Manual de Procedimentos Contabilísticos

Junta de Freguesia de Santa Luzia

- Concelho de São Roque do Pico -

MANUAL

DE

PROCEDIMENTOS CONTABILÍSTICOS
DE

JUNTA

DE

FREGUESIA

DE

SANTA LUZIA

Índice
Introdução__________________________________________________________________3 1. Organograma da Junta de Freguesia de Santa Luzia_____________________________4 2. Discriminação de tarefas e funções desempenhadas ao nível contabilístico ___________5
2.1. Órgão executivo..........................................................................................................................5 2.2. Pessoal.........................................................................................................................................7

3. Circuito documental dos principais documentos de suporte contabilístico_____________8
3.1. Guias de recebimento.................................................................................................................8
3.1.1. Guia de recebimento do Fundo Financiamento Freguesias.....................................................................8 3.1.2. Guia de recebimento das transferências e subsídios obtidos...................................................................9 3.1.3. Guia de recebimento de cemitérios.......................................................................................................10 3.1.4. Guia de recebimento de canídeos..........................................................................................................12 3.1.5. Guia de recebimento de juros................................................................................................................13 3.1.6. Guia de recebimento de autenticação de cópias dos documentos .......................................................14 3.1.8. Guia de recebimento de vendas e de serviços prestados.......................................................................15

3.2. Ordem de pagamento...............................................................................................................16 3.3. Folha de remunerações............................................................................................................18 3.4. Guia de reposições abatidas nos pagamentos ........................................................................19 3.5. Requisição interna....................................................................................................................20 3.6. Requisição externa...................................................................................................................21

Conclusão_________________________________________________________________22 _________________________________________________________________________22

Concelho de São Roque do Pico 2

Para a implementação de um Regulamento de Controlo Interno. Caso surja a impossibilidade de segregação de funções. visa garantir a fiabilidade dos registos contabilísticos e facilitar a revisão das operações financeiras. e na nomeação dos respectivos responsáveis pelos diversos serviços. deve atender-se: À identificação das responsabilidades funcionais. autorizadas pelos responsáveis. é imperativa a existência de um Manual de Procedimentos Contabilísticos. nomeadamente para salvaguardar a separação entre controlo físico e o processamento dos correspondentes registos. deverá o órgão executivo adoptar procedimentos de controlo. O circuito documental dos principais documentos contabilísticos descreve os procedimentos de cada documento. também chamado por. devido à insuficiência de recursos humanos. . Este documento é um instrumento de controlo dos procedimentos contabilísticos. como é o caso desta entidade. relacionados com o processo de tomadas de decisões. A atribuição de tarefas e competências ao nível contabilístico. O objectivo desta descrição é o de identificar os intervenientes no processo do documento. especifica os elementos administrativos e os elementos do órgão executivo. desde o facto que deu origem até ao seu arquivo definitivo. segundo a sua hierarquia. em caso de erro ou irregularidade. Este compreende. aos elementos da Junta de Freguesia de Santa Luzia é fundamental para o apuramento de responsabilidades. e os responsáveis pelo seu controlo. Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas. Na definição das funções de controlo. O plano da organização em forma de organograma. o controlo dos procedimentos e registos.Introdução O controlo contabilístico. o controlo hierárquico. controlo administrativo. Ao cumprimento do princípio da segregação das funções. de acordo com as normas legais e princípios de gestão. incluindo as não previstas na lei. de forma a garantir a salvaguarda da legalidade e regularidade.

1. Organograma da Junta de Freguesia de Santa Luzia Presidente Secret�ia Tesoureiro Secretaria Administrativa .

Conferência de dívidas de e a terceiros. Discriminação de tarefas e funções desempenhadas ao nível contabilístico 2. Conferência do processamento de salários. Conferência de registos contabilísticos. Actividades gerais de expediente. Demais tarefas relacionadas com a gestão da autarquia. Conferência de bancos. Conferência de recebimentos. Assinatura de cheques. Conferência de caixa. Autoriza compras.2. Órgão executivo Presidente Tarefas que executa ao nível contabilístico:                   Atendimento.1. Autoriza os movimentos bancários. Acesso ao cofre. Conferência de pagamentos. Conferência da recepção de compras. Conferência do resumo diário de tesouraria/caixa. Autoriza pagamentos. Recepção e abertura do correio. .

Demais tarefas relacionadas com a gestão da autarquia. Conferência de bancos. Diário de tesouraria e caixa. canídeos. Tesoureiro Tarefas que executa ao nível contabilístico:                 Atendimento. Conferência da recepção de compras. Conferência de registos contabilísticos. Acesso ao caixa. Autoriza pagamentos. recenseamento. Actividades gerais de expediente.Secretária Tarefas que executa ao nível contabilístico:          Atendimento. Pagamentos. Acesso ao caixa. Recebimentos. Recebimentos. Conferência do processamento de salários. Conferência de dívidas de e a terceiros. Conferência da recepção de compras. Pagamentos. . Actividades gerais de expediente. atestados. Demais tarefas relacionadas com a gestão da autarquia. Cemitérios. Assinatura de cheques. Autoriza pagamentos. Assinatura de cheques. Conferência de caixa.

Compras Acesso ao caixa. Pessoal Funcionária Administrativa Tarefas que executa ao nível contabilístico:                   Atendimento. Conferência da recepção de compras. Requisições externas. .2. Pagamentos. As demais funções que lhe forem cometidas por despacho do Órgão Executivo. Recebimentos. Diário de tesouraria e caixa. atestados. Conferência de caixa. canídeos.2. Conferência de bancos. recenseamento. Responsável pelos serviços gerais de secretaria. Cemitérios. Recepção e abertura de correio. Depósitos bancários Conferência de dívidas de e a terceiros. Registos Contabilísticos Processamento de salários.

O Fundo Financiamento Freguesias integra as disponibilidades da Junta por transferência bancária.3.1. Procede-se à confirmação da transferência Emite-se a guia de recebimento. Guias de recebimento 3.1. Guia de recebimento do Fundo Financiamento Freguesias Descrição do fluxograma documental: No início do ano a Direcção Geral das Autarquias Locais informa a Junta de Freguesia do montante a transferir nesse ano económico.1. Circuito documental dos principais documentos de suporte contabilístico 3. a instituição bancária informa a Junta mediante o envio do extracto bancário/aviso de crédito. A guia de recebimento e o extracto bancário/aviso de crédito são arquivados. Procede-se à conferência dos documentos e procedimentos contabilísticos. Após o depósito do fundo. Recepção do extracto bancário / aviso de crédito Confirmação do depósito do fundo Emissão da guia de recebimento Secretaria Órgão Executivo Responsável pelo Serviço de Contabilidade Arquivo da guia de recebimento e do extracto Conferência dos procedimentos contabilísticos Órgão Executivo Responsável pelo Serviço de Contabilidade .

Procede-se à conferência dos documentos e dos procedimentos contabilísticos.3. quando se tratar de cheque.2. R. comunica à Junta. O fundo poderá integrar as disponibilidades da Junta por transferência bancária ou por cheque. O cheque poderá ser enviado por correio ou terá de ser levantado nos serviços da entidade que concede o fundo.1. Emite-se a guia de recebimento. A entidade que concede o fundo. No caso de se proceder ao levantamento do cheque. que se encontra em pagamento o valor da transferência. Procede-se ao depósito do meio de pagamento. A guia de recebimento e os restantes documentos são arquivados. à entidade que concedeu o fundo (no caso de transferência bancária e envio de cheque por correio) Recepção do cheque ou levantamento na entidade que concede o fundo. dirigem-se à entidade entregando a guia de recebimento. entrega-se a guia de recebimento Tesoureiro ou outro elemento do órgão executivo Responsável nomeado para o efeito Secretaria/Órgão Executivo Conferência dos procedimentos contabilísticos Arquivo dos documentos Órgão Executivo Responsável pelo Serviço de Contabilidade . Guia de recebimento das transferências e subsídios obtidos Descrição do fluxograma documental: A entidade que concede o fundo. o tesoureiro e um representante da junta de freguesia. Nos restantes casos envia-se a guia de recebimento. comunica à Junta que está em pagamento a transferência Confirmação do depósito do fundo no caso de transferência bancária Emissão da guia de recebimento Órgão Executivo Responsável pelo Serviço de Contabilidade Depósito bancário do cheque (quando aplicável) Envia-se a G.

quando aplicável Presta 豫 o do servi�. Procede-se à emissão do alvará. Os interessados vão à Junta pedir serviços relacionados com o cemitério. Guia de recebimento de cemitérios Descrição do fluxograma documental: Os interessados dirigem-se à Junta. Emite-se a guia de recebimento e recebimento do valor correspondente. Serv. é arquivada. pagamento de quota fúnebre e. Tesouraria Responsável pelo Serviço de Contabilidade Arquivo dos documentos . quando aplicável.1.3. o órgão executivo aprova em reunião de junta. A guia de recebimento. no caso da concessão. Procede-se aos procedimentos contabilísticos e conferência das operações anteriores. quota ou concessão de terrenos Aprovação do serviço/ concessão.3. No caso da concessão. quota ou emiss� do alvar�de concess� Secretaria Órgão Executivo Conferência dos procedimentos contabilísticos É efectuada a cobrança da prestação do serviço Emissão da guia de recebimento Órgão Executivo Resp. correspondente. O órgão executivo aprova a prestação do serviço. quota ou concessão. onde fazem o pedido de serviços relacionados com o cemitério. ou concessão de terreno no cemitério. O interessado dirige-se à Junta para pagamento do serviço.

Responsável pelo Serviço de Contabilidade .

Serv. Procede-se à conferência dos documentos e procedimentos contabilísticos. Tesouraria Responsável pelo Serviço de Contabilidade Arquivo da guia de recebimento Responsável pelo Serviço de Contabilidade . O utente faz o respectivo pagamento da taxa correspondente. Os documentos relativos a esta receita são arquivados. após a verificação da existência do registo.3. contra entrega de comprovativo do recebimento. O utente requisita o licenciamento do canídeo Licenciamento do canídeo e. Emissão da guia de recebimento. Guia de recebimento de canídeos Descrição do fluxograma documental: O utente dirige-se à Junta onde faz o pedido do licenciamento do canídeo. Emissão da licença de canídeo.1. Processamento da licença. se não existir. procedese ao registo do canídeo Emissão da licença do canídeo Secretaria Secretaria Secretaria Conferência dos procedimentos contabilísticos Cobrança do valor da respectiva taxa Emissão da guia de recebimento Órgão Executivo Resp.4.

ou aviso de crédito. Emissão da guia de recebimento. Guia de recebimento de juros Descrição do fluxograma documental: A Junta de Freguesia de Santa Luzia.3. obtém receitas provenientes rendimentos de capital.1. nomeadamente juros.5. Recepção do extracto bancário Confirmação do valor depositado Emissão da guia de recebimento Secretaria Órgão Executivo Responsável pelo Serviço de Contabilidade Arquivo da guia de recebimento Conferência dos procedimentos contabilísticos Responsável pelo Serviço de Contabilidade Órgão Executivo . Confirmação do valor depositado. Recepção do extracto bancário e. A guia de recebimento mais os documentos bancários são arquivados. Procede-se à conferência dos documentos e procedimentos contabilísticos.

Emissão da guia de recebimento. Os documentos relativos a esta receita são arquivados. Tesouraria . conforme os procedimentos legais Emissão da guia de recebimento Secretaria Secretaria Responsável pelo Serviço de Contabilidade Arquivo da guia de recebimento Conferência dos procedimentos contabilísticos Cobrança do valor Responsável pelo Serviço de Contabilidade Órgão Executivo Resp. Cobrança do valor correspondente.6. O serviço é prestado conforme os procedimentos legais. Guia de recebimento de autenticação de cópias dos documentos Descrição do fluxograma documental: A Junta de Freguesia de Santa Luzia obtém receitas provenientes de autenticações de cópias de documentos. Serv.3. O utente faz o pedido da autenticação. Procede-se à conferência dos documentos e procedimentos contabilísticos.1. Pedido do servi� Executa-se o serviço.

Prestação do serviço ou venda. Os documentos relativos a esta receita são arquivados. quando aplicável. Guia de recebimento de vendas e de serviços prestados Descrição do fluxograma documental: Na eventualidade da Junta de Freguesia de Santa Luzia vender algum bem ou executar serviços diversos.1.8. Os interessados solicitam a venda do bem ou a prestação do serviço.3. Cobrança do valor correspondente. Solicita 豫 o da presta 豫 o do servi� e/ou venda Executa-se o serviço e/ou venda Emissão da guia de recebimento Responsável pelo Serviço de Contabilidade Arquivo da guia de recebimento Conferência dos procedimentos contabilísticos Cobrança do valor Responsável pelo Serviço de Contabilidade Órgão Executivo Resp. deverá adoptar os seguintes procedimentos. Autorização da venda ou do serviço. Emissão da guia de recebimento. Tesouraria . Procede-se à conferência dos documentos e procedimentos contabilísticos. Serv.

se correspondem com a requisição externa ou. tira-se uma cópia para juntar ao processo da despesa. e se realmente os bens foram fornecidos ou os serviços prestados. Recepciona-se a factura do fornecedor ou do prestador dos serviços. quer em termos de qualidade e quantidade.3. . Os elementos legalmente autorizados do órgão executivo. Emissão da ordem de pagamento e meio de pagamento. Ordem de pagamento Descrição do fluxograma documental: Após realizados todos os procedimentos legais de execução de despesa. Procede-se à conferência dos documentos e procedimentos contabilísticos. Se for por transferência bancária. assinam a ordem de pagamento e autorizam o meio de pagamento. Se pagamento é realizado por cheque. O Órgão Executivo da Junta de Freguesia de Santa Luzia confere os documentos se estão conforme a autorização prévia de despesa. nota de encomenda ou contrato. Recepciona-se o recibo. fotocopia-se a ordem de transferência. Procede-se à conferência dos elementos da factura. Procede-se ao pagamento por envio de cheque ou os fornecedores dirigem-se à Junta. Arquiva-se a ordem de pagamento e os restantes documentos relativos à despesa.2.

ou documento equivalente.Recepção da factura. do fornecedor e/ou prestador de serviços O Órgão Executivo confere os documentos Emissão da ordem de pagamento e meio de pagamento Secretaria Responsável pelo Serviço de Contabilidade É feito o pagamento Fotocopia-se o meio de pagamento Autorização a ordem de pagamento e o meio de pagamento Responsável pelo Serviço de Tesouraria Responsável pelo Serviço de Contabilidade Órgão Executivo Recepção do recibo Conferência dos procedimentos contabilísticos Arquiva-se os documentos relativos à despesa Responsável pelo Serviço de Contabilidade Órgão Executivo Responsável pelo Serviço de Contabilidade .

A ordem de pagamento e os restantes documentos são arquivados. recibos e folha de remunerações Órgão Executivo Responsável pelo Serviço de Contabilidade Procede-se aos pagamentos Emissão da guia de recebimento e Operações de Tesouraria Autorização do pagamento Responsável pelo Serviço de Tesouraria Responsável pelo Serviço de Contabilidade Órgão Executivo Os funcionários assinam os recibos Conferência dos procedimentos contabilísticos Arquiva-se os documentos relativos a esta despesa Responsável pelo Serviço de Contabilidade Órgão Executivo .3. Efectua-se o processamento de salários Responsável pelo Serviço de Contabilidade Conferência Emissão da ordem de pagamento. recibos. Confere-se os procedimentos contabilísticos. dos documentos e do meio de pagamento. Emite-se a folha de remunerações. por transferência bancária ou por cheque. ordem de pagamento. Processa-se as remunerações.3. Conferência e autorização do órgão executivo. Procede-se aos pagamentos. Folha de remunerações Descrição do fluxograma documental: Apuramento dos salários.

Arquiva-se os documentos. pelo valor devolvido. É anexada a nota de crédito à guia de reposição.3. por esta ter realizado pagamentos indevidos.4. no montante a restituir à Junta. Guia de reposições abatidas nos pagamentos Descrição do fluxograma documental: O fornecedor ou o prestador de serviços. Confere-se os procedimentos contabilísticos. Recepciona-se a nota de crédito do fornecedor É lançada uma guia de reposição do valor devolvido Responsável pelo Serviço de Contabilidade É anexada a nota de crédito à guia de reposição Secretaria Responsável pelo Serviço de Contabilidade Arquiva-se os documentos Conferência dos procedimentos contabilísticos Responsável pelo Serviço de Contabilidade Órgão Executivo . É emitida uma guia de reposições abatidas nos pagamentos. envia à entidade uma nota de crédito.

Se existir os bens em armazém são entregues ao requisitante. Requisição interna Descrição do fluxograma documental: Surgindo a necessidade de bens. desencadeia-se o processo de despesa Se existir em stock. procede-se à entrega do bem . a requisição é encaminha para se proceder à autorização da aquisição. é necessário proceder ao pedido ao responsável pelo serviço de gestão de existências. Necessidade de bens Elaboração da requisição interna Verifica se o bem se encontra em armazém Interessado Responsável nomeado Se não existir em stock.3. se os bens não existirem em stock. O interessado elabora uma requisição interna dirigida ao responsável pelo serviço de gestão de existências.5.

verifica-se as condições de fornecimento dos bens e serviços. verifica-se a existência de dotação disponível.3. Efectua-se a conferência dos procedimentos e registos contabilísticos. Após a escolha do fornecedor ou prestador. Elabora-se a requisição externa. Requisição externa Descrição do fluxograma documental: Surgindo a necessidade de aquisição de bens ou de serviços. Procede-se aos meios legais de escolha dos fornecedores. Arquivo dos documentos. Envia-se a requisição externa ao fornecedor e/ou prestador de serviços. Necessidade de aquisição de bens e/ou serviços Verificação da dotação disponível Procedimentos legais de escolha de fornecedores Órgão Executivo/ Responsável pelo serviço de aprovisionamento Verificação das condições gerais de fornecimento Responsável pelo Serviço de Contabilidade Conferência e registos contabilísticos Elaboração da requisição externa Órgão Executivo Responsável pelo serviço de aprovisionamento Órgão Executivo/ Responsável pelo serviço de aprovisionamento Envio da requisição externa ao fornecedor e/ou prestador Responsável pelo serviço de aprovisionamento Arquiva-se o documento Responsável pelo serviço de aprovisionamento . de forma a relacionar o melhor preço e qualidade. dando cumprimento ao princípio de gestão da economia e eficiência.6.

. aplicável às autarquias locais. tudo que for omisso neste Manual aplicar-se-ão as disposições do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) e na restante legislação em vigor. eficiência e economia. Sempre que se justifique e por razões de eficácia. compete ao órgão executivo. o presente documento pode ser alterado por deliberação do órgão executivo. a resolução de qualquer situação não prevista neste Manual.Conclusão Regra geral. Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação.