BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU KEMENTERIAN PERLAJARAN MALAYSIA KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA Bil.

1/2011 KUMPULAN KURSUS PERGURUAN LEPAS IJAZAH (SR) AMBILAN JUN 2010 PENILAIAN SEPANJANG KURSUS TUGASAN INDIVIDU BAHAGIAN A SOALAN TIGA (3) ( ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN ) DISEDIAKAN OLEH
MOHD IZZAT HILMI BIN MOHAMAD 860401-46-5141 INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS RAJANG, BINTANGOR SARAWAK

TARIKH SERAHAN:28 JUN 2011

menyusun dan menyimpan dokumen mengikut kaedah tertentu supaya mudah dikesan kemudian kelak. Fail adalah satu folder atau bekas yang berdaftar atau tidak di mana surat-surat disusun dengan cermat. Terdapat bahagian dan komponen tertentu dalam sistem fail yang bergerak atau mengendalikan dokumen. Dalam sistem fail terdapat aktiviti mengelas. Segala permasalahan yang akan timbul akan membolehkan penyelesaian dapat di selesaikan kerana segala maklumat telah di simpan untuk di jadikan rujukan dan bahan bukti di kemudian hari.Bahagian A Tugasan 1 Soalan 3 ( Arahan Perkhidmatan dan Keselamatan ) Konsep sistem Fail Sistem fail adalah sekumpulan bahagian atau komponen yang bertindak bersama untuk mencapai sesuatu matlamat. . fail serta rekod. Jabatan mahupun Kementerian akan berpandukan kepada pengurusan penyimpanan rekod dan data adalah tersusan untuk melicinkan proses aktiviti berkala di pejabat. Segala surat keluar atau masuk akan di rekodkan dan di simpan ke dalam system fail yang sistematik. mengindeks. Pelaksanaan system fail ini akan menyebabkan segala perlakuan dapat di rekodkan dan di rujuk pada kemudian hari. Kemajuan sesebuah syarikat. semasa dan selepas di laksanakan berjalan dengan lancar dan tersusun demi mencapai matlamat pengurusan Jabatan mahupun Kementerian. Sistem fail amat penting di laksanakan demi memastikan segala pelancaran dan tugasan yang akan.

needed. Proses ini di panggil satu Proses menyisih dan menyusun rekod supaya cepat diperolehi semula apabila dikehendaki.MEMFAIL/FILING Satu struktur yang penting di dalam system fail ialah proses memfail atau Filing. Kakitangan pejabat harus sentiasa peka akan kehendak pelanggan dalam segala perkhidmatan yang di laksanakan. Di dalam proses ini di antara yang di ambil kira ialah tarikh pelaksanaan. • Tepat pada masa yang ditetapkan. Matlamat ini penting dalam memastikan segala pengurusan yang dijalankan akan lebih berfokus dan bersturtur. tajuk. • Tepat kepada orang yang memerlukan.” MATLAMAT SISTEM FAIL Di antara matlamat perlunya sistem fail ini adalah seperti berikut : • Memberi fail yang betul. kakitangan atau pelanggan. • Kos yang terendah. Pelaksanaan ini akan memudahkan dan menjimatkan masa dalam proses pencarian fail yang penting dalam masa yang singkat. • Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan. . mahupun urutan abjab. Matlamat sistem fail amat memberi impak yang besar kepada pengurusan kerana dari sistem fail inilah akan menimbulkan kepuasan kepada semua pihak samada pengurusan. “The process of arranging and sorting records so that they may be retrieved rapidly when.

Terdapat banyak kebaikan di dalam pengelasan fail ini di antaranya ianya akan mudah difahami oleh semua pihak kerana telah adanya kod-kod yang khas untuk fail tersebut di samping itu juga senang kumpulkan kertas ikut nama. menyimpan dan merekod segala proses surat menyurat serta meminitkan segala mesyuarat yang akan dan yang telah di laksanakan oleh organisasi. peritiwa mahupun tarikh pada setiap bulan. Pengelasan Definisi Pengelasan. Pengelasan akan memudahkan sesorang untuk mencari. 1. Di sampang akan menyukarkan jangkaan keperluan ruang untuk menyusun fail. . Jenis. Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya. • Menyusun Dan Menyimpan. Di samping itu juga kebaikan pengelasan ini tidak perlu indeks (direct access) dalam menyimpan rekod. • Mengindeks.AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL • Pengelasan. • Mengesan.fail.jenis Pengelasan • Abjad (apphabetical system) • Nombor (numerical system) • Nombor – abjab (alpha-numerical system) Kebaikan Pengelasan Di dalam penstukturan fail terdapat sistem pengelasan fail. Pengelasan perkara dan kumpulan perkara (subjek) yang berkaitan akan membolehkan segala pengurusan organisasi di jalankan dengan lancar dan teratur. Kelemahan Pengelasan Sistem yang besar lambat dapat rekod menjadi punca kelemahan sitem pengelasan serta akan menimbulkan kesesakkan bagi nama-nama yang biasa.

2. . Faedah Indeks Pelbagai faedah yang dapat di perolehi apabila kaedah mengindeks di laksanakan di antaranya akan mudahkan mengesan fail perkara. Mengindeks ( Indexing) Definisi Mengindeks ( Indexing) Mengindeks merupukan satu perlakuan dan aktiviti menyediakan petunjuk di dalam menyimpan dan mencari fail yang telah di susun atau yang akan di susan apabila sesuatu fail di buka contohnya pelaksanaan program atau projek yang baru akan di laksankan. Buku daftar abjab (manual) Komputer. Sebagai contoh apabila sesuatu perkara yang di perlukan oleh pelanggan atau ketua organisasi. Kawalan pewujudan fail. Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dokumen. kawalan penomboran serta dapat membuat kawalan pembukaan jilid/kulit baru dan penutupan fail. maka organisasi dapat mencari fail tersebut di dalam masa yang singkat dan dengan cara mudah akan meningkatkan prestasi sebuah organisasi yang cekap dan progresif. Di dalam hal ini akan memudahkan organisasi mendapatkan bahan dan fail yang di perlukan dalam masa yang singkat dan dapat memudahkan sesuatu perkara di laksanakan. Di samping itu juga dapat membuat kawalan pergerakan fail. Di samping itu juga proses mengindeks amat penting di laksankan kerana ianya membantu organisasi di dalam penkemaskinian sistem penyimpanan rekod dan mengambil kira penggunaan masa yang minimum. Dalam proses mengindeks ini juga ianya mengambil kira pelbagai aspek termasuk lah di dalam menyusun perkataan-perkataan yang telah dipilih mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau komputer (elektronik). Jenis Indeks • • • Kod indeks.

Di samping itu susunan kabinet amat penting untuk memastikan ruang yang dapat di minimunkan. Menyusun Dan Menyimpan Definisi menyusun dan menyimpan Selapas termaktubnya sebuah fail yang lengkap maka fail ini akan di susun dengan teratur untuk memudahkan penarian pasa hari mendatang. Pengesanan Maklumat / Fail Definisi Pengesanan Maklumat / Fail Pengesanan maklumat adalah satu aktiviti mendapatkan semula fail atau maklumat untuk di buat rujukan dan ianya mempunyai pelbagai cara di antaranya melalui: – – – – – – Daftar surat Indeks Kad edaran fail Dairi SDP Buku senarai fail Komputer . 4. Ini kerana segala surat mahupun rekod-rekod yang telah di sahkan oleh pegawai akan di simpan di dalam fail dan fail-fail ini akan di susunan dalam cabinet untuk memastikan sistem fail ini tersusun dan kemas dan mudah untuk proses pencarian.3.. Penjimatan ruang amat penting untuk memudahkan fail-fail yang akan di buka mempunyai ruang yang sesuai. Susunatur pejabat yang digunakan harus di titik beratkan kerana apabila ruang yang digunakan secara minimum maka keselesaan organisasi melaksanakan kerja akan lebih cekap. Di dalam melaksanakan pengeluaran dan penyimpanan fail ini apabila disusun dengan kemas dan teratur akan memudahkan pelaksanaan kerja dan kerja akan lebih cekap dan berkesan.

adalah amat penting baginya mengetahui cara-cara mengendalikan sistem fail. Dari hal inilah yang menyebabkan berlakunya fail-fail yang hilang dan tidak dapat dikesan. kurangnya pengetahuan tentang teknik penyimpanan fail dan rekod pentadbiran yang baik juga merupakan faktor yang menyumbang kepada berlakunya masalah ini. Selain itu. Hal ini terjadi kerana Encik Y itu tidak mempunyai sebarang rujukan baginya untuk menyelenggarakan sistem fail tersebut dan akhirnya membiarkan masalah ini menjadi semakin meruncing. Selanjutnya. Masalah seperti di atas berlaku disebabkan tiadanya pengalaman dalam diri individu yang terlibat kerana individu ini iaitu Encik Y baru sahaja ditukarkan ke Jabatan Pendaftaran Negara. Selain itu. Encik Y di beri tanggujawab untuk menguruskan sistem fail di jabatan berkenaan Bagi pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu sistem fail. Hal ini terjadi kerana Encik Y tidak tahu apakah sistem penyimpanan rekod yang perlu dilaksanakannya. Secara tidak langsung mutu perkhidmatan Jabatan akan menjadi kurang berkesan. . tiada dokumentasi tentang sistem fail yang telah digunakan juga menyebabkan timbulnya masalah ini.Soalan ( i ) Jelaskan punca berlakunya masalah berkenaan. Menurut kepada rekod penyimpanan fail Encik Y haruslah menyediakan beberapa medium yang khusus untuk memastikan pengesanan fail pada masa akan datang lebih mudah dan dapat menjimatkan masa dan ruang. beliau juga tidak tahu peralatan apakah yang perlu dibeli oleh personel yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail tersebut. Ianya lebih menyulitkan kepada En Y apabila sistem yang biasa di laksanakan berlainan dengan sistem yang baru di Jabatan Pendaftaan. Di sebabkan Encik Y belum menyesuaikan situasi Jabatan baru dan pengorganisasian jabatan ini akan menambahkan lagi kesulitan Encik Y untuk mengendalikan sistem fail yang di pertanggujawabkan kepadanya.

Fail-fail yang penting tidak di kelaskan dengan tersusun dan teratur. Segala permasalahan dan kepincangan sesuatu akan terungkai apabila segalanya di pelajari dan sentiasa bertanyakan kepada mereka yang lebih mahir tentang sesuatu perkara tersebut dan akan menghasilkan satu kerja yang baik dan cekap.Selain itu. Fail yang di susun bukan pada mod yang betul dan berlaku pentindihan tajuk dan berlaku kesalahan tempat yang tepat. Dengan kurangnya pengetahuan tentang sistem fail ini akan menyebabkan segala pengurusan organisasi jabtan akan tergendala Tetapi tidak kurang juga berlakunya masalah di atas disebabkan oleh tabiat buruk pegawai itu sendiri. Tugas yang diberikan dibiarkan begitu sahaja atau dengan kata lainnya melakukan dengan tidak bersungguhsungguh. tiadanya sistem pengkelasan fail yang bersistematik dan baik juga menyebabkan berlakunya masalah ini. Bak kata pepatah “seperti melepaskan batok di tangga” . Semua fail yang telah di buka tidak di kelaskan pada satu istilah atau indeks yang seragam dan saksama. Kesemua faktor-faktor yang dinyatakan di atas menunjukkan bahawa pegawai yang berkenaan menguruskan sistem fail tersebut kurang berpengetahuan dalam pengurusan fail. Setiap permasalahan akan terlerai apabila proses belajar di laksanakan. Dengan adanya pegawai yang seperti inilah yangmenyebabkan kesusahan kepada orang-orang yang terlibat. Apabila fail-fail tidak diletakkan atau dikelasifikasikan. Kesesakan fail ini menyebabkan fail-fail yang diperlukan susah untuk diperolehi dan membawa masalah besar sekiranya berlaku sebarang kecemasan. Hal ini dapat dilihat di kalangan pegawai yang tidak bertanggungjawab melaksanakan tugas mereka. . Individuindividu ini dikatakan lebih mementingkan diri sendiri tanpa memikirkan hal orang lain. maka ianya menyebabkan fail-fail tersebut dicampur-adukkan dan berlakunya kesesakan fail.

dan abjad dan nombor. Di samping itu juga melalui aduan kepada Bahagian Penyelerasan dan Kemajuan Pentadbiran dapat memastikan segala penyiasatan terhadap fail-fail yang hilang serta kelemahan dalam sistem fail tersebut dapat di atasi. perkara-perkara yangberhubungan dengan kewangan bolehlah dimasukkan di bawah huruf kod ‘K’ umpamanya.Fail-fail yang disusun mengikut abjad ialah di mana perkataan kunci atau “key word” daripada judul digunakan. Ini amat penting untuk semakan maklumat dan penyimpanan maklumat baru berkenaan fail tersebut. Bagi mengatasi masalah ini. Jabatan Perdana Menteri yang mempunyai pakar-pakar yang akan dapat menasihatkan tentang sistem terbaik di dalam pengelasan fail.Soalan (ii) Langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik Y untukmengatasi masalah di atas. Selain itu. Sistem pengelasan fail ini merangkumi fail-fail yang disusun mengikut abjad. Sebagai misalannya. Langkah seterusnya yang perlu dilakukan adalah dengan merombak semula sistem fail sedia ada kepada sistem fail yang lebih bersistematik iaitu yang dikenali sebagai sistem pengelasan fail. nombor. sampul kecil ini juga perlu dibuka sekiranya terdapat sebarang tambahan atau perubahan maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang telah hilang itu. . Nasihat dari pihak yang lebih baik amat penting kerana segala tunjuk ajar akan membantu sedikit sebanyak dalam memastikan pengurusan fail di laksanakan dengan lebih sistematik dan tersusun mengikut piawaian ISO. Fail-fail disediakan mengikut kod-kod yang sesuai untuk butir-butir tertentu yang boleh dianggap sebagai satu perkara yang berkenaan atau berhubungan. langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh Encik Y adalah dengan melaporkan masalah ini dengan Bahagian Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran. Seterusnya Encik Y perlu membuka sampul kecil berkenaan fail-fail yang telah hilang.

Encik Y hendaklah memikirkan tajuk yang sesuai supaya surat-surat yang diterima atau dikeluarkan yang mempunyai tujuan yang sama dapat dimasukkan ke dalam satu fail. Fail disusun mengikut nombor siri tersebut. bermaksud menggunakan ruang yang minima. Selanjutnya. Perkataan kunci atau “key word” dari judul tersebut akan diindeks dan mengikut abjad di dalam indeks abjad tersebut. Di samping itu. fail-fail yang disusun mengikut abjad dan nombor pula ialah di mana satu nombor diberi kepada satu judul fail. Asesibiliti di sini bermakna fail-fail yangdisusun atau disimpan mudah untuk dirujuk. . Nombor-nombor yang memasuki angka tahun sesuatu fail itu dibuka adalah tidak perlu sekiranya ia menggalakkan pembukaan kulit fail yang baru pada tiap-tiap tahun. ekonomi. Fail-fail yang telah dibuka atau akan dibuka hendaklah diberi tajuk ringkas yang sesuai yang dapat membayangkan isi kandungannya. Antara faktor-faktor yang dititikberatkan ialah kepadatan. asesibiliti. keanjalan. Beliau juga perlu mengawasi supaya fail-fail baru tidak dibuka tanpa pengetahuannya atau tanpa siasatan terlebih dahulu dengan bahagian pendaftaran fail-fail dalam jabatan yang berkenaan. Sistem fail yang baik dikatakan mempunyai kepadatan yang tinggi dengan ruang yangminima serta mematuhi asesibiliti. rujukan silang serta “retention” dan kelasifikasi. lokasi.Manakala fail-fail yang disusun mengikut nombor pula apabila tiap-tiap item diberi nombor yang tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut. Perkara yang mustahak diawasi ialah satu-satu tajuk itutidak patut mempunyai dua tiga kali induk yang dibuka untuknya. Biasanya satu-satu fail itu hendaklah dikhaskan bagi sesuatu perkara sahaja.Kepadatan di sini.Tiap-tiap fail hendaklah diberi nombor yang berturutan selepas huruf kod yangberkenaan. Encik Y juga perlu membangunkan sistem fail mengikut keperluan terhadap sistem fail yang baik.

sulit. Selain itu. Di samping itu juga ahli organisasi syarikat juga harus memain peranan yang jitu sebagai contoh. . Setiap fail mempunyai dokumen yang penting dalam memastikan adanya bukti yang sahih dan boleh di percayai. nombor. keluar masuk fail harus di tanda di buku rekod agar jabatan dapat mengetahui setiap pergerakkan fail samaada fail keluar ataupun fail masuk. Sekiranya berlaku pertindihan fahaman dan kesalahan dokumen yang berlaku maka dengan adanya sistem fail moga permasalahan ini dapat di atasi dan dapat meningkatkan produktiviti jabatan. fail-fail yang dikehendaki dapat diperolehi dengan cepat tanpa sebarang masalah. sekiranya terdapat fail-fail yang tidak lagi aktif. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-fail tertentu diberi pengelasan keselamatan sama ada di peringkat terhad. Rujukan silang ialah kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. Ketua jabatan harus memain peranan yang besar agar keselamatan dan produktiviti jabatan dapat di perlihara. Langkah ini perlu dilakukan supaya penindanan dan kesesakan fail dapat dielakkan.Manakala dari segi ekonomi pula. Perkara ini dapat dimudahkan lagi dengan adanya rujukan silang. Selain itu.dan abjad dan nombor.rahsia atau rahsia besar. Hal ini amat penting sekiranya berlaku sebarang kecemasan. Manakala kelasifikasi di sini telah dibincangkan pada permulaan perbincangan di mana fail-fail dikelaskan mengikut sistem pengkelasan fail iaitu mengikut abjad. keanjalan sistem fail ini juga perlu difikirkan supaya fail-fail di letakkan di tempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah. Encik Y perlu menyediakan satu ruang yang disebut “retention” di mana fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan. Encik Y perlu memastikan bahawa sistem fail yang baru dibangunkan ini menggunakan kos yang minima supaya tidak berlaku sebarang pembaziran.

.1966 tentang pemindahan rekod-rekod kerajaan dari jabatan-jabatan ke Arkib Negara atau tentang pemusnahan rekod-rekod itu. Selain itu. Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail yang telah direka oleh Arkib Negara yang mempunyai ruangan tentang tarikh dibuka sesuatu fail danjuga ruangan tarikh yang patut ia ditutup dan dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan. Fail merupakan satu bahan maujub yang penting untuk merekod dan di jadikan sebagai bahan bukti pada setiap masa sekiranya di perlukan sebagai panduan pada hari mendatang sekiranya di perlukan oleh pihak kedua atau pihak ketiga. fail-fail juga perlu memakai kulit fail yang sesuai. Sistem fail amat penting di lakasanakan di dalam sesebuh syarikat kerana dari sini lah akan tertulisnya keberkesanan sistem pelaksanaan produtiviti jabatan.Sekiranya menghadapi masalah Encik Y hendaklah berhubung dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan. Penggunaan kulit-kulit fail seperti ini akan menyenangkan jabatan-jabatan mematuhi peraturan dalam Arkib Negara. Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri. Rumusan Tindakan mematuhi etika mengendali fail berterusan dalam usaha menjaga sistem fail agar dalam keadaan baik dan senang didapati ketika diperlukan amatlah diharapkan. Adalah juga mustahak bahawa fail-fail berpengelasan keselamatan disimpan di dalam bilik tertutup di mana kakitangan yang tiada bertugas di situ adalah dilarang masuk.Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail-fail terbuka. Pegawai yang ditugaskan menjaga danmenyusun fail-fail berkenaan perlulah sentiasa peka pada bahan-bahan yang patut dimasukkan kedalam fail tertentu.

2005..com/doc/52771580/KISSM-KHALID-OK .my/wp_content2/polisihr/perintah/BabF/babF. gov.BIBLIOGRAFI Norma Abdul Aziz. Quantum Books http://www. JabatanPelajaran Selangor.pmo. 2005. Edisi Kedua.my/RancanganWeb/Rancangan.(2003) Falsafah Pendidikan Dan Kurikulum . Bhd. Bhd Abu Bakar Nordin dan Ikhsan Othman. Kuala Lumpur.gov.scribd. Konsep. Htm http://www. Abd Rahman bin Daub (1999) Teknologi Maklumat. jpa.Tanjong Malim.gov. Peranan danPerkembangan. Nota Komprehensif.htm http://www.nsf/7fc 13608929e8 88e482567320025c989/ea85f1555e5e7aca482567 4c0002838d?OpenDocument http://www. my/ daftar/ g1. Modul Kursus Induk Sistem Saraan Malaysia. Edu System Sdn. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia.Quantum Books Amir Hasan Dawi (2002) Penteorian Sosiologi Dan Pendidikan.Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. Pengurusan Latihan. TanjongMalim. Selangor.eghrmis. KumpulanBudiman Sdn.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful