Organización Internacional de Normalización (International Organization for Standardization

)

Foro Internacional de Acreditación (International Accreditation Forum)
Fecha: 14 de octubre de 2004

Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 Directrices sobre:
La función y el valor de la lista de verificación para la auditoría
Introducción Este documento proporciona información sobre la función y el uso de las listas de verificación para la auditoría para dar soporte activo al proceso de auditoría. Aunque el documento está dirigido principalmente a organizaciones de auditoría externa (incluyendo los organismos de certificación), igualmente la información también puede ser usada por cualquier organización que realice auditorías internas. Necesidad de las listas de verificación Al considerar las normas actuales para auditoría, ISO 9001 hace referencia a “Preparar documentos de trabajo” en la cláusula 6.4.3. El siguiente es un extracto de dicha cláusula: “Los miembros del equipo auditor deberían revisar la información relevante para su asignación de auditoría y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y para registrar los eventos de la auditoría. Tales documentos pueden incluir: • • listas de verificación y planes de muestreo para la auditoría, y formularios para el registro de la información, por ejemplo la evidencia de soporte, los hallazgos de la auditoría y los registros de las reuniones.

La utilización de las listas de verificación y de los formularios no debería restringir la extensión de las actividades de la auditoría, las cuales pueden cambiar como resultado de la información recolectada durante la auditoría”

El uso de las listas de verificación para la auditoría

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iaf. las listas de verificación de la auditoría son sólo un instrumento disponible en la “caja de herramientas de los auditores”. Los auditores necesitan estar entrenados en el uso de una lista de verificación particular y es necesario enseñarles cómo utilizarla para obtener máxima información utilizando buenas técnicas de interrogatorio. d. Aseguran un enfoque consistente para la auditoría. b. www.Aunque no siempre se exigen en las normas para sistemas de gestión. 3.nu. Es necesario desarrollar las listas de verificación para la auditoría con el fin de brindar asistencia para el proceso de auditoría. si se desarrollan para una auditoría al especificar y se utilizan correctamente: a. Ventajas: La literatura disponible en el mercado indica lo siguiente con respecto al uso de las listas de verificación para la auditoría: 1. abordará los requisitos definidos por el alcance de la auditoría. Promueven la planificación para la auditoría. Brindar un depósito para las notas recolectadas durante el proceso de auditoría (notas de la auditoría en campo).org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup .iso. e. 2. como mínimo. las listas de verificación. Actúan como un plan de muestreo y un administrador del tiempo. Muchas organizaciones las utilizarán para garantizar que la auditoría. La lista de verificación se puede usar para garantizar que se abordan todos los requisitos pertinentes de ISO 9001. Sirven como una ayuda de memoria. c. Utilización de la lista de verificación para la auditoría a partir de los requisitos hasta el sistema de gestión de la Sistema de gestión de la organización Es útil auditar a partir del sistema de gestión de la calidad de la organización hasta llegar a los requisitos. A continuación se ilustra un ejemplo del enfoque para la auditoría: Requisitos de ISO 9001 Auditoría a partir del sistema de gestión de la organización hasta los requisitos de ISO 9001. © ISO & IAF 2004 – Todos los derechos reservados www.

se observan los siguientes problemas o preocupaciones: 1.4. Enfocarse en la lista de verificación puede tener un alcance muy estrecho para identificar áreas de problemas específicos.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup . 5. 8. pero pueden ser restrictivas si se utilizan como único mecanismo de soporte del auditor. 9. Las listas de verificación no deberían ser un sustituto para la planificación de la auditoría. www. Las listas de verificación se pueden utilizar como una base de información para la planificación de auditorías futuras. 2. y que se obtenga la evidencia adecuada. Una lista de verificación completa brinda evidencia objetiva de que la auditoría fue ejecutada. Desventajas Por el contrario. Las listas de verificación deberían facilitar al auditor un mejor desempeño durante el proceso de auditoría. 7. 5. Las listas de verificación son una herramienta de ayuda para el auditor. las cuales no reflejan el sistema de gestión específico de la organización. 6. pueden no agregar ningún valor y pueden interferir con la auditoría. 8. Las listas de verificación pueden suministrar estructura y continuidad a una auditoría y pueden garantizar que se cumpla el alcance de la auditoría.iaf. Las listas de verificación se pueden suministrar al auditado con anticipación para la auditoría en sitio. © ISO & IAF 2004 – Todos los derechos reservados www.nu. las listas de verificación con un enfoque muy estrecho minimizan las preguntas/el enfoque de evaluación únicos. Las listas de verificación ayudan a garantizar que una auditoría se ejecute de manera sistemática y exhaustiva. si depende en gran medida de una lista de verificación para orientar sus preguntas. 4. 7. Las listas de verificación deficientemente preparadas pueden ralentizar una auditoría debido a la duplicación y la repetición. Las listas de verificación genéricas. 3. 11. Las listas de verificación pueden brindar un medio de comunicación y un lugar para registrar los datos para uso futuro como referencia. 6. Un auditor sin experiencia puede no tener la capacidad para comunicar con claridad lo que está buscando.iso. 10. Una lista de verificación puede suministrar un registro de que el SGC fue examinado. cuando las listas de verificación para la auditoría no están disponibles o se elaboran deficientemente. La lista de verificación puede ser vista como intimidatoria para el auditado.

Los auditores deberían evaluar el valor de la lista de verificación como ayuda en el proceso de auditoría y considerar su uso como una herramienta funcional.iaf. ni el Foro Internacional de Acreditación (IAF).iso. www. Los demás documentos y presentaciones del Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 se pueden descargar de los siguientes sitios Web: www.nu www. omisiones ni otras obligaciones legales que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha información.com. que incluyen las necesidades del cliente.iaf. © ISO & IAF 2004 – Todos los derechos reservados www.corrie@bsigroup.nu. la experiencia del auditor y los requisitos del esquema del sector. por favor consulte el documento: Introducción al Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001. Para mayor información sobre el Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup . La información contenida aquí está disponible con propósitos educativos y de comunicación.Conclusión Existen ventajas y desventajas al utilizar las listas de verificación para la auditoría.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup Exoneración de responsabilidad Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobación por parte de la Organización Internacional de Normalización (ISO). Ello depende de muchos factores.iso. Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente dirección de correo electrónico: charles. el Comité Técnico ISO 176. las restricciones de tiempo y costo. El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 no es responsable de los errores. El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 utilizará la retroalimentación por parte de los usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de guía adicionales o si los existentes se deberían revisar.