You are on page 1of 129

Convenţii

:

Pe durata celei de a doua părţi a cărţii, în text se va regăsi şi pictograma . Ea reprezintă un hyperlink către o animaţie ce va putea fi vizualizată executând clic stânga (sau dublu clic stânga, sau CTRL + clic stânga – funcţie de setările sistemului pe care se lucrează). Animaţiile surprind succesiunea de operaţii ce trebuie executate pentru îndeplinirea unei anumite acţiuni în Microsoft Project. Familiarizarea cu Microsoft Project se va face prin urmărirea unui studiu de caz. Textul cuprinde însă şi elemente cu caracter general. Pentru a se marca mai clar zonele în care se face referire directă la studiul de caz, în text a fost inserată pictograma de mai jos.

2

1

Microsoft Project Prezentare generală
Vous allez apprendre sur:  Qu’est que c’est Microsoft Project  Les demandes hard et soft imposés  L’environnement Microsoft Project  Etude de cas sur lequel on va apprendre Microsoft Project

Veţi afla/învăţa despre:  Ce este Microsoft Project.  Cerinţele hard şi soft impuse.  Mediul de lucru Microsoft Project.  Studiul de caz pe baza căruia se va învăţa Microsoft Project.

Ce este Microsoft Project?
Microsoft Project este un produs al firmei Microsoft, dedicat activităţilor de proiectare, urmărire şi optimizare a proiectelor de orice tip. Produsul permite gestionarea exactă a resurselor, planificarea activităţilor, integrarea sub-proiectelor în proiecte, precum şi multiple modalităţi de vizualizare (peste 20) - şi deci urmărire - a evoluţiei proiectelor. Produsul dispune de multiple facilităţi de interfaţare cu alte aplicaţii Microsoft, se integrează rapid în mediul deschis al Internetului şi mai ales dispune de o interfaţă grafică intuitivă şi uşor de învăţat. În tabelul 1.1 sunt prezentate succint cerinţele soft şi hard ale produsului. Tabelul 1.1 Cerinţe hard şi soft pentru Microsoft110 Project

3
Component ă Calculator şi procesor Memorie Hard disk CD/DVD Display Sistem de operare Alte cerinţe soft Cerinţe Calculator personal cu processor Intel Pentium 233-MHz sau mai rapid (Pentium III recomandat) 128 MB RAM sau mai mult 130 MB de spaţiu disponibil ; un supliment de 124 MB va fi solicitat dacă se instalează fişiere cache (optional) CD-ROM sau DVD Super VGA (800 × 600) sau o rezoluţie superioară Microsoft Windows 2000 cu Service Pack 3 (SP3), Microsoft Windows XP, sau mai nou Microsoft SQL Server 2000 cu SP3 sau mai nou, Oracle 8.0.5, Oracle 8i, sau Oracle 9.2 sau mai nou, necesare pentru proiecte stocate în baze de date. Microsoft Office Project Web Access cu Project Professional 2003 (necesită un spaţiu suplimentar de 5 MB pe disc) şi Microsoft Outlook® 2000 sau mai nou, necesar pentru importul de activităţi, calendarul Outlook Funcţionalitatea Internet necesită acces dial-up sau internet de bandă largă ; Browsere Internet: Internet Explorer 5.01 cu SP3 sau mai nou, Internet Explorer 5.5 cu SP2 sau mai nou, sau Internet Explorer 6 cu SP1 sau mai nou (Internet Explorer 6 este recomandat)

Conexiune Internet

Mediul de lucru Microsoft Project
Microsoft Project lucrează într-o fereastră echipată cu tradiţionalele bare de meniuri, de instrumente (toolbars), la care se adaugă un panou lateral stânga ce conţine pictogramebutoane ce permit comutarea într-un anumit mod de vizualizare (din cele câteva zeci existente) a unui proiect. În figura 1.1 se poate vedea cum arată o fereastră Microsoft Project în modul de vizualizare Gantt Chart. Modalităţile concrete de operare vor fi prezentate pe parcursul dezvoltării unei aplicaţii (studiu de caz).

Fişiere Microsoft Project

spaţiu de lucru – workplace (*.mpp) . bază de date proiect (*.mpw). . şablon .template (*.mpt) .4 Microsoft Project operează (netransparent pentru utilizator) cu următoarele tipuri de fişiere:     fişiere fişiere fişiere fişiere proiect (*.mpd) .

după cum poate şi prelua informaţie de la aceleaşi tipuri de fişiere (aplicaţii). Se mai cere subliniat că în cazul proiectelor de mari dimensiuni. . sau chiar text. Access.5 De remarcat că Microsoft Project poate salva componente ale unui proiect şi în formate de tip Excel. se poate recurge la ierarhizarea în sub-proiecte integrate într-un proiect master (conducător).

centralizatoare sau recurente). Nivelarea resurselor supra-alocate. Managementul costurilor (aplicarea de costuri multiple pentru una şi aceeaşi activitate). Alocarea de resurse către activităţi. Multiple forme de vizualizare a proiectului (inclusiv a drumului critic). dar oferă o imagine relativ clară a multiplelor sale valenţe. Definirea şi aplicarea de calendare activităţilor (dar şi resurselor şi alocărilor).6 Utilizarea produsului Microsoft următoarelor operaţii principale:              Project permite efectuarea Definirea de activităţi (obişnuite. Precizarea de relaţii de dependenţă temporală între activităţi. Definirea de resurse (de lucru şi materiale). Studiul de caz – Managementul proiectului de dezvoltare a unui nou produs Pentru exemplificarea utilizării Microsoft Project în managementul proiectelor se va urmări un studiu de caz. Enumerarea de mai sus nu epuizează toate facilităţile pe care le oferă produsul Microsoft Project. Se face de la bun început precizarea că tot ceea ce va urma nu se doreşte a fi un manual de utilizare Microsoft . Înlocuirea repartizării unei resurse. Obţinerea de rapoarte şi schimbul de date (informaţie) cu alte aplicaţii. Definirea de restricţii pentru activităţi (date de începere şi finalizare). Definirea de puncte de reper în derularea unui proiect. Urmărirea derulării proiectului.

precum şi activităţile (cu duratele lor prognozate) sunt: Analiza de piaţă Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei – 2 zile Evaluarea cadrului legislativ – 2 zile Evaluarea tendinţelor în domeniul vizat – 1 zi Situaţia actuală a produselor similare – 3 zile Evaluarea pieţei aprovizionării – 3 zile Analiza concurenţei – 2 zile Studiul de fezabilitate Precizarea temei cu definitivarea necesităţii şi oportunităţii – 1 zi Stabilirea datelor tehnice ale lucrării – 38 zile Stabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelor – 3 zile Stabilirea resurselor – 2 zile Calculul principalilor indicatori tehnico-economici – 3 zile . Definirea studiului de caz Într-o instituţie. Studiul de fezabilitate. Principalele faze ale proiectului sunt:      Analiza de piaţă.7 Project. se doreşte ca în cadrul unui proiect de cercetare aplicativă să se dezvolte un nou produs. Activităţile centralizatoare (numite mai sus faze). Elaborarea unei soluţii noi pentru produs. Realizarea modelului soluţiei propuse. Faza experimentală şi de transfer tehnologic. astfel că recomandăm cititorilor să consulte în paralel şi documentaţii referitoare strict la produsul Microsoft Project [1].

Data de demarare a proiectului va fi 15 noiembrie 2004. materiale – 12 zile Realizarea modelului soluţiei propuse Elaborarea modelului – 15 zile Stabilirea unui lot de test – 15 zile Elaborarea procedurii de laborator – 35 zile Analiza – 0 zile Dotarea cu echipamente – 20 zile Achiziţionarea de materii prime consumabile – 15 zile Faza experimentală şi de transfer tehnologic Experimentarea modelului – 5 zile Concepere prototip – 15 zile Transfer tehnologic – 5 zile Valorizarea rezultatelor – 5 zile Activităţile cu durată zero sunt puncte de reper ale proiectului. Pe parcursul dezvoltării proiectului se vor realiza următoarele:  Definirea de activităţi.8 Elaborarea unei soluţii noi pentru produs Elaborarea planului şi a schemelor – 8 zile Întocmirea documentaţiei tehnologice a noului produs – 12 zile Analiza . cinci zile pe săptămână. alocarea acestora. definirea de  . organizarea lor pe grupuri.0 zile Dotări cu echipamente – 10 zile Achiziţionare materii prime. Întregul proces va avea o durată estimată de circa 35 de luni. Se porneşte de la ipoteza că se lucrează 8 ore pe zi. precum şi a relaţiilor de succesiune temporală dintre ele (Capitolul 2 . Se va ţine cont de sărbătorile legale. precizarea duratelor acestora. Detalii suplimentare legate de resurse şi alocarea acestora vor fi precizate pe parcursul dezvoltării studiului de caz. Introducerea resurselor.Programarea activităţilor). precizarea costurilor lor.

ajustarea detaliilor despre repartizări (alocări). aplicarea de costuri diferite pentru aceeaşi activitate. nivelarea resurselor supraalocate. înlocuirea unei resurse (Capitolul 3 . crearea şi editarea tabelelor. de activităţi repetitive (Capitolul 2 – Programarea activităţilor). Monitorizarea desfăşurării proiectului. salvarea proiectelor în alte formate (Capitolul 4 – Urmărirea desfăşurării proiectului). publicarea pe web. stabilirea disponibilităţii unei resurse.9 calendare.Urmărirea desfăşurării proiectului). identificarea activităţilor care depăşesc bugetul (Capitolul 4 . copierea de informaţie din Microsoft Project. gruparea şi filtrarea datelor. înregistrarea volumului de muncă. Sortarea datelor dintr-o vizualizare. ajustarea datelor de începere şi terminare a activităţilor.Managementul resurselor). imprimarea vizualizărilor.    . definirea de vizualizări particularizate. Ajustarea timpului de lucru pentru resurse.

Alocarea resurselor . Modificarea modului de lucru se face cu ajutorul câmpului Project  Project Information.1. În figura 2. Resurse . dar este posibilă şi „curgerea” inversă. Crearea unui proiect nou Implicit desfăşurarea proiectului se derulează pornind de la o dată de start. Vor fi descrise fazele de precizare a datei de începere a proiectului precum şi stabilirea calendarului de lucru. Calendare. duratele acestora. Introducerea şi organizarea activităţilor Pentru crearea unui nou fişier proiect. În această fază se vor furniza Microsoft Project numele activităţilor. Tot acum se poate face o verificare a duratei totale a proiectului (după ce s-au precizat . Activităţi . se poate vedea cum este posibilă setarea desfăşurării proiectului într-un sens sau în altul. pornind înapoi de la data de încheiere. legăturile (de tip succesiune temporală) dintre ele. Costuri .10 2       Programarea activităţilor Vous sur: allez apprendre  La création des nouveaux projets  Activités et Ressources  Coûts  Allocation des ressources  Calendriers Veţi afla/învăţa despre: Crearea de noi proiecte . Introducerea activităţilor se face cel mai adesea folosind vizualizarea de tip Gantt. se vor parcurge etapele ilustrate de animaţia de mai jos.

În câmpul Task Name se completează numele activităţilor. minute. Dacă nu. Aceasta se poate exprima în luni. se verifică dacă tipul de vizualizare este de tip Gantt Chart. săptămâni. În câmpul Duration se specifică durata activităţii.   Figura 2. se utilizează „butonul” omonim (vezi imaginea alăturată) de pe panoul lateral stânga.1 Sensul de desfăşurare a unui proiect . zile.11 duratele şi legăturile dintre activităţi) şi se pot defini activităţi centralizatoare sau puncte de reper (milestones) în evoluţia proiectului. Pentru introducerea activităţilor se vor parcurge etapele următoare:  După deschiderea unui document nou. ore.

Odată cu completarea denumirilor [activităţilor] şi a duratelor de timp.m. sau em (minute consumate) ş. se vor completa automat datele de început şi respectiv de sfârşit ale fiecărei activităţi – iniţial pornind de la prezumţia (evident puţin probabilă) că toate activităţile încep la aceeaşi dată.2 Continuarea introducerii activităţilor Primele 6 activităţi pot fi subsumate unei activităţi centralizatoare. Se va începe şi trasarea diagramei Gantt. Figura 2. Se poate ajunge la o situaţie de tipul celei din figura 2.12 Introducerea activităţilor În timpul lucrului se vor folosi prescurtările (în limba engleză) ale acestor unităţi de timp: mo (luni). Dasupra activităţii selectate se va insera un rând gol. Se selectează câmpul New Task.d.2.a. Aceasta va avea o durată ce va depinde de duratele şi de înlănţuirea activităţilor subsumate. w (săptămâni). h (ore). d (zile). În acesta se va scrie în câmpul Task Name numele activităţii . Pentru definirea unei astfel de activităţi se va proceda astfel:    Se selectează activitatea Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei şi se execută clic dreapta. m (minute).

3 Definirea unei activităţi centralizatoare Pentru o mai bună clarificare a celor spuse se recomandă urmărirea animaţiei declanşate printr-un clic pe pictograma de mai jos: Definirea unei activităţi centralizatoare Se va continua cu introducerea de activităţi simple. pentru activităţi s-au precizat numai durate. Se selectează toate activităţile subsumate. Durata acesteia se prescrie automat la o anumită valoare însoţită de un caracter „?”.13 centralizatoare. sau după un anumit interval).3 se poate vedea rezultatul final. alte activităţi trebuie să înceapă înainte ca altele să se termine pentru a asigura o bună sincronizare. nu şi modul în care activităţile se succed. În figura 2.4. Ca rezultat. Este o problemă de analiză extrem de importantă .  Figura 2. toate activităţile încep în acelaşi moment (vezi figurile 2. respectiv centralizatoare. se execută clic dreapta şi se foloseşte câmpul Indent al meniului pop-up. Stabilirea relaţiilor activităţi de dependenţă temporală între Până acum. ceea ce fireşte nu este în concordanţă cu realitatea.4). până se va ajunge la situaţia prezentată în figura 2.3 sau 2. Unele activităţi pot începe numai după ce altele s-au terminat (imediat.

Figura 2.14 şi de modul cum ea este abordată şi soluţionată depinde în mare măsură buna desfăşurarea a proiectului.4 Completarea cu activităţi a proiectului .

1. Tabelul 2.1 Relaţiile de dependenţă temporală .15 Relaţiile de dependenţă temporală sunt descrise în tabelul 2.

problema stabilirii relaţiilor de dependenţă se rezolvă astfel:  Se „eliberează” coloana Predecessors (imediat în dreapta coloanei Finish). Acest lucru se face prin „tragerea” .16 Relaţia Sfârşit ⇒ Început (Finish ⇒ Start) FS Început ⇒ Început (Start ⇒ Start) SS Sfârşit ⇒ Sfârşit (Finish ⇒ Finish) FF Început ⇒ Sfârşit (Start ⇒ Finish) SF Semnificaţi e O activitate începe când se termină precedenta Reprezentare în diagrama Gantt Activităţile încep simultan Activităţile se termină simultan Data de începere a activităţii predeceso are determină data terminării activităţii succesoare Din punctul de vedere al Microsoft Project.

Acest lucru nu este strict obligatoriu. Efectele operaţiilor descrise se vor simţi pe coloana Predecessors dar şi pe zona diagramei Gantt. Un simplu clic pe o celulă a coloanei Task Name va produce o listă derulabilă din care se poate selecta numele activităţii precedente. Un clic pe coloana Type va deschide o altă listă derulabilă cu ajutorul căreia se va alege tipul de dependenţă. Din meniu pop-up ce se deschide se alege câmpul Task Information. Se selectează o activitate şi se face clic dreapta. dar este indicat pentru că va permite vizualizarea tuturor setărilor. Aici se activează secţiunea Predecessors. respectiv început al activităţilor implicate. decalajul este nul.   Figura 2. Se va deschide caseta de dialog omonimă (vezi figura 2.6 Fixarea dependenţelor temporale . Se va ajunge la o situaţie de tipul celei prezentate în figura 2.17 marginii din dreapta a panoului ce conţine diagrama Gantt (vezi figura 2.6). Cu un procedeu similar se va stabili pe coloana Lag (lag = întârziere) care să fie decalajul în timp între momentele de sfârşit.5 Ajustarea spaţiului de lucru Figura 2.5). Dacă nu se precizează explicit.7.

se recomandă urmărirea animaţiei de mai jos. materiale să se finalizeze. Aceasta poate să înceapă cu 3 zile înainte ca activitatea 18: Achiziţionare materii prime.7 Diagrama Gantt după fixarea dependenţelor temporale Pentru o mai bună clarificare a procedurii de definire de dependenţe temporale. Precizarea unei relaţii de succesiune între două activităţi . Aceasta prezintă procesul de „poziţionare” în timp a activităţii 20: Elaborarea modelului.18 Figura 2.

aceasta este simbolizată printr-o prescurtare (de tipul celor prezente în tabelul 2. astfel încât să se ajungă la o situaţie ca aceea prezentată în figura 2. cu un anumit număr de zile – dar poate fi şi pozitivă –ceea ce ar însemna că o activitate începe. după ce a trecut un număr de zile de la terminarea precedentei). Din motive de spaţiu. Cifrele din coloana Predecessors semnifică numărul activităţii precedente.1) şi prin decalajul de timp (care în cazul exemplelor este negativ – ceea ce înseamnă că o activitate începe mai devreme decât se termină alta.8. Acolo unde se prescrie şi o întârziere. aşa cum apare el în prima coloană a tabelului. sau o anumită relaţie de dependenţă temporală. de exemplu. de exemplu.8 Tabloul complet al relaţiilor dintre activităţi . Figura 2.19 Se va urmări în coloana Predecessors cum este înscrisă această dependenţă. Urmând aceeaşi procedură se vor defini relaţii de dependenţă între activităţi. nu se poate vizualiza întreaga diagramă Gantt.

S-ar obţine o imagine de tipul celei din figura 2.9 (care reprezintă numai o parte din proiectul analizat). Figura 2.20 O mai clară imagine a raporturilor temporale între activităţi se poate obţine vizualizând diagrama Gantt.9 Diagrama Gantt a proiectului .

Una dintre concluzii este că pentru definirea unui punct de reper este suficient să se introducă o nouă activitate cu durata 0.21 Definirea unor puncte de reper (milestones) în proiect Punctele de reper în cadrul unui proiect sunt evenimente cu durată 0. Orice activitate cu durata 0 devine automat un punct de reper. primirea de fonduri etc). Este însă posibil ca o activitate oarecare (cu durată) să fie definită ca punct de reper. un raport. Definirea unui punct de reper prin inserarea unei noi activităţi se face astfel: . un audit. Ele nu consumă resurse şi au rolul de a marca un moment important într-un proiect (de exemplu o evaluare.

italic. Dacă se doreşte evidenţierea punctului de reper. culoare etc.10.22    Se inserează o nouă activitate. Figura 2. Se atribuie noii activităţi durata 0. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se inserează o nouă activitate ca punct de reper. Definirea unui punct de reper prin asocierea la o activitate deja existentă. Se selectează activitatea nou creată şi cea precedentă şi se apasă butonul Link Tasks . Inserarea unei noi activităţi ca punct de reper În cadrul studiului de caz se va mai defini un punct de reper (numit ca şi primul Analiză). Atenţie: Legarea unei noi activităţi de tip punct de reper de precedenta este extrem de importantă. se face astfel:    Se selectează activitatea care va deveni punct de reper. Se va urmări în animaţie şi cum se reprezintă un punct de reper în diagrama Gantt.10 Jumătatea inferioară a activităţilor proiectului . jumătatea inferioară a activităţilor proiectului ar trebui să arate ca în figura 2. imediat după activitatea 23. Elaborarea procedurii de laborator.). altminteri va fi afectată durata proiectului. se selectează denumirea şi i se aplică formatarea dorită la nivel de caracter (aldin. Se execută clic dreapta pe numele activităţii şi se foloseşte câmpul Task Information. După introducerea celor două puncte de reper. În secţiunea Advanced se marchează câmpul Mark task as milestone.

În caseta de dialog Project Information se apasă butonul Statistics. Rezultatul se poate vedea în figura 2.23 Verificarea duratei proiectului Pentru verificare duratei proiectului se vor parcurge următorii paşi:   Se execută clic pe câmpul Project Information din meniul Project.11 Verificarea duratei proiectului . Figura 2. Se observă clar datele de început şi sfârşit ale proiectului.11.

12 Vizualizarea proiectelor La limită se poate opta chiar pentru vizionarea întregii durate a proiectului pe un singur ecran (cu consecinţele legate de claritatea reprezentării). aşa cum se poate vedea în figura 2.12). .13. Figura 2.24 Controlul vizualizării diagramei Gantt Stabilirea nivelului de detaliu la care se poate vizualiza diagrama Gantt se face cu ajutorul câmpului Zoom din meniul View (vezi figura 2.

13 Diagrama Gantt pentru întregul proiect Introducerea unei zile de sărbătoare (nelucrătoare) Graficul de timp al derulării proiectului porneşte de la prezumţia implicită că săptămâna are cinci zile de lucru. . fără pauză de masă).25 Figura 2. ziua de lucru are 8 ore (începe la 8 şi se termină la 16.

La fel se va proceda pentru zilele de 31 decembrie şi respectiv 2 mai 2005.). . se vor defini ca zile nelucrătoare. Microsoft Project permite şi definirea unor zile nelucrătoare (concedii. care începe pe 15 noiembrie 2004. zile de sărbătoare etc. În caseta de dialog omonimă (vezi figura 2.15.vezi figura 2. Pentru studiul de caz analizat. ziua 30 şi se „bifează” butonul radio Nonworking time. datele de 30 şi 31 decembrie.26 Aceste setări se pot modifica la nivelul unei zile individuale de lucru. după cum permite şi definirea de zile lucrătoare „scurte”. Figura 2.14 Introducerea unei zile de sărbătoare Se observă că tot aici se poate defini pentru o anume zi un timp de lucru nestandard (Nondefault working time) . precum şi ziua de 2 mai.14) se caută luna decembrie. Pentru aceasta se va utiliza câmpul Tools  Change Working Time.

este nevoie de resurse: oameni. materiale. Figura 2. ziua de debut a anului fiscal (Fiscal year starts in:). ora de începere a programului (Default start time:). urmând ca într-o a doua fază să se facă alocarea (repartizarea) lor la/către activităţi. număr de ore de lucru pe zi (Hours per day:). consumabile etc. în cadrul Microsoft Project.16): ziua în care începe săptămâna de lucru (Week starts on:).16. s-a optat pentru săptămâna ce începe lunea (şi nu duminica.27 Apăsarea butonului Options. aşa cum se consideră implicit). Procesul poate fi abordat în două maniere:  Introducerea resurselor. să fie nu numai precizate (introduse). fără să se ţină seama de activităţile pe care le vor „deservi”. În figura 2. Aceste resurse pot. Tot acum s-a setat ca implicit şi programul zilnic care începe la ora 8 dimineaţa şi se termină la ora 16 (deci fără pauză de masă). maşini. dar şi repartizate (alocate) către activităţi.15 Precizarea unui program nestandard pentru o anumită zi Introducerea şi alocarea (repartizarea) resurselor Pentru ca un proiect să se poată desfăşura. număr de ore de lucru pe săptămână (Hours per week:) şi numărul de zile lucrătoare pe lună (Days per month:). ora de sfârşit a programului (Default end time:).  . Introducerea resurselor direct pentru o anume activitate (se elimină astfel faza de alocare ca etapă distinctă). permite stabilirea de noi setări globale relative la proprietăţile calendarului de lucru folosit (vezi figura 2.

16 Fixarea proprietăţilor calendarului de bază Metodele nu sunt logic absolut echivalente. Prima [metodă] urmează –mai ales în cazul resurselor umane .28 Figura 2. în vreme ce a doua urmează o abordare de tipul „determinăm de ce avem nevoie pentru proiect”.un raţionament de forma „vedem ce resurse avem şi apoi le alocăm”. Introducerea resurselor .

dar se poate la fel de bine scrie Inginer. în timp ce resursele materiale sunt consumabile utilizate pe parcursul vieţii proiectului. pentru că el precizează disponibilitatea unei resurse pentru proiect. Câmpul Max Units prezintă o importanţă specială. Completarea tabelului Resource Sheet se face cât se poate de intuitiv. dacă pentru finalizarea unei activităţi prevăzută să dureze 4 zile lucrează o persoană cu alocare 100%. Introducerea resurselor se face în mediul Resource Sheet. Astfel o valoare de 100% pentru o persoană (resursă umană) înseamnă că 100% din timpul acestei resurse (persoane) este disponibil pentru lucrul la proiect. Initials şi Max Units. Astfel în Resource Name se poate scrie Ionescu Vasile. sau pot fi identificate prin nume generice de profesii/calificări.17). sau ca fracţiuni de unitate – pentru setare se foloseşte câmpul Options din meniul Tools. Pentru aceasta se apasă butonul: de pe banda laterală stânga (ce permite comutarea între diverse modalităţi de vizualizarea a unui proiect). Type. . În tabelul astfel vizibil se vor completa în prima fază doar coloanele Resource Name. În studiul de caz prezentat s-a optat pentru cea de a doua variantă. Câmpul Type se va completa prin selecţie dintr-o listă derulabilă cu două intrări (Work – pentru resurse de lucru. atunci pe durata celor 4 zile. respectiv Material – pentru resurse materiale).29 Microsoft Project operează cu două tipuri de resurse: [resurse] de lucru şi [resurse] materiale. acea persoană va fi disponibilă 8 ore pe zi * 4 zile = 32 ore pentru proiect. Resursele umane (de personal) pot fi nominalizate în coloana Resource Name. Câmpul Max Units va conţine valori exprimate procentual. Astfel. Resursele de lucru sunt reprezentate de personalul şi echipamentele implicate în derularea proiectului. secţiunea Schedule din caseta de dialog Options (vezi figura 2.

Introducerea resurselor de tip echipamente Pentru resursele de tip echipament se vor completa aceleaşi câmpuri ale tabelului Resource Sheet ca şi în cazul resurselor de lucru. Pentru coloana Type s-a păstrat valoarea implicită Work. Se menţionează că în cazul resurselor de tip echipament. Introducerea unei resurse de tip personal Deocamdată nu s-au completat efectiv decât coloanele Resource Name. acestea pot fi utilizate chiar şi în regim continuu (24 ore pe zi). dacă acest lucru este necesar şi tehnic posibil. vezi figura 2. Initials şi eventual s-a modificat valoarea implicită de 100% de pe coloana Max Units (pentru valori ale acestui câmp.30 Figura 2. .17 Stabilirea modului de contorizare a alocărilor Introducerea resurselor de lucru (de personal) În animaţia de mai jos s-a prezentat procesul de introducere a unei resurse de tip personal.18).

resursele de tip echipamente vor completa tabloul Resource Sheet. .19.31 Pentru studiul de caz considerat. aşa cum se poate vedea în figura 2.

32 .

Acestea nu au fost până acum completate (s-au păstrat valorile implicite). normale (Standard Rate). Accrue At. Rate (Overtime Rate) se vor folosi pentru înregistrarea cheltuielilor cu resursele de lucru. Rate. sau pentru ore suplimentare . iar în coloana Max.19 Resursele de tip echipamente Introducerea resurselor materiale (de tip consumabile) Resursele materiale sunt cele care pe parcursul derulării proiectului se consumă. Cost/Use.33 Figura 2. Rate (Standard Rate) şi Ovt. Base Calendar.20.20 Resursele materiale Introducerea costurilor resurselor Analiza tabelului Resource Sheet impune câteva comentarii legate de coloanele: Std. Ele se introduc aşa cum s-a făcut cu resursele de lucru. Rate. Ovt. Units nu se completează nimic Tabelul Resource Sheet se va completata cu resursele materiale aşa cum se poate vedea în figura 2. Câmpurile: Std. cu deosebirile că în coloana Type se va opta pentru cuvântul Material. Figura 2.

Rubrica Cost/Use se va folosi pentru înregistrarea cheltuielilor cu resursele de lucru de tip echipament. Coloana Accrue At (cu variantele Start. în vreme ce calendarul de tip Standard este cel care descrie o zi de lucru de 8 ore (desfăşurată după un anumit program orar). jurnalieră (day). Calendarul de tip 24 Hours se va utiliza în cazul în care o resursă poate fi utilizată pe parcursul a trei schimburi. se va completa unitatea de măsură a consumului pentru resursele de tip material (topuri de hârtie. Pentru situaţia concretă a studiului de caz considerat. O altă remarcă este legată de faptul că pentru resursa 17 (desenator 1). End) specifică momentul de timp la care se vor înregistra cheltuielile: la începutul. Câmpul Base Calendar stabileşte tipul de calendar ce va fi utilizat: 24 Hours. respectiv la sfârşitul activităţii căreia resursa i-a fost alocată. . Acestea se vor înregistra în rubrica Cost/Use. în Resource Sheet s-a fixat procentul de disponibilitate de la 100% la 120%. dar tot ele pot genera cheltuieli de tipul unor taxe de pregătire. Se atrage atenţia şi asupra faptului că în coloana Material Label. sau orară (hr).34 (Overtime Rate). de exemplu dacă desenatorul va efectua ore suplimentare. cartuşe de toner. costurile din rubrica Cost/Use se precizează relativ la unitatea de măsură evidenţiată în coloana Material Label. zile sau săptămâni. cel de tip Night Shift se va utiliza pentru o resursă folosită pe durata unui schimb de noapte.21. În principiu şi aceste resurse pot genera cheltuieli raportate pe ore. Această modificare poate avea loc. litri de vopsea. întreţinere. Prorated. în timpul. Cheltuielile se pot înregistra pe o bază săptămânală (wk). kilograme de materiale metalice). în tabelul Resource Sheet costurile vor fi cele din figura 2. respectiv Standard. Night Shift. Modificarea s-a făcut pentru a justifica completarea – pentru această resursă a unor cheltuieli salariale de tip ore suplimentare (Overtime). Ultima observaţie este legată de faptul că în cazul resurselor de tip materiale.

ocazionată de pregătirea presei pentru lucru. vopsea. Astfel. pentru resursa 30.35 Se atrage atenţia asupra următoarelor completarea tabelului Resource Sheet:  detalii legate de     Costurile pentru resursele de lucru se introduc întotdeauna raportate la o unitate de timp. astfel că pentru costuri s-a făcut o estimare generală. în afară de costurile exprimate la nivel de zi (pe baza preţului şi a amortizării). atunci se va face setarea cu ajutorul meniului Tools. inginer mecanic. în coloana Std. Pentru resursa 24. ceea ce explică valoarea de 60000 lei/oră în câmpul Ovt. Rate. câmpul Options. altminteri. implicit valuta considerată va fi $). pentru resursa 1. Pentru resursa 17. s-a optat pentru facturarea cheltuielilor la începutul sau la sfârşitul activităţii care face uz de resursele respective. Simbolul „lei” se va insera automat (numai dacă sistemul a fost setat pentru România. Pentru resursele de tip echipament sau consumabile. presa hidraulică. . Dacă se doreşte folosirea unei alte valute decât leul. Rate se va scrie 100000/hr (ceea ce fireşte înseamnă 100000 lei/oră).21. Se pot folosi şi alte unităţi de timp: ziua (day). a mai apărut şi o cheltuială de 1500000 lei (în câmpul Cost/Use). nivelul de alocare este 120%.Rate se referă la unitatea de facturare care apare în coloana Material Label. Astfel. sau luna (mon). desenator 1. În privinţa costurilor pentru materiale (consumabile). astfel că soluţia aleasă a fost cea a orelor suplimentare. Pentru resursele 29 şi 33. preţul de 60000 lei de pe coloana Std. Organizarea resurselor pe grupuri În coloana Group este posibil să se indice apartenenţa resursei respective la un anumit grup de resurse. Rate este al unui litru (aşa cum se precizează pe coloana Material Label). preţurile ce apar în coloana Std. zona Currency options. nu se precizează nici o unitate de măsură. Se propune o structură de tipul celei ce apare tot în figura 2. săptămâna (wk). secţiunea View.

Este posibilă inserarea de noi câmpuri (coloane). Alegerea tipului de câmp (coloană) – text1. Birotică. dar şi grupe care includ resurse materiale. Secretariat. se va crea o nouă coloană. Materiale. Tehnic-concepţie. Introducerea de informaţii suplimentare despre resurse Structura tabloului Resource Sheet nu este rigidă. În cazul exemplului de lucru. Această nouă coloană se va numi Personalizare şi va conţine numele persoanelor „din spatele” identificatorilor de tip inginer mecanic. IT. Utilaj. alegere din meniul pop-up a câmpului Insert Column. Se vede că există grupuri care includ resurse de lucru.36 Se poate observa în sinteză că au fost create următoarele grupuri:         Management. . Pentru inserare se va proceda aşa cum se poate vedea în animaţia ce urmează: Inserarea unei noi coloane în Resource Sheet Ordinea operaţiilor surprinse de animaţie este următoarea:    Selecţie coloană în stânga căreia se va insera coloana nouă (clic stânga pe numele coloanei). situată imediat în dreapta celei numită Resource Name. Clic dreapta. Tehnic-execuţie. care să permită introducerea de informaţii suplimentare despre resurse. economist etc.

37   Precizarea numelui noii coloane (Personalizare). Stabilirea opţiunilor de aliniere a conţinutului celulei cap de coloană (Align Title).21 Grupuri de resurse (unele coloane au fost ascunse din motive de spaţiu) . Figura 2. astfel că se va ajunge în cazul exemplului considerat la o situaţie ca aceea din figura 2. precum şi a lăţimii coloanei (câmpului). În continuare.22. respectiv celulă cu date (Align Data). noile celule create se completează.

22 Informaţii suplimentare despre resurse .38 Figura 2.

zile. ea primeşte o durată. În general. Când o activitate a fost creată (definită). Deîndată ce mai multe resurse sunt alocate unei activităţi. Când i se asociază o resursă. durate. sau grade de disponibilitate (procentuală) a resurselor. costuri (ale resurselor) pe unitatea de timp. volumul de muncă se calculează cu formula: Durată x Unităţi de alocare = Volum de muncă . când unei activităţi i se alocă o singură resursă cu normă integrală (100%). Nu s-a realizat însă o repartizare a resurselor. i se atribuie de fapt volum de muncă. săptămâni. fiecare vine cu volumul său [de muncă] şi suma acestora nu reprezintă durata activităţii. dar volumul de muncă şi durata unei activităţi nu sunt acelaşi lucru decât în cazul particular.39 Alocarea resurselor Până acum s-a vorbit despre resurse. Volumul de muncă se măsoară tot în unităţi de timp (ore. luni).

Exemplu: Durata prevăzută a unei activităţi este de 100 ore. dacă durata unei activităţi este de 24 ore şi ei i se alocă două resurse. Mai jos se prezintă un exemplu concret de utilizare a programării determinată de efort. Alocarea resurselor multiple se face utilizând implicit programarea determinată de efort.40 Astfel. adică 100 ore. Activităţii i se alocă o resursă suplimentară. una cu grad de alocare 75% şi una cu grad de alocare de 50%. Conform acestei metode. indiferent de numărul de resurse alocate (repartizate). Adăugarea (sau ştergerea) unei resurse (la/de la o activitate) va determina însă scăderea (sau creşterea) duratei activităţii şi redistribuirea volumului de muncă între resurse. în condiţiile în care i s-a alocat o resursă cu gradul de alocare 100%. cu grad de alocare de 25%. Nuanţele apar când se repartizează resurse multiple către o activitate. lucrurile sunt uşor de urmărit.25= 80 ore . atunci volumul de muncă va fi: 24 x 125% = 30 ore În cazul repartizării unei singure resurse către o activitate. În aceste condiţii volumul de muncă va fi: 100 ore x 100% = 100 ore Durata activităţii este egală cu volumul de muncă. se poate scrie: 100 ore = durată x 100% + durată x 25%. Atunci volumul de muncă rămânând acelaşi. volumul de muncă al unei activităţi rămâne constant. de unde rezultă noua durată a activităţii: 100/1.

Revenind la exemplu precedent. 80 + 20 =100 ore. Sunt situaţii când alocarea (repartizarea) de resurse se face cu metoda programării determinată de efort inactivă. dar volumul de muncă va fi: 100 ore x 100% + 100 ore x 25% = 125 ore Fiecare resursă va consuma un volum de muncă egal cu: 100 ore x 100% = 100 ore 100 ore x 25% = 25 ore Fiecare resursă va lucra 100 ore (durata activităţii). În cazul programării determinată de efort inactivă. alocarea de noi resurse nu reduce durata activităţii. În continuare se va trece la repartizarea de resurse pentru studiul de caz considerat. atunci calculele ar fi cele prezentate în continuare. durata se va menţine. alocarea de noi resurse nu reduce durata activităţii. dacă. În sinteză. durata activităţii nu se va modifica. se poate spune că. dar creşte volumul de muncă consumat de activitate. Stabilirea activării sau nu a acestei metode de repartizare a resurselor se face în funcţie de specificul fiecărei activităţi spre care se canalizează resurse. creşte însă volumul de muncă al activităţii. Prin alocarea unei noi resurse. Volumul de muncă iniţial (când exista o singură resursă alocată 100%) este de 100 ore. Nu întotdeauna programarea determinată de efort modelează corect alocarea de resurse.41 Fiecare resursă va consuma un volum de muncă egal cu: 80 x 100% = 80 ore 80 x 25% = 20 ore Se vede că volumul de muncă al activităţii rămâne acelaşi. dar va scădea volumul de muncă consumat de activitate. cu grad de alocare 25%). Pentru aceasta . Fireşte în cazul ştergerii unei resurse. programarea determinată de efort este inactivă. egal cu durata activităţii. dacă alocarea s-ar face cu metoda programării determinată de efort inactivă.

gradul de alocare (câmpul Units) şi volumul de muncă (câmpul Work). Figura 2. Repartizarea unei resurse 1 . Se remarcă prezenţa câmpului Effort driven. Vizualizarea Task Form furnizează informaţii despre toate variabilele formulei de programare: durata (câmpul Duration). Vizualizarea Task Entry combină vizualizarea de tip Gantt (în partea superioară a ferestrei) cu cea Task Form (în partea inferioară).24. Acest lucru se face prin apăsarea butonului More Views de pe bara laterală stânga. care este implicit activ. urmată de alegerea vizualizării de tip Task Entry (vezi figura 2.42 este necesară modificare modului de vizualizare a proiectului.23 Vizualizarea Task Entry Ecranul Microsoft Project va arăta atunci ca în figura 2.23). Repartizarea unei resurse se face prin parcurgerea etapelor ilustrate de animaţia de mai jos.

Se va mai urmări şi cum sunt marcate resursele pe diagrama Gantt. astfel că durata iniţial prevăzută a activităţii nu s-a modificat (2 zile).24 Vizualizare combinată .43 S-a putut observa că s-au repartizat două resurse de tip lucru (personal) cu programarea determinată de efort activă. Figura 2. Se atrage în mod special atenţia asupra modului în care s-a făcut repartizarea celor două resurse.

44
Butonul OK s-a apăsat abia după ce s-au alocat ambele resurse. În animaţia de mai jos se va vedea ce se întâmplă când nu se procedează aşa şi se apasă butonul OK după introducerea fiecărei resurse. Acest al doilea mod de lucru corespunde de fapt adăugării unei resurse, ceea ce în cazul programării determinată de efort activă va produce scăderea duratei activităţii către care se repartizează resursele.
Repartizarea unei resurse 2

Se vor aloca în continuare resursele după modelul descris mai jos: Analiza de piaţă Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei Inginer mecanic – 100% Inginer tehnolog – 100% Traducător – 25% Evaluarea cadrului legislativ Jurist – 50% Evaluarea tendinţelor în domeniul vizat Inginer mecanic – 100% Economist – 75% Situaţia actuală a produselor similare Inginer mecanic – 100% Inginer tehnolog – 100% Evaluarea pieţei aprovizionării Economist – 75% Secretară – 50% Analiza concurentei Economist – 75% Studiul de fezabilitate

45
Precizarea temei, cu definitivarea oportunităţii Inginer mecanic – 100% Inginer tehnolog – 100% Economist – 75% Stabilirea datelor tehnice ale lucrării Inginer tehnolog – 50% Tehnolog – 50% Dactilograf 1 – 100% Secretară – 50% Stabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelor Inginer mecanic – 100% Inginer tehnolog – 100% Tehnician 1 – 100% Proiectant – 100% Desenator 1 – 100% Dactilograf 1 – 100% Secretară – 50% Stabilirea resurselor Economist – 75% Inginer tehnolog – 50% Tehnolog – 50% Dactilograf 1 – 100% Secretară – 50% Calculul principalilor indicatori tehnico-economici Inginer mecanic – 100% Inginer tehnolog – 50% Tehnician 1 – 100% Tehnician 2 – 100% Laborant 1 – 100% Elaborarea unei soluţii noi pentru produs Elaborarea planului şi a schemelor Inginer mecanic – 100% Inginer tehnolog – 50% Proiectant – 100% necesităţii şi

46
Tehnolog – 50% Tehnician 1 – 100% Dactilograf 2 – 50% Secretara – 50% Desenator 1 – 100% Desenator 2 – 100% Întocmirea documentaţiei tehnologice a noului produs Inginer tehnolog – 100% Traducător – 25% Dactilograf 1 – 50% Dactilograf 2 – 50% Secretara – 25% Proiectant – 100% Tehnician 1 – 100% Tehnician 2 - 50% Desenator 1 – 100% Desenator 2 – 100% Dotări cu echipamente – Cu Effort driven nebifat Economist – 75% Laborant 1 – 100% Laborant 2 – 100% Secretară – 50% Dactilograf 1 – 50% Tehnician 1 – 20% Tehnician 2 – 50% Inginer mecanic – 100% Achiziţionare materii prime, materiale Secretară – 40% Dactilograf 1 - 25% Traducător -25% Tehnolog – 25% Tehnician 1 – 50% Tehnician 2 – 25% Realizarea modelului soluţiei propuse Elaborarea modelului Inginer mecanic – 50% Inginer tehnolog – 50%

47 Traducător – 25% Dactilograf 1 – 50% Secretară – 10% Tehnolog – 10% Tehnician 2 – 25% Laborant 1 – 10% Desenator 1 – 50% Desenator 2 – 100% Stabilirea unui lot de test Inginer tehnolog – 50% Tehnician 1 – 25% Laborant 2 – 40% Dactolograf 1 – 25% Desenator 1 – 40% Elaborarea procedurii de laborator Inginer tehnolog – 100% Laborant 1 – 100% Laborant 2 – 100% Desenator 1 – 100% Dactolograf 1 – 100% Secretară – 25% Traducător – 25% Programator – 50% Dotarea cu echipamente .Cu Effort driven nebifat Economist – 75% Inginer mecanic – 30% Dactilograf 1 – 25% Secretară – 10% Tehnician 1 – 20% Tehnician 2 – 50% Laborant 1 – 75% Laborant 2 – 50% Tehnolog – 25% Achiziţionarea de materii prime consumabile Secretară – 25% Tehnician 1 – 25% .

48 Tehnician 2 – 20% Proiectant – 100% Inginer mecanic – 20% Dactilograf 2 – 50% Faza experimentală şi de transfer tehnologic Experimentarea modelului Inginer mecanic – 100% Inginer tehnolog – 100% Programator – 50% Dactilograf 1 – 100% Secretară – 50% Proiectant – 100% Tehnolog – 50% Tehnician 1 – 100% Tehnician 2 – 100% Concepere prototip Inginer mecanic – 100% Tehnolog – 50% Tehnician 1 – 100% Proiectant – 100% Strungar – 50% Laborant 1 – 100% Dactilograf 1 – 100% Secretară – 50% Transfer tehnologic .100% Tehnician 1 – 100% Traducător – 25% Programator .Cu Effort driven nebifat Inginer mecanic – 100% Dactilograf 1 – 100% Secretara – 50% Proiectant .50% Valorificarea rezultatelor .100% Economist – 75% Jurist – 50% .Cu Effort driven nebifat Inginer mecanic – 100% Inginer tehnolog .

Alteori. Deocamdată nu s-a făcut decât alocarea resurselor de lucru (de tip personal). Adăugarea de resurse de tip echipament se face aşa cum se poate vedea în animaţia de mai jos. Transfer tehnologic. Alocarea acestui tip de resurse poate influenţa durata activităţilor (dacă metoda de programare determinată de efort este activă). iar într-o primă fază se alocă un singur calculator. Este decizia managerului ce utilizează Microsoft Project să stabilească dacă repartizarea unor resurse de tip echipament va determina reducerea sau nu a duratei unei activităţi. soluţia va fi adăugarea de resurse de tip echipament cu metoda programării determinată de efort inactivă. respectiv Dotarea cu echipamente. În continuare se va face alocarea resurselor de lucru de tip echipamente.49 Programator – 50% Traducător – 25% Secretară – 50% Dactilograf 1 – 100% Proiectant – 100% Pentru majoritatea activităţilor repartizarea s-a făcut cu programarea determinată de efort activă. Pentru studiul de caz analizat. Excepţie fac activităţile: Dotări cu echipamente. Repartizarea echipament (adăugarea) unei resurse de tip . Valorificarea rezultatelor. Dacă de exemplu într-un proiect oarecare există o activitate numită Prelucrarea datelor unui sondaj. alocarea de resurse de tip echipament nu va determina modificarea duratei unei activităţi. este de presupus că suplimentarea cu încă unul va duce chiar la înjumătăţirea duratei activităţii (dacă se va folosi programarea determinată de efort). Având în vedere că resursele de tip personal au fost deja alocate. Pentru ele s-a evidenţiat această stare şi în imaginile însoţitoare prin încercuirea cu o elipsă a câmpului Effort Driven. se consideră că alocarea de resurse de tip echipament nu va reduce durata activităţilor.

50 După completarea resurselor de tip echipament. Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei Calculator – 50% Imprimantă – 25% Evaluarea tendinţelor in domeniul vizat Calculator – 50% Imprimantă – 20% Situaţia actuală a produselor similare Calculator – 50% Evaluarea pieţei aprovizionării Calculator – 50% Imprimantă – 15% Analiza concurenţei Calculator – 40% Stabilirea datelor tehnice ale lucrării Calculator – 200% Imprimantă – 75% Stabilirea caracteristicilor principale ale echipamentelor Calculator – 150% Imprimantă – 40% Calculul principalilor indicatori tehnico-economici Calculator – 100% Imprimantă – 50% . ar trebui să se ajungă la o situaţie ca aceea prezentată în imaginile ce urmează (unde au fost evidenţiate numai resursele de tip echipamente adăugate).

51 Elaborarea planului si a schemelor Calculator –400% Imprimantă – 75% Scanner – 50% Întocmirea documentaţiei tehnologice a noului produs Calculator – 400% Imprimantă – 50% Elaborarea modelului Calculator – 300% Imprimantă – 25% Scanner – 20% Stabilirea unui lot de test Calculator – 50% Imprimantă – 10% Elaborarea procedurii de laborator Calculator – 300% Imprimantă – 50% Experimentarea modelului Calculator – 300% Imprimantă – 25% Scanner – 20% Strung – 75% AMC – 20% SDV – 10% Concepere prototip Calculator – 400% Imprimantă – 50% Strung – 50% Cuva .25% Presă hidraulică – 25% AMC – 50% SDV – 50% .

astfel de cheltuieli vor fi cele pentru rechizite ca şi cele pentru echipament de protecţie şi întreţinere.25 topuri de hârtie . din motive de spaţiu. resursele materiale se vor aloca după cum urmează: Analiza de piaţă Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei 0. sau a unor cheltuieli ce nu se raportează nici la timp şi nici la un anumit consum normat. sau pe unitatea de timp. În continuare se va face alocarea de resurse materiale (consumabile). Astfel un consum de carburant. Pentru studiul de caz analizat. Pe figuri. nu apar decât resursele de tip echipamente adăugate. de exemplu poate fi înregistrat în litri sau pentru o perioadă de o lună. În cazul studiului de caz. cu observaţia că resursele materiale se alocă în unitatea de măsură precizată la definirea resursei.52 Transfer tehnologic Calculator – 150% Imprimantă – 75% Valorificarea rezultatelor Calculator – 200% Imprimantă – 75% Activităţilor ce nu au fost regăsite mai sus nu li s-au adăugat resurse de tip echipamente. se va proceda ca şi la celelalte tipuri de resurse. Există şi o a treia metodă de a preciza costuri: alocarea acestora ca sume fixe (costuri fixe). Din punct de vedere al tehnicii de lucru. Poate fi. de exemplu cazul unor taxe ce trebuie plătite. În aceste condiţii. cele două resurse alocate mai jos se citesc: Vopsea în cantitate de 24 litri şi Diluant la un consum de 10 litri pe săptămână.

materiale 1500000 lei Echipamente de protecţie Realizarea modelului soluţiei propuse Elaborarea modelului 0.25 cartuş imprimantă 100000 lei rechizite Evaluarea pieţei aprovizionării 0.5 cartuş imprimantă 100000 lei rechizite Elaborarea unei soluţii noi pentru produs Elaborarea planului şi a schemelor 2 topuri de hârtie 0.5 cartuş imprimantă 180000 lei rechizite Calculul principalilor indicatori tehnico-economici 0.15 cartuş imprimantă 100000 rechizite Studiul de fezabilitate Stabilirea datelor tehnice ale lucrării 1 top de hârtie 0.15 topuri de hârtie 0.75 cartuş imprimantă 240000 lei rechizite Întocmirea documentaţiei tehnologice a noului produs 1 top de hârtie 0.5 cartuş imprimantă 150000 lei rechizite Achiziţionare materii prime.25 topuri de hârtie 0.53 0.5 topuri de hârtie 60000 lei rechizite 2 litru Vopsea 1 litru Diluant 40 kg Materiale metalice Achiziţionarea de materii prime consumabile 1500000 lei Echipamente de protecţie .

SDV-urile şi AMC-urile – se consideră că resursa strung exista deja). până acum. valoarea acestui câmp a fost Fixed Units.25 pune în evidenţă câmpul Task type (marcat cu o elipsă). modul de alocare (Effort driven sau nu) va fi cel setat în vizualizarea Task Entry. cuva. dar alocarea se poate face şi direct cu ajutorul vizualizării Task Entry (aşa cum de altfel s-a făcut şi în cazul alocării de resurse de personal şi echipamente). Pentru toate resursele. Repartizarea (adăugarea) unei resurse de tip material Schimbarea tipurilor de activităţi Analiza figurii 2. se înregistrează numai cu resursele de tip personal consumate de specialiştii care asigură montarea. În animaţia de mai jos se exemplifică alocarea de resurse de tip material activităţii Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei folosind butonul Assign Resources. În acest caz. respectiv Dotarea cu echipamente. reglarea şi punerea in funcţiune a echipamentelor achiziţionate (presa hidraulică.5 cartuş imprimantă 210000 lei rechizite Valorificarea rezultatelor 0. Aceste resurse de tip echipamente se vor înregistra cu valorile de amortizare.54 Faza experimentală şi de transfer tehnologic Concepere prototip 5 litru Vopsea 2 litru Diluant Transfer tehnologic 1 top de hârtie 0.5 topuri de hârtie 0.5 cartuş imprimantă Se mai face şi precizarea că activităţile de Dotări cu echipamente. Explicarea funcţionalităţii acestui control impune reamintirea formulei de calcul a volumului de muncă a unei activităţi: .

55 Durată x Unităţi de alocare = Volum de muncă Această relaţie poate fi privită ca un raport între trei mărimi. dacă se optează pentru sistemul de programare Fixed Duration. Admiţând că se operează în sistem Fixed Units. Figura 2. va produce o ajustare a volumului de muncă la 18 ore. o reducere a . pentru o activitate descrisă de relaţia: 24 ore x 50% = 12 ore adică o resursă alocată în proporţie de 50% pe o durată de 24 ore.25 Tipuri de activităţi De exemplu. În aceeaşi relaţie. Relaţia se poate citi şi astfel: dacă volumul de muncă ajunge la 24 ore. menţinerea procentului de alocare [de 50%] va determina ca o durată de 20 ore să conducă la un volum de muncă de 10 ore. astfel că modificarea uneia dintre cele două [mărimi] variabile permite calculul celeilalte. atunci o modificare a ratei de alocare de la 50% la 75%. menţinând rata de alocare la 50%. se poate raţiona astfel: dacă durata activităţii se menţine constantă (la 24 de ore). S-ar putea urma şi o logică de tipul: pentru durata fixă de 24 de ore. va consuma un volum de muncă de 12 ore. dintre care una este fixă (nu neapărat constantă). s-ar impune o durată a activităţii de 48 ore.

Întreruperea lucrului la o activitate Chiar dacă în derularea unui proiect se pot prevedea perioade în care nu se lucrează (sărbători legale de exemplu). Pentru aceasta se va proceda ca în animaţia de mai jos. Această fragmentare înseamnă . fie a volumului de muncă. Schimbarea tipului de activitate Crearea unei noi resurse şi repartizarea sa În toată prezentarea de până acum crearea de resurse şi alocarea lor au fost procese complet separate. alocată 100%. se impune necesitatea existenţei unei metode de a fragmenta derularea proiectului la nivel de activitate. Este posibilă însă alocarea unei resurse chiar de la crearea sa. Pentru activitatea Valorificarea rezultatelor. Fixed Duration. În aceeaşi animaţie se surprind toate cele trei tipuri de activităţi (Fixed Units. dar şi de setarea Task type. în funcţie de setarea Effort driven. web. Crearea unei resurse concomitent cu repartizarea ei Alocarea de resurse la o activitate care are deja alocate altele. pentru studiul de caz analizat. în animaţia de mai jos se prezintă comportarea Microsoft Project la schimbarea tipului unei activităţi. va determina modificarea fie a unităţilor de alocare (ale resurselor deja alocate). se defineşte o nouă resursă Designer pag. Din punct de vedere practic. Pentru această resursă se defineşte şi un cost. fie a duratei activităţii.56 volumului de muncă de la 12 la 10 ore. ar impune o modificare a ratei de alocare a resursei de la 50% la 42%. Fixed Work).

În animaţia de mai jos se poate vedea cum se întrerupe lucru la o activitate. necesitatea de a realinia temporal anumite activităţi etc. prin „tragerea” uneia din limitele întreruperii spre cealaltă. durata totală a activităţii va creşte cu durata întreruperii.26). Întreruperea unei activităţi Anularea întreruperii unei activităţi se poate face tot interactiv.57 de fapt introducerea unor perioade de întrerupere a lucrului pentru o anumită activitate (motivele pot fi multiple: indisponibilitatea accidentală de resurse. Pentru o mai bună înţelegere se recomandă testarea modului cum setările influenţează aspectul diagramei Gantt. Dacă se trage spre dreapta limita din stânga. se revine practic la situaţia existentă înainte de realizarea întreruperii În animaţiile de mai jos se poate vedea cum se poate face anularea întreruperii unei activităţi.26 Formatarea scării timpului . Este vorba despre Elaborarea planului şi a schemelor. Modul de lucru este interactiv şi precizia de lucru depinde direct de setarea modului de reprezentare a calendarului diagramei Gantt.). Întreruperea va fi de două zile şi va începe la data 7 februarie 2005. prevăzută a începe 3 februarie 2005 şi a se încheia pe 14 februarie 2005. Middle şi Bottom). în vreme ce dacă se trage spre stânga limita din dreapta. Figura 2. Pentru fiecare nivel se poate seta desimea grilei de reprezentare şi de poziţionare a etichetelor. Setarea se face cu autorul câmpului Format ⇒ Timescale (vezi figura 2. Este posibilă afişarea timpului pe 3 nivele (Top.

58 Anularea întreruperii unei activităţi (cu prelungirea duratei) Anularea întreruperii unei activităţi (fără prelungirea duratei) Se face menţiunea că dacă se reprogramează o activitate ce conţine o întrerupere. reprogramarea va conţine şi întreruperea. Calendare Microsoft Project Microsoft Project utilizează mai multe tipuri şi subtipuri de calendare. . Mai jos se sintetizează clasificarea calendarelor Microsoft Project:  Calendare de bază o Calendare ale proiectului .

Figura 2.27.27 Specificarea calendarului de proiect .  Calendarele de bază pot fi:  Standard. Dacă anumite activităţi trebuie să se desfăşoare în perioade situate în afara calendarului proiectului.  Calendare de resurse.  De tip 24 de ore. Pot fi create oricâte calendare de un anumit tip este nevoie. Mai sus au fost enumerate tipuri de calendare.  De tip schimb de noapte (night shift).28). atunci pentru ele se vor defini calendare de activitate (de exemplu. Se va ajunge la caseta de dialog din figura 2. o activitate trebuie să se desfăşoare în timpul nopţii sau în week-end). Specificarea calendarului de proiect se face cu ajutorul câmpului Project ⇒ Project Information. Calendarul proiectului stabileşte orarul de lucru şi timpii nelucrători pentru toate activităţile pentru care nu au fost definite calendare specifice (figura 2.59 o Calendare ale activităţilor .

Se pot modifica atât orele de program zilnic (From …To).28 Configurarea unui calendar . ci doar prin utilizarea sâmbetelor şi duminicilor ca timp de lucru). Figura 2. dorinţa de a finaliza mai devreme această activitate. În cele ce urmează se va aborda problema definirii unui calendar al unei activităţi (Elaborarea planului şi a schemelor) care nu se va încadra în calendarul proiectului (motivul ar putea fi. de exemplu.60 Dacă se doreşte modificarea setărilor pentru un anumit calendar se foloseşte câmpul Tools ⇒ Change Working Time. cât şi zilele nelucrătoare (în afara weekend-urilor). fără alocarea de resurse suplimentare.

în planificarea activităţii s-ar fi ţinut cont şi de un calendar al unei resurse (dacă acesta ar fi fost definit).29).61 Primul pas constă în definirea unui nou calendar. Pentru aceasta se va proceda ca în animaţia de mai jos: Definirea unui nou calendar După crearea calendarului. se trece la aplicarea noului calendar unei activităţi. Se va proceda ca în animaţia ce urmează: Asocierea unui calendar unei activităţi Se atrage atenţia asupra activării câmpului Scheduling ignores resource calendars (figura 2. În cazul în care acest câmp nu ar fi fost bifat. .

Figura 2.30 Evidenţierea unei activităţi căreia i s-a alocat un calendar Se mai constată că deşi durata activităţii a rămas aceeaşi (8 zile lucrătoare).31.30) că activitatea căreia i s-a alocat un calendar propriu este marcată cu pictograma ). în figura 2.62 Figura 2.a apare activitatea înaintea alocării calendarului nou definit) pentru că se va lucra şi în week-end-uri.29 Activitate care igonră calendarele de resurse Se observă (figura 2.31 Efectul alocării noului calendar definit . data de finalizare s-a modificat (vezi figura 2. Figura 2.31.b .

se apasă butonul Delete. După selecţia numelui calendarului care se doreşte a fi şters. tocmai pentru a evita o programare defectuoasă.32 Ştergerea sau redenumirea unui calendar . Definirea de activităţi repetitive De multe ori este necesară definirea unor activităţi cu caracter periodic (repetitiv). Fiigura 2. Este cazul şedinţelor. Aceste activităţi consumă şi ele resurse. analizelor etc. Dacă se doreşte ştergerea sau redenumirea unui calendar deja definit. b.32). se va utiliza câmpul Tools ⇒ Organizer. Se va ajunge la caseta de dialog din figura 2. La o şedinţă participă persoane care au şi alte atribuţiuni în cadrul proiectului.63 a. Este deci necesară alocarea de resurse către activităţile repetitive.

Pentru exemplul curent.5 ore. Figura 2. activităţile recurente (repetitive) sunt figurate pe o orizontală separată (figura 2. Definirea unei activităţi repetitive În animaţie a fost definită o activitate denumită Şedinţă lunară de analiză. se va selecta prima activitate a proiectului (Analiza de piaţă) şi se va parcurge secvenţa ilustrată de animaţia de mai jos.33). ce are loc în prima zi de luni a fiecărei luni şi durează 1.64 Pentru definirea unei activităţi recurente se va urma (până la un punct) procedura de creare a unei noi activităţi. După cum se poate observa şi pe diagrama Gantt.33 Vizualizarea activităţilor recurente .

sărbătoare legală. aceasta coincide cu data de începere a proiectului. sau pur şi simplu în afara calendarului proiectului) – ceea ce se poate observa şi în finalul animaţiei precedente (când o şedinţă urma să se desfăşoare pe 2 mai. sau se poate încheia înaintea unei date stabilite (End by…). Se mai face şi precizarea că Microsoft Project avertizează când o activitate recurentă ar fi planificată să aibă loc într-un timp nelucrător (week-end. Se mai observă şi că activităţilor recurente li se pot asocia calendare proprii. zi definită anterior ca nelucrătoare). Data de la care vor începe să aibă loc activităţile recurente se stabileşte şi ea (Start…). . Astfel.65 Numărul de apariţii pentru fiecare activitate recurentă se stabileşte tot din caseta de dialog Recurring Task Information (figura 2.34). o activitate poate avea loc de un număr fix de ori (End after…occurrences). În cazul exemplului.

36 are rolul de a pune în evidenţă câmpul Constraint Type. (sau clic dreapta şi apoi câmpul Task .34 Stabilirea numărului de apariţii ale unei activităţi recurente Pentru activităţile recurente definite se vor aloca şi resurse (după procedura clasică).66 Figura 2.35. Alocarea se va face activităţii centralizatoare Şedinţă lunară de analiză. Stabilirea restricţiilor pentru activităţi Figura 2. aşa cum se poate vedea în figura 2. Se poate ajunge la această casetă de dialog prin selectarea unei activităţi şi folosirea butonului Task Information Information).

ceea ce impune ca o activitate să poată începe imediat ce precedenta s-a încheiat. e vorba de cea de tip As Soon As Possible.35 Alocarea de resurse pentru o activitate recurentă Până acum. În acest caz. . restricţia implicită este As Late As Possible. a fost folosită restricţia implicită. Atenţie. Există însă şi cazuri când programarea unui proiect se face pornind de la data de finalizare. aceasta este restricţia implicită pentru proiectele programate pornind de la data lor de început. pentru toate activităţile introduse în cadrul proiectului.67 Figura 2.

o restricţie controlează datele de început şi de sfârşit ale unei activităţi. În principiu. Există astfel restricţii flexibile (afectează datele de început şi de sfârşit ale unei activităţi.36 Impunerea unui tip de constrângere Microsoft Project permite însă definirea şi a altor restricţii.68 Figura 2. Restricţiile sunt nu numai de anumite tipuri. Acestea pot depinde astfel şi de alte criterii/considerente decât data de finalizare a activităţii precedente (sau succesoare). ci şi de anumite categorii. dar durata rămâne neschimbată) şi inflexibile (datele de începere şi finalizare sunt nemodificabile). În tabelul de mai jos sunt sintetizate cele 8 tipuri de restricţii. semi-flexibile (datele de început şi de finalizare pot fi schimbate în anumite limite. fără însă a-i modifica durata). cu precizarea categoriei căreia îi aparţine fiecare: .

69 Tabelul 2. sau înainte de data specificată . fără a întârzia însă activităţile succesoare sau fără a afecta data de finalizare a proiectului O activitate va începe la. sau după data specificată Flex ibilă Se mifl exib ilă Se mifl exib ilă O activitate va începe la.2 Tipuri şi categorii de constrângeri Tip restricţie As Soon As Possible (ASAP) Cât mai devreme posibil As Late As Possible (ALAP) Cât mai târziu posibil Start No Earlier Than (SNET) Începe nu mai devreme de Start No Later Than (SNLT) Începe nu mai târziu de Cat ego rie rest ricţi e Flex ibilă Semnificaţie O activitate începe imediat ce precedenta s-a încheiat (în timp de lucru) O activitate începe cât mai târziu posibil.

materiale. o restricţie de tip SNET. sau înainte de data specificată O activitate va începe exact la data specificată O activitate se va finaliza exact la data specificată Pentru ilustrarea cu un exemplu a celor spuse. Astfel din motive de resurse financiare.2 Tipuri şi categorii de constrângeri Tip restricţie Finish No Earlier Than (FNET) Finalizare nu mai devreme de Finish No Later Than (FNLT) Finalizare nu mai târziu de Must Start On (MSO) Trebuie să înceapă la Must Finish On (MFO) Trebuie să se finalizeze la Cat ego rie rest ricţi e Se mifl exib ilă Se mifl exib ilă Infl exib ilă Infl exib ilă Semnificaţie O activitate se va finaliza la. sau după data specificată O activitate se va finaliza la. nu se pot angaja plăţi înainte de data de 15. Din punct de vedere tehnic. Definirea unei restricţii .2005.70 Tabelul 2. pentru achiziţionarea de materii prime şi materiale.03. se va aplica activităţii Achiziţionare materii prime. se va proceda ca în animaţia de mai jos.

71 Se observă că într-o primă etapă se defineşte tipul de restricţie (cu ajutorul casetei Task Information). Se va mai observa că în diagrama Gantt. O altă modalitatea de lucru pentru fixarea unui termen de finalizare ar fi impunerea unei restricţii de tip Finish No Later Than. Data este 18/03/2005. Definirea unui termen limită (deadline) În figura 2. ceea ce constituie o abordare prea rigidă. cu ajutorul căreia s-a fixat un termen limită de finalizare (deadline) pentru activitatea Dotări cu echipamente. Figura 2.37 Data limită pe diagramă Gantt . ci doar va semnala când o modificare de programare ar putea duce activitatea dincolo de termenul fixat (deadline). În figura 2.37 se poate vedea cum arată diagrama Gantt după definirea datei limită. iar într-o a doua [etapă] se precizează data mai devreme de care nu poate demara activitatea. În animaţia de mai jos se poate vedea cum s-a realizat fixarea unui termen limită pentru încheierea unei activităţi.38 se prezintă caseta de dialog Task Information. activitatea a fost repoziţionată (fără modificarea duratei sale). Un astfel de termen de finalizare nu va determina „rearanjarea” pe diagrama Gantt a activităţii. Această metodă va determina însă repoziţionarea activităţii pe diagrama Gantt. Introducerea datelor de finalizare Pentru o activitate se poate preciza şi un termen final de finalizare (deadline).

utilizatorul va fi avizat aşa cum se poate vedea în figura 2.39. .72 Figura 2.38 Fixarea unui termen de finalizare (deadline) Dacă printr-o operaţie de reprogramare termenul final al activităţii pentru care s-a definit un deadline este astfel modificat încât intră în conflict chiar cu deadline-ul.

Faptul că o activitate este critică sau nu se stabileşte în funcţie de rezervele sale (critical slack). Pe măsură ce un proiect avansează. în funcţie de felul cum sunt desfăşurate activităţile (faţă de programarea iniţială) este posibilă modificarea drumului critic. Primele activităţi definesc aşa numitul drum critic (critical path) al proiectului. Astfel. Activităţile de pe drumul critic se numesc la rândul lor activităţi critice (critical tasks). fără să afecteze data de finalizare a proiectului.39 Deadline în conflict cu termenul final al unei activităţi Vizualizarea drumului critic al proiectului Unul din cele mai importante elemente în managementul unui proiect este controlul datei de finalizare a proiectului.73 Figura 2. O activitate devine critică atunci când se întâmplă unul din evenimentele următoare:    activitatea nu are rezerve . are o constrângere de tip As Late As Possible într-un proiect eşalonat pornind de la data de debut . . o activitate se consideră că are rezerve dacă poate fi întârziată (în anumite limite rezonabile – de ordinul zilelor). a căror reprogramare (în anumite limite) nu va afecta data de finalizare a proiectului. Drumul critic este deci o succesiune de activităţi care dictează de fapt data de finalizare a proiectului (deci. durata sa). asupra activităţii s-a impus o constrângere de tip Must Start On sau Must Finish On . Din acest punct de vedere se poate vorbi despre două tipuri de activităţi: unele pentru care modificarea programării va influenţa data de încheiere a proiectului şi altele.

Activităţile reprezentate cu albastru pe diagrama Gant nu sunt critice. Drumul critic poate fi controlat (în sensul reducerii extinderii sale) printr-una dintre metodele de mai jos:   scurtarea duratei sau volumului de muncă pentru activităţile de pe drumul critic . . modificarea constrângerilor activităţilor de pe drumul critic în vederea asigurării unei mai mari flexibilităţi de programare .     Pentru vizualizarea drumului critic (al întregului proiect. are o dată de terminare identică sau ulterioară propriului deadline. Cunoaşterea drumului critic şi. deci. Cifrele din prelungirea unor activităţi necritice reprezintă rezervele acestora. se va proceda ca în animaţia ce urmează: Vizualizarea drumului critic Activităţile desenate în diagrama Gantt cu culoarea roşie sunt critice (şi înlănţuirea lor defineşte drumul critic). alocare de resurse suplimentare activităţilor critice. fragmentarea unei activităţi critice în sub-activităţi ce pot fi executate în paralel . regândirea dependenţelor dintre activităţi . pentru că fiecare grup de activităţi reunite sub o activitate centralizatoare are propriul său drum critic). planificarea de muncă peste normă (dincolo de cele 8 ore de lucru normale) .74   are o constrângere de tip As Soon As Possible într-un proiect eşalonat pornind de la data de terminare . a activităţilor critice este importantă pentru managerul de proiect pentru că atrage atenţia asupra activităţilor pentru care o cât de mică defecţiune de programare sau execuţie poate afecta data de finalizare a proiectului.

cu o durată estimată. Programare determinată de efort – Metodă de programare în care volumul de muncă pentru o activitate rămâne constant indiferent de numărul de resurse alocate. Resursele pot fi de tip personal. impusă unei activităţi. Calendar – Mecanism de lucru care determină (controlează) timpul de lucru pentru activităţi sau resurse. Resursă – Orice element necesar pentru îndeplinirea uneia sau mai multor activităţi. adică întârzierea oricărei astfel de activitate va determina întârzierea datei de finalizare a întregului proiect. dar orice activitate poate deveni punct de reper. Partea alocată se exprimă în procente sau fracţii de unitate. În general punctele de reper sunt activităţi cu durată zero. echipamente sau materiale. . Alocare – Atribuirea către o activitate a unei părţi din capacitatea de muncă a unei resurse. Activităţile de pe drumul critic au rezerve nule. Punct de reper – Eveniment semnificativ din derularea unui proiect. de tipul unei anumite date de începere sau de terminare sau a duratei. Restricţie – Condiţie.75 Cuvinte cheie Activitate – Parte a unui proiect. Drum critic – Serie de activităţi care determină direct data de finalizare a unui proiect. pentru care se alocă resurse. Cost – Exprimarea valorică (bănească) a efortului necesar utilizării unei resurse.

76 .

atunci când această disponibilitate nu se suprapune perfect peste calendarul proiectului – iniţial toate resursele primesc orarul de lucru al calendarului iniţial al proiectului. În animaţia ce urmează se poate vedea cum se actualizează un calendar pentru resursa dactilograf1. Exemple de situaţii ce solicită crearea şi aplicarea acestor calendare ar putea fi activităţi planificate (cunoscute) de tipul unor delegaţii. Pentru selectarea celor două zile . se pot actualiza calendarele individuale ale acestora.  Nivelarea resurselor . O astfel de actualizare indică disponibilitatea reală a resursei. Ajustarea timpului de resurse individuale lucru pentru Pentru resursele de tip personal şi echipament (nu şi pentru cele de tip material). care nu va putea lucra la proiect în zilele de 24 si 25 martie 2005. unor concedii sau unor participări la cursuri de perfecţionare. Pentru a se putea urmări mai uşor efectele acestei ajustări. se recomandă modificarea timpului de lucru pornind de la o activitate care se desfăşoară într-o perioadă ce include intervalul 24-25 martie 2005.  Supra-alocarea resurselor .77 3 Managementul resurselor Vous allez apprendre sur:  La disponibilité d’une ressource  Sur-allocation d’une ressource  Uniformiser les ressources  Le contrôle de la répartition des ressources Veţi afla / învăţa despre:  Disponibilitatea unei resurse .  Controlul repartizării resurselor.

în proiectul analizat. pentru care resursa dactilograf1 era alocată 100% se va deplasa în timp. este mai comod să se definească un nou calendar (Tools ⇒ Change working time ⇒ New). altfel decât atribuindu-i un alt orar decât cel al calendarului proiectului. Figura 3. după care acesta să se aplice resurselor în cauză – vezi figura 3. Actualizarea calendarelor individuale Se va urmări cum activitatea Dotarea cu echipamente. se putea folosi tehnica selecţie iniţială → SHIFT + selecţie finală. pentru resursa calculator. unităţile de alocare specificate au fost . fiind „împinsă” înainte cu cele două zile în care resursa nu este disponibilă.1 Aplicarea unui nou calendar unei resurse Stabilirea disponibilităţii unei resurse O altă modalitate de a controla (şi programa) utilizarea unei resurse este să se modifice disponibilitatea sa.78 s-a folosit tehnica selecţie iniţială → CTRL + selecţie +…. dar aceiaşi pentru toate resursele..1 (caseta de dialog Resource Information este reprezentată parţial). Dacă mai multe resurse vor utiliza timpi de lucru diferiţi de cei ai calendarului proiectului. De exemplu.. sau.

al patrulea este necesar unor activităţi din afara proiectului). numai trei calculatoare să fie disponibile (de exemplu. Se va proceda ca în animaţia de mai jos.79 de 400%.pentru aceeaşi resursă să se folosească mai multe nivele de salarizare. Rate de plată multiple pentru o singură resursă Este posibil ca într-un proiect. ceea ce simbolizează că acestea au fost supra-alocate. În animaţia de mai jos se poate vedea cum pentru resursa programator. Modificarea disponibilităţii unei resurse În animaţie. Numărul maxim al acestora este 5. Un exemplu de situaţie care ar putea necesita nivele multiple de plată ar fi cazul în care aceeaşi persoană cumulează mai multe funcţii în cadrul proiectului. Definirea unui al doilea nivel de salarizare . pentru început s-a comutat în forma de vizualizare Resource Sheet. Este posibil ca pentru o anumită perioadă. Se poate observa că după precizarea indisponibilităţii unui calculator între 23 şi 29 decembrie 2004. se defineşte un al doilea nivel de plată. ceea ce înseamnă de fapt că se vor utiliza 4 calculatoare (sau două pe durata a două schimburi pe zi). de 120000 lei/oră. Dacă de exemplu resursa programator din proiectul nostru ar face nu numai programare. întâlnită deja de la crearea resurselor. atunci el ar putea fi plătit diferit pentru cele două activităţi. cea mai bună metodă ar fi să se stabilească disponibilitatea resursei. şi resursa calculator devine supraalocată. În acest caz. Unele resurse apar colorate diferit (roşu). dar s-ar ocupa şi de întreţinerea tehnicii de calcul. situaţie ce va trebui corectată într-un fel (se va relua această discuţie ulterior).

Supra-alocarea resurselor Atunci când se face alocarea resurselor. sau ele se pot structura pe grupe [de resurse]. Pentru a se identifica resursele supra-alocate. Examinarea costurilor În cea de a doua parte a animaţiei.2 că unele resurse sunt supra-alocate. În cazul proiectului analizat. Astfel. se poate vedea în figura 3. mai ales în cazul proiectelor de mare complexitate. Afişarea resurselor se poate face în ordinea în care acestea au fost definite. Se va proceda ca în animaţia de mai jos. Summary. o persoană poate fi implicată cu normă întreagă în două activităţi care se suprapun – fie şi parţial. Hyperlink. Resursele supra-alocate vor fi scrise cu roşu şi pe coloana de informaţii va apărea simbolul .80 Examinarea costurilor unei resurse Dacă se doreşte examinarea costurilor resurselor unui proiect se va utiliza meniul View ⇒ Table ⇒ Summary. este posibil şi probabil să se supra-aloce resurse. . Supra-alocarea înseamnă că aceeaşi resursă a fost repartizată pe perioade care se suprapun mai multor activităţi. Probleme pune supra-alocarea pentru că rezolvarea acestor tipuri de conflicte determină de regulă modificarea termenului de finalizarea a proiectului. aşa cum au fost ele definite anterior. Entry. se va comuta pe unul din modurile de vizualizare: View ⇒ Table cu oricare din opţiunile Cost. s-a optat pentru vizualizarea costurilor organizate pe grupuri de resurse. O resursă poate să fie şi sub-alocată. sau alocată integral. Usage sau Work. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se comută pe diverse forme de afişare.

este necesar să se cunoască „feliile de timp” în care aceste suprapuneri se petrec.2 Resurse supra-alocate . Acest lucru poate fi făcut în mai multe moduri.81 Forme de vizualizare a resurselor Mai ales atunci când supra-alocările se vor rezolva manual. Unul dintre ele este ilustrat în animaţia de mai jos. O formă de vizualizare a supra-alocărilor Figura 3.

pentru fiecare resursă este posibilă afişarea tuturor activităţilor în care ea este angrenată (vezi figura 3.3).82 După cum s-a putut vedea şi în animaţie. În acest fel se poate vedea clar unde .

Figura 3.3. Forma de vizualizare Resource Graph Nivelarea resurselor supra-alocate . se vede cum ar putea arăta pentru o resursă numită inginer mecanic. Achiziţionarea de materii prime şi Dotarea cu echipamente) – nu veţi regăsi în proiect această situaţie.83 se produc suprapunerile (supra-alocările).3 Activităţile în care o resursă este angrenată O alta modalitate de identificare clară a supra-alocărilor este prezentată în animaţia imediat următoare. De această dată s-a optat pentru vizualizarea Resource Graph. Această reprezentare are un caracter grafic mai pronunţat. suprapuneri triple (activităţile Elaborarea modelului. În figura 3.

De exemplu. rezultă o supra-alocare de 4 ore. mai ales la proiectele de mare complexitate. Această manieră este potrivită în cazul proiectelor de mică amploare şi care nu prezintă prea multe supra-alocări. Nivelarea manuală a supra-alocărilor. iar pentru fiecare activitate resursa a fost repartizată tot la nivelul de 50% (4 ore pe zi). deşi este posibilă şi nivelarea întregului proiect (urmăriţi animaţia cu atenţie). care se produce chiar în timpul alocării resurselor şi de fapt preîntâmpină apariţia supra-alocărilor. adică una şi aceeaşi resursă să fie repartizată simultan la două sau chiar mai multe activităţi. cu scopul eliminării supraalocărilor.2005 (în condiţiile în care nivelul de disponibilitate pentru proiect este de 50%). Nivelarea manuală a resurselor .   Pentru proiectul analizat se va observa resursa tehnolog. care este un proces de inserare de întârzieri activităţilor şi de ajustări ale repartizărilor resurselor.03. Aceasta apare ca supra-alocată în perioada 24-28. Nivelarea automată.8 ore în fiecare din zilele de 24. 25 şi 28 martie 2004. pentru că este imposibil de acceptat derularea unui proiect la care apar astfel de neconcordanţe. Supra-alocările trebuie eliminate. Supra-alocarea se produce când o resursă este repartizată dincolo de nivelul său de disponibilitate pentru proiect. Eliminarea supra-alocărilor se poate face în mai multe moduri:  Corectarea suprapunerilor prin modificare 100% manuală a duratelor activităţilor. dacă o resursă are o disponibilitate de 50% (4 ore pe zi) şi este repartizată la două activităţi care se suprapun pe durata de două zile. Atunci au loc concomitent trei activităţi care conduc la un total de 4.84 În mod frecvent. se pot produce aşa numitele supra-alocări ale resurselor. a nivelelor de alocare şi de disponibilitate a resurselor. Se va realiza o nivelare numai a acestei resurse.

Figura 3.85 Pentru a se vizualiza atât alocarea resursei cât şi diagrama Gantt. Mai jos se vor da câteva detalii legate de anumite câmpuri ale acesteia. s-a împărţit fereastra cu ajutorul câmpului Window ⇒ Split. .4 prezintă caseta de dialog Resources Leveling.

În funcţie de alegerea făcută aici. sau altfel spus. stabileşte nivelul de intervenţie pentru nivelare.86 Leveling calculations stabileşte modul cum se va face nivelarea. Perioada de timp selectată stabileşte de fapt senzitivitatea cu care supra-alocarea va fi recunoscută. o resursă poate să apară uneori .

Dacă două activităţi trebuie reprogramate. controlează modul cum vor fi mutate pe scara timpului activităţile afectate de nivelare. adică ar putea lucra 6 ore pe zi pentru proiect). resursa trebuie să fie disponibilă 8 ore pe zi pentru acea activitate care s-ar putea desfăşura oricând”.87 supra-alocată. dar alteori nu. Pentru activitatea Şedinţă lunară de analiză. alocarea este de 100%. Un alt câmp de mare interes este Level only within available slack. Microsoft Project va întârzia o activitate cu o prioritate mai mică înaintea uneia cu o prioritate mai mare. Microsoft Project va aduna cele două nivele de alocare şi astfel va ajunge la 150%. chiar dacă acea activitate durează numai 2 ore. O variantă ar fi definirea unui calendar pentru şedinţe care să asigure desfăşurarea lor în afara orarului 8:00-16:00. iar pentru Stabilirea datelor tehnice ale lucrării de 50%. Dacă s-ar dori ca şedinţele să se desfăşoare în intervalul 8:00-16:00. care să corecteze astfel de conflicte. cum nu s-a specificat nici un orar de desfăşurare a acelei activităţi. ceea ce reprezintă o supra-alocare (cel puţin la nivelul procentelor de alocare). În figura 3. Se poate vedea că este posibilă nivelarea întregii durate a proiectului. Lista derulabilă Leveling order. Microsoft Project raţionează după următorul mecanism : „dacă am alocat o resursă unei activităţi la nivelul de 100%. ar . va exista între ele vreo diferenţă de prioritate? Când se nivelează resursele.75 ore (secretara are setat un nivel de disponibilitate de 75%. va fi realizată nivelarea fără să se afecteze data de finalizare a proiectului. Dacă se bifează. deci au o prioritate medie. În mod implicit activităţile primesc o prioritate de 500 (pe o scară de 1 la 1000). Resursele supra-alocate se reprezintă cu culoarea roşie. sau numai pe o anumită perioadă (Level from – to). O astfel de situaţie se rezolvă prin definirea de calendare pentru activităţi (sau resurse). Aceasta restricţie importantă va putea face imposibilă nivelarea completă a proiectului.5 se poate vedea cum resursa secretară apare ca supra-alocată deşi timpul de lucru este de numai 4. Notă: Se poate observa că şi după nivelare anumite activităţi apar încă supra-alocate.

se doreşte rezolvarea unei probleme de supraalocare. este necesară înlocuirea unei resurse mai scumpă cu una mai ieftină. .88 trebui definite mai multe calendare care să asigure evitarea suprapunerilor. Întotdeauna se va prefera înlocuirea unei resurse procesului mai complicat de eliminare a unei resurse urmată de alocarea noii resurse. Figura 3. În animaţia de mai jos a fost surprins procesul de înlocuire a resursei dactilograf1 cu desenator1 în cadrul activităţii Stabilirea resurselor. Motivele pot fi multiple: o anumită resursă nu este disponibilă la un moment dat.5 Supra-alocare a unei resurse Ajustarea detaliilor despre repartizări Înlocuirea repartizării unei resurse Este deseori necesar în proiectarea sau derularea unui proiect să se înlocuiască repartizarea unei resurse cu alta. de exemplu (numai) în zilele de şedinţă să se prevadă calendare corespunzătoare pentru activităţile ce au loc atunci.

în cadrul activităţii Transfer tehnologic. În cazul proiectului pe care îl analizăm.2005-2. Se urmăreşte activitatea Calculul principalilor indicatori tehnico-economici.02.01. motiv pentru care s-a păstrat nivelul celei dintâi (adică 100%). pentru resursa programator. se apreciază că va desfăşura o muncă de mai mare importanţă şi dificultate.2005). Este posibil ca aceeaşi resursă să fie plătită diferit în funcţie de nivelul muncii pe care o prestează. fapt pentru care se va opta pentru un alt nivel de plată (definit anterior). În animaţia de mai jos se poate urmări acest proces. cu durata de 3 zile (31.89 Înlocuirea repartizării unei resurse S-a observat că în procesul de înlocuire nu s-a specificat un alt nivel de alocare pentru noua resursă. Setarea unei vizualizări combinate . Acest lucru se poate face aşa cum se va vedea în animaţia de mai jos. Aplicarea de costuri diferite pentru aceeaşi resursă Aşa cum s-a mai spus este posibil să se definească mai multe costuri (maxim 5) pentru o singură resursă. Alocarea de costuri diferite Controlul repartizărilor de resurse O fază preliminară necesară unei bune înţelegeri a controlului repartizării unei resurse este setarea unei maniere de vizualizare care să permită urmărirea simultană a mai multor informaţii legate de proiect.

90 .

91 .

ci este setat la 75% pentru zilele de 1 şi 2 februarie 2005. Setarea tipului de activitate Întârzierea resursei Se poate observa cum resursa inginer tehnolog lucrează tot 12 ore. O altă metodă de control a distribuţiei resurselor ar fi aplicarea de profiluri alocărilor de resurse. Se va urmări câmpul Work contour. Pentru realizarea întârzierii resursei inginer tehnolog se va proceda astfel:   se verifică dacă setarea Task type este Fixed Work . Până acum toate resursele au fost aplicate uniform pe duratele lor de acţiune.7. Fireşte nivelul de alocare nu mai este de 50%. dar altfel distribuite pe durata celor 3 zile cât durează activitatea. se fixează disponibilitatea resursei inginer tehnolog. Nu este vorba de reprogramarea activităţii Calculul principalilor indicatori tehnico-economici . ci doar de redistribuirea unei resurse cu menţinerea duratei activităţii la care resursa este alocată. conform cu nivelul de alocare pentru această activitate de 50%. se poate vedea caseta de dialog Assignment Information. . care mai implică şi alte resurse. S-a lucrat până acum numai în sistem Flat. Cele două etape sunt ilustrate de animaţiile de mai jos. adică repartizare uniformă a resursei pe durata activităţii. În cazul concret al exemplului analizat se va menţine durata de 3 zile pentru activitatea Calculul principalilor indicatori tehnico-economici.92 În figura 3. Dintr-un motiv sau altul. resursa inginer tehnolog nu este disponibilă pe 31 ianuarie 2005.6 se va urmări situaţia resursei inginer tehnolog. dar ar fi „dispusă” să lucreze mai mult de 4 ore pe zi în datele de 1 şi 2 februarie. astfel încât totalul de ore alocate să fie tot de 12. În figura 3.7). Există însă şi alte sisteme de repartizare a unei resurse (vezi tot figura 3. Procedeul se numeşte întârzierea alocării unei resurse. Aceasta este alocată uniform pe durata celor 3 zile.

93 .

fie spre începutul ei. se recomandă o schemă de vizualizare de tipul celei obţinute în animaţia de mai jos. Schemă de vizualizare Resursa pentru care se vor reconfigura consumurile va fi hârtie. se vor consuma „Y” topuri de hârtie. de exemplu. S-a estimat că pentru activitatea „X”. care asigură o mai mare încărcare spre finalul activităţii. Acest lucru se poate corecta uşor prin impunerea vechii durate după aplicarea profilului (vezi şi animaţia ce urmează). ce se derulează între 15 şi 16 noiembrie 2004. Pentru a se putea executa operaţia de schimbare a modului de repartizare a unei resurse. iar activitatea considerată va fi Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei. În animaţia de mai jos este ilustrată modificarea modului de repartizare a unei resurse de tip material. fie sporind alocarea spre sfârşitul activităţii. Schimbarea modului de calcul al consumurilor de resurse materiale . sau în alte modalităţi. de la o distribuire globală. Aplicarea unui profil Alte forme de introducere a consumurilor de resurse materiale Introducerea consumurilor de resurse materiale s-a făcut până acum în valori absolute. deci). Este vorba de sistemul Back Loaded. la una raportată la nivelul unei zile de lucru.94 Toate aceste scheme distribuie resursele neuniform.1 topuri/zi (50 de coli pe zi. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se aplică un profil unei resurse. Se va vedea că aplicarea unui profil unei resurse determină în general modificare duratei acesteia. Este posibil ca astfel de consumuri să se prescrie raportate la o unitate de timp (dacă fireşte este logic aşa). Se poate spune că se estimează un consum de hârtie de 0.

cele materiale nu utilizează rate de cost suplimentar. Ataşarea unei note de o activitate Ataşarea unei note de o resursă Cuvinte cheie Disponibilitatea unei resurse – Proprietatea unei resurse de a fi (sau nu) disponibilă într-o anumită perioadă de timp pentru proiect. Nu influenţează durata unei activităţi chiar dacă programarea determinată de efort este activă. Nivelarea resurselor – Corectarea suprapunerilor de repartizare a unei resurse. calendare sau unităţi maxime şi nici nu sunt afectate de nivelarea resurselor. Nivelarea se poate face după ce supra-alocările s-au produs – şi au fost detectate – sau chiar în timpul alocărilor (aşa numita nivelare automată). Pentru una şi aceeaşi resursă se pot defini până la cinci costuri. . este posibilă ataşarea de note la nivel de activităţi sau de resurse. În prima dintre animaţiile următoare se va ataşa o notă de o activitate. Aceste note vor funcţiona întrucâtva similar cu comentariile din Excel. Atenţie: Spre deosebire de resursele de lucru. Supra-alocarea resurselor – Situaţie în care o resursă a fost repartizată simultan mai multor activităţi.95 Se va observa cu atenţie modul în care apar cheltuielile în vizualizarea Resource Usage. Costuri diferite pentru aceeaşi resursă – Este posibil ca o resursă să fie remunerată diferit în funcţie de nivelul muncii pe care o prestează. Ataşarea unei note de o activitate sau o resursă Pentru a face proiectul mai uşor de urmărit. iar în cea de a doua se va ataşa o notă de o resursă.

.96 Întârzierea Profiluri alocării unei unei resurse resurse – – Redistribuirea unei resurse cu menţinerea duratei activităţii la care ea participă. care distribuie resursa uniform pe durata de timp aferentă activităţii către care resursa a fost alocată. Profilul implicit pentru alocarea unei resurse este cel de tip Flat. pentru alocarea Schemă de distribuire temporală a unei resurse.

97 .

atunci se poate opta pentru ca renumerotarea activităţilor sau resurselor (datorată sortării) să devină definitivă. Sortarea datelor dintr-o vizualizare Sortarea datelor ce apar într-o anumită vizualizare se poate face după Cost.  Listarea de rapoarte . ci doar le afişează altfel. Sortarea după costuri . Astfel se poate proceda dacă de exemplu resursele sunt introduse într-o ordine aleatoare şi se doreşte ca numele acestora să apară în ordine alfabetică în proiect. filtrer et grouper les donnés d’une visualisation  Formes de visualisation  Imprimer des rapports  Suivre le déroulement du projet Veţi afla / învăţa despre:  Sortarea.  Forme de vizualizare .  Urmărirea desfăşurării unui proiect. În animaţia de mai jos a fost surprinsă sortarea după costuri.98 4 Urmărirea desfăşurării proiectului Vous sur: allez apprendre  Arranger. Dacă se face sortare particularizată. Nume sau ID (număr de identificare). gruparea şi filtrarea datelor dintr-o vizualizare . Sortarea nu modifică în nici un fel datele din proiect. iar dacă nici una din aceste sortări nu este suficientă se poate defini o sortare particularizată.

99
O sortare particularizată este prezentată în următoarea animaţie (s-a sortat după apartenenţa la un grup, apoi după nume (Name) şi respectiv după cost.
Sortare particularizată

Gruparea datelor
Gruparea datelor este o altă formă de vizualizare ce permite o mai uşoară urmărire a unui proiect. Gruparea datelor în Microsoft Project este similară cu subtotalurile din Excel. În funcţie de vizualizarea activă, sunt disponibile un număr de grupuri predefinite, dar este posibilă şi definirea de grupuri particularizate. În animaţia de mai jos s-a realizat gruparea activităţilor după apartenenţa lor la diverse grupuri.
Gruparea activităţilor

În animaţia următoare se prezintă gruparea resurselor.
Gruparea resurselor

În afară de grupurile predefinite, există posibilitatea de a se regla fin un grup anume. Un astfel de exemplu este prezentat în animaţia ce urmează. Gruparea s-a realizat după tipul de constrângere şi apoi pentru fiecare dintre acestea s-a realizat o ierarhizare a activităţilor după costuri, iniţial la un interval de 100.000 lei, apoi la un interval de 1.000.000 lei.
Gruparea personalizată a resurselor

Este posibilă şi crearea de noi grupuri pentru care există de asemenea posibilităţi de reglare.

100
În animaţia de mai jos se defineşte o nouă grupare după durata activităţilor, acestea fiind aranjate în tranşe de câte 2 săptămâni.
Crearea unui nou grup

Filtrarea datelor
Filtrarea datelor permite vizualizarea numai a anumitor activităţi, resurse sau alte categorii de elemente componente ale unui proiect şi care satisfac anumite criterii [de filtrare]. Ca şi în cazul sortărilor sau grupărilor, filtrele sunt predefinite, se pot ajusta, sau se pot defini filtre noi. Mecanismele de lucru sunt similare cu cele detaliate la grupuri. În prima dintre animaţiile ce urmează se prezintă utilizarea succesivă a unor filtre pre-existente. Pentru început se vor vizualiza numai activităţile critice, apoi numai cele centralizatoare, iar în final activităţile cu numărul de ordine cuprins între 1 şi 30.
Filtrarea unor activităţi

Particularizarea filtrelor, ca şi crearea de noi filtre se face în multe privinţe asemănător cu particularizarea şi crearea de grupuri. O metodă rapidă de definire de filtre şi care aduce aminte în mod evident de Excel este utilizarea facilităţii AutoFilter. Se va urmări în animaţia de mai jos cum se utilizează această facilitate.
AutoFilter

10 1 Editarea şi crearea tabelelor
Tabelele în Microsoft Project sunt forme de reprezentare a activităţilor sau resurselor. Informaţia este organizată pe linii şi coloane. Fiecare rând reprezintă o activitate sau o resursă. Există 15 tabele predefinite pentru activităţi şi 10 pentru resurse. Acestea pot fi particularizate, dar la nevoie se pot crea tabele complet noi. În animaţia următoare se poate vedea cum se activează diferite tabele predefinite.
Tabele predefinite

Dacă nici unul din tabelele predefinite nu corespunde cerinţelor de reprezentare dorite, se pot crea tipuri noi de tabele, aşa cum se poate vedea în animaţia de mai jos.
Crearea unui tabel

Definirea vizualizărilor particularizate
Vizualizările în Microsoft Project sunt forme complexe de afişare a informaţiilor despre proiecte. O vizualizare include, de exemplu tabele precum şi alte forme de urmărire a unui proiect (de exemplu, o diagramă Gantt). Există 23 de tipuri de vizualizări predefinite. Ca şi în cazul tabelelor, acestea se pot particulariza, sau la nevoie se poate crea o formă complet nouă de vizualizare. În animaţia următoare se poate vedea cum se creează o vizualizare predefinită combinată (care împarte ecranul în două, pe orizontală).
Crearea unei vizualizări particularizate

Cea de a doua de tipul unui expert. în vreme ce cea de-a treia va permite formatarea la nivelul barei [din componenţa diagramei Gantt] selectate.102 Formatarea graficului Gantt Există trei modalităţi de formatare a unei diagrame de tip Gantt:    Utilizând câmpul Format ⇒ Bar Styles. Utilizând câmpul Format ⇒ Gantt Chart Wizard. va formata tot la nivel global dar sunt disponibile mai puţine opţiuni. din Prima metodă va aplica modificările întregii diagrame Gantt. şi cum arată. . o reprezentare de tip diagramă. Această formă de prezentare a unui proiect se concentrează mai puţin pe desfăşurarea în timp a activităţilor şi mai mult pe relaţiile care se stabilesc între ele. Formatând direct la nivelul unei singure bare componenţa diagramei Gantt. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate ajunge la. Formatarea cu ajutorul câmpului Format  Bar Styles Formatarea cu ajutorul câmpului Format  Gantt Chart Wizard Formatarea individuală a unei bare din digrama Gantt Formatarea vizualizării de tip Diagramă reţea O altă formă de vizualizare a unui proiect este diagrama reţea. În animaţiile de mai jos se prezintă metodele enumerate de modificare a aspectului unei diagrame Gantt.

În partea finală a animaţiei se poate vedea cum. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate ajunge la o astfel de prezentare a unui proiect şi cum se poate modifica aspectul unui calendar. o altă modalitate de a vizualiza un proiect cu accent pe aspectul dispunerii în timp a activităţilor. astfel încât numele activităţii pe care o reprezintă să apară înscris chiar pe bară. Probabil cel mai folosit element grafic va fi caseta de text. caseta de text o urmează. În animaţia de mai jos a fost surprins procesul de creare a unei casete de text pe diagrama Gantt şi legarea acestei casete de o anume activitate.Vizualizarea de tip Diagramă reţea 10 3 Formatarea vizualizării calendar În afară de diagrama Gantt. o reprezintă vizualizarea de tip calendar. este posibilă completarea ei şi cu elemente grafice (dreptunghi. oval etc). dacă activitatea îşi schimbă poziţia pe diagramă. În partea de început a animaţiei se vede cum se poate formata o bară a diagramei Gantt. pentru că în interiorul ei se pot insera secvenţe de text ce pot completa informaţiile vizibile pe diagrama Gantt. Vizualizarea de tip Calendar Desenarea pe o diagramă Gantt Dincolo de facilităţile de formatare a diagramei Gantt. Inserarea unei casete de text .

orice formă de prezentare a unui proiect poate fi tipărită. Acesta este şi motivul pentru care frecvent tipărirea proiectelor se face pe plottere.1. . Subsol. Legendă). Secţiunea View. În plus. Relationship Diagram. Figura 4. Folosind facilitatea Copy Picture. Toate setările legate de pagină se pot controla cu ajutorul câmpului File⇒Page Setup. tipărirea proiectelor seamănă mult cu tipărirea foilor de calcul Excel. Copierea de informaţie din Microsoft Project Informaţii din cuprinsul unui proiect realizat cu Microsoft Project pot fi extrase şi făcute disponibile altor aplicaţii. mai apare şi aşa numita Legendă (şi ea organizată pe cele trei zone amintite anterior). Există principial două căi de a extrage informaţie dintr-un proiect realizat cu Microsoft Project:   Folosind facilitatea Copy ⇒ Paste la nivel de componentă de tip text. centru şi dreapta. permite controlul unor elemente specifice ale paginii tipărite Microsoft Project.2 permite identificarea zonelor unei pagini tipărite Microsoft Project (Antet. Se va imprima numai cea activă. subsol (footer) – ambele organizate pe trei zone: stânga. Problema care apare la tipărirea proiectelor este legată de numărul mare de coli necesare. în general în scop de prezentare. Ca şi acolo (şi nu numai acolo) există antet (header). În principiu. Nu pot fi tipărite vizualizările combinate. Caseta de dialog omonimă poate fi văzută în figura 4. în cazul Microsoft Project.104 Imprimarea vizualizărilor Cu excepţia vizualizărilor de tip Task Form.

În animaţia de mai jos se poate vedea cum s-a salvat într-o imagine pentru ecran vizualizarea curentă a proiectului între 1 decembrie 2004 şi 1 aprilie 2005. Există şi posibilitatea de a salva ecranul proiect sau numai rândurile selectate. Dacă nici unul din şabloanele existente nu convine este posibilă setarea fină cu ajutorul unui expert. după cum se poate preciza o perioadă de timp pentru care se va extrage imaginea. În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate folosi facilitatea Copy Picture.O a treia metodă ar putea fi publicarea întregului proiect. pentru imprimantă (alb-negru) sau în format . Imaginea pentru ecran sau pentru imprimantă se stochează temporar în Clipboard. Extragerea de informaţie într-un fişier html se poate face utilizând un număr de şabloane de organizare a informaţiei extrase (şabloanele stabilesc ce se va extrage şi cum va fi structurată informaţia extrasă – formatul general este de tabel).GIF. . Facilitatea Copy Picture 10 5 Se poate vedea că se poate salva imaginea pentru ecran. adică de fapt „scrierea” proiectului în format html (în esenţă este vorba de generarea unor tabele în format html). Facilitatea Copy Picture pe durată precizată Publicarea pe Web Este posibilă salvarea conţinutului unui proiect (cu posibilitatea de a selecta ce se va reţine din proiect) în format html. Se va genera astfel un fişier ce va putea fi citit cu un browser obişnuit. sau a unor elemente/componente ale acestuia pe Web.

se poate defini forma dorită de extragere (care poate fi salvată ca un nou şablon – de altfel şi şabloanele existente se pot modifica după dorinţă şi salva cu acelaşi nume sau cu un nume nou). Salvarea în format html Figura 4.3. Dacă nici unul din şabloanele existente nu este considerat corespunzător. utilizând un şablon pre-existent (Top level tasks list).3 se poate vedea rezultatul salvării în format html.106 În animaţia de mai jos se poate vedea cum a fost salvat într-un fişier html un proiect.1 Formatarea paginii în Microsoft Project În figura 4. aşa cum se poate vedea în animaţia ce urmează figurii 4. Salvarea în format html cu definirea formatului de extragere . Se va utiliza acelaşi expert.

În animaţia de mai sus, se va salva în format html informaţia despre proiect, concomitent cu definirea formatului de extragere a datelor. Astfel, se va extrage informaţia despre resurse. Fişierul rezultat va conţine şi capul de tabel (numele câmpurilor considerate) şi o imagine. Se vor extrage numai câmpurile corespunzătoare numelor activităţilor (Name), respectiv costurilor (Cost). Noile nume ale acestor câmpuri vor fi Nume activitate, respectiv Cost activitate. Vor apărea în fişierul html numai activităţile care au alocate resurse de peste 5000000 lei. Rezultatul se poate vedea în figura 4.4.

10 7

Salvarea proiectelor în alte formate
Este posibilă nu numai salvarea de informaţie din cuprinsul unui proiect în format html, ci şi în alte formate:      Excel. Access. Text. XML. Text delimitat cu virgulă.

În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate salva informaţie din cuprinsul unui proiect în format Excel.
Salvarea în formar Excel

108

10 9

110 Figura 4.4 Filtrarea unor resurse în format html .

5 se poate vedea care este rezultatul salvării de informaţii în format Excel. Monitorizarea unui proiect în Microsoft Project înseamnă:  Înregistrarea nivelelor de realizare a activităţilor (în tranşe procentuale de 25%. pentru a se evita situaţiile critice de tipul depăşirilor termenelor de finalizare sau a costurilor. Salvarea unei linii de bază a unui proiect Planul de bază – sau linia de bază . costurile planificate). astfel încât măsuri corective se pot lua în timp util. 75% sau 100% dar şi în valori precise). aşa cum s-a făcut în secvenţa surprinsă de animaţia anterioară. 11 1 Monitorizarea desfăşurării proiectului Planificarea desfăşurării unui proiect este doar o faţetă a lucrului la acel proiect.al unui proiect (baseline) este planul original de desfăşurare a sa (date de finalizare parţiale sau finală. dacă pentru costuri se înregistrează depăşiri (sau economii).În figura 4. a datelor de începere şi de terminare a activităţilor. 50%. Înregistrarea duratelor reale ale activităţilor. respectiv monitorizarea unor elemente de mare importanţă cum ar fi: dacă datele de începere sau de terminare ale activităţilor corespund cu cele planificate iniţial.   Urmărirea derulării unui proiect se face în timpul desfăşurării acestuia. Microsoft Project permite pe lângă planificare şi urmărirea desfăşurării unui proiect. Pe parcursul desfăşurării proiectului se va compara mereu situaţia reală cu planul de bază pentru a se putea aprecia abaterile de la acesta. dacă resursele consumă atât cât fusese planificat. . Urmărirea volumului de muncă depus.

112 .

11 3 .

În animaţia de mai jos se poate vedea cum se salvează o linie de bază a unui proiect.1 Conţinutul unei linii de bază Activitate Câmpul Start Câmpul Finish Câmpul Duration Câmpurile Work şi timephased work Câmpurile Cost şi timephased cost Resursă Câmpurile Work şi timephased work Câmpurile Cost şi timephased cost Repartizare Câmpul Start Câmpul Finish Câmpurile Work şi timephased work Câmpurile Cost şi timephased cost O linie de bază se salvează (creează) atunci când s-a realizat deja un plan al proiectului şi nu s-a început introducerea valorilor reale pentru volumul de lucru. Se pot salva linii de bază sau planuri interimare pentru întregul proiect sau pentru activităţi selectate.114 Linia de bază este o formă sintetică de prezentare a unui proiect care va conţine următoarele elemente: Tabelul 4. Salvarea unei linii de bază pentru întregul proiect . înregistrate în diferite faze de desfăşurare a proiectului). Microsoft Project poate salva pentru un proiect până la 11 linii de bază. precum şi un număr de 11 planuri interimare pentru proiect (planurile interimare sunt seturi de date de început şi încheiere ale activităţilor.

6 Salvarea unei linii de bază a unui proiect 11 5 . În animaţia de mai jos a fost surprins procesul de ştergere a unei linii de bază. Secţiunea Roll up Baseline controlează modul cum vor apărea informaţiile legate de activităţile selectate pentru generarea unei linii de bază sau plan interimar în diagrama Gantt. respectiv Remaining apar valori nenule numai pentru activităţile selectate. Pe măsură ce se vor înregistra volume de muncă reale. Atenţie: Având în vedere că la salvarea liniei de bază nu se înregistrase nici un volum de muncă real. valorile din câmpurile Work şi Baseline sunt identice. O linie de bază. cele două coloane nu vor mai fi identice. Conţinutul câmpurilor sursă se va copia în cele ţintă.Urmăriţi animaţia următoare pentru a vedea cum se salvează o linie de bază numai pentru anumite activităţi ale proiectului. Se va vedea cum în coloana Baseline. sau un plan interimar pot fi şterse.6) permite în cazul salvării unui plan interimar precizarea unor câmpuri sursă (Copy) şi unor câmpuri ţintă (Into). Figura 4. Ştergerea unei linii de bază Caseta de dialog Save Baseline (figura 4.

Această abordare este aplicabilă dacă până la o dată anume toate activităţile planificate s-au desfăşurat conform planului. a fost surprinsă aducerea la zi a proiectului până la data de 1 decembrie 2004.116 În animaţia de mai jos se poate vedea cum se salvează un plan intermediar pentru un număr de activităţi selectate şi cum se poate vizualiza acest plan intermediar (prin inserarea unei coloane şi precizarea conţinutului acesteia). Salvarea unui plan intermediar pentru activităţi selectate şi vizualizarea sa Înregistrarea volumului de muncă prin aducerea la zi a desfăşurării proiectului Aşa cum s-a mai spus. . În animaţia ce urmează. Cea mai simplă dintre ele este aducerea la zi a proiectului. există mai multe modalităţi de a înregistra volum de muncă.

Dacă se optează pentru setarea pe Set 0%-100% complete. Activităţile înregistrate ca efectuate (total sau parţial) sunt marcate în diagrama Gantt aşa cum se vede în figura 4. activităţile care nu au început [încă] la data specificată vor fi reaşezate pe scara timpului astfel încât să înceapă exact la data aleasă şi primesc o constrângere de tip Start No earlier Than. Dacă se alege setarea Set 0% or 100% complete only. activitatea se va înregistra cu gradul de completare până la data aleasă în caseta Update work as complete through. activităţile nefinalizate până la data stabilită în caseta Update work as complete through apar cu grad de realizare 0%.7.Actualizarea unui proiect cu actualizare reală 0-100% 11 7 Se va urmări setarea câmpului Set 0%-100% complete (în opoziţie cu Set 0% or 100% complete only). . Actualizarea cu actualizare 0 sau 100% Dacă se foloseşte câmpul Reschedule uncompletet work to start after.

118 .

Se fac următoarele precizări:  Când se introduce o dată de început a unei activităţi. precum şi durata acesteia. diferită de cea programată. Acest proces este ilustrat în animaţia de mai jos. Când se introduce o dată de finalizare a unei activităţi. Precizarea volumului de muncă utilizând Task Information Ajustarea duratei şi datelor reale pentru începerea sau terminarea unei activităţi În animaţiile ce urmează se poate vedea cum se pot modifica datele de început şi de sfârşit ale unei activităţi. 75 şi 100% Dacă se doreşte un reglaj mai fin. secţiunea General  Procent complete.  . 50. 25. 25. aceasta din urmă se ajustează pentru a fi identică cu cea introdusă şi gradul de realizare se stabileşte la 100%.11 9 Înregistrarea volumului de muncă precizarea de procente de realizare prin Acumularea de muncă se poate înregistra şi mai precis. în tranşe de 0. Precizarea volumului de muncă în tranşe de 0. 75 sau 100%. 50. diferită de cea programată. aceasta din urmă este ajustată pentru a fi identică cu cea introdusă. se poate folosi caseta de dialog Task Information. Acest mod de lucru este prezentat în animaţia următoare.

Microsoft Project scade durata reală din cea programată. Această abordare presupune un mare volum de muncă şi o mare atenţie din partea managerului de proiect şi ca atare se va folosi numai în cazul unor activităţi extrem de importante pentru buna derulare a proiectului. atunci în cea de-a doua zi vor mai fi necesare numai 6 ore de muncă. Se face precizarea că forma de vizualizare utilizată în animaţie este Task Usage. Se va urmări în animaţie ce se întâmplă cu utilizarea resursei în cele două zile (15 şi 16 noiembrie 2004). Utilizare de resurse la nivel orar 1 . Microsoft Project ajustează durata programată pentru a o face identică cu cea introdusă şi gradul de realizare a [întregii] activităţi este stabilită la 100%. Dacă s-ar putea ca resursa să lucreze 10 ore pe zi. dacă aceasta este mai mică decât cea programată.120  Când se introduce o durată a unei activităţi. iar durata introdusă devine procent de activitate realizată. Se va utiliza şi câmpul Format ⇒ Details ⇒ Actual Work.  Modificarea duratelor Modificarea datelor de început/sfârşit Modificarea datelor şi a duratelor Dacă se doreşte o monitorizare extrem de precisă a activităţilor unui proiect. Resursa amintită se foloseşte 8 ore pe zi timp de două zile. Se va urmări resursa inginer tehnolog aferentă activităţii Stabilirea caracteristicilor generale ale pieţei (din cadrul activităţii centralizatoare Analiza de piaţă). În animaţia ce urmează se va prezenta o astfel de urmărire. se poate merge până la nivel de ore. sau acolo unde plata se face la nivel orar. Când se introduce o durată a unei activităţi. Se va folosi această abordare în general pentru activităţi scurte. mai mare decât cea programată.

Activitatea 21 durează o zi în loc de două. Utilizare de resurse la nivel orar 2 În privinţa costurilor trebuie precizat că în mod implicit. evoluţia activităţilor este următoarea:    Până la 21 ianuarie 2005. Urmărirea stării proiectului Activităţile de monitorizare a desfăşurării unui proiect urmăresc în mod special depistarea activităţilor aflate în întârziere (sau în avans). Activitatea 20 începe cu o zi mai târziu. activităţile s-au finalizat în proporţie de 100%.12 1 În următoarea animaţie se prezintă cazul în care în prima zi resursa nu lucrează decât 6 ore. Pentru exemplificare se consideră că pentru proiectul analizat pe parcursul acestui studiu de caz. Monitorizarea stării proiectului vizualizării Tracking Gantt cu ajutorul Pentru a putea folosi această metodă este necesară salvarea unei linii de bază a proiectului. costurile reale se calculează pe baza duratelor de activitate şi a costurilor orare. . cu condiţia ca în caseta de dialog Tools ⇒ Options secţiunea Calculation. să se anuleze bifa de la câmpul Actual costs are always calculated by Microsoft Office project. este necesară şi o a treia zi de lucru. Se vede că pentru menţinerea volumului de muncă constant. Acestea pot fi introduse direct în tabele de costuri. precum şi modul cum se raportează costurile reale la cele proiectate. Este posibilă şi introducerea aşa-numitelor costuri reale. .

122  Activitatea 22 se finalizează 100% cu menţinerea datelor de început şi terminare. Activitatea 28 durează 13 zile în loc de 11. Activitatea 25 se finalizează 100% cu menţinerea duratei proiectate. Pentru a îl vizualiza. Activitatea 27 începe pe 25 februarie şi se finalizează 100%. Activitatea 24 începe cu două zile mai târziu şi se finalizează 100%. obţinută prin copierea uneia deja existente. Vizualizarea Tracking Gantt       În După înregistrarea activităţii 24. poate fi urmărit cu ajutorul vizualizării Task Sheet şi a tabelului Work. s-a salvat un plan intermediar. Se va proceda ca în animaţia de mai jos. la care s-au adăugat barele ce permit vizualizarea diferenţelor dintre planul intermediar şi derularea proiectului). Compararea unui plan intermediar cu evoluţia unui proiect Identificarea activităţilor care depăşesc bugetul Modul în care evoluează costurile reale în raport cu cele planificate. În acest moment se salvează un plan intermediar. Activitatea 30 durează 17 zile. acest moment se opreşte urmărirea evoluţiei proiectului. Evidenţierea situaţiei costurilor . aşa cum rezultă ele din evoluţia proiectului până la data respectivă. se va proceda ca în animaţia de mai jos (pe parcursul căreia s-a definit o nouă vizualizare Tracking Gantt.

deci VAC=BAC-EAC. O astfel de apreciere nu se poate face numai pe baza urmăririi unui orar de desfăşurare. resurse sau alocări. SV (variaţia valorii câştigate) arată diferenţa în costuri între situaţia reală şi planul de bază. o resursă sau o alocare. reprezintă diferenţa dintre bugetul la terminare şi estimarea la terminare. pentru o activitate. resurselor sau alocărilor. BCWS (costul bugetat al muncii planificate) conţine costurile cumulate sau eşalonate în timp până la o dată specificată. resurselor sau alocărilor şi se calculează cumulat sau eşalonat în timp (pentru a surprinde mai bine evoluţia lor). calculate prin aplicarea costurilor la cantităţile de muncă efectiv realizate. Acest indicator este chiar valoarea câştigată. ACWP (costul actual al muncii executate) indică costurile reale ale activităţilor. CV (variaţia costului valorii câştigate) reprezintă diferenţa dintre costurile bugetate ale muncii desfăşurate şi costurile actuale ale muncii efectuate. Indicatorul SV se calculează cu relaţia: SV = BCWP – BCWS. Indicatorii implicaţi în determinarea valorii câştigate sunt descrişi în continuare (acronimele corespund denumirilor în limba engleză). toţi de dinamică a costurilor şi permite ca analizând numai costuri să se poată aprecia dacă un proiect evoluează „bine” sau „rău”. acest decalaj (pozitiv sau negativ) se va traduce în decalaje de costuri. . resursă sau alocare. VAC (variaţia la terminare).Urmărirea evoluţiei proiectului cu ajutorul valorii câştigate 12 3 Această metodă de urmărire a evoluţiei unui proiect se concentrează pe monitorizarea exclusiv a dinamicii costurilor. adică CV = BCWP – ACWP. Toţi indicatorii se aplică activităţilor. Dacă o activitate nu s-a încadrat în orarul planificat. BCWP (costul bugetat al muncii desfăşurate) conţine costurile cumulate sau eşalonate în timp ale unei activităţi. Valoarea câştigată (earned value) se construieşte cu ajutorul mai multor indicatori. EAC (estimarea la terminare) reprezintă suma dintre costurile actuale şi cele rămase şi dă o imagine a estimării costurilor finale. BAC (bugetul la terminare) reprezintă costurile totale planificate pentru o activitate.

În animaţia de mai jos se poate vedea cum se poate realiza acest lucru. Valoarea câştigată Pentru o mai bună înţelegere a semnificaţiilor indicatorilor menţionaţi se va urmări activitatea 21: „Stabilirea resurselor”. sau Resource Sheet.8 este prezentat un tabel de tip Earned Value pentru resurse. În figura 4. urmată de activarea unui tabel de tip Earned Value. .124 Pentru a putea utiliza indicatorii mai sus menţionaţi va fi necesară o vizualizare de tip Task Sheet.

12 5 .

Filtrarea nu modifică ordinea datelor aşa cum o face sortarea. dată de finalizare. costuri) salvat înainte de începerea înregistrării de activităţi. Valoare câştigată – Măsură a costurilor lucrărilor executate până la o anumită dată. Gruparea datelor – Structurare a activităţilor sau resurselor în conformitate cu diverse criterii (durată. prioritate etc. Sortarea poate să schimbe sau nu numărul de ordine (ID) al unei element di componenţa listei sortate. nivel de supra-alocare. . Valoarea câştigată (earned value) se construieşte cu ajutorul mai multor indicatori. Fiecare coloană reprezintă un câmp Microsoft Project. date de începere şi terminare a activităţilor. Filtrarea va determina eliminarea dintr-o anumită formă de vizualizare a unor date ce nu îndeplinesc anumite condiţii. Sortarea Actualizarea activităţilor proiectului– Înregistrarea volumul de muncă prin precizarea nivelului de îndeplinire a unei activităţi. O astfel de apreciere nu se poate face numai pe baza urmăririi unui orar de desfăşurare. toţi de dinamică a costurilor şi permite ca analizând numai costuri să se poată aprecia dacă un proiect evoluează „bine” sau „rău”.). Diagrama reţea nu urmăreşte desfăşurarea în timp a activităţilor ci numai relaţiile dintre acestea Linie de bază – Plan original al unui proiect (durate. Filtrarea datelor – Modalitate de control a vizualizării datelor într-un proiect. Diagrama reţea – Formă de vizualizare care surprinde dependenţele dintre activităţile proiectului. pentru compararea sa ulterioară cu starea proiectului la un moment dat. iar fiecare rând reprezintă o activitate sau o resursă. Tabele – Formă de vizualizare organizată pe linii şi coloane.126 Cuvinte cheie datelor – Ordonare a elementelor unei vizualizări după unul sau mai multe criterii (între care relaţia logică este de tip ŞI).

12 7 .

2004 Kinkoph S. Ploieşti. Fulton J.128 Bibliografie Năftănăilă. I. Leonard W.. Documentaţie de firmă Traducerea Ms P 2000 Bott E.. Birotică.. ş. a. Microsoft Office XP in imagini. Microsoft Office XP.. Editura ASE. Bucureşti. Editura Universităţii din Ploieşti. Ed.. Teora.. 2003 * * * Microsoft Project. Teora. 2004 . Ed. Microsoft Project 2000 – Suport pentru instruire şi certificare.. 2002 Lambrescu. I.

.................104 Publicarea pe Web..............................................................116 Ajustarea duratei şi datelor reale pentru începerea sau terminarea unei activităţi....................10 Introducerea şi alocarea (repartizarea) resurselor................................................................27 Managementul resurselor....3 Studiul de caz – Managementul proiectului de dezvoltare a unui nou produs................................ 80 Urmărirea desfăşurării proiectului........102 Formatarea vizualizării calendar.................... 105 Monitorizarea desfăşurării proiectului...................77 Ajustarea timpului de lucru pentru resurse individuale................................................................................Microsoft Project Prezentare generală........................................................................111 Înregistrarea volumului de muncă prin aducerea la zi a desfăşurării proiectului...104 Copierea de informaţie din Microsoft Project..............................................................................................................119 Urmărirea stării proiectului...............98 Sortarea datelor dintr-o vizualizare.......................................100 Editarea şi crearea tabelelor..........................................................................................................................................................................103 Imprimarea vizualizărilor..................................................... 99 Filtrarea datelor...............................................................77 Supra-alocarea resurselor...................98 Gruparea datelor............2 Ce este Microsoft Project?.......................................................101 Definirea vizualizărilor particularizate..............................103 Desenarea pe o diagramă Gantt.............................................................. 2 Mediul de lucru Microsoft Project..........................................................................................101 Formatarea graficului Gantt...... 6 Programarea activităţilor........10 Introducerea şi organizarea activităţilor.......................................................................................121 12 9 .... 102 Formatarea vizualizării de tip Diagramă reţea..............................................................111 Salvarea unei linii de bază a unui proiect................................