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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTNOMA DE LOS ANDES UNIANDES"

MAESTRIA EN INFORMATICA EMPRESARIAL

Tpicos Avanzados de Gestin Informtica

PLAN DE SEGURIDAD INFORMTICA DE DISGAMA, DISTRIBUIDORA DE HELADOS PINGINO EL CARMEN

A.S. MARA SORAIDA ZAMBRANO QUIROZ LIC. CARLOS WILLIAM LOOR SEGOVIA

SANTO DOMINGO DE LOS TSCHILAS, JUNIO 28 DEL 2009

1. INICIO DEL PLAN INFORMTICO. 1.1 ANLISIS DE LA NECESIDAD DEL PSI.


DISGAMA es una empresa dedicada a la distribucin de helados Pingino. Su crecimiento surgi en el Cantn El Carmen, hace 24 aos y hace 6 aos por el logro de su Gerente y trabajo en equipo se vio recompensado y se le asign su crecimiento otorgndole ms responsabilidades que cumplir. A partir del ao 2003 se automatiz con un sistema informtico que se implant en la empresa; el mismo que es actualizado desde la ciudad de Guayaquil a travs del internet.

DISGAMA no solo creci en personal, sino que se le asignaron rutas de trabajo para la distribucin de helados tales como: El Carmen Los Bancos Puerto Quito La Concordia Quinind Guayabamba

Seis aos despus, se plasman sus resultados en el crecimiento de la empresa, y es por esto que su Gerente Reinaldo Dueas Z. nos a permitido que su empresa sea analizada para poder encontrar y mejorar los problemas que se le presentaren en cuanto a: utilizacin de equipos, manejo de un sistema computacional y sobre todo al manejo y distribucin de la informacin. Todo esto conlleva a plantear un PSI que ayude en la solucin de los inconvenientes que la empresa pudiera presentar.

Quienes nos remitimos a plantear el PSI, somos dos profesionales en el rea de informtica, que podemos ayudar a mejorar la situacin de la empresa en cada uno de los aspectos que se consideran dentro del uso de los recursos informticos. Es por este motivo que le hacemos conocer la presente solicitud al dueo de la empresa: Ab. Reinaldo Dueas Z.

Solicitudes: En las presentes solicitudes se detalla lo siguiente: La primera dirigida al gerente de la empresa La segunda corresponde la respuesta a lo solicitado por parte de quienes implantamos el PSI en DISGAMA

El Carmen, junio 09 del 2009 Ab. Reinaldo Dueas GERENTE DISGAMA - HELADOS PINGINO Ciudad.-

De nuestras consideraciones: Quienes suscriben ante usted: Soraida Zambrano y William Loor, hacemos notable nuestros estmulos por tan gran trabajo que usted desempea en su empresa; es por esto que en vista de futuros mejores para el desarrollo de su empresa y crecimiento econmico suyo queremos proponerle plantearle un Plan de Sistema Informtico, que lo ayudar a usted junto con su trabajo en equipo a encontrar los problemas que se pueden dar en su empresa en cuanto a: datos, hardware y software de los equipos; as mismo presentarle soluciones que le ayuden a cambiar o mejorar los posibles inconvenientes que se le pudieran presentar.

Este Plan Informtico es con la finalidad de que usted no presente problemas legales en cuanto a software, que usted pueda estar acorde a la tecnologa en cuanto al hardware,

y que pueda manejar sus datos e informacin con una mejor responsabilidad y trabajo en equipo.

Agradecindoles por permitirnos realizar este arduo trabajo, reiteramos nuestros agradecimientos de consideracin y estima.

Atentamente,

Soraida Zambrano Q.

William Loor S.

El Carmen, junio 11 del 2009 Seores Soraida Zambrano y William Loor SOLICITANTES Ciudad.De mis consideraciones: Me es muy grato saber que ustedes como informticos se preocupen por el bienestar de una empresa, es por esto que agradezco tan buenas intenciones que tienen para mi empresa y con mi equipo de trabajo. As mismo, despus de haber examinado lo propuesto y haber conversado con ustedes, estoy presto a darles la ayuda necesaria en cuanto a informacin se refiera de mi empresa. Espero su preocupacin por tan valiosa e informacin y respuestas a cada problema encontrado y solucin planteada dentro de mi empresa. Atentamente,

Ab. Reinaldo Dueas Z. GERENTE - DISGAMA

DESCRIPCIN GENERAL DEL PSI. El plan de seguridad informtico plantea: formas, medios, maneras, y estrategias para alcanzar soluciones que ameriten respuestas o resultados que satisfagan el buen desenvolvimiento de la empresa y que por ende influyan en su crecimiento.

Se plantea que la empresa a travs del PSI logre: Obtener un buen manejo de datos a travs de la distribucin correcta de los mismos; por medio de una distribucin adecuada de datos, no solo fsicamente si no a travs de una red de computadoras que le permita obtener informacin: gil, oportuna y veraz. Proponiendo su solucin con una correcta red de computadoras bien distribuida y sin errores tanto lgicos, como fsicos.

Ofertar equipos de cmputo que suplan las necesidades de la empresa, sin afectar la economa de la misma.

Aplicar un buen manejo del software, a travs de software libre que impida que la empresa se involucre en problemas legales por no poseer licencia de adquisicin del software que ella posee.

Presentar formas para la seguridad fsica e informtica, las mismas que eviten violacin, adulteracin y robo de la informacin.

Prevencin de desastres informticos.

Proponer una correcta distribucin equitativa del trabajo en equipo que la empresa posee a travs de grficos o diagramas que despejaren cualquier duda sobre sus funciones o puestos de trabajo de cada quien, as mismo de la distribucin correcta de la informacin que la empresa maneja.

PRCTICAS: Funcionamiento de la empresa Desenvolvimiento de actividades con sus respectivos representantes.

SESIONES DE TRABAJO: Entrevistas con el gerente de la empresa. Entrevistas u observaciones con la secretaria de la empresa: Virginia Jaramillo. Entrevistas u observaciones con el contador de la empresa: CPA Carlos Ruz.

1.2 IDENTIFICACIN DEL ALCANCE DEL PSI.


Si una empresa desea surgir debe someterse a ciertas restricciones que la harn grande.

Como equipo informtico de apoyo y desarrollo de la empresa DISGAMA hemos decidido que examinaremos ampliamente los riesgos que la empresa pueda presentar, y tomaremos medidas que ayuden a mejorar o desaparecer estos posibles riesgos.

Las responsabilidades son nuestras a travs de comprometernos a resolver los tipos de inconvenientes que se presentares en los componentes del sistema informtico de la empresa DISGAMA.

DESCRIPCIN GENERAL DEL PSI. El plan de seguridad informtico plantea: formas, medios, maneras, y estrategias para alcanzar soluciones que ameriten respuestas o resultados que satisfagan el buen desenvolvimiento de la empresa y que por ende influyan en su crecimiento.

Se plantea que la empresa a travs del PSI logre: Obtener un buen manejo de datos a travs de la distribucin correcta de los mismos; por medio de una distribucin adecuada de datos, no solo fsicamente si no a travs de una red de computadoras que le permita obtener informacin: gil, oportuna y veraz. Proponiendo su solucin con una correcta red de computadoras bien distribuida y sin errores tanto lgicos, como fsicos.

Ofertar equipos de cmputo que suplan las necesidades de la empresa, sin afectar la economa de la misma.

Aplicar un buen manejo del software, a travs de software libre que impida que la empresa se involucre en problemas legales por no poseer licencia de adquisicin del software que ella posee.

Presentar formas para la seguridad fsica e informtica, las mismas que eviten violacin, adulteracin y robo de la informacin.

Prevencin de desastres informticos.

Proponer una correcta distribucin equitativa del trabajo en equipo que la empresa posee a travs de grficos o diagramas que despejaren cualquier duda sobre sus funciones o puestos de trabajo de cada quien, as mismo de la distribucin correcta de la informacin que la empresa maneja.

MBITO DEL PSI. Con el PSI, se pretende cubrir: Seguridad fsica Seguridad Informtica Prevencin de desastres informticos. Manejo de datos. Tecnologa en los equipos de cmputo Manipulacin correcta del software Distribucin correcta del trabajo Los temas mencionados anteriormente cubren el mbito del PSI que proponemos, sin embargo vale resaltar que como informticos nos preocupa todo el ambiente de la empresa, incluso en lo financiero, pues los datos al ser la base del desenvolvimiento de la empresa; y estos datos al ser manipulados por un software, si no son manejados en forma correcta pueden influir en el xito o fracaso de la empresa.

OBJETIVOS: GENERAL: Proponer un PSI, que permita reestructurar la empresa en cuanto a datos, hardware y software.

ESPECFICOS: Brindar la ayuda necesaria a travs de documentacin, informacin y capacitacin a la empresa.

Proponer soluciones alternativas que permitan el buen desarrollo de la empresa en todos sus mbitos.

ESTRATGICOS: Destacar puntos relevantes que presentaren problemas y sus soluciones alternativas para el buen desarrollo de las actividades de la empresa. Plantear actividades de solucin para el mejoramiento del manejo de: hardware, software y manejo de datos.

FACTORES CRTICOS DEL XITO: Capacitar al personal a travs del software que se debiera implementar.

Destacar y prestar soluciones a los inconvenientes que se presentaren en cuanto al manejo de datos o informacin que la empresa manipule.

Permitir el uso de la documentacin necesaria, donde se indique el buen manejo de los datos que posee la empresa, y que a travs de ella le permita tomar decisiones acertadas.

Dar la capacitacin necesaria al usuario para que est preparado en el buen manejo de: hardware, software y documentacin.

SESIONES DE TRABAJO. Entrevistas al Gerente y Secretaria que labora en la Distribuidora de helados.

Explicacin de la documentacin obtenida y analizada para el buen uso de: hardware, software y manejo de la informacin.

PARTICIPANTES: Personal que labora en la empresa DISGAMA(Gerente, Secretaria, Contador, Prevendedores, chofer, ayudante de chofer, bodeguero, etc.) Lic. William Loor Segovia. A.S. Soraida Zambrano Quiroz.

1.3 DETERMINACIN DE RESPONSABLES. RESPONSABLES DEL PSI. La informacin obtenida de la empresa se ha realizado gracias a la colaboracin de las siguientes personas:

Ab. Reinaldo Dueas (Gerente) Sra. Virginia Jaramillo (Secretaria) CPA Carlos Ruiz (Contador)

Consideramos que las personas enlistadas anteriormente son las que nos pueden proporcionar directamente la informacin que necesitemos para el desarrollo de nuestro Plan de Seguridad Informtica.

Para la elaboracin, creacin y desarrollo del PSI, somos: Lic. William Loor Segovia A.S. Soraida Zambrano Quiroz

SESIONES DE TRABAJO. Responsabilidad del anlisis, y uso de la informacin, con el respaldo del Gerente de la empresa.

COMIT DE DIRECCIN. Ab. Reinaldo Dueas (Trasmisor de informacin pertinente para el desarrollo del PSI para DISGAMA) Mg. Fabricio Lozada: Tutor del desarrollo

2. DEFINICIN Y ORGANIZACIN DEL PSI. 2.1 ESPECIFICACIN DEL MBITO Y ALCANCE.

DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIN AFECTADOS. En la empresa DISGAMA su informacin requiere un poco de organizacin, es por esto que se ven afectadas en cuanto a manejo de informacin y seguridad de

datos: el departamento de facturacin y el departamento de contabilidad, sin dejar fuera lo que le compete al gerente de esta empresa.

El departamento de facturacin involucra informacin en forma semanal y mensual; tal es el caso que lunes a lunes envan reportes a Guayaquil donde se detallan ventas por vendedor y compras realizadas; en la informacin mensual se explica por informes el compendio de lo vendido en el mes, junto con la productividad de equipos (esto es cules equipos deben ser movidos de sus puntos de ventas por falta de compras o rendimiento bajo en cuanto a litros y NPS). Este departamento es el encargado de facturar a las diferentes rutas (martes, mircoles, jueves y viernes), y de igual forma recibir y realizar los depsitos correspondientes en el da a da.

En el rea contable, se encarga de efectuar pagos y declaraciones de impuestos de la empresa; de igual forma el contador es el responsable de remitir informacin a UNILEVER Guayaquil para desde all controlar como est el manejo de las finanzas de la empresa.

El Gerente se encarga de tomar decisiones acertadas y de guiar a su equipo de trabajo para el buen desenvolvimiento de la empresa, adems de ser el

responsable de velar por el bienestar, buen manejo e incentivo de sus empleados.

CATLOGO DE OBJETIVOS DEL PSI: OBJETIVOS: GENERAL: Proponer un PSI, que permita reestructurar la empresa en cuanto a datos, hardware y software.

ESPECFICOS: Brindar la ayuda necesaria a travs de documentacin, informacin y capacitacin a la empresa.

Proponer soluciones alternativas que permitan el buen desarrollo de la empresa en todos sus mbitos. ESTRATGICOS: Destacar puntos relevantes que presentaren problemas y sus soluciones alternativas para el buen desarrollo de las actividades de la empresa.

Plantear actividades de solucin para el mejoramiento del manejo de: hardware, software y manejo de datos.

Los objetivos anteriormente planteados son objetivos que vamos a alcanzar mientras dure el desarrollo del PSI para la empresa que estamos investigando.

Es indispensable destacar objetivos por cada departamento que vamos a analizar:

DEPARTAMENTO DE FACTURACIN Y CONTABILIDAD. OBJETIVO GENERAL: Facilitar un medio seguro de el manejo de informacin

OBJETIVOS ESPECFICOS: Adquirir un software que impide que los virus destruyan la informacin que maneja la empresa.

Implantar claves de acceso y bloqueos para que no toda persona pueda accesar a la informacin que ellos manipulan.

Proponer estrategias de manejo en cuanto a organizacin de la informacin.

Implantar seguridades fsicas en la empresa.

CATALOGACIN. En el PSI se detallan cada una de las acciones que se deben considerar para que la empresa no se vea afectada por el mal uso de la informacin, expansin de la empresa, y falta de seguridad en cuanto al manejo de datos. De esta forma y por medio de este PSI la empresa se debe enmarcar como una empresa preparada para asumir riesgos presentes y futuros en cuanto a crecimiento econmico y manejo de datos.

PARTICIPANTES: COMIT DE DIRECCIN. Ab. Reinaldo Dueas (Trasmisor de informacin pertinente para el desarrollo del PSI para DISGAMA) Mg. Fabricio Lozada: Tutor del desarrollo

DIRECTORES DE USUARIOS: Gerente

JEFES DE PROYECTO DEL PSI: A. S. Soraida Zambrano Quiroz Lic. William Loor Segovia

2.2 ORGANIZACIN DEL PSI. Estructura organizativa (externo) Organigrama Estructural de la empresa DISGAMA
Gerente (Ab. Reinaldo Dueas)

Subgerente (Obs. Carmen Baz Q.)

Supervisor (Jhonny Dueas Z.)

Contador (CPA Carlos Ruz)

Secretaria (Virginia Jaramillo) Vendedores

Camarero (Agustn Jaramillo)

Transportista (Wilmer Vera)

Perchador Ricardo Romero Wilson Vargas (Baldemar Vera)

Ruta2: Los Bancos Ruta1: El Carmen Ruta 3: La Concordia Ruta 4: Quinind Ruta 5: Mindo Ruta 6: Guayabamba

Gerente (Ab. Reinaldo Dueas): Mxima autoridad en la empresa, encargado de ayudar al equipo de trabajo a cumplir metas, a travs de incentivos y estrategias para cumplir con dichas metas; as mismo supervisar el buen desenvolvimiento de la empresa en todas sus reas.

Subgerente (Obs. Carmen Baz Q.): Es la representante legal de la empresa ante Unilever Guayaquil, pero a delegado sus responsabilidades a su esposo el Ab. Dueas; por esto ella ayuda en la toma de decisiones, mas no labora en forma fija en la empresa.

Supervisor (Jhonny Dueas Z.): Encargado de supervisar el trabajo de la empresa y movilizarse por los diversos puntos de ventas, para constatar que el trabajo y percheo est bien realizado indagando sobre el funcionamiento y atencin de los prevendedores de DISGAMA.

Contador (CPA Carlos Ruz): Su responsabilidad es la parte financiera de la empresa; estar al da en los pagos de impuestos, pagos de personal y alertar a la empresa en caso de cambios en la parte contable por parte del Gobierno.

Secretaria (Virginia Jaramillo): Su funcin la facturacin del producto, recaudacin de dinero, registros, cobros y depsitos bancarios; adems responsable del manejo e informes detallados del buen manejo de la empresa.

Vendedores (Ricardo Romero y Wilson Vargas): Encargados de vender el producto en cada uno de los puntos de ventas estratgicos abiertos con supervisin del Gerente; as mismo entregar el dinero recaudado a la secretaria y pasar los pedidos para su posterior facturacin.

Camarero (Agustn Jaramillo): Su funcin es despachar el helado a travs de la orden de salida dadas por las facturas emitidas por parte de la secretaria; as mismo mantener limpia y presentable la bodega y cmara donde se guarda el helado para ser distribuido.

Transportista (Wilmer Vera y perchador Baldemar Vera): Encargado de movilizar el producto a los diferentes puntos de ventas. Baldemar Vera,

encargado de perchar el producto en los equipos y su mantenimiento.

CATLOGO DE USUARIOS. En el medio en el cual estamos desarrollando el PSI, hemos considerado las siguientes personas, que estn inmersas directamente con el flujo y seguridades de la informacin, indispensables en el desarrollo del PSI que estamos aplicando:

Gerente (Ab. Reinaldo Dueas): Responsable del buen manejo y funcionamiento de la empresa.

Contador (C.P.A. Carlos Ruz): Principal persona en cuanto al desenvolvimiento de las finanzas de la empresa, por lo tanto catalogado como un medio indispensable en cuanto al manejo de informacin clave de la empresa.

Secretaria (Sra. Virginia Jaramillo): Su funcin la facturacin del producto, recaudacin de dinero, registros, cobros y depsitos bancarios; adems responsable del manejo e informes detallados del buen manejo de la empresa.

EQUIPOS DE TRABAJO. Se va a trabajar en conjunto con las personas mencionadas en el catlogo de usuarios, adems nosotros como responsables del PSI de la empresa. Lic. William Loor Segovia A.S. Soraida Zambrano Quiroz

SESIONES DE TRABAJO. Entrevistas, observacin, reuniones y anlisis de la informacin obtenida a travs de las formas que se apliquen para obtener la informacin deseada.

2.3 DEFINICIN DEL PLAN DE TRABAJO. PLAN DE TRABAJO En el archivo adjunto se encuentran detalladas las tareas a realizarse para lograr el PSI de la empresa DISGAMA. (Documento anexo Project 1)

TCNICAS PLANIFICACIN: Plan desarrollado en Microsoft Project, donde detallamos los tems a explotar, conjuntamente con el anlisis de la informacin y los recursos utilizados.

ESTIMACIN: En el plan se especifican el valor por costo hora de cada uno de los recursos utilizados y asignados en cada tarea.

PARTICIPANTES: DIRECTORES DE USUARIOS. Gerente

JEFES DE PROYECTO DEL PSI: A. S. Soraida Zambrano Quiroz Lic. William Loor Segovia

2.4 COMUNICACIN DEL PLAN DE TRABAJO. PLAN DE TRABAJO O ACEPTACIN DEL PLAN DE TRABAJO.

El Carmen, junio 15 del 2009 Ab. Reinaldo Dueas GERENTE DISGAMA - HELADOS PINGINO Ciudad.De nuestras consideraciones: Considerando el xito de su empresa y el buen desempeo, nos es grato comunicarle que el PSI para DISGAMA est elaborado, listo para ser evaluado y le de la aprobacin pertinente del caso. Es por esto que apelamos a su alto espritu de colaboracin y progreso, en donde solicitamos se nos fije la fecha para que nuestro plan aplicado en su empresa sea aprobado. Agradecemos se nos d la respuesta inmediata y el lugar para presentar dicho plan. Atentamente,

Soraida Zambrano Q.

William Loor S.

3. ESTUDIO DE LA INFORMACIN RELEVANTE.

3.1 SELECCIN Y ANLISIS DE ANTECEDENTES. Informacin relevante (externo) Las siguientes fuentes de informacin de la empresa, fueron las calificadas para proporcionarnos detalles de todo el manejo administrativo:

Clientes: Aporta con criterios sobre valoracin de atencin, cobro pago, despacho y percheo del producto.

Gerente (Ab. Reinaldo Dueas): Mxima autoridad en la empresa, encargado de ayudar al equipo de trabajo a cumplir metas, a travs de incentivos y estrategias para cumplir con dichas metas; as mismo supervisar el buen desenvolvimiento de la empresa en todas sus reas.

Contador (CPA Carlos Ruz): Su responsabilidad es la parte financiera de la empresa; estar al da en los pagos de impuestos, pagos de personal y alertar a la empresa en caso de cambios en la parte contable por parte del Gobierno.

Secretaria (Virginia Jaramillo): Su funcin la facturacin del producto, recaudacin de dinero, registros, cobros y depsito bancario; adems responsable del manejo e informes detallados del buen manejo de la empresa.

Con toda la informacin obtenida, los tems antes detallados hacen indispensable detallar que son todas estas personas que se involucran directamente en el desarrollo de nuestro PSI, a excepcin de los clientes que actan de una forma indirecta pero que sus opiniones sirven de retroalimentacin para la toma de decisiones gerenciales. En los departamentos de: Gerencia, secretaria, y contador es donde existen los datos y procesamiento de los mismos, siendo as el punto clave para el desarrollo del PSI.

ANLISIS DE ANTECEDENTES. En la empresa DISGAMA hemos considerado indispensable obtener informacin a travs de los siguientes departamentos con sus respectivos representantes: Gerente Secretaria Contador

A travs de los cuales fluye la informacin base para desarrollar tareas posteriores. Nos facilitaron identificar los recursos informticos de la empresa, con los cuales pudimos obtener informacin como: el procesamiento de los datos, el manejo del sistema computacional de la empresa, y el desenvolvimiento del recurso humano.

En el manejo de datos, falta reestructurar los procesos administrativos, que faciliten la agilizacin en el desenvolviendo de las tareas.

En la conexin de los equipos se debera estar preparado en caso de que la empresa llegara a expandirse en un futuro.

Las computadoras deberan estar actualizadas debido al alto incremento en el flujo de informacin correspondiente a la base de datos, consecuentemente tener mayor precaucin en respaldar informacin.

Adems por la falta de licencias de software, la empresa tiene la obligacin de adquirirlas, de lo contrario se hablara de procesos legales que infringen grandes sumas de dinero, u optar por software libre.

La empresa consta con antivirus pero nunca los actualiza, y esto hace que el computador presente anomalas y no se pueda procesar la informacin correctamente.

CONSULTORES: Gerente

CONSULTORES INFORMTICOS: A. S. Soraida Zambrano Quiroz Lic. William Loor Segovia

USUARIOS EXPERTOS: Secretaria Contador

3.2 VALORACIN DE ANTECEDENTES. CATLOGO DE REQUISITOS O REQUISITOS GENERALES: De acuerdo a lo investigado, y analizado se puede tomar en cuenta los siguientes requisitos para el desarrollo del PSI de DISGAMA: Reestructuracin de procesos. Adquisicin de equipos de cmputo ms potentes. Seguridad en el manejo de datos. Estructurar la red de cmputo. Legalizar el software. Respaldar la informacin. Actualizar antivirus. Estos requisitos detallan las necesidades que debe cubrir la empresa a travs de un PSI.

CATLOGO DE NORMAS DEL PSI. La reestructuracin de procesos, deber ser respetada, de tal forma que no existan inconvenientes en el momento de manipular la informacin.

Los equipos de cmputo debern tener mantenimiento constante, as como la supervisin para la actualizacin y estar acorde a la tecnologa y facilidad para quienes manejen los equipos.

Para que los datos estn seguros y no haya mal manejo de los mismos, se debern asignar claves de acceso a los diferentes programas que maneje la empresa, sobre todo si se trata de un sistema informtico.

Dar mantenimiento a la red de cmputo, aplicando los mtodos que conciernen a una red, de tal forma que sus datos fluyan sin ningn contratiempo.

Acatar leyes para adquirir software legal, o de lo contrario utilizar software libre.

Respaldar la informacin de la empresa, a travs de discos duros externos o DVD.

Actualizar los antivirus semanalmente o en el tiempo que se crea conveniente.

4. IDENTIFICACIN DE REQUISITOS. MODELO DE PROCESOS DE LA ORGANIZACIN El producto es recibido cada semana a travs de una transportacin en frio; en el proceso de desembarque las facturas con las guas son entregadas a la secretaria, la misma que bajo autorizacin y si el producto est completo procede a ingresarlo por medio del sistema informtico. En caso de que exista inconveniente con el producto, ste es descontado de la factura bajo la autorizacin del supervisor de la zona. Una vez ingresado el producto a la cmara como al sistema se procede a la entrega del cheque al da remitido a nombre de UNILEVER.

Una vez adquirido el producto, e ingresada la informacin al sistema, existe la posibilidad de ver actualizado el inventario, pudiendo constatar a travs de una opcin cuantos litros de helados, y cajas posee la empresa con el nuevo pedido; adems que la informacin es emitida por medio de reportes semanales y mensuales a Guayaquil, en donde se califica a cada distribuidor en un plan denominado PLAN 100, el mismo que permite ganar premios fsicos y en dinero al final del ao para todo el equipo de la empresa.

Para facturar o despachar el producto a un cliente, ste debe estar al da en el pago, de lo contrario se debe pedir autorizacin al gerente para ver si es posible despachar un segundo pedido, aun no habiendo cancelado el anterior. Las facturas se las puede realizar en forma directa o por lotes; si es en forma directa es porque se est despachando a un solo cliente, y si es en lotes se refiere a la agrupacin de varios pedidos de zona despachados en forma conjunta; se realiza despacho as para facilitar la subida del producto al camin, es decir sale un total del producto por zona.

El sistema informtico facilita los datos para el manejo de las finanzas, las mismas que son el resultado de la facturacin y de cada uno de los procesos que se den en el mismo. Las finanzas son manejadas por el CPA Carlos Ruz, quien es el responsable de realizar las declaraciones de los impuestos de DISGAMA, al igual que la secretaria debe remitir informacin en forma mensual y anual. Esta informacin que l entrega son: estados de prdidas y ganancias y los balances de la empresa.

El Gerente recibe informacin por parte de la secretaria y del contador; en base a esto analiza y define objetivos para el siguiente mes. As

mismo retroalimenta en caso de ser necesario de que la empresa sufra cambios.

A partir de los problemas presentados en la empresa DISGAMA, logramos establecer cules son los departamentos que presentan mayores inconvenientes, en cuanto a manejo de informacin, equipos, programas y recursos humanos.

Es por esto que destacamos que la empresa no solo necesita implantarse un PSI en ella que ayude a enfrentar factores crticos si no que se plantee la solucin para poder sobrellevarlos sin afectar mayormente los procesos de la organizacin.

4.1 ANLISIS DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIN. NECESIDADES DE INFORMACIN. No se logra verificar si las cajas de helados vienen completa, por lo rpido en que se traslada el helado de camin a bodega; esto quiere decir que las cajas solo son contabilizadas mas no verificadas si el producto viene completo, ya que cada caja trae un nmero determinado de unidades.

En la empresa siempre han existido devoluciones, y a veces en una nueva semana existen la devolucin de helados de la semana anterior, esto hace que el sistema despliegue valores negativos, por lo tanto afecta en las ventas de la semana anterior que se vean alteradas. De igual manera afecta a los reportes que son emitidos a la ciudad de Guayaquil, y dentro de la empresa se deben bajar las ventas de la semana ya concluida.

Cuando se factura se debe solicitar autorizacin para despachar a algn cliente que adeuda de la semana anterior; si este pedido no es aprobado queda retenido en el sistema, hasta que la secretaria decida eliminarlo o tenga la debida autorizacin para despacharlo, mientras eso el inventario del producto queda alterado por la factura retenida.

Los informes financieros no permiten cerrar el periodo si el contador no concluy su trabajo antes de fin de mes, esto hace que se pierda tiempo en el avance de informes y desarrollo de la empresa.

Cuando el Gerente revisa la informacin de la empresa, toma decisiones en base a lo estipulado por el sistema, sin embargo l se basa en cifras otorgadas tanto por la secretaria como por el contador.

MODELO DE INFORMACIN. Entidad Relacin


Gerente Secretaria Contador

Sistema informtico

Cliente

Transportacin

Bodeguero

Equipo de Cmputo

ENTIDADES: ATRIBUTOS DE CADA ENTIDAD: Gerente: Cdula Nombre Apellidos Telfono Direccin Estado Civil

Secretaria Cdula Nombre Apellidos Telfono Direccin Estado Civil

Sistema Informtico Nombre Mdulos

Contador Cdula Nombre Apellidos Telfono Direccin Estado Civil

Cliente Cdula Nombre Apellidos Telfono Direccin Estado Civil

Transportacin Ruta Nombre Cdigo Facturas

Bodeguero Cdula Nombre Apellidos Telfono Direccin Estado Civil

Equipos de Cmputo Marca Estado Monitor Capacidad de almacenamiento Procesador

OPERACIONES PARA CADA ENTIDAD. Gerente Coordinar( ) Solicitar ( ) Verificar ( ) Supervisar ( ) Controlar ( )

Secretaria Administrar( ) Coordinar ( ) Registrar ( ) Facturar ( ) Operar ( ) Despachar( )

Sistema Informtico Registrar( ) Informar ( )

Generar ( ) Facilitar ( )

Contador Registrar( ) Controlar ( ) Elaborar ( ) Informar ( )

Cliente Comprar( ) Generar ( ) Producir( )

Transportacin Ayudar( ) Cobrar ( ) Perchar( ) Proporcionar( )

Bodeguero Mantener( ) Controlar ( ) Despachar( ) Registrar( )

Equipos de cmputo Procesar() Almacenar() Generar()

Modelo Entidad / Relacin extendido

Gerente

Secretaria

S. Informtico

Contador

Cliente

Transportacin

Bodeguero

Equipos de cmputo

Para el desarrollo de nuestro PSI, decidimos utilizar las relaciones a travs de las asociaciones (multiplicidad), lo que nos permitir una mayor comprensin del manejo de datos, personal, y equipos que se manejan dentro de la empresa, los mismos que van a ser evaluados a travs del PSI.

Gerente

Secretaria

1 1

1..*

Un gerente solicita uno o varios reportes a una secretaria


Secretaria S. Informtico

Una secretaria opera un sistema informtico de la empresa DISGAMA

Gerente

Contador

1..*

Un Gerente verifica uno o varios DISGAMA

informes financieros del contador de

Contador

S. Informtico

1..*

Un Contador elabora uno o varios informes financieros a travs de un sistema informtico.

Gerente 1 1..*

Cliente

Un gerente verifica que uno o varios clientes sean bien atendidos por parte de sus empleados.

Secretaria 1 1..*

Cliente

Una secretaria despacha uno o varios clientes en la oficina de DISGAMA.

Bodeguero

Transportacin

Un bodeguero despacha una transportacin de productos para ser distribuidos por ruta en los puntos de venta.

Transportacin

Cliente

1...*

Un camin de transportacin de helados se encarga de perchar uno o varios congeladores de los clientes en cada uno de los puntos de ventas.

Secretaria

Equipos de cmputo

1...*

La secretaria opera uno o varios equipos de cmputo.

Contador

Equipos de cmputo

1...*

El contador opera uno o varios equipos de cmputo.

S. Informtico

Equipos de cmputo

1...*

El sistema informtico es implantado y manipulado en varios equipos de cmputo.

Gerente

Equipos de cmputo

1...*

El gerente al requerir informacin, est autorizado para manipular los equipos de cmputo.

Secretaria

Bodeguero

La secretaria entrega gua de despacho de productos al bodeguero.

Diagrama de clases

1 Gerente - Cdula + Nombre + Apellidos - Telfono - Direccin + Estado Civil + Coordinar( ) - Solicitar ( ) + Verificar ( ) - Supervisar ( ) # Controlar ( ) 1 1* 1* Contador 1* -Cdula +Nombre +Apellidos -Telfono -Direccin +Estado Civil -Registrar( ) -Controlar ( ) #Elaborar ( ) #Informar ( ) 1 1* Equipo de Cmputo - Marca - Estado - Monitor - Capacidad de almacenamiento -Procesador #Procesar() #Almacenar() #Generar() 1 1* 1 1 -Cdula +Nombre +Apellidos -Telfono -Direccin +Estado Civil - Administrar( ) # Coordinar ( ) # Registrar ( ) - Facturar ( ) # Operar ( ) - Despachar( ) Secretaria

1* Cliente - Cdula # Nombre # Apellidos - Telfono - Direccin + Estado Civil - Comprar( ) # Generar ( ) # Producir( ) Transportacin - Ruta - Nombre - Cdigo - Facturas + Ayudar( ) # Cobrar ( ) - Perchar( ) - Proporcionar( ) 1 1 Bodeguero 1 -Cdula +Nombre +Apellidos -Telfono -Direccin +Estado Civil #Mantener( ) -Controlar ( ) +Despachar( ) +Registrar( )

1*

1*

1*

Sistema informtico 1* 1 # Nombre # Mdulos # Registrar( ) - Informar ( ) - Generar ( ) - Facilitar ( )

4.2 CATALOGACIN DE REQUISITOS. CATLOGO DE REQUISITOS: REQUISITOS DE LOS PROCESOS AFECTADOS POR EL PSI. Verificar que las cajas de helados vengan completamente selladas, o tambin solicitar a UNILEVER que le coloquen un sello adicional que garantice que la caja de helados no ha sido abierta. La manipulacin de las cajas deben quedar registradas, a travs de un documento manipulado por el bodeguero; el mismo que resalte si las cajas vienen o no con alguna alteracin.

Confirmar el pedido con la cantidad de helados entregados al cliente; esto ayudar a evitar devoluciones y saldos negativos en el sistema que perjudican los reportes. Todo esto se logra llamando al cliente para confirmar si el pedido tomado por el pre vendedor est correcto.

Autorizar a la secretaria a travs de un documento para que pueda despachar a clientes que tengan deudas, siempre y cuando sepa el historial econmico del cliente con la empresa.

Fijar una fecha lmite para entregar los informes financieros a tiempo; esto es programar reuniones constantes con el contador, dejando constancias de las mismas, para evitar los inconvenientes de cierres a fin de mes.

Verificar la informacin proporcionada por el contador como por la secretaria a travs del sistema. El gerente debe llevar un registro personal de sus compras, ventas y clientes de la empresa; lo que le permite estar mejor informado de lo que sucede con cada punto de ventas y sus clientes.

5. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES 5.1 ALCANCE Y OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES.

CATLOGO DE OBJETIVOS DE PSI:

OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES. En base a los procesos afectados por el PSI, hemos definido que los departamentos afectados son:

El departamento de facturacin, por la informacin que se maneja en el sistema informtico, y los reportes que debe emitir al Gerente y a Guayaquil.

El departamento contable, por la informacin financiera que se maneja concerniente a la empresa.

La Gerencia por ser la mxima autoridad dentro de DISGAMA, y por las decisiones que toma y que se ven afectados cada uno de los departamentos.

Todos estos procesos afectan directamente a la informacin de la empresa, pues su manejo es en base a ellos; as mismo se registran los datos por medio de los equipos de cmputo, por tanto si hablamos de informacin, sta es manipulada en base a estos equipos, y si estos equipos no estn acorde a la tecnologa tambin afectarn el desarrollo y progreso de la misma.

DEPARTAMENTO DE FACTURACIN. OBJETIVOS DEPARTAMENTALES. Facturar el producto solicitado a travs del sistema informtico. Recuperar la cartera vencida.

Realizar depsitos bancarios diarios. Presentar informes semanales y mensuales, tanto a DISGAMA como a UNILEVER Guayaquil.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. OBJETIVOS DEPARTAMENTALES Pagar impuestos en forma puntual. Cancelar los sueldos de los empleados. Capacitar el departamento contable cuando existan cambios en los rubros de impuestos.

IDENTIFICACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES AFECTADOS POR EL PSI. Secretaria: Consideramos que constituye un sistema de informacin que afecta nuestro PSI, porque es esta persona la que maneja el mayor flujo de informacin, la que presenta reportes, toma decisiones en base a situaciones presentadas dentro de la empresa, adems en la manipulacin del sistema informtico y es la que mayormente debe estar pendiente que los equipos de computacin estn en un correcto funcionamiento.

Contador: Forma parte del PSI, porque al igual que la secretaria a travs de l fluye igualmente informacin importante, que si existiera un mal manejo afectara las finanzas y el futuro de la empresa.

Gerencia: Es la persona con autoridad mxima en la empresa, por tanto constituye un elemento primordial en la toma de decisiones, manejo de informacin, autoridad con todo el recurso humano que trabaja en

DISGAMA, y disponibilidad fsica y econmica para lograr un mejor desempeo en el mbito laboral.

Equipos de cmputo:

Para la elaboracin del PSI en DISGAMA,

tambin hacemos nfasis en cuanto a los equipos de computacin, pues son un medio clave para que pueda fluir la informacin en la empresa, y es en la actualidad sta informacin la que permite la toma de decisiones.

Los equipos que posee la empresa son dos, con las siguientes caractersticas: Computador uno (Facturacin) o Intel Pentium 4 o 2.86 Mhz o Disco duro: 180 GB.

o Sistema operativo: Windows xp profesional (sin licencia) o 1 GB DE RAM o Monitor CRT o Office 2007 Computador dos (Contabilidad) o Intel Pentium 4 o 2.86 Mhz o Disco duro: 180 GB. o Sistema operativo: Windows xp profesional (sin licencia) o Procesador: o 512 DE RAM o Monitor CRT o Office 2007 En la actualidad todas las empresas de alguna u otra forma manejan su informacin en forma automtica, y esto permite que el trabajo sea desarrollado en forma rpida y facilite el trabajo del recurso humano que presta sus servicios a DISGAMA. Es por esto que quienes desarrollamos el PSI para esta empresa

proponemos las siguientes caractersticas de los equipos que podran manejar en DISGAMA para el desenvolvimiento de sus actividades:

Partes CASE Lector Tarjeta madre Procesador Memoria Disco duro TOTAL

Caractersticas VTECH (Ultra fino) Memorias SD MSD, USB INTEL DG43NB, C2Q, DDRII INTEL C2QUIAD 2.4 (6M) DIMM CORSAIR 1GB DDR2 500 GB SATA $1500

Adicionalmente, se requiere el cableado indispensable para readecuar ka red interna, para que los datos fluyan con mayor rapidez y confianza.

5.2 ANLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES. Una vez analizado y enfatizados los puntos consideramos indispensables de estudio, hemos procedido a ejecutar nuestro PSI, para la empresa DISGAMA: La informacin manejada por la seora secretaria, debe de fluir de acuerdo a las actividades manejadas en forma diaria; es decir, debe:

Cumplir con su horario de trabajo establecido.

Coordinar durante una hora la recepcin de dinero, y preparar depsitos para enviar al banco o institucin financiera con la que trabajare DISGAMA.

Preparar los informes semanales con las ventas y compras de la semana anterior para enviarlos a Guayaquil Unilever. Considerando de esta manera, que en la nueva semana de trabajo el cliente queda imposibilitado de realizar devoluciones; esto es, para evitar que en la empresa se manejen saldos negativos en cuanto a ventas, y devoluciones.

En el momento de facturar la zona del Carmen, los pedidos deben estar claros para poder ingresarlos, as mismo en caso de que un cliente tuviera un pedido que nunca hubiese pedido, la secretaria est en la obligacin de llamar para confirmar el pedido, esto evita que haya mas adelante devoluciones. Es preferible facturar toda la zona del Carmen, en una sola gua; as facilitamos que el furgn de frio despache en un solo viaje y a todos los clientes de la zona del Carmen.

Las otras cinco zonas se facturan por separados, para estas los pedidos se reciben va fax, mail o va telefnica. Se procede de igual manera en la facturacin que en la zona del Carmen. Como el encargado de cobrar es el pre vendedor de sta zona, juntamente con el que percha, es obligacin de cada uno de ellos llevar un registro del cobro a cada cliente, adjuntando su firma; esto impedir que haya malos entendidos entre los colaboradores de DISGAMA y por ende con cada uno de los clientes.

Los reportes manejados en forma mensual, aparte de que se deben presentar el o los primeros das del nuevo mes; se debe tener mas cuidado en cuanto a la informacin que se coloca dentro de ellos, pues es manipulada internamente como en Guayaquil. Es decir colocar claves tanto a los informes internos como a las computadoras de cada departamento, esto impedir que la informacin no sea manipulada por terceros que no tengan nada que ver con la informacin relevante contenido dentro de ellas. Para mayor atencin estas claves deben ser personales.

Debe solicitar al Gerente, un archivador que le permita organizar cada uno de los informes manejados internamente como externamente.

A pesar de que exista una persona para el aseo, se debe preocupar por mantener limpio su ambiente de trabajo y organizacin de documentos diarios.

En el departamento contable se debe estipular lo siguiente: Adecuar una oficina para que el contador pueda trabajar sin ningn contratiempo, as mismo su computador debe seguir en red, enlazado a la computadora de la secretaria para poder compartir la informacin que manejan a travs del sistema computacional.

Llevar una estructura funcional organizacional, del manejo de la informacin financiera; esto es considerar alternativas anexas para el mejor flujo de la informacin como por ejemplo: cuadros que permitan manejar informacin que el sistema de cmputo no refleje.

Acordar trabajar das en comn con la secretaria, para complementar informacin para ambos departamentos. As mismo estipular fechas

finales de entrega de los informes mensuales, de tal manera que no haya dificultad en los cierres mensuales y anuales de la empresa.

El gerente como dueo de la empresa y el que toma las decisiones pertinentes ante cada situacin debe:

Suplir las necesidades que creyera conveniente ante la solicitud de cada departamento o empleado; mas que todo si esto es en beneficio del flujo de la informacin, considerado elemento principal ante el xito o fracaso de una empresa.

Establecer

reglas

para

cumplir

con

el

trabajo

bajo

estricta

responsabilidad; en cuanto a horario de trabajo, recuperacin de cartera, entrega de informes y el buen ambiente de trabajo entre empleados.

Incentivar a los empleados por el buen desempeo de sus actividades, a travs de: cursos de capacitacin, y apoyo econmico.

Estar acorde a la tecnologa informtica, para que la empresa cada vez est ms automatizada.

El manejo de los informes, sea este de la secretaria o el contador, se los debe revisar en conjunto; esto es, a travs de una reunin de grupo de

trabajo, que permita corregir los posibles errores por los que fallaron o ganaron en un determinado mes.

Adquirir muebles de oficina para que mejorar el ambiente de trabajo, En lo que se refiere a los equipos de cmputo, detallamos lo siguiente:

Actualizar los equipos que poseen, o adquirir los nuevos que propusimos anteriormente, de tal manera que haya rapidez, fluidez de los datos y desenvolvimiento de las tareas por parte de los empleados.

Poseer un cableado mas estructurado de la red, de tal manera que se est preparado para aadir nuevos equipos de cmputo en caso de ampliarse la red de computadoras que poseen.

Los monitores para mejorar el espacio de trabajo, deben ser pantalla plana.

Manejar software libre, o de lo contrario adquirir licencias de los programas que poseen para no tener mas adelante problemas legales por el uso indebido del software.

Hay puntos que tambin deben ser considerados, a pesar de no estar incluidos en los puntos anteriores, de igual forma se los a considerado importantes.

Ubicar a los empleados administradores en un ambiente adecuado de trabajo, o arreglar la oficina, de tal forma que incentive a los empleados a desenvolverse en sus trabajos.

Resguardar la integridad fsica de sus empleados, por el flujo de dinero que se maneja en la oficina. SESIONES DE TRABAJO. Despus de haber tenido reuniones, entrevistas, y observaciones en el ambiente de DISGAMA; acordamos que la mejor forma de organizarnos en cuanto a nuestro PSI, era obteniendo informacin de los departamentos claves como: Secretaria, contador y gerente. Esto nos permiti a travs de reuniones con ellos, obtener la informacin indispensable y plasmarla por medio de este documento que le ser til a DISGAMA, este PSI, que sin duda es una herramienta indispensable, que aunque no ayuda a corregir los errores, si los ayuda a sobrellevar.

Diagrama de representacin

Organizacin en documentos

Secretaria Cableado estructurado Informes semanales y mensuales en comn acuerdo

Computadoras en red de expansin

Contador Equipos de cmputo Organizacin del tiempo y rutas establecidas

Nuevos equipos o actualizaciones

Gerente Capacitacin constante

Software libre o adquisicin de licencias

Suplir las necesidades de los empleados

Ambiente adecuado de trabajo de oficina y velar por la integridad fsica de los empleados

CONSULTORES: Gerente Secretaria Contador CONSULTORES INFORMTICOS: Mg. Fabricio Lozada Lic. William Loor A.S. Soraida Zambrano Q. USUARIOS EXPERTOS: Ab. Reinaldo Dueas CPA Carlos Ruz Sra. Virginia Jaramillo EQUIPO DEL PROYECTO: Msc. Fabricio Lozada Lic. William Loor A.S. Soraida Zambrano Q.

EQUIPO DE SOPORTE TCNICO: Lic. William Loor A.S. Soraida Zambrano Q.

RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO: Ab. Reinaldo Dueas CPA Carlos Ruz Sra. Virginia Jaramillo

5.3 VALORACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES. VALORACIN DE LA SITUACIN ACTUAL.


facilidad de Servicios R B MB Gerente Secretaria Contador Equipos de cmputo EX Organizacin R B MB Coordinacin Preparacin pedidos Reportes legibles EX R B MB Operatividad EX R B MB EX mantenimiento R B MB cableado EX servicio R B MB EX

EX R B MB

EX R B MB

EX R B MB

EX R B MB

R B MB EX

REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE

Hemos valorado nuestro PSI, considerando que todo lo que proponemos va a ayudar a sobrellevar los inconvenientes que se presentaren; ya que un PSI ayuda y no corrige todos los inconvenientes de una empresa. As mismo consideramos el sistema informtico que se maneja en DISGAMA, dentro de los equipos de cmputo, pues entendemos que una mquina cumple un fin; es por esto que los equipos que posee DISGAMA, permiten la ejecucin del sistema officce track con cada uno de los mdulo que posee, implantado a travs de este sistema cada uno de los mdulos que han hecho posible la automatizacin de las tareas de la empresa.

PRCTICAS. SESIONES DE TRABAJO. Para desarrollar nuestro PSI, tuvimos reuniones con las personas que trabajan en la parte administrativa, eso nos permiti obtener informacin clave. A travs de esto pudimos plantear nuestro PSI, y valorar en que es lo que va a afectar positivamente lo que proponemos.

IMPACTO EN LA ORGANIZACIN. Lo que proponemos con el PSI para DISGAMA, facilitar el desenvolvimiento de las actividades de la empresa, permitir un mejor desarrollo en cuanto a informes y

se propone tambin que mientras est con la tecnologa acorde sus procesos sern desarrollados con mayor rapidez.

PARTICIPANTES: Ab. Reinaldo Dueas CPA Carlos Ruz Sra. Virginia Jaramillo Personal auxiliar de la empresa

CONSULTORES: Gerente Secretaria Contador

CONSULTORES INFORMTICOS: Mg. Fabricio Lozada Lic. William Loor A.S. Soraida Zambrano Q.

6. DISEO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIN. 6.1 VALORACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL: O RELACIN DE

SISTEMAS DE INFORMACIN QUE SE CONSERVAN Y MEJORAS NECESARIAS. Cuando decidimos crear el PSI, consideramos primeramente su estudio, su anlisis y posteriormente su ejecucin. Fuimos estudiando cada proceso, cada departamento y esto hizo posible concluir que: el departamento de facturacin, el departamento contable y lo que tiene que ver con gerencia fueron los ms indicados para proporcionarnos informacin valiosa que nos sirvi para implantar nuestro PSI.

Departamento de Departamento Actividades facturacin Control de salida de informacin Verificacin de producto completo Informes mensuales a tiempo Seguridad en el sistema informtico Seguridad fsica Reuniones contables Reuniones secretarias Mejoras Ambiente adecuado Operatividad Mantenimiento equipos Sistema 100% confiable Conservar Conservar Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Mejoras Conservar Conservar contable Gerencia

Sistema informtico

Conservar

Conservar

Conservar

Mejoras Mejoras

Mejoras Conservar

Mejoras

Conservar

Podemos destacar donde debemos conservar ciertas reglas y donde hemos podido realizar mejoras a travs de nuestro PSI propuesto.

PARTICIPANTES: Lic. William Loor A.S. Soraida Zambrano Q. CONSULTORES: Gerente Secretaria Contador Sistema informtico

6.2 DEFINICIN DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIN. MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIN. Para corregir las fallas dadas en DISGAMA en cuanto a actividades, decidimos en nuestro PSI corregir los siguientes procesos, que permitirn ver de una forma ms palpable las mejoras aplicadas en DISGAMA a travs del PSI.

Verificacin del producto en forma sistemtica y manual, a travs de un documento que acredite que el producto se recibi en forma correcta. Este documento debe ser firmado por el gerente, secretaria y quien recibe el producto.

Presentar informes en forma responsable y puntual, acordando con el contador para entregar en fechas iguales. Es decir una mejor

organizacin en horarios de trabajos facilitara el desenvolvimiento de sus actividades.

Autorizaciones para facturar sin necesidad de tener el visto bueno del Gerente. Otorgndole por medio del sistema informtico la facilidad para hacerlo, dejando constancia de la persona que lo hizo, acreditado a travs de un documento.

La mejor forma para manejar el sistema es utilizando un mdulo de claves para el sistema informtico, que deje constancia de quien est manipulando el sistema. Es aqu donde la informacin est en riesgo porque no puede manipularla cualquier persona.

Los equipos de cmputo tienen que ser actualizados, para facilitar las tareas; as mismo el ambiente de trabajo debe ser adecuado acorde las necesidades de los empleados.

Las finanzas son responsabilidades del contador, por tanto est en la obligacin de cumplir su trabajo con responsabilidad. Para evitar

inconvenientes se lo debe presionar por parte del Gerente para no presentar falencias a fines de mes; o en cualquier momento que haya mal manejo de la informacin econmica de la empresa.

Utilizar los informes semanales y mensuales para retroalimentar las decisiones en la empresa.

PARTICIPANTES: Lic. William Loor A.S. Soraida Zambrano Q. CONSULTORES: Gerente Secretaria

Contador Sistema informtico

7. DEFINICIN DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA 7.1 IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA. ENTORNO TECNOLGICO ACTUAL Y ESTNDARES. La empresa cuenta con los siguientes equipos de cmputo: Computador uno (Facturacin) Intel Pentium 4 2.86 Mhz Disco duro: 180 GB. Sistema operativo: Windows Computador dos (Contabilidad) Intel Pentium 4 2.86 Mhz Disco duro: 180 GB. Sistema operativo: Windows

xp profesional (sin licencia) 1 GB DE RAM Office 2007 Monitor CRT

xp profesional (sin licencia) 512 DE RAM Office 2007 Monitor CRT

Adems cuentan con una impresora matricial, y muebles adecuados para el uso de computadoras.

Con esto podemos resaltar, que DISGAMA, est trabajando con equipos de cmputo un poco obsoletos; de igual manera se debe considerar que esta empresa es una zona en expansin, y destacamos que la red que existe no est bien estructurada, por tanto si es una empresa en crecimiento, se tiene que pensar en un futuro y no solo en el presente.

Colocando como base los equipos de cmputo para el manejo de la informacin, debemos decir que la tecnologa influye en el manejo de la informacin, su utilidad y los fines para los que son manejados. Sabemos tambin que utilizando una tecnologa adecuada junto con un ambiente de trabajo apto diremos que la informacin est respaldada. A travs de estos equipos de cmputo, podemos implantar mayor seguridades para el acceso y flujo de la informacin.

ALTERNATIVAS DE ARQUITECTURA TECNOLGICA. PROFORMA PARA DOS EQUIPOS DE CMPUTO: Partes CASE Lector Tarjeta madre Procesador Memoria Disco duro TOTAL Caractersticas VTECH (Ultra fino) Memorias SD MSD, USB INTEL DG43NB, C2Q, DDRII INTEL C2QUIAD 2.4 (6M) DIMM CORSAIR 1GB DDR2 500 GB SATA $1500

Adicionalmente, se requiere el cableado indispensable para readecuar la red interna, para que los datos fluyan con mayor rapidez y confianza.

Los equipos antes detallados junto con su costo, nos permiten informar a DISGAMA, que podremos mejorar el manejo de toda la informacin para mayor desenvolvimiento y seguridad de los datos de la empresa.

Como hablamos de equipos, vale recalcar que se debe: Adecuar el ambiente de oficina, de tal manera que cada persona se desenvuelva en su ambiente de trabajo.

Respaldo de cada informe y reporte (tanto de facturacin como del departamento contable) presentado, a travs de firmas de constancia de haber sido revisado el documento.

Autorizaciones a la seora secretaria, para el manejo de crditos con los clientes.

Mdulos de claves en las computadoras de cada departamento, tanto para accesar al prender el computador, como para ingresar al sistema OFFICCE TRACK manejado por las personas del departamento administrativo de DISGAMA.

SESIONES DE TRABAJO. Desarrolladas con el dueo de la empresa y el contador. Con el gerente para explicarle sobre los beneficios de obtener una arquitectura nueva tecnolgica para la empresa, y sus beneficios en el manejo de datos y desenvolvimiento de

actividades; y con el contador para presupuestar las posibilidades econmicas de adquisicin de nuevos equipos.

PARTICIPANTES: CONSULTORES INFORMTICOS: Lic. William Loor Segovia A.S. Soraida Zambrano Quiroz EQUIPO DE SOPORTE TCNICO: Lic. William Loor Segovia A.S. Soraida Zambrano Quiroz

7.2 SELECCIN DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA. ENTORNO TECNOLGICO ACTUAL Y ESTNDARES. La empresa cuenta con los siguientes equipos de cmputo: Computador uno (Facturacin) Intel Pentium 4 2.86 Mhz Disco duro: 180 GB. Computador dos (Contabilidad) Intel Pentium 4 2.86 Mhz Disco duro: 180 GB.

Sistema operativo:

Windows

Sistema operativo:

Windows

xp profesional (sin licencia) 1 GB DE RAM Office 2007 Monitor CRT

xp profesional (sin licencia) 512 DE RAM Office 2007 Monitor CRT

Adems cuentan con una impresora matricial, y muebles adecuados para el uso de computadoras.

Con esto podemos resaltar, que DISGAMA, est trabajando con equipos de cmputo un poco obsoletos; de igual manera se debe considerar que esta empresa es una zona en expansin, y destacamos que la red que existe no est bien estructurada, por tanto si es una empresa en crecimiento, se tiene que pensar en un futuro y no solo en el presente.

Colocando como base los equipos de cmputo para el manejo de la informacin, debemos decir que la tecnologa influye en el manejo de la informacin, su utilidad y los fines para los que son manejados. Sabemos tambin que utilizando una tecnologa adecuada junto con un ambiente de trabajo apto diremos que la

informacin est respaldada. A travs de estos equipos de cmputo, podemos implantar mayor seguridades para el acceso y flujo de la informacin.

Ventajas de usar esta tecnologa en la empresa: Permite el desenvolvimiento de las tareas. Responsabilidad en cada rea de trabajo. Presentacin de informes a UNILEVER Guayaquil. Actualizacin constante del

Desventajas de usar esta tecnologa en la empresa: Usan software pirata. Contagio en las mquinas por los virus informticos. Posibilidad que se pierdan datos por los virus.

sistema informtico por medio de internet.

ARQUITECTURA TECNOLGICA. PROFORMA PARA DOS EQUIPOS DE CMPUTO: partes CASE Lector Tarjeta madre Procesador Memoria Disco duro TOTAL caractersticas VTECH (Ultra fino) Memorias SD MSD, USB INTEL DG43NB, C2Q, DDRII INTEL C2QUIAD 2.4 (6M) DIMM CORSAIR 1GB DDR2 500 GB SATA $1500

Adicionalmente, se requiere el cableado indispensable para readecuar la red interna, para que los datos fluyan con mayor rapidez y confianza.

Ventajas de usar esta tecnologa en la empresa: Instalacin de Linux como sistema operativo Usar software libre.

Desventajas

de

usar

esta

tecnologa en la empresa: Capacitacin al personal administrativo por

constituirse un software en

No se necesitan licencias para los programas. Computadoras virus Mayor seguridad en el manejo de la informacin. Flujo libre de datos, a travs de mdulos de libres de

toda su evolucin. Implica econmicos valores para la

empresa, en inversin.

sistemas adecuados. Mejor cableado de la red. Equipos ms sofisticados. Mobiliario presentacin. de mejor

TCNICAS. ANLISIS COSTE / BENEFICIO. COSTE Adquisicin de mobiliario adecuado para la empresa BENEFICIO Comodidad para trabajar en la empresa

DISGAMA Compra de equipos de cmputo para facilitar el trabajo

Desenvolvimiento en las tareas y manejo de informacin. Seguridad en el flujo de los datos y acceso a los mismos. Libre navegacin en internet, sin contagio de los equipos de cmputo.

IMPACTO EN LA ORGANIZACIN. Lo que proponemos con el PSI para DISGAMA, facilitar el desenvolvimiento de las actividades de la empresa, permitir un mejor desarrollo en cuanto a informes y se propone tambin que mientras est con la tecnologa acorde sus procesos sern desarrollados con mayor rapidez.

PARTICIPANTES: CONSULTORES: Gerente Secretaria Contador

Sistema informtico

CONSULTORES INFORMTICOS: Mg. Fabricio Lozada Lic. William Loor A.S. Soraida Zambrano Q.

USUARIOS EXPERTOS: Ab. Reinaldo Dueas CPA Carlos Ruz Sra. Virginia Jaramillo

EQUIPO DE SOPORTE TCNICO: Lic. William Loor Segovia A.S. Soraida Zambrano Quiroz

8. DEFINICIN DEL PLAN DE ACCIN. 8.1 DEFINICIN DE PROYECTOS A REALIZAR. Plan de proyectos: Definicin de proyectos DISGAMA presenta una serie de problemas en cuanto a manejo, y organizacin de informacin; de igual forma su estructura en el ambiente de oficina, adecuacin y equipos de cmputo para el trabajo; es por esto que hemos considerado definir el siguiente proyecto:

Actividades Organizar la informacin:

Objetivos cumpliendo con horarios y fechas establecidos. Manejando mdulos de seguridad informtica. Convocando a reuniones peridicas con el

personal administrativo, para tomar decisiones a fines para el personal de la empresa

Presentacin informes sistema manejo reportes respecto

de al

informtico, de cmara, y

semanales

mensuales, como

quedando de

constancia

haber sido analizados y aceptados. Adecuar el ambiente de trabajo Adquirir equipo

mobiliario para trabajo de oficina. Suplir necesidades del personal en cuanto a requerimientos de

implementos de oficina. Implementar equipos de Facilitar desenvolvimiento actividades. Mejorar el flujo de datos el de

computacin actualizados.

e informacin respecto a DISGAMA. Aseguramiento de los datos por medio de

claves en el manejo de los equipos y sistemas informticos. Estar acorde a la

tecnologa informtica.

Organizar la informacin

Adecuar el ambiente de trabajo

Adquirir de oficina.

equipo

mobiliario para trabajo o o o o cumpliendo con horarios y fechas establecidos. Manejando informtica. Convocando a reuniones peridicas con el personal administrativo, para tomar decisiones a fines para el personal de la empresa o Presentacin de informes respecto al sistema informtico, manejo de cmara, reportes semanales y mensuales, quedando como constancia de haber sido analizados y aceptados. mdulos de seguridad Suplir del cuanto requerimientos implementos oficina. necesidades personal en a de de

Implementar equipos de computacin actualizados.

o o o

Facilitar el desenvolvimiento de actividades. Mejorar el flujo de datos e informacin respecto a DISGAMA. Aseguramiento de los datos por medio de claves en el manejo de los equipos y sistemas informticos.

Estar acorde a la tecnologa informtica

PRIORIDAD DE PROYECTOS. Cada una de las actividades citadas en el plan de proyecto, hemos establecidos su prioridad de la siguiente manera:

Implementar equipos de computacin actualizados.

Organizar la informacin:

Adecuar el ambiente de trabajo

Toda actividad tiene su razn por lo siguiente: Implementar equipos de computacin actualizados: Para poder trabajar con la informacin en forma rpida, oportuna y vers.

Organizar la informacin:

A travs de la adquisicin de los equipos, la

informacin fluir con mayor seguridad, puesto que en los nuevos equipos se implantar nuevo software con seguridades que facilitarn la integridad de la informacin.

Adecuar el ambiente de trabajo: De esta manera el personal podr trabajar satisfactoriamente, con equipos nuevos, mejor organizacin de

informacin y por ende personal satisfecho en todos los aspectos laborales.

CALENDARIO DE PROYECTOS Y ACCIONES.


25Actividades a desarrollarse Tiempo estimado May 05-Jun 08-Jul 03-Jul 06-Jul 17-Jul Recursos Factores Crticos * Solucin inmediata a Implementar actualizados equipos de computacin

10 das
econmico Colaboracin,

los

inconvenientes

tcnicos ayuda, * Capacitacin al trabajo, personal *Prestar soluciones * Desenvolvimiento en el

Organizar la informacin

20 das

jornadas

de

mdulos de seguridades.

Adecuar el ambiente de trabajo

10 das

Fsico, seguro, amigable

trabajo

8.2 ELABORACIN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PSI. PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PSI.

Implementar equipos de computacin actualizados

Adquisicin inmediata de equipos de cmputo.

Ab. Reinaldo Dueas Z. CPA. Carlos Ruz (finanzas)

Organizar la informacin

Mdulos de seguridad para el sistema informtico y para el equipo de cmputo. Establecimientos de normas y reglas de archivadores, reportes y carpetas de DISGAMA.

cc
Gerente Secretaria Contador

Adecuar el ambiente de trabajo

Compra de material mobiliario de oficina. Adecuacin fsica del mobiliario y del personal de trabajo.

c
Gerente

Todas estas actividades estn siendo ejecutadas, y sus revisiones son constantes (semanales). Responsables del mantenimiento: equipo de trabajo y desarrolladores del PSI de DISGAMA

El Carmen, junio 23 del 2009 Ab. Reinaldo Dueas Z. GERENTE DISGAMA Ciudad.-

De nuestras consideraciones:

Es muy grato para nosotros: William y Soraida, comunicarle a usted de la manera muy respetuosa lo siguiente:

Creyendo en usted y en su empresa como fuente de crecimiento y desarrollo de nuestro Cantn, le informamos que en nuestro PSI, su empresa es beneficiada con los siguientes cambios: Adquisicin de los equipos de cmputo de alta tecnologa: demostrando cules son sus ventajas de familiarizarnos con la era tecnolgica.

Organizacin de la informacin: demostrando que a travs de los equipos de cmputo, se puede lograr que la informacin de su empresa est mucho ms segura.

Adecuacin del ambiente de trabajo: considerando que un empleado se desenvuelve mejor si se satisfacen sus necesidades. Abogado Dueas, con lo que nosotros proponemos, no estamos diciendo que su administracin no est correcta; al contrario sabemos que usted es una persona emprendedora, es por esto que le brindamos nuestro apoyo a travs del PSI que hemos creado.

Sabemos que le ser de ayuda y complemento para su empresa, e invitamos a usted a aplicar lo que le proponemos, y de seguro quedar complacido.

Esperamos que nuestro PSI, sea de su entera satisfaccin. Atentamente,

William Loor S.

Soraida Zambrano Q.

9. REVISIN Y APROBACIN DEL PSI. 9.1 CONVOCATORIA DE LA PRESENTACIN. PLAN DE PRESENTACIN. DISGAMA, es una empresa dedicada a la distribucin de helados Pingino y sus zonas cercanas y asignadas por UNILVER Guayaquil; despus de haber observado y analizado pudimos confirmar que sus mayores inconvenientes fueron: en el momento de recepcin de helados, manejo de la informacin administrativa y revisin de reportes gerenciales.

Detectamos inconvenientes posibles de solucionar en los departamentos de la empresa antes citados; detallamos su desenvolvimiento actual en las actividades y reconocimos y establecimos los objetivos departamentales. Todo esto nos

proporcion un ambiente mas claro de que era lo que podamos lograr con nuestro PSI.

Resaltamos las entidades mas relevante de la empresa, su relacin entre cada una de ellas y establecimos un diagrama de clases, que nos ense el detalle de lo que realmente constituye DISGAMA; es desde aqu que empezamos a proponer nuestras alternativas de solucin frente a cada inconveniente presentado.

Frente a cada requerimiento propusimos su solucin, como tambin establecimos actividades y mejoras que podan aplicarse en cada departamento. Con toda la informacin obtenida y detallada es posible aceptar que DISGAMA, si requiri ayuda que le sirva para mejorar cada uno de sus procesos, pero todo esto se logra con el personal de trabajo y su exclusiva colaboracin.

Frente a la tecnologa de cmputo que tiene, propusimos nuevos equipos, que aunque afecte un poco la economa de su empresa, podr ayudar a mejorar la rapidez de organizacin de la informacin y cada una de sus actividades.

Hemos establecidos sus costos y beneficios de adquirir nuevos equipos de cmputo, y esto se logr con la debida aceptacin del Gerente. Consideramos que proponer adquirir nuevos equipos de cmputo no solo va a facilitar los trabajos, si no que va a permitir mejorar su organizacin en cuanto a la informacin; as mismo los empleados de la empresa pueden sentir que su empresa no solo crece econmicamente si no en forma tecnolgica.

Nuestro plan de accin ofrece la descripcin clara de los problemas encontrados, con sus respectivas acciones frente a cada una de ellas. Detallamos fechas de

cumplimiento para cada una de ellas, su mantenimiento y preocupacin de que stas se cumplan y los responsables de que las actividades sean ejecutadas, aplicadas y aceptadas en su totalidad por los miembros de una organizacin.

Este PSI lo hemos hecho posible, gracias a la colaboracin del personal de DISGAMA, en especial a su Gerente.

Aplicamos nuestros conocimientos y ofrecemos alternativas de solucin, que de seguro sern de respaldo para la empresa.

Apelamos a la gran capacidad de desarrollo que tiene el equipo de DISGAMA, no solo por obtener un lucro, si no por su crecimiento econmico y expansin de la empresa. Consideramos que nuestro plan de presentacin tendr una respuesta favorable.

9.2 EVALUACIN Y MEJORA DE LA PROPUESTA. PRESENTACIN. Es verdad que la informtica es una ciencia que ha evolucionado tanto, y que est afectando a las empresas en sus procesos; y como dueos de empresa siempre queremos lo mejor para la nuestra; sin embargo a veces se torna difcil aceptar todo lo nuevo, pues los costos constituyen uno de los principales factores que impiden que uno camine acorde a la tecnologa.

La informacin es un medio celoso y privado de cada empresa, y siempre como jefes queremos que sea sta bien cuidada y tratada, porque en base a ella retroalimentamos las decisiones que influyen en nuestra empresa.

Un Plan de sistemas informtico es necesario, porque ayuda a toda empresa a contrarrestar sus posibles fallas o inconvenientes que se dieran en ella.

Como jefe y dueo de mi empresa me es grato comunicar que su PSI, a sido analizado y corregido en beneficio de la empresa.

CATLOGO DE REQUISITOS DEL PSI. DISGAMA, requiere vuestro apoyo en lo siguiente: Manejo de facturas, es decir su informacin a travs de los reportes semanales y mensuales; porque considero que es aqu de pronto que nos falta una gua que nos ayude a enfrentar estos pequeos problemas.

Seguridad en la informacin; por que toda persona puede accesar a las diferentes computadoras, sin ningn problema.

Un poco mas de control en la entrega de informes financieros, pues no podemos cumplir a cabalidad nuestros cierres de periodos.

Que personas o cules personas administrativas influyan en cada reporte u oficina de la empresa.

El ambiente de trabajo poder mejorarlo, con alguna ayuda de ustedes; esto se refiere a trabajar en conjunto con el manejo de la informacin.

RESULTADO DE LAS SESIONES DE TRABAJO (MEJORA DE LA PROPUESTA), QUE AFECTAN A: ARQUITECTURA DE INFORMACIN. Es verdad que DISGAMA debe encaminarse de acuerdo a la tecnologa informtica, sin embargo no solo se trata de adquirir equipos nuevos e implantarlos en la empresa; si no que ustedes tambin nos ayuden dndonos mantenimiento no solo a los equipos, si no guiando a nuestro personal en el uso de software libre.

La empresa debe estar libre de negociaciones ilcitas y agradecemos el apoyo brindado.

Aceptamos la propuesta brindada con los equipos de cmputo que nos proponen, siempre y cuando ustedes constituyan la gua indispensable para que stos no presenten problemas en el momento de realizar operaciones administrativas.

MODELO DE INFORMACIN. Los mdulos de seguridad son indispensables, por eso es indispensable que sean ustedes quienes lo desarrollen e implanten en la empresa.

La informacin es responsabilidad de cada departamento, pero es verdad que se necesitan establecer horarios y fechas para su ejecucin.

MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIN. o Adecuar el ambiente de trabajo: Es indispensable porque la empresa debe crecer en todo aspecto, considerando que es el empleado que debe estar cmodo en su ambiente de trabajo.

o Mejorar las relaciones de trabajo: Adaptando a todo el equipo en un proceso de mantenimiento e incentivos para lograr mayor capacidad de desarrollo del personal.

ARQUITECTURA TECNOLGICA. PLAN DE ACCIN: PLAN DE PROYECTOS.

La ejecucin del plan de proyectos por 40 das es cmoda y aceptable, por lo tanto propongo que no se escatime en ningn detalle, si todo es el resultado ptimo y positivo para la empresa.

PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PSI. La definicin de los responsables antes las actividades por ustedes consideradas prioritarias es aceptable, pero recordemos que son ustedes los que desarrollaron el PSI, por tanto antes que el equipo de DISGAMA, son ustedes los responsables de que cada accin sea ejecutada en forma correcta por cierto tiempo; ya que despus ser responsabilidad de DISGAMA.

9.3 APROBACIN DEL PSI. APROBACIN FORMAL DEL PSI.

El Carmen, junio 23 del 2009 Seores William Loor S. y Soraida Zambrano Q. Creadores del PSI de DISGAMA Ciudad.-

De mis consideraciones: El desarrollo y el crecimiento son fuente de personas de luchadoras. En nombre del equipo de DISGAMA, les hacemos participes que una vez revisado y analizado su PSI propuesto, ha sido aprobado y hemos decidido ponerlo en ejecucin en forma inmediata.

Agradecemos su colaboracin y su inters por el bien de nuestra empresa.

Atentamente, Ab. Reinaldo Dueas Z. GERENTE - DISGAMA

PLAN DE COMUNICACIN DEL PSI. El Carmen, junio 23 del 2009

Seores Colaboradores de la empresa DISGAMA Ciudad.De mis consideraciones: Es de mi agrado comunicarles lo siguiente: DISGAMA, en funcin de crecimiento ha decidido implantar un Plan de Seguridad Informtico que va a ayudar en el desenvolvimiento de sus actividades. Solicito su colaboracin para que el plan pueda ser ejecutado sin ningn inconveniente. Agradecerles que sin ustedes este plan no sera una realidad, porque se necesita del apoyo incondicional para su funcionamiento.

Todo cambio al principio cuesta, pero recordemos que esta es nuestra fuente de trabajo, y tenemos que cuidarla. Por tanto se que cuento con ustedes y que al igual que yo desean seguir surgiendo y aceptando cambios. Atentamente,

Reinaldo Dueas Gerente - DISGAMA