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Declaracin sobre Normas y Procedimientos de Auditora Interna N (DNAI-1)

Pueden existir muchas formas para presentar un informe de auditoria pues depender de la creatividad y juicio profesional del auditor, sin embargo existen criterios bsicos que han de seguirse.

Normativa especfica para la emisin de los informes de auditora:

Corresponde a que los auditores internos deben informar los resultados del trabajo dependiendo de la caracterstica e importancia del hallazgo a travs de informes que pueden ser de forma escrita o verbal.

Entre este tipo de informe nos encontramos los informes intermedios que se realizan para transmitir informacin que requiera de inmediata atencin, cambios en las poltica u alcance del trabajo de auditora o para mantener al tanto a la Gerencia de los procesos que se estn aplicando o si esta se extiende en un tiempo considerable.

Existen tambin informes resumidos que destacan de forma clara y precisa resultados obtenidos que deban ser informados a niveles superiores de Gerencia.

Todos estos resultados obtenidos en conjunto con sus conclusiones y recomendaciones debern ser discutidos durante o despus de su ejecucin para evitar errores o incorrectas interpretaciones de los hechos.

Caractersticas de los informes de auditora:

a) Objetivos: se refiere a que estos deben ser reales, imparciales y estar libres de distorsin de la realidad evaluada. b) Claros: debern ser fcilmente comprensibles y lgicos. c) Concisos: describir directo a los hechos sin detalles innecesarios. d) Constructivos: que conduzcan a la organizacin a mejorar.

e) Oportunos: sin retrasos para hacer que las acciones de correccin, sean ms efectivas y rpidas.

Partes de un informe:

a) Los objetivos: definen las metas de la organizacin; contempla el plan de auditora (planificacin), e identificacin de riesgos en la fase de planificacin. b) Alcance: naturaleza y extensin de las actividades auditadas y cualquier respaldo u seal de las posibles limitaciones de la auditora. c) Resultados: Incluyen - Observaciones o hallazgos: exposiciones pertinentes de los hechos, entre lo que debe ser y lo que es. As como las recomendaciones compromisos aceptados por el auditado. Estas se basan en cuatro premisas: 1) Criterio (lo que debe ser), 2) Condicin (lo que es), 3) Causa (porque la diferencia entre lo que debe ser y lo que es); y 4) Efecto (implicaciones o impacto de la diferencia definida). - Conclusiones (opiniones): son los efectos de los hallazgos obtenidos. - Recomendaciones: corresponde a un plan de accin que sirve a la Gerencia para mejorar el funcionamiento de los controles establecidos, la gestin y mtodos operativos de las debilidades obtenidas a travs del trabajo de auditoria de la organizacin.

Examen y evaluacin de la informacin incluida en el informe de Auditora Interna:

Consiste en reunir toda la informacin de los asuntos relacionados con los objetivos y alcance de la auditoria mediante los distintos procesos de auditoria, inclu yendo las tcnicas de pruebas selectivas y de muestreo estadstico, es decir la obtencin de evidencia que me respalde los resultados comunicados en el informe.

Esta evidencia deber poseer las siguientes caractersticas:

a) Suficiente: factual, apropiada y convincente de manera que terceras personas lleguen a la misma conclusin del auditor. b) Competente: evidencia confiable disponible a travs de la aplicacin de tcnicas y procedimientos de auditora.

c) Relevante o pertinente: sirve para respaldar los hallazgos y las recomendaciones de auditoria. d) til: cuando contribuye a lograr las metas de la entidad.

Estas evidencias deben estar incluidas en los Papeles de Trabajo, los cuales son un conjunto ordenado de las evidencias obtenidas, el detalle de los procedimientos aplicados y las conclusiones y observaciones a las que llego el auditor durante el examen realizado.

Comunicacin de resultados:

Existen dos formas de informar resultados estas son:

a) Reuniones de cierre de auditoria o aquellas donde se revisan los objetivos de auditoria, los hallazgos y las posibles conclusiones y/o recomendaciones que se incluirn en los informes escritos. b) Documento formal escrito.

Utilidad del informe:

Sirve para diferentes reas y para:

Auditores Internos: - Comunica la meta, el propsito y los resultados obtenidos que debern ser subsanados por la administracin. - Es la prueba de que el auditor cumpli con las responsabilidades y el trabajo. - Refleja las habilidades tcnicas y de comunicacin, haciendo que la administracin ejecutiva de la empresa evale el desempeo del departamento de auditoria en general.

Comit de auditoria y la Gerencia: - Revisiones objetivas e independientes de las operaciones.

- Estimula las acciones para las mejoras necesarias. - Ayuda a la administracin a monitorear los controles de las operaciones y riesgos, entre otras.

Terceras personas: - Provee de informacin interna acerca de operaciones especficas para reducir en el caso de auditores externos el alcance de sus procedimientos y pruebas de auditoria. - Para el gobierno presenta algunas prcticas de control que les interesa en particular que se lleven a cabo en la empresa.

Tipos de informes:

Este ser definido segn el juicio del auditor sea el ms adecuado para describir la situacin encontrada en el rea afectada, sin embargo existen cuatro modelos universales:

1. Informe preliminar: este se realiza cuando se presentan circunstancias en el trabajo de auditoria y que ameriten atencin inmediata de la Gerencia. 2. Informe especial: relato de hechos muy graves observados en transcurso del trabajo de auditoria o aquel que tiene ocasin de una auditoria realizada al margen del Programa Anual de Auditora. 3. Informe regular: es una estructura previamente establecida y se aplica generalmente, se sugiere la siguiente: - ndice: enumeracin de las paginas del informe, captulos y epgrafes. - Introduccin: incluye; objetivo y naturaleza de la auditora realizada, alcance y limitaciones, procedimientos utilizados en el trabajo y consideraciones complementarias. - Resumen del informe: es una presentacin sencilla de las principales observaciones, de las conclusiones obtenidas y de las recomendaciones formuladas. - Cuerpo del informe: contiene asunto por asunto las observaciones (basadas en las premisas de criterio, condicin, causas y efectos) las conclusiones y recomendaciones. - Anexos: se destina a respaldar los detalles resultantes de las comprobaciones de los auditores.

Informe de seguimiento de los resultados de la Auditoria Interna:

Los auditores internos debern efectuar el seguimiento a sus recomendaciones asegurarse de que se toman medidas adecuadas con relacin a los hechos auditados.

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Los responsables de este seguimiento los principales son tres: auditor interno, auditados y la Gerencia.

Factores que deben tenerse en cuenta para determinar los procedimientos de seguimiento adecuados son:

1. Importancia de los hechos auditados. 2. Grado de esfuerzo y costo para la correccin. 3. Riesgos que podrn derivarse si la accin correctora falla. 4. Complejidad de la accin correctora. 5. El periodo de tiempo necesario.

El responsable del departamento de Auditoria Interna deber establecer procedimientos que incluyan lo siguiente:

a) Una auditora de seguimiento (si es necesario). b) Un marco temporal dentro del cual se requiere la respuesta de la Gerencia a los hechos auditados. c) Una evaluacin de la respuesta de la Gerencia. d) Una verificacin de la respuesta (si es necesario). e) Un procedimiento de comunicacin, a los niveles de Gerencia adecuados.

Tcnicas utilizadas para realizar un seguimiento efectivo se incluye:

a) Dirigir el informe de auditoria a los niveles adecuados responsables de llevar a cabo la accin correctora. b) Recibir y evaluar las respuestas de la Gerencia a los hechos auditados, durante la auditoria o dentro de un periodo razonable despus de la emisin del informe. c) Recibir actualizaciones peridicas de la Gerencia con el fin de evaluar los esfuerzos llevados cabo para corregir las situaciones previamente comunicadas. d) Recibir y evaluar informes de otras unidades de la Organizacin que tenga asignada responsabilidad en procedimientos de naturaleza similar al seguimiento. e) Informar a la Gerencia a la Junta Directiva o al nivel ms alto de la organizacin sobre la situacin de las respuestas a los hechos auditados.

EJEMPLO DE HALLAZGO (criterio, condicin, causa y efecto) :

En la Agencia de Maturn Edo. Monagas, de una empresa X existe una cartera de 200 clientes que presentan crditos entre 1 -30 das, 31-60 das, 61 90 das y ms de 90 das, por un monto de Bs. 10.748.396. Cada cliente posee un expediente de crdito donde reposan: las facturas originales respaldada por una letra de cambio, cedula de identidad, autorizaciones, copias de los abonos a las facturas, notas de crdito o debito, documentos qu respaldan y e refuerzan los cobros de la empresa.

Criterios (lo que debe ser):

1. Es obligatorio que en el expediente aparezca fotocopias de las cedulas de identidad, carta de autorizacin firmadas por titular de la cuenta y el autorizado, y cualquier documento que valide las firmas de los titulares o autorizados reflejadas en las facturas. 2. Las facturas originales por derecho deben entregarse a los clientes luego de ser pagadas. 3. Las diferencias en los saldos deben estar justificadas por alguna nota de crdito o dbito segn sea el caso.

Condiciones (lo que es):

Al realizar la auditoria en un 70% de los expedientes se observ: ausencia de cedulas de Identidad y cartas de autorizacin, notas de crdito y debito que justifiquen las diferencias en los saldos por devoluciones o descuentos.

Causas (porque existe la diferencia):

Ausencia de personal que se encargue del rea cuentas a cobrar y los clientes son de otros estados para solicitarles la documentacin requerida.

Efecto (impacto de la diferencia):

De no contar con la documentacin apropiada del cliente y competente para justificar los saldos pendientes de cobro se corre riesgo de que estos saldos se conviertan en incobrables y en caso de que se requiera algn proceso judicial no proceda.

Hallazgos u observaciones determinadas:

Se encontraron algunos expedientes sin la documentacin suficiente, tales como fotocopias de las cdulas de identidad de los titulares de los crditos y cartas de autorizacin actualizadas, que facilitaran la validacin de las firmas titulares reflejadas en las facturas. As como se evidenciaron saldos diferentes entre las facturas y el estado de cuenta de los clientes sin documentar, todo esto debido a la falta de personal que supervise el rea de cuentas a cobrar, y los clientes que no entregan su documentacin porque estn a nivel nacional, lo que trae como consecuencia de que estos saldos puedan convertirse en incobrables y en caso de que se requiera un proceso judicial no proceda.