Principios Básicos

[1_ Biblioteca de Recursos]
Título de la Guía:

Indicaciones para preparar un Manual ambiental de bienvenida

Obra publicada por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com bajo Licencia Creative Commons. Para más detalles, puede visitar la web creativecommons.org.

Este documento introduce una serie de principios pero no es su objeto desarrollarlos en profundidad. Su contenido es apto para lectores con o sin conocimientos previos del tema. Sin embargo, se recomienda estar relacionado con el concepto de «política ambiental».
Principios Básicos

Es muy posible que en tu entorno tengas a tu disposición profesionales del medio ambiente que pueden ayudarte a mejorar la integración de la variable ambiental en tu empresa. ¡No dudes en contactar con ellos!

Referencia publicación: 11-001.2 Fecha publicación: 06/2011 Fecha última revisión: 06/2011

Este material se publica con fines exclusivamente divulgativos. Así pues, la información contenida en este documento no excluye en ningún caso la consideración de los textos legales que puedan tener relación con la materia tratada y que son los únicos que tienen auténtica validez legal. Por ello, antes de llevar a cabo ninguna acción debes conocer la legislación aplicable a tu organización y actuar en consecuencia. El autor de la obra y administrador de comunicarsostenibilidad.com declina de esta manera cualquier tipo de responsabilidad derivada de un uso o aplicación inadecuada de la misma. Al utilizar este material el lector entiende y acepta estos términos.

Índice

01_ [Consideraciones previas]: 1 02_ [Elaboración del Manual]: 2
02.1_ [Paso 1: elaboración de la parte A del documento]: 4 02.2_ [Paso 2: elaboración de la parte B del documento]: 7 02.3_ [Paso 3: comunicar el Manual]: 10 02.4_ [Paso 4: tareas de refuerzo]: 12

03_ [Cuéntanos tu experiencia]: 13

[Consideraciones previas]

El objetivo de la guía es poner a disposición del lector información que sirva como base para iniciar la formalización de un Manual ambiental de bienvenida. Un Manual ambiental de bienvenida es un documento a través del cual la organización transmite a los trabajadores recién incorporados información relativa a su gestión medioambiental con la intención de hacerlos participes, desde un principio, de los compromisos y valores que la identifican. Por otra parte, este documento, está catalogado como «Principios Básicos» por lo que no tiene como objeto desarrollar una metodología completa relacionada con el tema en cuestión. La intención del autor es establecer los pilares básicos en los que el lector pueda apoyarse para crear su propio sistema de información en relación a la materia tratada y poder mejorar, consecuentemente, los resultados de su organización en materia de gestión medioambiental. Teniendo en cuenta la premisa anterior, el contenido del documento se ha redactado teniendo en cuenta los siguientes condicionantes:  Priorización de los aspectos prácticos frente a los teóricos  Brevedad. ¡No puede llevar más tiempo leer la guía que ponerla en práctica!  Claridad. El estilo de redacción es directo y se evita en la medida de lo posible la terminología técnica  El contenido es revisable y actualizable
Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_1

[Elaboración del Manual]

Existen diferentes enfoques a la hora de abordar la realización de este tipo de documentos. En la propuesta realizada desde esta guía recomendamos tener presentes los siguientes criterios en la redacción del Manual:  Brevedad: leer un Manual de bienvenida demasiado extenso puede resultar agotador, sobre todo si el cargo del nuevo trabajador no tiene una relación directa con la gestión medioambiental de la empresa.  Implicación: el Manual tiene que trasladar al lector el papel que desempeña la organización en relación a las cuestiones medioambientales y la importancia de la participación y asunción de esos principios por parte del nuevo trabajador. Es necesario transmitir que las conductas individuales son clave para asegurar el éxito de las políticas de corte ambiental. Es muy recomendable que el Manual de bienvenida esté orientado al puesto (o puestos) que vaya a desempeñar el nuevo compañero. Para lograr la personalización requerida estructuraremos el documento en dos partes diferenciadas:  Parte A: puede incluir una introducción de bienvenida para expresar a continuación la filosofía de la empresa en relación al medio ambiente. Esta parte es común para todos los Manuales.  Parte B: constituida por los protocolos de actuación específicos para los diferentes puestos de trabajo.

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_2

En esta Figura se aprecian ejemplos de la composición de dos Manuales de Bienvenida.

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_3

[Paso 1: elaboración de la Parte A del documento]

La primera parte del Manual de bienvenida debe plasmar los valores y compromisos de la empresa en relación a las cuestiones medioambientales, o dicho de otra manera, debe ser la expresión de su política ambiental. A la hora de redactar los principios que componen la política ambiental podríamos caer en el error de plagiar la política de otra empresa siguiendo el razonamiento siguiente: “…si es bueno para ellos, también lo es para mí…”. Esta acción desvirtuaría la política haciéndola inútil y perdiendo de esta manera la oportunidad de mejora que representa. La política ambiental se asienta en principios rectores del comportamiento de la organización y por ello en su ADN. Es una declaración única e intransferible en la que la empresa expresa sus valores y asume ciertos compromisos con la firme convicción de que son fuente de mejora continua. Resumiendo: se podría decir que la política ambiental está determinada por la organización y determina, a su vez, su acción. Una herramienta de tal importancia (¡si, has leído bien! la política ambiental es una «herramienta» ya que será el fundamento de las actuaciones que llevemos a cabo con vistas a conseguir los objetivos que nos marquemos) tiene que estar asumida y aprobada por la dirección de la organización. De hecho, la política ambiental es tan relevante que forma los cimientos con los que la norma internacional ISO 14.001 construye su sistema de gestión medioambiental.

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_4

Desde comunicarsostenibilidad.com recomendamos la implantación y posterior certificación de un Sistema de Gestión Medioambiental en las organizaciones.

No es objeto de este Manual profundizar en la metodología aplicable a la elaboración de una política medioambiental. Si tienes dudas, puedes consultar la numerosa bibliografía existente o contactar con algún profesional del medio ambiente. No obstante lo anterior, sí que se van proporcionar algunas indicaciones orientativas: a la hora de redactar la política ambiental puedes optar por seguir los requisitos exigidos en la ya nombrada norma certificable ISO 14.001 y redactar una política que denominaremos formal o bien puedes decantarte por establecerla fuera de ese marco, o de otra forma, establecer una política informal. En cualquier caso, debes tener en cuenta que los principios asumidos y expresados en el documento deben mostrar un compromiso de la organización, al menos, en los siguientes términos:     Cumplimiento de la legislación ambiental Desarrollo de la organización en términos de mejora continua Apuesta por la prevención de la contaminación Ser apropiada a la naturaleza y a los impactos de la organización

Puede resultar más sencillo elaborar la política ambiental después de haber realizado un Diagnóstico (auditoría) de los aspectos ambientales de la empresa ya que de esta manera identificaremos los aspectos ambientales existentes en la actividad y sus impactos asociados.

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_5

Recuerda que una política ambiental no es más creíble porque tenga un mayor número de «principios». Es preferible expresar únicamente aquellos que la organización (y su dirección) asuma y determine su acción.

Aunque el cuerpo principal de la Parte A está compuesto por la política ambiental también se puede incluir:  Una pequeña introducción de bienvenida a la organización. No debiera ser más extensa de un párrafo  Una referencia en el caso de que la organización haya realizado algún tipo de intervención de valor añadido en términos medioambientales (dotación de recursos para la promoción de eventos de carácter ambiental, utilización de energías renovables, patrocinios, etc.).

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_6

[Paso 2: elaboración de la parte B del documento]

La Parte B del Manual estará compuesta por los protocolos de actuación relacionados con aquellas áreas ambientales en las que el nuevo miembro de la organización vaya a desarrollar su trabajo. «Área ambiental»: Conjunto de procesos o servicios que presentan los mismos aspectos ambientales. «Aspecto ambiental»: Hecho que puede generar en el medio ambiente un determinado impacto. Son ejemplos de aspectos ambientales: la generación de residuos, la emisión de vertidos y de sustancias a la atmósfera, el ruido, el consumo de recursos… Lo primero que tenemos que realizar es un listado de áreas ambientales para las que estableceremos posteriormente un protocolo de actuación. A la hora de determinar las áreas es importante resaltar que no tienen porqué corresponderse con áreas productivas o funcionales. En cualquier caso, las áreas que debemos designar serán las convenientes para nuestras necesidades: Ejemplo 1: una determinada empresa dedicada a la venta en sus instalaciones de material de ferretería al por mayor tiene las siguientes áreas funcionales: logística, atención al cliente, administración, ventas y mantenimiento. Sin embargo, el responsable de medio ambiente ha resuelto acotar las áreas ambientales a tres: logística, oficinas y mantenimiento. En este caso el área «oficinas»

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_7

incluye a: atención al cliente, administración y ventas, ya que estas tres generan los mismos residuos y presentan los mismos consumos. Ejemplo 2: el antiguo propietario de una empresa de elaboración de patatas fritas embolsadas había hecho un esquema de la actividad de la empresa atendiendo a los siguientes procesos: almacén de producto, proceso productivo, ventas y administración. Con el tiempo, la fábrica fue comprada por otro empresario que decidió establecer áreas ambientales, y dividió el proceso denominado «productivo» en los siguientes: preparación de la patata (lavado, pelado y cortado), fritura y envasado. Ejemplo 3: el responsable de un pequeño taller de chapa y pintura de vehículos ha contratado a dos nuevos trabajadores, uno de ellos trabajará en la oficina de las instalaciones dedicado a labores burocráticas, mientras que el otro trabajará como auxiliar en todas las operaciones de reparación y mantenimiento de los vehículos, ya que todos los mecánicos trabajan en todas las secciones del taller. Para este caso, el responsable de la empresa ha decido establecer las siguientes áreas ambientales: administración y proceso productivo.

Recuerda que el contenido de la Parte B es para hacer referencia exclusivamente a cuestiones de orden medioambiental por lo que deben evitarse otro tipo de indicaciones no relacionadas con esta área.

Una vez establecidas las áreas ambientales de tu empresa debes dotarlas de contenido. Para ello, es recomendable:  Ser lo más breve y directo posible  Ser cordial pero firme  Valorar el esfuerzo del trabajador _8

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

Protocolos ambientales «Cauchos vulcanizados X, S.L. », área ambiental: «Mantenimiento» 1. … 2. … 3. Si compruebas que existe alguna fuga de aceite en un latiguillo que no haya sido recogida por la bandeja de retención debes hacer uso de la cantidad apropiada de absorbente y una vez recogido debes depositarlo en el contenedor identificado como «absorbentes contaminados». Recuerda no depositarlo en otro contenedor, ya que de otro modo te va a ser muy complicado traspasarlo al contenedor adecuado. ¡Gracias por tu colaboración!

En caso de tener dudas sobre los protocolos específicos que puedes incluir en cada área ambiental, puedes ayudarte de manuales de buenas prácticas del sector o solicitar el asesoramiento de un profesional del área de medio ambiente. Debes de tener en cuenta que si tu empresa dispone de áreas en las que existan otras personas responsables de las mismas, es muy recomendable que previamente a la implementación de cualquier protocolo ambiental hables con ellos para alcanzar un acuerdo sobre cuál es la manera más eficaz de lograr los objetivos deseados. Recuerda que gran parte del éxito de la estrategia de gestión ambiental de la empresa va a depender de su colaboración y predisposición. En cuanto al número de protocolos de cada una de las áreas, es recomendable reducirlos y sintetizarlos lo máximo posible. Incluye las cuestiones más apremiantes y deja el resto para otro tipo de comunicación.

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_9

[Paso 3: comunicar el Manual]

Cuando se habla de «comunicar el Manual» nos referimos a la manera en que se presenta la información a la persona que la recibe. La primera cuestión que nos debemos plantear es el formato en que vamos a presentar el Manual: ¿papel o digital?  Aunque es innegable que el formato tradicional de papel presenta alguna ventaja (mucha gente todavía prefiere leer los documentos en este soporte, bien porque le pueda parecer más cómodo, bien porque le resulte menos agotador para la vista o bien porque sea simplemente su costumbre) es preferible presentar el Manual, en la medida de lo posible, en formato digital ya que de otra manera puede resultar contradictorio con criterios eficientes. Es decir, el lector puede restar credibilidad a los compromisos de la organización. En cuanto a la entrega efectiva del documento:  Es preferible hacerlo de forma personal a través de una pequeña charla con el nuevo trabajador. Esta reunión informal es recomendable tenerla con todos los nuevos miembros de la organización (o por lo menos con los que tengan una mayor responsabilidad compartida en la gestión de los aspectos ambientales de la empresa) y se puede realizar conjuntamente con personal designado por el área de Recursos Humanos si éstos lo creyeran oportuno. Es recomendable que la charla se realice con posterioridad a la entrega / envío del Manual (no debiera demorarse más de dos días). La intención es reforzar el

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_10

contenido del documento, así como resolver posibles dudas que se le hubieran planteado al lector. Además, para algunas áreas ambientales puede resultar positivo desplazarse al puesto de trabajo y realizar las indicaciones oportunas para explicar claramente el objetivo de determinados protocolos. Por ejemplo, en el caso de personas que tengan que depositar algún tipo de residuo peligroso en el acopio (almacenamiento) de residuos. En cualquier caso, el trabajador debe estar informado que con posterioridad al envío del Manual tendrá lugar la citada reunión informal. En ningún caso es recomendable fomentar la idea de que el motivo de la charla es un «examen» del contenido del Manual, ya que no es el caso. Tenemos que recordar que la colaboración de los compañeros es vital para lograr una implementación con éxito de los protocolos, y por tanto, de nuestros objetivos de gestión.

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_11

[Paso 4: tareas de refuerzo]

Es habitual que existan incumplimientos en los protocolos de actuación (especialmente en lo referido a segregación de residuos). Por ello, es necesario reforzar la implantación de los mismos y trabajar en mantener el compromiso de los trabajadores con el medio ambiente. Para ello se pueden utilizar herramientas como:  Paneles informativos  Charlas formativas comunes  Charlas informales personales Para terminar es importante recordar que:  Tanto los compromisos como los valores de la empresa tienen que refrendarse en las decisiones y en la gestión diaria de la organización. El trabajador debe «sentir» que lo expresado en el Manual es coherente con lo que «ve» en la organización o de otra manera su colaboración puede no ser tan completa y cuidada.

Es importante que la organización sea creíble y veraz a ojos del trabajador. El responsable de medio ambiente debe ser el primero en dar ejemplo al resto de compañeros.

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_12

[Cuéntanos tu experiencia]

Si has hecho uso de la información contenida en este Manual, me interesa conocer tu experiencia. Tu opinión es útil para seguir mejorando comunicarsostenibilidad.com. Puedes contactar conmigo enviándome un correo a:

samuel@comunicarsostenibilidad.com

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com

_13