TUGASAN INDIVIDU ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Borang Pemarkahan Tugasan Pendahuluan Tugasan : 2b (i) 3 :2b(ii) Tugasan : 3b (i) 5 8 :3b(ii) Bibliografi 10 14 1 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN

2 KOMPONEN II : NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM TUGASAN 2b Sebagai seorang guru yang ditempatkan di sekolah diluar Bandar, anda perlu memahami, menghayati dan melaksanakan Etika Perkhidmatan Awam. (i) (ii) Nyatakan empat sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan menghuraikan lima amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan bagi merealisasikan etika tersebut. -------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 3 KOMPONEN II : ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN TUGASAN 3b En. Y baru sahaja ditukarkan ke Jabatan Pendaftaran Negara. Beliau diberi tanggungjawab untuk menguruskan sistem fail di jabatan berkenaan. Masalah utama yang dihadapi oleh Encik Y ialah pengesanan fail-fail dengan cepat. Terdapat juga beberapa fail yang telah hilang dan tidak dapat dikesan. (i)

Etika bermaksud tanggungjawab dan tingkah laku seseorang atau profesyen terhadap masyarakat atau pelanggan. cara operasi. Untuk itu. Keperluan dan permintaan orang ramai di atas perkhidmatan 3 yang berkesan mengakibatkan anggota-anggota Perkhidmatan Awam terpaksa menanggung beban kerja yang kian bertambah. Diwujudkan kerana adanya tuduhan.Jelaskan punca berlakunya masalah berkenaan. Ia juga merupakan himpunan nilai dan norma serta piawai moral yang mendasari tingkahlaku individu. rasa curiga dan syak wasangka tentang kemampuan perkhidmatan awam. Etika kerja adalah prinsip-prinsip moral yang ditetapkan dalam sesebuah organisasi bagi mengawal tingkah laku pekerja organisasi tersebut. 2 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 2 KOMPONEN II : NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM Tugasan 2b ( i ) Empat sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan. ( ii ) Huraikan langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik Y untuk mengatasi masalah di atas. Terdapat pelbagai aduan tentang kecekapan perkhidmatan awam sama ada dari segi mutu perkhidmatan. etika perkhidmatan awam diwujudkan supaya dapat mengurangkan segala teguran dan pandangan negatif masyarakat terhadap perkhidmatan awam seterusnya dapat mewujudkan anggota perkhidmatan awam yang . Dengan ini. layanan yang diberikan kepada orang ramai mahupun sikap serta tingkah laku penjawat awam itu sendiri. Untuk mewujudkan kakitangan awam yang dapat memberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan. Usaha sebegini juga bertujuan untuk melahirkan kesedaran di kalangan anggota Perkhidmatan Awam tentang betapa pentingnya pembaharuan dilakukan dari segi budaya kerja. 2. sebab mewujudkan Etika Perkhidmatan Awam ialah : 1. kerana permintaan rakyat terhadap perkhidmatan awam terus meningkat dan mereka mahukan satu pentadbiran yang cemerlang. Pada hakikatnya. kejayaan usaha ini bergantung kepada komitmen dan sokongan semua anggota Perkhidmatan Awam. Ia juga bertujuan mengoptimumkan faedah atau manfaat bagi individu dan orang ramai dalam kehidupan bersama. sistem dan prosedur serta teknologi. organisasi dan profesion.

Ketua Setiausaha Negara telah mengatakan bahawa ´ Keputusan Kerajaan untuk mewujudkan satu etika bagi Perkhidmatan Awam pada asasnya bertujuan untuk menyerapkan kepada semua kakitangan Kerajaan semangat kerja dan dedikasi bagi menentukan supaya mutu prestasi Perkhidmatan Awam dapat ditngkatkan lagi´ Oleh yang demikian. maklumat. pegawai perkhidmatan awam perlu berusaha untuk meningkatkan taraf dirinya. dengan wujudnya etika perkhidmatan awam. 4. Proses pembelajaran tidak terhad kepada zaman persekolahan. Anggota perkhidmatan awam juga perlu sentiasa berusaha bagi mencapai matlamat ini. diharapkan agar mutu perkhidmatan awam dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Antaranya ialah kemerosotan ekonomi. Kursus/ latihan yang sesuai diberikan kepada pegawai-pegawai yang sedang berkhidmat atau yang dilantik supaya menambahkan kecekapan kerja. Dalam petikan ucapan ketika melancarkan Panduan Perkhidmatan Cemerlang pada tahun 1979. jujur dan bertanggungjawab. Ini dapat dilakukan dengan meningkatkan kemahiran menerusi latihan. 5 2. data. Untuk itu. Adalah menjadi matlamat dan azam kerajaan untuk meninggikan kecekapan. imej dan mutu perkhidmatan awam. sijil-sijil kepujian. tahap kualiti dalam pemberian perkhidmatan kepada masyarakat dapat dppertingkatkan. Dalam era ICT. penipuan serta penyelewengan dalam melaksanakan 4 tugasan yang diamanahkan. pembacaan serta menghadiri seminar atau bengkel. Amalan-amalan etika khidmat awam. Di samping itu terdapat juga faktor-faktor luar yang mendorong kerajaan untuk mewujudkan etika ini. tetapi ia berterusan sehingga akhir hayat. cenderamata. fakta dan . ( ii ) Lima amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebua organisasi kerajaan bagi merealisasikan etika tersebut. 1. Selain itu. Anugerah penghargaan ini perlu dibuat setiap bulan dan tahun bagi merangsang untuk meningkatkan lagi prestasi kakitangan awam.amanah. 3. ancaman keselamatan di rantau ini dan berlakunya gejala-gejala yang kurang sihat seperti rasuah. Anugerah penghargaan dalam bentuk pengesyoran untuk menerima pingat-pingat . pertimbangan untuk kursus-kursus dan lain-lain bagi mereka yang telah memberi perkhidmtan yang cemerlang. Dengan adanya etika ini.

Di samping menjamin Perkhidmatan Awam terus relevan dan berada di hadapan. 4. menimba ilmu pengetahuan adalah wajib bagi setiap lelaki dan perempuan RUMUSAN Amalan-amalan untuk Perkhidmatan cemerlang yang perlu diwujudkan harus bergantung bukan kepada aktiviti di atas tetapi juga kepada tiga faktor lain iaitu penguatkuasaan undang-undang dan peraturan. Manakala kemahiran pula perlu diperbaharui setiap masa untuk membolehkan pengendalian peralatan yang sentiasa berubah dan semakin canggih. 7 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 3 KOMPONEN II : ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN TUGASAN 3b (i) . Supaya tidak ketinggalan. Etika Perkhidmatan Awam lahir daripada kesedaran bahawa profesionalisme Perkhidmatan Awam perlu dipertingkatkan ke tahap yang lebih tinggi dan kakitangannya hendaklah bekerja dengan penuh dedikasi dan bertangungjawab. Kebajikan dan Sosial dan mengadakan aktiviti yang mengasah bakat dan mendapat penyertaan ahli. kita perlu sentiasa mengambil peluang yang sedia ada untuk terus meningkatkan pengetahuan dan kemahiran. Ini adalah amat penting kerana Perkhidmatan Awam sedang memikul beban untuk melaksanakan pembangunan yang pesat di dalam konteks sebuah negara yang sedang membangun dan maju seperti di negara ini. terutamanya untuk menentukan kerja kita dilaksanakan dengan cekap dan sempurna. Mengadakan majlis jamuan teh atau makan pada hari yang ditetapkan untuk memberi kesempatan kepada semua pegawai dan kakitangan 6 bergaul mesra antara satu sama lain dan menanamkan semangat kekitaan. 3. 5.pengetahuan menjadi lapok setiap masa. Menganjurkan majlis syarahan atau ceramah agama pada satu hari yang telah ditetapkan kakitangan yang dalam tiap-tiap minggu/ dua minggu/ bulan kepada beragama Islam. setiap individu dalam organisasi perlu sedar mengenai keperluan berterusan untuk menambah ilmu dan membaiki kompetensi. Penubuhan Jawatankuasa Kelab Sukan. Penubuhan Jawatankuasa ini bertujuan untuk mengeratkan silaturrahim di kalangan kakitangan serta menjaga kebajikan. pengwujudan institusi pelaksanaan tertentu dan pemilihan nilai dan budi yang baik oleh setiap kakitangan kerajaan. Ini adalah selaras dengan hasrat kerajaan yang berjiwa rakyat untuk melayan dan menunaikan semua permintaan dari aspirasi rakyat di negara ini. Dalam Islam. Dengan itu. Konsep meninggikan Prestasi Perkhidmatan Awam yang diharapkan akan memnberi kesan lansung dan nyata kepada rakyat berikutan dengan pelaksanaan Etika Perkhidmatan Awam.

Masalah seperti di atas berlaku disebabkan tiadanya pengalaman dalam diri individu yang terlibat. Dari hal inilah yang menyebabkan berlakunya failfail yang hilang dan tidak dapat dikesan. Kesesakan fail ini menyebabkan fail-fail yang diperlukan susah untuk diperolehi dan membawa masalah besar sekiranya berlaku sebarang kecemasan. tiadanya sistem pengkelasan fail yang bersistematik dan baik juga menyebabkan berlakunya masalah ini. Jabatan Perdana Menteri yang mempunyai pakar-pakar yang akan dapat menasihatkan tentang sistem terbaik di dalam pengelasan fail. Seterusnya En.Punca berlakunya masalah berkenaan. langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh En. Selain itu. Individu-individu ini dikatakan lebih mementingkan diri sendiri tanpa memikirkan hal orang lain. Apabila fail-fail tidak diletakkan atau dikelasifikasikan. kurangnya pengetahuan tentang teknik penyimpanan fail dan rekod pentadbiran yang baik juga merupakan faktor yang menyumbang kepada berlakunya masalah ini. adalah amat penting baginya mengetahui cara-cara mengendalikan sistem fail. Y perlu membuka sampul kecil berkenaan fail- . 8 Selain itu. tiada dokumentasi tentang sistem fail yang telah digunakan juga menyebabkan timbulnya masalah ini. Hal ini terjadi kerana pegawai itu tidak mempunyai sebarang rujukan baginya untuk menyelenggarakan sistem fail tersebut dan akhirnya membiarkan masalah ini menjadi semakin meruncing. beliau juga tidak tahu peralatan apakah yang perlu dibeli oleh personel yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail tersebut. Kesemua faktor-faktor yang dinyatakan di atas menunjukkan bahawa pegawai yang berkenaan menguruskan sistem fail tersebut kurang berpengetahuan dalam pengurusan fail. Tugas yang diberikan dibiarkan begitu sahaja atau dengan kata lainnya melakukan dengan tidak bersungguh-sungguh. Hal ini dapat dilihat di kalangan pegawai yang tidak bertanggungjawab melaksanakan tugas mereka. Dengan adanya pegawai yang seperti inilah yang menyebabkan kesusahan kepada orang-orang yang terlibat. maka ianya menyebabkan fail-fail tersebut dicampur-adukkan dan berlakunya kesesakan fail. 9 ( ii ) Langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik Y untuk mengatasi masalah di atas. Bak kata pepatah µseperti melepaskan batok di tangga¶ . Bagi mengatasi masalah ini. Bagi pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu sistem fail. Hal ini amat penting supaya penyiasatan terhadap failfail yang hilang serta kelemahan dalam sistem fail tersebut dapat di atasi. Selanjutnya. Y adalah dengan melaporkan masalah ini dengan Bahagian Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran. Selain itu. Hal ini terjadi kerana pegawai tersebut tidak tahu apakah sistem penyimpanan rekod yang perlu dilaksanakannya. Tetapi tidak kurang juga berlakunya masalah di atas disebabkan oleh tabiat buruk pegawai itu sendiri.

Ini amat penting untuk semakan maklumat dan penyimpanan maklumat baru berkenaan fail tersebut. Sistem fail yang baik dikatakan mempunyai kepadatan yang tinggi dengan ruang yang minima serta mematuhi asesibiliti. Manakala fail-fail yang disusun mengikut nombor pula apabila tiap-tiap item diberi nombor yang tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut. En. Langkah seterusnya yang perlu dilakukan adalah dengan merombak semula sistem fail sedia ada kepada sistem fail yang lebih bersistematik iaitu yang dikenali sebagai sistem pengelasan fail. perkara-perkara yang berhubungan dengan kewangan bolehlah dimasukkan di bawah huruf kod µK¶ umpamanya. Fail-fail disediakan mengikut kod-kod yang sesuai untuk butir-butir tertentu yang boleh dianggap sebagai satu perkara yang 10 berkenaan atau berhubungan. lokasi. nombor. Perkara ini dapat dimudahkan lagi dengan adanya rujukan silang. En. Sebagai misalannya. Y juga perlu membangunkan sistem fail mengikut keperluan terhadap sistem fail yang baik. sampul kecil ini juga perlu dibuka sekiranya terdapat sebarang tambahan atau perubahan maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang telah hilang itu. Beliau juga perlu mengawasi supaya fail-fail baru tidak dibuka tanpa pengetahuannya atau tanpa siasatan terlebih dahulu dengan bahagian pendaftaran fail-fail dalam jabatan yang berkenaan. Manakala dari segi ekonomi pula. Biasanya satusatu fail itu hendaklah dikhaskan bagi sesuatu perkara sahaja. Perkara yang mustahak diawasi ialah satu-satu tajuk itu tidak patut mempunyai dua tiga kali induk yang dibuka untuknya. ekonomi. keanjalan sistem fail ini juga perlu difikirkan supaya fail-fail diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah. rujukan silang serta µretention¶ dan kelasifikasi. keanjalan. Fail-fail yang disusun mengikut abjad ialah di mana perkataan kunci atau µkey word¶ daripada judul digunakan. En. Nombor-nombor yang memasuki angka tahun sesuatu fail itu dibuka adalah tidak perlu sekiranya ia menggalakkan pembukaan kulit fail yang baru pada tiap-tiap tahun. bermaksud menggunakan ruang yang minima. Y perlu memastikan bahawa sistem fail yang baru dibangunkan ini menggunakan kos yang minima supaya tidak berlaku sebarang pembaziran. Kepadatan di sini. Hal ini amat penting sekiranya berlaku sebarang kecemasan. Antara faktor-faktor yang dititikberatkan ialah kepadatan. Selain itu. Tiap-tiap fail hendaklah diberi nombor yang berturutan selepas huruf kod yang berkenaan. Rujukan silang ialah kemudahan dalam mengesan lainlain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. Fail disusun mengikut nombor siri tersebut. sekiranya . dan abjad dan nombor. Selain itu. Asesibiliti di sini bermakna fail-fail yang disusun atau disimpan mudah untuk dirujuk. Selain itu. asesibiliti. Fail-fail yang telah dibuka atau akan dibuka hendaklah diberi tajuk ringkas yang sesuai yang dapat membayangkan isi kandungannya. 11 Di samping itu. Selanjutnya. Sistem pengelasan fail ini merangkumi fail-fail yang disusun mengikut abjad. fail-fail yang disusun mengikut abjad dan nombor pula ialah di mana satu nombor diberi kepada satu judul fail. fail-fail yang dikehendaki dapat diperolehi dengan cepat tanpa sebarang masalah. Perkataan kunci atau µkey word¶ dari judul tersebut akan diindeks dan mengikut abjad di dalam indeks abjad tersebut. Y hendaklah memikirkan tajuk yang sesuai supaya surat-surat yang diterima atau dikeluarkan yang mempunyai tujuan yang sama dapat dimasukkan ke dalam satu fail.fail yang telah hilang.

Tanjong Malim. Kuala Lumpur. Bhd.pmo. Jabatan Pelajaran Selangor.htmhttp://www. En. Edu System Sdn. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. my/ daftar/ g1. Modul Kursus Induk Sistem Saraan Malaysia. Peranan dan Perkembangan. Nota Komprehensif. Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail yang telah direka oleh Arkib Negara yang mempunyai ruangan tentang tarikh dibuka sesuatu fail dan juga ruangan tarikh yang patut ia ditutup dan dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan. fail-fail juga perlu memakai kulit fail yang sesuai. rahsia atau rahsia besar. Penggunaan kulit-kulit fail seperti ini akan menyenangkan jabatanjabatan mematuhi peraturan dalam Arkib Negara. Y hendaklah berhubung dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan. Rumusan Tindakan mematuhi etika mengendali fail berterusan dalam usaha menjaga sistem fail agar dalam keadaan baik dan senang didapati ketika diperlukan amatlah diharapkan. Konsep.Quantum Books Amir Hasan Dawi (2002) Penteorian Sosiologi Dan Pendidikan. dan abjad dan nombor. Sekiranya menghadapi masalah En. Pegawai yang ditugaskan menjaga dan menyusun fail-fail berkenaan perlulah sentiasa peka pada bahan-bahan yang patut dimasukkan kedalam fail tertentu. 12 Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa failfail tertentu diberi pengelasan keselamatan sama ada di peringkat terhad. sulit. Adalah juga mustahak bahawa fail-fail berpengelasan keselamatan disimpan di dalam bilik tertutup di mana kakitangan yang tiada bertugas di situ adalah dilarang masuk.(2003) Falsafah Pendidikan Dan Kurikulum. Kumpulan Budiman Sdn. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. Edisi Kedua. gov. Pusat Pengurusan Latihan. Quantum Books http://www. Tanjong Malim.my/wp_content2/polisihr/ perintah/BabF/babF.. jpa. 2005. Manakala kelasifikasi di sini telah dibincangkan pada permulaan perbincangan di mana failfail dikelaskan mengikut sistem pengkelasan fail iaitu mengikut abjad. Y perlu menyediakan satu ruang yang disebut µretention¶ di mana fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan.terdapat fail-fail yang tidak lagi aktif.eghrmis.1966 tentang pemindahan rekod-rekod kerajaan dari jabatan-jabatan ke Arkib Negara atau tentang pemusnahan rekod-rekod itu.nsf/7f c 13608929e8 88e482567320025c989/ea85f1555e5e7aca482567 4c0002838 d?OpenDocument 14 . Abd Rahman bin Daub (1999) Teknologi Maklumat. 2005. Langkah ini perlu dilakukan supaya penindanan dan kesesakan fail dapat dielakkan. Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri. nombor.my/RancanganWeb/Rancangan. 13 BIBLIOGRAFI Norma Abdul Aziz.gov.gov. Selain itu. Htm http://www. Bhd Abu Bakar Nordin dan Ikhsan Othman. Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail-fail terbuka. Selangor.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful