KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM

)

SOALAN TUGASAN INDIVIDU Urusetia mesyuarat mempunyai fungsi dan tanggungjawab yang amat penting sebelum, semasa dan selepas mesyuarat. Terangkan fungsi dan tanggungjawab urusetia mesyuarat sebelum mesyuarat dengan merujuk kepada PKPA Bil. 2/1991.

MAKLUMAT PERIBADI

NAMA : YU KOK HUI NO. KAD PENGENALAN : 851219 ± 03 ± 5423 TEMPAT BERTUGAS : SMK SKUDAI TEMPAT BERKURSUS : HOTEL TROPICAL INN, JOHOR BAHRU KUMPULAN INDUKSI : 10 TARIKH BERKURSUS : 28 ± 30 JUN 2011

dan menyelesaikan masalah -masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan tel iti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. esyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan tertentu. mengadakan mesyuarat dari semasa ke esyuarat bermaksud satu perbincangan formal atau rasmi di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif dan persetujuan bersama melalui komunikasi bersama. memperolehi nasihat dari pihak pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu. ntuk memastikan mesyuarat dirancang dan diuruskan dengan baik dan berkesan. Secara umumnya. esyuarat adalah berbeza mengikut keahlian. Kerajaan mewujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan tanggungjawab tertentu dengan lebih cekap dan berkesan. awatankuasa-jawatankuasa semasa. rusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat. Antara jenis mesyuarat yang biasa kita temui ialah mesyuarat agong tahunan. mesyuarat luar biasa. esyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli -ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. maka urusetia mesyuarat diwujudkan. rusetia mesyuarat merupakan sebuah urusetia yang dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang pelaksanaan sesuatu dasar dan program Kerajaan. organisasi dan objektifnya. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi Kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni. mesyuarat jawatankuasa dan taklimat. mesyuarat pagi.Dari asa semasa. menghant ar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit 1 .

/ adalah berkenaan dengan panduan anggungjawab urusetia boleh pengurusan mesyuarat dan jawatankuasa kerajaan.mesyuarat. masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi mesyuarat. Di sini. tindakan-tindakan semasa mesyuarat dan tindakan -tindakan selepas mesyuarat. dibahagikan kepada tiga peringkat utama. senarai perkara-perkara baru yang hendak 2 . / . erdapat lapan tindakan pra-mesyuarat yang perlu dilaksanakan oleh urusetia mesyuarat. PKPA Bil. kita akan menyelami segala tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan oleh uruset ia mesyuarat sebelum mesyuarat yang dirancang itu dilangsungkan. tarikh. perkara-perkara berbangkit. menentukan tarikh. urusetia mesyuarat menjalankan tanggungjawab mereka dengan merujuk sepenuhnya kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. Antara perkara-perkara utama yang disusun dalam agenda ialah perutusan pengerusi. urusetia juga ber tanggungjawab mewujudkan satu si stem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. rusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda. Agenda bermaksud perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. Di samping itu. pengesahan minit mesyuarat yang lalu. indakan pertama ialah membentuk dan menyusun agenda. Secara rasionalnya. agenda perlu dibentuk dan disusun supaya tiada perkara -perkara mustahak yang tertinggal semasa mesyuarat. masa dan tempat mesyuarat. juga untuk menentukan perbincangan dijalankan dengan teratur dan untuk memaklumkan kepada ahli -ahli mesyuarat tentang perkara-perkara yang hendak dibincangkan semasa mesyuarat. Sebenarnya. iaitu tindakan-tindakan pra mesyuarat .

urusetia mesyuarat juga bertanggungjawab menentukan kertas kerja Kementerian / abatan / Agensi disediakan untuk perbincangan ke rtas kerja yang disediakan Kementerian / abatan / Agensi untuk pembentangan pada hari sebelum mesyuarat. Semasa membuat tempahan bilik mesyuarat. aklumat-maklumat tersebut termasuk nama jawatankuasa. masa mula dan masa dijangka tamat. Seterusnya. urusetia perlu memberi maklumat -maklumat yang dikehendaki kepada pengawai yang bertanggungjawab menerima tempahan. urusetia akan menghantar surat jemputan mesyuarat kepada ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. nama pengerusi jawatankuasa. pembentangan kertas -kertas kerja (jika ada). nama setiausaha jawatankuasa. masa mula dan masa dijangka tamat. tarikh dan tempat mesyuarat. Selain itu. urusetia bertanggungjawab untuk membuat tempahan bilik mesyuarat. 3 . Bagi setiap perkara yang disertakan dalam agenda. hal-hal lain dan penutup mesyuarat.dibincangkan. empahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. indakan seterusnya. peralatanperalatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat dan juga jenis minuman ringan yang diperlukan. pengerusi dan urusetia akan menentukan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda itu. Kandungan surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat -maklumat asas seperti nama jawatankuasa. abatan / Agensi yang mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang -kurangnya rusetia juga dikehendaki memberitahu Kementerian / dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerja mengenai bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan dan keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi muka surat (tidak termasuk lampiran). tarikh. bilangan anggota yang akan menghadiri mes yuarat.

rusetia perlu menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya mesyuarat itu diadakan. Dalam mesyuarat yang penting. indakan lain yang perlu dilaksanakan oleh urusetia mesyuarat ialah menentukan kehadiran ahli-ahli mesyuarat. rusetia hendaklah menentukan perkara -perkara tersebut di atas disediakan sekurangkurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. Selepas itu. ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. urusetia mesyuarat akan memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat dan memastikan juga kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat yang diperlukan telah disediakan. overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu dan menentukan semula tempahan minuman ringan yang telah dibuat. tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan seperti menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas. Sekiranya dibenarkan. urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli -ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli ahli yang akan menghadiri mesyuarat. nama pengerusi dan jenis pakaian. hari sebelum sesuatu empoh ini merupakan norma masa yang baik bagi rusetia hendaklah menyatakan sama ada penghantaran surat jemputan mesyuarat. menyediakan dan menyusun nama pengerusi dan ahli -ahli mesyuarat yang akan hadir. 4 . jawatan wakil hendaklah dinyatakan. alat-alat tulis disediakan di atas meja. alat pembesar suara disediakan dan berfungsi.agenda mesyuarat. Senarai ni hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya hari sebelum mesyuarat diadakan.

Kesimpulannya. perbincangan ini ialah orma kerja yang baik untuk mengadakan hari sebelum sesua tu mesyuarat diadakan. 5 . / telah menggaris serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa Kerajaan. Antara etiket mesyuarat yang perlu diketahui dan dipatuhi oleh ahli -ahli mesyuarat ialah cara -cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat. menghadiri mesyuarat tepat pada masanya dan memberitahu pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat. Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti maklumbalas maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan -tindakan yang perlu untuk selesaikan masalah yang timbul. PKPA Bil. panduan pengurusan mesyuarat. urusetia mesyuarat melaksanakan tugas dengan lebih cekap dan berkesan. elalui panduan pengurusan mesyuarat ini. urusetia mesyuarat bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat. Akhir sekali. ser ta dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa.Urusetia mesyuarat juga melakukan perbincangan pra -mesyuarat.

Diperoleh pada Jun http://arcadia. 011 dari ).pdf .mampu.my/mampu/pdf/pkpa021991. Diperoleh pada ahap Kecekapan (P K un . ( /notaptk07_06_mesyuarat.gov.Bibliografi Abdul alil ) : aulani.my/registrar/images/ otaP K abatan Perdana enteri alaysia.utm. dari http://www. Kursus Bimbingan Penilaian esyuarat. Panduan Pengurusan Urusan awatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan. esyuarat dan . ( Pengurusan ). 6 .pdf .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful