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Vertrauliche  Informationen 
  07.07.2011    Mario Rieger   

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Records Management 

Vertrauliche Informationen
Schützen Sie die Vertraulichkeit von nichtöffentlichen Informationen über Ihr Unternehmen. Im Rahmen Ihrer Tätigkeit können Sie Kenntnis von oder Zugang zu nicht-öffentlichen Informationen oder anderen vertraulichen Informationen zu Geschäftsvorgängen, betrieblichen Angelegenheiten, Forschung oder Technologie Ihres Unternehmens erlangen. Sie dürfen vertrauliche Informationen nur dann weitergeben, wenn dazu ein Bedarf besteht („need-to-know") und Sie dazu berechtigt sind. Vertrauliche Informationen umfassen einige unserer wertvollsten Firmengüter, beispielsweise: Handelsgeheimnisse, Preispolitik, Geschäftspläne und Prognosen, Markenformulierungen, nicht-öffentliche Finanzergebnisse, neue Produktentwicklungen oder pläne, Kundenlisten, Urheber- oder Beraterverträge, Abonnementlisten, Software oder Computerprogramme, Zusammenschluss-, Akquisitionsoder Veräußerungspläne,

Personaleinstellungspläne oder wesentliche Änderungen im Management. Wenn Sie über vertrauliche Informationen verfügen, müssen Sie diese so aufbewahren oder schützen, dass sie von unberechtigten Personen nicht eingesehen oder abgerufen werden können. Sie dürfen vertrauliche Informationen nicht in Aufzügen, Restaurants, Flugzeugen oder andernorts besprechen, wo Ihre Unterhaltung mitgehört werden kann. Seien Sie auch vorsichtig im Gespräch mit Familienmitgliedern, die sich eventuell nicht über den vertraulichen Charakter Ihrer Mitteilungen bewusst sind und diese möglicherweise später versehentlich an andere weitergeben. Lassen Sie auch keine vertraulichen Informationen in unbeaufsichtigten Besprechungsräumen liegen und werfen Sie keine vertraulichen Informationen an einem öffentlich zugänglichen Ort weg, wo sie von anderen gefunden werden können. Ihre Verpflichtung zum Schutz von nichtöffentlichen Informationen oder anderen vertraulichen Informationen des Unternehmens gilt auch dann, wenn Sie das Unternehmen verlassen haben, solange die Informationen vertraulich bleiben und der Öffentlichkeit nicht allgemein zugänglich sind. Um Missbrauch von Informationen zu verhindern, dürfen Sie vertrauliche Informationen nur nach Vornahme geeigneter Maßnahmen, zum Beispiel

nach Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung, preisgeben. Schützen Sie die Vertraulichkeit von nichtöffentlichen Informationen über Kunden und andere. Wir respektieren auch vertrauliche Informationen bezüglich anderer Unternehmen - insbesondere unserer Kunden. Falls Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit vertrauliche Informationen über ein anderes Unternehmen erlangen, müssen Sie diese genauso wie vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen schützen. Viele Länder verfügen über Gesetze zum Daten- und Persönlichkeitsschutz, die die Erfassung, Verwendung und Übertragung von personenbezogenen Kundeninformationen regeln. Da dieser Rechtsbereich einem raschen Wandel unterliegt, sollten Sie sich bei jeglichen Fragen zur sachgerechten Verwendung von Kundeninformationen von der Rechtsabteilung beraten lassen. Die Weitergabe vertraulicher Information kann nachteilige Folgen für Ihr Unternehmen nach sich ziehen und die Grundlage von Rechtsklagen gegen das Unternehmen und/oder den für die Weitergabe verantwortlichen Mitarbeiter sein.

Fragen und Antworten
F: Wie kann ich vertrauliche Informationen besser schützen? A: Empfohlene Maßnahmen: (1) Bewahren Sie heikle Schriftstücke in abschließbaren Schränken oder Schubladen auf; (2) richten Sie einen Passwortschutz auf Ihrem Computer ein, der sich nach Verlassen Ihres Schreibtischs nach kurzer Zeit automatisch einschaltet; (3) ändern Sie regelmäßig Ihre Computerpasswörter und (4) vergewissern Sie sich, dass Geheimhaltungsvereinbarungen vorliegen, bevor Sie vertrauliche Informationen an Dritte weitergeben.

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