma Raporlar

Satc Faturalar Teslimalma Raporu Bor Hesaplar Memuru Tarafndan Yaplr


Gzle kontrol, yn toplamlarnn hazrlanmas

Yn toplam stisna ve Hata Gsterimi

Satc Faturalar
Faturalanm tutarlarn ve Toplamlarn Girilmesi

Satc Faturas

Teslim Alma Raporu

Girilen Verinin Biimlenmesi

Ak Satnalma Sipari Kt

Bor Hesaplar Ana Kt

Faturalardan Alnan Bor Verisi

Gn sonuna kadar biriktirilir

Ak Satnalma Sipari Kt

Borlarn ve Dier Ktklerin Gnlenmesi ve Makbuzlarn Hazrlanmas

Satcnn Tarih Kt

Tediye 1 Makbuzlar
denmemi Faturalar

Makbuz ve zet
Ak Faturalar Kt Byk Defter lem Kt

Tediye Makbuzlar Kt

stisna ve zet Grnts

Maliyet Kontrol veya Kaynak Yn. Blmne

Bor Hesaplar Blmne

Rapor Hazrlama Srecine

Kaydetme Srecine

Nakit demeler Srecine

ekil 7.5. evrimii Satnalma lemleri-Bor Hesaplar leme Sreci.

Nakit demeler leme Sistemi


Nakit demeler ileme sistemine ilikin aadaki izimden de grlecei gibi tediye filerinin basl kopyas sreci balatmaktadr. Bu filer fiin denecei vadeye kadar ilenmek zere hazrlanr. Her sabah, deme vadesi gelen fi yn ktkten alnr. Yn toplamlar hesaplanm ve deme verileri manyetik bant zerine ilenmitir. Sonraki admda bir sralama program, satc hesap kodlarna gre verileri sraya koyar. Daha sonra bir gnleme ve kt (print) program deme filerini satc hesaplarna uygun olarak ardk biimde (hesap kod srasna gre) kaydeder. Program denen tutarlarn bir zet ra- 93 -

porunu, ek kaytlarn ve ekleri yazcdan basl halde verir. Ayrca, denen faturalar ak faturalar ktnden siler ve demelerle ilgili bilgileri satc tarih ktne yerletirir. Son olarak program, herbir deme fiinden borlu tutarlar ve hesaplar alarak biriktirir ve nakit demelerin toplamyla birlikte borlarn toplam bir gnlk fite zetlenerek byk defter ilem ktne yklenir.

Elle ve bilgisayar destekli olarak yrtlen nakit demeler ileme sistemlerini temel ileyi bakmndan farkllklar nelerdir?

Bor Hesaplar Srecinden

Tediye Makbuzu

Yn Toplam Hazrlanmas

Yn toplam A

Tediye Makbuzlar
Sralanm Tediye Verisi

Biimleme

stisna ve zet Raporu


Bor Hesaplar Ana Kt

Ak Faturalar Ana Kt

Gnlenmi Bor Hesaplar Kt, ek Dkm ve Dier ktlar

Tediye Verisi

Herbir Geiin kts Benzer Rapordur

Satc Tarih Kt

Giri-1 Satc Numarasna Gre Sralama


ek Listesi Likit demeler zeti
Byk Defter lem Kt

ekler (Makbuzlar eren)

Nakit demeye

Finansal Ynetim

Kaydetme Srecine

Satclara

ekil 7.6. Yn Nakit deme lemleri leme Sreci.

- 94 -

LEMSEL VE YNETSEL RAPORLAR


Satnalma ilemlerinin ilenmesi srasnda retilebilen ilemsel raporlarn iinde ; satnalma sipari listeleri, teslim alma raporlarnn zeti, stok durum raporu, ak satnalma emri raporu, allar gnl ve zeti ile borlar raporu yer almaktadr. Fi kayt ve zeti, denetim izi iin nemli balant salar Borlar raporu tm denmemi faturalar gsterir. Rapor, hangi faturalarn daha acil ilgi gerektirdiini belirlemek iin vade tarihlerine gre faturalar sraya koyar. Bu formattaki bir rapor, ak faturalar ktndeki veriden hazrlanabilir. Faturalar vade tarihlerine gre ayrldktan sonra rapor, ilk fatura tarihi belirtilerek ktkten dorudan dkm olarak alnabilir .

Stok yneticisinin verecei kararlar iin gerekli olan veriler hangi ktklerden salanabilir?
Stok yneticisi tarafndan verilen kararlar; ne zaman sipari verilecei ve kime sipari verilecei ile ilgilidir. Bu kararlardan ne zaman sipari verilecei kararna yeniden mal sipari raporu ve beklenen stok klar raporu yardmc olacaktr. Beklenen stok klar raporu, gelecek dnemde her bir stok kaleminin tahmini kullanmn planlar ve eer hi sipari yaplmazsa mevcut maln hangi tarihte tkeneceini tahmin eder. Stok kullanm raporu, ne kadar sipari verileceine ilikin karar vermeye yardm eder. Bu rapor son rapordan itibaren her bir stok kaleminin kullanm ve deiim orann gsterir. Bu rapordaki deerler, ekonomik sipari miktar formlyle birlikte satnalma sipariinde kullanlacak olan miktarlar salar. Satc performans raporlar ise satc seimine ilikin kararlara yardmc olur. Nakit deme ilemlerinin ileme srecinde retilen iki nemli rapor, ek kaytlar ve ilgili nakit demeler zet raporu ile nakit gereksinim raporudur. Bu raporlar ncelikle denen tutarlar gsterir ve daha sonra belirli gnlerde denecek tutarlar listeler. Bu bilgilere bal olarak da nakit gereksinimi belirlenerek, rapor alnacaktr. Bu srecin rettii balca ynetsel rapor ise, nakit btesi veya nakit ak tablosudur.

Bu nitede ve bundan sonraki nitelerde kullanlan ak izenei sembollerinin anlamlarnn kitabnzn sonunda yer aldn unutmaynz.

zet
Bir iletmenin harcama dngs, satclardan gereksinim duyulan mal ve hizmetlerin satn alnmasn ierir. Dngnn ilevleri (mal iin) gereksinimlerin onay, sipariin verilmesi, mallarn teslim alnmas ve depolanmas, bor ykmllnn geerliliinin aratrlmas, ilemlerin defterlere kaydedilmesi ve gerekli finansal raporlar ile dier ktlarn hazrlanmasn kapsar. Dngde kullanlan verilerin birou satclardan ve stok kaytlarndan salanr. Kullanlan belgeler satnalma istei, satnalma emri, teslim alma raporu, al faturas, tediye fii ve ekten oluur. Satnalma ve nakit deme verisini girmek iin evrimii sistemlerde nceden biimlendirilmi ekranlar kullanlabilir. Veri taban iletmelerin gereksinimlerine gre says ve kapsam dei- 95 -

en ana ktkler, ilem ktkleri, tarih ve referans ktklerinden oluur. Veri ileme; satnalma ilemleri ileme sistemi, bor hesaplar kaytlarnn izlenmesi ve nakit demeler ileme sistemlerinden oluur. lemeler elle veya bilgisayar destekli sistemlerle yaplabilir. Harcama dngs ileme sistemleri, veri ileme srasnda eitli ilemsel ve ynetsel raporlar yaratr.

Sorular
1. Satnalma ilemleri ileme sisteminde, normalde aadaki departmanlardan hangisi satnalma isteinin hazrlanmasndan sorumlu olmaldr? a. Nakit demeler b. Satnalma c. Teslim alma d. Depolama e. Faturalama

2. Satnalma ilemleri ileme sisteminde, normalde aadaki departmanlardan hangisi satnalma emirlerinin hazrlanmasndan sorumlu olmaldr? a. Nakit demeler b. Satnalma c. Teslim alma d. Depolama e. Faturalama

3. Satnalma ilevinin muhasebeletirilmesini salamak iin satnalma isteinin kopyalar aadakilerden hangisine gnderilmelidir? a. Satc b. Nakit demeler c. Bor hesaplar d. Teslim alma e. Depo 4. Bilgisayar destekli sistemde bir teslim alma program, girilen verileri hangi ktkle karlatrarak kontrol eder?

- 96 -

a. Satclar referans kt b. Stoklar ana kt c. Nakit demeler kt d. Ak satnalma emirleri kt e. Bor hesaplar kt

5. Aadaki raporlardan hangisi satnalma ilemlerinin ilenmesi srasnda yaratlan ynetsel raporlardandr? a. Nakit Btesi b. Stok durum raporu c. Borlar raporu d. Sipari listeleri e. Ak sat emirleri raporu

- 97 -

retim Dngs
Bu nitede...
retim ilemleri dngsyle ilgili veri kaynaklarnn neler olduu, bu belgelerin ileme sistemi iindeki yeri adm adm ele alnmtr. nitede ayrca iletme ynetiminin gereksinim duyduu raporlarn ve listelerin neler olduu da aklanmtr.

NTE

alma Biimine likin Olarak...


Bu nite daha nce grdnz muhasebe dersleri ve zellikle maliyet muhasebesi dersi konularyla ilikilidir. Bu nedenle gerektiinde o ders kitaplarndaki konular gzden geirmeniz konuyu daha kolay anlamanza yardmc olacaktr. Ayrca nitede verilen belge ve rapor rneklerini metinlerle birlikte ele alarak alnz.

- 98 -

GR
Malzemenin eitli ilemlerden geirilerek mamul haline getirilmesi ilemi retim dngs olarak ifade edilmektedir. retim iletmelerindeki bu faaliyetler; retim kontrol, stok kontrol, maliyet muhasebesi ve duran varlk muhasebesi fonksiyonlarn iermektedir.

VER KAYNAKLARI VE GRDLER


retim ileme dngsnde kullanlan veriler genellikle retim faaliyetleri, retimde kullanlan malzeme, iilik ve retim emirleriyle ilgilidir. Bununla birlikte sat, teslim alma, depolama, tasarm mhendislii, retim planlama ve retim ile ilgili dier birimler retim ileme dngsne veri salamaktadr. Bu amala kullanlan belgeler iletmeden iletmeye farkllk gsterecektir. nk iletmelerin byklkleri, faaliyet konular, donanmlar ve yazlmlar birbirlerinden farkldr.

retim ilemleri dngsnde kullanlan belgeler nelerdir?


rn Aac (Malzeme Listesi): retim balamadan nce mamul tasarm veya ilgili birim tarafndan hazrlanan rn aalar, belli bir mamul oluturan paralarn bir listesidir. rn aac rnei ekil 8.1de verilmitir. RN AACI Mamul Ad : Malzeme Tama Arac Tarih: 01.01. 19XX

Mamul Kodu : 1520010001 Stok No 4114140100 4022120000 4038800000 4113683000 0009705100 0009705300 0009710090 Ad amurluk Tekerlek Cam n Takm 0,5 nce Ya Pedal 1.5 Sa
ekil 8.1. rn Aac rnei.

Birim ADET ADET ADET ADET KG. ADET KG.

Miktar 4 4 1 1 2 3 0,450

rn aacnda hangi bilgiler yer alr?


lemler Listesi: Mamul retim iin gerekli ilemlerin srasal olarak belirtildii belgedir. lemler listesi mamul oluturan her bir para dikkate alnarak hazrlanr. Bu belgede, yaplan iin hangi i merkezini ilgilendirdii, ilemin yaplmas iin hangi makinalarn gerekli olduu ve ilem iin gerekli srenin ne olduu belirlenir. rn aac gibi, ilemler listesi de zellikle standart maliyetlerin belirlenmesinde ve iletme btelerinin hazrlanmasnda kullanlmaktadr. ekil 8.2de ilemler listesi rnei veril-

- 99 -

mitir. LEMLER LSTES Mamul Ad : Malzeme Tama Arac Hazrlayan Birim: Planlama Birimi Hazrlama Tarihi: 01.01.19XX Standart Sre(dk.) lem Kodu 002000 002010 002020 002050 : : : : :
ekil 8.2. lemler Listesi rnei.

Mamul Kodu : 1520010001

Sorumluluk Aklama Otomatik Preste Talama Paralar Birletirme Boyama Merkezi Kesim Kaynak Montaj Boya

Makina Gereksinimi 10 tonluk Pres

Hazrlama lem Sresi 15 Sresi 2 5 8 3

rn aac ile ilemler listesinin kullanm amalarn karlatrnz.


retim Emri: Sipari yntemi ile alan iletmelerde alnan sipariler, stok iin retim yapan iletmelerde ise retim programna uygun olarak hazrlanan bu belgede mamul numaras, retilecek mamul miktar, varsa mterinin numaras, iin balama ve biti tarihi gibi bilgiler yer alacaktr. letmede eer varsa ilemler listesi ve rn aac retim emrine eklenebilir. Satn Alma stek Fii: letmenin ambarnda hi veya yeterince bulunmayan malzemenin satn alnmas iin dzenlenen belgedir. lgili i merkezlerinden ambara malzeme istei gelecektir. Eer ambarda varsa istek miktar kadar malzeme verilecektir. Malzeme olmamas veya ilgili malzemenin en az stok dzeyinin altna dmesi durumunda ise ambar, satn alma istek fiini dzenleyerek satn alma birimine iletecektir.

Satn alma istek fiini kim, ne zaman dzenler?


Malzeme stek Fii: merkezinin malzeme gereksinimlerinin karlanmas amacyla ambardan malzeme ekilebilmesi iin dzenlenen belgedir. retim emirlerinin hazrlanmasndan sonra rn aacndaki kalemler ambardan malzeme istek fii ile ekilecektir. Bu bilgiler daha sonra stok kartlarna ilenecek ve maliyet bilgileri girilerek ilemler muhasebeletirilecektir. Malzeme istek fii rnei ekil 8.3de verilmitir.

- 100 -

MALZEME STEK F stekte Bulunan Birim : Montaj Fi No : 0010 Tarih : 15.10.19XX Miktar 4.000 Adet

retim veya Sipari Kodu : 960012 Malzeme Ad ve Kodu 4022120000 - Tekerlek Aklama

Tm elik gvdeli olmal

stekte Bulunan Birim ve Yetkilisi:

Teslim Alan:

Teslim Eden:

ekil 8.3. Malzeme stek Fii rnei.

Satn alma istek fii ile malzeme istek fii arasndaki farkllk nedir?
ilik zeti Kart: Bir i merkezinin veya bir alann belli bir i zerinde alt srenin belirlenmesinde kullanlan belgedir. allan sre, karlnda hakedilen cret ve ilem gren para says gibi bilgileri ieren kart rnei ekil 8.4te verilmitir. LK ZET KARTI

alann Sicil No: alann Ad Soyad: 6145827412 afak Berk lem No: 002020 Biti Tarihi: 12.30

Sipari No: 960012

Tarih: 15.10.19XX lem Tanm: Paralar Birletirme allan Sre (saat): 4.5 ilik Maliyeti: 675.000.-TL.

Sorumluluk Merkezi: Montaj e Balama Saati: 08.00 Tamamlanan Para Says: 100 Adet Onaylayan: Semih KALE

Saat creti: 150.000.-TL./Saat

ekil 8.4. ilik zeti Kart.

Malzeme Hareket Kart: merkezleri arasnda, ilem gren paralarn hareketine yetki veren belgedir. Bir merkezde ilemi biten para bu kartla birlikte izleyen merkeze gnderilecektir. Bu belge zerinde paralarn gidecei merkezin ad, yaplan ve yaplacak ilemin ne olduu, i merkezine geli ve tamamlanp bir sonraki merkeze gnderilme tarihi, teslim alnan para says, teslim alan ve teslim edenin ad soyad ile imzalar gibi bilgiler yer alacaktr. Malzeme hareket kart rnei ekil 8.5de verilmitir.

- 101 -

MALZEME HAREKET KARTI Gidecei Merkezi Yaplacak lemler Sipari veya retim No Sipari veya retim Balama Tarihi Merkezine Geli Tarihi Teslim Alnan Miktar Teslim Alan Teslim Eden Montaj Paralarn Birletirilmesi 960012 15.10.19XX 18.10.19XX 100 Adet Semih KALE Murat ARSLAN
ekil 8.5. Malzeme Hareket Kart rnei.

Sat Tahminleri: letmenin gelecek dnemlerde sat miktarlarnn ve birim sat fiyatlarnn ne olmas gerektii iletmeler iin nemlidir. Bu veri iletme btelerinin hazrlanmasnda, mamul maliyetlemesinde ve eitli iletme kararlarnn alnmasnda kullanlacaktr. Sat tahminleri iletmelerin byklne ve faaliyet konularna gre gnlk, haftalk, aylk, aylk veya yllk olarak hazrlanabilir. Hazrlanan bu sat tahminleri retim programnn hazrlanmasna da temel olacaktr. Sat tahminlerinin yaplmasnda gelecek dnemlerde kesinleen sipariler kesinlikle dikkate alnmaldr.

Sat tahminlerinin kullanm amac nedir?


Teslim Alma Fii: Satn alma ileminin tamamlanp malzemenin iletmeye teslimi srasnda dzenlenen belgedir. Belgede teslim alnan malzeme ile ilgili bilgiler, malzemeyi teslim edenin ve teslim alann ad soyad ile imzas gibi bilgiler yer alr. Teslim alma fii rnei ekil 8.6da verilmitir. TESLM ALMA F

Malzeme Gnderen Firma: AFAK Tic. letmesi Sipari No: 9610002 Malzeme Ad ve Kodu 4022120000-Tekerlek Birim Adet

Belge No: 00000125 Tarih: 15.10.19XX Miktar 4.000 Aklama Tm salam

Teslim Eden:

Teslim Alan:

ekil 8.6. Teslim Alma Fii rnei.

- 102 -

Stok Kart: letmenin sahip olduu malzeme stoklarnn izlendii belgedir. Malzeme satn alndnda, retime gnderildiinde, satcya veya ambara iade edildiinde bu kart zerine ilenecektir. Satn alnan malzemeler maliyet tutarlar zerinden karta kaydedilirken; retime gnderilen malzeme belirlenen stok deerleme yntemi esas alnarak maliyetlendirilecektir.

! !

Stok deerleme yntemleri ve stok kartlar ile ilgili bilgi iin maliyet muhasebesi ders kitaplarnza baknz.
Bu kartlara bilgiler irsaliye veya faturadan hareketle kaydedilecektir. Malzeme satn alndnda fatura henz dzenlenmemise, sadece miktar bilgileri girilecektir. Fatura iletmeye ulatnda ise miktar bilgisi liralandrlacaktr. Stok kart rnei ekil 8.7de verilmitir.

Stok kartlarna kayt yaplrken kullanlacak belgeler neler olabilir? Tartnz.


STOK KARTI

lk Madde ve Malzeme Ad : Stok Numaras : Ambar Yerleim Yeri : Birim : GREN Tarih Aklama Miktar Birim Tutar Fiyat

En ok Bulunmas Gereken Miktar : En Az Bulunmas Gereken Miktar : Yeniden Sipari Miktar : Ortalama Birim Fiyat : IKAN Miktar Birim Fiyat KALAN Tutar Miktar Birim Fiyat Tutar

ekil 8.7. Stok Kart rnei.

VER TABANI
letmelerin retim faaliyetleri ile ilgili oluturduklar ktkler ok eitlidir. Bu ktklerin bir ksm dier ileme dngleri ile ilgilidir ve ilgili nitelerden aklanmtr. Byk defter ana kt, satclar ana kt bunlara rneklerdir. letmenin retim faaliyetleri ile ilgili olan ktklerden nemli olanlar bu blmde incelenecektir. letmelerin byklkleri, faaliyet alanlar, donanm ve yazlmlar iletmelerin bilgi gereksinimlerini deitirecei iin retim faaliyetleri ile ilgili olarak kullanlan ktklerde iletmeden iletmeye farkl olacaktr.

Malzeme Stoklar Ana Kt


Mamul retimi iin gerekli olan malzeme stoklarna ilikin bilgilerin izlendii ktktr. Malzeme stoklarna ilikin her bir kayt satn alnan (giren), retime verilen (kan) ve stoklardaki mevcut miktar (kalan) gstermelidir. letme iin olanakl ise sipariler ile ilgili bilgiler de kaytlarda yer almaldr.

- 103 -

Herhangi bir malzeme unsuruna ulalmak istendiinde stok numaras kullanlacaktr. Bu nedenle stok numaralarnn belirli bir dzen iinde olmas kullanclara kolaylk salayabilir. rnein malzeme stoklar gruplandrlabilir ve her bir grup iin grup kodu oluturulabilir. Bir ok iletmede bu amala birden ok malzeme ambar oluturulmaktadr. Dnemler itibaryla bu ktkteki malzeme stoklar toplam ile byk defter ana ktndeki malzeme stoklar hesabnn karlatrlarak kontrol edilmesi olas hatalarn nlenmesine yardmc olacak bir muhasebe kontroldr.

Malzeme stoklarnn gruplandrlmas niin nemlidir?


Elle bilgi ilenen bir ortamda da malzeme hareketleriyle ilgili olarak iin ekil 8.7de verilen stok kartlar kullanlmaktadr.

Yar Mamul Stoklar Ana Kt


letmelerde retimde olan mamullere ilikin maliyetlerin izlendii ktktr. Bu ktk belirli bir sipari veya i (stok iin retim yaplyorsa) ile ilgili olabilir. lgili sipariin veya iin numaras genellikle ktkten eriim iin kullanlan kayttr.

MALYET ZLEME KARTI in veya Sipariin Ad: lam kezi III retim Miktar: Maliyet Maliyet Maliyet Balama Tarihi:Merkezi I Merkezi II veya Sipari No:Biti Tarihi: TopMekr-

DREKT LK MADDE VE MALZEME MALYET Tarih Fi No Kodu Miktar

Toplam Direkt lk Madde ve Malzeme Maliyeti DREKT LK MALYET Tarih Kart No Kodu Sre

Toplam Direkt ilik Maliyeti GENEL RETM MALYET (GM) Ykleme Toplam Maliyet ls Oran GM Merkezleri

Toplam Genel retim Maliyeti Toplam retim Maliyeti Birim retim Maliyeti ekil 8.8. Maliyet zleme Kart rnei.

- 104 -

Elle bilgi ilenen bir ortamda her bir sipari veya i iin bir kart alacaktr. Bu kart rnei ekil 8.8de verilmitir.

Mamul Stoklar Ana Kt


retimi tamamlanarak sata hazr hale gelen mamuller retim hattndan mamul ambarna gnderilecektir. Mamul stoklar ana kt, mamul ambarna ulaan mamullerin izlenmesinde kullanlan ktktr. Bu ktkten herhangi bir mamule eriebilmek iin mamul kodu gereklidir. Elle ilenen bir bilgi sisteminde, mamullerle ilgili stok kartlar oluturulacak ve mamul hareketleri bu kart zerinde izlenecektir.

Mamul stoklar ana kt ne zaman kullanlr?

Ak retim Emirleri Kt
retimine balanan siparilerin veya ilerin maliyet verileri hari, miktar ve hangi aamada olduuna ilikin bilgileri ieren ktktr. Maliyet bilgileri yar mamuller ana ktnde olduu iin bu ktk iinde ayrca yer almayacaktr. Bu ktkte eitli nedenlerle iletmeye ilem grmek iin iade alnan mamuller (sat iadeleri) ile ilgili bilgilerde yer alabilir. Bu ktkteki bilgilere ulamak iin retim emri numaras kullanlabilir. retim ile ilgili olarak ak retim emirleri ktnde yer alacak bilgilerden bazlar ekil 8.9da verilmitir. retim Emri Numaras Mterinin Numaras(varsa) Mterinin Ad(varsa) Mteri Sipari Numaras(varsa) Sipari Alnma Tarihi retime Balama Tarihi retimin Tamamlanma Tarihi Mamul Numaras Mamul Tanm Miktar ve Arl Merkezleri Kontrol Sonular
ekil 8.9. retim Faaliyeti le lgili Veriler.

Ak retim emirleri ktne kaytlar ne zaman yaplr? Hangi bilgiler bu ktkte yer alr?

rn Aac Kt
letmenin malzeme stoklarnn ve retim maliyeti iindeki malzeme maliyetinin belirlenmesi iin nemli olan bu ktk, her bir mamul iindeki malzemelerin ne olduu bilgisini ierir. retilen mamul miktarnn girilmesi ile ktk alacak ve retimde kullanlan malzemelerin ambardan k- 105 -

gerekleecektir. Malzemenin maliyet bilgisi miktar bilgisi ile ilikilendirildiinde ise retilen mamul iindeki malzeme maliyeti belirlenecektir. Bu ktk stoklar ana kt ile btnleik olarak alacaktr.

Dier Ktkler
letmeler retim faaliyetleri ile ilgili yukarda akladklarmz dnda da baz ilem, referans ve tarih ktklerine gereksinim duyarlar. Bunlar:

Makina Ykleme Kt, retim izelgesi Kt, Ak Listesi Kt, Ak Sipariler Kt, Standart Maliyetler Referans Kt, GM Ykleme Oran Referans Kt, retim Emirleri Tarih Kt, Sorumluluk Merkezleri Tarih Kt,

RETM LEME SSTEM


Bir retim ilemleri dngs u aamalar ierir:

Sipariin Alnmas(veya retim emri hazrlanmas) retim ve Malzeme Gereksinim Planlamas retim lemleri retimin Tamamlanmas ve Maliyet Muhasebesi

leme sistemi ister elle isterse bilgisayarla olsun belirtilen bu aamalarn geilmesi gereklidir. retim ilemlerinin elle ilenmesi durumunda iletme eitli problemlerle kar karya kalacaktr. Bunlar; belge kullanmnn artmasnn daha fazla personel istihdamn gerektirmesi, kaytlarn zamanl olarak yaplamamas, retim faaliyetlerinin gecikmesi, taleplere zamannda cevap verilememesi nedeniyle pazar kayplarnn ortaya kmas, GMnin salkl bir ekilde izlenememesi vb.dir. Tm bu problemler ve teknolojik gelimeler retim ilemlerinin bilgisayarl bir ortamda yrtlmesi sonucunu dourmaktadr.

retim ilemlerinin elle ilenmesinin sakncalar nelerdir?


Yn ileme sistemi retim ileme sisteminde baaryla uygulanabilir. Ancak evrimii bilgi ileme sisteminin kullanlmas iletmeler iin daha uygun olabilir.

evrimii bilgi ileme sisteminin kullanlmasnn iletmeler iin yararlar nelerdir?

Sistem iinde kullanlan belgeler nemli lde azalacaktr. rnein alanlarn zaman kartlarn evrimii alan bir makinada ilemeleri sonucu bilgi direkt olarak personel veya muhasebe birimine ulaacaktr. Bu da allan srenin hesaplanmas amacyla belge kullanmn ortadan kaldracaktr.

- 106 -

lemin olduu anda sisteme girilmesi nedeniyle hatalar nemli lde azalabilecektir. Stok kaytlarnn srekli olarak gncel olmas nedeniyle, gereksiz stok bulundurulmas ortadan kalkacaktr. Emniyet stoku bulundurulmamas buna bir rnektir. retime ilikin kaytlar gncel olacak ve bunlara ilikin sorgulama ok hzl bir ekilde gerekletirilecektir. retim izelgelerindeki deiiklikler kolaylkla gerekletirilebilecektir. retim faaliyetleriyle ilgili kontroller salkl bir ekilde yaplabilecektir. retimin, programn gerisine dmesi veya eitli makinalarn ok fazla hatal para retmesi gibi bilgilere kolaylkla ulalacaktr.

Bunlar da doal olarak retim maliyetlerinin drlmesine yardmc olacaktr.

Sipariin Alnmas
Bir iletmede sipariin alnmas ile ilgili ilemler ekil 8.10da verilmitir. Bu ekilden de izleyebileceiniz gibi mteriden sipariin alnmasyla birlikte sipari bilgilerinin terminalden girii yaplacaktr. Girii yaplan siparilerle ilgili gerekli kontroller ve mterilerin kredibilitesi ile ilgili incelemeler yapldktan sonra, kabul edilen sipariler ak sipariler ktne kaydedilecektir. Eer alnan sipariler iletmenin rettii standart mamullerle ilgili ise mamul stoklar ana kt devreye girecektir. Standart mamullerle ilgili olarak iletme iin iki durum olabilir;

Eer stokta sipari edilen mamul varsa, sipari tutar ktkteki mamul miktarndan dlecektir. letme ayrca, sipari fiini dzenleyecektir. Eer stokta sipari edilen miktar yoksa, sipari edilen miktar Stokta Bulunmayan Mamul Raporuna kaydedilecektir.

Sipari edilen mamullerin zel olmas durumunda ise, mamul ile ilgili zellikler tasarm blmne iletilecek ve retim iin gerekli almalarn yaplmas salanacaktr. letmenin ambarnda varolan standart mamullerle ilgili sipari fiinin hazrlanmasndan sonra, bu belge gnn belli saatlerinde mamul ambarna gnderilecektir. Sipari fiini alan ambar memuru mamulleri hazrlayarak, sevk edilmek zere gnderecektir. Sevkiyat memuru mamulleri teslim alarak sevk ile ilgili bilgilerin giriini yapacaktr. Sipari numaras, miktar, arl ve alcnn ad bu bilgilerden bazlardr. Bunlardan sonra yaplacak olan belgelerin dzenlenerek mamuln mteriye sevk edilmesidir. Sevkiyat ile ilgili bilgiler faturann dzenlenmesi iin de kullanlacandan bunlarn saklanmas gereklidir.

Mterinin iletmeye zel bir sipari vermesi ile standart bir mamul siparii vermesi arasnda sipariin alnmasyla ilgili ne gibi farkllklar vardr?

- 107 -

Mteriden

Mteri Siparii

Sipari Verisi Girii

stisna ve Hata Grnts

Alclar Hesab Ana Kt

Sipariin ve Mteri Kredisinin Kontrol

Sipari lem Kt

Mamul Stoklar Kt

Ktkleri Gnleme ve Belgeleri Hazrlama

Ak Sipariler Kt

Stokta Bulunmayan Mamul Raporu

Sipari

zel Sipari

retim Planlamaya

Tasarma

Siparilerin Mamul Ambarlarna Gnderilmesi

Siparilerin Nakliye in Hazrlanmas

Nakliye Verisi Girii

Faturalama

Nakliye Verisi

Nakliye Belgelerinin Dkm

Ambalajlama Belgesi Konimento

Mteriye

ekil 8.10. Sipari Alnmas le Ak izenei.

retim ve Malzeme Gereksinim Planlamas


retim planlamas aamas ekil 8.11de de gsterildii gibi temel girdi ile balar. Bunlar; mteri siparilerinin zellikleri, sat tahminleri ve stokta bulunmayan mamul raporudur. letme zel bir sipari aldnda, bu siparie ilikin bilgilerin giriini yapacaktr. Bu ilem sonucunda rn aac kt ile ilemler ktnn gnlenmesi salanacaktr.

zel bir sipari alndnda, sipariin zelliklerinin belirlenmesi neden nemlidir?

- 108 -

Tasarmdan Sat Tahminleri Stokta Bulunmayan Mamul Raporu

Siparilerin zellikleri

retim Planlama Eleman Tarafndan Yrtlr

Verisi Girii retim Gereinin Belirlenmesi

Ktkleri Gnleme Mamul Baznda retim Gereksinimi

rn Aac Kt

lemler Kt

Verisi Girii

Gn Sonunda Giri Yaplr

Malzeme Stoklar Kt

retim ve Malzeme Gereksiniminin Belirlenmesi; Ktkleri Gnleme

Ak retim Emirleri Kt

Makina Ykleme Kt

retim izelgesi Kt

Malzeme Listesi lemler Listesi Alnan Sipariler

retim Emri Malzeme Hareket Belgesi Malzeme stek Fii

Gzden Geirilmi retim izelgesi

Malzeme Gereksinim Raporu

Mteri Bilgilendirme

retim lemleri

retim Yerlerine

Satn Almaya

ekil 8.11. retim Planlamas Ak izenei.

Sat tahminleri ve stokta bulunmayan mamuller raporu ise mamul stoklarnn olmas gereken dzeye (noksanlk varsa) karlmas amacyla kullanlacak girdilerdir. Bu bilgiler retim izelgeleme program yardmyla ilenecek ve planlama ile ilgili eitli raporlara ulalacaktr.

retim planlamas ile ilgili oluturulacak raporlar nelerdir?

Ak retim emirleri ktnn gnlenmesinde kullanlan retim emirleri, Her bir retim emri ile ilgili olan malzeme hareket kartlar ve malzeme istek fileri,

- 109 -

retim emirlerini ncelik srasna gre dzenleyen, retim balama tarihini ve ilgili i merkezlerini tanmlayan gzden geirilmi retim izelgesi, Mteriler ile retim planlama personelinin kullanm amacyla hazrlanan rn aalar ve ilemler listesi, retim emirlerinin yerine getirilmesi iin gerekli olan malzemelerin listesini gsteren malzeme gereksinim raporu.

letme gerekli olan malzemeleri sipari edecei zaman , gerekli verileri satn alma terminalinden girecektir. Gerekli malzemelerin neler olduuna ilikin bilgiler malzeme gereksinim raporundan elde edilecektir. Bu bilgilerin girilmesinden sonra satc performans bilgilerini de ieren sipari verme program altrlacak ve en iyi satc seilerek satn alma emri dzenlenecektir. Verilen sipari ayrca ak satn alma emri ktne kaydedilecektir. Malzemeler iletmeye ulatnda teslim alma birimi gerekli kontrolleri yapacak ve satn alma emri numarasn girerek ak satn alma emri ktndeki bilgilerle karlatracaktr. Malzemelerin iletmeye teslimi ile birlikte ak satn alma ktndeki bilgiler deiecektir. Bu ilemden sonra teslim fii dzenlenerek malzeme ambara teslim edilmi olacaktr.

Ak satn alma ktndeki bilgiler ne zaman deiecektir?

retim lemleri ve Maliyet Muhasebesi


retim ilemlerinin balayabilmesi iin retim emirlerinin i merkezlerine iletilmesi gereklidir. retimin balamasndan sonra mamul oluturmak iin iilik ve malzemeye gereksinim duyulacaktr. retim ile ilgili olarak kullanlan malzeme ve tahakkuk eden iilik maliyetlerine ilikin bilgiler retim sresince kaydedilecektir. ekil 8-12de bu ilemler aklanmtr. retim iin ambardan malzeme ekildiinde, ambar memuru malzeme istek fiindeki bilgilerin giriini yapar. Bu ilem sadece ilgili i merkezine yaplan malzeme miktar kn ierecektir. Ayrca her alan retim ileminin tamamlanmasyla kart kullanarak iilik verilerinin giriini yapacaktr. Bu ilemler sonucunda;

retim emirleri ile ilgili olarak yaplan ilemler sonucunda ak retim emirleri kt gnlenecektir. retim emirleri ile ilgili olarak kullanlacak olan makinalara i yklemesiyle ilgili makina i ykleme kt gnlenecek ve bylece hangi makinann i yk olduu hangilerinin serbest olduu izlenebilecektir. Siparilerle ilgili malzeme isteklerinin girilmesi ile malzeme stoklar ktndeki bilgiler son haline getirilecektir. retimle ilgili olarak katlanlan direkt malzeme, direkt iilik ve GM toplamnn izlenmesinde kullanlan yar mamul stoklar kt deiecektir. Bu maliyetlerin belirlenmesinde standart maliyetler ktndeki standart birim maliyetler ve GM ykleme oranlarndan yararlanlacaktr.

retim ileminin tamamlanmasyla birlikte hangi ktklerde deiiklikler olacaktr?

- 110 -

Merkezinde Yrtlr

Personel Bilgileri Malzeme Hareket Listesi

Ambar Memuru Tarafndan Yrtlr

Malzeme stek Fii

Veri Girii

Veri Girii

Makina Ykleme Kt

Standart Maliyet Kt

Ktkleri Gnleme ve Durum Raporu Basm

Yar Mamul Stoklar Kt Malzeme Stoklar Kt

Ak retim Emri Kt

Muhasebe Fii

Gnlk retim Raporu

Muhasebeye

retim Planlamaya

ekil 8.12. retim lemleri Ak izenei.

retimin tamamlanmas ile birlikte mamullerin istenen zellikleri tayp tamad kontrol edilecektir. Eer istenmeyen sonular varsa bunlar iin Kabul Edilmeyen Sipariler Belgesi dzenlenecektir. stenen zellikteki mamuller ya mamul ambarna ya da mteriye sevk edilmek zere sevkiyat birimine gnderilecektir. Tamamlanan mamullerle ilgili bu ilem ak retim emri ktndeki ilgili emrin kapatlmasna neden olacaktr. Bu noktada yaplmas gereken bir dier ilem de retilen mamul ve yar mamullerin maliyetini belirlenmesidir. Bu amala gereksinim duyulan ve dzenlenen belgeler:

Tamamlanan retim emirleri raporu, Muhasebe fileri. Muhasebe filerinden biri retim maliyetlerinin yar mamullere aktarlmas ile ilgili iken, ikincisi retim maliyetlerinin yar mamullerden mamullere aktarlmas ile ilgilidir.

retim maliyetlerinin yar mamullere; yar mamullerin de mamullere aktarlmas ile ilgili muhasebe fileri niin dzenlenir?
retim ilemlerinin tamamlanmasndan sonra yaplacak ilemler ekil 8.13de

- 111 -

Gzlemci

zleme Merkezi Tarafndan Yrtlr

zleme Sonularnn Girilmesi

Ktk Gnleme

Kabul Edilmeyen Sipari Belgesi

Nihai Malzeme Hareket Belgesi

Ak retim Emirleri Kt Mamul Stoklar Kt

Ambar Memuru Tarafndan Yrtlr

Verisi Girii

Ktkleri Gnleme ve Durum Raporu Basm

Yar Mamul Stoklar Kt

retim Emirleri Tarih Kt

Tamamlanan retim Emirleri Raporu

Muhasebe Fii

retim Planlamaya

Muhasebeye

ekil 8.13. retim lemlerinin Tamamlanmasndan Sonraki lemlerin Ak izenei.

verilmitir.

RAPORLAR VE DER IKTILAR


retim ilemleri ile ilgili olarak dzenlenecek ilem listelerinin bir ou stoklar ve retim emirleri ile ilgilidir. Daha nce akladmz rn aalar ile ilemler listesi bunlara rneklerdir. retim ile ilgili dzenlenecek listelere bir dier rnek Stokta Bulunmayan Mamul Raporudur. Bu raporda ambarda eksik olan mamuller belirtilecek ve retim emri verilecektir. letmenin retim faaliyetleri iin gerekli olan malzemelerin bir listesi de iletme faaliyetleri iin gerekli bir dier listedir. Bunlarn yannda iletmenin retim faaliyetleri ile ilgili olarak u raporlar dzenlenebilir: retim Faaliyet Raporu: merkezlerinde yrtlen retim faaliyetlerinin hangi durumda olduunun izlenmesi amacyla dzenlenecek olan rapordur.

- 112 -

Malzeme Durumu Raporu: Belli bir dneme ilikin satn alnan ve retime verilen malzemelerin neler olduunun ve miktarlarnn izlenmesinde kullanlan rapordur. Mamul Durumu Raporu: letmenin mamul ambarnda yer alan mamul stoklarnn neler olduunun ve miktarlarnn izlenmesinde kullanlan rapordur.

retim ilemleri dngs ile ilgili olarak dzenlenecek belge ve raporlar nelerdir?
Tm bu listelerin ve raporlarn ekli ve ierii yazlm hazrlayan programc ile destek hizmeti veren muhasebeci ve iletmenin dier yneticileri tarafndan belirlenecektir.

zet
Bir iletmedeki sat, teslim alma, depolama, tasarm mhendislii, retim planlama, retim ve dier retimle ilgili birimler retim ilemleri dngs iinde yer almaktadr. Bu birimler arasndaki bilgi ak kullanlacak belgeler ile salanacaktr. Tm iletmelerde ayn belgelerin kullanlmas doal olarak dnlemez. nk her iletmenin faaliyet konusu, bykl, sahip olunan donanm ve yazlm destei birbirinden farkl olacaktr. rn aalar, ilemler listesi, retim emirleri, satn alma istekleri,malzeme istek fileri, retim sresi kartlar, malzeme hareket kartlar, sat tahminleri, teslim alma fii ve stok kartlar bu amala kullanlacak belgelere rneklerdir. Bu belgelerinden yararlanarak veriler ilenecek ve eitli raporlar elde edilecektir. Bu amala kullanlan yazlmlar eitli ktklerden oluur. Bu ktklerden bazlar; stoklar ana kt, yar mamuller ana kt, mamul stoklar ana kt, ak retim emirleri kt, rn aac kt vd.dir. retim ileme sisteminde ise yaplacak ilemler u aamalar ierir: (1) Sipariin Alnmas(veya retim emrinin hazrlanmas), (2) retim ve Malzeme Gereksinim Planlamas, (3) retim lemleri, (4) retimin Tamamlanmas, (5) Maliyet Muhasebesi. retim ilemleri dngs iin en uygun ileme sistemi evrim ii ileme sistemidir. nk byle bir sistemin kurulmas dng iinde kullanlan belgelerin saysn, kayt hatalarn ve gereksiz stoklar azaltaca gibi, sorgulamann daha kolay ve hzl yaplmasna olanak salayacaktr. Verilerin ilenmesinden sonra iletme ynetimin istedii raporlar ve listeler dzenlenebilecektir. Bu raporlar iletme amalarna gre iletmeden iletmeye farkllklar gsterebilir. Ancak yaygn olarak kullanlan raporlar ve listeler; rn aac, retim emirleri listesi, stokta bulunmayan mamuller raporu, retim faaliyet raporu, malzeme durumu raporu, mamul durumu raporudur.

- 113 -

Sorular
1. Aadakilerden hangisi retim ilemleri dngsnde kullanlan girdi niteliindeki belgelerden biri deildir? a. rn Aalar b Satn Alma stek Fii c. retim Sresi Kartlar d. Mamul Durumu Raporu e. Teslim Alma Fii

2. merkezinin malzeme gereksinimlerinin karlanmas amacyla ambardan malzeme ekilmesi amacyla dzenlenen belge aadakilerden hangisidir? a. Satn Alma stek Fii b. Malzeme stek Fii c. Stok Kart d. lemler Listesi e. rn Aac

3. retimine balanan siparilerin veya ilerin maliyet verileri hari miktar ve hangi aamada olduuna ilikin bilgileri ieren ktk aadakilerden hangisidir? a. retim Emirleri Tarih Kt b. retim izelgesi Kt c. Yar Mamul Stoklar Ana Kt d. rn Aac Kt e. Ak retim Emirleri Kt

4. Aadakilerden hangisi retim ilemleri dngsnde evrim ii bilgi ileme sisteminin kullanlmasnn faydalarndan biri deildir? a. Belge dzenleme yknn azalmas b. Veri girii hatalarnn nemli lde azalmas c. En fazla stokla almaya olanak salamas d. retim izelgelerinde kolaylkla deiiklik yaplmas e. retim faaliyetleri ile ilgili sorgulamalarn kolaylkla yaplabilme-

- 114 -

si 5. letmenin zel bir sipari almas ve tasarm birimde gerekli almalarn yaplmasndan sonra aadaki ktklerden hangilerinde deimeler olacaktr? a. Ak retim emirleri Kt - Standart Maliyet Kt b. Mamul Stoklar Kt - Yar Mamul Stoklar Kt c. Alclar Hesab Ana Kt- Ak Sipari Kt d. rn Aac Kt - lemler Kt e. Malzeme Stoklar Kt - lemler Kt

- 115 -

Dier leme Dngleri

NTE

Bu nitede...
letme faaliyetlerinin srdrlmesinde vazgeilmez iki unsur olan iletmenin alanlar ile iletmenin faaliyetlerinde kulland maddi duran varlklara ilikin ilemlerin ilenmesindeki admlar zerinde durulacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


niteyi alrken veri kaynaklarn (girdileri) bilgi ileme sistemi ile btnletirmeye alnz. Veri kaynaklarnn neler olduunu renmeden, ileme sistemine gemeniz anlamanz gletirecektir.

- 116 -

BORDRO VE PERSONEL LEMLER DNGS


Bordro ve personel sistemi, deme ilemleri ve personelle ilgili bilgilerin raporlamasna ilikin tm aamalar ierir. Sistem; alanlara demeleri, gerekli bordro raporlarnn ve ynetimin personele ilikin istedii raporlarn zamannda ve doru olarak salanmas amalarna hizmet eder. Personel ve bordro sistemi cretlerden kesilen vergiler ile zel indirimlere ilikin bilgileri, devlet iin gerekli olan raporlar ve iletme ii gerekli olan dier raporlar retir. Etkin bir sistemin oluturulabilmesi iin iyi bir ii-iveren ilikisinin kurulmas n arttr. Bordro sistemi zellikle byk lekli iletmelerde, faaliyetler iinde en karmak olandr. Bordro ve personel sisteminin iyi bir ekilde ileyebilmesi iin iletmedeki ilgili kiilerin mevzuat ok iyi bir ekilde bilmesi bir dier gerekliliktir. Aksi halde iletme yaplacak yanl uygulamalar sonucunda cezai meyyidelerle kar karya kalacaktr. rnein, vergi kesintilerine ilikin beyanname verilme zorunluluu, Sosyal Sigortalar Kurumu'na primlerle ilgili bildirge verme zorunluluu vb. Ancak bu uygulamalar sklkla deitii iin uygulamadaki gerek rakamlarn ve hesaplamalarn neler olduu bu nitede ele alnmayacaktr.

Etkin bir bordro ve personel bilgi ileme sistemi iin nelere dikkat edilmelidir?

Veri Kaynaklar ve Girdiler


Bordro ileme sisteminde kullanlan veriler genellikle zaman kartlarndan ve personel departman tarafndan retilen dkmanlardan salanr.

Bordro ve personel bilgi ileme sisteminde veri kaynaklar neler olabilir?


Personel bilgi formu, zaman kartlar, alma sresi fileri ve deme ekleri bordro ve personel bilgi ileme sisteminde veri kaynaklardr. Personel Bilgi Formu: Bu formda alanlarla ilgili bilgiler yer alr. Bu bilgiler ie alma, durum deiiklii, i performans deerlemesi vb. bilgileri ierecektir. Ayrca bu veya oluturulacak dier bir formda personelin kesintileri tutarnn izlenmesi de gerekebilir. rnein denen gelir vergisi tutar, sigorta primi tutar vb.

? ?

Personel bilgi formunda hangi bilgiler yer alacaktr?


Zaman Kartlar: alanlarn iletmede alarak geirdikleri zamanlarn izlenmesinde kullanlan belgedir. Bu belgede iinin ad soyad, sicil numaras, alma dnemi gibi bilgiler yer alacaktr. i iyerine geldiinde ve ayrldnda bu kart optik okuyucudan okutacaktr. ekil 9.1'de zaman kart rnei verilmitir.

Zaman kartlarnn kullanm amac nedir?

- 117 -

::::::::::: RKET alann; Ad-Soyad : .......................................................... Ksm : .......................................................... i : ..........................................................


Sabah Gn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Geli Gidi leden Sonra Geli Gidi Dier Geli

ZAMAN KARTI

lgili Olduu Yl : ......... Ay : ......... Normal alma Fazla Mesai Tatil Bayram Gidi

Toplam 1- Herkes kendi kart zerinde ilem yapmak zorundadr. 2- Bakasnn kart zerinde ilem yapan ceza grr. 3- Kartn basmayan almam saylr.

ekil 9.1. Zaman Kart rnei.

- 118 -

alma Sresi Fileri: Bu filer belirli bir i veya sipari iin allan srenin belirlenmesinde kullanlmaktadr. i her bir ie baladnda (farkl ie), balama ve biti sresini bu fie kaydettirecektir. Eer mmknse bu fite bu sre iinde ilem gren para says da yazlmaldr.

? ?

alma sresi fii nedir?


deme ekleri: Bordro ilemleri ile ilgili olarak dzenlenen bir baka belgedir. alanlarn dnem iinde hakettikleri kk cret, fazla mesai ve dier eklentiler ile kesintilerin gsterildii belgedir. Bu belge dip koanl olarak hazrlanabilecei gibi, zarf eklinde de hazrlanabilir. ekil 9.2'de deme eki rnei verilmitir.

deme eklerinde hangi bilgiler yer alr?

irketin Ad : ............................ alann Ad : ........................ KAZANLAR NORMAL HAF.TATL HASTALIK YILLIK ZN BRM TUTAR

irket Kodu : ...................... creti(Gnlk) : ................ KESNT BLGLER SG. % SG. GN VERG GN SG.MATRAHI GV. MATRAHI BR.GV.MATR BR.GV. YASAL KESNTLER SG.PRM GELR VER. DAMGA VER. TUTAR

Ksm : ............... SSK yeri Sicil No: ............. alann SSK Sicil No: ............. Ay : ............. ZEL KESNTLER AVANSI TOPLU AVANS NORMAL AVANS TUTAR

TOPLAM

TOPLAM

TOPLAM NET DENEN

BORDRODA BELRTLEN STHKAKIMI NAKDEN VE TAMAMEN ALDIM. MZA: ..........................

ekil 9.2. deme eki rnei.

Veri Taban
Bordro ilemleri ile ilgili olarak kullanlacak ktkler; bordro ana kt, personel referans ve tarih kt, zaman kayt ilem kt, deme ilem kt ve karlatrma referans ktdr. Bordro Ana Kt: Bu ktk iinin kazanlarna ilikin bilgileri ierir. Bu ktk her bir deme dnemi sonunda deme eklerinden alnan bilgilerle gnlenir. Bu ktk ile ilgili nemli olan nokta, ktkteki kayt ve verilerin gncelliinin salanmasdr. rnein bir iinin evlenmesi durumunda soyad deiiyor ise, bu deiikliin ok hzl bir ekilde ktkte yer almas gerekir. - 119 -

Personel Referans ve Tarih Kt: Bordro ana ktnn tamamlaycs durumundaki bu ktkte, alanlara ilikin finansal ve finansal olmayan bilgiler yer alr. alann adresi, becerileri, grevi, eitim durumu, performans, medeni durumu vb. bilgiler bu ktkte yer alabilecek bilgilere rnektir. Tm bu bilgiler bir tek ktkte olabilecei gibi, istenirse birden ok ktkte de olabilir. Bu ktklerin ilem grmesi personel departmannda olabilecei gibi, bordro departmannda ve/veya veri ilem departmanlarnda da olabilir. Zaman Kayt lem Kt: Bordonun dzenlenmesinde kullanlan bu ktkte belirli bir dneme ait zaman kartlarnn kopyalar yer almaktadr. deme lem Kt: Manual bir sistemde numara srasna gre dzenlenmi deme eklerinin kopyalarndan oluan bu ktk; bilgisayarl bir sistemde bu bilgiler manyetik bir ortamda ek deme ilem ktndeki kaytlara benzer bir ekilde dzenlenecektir.

Karlatrma Referans Kt: letmedeki eitli i gruplar iin denen cretlerin ne olduunun izlendii ktktr.

Bordro ve personel bilgi ilem sisteminde kullanlan ktkler nelerdir?

Bordro ve Personel lemleri leme Sistemi


ekil 9.3'de bordro uygulama sistemi veri ak izenei gsterilmitir;
1 RETM 2
ALIMA SRES LEMLER

PERSONEL

BORDRO VERLER 3 BORDRO LEMLER 6 Ayrntlar DEME YAPILACAK K VEYA KURUM

10

5 7

DEME LEMLER

12 11

MALYET DAITIMI

BOR HESAPLARI

BANKA

8 13 9
MUHASEBE DEFTERNE KAYDETME

DENETM

VER AKII 1. Yetkilendirme 8. Muhasebe Fii 2. alma Sresi zeti 9. Muhasebe Fii 3. Zaman Kartlar 10. deme ekleri 4. alma Sresi Raporu 11. ek Fy(Fii) 5. Bordro Kayd 12. ptal Edilen ekler 6. deme ekleri 13. Banka Raporu 7. ek Fy (Fii) ekil 9.3. Bordro Uygulama Sistemi Veri Ak izenei.

- 120 -

Banka Yetki Verme ve Bilgilendirme Yetki Verme ve Bilgilendirme

deme

alma Sresi lemleri

Maliyet Datm

Bordro

Bor Hesaplar

Muhasebe

Denetim

Personel

retim

alma Sresi Fileri alma Sresi Fileri Bordro Datm Mahsup Fii Bordro Hazrlama i Zaman Kartlar Karlatrma Bordro Listesi Bordro Listesi ek deme ekleri Muhasebe Fii ek Muhasebe Fii 1 2 ek ve Muhasebe Fiinin Hazrlanmas Muhasebe 2 Fii Mahsup Fii

e Alma, Sre Belirleme ve ndirimler

Mutabakat mza, Gzden Geirme ve Datm Ii Zaman Kartlar deme ekleri

Muhasebe Fii

- 121 -

Banka Hesabna Para Yatrma

Mutabakat Hesap zeti

Hesap zeti

Bordro Raporu

Bordro Raporu

ekil 9.4. Bordro Uygulama Sistemi.

ekil 9.4'te ise, bordro uygulama sistemindeki ilemlerin akn gsteren izim verilmitir. Gerek ekil 9.3, gerekse ekil 9.4'te verilen her bir zellik u departmanlar iinde yer almaktadr. Personel Departman: Personel departman, irket bordrosunda yer alan her kiiyi ie yerletirmekten, demeleri belirlemekten ve demelerden kesintiler yapmaktan sorumludur. Bunlardan herhangi birinde deiiklik yapma yetkisi personel departmannda veya yetki verdii bir departmana(veya kiiye) ait olmaldr. Personel fonksiyonu zaman kartlarn dzenlemek ve bordrolar hazrlamak ilemlerinden ayr olarak ele alnmaldr.

Personel departmannn grevi nedir?


Zaman Kartlarn Dzenleme Departman: Bu departman zaman kartnn ve alma sresi filerinin hazrlanmas ve kontroluyla ilikilidir. Bir retim iletmesinde saatlik alan bir kii, ie baladnda ve ii bitirdiinde saate basacaktr. deme dnemi sonunda, alann zaman kart iinin alma sresini gsterecektir. Bu departman, zaman kartlarnn toplanmasndan ve bunlarn retimden gelen alma sreleri zeti raporu ile karlatrlmasndan sorumludur. alma sresi zeti raporu retimdeki iilerin alma srelerini gsterir. Zaman kartlarnn retimden gelen alma sreleri zeti raporu ile karlatrlmasndan sonra bunlar bordro departmanna gnderilecektir. letmede alan maal memurlar varsa bunlara ilikin ilemler doal olarak saat creti alan iiler gibi olmayacaktr. Eer iletme maal alanlardan da zaman kart istiyor ise, ilemler doal olarak saatli alanlarnki gibi olacaktr. Eer maallar iin bir sre hesaplamas yaplmayacaksa, atlye efinin veya kontrolrn onay bordro ilemlerini balatmak iin yeterli olacaktr.

Zaman Kartlarn Dzenleme Departmannn grevleri nelerdir?


Bordro Departman: Bordro departman hesaplamalarn yaplmasndan ve bordronun hazrlanmasndan sorumludur. Burada dikkate edilmesi gereken nokta bordronun hazrlanmasnn crete esas olan girdi verilerinin hazrlanmasndan bamsz olduudur. Personel verileri personel departmanndan; zaman kartlar ise zaman kartlar dzenleme departmanndan alnacaktr. cret bordrosu net cretin (Brt cret - ndirimler) hesaplanmasna ilikin hesaplar ve bilgileri ierecektir. Bordronun hazrlanmasndan sonra, deme ekleri imzalanmak, gzden geirilmek ve datlmak zere nakit (kasa) birimine gnderilecektir. cret bordronun bir nshas da personelin hesabna kaydedilebilmesi iin muhasebe departmanna (Personele Borlar) gnderilecektir.

Bordro departmannn grevleri nelerdir?


Baarl bir bordro sistemi iin zerinde durulmas gereken baz noktalar unlardr:

letmelerde alanlara cret avans deniyorsa, karlatrmann kolay yaplabilmesi iin avans demesinin ayr bir bordro hesabnda gsterilmesi, cretin bankadan denmesi durumunda, banka hesap zetinin(bordroya ilikin) bamsz olarak karlatrlmas (kontrol), demelerde bamsz bir kiiden yararlanmak. Bu kii personel, zaman kartlarn dzenleme departman ve bordro hazrlanmas de- 122 -

partmanndan bamsz olmaldr. Ne personel departman, ne zaman kartlarn dzenleme departman, ne de bordro departman personele ait deme eklerinin dzenlenmesinden sonra deme eklerine eriememelidirler.

Bilgisayar Destekli leme Sistemleri


Bordro ve Personel ilemleri iin evrim ii sistem uygulanabilir olmakla birlikte, yn ileme sistemi ok daha uygundur. ekil 9.5'te yn ilem sistemi uygulamas grlmektedir. Bordro ve personel ile ilgili ilemler zaman kartlarnn yn haline getirilip(toplanp), bordro departmanna teslim edilmesi ile balayacaktr. Sistem iinde alanlarn alma sresi fileri dzenlemedikleri kabul edildiinden, bordro dzenleme memuru zaman kartlarndan hareketle yn toplamlar alacaktr. Bu toplam allan saatler, alann sicil numaras ve zaman kartlarnn says esas alnarak oluturulacaktr.

Bordro ve personel bilgi ileme sistemi iin uygun olan ileme sistemi hangisidir?
Bu ilemlerden sonra zaman kartlar yn, veri ileme departmanna aktarlacaktr. Burada zaman verileri manyetik teyp zerine kaydedilecek ve biimlenecektir. Bilgisayarn ilk almasnda veriler alanlarn sicil numaralarna gre sralanacaktr. kinci almada ise zaman verileri deme eklerinin hazrlanmas amacyla ileme tabi tutulacaktr. Program ayn zamanda alanlarn bordro ana ktn gnleyecek ve bordro dkmn (payroll register) verecektir. deme ekleri ile dkmn bir kopyas eklerin onaylanp datlaca birim olan kasaya gnderilecektir. Programn ikinci kez almas aamasnda ayrca bordro ile ilgili verilerin yasal defterlere kaydedilmesi de salanm olacaktr.

lemsel ve Ynetsel Raporlar


Bordro kaytlarna ek olarak bordro raporlar, indirim ve gelir kaytlarn, vergileri, iilik datm zetini, maliye ve dier devlet kurulularna ynelik eitli rapor ve formlar ierir. ilik datm zetinin eitli byk defter hesaplarna datlan brt demeleri gstermesi zel bir nem arzetmektedir. Personel yneticilerinin gereksinim duyduklar raporlar ise unlardr; meslek kategorilerine gre bir ay iindeki deimeleri gsteren "personel durum raporlar", her bir meslek kategorisi iin karlatrma yaplabilecek dier iletmelerle karlatrmal "ortalama deme oran", ie devamszlk edenler ve ge kalanlara ilikin raporlar, fazla mesai demeleri raporu, pazarlama elemanlar iin sat primlerinin ve dolayl iilik maliyetlerinin analizlerini yapan raporlar.

Devletle ilgili olan ilikiler nedeniyle dzenlenecek raporlar nelerdir?


letmenin alanlar ile ilgili ilemler nedeniyle eitli kamu kurulular ile ilikileri olacaktr. Bu ilikiler sonucunda baz raporlarn (beyanname ve bildirgelerin) bu kurululara sunulmas gerekir. Bu amala hazrlanacak raporlardan bazlar, sunulacak kurulular ve verilme zamanlar aa-

- 123 -

Zaman Tutucudan

Zaman Kartlar

Bordro memuru tarafndan yrtlr

Yn Toplam Hazrlanmas

Yn toplam

Veri ileme departman tarafndan yrtlr

Zaman Kartlar

Personel

Biimleme

stisna ve Hata Raporu

Bordro lem Kaytlar

Zaman Verisi

Deiiklik, Tasdik Edilir Edilmez Personel Memurunca Yaplr

Deiiklik Verisi Girii

Gei 1 gren numarasna gre sralama

gren Kaytlarna Erime ve Deiiklik Yapma

Sralanm Zaman Verisi

gren Bordro Ana Kt

Gei 2 gren Ktn Gnleme ve ekleri Hazrlama

stisna ve zet Raporu

Bordro 1 2

deme ekleri
Byk Defter lem Kt

Bordro Blmne

Vezneye

Kaydetme Srecine

ekil 9.5. Yn cret deme lemleri leme Sreci.

daki tabloda verilmitir.

- 124 -

Rapor (Beyanname-Bildirge) Muhtasar Beyanname

Verilecek Kurulu Vergi Dairesi

Verilme Zaman 1-9 ii altranlar 3 ayda bir (20 Ocak - 20 Nisan 20 Temmuz - 20 Ekim); 10 ve daha ok ii altranlar izleyen ayn 20. gn mesai saati sonuna kadar. zleyen ayn son gn mesai saati sonuna ka4 ayda bir(31 Ocak - 31 Mays - 31 Eyll). zleyen ayn 15. gn mesai saati sonuna kadar. zleyen ayn 15 gn mesai saati sonuna kadar

Aylk Bildirge dar. 4 Aylk Bildirge e Giri Bildirgesi ten k Bildirgesi

Sosyal Sigortalar Kurumu Sosyal Sigortalar Kurumu Blge alma Mdrl Blge alma Mdrl

MADD DURAN VARLIK LEME SSTEM


letmenin faaliyetlerini srdrebilmesi iin maddi duran varlklara (MDV) gereksinim vardr. letmelerde sklkla karlatmz maddi duran varlklara rnekler unlardr:

Arazi ve Arsalar Yeralt ve Yerst Dzenleri Binalar Tesis, Makine ve Cihazlar Tatlar Demirbalar

?
Bte

letme faaliyetlerinde kullanlmak zere edinilen ve tahmini yararlanma sresi bir yldan fazla olan bu fiziki varlklara ilikin faaliyetler bu ileme sistemi iinde ele alnmaktadr. Bu faaliyetler; 1) maddi duran varlklarn edinimi, 2) maddi duran varlklarn kullanm sresi iinde korunmas (bakm-onarm), 3) kullanm sresi sonunda bunlarn elden karlmasn kapsar. Bu ileme sisteminin faaliyetleri ile rgtsel birimler arasndaki iliki ekil 9.6'da verilmitir.

MDV ileme sistemi iinde ele alnan faaliyetler nelerdir?


Satn Alma ve Teslim Alma Satclar Hesab ve demeler Maddi Duran Varlk Muhasebesi Muhasebe

Maddi Duran Varlk Edinimi

Maddi Duran Varln Korunmas

Maddi Duran Varlk Elden karlmas

ekil 9.6. Maddi Duran Varlklar leme Sistemi ve rgtsel Birimler Arasndaki liki.

Maddi Duran Varlk Edinimi: letmenin yeni bir maddi duran varla gereksinim duymas veya mevcut bir varl deitirmek istemesi bilgi ilem faaliyetlerinin balamas sonucunu douracaktr. Bu istekle ilgili gerekli almalar yapldktan (fayda-maliyet analizi vb.) sonra gereklilii - 125 -

belirlenirse, ilgili birimin yneticisi satn alma isteinde bulunacaktr. Bu satn alma istei ancak iletme ynetimi tarafndan onaylanrsa, onaylanm satn alma istei satn alma departmanna gnderilecektir. Satn alma departman ise satc firmalardan teklifler alacak ve en uygun olan seilecektir. Satn alma ileminin gereklemesi ile birlikte maddi duran varlk iletmeye ulam olacaktr. Bu aamada teslim alma fii dzenlenecek ve varlk istekte bulunan birime teslim edilecektir. Bundan sonraki ilemler ise faturann iletmeye gelmesi ve deme ilemleri ile ilgilidir.

MDV edinimi ile ilgili yaplacak ilemler nelerdir?


Maddi Duran Varln Korunmas: Maddi duran varln korunabilmesi iin ncelikle yaplmas gereken bunlara ilikin tm bilgilerin kaydedilmesidir. Bu bilgiler edinim maliyeti, tahmini hurda deeri, tahmini kullanm sresi ve kullanld birimdir (yer). Maddi duran varlk bir yerden bir baka yer tanyorsa bu bilgi kesinlikle kayt altna alnmaldr. Eer kullanm sresi iinde maddi duran varln deerini artrmak iin veya kullanm sresini uzatmak iin yaplan harcamalar varsa, bunlarn maddi duran varln maliyetine eklenmesi gereklidir. Ayrca iletmede kullanlan hesaplama yntemine gre (normal, azalan kalanlar vb.) amortisman tutar hesaplanmal, maliyetlere yanstlmal ve iletmenin bilanosunda gsterilmelidir.

MDV'larn korunmas ile kastedilen nedir?


Maddi Duran Varln Elden karlmas: Maddi duran varln ekonomik mrn tamamlamas durumunda MDV hurdaya karlarak depoya konabilir, satlabilir veya yenisiyle deitirilebilir. Bu ilemler doal olarak edinimde olduu gibi iletme st ynetiminin onayn gerektirmektedir. Bu ilemlerin iletmenin muhasebe defterlerine kaydedilmesi de unutulmamas gereken bir dier ilemdir.

MDV hangi durumlarda elden karlacaktr?

Veri Kaynaklar ve Girdiler


Bu ileme sisteminin temel girdileri yeni MDV gereksini olan birimlerin yneticilerinden salanan verilerdir. Bununla birlikte, muhasebe departman da bu ileme sistemine veri salamaktadr. Bu amala kullanlacak belgeler unlardr: MDV Satnalma stek Belgesi: Yatrma ilikin analiz sonularnn da eklenecei bu belge, yaplmas dnlen satn almaya ilikin bilgileri iermektedir. Hazrlanan bu belge onay iin st ynetime sunulacak ve onay alndktan sonra bir kopyas satnalma departmanna gnderilecektir. MDV Satnalma stek Belgesi rnei ekil 9.7'de verilmitir.

MDV Satnalma stek Belgesinde yer alacak bilgiler nelerdir?

- 126 -

................... irketi MDV Satnalma stek Belgesi Proje Ad


MDV Cinsi 1. 2. 3. 4. 5. Toplam Yatrmn Amac ve Tanm : stek Yapan Birim Hesap Kodu Tutar

Belge No: ............ Tarih : ............ Aklama

Yatrm Snflamas : .... kame .... Geniletme .... Maliyet Azaltm .... Dier ................. ..................................

nceleme ve Onay : mza Talep Eden ...................... Blm Yneticisi ...................... Fabrika Mdr ...................... Genel Mdr ...................... ...................... ...................... Tarih ......................

ekil 9.7. MDV Satnalma stek Fii.

MDV Aktarma Belgesi: Bu belge maddi duran varlklarn bir departmandan bir dier departmana tanmas, yenisiyle deitirilmesi veya satlmas durumunda kullanlr. Bu belge zerinde ilemle ilgili kiinin imzas ile iletme st ynetiminden yetkili kii veya kiilerin imzas bulunmaldr.

MDV Aktarma Belgesinin kullanm amac nedir?


Dier Kaynak Belgeler: Maddi duran varlklar ile ilgili ilemler harcama ilemlerini de ierdii iin nite 7'de aklanan baz belgeler de kaynak belgeler olarak kullanlr.rnein; irsaliye, fatura, teslim fii, deme belgeleri, ekler, muhasebe fileri vb.

Veri Taban
nite 7'de harcama ile ilgili ktklerle birlikte, maddi duran varlklara zg olan "maddi duran varlk ana kt" ve "maddi duran varlk ilem kt" gerekli olan dier ktklerdir.

- 127 -

Maddi Duran Varlk Ana Kt Her bir maddi duran varla ilikin bilginin izlendii ktktr. Maddi duran varlk kodu, cinsi, bulunduu birim, satcnn ad, satn alma tarihi, tahmini ekonomik mr, tahmini hurda deeri, amortisman oran ve tutar ile birikmi amortisman tutar bilgileri bu ktkte yer alr. Bu ktk iin nemli olan nokta, kaytlarn srekli olarak gncel tutulmas gereidir. Maddi Duran Varlk lem Kt Maddi duran varlklarla ilgili ilemleri ieren ktktr. Maddi duran varlklarn edinimi, mevcut olann satlmas, kullanlmama nedeniyle aktiften karma, deer artran harcamalarn maddi duran varln maliyetine eklenmesi ve birimler arasndaki aktarmalar bu ilemlere rneklerdir. Maddi duran varlklara ilikin amortisman tutarlar bu ktkte yer almayacaktr. Amortisman ilemleri dnem sonunda envanter ilemleri ile birlikte muhasebeletirilecektir.

MDV ileme sisteminde kullanlan ktkler nelerdir?

Maddi Duran Varlk leme Sistemi


Maddi duran varlklara ilikin veri giriinde evrimii bilgi ileme sistemi uygundur. Bunun nedenleri unlardr:

Maddi duran varlk ilemlerinin nicelii greli olarak azdr. Bu nedenle yn ilemeden elde edilecek avantajlar da greli olarak az olacaktr. Spesifik nitelikteki baz maddi duran varlklara ilikin gnlenmi bilgiye her an ve abuk biimde eriilebilir. letmenin dier uygulamalarnda geni biimde evrimii terminaller kullanlmaktadr. Bylece ileme sistemleri arasnda uyum salanabilecektir.

ekil 9.8'de maddi duran varlklar ileme sisteminin bilgisayarl ortamdaki ileyii yer almaktadr. Ak izenei, eitli trdeki maddi duran varlk ilemlerine ilikin ilemlerle (rnein, bir maddi duran varln edinilmesi, bir yerden bir baka yere transferi ve elden karlmas) ilgili belgelerle balamaktadr. Bu belgeler elle hazrlanan belgelerdir. Muhasebe blmnde maddi duran varlklarn izlenmesi ve ilenmesi ile grevli bir memur, maddi duran varlk ilemlerine ilikin belgeleri aldnda blmdeki bir terminalden veri giriini gerekletirir. Bir biimleme program girilen verilerin doruluunu inceler ve daha sonra bir kayt program maddi duran varlklar ana ktndeki ilgili kaytlar gnler. Program, byk defteri etkileyen bu ilemler iin ardk olarak numaralanm yevmiye filerini hazrlar ve bir manyetik disk ktne kaydeder. Ay sonunda veya isteniyorsa daha sk aralklarla bir kt program, maddi duran varlklara ve amortismanlara ilikin raporlar retir.

MDV ileme sisteminde kullanlacak uygun bilgi ileme sistemi hangisidir? Nedenlerini tartnz.

lemsel ve Ynetsel Raporlar


Maddi duran varlklarn durumunu ve ilemsel eylemleri yanstan raporlar aadaki gibi sralanabilir;

- 128 -

Maddi duran varlk edinim raporu, Maddi duran varl kullanmdan ekme raporu, Maddi duran varlk amortisman giderleri listesi, Maddi duran varlk hurda deeri raporu, Maddi duran varlk vergi raporu, Maddi duran varlk transfer raporu.
nceki Sabit Varlk leme Admlarndan

Allar-Borlar Srecinden

(Edinilen Varln) Tediye Makbuzu

Varlklarn Elden karlmas

Dzeltme (Varlklarn Transferi vd.)

Varlk muhasebesi memuru tarafndan yaplr

Sabit Varlk Veri Girii

stisna ve Hata Grnts

Girilen Verinin Biimlenmesi

Sabit Varlk Kt Gnleme

Kaydetme Srecine

Byk Defter lem Kt

Sabit Varlklar Ana Kt

Ay Sonunda

kt retimi

Yerleime Gre Sabit Varlklar

Sabit Varlk Amortisman Listesi Byk Defter lem Kt

Kaynak Yneticisine

Muhasebeye

Kaydetme Srecine

ekil 9.8. evirimii MDV leme Sistemi.

- 129 -

Kaynak ynetimi iin analizler ve projeksiyonlar salayan raporlar ise unlardr:


Maddi duran varlk yerleim raporu, Amortisman tamamlanm ancak hl kullanmda olan maddi duran varlklar raporu, Amortisman projeksiyon raporu.

MDV ileme sistemindeki ilemsel ve ynetsel raporlar neler olacaktr?

zet
Bordro ve personel sistemi, deme ilemleri ile personel raporlamasna ilikin tm aamalar iermektedir. Bu ilemlerin etkin ve iyi bir ekilde baarlabilmesi iin ii ve iveren ilikilerinin salkl bir ekilde oluturulmas gerekir. nk bordro ve personel ilemleri iletme ii bilgi gereksinimi kadar iletme d (vergi dairesi ve SSK) bilgi gereksinimi iin de nemlidir. Bordro ve personel ilemleri bilgi ileme sisteminde sklkla karlalan veri kaynaklar; personel bilgi formu, zaman kartlar, alma sresi fileri ve deme ekleridir. Bordro ve personel bilgi ileme sistemi iin uygun olan ileme sistemi yn ileme sistemidir. Byle bir sistemde ncelikle yaplmas gereken, zaman kartlarnn yn haline getirilmesi ilemidir. Zaman kartlar zerinde gerekli hesaplamalarn yaplmasndan sonra bu bilgiler, ilenmek zere veri ileme birimine (bordro departman veya yetkilendirilmi bir kii veya birim) gnderilerek bordrolarn hazrlanmas salanacaktr. Doaldr ki, sadece bordronun hazrlanmas yeterli deildir. Bunun dnda personelle ilgili gerek iletme ii gerekse iletme d dier raporlar hazrlanmaldr. Maddi duran varlklarn edinimi, kullanm sresi iinde bunlarn korunmas ve eitli nedenlerle bunlarn elden karlmas maddi duran varlk ileme sistemi iinde ele alnan faaliyetleri oluturur. Maddi duran varlk ileme sistemi ile ilgili olarak kullanlan nemli veri kaynaklar (girdiler) satn alma istek belgesi ve aktarma belgesidir. Bunlarn yannda irsaliye, fatura, teslim fii, deme belgeleri, muhasebe fileri vb.'de kullanlmaktadr. Madd duran varlk ileme sistemi iin en uygun ileme sistemi evrimii bilgi ileme sistemidir. Maddi duran varlkla ilgili ilem ortaya ktnda (edinim, elden karma, aktarma veya korunma) ilgili belgenin girii klavyeden yaplacaktr. Bu ilem sonucunda maddi duran varlklar ana kt gnlenmi olacaktr.

- 130 -

Sorular
1. alanlarn iletmede alarak geirdikleri zamanlarn izlenmesinde kullanlan belge aadakilerden hangisidir? a. Personel Bilgi Formu b. deme ekleri c. Zaman Kartlar d. alma Sresi Fileri e. Aktarma Belgesi

2. Aadakilerden hangisi personel birimi iin dorudur? a. retimden gelen alma srelerini zaman kartlar ile karlatrmak b. Zaman kartlarn dzenlemek ve bordro hazrlamak c. deme eklerini imzalamak d. retimde alan iilerin retim birimleri baznda alma srelerini hesaplamak e. Kiileri ie yerletirmek

3. Bordro ve personel bilgi ileme sistemi iin en uygun olan bilgi ileme sistemi aadakilerden hangisidir? a. evrimii leme Sistemi b. evrimii-Gerek Zamanl Bilgi lem Sistemi c. Zaman Blml Sistemler d. Yn Bilgi lem Sistemi e. letiim Sistemleri

4. Aadakilerden hangisi maddi duran varlk ileme sistemi faaliyetlerinden biri deildir? a. Maddi duran varlklarn edinimi b. Maddi duran varlk altrlmas amacyla malzeme satn alnmas c. Maddi duran varlklarn kullanm sresini uzatmak amacyla yaplan yatrm d. Maddi duran varlklara ilikin amortisman tutarnn hesaplanma-

- 131 -

s e. Maddi duran varlklarn yenilenmek zere satlmas 5. Maddi duran varlklara ilikin bilgilerin izlendii ktk aadakilerden hangisidir? a. Maddi Duran Varlk Ana Kt b. Maddi Duran Varlk lem Kt c. Maddi Duran Varlk Tarih Kt d. Maddi Duran Varlk Referans Kt e. Maddi Duran Varlk deme lem Kt

- 132 -

Kaydetme ve Raporlama Dngs


Bu nitede...

10
- 133 -

NTE

Gelir, harcama, bordro, maddi duran varlk vb. ileme dngleri ile ilgili ilemlerin muhasebe defterlerine kayt sreci ile iletme faaliyet sonularn gsteren finansal raporlarn hazrlanma sreci zerinde durulmaktadr.

alma Biimine likin Olarak...


Bu nitedeki konular daha nceki muhasebe derslerinde ele alnan konularn bilgisayar uygulamalardr. Bu nedenle daha nceki muhasebe derslerindeki konular ve bu kitabnzn daha nceki nitelerde aklanan ileme dngleri konularn gerektiinde geri dnerek almanz, bu niteyi daha abuk anlamanza yardmc olacaktr.

GR
Kaydetme ve raporlama dngs, bir iletmenin finansal tablolarnn hazrlanabilmesi iin gerekli olan bilgileri salamaktadr. Uygun bir kaydetme ve raporlama dngs;

tm mali karakterli ilemleri hzl ve tam olarak kaydetmeli, mali karakterli ilemleri uygun hesaplarda snflandrmal, hesaplar arasnda bor ve alacak eitliklerini salanma (mizan), envanter kaytlarnn yaplabilmesine olanak salamal, her dneme ilikin finansal tablolarn zamanl ve gvenilir bir ekilde elde edilmesine olanak salamaldr.

Uygun bir kaydetme ve raporlama dngsnn sahip olmas gerekli zellikleri nelerdir?
Bunlarn baarlabilmesi iin kaydetme ve raporlama dngsnn u fonksiyonlar yerine getirmesi gereklidir.

Verilerin Toplanmas: Mali karakterli ilemler muhasebe kaytlarnn temel esidir. Satnalma ve sat ilemleri mali karakterli ilemlere rneklerdir. Mali karakterli ilemlerin bazlar gruplandrlarak muhasebeletirilirken; bazlar ise, tek tek muhasebeletirilebilir. lemler ister gruplandrlarak, isterse tek tek muhasebeletirilsin eitli formlar ve muhasebe fileri deftere kaytlardan nce kullanlacaktr. leme: Toplanan veriler muhasebe defterlerine kaydedilmeden nce baz ilemlerden geecektir. Bu amala yaplmas gerekli ilemlerden biri uygun hesaba kaydedilip kaydedilmedii ile ilemle ilgili muhasebe kaydnn bor ve alacak taraflarnn birbirine eit olup olmadnn kontrol edilmesidir. Ayrca her bir mali karakterli ilemin genel kabul grm muhasebe ilkelerine gre kaydedilmesinin salanmas gereklidir. Bunlarn salanmasndan sonra, ilem muhasebe defterlerine kaydedilecektir. Burada unutulmamas gerekli olan ilemlerin ardk olarak kaydedilmesidir. Verilerin Saklanmas: Byk defterde, hesaplarn bor ve alacak taraflarna yaplan kayt tutarlar ile hesap kalanlar bilgileri yer alacaktr. Hesap kalanlarnn gncel olmas verilerin gnlk defterden byk deftere aktarlmas ile salanacaktr. Muhasebe Kontrollerinin Oluturulmas: Snflandrma muhasebe bilgi sisteminin bir parasdr ve belirli muhasebe kontrollerini ierir. Bilindii gibi ift tarafl kayt sistemi gerei hesaplarn bor taraflarnn toplamnn, hesaplarn alacaklar taraflar toplamna eit olmas gereklidir. Mizan dzenleme olarak ifade edilen bu ilem muhasebe kontrollerinden biridir. Bunu tesinde girilen verilerin annda kontrol edilmesi bir dier muhasebe kontrol yntemidir. rnein mterilerin kredi snrlarnn belirlenmesi ve bunun aldnda uyar alnmas gibi. Finansal tablolarn veya raporlarn belirli sklkla ilgililer tarafndan kontrol de muhasebe kontrollerine bir dier rnektir.

Muhasebe kontrollerinin oluturulmasnn kaydetme dngs asndan nemi nedir?

Finansal Raporlarn Hazrlanmas: Kaydetme ve raporlama dngs tarafndan retilen en yaygn finansal raporlar bilano ve gelir tablosudur. Bunlarn yannda iletme faaliyetleri ile ilgili satlarn ma- 134 -

liyeti tablosu, fon akm tablosu, nakit akm tablosu, kr datm tablosu ve z kaynaklar deiim tablosu hazrlanan dier tablolardr. Ayrca iletmenin ynetsel amal raporlara da gereksinimi olabilir. Planlama ve kontrol amal bteler bunlara rnektir.

Veri ve Hesaplarn Snflandrlmas ve Kodlanmas: Kaydetme ve raporlama dngs uygun bir snflandrma ve kodlama sistemi ile baarlabilir. Snflandrma eitli hesaplar muhasebe defterlerinde izlemek iin gereklidir. Kodlama ise hesaplar, ilemleri, ktkleri ve dier eleri tanmlamak iin kullanlr.

Veri ve hesaplarn snflandrlmas ve kodlanmasnn muhasebe asndan nemi nedir?

LEME DNGLER ARASINDAK LKLER


letmelerde yaygn olarak kullanlan ileme dngleri daha nceki nitelerde de ele aldmz gibi gelir dngs, harcama dngs, tahsilat ve deme ilemleri dngs ile bordro ilemleri dngsdr. Bu dngler ile ilgili ilemler doaldr ki, iletmenin mali karakterli ilemlerini oluturmakta; bu ilemlerin iletmenin muhasebe defterlerine kaydedilerek ve sonuta finansal raporlarn hazrlanmas ise kaydetme ve raporlama dngsn oluturmaktadr. ekil 10-1de tm bu dngler arasndaki ilikiler yer almaktadr. rnein bir sat ileminde sipariin alnmas, faturalama ve sat analizi ilemleri gelir dngs iinde ele alnrken; sat sonucu ortaya kan alacak ve bu alacan tahsili ilemleri tahsilat ilemleri dns ile ilikilendirilmektedir. Ayrca, faturann ilikilendirilecei bir dier dng kaydetme ve raporlama ilemleri dngsdr.
Kaydetme ve Raporlama Dngs Finansal Raporlama

Sat Dngs

Tahsilat ve deme Dngs Alacak Hesaplar

Sipari Alma lemi

Faturalama

Tahsilat

Kaydetme

Sat Analizi

Bor Hesaplar

deme

Satn Alma

Bordro Bordro Dngs

Harcama Dngs

Stok lemleri

Zaman Kart lemleri

ekil 10.1. leme Dngleri Arasndaki likiler.

Harcama ve bordro dngleri ile kaydetme ve raporlama dngs arasndaki ilikileri inceleyiniz.

- 135 -

VER KAYNAKLARI VE GRDLER


Muhasebe defterlerine kayt yaplabilmesi iin eitli girdiler kullanlmaktadr. ekil 10.2de girdi kaynaklar ve muhasebe sistemi iindeki ak gsterilmitir. ekilde de grld gibi ilemlerle ilgili belgeler dzenlendikten sonra, bunlar ilgili muhasebe filerine kaydedilecektir. lemlerin muhasebe filerine kaydedilmesinden sonra yaplmas gereken bunlarn muhasebe defterlerine kaydedilmesi ilemidir. Gnlk, byk defter, kasa defteri ve kambiyo senetleri defteri ile birlikte ilemler yardmc defterlere de kaydedilecektir.

letmelerdeki mali karakterli ilemler nasl snflandrlr?


letmede muhasebe ilemlerine konu olan mali karakterli ilemleri balk altnda ele almaktayz. Bunlar:

letmenin esas faaliyet konusu ile ilgili ilemler. Mal satn almak, satmak, alacaklar tahsil etmek, borlar demek vb. Arzi (olaand) ilemler. Sabit varlk satn almak veya satmak vb. Envanter ilemleri. Deerleme ilemleri, dzeltme ilemleri, dnem ayarlamaya ilikin ilemler vb.

Yaplan kaytlarn mizanlar yardmyla doruluu belirlendikten iletme iin gerekli olan raporlar hazrlanacaktr. Bunlar;

Bilano, Gelir Tablosu, Satlarn Maliyeti Tablosu, Fon Akm Tablosu, Nakit Akm Tablosu, Kar Datm Tablosu, z Kaynaklarda Deiim Tablosu ve eitli Ynetsel Raporlar (letme Bteleri vb.)

- 136 -

DNEMBAI ENVANTER -Al EnvanteriENVANTER DEFTER DNEMBAI BLANOSU -Al BilanosuGELR TABLOSU VD. TABLOLAR GNLK LEMLER
.

DNEMSONU ENVANTER

DNEMSONU BLANOSU

MUHASEBE F
.

KANITLAYICI BELGELER

GNLK DEFTER -Maddeler-

KESN MZAN

KASA DEFTER BYK DEFTER -MaddelerKAMBYO SENETLER VD. DEFTERLER AYLIK MZANLAR GENEL GEC MZAN DNEMSONU MUHASEBE LEMLER -Envanter lemleri-

Hesaplarn al ve gnlk ilemler Envanter kaytlar

ekil 10.2. Girdi Kaynaklar ve Muhasebe Sistemi indeki Ak.

Muhasebe filerinin muhasebe sistemi iindeki yeri nedir?

Belgeler
Muhasebe kaytlar bir iletmede ister elle tutulsun isterse bilgisayarla tutulsun, kaytlar iin temel olan belge muhasebe fileridir. Muhasebe filerini kasa fileri ve mahsup fii olarak iki ana grupta ele almaktayz. Kasa fileri; kasa tahsil ve kasa tediye fileri olarak iki balk altnda ele alnmaktadr. letmenin yapm olduu her trl tahsilat iin dzenlenen fi kasa tahsil fii iken; her trl deme iin dzenlenen fi kasa tediye fiidir. Eer iletmedeki mali karakterdeki ilem bir deme veya tahsilat ilemi deilse dzenlenecek muhasebe fii mahsup fiidir. Filerin dzenlenmesinden sonra elle muhasebe kaytlarnn tutulmas durumunda filer muhasebe defterlerine aktarlacaktr. Bilgisayar kullanlan bir sistemde ise defterlere kayt ilemi filerin kesilmesi ileminden sonra z devimli olarak bilgisayar tarafndan gerekletirilecektir.

Bilgisayarl bir ortamda muhasebe kaytlar nasl yaplr?


Byle bir ortamda yaplacak ilemler adm adm aada aklanm-

- 137 -

tr. Birinci adm: Muhasebe kayt ilemleri ile ilgili olarak yaplacak ilk ilem ana mnden genel muhasebe alt mnsne gemektir. ekil 10.3de bilgisayar ekrannda bir ana mnde yer alabilecek alt mnler grlmektedir. Alt mnlerin neler olaca programc ile destek hizmeti salayan muhasebeci ve iletmenin dier ilgilileri tarafndan belirlenecektir. Ayrca ana mnde hangi alt mnlerin yer alaca iletmenin sahip olduu yazlma, donanm desteine, iletmenin faaliyet konusuna ve iletme byklne gre deiecektir. ANA MN Stok Program retim Program Sipari Program Faturalama Program Cari Hesap Program ek Senet Program Bankalar Program Muhasebe Entegreasyonu
ekil 10.3. Ana Mn rnei.

Genel Muhasebe
Personel Program deme Tahsilat Program Mstahsil Program Kasa Program Sonu kinci Adm: Ana mnden Genel Muhasebe mnsne geildiinde; Hesap Plan lemleri, Fi Girii ve Gncelletirme lemleri ile Defter ve Raporlar alt mnlerine ulalacaktr. Hesap plan ilemleri, hesap plan girii ve dzeltme ile listeleme ilemlerini ierebilir. Fi girii ve gncelletirme ilemi mnsndeki ilemler eski veya yeni fi ile fi basm olabilir. Eski fi ileminde daha nce girii yaplan filerin dzeltilmesi veya iptal edilmesi ilemleri yer alr. Yeni fi girii ileminde ise ilemin niteliine gre muhasebe fiinin dzenlenmesi ilemleri yer alr. Fi basmnda ise belli bir dneme ait veya belirli bir fiin basm ilemleri yer alacaktr. Defter ve raporlar ise, hesap durum raporlar (cari hesaplar), defterleri ve dkmleri (muhasebe fileri, yardmc defterler, kasa defteri, kambiyo senetleri defteri, gnlk defter, byk defter ve dier defter dkmlerini) ierecektir. Bir genel muhasebe mns rnei ekil 10.4te verilmitir.

- 138 -

ANA MN GENEL MUHASEBE Hesap Plan Fi Girii ve Gncelletirme Defter ve Raporlar Program Sonu

ekil 10.4. Genel Muhasebe Alt Mns rnei.

nc Adm: Fi girii ve gncelletirme mnsyle muhasebe filerinin dzenlenmesi uygulamalarna ulalr. Muhasebe fileri ve girilerine ilikin ilemlerin grnts ise ekil 10.5 ve ekil 10.6da verilmitir. ekil 10.5te fi girii ve gncelletirme mnsnde ilemin eski filerle mi, yeni filerle mi veya fi basmyla ilgili mi olduu belirtilmektedir. ekil 10.6da ise, Yeni Fi Girii Mns verilmitir. Burada da grld gibi muhasebe fileri ile ilgili kullancya seecek sunulmaktadr. Bunlar tahsil fii, tediye fii ve mahsup fiidir. Bundan sonra yaplacak olan ise ilemin trne gre gerekli verileri girerek muhasebe fiini dzenlemektir. Daha nce de ifade ettiimiz gibi muhasebe filerinin dzenlenmesinden sonra mali karakterli ilemler muhasebe defterlerine z devimli olarak kaydedilmi olmaktadr. Bu aamadan sonra kullanclar defter veya fi dkmlerine bilgisayar kts olarak ulaabilirler. ANA MN GENEL MUHASEBE F GR VE GNCELLETRME Fi No: Kasa Hesab Kodu: Hesap Kodu Hesap Ad Aklama Bor Alacak Fi Tarihi:

Eski Filer Yeni Fi Fi Basm

Aklama:

ekil 10.5. Fi Girii ve Gncelletirme Mn rnei.

- 139 -

ANA MN GENEL MUHASEBE F GR VE GNCELLETRME YEN F GR Fi No: Kasa Hesab Kodu: Hesap Kodu Hesap Ad AklamaBor Alacak Fi Tarihi:

Tahsil Fii Tediye Fii Mahsup Fii

Aklama:
ekil 10.6. Yeni Fi Mn rnei.

VER TABANI
Kaydetme ve finansal raporlama ile ilgili ktkler iletmeden iletmeye farkllklar gsterecektir. nk her iletmenin faaliyet konusu ve bykl birbirinden farkldr. Ayrca bu kapsam iinde iletmenin gelecekteki faaliyetleri ile ilgili olan btelerin ele alnmas gereklidir. Bir iletmedeki kaydetme ve finansal raporlama ile ilgili ktkleri unlardr.

Byk Defter Ana Kt


Bu ktkte yer alan her bir kayt tek bir byk defter hesab ile ilgilidir. Bu kayt kapsamnda ele alnmas gerekli unsurlar unlardr:

Hesabn numaras ve ad, Hesap grubu, Hesap kalan (dnemba) Hesabn bor toplam (dnem iin) Hesabn alacak toplam (dnem iin) Hesabn bor toplam (ilgili ay iin) Hesabn alacak toplam (ilgili ay iin) Hesabn kalan (bor veya alacak)

Bu kaytlarn bir araya getirilmesiyle de iletmenin hesap plan oluturulacaktr. Ayrca iletmenin tm hesaplarna ilikin hesap kalanlar yine bu ktkteki kayt toplamndan elde edilecektir.

Byk defter ana ktnn kullanm amac nedir?

- 140 -

Byk Defter Tarih Kt


letmenin gemi dnemlere ait hesap kalanlarnn aylk olarak izlendii ktktr. Bu ktk iletmenin finansal analiz yapmas iin gerekli olan bilgilerin retilmesinde kullanlmaktadr.

Byk defter tarih ktnn kullanm amac nedir?

Sorumluluk Merkezleri Ana Kt


Ynetim iin gerekli olan sorumluluk raporlarnn hazrlanmasnda gerekli olan kaytlarn yer ald ktktr. Bu ktkte bir iletmede yer alan birimler, blmler, i merkezleri ve sorumluluk merkezlerine ait fiili gelirler ile maliyetler yer alr.

Sorumluluk merkezleri ana ktnn kullanm amac nedir?

Bte Ana Kt
letmenin gelecek dneme ilikin eitli sorumluluk merkezlerinin btelenmi varlk, bor, gelir ve gider tutarlar yer alr. Btelenmi tutarlar aylk olarak dzenlenebilecei gibi; gelecek be yl veya daha uzun sreyi de kapsayabilir. Bu ktk, sorumluluk merkezi ana kt ile birlikte sorumluluk raporlarnn hazrlanmasnda kullanlr.

Bte ana ktnn kullanm amac nedir?

Finansal Raporlar Hazrlama Kt


letmenin hazrlayaca finansal tablolarn eitli ekillerde dzenlenmesi gereklidir. Bu ilemler iin kullanlan ktk finansal raporlar hazrlama ktdr. Raporun veya kolonlarn bal, kolon veya satr genilikleri vb. bilgiler bu ktkte yer almaktadr.

Finansal raporlar hazrlama ktnn kullanm amac nedir?

Gncel Muhasebe Fii Kt


Byk deftere kaydedilen mali karakterli ilemlere ilikin tm ayrntlar ieren muhasebe filerinden oluan ktktr. Bu ktkteki filer ilgili ay ile ilikilidir. Daha nce rneini verdiimiz muhasebe fiinde de grld gibi fi zerinde u bilgiler yer alacaktr:

fi numaras, ilem tarihi, borlanan ve alacaklanan hesap isimleri, ilem tutar, aklama vb.

Bu filerin dkm bir anlamda iletmenin o dnemdeki mali karakterli ilemlerinin bir btn olarak grnmesi demektir.

Gncel muhasebe fii ktnn kullanm amac nedir?


Muhasebe Fii Tarih Kt: nceki aylara ilikin muhasebe filerinden oluan ktktr. - 141 -

KAYDETME DNGS
Yukarda ele aldmz ktkler doal olarak dier ileme dngleriyle iliki iindedir. Kayt ilemleri, dier ileme dnglerinden gelen verilerinin kaydedilmesi ve finansal rapor ve tablolarn yaratlmasn ierir. Kaydetme ilemleri ile ilgili sre ekil 10.7.de verilmitir. Sre, mali karakterli bir ilemin ortaya kmasyla balayacaktr. Bu mali karakterli ilemler sat, satnalma, deme ve tahsilat, bordro ilemleri, maddi duran varlk ve dier ilemler sonucunda ortaya kmaktadr. Daha nceki nitelerde bu ilemler ile ilgili dngler zerinde durmutuk.
. .

Sat Srecinden

Nakit Tahsilat Srecinden

Allar/Borlar Srecinden

Nakit Tediye Srecinden

Bordro Srecinden

Sabit Varlklar Srecinden

Tekrar Etmeyen zel lemlerden

Muhasebe Fii Sat lemlerinin zeti


Nakit Tahsilatlar in Yevmiye Fyleri Satnalma lemlerinin zeti Nakit Tediye lemlerinin zeti Bordro lemlerinin zeti

Sabit Varlk lemlerinin zeti Yevmiye Kayd Girii Girilen Yevmiye Kayt Verisinin Biimlenmesi stisna Hata Grnts
.

Gnlk Olarak

Byk Defter Hesaplarnn Gnlenmesi ve ktlarn km

Byk Defter

Muhasebe Fii

Yevmiye Kayt Listesi

Mizan

Muhasebeye

Muhasebeye
.

ekil 10.7. Kayt lemleri leme Sreci.

Ortaya kan mali karakterli ilemler muhasebe defterlerine kayt program yardmyla kaydedilecektir. eitli mali karakterli ilemlerden doan veriler, ncelikle muhasebe filerine ilenmekte daha sonra muhasebe blmnde veri girilerini yapan bir memur tarafndan bir terminal araclyla girilmektedir. Girilen bu verilerin doruluu bir biimleme program yardmyla hesaplarn bor ve alacak taraflar toplamnn eitlii veya muhasebe hesap kodunun doruluu gibi konular kontrol edilmektedir. Kontrol ileminden sonra ilemler kaydedilecektir.

Mali karakterli bir ilem muhasebe defterlerine kaydedilmeden nce yaplmas gerekli ilem nedir?
Kaydetme dngs, gnlk ilemeden iki tr kt salar. Bunlardan ilki gnlk defterdir. Gnlk defter, elle tutulan muhasebedeki defter biiminden olduka farkldr. Bu defter ciltlenmemi ve yazcdan dklebilecek yapraklar halindedir. Defter, ilemlerin tarihini, ilemin kaynan(muhasebe fii numaras vb.), ilem trn ve kodunu, ilgili byk defter hesap kodunu, borlu ve alacakl tutarlar ve yn toplamlarn ierir. kinci kt ise mizanlardr. Ayrca program, bu ktlar retmek iin aylk - 142 -

muhasebe fileri ktne yevmiye kayt verilerini nceden numaralanm muhasebe fileriyle birletirerek kopyalar.

letmelerde ay sonlarn yaplan kaytlar nelerdir?


ekil 10.8. aysonu muhasebe kayt srecini gstermektedir. Ay sonu kaytlarnn bir ou standart olarak birtakm dzeltme ve ayarlamalarn yaplmasn iermektedir. rnek olarak o aya ilikin eitli sabit varlklarn amortisman tutarn yanstan ayarlamalar verilebilir. letmede bu standart ayarlamalarn yevmiye kayd muhasebeciler tarafndan oluturulmakta ve manyetik disk ktne ilenerek saklanmaktadr. Her ayn sonunda ise bu giriler geici bir kte aktarlmaktadr. Bundan baka yevmiye kaytlarnn yn toplam hazrlanarak terminalden girii yaplmaktadr.
.

Muhasebeden

Muhasebeden

Dzeltme Yevmiye Kayd Kodlama Formu Standart Dzeltm Yevmiye Kaytlar

Yn Toplama Hazrlama

Yn Toplam

Dzeltme Yevmiye Kayd Kodlama Formu stisna ve Hata Grnts

Dzeltme Girii

Yevmiye Veri Girii

Girilen Verilerin Biimlenmesi

ekil 10.8. Aysonu Muhasebe Kayt Sreci.

Gei-1 Byk Defter Hesap Nosuna Gre Sralama

stisna ve zet Raporu

Ay Sonunda

Sralanm Yevmiye Veri Girii Gei-2 Byk Defterin Gnlenmesi ve ktlarn Dkm

Muhase be Fii

Byk Defter

Mizan

Yevmiye Kayt Listesi

Muhasebeye
.

Muhasebeye

- 143 -

RAPORLAMA DNGS
Muhasebe kayt sistemi tarafndan retilen finansal raporlar ana grupta snflandrlabilir. Byk Defter Analiz Raporlar: Bu raporlar muhasebe defterlerine yaplan kaytlarn doruluunun analiz edilmesinde kullanlmaktadr. Mizanlar bu grup raporlara verilebilecek en nemli rnektir. Dier rnekler; her bir hesap iin dzenlenecek hesap detaylar, maliyetlerin ilgili maliyet yerlerine datm tablosu ve hesaplarn dnemler itibaryla karlatrmas raporudur. Finansal Tablolar: Gerek iletme ii kullanclar, gerekse iletme d kullanclar iin finansal tablolar hazrlanmaldr. Bilno, gelir tablosu, satlarn maliyeti tablosu, fon akm tablosu, nakit akm tablosu, kr datm tablosu ve z kaynaklar deiim tablosu dzenlenecek finansal tablolara rnektir. Finansal tablolar kullananlarn salkl kararlar verebilmeleri iin, finansal tablolarn destekleyici dipnot bilgilerine sahip olmas gereklidir. Ynetsel Raporlar: zellikle iletme yneticilerinin karar almalarnda gerekli olan baz raporlar da muhasebe kayt sistemi tarafndan retilmektedir. Bu raporlarn bir ounda iletmenin mevcut finansal tablolarndaki bilgiler kullanlmaktadr. Bu raporlara bir ka rnek:

Mamuller, sat blgeleri veya pazar paylar esas alnarak hazrlanan sat analiz raporlar, Tahsilatlar ve demeleri esas alan nakit analiz tablolar, Mterileri ve alacak tahsilat srelerini esas alan alacak analiz raporlardr.

Hazrlanan bu ynetsel raporlar dnemsel karlatrmalarn yaplabilmesi iin btelenmi rakamlar da iermelidir. Dnemsel karlatrmann tesinde, iletmenin sorumluluk merkezleri arasnda karlatrmalar yaplabilmesi iin bu raporlarn sorumluluk merkezleri baznda da hazrlanmas gerekir. Doaldr ki, sorumluluk merkezleri baznda hazrlanan raporlarn ayrca btelenmi ve fiili rakamlar da iermesi karar verme asndan daha salkldr.

letme faaliyet sonularnn deerlendirilmesi amacyla kullanlan raporlar nasl snflandrlr?

Raporlama lemleri leme Sreci


Bte ana kt, byk defter ana kt, byk defter tarih kt ve muhasebe fii ana ktnden gelen verileri kullanan bir rapor retme program gerekli olan raporlar retecektir. ekil 10.9.da finansal rapor retme sreci verilmitir.

- 144 -

Bte Kt

Byk Defter Tarih Kt

Byk Defter Kt

Muhasebe Fii Kt

Ay Sonunda

Aylk Finansal Raporlarn retilmesi

ekil 10.9. Finansal Rapor retme Sreci.

Cari Byk Defter Raporu Byk Defter Ayrnts

Karlatrmal Hesap Listesi

Gelir Tablosu

Bilano Fon Ak Tablosu


.

Muhasebeye

Muhasebeye
.

st Ynetime

Bu nitede ve bundan sonraki nitelerde kullanlan ak izenei sembollerinin anlamlarnn kitabnzn sonunda yer aldn unutmaynz.

zet
letmeler faaliyet sonularn gsteren finansal tablolarn dzenlerken eitli bilgilere gereksinim duyacaklardr. Bu bilgiler kaydetme ve raporlama dngs tarafndan salanmaktadr. Amalara uygun bir kaydetme ve raporlama dngsnn oluturulmas iin u fonksiyonlarn yerine getirilmesi gerekir:

Verilerin toplanmas leme Verilerin saklanmas Muhasebe kontollerinin oluturulmas Finansal raporlarn oluturulmas Veri ve hesaplarn snflandrlmas ve kodlanmas

Kaydetme ve raporlama dngs iin zerinde durulmas gerekli nemli konu veri kaynaklar ve girdilerinin neler olduudur. Bu adan muhasebe srecini ele aldmzda en nemli belgeler ilk ilem belgeleri olarak ta ifade edilen faturalar, serbest meslek makbuzlar, gider pusulalar, ek, bono, polie vb. ile muhasebe fileridir. lk ilem belglerinden hareketle muhasebe filerine kaytlar yaplacak, bu filer daha sonra mu- 145 -

hasebe defterlerine aktarlacaktr. letmelerin faaliyet konular, byklkleri, sahip olduklar donanm ve yazlm vb. unsurlar kaydetme ve raporlama dngsnn veri tabannn oluturulmasnda nemlidir. Ancak iletmelerde bu ileme dngs iin sklkla karlalan ktkler unlardr:

Byk Defter Ana Kt Byk Defter Tarih Kt Sorumluluk Merkezleri Ana Kt Bte Ana Kt Finansal Raporlar Hazrlama Kt Gncel Muhasebe Fii Kt Muhasebe Fii Tarih Kt

letmeler faaliyet sonular ile ilgili bilgileri iletme ii ve iletme d kullanclara raporlar yardmyla sunarlar. Bu raporlar; byk defter analiz raporlar, finansal tablolar ve ynetsel raporlar olarak ana grupta ele alnr. Byk defter analiz raporlar, muhasebe defterlerine yaplan kaytlarn doruluunun analiz edilmesinde kullanlr. letmenin faaliyet sonularn gsteren tablolar ise, finansal tablolardr. Ynetsel raporlar ise, zellikle iletme yneticilerinin karar almalara yardmc olur.

Sorular
1. Aadakilerden hangisi uygun bir kaydetme ve raporlama dngs iin gerekli deildir? a. Mali karakterli ilemler hzl ve tam olarak kaydedilebilmelidir. b. Mali karakterli ilemler uygun hesaplarda snflandrlmaldr. c. Analiz sonular kullanclara zamanl olarak sunulabilmelidir. d. Mizan eitlii salanabilmelidir. e. Finansal tablolar zamanl ve gvenilir olarak elde edilebilmelidir.

2. Kaydetme ilemi aadaki ilemlerden hangisi ile dorudan ilikili deildir? a. Tahsilat ilemi b. deme ilemi c. Stok ilemi d. Bordro ilemi e. Sipari alma ilemi

- 146 -

3. Aadaki ifadelerden hangisi yanltr? a. Bilgisayar kullanlan ortamlarda gnlk deftere ve byk deftere kaytlar kullanc tarafndan yaplr. b. Defterlere kayt yaplmadan nce muhasebe filerine kayt yaplr. c. Kaydetme dngsndeki veri taban iletmeden iletmeye farkllk gsterir. d. Hazrlanan finansal tablolarda gemi yl verilerinin bulunmas gereklidir. e. Kaydetme ilemi mali karakterli bir ilemin ortaya kmasyla balar.

4. Yeni Fi Girii mnsnn alt mns aadakilerden hangisi olabilir? a. Fi Basm b. Mahsup Fii c. Defter ve Raporlar d. Hesap Plan e. Sipari Program

5. Aadakilerden hangisi finansal tablolardan biri deildir? a. Maliyet Datm Tablosu b. Gelir Tablosu c. Bilano d. Satlarn Maliyeti Tablosu e. Fon Akm Tablosu

- 147 -

Veri Taban Sistemleri

11
- 148 -

NTE

Bu nitede...
Veri ynetiminin zellikleri, yararlar ve sakncalar veri taban yaklamyla ele alndktan sonra; veri taban sistemlerinin ynetiminde kullanlan yazlmlarn ilevleri ve bileenleri tantlacak, veri taban sistemlerinde kullanlmakta olan modeller zerinde durulacaktr. Ayrca, veri taban sistemlerinin dzenlenmesinde ve uygulamaya geirilmesinde gerekli olan aamalar ve muhasebe ii kontrol ve gvenlik lmlerinin neler olduu ele alnacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Bilgisayarla bilgi ileme iin verilerin organize edilmesi ve ynetilmesinde kullanlan kavram ve tekniklerin gzden geirilmesi gereklidir. Bu amala ilk drt nitede ele alnan bilgi ileme ile veri dzenlemesi ve yaplandrlmas konularnda varsa, eksik bilgilerinizi tamamlaynz.

GR
amzn bilgi a haline gelmesi veri kaynaklarnn nemini giderek arttrmaktadr. letmelerin uygun verileri toplayamamalar, saklayamamalar veya onlara ulaamamalar, iletmeleri ciddi finansal ve ekonomik problemlerle kar karya brakmaktadr. Bu yzden gnmzde birok iletme yneticisi veri kaynaklarnn ynetimine zel bir nem verilmesi gerektiine inanmaktadr. Geleneksel veri ynetimi yaklamnda verinin dzenlenmesi ve kullanm iin veriye eriilmesinde ktk ve kayt ynetimi zerinde younlalmtr. Bununla birlikte son yllarda bilgisayar donanm ve yazlmlarndaki gelimelere bal olarak veri taban teknolojisindeki gelimeler, veri ynetiminde veri taban yaklamnn kullanmn artrmtr. Veri taban yaklamn uygun bilgisayar donanm ve yazlmyla birletiren Veri Taban Sistemleri (VTS), kullanclarn bilgi gereksinimlerini ok daha etkili bir ekilde karlarken, iletmelerin veri kaynaklarn da etkin bir ekilde ynetmelerine olanak salayacaktr.

VER TABANI YAKLAIMI


Veri ynetimi denilince daha nceleri akla hemen ktk yaklam gelirken artk gnmzde birok iletme bu yaklam yerine veri taban yaklamn kullanmaktadr. Kullanclarn gereksinimleri deiiklik gstermiyorsa ve uygun bir ktk ve kayt yapsna sahiplerse ktk yaklam iletmeler iin olduka etkin olabilir. Ancak gnmzde ktk yaklam birok iletmeye yeterli gelmemekte ve bu nedenle iletmeler veri taban yaklamn uygulama yoluna gitmektedirler. Ktk yaklamnda uygulamalar birbirlerinden bamsz olarak ele alnr ve herbir uygulama iin ayr ktkler oluturulur. ekil 11.1'de ktk yaklam gsterilmitir. Veri Taban Yaklamnda ise veri bir kaynak olarak ele alnr ve veri ortak bir veri temelinde tm uygulamalar iin saklanr. Veri taban yaklamnda uygulamalarn her biri iin veri taban ve programlar arasnda bilgisayar yazlmnn zel bir tr olan veri taban ynetim sistemi dahil edilir. (Bkz. ekil 11.2) Ktkler (Ticari Alacaklar, Stoklar Ana Kt gibi) Ktkler (Ak Alm Siparileri, Stoklar Ana Kt)

Sat lemleri Programlar

Satn Alma lemleri Programlar

Sat Girdileri

Sat ktlar

Satn Alma Girdileri

Satn Alma ktlar

ekil 11.1. Ktk Yaklam.

- 149 -

Veri Taban (Tm Uygulamalar in Veri)

VTYS Yazlm

Sat Uygulama Programlar

Satn Alma Uygulama Programlar Satn Alma Girdileri

Sat Girdileri

Sat ktlar

Satn Alma ktlar

ekil 11.2. Veri Taban Yaklam.

Ktk yaklamyla veri taban yaklam arasndaki farkllklarn daha ak bir ekilde ortaya koyulabilmesi ktk yaklamnn eksik ynlerini ortaya koymakla salanabilir.

Ktk yaklamnn, veri taban yaklamna gre eksiklikleri nelerdir?


Ktk yaklamnn eksikliklerini yle ele alabiliriz.

Fazla Veri Kullanm


Ktk yaklamnda her bir uygulamaya ilikin veri kendi ktnde sakland iin birden fazla uygulama olduunda gereksinim duyulan ktkler iin veri tekrarlanmak zorunda kalnacaktr. ekil 11.3'te ktk yaklamnn geerli olduu bir ortamda sat ve satn alma ilemleri nedeniyle stoklar ana ktnn tekrarlanm olduu grlmektedir. Hatta ayn veri kalemleri birden fazla ktkte yer alm olabilir. rnein stok kalemlerinin numaralar (ve belki de tanmlar), stoklar ana ktnde, ak satn alma siparileri ktnde ve satclar ktnde tekrarlanm olabilir. Doaldr ki, fazla veri saklanmas iletmeler iin ilave saklama yeri mali-

- 150 -

yetidir.
Ticari Alacaklar Ana Kt Ak Sat Sipari Kt Stoklar Ana Kt

Stoklar Ana Kt

Ak Satn Alma Sipari Kt

Satcnn nceki Kt

Tahsilat Raporlar Kt

leme Admlar

leme Admlar
.

Girdiler

ktlar

Girdiler

ktlar

Sat lemleri leme Sistemi


.

Satn Alma lemleri leme Sistemi

ekil 11.3. Ktk Yaklaml lem leme Uygulamalarnda Ktk Fazlal.

Fazla verinin sakncalar nelerdir?

Veri Tutarszl
Ktk ve veri fazlalnn bir sonucu olarak verinin zellikleri ve deerleri arasnda tutarszlklar olma olasl vardr. rnein stok kalemleri numaras sat uygulamalar programnda CNS adyla; satn alma uygulamalar programnda STOK NO adyla tanmlanm olabilir. rnein iletmenin stoklarndaki 1000 birim (A) cinsi malzemenin 100 birimini sattn kabul edelim. Bu ilem sonucunda sat ilemlerinin sakland ktkte (A) cinsi malzeme 900 birim grlecektir. Eer iletme satn alma ilemlerindeki stoklar ana ktn gnlememise (A) cinsi malzeme satn alma ile ilgili stoklar ana ktnde 1000 birim olarak grlecektir. Bu tutarszlk bilgi kullanclarnn yanl karar vermelerine neden olacaktr.

Ktk yaklamnda veri tutarszl nasl ortaya kar?

Veriye Eriememe
Ktk yaklamyla salanabilecek olan bilgiler genellikle nceden tasarlanm ve programlanm raporlardan olumaktadr. rnein stok kalemlerine gre dzenlenmi stok durum raporu gibi. Ancak, bir ileme zg rapor zellikle birden fazla uygulamayla ilgili veriye dayanyorsa genellikle istenildii anda hemen hazrlanamazlar. nk ktkler uygulamalar arasnda btnleik (entegre) deildir ve raporlarn retilmesi iin yeniden programlama gerekir.

Veriye eriememenin nedenleri nelerdir?

Esnek Olmama
Mevcut ktk yaklaml uygulamalar deitirmek ve yeni uygulamalar gelitirmek olduka zaman alc, maliyetli ve g bir itir. Uygulama programlar byk lde eriilen veriye ve veri saklama birimine bal olduu iin esneklik salanamaz. Programlar genellikle uygulamalarda kullanlan ktklerdeki kayt yaplar ve veri adlaryla dorudan balantldr.

- 151 -

Ayrca, ktk yaklamnda saklama birimindeki kaytlarn yeri ve fiziki saklama aracnn yapsna gre programlar sklkla yazlmaldr. Bylece her bir deiiklik ayrntl ve kapsaml bir programlamay gerektirdii iin yeniden programlama szkonusu olduunda ktklerin revize edilmesi ve her deiiklikte yeni raporlarn alnmas gerekli olur. Esnek olmamann dier bir nedeni de ktk yaklamnda her bir ktn sadece kullanlan veri yaps tipini temsil etmesidir. Ktk yaplarnn birbirleriyle ilgili verileri birletirme kapasiteleri snrldr. Ktkler konsolide edilebilir olmalarna ramen bu ktklerdeki byk lekli kaytlar ileme ve kada dkme ilemi olduka yava ve zaman alcdr.

Ktk yaklamnn esnek olmamasnn nedenleri nelerdir?

VER TABANI YAKLAIMININ ZELLKLER


Ktk yaklamnn yukarda szn ettiimiz eksiklerinin ve sorunlarnn stesinden gelebilmek iin veri saklamada kullanlan bir dier yaklam veri taban yaklamdr. Veri taban yaklamyla birbirleriyle mantksal balantl veri ktklerinden oluan byk bir veri havuzunun oluumu salanacaktr. VT yaklamnda, bir veri tabanna kaydedilen veriler hem onun kullanmn salayan bilgisayar yazlmlarndan hem de verilerin saklanm olduu ikinci bellek alanlarndan bamszdr. Veri taban yaklamnn zellikleri unlardr:

Veri Bamszl
Veri Taban Yaklamnn esas olan veri bamszl, verinin ilgili uygulama programlarndan ayr olarak ele alnmasdr. Bu da ancak, veri taban ve uygulama programlar arasna Veri Taban Ynetim Sistemi (VTYS) olarak bilinen bir yazlm setinin dahil edilmesiyle salanr. ekil 11.4'te bu ayrm gsterilmitir. VTYS, verinin uygulama programlarndan ayrlmasn salamasnn yansra verinin mantksal grnn fiziksel grnnden de ayrr. Verinin mantksal grn kullanclarn veri tabanndaki verinin genel yap ve ilikileri konusunda sahip olduklar bak asdr. Fiziksel grn terimi ise verinin fiziki depolama aracnda fiili olarak dzenlenmesini ve maniplasyonunu ifade eder. Veri bamszl, deiikliklerin veri taban yaklamnda ktk yaklamna gre daha abuk, daha kolay ve daha az maliyetle yaplmasna olanak salar. Veriyi etkileyen deiiklikler verinin kullanld tm uygulama programlarnda deil sadece VTYS'de yaplr.
.

Uygulama Program A VTYS Uygulama Program B


.

Veri Taban

ekil 11.4. Veri Taban Yaklamnda Veri Bamszl.

- 152 -

Veri taban yaklamnda ilemlerle ilgili yaplacak deiiklikler mantksal grn veya uygulama programlarn etkilemeksizin verinin fiziki olarak depoland yerde yaplabilecei iin verinin fiziki olarak depoland yer daha etkin bir ekilde kullanlabilir. Eer verinin mantksal grnnde veya uygulama programlarnda bir deiiklik yaplrsa bu deiiklikler fiziki grn etkilemeyecektir. Aslnda programclar ve dierleri verinin fiziksel olarak nasl depoland konusunda bilgi sahibi olmadan da uygulama programlarn deitirebilirler veya yeni programlar gelitirebilirler.

Veri taban yaklamnda deiiklikler nerede yaplr?

Veri Standartlatrmas
Bir veri taban iindeki veri kalemleri standart tanmlara sahiptir. rnein sat miktarn temsil eden bir veri kalemi sadece bir isim veya koda sahip olacaktr. Bu yzden depolanm bu veriler, veri temeline erien her bir uygulama program ile uyumlu olacaktr.

Veri standartlatrmasnn faydas nedir?

Bir Kez Veri Girii ve Depolamas


Veri, veri tabanna sadece bir kaynaktan girilir. Bu yzden girii yaplan veri kalemleri sadece bir kez ilenir. Bunun sonucu olarak ileme zaman en aza inecek, depolama gereklilikleri azalacak ve veri btnletirilmesi salanacaktr.

Veri Btnletirilmesi
Veriler "veri setleri" olarak adlandrlan esnek yaplar araclyla organize edilir. Veri setleri ktk ve kaytlarn yansra mantksal olarak ilikili entegre veri gruplarn da kapsar. rnein bir veri seti birbiriyle balantlandrlm olan iki ya da daha fazla ktn kaytlarndan oluabilir.

Veri seti neleri kapsar?


Veri setlerinin btnletirilmesinin faydas iki balkta ele alnr. Birincisi, veri kalemlerinin giriinin yaplmasyla bu durumdan etkilenen tm veri setlerinin ayn anda gncelletirilmesinin salanmasdr. Bunun sonucunda veri setleri birlikte hareket edecekler ve ierdikleri veriler tutarl ve byk lde gvenilir olacaktr. Veri setleri btnletirmenin ikinci faydas, kullanclarn veri tabanndan gereksinim duyduklar verilere daha abuk ve kolay ulamalarna olanak salamasdr. Veri btnletirmesinin olmamas halinde satlar, bordro ve alacaklar gibi her bir muhasebe uygulamas, ayr ve bamsz veri ktkleri olarak ilem grecektir.

Veri setlerinin btnletirilmesinin etkileri nelerdir?

Ortak Veri Kullanm


likili verilerin btnletirilmesi, ortak veri kullanmnn bir zelliidir. Bir veri tabanndaki tm veriler kullanclarn ortak sahipliindedir. Bu yzden muhasebe, pazarlama ve retim blmndeki kullanclar ayn veri tabann kullanabilirler. Ancak ortak kullanm ile kastedilen tm kulla- 153 -

nclarn tek bir veri tabanndan yararlanmalar demek deildir. Aslnda tipik bir kullancnn kendi sorumluluklarn yerine getirebilmesi iin genel veri setinin sadece bir blmne gereksinimi vardr. Genel veri setinin belirli kullanclarn iine yarayacak ekildeki paralarna alt veri seti adn verebiliriz. Eer veri genel setini bir ehrin haritasna benzetirsek alt veri setleri de bu haritadaki mahalleleri veya dier ilgilenilen konular gsteren haritann paralar olacaktr. ekil 11.5 genel ve alt veri setleri arasndaki ayrm gstermektedir.

ema ve alt emay tanmlaynz?


.

Veri Tabannda Fiziki Depolama

Genel Veri Seti (Btne ait mantksal bak)

VTYS

Alt Veri Seti I

Alt Veri Seti II

Alt Veri Seti III

Uygulama Program: leme

Uygulama Program: Gerekli Raporlarn Belirlenmesi

Uygulama: zel Sorgu

Programlanm Finansal Raporlar

Talep Raporu

stenen Kaytlarn Grnts

Muhasebe Kullanclar

Pazarlama Kullanclar
.

retim Kullanclar

ekil 11.5. Alt ema.

Hem genel hem de alt veri setleri VTYS tarafndan salanmaktadr. Alt veri seti teknii her bir bireysel kullanc iin mantksal gr basitletirebilecei gibi, yetersiz kullanclarn veri tabann kullanmamalar iin de uygun bir ortam salayacaktr.

- 154 -

Merkezi Veri Ynetimi


Daha nce de belirttiimiz gibi VTYS, verileri alarak srekli bir ekilde kontrol etmekte ve korumaktadr. Veri tabann korumaya alarak ve kullanclar ile uygulama programlar iin mantksal grn salayan VTYS, ifre gibi yardmclarla da veri gvenliini salamaktadr. Veri en geleneksel ekliyle "veri taban yneticisi" olarak bilinen merkezi bir birim tarafndan ynetilir. Veri taban yneticisi, veri kaynaklar ve VTYS'nin almasndan sorumludur. Veri Taban Yneticisinin ilevleri, veri gereklerinin tanmn yapmak, verinin yaplandrlmasn ve veri taban yaklamnn zelliklerine uygun almasn salamaktr.

Veri taban yneticisinin ilevleri nelerdir?

VER TABANI YAKLAIMININ YARARLARI


Veri taban yaklamnn faydalar Tablo 11.1'de grld gibi zetlenebilir. Veri taban yaklam aslnda ktk yaklamnn eksikliklerinin ounu ortadan kaldrm veya byk lde dzeltmitir. Verinin bir kez giriinin yaplmas, ilenmesi ve veri setlerinin btnletirilmesiyle veri fazlal ortadan kaldrlabilir. lem sonucunda etkilenen tm veriler, ayn anda gncelletirildii iin tutarszlklar ortadan kaldrlacak; veri bamszl ve standarlatrlmas yoluyla da yksek bir esneklik salanacaktr. Kullanclarn veriye ortak sahiplii ve veriler arasndaki kapsaml ilikinin sonucu olarak veriye eriim iyiletirilmi olacaktr.

Veri taban yaklamnn yararlar nelerdir?

VER TABANI YAKLAIMININ SAKINCALARI


Veri taban yaklamnn faydalar yannda baz sakncalar da vardr. Bu yzden tm iletmeler iin veya bir iletmedeki her bir durum iin VT yaklam uygun bir yaklam olmayabilir. VT yaklam ile ilgili sakncalar unlardr:

Maliyetli Olmas
Veri taban yaklamnn gerektirdii donanm ve yazlmlar olduka pahaldr. Gereksinim duyulan donanm, VTYS ve iletim sistemlerini ieren byk bir bellee ve bilgi isteklerini girmek ve sistemden istemek iin gerekli terminallere sahip olmaldr. Bunlara ek olarak genellikle sistem gelitirme personelinin VTYS'nin ve ilgili yazlmlarn kurulmas ve modifikasyonunda zel bir eitime sahip olmas da maliyetleri artran bir dier sakncadr.

- 155 -

Tablo 11.1. Veri Tabannn zellikleri ile Salad Yararlar ve Olumlu Sonular Arasndaki liki.
.

zellikler Bamsz veri Standart veri Birkez veri girii Veri entegrasyonu Veri entegrasyonu Paylaml veri sahiplii

Salanan Yararlar Artan esneklik

Karlalan Sonular Uygulama programlar daha kolay, daha abuk ve daha ucuza deitirilebilir. Depolama alan korunur, ileme sresi minimize edilir ve veriler byk lde gvenilirdir Gereksinim duyulan bilgi hzl ve daha kolay bir ekilde salanabilir; ok eitli trdeki kullanclara ve onlarn gereksinimlerine yant verilebilir Yetersiz kiilerin depolanm veriye eriimi nlenmitir; veri kaynaklar gnlenmi olarak korunur ve kullanclarn zelletirilmi isteklerini karlamak iin mevcuttur
.

Fazlaln azaltlmas tutarszln elimine edilmesi yiletirilmi eriim

Merkeziletirilmi veri ynetimi

yiletirilmi veri gvenlii ve koordinasyonu

Balangtaki Direnmeler
Veri taban yaklam ktk yaklamndan ok farkl olduu iin iletme faaliyetlerinde genellikle baz karklklara ve alanlarn direnmelerine yol aabilir. Sistem gelitirme personeli alk olmadklar bir ortamda almaktan dolay glklerle karlaabilirler. Blm yneticilerini kendi blmlerine ait verileri merkezi bir veri grubuna vermek istemeyebilirler ve bu da veri tabannn faaliyete gemesini geciktirebilecektir.

zen Gereksinimi
Ortak bir veri taban byk lde tm uygulama programlar iin geerli olduundan veri tabannn ok iyi bir ekilde korunmas gereklidir. nk, veri taban alamaz hale gelirse uygulamann hi biri alamayacaktr. Bu problemin stesinden gelmenin bir yolu tm verilerin yedeklenmesidir.

Veri taban yaklamnn sakncalar nelerdir?

VER TABANI YNETM SSTEMLER


VTYS, veri taban sisteminin kalbidir ve verinin fiziki depolanmas ile uygulamalar arasnda bir tampon olarak ilev gmesine olanak salar. VTYS kullancnn ktk yaratma ve onlar gnlemesine, veri seme ve onlar tekrar arma ve eitli kt ve raporlar elde etmesine olanak salayan yazlmlar toplamdr. VTYS, bamsz veri tabanlarn destekleme ve ynetme yeteneine sahip bir yazlm sistemidir.

- 156 -

VTYS'nin evresi
VTYS'nin evresi kullanclar ve onlarn uygulama yazlmlarndan veri tabanna kadar olan geni bir aral kapsar. VTYS'nin uygun bir ekilde ilevini yapabilmesi iin uygulama yazlmlarnn, iletim sistemi ve donanmla uyumlu olmas gerekir. ekil 11.6 bu evresel faktrleri ve onlarn VTYS'nin kritik bileeniyle olan ilikilerini gsterir. Kullanc, yazlm ve donanm arasndaki karlkl etkileimleri ortaya koyarak bu evreyi daha iyi anlayabiliriz. VTYS'inde ilk etkileim kullanclarn iletmenin bilgisayar sistemine eritikleri zaman gerekleir. Belirli kullanclar (rnein bordro departmanndan) ilem dkmanlarnn giriini yn ileme iin yapabilirler. Dier baz kullanclar (rnein sat siparileri blm) ilemlerin giriini kullanlan ileme programlarnca belirlenmi olan ilem kodlarn veya anahtar szcklerle birlikte evrim ii terminaller veya mikro bilgisayarlarla yapabilirler. Dier kullanclar da (rnein maliyet muhasebecileri) belekteki verilere eriim veya belirli konulara ait zel istekleri evrim ii terminallerle girebilirler. Veri girii veya sorgu / istek yapldktan sonra (ilem kodu veya dier ulam girdisi yardmyla) iletim sistemi uygun yazlm ana bellee ykleyecek ve ilemeye balayacaktr.
.

Kullanc Arabirimi

Uygulama Yazlm Sorgu Dili ve Rapor Yazc evrim i Uygulama Programlar Yn Uygulama Programlar

Veri Taban Ynetim Sistemi

Sistem Yazlm Arabirimi

Veri Taban

Grntler

Veri Maniplasyon Dili

Veri Veri Tanmlama Tanmlama Dili Dili

letim Sistemi Veri Yaplar ve Ktkler

evrim i Veri Girii


.

lem Dkmanlar

Yn Giri / k Aralar Raporlar kt Dkmanlar

Hizmet Yazlmlar

ekil 11.6. Veri Taban Ynetim Sisteminin evresi.

Uygulama programlar veya dier kullanc younluklu yazlmlar ilemleri veya sorgu/istekleri ilemeye baladklarnda veri tabanndan veriye gereksinim duyacaklardr. leme genellikle ana ktklerden kaytlara gereksinim duyarken; sorgu ve istekler ana ktk kaytlarna veya gemiten veya ak dkman veya rapor ktklerinden veriye gereksinim duyacaktr. Kullanc younluklu yazlmlar ilem iin gereksinim duyulan veriyi elde etmek iin VTYS'ni kullanacaktr. Gereksinim duyulan verinin

- 157 -

niteliklerini ortaya koymak iin VTYS istekte bulunan kullancnn alt emalarna dayanr. Ayn zamanda veriyi yerletirme ve ona ulama yollarn belirlemek iin fiziki depolama dzenlemeleriyle ilgili tanmlara da baldr. VTYS iletim sistemine zel talimatlar salar. Bu noktada VTYS istekte bulunan uygulama yazlm veya dier yazlmlarla ana bellein alma alanna tanan istenen verinin kontrolne devam eder. Son olarak ilenmi her bir veri (rnein gncelletirilmi ktk kaytlar) VTYS ve iletim sistemi araclyla veri tabanna geri transfer edilir.

Veri tabannn evresel faktrleri nelerdir?

VTYS'nin levsel Bileenleri


Gnmzde tm iletmeler tarafndan uygulanabilecek VTYS bulunmamaktadr. VTYS iin temel veya standart bir bileenler seti salanr ve bunun yansra deiik seenekler de iletmelere sunulur. Verinin ynetilmesi ve organizasyonu iin VTYS standart bileenler olarak "veri taban kontrol sistemi", "veri tanmlama dili", "veri szl" ve "veri maniplasyonu diline" sahiptir. Bunun yannda seenekli bileenler ise sorgulama dili, rapor yazcs, ekran formatlaycs, ana dil arabirimi, "hizmet yazlmlar" ve "gvenlik" yazlmlardr.

Veri Taban Kontrol Sistemi (VTKS) VTKS veya veri taban yneticisi VTYS'nin eitli bileenlerini kontrol eder. letim sistemiyle de dorudan doruya iletiimde bulunan VTKS, VTYS'nin veri tabanndaki verinin depolanmas, yeniden arlmas ve gncelletirilmesine ilikin ilevlerini yerine getirebilmesini salayan anahtar bileendir. Ayrca veri tabannda istenilen deiiklikleri yapabilmesine da olanak salar.

Veri Tanmlama Dili (VTD) VTD veri tabannn mantksal yapsnn her bir kullanc iin ema ve alt emalar da ierecek ekilde tam olarak tanmlamasn, alanlarn uzunluu ve karakter tr gibi fiziksel durumlarn tanmlarn salar. VTD'deki yazl ifadeler, bir uygulama programndaki ve veri tabanndaki talimatlar bir arabirim oluturarak birbirine balar. VTD, karmak veri yaplarndaki kaytlar ve veriler arasndaki ilikileri de salar. Daha da fazlas ifre gibi gvenlik aralarnn belirlenmesine de yardmc olur.

Veri Szl Veri szl VTYS veya ilikili yazlm tarafndan srdrlen verinin sakland (emniyete alnd) yerdir. Normalde bireysel veri kalemleri evresinde organize edilir, mantksal veri yaplar ve baz fiziksel alarla ilikili tm ilgili grleri ierir. Bylece bir veri szl, uygulanm veri tanmlama dilinde yer alan bilgilerin duplkasyonunu temsil eder. Bir veri szl iletme tarafndan tm uygulamalarda kullanlan verinin toplamn kapsar. Bir iletme birden fazla veri taban kullansa veya baz uygulamalarda ktk yaklamn tercih etmi olsa bile sadece bir tane veri szlne sahip olur. Sonu olarak bir veri szl; - 158 -

veri dkmantasyonunun bir tr olarak, bilgi sisteminin dzenlenmesi ve deitirilmesine yardmc olarak ve standardize edilmemi ve yetkilendirilmemi veriyi engellemede bir kontrol arac olarak hizmet sunar.

Her bir veri kaleminin yer ald veri szlndeki bir tanm her bir veri kaleminin adn ve tanmn, depolanan alanlarn uzunluu ve karakter trn, kayt veya dier veri yaplarn, kullanlan ktlar, kullanlan uygulama programlarn, yetkili kullanclar ve gvenlik snrlandrmalarn ve veri kalemlerinin kaynaklarn ierebilir. Veri Maniplasyon Dili Veri maniplasyon dili uygulama programclar veya bilgili terminal kullanclarnn veri taban ile iletiimini salamak iin kullanlan bir dildir. Veri maniplasyon dili, verinin kullanclar tarafndan kolaylkla depolanmasna, maniple edilmesine, gnlenmesine, veri tabanndan yeniden elde edilmesine ve karlmasna olanak salar. Bu amala veri maniplasyon dilleri PRINT, DISPLAY, DELETE, ADD gibi komutlar kullanr. Veri Sorgulama Dili Veri sorgulama dili, kullanclarn veri tabanndan bilgi istemelerine izin veren bir dildir. Sorgulama dili veri tabannn birbirini etkileyen aratrmalarna olanak salayan eitli komutlar salar. Kullanm kolay olduu iin programlama bilmeyen kullanclar da programclarn yardm olmakszn sorgulama yapabilirler. rnein ekil 11.7'de grlen formdaki gibi sadece boluklar doldurarak hesap kalan 1.000.000.- dan byk olan tm kaytlar grebilirler.

SM

HESAP NUMARASI

HESAP KALANI

> 1.000.000.ekil 11.7. Veri Sorgulama lemi.

Rapor Yazc Rapor yazc veya hazrlaycs, sorgulama diline benzer bir ilev grr ve kullanclarn bilgi gereksinimlerini karlamaya yardm eder. Metin iindeki balk, stun veya toplamlarla ilikilendirilen isteklere gre zel raporlar salar.

Ekran Biimleyici Ekran biimleyici programclara ve kullanclara nceden biimlenmi ekranlar ve grntleri gelitirmede kullanlr.

Ana Dil Arabirimi Ana dil arabirimi olarak bilinen eriim yazlmnn bir tr birok VTYS'nin ana bilgisayarnda yer alan COBOL gibi bir dilde yazlm olan uygulama programlarn VTYS ile uyumlamasn salar. - 159 -

Hizmet Yazlmlar Yeni ktklerin ve veri yaplarnn yklenmesi, ie yaramayan kayt ve verilerin temizlenmesi verilerin yedeklenmesi iin manyetik disklere aktarlmas, g kesintilerini veya olaan aksiliklerin olmas durumunda veri setlerinin kurtarlmas ve veri iletiim alaryla balant kurulabilmesi gibi grevlerin yerine getirilebilmesi iin kullanlan yazlmlardr.

Gvenlik Yazlmlar Verilere, yetkisiz kiilerin eriimini ve iki farkl kullancnn ayn anda ayn veriye ulama giriimini nleyen yazlmdr.

VTYS'nin ilevsel bileenleri nelerdir?

VER TABANI SSTEMLERNN GELM AAMALARI


Aadaki ekil 11.8'de de grld gibi veri taban sistemleri iin veri yaplandrmas drt aamay gerektirir. Bu aamalar, kavramsal yaplandrma (gerekliliklerinin tanmlanmas) aamas, mantksal dzenleme aamas, fiziksel dzenleme aamas ve uygulamaya koyma aamasdr. Veri taban ierii Veri taban kullanmlar stenen raporlar stenen Bilgi Mantksal veri yaplar Basit dorusal Liste Aa A Eriim yntemleri Srasal ndeksli srasal Rassal

Kavramsal Yaplandrma Aamas

Mantksal Dzenleme Aamas

Fiziksel Dzenleme Aamas

Uygulama
ekil 11.8. Veri Taban Yaps.

Kavramsal Yaplandrma Aamas


Bir iletmenin genel veri taban, veri taban kullanclarnn sorumluluklarn yerine getirmeleri iin gereksinim duyduklar tm verilerin kaynadr. Bu yzden veri taban gelitirmede ilk adm gereksinim duyulan verilerin; ve eitli veri kalemleri ve setleri arasndaki ilikilerin tmnn toplanmasyla veri gereksiniminin tanmlanmas aamasdr.

- 160 -

Veri gereksiniminin tanmlanmasnda iki farkl yaklam kullanlabilir. Bunlardan birisi iletmedeki her bir uygulama ve kullancnn gereksinimlerinin analiz edilmesi ve daha sonra bunlarn birletirilmesidir. Dier yaklam ise iletmenin tm iin "kavramsal bir veri modeli" gelitirilmesi ve daha sonra gelitirilen modelin eitli paralarnn ilikili veri kalemleri ve setlerine ayrtrlmasdr. Kavramsal yaplandrma modeli yaklamnn temelinde veriye ynelik kavramsal veri modeli vardr. Bu model iletmenin faaliyetlerini ve faaliyetleriyle ilgili evreyi ele alr. Burada ele alnan unsurlar; kiiler (mteriler gibi), nesneler (stok kalemleri vb.) faaliyetler (retim ileri vb.) ve olaylar (sat ilemleri vb.) gibi iletmenin temel ve srekli birimlerini ve bu birimler arasndaki ilikileri ierir. Bu birimler (departman-blm) ve birimler aras ilikileri ortaya koyacak model "Birim-likiler (Entity-Relationship)" modelidir. Birim-likiler modeli en basit olarak blmler arasndaki ilikileri gsterir. ekil 11.9'da birim-ilikiler modellerinin iletmenin harcama faaliyetlerini ieren blm yer almaktadr. Dikdrtgenler birimleri temsil ederken, paralel kenarlar birimleraras ilikileri temsil eder. rnein satclar (bir birim) stok kalemlerini (dier bir birim) salar; para, banka hesabndan ekilir ve para deme ilemleriyle devam eder. Burada tr iliki vardr: bire kar ok (1:); oa kar ok (:) ve bire kar bir (1:1). ekildeki ilikilerin ou bire kar oktur. Bununla birlikte oa kar ok iliki satclar ile stok kalanlar arasnda ortaya kmtr. nk bir stok kalemi birden ok satcdan salanabilecei gibi; bir satc birden ok stok kalemi salayabilir. Bire kar bir iliki ise satc ile satcnn i adresi arasnda ortaya kmaktadr.
1 Byk Defter Kaytlar Satn Alma 1 Neyi Tedarik Stok Kalemleri Stoklama Adres 1 Nerde 1 Nakit Miktar Kimden 1 Banka Hesab
.

Kaytlar Nakit Hareketleri Kime

Kimden

1 Satc 1 Kime

1 Depo

ekil 11.9. Birim-likiler Diyagram rnei.

- 161 -

Kavramsal model tamamlandktan sonra veri taban tasarmclar gereksinim duyulan veri kalemlerini kullanclarla grerek belirleyeceklerdir. Kararlatrlan veri kalemleri kmesi birim-iliki diyagramnda her bir birim sembolne veya uygun olduunda ikisi paralel kenar kutularna ilitirilmelidir. rnein bir stok kalemiyle ilgili veri kalemleri muhtemelen stok kaleminin numarasn, tanmn, birim maliyetini, eldeki miktar, yeniden sipari miktarn vb. bilgileri kapsayacaktr.

Mantksal Dzenleme Aamas


Temel grevi veri taban dzenlemek olan bir analist, birimler arasndaki sistematik ilikileri tanmlamal ve dzenlemelidir. Veri taban kullanclarn etkin karar alabilmeleri iin gereksinim duyduklar bilgiyi salayabilecek ekilde yaplandrlr. Veri tabanndaki birimler arasndaki mevcut ilikiler "ema" veya "veri taban modeli" olarak da adlandrlan "mantksal veri yaps" tarafndan tanmlanr. Mantksal dzenleme aamasnda kavramsal modeller ema ve alt emalara dntrlr.

Fiziki Dzenleme Aamas


Veri taban yapsnn fiziki dzenleme aamas veriye eriim yntemleriyle ilgilidir. Fiziki dzey, depolama (saklama) aralarndaki verinin tasarm ve fiziki sunumuyla ilgilidir. Bu aamada seilecek VTYS ve kayt veya tablolarn ve ilgili balarn yaplandrlmas szkonusu olur. VTYS'nin seimi zor ama nemli bir karardr. VTYS'nin seiminde, nceki aamada seilen veri modeliyle en uyumlu alacak VTYS'nin tercih edilmesi gerekir. Piyasada ok sayda VTYS paketleri olduu iin fiyat, ilem etkinlii, sorgulama zamanlamas, pazarlama kolayl, iletim sistemlerine uyumluluk gibi dier zellikler de nemlidir.

VTYS seildikten sonra fiziki dzenlemenin geri kalan ksm seilen veri modelinin trne bal olur. Bu blmde aa ve a modelleri iin kayt ve setlerin dzenlenmesini ele alacaz.(Aa ve a modelleri iin nite 3'e baknz.)
Kayt dzenlemeleri, birim-ilikiler diyagramndan alnan veri kalemlerinin listelenmesiyle balar. Daha sonra kapsam dahiline giren veri kalemleri isimlendirilir, gruplandrlr ve uygun bir srayla dzenlenir; alan uzunluklar kararlatrlr, birincil ve ikincil anahtarlar seilir. Her bir veri kalemi iin sonular veri szlne kaydedilir. Set dzenlemeleri ise veri yaplar diyagramlarndan birbirine yakn kaytlarn her ifti arasnda sahip-ye durumlarn inceleyerek balar. Giri noktas olarak ilev gren kaytlar iaretlenir ve fiziki eriim yntemleri belirlenir. Aa ve a yaplarnda bu yntem sabitletirilen gstericileri ierir. Aa yapsnda veriler arasndaki ilikiler hiyerarik bir yap biiminde aklanmtr. Aa yapsna ilikin bir rnek olarak alclar (mteri) kt ekil 11.10'da gsterilmitir. Bu yap iinde drt dm (nodes) vardr. Bunlar; mteri verileri, kredilendirme ilemleri, fatura kayd ve fatura dkmdr.

- 162 -

Bu aa yaps rnei aada verilmitir.


Mteri Verileri
Mteri Numaras Mteri Ad Adresi ehir Kodu Kredibilitesi Hesap Bakiyesi
.

Kredilendirme lemleri
.

Mteri Numaras

lem Kodu

lem Tarihi lem Tutar

Fatura Kayd
Fatura Numaras Fatura Tarihi Mteri Numaras Fatura Toplam

Fatura Dkm
Fatura Numaras Maln Kodu Maln Cinsi
.

Miktar

Birim Fiyat

Tutar

ekil 11.10. Aa Yapsnda Mteri Hesab Verileri.

Bu rnek iinde "mteri verileri" aacn kkn oluturmaktadr. Yapnn dallar ise kredilendirme ilemleri, fatura kayd ve fatura dkmdr. Bu rnekten de anlalaca gibi, her bir fatura sadece bir tek mteri ile ilgili iken, her bir mterinin birden ok faturas olabilir. Bu iliki tek veya iki ok ile gsterilmitir. rnein mteri verisi olan "mteri numaras (tek ok)", fatura kaydndaki "mteri numaras (iki ok) ile ilikilendirilmitir.

Uygulama Aamas
Uygulama ile kastedilen zellikle VTYS'nin kontrol altndaki bir makinada faaliyette bulunan veri taban sistemine aktarlmasdr. yi bir uygulama, iyi tasarm kararlarn yanstabilmelidir. Uygulama iin kullanlan VTYS karmak veri nesneleri ve aralarndaki ilikileri gstermek iin yksek dzeyli yaplar salamaldr. Veri taban uygulamasyla ilgili faaliyetler;

Veri Tanmlama Diliyle (VTD) veri taban tanmlarn biraraya getirmeyi, Veri Manpilasyon Dili (VMD) komutlarnn uygulama programlarna dahil edilmesini, rnek veri ve testlerle veri tabann yklemeyi, Gerekli olduunda veri tabann deitirmeyi, Veri tabanna retim verilerini yklemeyi ierir.

- 163 -

VER TABANI KONTROLLER VE GVENLK LLER


letmenin faaliyetleri ve kararlarndaki nemi ve zen gereksinimi nedeniyle bir veri taban kontrol ve gvenlik aralaryla donatlmaldr. Bu kontroller ve gvenlik llerinden nemlileri unlardr: Salkl Sistem Gelitirme Prosedrleri Yeni veri kalemlerinin eklenmesi ve VTYS'nin modifikasyonu gibi veri temelindeki tm deiiklikler dikkatlice kontrol edilmelidir. Aksi takdirde verinin standartlatrlmas ve gvenlii tehlikeye debilir ve veri ynetim prosedrleri kebilir. Mkemmel Belgelendirme zellikle veri szl kapsaml olmal ve gncelletirilmelidir. Veri Eriim Prosedrlerini Korumaya Alma Bireysel veri setleri ve veri kalemleri zerinde tam bir koruma salamak iin kullanc kod ve ifreleri sistemi oluturulmaldr. rnein baz duyarl veri kalemlerine erimek iin ayr ifre koyulabilir. Ayn veriyi ayn anda birden fazla kullancnn eriimini engellemek iin bir kilit mekanizmas getirilebilir. Bir Veri Taban Yneticisinin ve Belki de Bir Gvenlik Yneticisinin rgte Eklenmesi Veri taban yneticisi veri tabannn dizayn ve kontrolnden sorumlu olmaldr. Bu yzden temel ilevi emann kurulmas ve tanmlanmasdr. Veri kalem ve setlerine standartlatrlm ilemler verilmesini, veri ilikilerini belirlemeyi ve veri szln ierir. Dier ilevi kullanc kodlar ve ifreleri tanmlamak ve dier gvenlik ilemlerini salamaktr. nc ilevi veriyle ilgili tm deiiklikleri kontrol etmektir. Son ilevi ise bteler hazrlayarak, politikalar teklif ederek ve programclar ve kullanclarla iletiim kurarak VTYS'ni idare etmektir.

zet
Geleneksel ktk yaklam baz ciddi eksikliklere sahiptir. Ktkler bireysel (tek) uygulamalara bal olduundan ktklerde ve veride genellikle fazlalk ortaya kar. Fazlalk tutarszla ve dolaysyla verinin gvenilirliini yitirmesine neden olur. Veri Taban Yaklam olarak bilinen alternatif yaklam ktk yaklamnn bu eksikliklerini gidermi ya da en aza indirmitir. Veri Taban Yaklamnn zellikleri veri bamszln, veri standartlatrlmasn, bir kez veri giriini, veri btnletirilmesini, ortak veri sahipliini ve merkezi veri ynetimini salamasdr. Bu yzden VT yaklamnn yararlar fazlaln azaltlmasn, tutarszln ortadan kaldrlmasn, esnekliin artrlmasn ve eriimin iyiletirilmesini kapsar. Dier taraftan maliyet, karmaklk ve zen gsterme gereksinimi de VT yaklamnn

- 164 -

uygulama glkleridir. Bir VTYS, merkezi bir veri tabannda veri saklamay, srdrmeyi ve ondan veri elde etmeyi salayan bir bilgisayar yazlmdr. Uygulama programlar ile veri taban arasnda bir gei olarak hizmet verir ve hedeflerini yerine getirmek iin iletim sistemiyle dorudan iletiim kurar. VTYS'nin temel bileenleri VT Kontrol Sistemi, Veri Tanmlama Dili ve Veri Maniplasyon Dilidir. likisel model kaytlar ve veri kalemleri arasnda nceden tanmlanm kesin ilikilere sahip deildir. likiler kullanclarn istekleri dorultusunda yeni tablolarla yaratlr. Veri taban sistemlerinin gelitirilmesi drt aamay ierir. Gerekliliklerin belirlendii kavramsal aama, mantksal dzenleme, fiziksel dzenleme ve uygulama aamalardr. VT ile ilgili kontrol ve gvenlik, salkl sistem gelitirme prosedrleri, belgelendirme, veri eriim prosedrlerini korumaya alma ve yeni bir veri taban yneticisinin veya gvenlik yneticisinin rgte dahil edilmesiyle baarlabilir.

Sorular
1. Bir rgtn veri tabannn belgelendirilmesi ve kontrolnn genel sorumluluuaadakilerden hangisi tarafndan yerine getirilir? a. Veri taban yneticisi b. Programlama yneticisi c. Faaliyet yneticisi d. Sistem analiz yneticisi e. Operatr

2. Aadakilerden hangisi gnmzdeki veri taban teknolojisinin temel tadr? a. Uzman sistemler b. Ama yaklaml sistemler c. Veri taban ynetim sistemleri d. Hypertext sistemler e. evrimd sistemler

- 165 -

3. Aadakilerden hangisi bir veri tabannn genel mantksal yapsna iaret eder? a. Kullanclar b. Anahtar veri c. Genel Veri Seti d. A e. Veri tanmlama Dili

4. Aadakilerden hangisi veri taban yneticisi tarafndan veri tabannn genel mantksal yapsn tanmlamada kullanlr? a. Veri Taban Yneticisi b. Veri Tanmlama Dili c. Veri Maniplasyon Dili d. Veri Sorgulama Dili e. Raporlama

5. Aadakilerden hangisi Veri Taban Yaklamnn sakncalarndan birisi deildir? a. Maliyetli Olmas b. Balangtaki Direnmeler c. Verilere zen Gsterimi d. Ortak Veri Kullanm e. Ayn Verinin Birden ok Girilmesi

Szlk ve Kavramlar Dizini


Aa Yaps : Her bir dmn bir blm temsil ettii ve her dmn aacn bir st dzeydeki dier bir dmle ilikili olduu mantksal veri yaps. Bilgi sisteminde saklanan ve yeniden arlan en kk veri blou. Bir veri tabanndaki blmler arasndaki ilikileri gsteren kavramsal model. Tekrarlanan gruplarn e anlamls. Veri tabann iki boyutlu tablolarn bir toplam olarak gren mantksal veri yaplandrmas. Belirli bir dnemi ilgilendiren alanlar grubu.

Alan

Birim-likiler Veri Model : Dm likisel Model : :

Kayt

- 166 -

Veri Maniplasyon Dili

Bir veri tabanndan veri gnlemesi, edit edilmesi, maniple edilmesi ve kartlmas iin komutlar dizisi. Kullancnn veri tabanndan bilgi istemesine izin veren komutlar dizisi. Bir veri tabanndaki veri kalemlerinin isimlerinin toplanmas ve onlarn standartlatrlm veri tanmlaryla sunumu. Bir kullancnn ktk yaratma ve gnle mesine, veri seimi ve yeniden armasna ve eitli kt ve raporlar elde etmesine olanak salayan bilgisayar program.

Veri Sorgulama Dili Veri Taban Szl

: :

Veri Taban Ynetim Sistemi

- 167 -

letiim Alar
Bu nitede...

12
- 168 -

NTE

Verinin gereksinim duyan taraflara iletilmesinde kullanlan iletiim alarn yaplar ve trleri itibariyle ele alp yararlar ve sakncalar zerinde durulduktan sonra; a tasarmndaki nemli noktalarn neler olduu aklanacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


letiim alar bilgi ilemede teknolojinin ok youn kullanmn gerektirmekte ve lkemizde iletmeler tarafndan ok yaygn olarak kullanlmamaktadr. Bu nedenle evrenizde nitede anlatlanlarla sklkla karlaamayabilirsiniz. Bu nedenle muhasebedeki eitli uygulamalar nitede anlatlanlarla badatrmanz konuyu anlamanz kolaylatracaktr.

GR
Bir bilgi sisteminin esas grevi ilgili kiilere ynetsel karar almada yardmc olacak bilgileri salamaktr. Bilgi teknolojisisindeki son gelimeler bilgi sistemlerinin bu grevi yerine getirme kapasitelerini artrmtr. Gnmzde iletmelerin faaliyetlerini farkl yerlerde srdrmeleri, bu birimler arasnda iletiimin kurulmasn zorunlu klmaktadr. Birimler arasndaki bu iletiim, veri iletiim sistemleri yardmyla elektronik olarak yaplabilmektedir. Bu iletiim, merkezden uzaktaki kiilerin de sanki ayn yerdeymiesine ayn veriye ulamalarna olanak salar. Kullanclar ile bilgi sisteminin belirli noktalar arasndaki uzaklklar birbirine balayabilmek iin veri iletiim sistemi bir gerekliliktir. Bu da ancak, verilerin corafi olarak toplanmas, ilemesi, depolanmas ve ayrtrlmas ile baarlabilir. Alar anlamak iin ncelikle a yaplarnn temelini oluturan veri iletiim temellerinin ne olduunu anlamak zorundayz. Daha sonra iletmeye zg nemli baz alarla yaygn bilgisayar alar incelenecek ve veri iletiimini de kapsayacak ekilde salam bir bilgi sisteminin tasarmn etkileyen nemli konular zerinde durulacaktr. Doaldr ki, bu nitede verilecek bilgiler bir muhasebecinin veri iletiimi ve bilgisayar alarnn yaplandrlmas konusunda bilmesi gereken temel bilgilerdir.

LETM ALARI
Corafi olarak birbirinden ayr yerlerde olan birimler (bu ayn binadaki ofisler arasnda da olabilir) arasndaki veri iletiimi geleneksel olarak mektup, telefon, faks gibi aralarla salanrken artk elektronik olarak da salanabilmektedir. Veri iletiim alar dnyada 1970li yllardan beri yaygn olarak kullanlmaya balamtr. Veri iletiim teknolojisindeki gelimeler ve farkl yerleim yerlerindeki birimlerin koordinasyon ve zamanl bilgi gereksinimlerinin artmas veri iletiim alarnn kullanmn artrmtr.

Veri iletiim alar kullanmnn art nedenleri nelerdir?

VER LETMNN ESASLARI


Veri iletiim alar, modelleri ve zellikleri itibaryla ok eitli olsa bile tipik bir a terminal, modem, iletiim kontrol birimleri ve bunlar birletiren kanallardan oluur. ekil 12.1 bir veri iletiim an gstermektedir. Bu ada yer alan unsurlar ksaca ele alalm.
.

Modem letiim Kontrol Birimi

Modem

Terminal

evrim i Disk Depolama

MB

Modem
.

Modem

Terminal

ekil 12.1. Veri letiim A.

- 169 -

? Tipik bir veri iletiim ann unsurlar nelerdir?


VER LETM AININ DONANIMI Terminaller
Bir terminalin kullanm eklini iki balk altnda ele alabiliriz. Birinci kullanm eklinde terminal bir giri-k aracdr. Bu durumda terminal, bir grnt arac olabilecei gibi bir klavye veya yazc da olabilir. Yardm olmakszn kendiliinden adaki bilgisayarla iletiim kuramayan bu terminaller veri girii yapmak veya sorgulamalara yant vermek amacyla kullanlmaktadr. Akll terminaller olarak ifade edilen ikinci kullanmda ise terminal, genellikle bir mikro bilgisayardr ve adaki dier birimlerle iletiim kurabilir; ktklere veri gnderme ve ileme iin verinin dzeltilmesi ve biimlenmesi, ilemlerin ve ileme sonularnn saklanmasn salayabilir.

Veri iletiim alar asndan terminaller nasl snflandrlr?

Modemler
Telefon hatlar yardmyla veri aktarmn salayan modem, bir aratan gelen (terminal gibi) saysal sinyalleri (0 ve 1leri) rneksel (analog) sinyallere dntren aratr. (ekil 12.2)
.

Saysal Sinyaller Kablo Arabirimi Modem

rneksel (Analog) Sinyaller // Telefon Hatlar Modem

Saysal Sinyaller Kablo Arabirimi

Ana Bilgisayar
. .

ekil12.2. Veri letiiminde Modem Kullanm.

Bir bilgisayardan kan saysal sinyallerin dier bilgisayara saysal sinyal olarak gnderilmesi gerekir. Bu arada telefon hatlarnn kullanlmas durumunda saysal sinyallerin, rneksel sinyallere; rneksel sinyallerin ise saysal sinyallere dntrlmesi gerekir. Telefon hatlarnn ou sadece rneksel sinyallerle almaktadr. Bu dntrme ilemi modemler aracl ile gerekletirilecektir.

Modem kullanm niin gereklidir?

- 170 -

letiim Kontrol Birimleri


Tek bir merkezi ilem biriminin ayn yerdeki bir giri ve k birimlerine balanmas bir bilgisayar sistemi iin en basit yapdr. Byle bir sistem ana bellek birimindeki iletim sistemince kolaylkla kontrol edilebilir. Sisteme birden fazla giri ve k biriminin eklenmesi durumunda ise bir kontrol mekanizmasna gereksinim duyulacaktr. Bilgisayara dayal sistemlere veri iletiimi eklendiinde iletiim ilem birimi, ok dzeyli kanal ve toplayclardan oluan iletiim kontrol birimleri gerekli olur.

letiim kontrol birimi unsurlar nelerdir?

Merkezi lem Birimi


Herhangi bir bilgisayar sisteminde olduu gibi, alardaki merkezi ilem birimleri de baz nemli ilevlere sahiptir. Bunlar; iletim sistemine ev sahiplii yapmak, eitli iletim faaliyetlerini yerine getirmek ve merkezi bellek birimine dorudan balant salamaktr. Ancak bir a iindeki merkezi ilem biriminin asl rol iletiim sorumluluudur. Bu yzden hem mesajlar dntrmeli ve adaki gerekli dier ilevleri yerine getirmeli hem de ilevleri yrten iletiim ilem birimlerinin eylemlerini koordine etmelidir.

Merkezi lem Biriminin grevleri nelerdir?

LETM KANALLARINDA VERNN HAREKET ETMES


Donanm aralarndan sonra veri iletiiminin dinamik yn zerinde durabiliriz. Verinin bir yerden dier bir yere hareketi u faktrlere baldr;

balarn zellii, hat derecesi gnderim tr, protokol ve iletiim hat servisinin tr.

Balarn zellii
letiim hatt ya da kanal farkl ekillerde karmza kabilir. Posta servisinin dnda en yaygn ara elektrik hatt veya kablosudur. Bu hatlar ses iletiimini salamann yansra rneksel (analog) sinyaller araclyla veri gnderimine de olanak salarlar. Bu telefon hatlarnn ok geni bir alanda mevcut olmalar, bunlarn iletiim alarnda yaygn olmalar sonucunu dourmaktadr. Telefon kablolar yannda bakr ve aliminyum karmndan yaplan Coaxial Kablolar, ok sayda uzun mesafeli konumalar iin tasarlanmtr. Bir dier ara olan fiber optik kablolar ise eitli cam veya plastik liflerden oluur ve veriyi younlatrlm hafif dalgalarla gnderir. Daha ucuz ve kk olmalarnn yansra tek bir fiber optik kablo bir saniyede milyonlarca bitlik bir hacmi tayabilir. Son yllarda gelime gsteren uydu gnderimi ve mikro dalga veri gnderimi dier iletiim

- 171 -

aralardr.

Hat Derecesi
letiim hatlar onlarn gnderim hzna gre derecelendirilir. Dar band hatlar dk oranda (45-300 bps), ses band hatlar yksek oranda (3009600 bps); geni band hatlar ise ok yksek oranda (yz milyonlarca bps) gnderimde bulunur. Hzn ykseklii gnderilen verinin hacminin de bykl demektir.

Gnderim Trleri
letiim malzeme ve hatlarna bal olarak, gnderim aralar birka balk altnda toplanmaktadr. Bunlar;

Gnderim ynyle ilgili snflandrma Gnderimin biimiyle ilgili snflandrma Mesaj gnderiminde kullanlan iletiim kanallaryla ilgili snflandrma.

Gnderimin ynyle ilgili snflandrma: Burada tek bir yne gnderim olabilecei gibi farkl zamanlarda farkl ynlere veya ayn zamanda farkl ynlere gnderim olabilir. Gnderim biimiyle ilgili snflandrma: rneksel (analog) veya saysal(dijital) gnderim sz konusudur. Saysal gnderimde modem kullanmna gereksinim olmaz iken, rneksel gnderimde ise modem kullanm bir gerekliliktir. Mesaj gnderiminde kullanlan iletiim kanallaryla ilgili snflandrma: Seri veya paralel gnderim szkonusudur. Seri gnderimde tm mesaj tek bir kanal kullanlarak gnderilirken; paralel gnderimde mesajlar, paralar halinde farkl kanallar kullanlarak gnderilecektir.

Protokol
Protokol, veri iletiim aralar arasnda hangi verinin gnderileceine ilikin ilikileri belirler.

letiim Hat Servisinin Trleri


zel hatlar, kamu hatlar ve geni alanl telefon hatlar (WATS) olmak zere servis tr vardr.

Verinin hareketinde nemli olan faktrler nelerdir?

LETM A YAPILARI
Geni alan iletiim a iki ya da daha fazla kullanc yerini birbirine balayan birbirleriyle balantl iletiim kanallarndan oluur. levsel olabilmesi iin an terminal, modem ve merkezi ilem birimi gibi gerekli iletiim ve bilgi sistemi aralaryla balantl olmas gerekir. Alar baz alardan birbirinden farkl olduu iin tek bir a ekli szkonusu deildir. Alar donanm ve yazlmlar itibaryla snflandrlabilirler. Bunlar merkeziletirilmi alar, datml alar ve blgesel alardr.

letiim alarndaki iletiim ve bilgi sistemi aralar nelerdir?

- 172 -

Merkeziletirilmi Alar
Merkeziletirilmi bir a, tek bir merkezi ilem birimi ve ona balanm bir ya da daha fazla terminalden oluur.

rnein bir iletme ana bilgisayarn ve evrim ii disk depolamasn merkez ofisin olduu stanbulda konumlandrm ve Ankara, zmir, Bursa ve Diyarbakrdaki drt sat ofisindeki terminallerle merkeziletirilmi bilgisayar sistemine balam olabilir.
Merkeziletirilmi alar farkl ekilde yaplandrlabilirler veya noktadan noktaya hatlar, ok noktal hatlar, ok dzeyli hatlar olarak eitlendirilebilirler. ekil 12.3 ayn terminal seti ve merkezi ilem birimi szkonusu olduunda bu temel eidi gsterir. (Konunun kolaylkla anlalabilmesi iin modemler gzard edilmi ve tm gnderimlerin saysal olduu varsaylmtr.)

Merkeziletirilmi alarn trleri nelerdir?


Noktadan noktaya a, her terminali merkezi ilem birimine dorudan ayr ayr balar. Her bir terminal kullancs dorudan balant iin sra beklemek zorunda olmadndan en iyi hizmet bu trde salanr. Ancak dier trlere gre ok fazla iletiim hattn gerektirir ve zellikle kullanlan hatlar zel hatlar olduu iin olduka pahal olur. ok noktal hat, birka terminali, noktalar araclyla merkezi ilem birimiyle balantl olan tek bir iletiim ana balar.
.

Terminal

Terminal

Merkezi Bilgisayar Sistemi


.

Terminal Terminal a. Noktadan Noktaya Terminal

Terminal

Merkezi Bilgisayar Sistemi

Terminal

Terminal

b. ok Noktal (Multidrop)
.

- 173 -

Terminal

Merkezi Bilgisayar Sistemi

Terminal Multiplexor Terminal Terminal c. ok Dzeyli (Multiplexed)


. .

ekil 12.3. Merkezi A Trleri.

Toplam iletiim a uzunluu minimize edildiinden ekonomik olmas en nemli stnldr. Ancak sadece tek bir terminal gnderimde bulunacandan terminal kullanclar hizmet iin beklemek zorundadr. Sadece zel hatlar kullanlabildii iin esnek deildir ve hat noktasna bal olan terminallerin tm balant hattndaki bir bozukluk nedeniyle hizmet d kalacaklar iin gvenilirlii fazla deildir. ok dzeyli hat ise, bir hat paylam aracyla bir terminaller grubunu merkezi ilemciye balar. Geni merkeziletirilmi alar iki ya da daha fazla trn bir bileimini ierebilir. ekil 12.4 bu tr de ieren bir a yapsn gstermektedir.
RT CO CO MO MO RT RT

MO LT MO evrim i Veri Taban Merkezi lemci letiim lemcisi MO MO MO MO LT MO RJE RT MO Multiplexor LT MO MO

CO

RT

MO

RT

MO:Modem LT:Yerel Terminal RT:Uzaktaki Terminal CO:Kontrolc RJE:Uzaktaki Giri stasyonu Yerel Hatlar Kamu Telefon Hatlar zel (Kiralanm) Hatlar

MO

RT

ekil 12.4. Hat Trn de eren Merkezi A.

- 174 -

Merkeziletirilmi alarn sakncalar nelerdir?


Merkeziletirilmi a geni bir merkezi ilem birimciyle ilevde bulunduu iin nisbeten karmaktr. Bu yzden an dizayn zor ve devam ettirilmesi de maliyetlidir. Merkezi alarn dier bir sakncas bunlarn esnek olmamas ve uzaktaki kullanclara hemen yant verememesidir. Dier taraftan youn gnderim trafii ilemlerin ve sorgulamalarn ertelenmesine neden olmaktadr. Merkeziletirilmi a yaps iinde personelin merkezde olmas, onlarn uzaktaki kullanclarn gereksinimlerini ve iinde bulunduklar koullar anlamalarn gletirebilir. nc bir sakncas merkezi an hassasiyetidir. Merkezi ilem birimindeki bir bozulma veya aksaklk an tamamnn kmesine neden olabilecektir.

Datml Alar
Datml a, ilem gcnn ve belki veri ynetimi grevinin datld veya blnd bir bilgisayar adr. lemlerin ou genellikle mikro veya mini bilgisayarlar araclyla yrtlr. Dier bir deyile datml bir a, kullanc arlkl bir yapy temsil eder. Datml alarn merkezi olmayan bilgisayar sistemiyle kartrlmamas gerekir. Merkezi olmayan bilgisayar sistemleri bilgisayarlar arasnda iletiim hatlar olmamas nedeniyle datml alardan farkldr. Datml alarda datlm veri ileme szkonusudur. Datlm veri ileme ile kastedilen, eitli corafi yerlerde ve bu yerler arasndaki veri iletiiminde ilemenin bir karmdr. Bireysel ileme birimleri baka zamanlarda sanki merkezi olmayan bilgisayarlarm gibi davranmalarna ramen adaki ileme birimlerinin tm bir zaman aral zerinde toplam ileme ykn paylarlar.

Datml a nedir? Merkezi olmayan bilgisayar sistemiyle e anlaml mdr?


Datml veri ileme iin deiik yaplar vardr. ekil 12.5 bu yaplarn drdn gstermekte ve datml an bir ana bilgisayar ve uzaktaki ileme birimleriyle balantlandrlm drt kk bilgisayar olduunu varsaymyla oluturulmutur. Bu ileme yaplarndan ilk ikisi temel olarak veri giri ilevlerinden olumaktadr. lem verileri toplanp, doruluk ve tamlklar kontrol edildikten sonra ynlanacaktr. Eer gerekliyse dntrlp ve ayrntl bir ekilde ilenmesi iin ana bilgisayara gnderilecektir.

- 175 -

Yn Veri Dzeltmesi ve Girii

Ynlanm lemler

Ayrntl Veri

Geici Veri Saklama

Ayrntl Veri zet Veri

evrim i Veri Dzeltmesi ve Girii Yazc

lem

evrim i Disk Saklama

Ana Bilgisayar

letiim leme Birimi

Ynetim in Raporlama

zet Veri Yn Veri Dzeltmesi ve Girii Ynlanm lemler

zet Veri Yerel Veri Taban Yazc Ynetim in Raporlama


.

evrim i Veri Dzeltme ve leme


.

lem

ekil 12.5. Datml Veri leme Sisteminin levleri.

Ana bilgisayarda ilendikten sonra veriler merkezi bir veri tabannda saklanr. Gereksinim duyulduunda zet raporlar ana bilgisayar tarafndan hazrlanr ve uzaktaki ileme birimine gnderilir.

Bu ileme yaps merkezi alardaki terminallerce yerine getirilen ilevlerden ok farkl deildir. rnein merkezi bir an zelletirilmi bir terminalden uzak bir i girii, uzaktaki bir ileme birimiyle ynlanm verinin giriine olduka benzeyebilir. Belki tek fark gnderim ileminden nce tm hatalarn yakalanmas ve dzeltilmesinin salanabilmesi iin verinin uzaktaki ileme birimi tarafndan dzeltilmesidir.
Dier bir fark, dzeltilmi verinin uzaktaki yerde uygun ileme zamanna kadar geici olarak depolanmasdr. Dier iki ileme yaps uzaktaki bir yerde tam bir veri ilemeyi kapsar; ve sadece zet veri veri tabanna gnderilir. Bir durum, yn verinin girilmesi, dntrlmesi, dzeltilmesi, sralanmas ve yerel bir veri tabannda ana ktklere kar sral olarak ilenmesini ifade eder. Dier bir durum ise, tek tek ilemlerin girilip, dzeltilip ve yerel olarak saklanan ana ktklere kar ilenmesidir. Her iki durumda da uzaktaki bir yazc gereksinim duyulan ynetsel raporlar hazrlar. Bu raporlar ya yerel olarak ya da merkezi olarak ilenmi bilgilere dayanacaktr.

- 176 -

eitleri Datml alarn iki temel ekli yldz ve halka eklindedir. ekil 126da bu iki eit grlmektedir. Merkezi a eitlerinde olduu gibi kamu, zel veya WATS hatlarn kullanabilirler. Yldz eidi bir merkezi veya ana bilgisayar ile an merkezinden yaylan datlm bilgisayarlardan oluur. Datlm bilgisayar, tm veri, mesaj ve sorgular merkez bilgisayara yollamal veya ondan almaldr. Uzak yerleim yerleri arasnda dorudan iletiim yoktur. leme eyleminin bir ksmnn mikro bilgisayarlara aktarlmasyla a tamamen datlm a ekline dnebilir.
.

Kk Bilgisayar Sistemi Merkezi (Ana) Bilgisayar Sistemi a. Yldz tr

Kk Bilgisayar Sistemi

Kk Bilgisayar Sistemi

Kk Bilgisayar Sistemi

Kk Bilgisayar Sistemi

Kk Bilgisayar Sistemi

Orta Byklkte Bilgisayar Sistemi

Orta Byklkte Bilgisayar Sistemi b. Halka Tr


.

Kk Bilgisayar Sistemi

ekil 12. 6. ki Temel Datml A Yaps.

Halka eidi, kapal balantl bilgisayarlar dngsdr. Ada ne tek bir bilgisayar hakimdir ne de bir deitirme arac olarak hizmet grr. Her bilgisayar komusuyla dorudan iletiim kurar. Halka a her blmn kendi veri ileme olanan srdrmesine izin verir.

Yararlar Datml alar retim, ticaret iletmeleri ve sigorta iletmeleri gibi firmalarda merkezi alarn yerini almtr. Datml alarn en belli bal yararlar unlardr:

Kullanc gereksinimlerini karlayabilme Olanaklarn optimal kullanm

- 177 -

A faaliyetlerinin gvenilirlii leme olanaklarnn blnebilirlii ve basitlii Baz maliyetlerin azaltlmas

Sakncalar (Yetersizlikleri) Datml alarn belki de en byk sakncas kontrol ve gvenlikle ilgilidir. Datml alarda nisbeten kk bilgisayarlarn kullanlmas ve iletim sistemlerinin karmak olmalar nedeniyle kontrol ve gvenlik sisteminin kurulmas ve srdrlmesi olduka zordur. Datml alarn dier bir sakncas ise daha fazla bilgisayar donanm gerektirmesidir.

Datml alarn yararlar ve sakncalar nelerdir?

Blgesel Alar
letme yneticileri ve alanlar tarafndan kullanlan terminaller ve mikro bilgisayarlar, bir iletmede sklkla grlen aralardr. Blge ile genellikle bir bina veya binalar grubu ifade edilir. rnein bir iletme iin blgesel a ana ofisi binasnn snrlar iinde yerletirilmi olan st ynetim ofisi, muhasebe blm, pazarlama vb. blmlerdeki mikro bilgisayarla birbirlerine balanm olabilir. Bir bilgisayar a olan blgesel alar donanma, iletiim hatlarna ve yazlma sahiptir. Blgesel a unsurlarnn ou tm alar iin ortak olmakla birlikte bu unsurlarn yerel alan alarna zg baz ekilleri de vardr. Donanm Bir yerel alan andaki donanm genellikle ilem birimlerini, terminalleri, manyetik diskleri, faks aracn, modemleri ve iletme faaliyetlerini ynetmek iin gerekli dier aralar kapsar. Blgesel alar oluturan i istasyonlar bir terminal, ileme birimi ve belki de bir yazc ve disk saklama biriminden oluur. Masa st alma alan olan i istasyonlar bir kiiye veya birbirine ok yakn bal bir gruba hizmet verir. Blgesel a tarafndan gereksinim duyulan ek iki donanm arac; a kontrol birimi ve balant birimidir. Ana istasyon olarak da adlandrlan a kontrol birimi birka i istasyonunu ve mesajlarn uygun bir ekilde gnderilip gnderilmediini kontrol eder. Balant birimi ise, blgesel a ile ya dier blgesel a ya da geni alanl bir a arasndaki arabirim olan iletiim aracdr. Blgesel an, a dna mesaj gndermesine ve dardan mesaj almasna olanak salar. Yazlm Blgesel a iinde gereksinim duyulan yazlmlar; iletim sistemleri, a hizmet yazlm, uygulama yazlmlar ve muhtemelen bir VTYSdir. letim sistemleri her bir i istasyonuyla ilikilidir. letiim Hatlar Blgesel alardaki her bir i istasyonu dier i istasyonlaryla iletiim kurabilmelidir. letiim hatlar istasyonlar birbirlerine balamak iin kulla- 178 -

nlr.

ZELLETRLM ALAR
Gnmzde ok eitli bilgisayar alar kullanlmaktadr. Bunlarn ou uzak yerleimlerden eitli ilem verilerini toplamak ve veriyi ya merkezi olarak ya da yerel olarak ilemek iin iletmeler tarafndan kullanlr. rnein bir iletme sat, al ve retim faaliyetlerinden doan ilem verilerini bilgisayar alar araclyla toplar ve iler. Bununla birlikte iletmeler artan bir ekilde baz nemli ilevlere tahsis edilmi olan zelletirilmi bilgisayar alar gelitirmektedir. Bu zelletirilmi alar ya nemli ilemlerin ilenmesi veya gereksinim duyulan bilginin iletilmesine yardm iin tasarlanmlardr. Bu alar entegre olduklarndan bu iki amac da gerekletirilebilir.

zelletirilmi a nedir?
zelletirilmi (tahsis edilmi) aa ilikin bilinen bir rnek havayollarnn rezervasyon sistemidir. Uularda mevcut koltuklar evrim ii ktklerde korunur. Mteriden gelen bir rezervasyon talebi terminaller araclyla girilir. Eer istenen koltuk mevcutsa kaytlar bu rezervasyonu da gsterecek ekilde gnlenir. Rezervasyon grevlisi sistem araclyla dierleri ile de iletiim kurabilir. Ek olarak sistem bilet parasnn hesaplanmas gibi ilemleri de yapar. Son yllarda gelitirilen zelletirilmi alar giderek artmaktadr. Bunlar elektronik posta sistemleri, sat noktas sistemleri, elektronik fon transferi sistemleri, elektronik veri deitirme sistemleri ve otomatik ofis alardr.

Elektronik Posta Sistemleri (EPS)


EPS, sisteme eklenmi olan eriim aracna ve mesajlar kabul etmek iin saklama yeri (rnein posta kutusu) olan bireyler arasnda iletiime olanak salayan bilgisayara dayal bir adr. Tm mikro bilgisayarlar adaki dier tm i istasyonlar ile elektronik posta deiimi yapabilir. Ayn zamanda merkezi veri tabanndan finansal performans ve dier konularla ilgili veri de alabilirler.

Sat Noktas Sistemleri (SNS)


Bilgisayara dayal SNS perakendeci firmalarn bilgi sistemlerinde devrim yaratmtr. Mteri olarak bu sistemlerle spermarketlerde, departmanl maazalarda hatta kitaplarda bile karlamaktayz. Bu tr perakendecilerde artk manual ve elektro-mekanik kasalar tarihe karmtr. Bu elektro-mekanik kasalarn yerini aslnda bir mikro ilemci ieren akll terminaller olan elektronik kasalar almtr. SNS terminalleri rne ait veriyi ya anahtarlar yardmyla ya da rnde optik olarak okunan bar kodlar yardmyla elde ederler. SNSlerin ounda terminaller daha sonra sat verisini merkezi ala merkezi ilem birimine gnderir. ekil 12-7 bir perakendeci maazann bir blmnde kontrol istasyonundaki bir SNS terminalini gsterir. Blmdeki terminallerin tm bir maaza kontrolcs olarak adlandrlan iletiim aracyla merkezi ilemciyle balantlandrlr. SNS ou, sat verilerinin depolanmas ve zetlenmesinden daha fazlasn yapar. Aslnda onlarn en nemli yararlar yerine getirdikleri eitli destekleyici ilevlerinden kaynaklanmaktadr. Kredi kontrolnde faaliyetsel bir destek salar. rnein kredi kartyla deme yapmak isteyen bir mteri, kartn kasiyere verecek ve kasiyer de kart terminale balan- 179 -

m bir okuma aracna verecektir. Daha sonra kredi kartnn numaras byk bankalar tarafndan oluturulan kredi merkezine gnderilecektir. Orada merkeziletirilmi evrim ii ktklerde numara mterinin kredi kaytlarna kar kontrol edilecektir. Eer bir sorun kmazsa sistem sat verisini kabul edecek ve terminalde yeil k yanacaktr. Eer sorun karsa krmz k yanacak ve veri reddedilecektir. Dier faaliyetsel destek ise rn fiyatlaryla ilgilidir. Merkezi yerleim yerinde veya maaza kontrolndeki evrim ii ktklerde saklanan fiyatlar, terminale bir kalem tanmlandnda otomatik olarak uygulanacaktr. Daha sonra miktarlar sat slipinde listelenir ve ayrntsyla tanmlanr. nc destei de hem faaliyetsel hem de karar alma arlkldr. Sistem, eitli kalemlerin satn yanstmak iin stoklar ana ktn gnler. Bir kalemin stok dzeyi yeniden sipari iin nceden belirlenen stok dzeyine ulatnda sistem o kalemi o maaza iin otomatik olarak sipari eder.
.

Ynetim in Raporlama

lem

Sat Noktas Terminali

Maaza Kontrolcs

Modem

Modem

Merkezi lemci

Sorgulama in Grsel Grntleme Mteri ve Stok Ana Kt


.

ekil 12.7. Perakendeciler in evrim i Sat Noktas A.

Yneticiler iin dier bilgiler, evrim ii sorgulamalar veya basl kopyalar yardmyla elde edilebilir. rnein bir ynetici son bir gn veya bir saat iindeki satlarla ilgili bilgiyi, bu hafta mteri bana ortalama sat miktarn vb. elde edebilir.

Sat noktas sistemlerinin salad destekler nelerdir?

Elektronik Fon Transfer Sistemleri (EFT)


Finansal kurumlar bilgisayara dayal alarn uygulamasnda ilk olmulardr. Bankalarn ou blmnde evrim ii terminaller ok yaygndr. Bu terminaller merkeziletirilmi alarla ana bilgisayarlara balanr. Alar, mterilerin fonla ilgili ilemlerini gnderen ve ileyen bilgisayarl evrim ii sistemler olan EFT sistemleri olarak giderek daha fazla kullanmaktadr.

- 180 -

Elektronik Veri Deiimi Sistemleri (EVD)


EVD sistemleri, bir firmann bilgisayar sisteminden dier bir firmann bilgisayar sistemine veri deitokuunu salayan bilgisayara dayal alardr. rnein, bayan kyafeti reten bir firma EVD araclyla satclara siparite bulunabilir. Daha sonra satc ayn EVD sistemi araclyla retici firmaya faturay gnderir. Bu tr bir EVD sistemi SNS ve/veya EFT sistemiyle entegre olabilir. ekil 12-8 temel satclarla ve EFT sistemiyle veri deiimini salayan bir EVDnin perakendecinin SNSnin entegrasyonunu gsterir. Bir mteri alm yaptnda mterinin bankadaki hesabna bor, perakendecinin (satc) hesabna alacak yazlr. SNS satlan miktar kadar stok mevcutlarn azaltr. Stok kaleminin stok dzeyi yeniden sipari noktasnn altnda kaldnda sistem bunu EVD sistemine bildirir. O zaman perakendecinin EVD sistemi alm emri iin veri hazrlar ve veriyi elektronik olarak uygun satcya gnderir. Sipari edilen mallar gnderildikten sonra satcnn EVD sistemi, sat faturas iin veriyi hazrlar ve veriyi elektronik olarak perakendeciye geri gnderir. Perakendecinin EVD sistemi, miktar perakendecinin banka hesabna bor satcnn banka hesabna alacak yazlacak ekilde EFT sistemine gnderir. Son olarak EFT sistemi perakendecinin ve satcnn kaytlarnda doru kalanlarn yanstlmas iin deme ilemini onaylatr. EVD sistemleri hzla bymektedir. Sadece kat aknn azaltlmasn deil faaliyetlerin iyiletirilmesini de salamtr. leme maliyetlerini ve gecikmeleri, stok dzeylerini ve tahsil edilmemi alacaklar azaltmtr.

Mteri

Perakendecinin Sat Noktas Sistemi Yeniden Sipari Edilen Stok Verisi Perakendecinin EVD Sistemi Mteri demeleri (Bor) Perakendeci demeler (Bor) EFT Sistemi (Bankalar)

Alm Siparileri

Faturalar Satc Tahsilatlar (Alacak) Satcnn EVD Sistemi

ekil 12.8. Entegre Edilmi Bir Elektronik Veri Deiim Sistemi.

- 181 -

zet
Veri iletiimleri corafi olarak birbirinden ayrlm bilgi sistemlerini birbirine balar. Muhasebeciler veri iletiimi ve kullanlan bilgisayar alar konusunda bilgili olmaldr. Veri iletiiminde kullanlan donanm; terminalleri, modemleri, iletiim ilemcisi ve multiplexor gibi iletiim kontrol birimlerini ve merkezi ilemciyi kapsar. letiim kanallar metal veya fiber optik kablolar olabilir veya gnderimler uydu veya mikro dalgalarla yaplabilir. letiim hizmetlerinin temel trleri kamu hatlar, zel hatlar ve WATS hatlardr. Bilgisayar a olarak kullanlan iki temel yap merkezi ve datml alardr. Merkezi bir a temelde merkezi ilemci ve bantl terminallerden oluur. Noktadan noktaya, ok noktal (multidrop) hatlar veya ok dzeyli (multiplexed) hatlar eklinde eitleri vardr. stnlkleri hesaplama gc, entegre bir veri taban, sofistike bir iletim sistemi, kapsaml bir kontrol sistemi ve profesyonel igrende younlamtr. Eksik ynleri ise nisbeten karmak olmas ve esnek olmamas, uzaktak kullanclarn gereksinimlerine yant verememesi ve hatalar nedeniyle kolayca zedelenebilir olmasdr. Datml bir a ise birletirilmi bir yap iinde balantlandrlm ilemcilerden oluur. Datml bir a merkezi ilemciyi ierse bile en azndan baz ileme ilevleri bu datlm ilemciler tarafndan yaplr. Veri taban da ya bltrlm olarak ya da oaltlarak datlabilir. Datml bir a yldz, halka, hiyerarik olarak eitlendirilebilir. stnlkleri kullanc gereksinimlerine cevap vermeyi, a faaliyetlerinin gvenirliliini ve ileme olanaklarnn modlerliini ve basitliini ierir. Eksik ynleri ise yeterli kontrol ve gvenliin srdrlmesindeki glk, nisbeten yksek donanm maliyeti ve koordinasyondaki glktr. Veri iletiim teknolojisindeki son gelimeler yerel alan alarn ve eitli a hizmetlerini kapsar. Yerel alan alar i istasyonlarndan, hizmet birimlerinden a kontrolclerden ve dier donanmdan oluur. Olas trleri yldz, halka, otobs ve aatr. Bilgisayarl alar bir dizi zelletirilmi gereksinimleri karlamak iin oluturulmutur. Bu tr alar elektronik posta sistemini, sat noktas sistemini elektronik fon transferi sistemini ve elektronik veri deiim sistemini kapsar. Tercih edilecek a yaps firmann btn olarak ileme gereksinimlerine ve rgt felsefesine bal olarak seilmelidir.

Sorular
1. Telefon kartlar yardmyla veri aktarmn salayan ve bir aratan gelen saysal sinyalleri rneksel (analog) sinyallere dntren ara aadakilerden hangisidir? a. Terminal b. Merkezi lem Birimi c. Modem d. letiim Kontrol Birimi e. Yazc - 182 -

2. Tek bir merkezi ilem birimi ve ona balanm bir ya da daha fazla terminalden oluan iletiim a yaps aadakilerden hangisidir? a. zelletirilmi Alar b. Blgesel Alar c. Datml Alar d. Merkeziletirilmi Alar e. Sat Noktas Sistemleri

3. Aadakilerden hangisi datml alarn yararlarndan biri deildir? a. Kullanc gereksinimlerini karlayabilme b. Kontrol ve gvenilirliin kolay olmas c. Olanaklarn optimal kullanm d. A faaliyetlerinin gvenilirlii e. Maliyetlerin azaltlmas

4. Bir rne ait veriyi ya anahtarlar yardmyla ya da rnde optik olarak okunan bar kodlar yardmyla elde eden ve bunlar merkezi ala merkezi ilem birimine gnderen a yaps aadakilerden hangisidir? a. Sat Noktas Sistemleri b. Elektronik Posta Sistemleri c. Elektronik Fon Transfer Sistemleri d. Elektronik Veri Deiimi Sistemleri e. Blgesel Alar

5. Birka terminali noktalarla merkezi ilem birimine balayan iletiim a aadakilerden hangisidir? a. Blgesel A b. Datml A c. Noktadan Noktaya Merkeziletirilmi A d. ok Dzeyli Merkeziletirilmi A e. ok Noktal Merkeziletirilmi A

- 183 -

Szlk ve Kavramlar Dizini


A : Bilgisayarlarn, birbirine bal olduu ve bilgi alveriinin gerekletirildii sistemdir. : Bilgisayarn ana ilem biriminin baz zelliklerine sahip (bellek ve bilgi ileme) bir ekilde donatlm ve bamsz bir ekilde belli bilgilerin ilenmesini zerine alabilen bir giri / k aygtdr. : Bir bilgi kaydn baka bir bilgi kaydna balayan bilgi esi. : Belli bir blgeyle snrlandrlm (fabrika, genel mdrlk veya blge), ok sayda bilgisayar kapsayan a. : Saniyedeki bit ya da bayt miktarn gsteren l birimi. : Her iki ynde bilgi gnderiminin olanakl olduu kanal. Bu kanal ok sayda giri / k birimine ve bunlarn farkl hzlarna uygun bir biimde hizmet verir ya da dk hza sahip giri / k birimlerinin ana ilem birimine balanmasnda kullanlr. : letiim olanaklaryla bir yerden bir yere bilgi gndermek. : Ana ilem biriminin kontrolunu ve blmleri arasndaki uyumlatrmay ayrca, bir bilgisayar sistemindeki ana ilem birimi, giri / k birimleri ve yan bellek gibi birimleraras uyumlatrmay ve kontrolu salayan birimdir. : Uzak yerleimlere bilgi gnderimine olanak salayan ara. : ok dzeyli kanala benzeyen toplayclar bir hat blm aracdr. Toplayclar birka mesaj e zamanl olarak tek bir hat zerinden gnderebilirler. : Genellikle kiisel bilgisayar terimi ile e anlaml olarak kullanlmaktadr. Yani, ana ilem birimleri tek bir entegre devre olarak retilmi bilgisayarlardr. : Teknolojide yaanan hzl gelimenin rnleriyle, bilgisayar donanm yaps bakmndan donanm yazlm ibirliinde yeni yaklamlarn bir arada kullanld, bilgi ilem gcne gre donanmn ucuzlamas ve hacmin klmesi bakmndan avantajl hale gelen bilgisayarlardr.

Akll Terminal

Balant Blgesel alar

bps ok Dzeyli Kanal

Gnderim Kontrol Birimi

Modem Toplayclar

Mikro Bilgisayar

Mini Bilgisayar

- 184 -

Karar Destek Sistemleri ve Uzman Sistemler

13
- 185 -

NTE

Bu nitede...
Karar alma dzeyindeki kiilere karar alma srecinde yardmc olacak Karar Destek Sistemleri (KDS) ele alnacak, bunlarn kullanlabilecei alanlar ve salayabilecekleri destek dzeyleri belirtilecek ve etkin bir KDSnin bileenleri zerinde durulacaktr. Son olarak da karar alma srecinde insan uzmanlarn yerine geebilecek olan uzman sistemler zerinde durulacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


nite 11 ve 12yi kavradktan sonra, bu niteyi almanz konular daha kolay kavramanz salayacaktr.

GR
Karar alma dzeylerindeki kiilerin bilgiye eriebilmesinin yansra karar alma srecinde onlara ynetsel destek salanmas da son derece nemlidir. Bu yzden nitede karar destek sistemlerinin gelitirilmesi zerinde durulacaktr. Karar destek sistemlerinin gelitirilmesi muhasebeciyi de yakndan ilgilendirmektedir. Muhasebecinin ilgi nedenlerini noktada toplayabiliriz:

Muhasebecinin ana grevlerinden birisinin karar vermede ilgili bilgi salamak olmas nedeniyle muhasebeciler karar sreci ve ilgili modellerle ilgilenirler. Gereksinim duyulan veri kalemlerinin ou muhasebe ilemlerinden elde edildii ve ktlar finansal tablolar olarak ifade edildii iin girdi ve ktlar konusunda muhasebeci bilgi sahibi olmaldr. Bu sistemleri gelitirme ve kullanmann maliyetlerine kar bunlarn yararlarn deerleme sorumluluu da genellikle muhasebeciye verilen bir grevdir.

Muhasebecilerin Karar Destek sistemleriyle ilgisi hangi noktalardadr?


Bu yzden faaliyetsel ve karar destek sistemleri zerinde durulup bilgi sistemlerine salanabilecek baz destek dzeyleri belirlenecektir. Daha sonra dier bir destek sistemi olan uzman sistemler zerinde durulacaktr. Bilgi sistemi bir iletmenin rgtsel ve fiziksel zellikleri dikkate alnarak ileme sistemi, faaliyetsel destek sistemi ve karar destek sistemi olmak zere farkl ekilde snflandrlabilir. Buradaki farkl yaklamn temel amac iletme amalarna ynelik bilgi retmektir. ekil 13.1 genel bilgi sisteminin snflamas olarak bu destek sistem trlerini gstermektedir. Bilgi sistemi iletmenin rgtsel ve fiziksel zelliklerini yanstt iin ekildeki her bir blm iletmenin ynetsel ve faaliyetsel dzeylerini ifade etmektedir.

leme Sistemleri
Daha nceki nitelerde de belirttiimiz gibi ileme sisteminin temel amac iletmenin gnlk faaliyetlerinin ilenmesi ile ilgilidir. letmenin ynetsel kararlar almasna yardmc olacak bilgiler ileme sistemi tarafndan retilmektedir. Ancak ileme sisteminin rettii bilgiler hazrlanm raporlarda yer alr ve daha sonra da faaliyetsel veya karar destek sistemlerine iletilir.

leme sisteminin rettii bilgiler nasl kullanlr?

Faaliyetsel Destek Sistemleri (FDS) Amac iletme faaliyetlerinin planlanmas ve kontrolne yardm etmek olan FDS, iletmenin ksa dnemli planlanm grevleri ile problemler zerinde durur. Bu nedenle FDS zellikle orta ve alt dzey yneticilerin ksa dnemli taktik planlama ve faaliyetsel kontrol kararlaryla ilgilenir. rnein siparilerin listelenmesi ve kredilerin onaylanmas gibi. ekil 13.1de grld gibi ileme sistemi ile en stteki karar destek sistemleri

- 186 -

arasnda yeralan FDS, hem gndelik(rutin) ilem verilerini hem de gndelik olmayan verileri i veya d kaynaklardan salamaktadr. Bir FDS etkileimli, zaman blml ve gerek zamanl olabilir.

Faaliyetsel destek sisteminin kullanm alan nedir?

Gndelik Olmayan Veri (D Kaynaklardan)

Karar Destek Sistemleri

Stratejik ve Taktik Planlama Kararlar

Gndelik Olmayan Veri ( Kaynaklardan)

Faaliyetsel Destek Sistemleri

Faaliyetsel Kontrol ve Ksa Dnemli Taktik Planlama Kararlar

lem Verisi (D Kaynaklardan) leme Sistemleri

Faaliyetsel Eylemler

BLG SSTEM

Veri Ak Eylem ya da kararlara nderlik eden bilgi ak ekil 13.1. Destek Sistemlerinin Trleri.

Karar Destek Sistemleri (KDS) Bir KDS, iletmenin st ve orta dzey yneticilerine gnlk faaliyetlerin tesinde karar almalarnda yardmc olur. KDS, kararlarn kalitesini artrmak iin bireylerin entellektel niteliklerini bilgisayarn yetenekleriyle birletirir. Kestirilemeyen veya ksmen kestirilebilen problemlerle uraan karar verme dzeyindeki yneticiler iin bilgisayara dayal bir destek sistemidir. KDSnin ilgilendii uzun dnemli ve nisbeten planlanmam olan kararlar ounlukla stratejik yapdadr. Bununla birlikte bir yllk planlamada baz taktik planlama kararlar da yer alabilir. FDS ounlukla sistemin kendisi tarafndan alnan kararlar ierirken, KDSdeki kararlar asla sistem tarafndan tek bana alnamazlar. Yani KDS daima bir ya da daha fazla yneticinin katlmn gerektirir. Byle bir yap iinde, karara katlan ynetici veya yneticilerin karar verme etkinlikleri KDS sayesinde geliebilecektir. KDSnin drt temel nitelii vardr.

KDS hem verileri hem de modelleri kullanr. Belirlenmemi ya da ksmen belirlenmi grevlere ilikin karar alma srecinde yneticilere yardm iin tasarlanr. Ynetsel yarglarn yerine gemezler, onlar desteklerler. KDSnin amac alnan kararlarn verimlilii deil kararn geerlilii

- 187 -

(etkinlii)dir.

Karar destek sistemlerinin temel nitelikleri nelerdir?


KDS, gerek i yaamnda birok problemli durumda kullanlr. KDS yardmyla zmlenen kararlar aadaki gibidir;

Yeni gelitirilen bir rn pazara sunulmal m? Yeni retim olanaklar nerede konumlandrlmal? Baka bir firma satn alnmal m, faaliyetlere dahil edilmeli mi? Her faaliyet birimi iin btelenmi net gelir ve yatrmn geri dnme oran ne olmal?

Maksimum sat ve kr art iin rnlerimizin fiyatlar nasl olmaldr?

KDSnin kullanld iletmecilik eylemleri nelerdir?


KDS kavram aslnda yeni deildir. Yneticiler daima stratejik ve taktik kararlar almak zorundadr. Karar alma srecinde bu yneticiler evrelerinden yardm alrlar. Karar almayla ilgili verilerin toplanmas ve analiz edilmesi yneticilerin en ok gereksinim duyduklar yardmlardr. Bilgisel destek hem veri toplama hem de rapor retme yoluyla salanr. Girdi olarak byk lde iletme d kaynaklardan salanan ilemsel veriler kadar gndelik (rutin) olmayan veriler de toplanr. kt tarafnda ise programlanm raporlar kadar ileme zg raporlar da hazrlanabilir. Bylece KDS kullanan bir ynetici ilgili raporlama sisteminden raporlar elde edebilir (rnein krllk raporlama sisteminden). Bununla birlikte ynetici bir terminal veya mikro bilgisayar araclyla KDSden ileme zg raporlar da isteyebilirler.

KDS Veri Taban

KDS Model Taban

KDS Kullanc Arabirimi

ekil 13.2. Bir Karar Destek Sisteminin Bileenleri.

Terminal veya Mikro Bilgisayar

Kullanc Daha da fazlas KDS kullanan bir ynetici belki de belirli faktrlerin deerini deitirmek ve sonular gzleyerek ilgili verilerle etkileimli bir ekilde denemeler yapmak iin modelleri kullanabilir. Bylece KDS bir yneticinin karmak problemli durumlarla ilgili olarak geni bir bak asna sa-

- 188 -

hip olmasn ve nemli faktrlerin etkileimlerini incelemesini olanakl klar. Bu yzden bir ynetici alternatif karar seimlerini grebilir ve daha doru olarak deerleyebilir. Bir KDSnin bileenleri ekil 13.2de grlmektedir. Bir veri taban gnlk olmayan veri ve planlama verisinin bir eidini ve ilgili zetlenmi ilemleri ierir. Bir model taban ise yeni model yaratma aralar kadar karar modelleri ve istatistik tekniklerinin bir dizisini kapsar. Bir kullanc arabirimi ise yneticilerin veya dier kullanclarn veri ve model tabanlaryla almalarna olanak salar. Bir KDS, FDS gibi genellikle etkileimli, zaman paylaml, tahsis edilmi ve model tabanl olmakla birlikte baz noktalarda FDSden farkldr. Zamanllk KDS iin ok nemli bir faktr deildir. Bu yzden bir KDS gerek zamanl bir sistem olarak tanmlanamaz. KDSnin model taban FDSnin model tabannda bulunan modellerden farkldr. KDS tr modeller; finansal planlama modelleri, irket modelleri ve portfy modelleridir. Bu modeller FDS modellerindeki optimizasyon prosedrlerinden ziyade simlasyonu kullanma eilimindedir. Sonu olarak bir KDS, iletme yneticilerinin karar alma yetenekleri zerinde younlaan ve artran bir idareci beyin destek sistemidir.

KARAR DESTENN DZEYLER


Bilgisayara dayal destek sistemlerinin tm eitli nedenlerle ayn derecede karar destei salayamazlar. Bir destek sisteminin tasarmndaki ama, destek tasarmn en iyi duruma getirmek olduu iin ncelikle bu dzeyler zerinde duralm. ekil 13.3 deiik destek dzeylerini gstermektedir.

Girdi Veri

Veri Saklama Sistemi

Veri leme Sistemi

Model Veri Sistemi

Karar Seimi neri Sistemi

Karar Alma Sistemi

ktlar

ekil 13.3. Destek Sistemleri Tarafndan Salanan Destek Dzeyleri.

Destek Dzeyi:1 Bu en alt dzey destek sistemi veri toplayacak ve daha sonraki kullanmlar iin ilenmeden saklayacaktr. Karar verici kararn gerektirdii problemi tanmlayacak, uygun karar gelitirecek, sistemden gereksinim duyduu veriyi aracak, model yardmyla veriyi ileyecek ve en uygun alternatifi seerek karar uygulamaya koyacaktr. Yeni rn pazara sunup sunmama karar buna bir rnektir. Bu sistem pazar verilerini toplayacak ve geri kalan tm admlar karar verici yerine getirecektir.

- 189 -

Destek Dzeyi:2 Bu dzeyde sistem veriyi toplamakta, talep dorultusunda veriyi ilemekte ve analiz etmektedir. Karar verici daha nce sralanan tm karar ileme aamalarn yerine getirir. Ancak karar verici imdi almak iin daha fazla kullanlabilir bilgiye sahiptir. rnein sistem, yneticiye nakit akm tablosu ve gemiteki nakit dzeylerinin eilimini salar ve bu bilgilere dayanarak ynetici ksa vadeli banka kredisi alp almama kararn verir.

Destek Dzeyi:3 Bu dzeyde sistem, alternatif eylemlerin sonularn tahmin etmek iin bir model kullanr. Karar verici daha sonra sonular arr, beklenen alternatifler iin sonular kyaslar, karar seimini yapar ve karar uygulamaya koyar. Birka farkl fiyatn ahslar zerindeki etkilerini tahmin etmek iin fiyatlama modellerinin kullanlmas buna bir rnektir.

Destek Dzeyi:4 Bu dzeyde sistem, 3. dzeydeki gibi ayn tarzda bir karar modeli kullanr. Ancak sistem, model kriterlerini en iyi karlayan belirli bir alternatifi belirleyerek ilemi daha ileriye gtrr. Daha sonra karar verici bu sonular ve ilgili tm analizleri ararak nerilen karar kabul eder veya reddeder ve daha sonra karar uygulamaya koyar. rnein karar modeli retilen rnlerin gney blgesindeki depoya tanmas iin en iyi yolu nerebilir. Karar verici bu nerilen yolu seebilir de semeyebilir de. nk modelde dikkate alnmayan bir faktr nedeniyle farkl bir yol tercih edilebilir.

Destek Dzeyi:5 Bu dzeyde sistem karar vermek ve onu otomatik olarak uygulamaya koymak iin bir karar modeli kullanr. Karar verici kiilerin yeri tamamen sistem tarafndan bir modele devredilmi olur. Bu destek dzeyinin en iyi rnei stok sipari karardr. Ekonomik sipari miktar karar modelini kullanarak sistem yeniden sipari edilecek kalemlerin optimal miktarn kararlatrr.

Bir destek sisteminin salad destek dzeyleri nelerdir?

BR KDSNN BLEENLER
Etkin bir KDS ekil 13-2de gsterilen temel unsurlarn uygun bir karmn ierir. Her bir bileen ok sayda unsuru ve faaliyeti ierdiinden etkin bir KDSnin tasarm olduka gtr. ekil 13.2nin daha gelitirilmi bir ekli olan ekil 13.4, bir KDS tarafndan ierilen karmakln derecesini gsterir.

Girdiler KDSde kullanlan veriler d kaynaklardan ve i kaynaklardan elde edilir. kaynaklardan seilen verilerin de tamam ileme konu deildir. KDSnin etkili olabilmesi iin veri ilgili ve doru olmaldr.

- 190 -

Veri Taban Dsal Veri Girdileri lem Verisi retim Pazarlama


.

Model Taban Modelleme Dili Stratejik Model Modeller Taban Taktik Modeller Model Oluturma Bloklar
.

Karar Destek Veri Taban

Finans Personel sel Veri Girdileri

Kullanc Arabirimi Veri Maniplasyonu ve Analizi Bilgiyi Yeniden arma Emir Dili Mens

ktlar
.

Karar Verici

ekil 13.4. Bir Karar Destek Sisteminin Yaps.

Veri Taban Bir veri taban, bir rgtn gereksinimlerine ve yapsna yant verecek ekilde ve birden fazla kii ve birden fazla uygulama iin kullanlabilecek ekilde organize edilmi birbiriyle ilgili veriler toplamdr. KDSde kullanlacak veri, kolaylkla ulalabilecek bir veri tabannda saklanmal, izlenebilmeli ve kapsaml olmaldr. ou iletmede KDSnce kullanlacak veri taban faaliyetsel ilevlere hizmet veren veri tabanndan farkldr. KDSnce gereksinim duyulan veri, faaliyetsel veri tabanndan zel olarak yklenmelidir.

Model Taban Karar modellerinin bir ksm evrim ii model tabannda yer alr. Herhangi bir andaki model seti geici olarak model tabannda yer alabilir; belirli modeller srekli bir temelde geniletilir, gzden geirilir veya yenilenir. Buna ek olarak belirli modelleri ieren model taban iletmeden iletmeye de farkl olabilir. Bununla birlikte makul dzeyde tam bir model taban stratejik ve taktik planlamaya, firmann ilevlerine ve firmann kilit karar vericilerine yardm eden modelleri kapsamaldr. Bir model taban, bir KDSnde analiz yetenei salayan gndelik ve zel istatistiksel, finansal ve saysal modellerden oluur.

- 191 -

Veri Maniplasyonu ve Analizleri Veri deerlerini karar modeline aktarmak ve kriter deerlerini kararlatrmak pek basit bir ilem deildir. Bir karar verici problem durumlar ve karar sonularn anlayabilmek iin verilerle denemeler yapabilmelidir. Bu yzden etkili bir KDS Tablo 13.1de kullanlan tekniklerin kullanmna olanak salamaldr.
Tablo 13.1. Finansal Bir Modelle Kullanlabilen Maniplasyon ve Analiz Teknikleri.

Zaman temelli simlasyon teknii, kritik deerleri ve gelecek dnemlerdeki kriterleri verilen cari veriler ve beklenen deiim oranlar dorultusunda tahmin eder. rnek: Bir kullanc sat deerleri ve her yl hesaplanan net gelir yardmyla gelecek be yl iin firmann btesini kartabilir. Eer Ne analiz teknii, faktrlerin varsaylan deiikliklere ve koullara nasl cevap verceini ortaya koymak iin kullanclara "eer ne" sorusu sorma olana tanr. rnek: Bir kullanc "Eer 1 Ocak'ta cretlerde saat bana 20.000 liralk art yaparsak gelecek yl firmamzn iilik maliyetlerindeki art ne olacaktr?" diye sorabilir. Duyarllk analizi teknii eer ne analizinin zel bir eididir. Faktrlerin deerlerinde deiiklik yapmak iin karar modeli kriterlerinin duyarlln gsterir. rnek: Eer gelecek yl birim satlar % 10 derse firmamzn net gelirinde (model kriteri) ne etkisi olacaktr? Hedef aratrma analizi teknii, bir model kriterinde istenen dzeye ulamak iin faktrlerin gereksinim duyulan dzeyini belirlemek iin kullanlr. rnek: Firmamz gelecek yl % 25'lik bir pazar payna sahip olmak iin ne kadarlk sat hacmine sahip olmal

ktlar Etkin bir KDS kullancya ilgili, anlalabilir ve zamanl bilgiler salamaldr. ktlar cetvel eklindeki ktlardan, grafik sunumlara kadar ok farkl ekillerde olabilir.

nsan Arabirimi KDSde yer alan kiiler model kurucular ve karar alc kullanclardr. Model kurucular bilgi ileme uzmanlar ve programclardr. Kullanclar/ karar alclar ise karar almada KDSnin yardmna gereksinim duyan yneticilerdir.

Bir KDSnin etkin olabilmesi iin hangi bileenlere sahip olmas gerekir?

UZMAN SSTEMLER (US)


Yapay zekalar (YZ), insan davranlaryla (anlama, dil, renme, problem zme gibi) birletirdiimiz karakteristikleri sergileyen sistemler olan zeki bilgisayar sistemlerinin tasarmyla ilgili bilgisayar teknolojisi ve yazlm geliiminin bir parasdr. Yapay zekalarn uyguland temel alan - 192 -

doal diller, robotik ve uzman sistemlerdir. Doal diller kolaylkla kullanlabilen arabirimlerinin gelitirilmesinde kullanlmaktadr. Robotikler, fabrikalarda, laboratuarlarda ve dier i yerlerinde nemli fiziki ilevlerin yerine getirilmesini salayan robotlarn gelitirilmesinde kullanlmaktadr. Uzman sistemler (us) ise, doal dillerin ve robotiklerin aksine bilgi ileme ve analiz fonksiyonlarn yrtebilir. Bir uzman sistem zor bir problemin zmnde veya karar vermede bir ya da daha fazla uzman insann davranlarn taklit eden bilgi tabanl bir bilgisayar yazlmdr. Bir uzman sistem, baz zel ve genellikle dar kapsaml problemli alanlarda karar alma ve/veya problem zmede insan uzmanla kyaslanabilecek bir performans dzeyine ulaabilir. zelletirilmi bilgi ve uzman insanlarn nedenselletirmelerini sembolik olarak birletirmek iin bilgi mhendisliinin bir trn kullanan uzman sistemlerden, tbbi inceleme, maden kefi gibi alanlarn yansra aktif-pasif ynetimi, iletme planlamas, i kontrol deerlemesi ve hata analizleri gibi karmak iletme uygulamalarnda yararlanlmaktadr. Uzman sistemler kararlarn etkinliini artrd gibi karar verme hzn artrmaktadr. Ayn zamanda karar verme durumundaki kiilerin verimliliklerini artrr ve uzmanlamaya yardmc olur.

USin salayaca yararlar nelerdir?


USe ilikin ana fikir, bir ile ilgili bilgi toplam olarak ifade edilen uzmanln insandan bilgisayara aktarlmasdr. Bu bilgi toplam, bilgisayarda saklanarak kullanclarn gereksinim duyduklarnda bilgisayardan arlacaktr. Bilgisayar, bilgi toplamn kullanarak sonu karsama yapabilir ve spesifik bir sonuca ulaabilir. Daha sonra bir insan uzman gibi uzman olmayanlara neride bulunur ve eer gerekliyse nerinin altnda yatan mant aklar. USn yetenekleri;

Bir ya da daha fazla uzmandan uzmanlk elde etmek ve lml uzmanlarn bilgilerini gelecek dnemlere aktarmak, Sonu karsama yeteneklerini kullanarak karmak problemleri etkili ve verimli olarak zmek iin bu uzmanla bavurma, Problemleri veri yerine cevaplar salayarak zme, zmlere nasl ulaldna ilikin bir aklama salamadr.

Uzman sistemler ile KDS arasndaki farkll yle rneklendirebiliriz. rnein popler bir satran oyuncusu bilgisayara kar satran oynadnda uzman sistemler szkonusudur. Satran oyuncusu satran renmek veya dier bir insan rakibine kar yapmas gereken hamleleri nermesi iin yardm amacyla bir bilgisayar programn kullanyorsa KDS szkonusudur. Bunun dnda; bir uzman sistem yarglar ve kullanclara insan bir uzmann yapaca ekilde belirli karar seimlerinde neride bulunur.

UZMAN SSTEM YAPILANDIRILMASI


USin yaplandrlmasnda ve kullanmnda yer alan temel faaliyet gelitirme, danma ve iyiletirmedir.

- 193 -

Gelitirme Bir USin gelitirilmesi, uzman kiilerden ve/veya dkmanlardan elde edilen bilgiyle bilgi tabannn oluturulmasn iermektedir.

Danma Sistem bir kez gelitirildikten sonra kullanclara transfer edilir. Kullanclar neri istediklerinde USe gelirler. US kullancya belirli bir olay hakknda gerekleri salamak iin soru sorarak kullancyla tek ynl bir diyalog yrtr. Kullancnn yantlarn aldktan sonra bir sonuca ulama abasna giriir. Bu aba hangi aratrma tekniinin kullanlacana ve bilgi tabanndaki kurallarn probleme nasl uygulanacana karar veren sonu karsama arac tarafndan yerine getirilir.

yiletirme USler gelitirme aamas boyunca birka kez iyiletirilirler. Sistem faaliyete getikten sonra ek iyiletirmeler de yaplr. yiletirme, yeni kurallarn, dzeltme kurallarnn eklenmesi ve baz kurallarn karlmasn ierir.

Bir uzman sistemin yaplandrlmasnda ve kullanmndaki temel faaliyetler nelerdir?

zet
Bir bilgi sisteminin amalarndan biri de karar vermede yneticilere destek salamaktr. Bu amala kullanlan sistemler ileme sistemi, faaliyetsel destek sistemi ve karar destek sistemidir. leme sistemi, gndelik veri ileme faaliyetlerine ynelik iken; FDS orta ve alt dzey yneticiler tarafndan ksa dnemli kararlar almaya ynelik abalar ierir. Bilgisayara dayal modern FDS etkileimli, zaman paylaml ve gerek zamanldr. Baz FDS sabitletirilen karar modellerini ierir ve belirli bir kullanma hizmet eder. KDS, zellikle st dzey yneticiler tarafndan alnacak uzun dnemli stratejik ve taktik planlama kararlarnda kullanlmaktadr. Bilgisayarl bir KDS, FDSnin sahip olduu gerek zamanl olma yeteneinin dndaki yeteneklerin tmne sahip olup, daha karmak modeller ve unsurlarla ilgilenir. Karar destekleri verinin toplanmas ve saklanmasndan (Dzey 1) yneticilerin karar vermelerine (5. Dzey) doru sralanan be dzeyi kapsar. Etkili bir bilgisayara dayal KDSnin unsurlar; sistemin girdileri, veri taban ve model tabandr. Sistemin girdileri i ve d kaynaklardan salanan ilgili ve doru verilerdir. Veri taban gnlenmi ve ayrntl verileri ierirken, model taban, iletmenin tamamna ynelik modeller ile finansal planlama ve portfy trleriyle ilgili tm kararlar yerine getirecek modelleri ierir. Veri maniplasyon ve analiz unsurlar zaman tabanl simlasyon, eer ne analizleri, duyarllk analizleri ve hedef bulma gibi teknikleri kapsar. - 194 -

KDSnin ktlar, istek dorultusunda hazrlanan grafik veya metin eklindeki basl veya ekranda hazrlanan raporlar ierir. Uzman sistemler birok iletmede kullanlmaktadr. Uzman sistemler ynetsel karar almada kullanlmalarna ramen baz destek sistemlerinden nemli ekilde farkldr. Uzman sistemlerin ierdii unsurlar veri taban ve model tabanndan ziyade bilgi tabanlarn ve sonu karma aralarn kapsar. Uzman sistemler, uzman kiilerin zel bir nedenselletirme tabanl dil araclyla kodlanan bilgilerinden yararlanlarak gelitirilir.

Sorular
1. Aadakilerden hangisi karar destek sistemi bileenlerinden biri deildir? a. Dsal Veri Girdileri b. Stratejik Modeller c. Model Taban d. Yorumlayc e. Veri Manpilasyonu ve Analizi

2. Aadakilerden hangisi KDSnde kullanlan analiz tekniklerinden biri olamaz? a. Zaman Temelli Simulasyon Teknii b. Dikey Yzdeler Analizi Teknii c. Eer Ne Analizi teknii d. Duyarllk Analizi teknii e. Hedef Aratrma Teknii

3. Aadakilerden hangisi uzman sistemler iin doru deildir? a. Bilgi taban, uzman kiilerden ve dkmanlardan elde edilen bilgiyle oluturulur. b. Kullanclar neri istediklerinde uzman sisteme bavurabilirler. c. Uzman sistemin tek amac gnlk ilemlerin ilenmesidir. d. Uzman sistem olay hakknda gerekleri renmek iin tek ynl diyalog yrtr. e. Uzman sistemler zaman iinde iyiletirilebilirler.

- 195 -

4. Bir iletmede st ve orta dzey yneticilerin karar almalarnda yardmc olmak zere veri ileme prosedrlerinin ve yarglarnn model taban seti olan sistem aadakilerden hangisidir? a. Model Taban b. Karar Destek Sistemleri c. lem leme Sistemleri d. Faaliyetsel Destek Sistemleri e. Karar Alma Sistemleri

5. Bir problemin zmnde veya karar vermede bir ya da daha fazla uzman insann davranlarn taklit eden bilgi tabanl bir bilgisayar yazlm olan sistem aadakilerden hangisidir? a. Uzman Sistemler b. Zeki Terminaller c. Robotikler d. Karar Destek Sistemleri e. Faaliyetsel destek Sistemleri

Szlk ve Kavramlar Dizini


Arabirim : Genelde iki sistem, alt sistem ya da birimler arasndaki ilikiyi gstermek iin kullanlan terim.

Elektronik Fon Transferi Sistemleri (EFT): : Daha ok finansal kurumlarca kullanlan ve merkeziletirilmi alarla ana bilgisayara balanan ter minaller araclyla mterilerin fonla ilgili ilemlerini gnderen ve ileyen bilgisayarl evrim ii sistemlerdir.

Elektronik Posta Sistemleri (EPS) : Sisteme eklenmi olan eriim aracna ve mesajlar kabul etmek iin saklama yeri olan bireyler arasnda iletiime olanak salayan bilgisayara dayal bir adr. : Bilgisayarn iletim sistemiyle dorudan etkileimde bulunarak kullanc ya da dier aygtlara hizmet gtrd sistem.

Etkileimli Sistem

- 196 -

Elektronik Veri Deiim Sistemleri (EVD) : Bir firmann bilgisayar sisteminden dier bir firmann bilgisayar sistemine veri dei tokuunu salayan bilgisayara dayal alardr. : lemler olutuu anda bilgisayar tarafndan ilenir ve sonular annda istenilen yere ulatrlr. Bilgi girii ve k evrim ii aygtlarla yaplr. : Telefon kartlaryla veri aktarmn salayan aralardr. Bir aratan gelen saysal sinyalleri analog sinyallere veya analog sinyalleri saysal sinyallere dntrr. : Gereksinim duyulan model setlerinin toplamdr.

Gerek Zamanl

Modem

Model Taban Sat Noktas Sistemleri (SNS)

: Daha ok perakendeci firmalarca kullanlan ve rne ait veriyi anahtarlar veya rnde optik olarak okunan bar kodlar yardmyla okuyarak sat verisinin merkezi ala merkezi ilemciye gnderildii alardr. : Tek bir corafik blgeyle snrlandrlm alandaki terminaller ve bilgisayarlar arasnda iletiim salayan alardr. : Birok kullancnn ilerini ayn anda yrtebilen bir iletim dzenidir, zaman blml sistemlerde btn kullanclar bilgisayar sadece kendileri kullanyormu gibi davranabilirler ve hizmet grrler. : Bir rgtn gereksinimlerine yant verebilecek ekilde birden fazla kii ve birden fazla uygulama iin kullanlabilecek ekilde organize edilmi birbiriyle ilgili veriler toplamdr.

Yerel Alan Alar

Zaman Paylamak

Veri Taban

- 197 -

Muhasebe Bilgi Sisteminin Gelitirilmesi

14
- 198 -

NTE

Bu nitede...
Muhasebe bilgi sisteminin yeni kurulmas veya mevcut olan bir sistemin gelitirilmesi iin yaplmas gereken sistem gelitirme almalarnn ne olduu aklanacaktr. Bu ama dorultusunda sistem gelitirme almalarnn mahiyeti, muhasebe bilgi sistemi gelitirme ilkeleri ve sistem analizi konular zerinde durulacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Muhasebe bilgi sisteminin gelitirilmesi iin yaplacak almalar ve bu almalarda dikkate alnacak ilkeler bir bilgi sisteminin kurulmas ve altrlmas iin byk nem arz eder. Bu bakmdan bu nitede ele alnan sistem gelitirme abalarnn mahiyetini ve muhasebe bilgi sistemi gelitirme ilkelerinin herbirinin ne anlam ifade ettiini ve neyi amaladn kavramak bu nitenin ve bundan sonraki nitelerde ele alnan tasarm ve uygulama konularnn anlalmasn kolaylatrr.

SSTEM GELTRME ALIMALARI


Muhasebe Bilgi Sistemi; ynetimin varlklar zerindeki ynetim sorumluluunu yerine getirmek, iletme eylemlerinin kontrolunu olurlu klmak ve gelecee ilikin iletme eylemlerini planlamak iin gerekli bilgileri salayan ve birok alt sistemden oluan bir bilgi sistemleri dizisi olarak tanmlanmt. Byle bir sistemin tasarm, kurulmas ve alr duruma getirilmesi veya var olan bir sistemin yeni ihtiyalara ve gelimelere cevap verecek duruma dntrlmesi ancak, sistem gelitirme almalar ile mmkndr.

Sistem gelitirme almalar gelitirilecek her sistem iin ayn mdr?


Sistem gelitirme almalar, iletmenin muhasebe bilgi sisteminin veya bir alt sisteminin kurulmas veya mevcut sistemin deitirilmesi veya tamamlanmas iin sistemin tasarmndan kullanlmasna kadar ve daha sonra kontrol edilmesi dahil adm adm yaplacak btn ilemleri kapsar. Bu almalar, kurulmas istenen her sistem iin, rnein genel muhasebe, maliyet muhasebesi veya bunlarn alt sistemi olarak satlaralacaklar, cret-iilik alt sistemleri veya nakit bteleri alt sistemleri iin de ayndr. Sadece ele alnan konular ve elde edilmek istenen amalar farkl olur. zlenecek yol, yaplmas gereken sistem gelitirme abalar her sistem iin yaplacaktr. Muhasebe bilgi sisteminin kapsam iletmelerin koullarna, faaliyet yaplarna ve ynetim anlaylarna gre baz farkllklar gsterir. Bu farkllklar sistem gelitirme almalarn etkiler. Fakat buna karlk, sistem gelitirme almalar ve bu almalar srasnda uyulacak ilkeler temel olarak ayn kalr.

Sistem gelitirme almalar nasl yrtlr?


Sistem gelitirme almalar, genellikle bir proje ve sistem analizi erevesinde yrtlr. Proje genel anlamda, bir konu etrafnda dncenin younlamas, bir zm veya k yolunun aranmas ve en uygun zm yolunun zamannda ve en dk maliyetle uygulanmaya konulmas amaciyle yaplan bir plan veya almalar btn olarak tanmlanabilir. almalarda ana konu muhasebe bilgi sisteminin veya alt sistemlerinin iletmede yeni kurulmas veya kurulu olan sistemin iyiletirilmesi, yeni ihtiyalara cevap verecek ekle getirilmesi veya bilgi sisteminde mevcut bir problemin giderilmesidir.

Sistem gelitirme almalar ne zaman balar?


Sistem gelitirme almalar genellikle st ynetimin byle bir alma iin duyduklar gereksinme ile balar. Bu gereksinme bir bilgi sisteminin kurulmak istenmesi veya iletmede mevcut muhasebe bilgi sistemindeki yetersizliklerin veya aksamalarn giderilmek istenmesi sonucu ortaya kar. Sistem gelitirme almalar birbirini izleyen u drt aamadan oluur:

Planlama (n Aratrma) n Tasarm Ayrntl Tasarm Uygulama

Bu drt aama daha sonra aklanaca gibi kendi iinde bir takm alt aamalara ayrlr. Aamalar sistem gelitirme almalarn gerektiren nedenlerin saptanmas ile balar, kurulmasna karar verilen muhasebe bilgi sisteminin veya bir alt sisteminin alr duruma getirilmesi ile son - 199 -

bulur. Planlama ve n Tasarm aamalar nite 15te, Ayrntl Tasarm ve Uygulama aamalar da nite 16da aklanacaktr.

Sistem gelitirme almalar kimler tarafndan yrtlr?


Muhasebe bilgi sistemini gelitirme almalar genellikle bir ekip tarafndan yrtlr. Ekip, sistemin ieriine bal olarak; muhasebecilerden, sistem analistlerinden, endstri mhendislerinden, iletmecilerden, vergi uzmanlarndan, yneticilerden, bilgisayar uzmanlarndan ve ilgili olabilecek dier elemanlardan oluur. Bu ekip sistem gelitirme almalarnn planlanmas, rgtlenmesi, yrtlmesi ve kontrol edilmesinden sorumlu olacaktr.

Sistem gelitirme almalar ne demektir ve hangi amaca yneliktir?

MUHASEBE BLG SSTEM GELTRME LKELER


Sistem belirli bir amaca varmak, bir eylemi gerekletirmek iin yaplmas gerekli ilemleri yapmak zere birbirine baml bir araya getirilmi unsurlarn oluturduu bir yap ve alma dzenidir. Sistemin yaps ve alma dzeni, sistemin kendisini oluturan unsurlarn (elerin) neler olduunu ve sistemin iinde yaplmas gereken ilemlerin; nasl, ne ekilde, neyle, ne zaman ve kimler tarafndan yaplacan gsteren aklamalara ait ynergeler ile salanr. Btn bunlarn beklenildii gibi meydana getirilmesi, dier bir ifadeyle, sistemin yapsnn ve alma dzeninin salanmas ancak sistemin tasarm srasnda uyulacak birtakm ilkelerle mmkndr.

Sistem gelitirme ilkelerinin ilevi nedir?


Sistem ilkeleri, amaca hizmet edecek bir yapnn oluturulmasnda en nemli etkendir. Nitekim, ekonomik ve etkin bir muhasebe bilgi sistemi ancak bir takm ilkelere uyularak var edilebilir. Muhasebe bilgi sistemi gelitirme ilkeleri, kesin yasalar deil, ancak uzun deneyimler sonucu gelitirilen ve sistem tasarmnda yol gsterici birer rehber niteliindedir.

Sistem gelitirme ilkeleri nasl olabilir?


Muhasebe bilgi sisteminin veya herhangi bir alt bilgi sisteminin baarsn belirleyecek olan belli bal Muhasebe Bilgi Sistemi Gelitirme lkeleri unlardr:

Uygun Maliyet lkesi Raporlama lkesi nsan Etkeni lkesi rgt Yaps lkesi Esnek Olma lkesi Ak ve Anlalabilir Olma lkesi Veri Biriktirme ve Sreleme lkesi

Muhasebe bilgi sistemi gelitirme ilkeleri ne demektir? Hangi temel ilkeler vardr?

- 200 -

Uygun Maliyet lkesi


Muhasebe bilgi sistemi, ynetimin gereksinmelerine uygun olarak, tutarl bir ekilde bilgi salamak ve i kontrolu olurlu klmak amacyla uygun bir maliyetle gelitirilmelidir. Uygun maliyet ilkesi Muhasebe Bilgi Sistemi Gelitirme lkelerinin en nemlisidir. Uygun maliyetin saptanmas olduka karmak bir sorundur. Genellikle iki maliyet biiminde ortaya kar. Bunlardan birincisi personel, haberleme aralar, formlar ve donanm (bilgi ilemde kullanlan aralar) gibi sistem elerine harcanacak olan ve parayla ifade edilebilecek grnr maliyetlerdir. kincisi ise zaman zaman ortaya kabilecek ve nceden kestirilemeyen grnmeyen maliyetdir. rnein; gecikmeli bir faturalama ileminden doacak mali sknt veya sistemin verecei yanl bilgiler sonucu gerekli olabilecek ek maliyetler gibi. Grnmeyen maliyetlerin nceden saptanmas veya nceden kestirimi zordur. Bu nedenle uygun maliyetlerin saptanmasnda temel etken grnr maliyetlerdir.

Uygun maliyetin ls nedir?


Uygun maliyetin ls, sistem iin harcanan parayla, sistemin iletmeye salyaca llebilir yararlarn karlatrlmasna baldr. Yararlara rnek olarak; iletmede var olan personel veya donanmla yaplan bilgi ilem eylemlerinin maliyetlerinde bir tasarrufun salanmas veya sistemle salanacak bir kontrol ile depolarda daha az veya daha ok mal bulundurma sonucu elde edilebilecek parasal tasarruflar gibi yararlar rnek gsterilebilir. Bunun yannda bilgi ilem eylemlerinde salanacak abukluk ve zamanl bilgi sreleme gibi yararlar, sistemin parayla llemeyen yararlar arasnda saylabilir. Uygun maliyetin saptanmasnda, grnmez maliyetlere kout olarak parayla llmeyen yararlarn da ikincil (tali) durumda kalaca aktr. Bunlar tamamen karar verme durumundaki yneticilerin sbjektif deer yarglarna baldr. Bylelikle yukardaki soruya verilecek yant; genel olarak sistemden salanacak ve llebilecek yararlarn sistem maliyetini (grnr maliyet) karlad veya getii durumlarda, sistem iin harcanan maliyetin uygunluundan sz etmek yerindedir.

Uygun maliyet ilkesi ne demektir?

Raporlama lkesi
Muhasebe bilgi sistemi, ie ve da ynelik olarak ektin bir raporlama dzeni salayacak ekilde gelitirilmelidir. Bilindii gibi muhasebe bilgi sisteminin ana amac, btn bilgi sistemlerinde olduu gibi, bilgi salamaktr. Bu bilgilerin etkin bir ekilde ilgili yerlere iletilmesi, ancak raporlarla olur. nk sistemin temel kts raporlardr. Muhasebe bilgi sistemi genellikle iletme ii eylemlere ynelik bir bilgi sistemidir. Ancak d raporlamay da (devlete, ortaklara, kredi kurumlarna ve kamuya) ieren bilgi sistemidir. Bu nedenle i ve d raporlamann sistem iinde birlikte dnlmesi gerekir. Nitekim, sistemin yalnzca d raporlamaya veya yalnzca i raporlamaya ynelik olmas gereklerle badamaz. nk i ve d bilgi kullanclar tarafndan istenecek bilgiler ayn muhasebe bilgi sisteminden salanr. Raporlama ilkesi ne demektir? - 201 -

nsan Etkeni lkesi


Muhasebe bilgi sistemi, insancl etkenleri dikkate alarak gelitirilmelidir. nk sistemin etkinliinden insanlar sorumludur. Muhasebe bilgi sisteminin almasndan sorumlu kiiler, sistemin sosyal yapsn oluturur. Bu kiiler sistemin sosyal yapsna girerken, i yaam dndaki sosyal durumlarnn ve gemiteki grg ve deneyimlerinin dourduu belirli mit, bekleyi ve isteklerle gelirler. Kiiler bu beklentilerini sistemin sosyal yapsnda gerekletirmek isterler. Ancak her kiinin beklentileri eski deneyim ve grglerine gre farkllklar gsterir. Bu nedenle, farkl ortamdan gelen ve deiik zellikleri olan kiilerin birbirleriyle olan ilikilerinde, belirli temellere dayanan bir alma dzeninin salanmas gerekir. Sistemin sosyal yaps, bu zellikleriyle zerinde durulmas gerekli nemli bir konu olmaktadr. nsan etkeni ilkesinde ikinci nemli bir konu sosyal yapy oluturan kiilerin sistemi benimsemeleridir. Benimsetilmeyen bir sistemin alma olana yoktur. Etkin bir muhasebe bilgi sistemi, ancak belirli temellere dayal salam bir sosyal yap ve bu sosyal yapy oluturan kiilerin sistemi benimsemeleriyle mmkndr.

nsan etkisi ilkesi ne demektir?

rgt Yaps lkesi


Muhasebe Bilgi Sistemi, belirli ve aka tanmlanm bir rgt yaps iinde ilev grecek ekilde gelitirilmelidir. rgt iindeki yeri ve buna bal olarak yetki ve sorumluluklar iyi tanmlanmam bir yneticinin, bilgi gereksinmelerinin neler olabilecei saptanamaz. Yine ayn ekilde iyi tanmlanmam bir rgt, karar merkezlerinin, kontrol noktalarnn ve alma alanlarnn doru olarak saptanmasna olanak tanmaz. Bylelikle bunlara ynelik bilgi gereksinmeleri karlanamaz. Bu adan salkl bilgi ak ve gerekli yerlere gerekli bilginin verilmesi ancak tanmlanm bir rgt yaps iinde olabilmektedir.

rgt yaps ilkesi ne demektir?

Esnek Olma lkesi


Muhasebe Bilgi Sistemi, esnek bir ekilde gelitirilmelidir. letme dinamik ve ak bir sistemdir. Dinamik bir sistem olarak iletme srekli bir gelime sreci iinde olur. Ak bir sistem olarak ise, iletme deien i ve d koullardan srekli etkilenir. Dolaysiyle iletme, gerek gelime srecinden gerekse i ve d koullardan doan deiikliklerle kar karya kalr. letmenin yeni bilgi ve kontrol gereksinmelerine civap vermek, ancak deiikliklere uyum salayan esnek bir sistemle mmkn olabilir. Esnek bir sistem ise, deiiklikler karsnda yeni-batan dzenleme gerektirmeksizin, yeni gereksinmelere yalnzca yeni bir takm eklerle cevap verebilen bir sistemdir. rnein; Muhasebe Bilgi Sisteminde kullanlan bir hesap plannn veya kodlama ynteminin yeni gereksinmeler karsnda bir takm eklerle kullanlabilirliini devam ettirmesidir.

? Esnek olma ilkesi ne demektir?


- 202 -

Ak ve Anlalabilir Olma lkesi


Muhasebe Bilgi Sistemi, sistem iindeki eylemlerin kolaylkla izlenebilmesi amaciyle, ak ve anlalabilir bir ekilde gelitirilmelidir. Bir sistemin etkin olmas, karmak olmasn gerektirmez. Ak ve anlalabilir ilemlere dayal bir sistem kiiler tarafndan karmak bir sisteme nazaran daha abuk renilebilir. Buna bal olarak iletmeler daha kolay bir ekilde yaplr. iletmelerdeki aklk ve anlalabilirlik sistemin almasndan sorumlu kiilerin sistemi izleyebilmelerini kolalatrr. Ak ve anlalabilir bir sistem, ancak sistemin veya alt sistemlerinin ve sistem iindeki ilemlerin iyi bir ekilde tanmlanmasyla salanr.

Ak ve anlalabilir olma ilkesi ne demektir?

Veri Biriktirme ve leme lkesi


Muhasebe Bilgi Sistemi, anlaml, zamanl ve ilgili ynetsel bilgi salayacak ekilde gelitirilmelidir. Muhasebe bilgi sisteminin gelitirilmesi ile ilgili bu ilke, veri veya bilgilerin sistem iindeki girdi-ileme-kt eklinde aklaryla ilgilidir. Muhasebe bilgi sisteminden istenen etkinliin salanmas, baka bir deyile anlaml, zamanl ve ilgili ynetsel bilgilerin elde edilmesi verilerin sistemdeki ilk kaytlarna baldr. Bu bakmdan ilk kaydn doruluk ve ayrnt derecesi olduka nemlidir. Bir ekonomik olayn ortaya kmas durumunda, bilgi ileme konu olacak verilerin doru ve gerekli ayrntlarla ilk kaytlarnn yaplmas gerekir. lk kaydn gerekli ayrntda olmas daha sonra sistemden ok amal bilgilerin alnmasna olanak salar. Bu nedenle balangta ayrnt derecelerinin ok iyi saptanmas yararl olmaktadr.

Veri biriktirme ve sreleme ilkesi ne demektir?

SSTEM ANALZ
Muhasebe bilgi sistemini gelitirme almalarnn yeni bir sistemin kurulmas veya mevcut olan sistemin deitirilmesi veya ihtiyaca cevap verecek duruma getirilmesi iin yaplan almalar olduunu belirtmitik. Yeni bir sistemin kurulmas bal bana yeni bir sistemin tasarmdr. Mevcut olan sistemin deitirilmesi veya ihtiyaca cevap verecek duruma getirilmesi ise, mevcudun ne olduunun anlalmas, varsa problemlerin belirlenmesi ve bu problemlerin zmlerinin bulunmas ve sistemin tamamlanmas ve sisteme ilavelerin yaplmas demektir. Bunun iin sistem analizi almalarnn yaplmas gerekir.

Sistem analizi ne demektir?


Sistem analizi, iletmenin karar merkezlerindeki ve karar merkezleri arasndaki fiziksel ak (malzeme, mal, para ak gibi) ile bilgi aknda ortaya kan problemleri gidermek veya sz konusu aklar iyiletirmek iin yaplacak almalar btndr.

Karar merkezi ne demektir?


Karar merkezi, gerek fiziksel, gerekse bilgi aklarna ilikin faaliyetlerin yrtlmesinden sorumlu olan, bilgi girdilerine gre kararlar veren ve bunlara gre tavr taknan ve bir kiiye bal olan bir ynetim alan veya birimidir. Bir bilgi sistemi deiik karar merkezleri etrafnda tasarm yaplarak gelitirilir. Dolaysiyle bilgi sisteminin kendisi, deiik karar merkezlerinde verinin toplanmas, ilenmesi ve bilgiye dntrlmesi ve karar - 203 -

merkezleri arasnda veri veya bilginin ak eklinde irdelenir. Sistem analizine balanmasnn temel nedenleri; problem zme, yeni gereksinmeler, yeni fikirler ve teknolojinin uygulanmas ve mevcut uygulamalarn gelitirilmesi gibi olaylardr. Mevcut bilgi sistemi istenildii gibi ilem grmyor olabilir. letmedeki bilgi aknda baz aksaklklar, dzensizlikler, gecikmeler ortaya kabilir. Amalara varmak ve faaliyetlerde etkinlik salamak iin mutlaka var olan problemleri ortadan kaldrmak gereklidir.

Sistem analizinde nelerden yararlanlr?


Sistem analizinde kantitatif teknikler kullanld kadar, yarg, yaratclk, sa duyu ve deneyim gibi kalitatif faktrlerden de yararlanlr. Problem zme ve tasarm kapsayan sistem gelitirme abalarnda sistem analizi uygulamalar olarak alt temel ilem vardr:

Problemin tanmlanmas Sistem analizi almalarnn programlanmas Seenek zmlerin gelitirilmesi Seeneklere ynelik modellerin kurulmas Seeneklerin maliyet-etkinlik analizlerinin yaplmas Seeneklerden birinin seimi Seilen seenein uygulamaya konulmas, izlenmesi ve deerlen mesi.

Aadaki ak emasnda birbirini izleyen sz konusu ilemler ve bu ilemlerin birbirleri ile ilgileri gsterilmitir:

Bilgi kullancynetici ile sistem analistinin karlamas

Problemin Tanmlanmas

Seeneklerin Gelitirilmesi

Seenekler istenenleri karlyor mu?

Hayr

Evet Modellerin Kurulmas

ekil 14.1.
Maliyet-Etkinlik Analizi

Sistem Analizi lemleri.

Ekonomik olarak kabul edilebilir mi?

Hayr

Evet

Seimin Yaplmas

Hayr

Olduu gibi kabul edildi mi?

Evet zmn-Modelin uygulamaya konulmas

Belirtilen ve ekil.1de birbirle-

- 204 -

ri ile ilgileri gsterilen sistem analizi ilemleri (aamalar) Sistem Gelitirme almalarnn temelini oluturur. Sistem Gelitirme almalarnn aamalar olarak daha nce saylan planlama (n aratrma), n tasarm, ayrntl tasarm ve uygulama aamalar sistem analizi erevesinde yrtlr. Nitekim planlama, n tasarm, ayrntl tasarm ve uygulama aamalarndan oluan sistem gelitirme almalar izleyen nitelerde belirtilen ereve iinde ayr ayr ele alnarak aklanaaktr.

Sistem analizinin hedefi ve ierii nedir?

zet
Muhasebe bilgi sisteminin tasarm, kurulmas ve alr duruma getirilmesi veya var olan bir bilgi sisteminin yeni ihtiyalara ve gelimelere cevap verecek duruma dntrlmesi sistem gelitirme almalar ile gerekletirilir. Sistem gelitirme almalar kurulmas istenen her bilgi sistemi iin ayndr. Sistem gelitirme almalar, genellikle bir proje ve sistem analizi erevesinde yrtlr. Bu almalar, iletmede yeni bir bilgi sisteminin kurulmak istenmesi veya iletmede mevcut muhasebe bilgi sistemindeki yetersizliklerin veya aksamalarn giderilmek istenmesi sonucu ortaya kar ve n aratrma, n tasarm, ayrntl tasarm ve uygulama aamalar olarak birbirini izleyen drt aamada yrtlr. Bu aamalarn temeli, sistem analizine dayanr. Sistem analizi genel olarak; problemin tanmlanmas, almalarn programlanmas, seeneklerin gelitirilmesi, seeneklerden en uygun olannn seilmesi ve uygulamaya konulmas ilemleridir. Sistem gelitirme almalarn oluturan drt aama da bu erevede ve ayrntl olarak gerekletirilir. Sistem gelitirme almalarndan beklenen sonucun elde edilmesi, dier bir ifadeyle, istenilen bir sistemin istenildii ekilde kurulmas veya gelitirilmesi srasnda muhasebe bilgi sistemi gelitirme ilkeleri olarak ifade edilen; uygun maliyet, raporlama, insan etkeni, rgt yaps, esnek olma, ak ve anlalabilir olma, veri biriktirme ve sreleme ilkelerine uyulmas gerekir.

Sorular
1. Sistem gelitirme almalar iin aadakilerden hangisi doru deildir? a. Sistem gelitirme almalar genellikle bir proje ve sistem analizi erevesinde yrtlr. b. Sistem gelitirme almalar bir bilgi sisteminin tasarmn, kurulmasn, alr duruma getirilmesini kapsar. c. Sistem gelitirme almalar, kurulmas istenen her bilgi sistemi iin ayndr. d. Sistem gelitirme almalar genel kabul grm muhasebe ilkelerine dayanr.

- 205 -

e. Sistem gelitirme almalar kurulan ya da gelitirilen sistemin kontrol edilmesini de kapsar. 2. Muhasebe bilgi sistemi gelitirme ilkeleri kapsamnda aadakilerden hangisi yer almaz? a. Deimezlik lkesi b. rgt Yaps lkesi c. Raporlama lkesi d. Uygun Maliyet lkesi e. nsan Etkeni lkesi

3. letmenin ak ve dinamik bir sistem olmas, sistem gelitirme abalarnda, aadaki ilkelerden hangisinin srekli gznnde tutulmasn gerektirir? a. rgt Yaps lkesi b. Esnek Olma lkesi c. Ak ve Anlalabilir Olma lkesi d. Veri Biriktirme ve Sreleme lkesi e. nsan Etkeni lkesi

4. letmenin karar merkezlerindeki ve karar merkezleri arasndaki fiziksel ak ile bilgi aknda ortaya kan problemleri gidermek veya szkonusu aklar iyiletirmek iin yaplacak almalar btnne ne denir? a. Ynetim Bilgi Sistemi b. Bilgi lem c. Sistem Analizi d. Sistem Organizasyonu e. Sreleme

5. Sistem analizi ilemlerinin balangc nedir? a. Problemin tanmlanmas b. Sistem analizi almalarnn programlanmas c. Seeneklere ynelik modellerin kurulmas d. Seeneklerin maliyet-etkenlik analizlerinin yaplmas e. Seeneklerden birinin seimi

- 206 -

Muhasebe Bilgi Sisteminin n Tasarm

15
- 207 -

NTE

Bu nitede...
Muhasebe Bilgi Sisteminin kurulmas veya mevcut sistemin iyiletirilmesi ve geniletilmesi iin yaplan sistem gelitirme almalarnn ilk iki aamas olan almalarn planlanmas ve n tasarm aamalar aklanacaktr. Bu nedenle, sistem gelitirme almalarnn nedenleri, alma plan, sistem snrlarnn gelitirilmesi, bilgi gereksinmelerinin saptanmas, sistem amalarnn gelitirilmesi, sistem kstlayclarnn ve kaynaklarnn belirlenmesi, ktlarn, girdilerin, sreleme ilemlerinin belirlenmesi, sistem elerinin saptanmas, maliyet-etkinlik analizi konular zerinde durulacak ve bunlarn nasl yaplaca anlatlacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Muhasebe bilgi sisteminin gelitirilmesi birbirini izleyen aamalarla gerekletirildiinden, her bir aamann bal bana iyi renilmesi yannda, aamalar arasndaki ilikinin de iyi renilmesi bu nitede anlatlan konularn anlalmasn kolaylatrr.

MUHASEBE BLG SSTEM GELTRME ALIMALARININ PLANLANMASI


Sistem gelitirme almalarnn ilk aamas almalarn planlanmasdr. n aratrma olarak da ifade edilen planlama aamas, st ynetimin veya iletmedeki dier bilgi kullanclarnn, ynetim faaliyetleri iin gerekli bilgileri etkin bir ekilde ve zamannda salayacak olan muhasebe bilgi sistemine veya herhangi bir alt bilgi sistemine duyacaklar gereksinme ile balar. Bu nedenle nce bilgi sisteminin kurulmasn gerektiren nedenler belirlenir?

Nedenlerin belirlenmesi ne adan yarar salar?


Sistem gelitirme almalar nedenlerinin saptanmas, almalarn ne ynde olabilecei saptanr. letmedeki mevcut sistem mi dzeltilecek yoksa, yeni sistem mi kurulacak? Buna gre sistem analizi ve tasarm ilemleri yaplr. almalarn yn genel bir ekilde belirlendikten sonra, belirlenen bu yne gre, sistemin tasarmndan, alr duruma gelinceye kadar yaplacak almalar ve almalarn yrtlebilmesi iin gerekli para, eleman ve zaman gsteren bir eylem plan hazrlanarak, bir rapor eklinde ynetime sunulur. st ynetim bu rapora gre sistem gelitirme almalarnn devamna ve kesilmesine ilikin kararn verir. Planlama aamasnn belinlenen bu ierii aada aklanacak olan, sistem gelitirme almalar nedenlerinin saptanmas ve eylem plannnhazrlanmas alt aamalar ile gerekletirilir.

Sistem gelitirme almalarnn ilk aamas olan planlama aamasnn ierii nedir?

Sistem Gelitirme almalar Nedenlerinin Saptanmas


Sistem gelitirme almalarnn ynn belirlemek iin almalar gerektiren nedenlen saptanr. Sistem gelitirme almalar genel olarak iki ynde yrtlr: 1) letmede yeni bir muhasebe bilgi sistemi veya yeni bir alt bilgi sisteminin kurulmas, 2) Mevcut sistemin dzeltilmesi. Sistem gelitirme almalar, bilindii gibi, iletmede bilgiye ve dolaysiyle bilgi sistemine duyulan bir gereksinmeyle balamaktadr. Bu gereksinme temel olarak yeni gelimelerden veya iletmede mevcut bilgi sisteminden doan aksamalarn veya yetersizliklerin giderilmek istenmesinden kaynaklanr.

Ne gibi yeni gelimelerden sz edilebilir?


Sistem gelitirme almalarn gerektiren yeni gelimeler genel olarak iki noktada ortaya kar. Birincisi; bilgi ilem teknolojisinde, zellikle bilgisayar teknolojisinde grlen hzl deimelerin yaratt yeni olanaklar. kincisi; ynetim biliminde, iletmecilik uygulamalarnda grlen yeni ynetim teknikleri ve yeni uygulamalar. Mevcut bilgi sistemindeki aksamalar, ynetimin etkinliini nemli derecede azaltr. Mevcut bilgi sisteminin ynetime gerekli bilgileri zamannda ve ierikte salayamamas alnacak kararlar olumsuz ynde etkileyebilir. Bu durum yeni bir sistemin kurulmasn veya mevcut sistemin yeniden dzenlenmesini veya tamamlanmasn gerekli klar.

Yeni gereksinmeler sistem almalarn gerektirir mi?


letmelerin giderek bymesi; karmaklamas veya yapnn deimesi, beraberinde yeni gereksinmeleri ve konular ortaya karr. By- 208 -

yen, karmaklaan bir iletmenin ynetimi daha ok bilgiye gereksinim duyacaktr. Bu durum iletmede yeni bir bilgi sisteminin kurulmasn veya en azndan mevcut bilgi sisteminin yeniden gzden geirilmesini ve yeni isteklere cevap verebilecek duruma getirilmesini zorunlu klacaktr. Szgelimi, iletmenin byyp bir holding ekline gelmesi durumunda, ana irketin bnyesinde ve tm bal irketleri kapsayacak genilikte yeni bir muhasebe bilgi sistemi kurma gerekliliinin domas gibi.

Sistem gelitirme abalarnn nedenlerinin saptanmasnn yarar nedir? Sistem almalarn gerektiren ne gibi nedenler vardr?

alma Plannn Hazrlanmas


Muhasebe bilgi sisteminin veya bir alt sisteminin kurulmas veya yeniden dzenlenmesi ile ilgili durum genel hatlaryla belirlendikten sonra, sistem gelitirme almalarn bir btn olarak gsterecek bir alma plan (eylem plan) hazrlanr. Bu planda, sistem gelitirme almalarnn n tasarm, ayrntl tasarm ve uygulama aamalarnda, dier bir ifadeyle sistemin tasarmndan kurulmasna ve altrlmasna kadar olan muhtemel ilemler ve gerekli para, alma ekibi ve zaman belirtilir. alma plan genellikle iki blmde hazrlanr. lk blmde n tasarm aamas, ikinci blmde ayrntl tasarm ve uygulama ilemleri gsterilir.

alma plannn blmlerinde hangi bilgilere yer verilir?


alma plannn n tasarma ilikin ilk blmlerinde, n tasarm aamasndaki ilemlerin nasl, ne kadar srede, ka kiiyle ve kimler tarafndan yaplaca ve bunun maliyetinin ne olaca belirtilir. Plann ikinci ksmnda ise, bu kez bu bilgiler ayrntl tasarm ve uygulama aamalarnn ilemleri iin aklanr. alma plannda belirtilen bu bilgiler, kukusuz tahmini bilgiler olacaktr. Plann daha isabetli ve gereklere daha yakn olmas bakmndan, belirtilen bilgiler yannda, almalar srasnda ortaya kmas muhtemel olumsuz gelimeler ve yeni ilaveler karsnda yaplabilecek ilemleri de yanstmas gerekir. alma plan bu ierikte hazrlandktan sonra bir rapor eklinde ynetimin onayna sunulur. Ynetim bu rapor yardmyla ve gerekirse karlkl grme ile sistem gelitirme almalarnn, yani muhasebe bilgi sistemi veya bunun herhangi bir alt sisteminin kurulmas ile ilgili almalarn kesilmesi veya devam ynnde karar verecektir. Verilen karar olumsuz ise, almalar sona erdirilir. Kararn olumlu olmas durumunda da, alma ekibi n tasarm aamasn balatarak almalarn srdrr.

alma plan ne demektir? alma planna dayanarak ynetimin verecei kararlar ne ynde olabilir?

N TASARIM
n tasarm aamas, st ynetimin alma ( n aratrma) raporunu onaylamasyla balar. Bu aamada kurulmas veya yeniden dzenlenmesi dnlen muhasebe bilgi sisteminin veya bir alt sisteminin modeli genel bir ereve iinde tasarm yaplr. Daha sonra gelitirilen modelin maliyet etkinlik analizi yaplr. lemler tamamlandktan sonra, btn ilemleri ieren bir fizibilite (yaplabilirlik) raporu st ynetime sunulur. Bu aamada yaplacak ilemler srasyla ekil 1de gsterilmi olup, her biri aada ayr ayr aklanacaktr.

- 209 -

Sistem Snrlarnn Belirlenmesi


Sistem snrlar, kurulmas dnlen muhasebe bilgi sisteminin veya bir alt sisteminin ieriini belirler. Bilindii gibi muhasebe bilgi sistemi; finansal muhasebe, maliyet muhasebesi, bteleme ile bunlarn alt sistemleri olan satlar ve alacaklar, satnalma ve borlar, stok ilemleri, maliyetleme ve maliyet kontrolu, gelirler, giderler vb. alt bilgi sistemlerinden olumaktadr. Muhasebe bilgi sisteminin snrlar, sistemin kapsam ne olacaktr? sorusuna verilecek cevapla belirlenir. Bu aamada bu soruya verilecek cevap genel bir ereve iinde belirlenir. Burada sadece hangi faaliyet sistemlerine ilikin bilgi aknn dzenlenecei veya hangi bilgi sisteminin kurulaca ortaya karlr. rnein, satlar, satnalma, retim faaliyetleri veya btn mali nitelikli ilemler ya da muhasebe bilgi sisteminin tamam gibi.

Muhasebe bilgi sisteminin ierii hep ayn mdr?


Muhasebe bilgi sistemlerini oluturacak alt bilgi sistemleri iletmenin koullarna gre farkl olabilmektedir. retim iletmesi ile ticaret iletmesi veya hizmet iletmesinde, hatta ayn konudaki iletmelerde bile muhasebe bilgi sisteminin ierii bir btn deiir. Bir iletmede maliyetleme ve maliyet kontrolu alt sistemi bulunurken, rnein ticaret iletmesinde bu alt sistem bulunmaz. Dolaysiyle iki ayr iletmedeki sistemlerin ad ayn olabilecek, rnein genel muhasebe, ancak ierikleri ve ilem younlar farkl olabilecektir.

Sistem snrlar ne demektir? Nasl belirlenir?

Bilgi Gereksinmelerinin Saptanmas


Bilgi gereksinmeleri, belirlenen sistem ierii erevesinde saptanr. Bilgi gereksinmelerinin saptanmasndaki ama, sistemden ne tr bilgilerin istenebileceini belirlemektir. Ayrca bilgi gereksinmelerinin saptanmas, sistemin bu istekleri karlamaya ynelik bir ekilde gelitirilmesine olanak salayacaktr. Bu ekilde sistemin ilgisiz bilgiler salamas nlenir.

Bilgi gereksinmeleri nasl saptanr?


Bilgi gereksinmeleri, sistemi kuracak kii veya kiilerin yneticilerle yapaca ortak almalar ve grmeler ile saptanr. Bu ortak almalar ve grmeler srasnda, yneticilerden, iletme faaliyetlerini ynetirken ne tr bilgilere gereksinme duyacaklar renilir. Ancak yneticilerin kendilerine hangi bilgilerin gerekli olacan grme srasnda tam olarak dnpsylemeleri ve ilerde karlaacaklar konular imdiden kestirmeleri ve bunun iin gerekli olacak bilgileri belirtmeleri zordur. Bu durumun mutlaka gz nnde bulundurulmas gerekir. Bilgi gereksinmelerinin saptanmasnda yneticilerin zellikleri ve ynetim srecinin yaps ve iletmenin dinamiklii nemli etkendir. Bu adan alma ekibinin sadece yneticilerle grmede saptad bilgi gereksinmeleri ile yetinmeyip, belirtilen etkenleri gzden uzak tutmayarak bilgi gereksinmelerini saptamas gerekir. nk iletmede kurulacak muhasebe bilgi sistemine yalnzca bugnk bilgi gereksinmelerinin yanstlmas durumunda, ksa bir sre sonra iletmenin isteklerine cevap veremez ve gelime sreci karsnda etkinliini nemli derecede kaybeder.

- 210 -

Bilgi gereksinmeleri neden saptanr ve saptanrken hangi faktrlere dikkat edilir?

Sistem Amalarnn Belirlenmesi


Bu aamada gereksinim duyulan bilgilerden yararlanarak kurulacak sistemin neler yapaca ve dolaysiyle neler salyaca belirlenir. Sistemin neler yapaca ancak bilgi gereksinmelerinden anlalacaktr. rnein, bir ynetici tarafndan Maliyetleri kontrol etmek iin bana hammadde ve iilik kullanmlarna ilikin bilgiler gereklidir. eklinde ifade edilen bir bilgi istei, sistemden neler beklediini ortaya koyar. Buna gre sistemin amac, genel bir ifadeyle, iletme faaliyetlerinin kontroylunu mmkn klmak iin gerekli bilgileri salamaktr eklinde belirlenir. Bu ekilde belirlenen sistem amac, bilgi gereksinmelerinin karlanmas durumunda yneticilerin bu bilgilerle ne yapabileceklerini gstermektir. Sistem modelinin oluturulmas bakmndan, genel amalarn mmkn olduu kadar blmlere ve iletme eylemlerine ya da ynetime gre alt amalar eklinde de belirtilmesi gerekir.

Sistem amalar neye gre belirlenir? Belirlenen ama neyi gsterir?

Sistemin Tasarm le lgili Kaynaklarn ve Kstlayclarn Belirlenmesi


Kaynaklar ve kstlayclar, sistem gelitirme almalarn ve kurulacak sistemi olumlu veya olumsuz ynde etkileyecek faktrlerdir. Kaynaklar kurulacak yeni sistemin kullanabilecei veya yararlanabilecei olanaklardr. rnein; iletmede mevcut bilgi ilem donanmlar (bilgisayar vb.), programlar, bilgi ilem elemanlar, muhasebe elemanlar, dkman, para gibi. Kstlayclar ise, kurulmas dnlen sistemin tasarm ilemlerini snrlayan veya engelleyen iletme ii veya iletme d etkenlerdir. rnein; yasal zorunluluklar, iletme politikalar, para, eleman yetersizlii ve elemanlarn yeni sisteme kar direnmeleri gibi. Sisteme ilikin kaytlarn ve kstlayclarn saptanmas ile, yeni kurulacak bilgi sisteminin iletmenin koullarna uygunluu salanr. Mevcut kaynaklarn ve kstlayclarn saptanarak gznnde bulundurulmas yannda engel olabilecek olanlarn deitirilebilecei veya iyiletirilecei de dnlmelidir.

Bilgi sisteminin tasarm ve kurulmas ile ilgili kaynaklar ve kstlayclar ne demektir?

ktlarn Belirlenmesi
ktlarn belirlenmesi; kurulacak yeni sistemin modelinin gelitirilmesi ilemlerinin balangcdr. Sistem ktlarn belirlenmesinde hareket noktas, saptanan bilgi gereksinmeleridir. Bu nedenle burada yaplacak i, Bilgi gereksinmeleri hangi ktlarla karlansn? sorusuna yant aramaktr.

"Bilgi gereksinmeleri hangi ktlarla karlansn? sorusuna nasl yant aranr?


ktlarn belirlenmesinde genellikle kullanlan yaklam, bilgi gerek- 211 -

sinmelerine bal olarak sorulacak bir dizi sorunun yantlanmas eklinde olur. Sz konusu sorular u ekilde belirlemek mmkn:

ktlar hangi bilgi gereksinmelerini karlayacaktr? Bu gereksinmeleri karlayacak ktlar ne ekilde olmaldr ve neleri iermelidir? ktlarda yer alacak bilgilerin ayrnt derecesi ne olmaldr? Ka suret gereklidir ve her bir suret nereye gnderilecektir? ktlar ne zaman gerekli olacaktr?

ktlar nasl bir nitelik tamaldr?


Yukardaki sorular veya daha ilave edilebilecek sorular erevesinde saptanacak ktlar, daha sonra gnlk, haftalk ve aylk gibi esaslara gre bir liste ekline getirilir. Bu listenin hazrlanmas srasnda zerinde nemle durulmas gereken konu, her bir ktnn ieriine ve datm yerlerine gre belirlenmesidir. nk her ktnn listede ieriine ve datm yerine gre belirlenmesi girdi-ileme-kt eklindeki sistem modelinin gelitirilmesinde yararl olacaktr. ktlarn kullanclar tarafndan etkinlii, bu iki durumun (ierik ve datm yeri) gznnde bulundurulmas ile elde edilir. Nitekim temel olan her ktnn ilgili yere gelmesi ve istenilen bilgileri vermesidir.

ktlar nasl belirlenir?

Girdilerin Belirlenmesi
Sistem girdilerinin belirlenmesi, sistem ktlarnn oluturulabilmesi iin gerekli olan veri ve bilgilerin saptanmas demektir. Girdilerin belirlenmesinde ncelikle herbir sistem kts (rapor, tablo vb.) dikkate alnarak, bu ktlarn oluturulabilmesi iin hangi veri veya bilgilerin gerekli olaca bir liste halinde saptanr. rnein, bir maliyet raporunun oluturulabilmesi iin kullanlan hammaddenin cinsi, fiyat, miktar, hangi retim biriminde kullanld, direkt iilik, genel retim giderleri pay gibi verilerin belirlenmesi gibi.

Girdilerin ierii belirlendikten sonra ne yaplmaldr?


Girdilerin ierii belirlendikten sonra, bu girdileri oluturan verilerin nereden, ne ekilde, ne zaman, ne yolla, kimden salanaca saptanr. Veri veya bilgiler, farkl kaynaklardan ve farkl ekillerde salanr. Szgelimi, satclardan gelen bir fatura, mteriden alnan bir senet veya iilerin alma kart gibi. Bu adan, girdilerin belirlenmesi olduka nemli ve g bir ilemdir. Ancak, ktlarn istenildii ekilde oluturulmasnn, farkl kaynaklardan ve farkl ekilde salanacak veri veya bilgilerin doru bir ekilde belirlenmesine bal olduu da unutulmamaldr.

ktlarn olumas iin gerekli olan girdiler nasl belirlenir?

leme Aamasnn Belirlenmesi


leme bilindii gibi, girdileri ktlara dntren bilgi ilem faaliyetlerini ierir. Bilgi ilem faaliyetleri istenen ktlarn elde edilmesi iin girdiler zerinde yaplacak olan; kayt, snflama, hesaplama, zetleme, sakla-

- 212 -

ma, canlandrma, oaltma ve iletme ilemleridir. Girdi ile kt arasndaki boluk bu ilemlerle doldurulur.

ktlarn elde edilmesi iin bilgi ilem faaliyetlerinin tamamnn yaplmas mutlaka gerekli midir?
stenen bir ktnn elde edilmesi iin her zaman btn bilgi ilem faaliyetleri gerekli olmayabilir. Bu nedenle ktlarn oluumunu salayacak ilemlerin her bir kt iin ayr ayr saptanmas gerekir. Bu saptama ilemi, n tasarm aamasnda ayrntlara inmeden genel bir ereve iinde yaplr. rnein, aylkhazrlanan bir cret bordrosunda (kt) yaplacak ilemin bu aamada yalnzca allan srenin cretle arpm eklinde ifadesi olmaldr. Kesintiler, zamlar, datm gibi ayrntlar daha sonraki ayrntl tasarm aamasnda, sistem ayrntl bir ekilde gelitirildiinde ele alnmaldr. leme ilemlerinin belirlenmesi ile snflandrmann, hesaplamann, zetlemenin, dosyalamann ve dier ilemlerin nasl, ne ekilde yaplaca genel hatlaryla tanmlanarak sistem iinde yaplmas gereken ilerin neler olduu ve nasl yaplaca belirlenmi olur. Bylelikle girdilerle ktlar birbirlerine balayan bilgi ilem faaliyetlerinin saptanmas sonucu sistemin girdi-ileme-kt eklindeki bilgi ak ortaya karlr.

leme ilemleri nelerdir? leme ilemlerinin belirlenmesi sonucunda ne elde edilir?

Sistem elerinin Belirlenmesi


Muhasebe bilgi sisteminin eleri; insan, haberleme aralar (belgeler), raporlar ve donanmdr. Bilindii gibi, sistemin almasn mmkn klan, sisteme hayatiyet kazandran bu elerdir. Bu aamada, ortaya km olan yeni sistem modeline ait eler saptanr. Girdi-ileme-kt eklindeki bilgi aknn belirlenmesindn sonra, bu akn kimler tarafndan hangi aralarla ve ne tr haberleme aralaryla yaplacann belirlenmesi gerekir. Bu belirleme genel bir yaklamla yaplr. Burada yalnzca, rnein bilgi ilem faaliyetlerinin bilgisayarla yaplaca belirtilir, ancak bilgisayarn ayrntl zelliklerine ve seimine girilmez. elerin seilmesi ile, kurulmas dnlen muhasebe bilgi sisteminin veya bir alt sisteminin genel yaps oluturulmu olur. nk, bu seimle birlikte; girdi-bilgi ilem faaliyetleri-kt eklindeki bilgi ak ve bunu gerekletirecek personel donanm ve haberleme aralar ortaya km olur ki, bu da sistemin modelinin kurulmas demektir.

Sistem eleri nelerdir? Sistem elerinin belirlenmesi ile ne tamamlanm olur?

Sistemin Maliyet-Etkinlik Analizinin Yaplmas


Maliyet etkinlik analizi 14nc nitede aklanan uygun maliyet ilikisi erevesinde yaplr Sz konusu ilkeye gre sistem uygun bir maliyetle gelitirilmelidir. Bu nedenle ncelikle yeni sistemin gerektirdii sistem maliyetleri ile bu sistemin salyaca yararlarn saptanmas gereklidir. Sistem maliyetleri, sistemin almasn salayacak olan; haberleme aralar, raporlar ve donanm gibi sistem elerinin gerektirdii tm har-

- 213 -

camalar ierir. Maliyetler her bir e (unsur) iin tahmin esasna gre ayr ayr saptanr. Szkonusu maliyetler; sistemin almasndan sorumlu olacak personelin cretleri, eitim giderleri, sistemin gerektirdii donanm bedeli ve bu donanmn cari giderleri ile yeni formlarn ve dier malzemelerin ortaya kard giderler rnek olarak gsterilir. Bu maliyetlere ayrca, sistem gelitirme almalar iin denecek tutarn da (ilk kurulu gideri olarak) eklenmesi gerekir.

Sistemin maliyetine karlk salanacak yararlar neler olabilir?


Belirlenen maliyetlerle karlatrmak zere yeni kurulacak veya dzenletirilecek ya da geniletilecek sistemin salayaca yararlar saptanr. Salanacak yararlar; sistemin kurulmas veya geniletilmesi ile personelden, krtasiyeden veya szgelimi stok seviyesinin drlmesinden, kontrol olana salanmas bakmndan yaplacak tasarruflardan, vb. salanacak kazanlardr. Ayrca bu parasal kazanlar dnda parasal olmayan rnein; bilgi ilem faaliyetlerinde salanacak abukluun ve zamannda bilgi elde etmenin yarataca kazanlar da unutmamaldr. Maliyetler ve salanacak yararlar karlatrldnda temel olan sistemden salanacak yararlarn, sistemin maliyetini amas veya en azndan maliyetlere eit olmasdr. Yeni sistem bu koulun gereklemesi ve gerekleme olasl olmas durumunda onaylayaca aktr.

Sistemin maliyet etkinlik analizinin yaplmas iin nelerin belirlenmesi gerekir ve maliyet etkinlik analizinin ls nedir?

n Tasarm Aamas Bulgularnn neri Olarak Oluturulmas ve Ynetime Sunulmas


n tasarm aamas, gelitirilen muhasebe bilgi sistemi modeline ilikin btn bilgilerin bir rapor ekline getirilmesiyle son bulur. Rapor yaplan tasarm ilemlerinin bir zeti eklinde dzenlenir. Aada bir gr vermesi bakmndan bir rnek verilmitir: BALIK : Projenin Ad I. TANITIM Yeni kurulacak sistemin ksa bir anlatm. Burada sistemin neler yapaca, sorunlar nasl zmleyecei, sistemin kurulmasna ne zaman balanabilecei gibi durumlar aadaki aklamalar kaynak gsterilerek anlatlr. Bu blm bir bakma yeni sistemin ynetime benimsetilmesi amacn gder. Tarih :

II. GR A. Tarihe Sistem gelitirme almalarnn ne zaman, nasl ve kimin gereksinmesi sonucu balatld, daha sonra bu almann balang tarihi ve kim tarafndan yrtldne ilikin bilgiler yer alr. B. Ama ve Kapsam Sistem gelitirme almalarnn amalar ve kapsam aklanr.

- 214 -

III. MEVCUT SSTEM letmede mevcut bilgi sisteminin ksa bir anlatm yaplr. Yeni sistemi eski sistemle karlatrma olana yaratmak iin mevcut sistemin anlatm zellikle, yeni sistem modelinin paralelinde olmaldr. IV. SSTEM GELTRME ALIMALARININ SONULARI Mevcut sistemin sorunlar ve iyi ynleri aklanr. Ancak burada aklanacak sorunlar, yalnzca yeni sistemin kurulmas ile giderilecek sorunlar olmaldr. V. YEN SSTEM A. Giri 1. Yeni sistemin amalar 2. Yeni sisteme ilikin kstlayclar ve olanaklar 3. Sistemin ierii B. Yeni Sistemin Tanm 1. Girdi 2. leme 3. kt Teknik ayrntlara inmeden girdi-sreleme-kt eklindeki bilgi aknn ve sistemin almasn olurlu klacak sistem elerinin ksa anlatm. Anlatm; girdiler, sreleme ve kt asndan bilgi-ileme eylemlerinin yrtlmesi iin gerekli formlarn, belgelerin, personelin ve bilgi ilem ynteminin aklanmas eklinde olmaldr. C. Yeni Sistem in Gerekli Kaynaklar 1. Para 2. Donanm 3. Personel Bu blmde, sistemin kurulmas durumunda sistem iin gerekli olacak para, donanm ve personele ilikin bilgiler verilir.

VI. DEERLEME Maliyet-etkinlik analizi ve sonularnn ksa anlatm. VII. UYGULAMA Burada sistemin kurulmas durumunda, ayrntl tasarm ve uygulama aamalarnda yaplacak ilemler ve bu ilemlerin yaplmas iin gerekli zaman belirtilir. (n aratrma aamasnda hazrlanan plan erevesinde).

VIII. EKLER alma ekibi tarafndan yukardaki ekilde hazrlanan rapor, daha sonra ynetimin onayna sunulur. Ynetim bu rapora dayanarak sisteme ilikin kararn verecektir. Verilen karar genellikle u drt dorultuda olabilecektir: - 215 -

1. Sistem gelitirme almalarnn onaylanmas (devam ettirilmesi). 2. nerilen yeni sistemde baz dzeltmelerin veya deiikliklerin yaplmas. 3. Sistem gelitirme almalarnn ertelenmesi. 4. Sistem gelitirme almalarnn kesilmesi. Bu drt olasl durum, anlalaca gibi, temel olarak sistem gelitirme almalarnn devam veya kesilmesi eklindedir. ynetimin verdii karar olumsuz ise, almalar sona erdirilir. Buna karn karar olumlu ise, almalar devam ettiriglir. Bylelikle sistem gelitirme almalarnn ayrntl tasarm aamas balatlarak almalara devam edilir.

n tasarm aamas nasl bir raporla sonulandrlmaldr? Raporun incelenmesinden sonra nasl bir sonuca varlabilir?

zet
Sistem gelitirme almalarnn ilk aamas almalarn planlanmasdr. Bu aamada ilk nce bilgi sisteminin kurulmasn gerektiren nedenler belirlenir. Bu ilem, almalarn ne ynde olabileceini ortaya koyar. almalar genel olarak iki ynde yrtlr: 1) letmede yeni bir muhasebe bilgi sistemi veya yeni bir alt bilgi sisteminin kurulmas, 2) Varolan sistemin dzeltilmesi. almalarn yn belirlendikten sonra, sistem gelitirme almalarnn bundan sonraki ksmn bir btn olarak gsterecek bir alma plan hazrlanr. Bu planda, sistem gelitirme almalarnn n tasarm, ayrntl tasarm ve uygulama aamalarnda yaplacak almalar ve bunlar iin gerekli para, personel ve zaman belirtilir. Planlama aamas sonucunda st ynetime sunulan alma plannn kabulnden sonra, yeni kurulmas veya yeniden dzenlenmesi dnlen muhasebe bilgi sisteminin veya bir alt sisteminin modelinin genel bir ereve iin tasarm yaplr. Bunun iin; sistem snrlar belirlenir, bilgi gereksinmeleri saptanr, sistem amalar ve sistem tasarm ile ilgili kaynaklar ve kstlayclar belirlenir, ktlar, girdiler ve ileme ilemleri ile sistem eleri saptanr, sistemin maliyet-etkinlik analizi yaplr ve nihayet btn bu almalarn sonucu bir rapor olarak hazrlanr. Raporun sunulmasndan sonra ynetim almalarn devam veya kesilmesi veya dzeltilmesi ynnde karar alr. Devam ynnde alnan karardan sonra sistem gelitirme almalarnn ayrntl tasarm ve uygulama aamalarna geilerek, almalara devam edilir.

- 216 -

Sorular
1. Muhasebe bilgi sistemi gelitirme almalarnn planlanmasna nereden balanr? a. Sistemin kurulmasn gerektiren nedenlerin belirlenmesi b. Yaplabilirlik raporunun hazrlanmas c. Girdilerin belirlenmesi d. ktlarn belirlenmesi e. Sistemin maliyet-etkinlik analizinin yaplmas

2. Muhasebe bilgi sisteminin kurulmas ya da gelitirilmesi srasnda "sistemden salanacak bilgi gereksinmeleri saptanrken" zellikle dikkat edilmesi gereken nedir? a. st yneticilerin grleri b. Olabildiince ok bilgi retme c. Yneticilerle ortak alma d. Sistemi kuran uzmann gr e. Gemie dnk bilgi retilmemesi

3. Yeni kurulacak ya da gelitirilecek olan sistemin n tasarmna nereden balanr? a. Girdilerin belirlenmesi b. Sistem snrlarnn belirlenmesi c. Sreleme ilemlerinin belirlenmesi d. Sistem elerinin belirlenmesi e. Sistem ilkelerinin belirlenmesi

4. Bilgi gereksinmelerine gre, kurulacak yeni sistemin modelinin gelitirilmesi iin balang noktas nedir? a. Girdilerin belirlenmesi b. leme ilemlerinin belirlenmesi c. ktlarn belirlenmesi d. Sistem elerinin belirlenmesi e. Sistemin maliyet-etkinlik analizinin yaplmas

5. Kurulacak sistemin maliyet-etkinlik analizi yaplrken aadakilerden hangisi uygun maliyet olarak kabul edilir? a. En yksek maliyet b. En dk maliyet c. Yeni sistemin hibir ek maliyet gerektirmemesi d. Sistemin almasn salayacak bir maliyet e. Salanacak faydann altndaki maliyet

- 217 -

Muhasebe Bilgi Sisteminin Ayrntl Tasarm ve Uygulamas

16
- 218 -

NTE

Bu nitede...
Bu nitenin amac, n tasarmdan sonra muhasebe bilgi sisteminin kurulmasna ve almalarn devamna karar verildiinde, ayrntl tasarm ve uygulama aamalarnda hangi ilemlerin yaplacan aklamaktr. Bu ama dorultusunda; ayrntl tasarmn planlanmas, alt sistemlerin tanmlanmas, bilgi ilem faaliyetlerinin belirlenmesi, kodlama ileminin yaplmas, veri temelinin ve sistem belgelerinin gelitirilmesi, donanmn seilmesi, iletmenin rgtsel yapsnn yeniden dzenlenmesi ve sistem dkmanlarnn hazrlanmas, sistemin personelinin eitilmesi ve yetitirilmesi, sistem amalarnn hazrlanmas, sistemin denenmesi ve sistemin uygulamaya konulmas konular zerinde durulacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Sistemin kurulmas ve uygulamaya alnmas ancak birbirini izleyen ve dikkatlice yaplan bir dizi ilemle mmkn olduundan, bu amaca ynelik olan bu nitede zellikle birbirine balantl olarak aklanan her aamann iyi renilmesi ve her aamann dier aamalarla ilikisinin iyi anlalmas gereklidir. Bu yaklamla alldnda bu nitenin anlalmas kolaylaacaktr.

AYRINTILI TASARIM
Ayrntl tasarm, n tasarm aamasnda kurulmas tasarlanan ve genel hatlaryla belirlenen muhasebe bilgi sisteminin veya alt sistemlerden birinin ayrntl bir ekilde tanmlanmas faaliyetlerini ierir. Bu faaliyetlerin temel amac, sistem modelinin uygulamaya uygun bir ekile getirilmesidir. Nitekim, muhasebe bilgi sisteminin fiili olarak i hayatna geirilmesi, ancak ayrntl tasarm almalarnn tamamlanmasyla mmkndr. Ayrntl tasarm aamasnda yaplacak ilemler srasyla izim 16.1.de gsterilmi olup, bu ilemlerin her biri aada ayr ayr aklanacaktr.

Ayrntl tasarm aamasnn amac nedir?

Ayrntl Tasarmn Planlanmas


Ayrntl tasarm aamas, bu aamada yaplacak olan ilemlerin planlanmas ile balar. Yaplacak planlama, zaman iinde kk aptaki projeler (almalar) iin etkinliini byk oranda srdrr. Ancak byk projelerde, dier bir ifadeyle geni kapsaml sistem gelitirme almalarnda btn ilemler iin yaplan planlama, almalar ilerledike ve ayrntlara inildike etkinliini yitirebilmektedir. nk geni kapsaml almalarda, ilerideki almalar nceden tam olarak kestirmek olduka g olmaktadr. Sistem almalarnn ilk aamas olan planlama (n aratrma) aamasnda yaplan planda sapmalarn ortaya kmas kanlmaz olmaktadr. Bu nedenle ayrntl tasarm aamasnn ve onu izleyen uygulama aamasnn etkin bir ekilde yrtlmesi, bu iki aamann tekrar ve zenle planlanmasna baldr.

Ayrntl Tasarmn Planlanmas

Alt Sistemlerin Tanmlanmas

Bilgi leme Faaliyetlerinin Belirlenmesi

Kodlama leminin Yaplmas

Veri Temelinin Gelitirilmesi

Sistem Belgelerinin Gelitirilmesi

Donanmn Seilmesi

letmenin rgtsel Yapsnn Yeniden Dzenlenmesi

Sistem Dkmanlarnn Hazrlanmas

ekil 16.1. Ayrntl Tasarm Aamas.

- 219 -

Planlamada hangi konular belirtilmelidir?


Bu aamada yaplacak planlamada, ayrntl tasarm ve uygulama aamalarnda yaplacak iler ayrntl bir ekilde belirtilir. Planlamann k noktas, imdiye kadar yaplan ilerin neler olduunu saptamaktr. Daha sonra kalnan yerden nelerin, nasl ve ne ekilde kimler tarafndan ve neyle yaplaca belirlenerek, aadaki ekle uygun bir rapor hazrlanr:

AYRINTILI TASARIM VE UYGULAMA AAMALARINA LKN PLANI I. AYRINTILI TASARIM 1. Proje amacnn rgte anlatlmas veya yazl olarak datlmas. 2. Alt sistemlerin ayrntl olarak tekrar tanmlanmas. 2.1. Faaliyet sisteminin emasn izmek. 2.2. Yneticilerle ilgili kiilerle grmek. 2.3. Bilgi aknn eklini izmek. 3. Veri temelinin veya ana dosya veya dosyalarn tasarmnn yaplmas. 3.1. Tekrarl ve tekrarl olmayan kararlar saptamak. 3.2. ve d bilgi gereksinimlerini saptamak. 3.3. Depolanacak bilgileri belirlemek. 4. Bilgisayarlarn veya donanmn sisteme katksnn belirlenmesi. (Donanmla sistemin uyumluluunu salamak.) 4.1. Donanm gereksinmesini belirlemek. 4.2. Yazlm gereksinmesini belirlemek. 5. Girdi ve kt formlarnn belirlenmesi. 5.1. Girdi formlarnn gelitirilmesi. 5.2. kt formlarnn gelitirilmesi. 6. Sistemin altrlmas iin rgtsel yapnn oluturulmas. 7. Ayrntl tasarmn dkmannn yaplmas. II. UYGULAMA 1. Uygulama eylemlerinin programlanmas. 2. Uygulamann rgtlenmesi. 3. Personelin yetitirilmesi. 4. Donanmn alnmas. 5. Yazlmn gelitirilmesi. 6. Formlarn alnmas (bastrlmas). 7. Dosyalarn kurulmas. 8. Sistemin snanmas.

- 220 -

9. Sistemin izlenmesi. Yukarda rnek olarak verilen i plan, ayrntl tasarm ve uygulama aamalarnda yaplacak ilerin neler olduunu ve bu iler iin gerekli olan zaman, kaynak ve maliyetleri yanstmas bakmndan olduka nemli bir gstergedir. almalara ilikin zaman, kaynak ve maliyet unsurlar bu plan aracl ile kontrol edilebilecektir. Bylelikle ayrntl tasarm ve uygulama aamalarndaki almalar etkin bir ekilde ve kontroll olarak yrtme olana doacaktr.

Ayrntl tasarm neden planlanr?

Alt Sistemlerin Tanmlanmas


n tasarm aamasnda, hatrlanaca gibi, iletmede kurulmas ngrlen sistem genel hatlaryla dnlerek snrlar belirlenir. Kurulmas n grlen sistem bir takm alt sistemlerden oluuyor olabilir. Szgelimi; kurulmas dnlen sistem, bir btn olarak muhasebe bilgi sistemi ise, bunun alt sistemleri genel muhasebe, maliyet muhasebesi vb. olacaktr. Ayrntl tasarmn bu alt aamasnda, kurulmas dnlen sistemi oluturan her bir alt bilgi sistemi ayr ayr tanmlanr. Her bir alt sistem inceleme konusu yaplarak sistemin girdi, ileme ve ktlar belirlenir. Ancak bu alt sistemleri bamsz birer sistem olarak dnmemek gereklidir. Bunlarn btnn birer paras olduklar unutulmamaldr.

Alt sistemlerin ayr ayr tanmlanmasnn yarar nedir?


Alt bilgi sistemlerinin birbiriyle baml, ancak ayr ayr tanmlanmas, muhasebe bilgi sisteminin bir btn olarak bilgi akn ortaya karr. Bu nedenle bir alt bilgi sistemi, rnein genel muhasebe veya maliyet muhasebesi ya da dier herhangi bir alt bilgi sistemi tanmlanrken, ele alnan sistemin dier alt sistemlerle ilikisi zerinde nemle durulmas gerekir. Bu ilikinin gznnde bulundurulmas, girdi ve ktlarn (bilgi aknn) saptanmasnda sistemler aras birok tekrar nleyecektir. Her bir alt sistemin ayr ayr tanmlanmas, ayrca sistemin btn asndan nemli yararlar salamaktadr. Szgelimi sistemin btn daha anlalabilir olur. Bu da sistemi altracak kiilere, sistemin altrlmas srasnda kolaylklar salar.

Alt bilgi sistemlerinin tanmlanmas ne demektir? Nasl yaplr?

Bilgi lem Faaliyetlerinin Belirlenmesi


Ayrntl tasarmn bu alt aamasnda girdi ve ktlar arasndaki bilgi ilem faaliyetleri ayrntl olarak belirlenir. Baka bir anlatmla sistemden ynetsel bilgilerin alnabilmesi iin veriler zerinde yaplacak ilemler saptanr. Bu saptama ilemi n tasarm aamasnda genel bir yaklamla belirlenen bilgi ilem faaliyetlerinin devam olarak ve alt sistemlere indirgenerek yaplr. Szgelimi; personele denecek cret, yalnzca, brt cretten kesintiler indirilerek hesaplanr eklinde gsterilmeyecek, buna karn, kesintilerin tek tek neler olduu ve bu kesintilerin ne ekilde hesaplanp brt cretten nasl dlecei ayrntlaryla belirtilecektir. Bilgi ilem faaliyetleri, muhasebe bilgi sistemine dahil her alt sistem iin, hatta varsa daha alt sistemler iin ayrntl olarak belirlenir. Bu ekilde sistemin btn girdileri ve ktlar arasndaki boluk doldurulmu olur. Ayrntl olarak belirlenen bilgi ilem faaliyetleri ayn zamanda sistemin almasn, daha ak bir ifadeyle sistem iinde yaplmas gerekli

- 221 -

olan ilerin neler olduunu ve nasl yaplacan ak bir ekilde ortaya koyacaktr. Bu sistemi altracak personele almalarnda izleyecekleri yolu gsterecektir.

Bilgi ilem faaliyetlerinin ayrntl olarak belirlenmesi ne demektir? Ne gibi sonular yaratr?

Kodlama leminin Yaplmas


Kodlama veri veya bilgilerin sistematik bir dzenlemesidir. Bu dzenleme, veri veya bilgilerin sistemdeki aklarnn belirli bir snflandrma erevesinde yaplabilmesi iin zorunlu bir gereksinmedir. Kodlama ve snflandrma birbirine baml ve i ie girmi iki kavramdr. Dzenli ve yararl bir kodlama, ancak veri veya bilgilerin sistem iinde dzenli bir ekilde snflandrlmalar ile mmkndr. Etkin ve ilerlii olan bir snflandrma ise, dzenli ve snflandrmann amalarna cevap verebilen bir kodlama sistemine baldr. Snflandrmaya bal olarak, etkin bir kodlama sisteminin seiminde genellikle u ilkeler gznnde bulundurulmaldr:

Kodlama ileminde ne gibi hususlar dikkate alnmaldr?


Her kod yalnzca bir unsuru simgelemelidir. Kodlama sistemi ilerdeki deiikliklere cevap verebilecek ekilde nek olmaldr.

es-

Kodlama sistemi, muhasebe bilgi sisteminin btn alt sistemleri iin anlaml, tutarl ve kullanlabilir olmaldr.

Kodlama sistemi, rgt iindeki ilgili kiilerin kolaylkla anlayabilecekleri ekilde olmaldr.

Kodlama nasl ve ne kullanlarak yaplabilir?


Kodlama ilemlerinde alfabetik, nmerik (saysal) veya alfanmerik kodlardan biri kullanlr.

Alfabetik kodlar zellikle vitaminlere verilen ve harflere dayal kodlardr. rnein; A, B, C vitaminleri gibi. Alfanmerik kodlar ise harflere ve saylara dayal kodlardr. Ayrntl vitamin kodlar (B1, B2, B6) ve plaka numaralar (26 AS 803) ok bilinen rneklerdir.
Muhasebe bilgi sistemi asndan nemli olan kodlama genellikle nmerik kodlamadr. Nmerik kodlama genellikle sisteme gre yaplr. Bunlar; Srasal Say Kod Sistemi, Blok Kod Sistemi ve Anlaml Say Kod Sistemidir.

Srasal say kod sistemi (desimal -onluk- sistem): Belirli bir grubu gsteren ve birbirini izleyen saylardan oluan bir kodlama sistemidir.

rnek 1: 4XXX Satn alma (belirli bir grup) 41XX retim malzemeleri satn alma

- 222 -

411X 4111 4112

elik satn alma ST. 37-42 elik ST. 60 elik

rnek 2: 1XXX Dnen Varlklar 10XX 100X 101X 1011 1012 Hazr Deerler Kasa Alnan ekler Czdandaki ekler Tahsildeki ekler

Srasal say kod sistemi en yaygn kodlama sistemi olup genellikle hesap planlarnda, satn alma, envanter, i, ii ve sat blgelerinin kodlanmasnda kullanlr.

Srasal say kod veya desimal sistem nedir? Kodlama nasl yaplr?

Blok kod sistemi: Belirli nitelikleri ve nicelikleri gruplar eklinde gsteren bir kodlama sistemidir. RNEK:2 Kodlama Grubu = 1 Snflama Kodlama Grubu

RNEK:1 Snflama Toptan Satlar

0 -1000 TL. kadar = 1 Satlar

Perakende satlar

= 2

1001-5000 TL. 5001-10000TL. 10001 -15000TL. 15001 ve st

= 2 = 3 = 4 = 5

Eitim kurumlarna satlar = 3 Orduya satlar Devlete satlar = 4 = 5

Blok kod sistemi nedir? Kodlama nasl yaplr?

Anlaml say kod sistemi: Deiik nitelikleri ve nicelikleri belirten bir kodlama sistemidir. Kodlar oluturan her say (kesit) o maln veya malzemenin bir zelliini yanstr. rnein; 2.Kesit retim ekli 1 = Scak hadde 2 = Souk hadde 3 = Dkm 3.Kesit (Cinsi) 1 = Kare 2 = Yuvarlak 3 = Levha 4 = Altgen 4.Kesit (Boyut) 01 = 1/4 x 02 = 1/2 x 03 = 3/4 x 04 = 1/4 x

1.Kesit (Kayna) 1 = Yerli 20 2 = thal 20 20

40

- 223 -

5 = Boru 40

05 = 1/2 x 06 = 3/4 x

40 Bu sistem zellikle bir mal veya malzemeyi ok ynyle belirtmek iin kullnlr. szgelimi; 1/4 x 20 boyutlarnda souk haddelenmi, ithal mal yuvarlak bir elik, 22201 eklinde kodlanacaktr.

Anlaml say kod sistemi nedir? Kodlama nasl yaplr?


Yukarda ksaca aklanan kodlama, bilgi ilem faaliyetlerinde kolaylk ve abukluk salayacaktr. Ayn zamanda yanl anlalmalar en aza indirecektir. Bu nedenle sistem tasarm srasnda kodlama ilemleri zerinde dikkatle durulmas gerekmektedir.

Kodlama ilemi ne demektir? Kodlamann ne yararlar vardr?

Veri Temelinin Gelitirilmesi


Ayrntl tasarmn bu alt aamasnda iletmenin btn blmleri tarafndan ve farkl amalarla kullanlabilecek tm veri veya bilgileri ieren dosyalar (veri taban) dzenlenir. Dosyalar kaydedilmemi verilerden veya bilgilerden oluur. Muhasebe bilgi sistemi iinde farkl amalarla kullanlabilecek ok sayda dosyalarn olaca aktr. Zira sistemdeki veri veya bilgiler nitelikleri bakmndan birbirinden ok farkldr. Ayrca dosyalarn says; dosyalarn ieriklerine, dosyalar aras ilikilere ve muhasebe bilgi sisteminin kapsamna bal olacaktr.

Dosyalarn dzenlenmesinde nasl bir yol izlenebilir?


Dosyalarn dzenlenmesi ilemlerinde hangi verilerin veya bilgilerin nerede ve ne ekilde depolanaca belirlenir. Bu dzenleme ileminde genellikle aadaki aamalar izlenir:

Veriler veya bilgiler konularna gre ayrlarak dosyalar saptanr.

Bu dosyalarn yeri, dosyalar kullanacak alt sistemler ve kii veya kiiler dikkate alnarak saptanr.

Kii veya kiiler, iletmede karar verme durumunda olan yneticiler, bilgi ilem personeli, muhasebeci vb. kiilerdir.

kil-

Daha sonra dosyalar benimsenen bilgi ileme yntemine gre elendirilir.

Dosyalar bilgi ilem yntemine gre klasrler, diskler, kasetler, CD Rom eklinde olabilir.
Finansal bilgi sisteminin etkinlii dosyalarn dzenlenmesine ve kullanlarna ok yakndan baldr. Bu nedenle dosyalarn dzenlenmesi srasnda aadaki ilkelerin gz nnde bulundurulmas yararl olacaktr:

Dosyalar, veri veya bilgilere kolaylkla eriilebilecek ekilde dzenlenmelidir. Dosyalar, veri veya bilgileri kullanabilecek ekilde iermelidir.

Dosyalar, veri veya bilgileri bir arada ve gvenlik iinde saklama olana yaratmaldr.

- 224 -

Dosyalama ne demektir? Nasl yaplr?

Sistem Belgelerinin Gelitirilmesi


Verilerin veya bilgilerin kaydedilmesi, ilenmesi ve iletilmesi iin sistem belgelerine gereksinme vardr. Muhasebe bilgi sisteminde, bu amala ok sayda ve birbirinden farkl sistem belgesi bulunur. rnein; faturalar, deme kartlar, maliyet kartlar, stok kartlar, hammadde istek kartlar, kullanm kartlar, retim program kartlar, puantaj kartlar, bte formlar, datm tablolar, retim birimleri raporu, analiz raporlar, maml gnderme kartlar, i tahsis kartlar gibi. Bu farkl belgeler (formlar), amalar bakmndan olduu kadar kapsam, boyut, renk ve suret bakmndan da ayrcalk gsterirler. Ancak sistem iindeki bu farkl belgeler birbirlerinden tamamen bamsz deillerdir. Bir belge ayn zamanda hem girdi hem de kt olabilmektedir. Zira sz konusu belge, muhasebe bilgi sistemine dahil bir alt sistemin kts olabilirken dier bir alt sistemin girdisi olabilmektedir. Belgelerin gelitirilmesi basit, kurallar olmayan fakat buna karn olduka ayrntl ilemlerdir. Bu ilemlerin baarl bir ekilde yrtlmesinde en nemli etken sistem analistlerinin ve muhasebecilerin ve iletme faaliyetlerinin bunlar tarafndan iyi tannmasdr. Belgelerin gelitirilmesi ilemleri, genellikle, birbirine bal bir dizi soru ve sorularn yantlanmas eklinde yrtlr. Sz konusu sorular unlardr:

Belge gelitirmek iin hangi sorular sorulabilir?


Hangi veri veya bilgiler sorulmaldr? Bu veri veya bilgiler nasl kaydedilmelidir? letmenin hangi blm veya blmleri tarafndan kaydedilmelidir?

Bu blm veya blmlerdeki hangi kii veya kiiler tarafndan kaydedilmelidir?

Kayt ne zaman yaplacaktr? Ka suret olmaldr? Belgenin amac nedir? Bu ama gerekli midir? Bu ama iin baka belge veya belgeler kullanlabilir mi? Bu belge dier belgeler tarafndan kullanlabilir mi? Belge baka alt belgelere ayrlmal mdr? Belgenin kapsam ayrntl m, yoksa zet eklinde mi olmaldr? Belgenin kapsam amaca hizmet ediyor mu? Belgenin bal, kapsam aklyor mu? Belgenin numaras olmal mdr? Belgenin dzeni ne olmaldr? Belge standart olmal mdr?

Yukardaki sorunlarn yantlanmas ile oluturulacak belgelerin okluu ve birbirinden farkll, belgelerin gelitirilmesini gletiren temel etkenlerdir. Ancak sistemin etkin bir ekilde ilerlii, gelitirilecek belgelerin dzeyine bal olduu unutulmamaldr. Bu nedenle belgelerin geliti- 225 -

rilmesinde temel ilke; aklk, kullanlabilirlik ve ilerlik olmaldr.

Sistem formlar ne demektir? Nasl gelitirilir?

Donanmn Seilmesi
n tasarm aamasnda hatrlanaca gibi, donanm, bilgi ilem faaliyetlerinin yaplaca ynteme gre genel bir yaklamla belirlenmekte ve makinal bilgi ilem ynteminin benimsenmesi durumunda, donanm olarak kasa kayt ve hesap makinalarnn kullanlaca veya elektronik bilgi ilem ynteminin benimsenmesi durumunda ise donanm olarak bilgisayarn kullanlaca kararlatrlmaktayd. Ayrntl tasarmn bu alt aamasnda ise, muhasebe bilgi sisteminin kapasitesine ve tasarlanan bilgi akna (girdi-ileme-kt) cevap verebilecek nitelikteki donanmn seimi yaplr. Donanm seiminin yaplabilmesi iin, muhasebe bilgi sisteminin kapasitesini, bilgi akn ve iletmenin olanaklarn yanstan bir rapor hazrlanr. Hazrlanan bu rapor donanm sat yapan ilgili firmalar, neriler almak zere, gnderilir. dahasonra, deiik satc firmalardan gelen ve kendi donanmlarnn zelliklerini gsteren sat nerileri nda sisteme en uygun olan donanm seilir. Donanm seimi yapldktan sonra da, donanm seilen firma ile iliki kurulup, iletmenin olanaklarna gre sz konusu firmayla szleme yaplr. Szlemede, donanmn satn alnaca veya kiralanaca ayrca donanmn bakm, iletmede kurulmas ve teslim tarihi gibi konularda belirlenir.

Sistem donanm ne demektir? Seilirken hangi hususlara dikkat edilir?

letmenin rgtsel Yapsnn Yeniden Dzenlenmesi


Yeni kurulan bir muhasebe bilgi sistemi veya bir alt bilgi sistemi iletmede bir rgtlenmeyi zorunlu klabilir. Ast-st, yetki ve sorumluluk ilikileri ve grevler gibi konular asndan iletmenin rgtsel yaps, eski ekliyle olduu gibi braklarak, iletmede bir btn olarak yeni bir muhasebe bilgi sisteminin gelitirilmesi uygulamada baz aksamalara neden olabilmektedir. Szgelimi; muhasebe bilgi sistemine gre yeni tanmlanm yetki ve sorumluluklarn, eski yetki ve sorumluluklarla eliir durumda olmas; sistemin almasn nemli oranda ve olumsuz ynde etkiler. Hatta, yeni sistemin almasn engelleyebilir. Bu nedenle muhasebe bilgi sisteminden beklenen yarar salamak ve bu ynde sistemin etkinliini arttrmak amacyla iletmenin rgtsel yaps, yeni sistemin gereksinmelerine gre yeniden dzenlenmelidir.

letmede yeni bir muhasebe bilgi sistemi kurulduunda iletmenin rgtsel yapsnda yeniden dzenleme gerekli olablir mi? Olabilirse neden?

Sistem Dkmanlarnn Hazrlanmas


Ayrntl tasarm aamas, sistem dkmanlarnn hazrlanmas ilemleriyle son bulur. Sistem dkmanlar muhasebe bilgi sistemini tanmlayan ve sistemin almasn olurlu klan dkmanlardr. Bu dkmanlar muhasebe bilgi sistemindeki btn ilemlerin nasl, ne ekilde, ne zaman ve kimler tarafndan hangi aralarla ve hangi belgelerle veya formlarla yaplacan aklayan ve bunlara ilikin bilgileri ieren belgelerdir. rnek olarak aadaki dkmanlar saylabilir:

Tm sistemin bilgi ak emas.

- 226 -

Herbir alt sistemin bilgi ak emas. Girdi, kt ve ileme belgeleri veya formlar. Veri temeline ilikin dosya veya dosyalar. Donanm tantc belgeler. Sistem bilgisayara dayal ise, sistem programlar. Sistemin almasndan sorumlu olacak personelde olmas gerekli nitelikler ve bu personele ilikin i tanmlar. Kodlama belgeleri, hesap planlar, tip tablolar vb.

Sistem dkmanlar iletmelere gre farkllklar gsterir mi?


Sistem dkmanlar her sistemin zelliine gre, gerek ierik gerekse saysal bakmndan baz farkllklar gsterir. Ancak yukarda saylan sistem dkmanlar her sistem iin temeldir. Sistem dkmanlar, bir btn olarak muhasebe bilgi sistemini somut bir ekilde ortaya koyarlar. Bu dkmanlar sistemi, sistemin elerini ve sistemin almasn tanmlayarak, sistemi altracak kiileri belirsizlikten kurtaracaktr. Bylelikle sistemin dzenlilii ve buna bal olarak etkinlii salanr.

Sistem dkmanlar ne demektir? Belli bal sistem dkmanlar nelerdir?

UYGULAMA
Sistem gelitirme almalarnn ilk aamas olan planlama (n aratrma), n tasarm ve ayrntl tasarm aamalarnn sonunda kurulacak muhasebe bilgi sisteminin veya alt sistemlerden birinin modeli belirlenmi olur. almalar yrten ekibin bundan sonraki ii, modeli gelitirilen sistemi uygulamaya koymak suretiyle hayata geirmek ve sistemi altrmaktr. Bunun iin yaplacak ilemler uygulama aamas erevesinde yrtlr. Yeni bir sistemin uygulamaya konulmas, personelin yetitirilmesi, donanmn alnmas, formlarn hazrlanmas gibi ilerin yaplmas demektir. Bu adan uygulama aamas sistem gelitirme abalarnn en pahal aamasdr. Dolaysyla yaplacak ilerin gerek zaman, gerekse maliyet ynnden iyi bir ekilde programlanmas gerekir. Uygulama aamasnda yaplacak ilemler ekil 16.2.de gsterilmi olup, bu ilemler aada tek tek Sistem Personelinin Eitilmesi ve Yetitirilmesi aklanacaktr.

Sistem Aralarnn Hazrlanmas

ekil 16.2. Uygulama Aamas.

Sistemin Denenmesi

Sistemin Uygulanmaya Konulmas

Sistemin Deerlemesi ve zlenmesi - 227 -

? Uygulama aamasnn zellii nedir? Bu aamada hangi ilemler yaplr?


Sistem Personelinin Eitilmesi ve Yetitirilmesi
Uygulama aamasnn bu alt aamas, yeni kurulan sistemin etkin bir ekilde almasn mmkn klmak iin sistem personelinin eitilmesi ve yetitirilmesi faaliyetlerini ierir. Sistem personelinin eitilmesi ve yetitirilmesi, personelin seimi almalaryla balar. Bu nedenle yaplacak ilk i iletmedeki mevcut personelin bir deerlemeye tabi tutulmasdr. Deerleme sonularna gre mevcut personel, sistemin altrlmas ve devam ettirilmesi iin yeterli ise, yeni personel istihdamna gidilmez, aksi durumda yeni personel istihdamna gidilir.

Personel seiminden sonra hangi ilemin yaplmas gerekir?


Personel seimi almalar tamamlandktan sonra bu personelin eitilmesi ve yetitirilmesi faaliyetlerine balanr. Sistem personelinin eitilmesi ve yetitirilmesi faaliyetleri seminerler, konferanslar veya i banda yetitirme programlar dzenleyerek ya da personele klavuz el kitaplar vererek yrtlr. Bu faaliyetlerin temel amac, personelin, yeni sistemin gerektirdii yeni alma dzenine ve ortamna uyumlarn salamak ve bylelikle sistemin etkin bir ekilde almasn mmkn klmaktr. Zira yeni sistem beraberinde yeni donanm, yeni bilgi ileme ilemleri, yeni alma dzeni, yeni aralar ve yeni teknikler getirmektedir. Sistem personelinin yeni alma dzenine ve ortamna uyum salamalar ancak bu personelin eitilmesi ve yetitirilmesi ile mmkndr. Bu yaklamla sistem personeline, yeni grevlerini ve sorumluluklarn kimlerle, ne zaman, nerede, neden, ne ekilde ve nasl yrtecekleri aklkla ve tereddte yer vermeyecek ekilde sistem belgelerinden, rgt emalarndan, bilgi ak emalarndan, i tanmlarndan ve bunlara benzer belgelerden yararlanarak anlatlmaldr. Personelin eitilmesi ve yetitirilmesi ileminin, sistemin etkin bir ekilde almasn salayaca gibi, personelin sistemi benimsemelerine de katks olaca unutulmamaldr.

Neden, sistem personelinin eitilmesi ve yetitirilmesi gereklidir? Ne gibi sonular yaratr?

Sistem Aralarnn Hazrlanmas


Sistem aralarnn hazrlanmas, sistemin almasn salayacak, sisteme ilerlik kazandracak olan sistem belgelerinin ve donanmn salanmas ile ilgili almalar kapsar. Sistemin fiziki, somut aralarnn salanmas daha nce ayrntl tasarm aamasnda yaplan almalar erevesinde yrtlr. Hatrlanaca gibi ayrntl tasarm aamasnda satc firmalardan gelen sat nerileri nda, sisteme en uygun olan donanm seilmi ve ilgili firma ile bir szleme yaplmt. Uygulama aamasnn bu alt aamasnda ise, donanmn iletmeye getirilmesi ve uygun bir plana gre yerletirilmesi ilemleri yaplr. Donanmn yerletirilmesi ilemleri srasnda sistem belgeleri de bastrlarak hazrlanr, bilgisayar programlama ilemleri tamamlanr. Bylelilkle sistem fiziki olarak alr duruma getirilir.

- 228 -

Sistem aralarnn hazrlanmas ne demektir?

Sistemin Denenmesi
Gelitirilen yeni sistemin fiili olarak alr duruma gelmeden nce, gelitirildii ekilde ilev yapp yapmayacann denenmesi gereklidir. Bu gereklilik sistemin baarsn arttrmada nemli bir etkendir. Zira gelitirilen sistemin denenmesi, sistemdeki olas aksamalar ortaya kartt gibi, bu aksamalarn nceden dzeltilmesine olanak salar. Ayrca sistemin gerek koullar nda ne ekilde alaca da izlenebilmektedir. Sistemin denenmesi; teknik olarak sistemi oluturan elerin ve sistemin girdi-ileme-kt eklindeki bilgi akn, szgelimi, yeni donanmn, yeni formlarn, programlarn, yeni bilgi toplama ekillerinin, yeni alma genyntemlerinin, yeni bilgi ilem ilemlerinin ve yeni raporlama dzeninin deneyden geirilmesi demektir. Bu denemenin yaplmasnda iki yaklamdan yararlanlr: Birinci yaklam; yeni sistemin belirli bir kesiminin veya alt sistemlerden birinin sonularn grmektir. rnein, sistem elerini kullanarak girdi-ileme-kt bilgi ak sonucunda elde edilen bir bilginin rapor edilmesi halinde, bu bilgiyi kullanacak kiinin (yneticinin), kendi bilgi gereksinmesine yant verip vermeyecei aratrlr. Bu rapor acaba, ilgili kiiye sistem analistinin tasarlad gibi gerekli bilgiyi verebilmekte midir? Bu soruya verilecek yantn olumlu veya olumsuz olmas, sistemin iyi bir ekilde gelitirilip gelitirilmediini yanstan nemli bir gsterge olacaktr.

Aklanan birinci deneme yaklamnn dnda, sistem baka ne ekilde denenebilir?


kinci yaklam; iletmenin ilenmi eski verilerini almak ve bu verileri yeni sistemin dzenine gre yeniden ilemek suretiyle yeni sistemin istenildii gibi alp almadn saptamaktr. Buna gre elde edilecek sonular daha sonra eski sistemin sonular ile karlatrlr. Bu karlatrma ilemi yeni sistemin zayf ve stn ynlerini ortaya karacaktr. Bylelikle yeni sistemin aksayan ynleri var ise, bunlarn nceden dzeltilmesi salanm olur. Gelitirilen yeni sistemin gerek birinci yaklama gerekse ikinci yaklama gre denenmesi arasnda nemli bir fark yoktur. Her iki yaklamda temel ama, sistemdeki olas aksamalar ortaya karmak ve bunlar nceden dzeltmektir.

Sistemin denenmesi ne demektir? Nasl gerekletirilir?

Sistemin Uygulamaya Konulmas


Sistemin uygulamaya konulmas aamas, eski sistemin yeni sistemle deitirilmesi ya da iletme yeni kurulan bir iletme ise, yeni sistemin ilk kez iletmeye uyarlanmas ilemlerini ierir. Eski sistemin yeni sistemle deitirilmesi ilemleri genellikle; 1) Eski donanmn yeni donanmla deitirilmesi, 2) Eski bilgi ilem ynteminin yeni bilgi ilem yntemiyle deitirilmesi, 3) Eski genyntemlerin (sistem ynergeleri, standartlar, teknikleri) yerine yeni genyntemlerin yrrle konulmas eklinde yrtlr. Bu ilemler birbirinden bamsz deil-

- 229 -

dirler. Birlikte ele alnmas gerekir. Zira her ilemin yaplmasyla yeni sistem bir btn olarak iletmede kurulmu olur. Yeni sistemin ilk kez iletmeye uyarlanmas durumunda, sistem direkt olarak uygulanmaya konulur. Yani iletmede mevcut bir sistem olmadndan yukardaki deitirme ilemlerine doal olarak gerek olmayacaktr.

Yeni sistemin uygulamaya konulmasnda nasl bir yol izlenebilir?


Yeni sistemin uygulamaya konulmas ilemlerinin yrtlmesinde drt temel yaklam vardr: Birinci yaklam, eski sistemin tamamen iptal edilip yerine yeni sistemin uygulamaya konulmas eklindeki direkt yaklamdr. Bu yaklam zellikle eski sistemin geerliliini tamamen yitirmi veya yeni sistemin az sayda alt sistemden olumas durumunda geerlidir. kinci yaklam, iletmenin blmleri itibaryla eski sistemin blm blm terkedilmesi ve yeni sistemin bu blmlerde uygulamaya konulmas eklindedir. Szgelimi, bir maliyet muhasebesi alt sistemin iletmenin bir retim blmnde veya bir iletmenin ayn retimi yapan birka atlyesi olmas halinde sistemin bu atlyelerden nce birinde sonra dierlerinde uygulamaya konulmasdr. nc yaklama gre, eski sistem ksm ksm terkedilir ve terkedilen bu ksmlarda yeni sistem yine ayn ekilde ksm ksm veya alt sistemler eklinde uygulamaya konulur. rnein; eski sisteme gre yrtlen veri toplama, snflama, dosyalama terkedilerek, bu ilemler yeni sistemin dier ksmlar iin de yaplarak, yeni sistemin uygulamaya konulmas ilemleri tamamlanr. Drdnc yaklam eklin de, yeni sistemin eski sistemle birlikte uygulamaya konulmasdr. Yeni sistem tam olarak alr duruma geldiinde eski sistem terkedilir. Bu yaklam dier yaklamlara gre pahaldr. nk ayn ilemler hem eski sistemde hem de yeni sistemde yaplr. Ancak bu yaklam, yeni sistemin baarszlndan dolay iletmede meydana gelebilecek aksamalarn grlmesine olanak saladndan iyi sonular vermektedir. letmenin koullarna gre drt yaklamdan birine gre uygulamaya konulan yeni sistem bylelikle iletmedeki konumunu alm ve srekli ilevine balam olacaktr.

Sistemin uygulamaya konulmas ne demektir? Sistemin uygulamaya konulmasnda farkl yollar var mdr? Varsa bunlar nelerdir?

Sistemin Deerlemesi ve zlenmesi


Sistem altrlmaya ve ktlar sistemden alnmaya balandktan ksa bir sre sonra sistemin baarl olup olmadn saptamak amacyla bir deerlemeye tabi tutulmaldr. Sistemin deerlemesi, sistem ilkeleri nda yaplr. Hatrlanaca gibi, sistem ilkeleri, amaca hizmet edecek bir yapnn oluturulmasnda en nemli etkenlerdir. Bu adan sz konusu ilkeler, gelitirilen sistemin amaca ne oranda hizmet ettiini yanstan temel gstergelerdir. Bu yaklam erevesinde, sistemin uygun maliyet, raporlama, insan etkeni, rgt yaps, esnek olma, ak ve anlalabilir olma ve veri biriktirme ve sreleme ilkelerine uyumluluu orannda baarl olaca unutulmamaldr.

- 230 -

Sistemin deerlemeye tabi tutulmas yeterli midir?


Yeni sistem uygulamaya konulup altrldktan sonra, yalnzca sistem deerlemesi ile yetinilmemelidir. Bunun yannda sistemin etkinliini devaml klmak iin, sistemin srekli olarak izlenmesi, uygulamaya konulduktan sonra unutulup kendi haline braklmamas gereklidir. Sistemin izlenmesi, gerek tasarm aamalarnda gerekse sistemin uygulamaya konulmas ve altrlmas srasnda gzden kaan veya unutulan baz ayrntlarn sonradan dikkate alnmasna olanak salayacaktr. Ayrca sistemin nceden tasarland ekilde ilev yapp yapmad da grlebilecektir. Sistemin izlenmesi ilemi sreklilik gstermeli, bir defaya zg olmamaldr. Belirli dnemler itibariyle tekrarlanmaldr. Bu ekilde bir izleme, sistemin zaman iinde daha iyi bir dzeye getirilmesine olanak yaratacaktr.

Sistemin deerlemesi ve izlenmesi ne demektir? Ne gibi yararlar vardr?

zet
Muhasebe bilgi sisteminin n tasarmndan sonra kurulmasna ve almalarn devamna karar verildiinde, ayrntl tasarm ve uygulama aamalarna devam edilir. Ayrntl tasarm aamasnda, sistem modeli uygulamaya uygun bir ekilde getirilir. Bunun iin, yaplacak ilerin planlamas yaplr. Daha sonra srasyla; alt sistemler tanmlanr, bilgi ilem faaliyetleri belirlenir, kodlama ilemleri yaplr, veri temeli ve sistem belgeleri gelitirilir, donanm seilir, iletmenin rgtsel yaps yeniden dzenlenir ve sistemi aklayan dkmanlar hazrlanr. Btn bu ilemler yapldktan sonra, kat zerindeki sistemi hayata geirmek iin gerekli faaliyetlere balanr. Uygulama aamas denilen bu aamada; sistem personeli eitilir ve yetitirilir, sistem aralar hazrlanr, sistemin denemesi yaplr ve sistem uygulamaya konulur. Sistem altrlmaya ve kullanlmaya balandktan sonra, sistem kendi haline braklmaz, sistem deerlemeye tabi tutulur ve srekli izlenerek etkinlii korunmaya allr.

Sorular
1. Aadakilerden hangisi, sistemin ayrntl tasarmndan sonra yaplr? a. n tasarm. b. Donanmn belirlenmesi. c. Sistem belgelerinin gelitirilmesi. d. Sistemin uygulanmas. e. Sistem snrlarnn belirlenmesi. - 231 -

2. Alt sistemler tanmlanrken aadakilerden hangisi yaplmaz? a. Her bir alt bilgi sistemi ayr ayr tanmlanr. b. Sistemin genel hatlaryla snrlar belirlenir. c. Her bir alt sistemin girdi-ileme-ktlar belirlenir. d. Alt sistemlerin birbiriyle ilikisi kurulur. e. Sistemin bir btn olarak bilgi akn ortaya koymak iin her alt sistem birbiriyle baml fakat ayr ayr tanmlanr.

3. 1 DNEN VARLIKLAR 15 STOKLAR 153 TCAR MALLAR 1535 (X) MALI Yukarda verilen kodlar hangi kodlama sistemine gre dzenlenmitir? a. Alfanmerik kod sistemi. b. Alfabetik kod sistemi. c. Srasal say kod sistemi. d. Blok kod sistemi. e. Anlaml say kod sistemi.

4. Sistem gelitirme almalarnda son aama nedir? a. Planlama b. n aratrma c. n tasarm d. Ayrntl tasarm e. Uygulama

5. Yeni sistemin uygulamaya konulmas ilemlerinin yrtlmesi kapsamnda aadakilerden hangisi yaplmaz? a. Eski sistemin aksayan yerlerine yeni sistem uyarlanr. b. Eski sistem tamamen terkedilip yeni sistem uygulanr. c. Eski sistem blm blm terkedilerek yeni sistem bu blmlere uygulanr. d. Eski sistem ilevsel bakmdan kademe kademe deitirilerek yeni sistem uygulanr. e. Yeni sistem tam olarak alncaya kadar eski sistemle birlikte uygulanr.

- 232 -

Hesap Planlar

17
- 233 -

NTE

Bu nitede...
Bu nitenin amac, muhasebe bilgi sisteminin yeni kurulmas veya mevcut olan bir sistemin gelitirilmesi iin yaplmas gereken sistem gelitirme almalarnn ne olduunu aklamaktr. Bu ama dorultusunda, sistem gelitirme almalarnn mahiyeti, muhasebe bilgi sistemi gelitirme ilkeleri ve sistem analizi konular zerinde durulacaktr.

alma Biimine likin Olarak...


Muhasebe bilgi sisteminin gelitirilmesi iin yaplacak almalar ve bu almalarda dikkate alnacak ilkeler bir bilgi sisteminin kurulmas ve altrlmas iin byk nem arz eder. Bu bakmdan bu nitede ele alnan sistem gelitirme abalarnn mahiyetini ve muhasebe bilgi sistemi gelitirme ilkelerinin herbirinin ne anlam ifade ettiini ve neyi amaladn kavramak bu nitenin ve bundan sonraki nitelerde ele alnan tasarm ve uygulama konularnn anlalmasn kolaylatrr.

HESAP PLANININ AMACI VE LEV


Mali nitelikteki ilem ve olaylarla ilgili veri veya bilgilerin ynetsel bilgilere dntrlmesi, bilindii gibi bilgi ilem faaliyetleriyle olmaktadr. Bilgi ilem faaliyetleri sonucunda elde edilecek ynetsel bilgilerin istenildii ekilde ve ierikte olabilmesi iin, bu ynetsel bilgilerin girdisi olan veri veya bilgilerin etkin ve dzenli bir ekilde toplanmas ve kaydedilmesi gerekir. Bilgi kullanclar iin gerekli bilgilerin yararl ve kullanlabilir olmas, mali nitelikteki veri veya bilgilerin ilk ilem belgeleri ile belgelendirilmeleri ve bu belgelere dayanarak muhasebe fileri araclyla muhasebe kaytlarnn yaplmasna baldr. Bu nedenle veri veya bilgilerin dzenli, doru ve gerekli ayrntlaryla kaydedilmeleri gerekir. Veri veya bilgilerin muhasebe kaytlarna geirilmesinde iletmenin faaliyet konusuna, byklne ve ynetimin muhasebe bilgilerinden yararlanma durumlarna gre ok sayda, hatta yzlerce, bazen binlerce hesap kullanlr. Hesaplarn bir ksm byk defterde bir ksm ise yardmc defterlerde yer alr. Byk defterde yer alan hesaplara ana hesaplar, yardmc defterdekilere ise, yardmc veya tali hesaplar denilir. Bu dank ve eitli hesaplarn bir dzen iinde olmalar gerekir. Ancak bu ekilde kayt ilemlerinin belirli bir dzene gre yaplmas, ayrca ayn olaylarn srekli olarak ayn hesaplara kaydedilmeleri salanr. Bu da Hesap Planlar ile mmkndr.

Hesap plan neyi salamaktadr?


Hesap Plan, iletmelerde mali nitelikteki ilem ve olaylarn kaydedilmesi iin tutulan hesaplar, muhasebenin temel kavramlar ve ilkeleri erevesinde sistemli bir ekilde blmleyen ve ayn olaylarn srekli olarak ayn hesaplara kaydedilmesini salayan bir ynergedir. Bu tanma uygun olarak hazrlanan bir hesap plan, kayt ilemlerinin dzenli olmasn salar. Hesap plan d grn itibariyle kaytlarda kullanlan hesaplarn isimlerinin ve numaralarnn bir listesi gibidir. Ancak temelde iletmenin genel hesap dzeninin bir organizasyonu olup, muhasebe sisteminin atsn oluturur. Hesap planlar ayn tr hesaplar bir hesap grubu iinde bir araya getirir. Hesap gruplar iinde toplanan hesaplar da yaplarna ve zelliklerine gre ksmlara ayrlrlar. Bu snflandrma ile ayn veya benzeyen olaylarn her zaman ayn hesaba kaytlar salanm olur.

Muhasebe ilemlerinin farkl kiiler tarafndan yrtlmesinin ortaya karaca durumlar nlemek iin ne yaplmaldr?
letmelerin bymesi, muhasebe ilemlerinin farkl yerlerde ve farkl kiiler tarafndan yrtlmesi gereini ortaya karmtr. Ayn olaylar karsnda, farkl kiilerin ayn kaytlar yapabilmesi, ancak bir hesap plan (organizasyonu) ile mmkndr. Muhasebe ilemlerinin farkl kimseler tarafndan yrtlmesi zorunluluu, hesap planlar ile birlikte, hesap plannn nasl uygulanacan belirten aklamalar ieren el kitaplarnn hazrlanmasn da gerektirir.

Hesap plan ne demektir? Amac ve ilevi nedir?

HESAP PLANININ TAIMASI GEREKEN ZELLKLER


Muhasebe bilgi sisteminin nemli bir unsuru olan hesap plannn, kendisinden beklenen sonucun elde edilmesi iin aadaki zelliklere sahip olmas gerekir: Hesap plan iletmenin bnyesine uygun olmaldr. letmenin faa- 234 -

liyet konusu, hukuki yaps ve organizasyon ekli, kullanlacak hesaplarn farkl olmasn gerektirir. Bir ticaret iletmesi ile bir retim iletmesinin veya bir ahs irketi ile sermaye irketinin hesap plannn kapsam farkl olur. Bunun yannda kk bir iletmede ok ayrntl bir hesap plan uygulamak, hemen hemen hi kullanlmayan ok sayda hesabn planda yer almas nedeniyle plann kullanlmasn gletirir. Dier ynden byk bir iletmede kstl, dar bir plan uygulamak, gereksinim duyulduka plana ek yapma zorunluluu yaratacandan plan sistemsiz bir duruma gelir.

Hesap plan iletmenin bnyesine ve byklne uygun olmal mdr?


Hesap plan ayn olaylarn srekli ayn hesaplara kaydedilmelerini salamaldr. letmelerin bymesi, faaliyetlerde ve grevlerde uzmanlama muhasebe ilemlerinin iletmenin deiik birimlerinde ve farkl kiiler tarafndan yaplmasn gerektirmitir. Bu nedenle hesap plan, ayn olaylarn srekli, ayn hesaplara kaydedilmelerini salayacak ekilde ak ve anlalabilir olmaldr.

Hesap plan ayn olaylarn ayn hesaplara kaydedilmesini salamal mdr?


Hesap plan, ierdii hesaplarla iletmenin varlklar ile bu varlklarn kaynaklar, muhasebe dnemine ait gelir ve giderleri hakknda ak, anlalabilir ve doru bilgi elde edilecek yapda olmaldr. Hesap plan, belirtilen konulara ilikin genellemelere gitmeden, rnein dier alacaklar, dier borlar gibi genel hesaplarda nemli birikmelere yer vermeden gerekli aklkta hesap ayrntlarn iermelidir.

Hesap planndaki hesaplar ak ve anlalabilir olmal mdr?


Hesap planndaki snflandrma ve kodlama, muhasebe kaytlarnn ilgili hesaplara hatasz ve genel kabul grm muhasebe ilkelerine uygun olarak yaplmasn salamaldr. Bu zellik, muhasebe bilgilerinin sistematik bir ekilde dzenlenmesini ve bilgilerin muhasebe sistemindeki aklarnn belirli bir snflandrma erevesinde yaplmasn salayacaktr. rnein para ilemleri ve senede bal alacaklarn dner aktifleri iinde ve kasa ile alacak senetleri kapsamnda ele alnmasdr.

? ? ?

Hesap plannda snflandrma ve kodlama nasl olmaldr?


Hesap plan, sadece muhasebe ilemlerinin kaydn yapacaklar deil muhasebe bilgilerini kullanacak kiiler de dikkate alnarak snflandrlmaldr. Hesap plannn ieriini oluturan hesaplar belirlenirken muhasebe bilgilerini kullanacak iletme ii ve iletme d kiilerin durumu da dikkate alnmal ve buna gre hesaplar seilmelidir.

Hesap plan bilgi kullanclarnn ihtiyalarn dikkate almal mdr?


Hesap plan, zellikle faaliyet konular farkl iletmelerden oluan bir holding topluluunda konsolide tablolarn hazrlanmasna olanak salayacak ekilde olmaldr. Bir holding irkette, ok saydaki irket birbirleriyle ticari iliki iindedir. rnein bu irketler arasndaki iliki, dier iletmelerle olan ticari ilikilerden ayrlmaldr.

Hesap plan hangi zellikleri tamas gerekir?

- 235 -

HESAP PLANININ DZENLENMES


Bir iletmenin hesap plan yaplrken u konularn bilinmesi ve incelenmesi gereklidir:

hesaplarn yaplarn bilmek. letmenin yapsn ve bnyesini (iletmenin i akn ve mali durumunu) inceleyerek hesaplar saptamak. Ynetime etkisi ve yarar (sorumluluk ve kontrol iin) olacak raporhazrlamak iin gerekli hesaplar belirlemek. Muhasebe ilkelerine uymak.

lar

Hangi hesap gruplar vardr?


Hesap plan yaplrken, bu planda yer alacak hesaplarn yaplarnn ve ileyilerinin ok iyi bilinmesi gereklidir. Varlklar, borlar, sermaye, gelir ve gider ilemleri ile ilgili hesaplarn nitelikleri etkisiz ve hatasz bilinmelidir. letmenin yapsn ve bnyesini bilmek faaliyetlerin nerede ve nasl yapldn anlamaya ve varlklar, borlar, sermaye, gelir, gider ve maliyet trleri ve yerlerine ilikin hesaplar belirlemeye olanak tanyacaktr.

Hesaplar, sistemin ktlar olan raporlara gre belirlenmeli midir?


Hesaplar muhasebe bilgilerini ve raporlarn kullanacak kiilerin bu gereksinmelerini karlamak amacyla muhasebe bilgi sisteminin ktlarna gre belirlenir. Bu, istenen ve istenebilecek raporlarn hazrlanmasna olanak salar.

Muhasebe sisteminde veri ve bilgilerin toplanmas ve kaydedilmesinde farkllklar ortadan kaldrmak iin ne yaplabilir?
Muhasebe bilgi sistemi iinde veri veya bilgilerin toplanmas, bilgi ileme tabi tutulmas ve raporlar eklinde ilgililere sunulmas srasnda, muhasebe uygulamalarnda farkllklar azaltmak, iletme ii ve iletmeler aras karlatrma olana salamak iin hesaplarn oluturulmasnda muhasebe ilkelerine uyularak hesaplar seilir. Belirlenen bu konular erevesinde bir hesap plan u aamalara gre dzenlenir.

Hesaplarn oluturularak isimlendirilmesi. Hesaplarn ana ve yardmc hesap olarak belirlenmesi. Hesap gruplarnn belirlenmesi. Hesaplarn kodlanmas.

Hesaplarn ileyiini ve kullann aklayan ynergenin hazrlanmas.

Hesap plan nasl dzenlenir ve bu dzenleme nelerin bilinmesini gerektirir?

HESAP PLANLARINDA HESAP GRUPLARININ BELRLENMES


Hesap plannn bnyesini hesap plannda yer alan hesaplar oluturur. Hesaplarn belirlenmesi ve bunlarn gruplandrlmasnda biim ve ierik bakmndan farkl yaklamlar olmakla birlikte, genel kabul grm yakla- 236 -

m, hesaplarn bilano dzenlenmesindeki ilkelere gre belirlenmesi ve gruplandrlmasdr.

Bilano dzenlenmesindeki ilkelere gre hesap gruplar nelerdir?


Bilano dzenlenmesindeki ilkelere gre, bilindii gibi hesaplar; bilano hesaplar olarak aktif hesaplar ve pasif hesaplar, sonu hesaplar olarak da gelir hesaplar ve gider hesaplar olarak snflandrlr. Bu snflandrmada tm hesaplar genel (finansal) muhasebeye ilikin hesaplar olmaktadr. Bu hesaplara, retim iletmelerinde, maliyet hesaplar ilave edilir. Bu ekilde maliyet muhasebesi ile genel muhasebe ayn hesap plan iinde btnleebilir.

Hesap plannda genel muhasebe ile maliyet muhasebesi hesaplarna birarada yer verilebilir mi?
Hesap plannda genel muhasebe ile maliyet muhasebesi hesaplarna birarada yer verilip, verilmemesi durumuna gre hesap planlarnn dzenlenmesinde deiik sistemler ortaya kmtr. retim iletmelerine ait hesap planlarnn hazrlanmasnda iki ana sistem bulunmaktadr. Bunlar; a) Birci (Monist) Sistem; b) kici (Dualist) Sistem. a) Birci Sistem: Gider yerleri ve gider tayclar hesaplarn ieren hesap planlarna birci (monist) hesap planlar denir. Bu sistemde genel (finansal, ticari) muhasebe ile maliyet (ileme) muhasebesi birarada yrtlr. Genel muhasebe ile maliyet muhasebesi bir btn oluturur. Bu adan hesap plannda hem genel muhasebeye hem de maliyet muhasebesine ilikin hesaplar yer alr. Maliyet muhasebesi ile genel muhasebe arasnda devaml balant vardr. Bu sistemde maliyet muhasebesi kaytlarna temel oluturmak zere eitli tablolar da kullanlr. Birci sistem genellikle kk ve orta byklkteki iletmelerde baar ile uygulanabilmektedir.

Birci sistem ne demektir?


b) kici Sistem: Gider yerleri ve gider tayclar hesaplarn iermeyen hesap planlarna ikici (dualist) hesap planlar denir. Bu sistemde genel muhasebe ile maliyet muhasebesi birbirinden ayr olarak yrtlr. Bu sisteme gre dzenlenen hesap planlarnda maliyet muhasebesi ile ilgili hesaplara hemen hemen hi yer verilmez. Bunun yerine sadece genel muhasebeye ait hesaplara yer verilir. Temel olarak ikici sisteme ait hesap planlar bilanoya gre btnleme yntemine dayanarak yaplmaktadr. Maliyet muhasebesi giderlerin ayrntsn muhasebeden almakla yetinir. Maliyet muhasebesi kapsamna giren konular ve ilemler eitli tablolarda yaplr ve izlenir.

Hesap planlarnda hesap gruplarnn belirlenmesi ne demektir? retim iletmelerine ait hesap planlarnn hazrlanmasnda hangi sistemler bulunmaktadr?

TEKDZEN GENEL HESAP PLANLARI


Genel hesap plan, bir lkenin btn iletmeleri iin veya belirli bir ikoluna giren iletmeler iin uygulanmas nerilen veya zorunlu tutulan tek dzen bir hesap plandr. Byle bir hesap plannn salayaca yararlar yle belirtilebilir:

lkedeki veya ayn i kolundaki benzer iletmeler arasnda kar- 237 -

latrmalar yaplmas salanr.

lkenin ekonomisini oluturan iletmeler arasnda hesap birlii salanarak, iletmelere ait bilgilerin birletirilmesi yoluyla lkenin ekonomisi hakknda bilgiler elde edilmesi kolaylar. lkede terim birlii salanarak muhasebe eitimi ve uygulamasnda gelimeler salanr. Genel kabul grm muhasebe kavram ve ilkelerine uygun standart mali tablolarn dzenlenmesine yardmc olmak suretiyle sermaye piyasasna aklk getirilir.

Tekdzen hesap plannn sakncalar olabilir mi?


Tekdzen hesap plan belirtilen bu yararlar yannda, her iletmenin kendi yapsna ve bnyesine uymayan bir hesap plan uygulamasna neden de olur. Bunu nlemek iin genel hesap planndaki hesap gruplar temel alnarak, deiik ikollar iin ayr genel hesap planlar gelitirilir. Bu planlar genel hesap planna gre daha ayrntl planlardr. Bu planlarn deiik iletmelerin zelliklerinin gerektirdii esneklie sahip bulunmas gerekir. nk iletmeler kendileri iin zel hesap planlarn hazrlarken ilgili ikoluna ait genel hesap plann temel almakla beraber kendi zelliklerine de planda yer vermek zorunluluundadrlar. lkemizde genel hesap plan oluturulmas ynnde almalar uzun yllardr srdrlmektedir. 1964 ylndan balamak zere gnmze kadar; ktisadi Devlet Teekkllerini Yeniden Dzenleme Komisyonu, Babakanlk Yksek Denetleme Kurulu Tek-dzen Muhasebe Koordinasyon Devaml htisas Komisyonu, Sermaye Piyasas Kurulu ve Trkiye Serbest Muhasebeci Mali Mavirler ve Yeminli Mali Mavirler Odalar Birlii tarafndan genel hesap planlar konusunda almalar yaplmtr. Bu almalarn bir sonucu olarak meydana getirilen ve 01.01.1994 tarihinden itibaren uygulanmas istenen TEKDZEN HESAP EREVES ve HESAP PLANI 26.12.1992 tarihli Resmi Gazetenin mkerrer saysnda Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Teblii iinde yaymlanmtr.

Tekdzen hesap plan ne demektir? Ne gibi yararlar vardr? lkemizde bu erevede uygulanan hesap plan var mdr?

MUHASEBE SSTEM UYGULAMA GENEL TEBL


Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Teblii ile;

Muhasebenin Temel Kavramlar, Muhasebe Politikalarnn Aklanmas, Mali Tablolar lkeleri, Mali Tablolarn Dzenlenmesi ve Sunulmas, Tekdzen Hesap erevesi, Hesap Plan ve leyii, konularnda dzenlemeler yaplmtr.

Dzenlemenin amac ne olabilir?


Bu dzenleme, bilano esasna gre defter tutan gerek ve tzel kiilere ait teebbs ve iletmelerin faaliyet ve sonularnn salkl ve gvenilir bir biimde muhasebeletirilmesi, mali tablolar aracl ile ilgililere - 238 -

sunulan bilgilerin tutarllk ve karlatrlabilirlik niteliklerini koruyarak gerek durumu yanstmann salanmas ve iletmelerde denetimin kolaylatrlmas amacyla yaplmtr. Dolaysyla yaplan bu dzenleme;

Muhasebe bilgilerinin karar alma durumunda bulunan ilgililere yeterli ve doru olarak ulatrlmasna, Farkl iletmeler ile ayn iletmenin farkl dnemlerinin karlatrlmasna, Mali tablolarda yer alan hesap adlarnn tm kesimler iin ayn anlam vermesine, Muhasebe terim birliinin salanmas suretiyle anlalabilir olmasna, letmelerle, ilgililer arasnda gven unsurunun oluturulmasna, yneliktir.

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Teblii hangi amalara ulamay hedeflemitir? Dzenlemede getirilen esaslara uyulmas zorunlu mudur?
Yaplan dzenlemede ngrlen usul ve esaslara uyulmas zorunlu olup, ilgili mevzuat hkmleriyle aykrln mali rapor ve beyannamelerinin dzenlenmesi srasnda giderilmesi iletmelerin sorumluluundadr. Yaplan dzenlemenin kapsamna bilano esasna gre defter tutan gerek ve tzel kiiler girmektedir. Bu erevedeki teebbs ve iletmeler Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Teblii ile belirlenen muhasebe usul ve esaslarna uymak zorundadrlar. Teebbs ve iletmelerin kamu idare ve messeselerine ait olmas, hukuki yaplarnn farkll, zel kanunlarnn bulunmas, vergi muafiyet ve istisnalarndan yararlanmalar, bu zorluklar yerine getirmelerine engel deildir. Bu teebbs ve iletmelerin ticari esaslara gre faaliyet gstermeleri, belirlenen muhasebe usul ve esaslarna uymalar iin yeterlidir.

Belirlenen kapsama girmeyen teebbs veya iletme yok mudur?


Bilano esasna gre defter tutmakla beraber faaliyet konular itibariyle farkl muhasebe teknii kullanmak durumunda bulunan;

Banka ve Sigorta irketleri zel Finans Kurumlar, Finansal Kiralama irketleri (factoring vb. alanlarda faaliyet gsterenler dahil), Menkul Kymet Yatrm Fonlar, Arac Kurumlar ve Yatrm Ortaklklar, belirlenen Muhasebenin Temel Kavramlarna, Muhasebe Politikalarnn Aklanmasna ve Mali Tablolar lkelerine uymalar kaydyla Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliinin dier zorunluluklarn yerine getirmekle ykml tutulmamlardr.

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Teblii hangi konular iermektedir? Bu tebli lkemizdeki muhasebe uygulamalarna hangi yeni uy-

- 239 -

gulamalar getirmitir.

TEKDZEN HESAP EREVES VE HESAP PLANI


letmeler, muhasebe sistemlerini Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Teblii ile 1.1.1994 tarihinden itibaren kullanlmas ngrlen Tekdzen Hesap erevesi ve Hesap Plan dorultusunda kurmak zorundadrlar. Tekdzen Hesap erevesinde hesap snflar ve hesap gruplar u ekilde belirlenmitir: A- TEKDZEN HESAP EREVES HESAP SINIFLARI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. DNEN VARLIKLAR DURAN VARLIKLAR KISA VADEL YABANCI KAYNAKLAR UZUN VADEL YABANCI KAYNAKLAR ZKAYNAKLAR GELR TABLOSU HESAPLARI MALYET HESAPLARI SERBEST NAZIM HESAPLAR

1 DNEN VARLIKLAR 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3 30 31 32 33 34 35 HAZIR DEERLER MENKUL KIYMETLER TCAR ALACAKLAR DER ALACAKLAR STOKLAR

GELECEK AYLARA AT GDERLER VE GELR TAHAKKUKLARI DER DNEN VARLIKLAR DURAN VARLIKLAR

TCAR ALACAKLAR DER ALACAKLAR MAL DURAN VARLIKLAR MADD DURAN VARLIKLAR MADD OLMAYAN DURAN VARLIKLAR ZEL TKENMEYE TAB VARLIKLAR GELECEK YILLARA AT GDERLER VE GELR TAHAKKUKLARI DER DURAN VARLIKLAR KISA VADEL YABANCI KAYNAKLAR MAL BORLAR TCAR BORLAR DER BORLAR ALINAN AVANSLAR

- 240 -

36 37 38 39 4 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 5 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 6

DENECEK VERG VE DER YKMLLKLER BOR VE GDER KARILIKLARI GELECEK AYLARA AT GELRLER VE GDER TAHAKKUKLARI DER KISA VADEL YABANCI KAYNAKLAR UZUN VADEL YABANCI KAYNAKLAR MAL BORLAR TCAR BORLAR DER BORLAR ALINAN AVANSLAR

BOR VE GDER KARILIKLARI GELECEK YILLARA AT GELRLER VE GDER TAHAKKUKLARI DER UZUN VADEL YABANCI KAYNAKLAR ZKAYNAKLAR DENM SERMAYE SERMAYE YEDEKLER KR YEDEKLER

GEM YILLAR KRLARI GEM YILLAR ZARARLARI DNEM NET KRI (ZARARI) GELR TABLOSU HESAPLARI

60 BRT SATILAR 61 SATI NDRMLER (-) 62 SATILARIN MALYET (-) 63 FAALYET GDERLER (-) 64 DER FAALYETLERDEN OLAAN GELR VE KRLAR 65 DER FAALYETLERDEN OLAAN GDER VE ZARARLAR (-) 66 FNANSMAN GDERLER (-) 67 OLAANDII GELR VE KRLAR 68 OLAANDII GDER VE ZARARLAR (-) 69 DNEM NET KRI (ZARARI) 7 MALYET HESAPLARI

7/A SEENE 70 71 72 73 74 75 76 77 MALYET MUHASEBES BALANTI HESAPLARI DREKT LK MADDE VE MALZEME GDERLER DREKT LK GDERLER GENEL RETM GDERLER HZMET RETM MALYET ARATIRMA VE GELTRME GDERLER PAZARLAMA SATI VE DAITIM GDERLER GENEL YNETM GDERLER

- 241 -

78

FNANSMAN GDERLER

7/B SEENE 79 790 791 792 793 794 795 796 797 798 799 8 9 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 0 GDER ETLER LK MADDE VE MALZEME GDERLER CRET VE GDERLER MEMUR CRET VE GDERLER DIARIDAN SALANAN FAYDA VE HZMETLER ETL GDERLER VERG, RESM VE HARLAR AMORTSMANLAR VE TKENME PAYLARI FNANSMAN GDERLER GDER ETLER YANSITMA HESAPLARI RETM MALYET HESABI (SERBEST) NAZIM HESAPLAR

(SERBEST) B- HESAP PLANI

1 10 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 11 110 111 112 113 114 115

DNEN VARLIKLAR HAZIR DEERLER KASA ALINAN EKLER BANKALAR VERLEN EKLER VE DEME EMRLER (-)

DER HAZIR DEERLER MENKUL KIYMETLER HSSE SENETLER ZEL KESM TAHVL, SENET VE BONOLARI KAMU KESM TAHVL, SENET VE BONOLARI

- 242 -

116 117 118 119 12 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 13 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 14 15 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 16 17 18 180 181 182 183 184 GELECEK AYLARA AT GDERLER VE GELR TAHAKKUKLARI GELECEK AYLARA AT GDERLER GELR TAHAKKUKLARI STOKLAR LK MADDE VE MALZEME YARI MAMULLER-RETM MAMULLER TCAR MALLAR DER MENKUL KIYMETLER MENKUL KIYMETLER DEER DKL KARILII (-) TCAR ALACAKLAR ALICILAR ALACAK SENETLER ALACAK SENETLER REESKONTU (-)

VERLEN DEPOZTO VE TEMNATLAR PHEL TCAR ALACAKLAR PHEL TCAR ALACAKLAR KARILII (-) DER ALACAKLAR ORTAKLARDAN ALACAKLAR TRAKLERDEN ALACAKLAR BALI ORTAKLIKLARDAN ALACAKLAR PERSONELDEN ALACAKLAR DER ETL ALACAKLAR DER ALACAK SENETLER REESKONTU (-) PHEL DER ALACAKLAR PHEL DER ALACAKLAR KARILII (-)

DER STOKLAR STOK DEER DKL KARILII (-) VERLEN SPAR AVANSLARI

- 243 -

185 186 187 188 189 19 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 2 20 21 22 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 23 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 24 TCAR ALACAKLAR ALICILAR ALACAK SENETLER ALACAK SENETLER REESKONTU (-) DER DNEN VARLIKLAR NDRLECEK KATMA DEER VERGS DER KATMA DEER VERGS PEN DENEN VERGLER VE FONLAR

PERSONEL AVANSLARI SAYIM VE TESELLM NOKSANLARI DER ETL DNEN VARLIKLAR DER DNEN VARLIKLAR KARILII (-) DURAN VARLIKLAR

VERLEN DEPOZTO VE TEMNATLAR

PHEL ALACAKLAR KARILII (-) DER ALACAKLAR ORTAKLARDAN ALACAKLAR TRAKLERDEN ALACAKLAR BALI ORTAKLIKLARDAN ALACAKLAR

PERSONELDEN ALACAKLAR DER ETL ALACAKLAR DER ALACAK SENETLER REESKONTU (-) PHEL ALACAKLAR KARILII (-) MAL DURAN VARLIKLAR

240 BALI MENKUL KIYMETLER 241 BALI MENKUL KIYMETLER DEER DKL KARILII (-) 242 TRAKLER 243 TRAKLERE SERMAYE TAAHHTLER (-) 244 TRAKLER SERMAYE PAYLARI DEER DKL

- 244 -

KARILII ( -) 245 BALI ORTAKLIKLAR 246 BALI ORTAKLIKLARA SERMAYE TAAHTLER (-) 247 BALI ORTAKLIKLAR SERMAYE PAYLARI DEER DKL KARILII (-) 248 DER MAL DURAN VARLIKLAR 249 DER MAL DURAN VARLIKLAR KARILII (-) 25 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 26 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 27 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 28 280 281 282 283 284 285 286 287 MADD DURAN VARLIKLAR ARAZ VE ARSALAR YER ALTI VE YER ST DZENLER BNALAR TESS, MAKNA VE CHAZLAR TAITLAR DEMRBALAR DER MADD DURAN VARLIKLAR BRKM AMORTSMANLAR (-) YAPILMAKTA OLAN YATIRIMLAR VERLEN AVANSLAR MADD OLMAYAN DURAN VARLIKLAR HAKLAR EREFYE KURULU VE RGTLENME GDERLER ARATIRMA VE GELTRME GDERLER ZEL MALYETLER

DER MADD OLMAYAN DURAN VARLIKLAR BRKM AMORTSMANLAR (-) VERLEN AVANSLAR ZEL TKENMEYE TAB VARLIKLAR ARAMA GDERLER HAZIRLIK VE GELTRME GDERLER

DER ZEL TKENMEYE TAB VARLIKLAR BRKM TKENME PAYLARI (-) VERLEN AVANSLAR GELECEK YILLARA AT GDERLER VE GELR TAHAKKUKLARI GELECEK YILLARA AT GDERLER GELR TAHAKKUKLARI

- 245 -

288 289 29 DER DURAN VARLIKLAR

290 291 GELECEK YILLARDA NDRLECEK KATMA DEER VERGS 292 DER KATMA DEER VERGS 293 GELECEK YILLAR HTYACI STOKLAR 294 295 296 297 298 299 3 30 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 31 32 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 33 330 331 332 333 334 335 336 337 338 TCAR BORLAR SATICILAR BOR SENETLER BOR SENETLER REESKONTU (-) ELDEN IKARILACAK STOKLAR VE MADD DURAN VARLIKLAR

DER ETL DURAN VARLIKLAR STOK DEER DKL KARILII (-) BRKM AMORTSMANLAR (-) KISA VADEL YABANCI KAYNAKLAR MAL BORLAR BANKA KREDLER

UZUN VADEL KREDLERN ANAPARA TAKSTLER VE FAZLER TAHVL ANAPARA BOR, TAKST VE FAZLER IKARILMI BONOLAR VE SENETLER IKARILMI DER MENKUL KIYMETLER MENKUL KIYMETLER HRA FARKI (-) DER MAL BORLAR

ALINAN DEPOZTO VE TEMNATLAR

DER TCAR BORLAR DER BORLAR ORTAKLARA BORLAR TRAKLERE BORLAR BALI ORTAKLIKLARA BORLAR PERSONELE BORLAR DER BOR SENETLER REESKONTU (-)

- 246 -

339 34 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 35 36

DER ETL BORLAR ALINAN AVANSLAR ALINAN SPAR AVANSLARI

ALINAN DER AVANSLAR

DENECEK VERG VE DER YKMLLKLER

360 DENECEK VERG VE FONLAR 361 DENECEK SOSYAL GVENLK KESNTLER 362 363 364 365 366 367 368 VADES GEM ERTELENM VEYA TAKSTLENDRLM VERG VE DER YKMLLKLER 369 DENECEK DER YKMLLKLER 37 370 371 372 373 374 375 376 377 378 379 38 380 381 382 383 384 385 386 387 388 BOR VE GDER KARILIKLARI DNEM KRI VERG VE DER YASAL YKMLLK KARILIKLARI DNEM KRININ PEN DENEN VERG VE DER YKMLLKLER (-) KIDEM TAZMNATLARI KARILII MALYET GDERLER KARILII

DER BOR VE GDER KARILIKLARI GELECEK AYLARA AT GELRLER VE GDER TAHAKKUKLARI GELECEK AYLARA AT GELRLER GDER TAHAKKUKLARI

- 247 -

389 39 390 391 392 393 394 395 396 397 398 399 4 40 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 41 42 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 43 430 431 432 433 434 435 436 437 438 TCAR BORLAR SATICILAR BOR SENETLER BOR SENETLER REESKONTU (-) DER KISA VADEL YABANCI KAYNAKLAR HESAPLANAN KDV DER KDV

SAYIM VE TESELLM FAZLALARI DER ETL YABANCI KAYNAKLAR UZUN VADEL YABANCI KAYNAKLAR MAL BORLAR BANKA KREDLER

IKARILMI TAHVLLER IKARILMI DER MENKUL KIYMETLER MENKUL KIYMETLER HRA FARKI (-) DER MAL BORLAR

ALINAN DEPOZTO VE TEMNATLAR

DER TCAR BORLAR DER BORLAR ORTAKLARA BORLAR TRAKLERE BORLAR BALI ORTAKLIKLARA BORLAR

DER BOR SENETLER REESKONTU (-) KAMUYA OLAN ERTELENM VEYA TAKSTLENDRLM

BORLAR

- 248 -

439 44 440 441 442 443 444 445 446 447 448 449 45 46 47 470 471 472 473 474 475 476 477 478 479 48 480 481 482 483 484 485 486 487 488 489 49 490 491 492 493 494 495 496 49 49 499

DER ETL BORLAR ALINAN AVANSLAR ALINAN SPAR AVANSLARI

ALINAN DER AVANSLAR

BOR VE GDER KARILIKLARI

KIDEM TAZMNATI KARILII

DER BOR VE GDER KARILIKLARI GELECEK YILLARA AT GELRLER VE GDER TAHAKKUKLARI GELECEK YILLARA AT GELRLER GDER TAHAKKUKLARI

DER UZUN VADEL YABANCI KAYNAKLAR

GELECEK YILLARA ERTELENEN VEYA TERKN EDLEN KATMA DEER VERGS TESSE KATILMA PAYLARI

DER ETL UZUN VADEL YABANCI KAYNAKLAR

- 249 -

5 50 500 501 51 52 520 521 522 523 524 525 526 527 528 529 53 54 540 541 542 543 544 545 546 547 548 549 55 56 57 570 58 580 59 590 591 6 60 600 601 602 61 610 611

ZKAYNAKLAR DENM SERMAYE SERMAYE DENMEM SERMAYE (-)

SERMAYE YEDEKLER HSSE SENETLER HRA PRMLER HSSE SENED PTAL KRLARI M.D.V. YENDEN DEERLEME ARTILARI TRAKLER YENDEN DEERLEME ARTILAR

DER SERMAYE YEDEKLER

KR YEDEKLER YASAL YEDEKLER STAT YEDEKLER OLAANST YEDEKLER

DER KR YEDEKLER ZEL FONLAR

GEM YILLAR KRLARI GEM YILLAR KRLARI GEM YILLAR ZARARLARI (-) GEM YILLAR ZARARLARI(-) DNEM NET KRI (ZARARI) DNEM NET KRI DNEM NET ZARARI (-) GELR TABLOSU HESAPLARI BRT SATILAR YURT SATILAR YURTDII SATILAR DER GELRLER SATI NDRMLER (-) SATITAN ADELER (-) SATI SKONTOLARI (-) - 250 -

612 613 614 615 616 617 618 619 62 620 621 622 623 624 625 626 627 628 629 63 630 631 632 633 634 635 636 637 638 639 64 640 641 642 643 644 645 646 647 648 649 65 650 651 652 653 654 655 656 657 658

DER NDRMLER (-)

SATILARIN MALYET (-) SATILAN MAMULLER MALYET (-) SATILAN TCAR MALLAR MALYET (-) SATILAN HZMET MALYET (-) DER SATILARIN MALYET (-)

FAALYET GDERLER (-) ARATIRMA VE GELTRME GDERLER (-) PAZARLAMA, SATI VE DAITIM GDERLER (-) GENEL YNETM GDERLER (-)

DER FAALYETLERDEN OLAAN GELR VE KRLAR TRAKLERDEN TEMETT GELRLER BALI ORTAKLIKLARDAN TEMETT GELRLER FAZ GELRLER KOMSYON GELRLER KONUSU KALMAYAN KARILIKLAR

FAALYETLE LGL DER GELR VE KRLAR DER FAALYETLERDEN OLAAN GDER VE ZARARLAR (-)

REESKONT FAZ GDERLER (-) KOMSYON GDERLER (-) KARILIK GDERLER (-)

- 251 -

659 66 660 661 67 670 671 672 673 674 675 676 677 678 679 68 680 681 682 683 684 685 686 687 688 689 69

DER GDER VE ZARARLAR (-) FNANSMAN GDERLER (-) KISA VADEL BORLANMA GDERLER (-) UZUN VADEL BORLANMA GDERLER (-) OLAAN DII GELR VE KRLAR NCEK DNEM GELR VE KRLARI

DER OLAANDII GELR VE KRLAR OLAANDII GDER VE ZARARLAR (-) ALIMAYAN KISIM GDER VE ZARARLARI (-) NCEK DNEM GDER VE ZARARLARI (-)

DER OLAANDII GDER VE ZARARLAR (-) DNEM NET KRI (ZARARI)

690 DNEM KRI VEYA ZARARI 691 DNEM KRI VE DER YASAL YKMLLK KARILIKLARI (-) 692 DNEM NET KRI VEYA ZARARI 7 70 700 701 71 710 711 712 713 72 720 721 722 723 73 MALYET HESAPLARI (7/A SEENE) MALYET MUHASEBES BALANTI HESAPLARI MALYET MUHASEBES BALANTI HESABI MALYET MUHASEBES YANSITMA HESABI DREKT LK MADDE VE MALZEME GDERLER DREKT DREKT DREKT DREKT LK LK LK LK MADDE MADDE MADDE MADDE VE VE VE VE MALZEME MALZEME MALZEME MALZEME GDERLER YANSITMA HESABI FYAT FARKI MKTAR FARKI

DREKT LK GDERLER DREKT DREKT DREKT DREKT LK GDERLER LK GDERLER YANSITMA HESABI LK CRET FARKLARI LK SRE (ZAMAN) FARKLARI

GENEL RETM GDERLER - 252 -

730 731 732 733 734 74 740 741 742 75 750 751 752 76 760 761 762 SABI 77 770 771 772 78 780 781 782 79 790 791 792 793 794 795 796 797 798 799 8 9 0

GENEL GENEL GENEL GENEL GENEL

RETM RETM RETM RETM RETM

GDERLER GDERLER GDERLER GDERLER GDERLER

YANSITMA HESABI BTE FARKLARI VERMLLK FARKLARI KAPASTE FARKLARI

HZMET RETM MALYET HZMET RETM MALYET HZMET RETM MALYET YANSITMA HESABI HZMET RETM MALYET FARK HESAPLARI ARATIRMA VE GELTRME GDERLER ARATIRMA VE GELTRME G DERLER ARATIRMA VE GELTRME GDERLER YANSITMA HESABI ARATIRMA VE GELTRME GDER FARKLARI PAZARLAMA SATI VE DAITIM GDERLER PAZARLAMA SATI VE DAITIM GDERLER PAZARLAMA SATI VE DAITIM GDERLER YANSITMA HESABI PAZARLAMA SATI VE DAITIM GDERLER FARK HEGENEL YNETM GDERLER GENEL YNETM GDERLER GENEL YNETM GDERLER YANSITMA HESABI GENEL YNETM GDER FARKLARI HESABI FNANSMAN GDERLER FNANSMAN GDERLER FNANSMAN GDERLER YANSITMA HESABI FNANSMAN GDERLER FARK HESABI GDER ETLER (7/B SEENE) LK MADDE VE MALZEME GDERLER CRET VE GDERLER MEMUR CRET VE GDERLER DIARIDAN SALANAN FAYDA VE HZMETLER ETL GDERLER VERG, RESM VE HARLAR AMORTSMANLAR VE TKENME PAYLARI FNANSMAN GDERLER GDER ETLER YANSITMA HESAB RETM MALYET HESABI (SERBEST) NAZIM HESAPLAR (SERBEST)

letmeler, muhasebe sistemlerini Tekdzen Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliinde verilen Tekdzen Hesep erevesi ve Hesap Planna gre kurmalar konusunda zorunlu tutulmular mdr?

- 253 -

zet
Hesap plan, iletmelerde mali nitelikteki ilem ve olaylarn kaydedilmesi iin tutulan hesaplar, muhasebenin temel kavramlar ve ilkeleri erevesinde sistemli bir ekilde blmleyen ve ayn olaylarn srekli olarak ayn hesaplara kaydedilmesini salayan bir ynergedir. Hesaplarn d grn itibariyle kaytlarda kullanlan hesaplarn isimlerinin ve numaralarnn bir listesi gibidir. Ancak temelde iletmenin genel hesap dzeninin bir organizasyonu olup, muhasebe sisteminin atsn oluturur. Muhasebe bilgi sisteminin nemli bir unsuru olan hesap plannn kendisinden beklenen sonucun elde edilmesi iin;

letmenin bnyesine ve byklne uygun olmas, Ayn olaylarn srekli ayn hesaplara kaydedilmelerini salamas, letmenin varlklar ve bu varlklarn kaynaklar ile gelir ve giderleri hakknda ak, anlalabilir ve doru bilgi elde edilecek yapda olmas, Snflandrma ve kodlamann, muhasebe kaytlarnn ilgili hesaplara hatasz ve genel kabul grm muhasebe ilkelerine uygun olarak yaplmasn salamas, Muhasebe bilgilerini kullanacak kiiler de dikkate alnarak hesaplarn snflandrlmas, Konsolide tablolarn hazrlanmasna olanak salayacak ekilde olmas gereklidir.

Vergi Usul Kanununun 175 ve mkerrer 257. maddelerine dayanarak Maliye Bakanl 26.12.1992 tarihli Resmi Gazetenin mkerrer saysnda Muhasebe Sistemi Uygulama Teblii yaynlamtr. Bu tebli ile;

Muhasebenin Temel Kavramlar, Muhasebe Politikalarnn Aklanmas, Mali Tablolarn lkeleri Mali Tablolarn Dzenlenmesi ve Sunulmas, Tekdzen Hesap erevesi, Hesap Plan ve leyii, konularnda dzenlemeler yaplm ve iletmelerin 1.1.1994 tarihinden itibaren bu dzenlemelere uymalar zorunlu tutulmutur.

Sorular
1. Aadaki ifadelerden hangisi bir hesap plannda bulunmas gereken zellik deildir? a. Hesap plan iletmenin bnyesine ve byklne uygun olmaldr. b. Hesap plan ayn olaylarn srekli ayn hesaplara kaydedilmesi-

- 254 -

ni salamaldr. c. Hesap plan bir iletme iin bir kez yaplmal ve deitirilmemelidir. d. Hesap plan muhasebe bilgilerini kullanacak kiileri de dikkate alarak snflandrlmaldr. e. Hesap plan iletmenin mali durumu ve faaliyet sonular hakknda ak, anlalabilir ve doru bilgi elde edecek yapda olmaldr. 2. Bir hesap plan oluturulurken aadaki ilemlerden hangisine yer verilmez? a. Hesaplarn bilanoya ne ekilde aktarlacann belirlenmesi b. Hesaplarn oluturularak isimlendirilmesi c. Hesap gruplarnn belirlenmesi d. Hesaplarn kodlanmas e. Hesaplarn ileyiini ve kullanln aklayan ynergenin hazrlanmas 3. 1 10 100 100.50 DNEN VARLIKLAR HAZIR DEERLER KASA Yabanc Para Kasas

100.500 Dolar Yukarda snflandrlm ve kodlanm olarak verilen hesap plannda ana hesap nedir? a. 1 Dnen Varlklar b. 10 Hazr Deerler c. 100 Kasa d. 100.50 Yabanc Para Kasas e. 100.500 Dolar 4. Aadakilerden hangisi tekdzen genel hesap planlarnn salayaca yararlardan deildir? a. lkede terim birlii salayarak muhasebe eitimi ve uygulamasnda gelimeler salar. b. Standart mali tablolarn dzenlenmesine olanak salayarak sermaye piyasasna aklk getirir. c. Benzer iletmeler arasnda karlatrma olana salar. d. letmelere ait bilgilerin birletirilmesi yoluyla lke ekonomisi hakknda bilgi elde etmeyi kolaylatrr. e. ok farkl yapdaki iletmelerin ayn hesaplar kullanmasn zor- 255 -

la-

yarak herkesin ayn dili konumasna olanak salar.

5. 26.12.1992 tarihli Resmi Gazetede yaymlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Teblii kapsamndaki Tekdzen Hesap erevesi ve Hesap Plan ile getirilen dzenleme kapsamnda aadaki konulardan hangisi yer almaz? a. Muhasebenin temel kavramlar b. Muhasebe politikalarnn aklanmas c. Mali tablo standartlar d. Muhasebe standartlar e. Mali tablolarn dzenlenmesi ve sunulmas

Kaynaka
BLGNOLU, Fahir. Muhasebe Organizasyonu, stanbul niversitesi letme Fakltesi Muhasebe Enstits Yayn, No:54, stanbul,1988. BODNAR, George H.; Hopwood, William S. Accounting Information Systems, Prentice Hall, Englewood Cliffs, New Jersey, 1993. BOWE, James B.; Schlosser, Robert E.; Zlatkovich, Charles T.Financial Information Systems - Theory and Practice, Allyn and Bacon, Inc., Boston, 1969. BRABB J., George.; Mac Kean, W. Gerald. Business Data Processing, Illinois State University, USA, 1982. CARDENAS, F. Alfonso. Data Base Management Systems, Allyn and Bacon Inc., Boston, 1985. CHAMBERS, Andrew D. Computer Auditing, The Pitmann Press, London, 1981. CUSHING, E. Barry. Accounting Information Systems and Business Organizations, Addison-Wesley, Publishing Co., Massachusetts, 1982. UBUKU, Faruk. Bilgisayar Terimleri Szl, V Yaynlar, Ankara, 1987. DOA, Asuman .; Civelek, Ferda Halc, Uur .;Vural, Sinan. Veri Taban Teknolojisi, Bilgisayar Dergisi, 1988. ERDOAN, Melih . "Bilgisayar Kullanlan Muhasebe Sistemlerinde Salama Says Kavram ve nemi, letme ve Finans Dergisi, Yl 4, Say 36-37, Ankara, Mart Nisan 1989. ERDOAN, Melih . Bir Bilgi Sistemi Olarak Muhasebe, Eskiehir Anadolu niversitesi ..B.F. Dergisi, Cilt VI, Say 2. ERDOAN, Melih Erdoan; Nurten. Muhasebede Bilgisayar Kullanm, Eskiehir, 1992. GELINAS, Ulric J.; Oram, Allan E. Accounting Information Systems, South-Western College Publishing, 1996. KKSAL, Aydn. Biliim Terimleri Szl, Ankara niversitesi Basmevi, Ankara, 1981. MAWDUDUR, Rahman.; Halladay, Maurice. Accounting Information - 256 -

Systems, Printice-Hall International Editions, New Jersey, 1988. MENARD, Jean-Paul. Automatiser le Travall Comptable, Les Editions dorganization, Paris, 1976. MOSCOVE, Stephen A.; Simkin, Mark G. Accounting Information Systems, John Wiley & Sons, 1984. OBREN, James. Computer in Business Management, Richard D. Irwin Inc., New York, 1983. SANDERS, H. Donald. Computer In Business: An Introduction, Grolier Inc., New York, 1985. SEVGENER, Sait. Kontrol Sistemi ve Denetim levi Bants, stanbul niversitesi, letme Fakltesi Muhasebe Enstits Dergisi, Yl 10, Say 36, stanbul, 1984. SRMEL, Fevzi. Sistem Yaklam Asndan Finansal Bilgi Sistemi ve Maliyet Muhasebesi Alt Sistemi Uygulamas, Eskiehir, 1978. SRMEL, Fevzi. Muhasebe Bilgi Sistemi, Eskiehir, 1994. TAI, Cemalettin N.; Mutlu, M. Emin. Bilgisayar Tarihi, Aa Yaynclk, stanbul, 1991. TURBAN, Efraim. Decision Support and Expert Systems: Management Support System, Second Edition, Macmillan Publishing Company, 1990. LGEN, Hayri. letme Ynetiminde Bilgisayarlar, Fatih Yaynevi Matbaas, stanbul, 1980. WILKINSON, W. Joseph. Accounting and Information Systems, John Willey Sons Inc., New York, 1991. Wu, H. Frederick. Accounting Information Systems, Mc Graw Hill Inc., USA, 1983. YAZICI, Mehmet. Tekdzen Hesap erevesinin Muhasebe Eitiminde ve Bilgisayar Uygulamasndaki nemi, Teknolojik Gelimeler Karsnda Muhasebe Eitimi ve Uygulamaya Getirdii Sorunlar, IX Muhasebe Eitimi Sempozyumu, Uluda niversitesi Basmevi, Bursa, 1990. YOUSSEF, Leon. System Analysis and Design, Reston Publishing Company, Virginia, 1975. ----------------- Biyolojik Mikroyongalara Doru, Bilgisayar Dergisi, Say 76, 1987. ----------------- Price Waterhouse, Guide to Accounting Controls, EDP, New York, 1979. ----------------- Muhasebenin Temel Kavramlar ve Tekdzen Hesap Plan, Trkiye Serbest Muhasebeci Mali Mavirler ve Yeminli Mali Mavirler Odalar Birlii Yaynlar No: 18, Ankara, 1995.

- 257 -

nitelerin Sonunda Yer Alan Sorularn Yantlar


NTE 1 1. a 2. c 3. e 4. b 5. d NTE 2 1. d 2. e 3. a 4. d 5. b NTE 3 1. d 2. e 3. c 4. b 5. a NTE 4 1. c 2. e 3. b 4. d 5. a

NTE 5 1. b 2. e 3. b 4. a 5. c

NTE 6 1. c 2. b 3. d 4. c 5. a

NTE 7 1. d 2. b 3. c 4. d 5. a

NTE 8 1. d 2. b 3. e 4. c 5. d

NTE 9 1. c 2. e 3. d 4. b 5. a

NTE 10 1. c 2. e 3. a 4. b 5. a

NTE 11 1. a 2. c 3. c 4. b 5. d

NTE 12 1. c 2. d 3. b 4. a 5. e

NTE 13 1. d 2. b 3. c 4. b 5. a

NTE 14 1. d 2. a 3. b 4. c 5. a

NTE 15 1. a 2. c 3. b 4. c 5. e

NTE 16 1. d 2. b 3. c 4. e 5. a

NTE 17 1. c 2. a 3. c 4. e 5. d

- 258 -

Ak izenei Sembolleri

LEM

BANT

HAZIRLAMA

KARAR

DEVAM (Balant)

RASSAL ERM BELLEK BRM (Manyetik Disk)

EVRM DII BELLEK

BELGE

GR / IKI

KLAVYE (Giri Birimi)

LEM AKII

DELKL ERT

DELKL KART

EVRM BELLEK

GSTERC BRM

EL LEM BALA / DUR

- 259 -