Manual de Consulta de NO-COINCIDENCIA Microsoft Access 2010 Este pequeño manual de consulta No-coincidir se redactó con el fin de facilitar

los cruces de datos efectivos que nos ahorra mucho tiempo y esfuerzo en el trabajo diario. Cualquier consulta puede visitar el Blog : Notrum08.tumblr.com

Paso 1: Crear Base de Datos en Blanco.

Paso 2: Definición de Hojas de Cálculo de Excel. En este paso se importan las hojas de cálculos que se transformaran en tablas de Access que utilizaremos para la consulta, es importante resaltar que en ambas tablas debe de haber al menos un campo que sirva para hacer el enlace de No-Coincidencia. A continuación podemos observar las hojas de cálculo (tablas) que utilizaremos para la consulta.

Tabla 1

Tabla 2

Como pueden ver, la columna A (código del cliente) nos servirá para hacer el cruce de datos en la consulta. Este ejemplo es el más sencillo para explicar el procedimiento porque se puede observar que los primeros 4 clientes de la Tabla 2, son los últimos 4 de la Tabla 1, estos que coinciden no se deberán mostrar en el resultado porque son iguales y lo que nos interesa saber son los que NO COINCIDEN.

Paso 3: Importar Hojas de Cálculos de Excel a Access. En Access no dirigimos a la pestaña Datos Externos y damos clic en el símbolo de Excel.

Nos aparecerá el siguiente asistente de importación de datos

Acá seleccionamos “Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.”, y le damos en Examinar para elegir la Tabla 1 como se ve en la siguiente imagen y le damos abrir.

Ahora como podrán ver el archivo ya está seleccionado y le damos aceptar. Luego nos aparece el asistente de la imagen inferior preguntándonos cual hoja de cálculo de las tres que tenía el documento deseamos importar.

En este caso elegimos la Hoja 1 porque en esta están los datos que utilizaremos, y le damos siguiente.

En la siguiente ventana definimos que la primera fila de la tabla son los encabezados o mejor dicho los campos que son necesarios para trabajar en Access.

Luego debemos especificar qué tipo de datos es cada campo, en este caso el importante es el campo A que será el que nos servirá para la consulta. Es importante destacar que no importa los nombres que posea el campo sino el tipo de dato tiene que ser doble. Aunque importemos 5 tablas no importa el nombre del campo, lo que importa es que el tipo de dato coincida para poder hacer la consulta. En este ejemplo el campo A en ambas tablas es del mismo tipo y además coincidentes.

En la siguiente ventana definimos la clave principal que en este caso es el campo A que es el código del cliente.

Ya para finalizar simplemente le damos finalizar y nos creara una tabla dentro de la base de datos que se llamara Hoja 1 como se observa a continuación.

** Desde el paso 3 se repite para importar la tabla 2. Simplemente renombrar como Hoja 2.

Paso 4: Crear consulta. Nos dirigimos a la pestaña Crear y damos clic en Asistente para consultas.

Nos desplegara la siguiente ventana

Y como pueden ver tenemos la opción Asistente de búsqueda de no coincidentes, ese es que utilizaremos. Le damos aceptar.

Luego nos despliega la siguiente ventana donde nos pide las tablas a utilizar y que definamos si son tablas. Elegimos Tabla: Hoja 1 y le damos siguiente.

Y luego nos pide la segunda tabla y solo le damos siguiente.

Esta ventana es la más importante porque es donde definimos que campo se encuentra en ambas tablas para realizar la consulta. En nuestro caso como ya lo habíamos mencionado antes el campo clave es el A. Simplemente le damos siguiente.

Y he aquí la parte bonita del ejercicio, donde nos pregunta que campos deseamos ver de los NoCoincidentes. He aquí la utilidad de esta consultas, suponiendo que tuviésemos mas campos podemos pedir que se muestren los que realmente nos interesan. Lo único que tenemos que hacer es pasarlos de disponibles a seleccionados como se muestra a continuación:

Le damos finalizar y el resultado es el siguiente

Nos muestra todos los campos de la Tabla 1 que no Coincidieron en la Tabla 2, y como explique al inicio los que no se debían mostrar eran las 4 que si coinciden. Et voilà, todo está hecho!