MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

I. GENERALITATI
I.1. DEFINITII

II.

STRUCTURA ORGANIZATORICA A SOCIETATII

2.1. DEPARTAMENT FINANCIAR – CONTABIL
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

2.2. DEPARTAMENT LOGISTICA
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

2.3. DEPARTAMENT DE VANZARI
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

8. 7. 82/1991. Cost mediu ponderat (CMP) Costul unitar mediu ponderat se calculeaza ca raport intre valoarea totala a stocului initial (Si) plus valoarea totala a intrarilor (Vi) si cantitatea existenta in stocul initial (qs). este documentul ce se intocmeste la insotirea stocurilor de la furnizor si la intrarea acestora in depozitul unitatii. parafat si inregistrat in evidenta unitatii. 10. cu ocazia deplasarii in tara sau in strainatate. dupa caz. Nota de intrare-receptie. Bonul de consum se intocmeste la scaderea produselor din gestiune. Decont de cheltuieli este un document pentru decontarea avansurilor acordate (in valuta sau in lei).delegatie este documentul ce justifica deplasarea in interes de serviciu a unei persoane. 9.I. 11. snuruit. conform unui contract facut in prealabil sau nu. document ce contine lista cu produsele vandute si/sau serviciile prestate clientului de catre furnizor. Factura fiscala (INVOICE) este un documentul contabil emis de o societatea comerciala (furnizorul). DEFINITII 1. . cantarire. Proces verbal de predare-primire este documentul ce se intocmeste la receptia valorilor materiale in cazul in care se constata deteriorarea sau lipsa coletelor. nepotriviri calitative fata de datele indicate in documentele insotitoare. Lista de inventariere este documentul in care se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare. Ordin de deplasare . GENERALITATI 1. Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ si de pasiv. Dispozitie de incasare/plata este documentul justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate. republicata. dupa ce a fost numerotat. 2. 6. Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. Foie de parcurs este un documentul ce cuprinde o detaliere a numarului de kilometri parcursi pentru fiecare autovehicul in parte. catre alta societate comerciala sau persoana (clientul). 5. in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.1. 4. intr-o alta localitate. 1 din Legea contabilitatii nr. Serveste ca document justificativ de incarcare din gestiunea magaziei. masurare sau cubare. plus cantitatile intrate (qi): 3. intr-un singur exemplar.

Tudor Elena in calitate de Expert Contabil. Decont de cheltuieli. care decide in toate problemele esentiale activitatii societatii. Cuprinde: • • • Compartimentul financiar-contabil. Salarii. Controlul operatiunilor contabile. Intocmirea Bilantului.E. In structura organizatorica a societatii se disting: • Structura de conducere este organul de conducere al societatii care decide asupra politicii ei economice si comerciale: Adunarea Generala a Asociatilor. Documentele financiare de incasari si plati interne si externe. intre care si functia financiarcontabil.1. Compartimentul de vanzari. si indeplineste urmatoarele sarcini: • • • Organizarea contabilitatii sintetice si analitice a intregului patrimoniu. B. inregistrand urmatoarele documentele contabile.O. atributiilor si responsabilitatilor delimitate pe functiile societatii. Intocmirea declaratiilor lunare. Minoiu Adriana cu functia de Economist si D-na Mirica Daniela Elena in calitate de contabila aflate sub supravegherea Expertului Contabil.. . C. Proces verbal de predare-primire.II. Participa la inventarierea stocului din depozitul firmei. • Structura functionala include totalitatea compartimentelor. • • • • • • • • Facturi fiscale. Actualizarea stocului curent cu marfuri.. OP. Compartimentul de logistica. STRUCTURA ORGANIZATORICA A SOCIETATII Structura organizatorica a societatii comerciale cuprinde totalitatea compartimentelor de munca si legaturile dintre ele. DEPARTAMENT FINANCIAR – CONTABIL Departamentul Financiar – Contabil se afla in subordinea D-nei. Evidenta capitalului social. II. • • Contabilatea primara este efectuata de catre D-na.C.

Dezavantaje: datorita complexitatii sale. Bon de consum. Ionica Cristian in calitate de gestionar si Dl. care se ocupa cu • • • • cererile de oferta si negocierea contractelor pana la materiale. de catre Dl. in baza comenzilor de achizitie. Actualizarea costului unitar mediu ponderat dupa fiecare intrare. Nomenclator produse. In cazul in care marfa este in neconcordanta cu documentele de receptie sau este deterioarata se intocmeste un Proces Verbal de Predare-Primire in doua exemplare ce este semnat de catre gestionar si de furnizor. Incarcarea sau descarcarea stocului cu marfuri se face de catre D-na. Raport (per furnizor. Surca Florea cu functia de manipulant marfa. . utilizarea acestei metode/variante de calcul este dificila pentru ciclurile de exploatare in care miscarile de stocuri sunt foarte numeroase. plasarea comenzilor de marfa si Receptia materialelor se face la data primirii facturilor si avizelor de la furnizor. documentele sunt predate la departamentul de contabilitate pentru inregistrarea marfii in stoc.M.P. este obtinuta prin urmatoarea formula : CMP = Si +Vi qs + qi Avantajele si dezavantajele metodei C. Formula utilizata pentru intrarile si iesirile din stoc este Costul Mediu Ponderat care se calculeaza dupa fiecare intrare. B) FLUX COMERCIAL Persoana de legatura cu furnizorii este D-na Georgescu Camelia. Avize si Procese Verbale de Predare – Primire. in functie de furnizor. Marfurile se definesc in sistem (nomenclator) cu un cod de material definit. perioada). Minoiu Adriana pe baza actelor primate de la gestionar.A) • FORMULARE UTILIZATE Documentele utilizate sunt: Nomenclator furnizor. produs. Facturi. • • Avantaje: valoarea intrarilor si iesirilor din stoc sunt mai aproape de realitate.

DOCUMENT Cerere de oferta FLUX Generare Comanda Descarcare marfa RESPONSABIL Administrator Manipulant marfa Factura.Necesarul de marfuri consumabile este aprobat de catre D-na Georgescu Camelia si se preda la departamentul contabilitate. Contabila verifica stocul curent si opereaza iesirea marfii din gestiune. La sfarsitul lunii salariatul inregistreaza toate documentele ce justifica cheltuielile efectuate (chitantele si bonurile fiscale) in Decont de cheltuieli. Receptie marfa Gestionar Creare cod furnizor Nomenclator Inregistrare furnizor Furnizor nou Economist Creare cod marfa Inregistrare cod marfa Marfa noua Fise de magazie Stoc materiale Gestionar Necesar Consum. Bon de consum Consum marfa firma Economist . care se preda la departamentul contabilitate. P.V. Inregistrarea cheltuielilor in avans se face pe baza Dispozitiei de incasare/plata unde se trec datele salariatul care primeste sau deconteaza banii incasati. generand Bonul de consum care se preda la gestionar. Dupa pregatirea marfii gestionarul semneaza documentul de iesire si-l preda la contabilitate. Aviz.

Asigura si raspunde de aprovizionarea materilor. In temeiul prevederilor Legii nr. avand urmatoarele atributii: • • • sarcini. cantitatile. in care se precizeaza denumirea marfurilor ce se achizitioneaza.Comanda Comanda client Agentii de Vanzari 2. gruparea obiectelor. care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi. mostre. 82/1991 societatea are obligatiunea de a intocmi cel putin o data pe an pentru stabilirea plusurilor si minusurilor din gestiune. separarea bunurilor deteriorate de cele in stare buna. Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor Aprovizionarea cu marfuri se desfasoara pe baza contractelor incheiate cu furnizori. Inainte de inceperea operatiunii de inventariere se iau urmatoarele masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru: • • • • Stabilirea ordinii in care se efectueaza inventarierea marfii. Daca operatiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate. se prevede crearea unei zone tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa se permita expedieri la clienti. Gestionarul intocmeste o declaratie scrisa in care specifica numarul si data ultimului document de intrare si de iesire a marfii din gestiune. Administratorul societatii stabileste prin decizia de inventariere persoanele din comisie.2. • Raspunde de organizarea logistica a firmei. iar operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei de inventariere. intocmirea etichetelor de raft. termenele de livrare. conditiile de transport si termenele de plata. liste etc). codificarea acestora. Sortarea. Asigurarea mijloacelor necesare identificarii marfii (cataloage. Sigilarea cailor de acces catre magaziei cu exceptia locului in care s-a inceput inventarierea. care va mentiona pe documentele . marfurilor si mijloacelor fixe. DEPARTAMENT LOGISTICA Compartimentul de logistica se afla in subordinea D-nei Georgescu Camelia cu functia de Administrator. Pastreaza permanent legatura cu furnizorii si negociaza conditii financiare favorabile firmei.

precum si persoanele care au efectuat inventarierea: plusurile si minusurile constatate. Materialele. a proceselor-verbale de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte nu se desfac decat prin sondaj. obiectele de inventar. Elementele de activ si de pasiv se inscriu in Registrul-inventar pe baza listelor de inventariere. Materiile prime. Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. aflate in gestiune si nesupuse prelucrarii. piesele de schimb. Rezultatele inventarierii se consemneaza in documentul numit Proces Verbal de inventariere. pierderilor. in scopul evitarii inventarierii duble sau a omisiunilor. concluziile si propunerile referitoare la inventariere. impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui. masurare sau cubare.respective "primit in timpul inventarierii" sau "eliberat in timpul inventarierii". comisia de inventariere stabileste caracterul lipsurilor. prefabricatele.. cantarire. semifabricatele etc. dupa caz. Rezultatul inventarierii se inregistreaza in Lista de inventariere si sunt semnate pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. pagubelor si deprecierilor constatate. programul si perioada inventarierii vor fi afisate la loc vizibil. materialele. se inscriu separat in listele de inventariere. Pe baza explicatiilor primite si a documentelor cercetate. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. in care se inscriu in principal: perioada si gestiunile inventariate. prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere. unii indici calitativi. precum si . Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ. unitatea de masura. dupa caz. Pentru toate plusurile si lipsurile din gestiune comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii acestora. indicandu-se codul. compensarile efectuate. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare. Pe toata durata inventarierii. produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri. cu evidenta tehnico-operativa pentru fiecare pozitie in parte. acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de inventariere respective. dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii.

imputabile. in termen de cel mult 5 zile de la data terminarii operatiunilor de inventariere. In situatia constatarii unor plusuri in gestiune. A) FORMULARE UTILIZATE Documentele utilizate sunt: • • • Contracte furnizori. In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune. ce stabileste prioritatiile acestora si raportarile lunare. Liste de inventar. B) FLUX COMERCIAL • • • • • • Departamentul Financiar – Contabil. propunand. Decizia de inventariere. Foaie de parcurs. modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice. Daca lipsurile nu se datoreaza vinovatiei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile unitatii patrimoniale. Comanda furnizori. bunurile respective se vor evalua la valoarea justa. Registrul-invetar. Necesar de consum. ce nu pot fi cumparate de pe piata. rezultate in urma inventarierii. Bunurilor constatate lipsa. .caracterul plusurilor. ce urmeaza a fi imputate. administratorii vor lua masura imputarii. Proces Verbal de inventarierE. Departamentul Logistica si Departamentul de Vanzari este subordonat Administratorului firmei. Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in contabilitate. valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv. Ordin de deplasare – delegatie.

V. Receptie marfa Gestionar Necesar Consum.V. Aviz.. P. Ordin de deplasare Liste de inventar Decizie Sofer Inventar marfa Stabilire comisie Gestionar. Cataloage Identificare marfa Liste de inventar Rezultatele inventarierii minusuri Stabilirea cauzelor si responsabilii Comisia . Contabil Administrator Sigilare magazie Blocare sistem de tranzactii Administrator Liste stoc.DOCUMENT Contract FLUX Comanda furnizori RESPONSABIL Administrator Factura. P. Bon de consum Consum marfa firma Economist Comanda Comanda clienti Livrare marfa Agenti de vanzari Factura.

. Raport (per client. Facturi fiscale. perioada). Documentele financiare de incasari (chitanta.E. Registrul-inventar Operarea plusurilor si minusurilor Economist DEPARTAMENT DE VANZARI Departamentul de vanzari se afla in subordinea Dl. negociaza preturile de vanzare si stabilesc produsele cele mai solicitate. Prezinta oferte pentru desfacerea produselor realizate. Documentele utilizate sunt: • • • • • Contracte clienti.O.. care se ocupa cu ofertarea si negocierea contractelor pana la plasarea comenzilor de marfa. C.). Stabileste metode/reguli pentru a asigura necesarul de marfa in conformitate cu planul Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor sarcini. stabilind produsele pentru care exista cerere. Georgescu Vasile in calitate de Director de vanzari si are urmatoarele sarcini: • • • • • • Participa la prospectarea pietei in vederea cunoasterii necesarului de consum si prespectivele pe termen scurt. In cadrul firmei sunt angajati doi agenti de vanzari care efectueaza studiul de piata a marfurilor. Negociaza preturile de vanzare. produs.C. Georgescu Vasile in calitate de Director de vanzari. A) FORMULARE UTILIZATE de vanzari.plusuri Proces de inventar. Studiaza piata. Comanda clienti. B) FLUX COMERCIAL Persoana de legatura cu clientii este Dl. B.

La sfarsitul fiecarei zile agentii de vanzari intocmesc urmatoarele documente: • • Foile de parcurs unde se specifica: nume client si numarul de km parcusi in Raport de activitate in care se specifica clientii vizitati si detaliile cu privire ziua respectiva. si se preda la gestiune pentru inregistrarea marfii in stoc. mail FLUX Cerere de oferta RESPONSABIL Client Inregistrare CO Urmarirea comenzii Agent vanzari Analiza cerere oferta client vechi Formular comanda Comanda ferma client nou Alocare client unui agent Agent vanzari Factura Gestionar Verificare marfa in stoc Pregatire marfa .In cazul in care marfa este in neconcordanta cu factura fiscala sau este deterioarata se intocmeste un Proces Verbal de Predare-Primire in doua exemplare care este semnat de catre sofer si de catre client. DOCUMENT Fax . pentru decontarea motorinei in contabilitate. la marfa dorita.

. Ordin de deplasare Livrare marfa Sofer . P.Manipulant marfa Factura.V.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful