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UNIDAD I.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL 1- La informacin en las Organizaciones Hasta hace poco, la informacin misma no se consideraba un activo importante de una empresa, en cambio hoy, para los administradores es indispensable entender los sistemas de informacin, porque casi todas las organizaciones necesitan ste tipo de sistemas para sobrevivir y prosperar. Los sistemas de informacin contienen informacin acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de su organizacin o en su entorno. A. Informacin: Este trmino se refiere a datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y es til para los humanos. B. Datos: Son flujos de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos en la organizacin o en el entorno, antes de ser organizados y acomodados de tal forma que las personas los puedan entender y usar. Tres actividades de un sistema de informacin producen la informacin que las organizaciones necesitan para: A. Tomar decisiones, B. controlar operaciones, C. analizar problemas, D. crear y producir y/o servicios nuevos. Estas actividades son: entrada, procesamiento y salida. La entrada captura o recolecta datos del interior de la organizacin o de su entorno para ser procesados en un sistema de informacin. El procesamiento convierte las entradas brutas en una forma que tiene ms sentido para los

humanos. La salida transfiera la informacin procesada a las personas que la usarn o las actividades en las que ser usada. 2. Naturaleza y valor de Informacin, Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia. Un concepto de La informacin seria que es un fenmeno que proporciona significado o sentido a las cosas. En sentido general, la informacin es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno. Los datos se perciben, se integran y generan la informacin necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia. La sabidura consiste en determinar correctamente cundo, cmo, dnde y con qu objetivo emplear el conocimiento adquirido. 2.1 Usos de la informacin Se considera que la generacin y/o obtencin de informacin persigue los siguientes objetivos:
A.

Aumentar/mejorar el conocimiento del usuario, o dicho de otra manera reducir la incertidumbre existente sobre un conjunto de alternativas lgicamente posibles.

B.

Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la eleccin. Proporcionar una serie de reglas de evaluacin y reglas de decisin para fines de control.

C.

2.2 La cantidad de informacin Como se ha dicho, la explosin de la informacin constituye para muchos un problema y no sin razn es que surgi el trmino "infoxicacin o sobre informacin", precisamente para referirse a dicho fenmeno desde la perspectiva del usuario. Es difcil para un individuo comn sentirse rodeado de informacin, no disponer de las herramientas necesarias que viabilicen su consulta y, sobre todo, decidir cul es realmente til y rene los requisitos de calidad necesarios. El tiempo para decidir y utilizar la informacin que responde a sus necesidades y exigencias se prolonga ms de lo planificado. El problema entonces est en la calidad y en la visibilidad de la informacin y no en su cantidad. En el ambiente empresarial es cada da ms comn la incertidumbre de sus directivos para tomar decisiones adecuadas y que sean proporcionales en eficiencia y eficacia. En las propias organizaciones, se existe una dispersin de datos e informacin que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible su recuperacin por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno. Hoy, un buen nmero de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender, con suficiencia, los requerimientos actuales. Muchos directivos perciben desorganizacin de la informacin en su empresa, pero no interiorizan an la necesidad de implementar un sistema de gestin de informacin. Urge la apertura de estructuras para la incorporacin del conocimiento, el aprovechamiento inteligente de las oportunidades que ofrece el entorno; la creatividad y la innovacin son las nicas fuentes de diferenciacin y factores competitivos por excelencia. 2.3 Calidad de la informacin Dentro de una organizacin, observamos que en cualquier momento del desarrollo de sus actividades diarias se toman decisiones, la mayor parte de esas decisiones son tomadas con informacin o cierta

intuicin de los empleados, mientras ms usamos la informacin y los hechos, y menos utilizamos la intuicin, se puede estar ms seguro de haber tomado una buena decisin. La realidad es que en la mayora de las empresas no hay una sola fuente de informacin, sino que existen diversos sistemas informales en los que mucha gente se basa para tomar decisiones que inciden en la operacin de sus negocios, los cuales en caso de ser errneos pueden tener un fuerte impacto econmico en su empresa. El primer paso para tener una administracin basada en informacin es tener una sola fuente, si existen diversas fuentes siempre vas a dedicar recursos a que la informacin cuadre, o vas a dedicar un doble esfuerzo para mantener actualizados ambos sistemas, tanto los formales como los informales, es conveniente tener una sola fuente de informacin, con informacin buena o mala, pero que al menos es la misma para todos. Una vez logrado este primer paso, pasamos al segundo paso, el cual es asegurarnos que esta fuente nica de informacin, este sistema formal de informacin tenga la informacin correcta, expresado de otra forma, que la informacin de nuestro sistema refleje la realidad de lo que esta pasando en nuestra empresa. Lograr esto no es nada fcil, ya que muchos empleados no perciben como parte de su trabajo el mantener una informacin confiable, un ejemplo de esto es:
1-

Cuando escuchamos decir a algn almacenista, a m me pagan por acomodar, cuidar y surtir los productos, no por capturar la informacin.

2-

O a un empleado de una planta decir mi me pagan por producir, no por capturar ticket de fabricacin o cerrar ordenes de produccin.

El problema de calidad de datos es una realidad, las rutas o proceso de fabricacin no reflejan todos los pasos que se requieren para fabricar un producto o los tiempos definidos no son los que suceden en la realidad, las listas de materiales estn incompletas, no reflejan las cantidades correctas o no contemplan las prdidas inherentes al proceso, las rdenes de compra no son actualizadas al momento de haber cambios en la fecha o en la cantidad a entregar, la lista de precios no es la misma en diversos almacenes. En fin podramos mencionar ms ejemplos, pero creo que es claro que la pobre calidad de datos va en contra de la buena administracin de los recursos humanos, financieros y materiales de una compaa, va en contra de la creacin de valor y de la excelencia operacional, incrementa nuestros costos, impacta nuestros niveles de servicio y reduce la eficiencia de nuestras operaciones. 2.4 Dimensiones de la Calidad de Datos La Calidad de Datos tiene varias dimensiones, relacionadas pero distintas, a continuacin describo algunas: A. Exactitud: Mide el grado en que la informacin refleja lo que esta pasando en el negocio (ejemplo: Exactitud de inventarios, exactitud de rutas de fabricacin, de listas de materiales, etc.). B. Totalidad: Medicin que refleje el grado en que las bases de datos cuentan con toda la informacin critica para el negocio. C. Oportunidad: Medicin de que la informacin este disponible cuando se requiere para tomar una decisin. D. Relevancia: Que la informacin le sirva a la persona que se la estas proporcionando. E. Nivel de detalle: Que la informacin tenga el nivel de detalle requerido, dependiendo del nivel organizacional y al tipo de decisin al cual este destinada la informacin.

F. Consistencia: Que la informacin sea la misma en todas las reas o sistemas utilizados por la compaa. Desarrollando varias de estas dimensiones se puede lograr proveer informacin de calidad, y al mismo tiempo apoyar a la organizacin a hacer buen uso de la informacin para mejorar el uso de los recursos y las operaciones del negocio. 2.5 Mtodo para mejorar la Calidad de Datos Los mtodos aplican en cualquier organizacin por ejemplo: Los bancos tienen gente de bajo nivel de remuneracin en las cajas, al igual que los mecnicos de los aviones o las enfermeras de un Hospital, sin embargo ellos pueden hacer su trabajo con perfeccin, en algunas industrias el pretexto es: "como quieren que este correcta la informacin si mis almacenistas, o operarios, o compradores tienen un ingreso bajo y no tienen de mucha capacidad". Esto es cuestin de expectativas, los gerentes deben crear una alta expectativa para la calidad de la informacin de su rea, ya que esta no solo impacta a ese departamento sino a toda la organizacin. Una vez creada la expectativa y reconocidos los beneficios de mejorar la calidad de la informacin, se debe aplicar una metodologa para mejorar la calidad de la informacin del negocio. Existen muchas metodologas, entre las mas utilizadas esta: A. Identificar la informacin crtica para el negocio. Existe tanta informacin en una organizacin que difcilmente podemos dedicar suficientes recursos para mejorar la calidad de toda la informacin, por lo que hay que identificar cual es la informacin que tiene un mayor impacto en las operaciones del negocio. B. Definir criterios de Calidad de Datos. Esto es definir cuando un dato es exacto para su organizacin.

C. Realizar mediciones iniciales para detectar posibles problemas de Calidad de Datos. Este paso es un diagnstico que nos apoya a medir la calidad actual de la informacin crtica definida en el paso 1, identificando donde se encuentran los mayores problemas y priorizando las reas con las que hay que iniciar el esfuerzo. Automatizar Indicadores de Calidad de Informacin. En este paso se realizan programas que apoyen a medir peridicamente la Calidad de la Informacin, lo que no se puede medir no se puede administrar y no se puede mejorar. Estos medidores deben estar al alcance de las personas que sern las responsables de monitorear y mejorar la calidad de la informacin. 1. Definir responsables de Calidad de Datos. Una de los factores crticos de xito de un proyecto de Calidad de Datos es definir un responsable de cada indicador, esta persona debe monitorear las tendencias del indicador y realizar planes de accin encaminados a la mejora de los indicadores. 2. Diagnsticos de calidad de Datos. En estos diagnsticos se determinan las posibles causas de la mala calidad de Datos y se definen planes de accin con responsables para mejorar el indicador. Entre los planes de accin normalmente se incluye el establecer controles preventivos y correctivos para la mejora de la calidad de Datos. 3. Monitoreo de los indicadores por parte de la Gerencia. Si los empleados no perciben las altas expectativas por parte de la gerencia, el proyecto tendr resultados limitados, es importante que los indicadores de Calidad de Datos se revisen peridicamente, asegurando su seguimiento y mejora continua. 4. Finalmente, una vez estabilizados los indicadores de Calidad de Datos, se regresa al punto uno para identificar informacin que tenga impactos en el negocio y que sea necesario su medicin y mejora. 7

2.6 Valor de la informacin En la nueva sociedad de la informacin, en la que vivimos, es evidente el valor de la gestin de la informacin para las empresas y las organizaciones, un factor esencial para su xito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad, mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfaccin de los clientes y desarrollar un fructfero mercado. El desempeo satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la informacin est determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solucin de los problemas y retos que plantea el entorno, mediante la identificacin y perfeccionamiento de los flujos de informacin tiles mediante la gestin del conocimiento. La gestin del conocimiento se ocupa precisamente de la identificacin, captura, recuperacin, presentacin y transmisin de los datos, informaciones y conocimientos de la organizacin. La informacin puede captarse, tanto desde el interior como del exterior de la empresa. El objetivo es que el conocimiento que reside en la organizacin pueda utilizarse por aquellos que lo necesitan para actuar de manera adecuada en cada momento. Una organizacin que aspire a competir con xito, debe ser una organizacin que aprenda; debe, tambin, revelar los procesos que le permitan incorporar a su actividad, la informacin pertinente y relevante que posee. Est obligada a aplicar, con creatividad e iniciativa, las experiencias y saberes que le ofrecen, en primer lugar, sus propios trabajadores, sus proveedores, los grupos de inters y los clientes es decir, la sociedad en su conjunto y ms especficamente aquellos sectores en los que dicha organizacin opera. Los procesos de descripcin, anlisis y representacin de la informacin, as como las nuevas tecnologas asociadas a ellos,

adquieren, en estas circunstancias, un sentido trascendente: ms que simples medios para la obtencin de resultados debe considerrseles como herramientas que contribuyen al desempeo, al aprendizaje individual y colectivo, as como a la construccin positiva de la empresa, en funcin de obtener utilidades y crear los valores propios de la organizacin. 2.7 Relevancia de la informacin Las empresas lderes son actualmente aquellas que, dentro de s, gestionan conocimiento y mejoran su capacidad de aprendizaje. El conocimiento en una organizacin es mucho ms que simples datos e informacin, es el recurso de los individuos y grupos para tomar decisiones y por ello, uno de sus principales activos estratgicos. Administrar el conocimiento en una empresa significa detectar, organizar y difundir el conocimiento existente en la organizacin y colocarlo a disposicin de sus usuarios. El conocimiento puede ser explcito (cuando est plasmado en documentos, procedimientos, bases de datos de informacin, etc.) o tcito (cuando forma parte de la experiencia de los individuos que trabajan en la empresa). Una empresa con experiencia en la administracin de conocimientos se preocupa por convertir el conocimiento tcito en explcito y, para ello, lo organiza y lo pone a disposicin de todos de manera comprensible. Administrar el conocimiento en una organizacin no es una cuestin simple. En este nuevo entorno, es necesario nutrirse de herramientas totalmente diferentes y apropiarse de un espacio. Son muchos los modelos, establecidos por las compaas informticas o de software, para la gestin de la informacin y el conocimiento en ambientes empresariales que sugieren slo infraestructuras tecnolgicas, software para el manejo de datos y redes, que faciliten la comunicacin entre directivos y empleados. 9

En consecuencia consideramos que son necesarias soluciones mixtas que involucren el recurso humano especializado y las tecnologas de informacin para la ejecucin de procesos especficos, que van desde el anlisis y representacin de la informacin hasta la automatizacin de distintas actividades como la descripcin, el almacenamiento y la recuperacin. De esta manera, se propicia la creacin y uso del conocimiento en el contexto de la organizacin, la tecnologa interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento explcito y el especialista en informacin utiliza sus herramientas propias para seleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al conocimiento. Para ello, existe un conjunto de modelos especficos. Sin embargo, la estrategia ms adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de acuerdo con la peculiaridad del caso que se trate y las necesidades particulares de cada organizacin. 1. Introduccin a los sistemas de informacin Gerencial

Estos sistemas son el resultado de interaccin colaborativa entre personas, sistemas tecnologas de y procedimientos orientados -colectivamente a solucionar llamados problemas informacin-

empresariales. Los SIG o MIS (tambin denominados as por sus siglas en ingls: Management Information System) se diferencian de los sistemas de informacin comunes en que para analizar la informacin utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organizacin. Acadmicamente, el trmino es comnmente utilizado para referirse al conjunto de los mtodos de gestin de la informacin vinculada a la automatizacin o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisin, Sistemas expertos y Sistemas de informacin para ejecutivos).

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Propsito: Satisfacer necesidades de informacin de las distintas gerencias o unidades de la empresa. Brinda soporte a las decisiones de negocios. Se soporta en la administracin de la informacin y en modelos estadsticos y matemticos.

3.1 Evolucin de los sistemas de informacin a lo largo del tiempo.

Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en: (Esta clasificacin obedece a un punto de vista empresarial) 1- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin. Son llamados TPS cuyas siglas corresponden a Transaction Processing System, o sistemas de procesamiento de transacciones.

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Un ejemplo es la Corporacin Financiera Internacional (CFI), filial del Banco Internacional para la Reconstruccin y el Desarrollo, cuyo sistema de transacciones funciona de la siguiente manera: El CFI busca inversores interesados en los pases ms desarrollados y el capital provedo por stos, es transferido a empresas privadas de pases subdesarrollados cuyo capital privado no basta. Otro ejemplo es el de la industria naviera, el cual por medio de su sistema de transacciones internacionales transportan diferentes tipos de carga de acuerdo a pedidos en diferentes pases, siendo uno de los ms transportados el petrleo, cuyos pedidos pueden ser ya sea privado o por contrato. Los barcos transportan el petrleo desde los campos petrolficos a las refineras, siguiendo una serie de tratados y convenciones internacionales. A. Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general. B. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. C. Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. D. Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organizacin. E. Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto. F. Sistema Planificacin de Recursos (ERP).Integran la informacin y los procesos de una organizacin en un solo sistema. G. Estos sistemas de informacin no surgieron simultneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la dcada

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de los 60, y los ltimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos ltimos tuvieron una tmida aparicin en los 70 que no cuaj, ya que la tecnologa no estaba suficientemente desarrollada. Los sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin que consiste en salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organizacin para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de entrada. 3.2 Caractersticas de los Sistemas de Informacin Gerencial. A. Los SIG apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control operativo y administrativo, pero tambin son tiles para las actividades de planificacin de los administradores de nivel superior. B. Los SIG generalmente estn orientados hacia los informes y el control; estn diseados para informar acerca de las operaciones existentes y, por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones. C. Los SIG se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la organizacin. D. Los SIG tienen poca capacidad analtica. E. Los SIG generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del pasado y el presente. F. Los SIG son relativamente inflexibles. G. Los SIG tienen una orientacin interna, ms que externa. 3.3 Beneficios de los Sistema de Informacin Gerencial Para los Gerentes A. Considerar ms alternativas. B. Aplicar el ms alto nivel de lgica. C. Dedicar ms tiempo a evaluar resultados. D. Tomar decisiones ms consistentes. E. Para la empresa

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F. Mejor desempeo de la Compaa. G. Mantener el control sobre los conocimientos de la Compaa. H. Bajos tiempo de espera, al momento de solicitar un reporte de data histrica o actual 3.4 Desventajas de los Sistema de Informacin Gerencial A. No pueden manejar conocimientos inconsistentes: Siempre se dan en los negocios. B. No pueden aplicar el juicio y la intuicin, elementos de alto valor en las decisiones de negocios. 3.5 Proyeccin de las empresas hacia el futuro Bussines Intelligent La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se puede definir como el proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimientode ellos. Dentro de la categora de bienes se incluyen las bases de datos de clientes, informacin de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de informacin relevante para la empresa. BI apoya a los tomadores de decisiones con la informacin correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La informacin adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa efectividad de cualquier empresa. "La tecnologa de BI no es nueva, ha estado presente de varias formas por lo menos en los ltimos 20 aos, comenzando por generadores de reportes y sistemas de informacin ejecutiva en los 80s" Afirma Candice Goodwin. Tal vez le ayude a comprender mejor el concepto por medio de un ejemplo. Una franquicia de hoteles a nivel nacional que utiliza aplicaciones de BI para llevar un registro estadstico del porcentaje promedio de ocupacin del hotel, as como los das promedio de estancia de cada husped, considerando las diferencias entre temporadas. Con esta informacin ellos pueden:

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A. B. C.

Calcular la rentabilidad de cada hotel en cada temporada del ao. Determinar quin es su segmento de mercado. Calcular la participacin de mercado de la franquicia y de cada hotel. Identificar oportunidades y amenazas. Estas son slo algunas de las formas en que una empresa u

D.

organizacin se puede beneficiar por la implementacin de software de BI, hay una gran variedad de aplicaciones o software que brindan a la empresa la habilidad de analizar de una forma rpida por qu pasan las cosas y enfocarse a patrones y amenazas.

2. Rol de los Sistemas de informacin en la actividad Gerencial.

Desde el punto de vista gerencial y de negocios, un sistema de informacin es una solucin organizacional y administrativa, basada en tecnologa de la informacin a un reto que se presenta en el entorno. Para usar eficazmente sistemas de informacin, es necesario entender la organizacin, la administracin y la tecnologa de informacin ms amplia de los sistemas y la capacidad de stos para solucionar los retos y problemas del entorno. 4.1 Los sistemas de informacin en las organizaciones. Los elementos claves de una organizacin son: su personal, la estructura, los procedimientos. Las organizaciones formales constan de diferentes niveles y especialidades, sus estructuras reflejan una divisin muy clara del trabajo. Se contratan y capacitan expertos para diversas funciones como: A. Ventas y marketing: cuyo propsito es vender los productos y servicios de las organizaciones; B. Manufactura: se encarga de producir bienes y servicios. 15

C. Finanzas: su propsito es administrar los activos financieros de las organizaciones, D. Contabilidad: se encarga de mantener los registros financieros de las organizaciones y de llevar el registro de flujo fondos; E. Recursos Humanos: su propsito es atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organizacin y de mantener los expedientes la organizacin. Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen la estrategia de la organizacin para responder a ellos y asignan los recursos humanos y financieros necesarios para poner en prctica la estrategia y coordinar el trabajo. Los administradores deben ejercer un liderazgo responsable. La administracin de hacer comprensibles las mltiples situaciones que enfrentan las organizaciones y formular planes de acciones para resolver sus problemas. Tambin deben crear nuevos productos y servicios e incluso volver a crear la organizacin de vez en cuando. Una parte sustancial de la administracin es la labor creativa impulsada por conocimientos e informacin nuevos. La tecnologa de la informacin puede desempear un rol crucial en la redireccin y rediseo de una organizacin. Las decisiones y los papeles administrativos varan en los distintos niveles de la organizacin:
A.

Los administradores del nivel superior: (directivos) toman decisiones estratgicas de largo plazo relacionadas con los bienes y servicios que se producirn.

B.

Los administradores de nivel medio: (gerentes) se encargan de poner en prctica los programas y planes de los directivos. Los administradores operativos: (supervisores) se encargan de monitorear las actividades diarias de la Ca. Cada nivel administrativo tiene diferentes necesidades de

C.

D.

informacin y requisitos en cuanto a sistemas de informacin. 16

3. La Toma de Decisiones y los Sistemas de Informacin Los SI van mucho ms all que el diseo y desarrollo del subsistema informtico. Un SI puede definirse: "un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de una institucin" (Laudon y Laudon, 1996), adems de ayudar a dichos directivos y personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos en un ambiente intensivo de informacin. La gestin de la informacin est orientada al control, preservacin y retencin de la informacin (Bouthillier y Shearer, 2002) Las necesidades de informacin pueden ser relativas a hechos presentes o a situaciones futuras, con el objetivo de realizar una direccin proactiva. Las necesidades de informacin se agrupan segn las unidades organizativas de la institucin y las aplicaciones que cada una de ellas lleve a cabo. Resulta importante la necesidad de informacin sobre el entorno, implicando un mecanismo de observacin que provea constantemente informacin relativa a los principales factores estratgicos: competencia, tecnologa y poltica, entre otros. Igualmente, resulta una constante el anlisis de informacin sobre aspectos claves de la organizacin como I+D, produccin, recursos humanos y finanzas, entre otros. La eleccin o combinacin de diversos procedimientos, lgicamente depender de las condiciones especficas de cada institucin y de los individuos que la componen. 5.1 Proceso de la Toma de Decisiones Evaluar como un Sistema de Informacin interviene en la Solucin de Problemas y en la Toma de Decisiones
A. B. C.

Naturaleza de los Problemas Formulacin del Problema Proceso de Solucin del Problema 17

D. E.

Proceso de Decisin Modelo del proceso de Decisin

5.2 Importancia de los Sistemas de Informacin en la Toma de Decisiones


A.

La toma de decisiones, es un trmino reservado para la accin de elegir entre varias alternativas.

B.

La toma de decisiones, es un proceso de pensamiento que ocupa toda la actividad que tiene por finalidad la solucin de problemas.

C.

Todo aspecto que refleja el esfuerzo humano involucra actividades con un propsito en las que deben resolverse los problemas y tomar decisiones.

D.

La toma de decisiones puede verse como un procedimiento, un ciclo que contiene varios crculos.

E.

La toma de decisiones, es necesaria cuando tenemos un problema que resolver, o necesidades que satisfacer.

El paso para definir el problema, puede considerarse como un subproblema del problema principal, es decir, un circuito dentro de otro circuito, en el ciclo de la toma de decisiones. Los sistemas de informacin son de vital importancia en cualquier tipo de informacin, ya que nos proporcionan las herramientas necesarias para un tomador de decisiones pueda realizar su trabajo ptimamente. Dichos sistemas al proporcionar la informacin necesaria en el preciso momento y con la mayor eficiencia posible, ayuda a que la empresa crezca y se desarrolle. 5.3 Naturaleza De Los Problemas Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas:

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A. B. C. D. E. F. G. H.

Qu es lo que se hace? Cmo se hace? Con que frecuencia se presenta? Qu tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones? Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas? Existe algn problema? Si existe un problema, que tan grave es? Si existe un problema, cual es la causa que lo origina? Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias

personas, para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qu ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta informacin cuando no es posible entrevistar en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organizacin. As mismo se requiere del estudio de manuales y reportes, la observacin directa de las actividades que se realizan en algunos casos formas y documentos para comprender mejor el proceso en tu totalidad Durante la fase de pruebas de sistemas, el sistema se emplea de forma experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo que escribi los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y, por otra, que el software sea ms confiable. 5.4 Formulacin Del Problema

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La evaluacin de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos dbiles y fuertes. Los sistemas para el soporte de decisiones tienen como finalidad ayudar a los directivos que enfrentan problemas de decisin nicos (no recurrentes). Con frecuencia un aspecto importante de esas decisiones es determinar qu informacin es la que se debe considerar. Dada la dificultad de predecir las necesidades de informacin, es imposible disear de antemano los reportes. Este tipo de sistemas debe se bastante flexible para satisfacer las necesidades cambiante de los directivos. Los sistemas para el soporte de decisiones son una fuente de informacin pero no reemplazan el buen juicio que todo directivo debe tener. La evaluacin ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:
A.

Operacin Operacional:

Valoracin de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de informacin, confiabilidad global y nivel de utilizacin.
B.

Impacto Organizacional: Identificacin y medicin de los beneficios para la organizacin en

reas tales como finanzas (costos, ingresos y ganancias), eficiencia operacional e impacto competitivo. Tambin se incluye el impacto sobre el flujo de informacin interno y externo.

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BIBLIOGRAFIA LAUDON KENNETH, LAUDON JANE, Sistemas de informacin

Gerencial, Octava edicin, Prentice Hall, 2004.

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