Manual recopilado y revisado por Javier Zofío, profesor del módulo de 2º de DAI, Desarrollo de aplicaciones en entornos de 4ª generación y con

herramienta case. www.colegiosma.com Diciembre 2009

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Curso de Microsoft Access 97

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN A ACCESS............................................................................................................................... 2 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS PARA ACCESS? ...................................................................................................... 2 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS ...................................................................................................................... 2 TABLAS ................................................................................................................................................................. 4 CREACIÓN DE TABLAS .......................................................................................................................................... 5 CLAVE PRINCIPAL .............................................................................................................................................. 11 INTRODUCCIÓN DE DATOS .................................................................................................................................. 13 DISEÑO DE VARIAS TABLAS ................................................................................................................................ 14 DEFINICIÓN DE RELACIONES .............................................................................................................................. 15 INTEGRIDAD REFERENCIAL................................................................................................................................. 17 CREACIÓN DE UNA RELACIÓN DE VARIOS A VARIOS ........................................................................................... 17 CONSULTAS ....................................................................................................................................................... 19 CONSULTAS DE SELECCIÓN SIMPLE .................................................................................................................... 20 CONSULTAS DE VARIAS TABLAS ......................................................................................................................... 26 CONSULTAS DE AGRUPAMIENTO ........................................................................................................................ 29 CONSULTAS DE INSERCIÓN DE DATOS O DE DATOS ANEXADOS ........................................................................... 31 CONSULTAS DE MODIFICACIÓN O DE ACTUALIZACIÓN ....................................................................................... 33 CONSULTAS DE BORRADO O ELIMINACIÓN ......................................................................................................... 34 CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA ................................................................................................................. 35 CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS ............................................................................................ 38 CONSULTAS CON PARÁMETROS .......................................................................................................................... 40 FILTROS ............................................................................................................................................................. 42 FORMULARIOS .................................................................................................................................................. 46 CREACIÓN DE FORMULARIOS ............................................................................................................................. 46 DISEÑO DE FORMULARIOS .................................................................................................................................. 50 TRABAJAR CON CONTROLES ............................................................................................................................... 53 ETIQUETAS ......................................................................................................................................................... 56 CUADROS DE TEXTO ........................................................................................................................................... 57 BOTÓN DE ALTERNAR, BOTÓN DE OPCIÓN Y CASILLA DE VERIFICACIÓN ............................................................ 58 GRUPO DE OPCIONES .......................................................................................................................................... 58 CUADRO DE LISTA .............................................................................................................................................. 60 CUADRO COMBINADO ........................................................................................................................................ 63 IMAGEN Y MARCO DE OBJETO INDEPENDIENTE .................................................................................................. 65 MARCO DE OBJETO DEPENDIENTE ...................................................................................................................... 65 BOTÓN DE COMANDO ......................................................................................................................................... 65 LÍNEAS Y RECTÁNGULOS ................................................................................................................................... 66 SUBFORMULARIOS ............................................................................................................................................. 66 PROPIEDADES DE LOS FORMULARIOS Y SUS OBJETOS ......................................................................................... 67 INFORMES........................................................................................................................................................... 75 CREAR UN INFORME ........................................................................................................................................... 75 DISEÑO DE INFORMES ......................................................................................................................................... 78 AGRUPAMIENTO DE DATOS EN INFORMES........................................................................................................... 78 ESTRUCTURA DE UN INFORME ............................................................................................................................ 80 FORMATO DE PÁGINA Y COLUMNAS ................................................................................................................... 83 EJERCICIOS......................................................................................................................................................... 85

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INTRODUCCIÓN A ACCESS
Access es un programa comercial de la empresa Microsoft Corporation. Se trata de un sistema gestor de bases de datos diseñado para ser utilizado en computadoras personales tipo PC. Aunque no está considerado como un sistema “serio”, lo cierto es que permite realizar las mismas tareas que los tradicionalmente considerados sistemas “serios”, como puede ser Oracle. A diferencia de éste, Access puede funcionar en sistemas de bajo coste, y es mucho más asequible. Además, dispone de un entorno muy amigable (al estilo Windows). Tanto es así que los fabricantes de los sistemas “serios”, incluido Oracle, tienden a hacer que sus productos se parezcan, en cuanto a interfaz de usuario se refiere, a lo que el usuario pide, que no es otra cosa que el entorno visual. La instalación completa de Access proporciona una serie de herramientas que facilitan la creación y administración de una base de datos.

¿Qué es una base de datos para Access?
En Access una base de datos es un archivo que contiene datos (estructurados e interrelacionados) y los objetos que definen y manejan esos datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Además, se pueden definir estrategias de seguridad y de integridad. Pueden coexistir en un disco varias bases de datos, en varios ficheros, absolutamente independientes entre sí (aunque es posible referenciar desde una base de datos objetos presentes en otras bases de datos, es decir, en otros ficheros). Los objetos que componen una base de datos son: Tablas: son los almacenes de datos. Se trata de listas de registros. El diseño de tablas consiste en la definición de los campos necesarios para almacenar correctamente la información de la base de datos. Consultas: operaciones que pueden realizase sobre los datos de las tablas: limitaciones de acceso, selección de datos, inserción, modificación y borrado, cálculos... Formularios: pantallas que se presentan a los usuarios de una base de datos para que tengan un acceso amigable a los datos y operaciones. Informes: formatos de presentación de los datos para generar copias impresas de la información registrada en la base de datos. Macros y módulos: segmentos de código en lenguaje de alto nivel (Access Basic, Visual Basic, lenguaje de macros,...) que permiten realizar operaciones complejas con los datos y objetos de la base de datos. Los objetos en Access deben estar identificados mediante un nombre. Referencias posteriores a esos objetos se harán a través de su nombre identificativo.

Creación de una base de datos
Vamos a comenzar a trabajar con Access. El primer paso va a ser crear una base de datos vacía. No se trata de un fichero vacío: al crear una base de datos vacía se almacenan en ella
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algunos datos administrativos y objetos del sistema, inicialmente ocultos al usuario y programador. Por tanto, antes de tener acceso a una base de datos “vacía”, debemos elegir un nombre de fichero para almacenarla en disco. Para crear una base de datos, abra Access, pulse Archivo, Nueva Base de Datos, y obtendrá el cuadro de diálogo que le pedirá el nombre del fichero donde se almacenará la base de datos.

Una vez introducido el nombre, pulsamos el botón “Aceptar” y se creará una base de datos vacía como la de la siguiente figura:

El fichero de una base de datos Access tiene extensión MDB (Microsoft Data Base). Además de este fichero, puede existir un fichero con extensión LDB. Este fichero permite el acceso seguro de múltiples usuarios de forma concurrente. El fichero de la base de datos permanece abierto mientras se trabaja con los datos, y únicamente se cierra cuando se cierra la base de datos de forma explícita, con la opción correspondiente. Si por cualquier problema, no se realiza un cierre ordenado, la base de datos puede dañarse. Cuando queramos volver a trabajar con una base de datos, lo único que hay que hacer es abrir de nuevo el fichero correspondiente, como si se tratara de un documento de un procesador de texto.

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4 - . En una tabla no debe almacenarse información no necesaria. si se almacenara. Normalmente comprendida entre 18 y 65 años Las notas obtenidas en los dos parciales y en las prácticas El DNI para comprobar que se trata del alumno cuando vayamos a examinarlo La nota media del alumno en la asignatura El conjunto de esta información para cada alumno se denomina registro. La tabla que queremos hacer estará. Cada registro estará compuesto por una colección de campos. Llamamos campo a cada pieza particular de información que forma el registro (el nombre es un campo. así como una serie de restricciones y normas. La tabla estará compuesta de una serie de registros (tantos como alumnos tengamos en la asignatura). Esto es debido a que es posible calcularla de alguna manera a través del resto de campos del registro. Una tabla es un conjunto de registros.colegiosma. En este sentido podemos considerarla como un fichero que contiene registros. habría que recalcularla cada vez que se modificara alguno de los campos de los que depende.com Curso de Microsoft Access 97 TABLAS En este apartado vamos a estudiar la forma de definir tablas y trabajar con ellas. Antes de crear la base de datos hemos de pensar detenidamente en la información que queremos guardar y en todas las características que tendrán. Podemos crear una tabla que puede denominarse “Alumnos” y deseamos que contenga la siguiente información: Nombre y los apellidos del alumno La edad del alumno. queremos almacenar información sobre los alumnos matriculados en una cierta asignatura.www. Por ejemplo. Y cada tipo tendrá unos atributos de tipo que limitan los valores permitidos. la edad. lo cual representa una fuente de . quizá la más importante. también lo es el DNI. Además. tantos como se quiera. Las tablas son las estructuras que permiten almacenar los datos de la base de datos. etc. en definitiva compuesta por los siguientes campos: Campo NIF Nombre Apellido1 Apellido2 Edad Parcial1 Parcial2 Prácticas Descripción NIF Nombre completo Primer apellido Segundo apellido Edad Nota obtenida en el primer parcial Nota obtenida en el segundo parcial Nota obtenida en las prácticas Obsérvese que no se ha definido un campo NotaMedia para almacenar la nota final de la asignatura.). Cada campo tendrá un tipo que indica la clase de datos que puede almacenar.

Esta ventana se denomina “de diseño de tabla” frente a la “de vista de tabla” que permitirá más adelante introducir los datos. que estudiaremos más adelante. pasaremos a crear la tabla.www.colegiosma. Para ello pulsamos el botón “Nuevo” de la ventana de la base de datos. Access nos mostrará un formulario para la definición de los campos. Se abrirá un cuadro de diálogo con varias opciones para crear la tabla. Además. Creación de tablas Una vez decididos los campos que necesitamos almacenar en la tabla. La forma adecuada de obtener la nota media es a través de consultas. Debemos seleccionar “Vista de diseño” y pulsar “Aceptar”.5 - . Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre y un tipo. para cada tipo existen una serie de atributos de tipo que permiten describir con precisión los valores aceptados por el campo.com Curso de Microsoft Access 97 inconsistencia. Los tipos disponibles son los siguientes: .

etc. Moneda: Un número con formato monetario. 5-Abril-1968. Se trata de un valor numérico real con formato especializado para la manipulación de valores monetarios: abreviatura de la moneda local. 05:35:00PM. Cada uno de estos tipos dispone de atributos propios. pondríamos un autonumérico para identificarlos. como la ordenación.. Por ejemplo: Viernes. Existen diversos formatos de fecha y hora que pueden ser definidos como atributo.000). etc. Existen diversos tamaños y precisiones: Byte. Apellidos. por ejemplo.colegiosma. real de precisión simple. Objeto OLE: Un objeto de otra aplicación.. vídeo. etc. que se describen a continuación: Formato: define mediante una expresión el formato de los datos almacenados. separación con puntos y comas al estilo local. Por ejemplo: Nota primer parcial. Podemos definir la nota media como un real con una precisión decimal de 1 (6. la precisión decimal y el rango de valores en los campos numéricos. nota media. Fecha/hora: Fecha.. Se utiliza para escribir resúmenes. Si/no: Un valor lógico. La longitud máxima se define como uno de los atributos. Por ejemplo: Nombres. además. Tiene como desventaja respecto al tipo Texto que no permite algunas operaciones. si el formato deseado no coincide con ninguno de los predefinidos. En todos los casos existen varios formatos predefinidos de uso habitual. Autonumérico: Un contador autoincrementado. o si el valor de interpreta como un porcentaje (%). Pero además existen una serie de atributos comunes. Por ejemplo: un campo que se llame BECA podría contener valores Sí (tiene beca) o No (no tiene beca). real de precisión doble. hora o ambos a la vez. Numérico: Un número.5). existe pero no contiene nada). número de la calle donde vivimos. identificador global. Se trata de un valor numérico que el sistema genera automáticamente para cada registro de manera que nunca existirán dos registros en la misma tabla con el mismo valor en el campo autonumérico. Memo: Una cadena de caracteres de longitud ilimitada. Por ejemplo: en la tabla de alumnos. imagen. gráfico. Ciudades. incluido en la base de datos: sonido. y no puede ser mayor de 255 caracteres. descripciones. Entero largo. Por ejemplo: pta. 5:35. 5/4/1968.www.6 - . en campos lógicos si se utiliza SI/NO o VERDADERO/FALSO.. Un atributo importante del tipo texto es si se permite la longitud cero (cadena vacía.com Curso de Microsoft Access 97 Texto: Una cadena de caracteres (letras y números) de longitud limitada. NIF. etc. Entero. Dentro de cada uno de estos subtipos se pueden definir atributos de rango y precisión decimal (el número de caracteres decimales permitidos). $. . si no tuviéramos el NIF que nos identifica a cada alumno de forma única. frente a la longitud de cadena de los campos de tipo texto. en campos de texto puede forzar a que los caracteres se almacenen en mayúsculas. Por ejemplo en campos numéricos define si se utilizan separadores de miles (1000 ó 1. Hipervínculo: Una referencia a un documento de Internet. es posible especificar un .

mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Las siguientes tablas muestran los identificadores de formatos predefinidos y los símbolos empleados en campos de distintos tipos. . Fecha mediana Ejemplo: 3-Abr-93. d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos. s Día de la semana (1 a 7). que los años están entre el 2000 y el 2029). Atención: El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo XXI (es decir. ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta. / Separador de fecha. 3 de Abril de 1993. c Igual que el formato predefinido Fecha general.www. Ejemplos: 3/4/93. dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). ss Semana del año (1 a 53).colegiosma. Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.7 - . no se muestra ninguna hora. que los años están entre 1930 y 1999). Hora corta Ejemplo: 17:34. Ejemplo: 3/4/93.com Curso de Microsoft Access 97 formato personalizado mediante el uso de una serie de símbolos. Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sábado. aaaa Año completo (0100 a 9999). 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Hora larga Igual que el valor de la ficha Hora del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99). si el valor es sólo una hora. Ejemplo: 5:34:23 PM. Hora mediana Ejemplo: 5:34 PM. no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom) dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo). a Número de día del año (1 a 366). mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga. Las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 se asume que son fechas del siglo XX (es decir. según sea necesario (1 a 31). según sea necesario (1 a 12). mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12). Símbolo Descripción : (dos puntos) Separador de hora. A continuación se muestran algunos de estos formatos estándar y los símbolos para crear nuevos formatos: Campos de tipo fecha/hora: Valor Fecha general Descripción (Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha. t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos. Los separadores se establecen en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.

El formato para los valores cero. el valor predeterminado de la propiedad Lugares Decimales es 2. Reloj de doce horas con el indicador de mañana/tarde apropiado establecido en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. según sea necesario (0 a 23). según sea apropiado. Científico Utiliza la notación científica estándar. según sea apropiado. Moneda Utiliza el separador de miles. Por ejemplo.) como separador de lista.colegiosma. el valor predeterminado de la propiedad Lugares Decimales es 2. según sea apropiado. Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM". Minuto en dos dígitos (00 a 59). Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o "pm". el valor predeterminado de la propiedad Lugares Decimales es 2.##0. Igual que el formato predefinido Hora larga. El formato para los valores nulos. Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p". Estándar Utiliza el separador de miles. Segundo en uno o dos dígitos. Porcentaje Multiplica el valor por 100 y anexa un signo de porcentaje. Fijo Muestra al menos un dígito. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente: El formato para los números positivos. según sea apropiado. Hora en dos dígitos (00 a 23). Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P". El formato para los números negativos.com Curso de Microsoft Access 97 Símbolo h hh n nn s ss ttttt AM/PM am/pm A/P a/p AMPM Descripción Hora en uno o dos dígitos. según sea necesario (0 a 59).8 - . el valor predeterminado de la propiedad Lugares Decimales es 2. Campos de tipo numérico y moneda: Valor Descripción Número general (Predeterminado) Muestra el número tal como se introduce.($#. el siguiente formato Moneda personalizado contiene cuatro secciones separadas por signos de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección: $#. Segundo en dos dígitos (00 a 59)."Null" . Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (. Minuto en uno o dos dígitos.00[Verde].www. según sea necesario (0 a 59).##0.00)[Rojo]. muestra los números negativos entre paréntesis."Cero".

Convertir todos los caracteres a minúsculas. se mostrará el formato predefinido del valor equivalente. Marcador de posición de dígitos. Separador de miles. al igual que lo son No. Porcentaje. los campos lógicos se muestran al usuario de forma gráfica como una casilla de verificación.colegiosma. (coma) . cualquier formato especificado es ignorado. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos. Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Falso y Desactivado. Para formatos personalizados se pueden utilizar expresiones que contengan hasta tres secciones: . Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos. Por ejemplo. Verdadero y Activado son equivalentes entre sí. Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones: la primera contiene el formato para los campos con texto y la segunda el formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.00E00. Los separadores se establecen haciendo doble clic en Configuración regional en el Panel de control de Windows.com Curso de Microsoft Access 97 Si se utilizan varias secciones pero no se especifica un formato para cada sección. al editar los datos. Sí. aunque también puede mostrarse como un texto. Campos de tipo sí/no: En las últimas versiones de Access. Símbolo .www. Muestra el carácter literal "$".00E+00. Notación científica con un signo menos (–) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. (punto) 0 # $ % E– o e– Descripción Separador decimal. Marcador de posición de dígitos. las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección. Muestra un dígito ó 0.9 - .00E–00 o 0. Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. como en el ejemplo 0. No se necesita un carácter de texto. E+ o e+ Campos de tipo texto y memo: Símbolo @ & < > Descripción Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio). puede utilizarse el formato personalizado @."Ninguno". Convertir todos los caracteres a mayúsculas. Los formatos predefinidos son Sí/No. Si se especifica un formato predefinido y. se introduce un valor equivalente. En el primer caso. como en el ejemplo 0. para obtener que aparezca la palabra "Ninguno" cuando no exista ninguna cadena en el campo. Muestra un dígito o nada.

al editar los datos del campo. entrada obligatoria. Especifica si Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si se utiliza 0 para esta sección. Se pueden definir máscaras de entrada mediante los siguientes caracteres: Carácter 0 9 # Descripción Dígito (0 a 9. Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada.Marcador de posición decimal y separadores de miles. signos más y menos permitidos). Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo. pero se eliminan cuando se guardan los datos. de manera que no pueda introducir caracteres extraños. : . de manera que. entrada opcional).com Curso de Microsoft Access 97 1. Dígito o espacio (entrada no obligatoria. Falso o Desactivado. A Letra o dígito (entrada obligatoria). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).www.): Especifica la máscara de entrada propiamente dicha. los espacios se muestran en blanco en el modo Edición. por ejemplo. el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor. Máscara de entrada: Fuerza a que los datos se introduzcan en un formato adecuado.10 - . hora y fecha (el carácter / depende del valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en . Por ejemplo para mostrar un asterisco. El texto para mostrar en lugar de los valores No. entrada obligatoria). !(999) 999-9999. C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). se escribe entre comillas ("*"). La expresión para el formato de máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (. signos más [+] y menos [–] no permitidos). sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control. signos más y menos no permitidos). una vez introducidos siguiendo una determinada máscara. . Para esta sección puede utilizar cualquier carácter. Verdadero o Activado. La máscara de entrada es un conjunto de tres datos que definen los caracteres admitidos. . el contenido del campo se mostrará con el aspecto definido en el Formato y no con el de la máscara.) como marcador de posición. 2. Dígito o espacio (entrada no obligatoria. Por ejemplo para un teléfono se puede ser interesante mostrar algo como “(__) ___-__-__”.colegiosma. No obstante. si se introduce 1 o se deja esta sección en blanco. El texto para mostrar en lugar de los valores Sí. ? Letra (A a Z. L Letra (A a Z. Los caracteres que se pueden utilizar para definir la máscara de entrada se muestran más adelante. el formato presentado y el formato almacenado. 3. . El atributo Formato prevalece sobre la máscara de entrada. a Letra o dígito (entrada opcional). se requiere un signo de punto y coma (.

y a través de los cuales se identifica de forma única al registro completo. El campo apellido1 no puede ser clave principal . \ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo. Regla de validación: Una condición que debe cumplir el dato introducido para que sea aceptado. Existe una máscara predeterminada: "Contraseña". Es decir. esto permite configurar la posibilidad o no de que se repitan valores a lo largo de la tabla para un campo. Requerido: Indica si el campo debe tener algún valor o se permite dejarlo en blanco. Un índice es una estructura manejada por Access que hace que determinadas operaciones con el campo sean más rápidas (ordenaciones y búsquedas). en lugar de mostrarse de izquierda a derecha.colegiosma. Existen dos formas de hacer índices: con y sin duplicados. Para el ejemplo anterior podría ser algo como “La edad debe estar comprendida entre 18 y 65 años. \A se muestra sólo como A). Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Clave principal En toda tabla suele existir una clave principal (también llamada clave primaria o clave maestra). En el ejemplo de los alumnos. De ahí la importancia del atributo de permitir longitud cero de los campos de tipo texto. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. Indexado: Establece si sobre el campo debe construirse un índice. Título: Es el título de la columna que aparecerá en el modo de ver datos (al editar los datos almacenados) para el campo. el campo NIF puede ser una clave principal.www. ya que no habrá dos alumnos con el mismo NIF. ! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda. no hay dos registros en una tabla con la misma clave. Por ejemplo. de manera que cualquier carácter introducido se almacena como el carácter pero se muestra como un asterisco (*). para un campo Edad se puede forzar a que el valor introducido esté comprendido entre 18 y 65 años con una expresión como “>=18 AND <=65”. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. Una clave principal es un campo o conjunto de campos cuyos valores no se repiten. y además es posible identificar a un alumno a través de su NIF.com Curso de Microsoft Access 97 Carácter Descripción el Panel de control de Windows). Valor predeterminado: Un valor que automáticamente introducirá Access en el campo si el usuario no indica otro. No hay que confundir un campo vacío con un campo de texto de longitud cero. a costa de un mayor espacio en disco y memoria (para almacenar el índice) y de que otras operaciones sean más lentas y costosas (inserciones y borrados). Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada. Texto de validación: Un mensaje que Access mostrará al usuario cuando intente introducir un valor no permitido por una regla de validación.11 - . Crea un control de entrada de contraseña. Por defecto un campo no contiene ningún valor.”.

Nota segundo parcial 1 decimal.12 - .www. Vamos a ir introduciendo los campos de la tabla del ejemplo para ver estas definiciones. Para introducir los datos. >=0 AND <=10. y quizá deberíamos volver a plantearnos la estructura de tablas que necesita nuestra base de datos. Descripción NIF Obteniendo la siguiente definición de tabla: . El conjunto formado por (apellido1. antes de terminar el diseño. lo más probable es que el diseño de la tabla no sea apropiado. pulse con el ratón en la hoja de diseño y vaya rellenando los campos según el siguiente cuadro: Campo NIF Nombre Apellido1 Apellido2 Edad Parcial1 Parcial2 Prácticas Tipo Texto (9) Texto (40) Texto (25) Texto (25) Numérico Numérico Numérico Numérico Otros atributos Requerido. Este campo se denominará id y será de tipo autonumérico. >=0 AND <=2.com Curso de Microsoft Access 97 porque puede haber más de un alumno con el primer apellido igual. Nombre completo Requerido Primer apellido Requerido Segundo apellido Requerido Edad >=18 AND <65. indexado sin repetición. forzosamente se genera un índice sin duplicados. predeterminado 0. y no se admitirán valores nulos para el campo. apellido2. seleccione el campo que desea que sea clave y pulse el botón . Por lo general.colegiosma. clave principal. predeterminado 0. Si no tenemos ningún campo o conjunto de campos candidato a clave principal. predeterminado 0. Para definir un campo/s como clave principal. Access nos permitirá añadir un campo nuevo que sirva como clave. nombre) podría constituir una clave principal (suponiendo que no existen dos personas que se llamen exactamente igual). >=0 AND <=10. Sobre un campo que se emplee como clave principal. si en una tabla no podemos encontrar un campo o conjunto de campos para establecerlos como clave principal. ya que a través del conjunto podemos identificar de forma única e inequívoca al registro (al alumno). Nota prácticas 1 decimal. Texto de validación: la edad debe estar comprendida entre 18 y 65 años Nota primer parcial 1 decimal.

en el caso de que los cambios produzcan conflictos entre las nuevas definiciones y los datos ya almacenados (por ejemplo si intentamos cambiar el tipo de un campo de texto a tipo numérico y existen registros almacenando cadenas no numéricas). debemos guardar la definición de la tabla. Inicialmente la tabla estará vacía. e introduzca el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo que aparece. pero por el momento lo haremos de una forma más directa. . destinada a la inserción de nuevos registros. Una fila corresponde a un registro y cada columna a un campo. Parte de los campos de esta fila pueden aparecer rellenos con los valores por defecto programados en la definición de la tabla.www. Para entrar en este modo. modificando y utilizando los datos que puede almacenar. Introducción de datos Para introducir datos en una tabla la forma más cómoda es utilizar un formulario. introduciendo. Podremos volver a modificar la estructura de la tabla siempre que queramos. Para ello pulse en el menú principal.colegiosma.com Curso de Microsoft Access 97 Después de introducir todos los campos y definir sus tipos y atributos.13 - . “Archivo” y “Guardar”. con el modo “Ver Datos”. En cualquier caso la modificación de cualquier campo de esta fila hará que automáticamente aparezca una nueva. o impondrá restricciones. Antes. Al final de la tabla siempre aparece una fila en blanco. seleccione en la ventana de tablas la tabla que hemos creado y pulse el botón “Abrir”. podremos pasar a utilizar la tabla. Si ya hay datos introducidos en la tabla. El modo de ver datos de una tabla presenta una tabla formada por filas y columnas. Access no permitirá modificar la definición de la tabla.

y deberíamos decirle a Access que cuando obtengamos información académica de un alumno.com Curso de Microsoft Access 97 Los cambios en los registros se almacenan en disco automáticamente. Además. Puede probar las diferentes condiciones y chequeos de datos que se han definido para la tabla creada introduciendo datos legales y datos con errores. Una vez creadas las tablas de forma independiente debemos indicar a Access como combinar la información. teléfono. No será necesario guardar los datos modificados. pues ya está almacenados en disco. sin que sea necesario guardarlos explícitamente. si queremos guardar información de los datos personales de un alumno (dirección.www. número de hermanos. podemos cancelar los cambios hechos en un registro siempre y cuando no hayamos cambiado de registro. Los cambios que se realizan en los campos de un registro no se almacenan hasta que se abandona el registro. observaremos que aunque la información es también de un alumno. es decir. Así. Por ejemplo. Basta con pulsar la tecla de escape. bastará con una pulsación para recuperar el registro completo). una segunda pulsación recuperará el registro completo (si no se ha modificado el campo actual. Diseño de varias tablas Con frecuencia nos encontraremos con que la información que queremos almacenar puede dividirse en varios conjuntos lógicos.colegiosma. Este proceso se conoce con el nombre de “Relaciones entre tablas”. de manera que no se acepta el cambio hasta que todas las reglas asociadas al campo se cumplan. no tiene nada que ver con los datos académicos de la tabla creada anteriormente. para comprobar como son detectados por Access. Entonces. antes de abandonar un registro se comprobarán las reglas asociadas al registro.). renta. En nuestro ejemplo. también queremos información personal de ese mismo alumno mediante una relación La tabla DatosPriv tendría la siguiente información: Campo NIF Tipo Texto (9) Descripción NIF Otros atributos requerido. hasta que se comienza a editar otro registro o se cierra la tabla. En nuestro ejemplo crearíamos la tabla DatosPriv. se verifican las reglas de validación de ese campo. Salga de la tabla y compruebe como Access no le pide confirmación para guardar los datos. En estos casos es posible definir varias tablas en la misma base de datos. Antes de abandonar un campo. y no se hará la escritura en disco mientras no se cumpla alguna. clave . indexado sin repetición. tendríamos la siguiente tabla en vista de datos: Para finalizar la edición en una tabla debemos cerrarla. Una pulsación hará que se cancele la modificación en el campo actual (si la hay) al valor anterior. etc.14 - .

y vivir en un piso de estudiantes en Sevilla. En una relación siempre se hacen coincidir los datos de algún campo (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). Es una relación simple en la que a un registro de una tabla A le corresponde uno y solo un registro de la tabla B y viceversa. un alumno que sea de Alcalá de Guadaira puede tener el domicilio familiar en Alcalá. . Relación uno a uno. un registro de la tabla A puede estar relacionado con muchos registros de la tabla B y viceversa. Este tipo de relaciones es complicado y debe evitarse siempre que sea posible añadiendo en el diseño de las tablas otra tabla intermedia que sirva de relación entre las dos. con objeto de poder extraer la información relacionada. En nuestro ejemplo coinciden los campos claves en las dos tablas. Definición de relaciones Aunque aparentemente hemos relacionado las tablas Alumno y DatosPriv a través del campo NIF. pulsamos la opción “Herramientas” del menú principal y seleccionamos “Relaciones”.www.colegiosma.15 - . este campo es el campo clave de alguna de las dos tablas. La tabla alumnos se relacionaría con varios registros de la tabla DatosPriv y la tabla DatosPriv se relacionaría con varios alumnos de la tabla alumnos. Significa que un registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de la tabla B. ya que este tipo de información se pone en una misma tabla. requerido requerido Requerido Requerido Para relacionar las dos tablas hemos de buscar un punto común entre las dos. Para definir una relación es necesario agregar la relación de forma explícita en una ventana de Access llamada “Ventana de Relaciones”. En la mayoría de los casos. A la hora de establecer una relación hemos de tener en cuenta que pueden darse tres situaciones: Relación de uno a varios: Es el tipo de relación más común.com Curso de Microsoft Access 97 Calle Número Bloque Piso Puerta Ciudad Provincia Dfamiliar Texto (40) Numérico Texto (2) Numérico Texto (2) Texto (30) Texto (30) Sí/No Calle donde vive Número de la casa Bloque donde vive Piso donde vive Puerta del piso Ciudad Provincia Domicilio familiar principal. Puede utilizarse para dividir una tabla de muchos campos. Por ejemplo. Relación varios a varios: En este tipo de relación. Para acceder a ellas. Podríamos utilizar el nombre los apellidos. Por ejemplo. con lo cual este alumno tendría un registro en la tabla de datos académicos y dos en la tabla de DatosPriv. Se abrirá una ventana con un cuadro de texto en el que aparecen todos los nombres de las tablas que tenemos para que añadamos las que queremos relacionar. pero resulta más corto utilizar el NIF. Este tipo de tablas no es habitual. un alumno tiene varios hermanos que viven en el mismo piso de estudiantes y tienen la misma dirección familiar en Alcalá. Access aún no lo sabe. por lo tanto incluimos este campo en la tabla DatosPriv.

y Access automáticamente creará una de estos tipos de relación: Creará una relación de uno a varios si uno de los campos es una clave principal o tiene un índice único.colegiosma. Creará una relación de uno a uno si ambas tablas están relacionadas por un campo de clave principal o tienen índices únicos. En el momento de arrastrar el campo que queremos relacionar aparecerá un cuadro de diálogo de Relaciones. seleccionamos el campo de relación de una tabla y lo arrastramos sobre el campo de relación de la otra. Las tablas van apareciendo en la ventana posterior.www.16 - .com Curso de Microsoft Access 97 Seleccionamos cada tabla que queramos integrar en la relación y pulsamos el botón “Agregar”. Para crear una relación. con los nombres de los campos sobre los que hemos definido la relación: . Cuando ya no deseemos agregar más tablas pulsamos cerrar y obtendremos la ventana “Relaciones” con las tablas seleccionadas.

En nuestro ejemplo. Estas opciones nos indican: • Actualizar en cascada los campos relacionados: Si deseamos que al modificar el campo de referencia en una tabla se modifique también en la tabla que depende de ella mediante la integridad referencial. Veámosla con más detalle. no podemos introducir un valor de NIF en la tabla de DatosPriv si este NIF no existía antes en la tabla Alum.colegiosma.www. La integridad referencial define el tipo de dependencia que tiene una tabla sobre otra. y la estudiaremos mediante un ejemplo. Aparecen también opciones de la relación que podemos especificar: Tipo de Combinación: Pulsando este botón podemos determinar como queremos que aparezcan los datos cuando hagamos una consulta. puede definir la relación entre las tablas Alum y DatosPriv con integridad referencial. de modo que si modifico un NIF en una tabla. . la información duplicada que tenemos es el NIF. Eliminar en cascada los registros relacionados: Si deseamos que al eliminar un registro en una tabla se eliminen también los registros de la tabla que depende de la primera mediante integridad referencial. Se encuentra en dos tablas. Pruebe a cambiar datos en una y otra tabla y a introducir un NIF en la tabla DatosPriv que no exista en la tabla Alum. Integridad referencial. Esto es una forma de presentación y no afecta al contenido de la tabla ni a la relación. Creación de una relación de varios a varios Este tipo de relación es un tanto particular. Por defecto está seleccionada la relación “Incluir sólo las filas donde los campos combinados sean iguales”. perderemos la “referencia”. Vamos a diseñar una base de datos con dos tablas en las que exista una relación de muchos a muchos. • De este modo nos aseguramos que no podemos tener datos ‘colgados’ sin determinar con quien están relacionados. Si exigimos integridad referencial. actualización y eliminación de datos en cascada.17 - . Como ejemplo. Cuando la seleccionemos veremos como se activan otras dos cuadrículas. o de lo contrario perderemos la relación entre el alumno y el domicilio. Para definir una relación con integridad referencial debemos seleccionar la cuadrícula “Exigir integridad referencial”. o sea. Botón “Exigir integridad referencial”. Se utiliza para evitar situaciones de inconsistencia de datos cuando estos se tienen duplicados. he de modificarlo también en la otra. En el ejemplo de los alumnos. La integridad referencial es un concepto muy importante en la definición de una relación. los datos del campo de relación de la tabla dependiente no pueden existir si no existen antes en la tabla de la que dependen. los campos de relación pueden cambiarse aquí. que definen distintas opciones de esta relación.com Curso de Microsoft Access 97 Si es necesario.

Medio. En esta base de datos.colegiosma. Unión_Agencia_Hotel: Campo IdHotel IdAgencia Descripción Identificador del Hotel.www. clave principal Nombre del Hotel Ciudad donde se encuentra Numero de plazas Descripción del ambiente Alto. clave principal La clave principal de esta tabla será la combinación de los dos campos. Bajo Para definir la relación de muchos a muchos creamos otra tabla intermedia llamada “Unión_Agencia_Hotel” y añadimos los campos con las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las tablas anteriores. una agencia de viajes recomienda a muchos hoteles. Hemos transformado una relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios: . y un hotel puede ser recomendado por muchas agencias. clave principal Identificador de la Agencia .com Curso de Microsoft Access 97 como Agencias de viajes y Hoteles.18 - . clave principal Nombre de la Agencia Dirección postal Ciudad de la Agencia Descripción Identificador del Hotel. La clave principal de esta tabla estará formada por la combinación de los dos campos clave definidos. Las tablas las definimos como siguen: Hotel: Campo IdHotel Nhotel Ciudad Nplazas Ambiente Precio Agencia: Campo IdAgencia Nagencia Dirección Ciudad Descripción Identificador de la Agencia . Podríamos añadir más campos como por ejemplo la fecha en la que comenzó la relación comercial entre una agencia y un hotel.

000 pts de alquiler.colegiosma. Consultas de borrado o eliminación: permiten eliminar registros de una tabla. Consultas de varias tablas: permiten relacionar los datos de distintas tablas a través de campos clave. Consultas de agrupamiento: permiten obtener resultados estadísticos de conjuntos de registros. Además permiten filtrar (seleccionar sólo los registros que cumplen unos criterios) y agrupar la información. Si queremos un listado por pantalla o por impresora. pero que permite ser manejada de la misma forma que una tabla real. tenemos el listado completo en forma de tabla. pero según el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algún dato en concreto.19 - . Las consultas son preguntas preparadas que podemos diseñar para utilizar cuando sea necesario. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados. lo haremos de una consulta. Se utilizan para crear “vistas”: consultas que muestran lo que nos interesa de una tabla. Evidentemente. etc. podemos hacerlo a partir de una consulta. totales. cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados. Para ello están las consultas. Consultas de modificación o de actualización: permiten modificar los valores de los campos de los registros de una tabla. como sumas de un campo. cuantas propiedades del tipo chalet existen. Consultas de creación de tabla: permiten crear nuevas tablas cuyos campos y registros se obtienen a partir de los almacenados en otras tablas. quién paga más de 100. Estas operaciones pueden ser de diversos tipos: Consultas de selección de datos: permiten recuperar los datos almacenados en las tablas en el formato y orden adecuados. o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. El resultado de estas consultas consiste en una tabla “virtual”: una tabla que físicamente no ocupa espacio (porque trabaja sobre los datos originales de las tablas sobre las que se define). Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Consulta de tabla de referencias cruzadas: Muestra valores resumidos (sumas.www. Dentro de las consultas de selección podemos resaltar algunos grupos importantes: Consultas de selección simple: permite filtrar registros y añadir o descartar campos de los registros.com Curso de Microsoft Access 97 CONSULTAS En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual ciudad. Las consultas son operaciones que se realizan sobre los datos de una base de datos. . Consultas de inserción de datos o de datos anexados: permiten agregar registros a una tabla.

haga clic en Cerrar. Consultas de selección simple La consulta más simple posible consiste en la selección de campos y registros de una tabla. El resultado es una tabla que es un subconjunto de la original.20 - . Se identifican los campos que nos interesan y una condición que deben cumplir los registros seleccionados. El más utilizado de este tipo de lenguajes es el SQL (Standard Query Language). Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). En el cuadro de diálogo Nueva consulta. Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. haga clic en Vista Diseño y.colegiosma.com Curso de Microsoft Access 97 Las consultas a los datos de las bases de datos se hacen a través de los denominados “lenguajes de consulta”. elija Aceptar. Access permite realizar consultas en SQL. haga clic en Nuevo. dada la filosofía visual seguida en Access. Para crear una consulta de selección: En la ventana Base de datos. A continuación. a continuación. haga clic en la ficha Consultas y. Ambos métodos son compatibles e intercambiables: se puede pasar de uno a otro sin problemas. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla.www. haga clic en la ficha que enumera los objetos con cuyos datos desea trabajar. Haga doble clic en el nombre de la tabla sobre la que desea hacer la consulta o márquela y pulse Agregar. a continuación. también se permite la definición de consultas a través de una interfaz visual. . Pero.

Al introducir expresiones en más de una celda Criterios. puede ver solamente los proveedores de Japón.www. Los criterios son restricciones impuestas en una consulta o en un filtro avanzado para identificar los registros específicos con los que se desea trabajar. que indica que se devolverán los registros que cumplan los criterios de cualquiera de las celdas. . especifique criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo País contenga el valor "Japón". que indica que sólo se devolverán los registros que cumplan los criterios de todas las celdas. Si las expresiones están en filas diferentes de la cuadrícula de diseño. Por ejemplo.com Curso de Microsoft Access 97 Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño. Para ello.colegiosma.21 - .000 pesetas estableceríamos un criterio en el campo Salario con el valor >200000 Puede introducir criterios adicionales para el mismo campo o para campos diferentes. Microsoft Access las combina empleando el operador Y (And) o el operador O (Or). Si nos interesan todos los campos podemos utilizar el símbolo * para identificar a la lista completa. Escriba la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador de expresiones. Microsoft Access utiliza el operador Y (And). Si las expresiones están en celdas diferentes de la misma fila. Microsoft Access utiliza el operador O (Or). en lugar de ver todos los proveedores que utiliza su compañía. Introduzca criterios y agregue un orden si fuera necesario Haga clic en la primera celda Criterios del campo para el cual desea establecer criterios. Para seleccionar los empleados que cobran más de 200.

para ordenar primero por el campo Apellidos y a continuación por el campo Nombre. Un identificador puede ser el nombre de una tabla.www. o Ejecutar de la barra Para la creación de criterios necesitamos de las expresiones. operadores y valores) que produce un resultado. Para guardar la consulta. Vamos a ver más detenidamente que son y como se crean expresiones. Para ver el resultado de la consulta. … Los operadores son símbolos que identifican una operación. . Los identificadores hacen referencia a elementos de nuestra base de datos.com Curso de Microsoft Access 97 Si queremos aplicar un criterio a un campo pero no queremos que se visualice. haga clic en el botón Vista de herramientas. Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Se pueden crear de forma manual o mediante el generador de expresiones. En la celda Orden de cada uno de los campos por los que desea ordenar. Por ejemplo. Una expresión es una combinación de símbolos (identificadores. podemos mostrar en nuestra consulta un campo llamado Total en el que nos muestre la suma. se hace clic con el botón derecho del ratón en la celda Criterios y. Para ordenar por uno o más de un campo. Las podemos generar de forma manual o mediante el generador de expresiones. Escriba un nombre que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y elija Aceptar. Podemos mostrar todos los registros.22 - . Para volver al modo diseño pulsar . el campo Apellidos debe estar a la izquierda del campo Nombre en la cuadrícula. Podemos usar las expresiones para mostrar datos obtenidos a partir de otros campos. desmarcamos la casilla Mostrar. Puede ordenar de forma ascendente o descendente. si tenemos una tabla de salarios de empleado y en ella tenemos un campo para sueldo base y otro para sueldo extra. Para mostrar el Generador de expresiones. a continuación. luego por el siguiente campo a la derecha. haga clic en una opción. un campo. Por ejemplo. un número concreto o un tanto por ciento del total.colegiosma. coloque los campos en la cuadrícula de diseño en el orden en el que desee que se lleve a cabo la ordenación. haga clic en Generar. Otra opción que nos proporciona Microsoft Access mediante el botón es la de mostrar un número determinado de registros. haga clic en el botón Guardar en la barra de herramientas. Para ello en el apartado Campo de la cuadrícula de diseño escribimos el nombre que queramos darle seguido de dos puntos (:) y la expresión. y así sucesivamente. Microsoft Access ordena primero por el campo situado más a la izquierda.

Se utiliza para multiplicar dos números. Operador And Operador Not Operador Or Operador Xor Se utiliza para efectuar una conjunción lógica de dos expresiones. Se utiliza para realizar una exclusión lógica entre dos expresiones. En las siguientes tablas se muestra como funcionan estos operadores lógicos: VALOR 1 VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO OPERADOR AND AND AND AND VALOR 2 VERDADERO FALSO VERDADERO FALSO RESULTADO VERDADERO FALSO FALSO FALSO OPERADOR VALOR 2 NOT VERDADERO NOT FALSO RESULTADO FALSO VERDADERO . Se utiliza para ejecutar una negación lógica sobre una expresión. Se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero. Operador ^ Operador * Operador / Operador \ Operador Mod Operador + Operador • Se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente. < <= > >= = <> (Menor que) (Menor o igual que) (Mayor que) (Mayor o igual que) (Igual a) (Distinto de) • Operadores de concatenación: Operadores utilizados para combinar cadenas de caracteres.com Curso de Microsoft Access 97 Tenemos los siguientes operadores: • Operadores aritméticos: Operadores utilizados para ejecutar cálculos matemáticos.23 - .colegiosma. Operador & expresiones. Se utiliza para forzar la concatenación de las cadenas de dos Operadores lógicos: Operadores usados para realizar operaciones lógicas.www. Se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante. Operadores de comparación: Operadores utilizados para efectuar comparaciones. Se utiliza para sumar dos números. Divide dos números y devuelve sólo el resto. Se utiliza para hallar la diferencia entre dos números o indicar el valor negativo. Se utiliza para ejecutar una disyunción lógica sobre dos expresiones.

Se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar o en consultas. Ejemplo: B?la encuentra bala. Debe especificar el intervalo en orden ascendente (A a Z. bola y bula [ ] Hace coincidir cualquier carácter individual situado entre los corchetes. 113 y 123 Otros operadores que podemos usar son: • Comparador de semejanza LIKE (Como): Permite realizar una comparación de cadenas utilizando caracteres comodines.colegiosma. bbd y bcd # Hace coincidir cualquier carácter numérico individual. Puede ser utilizado como el primero o el último carácter de la cadena de caracteres. Ejemplo: b[a-c]d encuentra bad. Ejemplo: qu* encuentra quién. ! Hace coincidir cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes.Hace coincidir cualquier carácter de un intervalo de caracteres. Ejemplo: 1#3 encuentra 103. * Hace coincidir cualquier número de caracteres. no Z a A). Ejemplo: B[ao]la encuentra bala y bola pero no bulo. comandos y expresiones para encontrar valores de campos.www. Ejemplo: Alumnos cuyo apellido comienza por “A”: Apellido1 LIKE "A*" • Comparador de pertenencia a rango BETWEEN (Entre) Ejemplo: Alumnos cuya edad esté comprendida entre 18 y 20: Edad BETWEEN 18 AND 20 . registros o nombres de archivos.24 - .com Curso de Microsoft Access 97 VALOR 1 VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO OPERADOR OR OR OR OR VALOR 2 VERDADERO FALSO VERDADERO FALSO RESULTADO VERDADERO VERDADERO VERDADERO FALSO VALOR 1 VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO • OPERADOR XOR XOR XOR XOR VALOR 2 VERDADERO FALSO VERDADERO FALSO RESULTADO FALSO VERDADERO VERDADERO FALSO Operadores comodín Se utilizan los caracteres comodín como sustitutos de otros caracteres cuando se especifica un valor que se desea buscar y sólo se conoce parte del valor y/o se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coinciden con un modelo. queso y quieto ? Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual. . Ejemplo: b[!ao]la encuentra bulo pero no bala o bola.

El Generador de expresiones consta de tres secciones: • En la sección superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la expresión.colegiosma.www.25 - . También puede escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro. Utilice la sección inferior para crear los elementos de la expresión.com Curso de Microsoft Access 97 • Operador Is Null El valor Null (Nulo) en un campo indica que ese campo no tiene valor. En la sección intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores más comunes. En el cuadro de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría seleccionada. No debemos confundir este valor con el valor 0 en los numéricos o la cadena vacía en los campos de tipo texto. y luego insértelos en el cuadro para formarla. Si desea consultar una lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones. las funciones incorporadas y las definidas por el usuario. se usan los operadores Is Null (Es Nulo) para ver si es nulo y el operador Is Not Null (Es No Nulo) para ver si no es nulo. . ya que el valor 0 y la cadena vacía es un valor. Al hacer clic en uno de ellos. formulario e informe de la base de datos. • En la sección inferior del generador hay tres cuadros: El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla. consulta. los operadores y las expresiones comunes. haga clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo. el Generador de expresiones insertará el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de inserción. Para saber si un campo tiene valor Nulo. y en la categoría de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. El generador de expresiones es una herramienta de Access para crear expresiones. las constantes.

Con este tipo de combinación. Consultas de varias tablas Todas las consultas estudiadas hasta el momento se basan en seleccionar registros y campos sobre los datos almacenados en una única tabla.26 - . en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada. Por ejemplo. Una clave externa es un campo o conjunto de campos que hacen referencia a otro campo o conjunto de campos de otra tabla. Si no están conectadas. en el cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de Microsoft Access.com Curso de Microsoft Access 97 El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda. Esta relación habitualmente se establece entre uno o varios campos de una tabla y la clave principal de otra tabla. Supongamos las tablas siguientes: Almacenes registra los distintos almacenes de una empresa Existencias almacena el stock de cada tipo de pieza en cada almacén . Por ejemplo. Para una consulta de este tipo se comienza igual que con una consulta de una tabla.www. La forma de hacerlo es a través del enlace o unión (join) de varias tablas a través de claves externas (claves ajenas.colegiosma. foreign keys). en la vista Diseño de la consulta. Microsoft Access también permite obtener resultados a través de la combinación de múltiples tablas. arrastre un campo desde la lista de campos de una tabla o consulta hasta el campo equivalente (un campo del mismo tipo de datos o de un tipo de datos compatible que contenga datos similares) de la lista de campos de la otra tabla o consulta. de modo que Microsoft Access sepa cómo está relacionada la información. En el gráfico podemos ver que relacionamos la tabla Clientes y la tabla pedidos a través del campo IdCliente. Microsoft Access selecciona registros de ambas tablas o consultas sólo cuando los valores de los campos combinados son iguales. hay que asegurarse de que están conectadas entre sí mediante una línea de combinación o clave ajena. hay que crear la línea de combinación. al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio. Para hacer esto. Si tiene varias tablas o consultas en la consulta. pero en el paso 4 se seleccionan todas las tablas/consultas que se desean agregar a la nueva consulta.

Esto podemos ver que no nos sirve.ID Almacenes.27 - .Cantidad 100 30 200 50 10 200 100 100 30 200 50 10 200 100 100 30 200 50 10 200 100 100 30 200 50 10 200 100 En la tabla aparecen todas las combinaciones de registros entre la primera y segunda tabla.Almacén Existencias.com Curso de Microsoft Access 97 Piezas almacena información sobre cada tipo de pieza Almacenes ID Ciudad M Madrid B Barcelona Se Sevilla V Valencia Existencias Almacén Tipo Cantidad M 1 100 M 2 30 Se 4 200 B 1 50 V 1 10 V 2 200 V 3 100 Piezas Tipo Nombre 1 Circuitería 2 TRC 3 Altavoz 4 Carcasa La combinación de la tabla Almacenes y Existencias si no tenemos clave ajena que relacione ambas tablas.www.Tipo M Madrid M 1 M Madrid M 2 M Madrid Se 4 M Madrid B 1 M Madrid V 1 M Madrid V 2 M Madrid V 3 B Barcelona M 1 B Barcelona M 2 B Barcelona Se 4 B Barcelona B 1 B Barcelona V 1 B Barcelona V 2 B Barcelona V 3 Se Sevilla M 1 Se Sevilla M 2 Se Sevilla Se 4 Se Sevilla B 1 Se Sevilla V 1 Se Sevilla V 2 Se Sevilla V 3 V Valencia M 1 V Valencia M 2 V Valencia Se 4 V Valencia B 1 V Valencia V 1 V Valencia V 2 V Valencia V 3 Existencias. . sería la siguiente tabla: Almacenes. ya que estamos obteniendo combinaciones entre almacenes y existencias que no son correctas conceptualmente.colegiosma.Ciudad Existencias.

En las tablas de ejemplo se observa claramente la relación existente entre los campos: Almacenes ID Ciudad Existencias Almacén Tipo Cantidad Piezas Tipo Nombre Existencias.ID es la clave principal de Almacenes.Tipo 1 2 1 4 1 .28 - Existencias. Además se puede intuir la siguiente información: • • • • • Almacenes.Almacén.Tipo es una clave externa de Existencias sobre Piezas. y Existencias. Esta consulta nos proporcionaría la siguiente tabla: Almacenes.Tipo contiene un identificador del tipo al que se refieren el registro de existencias.Tipo es la clave principal de Piezas.colegiosma.Almacén es una clave externa de Existencias sobre Almacenes.ID y Existencias. Por ejemplo.Almacén contiene un identificador del almacén al que se refieren las existencias.Ciudad Madrid Madrid Barcelona Sevilla Valencia Existencias.www. y descartar aquellos registros para las cuales no coincidan los campos Almacenes. Las claves externas permiten enlazar la información relacionada entre diferentes tablas. (Exitencias. Exitencias.Almacén. Este descarte de registros se hace mediante la línea de combinación entre el campo Almacenes.Tipo) es la clave principal de Existencias. Piezas. si queremos relacionar las existencias en un almacén con el nombre de la ciudad donde se ubica ese almacén.ID y Existencias. Exitencias.Almacén.com Curso de Microsoft Access 97 Para evitar esto usamos las claves ajenas o externas. podemos hacer la consulta entre las tablas Almacenes y Existencias. Exitencias.Cantidad 100 30 50 200 10 .

Consultas de agrupamiento Imaginemos que queremos saber el número de empleados por ciudad que tiene nuestra empresa.Cantidad 200 100 Se deben relacionar todas las tablas que intervengan en nuestra consulta. el grupo será todos los registros de la tabla.Nombre Circuitería TRC Circuitería Carcasa Circuitería TRC Altavoz Si la clave externa de una tabla estuviera compuesta por varios campos. A veces. No es necesario relacionar cada tabla con todas las demás. … se tienen que resumir los datos en grupos y hacer los cálculos sobre esos grupos.Tipo 2 3 Existencias. sumas totales.Tipo 1 2 1 4 1 2 3 Existencias. para poder realizar cálculos del tipo promedios. hay que crear una línea de combinación por cada campo que forma la clave externa. Es decir.Ciudad Madrid Madrid Barcelona Sevilla Valencia Valencia Valencia Existencias. debemos hacer grupos con los empleados de cada ciudad y a continuación contarlos.colegiosma. pero sí cada tabla debe estar relacionada al menos con otra tabla y no debe quedar ninguna tabla aislada. Para ello.Cantidad 100 30 50 200 10 200 100 Piezas. por ejemplo. si queremos saber de entre todos los alumnos la máxima nota de una asignatura.com Curso de Microsoft Access 97 Almacenes.www. .29 - . Siguiendo el ejemplo. podríamos enlazar las tres tablas mediante la siguiente consulta: Obteniendo el siguiente resultado: Almacenes.Ciudad Valencia Valencia Existencias.

la función Cuenta (Count) devuelve la suma de todos los registros sin valores Nulo. Microsoft Access combina los nombres de la función y del campo para dar nombre al campo de la hoja de datos (por ejemplo. MedDeCarga). Las funciones agregadas no incluirán registros que contengan valores en blanco (Nulo) en sus cálculos. promedio. seleccione Agrupar por para el campo Almacén. para todos los registros en una consulta o para uno o más grupos de registros. debe establecer la celda Total del campo calculado a Expresión. máximo. Por ejemplo.www. Por ejemplo. Donde: Especificar los criterios de un campo que no se esté utilizando para definir los grupos. Expresión: Crear un campo calculado que incluya una función agregada en su expresión. Por ejemplo. Los pasos para crear una consulta de agrupamiento son: . sin contar los valores Nulo DesvEst: Desviación estándar de los valores de un campo Var: Varianza de los valores de un campo Las siguientes funciones complementan las selecciones de agregación: Agrupar por: Definir los grupos para los que desea realizar los cálculos. Por supuesto podemos cambiar dicho nombre. Normalmente.com Curso de Microsoft Access 97 Utilizando la fila Total en la vista Diseño de la consulta puede calcular la suma. creará un campo calculado cuando desee utilizar múltiples funciones en una expresión. Mediante la fila Criterios también puede agregar criterios que afecten a los resultados del cálculo. Las funciones de agregadas en la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta son: Suma: Suma de los valores de un campo Prom: Promedio de los valores de un campo Mín: Menor valor de un campo Máx: Mayor valor de un campo Cuenta: Número de valores de un campo. para mostrar la cantidad de existencias por almacén. mínimo. Estas funciones se llaman funciones agregadas o de agrupamiento. Microsoft Access ocultará el campo en los resultados de la consulta desactivando la casilla de verificación Mostrar.30 - . varianza o desviación estándar de los valores de uno o más campos. Cuando utiliza una función agregada en un campo. Si selecciona esta opción para un campo. Si agrega un campo calculado que incluya una o más funciones agregadas a una consulta en la que esté calculando totales sobre todos los registros. ya que hacen grupos de registros y efectúan cálculos en base a esos grupos.colegiosma. cuenta. podemos querer saber la suma de la máxima nota y la mínima dividida por dos.

Mín. Si lo desea. agregue los campos sobre los que desee realizar cálculos. ordene los resultados. Los campos en los que quiera usar criterios pero no quiere agrupar por ellos y no son funciones de agregación. 5. podemos ver cuantos alumnos tenemos por primera letra del primer apellido: Consultas de inserción de datos o de datos anexados Una consulta de inserción agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas.www. Por ejemplo. definir los grupos y especificar los criterios. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar en el cálculo y. Cree una consulta de selección en la vista Diseño. después. haga clic en la fila Total y. Especifique los criterios que desee.31 - . después. haga clic en una de las siguientes funciones agregadas: Suma. Para evitar tener que escribir toda esta información.com Curso de Microsoft Access 97 1. Máx.colegiosma. Haga clic en el botón Vista de la barra de herramientas para ver los resultados. Añada criterios si lo desea. Promedio. Por cada campo que desee calcular. Haga clic en el botón Totales en la barra de herramientas. DesvEst o Var. Cuenta. deje Agrupar por en la celda Total. Las consultas de datos anexados también son útiles para: . 3. desea anexarla a su tabla Clientes. Microsoft Access presentará la fila Total en la cuadrícula de diseño. Por ejemplo. supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. 2. En el campo o campos por los que desee agrupar. 4. ponga Donde en la celda Total.

Si todos los campos de ambas tablas tienen los mismos nombres. en una base de datos la tabla Clientes tiene 11 campos. simplemente arrastre el asterisco (*) a la cuadrícula de diseño de la consulta. Haga clic en Base de datos activa si la tabla se encuentra en la base de datos abierta actualmente. Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desee anexar y cualquier campo que desee utilizar para establecer criterios. Si los campos seleccionados tienen el mismo nombre en ambas tablas. en la fila Anexar a escriba los nombres de los campos de la tabla a la que está anexando. en la barra de En la vista Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar. escriba o seleccione el nombre de la tabla a la que desea anexar registros. Por ejemplo. haga clic en Consulta de datos anexados. Microsoft Access rellena automáticamente el nombre coincidente en la fila Anexar a. Para crear una consulta de inserción y anexar registros de una tabla a otra mediante una consulta de datos anexados se siguen los siguientes pasos: Crear una consulta que contenga las tablas cuyos registros desea anexar a otra tabla. es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un tamaño considerable. Si los campos de las dos tablas no tienen el mismo nombre. Supongamos que desea anexar registros de otra tabla que tienen campos que coinciden con 9 de los 11 campos de la tabla Clientes.colegiosma. Elija Aceptar. Escriba la ruta de acceso si es necesario. De lo contrario. En el cuadro Nombre de tabla.32 - . .www. Por ejemplo. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. haga clic en la flecha situada junto a Tipo de consulta herramientas y. haga clic en Otra base de datos y escriba el nombre de la base de datos en la que esté almacenada la tabla. a continuación.com Curso de Microsoft Access 97 • • Anexar campos basados en criterios. Una consulta de datos anexados anexará los datos de los campos coincidentes e ignorará el resto.

haga clic en la flecha situada junto a Tipo de consulta la barra de herramientas y.33 - . haga clic en Vista en la barra de herramientas.colegiosma. puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consultas de modificación o de actualización Una consulta de modificación o actualización es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación. Para crear una consulta de modificación se realizan los siguientes pasos: Cree una consulta de selección con las tablas o consultas que incluyen los registros que desea modificar y los campos que desea utilizar para establecer criterios. . Para ver una vista previa de los registros que anexará la consulta. En la celda Criterios. En la vista Diseño de la consulta. Sirve para cambiar los datos de una tabla.www. Con una consulta de actualización. en Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desea actualizar o para los que desea especificar criterios.com Curso de Microsoft Access 97 En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula. puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Ahora sí se anexan los registros y no podemos volver atrás. pero no los anexa aún. Si el resultado de la vista previa no es el deseado. especifique los criterios si es necesario. Por ejemplo. haga clic en Consulta de actualización. Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para agregar los registros. Con esta vista previa sólo vemos los registros que se anexarán. Con una consulta de este tipo se pueden realizar cambios globales a los campos de un grupo de registros de una o más tablas. volvemos a la vista diseño y hacemos los cambios oportunos. escriba los criterios según los cuales deben realizarse las anexiones. a continuación.

la edad la guarde en meses y la nota del parcial2 sea la media entre el parcial1 y la nota de prácticas. Para ver una lista de los registros que se actualizarán. haga clic en Consulta de eliminación. en la tabla de alumnos queremos que para aquellos alumnos cuya edad sea superior a 22 años. haga clic en Vista en la barra de herramientas. Una vez ejecutada la consulta no podrán deshacerse los cambios.www. Aparecerá Dónde en la celda Eliminar situada bajo estos campos. . 1. Con las consultas de eliminación. 2. Esta lista no mostrará los nuevos valores.34 - . siempre se eliminan registros enteros. 3. Si no quiere especificar criterios arrastre el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta. Aparecerá Desde en la celda Eliminar situada bajo estos campos.com Curso de Microsoft Access 97 En la celda Actualizar a de los campos que desea actualizar. sólo los registros que serán actualizados. Para regresar a la vista Diseño de la consulta. haga clic de nuevo en Vista en la barra de herramientas. En la vista Diseño de la consulta. Realice los cambios que desee en la vista Diseño. La consulta será la siguiente: Consultas de borrado o eliminación Una consulta de borrado elimina un grupo de registros de una tabla. Cree una consulta nueva que contenga la tabla de la cual desea eliminar registros.colegiosma. puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. escriba la expresión o el valor que desea utilizar para cambiar los campos. a continuación. arrastre a la cuadrícula de diseño los campos en los que desea establecer los criterios. Por ejemplo. haga clic en la flecha situada junto a Tipo de consulta en la barra de herramientas y. Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para que se realicen los cambios en la tabla. no campos seleccionados dentro de los registros. Estas consultas sirven para borrar gran cantidad de registros de una tabla o para borrar los registros que cumplan unos criterios. Para especificar criterios para eliminar registros. Por ejemplo.

5. del 1-Abr-96. es posible que desee crear una tabla que contenga varios campos de la tabla Empleados y. en lugar de los registros de una fecha y hora específicas. Las consultas de creación de tabla son útiles para: • Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access. en lugar de una consulta. . Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para eliminar los registros. Por ejemplo. A continuación. Un informe basado en una consulta extrae los datos más actualizados de las tablas (los datos correspondientes al 15-May-96). supongamos que el 15-May-96 desea imprimir un informe que muestre los totales de ventas del primer trimestre según los datos contenidos en las tablas base a las 9:00 A. Por ejemplo. Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el tiempo.35 - • • . Para regresar a la vista Diseño de la consulta.colegiosma. Por ejemplo. cree una consulta de creación de tabla en ese momento del tiempo para recuperar los registros necesarios y almacenarlos en una tabla nueva.M. Realizar una copia de seguridad de una tabla. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula. como base de los informes. del día 1-Abr-96.M. a continuación. si quiere eliminar de la tabla alumno aquellos alumnos menores de 18 años y que tengan un suspenso en las prácticas. 6. Para ver una vista previa de los registros que se van a eliminar. haga clic en Vista en la barra de herramientas. haga clic de nuevo en Vista en la barra de herramientas. haremos la siguiente consulta: Consultas de creación de tabla Una consulta de creación de tabla crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o más tablas.www. Para conservar los datos tal como estaban exactamente a las 9:00 A. Realice los cambios que desee en la vista Diseño. utilice esta tabla. exportar esa tabla a una base de datos utilizada por el departamento de personal.com Curso de Microsoft Access 97 4. escriba los criterios.

colegiosma.www. para lo cual deberá seleccionar las tablas o consultas que contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla. a continuación. Por ejemplo. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla. También puede hacer clic en Otra base de datos y escribir el nombre de otra base de datos en la que desea incluir la tabla nueva. haga clic en el botón Vista de la barra de herramientas.36 - . En el cuadro Nombre de tabla. Para crear una consulta de creación de tabla. haga clic en la flecha situada junto al botón Tipo de consulta en la barra de herramientas y. escriba el nombre de la nueva tabla que desea crear. Si es necesario. de modo que no tenga que volver a ejecutar la consulta para cada informe. . haga clic en el botón Vista de la barra de herramientas. Mejorar el rendimiento de los formularios e informes basados en consultas de tablas múltiples. Una consulta de este tipo puede tardar mucho tiempo. Para ver una vista previa de la tabla nueva antes de crearla. Para acelerar el proceso cree primero una consulta de creación de tabla que recupere los registros que necesite y los almacene en una tabla. haga clic en Consulta de creación de tabla. Hay que tener en cuenta a la hora de crear una nueva tabla si las ventajas obtenidas compensan el gasto de espacio utilizado por la nueva tabla. Cree la consulta de selección para obtener los registros que quiere que contenga la nueva tabla. puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual.com Curso de Microsoft Access 97 Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Elija Aceptar. En la vista Diseño de la consulta. escriba la ruta de acceso. Haga clic en Base de datos activa para incluir la tabla nueva en la base de datos abierta actualmente. siga los siguientes pasos: Cree una consulta. ya que es más rápido recuperar los datos de esta tabla. A continuación puede basar los informes en esta tabla como el origen de los registros para un formulario o informe. supongamos que desea imprimir varios informes basados en una consulta de cinco tablas que incluya totales. Para regresar a la vista Diseño y realizar cambios o ejecutar la consulta. Por ejemplo.

colegiosma.www. Los datos de la tabla nueva que acaba de crear no heredan las propiedades de los campos ni la configuración de clave principal de la tabla original. La consulta de selección es La tabla resultante tendrá los siguientes registros . Vamos a ver una consulta que creará una tabla con el nombre y apellidos y la nota media de la tabla alumno de los alumnos que hayan aprobado las prácticas: La nueva tabla se llamará alumno_media.37 - . haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas.com Curso de Microsoft Access 97 Para crear la tabla nueva.

Para el campo o los campos cuyos valores desea que aparezcan como filas. después. Para el campo cuyos valores desee que aparezcan como encabezados de columnas. cuenta u otro tipo de totales sobre los datos.www. haga clic en la fila Tab ref cruz y. agrupando los resultados en dos tipos de información: una en la parte inferior izquierda de la hoja de datos y otra a lo largo de la parte superior.com Curso de Microsoft Access 97 Consulta de tabla de referencias cruzadas Las consultas de tablas de referencias cruzadas calculan una suma. Puede elegir Encabezado de columna para un sólo campo y debe mantener Agrupar por en la fila Total de ese campo. promedio. Tiene que mantener el Agrupar por predeterminado en la fila Total de esos campos. haga clic en Tipo de consulta y después haga clic en Consulta de tabla de referencias cruzadas. haga clic en Encabezado de fila.colegiosma. .38 - . Por ejemplo: Cree una consulta de selección. haga clic en Encabezado de columna. En la barra de herramientas. después. haga clic en la fila Tab ref cruz y.

con la siguiente consulta de selección: Obtenemos el siguiente resultado: . haga clic en el botón Vista de la barra de herramientas. Por ejemplo. haga clic en el tipo de función agregada que desea para la referencia cruzada (como Suma. haga clic en Dónde en la celda Total. como carne y pescado. escriba una expresión en la fila Criterios de un campo con Encabezado de fila en la celda Tab ref cruz. (Los resultados de la consulta no presentarán campos que contengan Dónde en la fila Total. Para ver los resultados de la consulta.39 - .colegiosma. Sólo un campo puede establecerse a Valor.www. por ejemplo. haga clic en Valor. En la fila Total de este campo.com Curso de Microsoft Access 97 En el campo cuyos valores desee utilizar en la tabla de referencia cruzada. deje en blanco la celda Tab ref cruz y escriba una expresión en la fila Criterios. presentar los totales de ventas de productos de ciertas categorías. haga clic en la fila Tab ref cruz y. Para especificar criterios que limiten los encabezados de filas antes de que se realice el cálculo. Para especificar criterios que limiten los registros antes de que se agrupen los encabezados de fila y antes de que se realicen las referencias cruzadas. después. Promedio o Cuenta). agregue el campo para el que desee establecer criterios en la cuadrícula de diseño. Esto permite.

www. actualización. se siguen los siguientes pasos: Cree una consulta de selección. . Para crear una consulta con parámetros. por ejemplo. Estas consultas con parámetros pueden ser de cualquiera de los tipos que hemos visto hasta ahora: de selección de una o más tablas.40 - . Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato. de eliminación. de actualización. de inserción. cuando se ejecuta. muestra su propio cuadro de diálogo que solicita información. como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo.com Curso de Microsoft Access 97 Si esos datos los mostramos mediante la siguiente consulta de tabla de referencias cruzadas: Se obtienen los mismos datos pero mostrados de la siguiente forma: Consultas con parámetros Para finalizar con las consultas. puede diseñarla para que solicite dos fechas. Microsoft Access puede entonces recuperar todos los registros que quedan entre esas dos fechas. Una consulta con parámetros es una consulta que. Una consulta con parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos que le solicitarán el valor del parámetro (criterio).colegiosma. de agrupamiento. o de alguno de los tipos que hemos visto. de creación y de tablas de referencias cruzadas. veremos las consultas con parámetros.

Microsoft Access mostrará este texto cuando se ejecute la consulta. En la celda Criterio del campo.www. para cada campo que desee utilizar como parámetro. aunque puede incluir el nombre del campo. Por ejemplo.colegiosma. haga clic en el botón Ver en la barra de herramientas y escriba el valor del parámetro.41 - . Para un campo que muestra la fecha. Para ello. puede mostrar el texto “Introduzca la fecha inicial:” y el texto “Introduzca la fecha final:” para especificar un intervalo de valores. Para visualizar los resultados. escriba el texto a solicitar entre corchetes. haga clic de nuevo en el botón Ver en la barra de herramientas. El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo. Para volver a la vista Diseño de la consulta.com Curso de Microsoft Access 97 En la celda Criterios. . vamos a crear una consulta de la tabla alumno donde nos pida como parámetro la edad del alumno: Al ejecutar esta consulta nos aparece el siguiente cuadro de diálogo: En la consulta de referencias cruzadas o en una consulta de parámetros en la que se basa una consulta de referencias cruzadas debe especificar el tipo de dato de los parámetros. escriba Between [Introduzca la fecha inicial:] And [Introduzca la fecha final:].

Filtros Un filtro es similar a una consulta sencilla. se utiliza un filtro para visualizar o modificar temporalmente un subconjunto de registros mientras se encuentra en un formulario o una hoja de datos.www. En general. consulta o formulario. En la celda Tipo de datos de la derecha. La utilización de los registros obtenidos determina si se emplea un filtro o una consulta. tenemos la tabla de alumnos abierta: . Aparece el siguiente cuadro de diálogo: Entonces. Un filtro sirve para mostrar unos registros concretos de todos los que hemos obtenido al abrir la tabla. consulta o formulario abiertos en Vista Hoja de Datos. pero se diferencia en que sólo se aplica a una tabla. Repita esto para cada parámetro para el que desee especificar un tipo de dato. haga clic en el tipo de dato que desee.42 - .com Curso de Microsoft Access 97 en la vista Diseño de la consulta tras crear una consulta con parámetros.colegiosma. Existen cuatro métodos que puede utilizar para filtrar registros: Filtro por selección: Filtra aquellos registros que contengan el valor del campo sobre el que nos situemos. La similitud básica entre las consultas de selección y los filtros es que ambos recuperan un subconjunto de registros de una tabla o consulta base. haga clic en Parámetros en el menú Consulta. Por ejemplo. escriba el primer texto de solicitud que introdujo en la cuadrícula de diseño de la consulta. en la primera celda Parámetro.

com Curso de Microsoft Access 97 Si nos situamos en el campo edad del primer alumno. consulta o formulario. Pulsamos el botón . apareciéndonos lo siguiente: . El filtro queda almacenado hasta que creemos otro nuevo filtro o cerremos la tabla. ya que permite seleccionar de una lista los valores.colegiosma. Supongamos la tabla anterior.www. Filtro por formulario: es parecido al anterior pero la forma de crearlo es diferente. cuyo valor es 23 y pulsamos estamos definiendo un filtro de selección en el que se nos mostrarán todos aquellos registros que cumplan que el campo edad=23 y el resultado es: Para quitar el filtro pulsamos y para volverlo a aplicar lo volvemos a pulsar.43 - .

www. Podemos usar varios campos para filtrar sólo con ir situándonos en los campos correspondientes y eligiendo el valor deseado. Filtro por entrada de datos: para aplicar este filtro nos situamos en el campo cuyos valores queremos filtrar y pulsamos el botón derecho del ratón. También podemos crear este filtro recuperando una consulta guardada pulsando Para guardar el filtro creado como una consulta pulsamos . También se pueden introducir expresiones como por ejemplo Practicas > 5. . Para ello introduciremos un nuevo criterio (Parcial2=6) en la nueva hoja que nos aparece pulsando la pestaña O que hay en la parte baja de la ventana de filtro.44 - .com Curso de Microsoft Access 97 A continuación nos situamos en el campo por el que deseemos filtrar y abrimos la lista desplegable con todos los valore posibles que existen para ese campo: En este caso seleccionaríamos la edad por la que queremos filtrar de entre las que aparecen en la lista desplegable. En el menú que nos aparece. para filtrar a los alumnos cuya edad sea mayor de 25. También podemos usar expresiones O para crear por ejemplo el filtro (Edad=23 Y Parcial1=5) O (Parcial2=6). aplicándose el filtro.colegiosma. pulsamos el botón de aplicar filtro. Por ejemplo. introducimos el valor por el que queremos filtrar en la casilla Filtrar por: y salimos de éste menú. nos situamos en el campo Edad y pulsando el botón derecho del ratón nos aparece el siguiente menú: . Por último. con lo que podríamos crear por ejemplo un filtro que fuera Edad=23 Y Parcial1=5.

Por último pulsamos el botón Aplicar filtro. Nos aparecerá una cuadrícula similar a la cuadrícula de diseño de consultas en la que crearemos el filtro de la misma forma que si fuera una consulta y podremos aplicar todas las opciones que hemos visto para una consulta de selección: Podemos también cargar una consulta existente o grabar el filtro creado como una consulta. Para aplicar este filtro no tenemos un botón en la barra de herramientas (aunque podemos añadirlo). Filtro y.com Curso de Microsoft Access 97 Filtro u orden avanzado: este filtro se utiliza para filtros complejos que no podemos construir con los anteriores. .www.45 - .colegiosma. por lo que accedemos a través del menú Registros. a continuación. Filtro u orden avanzado.

www. La creación y definición de formularios se basa en añadir controles al formulario. al igual que las tablas y el resto de objetos en Access. Algunos controles dependen de campos existentes en la tabla o consulta subyacente.. que adaptaremos a nuestras necesidades. Existen asistentes que permiten crear algunos tipos habituales de formularios. Y al igual que el resto de objetos. los formularios necesitan un nombre identificativo. En general. aspecto de los mismos y de la pantalla en general. de la que toma la información. presentación de objetos multimedia. y las propiedades de todos los objetos implicados se muestran y modifican mediante cuadros de diálogo. realizan acciones o simplemente decoran el formulario. colores. Sin embargo. presentaciones anidadas. La modificación de los datos de estos controles se refleja automáticamente en los datos de la tabla. cada uno de ellos asociado a un campo de la tabla. Permiten presentar la información de la forma deseada y con un aspecto visual que podemos diseñar según nuestras necesidades. Si los datos que queremos incluir en nuestro formulario están en varias tablas. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos. un formulario está asociado a una tabla. Creación de formularios Los formularios.46 - . Son equivalentes al modo de vista de datos de las tablas. títulos. alto.com Curso de Microsoft Access 97 FORMULARIOS Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá introducir y modificar los datos de una forma más "amable" y cómoda. tiene dos modos de operación: uno para modificar la definición (vista de diseño) y otro para su utilización (vista de formulario). pero el crear un formulario . Son formatos de pantalla destinados a que el usuario los utilice como interfaz para la manipulación de los datos. Los controles llevan asociados una serie de propiedades como por ejemplo el ancho. Los formularios tienen la ventaja de poder: Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo • • • Calcular campos Crear y utilizar gráficos Utilizar fuentes especiales. Los controles se sitúan sobre el espacio del formulario con ayuda del ratón. permitiéndole por tanto introducir los datos en los campos o ver los datos de dichos campos. pero permiten mayor libertad a la hora de personalizar los controles que se muestran en pantalla: colocación de los controles. etc. Inicialmente el formulario contiene un conjunto de controles. basaremos el formulario en una consulta. gráficos e imágenes.. Toda la información de un formulario está contenida en controles.colegiosma. etc. . posición. raras veces consiguen obtener el formulario tal y como se necesita.

pues podrá especificar el origen del registro para el formulario en el asistente. Autoformulario: tabular o Autoformulario: hoja de datos. haga clic en la ficha Formularios. Si ha seleccionado Autoformulario: columnas.47 - . por lo que una opción es optar por una solución intermedia. Vamos a ver como crear un formulario con un asistente: En la ventana Base de datos. seleccione el asistente que desea utilizar.www.com Curso de Microsoft Access 97 de forma manual puede resultar un poco tedioso. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo aparecerá una descripción del asistente. Cuando creemos el formulario lo haremos con un asistente para que nos cree la estructura básica y luego lo modificaremos hasta conseguir nuestro objetivo. Seleccione el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el formulario. . Asistente para gráficos o Asistente para tablas dinámicas en el paso 3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario.colegiosma. Supongamos que el asistente que hemos seleccionado es el Asistente para formularios. No es necesario que siga este paso si elige la opción Asistente para formularios. Elija el botón Nuevo. Los pasos que deberemos seguir para la creación del formulario serán: Seleccionar los campos que queremos aparezcan en el formulario. Si ha seleccionado Asistente para formularios. Microsoft Access crea el formulario de forma automática. siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente.

com Curso de Microsoft Access 97 El botón nos permite seleccionar uno a uno los campos disponibles y el botón los selecciona todos. al seleccionar el estilo podemos ver a la izquierda una muestra. no seleccionamos la tabla.www. en la izquierda se nos muestra como quedarán distribuidos los campos. A continuación elegimos el estilo que va a tener el formulario. . Si al elegir el tipo de formulario. De la misma forma. Ahora elegimos como queremos que se distribuyan los campos. Si queremos deseleccionar utilizaremos los botones contrarios a los anteriores. al cuadro campos seleccionados.colegiosma.48 - . Pulsamos el botón Siguiente. Cuando pulsamos en el botón de cada distribución. Pulsamos el botón Siguiente. Los campos pasarán a la derecha. Pulsamos el botón Siguiente. podemos hacerlo aquí.

El formulario obtenido es: .49 - .www.colegiosma.com Curso de Microsoft Access 97 Ya sólo hemos de dar un nombre al formulario y pulsar el botón Terminar.

Esto lo hacemos en la vista Diseño del formulario. modificando y/o añadiendo nuevos controles. aparecen múltiples líneas. Detalle: contiene los registros.com Curso de Microsoft Access 97 Diseño de formularios Una vez hemos creado un formulario con el asistente. dependiendo de la funcionalidad que se quiera dar al control. Debemos tener en cuenta que si tenemos controles en estas partes e indicamos que no se vean. Los controles de los formularios pueden estar situados indistintamente en cada una de estas partes. una página por registro. Tanto los formularios simples como los continuos están divididos en varias partes. debajo de cada registro hay otro registro. una con cada registro de la tabla subyacente. mientras que el resto de las partes del formulario no sufrirán cambios. aparece una ventana vacía (el formulario) sobre la que podemos situar los controles. Encabezado de página: aparece siempre en la parte superior del formulario. cuando creamos el formulario desde cero. Hoja de datos. Si es demasiado grande para el tamaño de la ventana. La organización de los registros se asemeja a un libro de fichas. Si es de tipo simple. permite utilizar el formulario como si se tratara de una tabla. los controles se eliminarán también. Debajo del registro no hay otro registro. Pie de página: aparece siempre en la parte inferior del formulario. como en una tabla. • • Que el encabezado o pie de formulario. Estas partes pueden o no estar presentes en un formulario. y funcionan como objetos (controles) en el sentido de que tienen sus propias propiedades. Pie del formulario: aparece siempre en la parte inferior del formulario. un cuadro de diálogo muestra y permite modificar el estado de las propiedades. Así mismo. Simples: cada registro se presenta en una página completa. sólo aparece un registro.www. o hay más registros de los que caben (en modo continuo). Estas partes son: • • • Encabezado del formulario: aparece siempre en la parte superior del formulario. el Detalle se desplazará para visualizar las partes que no quepan. o el Encabezado o pie de página se vean o no lo indicamos en el menú Ver. Si el formulario es de tipo continuo.colegiosma.50 - . entre el Detalle y el Pie del formulario. Entonces lo que haremos será modificarlo. Cuando abrimos las propiedades de un control. Un tercer tipo. entre el Encabezado del formulario y el Detalle. que va cambiando al avanzar y retroceder entre las páginas (registros). su aspecto probablemente no será el que queramos que tenga definitivamente. Existen dos tipos de formularios: • • Continuos: cada registro ocupa una línea. Para ver dichas propiedades de los controles o del propio formulario lo podemos hacer de varias formas: .

otras versiones de los controles anteriores . Botón de opción y Casilla de verificación que queden dentro del mismo Control ficha funcionan de forma independiente. consistente en una línea dibujada en el formulario. acceder a sus propiedades. que puede estar presionado o suelto. Inserta un control de tipo Marco de objeto dependiente. bien desde un archivo. Inserta un control de tipo Rectángulo. Inserta un control de tipo Cuadro combinado.colegiosma.com Curso de Microsoft Access 97 Haciendo doble clic en el control Pulsando el botón propiedades de la barra de botones A través del menú Ver. de forma que sólo uno puede estar activado. no en formularios). vinculando el contenido de algunos campos. como exploradores web. Inserta un control de tipo Control ficha. . que consiste en un Cuadro de texto que puede desplegarse y presentar una lista de valores permitidos. etc. . Inicia el asistente para la creación de controles. que permite agrupar controles dentro de subcarpetas. que ejecuta una acción al ser presionado. Esta paleta podemos hacer que se vea o no con la opción Cuadro de Herramientas del menú Ver o el botón correspondiente de la barra de botones. que permite introducir un objeto multimedia en el formulario. aunque queden dentro de la misma subcarpeta.. que consiste en una lista de valores permitidos. Inserta controles avanzados (ActiveX). Inserta un Salto de página (sólo útil en Informes. objetos gráficos y multimedia avanzados. Inserta un control de tipo Subformulario/Subinforme. que puede estar activado o desactivado.www. consistente en un rectángulo dibujado en el formulario. cambiarles el tamaño. Inserta un control de tipo Imagen. Inserta un control de tipo Grupo de opciones. Botón de opción y Casilla de verificación que queden dentro del mismo Grupo de opciones funcionan de forma autoexcluyente. En la vista Diseño aparece una paleta de herramientas. que contiene los controles disponibles. Inserta un control de tipo Etiqueta que es un texto que aparece en el formulario. que permite introducir un dibujo en el formulario. o bien mediante vinculación OLE.. Inserta un control de tipo Casilla de verificación. asociado a un campo de la tabla de tipo Objeto OLE. Inserta un control de tipo Línea. Todos los controles de tipo Botón de alternar. Inserta un control de tipo Botón de comando. Los controles de tipo Botón de alternar. Inserta un control de tipo Cuadro de texto que es un editor que permite escribir texto. Los controles disponibles son los siguientes: Permite seleccionar los controles del formulario para moverlos. Inserta un control de tipo Botón de alternar. El origen de la imagen es un archivo gráfico. que permite anidar otros formularios dentro del actual. Inserta un control de tipo Botón de opción. opción Propiedades. que puede estar activado o desactivado. Inserta un control de tipo Cuadro de lista. que permite introducir un objeto multimedia en el formulario. Inserta un control de tipo Marco de objeto independiente.51 - .

. Cuando se agregan controles a un formulario. que puede ser diferente del nombre del campo al que esté asociado (aunque a menudo suelen coincidir. podemos establecer una regla de validación que verifique que el valor del control actual no sea superior al de un control cuyo nombre es “ValorMaximo”.. Los controles dependientes. pero no es necesario. y otras propiedades.www. .52 - . pero no al revés. Cada control tiene un nombre. cuadros de lista. no asociados a campos de tablas) como textos. fuentes. éstos adoptan una determinada apariencia por defecto en cuando color. quedando seleccionado hasta que pulsemos el control de seleccionar (puntero). Por ejemplo. En un formulario se pueden incluir tantos controles como se desee. por defecto añaden automáticamente una etiqueta al ser añadidos. No hay que confundir por lo tanto el nombre de un control con el nombre del campo al que está . Si queremos añadir varios controles de un mismo tipo en el formulario. tamaño. Se puede acceder al contenido de un control a través de su nombre.. para no tener que pulsar la barra de herramientas por cada uno. Tenemos controles independientes (“pasivos”. En tal caso el control actúa como una mera variable cuyo valor puede ser modificado por el usuario. la primera vez hacemos un doble clic sobre el control. . pulsadores. La expresión que habría que introducir en la propiedad “Regla de validación” del control sería “<=ValorMaximo”. dibujos. Si se ha definido la tabla asociada a un formulario. Esta etiqueta se mueve o borra al mover o borrar el control. Los controles así añadidos adoptan las propiedades que se deriven de los atributos asignados en la definición de los campos de las tablas de origen. simplemente arrastrándolos con el ratón desde una ventana que contiene la lista de campos disponibles. y controles dependientes (“activos”. Cada control dependiente suele ir asociado a un campo.colegiosma. Access nos permite añadir un control para cada campo de forma fácil. Cada control debe ir identificado por un nombre.com Curso de Microsoft Access 97 Para añadir un control a un formulario basta con pulsar el control deseado en la paleta de herramientas y situarlo en el formulario. por regularidad).. que contienen información asociada a campos de tablas) como editores. En el proceso para añadir un campo de la tabla al formulario pulsamos el botón aparecen los campos disponibles de la tabla o consulta que hemos seleccionado: y nos Marcamos el campo seleccionado y lo arrastramos hasta el formulario a la posición que deseemos.

Por ejemplo. Trabajar con controles Para seleccionar un control de formulario o alguna parte del formulario pulsamos con el ratón el objeto deseado. y las modificaciones en el control se reflejará en los datos del campo.colegiosma. con lo que nos ha marcado el campo y la etiqueta asociada al campo (marcada con un solo punto). entonces el control contiene un valor calculado: el resultado de evaluar la expresión. podemos añadir un control llamado “PrecioConIva” que nos muestre el resultado de añadirle el IVA. el control es independiente y actúa como una variable. aunque a menudo sean iguales. La asociación de un control a un campo se hace a través de la propiedad Origen del control. Esto lo haríamos escribiendo la siguiente expresión en la propiedad Origen del control del control PrecioConIva: “=Precio * 1. Dicho objeto queda marcado por unos puntos que nos servirán para moverlo o cambiarle el tamaño. lo pulsamos y sin soltar el botón del ratón movemos el campo: De la misma forma si lo que queremos es mover la etiqueta lo hacemos con su punto superior izquierda correspondiente: Si queremos que se muevan tanto el campo como la etiqueta nos situamos en las líneas del campo y cuando aparezca la mano pulsamos el ratón y sin soltar el botón podemos mover ambos campos a la vez: . Por ejemplo. los controles asociados a los campos de la tabla se cargan automáticamente con los valores del nuevo registro.com Curso de Microsoft Access 97 asociado.www. Si la propiedad se deja en blanco.16”. Otra posibilidad es que los controles muestren el resultado de algún cálculo. Si esta propiedad se establece al nombre de un campo. las modificaciones que se realicen sobre los datos de los controles se reflejan automáticamente en la tabla. Si hemos seleccionado el campo NIF: Hemos seleccionado el campo NIF.53 - . De la misma forma. si en la propiedad Origen del control se introduce una expresión comenzando por un símbolo igual (=). el control queda asociado a ese campo. Finalmente. Cada vez que cambie el contenido de Precio automáticamente se recalcula el contenido de PrecioConIva. si tenemos un campo “Precio” con su control correspondiente con el mismo nombre. Al cambiar de registro activo. sin que necesitemos almacenarlo en ningún campo. Para mover el campo situamos el ratón en el punto superior izquierda (más grande).

Para ello nos vamos al menú Herramientas. También podemos seleccionar varios controles que estén en la misma zona pulsando con el ratón fuera de los controles y sin soltar el botón nos aparece un rectángulo con el que abarcamos los controles que queramos: Al soltar el botón del ratón. o pulsamos la tecla Control y Si queremos seleccionar varios controles a la vez lo podemos hacer marcando el primero y a continuación pulsando la tecla shift (mayúsculas) marcamos el segundo. lo marcamos y nos situamos en el punto pequeño por donde queremos que aumente de tamaño hasta que aparezca la flecha doble.colegiosma. Para ver la regla debemos tener seleccionada la opción Regla del menú Ver. Nos situamos en la regla y con el ratón sin soltar el botón seleccionamos un espacio de esta regla. arrastrando el ratón hasta el tamaño que deseemos: Si el efecto no es el deseado pulsamos el botón de deshacer Z a la vez. repitiendo este paso hasta que tengamos todos seleccionados todos los controles que queríamos. Todo lo que esté en ese espacio quedará seleccionado: . Opciones y en la pestaña Formularios/Informes en Comportamiento de la selección marcamos la opción Totalmente encuadrados. Otra forma de seleccionar es a través de la regla. pero podemos modificar esta opción para que el control tenga que estar totalmente dentro del rectángulo para ser seleccionado.www.54 - . los controles que hayan entrado en el rectángulo quedarán seleccionados: Por defecto quedan seleccionados todos aquellos controles en los que una parte haya entrado en el rectángulo de selección.com Curso de Microsoft Access 97 Para cambiar el tamaño del control.

La cuadrícula de diseño es una serie de líneas paralelas verticales y horizontales separadas entre sí un centímetro y que forman una cuadrícula en el formulario. un milímetro. derecha. aumentarlo o disminuirlo.. Si no tenemos marcada la opción Ajustar a la cuadrícula. los controles siempre se ajustan a una de las divisiones de la cuadrícula.. pero depende del valor que le hayamos indicado. . Al ver estas opciones ha podido llamar nuestra atención el término cuadrícula. ya que si este es grande se nos llenaría la pantalla de puntitos. es decir. . cada cuadro visible de la cuadrícula estará divido en dos. Microsoft Access muestra un punto indicando estas divisiones.. De nuevo. También podemos ajustar el espaciado entre varios controles tanto horizontal como verticalmente. si en estas propiedades indicamos el valor 2. la cuadrícula sólo se ve en Vista de diseño.. alinearlos.. marcamos los controles que queremos alinear y nos vamos al menú Formato. disminuir o igualar. Para ello. Por supuesto. Podremos sin embargo alinear a la cuadrícula y cambiar el tamaño a unidades de la cuadrícula con las opciones del menú Formato que hemos visto anteriormente.55 - . cambiamos el alto o ancho de los controles seleccionados al más bajo o alto. Por ejemplo. independientemente de las divisiones de la cuadrícula. Esta cuadrícula podemos indicar que se vea o no. . De la misma forma si alineamos los controles o cambiamos el tamaño lo hará en función de estas divisiones. ajustarles el tamaño. Para ello.com Curso de Microsoft Access 97 A veces tenemos varios controles que no están alineados y queremos que lo estén. seleccionamos los controles y en el menú Formato. ancho o estrecho respectivamente. opción Espacio Horizontal o Espacio Vertical y pulsamos aumentar. hacerlo con el ratón “a ojo” no es lo mejor. Para ello marcaremos o no la opción cuadrícula del menú Ver. Por defecto están en 10 divisiones. Si la tenemos marcada podemos ver la cuadrícula.. Los cuadros de la cuadrícula tienen una serie de divisiones horizontal y verticalmente no visibles y que podemos nosotros ajustar a través de las propiedades del formulario LineaX y LineaY. La cuadrícula nos puede servir de guía a la hora de situar nuestros controles. Cuando dos controles se solapan puede ser que el que está más arriba oculte total o parcialmente al otro: .www. podremos mover y cambiar el tamaño de los controles libremente. pero moviéndolos con el ratón puede que no consigamos que queden bien alineados. Podemos igualar el espaciado entre controles. Otra acción que podemos efectuar sobre los controles es que dos controles tengan el mismo alto o ancho. Con la opción Ajustar a la cuadrícula del menú Formato activada.colegiosma. Tamaño. si tenemos dos divisiones en el cuadro de cuadrícula y movemos un control podemos ver como sólo lo podemos situar en los bordes del cuadro o en la mitad. Alinear y alineamos a la izquierda. Por tanto. seleccionamos los controles y en el menú Formato. es decir. A veces.

. El orden de tabulación irá desde arriba hasta abajo. Las etiquetas no presentan valores de campos o expresiones. Para indicar el orden de tabulación lo hacemos desde el menú Ver. Etiquetas Una etiqueta es un control que presenta un texto descriptivo. Puede resultarnos útil entonces copiar el control y pegarlo en el nuevo lugar y cambiarle entonces los detalles que lo diferencian respecto al otro. como títulos. Las etiquetas individuales no aparecen en la vista Hoja de datos.com Curso de Microsoft Access 97 Para indicar que un control esté atrás o delante de otro tenemos las opciones Traer al frente y Enviar al fondo del menú Formato. Este movimiento se hace en un orden que podemos nosotros definir. rótulos o breves instrucciones. La primera pone el control el primero y la segunda lo pone el último. si el campo será un punto de tabulación o no. siempre son independientes y no cambian cuando cambia de un registro a otro. Si queremos que pase al primer campo del propio registro lo indicamos poniendo en la propiedad Ciclo del formulario el valor “Registro activo”. También podemos indicar si queremos que un campo pueda recibir el enfoque con la tecla tabulador cuando le llegara su turno. Esto se indicará en la propiedad del control “Punto de tabulación”. Para esto usaremos las opciones copiar y pegar del menú edición. Cuando llegamos al último campo pasará al primer campo del siguiente registro.56 - .www.colegiosma. opción Orden de tabulación: Para cambiar el orden marcamos el campo a mover y lo arrastramos hasta el nuevo lugar. A veces tenemos controles que pueden ser muy parecidos y que sólo cambian en pequeños detalles. Con la tecla tabulador nos podemos ir moviendo por los campos del formulario. es decir. Otro aspecto que podemos tener en cuenta al diseñar nuestro formulario es el orden de tabulación. Vamos a ver a continuación los controles más comunes.

. Se puede adjuntar una etiqueta a un control de forma que ambos puedan moverse juntos. Podemos poner el nombre de un campo de la tabla obteniendo el mismo resultado que cuando usábamos la lista de campos. También puede contener un cálculo. Vamos a crear un campo calculado con la nota media de los parciales que llamaremos Media_parcial y otro llamado Media_total con la media de la nota de prácticas con doble importancia y con Media_parcial: Podemos ver como en el campo Media_total hacemos referencia al campo Media_parcial. A continuación hacemos clic en el control al que deseamos adjuntar la etiqueta y por último hacemos clic en Pegar en la barra de herramientas. En otros controles podremos hacer referencia a ese valor a través del nombre del control. o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los cuadros de texto también pueden ser independientes. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Cuadros de texto Los cuadros de texto se utilizan en un formulario para presentar.57 - . para lo cual escribiremos el signo = seguido de la expresión o podemos crear un cuadro de texto para que el usuario introduzca datos y luego usar esos datos en otros controles. Por ejemplo. la etiqueta se mantiene por sí misma. consulta o instrucción SQL. Para crear un cuadro de texto usamos el botón . no está adjunta a ningún otro control. En este caso dejamos la propiedad Origen del Control sin valor. …. puede crear un cuadro de texto independiente para presentar los resultados de un cálculo. Los datos que va a contener un cuadro de texto se indica en la propiedad Origen del Control. Imaginemos nuestro formulario de la tabla alumnos. introducir o modificar los datos de una tabla.www.colegiosma.com Curso de Microsoft Access 97 Cuando se crea la etiqueta utilizando la herramienta Etiqueta . Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. para ello seleccionamos la etiqueta que deseamos adjuntar al control y hacemos clic en Cortar en la barra de herramientas.

el valor es No. o los botones de opción dentro del marco. o de opción). establezca la propiedad Valor de la Opción de cada uno a un número que tenga algún significado para el campo con el que el marco del grupo está vinculado. Cuando se presiona el botón de alternar o se marca el botón de opción o la casilla de verificación. al valor de la propiedad Valor de la Opción de la opción seleccionada. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor. botón de opción o casilla de verificación en un formulario es un control individual que sirve para presentar un valor Sí/No de una tabla. Sólo se puede elegir una opción cada vez de entre un grupo de opciones. y . los botones de alternar. Si un grupo de opciones está relacionado con un campo. o botones de alternar. . sólo está vinculado con el campo el propio marco del grupo. Para añadir alguno de estos controles se usan los botones . Grupo de opciones Un grupo de opciones en un formulario se usa para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones consiste en un marco de grupo y un conjunto de casillas de verificación. En vez de establecer la propiedad Origen del Control para cada uno de los controles del grupo de opciones (casilla de verificación.com Curso de Microsoft Access 97 Imaginemos ahora que queremos calcular la nota media de los parciales pero valorando más el segundo parcial con un valor que introduciremos manualmente en un cuadro de texto llamado Valoración: Según el valor introducido en el campo Valoración se obtiene el valor de Media_parcial y cada vez que lo cambiemos se recalculará. Microsoft Access establece el valor del campo con el que el grupo de opciones está vinculado. el valor en la tabla es Sí y cuando el botón no está presionado.www.colegiosma.58 - . opciones. Botón de alternar. botón de alternar. no las casillas de verificación. Cuando se selecciona una opción en un grupo de opciones. Botón de opción y Casilla de verificación Un botón de alternar. ya que sólo tiene que hacer clic en el valor que desee.

la tercera a 3. Le ponemos como etiqueta el valor “Suspenso”. Cuando el puntero del ratón esta sobre el marco. El grupo de opciones estará vinculado al campo Practicas de la tabla alumnos. Microsoft Access establece la propiedad Valor de la Opción de la segunda opción a 2. El resultado es: . Microsoft Access señala el grupo de opciones para indicar que los controles colocados dentro forman parte del grupo de opciones. En nuestro ejemplo vamos a poner en la propiedad Valor Predeterminado del grupo de opciones el valor 5.colegiosma. así que establecemos la propiedad Valor de la Opción del botón de opción “Suspenso” a 0. Para facilitar la entrada de datos. En la propiedad Origen del Control del grupo de opciones seleccionamos el campo Prácticas. en el de “Notable” a 8 y el de “Sobresaliente” a 9. y así sucesivamente. “Notable” y “Sobresaliente”. en el de “Aprobado” a 5.59 - . Los pasos son: Hacemos clic en la herramienta Asistentes para controles está presionada. Si elegimos la opción suspenso la nota de practicas será 0. Como ejemplo vamos a crear en nuestro formulario un grupo de opciones con cuatro botones de opción. establece la propiedad Valor de la Opción del control a 1. otro para aprobado. uno con la etiqueta suspenso.com Curso de Microsoft Access 97 Se puede crear un grupo de opciones con un asistente si está activado el botón . Esto desactiva el asistente. hacemos clic en la herramienta Grupo de opciones . el notable un 8 y el sobresaliente un 9. Repetimos este paso para cada uno de los controles que vamos a agregar al grupo de opciones y le ponemos la etiqueta “Aprobado. Cuando Microsoft Access crea el primer control dentro de un grupo de opciones. El grupo de opciones nos permite que sólo se pueda seleccionar una nota. en el Cuadro de herramientas si En el Cuadro de herramientas. para el aprobado un 5.www. otro para notable y otro para sobresaliente. En el Cuadro de herramientas. hacemos que la opción más elegida sea la predeterminada. hacemos clic en la herramienta Botón de opción y a continuación hacemos clic dentro del marco del grupo donde queremos que aparezca el ángulo superior izquierdo del botón de opción. pero esto no es lo que queremos.

Si arrastramos un control existente hacia un marco de grupo. Microsoft Access establece la propiedad Valor de la Opción del control a -1 de forma que hay que restablecer la propiedad al valor que deseemos. .colegiosma. Si un cuadro de lista de múltiples columnas es dependiente.60 - . el control no llega a formar parte del grupo de opciones. La lista en un cuadro de lista consiste en filas de datos. También podemos movernos rápidamente al primer valor que empieza con una letra determinada. escribiendo la letra. Al cortar y pegar. Para crear un cuadro de lista necesitamos decidir dos cosas: • De dónde vendrán las filas de la lista.www.com Curso de Microsoft Access 97 Si creamos una casilla de verificación. es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. un botón de opción o un botón de alternar fuera de un grupo de opciones y queremos agregar ese control al grupo de opciones. que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuadro de lista En muchos casos. Algunas de las ventajas de un cuadro de lista es que la lista siempre está presente y el valor del control está limitado al conjunto de alternativas de la lista. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. no se puede agregar un valor que no esté en la lista. Cuando se utiliza el formulario para introducir o modificar datos. Las filas pueden tener una o más columnas. hay que usar la opción cortar del menú Edición sobre el control que queremos agregar y la opción pegar del mismo menú sobre el grupo de opciones (seleccionando el marco del grupo de opciones antes de pegar). Microsoft Access guarda los valores de una de las columnas.

Si.www.61 - . Para crear un cuadro de lista pulsamos el botón debemos dar valor a una serie propiedades del cuadro de lista. puede desear crear un cuadro de lista que pueda utilizar para buscar un registro relacionado en un formulario. tiene dos opciones. lista valores. Sra. Srta. Por ejemplo. . Lo vamos a ir viendo con dos ejemplos. Por ejemplo. Puede guardar el valor seleccionado en una tabla (no en la misma tabla de donde la lista toma las filas) o puede pasar el valor a otro control.colegiosma. Vamos a crear un cuadro de lista con las posibles notas numéricas para el primer parcial (Origen del Control = parcial1) y otro cuadro de lista para las notas del segundo parcial (Origen del Control = parcial2). por otro lado. O puede desear crear un cuadro de lista o cuadro combinado para filtrar los registros en otro cuadro de lista. se podría utilizar una lista fija para un cuadro de lista que contenga las entradas de Sr. El cuadro de lista busca los valores en la tabla de Proveedores y presenta los nombres de los proveedores para que se pueda elegir.. Cuando un usuario selecciona un valor en el cuadro de lista. 2. o pueden venir de una tabla o consulta (procedimiento utilizado cuando la tabla se actualiza muy a menudo).com Curso de Microsoft Access 97 • Cuando un usuario selecciona un elemento en el cuadro de lista. qué se debe hacer con el valor. Si. • Tipo de Origen de la Fila: Funciona junto con la propiedad Origen de la Fila. necesita crear un cuadro de lista independiente.. por otra parte. desea utilizar el valor seleccionado en el cuadro de lista para determinar el contenido de otro control o controles. basaríamos el cuadro de lista en una tabla o consulta. En la propiedad Origen del Control pondremos el campo de la tabla sobre el que vamos a actuar. lista campos) utilizando esta propiedad y especificando después el origen de la fila actual en la propiedad Origen de la Fila. . se tiene un formulario de Productos y se desea presentar un cuadro de lista que liste los proveedores de producto que van a cambiar muy frecuentemente. para lo cual crearemos una consulta que muestre los distintos valores de ese campo y que llamaremos val_parc2. El primero lo vamos a hacer con una lista de valores fija (1. Se especifica el tipo de origen de la fila (tabla/consulta. Las filas para un cuadro de lista pueden venir desde una lista fija de valores que introduce cuando crea el cuadro de lista (procedimiento utilizado cuando la lista no cambia muy a menudo). …) y el segundo con las propias notas que hay en el campo Parcial2. Una vez colocado en el formulario.

1 Encabezados de Columna: Determina si los nombres de los campos del origen de la fila base para un cuadro de lista son utilizados como encabezados de columna en el cuadro de lista.9. Los datos de esa columna serán almacenados en el campo cuando seleccione el objeto en la lista. El resultado final para ambas listas es: . Puede incluir una columna pero no presentarla en una lista mediante el establecimiento de la propiedad Anchura de Columna.5.Aprobado.Aprobado. Especifica el nombre de la tabla o consulta si Tipo de Origen de la Fila está establecido a Lista Campos. consulta o instrucción SQL. Estos datos pueden ser diferentes de los datos presentados en la lista si se oculta la columna. Origen de la Fila: Especifica el nombre de la tabla. En la segunda lista vamos a poner un Sí en esta propiedad. Introduzca un punto y coma sin ninguna medida para utilizar el valor predeterminado (alrededor de 1" ó 2.www. Puede desear hacer esto si tiene una lista que busca valores en una tabla o consulta. Introduzca 0 para ocultar una columna.5 cm. separadas por punto y coma.3.0. si Tipo de Origen de la Fila está establecida a Lista Valores.8.Suspenso.Suspenso.1.Suspenso. Para la primera lista de nuestro ejemplo vamos a poner 2. utilizando punto y coma como separador.com Curso de Microsoft Access 97 Según nuestro ejemplo.4. En nuestro ejemplo pondremos un 2 en la primera lista. Columna Dependiente: En un cuadro de lista de columnas múltiples. dependiendo de la unidad de medida establecida en Panel de Control de Windows). Anchura de Columnas: Especifica el ancho de cada columna.2.Notable. en nuestra primera lista será Lista de valores y en la segunda tabla/consulta. Número de Columnas: Especifica el número de columnas en un cuadro de lista.10 y en la segunda el nombre de la consulta creada que es val_parc2. especifica qué columna está vinculada con el campo base especificado en la propiedad Origen del Control. Especifica las entradas en la lista. si Tipo de Origen de la Fila está establecido a Tabla/Consulta.Matricula.Sobresaliente.Nota ble. En nuestro ejemplo.62 - . puesto que es el valor numérico lo que vamos a guardar en el campo parcial1 de la tabla.Suspenso.colegiosma. En nuestro ejemplo pondremos un 2 para la primera lista.7.6. en la primera lista vamos a tener dos columnas por lo que pondremos los valores alternados: Suspenso.

colegiosma. Para esto debemos usar un evento llamado Después de Actualizar. Filas en lista: Especifica el número máximo de filas que se van a mostrar en la porción del cuadro de lista de un cuadro combinado. • Los encabezados aparecen en los cuadros combinados solamente cuando se despliega la lista. Si la propiedad Limitar a Lista la dejamos a No. Limitar a Lista: Determina si un cuadro combinado acepta cualquier texto introducido (cualidad cuadro de texto) o solamente alguno de los valores de la lista del cuadro de lista. Expansión Automática: Especifica si rellena de forma automática un valor que coincida con los caracteres que se introducen en un cuadro combinado. También como la lista no se presenta hasta que no se abre. puede seleccionar un valor de una lista o teclearlo sin utilizar demasiado espacio en un formulario. Anchura de la Lista: Especifica el ancho de la porción del cuadro de lista de un cuadro combinado. una de las principales diferencias con el cuadro de lista es que se pueden añadir valores nuevos y no está limitado a los valores de la lista. es decir. Pulsamos el botón y nos aparece el siguiente texto: . Es muy parecido al cuadro de lista pero como combina propiedades de un cuadro de texto.www. Si el valor está en Auto. El tipo de datos de cualquier valor que escriba en el cuadro combinado debe ser el mismo o compatible con el tipo de datos de la primera columna visible. en el cual haremos los siguientes pasos: En propiedades nos vamos al evento mencionado y seleccionamos el valor [Procedimiento de evento]. algunos matices particulares y otras nuevas propiedades que veremos a continuación. Es decir. Si el valor es una longitud determinada. por ser un cuadro de lista tiene la característica de mostrar una lista de valores y por ser cuadro de texto tiene la propiedad de poder editar nuevos datos. querremos que al pasar a otro registro ese nuevo valor aparezca en la lista. el ancho del cuadro que se despliega en el cuadro combinado es igual que el ancho del cuadro combinado.com Curso de Microsoft Access 97 Cuadro combinado Con un cuadro combinado. el cuadro que se despliega será de esa longitud si es mayor que el ancho del cuadro combinado. que permitimos introducir nuevos valores. la primera columna visible en la lista se muestra en la porción del cuadro de texto del cuadro combinado. Si en un cuadro combinado tenemos varias columnas. Se pueden escribir los primeros caracteres de un valor en el cuadro combinado para encontrar rápidamente ese valor.63 - . Un cuadro combinado se crea con el botón . el control utiliza menos espacio en el formulario. En un cuadro combinado tenemos las mismas propiedades vistas para el cuadro de lista. Un cuadro combinado es como un cuadro de texto y un cuadro de lista combinados.

RowSource = "nombre de la consulta" Me!C_nombre.64 - . Permitiremos que se usen los nombres que ya hay o uno nuevo.Requery Vamos a crear un cuadro combinado para un formulario de la tabla Alumnos para introducir el nombre del alumno. Lo primero será crear una consulta con los distintos nombres del alumno y que llamaremos nombre_alu.com Curso de Microsoft Access 97 Private Sub C_nombre_AfterUpdate() End Sub Donde C_nombre es el nombre de nuestro cuadro combinado. Los datos serán: El texto del evento Después de Actualizar: Private Sub C_nombre_AfterUpdate() Me!C_nombre.www.RowSource = "nombre_alu" Me!C_nombre. Donde está el cursor escribimos lo siguiente: Me!C_nombre.colegiosma.Requery End Sub Y el resultado: .

pero los cambios se guardan en el archivo original del objeto. Marco de objeto dependiente Un tipo de datos Objeto OLE en una tabla es un tipo de datos que se usa para almacenar en la tabla objetos creados con otras aplicaciones. no en el archivo de la base de datos. …). la forma de cambiarle el tamaño (zoom. Para muchas imágenes independientes. También puede modificar el archivo del objeto de forma separada con lo que los últimos cambios aparecerán la próxima vez que abra el formulario. Si no va a necesitar actualizar la imagen. La vinculación de un objeto es muy útil para los archivos muy grandes que no desea incluir en su base de datos. Cuando inserta una imagen en un formulario. Puede insertar imágenes en un formulario o puede vincularlas. un archivo de sonido. extender. puede agregar la imagen utilizando un control de imagen. pues si no lo hace no lo encontraría. Si va a necesitar actualizar la imagen frecuentemente.colegiosma. puede ver y modificar el objeto desde el formulario. y para los archivos que desee utilizar en varios formularios. Si modifica la imagen desde el formulario o informe. puede crear un botón de comando que abra otro formulario. ya que los controles de imagen se cargan más rápidamente que los marcos de objetos independientes. se escribe una macro o procedimiento de evento y se adjunta a la propiedad Al Hacer Clic del botón. puede hacer doble clic al objeto desde el formulario para abrir la aplicación utilizada para crear el objeto. depende de si desea o no. Para mostrar este campo en un formulario usamos un marco de objeto dependiente ( ) y le indicamos en la propiedad Origen del Control el nombre del campo o insertamos el control en el formulario a través de la Lista de Campos. tendrá que volver a vincularlo. poder editar la imagen directamente desde el formulario. de vídeo.65 - . . Esta imagen podemos cambiarle el tamaño. Microsoft Access almacena la imagen en el archivo de base de datos. Cuando vincula un objeto. como puede ser la fotografía del alumno. Botón de comando Un botón de comando ( ) se utiliza en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones.com Curso de Microsoft Access 97 Imagen y Marco de objeto independiente . probablemente deseará utilizar un control de imagen. … También se puede utilizar un marco de objeto independiente ( ) para agregar una imagen. El usar el control imagen o marco de objeto independiente.www. un gráfico estadístico. Por ejemplo. Un objeto insertado está siempre disponible. de Word. a continuación se nos abre Si lo que queremos es agregar una imagen pulsamos el botón una ventana para seleccionar la imagen. … Para ello al colocar el control en el formulario indique el tipo de objeto. Para hacer que un botón de comando haga algo. como distribuirla. Sin embargo si se mueve el archivo de un objeto vinculado. El marco de objeto independiente también sirve para incluir una hoja de cálculo. la imagen se cambia en la base de datos. puede agregar la imagen utilizando un marco de objeto independiente. Si luego desea editar la imagen.

Para la construcción del subformulario. En nuestro caso. Hay que asociar dos campos.www. En nuestro caso. Cuando utiliza el Asistente para botones de comando. Subformularios Algunas veces resulta interesante anidar formularios.Cinta y Cintas. Enlace de los formularios. el de cintas. Probablemente el campo que enlazará el subformulario con el formulario principal (Canciones. sino sólo aquéllas que pertenezcan a la cinta que se muestra en el principal. Supongamos como ejemplo una base de datos para almacenar nuestras cintas de música. no se mostrarán todas las canciones. Líneas y Rectángulos Los botones y nos sirven para dibujar líneas y rectángulos en nuestro formulario.colegiosma. y todas las canciones que contenga. se trata del formulario que contiene los datos de las canciones. que se refiera al formulario de canciones. La forma más adecuada de hacer esto es utilizando subformularios.Cinta) no se muestre en el subformulario.IDcinta.com Curso de Microsoft Access 97 En este curso no se va a estudiar como crear el código para un botón de comando. Se trata de los campos que establecen la relación entre ambas tablas: Canciones. Microsoft Access crea por el usuario el botón y el procedimiento de evento. pero con el Asistente para botones de comando se pueden crear más de 30 tipos diferentes de botones de comando. incluir formularios dentro de otros formularios. Construcción del formulario principal. Con el botón incluimos un control de tipo subformulario. Así.66 - • . Parece lógico que sea un formulario de tipo continuo (como una tabla). El proceso es el siguiente: Construcción del subformulario. Parece que no tiene sentido que para todas las canciones de la cinta se muestre en el formulario repetido el mismo valor de la . es decir. uno en el formulario principal y otro en el subformulario. debemos tener en cuenta lo siguiente: • Probablemente nos convenga utilizar un formulario de tipo continuo: muchas canciones para la misma cinta. Tenemos dos tablas: canciones y cintas: Canciones IDcanción Título Autor Cinta Cara Cintas IDcinta Titulo Duracion Propietario Supongamos que queremos presentar un formulario en el que aparezcan los datos de una cinta. de manera que en el subformulario sólo se muestran las filas que contengan un campo cuyo valor coincida con el de un determinado campo en el principal.

IDcinta). Vincular campos principales: nombre del campo o control dependiente en el formulario principal (que establece la relación entre el formulario principal y el subformulario: Cintas. ya que las propiedades Autoextensible y Autocomprimible nos pueden extender el subformulario o comprimirlo respectivamente. que permiten acceder a los 4 conjuntos de propiedades. Vincular campos secundarios: nombre del campo dependiente en el subformulario (que establece la relación entre el formulario principal y el subformulario: Canciones.www. En cuando al formulario principal. Propiedades de los formularios y sus objetos Como ya hemos mencionado. y un quinto conjunto que contiene todas las propiedades mezcladas: . hay que establecer las siguientes propiedades del control subformulario: • • • Objeto origen: nombre del formulario utilizado como subformulario. ya que Access lo hará automáticamente al establecer la dependencia. El cuadro de diálogo de las propiedades contiene 5 subcarpetas. este campo será llenado por Access de forma automática al valor adecuado al agregar nuevas filas a la tabla de canciones. En Access 97 las propiedades de los objetos se agrupan en 4 conjuntos. Los campos de vinculación no han de estar incluidos con controles en el formulario principal o en el subformulario. Es suficiente con que estén en las tablas o consultas base de éstos. hay que tener en cuenta que al introducir el control de subformulario. Si es de tipo continuo. los controles tienen propiedades que definen el control y que nosotros podremos modificar para darle el aspecto y el funcionamiento deseado. Probablemente sea adecuado no introducir encabezados y pies en el subformulario.colegiosma. ya que al ir integrado dentro de otro formulario. Por último. En el subformulario sólo se mostrarán las filas para las cuales el valor del campo establecido en Vincular campos secundarios coincida con el del control establecido para esta propiedad. Además.Cinta). hay que darle el ancho adecuado para que no sobre ni falte espacio. estas partes podemos introducirlas directamente en el formulario principal. según su funcionalidad.67 - .com Curso de Microsoft Access 97 clave externa. • • No hay que establecer filtros ni condiciones sobre el campo dependiente. hay que darle el tamaño y forma adecuado para que quepa en él el subformulario completo. y el alto adecuado para que quepan el número de filas deseado. Para el alto tenemos menos problema.

Eventos: Contiene propiedades referidas a las respuestas que los controles ofrecen ante determinadas situaciones.com Curso de Microsoft Access 97 Los cuatro conjuntos son: • • Formato: Contiene propiedades referidas al aspecto visual de los controles: posición. valores predeterminados. especialmente las del conjunto de Datos. Por ejemplo. • • Para cambiar el valor de una propiedad nos situamos sobre ella e introducimos el nuevo valor. Consisten en fragmentos de código en un determinado lenguaje que se ejecutan cuando se producen determinadas situaciones. el control hereda automáticamente las propiedades compatibles del campo. como las reglas de validación. porque de lo contrario la tabla no aceptará el contenido que le pasa el control (aunque sea válido para él). los formatos de entrada y salida. etc. Vista predeterminada: formulario simple. Algunas propiedades de los controles. tamaño. Destaca el nombre del control. Datos: Contiene propiedades referidas a la asociación con los campos de la tabla relacionada: campos asociados. En tal caso. etc. máscaras de entrada. . al asociar un campo a un control. pero además debe verificarse la regla definida para el campo de la tabla.68 - . Tenemos que: • Una máscara de entrada definida para el control en un formulario prevalece sobre la definida para el campo. reglas de validación. pueden contradecir las propiedades que se establecieron para los campos a los que asocian dichos controles. Vistas permitidas: se puede entre simple/continuo y tabla durante la ejecución. Un evento es por ejemplo cuando se hace clic con el ratón sobre el control y el código asociado indica qué se ha de hacer cuando ocurre ese evento. Una regla de validación definida para el control en un formulario debe verificarse para que el contenido del control sea aceptado por dicho control del formulario. color. A veces este valor será una lista de posibles valores a elegir. sin perjuicio de los definidos para los campos de la tabla. El formulario en sí es un objeto que posee propiedades como si fuera un control. Otras: Otras propiedades. ya que la edición de los datos se realiza sobre el control del formulario. formato de presentación de datos. Las principales propiedades de un formulario son las siguientes: Título: texto que aparece en la parte superior de la ventana. etc. prevalecen los definidos para el formulario. • Por defecto. que es un identificador que permite referirse al control para acceder a sus propiedades. fuentes.www.colegiosma. continuo o tabla. reglas de validación y máscaras de entrada.

Origen del registro: tabla o consulta de la que se obtienen los datos. Línea Y: tamaño de las rejillas horizontal y vertical: número de subdivisiones horizontales y verticales por unidad de medida de la cuadrícula de alineación. Permitir filtros: indica si se activan las opciones que permiten al usuario añadir filtros durante la ejecución. Tipo de imagen. Ajuste de tamaño automático: indica si el formulario debe adaptarse a su contenido la próxima vez que se abra.www. Botones de desplazamiento: indica si los botones de la parte inferior del formulario que sirven para navegar entre los registros deben mostrarse o no. Ancho: indica el ancho del formulario. Cuadro de control: indica si debe existir el menú de ventana. Línea X. minimizar. Botón cerrar. en caso de que sea necesario. Imagen. Botón qué es esto: indica si debe aparecer los botones de maximizar. Mosaico de imágenes: permiten poner una imagen de fondo en el formulario y la forma de colocar la imagen. Permitir eliminación: indica si se permite eliminar registros existentes. Selectores de registro: indica si debe mostrarse el recuadro que permite seleccionar el registro completo.colegiosma. cerrar y ayuda. Modo de cambiar el tamaño de la imagen. Permitir ediciones: indica si se permite modificar el contenido de los registros existentes. Ordenar por: lista de campos por los que se ordenan los registros. Distribución de la imagen.com Curso de Microsoft Access 97 Barras de desplazamiento: qué barras de desplazamiento se mostrarán. Estilo de los bordes: indica si se permite cambiar el tamaño de la ventana durante la ejecución. Permitir agregar: indica si se permite añadir nuevos registros. Centrado automático: indica si el formulario debe centrarse en pantalla la próxima vez que se abra.69 - . Botones Minimizar Maximizar. Entrada de datos: indica si el formulario sólo permite añadir datos. Separadores de registros: indica si debe mostrarse una línea de separación entre los registros (formularios continuos). Filtro: expresión WHERE que deben cumplir los registros para que sean visualizados. .

al primer control visualizado o al siguiente registro.com Curso de Microsoft Access 97 Bloqueos de registro: indica la forma en que deben bloquearse los registros utilizados para permitir el acceso concurrente de varios usuarios. Un evento es una acción determinada que se produce en o con un objeto particular. coherentes con el tipo de control y su utilidad. Modal: indica si se permite activar otros formularios mientras el formulario esté ejecutándose. Menú contextual. Barra de herramientas. ya que es necesario una serie de conocimientos más avanzados. se abra el formulario. se ejecuta el código de la acción. Después de confirmar la eliminación: al eliminar un registro existente. con la diferencia de que uno de los eventos tiene lugar justo antes de que la situación XXX haga su efecto. Antes de actualizar. del contexto de ayuda: permiten especificar un archivo de ayuda de Windows y el índice del tema para el formulario. Antes de insertar. Después de insertar: cuando se añade un nuevo registro. Barra de menús. En la lista anterior se han omitido las propiedades del conjunto de eventos. Eventos para los formularios: Al activar registro: cuando el enfoque pasa a un nuevo registro. y a modo de información. A continuación. Los eventos son normalmente el resultado de una acción del usuario. Access puede responder a una variedad de eventos: clics del ratón. de manera que cuando pulse el botón. se listan los principales eventos para formularios y controles.70 - . y muchos otros. cambios en los datos. la tecla de tabulación debe saltar al primer control. Emergente: indica si el formulario debe quedar delante de las demás ventanas de Access.www. Para muchas situaciones existen dos eventos: uno denominados “Antes de XXX” y otro “Después de XXX”. Después de actualizar: cuando se modifica un registro. Ciclo: indica si después del último control. aunque se pueden programar algunos eventos con ayuda de asistentes. formularios que se abren o se cierran. Al eliminar. Un ejemplo básico consiste en asociar una acción que abra un formulario al evento de pulsación de un botón. En este curso no se verá la codificación de eventos. Antes de confirmar la eliminación. Id. Archivo de ayuda. y el otro justo a continuación. de manera que cuando se produce ese evento en ese objeto. . Antes de tratarlas debemos estudiar los eventos. Barra de menús contextuales: permiten cambiar el menú y las barras de herramientas de Access mientras se ejecuta el formulario. Cada objeto o control está preparado para responder a un conjunto de eventos.colegiosma. Se puede establecer una acción para cada evento de cada objeto. Ambos eventos se producen cuando se da la situación XXX.

Al activar: cuando el formulario es activado.com Curso de Microsoft Access 97 Al abrir: al abrir el formulario.71 - . Al descargar: al descargar el formulario. Al presionar una tecla: cuando se produce una pulsación completa (presionar y liberar) de una tecla. Al cambiar el tamaño: cuando se cambia el tamaño de la ventana del formulario. Al hacer doble clic: cuando hace doble con el botón izquierdo del ratón sobre la superficie del formulario. Al bajar una tecla: en el momento en que se presiona una tecla. deja de estar al frente de la pantalla y se activa otro. es decir. Tecla de vista previa: indica si los eventos de pulsaciones de teclado deben afectar antes a los controles del formulario o al propio formulario. Al cargar: al cargar el formulario. Al hacer clic: cuando se presiona y se suelta el botón izquierdo del ratón sobre la superficie del formulario. Al filtrar: cuando se modifica el filtro sobre los registros de la tabla asociada. Al recibir enfoque: cuando el enfoque pasa al formulario. Al desactivar: cuando el formulario es desactivado. Al subir una tecla: en el momento en que se libera una tecla.www.colegiosma. Al bajar el ratón: en el momento en que se presiona el botón izquierdo del ratón. Al mover el ratón: en el momento en que se desplaza el puntero ratón sobre la superficie del formulario. Al subir el ratón: en el momento en que se libera el botón izquierdo del ratón. Al aplicar el filtro: cuando se aplica o elimina un filtro sobre los registros de la tabla asociada. Al cerrar: al cerrar el formulario. Al perder enfoque: cuando el enfoque pasa del formulario a otro objeto. es decir. Al ocurrir un error: cuando se produce un error en tiempo de ejecución. . pasa al frente de la pantalla y comienza a funcionar.

com Curso de Microsoft Access 97 Al cronómetro: cada cierto tiempo. Al mover el ratón: en el momento en que se desplaza el puntero ratón sobre la superficie del control. Al presionar una tecla: cuando se produce una pulsación completa (presionar y liberar) de una tecla. Al bajar una tecla: en el momento en que se presiona una tecla. Al subir una tecla: en el momento en que se libera una tecla. Al salir. Izquierda: indica la posición horizontal. Al subir el ratón: en el momento en que se libera el botón izquierdo del ratón sobre el control. Al bajar el ratón: en el momento en que se presiona el botón izquierdo del ratón sobre el control. Al recibir el enfoque: cuando el control recibe el enfoque desde otro control. Al cambiar: al cambiar el contenido del control. Al perder el enfoque: cuando el control pierde el enfoque a favor de otro control.colegiosma. en cm. Intervalo de cronómetro: número de milisegundos entre dos eventos Al cronómetro consecutivos. Eventos para los controles: Para controles independientes: Al hacer clic: cuando se presiona y se suelta el botón izquierdo del ratón sobre la superficie del control. la distancia desde el borde izquierdo del formulario. Al entrar. Al hacer doble clic: cuando hace doble con el botón izquierdo del ratón sobre la superficie del control. .www.72 - . A continuación se listan las principales propiedades que tienen casi todos los controles: Visible: indica si el control debe mostrarse o permanecer oculto. Después de actualizar: cuando se modifica el contenido del control (en el momento en que se realiza el cambio definitivo sobre el campo o registro). Para controles dependientes: Antes de actualizar. es decir. Mostrar cuando: indica si el control es visible en pantalla o al imprimir el formulario. sin que sea necesario que se cambie definitivamente sobre el registro o campo.

www. del contexto de ayuda: índice del tema de ayuda relacionado con el control dentro del archivo de ayuda establecido por el formulario. codificado como un número de 24 bits. Bloqueado: indica si el control se puede utilizar o está inutilizado. es decir. Color del fondo.. Texto de ayuda del control: texto flotante que aparece sobre el control al situarse el puntero del ratón sobre el control. Índice de tabulación: indica en qué número de orden se accede al control pulsado la tecla de tabulación. Nombre de la fuente. Nombre: nombre identificativo del control. detalle. Tamaño de la fuente. Efecto especial. si lo hubiera). Los controles de tipo Cuadro combinado y Cuadro de lista tienen en común el hecho de que pueden contener una lista de valores permitidos para seleccionar el valor del control (y por tanto del campo asociado. para referencias desde otros controles. Los colores se definen como color real RGB. Activado: indica si el control se puede utilizar o está desactivado. Color del texto. Color de los bordes. Estos controles tienen algunas propiedades específicas que permiten manejar la información referente al contenido de la lista de valores: .. 8 para cada color. Información adicional: un comentario que puede almacenarse sobre el objeto. Regla de validación: igual que en la definición de los campos de las tablas. Punto de tabulación: indica si se puede acceder al control pulsado la tecla de tabulación. Valor predeterminado: igual que en la definición de los campos de las tablas. El efecto especial permite dar un aspecto tridimensional al formulario. Id. Estilo de los bordes. Fuente en cursiva: definen el aspecto general del control.com Curso de Microsoft Access 97 Superior: indica la posición vertical. Ancho. Ancho de los bordes. Origen del control: campo asociado al control.colegiosma.) en cm. pie. Texto de la barra de estado: texto de ayuda que aparece en la barra de estado de Access cuando el control recibe el enfoque. la distancia desde el borde superior de la sección actual del formulario (encabezado. Texto de validación: igual que en la definición de los campos de las tablas.73 - . en cm. Alto: dimensiones del control.

Origen de la fila: dependiendo del valor de la propiedad anterior.). o bien la lista de valores permitidos. por el contrario. indicando el nombre del campo visualizado. bien la tabla de origen para obtener los datos o campos a mostrar. sólo una de estas columnas es la que proporciona el valor para el campo. Número de columnas: especifica el número de columnas que se mostrarán en la lista. Columna dependiente: cuando una lista de valores permitidos se muestra con más de una columna.74 - . se mostrará una barra de desplazamiento. Se trata de una lista con el ancho de cada columna. o de una lista de campos pertenecientes a alguna tabla. Si hay más. Encabezados de columna: indica si en la parte superior de la lista debe aparecer el título de la columna. y no la suma de los anchos de las columnas mostradas. de cada una de las columnas mostradas con los valores permitidos. Por defecto (automático) el ancho de la lista es el mismo que el tamaño en horizontal que tenga el control de lista.). Filas en lista: indica cuántas líneas con valores permitidos deben mostrarse en pantalla como máximo. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista de valores. se permite que el usuario introduzca uno distinto. separado por punto y coma (. puede contener varios campos. Esta propiedad indica cuántos campos de la tabla se mostrarán en la lista. la cual. Esta propiedad indica cuál es el número de orden de la columna.com Curso de Microsoft Access 97 Tipo de origen de la fila: indica si el contenido de la lista se tomará de los datos contenidos en alguna tabla. El orden de aparición de los campos es el mismo en que se encuentren definidos en la tabla.www. Se permite ancho 0. medido en centímetros. Ancho de columnas: especifica el ancho. de una lista de valores explícitamente especificada. Si no caben las columnas en el ancho especificado se muestra una barra de desplazamiento horizontal. . separados por punto y coma (. especifica. Limitar a lista: indica si el valor aceptado por el control debe ser obligatoriamente uno de los visualizados en la lista. Tiene especial significado cuando los valores permitidos se obtienen de una tabla.colegiosma. o si.

Elija el botón Nuevo.www.75 - . por lo que tendremos que realizar modificaciones en él.com Curso de Microsoft Access 97 INFORMES Los informes son formatos de presentación de datos para la recuperación de datos por impresora. Incluso es posible convertir un formulario a un informe. pero crearlo desde cero puede resultar demasiado trabajo. . estudiaremos las posibilidades adicionales de los informes.colegiosma. un informe creado con el asistente puede que no sea exactamente lo que necesitamos. Además. seleccione el asistente que desea utilizar. Tal es la similitud entre formularios e informes que Access utiliza las mismas herramientas y controles para ambos. Crear un informe Podemos crear un informe con un asistente o partiendo desde cero. el papel y no la pantalla. Son semejantes a los formularios en cuanto a la forma de definirlos y manejarlos. con la diferencia de que en los informes aparecen algunas características propias del medio físico al que van orientados. Todo lo estudiado en el capítulo anterior sobre diseño y manipulación de formularios es aplicable a los informes. es decir. De la misma forma que con los formularios. Vamos a ver como se crea un informe con un asistente: En la ventana Base de datos. En el cuadro de diálogo Nuevo informe. haga clic en la ficha Informes. que no existían en los formularios por propia naturaleza. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo aparecerá una descripción del asistente.

Asistente para gráficos o Asistente para etiquetas en el paso 3.colegiosma.76 - . Si ha hecho clic en Asistente para informes. pues podrá especificar el origen del registro para el informe en el asistente. No es necesario que siga este paso si elige la opción Asistente para informes. Microsoft Access creará automáticamente el informe. Haga clic en Aceptar. Ahora elegimos si queremos agrupar los datos por algún campo: A continuación seleccionamos aquellos campos por los que queremos ordenar: . Si ha seleccionado Autoinforme: tabular o Autoinforme: en columnas. siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente.www.com Curso de Microsoft Access 97 Seleccione el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe. Si hemos seleccionado el asistente para informes los pasos serán: Seleccionar los campos que queremos aparezcan en el informe.

77 - .com Curso de Microsoft Access 97 Seleccionamos la distribución del informe: Seleccionamos el estilo: .colegiosma.www.

sino sólo mostrar el contenido de las tablas o consultas. eventos sobre la modificación. Las siguientes funciones pueden resultar interesantes a la hora de confeccionar informes: Función Página Páginas Fecha() Ahora() Significado Número de página actual (para numerar las páginas). que no se utilizaba en los formularios porque no existía el concepto de página (salvo al imprimir). etc. Fecha en que se imprime. Muy significativas son también las propiedades Autoextensible y Autocomprimible para los subinformes. hacr zoom de ella. Agrupamiento de datos en informes Una característica de gran utilidad en el diseño de informes es la posibilidad de agrupar los datos según el valor de un campo o conjunto de campos. y pasamos a la vista preliminar. etc.). ya que los informes no permiten la modificación de los datos. excepto aquéllas que se refieren a la modificación de datos (reglas de validación. En ella podemos Para ver un informe pulsamos el botón ver la página completa. Fecha y hora en que se imprime.78 - . A diferencia de una consulta con agrupamiento. Este control inserta un salto de página en el punto donde se sitúe.www.colegiosma. Número de páginas total en el informe.com Curso de Microsoft Access 97 Ya sólo hemos de dar un nombre al informe y pulsar el botón Terminar. Los controles son idénticos y conservan todas las propiedades presentes para los formularios. Diseño de informes No existe ninguna diferencia en el uso de controles en informes respecto a lo estudiado para formularios. Adquiere un especial significado el control de salto de página. este tipo de agrupamiento que ofrecen los informes no se limita a la utilización .

y el pie justo después. por ejemplo el campo Edad. indica si los inicios de cada grupo deben ir apareciendo de forma ascendente o descendente.). El encabezado de grupo aparece justo antes de los registros que pertenecen al grupo. El campo o expresión debe estar referida a los datos de la tabla o consulta en que se base el informe. sino a los encabezados de grupo. Los grupos se pueden generar en orden creciente o decreciente. Esto se puede hacer fácilmente con cuadros de texto con funciones del tipo "=Suma([Precio]*[Cantidad])". No se refiere al orden de los registros pertenecientes al grupo. Orden: para cada grupo. Apellido1. grupo y por la primera letra del apellido.colegiosma. Para generar este listado parece interesante ordenarlos alfabéticamente e imprimir una letra en grande al principio de cada grupo para facilitar la búsqueda. el orden puede ser de fechas ascendentes o descendentes. y para cada uno de estos grupos puede existir o no un encabezado y un pie de grupo.. Típicamente en los encabezados y pies se muestran funciones de agregado calculadas sobre los registros que pertenecen al grupo (por ejemplo Cuenta de elementos. por ejemplo. Por ejemplo. Los grupos se pueden definir sobre valores de un determinado campo o sobre valores calculados sobre algún campo o conjunto de campos.www. • . que calcularía la suma total para una sección del producto de los campos Precio y Cantidad de cada registro. Access permite agrupar los datos en múltiples conjuntos anidados. totales. en un listado de alumnos de la Universidad.. a los grupos en sí. Access nos muestra el Vemos el significado de cada parte: • Campo/Expresión: permite identificar los campos o expresiones que generarán los grupos. Al acceder al diálogo de definición de grupos con el botón siguiente cuadro de diálogo: . luego por curso. Por ejemplo.79 - . si agrupamos por fechas. supongamos un gran listado de alumnos admitidos para la realización de un curso. se puede agrupar primero por plan.com Curso de Microsoft Access 97 de funciones de agregado. sino que permite introducir separadores entre conjuntos de registros con una característica común (que sirve como cláusula de agrupamiento).

si se decide agrupar por fechas. que aparecerá justo antes que los registros del grupo. día. podremos seleccionar: Campos de tipo texto: se puede seleccionar que se agrupe por el campo/expresión completa o por los n primeros caracteres. Encabezado de grupo n: Igual que los anteriores pero para el campo por el que se agrupa en enésimo lugar. y esta propiedad se establece a 2. trimestre. se harán grupos para fechas que se diferencien en dos semanas. Campos numéricos: se puede seleccionar que se agrupe por el número en concreto o por intervalos del número. minuto. Intervalo del grupo: indica cada cuántos valores distintos del criterio de agrupación debe crearse un grupo. indica si debe incluirse una sección de encabezado del grupo.80 - .colegiosma. hora. segundo. Encabezado de página: Aparece en el encabezado de todas las páginas del informe. Campos de tipo fecha: se puede seleccionar que se agrupe por el campo/expresión completa o año. Mantener juntos: indica si Access debe disponer todos los registros de un grupo en la misma página (siempre y cuando no ocupen más de una página). que aparecerá justo después que los registros del grupo. Agrupar en: permite especificar una forma precisa de generar los grupos. Pie de grupo n: Aparece cuando va a cambiar el valor del campo por el que se agrupó en enésimo lugar. Por ejemplo. mes.www. Encabezado de grupo 2: Igual que el anterior pero para el campo por el que se agrupa en segundo lugar. . etc. Dependiendo del tipo del campo o expresión por la que se agrupe. indica si debe incluirse una sección de pie del grupo. comenzando si es necesario una nueva página al principio del grupo. Detalle: Se muestran los distintos registros seleccionados.com Curso de Microsoft Access 97 • • • Encabezado del grupo: para cada grupo. - - • • Estructura de un informe Un informe tiene la siguiente estructura: Encabezado de informe: Sólo aparece en el encabezado de la primera página del informe. Encabezado de grupo 1: Aparece cuando cambia el valor del campo por el que se está agrupando en primer lugar. Pie del grupo: para cada grupo. y además por semanas. semana.

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Pie de grupo 2: Igual que el anterior pero cuando va a cambiar el valor del campo por el que se agrupó en segundo lugar. Pie de grupo 1: Igual que los anteriores pero cuando va a cambiar el valor del campo por el que se agrupó en primer lugar. Pie de página: Aparece en el pie de todas las páginas del informe. Pie de informe: Aparece en el pie de la última página del informe. Todas estas secciones pueden no aparecer en el informe, excepto el detalle, que siempre aparece. Para que se vean o no lo hacemos a través del menú Ver o desde la ventana donde se definen los grupos. El encabezado/pie de informe y el encabezado/pie de página siempre se muestran u ocultan juntos, por lo que si queremos que aparezca el encabezado pero no el pie, debemos hacer éste de longitud cero. En los grupos sí se pueden ocultar o mostrar de manera independiente el encabezado y pie de grupo. Si ocultamos un encabezado/pie y hay controles en esa sección, serán eliminados también. Un control puede estar situado en cualquier sección, aunque su comportamiento y frecuencia de aparición dependerá de donde esté. Por ejemplo, supongamos que hemos creado un informe de todos los alumnos agrupado por nota de prácticas. Tendremos entonces un encabezado/pie de informe, un encabezado/pie de página, un encabezado/pie de grupo y el detalle. Creamos un control para el campo Edad. Si lo situamos en la sección detalle, aparecerá el valor edad para cada registro:

Si lo situamos en el encabezado/pie de grupo, aparecerá sólo el valor edad del primer registro de cada grupo:

Si lo situamos en el encabezado/pie de página, aparecerá sólo el valor del primer/último registro de cada página.
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Por último si lo situamos en el encabezado/pie de informe, aparecerá sólo el valor del primer/último registro del informe. Un detalle muy importante a la hora de situar los controles en una sección u otra es con los controles calculados que calculan sumas, cuentas, etc. Si tenemos un control que calcula la suma de las notas, será diferente la suma si la ponemos en el detalle (apareciendo la suma total en cada registro), en el encabezado/pie de grupo (será la suma de las edades de los registros que entren en el grupo, apareciendo una vez por grupo), en el encabezado/pie de página (donde dará error) o en el encabezado/pie de informe (aparece una única vez y con la suma total). Una propiedad característica de las secciones es Forzar nueva página. Con esta propiedad indicamos si queremos que haya un salto de página antes, después o antes y después de que empiece la sección. Por ejemplo, si ponemos en la sección detalle que haya un salto antes de la sección, el detalle comenzará siempre al principio de la página, aunque aparecerá después del encabezado de página. También tenemos la propiedad Mantener juntos, con la que Microsoft Access sitúa la sección en la parte superior de la página siguiente si no puede situar la sección completa en la página actual. Normalmente, cuando se produce un salto de página mientras se está imprimiendo una sección, Microsoft Access continúa imprimiendo la sección en la página siguiente. Utilizando esta propiedad de la sección, se puede imprimir la sección entera en una página. Si una sección ocupa más de una página, Microsoft Access empieza a imprimir en la página siguiente y continúa en la sucesiva. Microsoft Access imprime normalmente encabezados de página o pies de página del informe en cada página de un informe, incluido el primero y el último. Puede ser que no queramos que el encabezado de página aparezca en la primera página y aparezca sólo el encabezado de informe. Esto lo indicamos en la propiedad del informe Encabezado de página y Pie de página del informe, que pueden tomar los valores: • • En todas las páginas: El encabezado de página o pie de página se imprimen en todas las páginas de un informe. Sin encabezado de informe: El encabezado de página o pie de página no se imprimen en la misma página que el encabezado de informe. Microsoft Access imprime el encabezado del informe en una nueva página. Sin pie de informe: El encabezado de página o pie de página no se imprime en la misma página que el pie de página del informe. Microsoft Access imprime el pie de página del informe en una nueva página. Sin encabezado/pie de informe: El encabezado de página o pie de página no se imprimen en una página que tiene un encabezado o un pie de página de informe. Microsoft Access imprime el encabezado o pie de página de informe en una nueva página.

Veamos un ejemplo gráfico de un informe en vista de diseño, con agrupaciones, con controles de distinto tipo (etiquetas, líneas, cuadros de texto, campos calculados, expresiones, ...), encabezados de informe, página , grupos, ...:
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Formato de página y columnas
Como ya sabemos, los informes utilizan como soporte básico el papel y la impresora. Este es un medio con muchas posibilidades de configuración: existen diversos tipos de impresoras e infinidad de tamaños y formas de papel. Los informes deben diseñarse, hasta cierto punto, teniendo en cuenta el papel sobre el que irán impresos. Esta configuración, junto con otras opciones de presentación se encuentran en la opción Configurar página del menú Archivo, y debe establecerse durante el diseño del informe (aunque podrá modificarse en el momento de imprimir). Las opciones disponibles de Access 97 son:
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• • • •

Impresora: la predeterminada de Windows o una en concreto. Tamaño, orientación y origen del papel. Márgenes. Número de columnas. Se refiere al número de columnas por página que se utilizarán para listar los datos en la sección de Detalle. Además, se puede especificar la separación entre columnas y la dirección de escritura a lo largo de las columnas.

Es importante establecer correctamente estas opciones. El área disponible para introducir los controles no se ve limitada por el tamaño del papel, sin embargo, a la hora de imprimir, nuestro diseño puede quedar dividido en varias hojas si hemos excedido la superficie disponible (que se puede calcular fácilmente conociendo el tamaño del papel y los márgenes, ya que Access sitúa los controles utilizando centímetros como unidad de medida). Otro detalle importante de conocer es el ancho de las columnas. Cuando sólo se trabaja a una columna, que es lo más habitual, no existe mayor problema pues el ancho de la columna coincide con el ancho de todas las secciones. Sin embargo al trabajar a dos o más columnas, existen dos posibilidades: Las columnas tienen el mismo ancho que todas las secciones, aunque realmente sólo se escribe a dos columnas la sección de detalle. Las columnas tienen un ancho fijo determinado, que no es el mismo que el de todas las secciones, ni siquiera el de la de detalle. Así, los encabezados y pies pueden tener mayor (o menor) ancho que las columnas, lo cual puede dar un aspecto más elegante al informe.

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Mostrar los datos personales de los pacientes. de las 20 mejores notas medias. Mostrar las distintas ciudades en las que tenemos almacenes. 7. 2.www. Generar un listado con los apellidos y nombre de los alumnos en una sola columna y sus notas. 3. incluida su edad en años. ordenado por NIF. Mostrar las camas y el número de veces que han sido ocupadas para cada planta. 9. del 15% del total de alumnos con mejor nota en el primer parcial. 6.colegiosma. Seleccionar los apellidos y nombre de los alumnos que han aprobado sólo las prácticas. apellidos y nombre de los alumnos en una sola columna y la nota de prácticas. Mostrar los distintos tipo de piezas existentes y que cantidad hay de cada una de ellas. Seleccionar los alumnos mayores de 25 años. • Base de datos de hospital: 1.85 - . Crear un informe para cada una de las consultas realizadas. Crear un informe para cada una de las consultas realizadas. 10. Seleccionar los apellidos y nombre de los alumnos que han aprobado un parcial y las prácticas. Crear un formulario para introducir datos en las tres tablas. Mostrar para cada almacén la cantidad que tiene de cada pieza. Mostrar que tipos de piezas tienen cada almacén. apellidos y nombre de los alumnos en una sola columna y la media de sus notas. 4. • Base de datos de Almacén. Mostrar el NIF. Crear un formulario para la tabla de alumnos. . Seleccionar los apellidos y nombre de los alumnos que han aprobado los dos parciales. Mostrar el NIF. Seleccionar los apellidos y nombre de los alumnos que han aprobado un parcial. 2. 5. 8.com Curso de Microsoft Access 97 EJERCICIOS • Base de datos de Alumnos: 1.

6.colegiosma. Base de datos de hoteles: 1. 4. Mostrar los hoteles de más de 450 plazas. 7. 3. cuantas veces los ha tratado y cuanto tiempo hace de la primera vez. 8.86 - . otro para pacientes y otro para los ingresos. Mostrar los pacientes que han tenido cada enfermedad. Mostrar los hoteles con los que trabaja cada agencia. 8. 7. Mostrar las agencias con las que trabaja cada hotel. 2. Crear un formulario para insertar datos en la tabla de médicos. Mostrar el número de ingresos efectuados para cada mes de año 1996. Mostrar las distintas agencias de viajes. 5. . Crear un formulario para insertar datos en la tabla de hoteles. 6. Mostrar los hoteles con los que trabajan las agencias de Madrid. Crear un informe para cada una de las consultas realizadas. otro para la tabla de agencias y un tercero para la tabla de union_hotel_agencia.www.com Curso de Microsoft Access 97 3. 4. Crear un informe para cada una de las consultas realizadas. Mostrar los cargos y especialidades de cada médico. Mostrar las agencias que trabajan con el Hotel Rizt. 5. la enfermedad que tenían. Mostrar los pacientes que ha tenido cada médico.