INTRODUCCION La importancia de la función organizativa de la administración de una empresa permite conocer toda la información referente a los procedimientos que

s e ejecutan dentro de ella . El presente informe contiene la descripción de las actividades que deben seguirse para la realización de todas y cada de las operaciones dentro de la organización. En MEDOCA los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento de compras y ventas son uniformes y adecuados cumpliendo con las normas y estatutos establecidos por la organización con la vigilancia y revisiones periódicas con el objeto de mantenerlo actualizado porque de ello depende su funcionamiento y por ende el aumento de las ventas y servicios

Agradecimiento
Agradezco a Dios, por otorgarnos el don de la vida, salud y fortaleza para seguir adelante. A nuestros queridos padres por estar con nosotros en las buenas y en las malas, alentándonos constantemente para lograr todos nuestros sueños. A nuestra querida amiga y compañera de estudio Mirian Cecilia Davila que nos ha apoyado siempre. Gracias a la lic. Ilse que fue nuestra guía y apoyo para la terminación de este informe

CAPITULO I

Así como ofrece el más completo respaldo de servicio post-venta donde existe una completa red personal especializada dotada de los recursos necesarios para brindar un servicio óptimo a los clientes. satisfaciendo las necesidades del cliente en el ámbito Agropecuario. con la mejor relación precio/valor y crecimiento sostenido. Gallignani Enorossi Menta y Jan. eficiencia y competitividad. equipos y repuestos agrícola. estratégicamente distribuido en todo el territorio nacional OBJETIVOS: y LA COMERCIALIZACION DE PRODUCTOS 100% ORIGINALES PARA ALCANZAR UNA ACEPTACION EFECTIVA AL CLIENTE.LA EMPRESA IDENTIFICACION: Maquinarias y Equipos de Occidente. Además contando con un amplio stock de repuestos originales al mejor precio del mercado. C. marcas de reconocido prestigio a nivel mundial gracias a la calidad y durabilidad de sus productos en las zonas de Guadualito. El nula. Socopo. contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo nacional. Orgullosos de ser distribuidores de los equipos de las marcas líderes en el mercado agrícola Massey Ferguson y ser distribuidores exclusivos de Kuhn Metasa. C.A.A (MEDOCA). garantizando los más altos niveles de calidad. Colon La Fría. Teniendo el conocimiento. Empresa Filial de Tracto América C. establecida en San Cristóbal Estado Táchira. organización dedicada a la importación y distribución de maquinaria. necesita a la hora de invertir en equipos. A MEDOCA ANTECEDENTES: Maquinarias y Equipos de Occidente. . la experiencia y la vocación de servicio necesaria para brindar la asesoría que el cliente.

es por esto que la organización se fundamenta en las siguientes áreas de servicio: 1. eficiencia. el crecimiento y de posicionarse como una organización líder en el negocio por la calidad de sus productos y por la efectividad de sus esfuerzos orientados a asegurar la satisfacción y expectativas de los consumidores. para lograr la consolidación. Servicio de Asistencia Técnica. como herramientas o enfoques gerenciales.Este es su objetivo principal. Athos y Pascale . VISION Satisfacer las necesidades del cliente en el ambito A gricola garantizando los mas altos niveles de calidad. 3. Servicio de venta de Maquinaria. contando con personal altamente calificado y capacitado en constante preparación dentro y fuero del país. oportuna y rápida para resolver y satisfacer las necesidades del cliente. MISION: Satisfacer y exceder las expectativas del cliente. Servicio de Garantia para la maquinaria adquirida. en un marco de atención y buen servicio. 4. Valores: Los valores. equipos de altísima calidad y gran variedad de modelos en diversos rangos de potencia y precio para atender cualquier necesidad de trabajos agrícolas. han venido ocupando un lugar cada vez más relevante en las teorías y prácticas de la administración en los últimos años. con un alto sentido de pertenencia y trabajo en equipo. a través de un personal capacitado y conocedor de la marca. garantizando una atención personalizada. Servicio de ventas de Repuestos. 2. totalmente originales garantizando asi el valor de la inversión para asegurar buen funcionamiento del equipo a través del tiempo.

o caballaje de fuerza. Son propósitos supremos a los cuales la organización y sus miembros deben dedicar toda su energía´. seguridad y desarrollo). MODELO MF-265-4WD MF-283-4WD MF-291-4WD MF-297-4WD MF-299-4WD Cosechadoras MODELO MF-5650-4WD 73 HP 95 HP 112 HP 129 HP 142 HP . Dedicación PRODUCTOS Tractores de diferente modelos. asi como proveedores. empleados y vecinos destacando siempre: y y y y Honestidad y Respeto. Esos modelos son adquiridos de acuerdo a la necesidad del productor. en todos los aspectos Responsabilidad Calidad la cual se debe reflejarse en nuestros productos y servicios. deben ser amplios en todos los aspectos.definen los valores corporativos como ³reglas o pautas mediante las cuales una compañía exhorta a sus miembros a tener comportamientos consistentes con su sentido de existencia (orden. donde su diferencia es la potencia. y deben darse en igual forma a todos los clientes. según el tama ño de la finca. En Maquinarias y Equipos de Occidente CA (MEDOCA) Los valores de una empresa deben ser aquellos que beneficien en forma global y particular a todas las partes involucradas en la relación de la empresa.

Recoje la cosecha. Rotativas o cortadoras de pasto. Con personal altamente capacitado que recibe formación dentro y fuera del país en las distintas líneas de productos que la organización ofrece en el mercado Repuestos La alta calidad de los productos se debe la uso de repuestos originales. Servicios Dotada de los medios mas avanzados para la atender a los clientes con rapidez y eficacia. Siempre inviertiendo en el desarrollo y en las mejoras de los productos y servicios. Rastras. palas traseras. Estrategicamente distribuidos por toda Venezuela. su amplia cobertura permite que el cliente no tengan que realizar grandes desplazamientos para conseguier el servicio. delanteras enfardadoras. bien por medidos de acuerdo al caballaje del mismo. rastrillos Todos estos equipos son adaptados al tractor. Los repuestos originales de estas marcas se comercializan en embalajes específicos que permiten el rastreo del producto . contiene accesorios de acuerdo a la necesidad del productor. El éxito en el mercado tiene una extrecha relación con el alto valor de durabilidad y desempeño. surquiadoras. Siendo propietario de deposito ampliado obteniendo asi capacidad de reservas para la atención del cliente. subsoladores. Implementos: Arados. abonadoras. (mesas de arroz/sorgo/maíz). Los componentes originales los fabrican los proveedores que llevan certificación ³ISO 9000´ garantizando la calidad de l material y del proceso de fabricación.

Sedes y y y y y y y Sede Principal Barquisimeto Sede Valle la Pascua Sede Calabozo Sede Acarigua Sede Barinas Sede El Vigía Sede San Cristóbal ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La organización posee La Gerencia de Administración representada por la Sra. quien es la persona responsable del funcionamiento y desarrollo de la empresa contando con departamentos de: y y y y Compras Ventas.garantizando el control y la calidad que el cliente ya conoce. . Estos repuestos originales tienen un año de garantía. Servicio técnico Asistencia administrativa. Neida Garcia.

DESCRIPCION DE CARGOS Presidente: Es la encargada de firmar todo tipo de documentos legales y bancarios (es la única firma autorizada dentro de la organización. estrategias mensualmente Asistente de Presidencia: Encargada de procesar. distribuir y canalizar correspondencia. supervisa todas las actividades que realizan durante los procesos de ventas y servicios al cliente Asistente Administrativo: encargada de la parte de ingresos por ventas y procesos contables Contador: Encargada de elaborar los estados financieros de la empresa. así como del proceso de facturación del mismo Servicio Técnico: Es la persona de realizar visitas domiciliadlas a los productores de acuerdo a su solicitud CAPITULO II . Se encarga de fijar o establecer metas. Representante de Compras y Ventas: Persona encargada de realizar las compras de los productos ofrecidos de acuerdo a la rotación de inventario. nomina de empleados. Consultor Jurídico: Encargada de todos los trámites legales de concernientes a la empresa. Gerente Administrativo: Persona encargada de hacer cumplir las metas y objetivos fijadas o establecidas. coordina pagos a proveedores. lineamientos. requerimientos dirigida al presidente.

misión. la cual fue suministrada sin ningún inconveniente y en su totalidad. a quien se le planteo el requerimiento solicitado mostrando receptividad al mismo.-Recoleccion de información: Se solicito información sobre los antecedentes. recorriendo las instalaciones y dando un breve resumen de las actividades de cada departamento de allí funcionan así como la presentación del personal que allí labora. resaltando el área de inventario (compras y ventas) Entrevista al Gerente de Administración 1.Visitas a las Instalación: fuimos recibidas por la gerente. recibidos por la persona encargada Gerente Adminitrativo Sra. ¿Que se necesita para tener un buen stock de inventario? .CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES Presentación del grupo ante la empresa Visita a las instalaciones Recolección de información Entrevista al gerente Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. La cual nos otorgo una nueva cita para conocer un poco más la empresa.. normas y procedimientos de la empresa. 4. 2. 3.Entrevista al Gerente: Se realizo de forma verbal y escrita donde se tomaron en cuenta los productos y servicios ofrecidos por esta empresa. procesos. visión. con la presencia de los integrantes del grupo: Jenny Gutierrez Bleydin Garcia y Belkys Albarracin.-Presentancion del grupo: Se realizo de manera informal.. asi mismo se programo la próxima visita para la realizar entrevista. Neida Garcia.

ya que este mantenimiento se realiza cada 150 horas trabajadas. y para poder cubrir con dicha garantía se debe realizar un informe detallando del problema o irregularidades que se están presentando. ¿Cuáles son los productos que más se compran? Son aquellos que se necesitan para hacer servicio de manteniendo de la maquinaria como son los filtros y aceites. Se necesita tener claro los indicadores de gestión de almacenamiento Tener buen control de las ventas perdidas Se debe tomar en cuenta el punto mínimo y máximo sobre la existencia Se debe tener un control de costos de almacenamientos 2.Se necesita tener un buen control de lo que se compra. ¿Qué frecuencia tiene el movimiento de inventario? Las entradas de inventario (COMPRAS). 3. 7. 12. de lo que llega y de lo que se vende. ¿Porque se realiza un informe de servicio técnico? Al vender la maquina cuenta con un año de garantía. ¿Cómo se realiza la facturación y quien la realiza? El Vendedor la realiza por el sistema automatizado 9. con lineamientos establecidos por la empresa. Cómo se realiza el informe de servicio técnico? Por escrito en un formato numerado correlativamente en original y copia . además si el caso no es por garantía se necesitan saber cuáles son los repuestos necesarios para cubrir la reparación que se presente. ¿Qué formato se tiene para reali zar las compras? Es un formato Automatizado. son realizadas regularmente y las salidas (VENTAS) Fijas diariamente. ¿Quién autoriza las compras? La Gerente Administrativo 6. ¿Quien realiza las entradas al inventario? La Asistente Administrativo 8. (orden de compra) 4. 10. ¿Quien realiza las compras? El Vendedor 5. ¿Cómo se realiza una orden de compra? Por el sistema automatizado con lineamientos establecid os por la empresa y de acuerdo a la rotación del inventario 11. ¿Cómo es la solicitud del cliente a la hora de comprar? Personalizada.

Cuadro Nro. ¿Con que frecuencia se realizan los diferentes in formes? Dependiendo el Cierre diario de Caja.13. se realiza diariamente. 2 Matriz FODA FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS . ¿Cómo se realiza la solicitud de un informe por la alta gerencia? Lo realizamos por escrit o ANALISIS Y RESULTADOS DE LA ENTREVISTA Con esta recolección de datos se puede notar que la empresa MAQUINARIA Y EQUIPOS DE OCCIDENTE (MEDOCA) es una compañía organizada donde se desarrollan los procesos administrativos . Los Cierres Contables. ¿Quien realiza el informe técnico y hacia quien va dirigido? El técnico Mecánico 15. El de Servicio Técnico. se realiza semanal. ¿Cómo es la solicitud del cliente para realizar el requerimiento de servicio técnico? Personalizada y por vía telefónica 14. Así mismo se comprobó que la empresa cuenta con un suficiente recurso humano y financiero para cubrir las necesidades de sus clientes teniendo cono resultado el alcance de sus objetivos que en este caso sería buena atención y servicio al cliente. Se realizan mensualmente 16. de manera eficiente siendo esto una herramienta fundamental para el buen funcionamiento y cumplimiento de la misma.

Está ubicado en un lugar accesible al publico La mercancía cuenta con un seguro al momento de ser trasladada Se cuenta con suficiente stock de maquinarias y equipos Local propio Traslado fácil y rápido del cliente Brinda seguridad al cliente Falta de atención personalizada al cliente Aumento de costo de la mercancía Debido al fácil acceso se congestiona la zona Demora del pago del valor de la mercancía por parte del cliente Deterioro de la mercancía Aumento de credibilidad Demora a la hora del despacho Espacio físico reducido Insuficiencia del personal Agotamiento de inventario Compras innecesarias Personal altamente capacitado Precio competitivo Se cuenta con suficiente recurso económico Fuente propia Bases para financiamiento bancario Cliente satisfecho Calamidad. Nuevas ofertas de trabajo al personal Costos crecientes Inseguridad Posicionamiento del mercado Mercados internacionales . incendios terremotos etc. lluvias.

ambiente de trabajo poco agradable procesos repetitivos donde se pierde tiempo originando una mala atención a los clientes que nos visitan. Por lo tanto es necesario aplicar estrategias para el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidas y así lograr un mejor desenvolvimiento en las actividades administrativas dentro de la empresa.RECOMENDACIONES De la evaluación realizada a la empresa. Al verificar el incumplimiento de normas y procedimientos se puede diagnosticar la situación actual y se observa claramente que no existe ningún instrumento de consulta originando así desorden administrativo. se encontraron algunos aspectos que deben ser mejorados para el buen funcionamiento de los procesos administrativos por lo que se sugiere lo siguiente: ‡ Ampliar el local motivado al crecimiento que esta empresa ha obtenido a corto plazo ‡ Contratar personal de despacho en el area de ventas. . es un proyecto factible puesto que elaboración del manual es para el conocimiento y uso de la empresa. en base a que en la organización existen fallas en cuanto al desarrollo de sus procesos administrativos. Tal como se ha visto. así como a su vez para el desarrollo de su personal. CONCLUSIONES Después de las consideraciones anteriormente expuestas se recomienda crear un manual de normas y procedimientos en la Gerencia Administrativa de la empresa Maquinarias y Equipos de Occidente (MEDOCA).