MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

I. GENERALITATI
I.1. DEFINITII

II.

STRUCTURA ORGANIZATORICA A SOCIETATII

2.1. DEPARTAMENT FINANCIAR – CONTABIL
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

2.2. DEPARTAMENT LOGISTICA
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

2.3. DEPARTAMENT DE VANZARI
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

republicata. Foie de parcurs este un documentul ce cuprinde o detaliere a numarului de kilometri parcursi pentru fiecare autovehicul in parte. Proces verbal de predare-primire este documentul ce se intocmeste la receptia valorilor materiale in cazul in care se constata deteriorarea sau lipsa coletelor. 1 din Legea contabilitatii nr. Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ si de pasiv. Decont de cheltuieli este un document pentru decontarea avansurilor acordate (in valuta sau in lei). 4. plus cantitatile intrate (qi): 3. intr-o alta localitate. cu ocazia deplasarii in tara sau in strainatate. este documentul ce se intocmeste la insotirea stocurilor de la furnizor si la intrarea acestora in depozitul unitatii. 7. 10. Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. snuruit. Cost mediu ponderat (CMP) Costul unitar mediu ponderat se calculeaza ca raport intre valoarea totala a stocului initial (Si) plus valoarea totala a intrarilor (Vi) si cantitatea existenta in stocul initial (qs). Lista de inventariere este documentul in care se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare. dupa caz. parafat si inregistrat in evidenta unitatii. DEFINITII 1. GENERALITATI 1. Factura fiscala (INVOICE) este un documentul contabil emis de o societatea comerciala (furnizorul). 2. .1.delegatie este documentul ce justifica deplasarea in interes de serviciu a unei persoane. 82/1991. 6. Nota de intrare-receptie. 11. 9. dupa ce a fost numerotat. 8. masurare sau cubare. Serveste ca document justificativ de incarcare din gestiunea magaziei. Bonul de consum se intocmeste la scaderea produselor din gestiune. 5. intr-un singur exemplar. Ordin de deplasare . document ce contine lista cu produsele vandute si/sau serviciile prestate clientului de catre furnizor. nepotriviri calitative fata de datele indicate in documentele insotitoare. Dispozitie de incasare/plata este documentul justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate. cantarire. conform unui contract facut in prealabil sau nu.I. catre alta societate comerciala sau persoana (clientul). in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

STRUCTURA ORGANIZATORICA A SOCIETATII Structura organizatorica a societatii comerciale cuprinde totalitatea compartimentelor de munca si legaturile dintre ele.O. Cuprinde: • • • Compartimentul financiar-contabil. Salarii. B. Intocmirea declaratiilor lunare. Decont de cheltuieli. • • Contabilatea primara este efectuata de catre D-na. OP. Proces verbal de predare-primire. intre care si functia financiarcontabil. Participa la inventarierea stocului din depozitul firmei. C. Documentele financiare de incasari si plati interne si externe. DEPARTAMENT FINANCIAR – CONTABIL Departamentul Financiar – Contabil se afla in subordinea D-nei. Evidenta capitalului social. Compartimentul de vanzari. Controlul operatiunilor contabile.C. • • • • • • • • Facturi fiscale..E.. Tudor Elena in calitate de Expert Contabil. inregistrand urmatoarele documentele contabile. Actualizarea stocului curent cu marfuri. .II. II. Compartimentul de logistica. Minoiu Adriana cu functia de Economist si D-na Mirica Daniela Elena in calitate de contabila aflate sub supravegherea Expertului Contabil. • Structura functionala include totalitatea compartimentelor. In structura organizatorica a societatii se disting: • Structura de conducere este organul de conducere al societatii care decide asupra politicii ei economice si comerciale: Adunarea Generala a Asociatilor.1. care decide in toate problemele esentiale activitatii societatii. atributiilor si responsabilitatilor delimitate pe functiile societatii. si indeplineste urmatoarele sarcini: • • • Organizarea contabilitatii sintetice si analitice a intregului patrimoniu. Intocmirea Bilantului.

in functie de furnizor. Ionica Cristian in calitate de gestionar si Dl. Minoiu Adriana pe baza actelor primate de la gestionar. Nomenclator produse. plasarea comenzilor de marfa si Receptia materialelor se face la data primirii facturilor si avizelor de la furnizor. in baza comenzilor de achizitie.M. Avize si Procese Verbale de Predare – Primire. Dezavantaje: datorita complexitatii sale. utilizarea acestei metode/variante de calcul este dificila pentru ciclurile de exploatare in care miscarile de stocuri sunt foarte numeroase. • • Avantaje: valoarea intrarilor si iesirilor din stoc sunt mai aproape de realitate. de catre Dl. Incarcarea sau descarcarea stocului cu marfuri se face de catre D-na. Facturi. este obtinuta prin urmatoarea formula : CMP = Si +Vi qs + qi Avantajele si dezavantajele metodei C. Marfurile se definesc in sistem (nomenclator) cu un cod de material definit. produs. documentele sunt predate la departamentul de contabilitate pentru inregistrarea marfii in stoc. care se ocupa cu • • • • cererile de oferta si negocierea contractelor pana la materiale. Surca Florea cu functia de manipulant marfa. Bon de consum.A) • FORMULARE UTILIZATE Documentele utilizate sunt: Nomenclator furnizor.P. Actualizarea costului unitar mediu ponderat dupa fiecare intrare. B) FLUX COMERCIAL Persoana de legatura cu furnizorii este D-na Georgescu Camelia. In cazul in care marfa este in neconcordanta cu documentele de receptie sau este deterioarata se intocmeste un Proces Verbal de Predare-Primire in doua exemplare ce este semnat de catre gestionar si de furnizor. Raport (per furnizor. Formula utilizata pentru intrarile si iesirile din stoc este Costul Mediu Ponderat care se calculeaza dupa fiecare intrare. perioada). .

Necesarul de marfuri consumabile este aprobat de catre D-na Georgescu Camelia si se preda la departamentul contabilitate. care se preda la departamentul contabilitate. P. generand Bonul de consum care se preda la gestionar. Aviz. Receptie marfa Gestionar Creare cod furnizor Nomenclator Inregistrare furnizor Furnizor nou Economist Creare cod marfa Inregistrare cod marfa Marfa noua Fise de magazie Stoc materiale Gestionar Necesar Consum. Dupa pregatirea marfii gestionarul semneaza documentul de iesire si-l preda la contabilitate. La sfarsitul lunii salariatul inregistreaza toate documentele ce justifica cheltuielile efectuate (chitantele si bonurile fiscale) in Decont de cheltuieli. Bon de consum Consum marfa firma Economist . DOCUMENT Cerere de oferta FLUX Generare Comanda Descarcare marfa RESPONSABIL Administrator Manipulant marfa Factura.V. Inregistrarea cheltuielilor in avans se face pe baza Dispozitiei de incasare/plata unde se trec datele salariatul care primeste sau deconteaza banii incasati. Contabila verifica stocul curent si opereaza iesirea marfii din gestiune.

avand urmatoarele atributii: • • • sarcini. Gestionarul intocmeste o declaratie scrisa in care specifica numarul si data ultimului document de intrare si de iesire a marfii din gestiune. Sigilarea cailor de acces catre magaziei cu exceptia locului in care s-a inceput inventarierea. se prevede crearea unei zone tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa se permita expedieri la clienti. Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor Aprovizionarea cu marfuri se desfasoara pe baza contractelor incheiate cu furnizori. cantitatile. in care se precizeaza denumirea marfurilor ce se achizitioneaza. marfurilor si mijloacelor fixe. iar operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei de inventariere. separarea bunurilor deteriorate de cele in stare buna. Inainte de inceperea operatiunii de inventariere se iau urmatoarele masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru: • • • • Stabilirea ordinii in care se efectueaza inventarierea marfii. • Raspunde de organizarea logistica a firmei. termenele de livrare. codificarea acestora. care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi.Comanda Comanda client Agentii de Vanzari 2. Administratorul societatii stabileste prin decizia de inventariere persoanele din comisie. 82/1991 societatea are obligatiunea de a intocmi cel putin o data pe an pentru stabilirea plusurilor si minusurilor din gestiune. Sortarea. DEPARTAMENT LOGISTICA Compartimentul de logistica se afla in subordinea D-nei Georgescu Camelia cu functia de Administrator. gruparea obiectelor. intocmirea etichetelor de raft. liste etc). care va mentiona pe documentele . Daca operatiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate. Pastreaza permanent legatura cu furnizorii si negociaza conditii financiare favorabile firmei. Asigurarea mijloacelor necesare identificarii marfii (cataloage. In temeiul prevederilor Legii nr. mostre.2. Asigura si raspunde de aprovizionarea materilor. conditiile de transport si termenele de plata.

Elementele de activ si de pasiv se inscriu in Registrul-inventar pe baza listelor de inventariere. masurare sau cubare. programul si perioada inventarierii vor fi afisate la loc vizibil. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte nu se desfac decat prin sondaj. prefabricatele. cantarire. piesele de schimb. semifabricatele etc. dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii. obiectele de inventar. comisia de inventariere stabileste caracterul lipsurilor. Pe baza explicatiilor primite si a documentelor cercetate. Pentru toate plusurile si lipsurile din gestiune comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii acestora. Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ. prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere. concluziile si propunerile referitoare la inventariere. pierderilor. Materialele. precum si . se inscriu separat in listele de inventariere. Rezultatul inventarierii se inregistreaza in Lista de inventariere si sunt semnate pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. pagubelor si deprecierilor constatate. Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui. aflate in gestiune si nesupuse prelucrarii. dupa caz. Pe toata durata inventarierii. precum si persoanele care au efectuat inventarierea: plusurile si minusurile constatate. in scopul evitarii inventarierii duble sau a omisiunilor. unii indici calitativi. dupa caz. in care se inscriu in principal: perioada si gestiunile inventariate.. cu evidenta tehnico-operativa pentru fiecare pozitie in parte.respective "primit in timpul inventarierii" sau "eliberat in timpul inventarierii". produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri. Materiile prime. Rezultatele inventarierii se consemneaza in documentul numit Proces Verbal de inventariere. materialele. indicandu-se codul. compensarile efectuate. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare. unitatea de masura. acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de inventariere respective. a proceselor-verbale de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in contabilitate. propunand. Foaie de parcurs. Liste de inventar. Necesar de consum. Ordin de deplasare – delegatie. administratorii vor lua masura imputarii. . imputabile. Comanda furnizori. Daca lipsurile nu se datoreaza vinovatiei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile unitatii patrimoniale. valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv. Bunurilor constatate lipsa. modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice. In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune. Registrul-invetar. A) FORMULARE UTILIZATE Documentele utilizate sunt: • • • Contracte furnizori. ce urmeaza a fi imputate. bunurile respective se vor evalua la valoarea justa. Decizia de inventariere. ce nu pot fi cumparate de pe piata. Proces Verbal de inventarierE. In situatia constatarii unor plusuri in gestiune. Departamentul Logistica si Departamentul de Vanzari este subordonat Administratorului firmei. in termen de cel mult 5 zile de la data terminarii operatiunilor de inventariere. B) FLUX COMERCIAL • • • • • • Departamentul Financiar – Contabil. ce stabileste prioritatiile acestora si raportarile lunare.caracterul plusurilor. rezultate in urma inventarierii.

Ordin de deplasare Liste de inventar Decizie Sofer Inventar marfa Stabilire comisie Gestionar..V.DOCUMENT Contract FLUX Comanda furnizori RESPONSABIL Administrator Factura. P. P. Bon de consum Consum marfa firma Economist Comanda Comanda clienti Livrare marfa Agenti de vanzari Factura.V. Aviz. Receptie marfa Gestionar Necesar Consum. Cataloage Identificare marfa Liste de inventar Rezultatele inventarierii minusuri Stabilirea cauzelor si responsabilii Comisia . Contabil Administrator Sigilare magazie Blocare sistem de tranzactii Administrator Liste stoc.

. produs. perioada).. Prezinta oferte pentru desfacerea produselor realizate.). Negociaza preturile de vanzare.plusuri Proces de inventar. Stabileste metode/reguli pentru a asigura necesarul de marfa in conformitate cu planul Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor sarcini. Georgescu Vasile in calitate de Director de vanzari. A) FORMULARE UTILIZATE de vanzari.E. Raport (per client. Documentele utilizate sunt: • • • • • Contracte clienti. B) FLUX COMERCIAL Persoana de legatura cu clientii este Dl. care se ocupa cu ofertarea si negocierea contractelor pana la plasarea comenzilor de marfa. B. Studiaza piata.C. stabilind produsele pentru care exista cerere. C. Registrul-inventar Operarea plusurilor si minusurilor Economist DEPARTAMENT DE VANZARI Departamentul de vanzari se afla in subordinea Dl. negociaza preturile de vanzare si stabilesc produsele cele mai solicitate. Facturi fiscale. Comanda clienti. Georgescu Vasile in calitate de Director de vanzari si are urmatoarele sarcini: • • • • • • Participa la prospectarea pietei in vederea cunoasterii necesarului de consum si prespectivele pe termen scurt. In cadrul firmei sunt angajati doi agenti de vanzari care efectueaza studiul de piata a marfurilor. Documentele financiare de incasari (chitanta.O.

pentru decontarea motorinei in contabilitate.In cazul in care marfa este in neconcordanta cu factura fiscala sau este deterioarata se intocmeste un Proces Verbal de Predare-Primire in doua exemplare care este semnat de catre sofer si de catre client. mail FLUX Cerere de oferta RESPONSABIL Client Inregistrare CO Urmarirea comenzii Agent vanzari Analiza cerere oferta client vechi Formular comanda Comanda ferma client nou Alocare client unui agent Agent vanzari Factura Gestionar Verificare marfa in stoc Pregatire marfa . si se preda la gestiune pentru inregistrarea marfii in stoc. La sfarsitul fiecarei zile agentii de vanzari intocmesc urmatoarele documente: • • Foile de parcurs unde se specifica: nume client si numarul de km parcusi in Raport de activitate in care se specifica clientii vizitati si detaliile cu privire ziua respectiva. la marfa dorita. DOCUMENT Fax .

P..V. Ordin de deplasare Livrare marfa Sofer .Manipulant marfa Factura.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful