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INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE FELIPE CARRILLO PUERTO

ORGANISMO PBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO

REPORTE FINAL DEL SERVICIO SOCIAL NOMBRE: EDGAR CUXIM PAT CARRERA: LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN SEMESTRE: VIII NUMERO DE CONTROL: 071KO126 DEPENDENCIA: H. AYUNTAMIENTO DE FELIPE CARRILLO PUERTO PROGRAMA: ACTUALIZACIN DE EXPEDIENTES Y CONTROL DE SOLICITUDES DE APOYO PUESTO: AUXILIAR PERIODO: DEL 06 DE SEPTIEMBRE DE 2010 AL 06 DE MARZO DE 2011 TOTAL DE HORAS: 480 HORAS

FELIPE CARRILLO PUERTO A QUINTANA ROO A 06 DE ABRIL DEL 2011

NDICE

A. INTRODUCCIN03 B. DESARROLLO DE ACTIVIDADES......................................08

C. RESULTADOS......................10 D. CONCLUSIONES..............11

E. RECOMENDACIONES.............12 F. ANEXOS...14

A. INTRODUCCIN DEPENDENCIA: H. AYUNTAMIENTO DE FELIPE CARRILLO PUERTO Es un organismo publico que tiene las facultades de formular, aprobar y publicar de acuerdo con las leyes en materia municipal que expida la Legislatura del Estado, los bandos de polica y buen gobierno, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, que organicen la administracin publica general, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios pblicos de su competencia y aseguren la participacin ciudadana y vecinal. FUNCIONES: Formular, aprobar y expedir el bando de polica el buen gobierno y de mas reglamentos, acuerdos y disposiciones de carcter general que se requieren para la organizacin y funcionamiento de la administracin y de los servicios pblicos. Designar entre sus miembros las comisiones para la inspeccin y vigilancia de los diferentes aspectos de la administracin y los servicios pblicos municipales. Organizar la estructura y funcionamiento de la administracin publica municipal. Nombrar y renovar al secretario del ayuntamiento, al tesorero municipal, al jefe de la oficina de obras y servicios pblicos, al comandante de polica y de ms funcionarios de la administracin publica, a propuesta del presidente municipal. Analizar, discutir y aprobar el presupuesto de egresos y la iniciativa de ley de ingresos del municipio. Vigilar que se recauden oportuna y correctamente los ingresos municipales. Presentar oportunamente al congreso local las cuentas y comprobantes de recaudacin y gastos de los fondos pblicos. Expedir licencias, permisos y autorizaciones propias de su competencia. Celebrar convenios con las dependencias federales, estatales y con otros ayuntamientos para la realizacin de obras de presentacin de servicios pblicos. Aprobar los planes y programas de desarrollo urbano municipal.

Invertir de acuerdo con las leyes federales y estatales en la regulacin de la tenencia de la tierra urbana. Fomentar las actividades productivas, educativas, sanitarias, culturales y deportivas. OBJETIVOS: Coordinar los esfuerzos de la ciudadana del municipio, poltica y econmicamente, en conjunto con las dependencias, direcciones y secretarias que integran en el H. Ayuntamiento, cumpliendo con las atribuciones que se confiere la constitucin poltica de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitucin Poltica del Estado y las leyes que en ella se emane. REA: SECRETARIA PARTICULAR La Secretaria Particular es un rea que busca un enlace efectivo entre la Presidencia Municipal y la sociedad Carrilloportense, as como las instancias gubernamentales en sus tres niveles; la municipal, estatal y federal, para que todas las propuestas, proyectos, sugerencias y necesidades, mismas que surgen en forma cotidiana, sean canalizadas para darles la solucin o el seguimiento adecuados, lo cual slo se dara con una comunicacin constante y permanente, as como efectiva y afectiva entre la presidencia, la Secretara particular, las direcciones y departamentos existentes. En el rea, la recepcin de solicitudes de salud, medicamentos, apoyo jurdico, econmico y orientacin, es una labor diaria, sin embargo a veces la cantidad de solicitudes rebasan la capacidad del rea, pero a pesar de ello siempre se procura darles una solucin de forma eficaz, por parte de las direcciones e instancias destinadas para ello. El personal encargado de la Secretara Particular somos los primeros en llegar y los ltimos en retirarnos, tratando de poner las cosas en orden, tener la informacin a mano y en el momento que se requiera. La atencin al pblico no tiene horario de oficina por los imprevistos y emergencias que siempre se dan en nuestro medio. Ya que nuestra mxima autoridad municipal no siempre estar en sus oficinas, pues por su investidura y responsabilidad las ausencias podran ser constantes en labores de gestora, visitas comunitarias o de carcter laboral en la capital del estado u otros estados y municipios.

Todo el trabajo del rea esta enfocado a la gente que merece un trato digno, como miembro de la comunidad.

ORGANIGRAMA MUNICIPIO DE FELIPE CARRILLO PUERTO H. AYUNTAMIENTO 2008-2011 PRESIDENCIA

PRESIDENTE MUNICIPAL

SECRETARIO PRIVADO

CHOFER

SECRETARIA PARTICULAR Mara Concepcin Cime Mukul

OFICIAL ADMVO A NORA ELIZABETH MANZANERO

AUXILIAR MOISS CAMAL AKE

AUXILIAR ADMVO RAYDORELL YAH PERAZA

AUXILIAR DAYSY CETZ UCAN

AUXILIAR ADMVO CARLOS ALFREDO SALAZAR MOO

AUXILIAR ADMVO MARCO CIBAJA GUEMEZ

AUXILIAR JUAN SALAZAR BLANCO

FUNCIONES: 1) Atencin ciudadana: a) Atencin y orientacin a la ciudadana que acude a las oficinas. b) Informacin a los solicitantes sobre el seguimiento de sus gestiones. 2) Documentacin: a) Recepcin, registro y revisin de la documentacin. b) Requisitos de recepcin de solicitud de apoyo: copia de la credencial de elector y la documentacin a la que se refiere la solicitud. c) Trmite de documentacin de acuerdo a indicaciones del ejecutivo municipal. d) Envo de documentacin a diferentes dependencias federales y estatales, as como a las reas del H. Ayuntamiento para su respectivo trmite de acuerdo a indicaciones del C. Presidente Municipal y/o Secretara Particular. e) Control y evaluacin de seguimiento de solicitudes de apoyos clasificadas por rutas de las diferentes comunidades del municipio, as como de la cabecera municipal. f) Recepcin y control de documentacin para la firma del C. Presidente. g) Distribucin de correspondencia. h) Elaboracin de informe bimestral. i) Archivo de documentacin. j) Control de los nmeros de oficio para la firma del C. Presidente Municipal que se utilizan en la documentacin de las diferentes Secretaras y Direcciones del H. Ayuntamiento. 3) Agenda: a) Elaboracin, coordinacin y distribucin de la agenda diaria del C. Presidente a las diferentes reas del H. Ayuntamiento. b) Coordinacin de audiencias pblicas que atiende el Presidente Municipal.

c) Coordinacin de reuniones del gabinete municipal. d) Coordinacin de giras de trabajo del C. Presidente.

e) Coordinacin de eventos en la que se contar con la presencia del C. Presidente Municipal. f) Designacin de funcionarios que representen al C. Presidente en reuniones y/o eventos a las que no le fuera posible asistir. 4) Sala de Cabildos: a) Control mediante bitcora de las reuniones que se celebran en la sala de cabildos. 5) Telfono y fax. b) Control mediante bitcora del telfono y fax. OBJETIVO: El servir publico requiere entregar su mejor esfuerzo a favor de la comunidad, servir es un compromiso y alto honor actuar con amabilidad, sencillez y eficiencia en el desempeo de las funciones asignadas conforme a derecho y a la obligacin moral.
TOTAL DE PERSONAS ASIGNADO EN EL REA: 1 SECRETARIA PARTICULAR

OFICIAL ADMINISTRATIVO A

AUXILIAR

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

RELACIN DE OBJETIVOS CON LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA: Los objetivos de la secretaria Particular y Del H. Ayuntamiento, tienen en comn el de atender las necesidades de la ciudadana del municipio de Felipe Carrillo Puerto de una forma eficiente y eficaz, por medio de la coordinacin de esfuerzos de las diferentes reas que conforman la dependencia municipal, y de esta manera nos podemos dar cuenta de lo parecido que tienen los objetivos, ambos procuran enfocar y unir los esfuerzos para servir mejor a la ciudadana. Ya que la razn de trabajo del Ayuntamiento es por la ciudadana. En el presente reporte final del servicio social se encontraran la informacin necesaria de cada una de las actividades que fueron desarrolladas durante la realizacin de servicio social, as como una explicacin del la experiencia que se obtuvo de la misma, tambin se mencionara si los logros y objetivos fueron alcanzados satisfactoriamente. A al final del reporte se podrn ver algunas recomendaciones que fueron hechas con el propsito de mejorar el sistema y manejo del servicio social del ITSE. B. DESARROLLO DE ACTIVIDADES Durante el periodo en que se presto el Servicio Social en el departamento de la secretaria particular, del H. Ayuntamiento de Felipe Carrillo Puerto, se estuvo laborando en el programa de actualizacin de expedientes y control de solicitudes de apoyo, este programa tiene como finalidad de actualizar y capturar todos los documentos ya sean de solicitudes o apoyos en la base de datos que maneja el departamento de esta manera tener un buen control y manejo de los documentos. Las actividades que formaron parte para el desarrollo del servicio social fueron supervisadas por la Profra. Mara Concepcin Cime Mukul secretaria particular quien fungi tambin como jefe inmediato y las actividades que se realizan, de las cuales se mencionan los siguientes: 1) 2) 3) 4) Elaboracin de expedientes. Actualizacin de expedientes. Depuracin de expedientes. Control de solicitudes de apoyo.

1) Elaboracin de expedientes: Durante el periodo en que se realizo el servicio social, se elaboraron oficios dirigidos a diversas personas que colaboraron dentro de la dependencia, con el motivo de notificar comisiones, cartas de recomendacin, constancias de uso de suelo y constancias de dependencias econmicas. De igual forma fueron recepcionados mltiples oficios de dependencias gubernamentales y no gubernamentales. 2) Actualizacin de expedientes: Adems de la elaboracin de expedientes, tambin se realizo la actualizacin de expedientes, esta actividad consisti en capturar por mes y fecha la documentacin que se reciba del rea de que se trate, adems de la fecha y del mes, tambin se captura los datos importantes de cada documento, como el nombre de la persona que lo emite, el asunto, el lugar donde se emiti( comunidad, ciudad, estado, etc.) y el numero de memorndum con el que fue enviado, solo en el caso de que se turne directamente, se coloca que fue atendido con o sin respuesta y el nombre del la persona que la recibi o atendi. Esta actividad se lleva acabo con la finalidad de tener un buen control sobre los documentos que llega a la secretaria, porque hay ocasiones quelos datos no coinciden con la captura en caso de ser negativo se asigna un nuevo clave de control para el expediente, de esta forma facilita la bsqueda de informacin individual de cada
ciudadano en caso de alguna aclaracin, dichas actualizaciones tambin se trasladan en la base de datos general que tiene el departamento.

3) Depuracin de expedientes: Otra de las actividades que se realizo en la oficina de la secretaria, fue la depuracin de documentos ya que la documentacin que circula por el rea una ves turnada y atendida con o sin respuesta y vencida la fecha, es seleccionada y ordenada para posteriormente ser archivados, ya que esto respalda el trabajo que se hace en la secretaria cuando se realizan las auditorias. En el archivo lo que se hace es acomodar la documentacin de acuerdo a la fecha en que se recepciono y en la carpeta que corresponda, segn a quien va dirigida y la finalidad del mismo.

4) Control de solicitudes de apoyo: En esta actividad lo que se realizo fue llevar un control de todas las solicitudes de apoyo que a diario trae la ciudadana, ya sea de carcter personal o comunitario, las cuales al motivo de la solicitud fueron turnados a los diferentes areas de la Administracin Municipal, para su seguimiento de acuerdo a su tipo de requerimiento, cabe mencionar que varios de los documentos fueron atendidas de manera directa por el presidente municipal, y la recepcin de estos documentos se realizo en las maanas de 8:00 am 4:00 am de lunes a viernes. Y todos estos documentos que fueron recibidos en la secretaria se ordenaron de acuerdo al tipo de solicitud, para tener un control de todos los documentos recibidos para que cuando posteriormente sean necesitados no haya ningn problema para buscarlo. Es importante mencionar que adems del control de solicitudes, tambin se recibieron otros documentos de carcter informativo, con motivo de invitacin para algn evento o reuniones de trabajo.

C. RESULTADOS

Durante el periodo de prestacin de servicio social como auxiliar administrativo en e! departamento de la secretaria particular se obtuvo mucha experiencia en cuanto a las actividades que se realizaron y cabe mencionar que es de mucha utilidad para la formacin acadmica y para el desarrollo personal ya que en los 6 mese que forme parte de una carga de responsabilidades mas serias dentro de uno de los departamentos del H. Ayuntamiento, que es el de la secretaria Particular, ya que para mi en lo particular este departamento es uno de los mas importantes ya que ella se hacen la recepcin de apoyos y quejas de los ciudadanos carrilloportenses y tuve la oportunidad de escuchar muchas de las quejas de los ciudadanos y el trato amable que se les da a las persona que llegan en busca de ayuda. En el tiempo que estuve en la secretaria particular aprend a actualizar elaborar expedientes, a actualizar expedientes, a depurar los expedientes en fechas pasadas y a realizar un control de las solicitudes de apoyo que traan los ciudadanos. Otra de la experiencia que se obtuvo en el departamento fue el trato directo y cordial con la gente, lo cual permiti conocer muchas de las inquietudes que tienen los ciudadanos y tambin me pude percatar la manera en que resolvan las inquietudes y solicitudes que cada da traen las ciudadanas y ciudadanos del municipio, as como tambin es trato que se les daba a las personas de escasos recursos que vienen a pedir apoyo al presidente. Aunque cabe mencionar que no todas las solicitudes y apoyos no son aprobados por gran cantidad de personas que vienen a pedir apoyo. Una mas de las muchas experiencias que se estuvo en la realizacin del servicio fue el de conocer como funciona una dependencia gubernamental, como lo es el H. ayuntamiento de Felipe Carrillo puerto, la forma como esta organizada para que todos los objetivos se cumplan en tiempo y forma, sin embargo para que estos objetivos planteados se logren cumplir es necesario de un trabajo en equipo entre todos los departamentos del ayuntamiento. Las principales areas que se tubo conocimiento de algunos de sus funciones como el DIF, registro civil, direccin de catastro, proteccin civil, seguridad publica, alumbrado publico, CIAM, cultura y desarrollo, turismo y secretaria general. Toda esta experiencia obtenida va aportar mucho para la carrera asi como tambin para mi perfil, ya que para mi en lo personal el departamento me ayudo mucho a cumplir los objetivos planeados, por la facilidad que me dieron para realizar mi servicio social en una institucin con una gran responsabilidad.

D. CONCLUSIONES El servicio social es una requisito muy importante que implementa el Tecnolgico, ya que gracias a esta actividad el alumno se puede dar una nocin en cuanto a desempeo laboral que nos otros debemos de saber como futuros profesionistas y trabajadores, as como tambin de implementar los conocimientos que se obtienen en la escuela dentro de la institucin donde se realice el servicio social. De acuerdo a los objetivos planteados, se puede decir se contribuyo de manera satisfactoria al cumplimiento de los objetivos del H. Ayuntamiento de municipio, pues todas las actividades desarrolladas en el departamento de la secretaria particular, fueron para ayudar al personal que labora en el rea, ayudarlos a capturar los expedientes, a depurar, a actualizar y elaborar expedientes y de esta manera ayudar a que el departamento brinde un mejor servicio a la ciudadana. En cuanto a los objetivos del servicio social fueron cumplidos debido a que la experiencia que se obtuvo nos forja como profesionistas a una buena formacin.

E. RECOMENDACIONES

Para finalizar el reporte final se mencionara algunas recomendaciones que como alumno puedo aportar para mejorar el funcionamiento del sistema de servicio social.

Recomendaciones al departamento de servicio social.

1) Que la institucin realice ms convenios con empresas para prestar servicio social. 2) Que la prestacin del servicio social en semestres como el 5 o 6 ya que las horas a cumplir son extensas, y se descuidan materias solo por terminar satisfactoriamente el servicio. 3) Ms personal para la recepcin de documentos del servicio social. 4) Que se realicen peridicamente visitas a los prestadores de servicio.

Recomendaciones a la oficina de secretaria particular. 1) Que se ampli el rea para una mejor comodidad del empleado, ya que la oficina de trabajo cuenta con un espacio muy pequeo. 2) Que se asignen horario de desayuno, ya que no hay coordinacin para las salidas para el desayuno. 3) Implementar el programa de las 5S para tener una mejor organizacin de rea, personal y de todos los papeles que se manejan.

Secretaria particular.

CURRICULUM

Datos Personales
Nombre: Edad: Sexo: Mara Concepcin Cim Mukul. 54 aos. Femenino.

Lugar y fecha Tzucacab Yucatn 30 de octubre de 1954. de nacimiento: Estado civil: Casada

Estudios realizados
Primaria Escuela Primaria "Csar Mendoza Santana" San Diego, Jos Maria Morelos 1960-1966 Dziuch, Quintana Roo Felipe Carrillo Puerto, Q.Roo 1990-1991 1993-1996

Secundaria INEA Preparatoria Preparatoria Abierta (SEYC)

F. ANEXOS.