TUGASAN INDIVIDU ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Borang Pemarkahan Tugasan Pendahuluan Tugasan : 2b (i) 3 :2b(ii) Tugasan : 3b (i) 5 8 :3b(ii) Bibliografi 10 14 1 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN

2 KOMPONEN II : NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM TUGASAN 2b Sebagai seorang guru yang ditempatkan di sekolah diluar Bandar, anda perlu memahami, menghayati dan melaksanakan Etika Perkhidmatan Awam. (i) (ii) Nyatakan empat sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan menghuraikan lima amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan bagi merealisasikan etika tersebut. -------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 3 KOMPONEN II : ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN TUGASAN 3b En. Y baru sahaja ditukarkan ke Jabatan Pendaftaran Negara. Beliau diberi tanggungjawab untuk menguruskan sistem fail di jabatan berkenaan. Masalah utama yang dihadapi oleh Encik Y ialah pengesanan fail-fail dengan cepat. Terdapat juga beberapa fail yang telah hilang dan tidak dapat dikesan. (i)

kejayaan usaha ini bergantung kepada komitmen dan sokongan semua anggota Perkhidmatan Awam. Dengan ini. Pada hakikatnya. Keperluan dan permintaan orang ramai di atas perkhidmatan 3 yang berkesan mengakibatkan anggota-anggota Perkhidmatan Awam terpaksa menanggung beban kerja yang kian bertambah. layanan yang diberikan kepada orang ramai mahupun sikap serta tingkah laku penjawat awam itu sendiri. Ia juga merupakan himpunan nilai dan norma serta piawai moral yang mendasari tingkahlaku individu. rasa curiga dan syak wasangka tentang kemampuan perkhidmatan awam. Usaha sebegini juga bertujuan untuk melahirkan kesedaran di kalangan anggota Perkhidmatan Awam tentang betapa pentingnya pembaharuan dilakukan dari segi budaya kerja. organisasi dan profesion. Etika kerja adalah prinsip-prinsip moral yang ditetapkan dalam sesebuah organisasi bagi mengawal tingkah laku pekerja organisasi tersebut. etika perkhidmatan awam diwujudkan supaya dapat mengurangkan segala teguran dan pandangan negatif masyarakat terhadap perkhidmatan awam seterusnya dapat mewujudkan anggota perkhidmatan awam yang . Untuk itu. ( ii ) Huraikan langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik Y untuk mengatasi masalah di atas. 2. Untuk mewujudkan kakitangan awam yang dapat memberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan. cara operasi. Ia juga bertujuan mengoptimumkan faedah atau manfaat bagi individu dan orang ramai dalam kehidupan bersama. 2 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 2 KOMPONEN II : NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM Tugasan 2b ( i ) Empat sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan. Terdapat pelbagai aduan tentang kecekapan perkhidmatan awam sama ada dari segi mutu perkhidmatan. Etika bermaksud tanggungjawab dan tingkah laku seseorang atau profesyen terhadap masyarakat atau pelanggan. sebab mewujudkan Etika Perkhidmatan Awam ialah : 1.Jelaskan punca berlakunya masalah berkenaan. sistem dan prosedur serta teknologi. kerana permintaan rakyat terhadap perkhidmatan awam terus meningkat dan mereka mahukan satu pentadbiran yang cemerlang. Diwujudkan kerana adanya tuduhan.

pegawai perkhidmatan awam perlu berusaha untuk meningkatkan taraf dirinya. cenderamata. diharapkan agar mutu perkhidmatan awam dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Amalan-amalan etika khidmat awam. sijil-sijil kepujian. Kursus/ latihan yang sesuai diberikan kepada pegawai-pegawai yang sedang berkhidmat atau yang dilantik supaya menambahkan kecekapan kerja. ( ii ) Lima amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebua organisasi kerajaan bagi merealisasikan etika tersebut. jujur dan bertanggungjawab. Anggota perkhidmatan awam juga perlu sentiasa berusaha bagi mencapai matlamat ini. maklumat. Dengan adanya etika ini. Anugerah penghargaan dalam bentuk pengesyoran untuk menerima pingat-pingat . dengan wujudnya etika perkhidmatan awam. 5 2. Untuk itu. 1. Dalam petikan ucapan ketika melancarkan Panduan Perkhidmatan Cemerlang pada tahun 1979. Selain itu.amanah. Ini dapat dilakukan dengan meningkatkan kemahiran menerusi latihan. imej dan mutu perkhidmatan awam. pertimbangan untuk kursus-kursus dan lain-lain bagi mereka yang telah memberi perkhidmtan yang cemerlang. pembacaan serta menghadiri seminar atau bengkel. fakta dan . ancaman keselamatan di rantau ini dan berlakunya gejala-gejala yang kurang sihat seperti rasuah. tahap kualiti dalam pemberian perkhidmatan kepada masyarakat dapat dppertingkatkan. Di samping itu terdapat juga faktor-faktor luar yang mendorong kerajaan untuk mewujudkan etika ini. Dalam era ICT. penipuan serta penyelewengan dalam melaksanakan 4 tugasan yang diamanahkan. Anugerah penghargaan ini perlu dibuat setiap bulan dan tahun bagi merangsang untuk meningkatkan lagi prestasi kakitangan awam. Adalah menjadi matlamat dan azam kerajaan untuk meninggikan kecekapan. Proses pembelajaran tidak terhad kepada zaman persekolahan. 4. 3. tetapi ia berterusan sehingga akhir hayat. Ketua Setiausaha Negara telah mengatakan bahawa ´ Keputusan Kerajaan untuk mewujudkan satu etika bagi Perkhidmatan Awam pada asasnya bertujuan untuk menyerapkan kepada semua kakitangan Kerajaan semangat kerja dan dedikasi bagi menentukan supaya mutu prestasi Perkhidmatan Awam dapat ditngkatkan lagi´ Oleh yang demikian. Antaranya ialah kemerosotan ekonomi. data.

Penubuhan Jawatankuasa ini bertujuan untuk mengeratkan silaturrahim di kalangan kakitangan serta menjaga kebajikan. Supaya tidak ketinggalan. Di samping menjamin Perkhidmatan Awam terus relevan dan berada di hadapan. setiap individu dalam organisasi perlu sedar mengenai keperluan berterusan untuk menambah ilmu dan membaiki kompetensi. Menganjurkan majlis syarahan atau ceramah agama pada satu hari yang telah ditetapkan kakitangan yang dalam tiap-tiap minggu/ dua minggu/ bulan kepada beragama Islam. Ini adalah selaras dengan hasrat kerajaan yang berjiwa rakyat untuk melayan dan menunaikan semua permintaan dari aspirasi rakyat di negara ini. pengwujudan institusi pelaksanaan tertentu dan pemilihan nilai dan budi yang baik oleh setiap kakitangan kerajaan. Etika Perkhidmatan Awam lahir daripada kesedaran bahawa profesionalisme Perkhidmatan Awam perlu dipertingkatkan ke tahap yang lebih tinggi dan kakitangannya hendaklah bekerja dengan penuh dedikasi dan bertangungjawab. Dalam Islam. Dengan itu. Kebajikan dan Sosial dan mengadakan aktiviti yang mengasah bakat dan mendapat penyertaan ahli. 7 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 3 KOMPONEN II : ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN TUGASAN 3b (i) . Manakala kemahiran pula perlu diperbaharui setiap masa untuk membolehkan pengendalian peralatan yang sentiasa berubah dan semakin canggih. kita perlu sentiasa mengambil peluang yang sedia ada untuk terus meningkatkan pengetahuan dan kemahiran. Konsep meninggikan Prestasi Perkhidmatan Awam yang diharapkan akan memnberi kesan lansung dan nyata kepada rakyat berikutan dengan pelaksanaan Etika Perkhidmatan Awam. Ini adalah amat penting kerana Perkhidmatan Awam sedang memikul beban untuk melaksanakan pembangunan yang pesat di dalam konteks sebuah negara yang sedang membangun dan maju seperti di negara ini. terutamanya untuk menentukan kerja kita dilaksanakan dengan cekap dan sempurna. 5. 3. menimba ilmu pengetahuan adalah wajib bagi setiap lelaki dan perempuan RUMUSAN Amalan-amalan untuk Perkhidmatan cemerlang yang perlu diwujudkan harus bergantung bukan kepada aktiviti di atas tetapi juga kepada tiga faktor lain iaitu penguatkuasaan undang-undang dan peraturan. Mengadakan majlis jamuan teh atau makan pada hari yang ditetapkan untuk memberi kesempatan kepada semua pegawai dan kakitangan 6 bergaul mesra antara satu sama lain dan menanamkan semangat kekitaan.pengetahuan menjadi lapok setiap masa. 4. Penubuhan Jawatankuasa Kelab Sukan.

Masalah seperti di atas berlaku disebabkan tiadanya pengalaman dalam diri individu yang terlibat. Bagi pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu sistem fail. Y perlu membuka sampul kecil berkenaan fail- . maka ianya menyebabkan fail-fail tersebut dicampur-adukkan dan berlakunya kesesakan fail. Dari hal inilah yang menyebabkan berlakunya failfail yang hilang dan tidak dapat dikesan. Hal ini terjadi kerana pegawai tersebut tidak tahu apakah sistem penyimpanan rekod yang perlu dilaksanakannya. Hal ini dapat dilihat di kalangan pegawai yang tidak bertanggungjawab melaksanakan tugas mereka. Hal ini amat penting supaya penyiasatan terhadap failfail yang hilang serta kelemahan dalam sistem fail tersebut dapat di atasi. 9 ( ii ) Langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik Y untuk mengatasi masalah di atas. tiada dokumentasi tentang sistem fail yang telah digunakan juga menyebabkan timbulnya masalah ini. Apabila fail-fail tidak diletakkan atau dikelasifikasikan. Bak kata pepatah µseperti melepaskan batok di tangga¶ . Kesemua faktor-faktor yang dinyatakan di atas menunjukkan bahawa pegawai yang berkenaan menguruskan sistem fail tersebut kurang berpengetahuan dalam pengurusan fail. Kesesakan fail ini menyebabkan fail-fail yang diperlukan susah untuk diperolehi dan membawa masalah besar sekiranya berlaku sebarang kecemasan. langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh En. 8 Selain itu. adalah amat penting baginya mengetahui cara-cara mengendalikan sistem fail. Dengan adanya pegawai yang seperti inilah yang menyebabkan kesusahan kepada orang-orang yang terlibat. Bagi mengatasi masalah ini. beliau juga tidak tahu peralatan apakah yang perlu dibeli oleh personel yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail tersebut. Y adalah dengan melaporkan masalah ini dengan Bahagian Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran. kurangnya pengetahuan tentang teknik penyimpanan fail dan rekod pentadbiran yang baik juga merupakan faktor yang menyumbang kepada berlakunya masalah ini.Punca berlakunya masalah berkenaan. Seterusnya En. Tugas yang diberikan dibiarkan begitu sahaja atau dengan kata lainnya melakukan dengan tidak bersungguh-sungguh. Jabatan Perdana Menteri yang mempunyai pakar-pakar yang akan dapat menasihatkan tentang sistem terbaik di dalam pengelasan fail. Selain itu. Hal ini terjadi kerana pegawai itu tidak mempunyai sebarang rujukan baginya untuk menyelenggarakan sistem fail tersebut dan akhirnya membiarkan masalah ini menjadi semakin meruncing. Tetapi tidak kurang juga berlakunya masalah di atas disebabkan oleh tabiat buruk pegawai itu sendiri. Selain itu. Individu-individu ini dikatakan lebih mementingkan diri sendiri tanpa memikirkan hal orang lain. Selanjutnya. tiadanya sistem pengkelasan fail yang bersistematik dan baik juga menyebabkan berlakunya masalah ini.

asesibiliti. Hal ini amat penting sekiranya berlaku sebarang kecemasan. fail-fail yang dikehendaki dapat diperolehi dengan cepat tanpa sebarang masalah. Fail-fail disediakan mengikut kod-kod yang sesuai untuk butir-butir tertentu yang boleh dianggap sebagai satu perkara yang 10 berkenaan atau berhubungan. Langkah seterusnya yang perlu dilakukan adalah dengan merombak semula sistem fail sedia ada kepada sistem fail yang lebih bersistematik iaitu yang dikenali sebagai sistem pengelasan fail. Rujukan silang ialah kemudahan dalam mengesan lainlain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. Perkataan kunci atau µkey word¶ dari judul tersebut akan diindeks dan mengikut abjad di dalam indeks abjad tersebut. nombor. bermaksud menggunakan ruang yang minima. En. sekiranya . keanjalan. Nombor-nombor yang memasuki angka tahun sesuatu fail itu dibuka adalah tidak perlu sekiranya ia menggalakkan pembukaan kulit fail yang baru pada tiap-tiap tahun. Sistem fail yang baik dikatakan mempunyai kepadatan yang tinggi dengan ruang yang minima serta mematuhi asesibiliti. ekonomi. Sebagai misalannya. Asesibiliti di sini bermakna fail-fail yang disusun atau disimpan mudah untuk dirujuk. Perkara ini dapat dimudahkan lagi dengan adanya rujukan silang. Selain itu. dan abjad dan nombor. Sistem pengelasan fail ini merangkumi fail-fail yang disusun mengikut abjad. Selanjutnya. Manakala fail-fail yang disusun mengikut nombor pula apabila tiap-tiap item diberi nombor yang tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut. En. Y perlu memastikan bahawa sistem fail yang baru dibangunkan ini menggunakan kos yang minima supaya tidak berlaku sebarang pembaziran. perkara-perkara yang berhubungan dengan kewangan bolehlah dimasukkan di bawah huruf kod µK¶ umpamanya. Fail-fail yang telah dibuka atau akan dibuka hendaklah diberi tajuk ringkas yang sesuai yang dapat membayangkan isi kandungannya. Manakala dari segi ekonomi pula. Kepadatan di sini. lokasi. Perkara yang mustahak diawasi ialah satu-satu tajuk itu tidak patut mempunyai dua tiga kali induk yang dibuka untuknya. Y hendaklah memikirkan tajuk yang sesuai supaya surat-surat yang diterima atau dikeluarkan yang mempunyai tujuan yang sama dapat dimasukkan ke dalam satu fail. Ini amat penting untuk semakan maklumat dan penyimpanan maklumat baru berkenaan fail tersebut. 11 Di samping itu.fail yang telah hilang. En. Biasanya satusatu fail itu hendaklah dikhaskan bagi sesuatu perkara sahaja. sampul kecil ini juga perlu dibuka sekiranya terdapat sebarang tambahan atau perubahan maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang telah hilang itu. Fail-fail yang disusun mengikut abjad ialah di mana perkataan kunci atau µkey word¶ daripada judul digunakan. Antara faktor-faktor yang dititikberatkan ialah kepadatan. Selain itu. Y juga perlu membangunkan sistem fail mengikut keperluan terhadap sistem fail yang baik. keanjalan sistem fail ini juga perlu difikirkan supaya fail-fail diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah. rujukan silang serta µretention¶ dan kelasifikasi. Selain itu. Beliau juga perlu mengawasi supaya fail-fail baru tidak dibuka tanpa pengetahuannya atau tanpa siasatan terlebih dahulu dengan bahagian pendaftaran fail-fail dalam jabatan yang berkenaan. Tiap-tiap fail hendaklah diberi nombor yang berturutan selepas huruf kod yang berkenaan. Fail disusun mengikut nombor siri tersebut. fail-fail yang disusun mengikut abjad dan nombor pula ialah di mana satu nombor diberi kepada satu judul fail.

Y hendaklah berhubung dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan. Adalah juga mustahak bahawa fail-fail berpengelasan keselamatan disimpan di dalam bilik tertutup di mana kakitangan yang tiada bertugas di situ adalah dilarang masuk. Konsep. Tanjong Malim. 2005. Modul Kursus Induk Sistem Saraan Malaysia.pmo. Selain itu. rahsia atau rahsia besar. Bhd. 2005.Quantum Books Amir Hasan Dawi (2002) Penteorian Sosiologi Dan Pendidikan. sulit. Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail-fail terbuka. fail-fail juga perlu memakai kulit fail yang sesuai.my/wp_content2/polisihr/ perintah/BabF/babF. Y perlu menyediakan satu ruang yang disebut µretention¶ di mana fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan.eghrmis. Pusat Pengurusan Latihan. nombor.1966 tentang pemindahan rekod-rekod kerajaan dari jabatan-jabatan ke Arkib Negara atau tentang pemusnahan rekod-rekod itu. Htm http://www. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. Jabatan Pelajaran Selangor. Edu System Sdn. Abd Rahman bin Daub (1999) Teknologi Maklumat. 13 BIBLIOGRAFI Norma Abdul Aziz.gov. Selangor. Peranan dan Perkembangan. Kuala Lumpur. 12 Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa failfail tertentu diberi pengelasan keselamatan sama ada di peringkat terhad. my/ daftar/ g1.terdapat fail-fail yang tidak lagi aktif.gov. Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail yang telah direka oleh Arkib Negara yang mempunyai ruangan tentang tarikh dibuka sesuatu fail dan juga ruangan tarikh yang patut ia ditutup dan dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan.htmhttp://www.nsf/7f c 13608929e8 88e482567320025c989/ea85f1555e5e7aca482567 4c0002838 d?OpenDocument 14 . Penggunaan kulit-kulit fail seperti ini akan menyenangkan jabatanjabatan mematuhi peraturan dalam Arkib Negara. Tanjong Malim. Quantum Books http://www. Kumpulan Budiman Sdn. jpa. dan abjad dan nombor. Sekiranya menghadapi masalah En.. gov. Manakala kelasifikasi di sini telah dibincangkan pada permulaan perbincangan di mana failfail dikelaskan mengikut sistem pengkelasan fail iaitu mengikut abjad. En. Bhd Abu Bakar Nordin dan Ikhsan Othman. Nota Komprehensif.my/RancanganWeb/Rancangan. Langkah ini perlu dilakukan supaya penindanan dan kesesakan fail dapat dielakkan. Pegawai yang ditugaskan menjaga dan menyusun fail-fail berkenaan perlulah sentiasa peka pada bahan-bahan yang patut dimasukkan kedalam fail tertentu. Rumusan Tindakan mematuhi etika mengendali fail berterusan dalam usaha menjaga sistem fail agar dalam keadaan baik dan senang didapati ketika diperlukan amatlah diharapkan.(2003) Falsafah Pendidikan Dan Kurikulum. Edisi Kedua. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful