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10 PLAN DE RELACIONES COMUNITARIAS

El presente documento constiuye el Plan de Relaciones Comunitarias para el Proyecto de Central Termoelectrica de 380 MW-Chilca.

6.10.1 OBJETIVOS El objetivo general del Plan de Relaciones Comunitarias (PRC) es identificar, entender y manejar los aspectos sociales claves en relación al Proyecto, a fin de regular las relaciones entre poblaciones de las áreas próximas al Proyecto y EnerSur, ayudando a gestionar cualquier asunto que se pueda presentar a lo largo de las actividades del mismo El Plan contiene las principales medidas de gestión en temas relacionados a los efectos del proyecto.

6.10.2. ENFOQUE A fin de conseguir estos objetivos, EnerSur incorpora el manejo de las Relaciones Comunitarias, cuya función será diseñar y ejecutar los diversos componentes del PRC. El diseño de los diferentes programas que conforman el PRC permite manejar los asuntos clave que se identificaron durante el proceso del Estudio de Impacto Socio Ambiental (EISA). Los temas clave buscan: • • • • • • • • Manejo adecuado de las expectativas y percepciones de los grupos de interés. Manejo del empleo temporal durante la fase de construcción. Adquisición de productos locales. Minimizar la interacción entre trabajador – comunidad. Minimizar los impactos relacionados con la logística del proyecto. Minimizar los impactos relacionados a la etapa de construcción. Minimizar los impactos relacionados a la etapa de operación. Apoyo a iniciativas locales.

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6.10.3. AREA DE INFLUENCIA Desde la perspectiva comunitaria, el área de influencia es el área total afectada por algún aspecto del Proyecto. El área de influencia es dinámica y varía dependiendo de la fase del Proyecto. La fase de construcción (aproximadamente 18 meses) genera un área de influencia más grande debido a la logística, fuerza laboral y las actividades propias de construcción, mientras que durante la fase de operación del Proyecto el área de influencia debería reducirse a un área más pequeña alrededor de la superficie de las instalaciones de la Planta de la Central Termoeléctrica. De acuerdo a la ubicación geográfica de la Planta Termoeléctrica, se estima que las actividades de construcción tendrán influencia en aspectos económicos y sociales, tales como el uso y contratación de bienes y servicios, empleo de mano de obra, pago de tributos y otros aspectos. Durante la etapa de operación, la influencia de las actividades de la Planta se reducirá, y por la ubicación y la forma de operación de la misma, se espera efectos mínimos De acuerdo a la información levantada las areas de influencia del Proyecto se dividen en: • Área de Influencia Directa: Definida como el área comprendida por los Asentamientos Humanos siguientes: San José, Nueva Esperanza, San Hilarión (Huertos de San Hilarión). Área de Influencia Indirecta: Comprendida por el resto de Asentamientos Humanos del Distrito de Chilca.

6.10.4. ESTRATEGIAS GENERALES EnerSur seguirá varias estrategias a fin de llevar a cabo la construcción y operación de la Central Termoeléctrica, y la adecuada relación con la población, principalmente de su área de influencia. Las estrategias son: 6.10.4.1 CONSULTA A GRUPOS DE INTERÉS La base para el manejo de los asuntos sociales y las relaciones comunitarias es un claro y transparente proceso de consulta permanente con los diferentes grupos de interés. La empresa buscará y considerará proactivamente las opiniones de todos los grupos de interés relacionados con el Proyecto sobre el manejo de asuntos clave y preocupaciones de la población. Los asuntos y prioridades referentes al tema de relaciones comunitarias, variarán dependiendo de la fase del proyecto. Se estima que serán mayores durante la etapa de construcción.INVOLUCRAR AL PERSONAL DE OPERACIONES y a los contratistas

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6.10.4.2 INVOLUCRAR AL PERSONAL DE OPERACIONES Y A LOS CONTRATISTAS La responsabilidad del manejo de los asuntos sociales y el mantenimiento de una adecuada Política de Relaciones Comunitarias, requiere del compromiso de cada área de ENERSUR, así como de cada uno de sus contratistas. Por lo tanto, mientras que Gerencia de Comunicación y Relaciones Institucionales de Tractebel está a cargo del manejo de la relación con la población local, los representantes de otras áreas también participarán en el proceso de consulta, atención de los compromisos y desarrollo de actividades. 6.10.4.3 INVOLUCRAR AL MUNICIPIO DE CHILCA Uno de los ejes de la estrategia es contar con el apoyo de la Municipalidad de Chilca para viabilizar las demandas de recursos humanos y logísticos en la cuidad, asi como para decepcionar los requerimientos de la población local. Esta decisión refuerza el rol de la municipalidad y de la gobernabilidad de la zona, asimismo permite la inclusión de las acciones que se acuerden con la empresa dentro del Plan de Desarrollo Local que sea aprobado para el distrito. 6.10.4.4 APROVECHAR RECURSOS DE LA ZONA Esta estrategia permite maximizar los impactos positivos del Proyecto, en terminos de demanda de mano de obra local y de recursos logisticos, especialmente para la etapa de construcción estimada en 18 meses. Estas demandas de la empresa dinamizaran la economia, a nivel de los hogares, las empresas y los productores de la zona. 6.10.4.5 APOYAR CIERTAS INICIATIVAS LOCALES La empresa podra apoyar ciertas iniciativas locales a partir de la canalización respectiva por el Municipio de la localidad, esto permite adecuar las demandas dentro del Plan de Desarrollo de la zona. Asimismo, la empresa confia en que los interesados contribuyan con una parte significativa para el logro de sus demandas. 6.10.4.6 MINIMIZAR LOS EFECTOS DE LA CONSTRUCCION DE LA PLANTA Para este fin se tomarán todas las medidas técnicamente posibles a fin de minimizar los impactos sociales y medioambientales de la construcción y operación.

6.10.5. ESTRUCTURA DE GESTIÓN La responsabilidad de mantener apropiadas relaciones comunitarias corresponde a cada área y contratista de ENERSUR. Para asegurar este aspecto se le requerira a cada área y contratista que endose y siga las políticas, reglamentos y estándares de ENERSUR
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Solamente, con la suscripción de este compromiso, los asuntos sociales serán manejados de manera adecuada. Es de responsabilidad de ENERSUR el manejar la relación o interface con los grupos de interés locales y asesorar al resto de los equipos del proyecto sobre la mejor manera de manejar estos asuntos. El Supervisor de Relaciones Comunitarias (SRC) de ENERSUR estará a cargo de ésta área e interactuará con la población local. Un equipo de Coordinadores de Relaciones Comunitarias (CRC) será el encargado de las labores de campo en esta área. Ellos, reportarán al Supervisor de Relaciones Comunitarias. Los CRC, además de reportar al SRC, también reportarán de manera simultánea a la persona encargada dentro del Área de Operaciones, en caso se trate de asuntos relacionados directamente con las actividades operativas del proyecto y necesiten de una acción inmediata. Cuando el proceso de construcción empiece, es posible que los CRC tengan un fuerte nivel de coordinación directamente con los Gerentes de Construcción. Los CRC se encargarán de la interface con los grupos de interés locales, aunque en determinadas ocasiones puede suceder que personal de operaciones tenga que realizar esta función; por ejemplo, visitas al área del proyecto. En estos casos deberá realizarse una adecuada documentación de estas excepciones. 6.10.5.1 ORGANIZACION DEL AREA DE RELACIONES COMUNITARIAS Para llevar a cabo el Programa de Relaciones Comunitarias, ENERSUR encargara estas actividades a la Gerencia de Comunicación y Relaciones Institucionales de Tractebel, en la cual se designará a un miembro encargado del manejo de las relaciones comunitarias para este Proyecto, quien actuará como interlocutor válido entre la empresa y lapoblación local. Esta Gerencia estará a cargo de las funciones siguientes: 1. Mantener una relación fluida con la Municipalidad de Chilca 2. Mantener comunicación con las áreas de Operaciones, Recursos Humanos, Relaciones Institucionales, Compras y los Contratistas. 3. Mantener permanente cuidado de las actuales y potenciales actividades de operaciones a través de visitas a los lugares de trabajo y conversaciones con el personal del proyecto. 4. Identificar objetivos para trabajos en conjunto entre la Municipalidad, la población local y la empresa. 5. Asistir en la preparación de todo tipo de materiales y comunicaciones dirigidas a los grupos de interés local. 6. Mantener en archivos toda la información distribuida a los grupos de interés local. 7. Implementar el proceso de consulta con todos los grupos de interés local 8. Mantener un calendario de actividades entre la Municipalidad, la población local y la empresa. 9. Actualizar y manejar la información referente a los grupos de interés local. 10. Manejar la retroalimentación proporcionada por la población local.
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11. Canalizar esta retroalimentación hacia la empresa y recomendar las acciones correspondientes. 12. Apoyar en el proceso de monitoreo socio-ambiental, retroalimentación y resultados. 13. Coordinar transporte y la logística para representantes de la población local cuando se realicen visitas a las áreas de construcción y operación en caso de ser necesario., 14. Comunicar las medidas de seguridad industrial a los visitantes de la población local. 15. Documentar las visitas de grupos de interés a las instalaciones de la planta. 16. Asegurarse que todos los visitantes bajo su responsabilidad, sigan procedimientos establecidos en los emplazamientos o en las visitas de campo. los

17. Anticipar y alertar a los Gerentes de Línea y Supervisores sobre asuntos de preocupación (situaciones de potenciales conflictos, incidentes u otros asuntos relacionados al área social) y recomendar un plan de acción. 18. Apoyar la capacitación en el área de operaciones y personal de construcción sobre la Guía de Relaciones Comunitarias. 19. Ayudar en el establecimiento de la metodología e identificación de las formas de compensación por cualquier daño causado y que pueda estar relacionado a las actividades de construcción u operación. 20. Apoyar en las negociaciones y reclamos. 21. Asesorar cuando surjan problemas específicos y asistir en la mediación entre la empresa y las personas afectadas.

6.10.6. CONTENIDO DEL PLAN El Plan contiene los siguientes programas: 6.10.6.1 PROGRAMA DE COMUNICACIONES Los grupos o públicos objetivos pueden ser externos e internos: Internos: • Los trabajadores de la empresa. • Empleados de empresas que prestan servicios a las empresas de Tractebel en el Perú. (Tercerizados por ejemplo contratistas). • Clientes y proveedores. • Accionistas. Externos: • Líderes de opinión: Grupo de personas de sectores económicos, políticos y sociales. • Medios de comunicación: Periodistas, editores de diarios, TV, radios, revistas. • Autoridades locales • Otras auioridades: Poderes del Estado (Ejecutivo, Legislativo y Judicial), así como a las jerarquías superiores de las Fuerzas Armadas y de la Iglesia.
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Comunidad y sus organizaciones sociales (de empresarios, profesionales, sindicatos, vecinos). Este público requiere información periódica, como reflejo de una voluntad de armonía, transparencia y colaboración. (Ej.: Áreas donde operamos. Ilo / actividades aniversario)

Para los destinatarios internos, el Programa de Comunicaciones esta destinado a fortalecer la percepción sobre el Proyecto y sus contribuciones al desarrollo de la zona, sobre las estrategias de contrucción y operación que se empleen de acuerdo a la politica institucional de la empresa. Las actividades de comunicación pueden ser la mismas que la empresa ha definido de forma estándar, adecuando los contenidos a estos propósitos. Un elemento adicional es un conjunto de guías contenidas en un manual y de jornadas de capacitación, especialmente para los actores que se incorporan en el Proyecto y que por sus antecedentes desconocen las estrategias y estándares de operación de la empresa. De esta forma se logra que: • • • Todo el personal involucrado en el Proyecto entiendan los aspectos que implica su desarrollo y la importancia de mantener una politica de comunicación adecuada. Todos los trabajadores entiendan los requerimientos y los compromisos de ENERSUR con relación al proyecto. Todos los trabajadores entiendan las consecuencias de violación de las normas de ENERSUR.

Debe quedar claro en la implementación de la política de responsabilidad social de la empresa; los antecedentes de malas relaciones entre proyectos y poblaciones, las características de la población en las zonas de impacto del proyecto, y el Código de Conducta para Trabajadores. En el caso de los destinatarios externos, son aplicables los medios descritos en la politica general de la empresa, haciendo énfasis en estrategias de comunicación en medios que se encuentran al alcance de la colectividadchilcana, en particular en formatos de comunicación adecuados a sus caracteristicas culturales. 6.10.6.2 PROGRAMA DE CONSULTAS La consulta constituye una herramienta fundamental en el manejo de asuntos sociales y en la promoción de relaciones positivas con las comunidades y otros grupos de interés. ENERSUR está absolutamente comprometida con un claro, transparente y continuo proceso de consulta con los grupos de interés, a través de toda la vida del proyecto. Los objetivos de la consulta son los mismos que los objetivos para todo el Plan de Relaciones Comunitarias: • • Construir el entendimiento interno y externo respecto a las actividades globales del proyecto y los temas relacionados que afectan o son afectados por su desarrollo. Asegurarse de que los temas identificados sean entendidos y tratados dentro de ENERSUR y sus contratistas.
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La consulta es un proceso en curso y se programará reuniones regulares con los grupos de interés locales y con la población local en general. El cronograma y la frecuencia de estas reuniones serán determinados en funcion a los temas que la población o la empresa consideren discutir. El cronograma o cantidad de consultas que se llevará a cabo, dependerá del nivel de requerimiento del Plan de Manejo Ambiental y el Plan de Relaciones Comunitarias. Los temas discutidos estarán relacionados con contratos, transporte y logística, empleo local, e impactos y monitoreo sociales y ambientales, compras locales y regionales, apoyo a iniciativas locales, así como otros temas o percepciones generales en relación con el proyecto. Además, muchos de los impactos identificados se refieren a las percepciones que la población pueda desarrollar con relación al Proyecto. Independientemente de si las percepciones tienen o no sustento en la realidad, ellas pueden generar acciones concretas de las poblaciones a favor o en contra del Proyecto. Por lo tanto, estas percepciones también serán tratadas. La empresa designará oportunamente a los funcionarios encargados de las reuniones de información y diálogo con la población. En los casos que se requiera se convocará a otros funcionarios de la empresa para que faciliten información más detallada sobre aspectos técnicos. Puesto que las reuniones con la población local son consideradas por ENERSUR dentro de las más importantes del proceso de consulta, se usarán las siguientes pautas: • Se invitará a toda la población a participar en las reuniones de consulta de manera que exista la máxima difusión sobre el Proyecto y las medidas de manejo de impactos sociales y ambientales. Se cursarán invitaciones especiales a las autoridades y representantes de las organizaciones sociales de la zona. Se diseñarán los mecanismos de comunicación apropiados para convocar a la consulta. Se priorizará el uso de la radio comunicación para convocar a poblaciones alejadas. Los objetivos y la agenda de las reuniones de consulta se discutirán y acordarán previamente para cada oportunidad. Dichos objetivos y agendas serán flexibles para poder incluir temas no previstos que surjan en las mismas reuniones. Los objetivos y agendas de la consulta se transmitirán a la población con anticipación debida. Los días, horas y lugares de reunión más apropiados para la consulta se discutirán previamente con las autoridades de cada localidad. Se buscará comprometer la participación de la municipalidad en estas reuniones.

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Todas las reuniones de consulta serán documentadas con relación al tiempo, localidad y participantes de la reunión, así como de los temas tratados y los acuerdos a los cuales se hayan arribado. Estas medidas, servirán para asegurar un fácil monitoreo de todas las actividades.

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6.10.6.3 PROGRAMA DE APOYO A LAS INICIATIVAS LOCALES

Este Programa debe desarrollarse de acuerdo a las reglas de operacion institucionales de la empresa, buscando reforzar los vínculos con la población local, la municipalidad y las demás autoridades en general, así como profundizar en iniciativas de orden social, cultural y ambiental. Para ello se pueden incluir las siguientes actividades, a cargo de la Gerencia de Comunicación y Relaciones Institucionales de Tractebel • Acciones con representantes de la población local, autoridades, legisladores, líderes de opinión y gremios. Esta Gerencia sugiere las instancias, la clase de presencia institucional y los ejecutivos que participan. Las actividades se realizan en coordinación permanente con demás gerencias generales de la empresa. Donaciones, patrocinios y auspicios. La aplicación de la política de donaciones, patrocinios y auspicios de las empresas que conforman Tractebel EGI en el Perú, depende de la Gerencia de Comunicación y Relaciones Institucionales de Tractebel en coordinación con las gerencias generales de las empresas subcontratistas Realización de iniciativas de impacto social. La determinación del tipo de iniciativas, la estrategia y ejecución de proyectos orientados a la comunidad depende de la Gerencia de Comunicación y Relaciones Institucionales de Tractebel. Por consiguiente, asigna y ejecuta el presupuesto.

En el caso de las iniciativas locales se considerarán los siguientes criterios: • • • • Deberá beneficiar a toda la población o grupo social. Deberá contribuir al desarrollo sostenible local y/o regional. Este proceso, deberá ser participativo y debe originarse con las iniciativas de la misma población local y de manera responsable. Deberá contar con la participación activa de la poblaciónbeneficiada.

En el marco de la Política de Responsabilidad Social Corporativa de EnerSur se priorizarán los temas de Educación, Salud y

6.10.6.4 PROGRAMA DE CONTRATACIÓN TEMPORAL DE PERSONAL LOCAL La posibilidad de encontrar empleo es una de las expectativas de una parte de la población local. Aunque algunos conocen que las empresas de este tipo requieren personal calificado que ya labora en la empresa, señalan que tal vez sea posible trabajar durante la construcción de las instalaciones. Por ello, seria conveniente que se pueden incluir las siguientes medidas: • Maximizar el número de personal local contratado en el área de influencia del proyecto, via la canalización de los puestos disponibles por la Municipalidad.
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Minimizar las expectativas locales en relación a empleos, informando adecuadamente de las reales necesidades de demanda de mano de obra y la temporalidad de la misma. Para ello, ENERSUR comunicará claramente las oportunidades limitadas de trabajo a fin de manejar adecuadamente las expectativas referentes a este punto. Esto, incluirá una clara explicación sobre las posiciones de trabajo disponibles y la duración de este trabajo.

Para la contratación de personal local se considerarán los criterios siguientes: • Se dará preferencia a los miembros de las poblaciones directamente impactadas por el proyecto, siempre y cuando califiquen técnicamente, y sean canalizadas por el Municipio. Para la selección de personal local, previamente, se solicitará al Municipio que realice las inscripciones de los candidatos y reuna sus curriculums o antecedentres laborales y de formación profesional. Entre estos candidatos la empresa seleccionara personal o contratistas, siempre que reunan los requisitos técnicos previstos y superen las pruebas de selección. ENERSUR comunicará las condiciones y restricciones laborales que aplicará para la contratación de trabajadores locales. Se explicará cuantos trabajadores se contratará, por cuanto tiempo, el tipo de experiencia requerida y las condiciones laborales. Se difundirán dichas condiciones y restricciones por los medios de comunicación más utilizados en cada localidad, especialmente la radio.

Este programa será completado e implementado antes del inicio de selección de mano de obra no calificada para la fase de construcción del proyecto. 6.10.6.5 PROGRAMA DE ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS LOCALES De forma similar al caso de las expectativas por empleo, también hay expectativas de que la empresa comprará parte de la producción local para abastecer sus operaciones. Como consecuencia de esto, ENERSUR podrá implementar un plan con los siguientes objetivos: • • Maximizar las oportunidades de compra de productos a nivel local y regional. Minimizar las expectativas locales en referencia a potenciales compras locales de productos, ajustando las expectativas a la oferta local y regional existente, manteniendo precios competivos.

Este programa tendrá en cuenta los siguientes lineamientos: • • • Compra de productos en los mercados locales y regionales. Comunicar claramente la política de la empresa a todos los grupos de interés. Explicar claramente a los grupos de interés locales el nivel de demanda adicional que la empresa generará, así como la duración de esta demanda y los eventuales subcontratistas que estarán a cargo de estas compras locales.

Este programa será revisado y actualizado antes de comenzar la etapa de construcción y operación.
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6.10.6.6 CODIGO DE CONDUCTA PARA LOS TRABAJADORES A fin de minimizar y, cuando sea posible, eliminar los impactos adversos asociados con la fuerza laboral del proyecto en la población local y el medio ambiente se aplicará las normas o codigo de conducta de la empresa a sus trabajadores y contratistas Las siguientes reglas se aplican a todos los trabajadores de ENERSUR y sus contratistas durante las etapas de pre-construcción, construcción y operación del proyecto: • Los trabajadores y contratistas deben utilizar el formato Reporte de Hallazgos (P0102 – F001[CS1]1) para reportar: accidente, incidentes, daños a la propiedad, daño al medio ambiente ocasionado ya sea por personal contratista o personal de EnerSur., no conformidades y situaciones potenciales que puedan ocasionar riesgos a la salud así como impactos al medio ambiente. Este reporte deberá ser entregado a la Oficina de Seguridad y Medio Ambiente, En el caso de accidentes este reporte se debe entregar antes de abandonar las instalaciones de la planta. Los trabajadores utilizarán obligatoriamente los equipos de protección individual que su actiividad requiere. Además deberan respetar las reglas de primeros auxilios que se establescan para cada tipo de operación. Los trabajadores no pueden dejar las áreas de trabajo durante los turnos de trabajo sin una autorización escrita del supervisor. Tampoco deberán realizar actividades para las cuales no fueron contratados. Los trabajadores deben usar la identificación apropiada sobre la ropa en todo momento, excepto los días libres. Los trabajadores tienen prohibición de contratar gente local para cualquier tipo de servicio personal. Todas las contrataciones de gente local serán realizadas por un representante designado de ENERSUR o sus contratistas y será hecha con el involucramiento del personal del área de Relaciones Comunitarias. Si una persona local se acerca a un trabajador en un área de construcción o campamento el trabajador lo dirigirá respetuosamente a la persona designada según el turno y el lugar en que se encuentre. Los trabajadores tienen prohibición de poseer o consumir bebidas alcohólicas. El uso de drogas o medicinas debe ser llevado a cabo con la autorización del personal médico en la locación. Los trabajadores no pueden tomar piezas arqueológicas para su uso personal y si un trabajador encuentra cualquier posible pieza arqueológica durante el trabajo de excavación o construcción, el trabajador deberá interrumpir el trabajo y notificar a su Supervisor. Los trabajadores tienen prohibición de portar armas de fuego o cualquier otro tipo de arma. Los trabajadores deben desechar adecuadamente todo desperdicio y retirar todos los desperdicios de las locaciones de trabajo temporal o permanente. Los trabajadores deberan utilizar los baños químicos que la empresa instalará. En los raros casos en que no se encuentren disponibles instalaciones sanitarias, los trabajadores deberán enterrar todos los desechos.
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En relación con todos los trabajadores del proyecto involucrados en el transporte vial, se aplicarán las siguientes reglas: • Los vehículos de carga y las máquinas que utilice la empresa contratista serán sometidos en forma previa a una inspección de seguridad, cualquiera sea el término de permanencia en la empresa, por intermedio de la Oficina de Seguridad Integral. No detener camiones o vehículos a lo largo de la ruta hacia la planta excepto en caso de emergencia. Está prohibido manejar fuera de los horarios establecidos y se desalentará fuertemente el manejar después de que oscurezca. Los conductores deberán bajar la velocidad y poner especial cuidado al manejar después de que oscurezca. Los conductores no están autorizados para transportar pasajeros, salvo autorización expresa de sus superiores. No se permite viajar por encima de los límites de velocidad designados. No se permite viajar fuera de las rutas designadas dentro del plan logístico.

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En todos los casos no contemplados se rigen por las políticas de la empresa, así como por las disposiciones de control de contratistas.

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