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MANUAL DE CALIDAD DE LA ESAP

Versin: 03 Fecha: 10/02/2009 Pgina: 1 de 35 Cdigo: MC-S-GC-01

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA MANUAL DE LA CALIDAD

Elabor Nombre: Equipo Base SGE Cargo: Equipo Base SGE

Revis Nombre: German Insuasty

Cargo: Jefe Oficina planeacin Firma: COPIA ORIGINAL Firma: COPIA ORIGINAL Firma: COPIA ORIGINAL FIRMADA FIRMADA FIRMADA La impresin de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versin oficial publicada en la Intranet

Aprob Nombre: Honorio Henrquez Pinedo de Cargo: Director Nacional

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Honorio Miguel Henriquez Pinedo Director Nacional Carlos Roberto Cubides Olarte Subdirector Acadmico Luz Amparo Gonzalez Agudelo Subdirectora Proyeccin Institucional Maria Magdalena Forero Moreno Subdirector Alto Gobierno Mauricio Villalobos Rodriguez Subdirector Administrativo y Financiero Edgar Sierra Cardozo Secretario General German Insuasty Mora Jefe Oficina Asesora de Planeacin Ruben Dario Calderon Jaramillo Jefe Oficina Asesora Jurdica Euripidez Gonzalez Ordoez Jefe Oficina de Control Interno Ruben Dario Reyes Monsalve Jefe Oficina de Sistemas

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1. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 4. 4.1. 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.4.1. 5.4.2. 5.5. 5.5.1. 5.5.2. 5.5.3. 5.6. 5.6.1. 5.6.2. 5.6.3. 6. 6.1. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.3. 6.4.

INTRODUCCIN .................................................................................................. 5 OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES................................................................ 6 OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD .................................................................. 6 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ........................................ 6 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD................................ 6 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO................................................................ 8 RESEA HISTRICA ........................................................................................... 8 MISIN ................................................................................................................. 9 VISIN .................................................................................................................. 9 ESTRUCTURA.................................................................................................... 10 OBJETIVO INSTITUCIONAL............................................................................... 11 FUNCIONES INSTITUCIONALES....................................................................... 11 CODIGO DE ETICA ............................................................................................ 12 SERVICIOS DE LA ESAP ................................................................................... 13 CLIENTES DE LA ESAP ..................................................................................... 13 PARTES INTERESADAS .................................................................................... 14 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD .......................................................... 15 GENERALIDADES .............................................................................................. 15 GESTION DOCUMENTAL .................................................................................. 16 GENERALIDADES .............................................................................................. 16 MANUAL DE CALIDAD ....................................................................................... 18 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS .................................................................. 19 CONTROL DE LOS REGISTROS ....................................................................... 19 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION........................................................... 20 COMPROMISO DE LA DIRECCIN ................................................................... 20 ENFOQUE AL CLIENTE ..................................................................................... 20 POLTICA DE CALIDAD...................................................................................... 20 PLANIFICACIN................................................................................................. 21 OBJETIVOS DE LA CALIDAD............................................................................. 21 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ...................... 21 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN.................................... 21 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.................................................................. 21 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN ............................................................. 21 COMUNICACIN INTERNA ............................................................................... 22 REVISIN POR LA DIRECCIN ........................................................................ 22 GENERALIDADES .............................................................................................. 22 INFORMACIN PARA LA REVISIN ................................................................. 22 RESULTADOS DE LAS REVISIONES ................................................................ 22 GESTION DE LOS RECURSOS ......................................................................... 23 PROVISIN DE RECURSOS ............................................................................. 23 RECURSOS HUMANOS ..................................................................................... 23 GENERALIDADES .............................................................................................. 23 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN ............................... 23 INFRAESTRUCTURA ......................................................................................... 24 AMBIENTE DE TRABAJO................................................................................... 24

TABLA DE CONTENIDO

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7. 7.1. 7.2. 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.3. 7.4. 7.4.1. 7.4.2. 7.4.3. 7.5. 7.5.1. 7.5.2. 7.5.3. 7.5.4. 7.5.5. 7.6. 8. 8.1. 8.2. 8.2.1. 8.2.2. 8.2.3. 8.2.4. 8.3. 8.4. 8.5. 8.5.1. 8.5.2. 8.5.3.

REALIZACION DEL PRODUCTO ....................................................................... 24 PLANIFICACIN DE LA PRESTACION DEL SERVICIO .................................... 24 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ............................................. 25 DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE .................................. 25 REVISIN DE LOS REQUISITOS ...................................................................... 26 COMUNICACIN CON EL CLIENTE.................................................................. 27 DISEO Y DESARROLLO .................................................................................. 28 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS ......................................................... 29 PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS................................. 29 INFORMACIN PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS ............... 30 VERIFICACIN DE LOS BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS ........................ 30 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO ............................................... 31 CONTROL DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO .............................................. 31 VALIDACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO.......................................... 31 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD .................................................................. 32 PROPIEDAD DEL CLIENTE ............................................................................... 32 PRESERVACIN DEL SERVICIO ...................................................................... 32 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN........ 32 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA ..................................................................... 32 GENERALIDADES .............................................................................................. 32 SEGUIMIENTO Y MEDICIN ............................................................................. 33 SATISFACCIN DEL CLIENTE .......................................................................... 33 AUDITORA INTERNA ........................................................................................ 33 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS .......................................... 33 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SERVICIO.................................................... 33 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME.................................................. 34 ANLISIS DE DATOS ......................................................................................... 34 MEJORA ............................................................................................................. 34 MEJORA CONTINUA.......................................................................................... 34 ACCIN CORRECTIVA ...................................................................................... 34 ACCIN PREVENTIVA....................................................................................... 34

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1.

INTRODUCCIN

La Direccin como responsable de la gestin y del desarrollo de todos y cada uno de los procesos que definen la calidad en la prestacin de sus servicios, pone a disposicin de todos sus servidores pblicos su compromiso, respaldo y los recursos necesarios para el logro de los objetivos misionales propuestos y no ahorrar esfuerzos, para propender en forma permanente por el cumplimiento de la metodologa y los procesos definidos en nuestro Manual de Calidad, teniendo como objetivo fundamental, cumplir los requisitos y las expectativas de nuestros clientes y as propender por el beneficio de la entidad y de la Sociedad, respaldada con la satisfaccin, participacin y desarrollo personal de cada uno de sus funcionarios.

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2.

OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES

2.1. OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD El presente Manual de Calidad tiene como objeto: Describir el Sistema de Gestin de Calidad de la Escuela Superior de Administracin Pblica, documentando y comunicando a todos sus funcionarios, as como la poltica y los objetivos de calidad. Ser medio de consulta interna acerca de la gestin de la calidad y de las responsabilidades asociadas dentro de la Entidad. Establecer una gua para la aplicacin de procedimientos de calidad en cada uno de los procesos de la Escuela Superior de Administracin Pblica y as lograr la satisfaccin de los requerimientos de los usuarios en el servicio. 2.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD La prestacin de los servicios de Docencia, Investigacin, Capacitacin y Asesora y Asistencia Tcnica, en los niveles de educacin superior, educacin para el trabajo y el desarrollo humano, relacionados con el saber administrativo pblico en la sede central y territoriales. Quality management system Scope To provide Advising, consulting, research and teaching services as well as technical assistance in all levels of higher education, job education and human development, that are related to the public administration knowledge at central and regional offices. 2.3. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

La ESAP Escuela Superior de Administracin Pblica define como exclusiones de su sistema de gestin de calidad los siguientes numerales de la norma NTCGP 1000:2004 ISO 9001:2000: 7.3. Diseo y Desarrollo: La entidad excluye este numeral de su proceso de Asesorias y asistencia tcnica dado que para la prestacin de estos servicios la entidad no disea metodologas, guas o pedagogas, sino que se acoge a la normatividad aplicable a los temas en los que solicitan acompaamiento o bien se acoge a los instrumentos que elabora el DAFPLa impresin de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de consultarlo debe compararlo con la versin oficial publicada en la Intranet

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Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en cumplimiento de su misin. 7.6. Control de Dispositivos de Seguimiento y Medicin: La entidad excluye este numeral de todos sus procesos dado que no requiere dispositivos de seguimiento o medicin para proporcionar evidencia de la conformidad de sus servicios.

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3. 3.1.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

RESEA HISTRICA

Con el nacimiento del Frente Nacional legitimizado con el plebiscito de 1957 se dieron algunos acuerdos del plebiscito plasmados con la expedicin de la Ley 19 de 1958 la cual crea el Departamento Administrativo del servicio civil (hoy Funcin Pblica), La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, La Carrera Administrativa y la ESAP dando respuesta a los estudios de asesora generados por las comisiones que haban venido a Colombia y a la iniciativa dada por la orientacin de la CEPAL. El desempeo y participacin de la ESAP en los procesos de mejoramiento y racionalizacin de la gestin pblica se ha dado desde el comienzo de su funcionamiento a principios de 1961, primer Gobierno del Frente Nacional presidente en ese entonces Alberto Lleras Camargo. En los primeros pasos de la vida institucional de la Escuela se ofrecen los programas de formacin y capacitacin no formal para los servidores pblicos, ms adelante se establece la Facultad de Ciencias Polticas y administrativas y se profesionaliza la Carrera, se inici la asistencia tcnica regional a los funcionarios en servicio en los municipios y departamentos pero de una forma bastante pobre debido a que Colombia en ese entonces tena un modelo de Gestin Centralizado. Las Territoriales comienzan a cobrar verdadera importancia en la historia de la Escuela a partir de la dcada de los 80, momento en el cual comienza a gestarse en el pas los procesos de descentralizacin, autonoma municipal y eleccin de alcaldes y gobernadores, es en este instante de vida de la ESAP cuando las territoriales se convierten en una necesidad evidente para responder a la urgencias de la Sociedad y del Estado. La Historia muestra una inclinacin hacia el perfeccionamiento acadmico con los programas de Pregrado y Posgrado, el programa de la Escuela de Alto Gobierno y en un continuo apoyo a los procesos de Descentralizacin, Globalizacin y Apertura, retos que mantienen vigente el espritu que ha acompaado a la Institucin desde su fundacin generando polticas de Transparencia, anticorrupcin y antitrmites ubicando a la ESAP como la institucin mediadora entre la realidad nacional y los procesos de investigacin que impulsen a la Poblacin Colombiana a alcanzar bienestar y desarrollo. La Escuela Superior de Administracin Pblica, es un establecimiento pblico de carcter universitario, especializada en altos estudios de la administracin y gerencia pblica, creada hace 50 aos por el Gobierno Colombiano, con
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cubrimiento nacional a travs de sus 15 sedes territoriales y sus 64 Centros de Administracin Pblica Territorial. La ESAP es un establecimiento pblico con carcter universitario, autnomo, estatal, que propende por el desarrollo humano, especializacin, eficiencia, eficacia, calidad y excelencia, participacin y concertacin, descentralizacin, moralidad y transparencia, integracin y universalidad de su quehacer. Como filosofa respecto de su quehacer institucional le corresponde: la investigacin de las ciencias y tcnicas concernientes a la administracin pblica, con el fin de lograr la adecuada formacin y generacin de competencias en el saber administrativo pblico para los servidores pblicos y ciudadana en general; igualmente le compete el fortalecimiento y desarrollo institucional del estado a travs de la Asesora y Asistencia Tcnica. 3.2. MISIN Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos, valores y competencias del saber administrativo pblico, para el desarrollo de la sociedad, el Estado y el fortalecimiento de la capacidad de gestin de las entidades y organizaciones prestadoras de servicio pblico; en los diferentes niveles de educacin superior, educacin para el trabajo y el desarrollo humano, la investigacin y asistencia tcnica en el mbito territorial, nacional y global. MISSION To form citizens in the facts, values and capacities of the public knowledge, for the development for the society, the State and to fortify de capacity of the management of the entities and organizations that provides the public services, at the different levels of superior education, job education and human development, research and technical assistance at the regional, national and global outline 3.3. VISIN La ESAP en el 2019 ser una institucin de carcter universitario, de calidad acadmica acreditada, lder en la transformacin de la sociedad, las entidades pblicas y las organizaciones sociales y el rgano consultor del Estado en el saber administrativo pblico, difundiendo y generando conocimiento en los mbitos nacional territorial y global. VISION By the year 2019 ESAP will be a university institution, with academic certification, leading the transformation of the society, the public entities and social
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organizations, as well as a consulting member of the State in the public facts, spreading and generating knowledge at the regional, national and global outline 3.4. ESTRUCTURA

La estructura organizacional de la Escuela Superior de Administracin Publica esta definida por el Decreto 219 de 2004 Decreto 300 de 2004- Decreto 2636 de 2005; Resolucin No. 0737 de 2004, Resolucin No. 0202 de 2005, Resolucin No. 0372 de 2005, Resolucin No. 0072 de 2006, Resolucin No. 0279 de 2006, Resolucin No. 0541 de 2007.

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3.5.

OBJETIVO INSTITUCIONAL

La ESAP Escuela Superior de Administracin Pblica tiene como objeto la capacitacin, formacin y desarrollo, desde el contexto de la investigacin, docencia y extensin universitaria, de los valores, capacidades y conocimientos de la administracin y gestin de lo pblico que propendan a la transformacin del Estado y el ciudadano. 3.6. FUNCIONES INSTITUCIONALES Son funciones de la Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP, las siguientes: Propender a la permanente difusin de la Constitucin Poltica, resaltando los principios que rigen la funcin pblica y administrativa. Promover la unidad nacional, la descentralizacin, la integracin territorial y la cooperacin interinstitucional, con miras a que las diversas regiones del pas dispongan del talento humano y de los conocimientos y tecnologas administrativas apropiadas que les permitan atender adecuadamente sus necesidades. Crear, desarrollar y difundir el conocimiento cientfico y tecnolgico, orientado a consolidar los campos del saber propios de la administracin y de la gestin pblica en todos sus rdenes. Adelantar programas curriculares de formacin en educacin superior conducentes al fortalecimiento de los campos del saber propios de la Administracin Pblica y al desarrollo de habilidades para desempeos profesionales en sus campos de aplicacin. Realizar investigaciones y estudios de los problemas nacionales de naturaleza administrativa, que permitan el conocimiento de las situaciones que afronta la administracin pblica en sus distintos niveles y rdenes y que sirvan como instrumento para la formulacin de polticas pblicas. Divulgar el resultado de las investigaciones y estudios que realice y constituirse en centro de informacin y difusin de las ciencias y tcnicas concernientes a la Administracin Pblica. Generar, innovar y difundir tecnologas mediante actividades de extensin, tales como la consultora, la asesora, la capacitacin y la divulgacin en el campo cientfico-tecnolgico de la administracin pblica. Formular el Plan Nacional de Capacitacin de Servidores Pblicos de acuerdo con las directrices que trace el Gobierno Nacional a travs del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Realizar en los trminos de ley concursos para ingreso al servicio pblico, brindar capacitacin y asesora en materia de carrera administrativa a los organismos de las ramas del poder pblico y sus funcionarios, para lo cual podr suscribir contratos y/o convenios con dichas entidades pblicas.
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Actuar como rgano consultivo para diagnosticar, estudiar y proponer soluciones a problemas de racionalizacin y modernizacin de la administracin pblica. Desarrollar el programa Escuela de Alto Gobierno e impartir la induccin al servicio pblico y prestar apoyo a la alta gerencia de la administracin pblica, bajo la coordinacin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Impulsar los procesos de descentralizacin administrativa y apoyo a la gestin local y regional, a travs de las Direcciones Territoriales, las cuales tendrn cobertura nacional y su distribucin ser determinada por el Consejo Directivo Nacional. Contribuir a garantizar la unidad de propsitos de la administracin, mediante el intercambio de experiencias administrativas. Fortalecer y ampliar las relaciones interinstitucionales de cooperacin con organismos nacionales e internacionales, de derecho pblico o privado, afines a ella. Orientar las actividades que la Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP, debe realizar para prestar el apoyo en el desarrollo y certificacin del sistema de gestin de calidad, en los trminos establecidos en la Ley 872 de 2003. Las dems que le seale la Constitucin Poltica y la ley de acuerdo con su misin y naturaleza. 3.7. CODIGO DE ETICA

Los principios y valores son normas de conducta consideradas como deseables, cualidades de todos los seres humanos para acondicionar el mundo a nuestras vidas y poder adaptarnos en cualquier lugar. Para la Escuela Superior de Administracin Publica ESAP las normas de conducta propias que rigen su actuar se basan en siguientes principios: Comunitarios Democracia Participativa Solidaridad Ejercicio de las Competencias Confianza Pblica Coordinacin Funcin Administrativa Eficiencia Transparencia
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Organizacionales Calidad Trabajo positivo, productivo Universitarios Autonoma acadmica Excelencia Acadmica En cuando a los Valores se establecen los siguientes: Institucionales - Equidad - Liderazgo - Pertenencia Personales - Honestidad - Integridad - Respeto 3.8. SERVICIOS DE LA ESAP - Docencia (Formacin) - Investigacin - Capacitacin - Asesoras y Asistencia Tcnica 3.9. CLIENTES DE LA ESAP

Se definen como clientes de la ESAP: Entidades Sociedad Civil Organizaciones Sociales Sistema Educativo Estudiantes Profesionales Servidores Pblicos Organismos Internacionales Docentes

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3.10. PARTES INTERESADAS - Estudiantes - Docentes - Servidores Pblicos - Sociedad Civil - Proveedores - Sistema Educativo - Organismos de Control y Vigilancia - Medios de Comunicacin

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4. 4.1.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

GENERALIDADES

La ESAP ha articulado en los sistemas de gestin y evaluacin, el Sistema de gestin de la Calidad NTCGP 1000:2004, la norma ISO 9001:2000, El modelo Estndar de Control Interno, el sistema de Desarrollo Administrativo y el reconocimiento de Alta Calidad otorgado por el Ministerio de Educacin. El SGE integra los componentes y elementos del MECI (Modelo Estndar de Control Interno), las polticas y directrices del SISTEDA (Sistema de Desarrollo Administrativo) y los requisitos de la NTCGP 1000 (Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica) y la norma ISO 9001:2000 y las hace compatibles con los factores y caractersticas del proceso de Autoevaluacin Institucional. A travs de la implantacin de cada uno de los productos del SGE, la Entidad demostrar la eficiencia en su gestin y su compromiso con la satisfaccin de las necesidades de sus usuarios, sean estos externos o internos. Adems crear la conciencia de mejora continua y de reconocimiento de que lo que hacemos, esta implcita la calidad. ESAP ha establecido un sistema de gestin de la calidad en el que: A) Los procesos necesarios para el sistema de gestin de calidad y su aplicacin se han definido en el documento DC-S-GC-01 Mapa de procesos. y en ste se han agrupado como Procesos Estratgicos los identificados como Planeacin estratgica y Sistema de Gestin calidad; como Procesos Misionales Docencia, Investigacin, Capacitacin y Asesora y Asistencia Tcnica; Como Procesos de apoyo Gestin Talento humano, Gestin Administrativa, Gestin Financiera, Gestin Jurdica y Asuntos Legales, Gestin de la Contratacin, Gestin Tecnolgica, Gestin Documental y Gestin de la Comunicacin; Y el Proceso de Evaluacin que es transversal a todos los dems procesos mencionados. B) La secuencia e interaccin de los procesos de la ESAP se muestra en los documentos identificados como Caracterizaciones de Procesos, de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos mencionados. C) Para asegurarse de que tanto la operacin como el control de los Procesos de la ESAP son eficaces y eficientes, se han definido en cada uno de los Procedimientos documentados actividades de verificacin y a su vez, se han determinado Puntos de control en cada uno de ellos.

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D) La disponibilidad de los recursos de la ESAP se determina a travs del Presupuesto general de la entidad, que cursa proceso legal de aprobacin en el Congreso de la Repblica. La disponibilidad de la informacin necesaria para apoyar los procesos y su seguimiento se realiza con documentos, registros y la utilizacin de las aplicaciones tecnolgicas necesarias. E) El seguimiento y la medicin de los procesos de la ESAP se realiza con los indicadores contenidos en el RE-S-GC-12 Matriz de Indicadores del sistema de gestin de calidad y el anlisis de ellos se realiza en Comits de calidad. F) La ESAP identifica e implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados a travs del procedimiento PT-E-GE-03 Acciones correctivas - preventivas y con ste se garantiza la mejora continua. G) Los servidores pblicos o los particulares que ejercen funciones pblicas han identificado los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que afecten la calidad de la prestacin de los servicios de Docencia, Investigacin, Capacitacin y Asesora y asistencia tcnica en cada uno de los Procedimientos documentados definidos en la ESAP La ESAP ejecuta todos los procesos identificados en su Mapa de Procesos y en los casos en que no dispone de recursos para su ejecucin directa, contrata de forma que se garantice el alcance de los resultados planificados y esto es controlado a travs de los Supervisores-Interventores de cada uno de esos contratos que en cumplimiento de la normatividad aplicable de los requisitos internos dispuestos para el tema. 4.2. GESTION DOCUMENTAL

4.2.1. GENERALIDADES La documentacin del sistema de gestin de la calidad de la organizacin incluye: A) Declaraciones de la poltica y los objetivos de la calidad, que est documentados dentro del Acuerdo 010 de 2008 que estn publicados dentro de las instalaciones de la entidad y que estn definidas como: Poltica de Calidad La ESAP en cumplimiento de su marco normativo trabaja en la transformacin de la sociedad en general, las entidades territoriales, pblicas, organizaciones civiles y ciudadanos, desde la formacin, investigacin, asesoras y consultoras, en el saber administrativo pblico, con excelencia acadmica y liderazgo en la proyeccin social, con la mejora continua de sus procesos y un
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talento humano competente que garantiza la eficiencia, eficacia y efectividad en la prestacin de sus servicios para la satisfaccin de sus usuarios. Objetivos de Calidad Prestar servicios educativos de alta calidad, mediante actividades enfocadas a la investigacin y produccin del conocimiento de lo pblico. Brindar herramientas tecnolgicas de apoyo a la educacin y desarrollo de competencias informticas. Prestar asistencia tcnica integral y efectiva que permitan la transformacin organizacional de las entidades pblicas y comunidades organizadas. Incidir efectivamente en la formacin gerencial de los altos funcionarios del Estado. Mejorar de forma permanente los procesos, procedimientos y trmites al interior de la ESAP. Desarrollar prcticas de desarrollo humano orientadas a mejorar el desempeo de las personas y estrategias de la entidad. Quality Politics The ESAP in the fulfillment of its standard methods, works for the transformation of all society, the regional entities, publics, civil organizations and citizens, from the investigation, consulting and advising, in the public administration knowledge, with academy excellence and leading the social projection, improving the process and with excellent human talent that guarantee the efficiency, efficacy and effectiveness in all given services for the satisfaction of all users Quality objectives To give educational services of high quality, by the activities focused in the research and the production of the public knowledge To provide technological tools that supports the education and the development of the IT knowledge

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To offer excellent and efficient technical assistance that allows the organizational transformation of the public entities and organizes communities To affect effectively the management education for the high employees of the state To improve permanently the process, procedures, and transacts at the inner ESAP To develop best practices of human growth oriented to improve the progress of the people and the strategies of the entity B) El manual de calidad elaborado en concordancia con la norma NTCGP1000: 2004 y la Norma ISO 9001:2000 y que est identificado como MC-S-GC-01 Manual de calidad. C) El documento DC-S-GC-01 Mapa de procesos que identifica los procesos de la organizacin y sus secuencia e interaccin. D) Las caracterizaciones de cada uno de los procesos del sistema de gestin de calidad identificados dentro del mapa de procesos. E) Los procedimientos documentados requeridos por la norma NTCGP 1000:2004 y la norma ISO 9001:2000 y por el sistema de gestin de calidad. F) Los documentos necesarios para la eficaz planificacin, operacin y control de los procesos, y. G) Los registros requeridos por la NTCGP 1000:2004, la norma ISO 9001:2000 y por el desarrollo de las operaciones. 4.2.2. MANUAL DE CALIDAD La entidad ha elaborado el manual de calidad en concordancia con la norma NTC GP 1000:2004 y la norma ISO 9001:2000, el cual est identificado como MC-SGC-01 Manual de calidad el cual incluye el alcance y la interaccin de los procesos del sistema de gestin de calidad de la ESAP.

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Este documento describe de manera resumida el funcionamiento del sistema de calidad de la entidad, definiendo para cada estndar de la norma las referencias a las responsabilidades, procesos, procedimientos, y registros aplicables. 4.2.3. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Para el control de los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad, la entidad ha definido el DC-S-GC-02 Norma fundamental del Sistema de gestin y el documento PT-S-GC-01 Control de documentos en los cuales se incluyen entre otras, las siguientes actividades: A) Aprobar los documentos antes de su emisin, B) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, C) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos, D) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, E) Asegurarse de que los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables, F) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin, y G) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, 4.2.4. CONTROL DE LOS REGISTROS Para el control de los registros del sistema de gestin de la calidad, la entidad ha definido el documento PT-S-GC-02 Control de registros, en el cual se define entre otros: A) B) C) D) E) F) Su mtodo de identificacin El lugar para su almacenamiento y su mtodo de proteccin La recuperacin definida para cada registro La unidad de conservacin El tiempo de retencin La disposicin final de los registros.

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5.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN La alta direccin representada por la Direccin Nacional proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del sistema de gestin de la calidad, as como con la mejora contina de su eficacia dado que: a) Comunica a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales, b) Ha establecido la poltica y los objetivos de la calidad. c) Lleva a cabo las revisiones por la direccin, y d) Se asegura la disponibilidad de los recursos necesarios. 5.2. ENFOQUE AL CLIENTE La alta direccin se asegura que son determinados y atendidos los requisitos de los clientes por la aplicacin de los procedimientos: En el proceso de Docencia con la aplicacin del procedimiento PT-M-DC-05 Inscripcin, Seleccin, Admisin y Matricula. En el proceso de Asesora y Asistencia Tcnica con el PT-M-AT-01 Procedimiento de Asistencia Tcnica y con el PT-M-AT-02 Procedimiento de SISCAP. Y en el proceso de Capacitacin con el PT-M-CP-01 Planeacin de capacitacin. Adicionalmente se estableci una metodologa que permita utilizar y comparar la medicin de la satisfaccin de los clientes para lo cual se estableci el Informe de Seguimiento de Satisfaccin del Cliente RE-S-GC-11. 5.3. POLTICA DE CALIDAD La alta direccin representada por la Direccin Nacional ha definido la poltica de calidad de la entidad dentro del Acuerdo 010 de 2008 la Poltica de calidad del sistema de gestin de calidad y sta: a) Es adecuada al propsito de la ESAP, b) Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente, c) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad d) Es comunicada y entendida dentro de la organizacin y e) Es revisada para su continua adecuacin a travs del procedimiento PT-S-GC03 Revisin por la Direccin.
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5.4.

PLANIFICACIN

5.4.1. OBJETIVOS DE LA CALIDAD Se han definido los objetivos de calidad que son necesarios para cumplir con los requisitos del servicio y con la poltica de calidad y estos son: Prestar servicios educativos de alta calidad, mediante actividades enfocadas a la investigacin y produccin del conocimiento de lo pblico. Brindar herramientas tecnolgicas de apoyo a la educacin y desarrollo de competencias informticas. Prestar asistencia tcnica integral y efectiva que permitan la transformacin organizacional de las entidades pblicas y comunidades organizadas. Incidir efectivamente en la formacin gerencial de los altos funcionarios del Estado. Mejorar de forma permanente los procesos, procedimientos y trmites al interior de la ESAP. Desarrollar prcticas de desarrollo humano orientadas a mejorar el desempeo de las personas y estrategias de la entidad. 5.4.2. PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD La alta direccin representada por la Direccin Nacional ha planificado el sistema de gestin de la calidad con el fin de cumplir los requisitos generales citados en el numeral 4.1 as como los objetivos de calidad, y mantiene la integridad del sistema de gestin de la calidad dado que la planificacin de sus cambios se incluye dentro del procedimiento PT-S-GC-03 Revisin por la Direccin. 5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

5.5.1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La alta direccin representada por la Direccin Nacional ha definido las responsabilidades y autoridades dentro de la organizacin a travs de la designacin de los responsables dentro de los procedimientos documentados y con el Manual de funciones previsto por la entidad. 5.5.2. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN La alta direccin representada por la Direccin Nacional ha designado al Secretario General como el representante de la direccin quien adems de las descritas dentro de Manual de funciones, tiene las siguientes funciones. A) Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad, B) Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin de la calidad y de cualquier necesidad de mejora,
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C) Asegurarse de que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin. 5.5.3. COMUNICACIN INTERNA La alta direccin representada por la Direccin Nacional se asegura que se establece la comunicacin apropiada dentro de la entidad con la aplicacin del PR-A-GI-01 Gestin de la comunicacin y de que esta se efecta considerando la eficacia del sistema de gestin de la calidad. 5.6. REVISIN POR LA DIRECCIN

5.6.1. GENERALIDADES La alta direccin representada por Direccin Nacional revisa el sistema de gestin de la calidad de la entidad aplicando el procedimiento PT-S-GC-03 Revisin por la Direccin y con ello se asegura de la conveniencia, adecuacin y eficacia continua del sistema. 5.6.2. INFORMACIN PARA LA REVISIN La informacin de entrada para la revisin de la Direccin est incluida dentro del PT-S-GC-03 Revisin por la Direccin e incluye entre otros: a) b) c) d) e) f) g) Resultados de las auditorias Retroalimentacin del cliente Desempeo de los procesos y conformidad del producto Estado de las acciones correctivas y preventivas Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas Cambios que podran afectar el sistema de gestin de la calidad Recomendaciones para la mejora

5.6.3. RESULTADOS DE LAS REVISIONES Los resultados de la revisin por la Direccin estn definidos dentro del PT-SGC-03 Revisin por la Direccin e incluye entre otros todas las decisiones y acciones relacionadas con: a) b) c) d) La mejora de la eficacia del sistema de gestin de la calidad La mejora de los procesos La mejora del servicio en relacin con los requisitos Las necesidades de recursos
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6. 6.1.

GESTION DE LOS RECURSOS

PROVISIN DE RECURSOS

La entidad en cumplimiento de sus diversos procesos determina y proporciona los recursos necesarios con la aplicacin de su PR-A-GF-01 Proyectar ingresos y gastos entre otros para: a) Implementar y mantener el sistema de gestin de la calidad, b) Mejorar continuamente su eficacia, y c) Aumentar la satisfaccin del cliente 6.2. RECURSOS HUMANOS

6.2.1. GENERALIDADES Los servidores pblicos o los particulares que ejercen funciones pblicas o que afecten la calidad del servicio de la ESAP son competentes con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas y esto se asegura con la aplicacin de los procedimientos: PT-A-TH-01 Planes y plantas de empleo PT-A-TH-02 Vinculacin de personal Administrativo y Docente PT-A-TH-03 Formar y desarrollar competencias PT-A-TH-05 Evaluacin del desempeo PT-A-CT-07 Contratacin directa Prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin PT-M-DC-11 Evaluacin del Desempeo Docente, Productividad Acadmica y Fortalecimiento Docente.

6.2.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN a) La entidad determina la competencia necesaria: De los servidores pblicos por la aplicacin del procedimiento PT-A-TH-02 Vinculacin de personal. De los particulares que ejercen funciones pblicas o que afecten la calidad del servicio por la aplicacin del procedimiento PT-A-CT-07 Contratacin directa Prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin. De los Docentes de la entidad en aplicacin del procedimiento PT-M-DC-11 Evaluacin del Desempeo Docente, Productividad Acadmica y Fortalecimiento Docente.

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b) La entidad proporciona formacin a los servidores pblicos u otras acciones para satisfacer la competencia a travs de la aplicacin del procedimiento PTA-TH-03 Formar y desarrollar competencias c) La entidad evala la eficacia, eficiencia y efectividad de las capacitacin impartidas en aplicacin del procedimiento PT-A-TH-03 Formar y desarrollar competencias generando las actas de las jornadas de capacitacin efectuadas y evaluando las capacitaciones mismas. d) Se asegura de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cmo contribuye al logro de los objetivos de la calidad, con la aplicacin del procedimiento PT-A-TH-05 Evaluacin de desempeo e) Mantiene los registros apropiados de la educacin, formacin habilidades y experiencia en cada una de las Carpetas de los Servidores pblicos o como soporte en los Contratos de los particulares que ejercen funciones publicas. 6.3. INFRAESTRUCTURA

La ESAP determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio en desarrollo de su proceso PR-A-GA-01 Gestin Administrativa que involucra la gestin acerca de servicios generales y mantenimiento y el PR-A-GT-01 Gestin Tecnolgica que coordina lo relacionado con software y hardware. 6.4. AMBIENTE DE TRABAJO La ESAP determina y gestiona las condiciones bajo las cuales se presta el servicio, para con ello lograr la conformidad con los requisitos del servicio aplicando su procedimiento PT-A-TH-04 Desarrollar planes de salud ocupacional y el PT-M-DC-13 Desarrollar actividades de Bienestar. 7. REALIZACION DEL PRODUCTO

7.1. PLANIFICACIN DE LA PRESTACION DEL SERVICIO La ESAP Escuela superior de Administracin publica en cada uno de sus servicios misionales ha planificado la prestacin del servicio as: Docencia: Los programas acadmicos de educacin superior que ofrece la ESAP han surtido satisfactoriamente su proceso de Registro calificado ante el Ministerio de educacin, proceso por el cual le es permitido ofrecer dichos programas y al tiempo establecer de manera prospectiva como se desarrollara cada programa, estableciendo con ello la titulacin del programa, su justificacin, su fundamentacin terica, practica y metodolgica, los mecanismos de evaluacin y seguimiento de cada programa (Crditos acadmicos), las estrategias de compromiso social, los medios para desarrollar
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investigaciones, los criterios de seleccin, ingreso, permanencia y formacin de estudiantes, docentes y directivos; los medios educativos necesarios, la planta fsica, la infraestructura necesaria, los costes estimados, la disponibilidad requerida, la estructura de apoyo pertinente, los mtodos de autoevaluacin, las polticas de seguimiento a egresados y el plan general de bienestar. Los registros que evidencian esta planificacin de calidad en los servicios de Docencia estn representados en el Plan de calidad del proceso Cdigo DC-MDC-08 y por los respectivos documentos (Condiciones) que soportan los Registros calificados de cada programa de Educacin superior que presta la ESAP. Investigaciones: Las investigaciones que realiza la ESAP se desarrollan en cumplimiento del Reglamento 001 de 2008 que especifica para la vigencia actual las actividades a desarrollar en el proceso de Investigaciones, la investigacin de proyeccin institucional a realizar, el mtodo de acceso de los investigadores, los mecanismos para la seleccin por convocatorias, los criterios para la aceptacin de grupos consolidados o en formacin, las metodologas posibles de investigacin y los mecanismos de difusin estimados. Capacitacin: Los servicios de capacitacin ofrecidos por la ESAP se han planificado con el documento Plan de calidad del proceso DC-M-CP-05 adicionalmente al diseo curricular de cada uno de ellos, que determina de manera particular sus objetivos, la poblacin objetiva, el enfoque curricular, los mtodos de enseanza-aprendizaje, los medios educativos a utilizar, los criterios de admisin y titulacin, la infraestructura requerida y las competencias requeridas de los capacitadores y la que se espera que desarrollen los estudiantes. Asesora y Asistencia Tcnica: Los servicios de asesora y asistencia tcnica en administracin pblica que la ESAP ofrece a otras entidades territoriales, se desarrollan en cumplimiento del Plan de calidad de Asesorias y Asistencia Tcnica Cdigo RE-M-AT-02 y el plan de calidad de SISCAP Cdigo RE-M-AT25 dispuesto para estos servicios. 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1. DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE La entidad determina los requisitos del cliente en cada uno de los procesos que ofrece de la manera en que se muestra a continuacin:

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Docencia: En el procedimiento PT-M-DC-05 Realizar Inscripcin, Seleccin, Admisin y Matricula la ESAP entrevista a los aspirantes y determinan sus requisitos y expectativas sobre el programa curricular al que aspira. Investigaciones: En cumplimiento de los procedimientos PT-M-IN-02 Proyectos de inters institucional y PT-M-IN-03 Gestin de convocatorias Capacitacin: El servicio de capacitacin de la ESAP determina los requisitos de sus clientes, cuando es por Oferta, en cumplimiento de la poltica gubernamental orientada por el DAFP e instrumentalizando dicha poltica en diversos cursos, foros, diplomados y dems metodologas de capacitacin que cumplan con el objeto de apoyar el saber administrativo publico. Cuando el servicio de capacitacin de la ESAP es ofrecido por demanda este recibe de las entidades territoriales o nacionales sus solicitudes por las vas de comunicacin que estas opten como ms apropiada. Asesora y Asistencia Tcnica: Los servicios de Asesora y Asistencia Tcnica de la ESAP recibe de las entidades territoriales o nacionales sus solicitudes por las vas de comunicacin que estas opten como ms apropiada. Comunicacin: Dentro del proceso de comunicacin se agrupan los servicios internos que se prestan de Biblioteca, CDIM, Publicaciones y ayudas audiovisuales, grabacin de eventos y copiado de audiovisuales y estos determinan los requisitos de sus clientes en cumplimiento de los procedimientos definidos para cada uno de ellos tal como PT-A-GI-04 Procedimiento prestar servicios de Biblioteca, PT-A-CI-05 Procedimiento Prestar servicios de centro de documentacin-CDIM, PT-A-GI-07 Procedimiento para la gestin de Publicaciones y PT-A-GI-06 Procedimiento prstamo de equipos de ayudas audiovisuales, grabacin de eventos y copiado de audiovisuales. 7.2.2. REVISIN DE LOS REQUISITOS La entidad revisa los requisitos del cliente en cada uno de los procesos que ofrece de la manera en que se muestra a continuacin: Docencia: En el procedimiento PT-M-DC-05 Realizar Inscripcin, Seleccin, Admisin y Matricula la ESAP genera los registros pertinentes a la entrevista a los aspirantes y la revisin de sus requisitos y expectativas sobre el programa curricular al que aspira. Investigaciones: Los requisitos de la ESAP acerca del desarrollo de sus investigaciones se determinan y revisan en las fases previas a la apertura de convocatorias y de proyectos institucionales registrados debidamente en actas
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del comit respectivo, en desarrollo de los procedimientos PT-M-IN-02 Proyectos de Inters institucional y PT-M-IN-03 Gestin de convocatorias. Capacitacin: El servicio de capacitacin de la ESAP revisa los requisitos de sus clientes, cuando es por Oferta en desarrollo del portafolio de sus capacitaciones que es aprobado por el comit respectivo. Cuando el servicio de capacitacin de la ESAP es ofrecido por demanda este revisa los requisitos aplicando los criterios determinados dentro del RE-M-CP-01. Asesora y Asistencia Tcnica: En los servicios de Asesora y Asistencia Tcnica la ESAP revisa los requisitos aplicando los criterios determinados dentro del RE-M-AT-01. En el SISCAP los registros son electrnicos y en esta misma aplicacin se dispone de la informacin relacionada con la revisin de los requisitos. Comunicacin: Dentro del proceso de comunicacin se agrupan los servicios internos que se prestan de Biblioteca, CDIM, Publicaciones y ayudas audiovisuales, grabacin de eventos y copiado de audiovisuales y estos determinan los requisitos de sus clientes en cumplimiento de los procedimientos definidos para cada uno de ellos tal como PT-A-GI-04 Procedimiento prestar servicios de Biblioteca, PT-A-GI-05 Procedimiento Prestar servicios de centro de documentacin-CDIM, PT-A-GI-07 Procedimiento para la gestin de Publicaciones y PT-A-GI-06 Procedimiento prstamo de equipos de ayudas audiovisuales y grabacin de eventos y copiado de audiovisuales se revisan la capacidad para el cumplimiento de los requisitos recibidos. 7.2.3. COMUNICACIN CON EL CLIENTE La ESAP se comunica con el cliente: a) La informacin acerca de los servicios de la entidad se publican en la pgina web y se dispone adems de volantes, pautas, entre otras. b) Las consultas sobre el servicio la entidad las atiende a travs de su pgina web, telefnicamente, por correos electrnicos o en atencin directa en el rea de cada programa o en la oficina de quejas y reclamos. Las solicitudes sobre servicios se realizan en cumplimiento de lo especificado en el literal 7.2.1. La informacin sobre contratos se atiende de manera personal en la unidad ejecutora respectiva o bien a travs de los supervisores/interventores asignados a cada uno de ellos. c) La oficina de Atencin al usuario canaliza la retroalimentacin del cliente incluyendo las quejas, reclamos, percepciones y sugerencias. Adicionalmente
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se dispone de acceso electrnico en la pgina web para la radicacin de dichas dudas. d) La ESAP dispone de mecanismos de participacin ciudadana tal como los comits estudiantiles nacional y territorial en los cuales estos expresan sus inquietudes y sugerencias a la entidad; igualmente en los comits curriculares participan tanto los estudiantes como los docentes para la mejora permanente de cada programa. 7.3. DISEO Y DESARROLLO

En la ESAP se realiza diseo y desarrollo de los servicios de Docencia, Investigaciones y Capacitaciones as: Docencia: 7.3.1. La planificacin del diseo curricular se realiza en cumplimiento de las diversas fases que apoyan la contratacin pertinente a ello. 7.3.2. Los elementos de entrada del diseo curricular se le especifican al contratista en los trminos de referencia del contrato previsto para el diseo curricular. 7.3.3. Los resultados del diseo curricular son las condiciones especificadas para cada programa. 7.3.4. La revisin del diseo se realiza para cada una de las condiciones desarrolladas del programa curricular y se dispone de los informes de desarrollo del contrato en apoyo de esto. 7.3.5. La verificacin de cada diseo curricular se realiza por el comit respectivo y estos disponen de las actas pertinentes. 7.3.6. La validacin de cada diseo curricular la realiza el Ministerio de educacin con la visita y evaluacin de los pares acadmicos pertinentes quienes expiden el Registro calificado mismo o informe sobre las adecuaciones necesarias. 7.3.7. El control acerca los cambios realizados a los diseos curriculares se deciden en el comit respectivo lo cual se apoya en las actas pertinentes Capacitacin 7.3.1. La planificacin del diseo curricular se realiza en cumplimiento de las diversas fases que apoyan la contratacin pertinente a ello, o en las actas respectivas al comit de capacitacin. 7.3.2. Los elementos de entrada del diseo curricular se le especifican al contratista en los trminos de referencia del contrato previsto para el diseo curricular o bien en las actas respectivas al comit de capacitacin. 7.3.3. Los resultados del diseo curricular son la propuesta de diseo curricular presentada por el profesional designado para tal fin.
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7.3.4. La revisin del diseo se realiza para cada una de las estructuras curriculares de capacitacin diseadas y se dispone de los informes de desarrollo del contrato en apoyo de esto o bien de las actas del comit en el que se revisan. 7.3.5. La verificacin de cada diseo curricular se realiza por el comit de capacitaciones y estos disponen de las actas pertinentes. 7.3.6. La validacin de cada diseo curricular se realiza a travs de la definicin de la competencia de los docentes requeridos para la capacitacin y la calidad de los medios educativos desarrollados. 7.3.7. El control acerca los cambios realizados a los diseos curriculares se deciden en el comit de capacitaciones lo cual se apoya en las actas pertinentes. Investigaciones: 7.3.1. La planificacin del diseo de las investigaciones se realiza como fase previa a los proyectos institucionales o a la gestin de convocatorias especificando los tiempos y objetivos definitivos para cada proyecto. 7.3.2. Los elementos de entrada del diseo se especifican en la convocatoria a investigadores o bien, en la justificacin del proyecto de inters institucional. 7.3.3. El resultado del diseo es el pliego de condiciones para la convocatoria o para el proyecto de inters institucional. 7.3.4. La revisin del diseo se realiza antes de la convocatoria o el proyecto de inters institucional en el comit previsto para ello. 7.3.5. La verificacin de cada diseo se realiza por el comit respectivo y estos disponen de las actas pertinentes. 7.3.6. La validacin de cada diseo la realizan los investigadores al presentarse a las convocatorias, desarrollar las investigaciones convocadas y demostrando que se alcanzan los objetivos previstos por ella en los informes de la investigacin. 7.3.7. El control acerca los cambios realizados a los diseos se deciden en el comit respectivo previo a la apertura del proyecto lo cual se apoya en las actas pertinentes. El control sobre el diseo que se realiza en la entidad se evidencia en los registros identificados como Bitcora de diseo, de los que disponen los procesos de Docencia a travs del registro DC-M-DC-09, Investigaciones a travs del registro RE-M-IN-01 y Capacitacin a travs del registro RE-M-CP-27. 7.4. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

7.4.1. PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS El proceso de compras de la ESAP comienza con la preparacin del anteproyecto de presupuesto que es presentado ante el Ministerio de Hacienda y el
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Departamento de Planeacin Nacional y el cual surte diversas revisiones antes de ser aprobado por el Congreso de la Repblica. Posterior a ello y teniendo un presupuesto asignado, la ESAP consolida sus necesidades de bienes en un Plan de compras para cada vigencia y sus necesidades de servicios en los pliegos de condiciones, trminos de referencia o estudios de conveniencia y oportunidad que apoyan cada contrato de servicios. Cada uno de estas compras previamente se desagrega, distribuye y asigna en certificados de disponibilidad presupuestal para cada una de las necesidades y reas de la entidad. La ESAP evala y selecciona a sus proveedores de manera objetivo y en funcin de sus capacidades para suministrar los bienes o servicios de acuerdo con los requisitos definidos para cada tipo de contrato ya sea por Licitacin Pblica, concurso de meritos, seleccin abreviada o contratacin directa, los cuales disponen cada uno de los registros particulares para evaluar los criterios de seleccin aplicables. La ESAP reevala a sus proveedores en aplicacin de su Manual de contratacin, asignado un supervisor/interventor a cada contrato quien es responsable de evaluar el cumplimiento de los pactos acordados y de generar los informes parciales y totales respectivos. 7.4.2. INFORMACIN PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS La ESAP define en los pliegos de condiciones, trminos de referencia o estudios de conveniencia y oportunidad la informacin pertinente a los requisitos para la adquisicin y aprobacin de bienes, servicios o calificacin del personal ya sea que esto se contrate por Licitacin Pblica, concurso de mritos, seleccin abreviada o contratacin directa. Antes de publicar los pliegos de condiciones, trminos de referencia o estudios de conveniencia y oportunidad la ESAP se asegura de que son adecuados y de que no muestran ambigedades a travs de su Oficina Asesora Jurdica. 7.4.3. VERIFICACIN DE LOS BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS La ESAP dispone del Manual de contratacin en el cual se define que, para cada contrato suscrito por la entidad debe ser determinado un supervisor/interventor competente, y a su vez determina la inspeccin sobre los elementos objeto de contrato y que finalmente como prueba de cumplimiento del objeto contractual y
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de la supervisin misma se elaboren informes parciales lo que redunda en los pagos a los proveedores de bienes o servicios. 7.5. PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

7.5.1. CONTROL DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO La ESAP planifica y presta los servicios bajo las siguientes condiciones: A) Caractersticas de los servicios de Docencia y Capacitacin especificadas en cada uno de sus diseos curriculares; Las caractersticas del servicio de Investigaciones en los registros de cada uno de sus proyectos; Y las caractersticas de los servicios de Asesora y Asistencia Tcnica descritas en las metodologas utilizadas para tal fin. B) Para cada uno de los procesos del sistema de gestin de calidad se han definido los procedimientos documentados requeridos para el logro de sus objetivos. C) La entidad dispone de la infraestructura y los equipos apropiados para la prestacin de sus servicios. D) La ESAP no utiliza para el desarrollo de sus servicios misionales dispositivos de seguimiento o medicin. E) Para la revisin, seguimiento y verificacin de los servicios la ESAP ha definido las actividades necesarias a ello en cada uno de sus procedimientos. F) Como mecanismo de aceptacin la ESAP dispone de los comits necesarios a cada una de sus actividades. G) Los riesgos de mayor probabilidad han sido identificados por sus funcionarios en el Mapa de riesgos para la vigencia actual. 7.5.2. VALIDACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO La ESAP valida los procesos de prestacin del servicio de forma que tengan capacidad para alcanzar los resultados planificados en consecuencia de que: a) Ha definido responsables para la revisin y aprobacin de los procesos. b) Dispone de equipos apropiados y de personal competente que ejerce funciones pblicas. c) Usa metodologas de enseanza/aprendizaje apropiadas y aprobadas para la educacin que ofrece. d) Completa los registros necesarios al sistema y que evidencian el cumplimiento de los requisitos y estndares de calidad. e) Se revalidan los criterios antes mencionados en funcin de su capacidad para alcanzar los resultados planificados.
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7.5.3. IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD La ESAP identifica los servicios prestados mediante la utilizacin de las aplicaciones electrnicas pertinentes a cada proceso. 7.5.4. PROPIEDAD DEL CLIENTE La ESAP cuida la informacin que los clientes suministran salvaguardando y protegiendo los diversos documentos y registros que estos aportan y mantenimiento la confidencialidad respectiva. Adems la ESAP mantiene la integridad de sus estudiantes, investigadores, capacitados y asesorados aplicando las disposiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables, al igual que la de sus servidores pblicos hacindoles extensible el plan de bienestar aplicable a los estudiantes. 7.5.5. PRESERVACIN DEL SERVICIO La ESAP preserva y mantiene la informacin requerida sobre el servicio prestado en los libros, actas, cartillas, mdulos, guas y backups pertinentes y en aplicacin de la Ley 594 de 2000 sobre los archivos. 7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN

La entidad excluye este numeral de todos sus procesos dado que no requiere dispositivos de seguimiento o medicin para proporcionar evidencia de la conformidad de sus servicios. 8. 8.1. GENERALIDADES MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

La organizacin ha planificado el seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para el sistema de gestin de la calidad con la aplicacin de sus indicadores de gestin y con ellos prev, a) Demostrar la conformidad del servicio prestado b) Asegurarse de la conformidad del sistema de gestin de la calidad, y c) Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestin de la calidad.

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8.2.

SEGUIMIENTO Y MEDICIN

8.2.1. SATISFACCIN DEL CLIENTE La ESAP realiza seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos aplicando el RE-S-GC-11 Registro Informe seguimiento satisfaccin del cliente y en este mismo documento se determinan los mtodos para obtener dicha informacin. Los resultados de esta actividad se presentan a la Direccin en cumplimiento del PT-S-GC-03 Revisin por la Direccin y all se define su utilizacin. 8.2.2. AUDITORA INTERNA La organizacin aplica el procedimiento PT-E-GE-01 Auditorias internas con el que prev entre otros: a) Realizar auditorias internas a intervalos planificados. b) Determinar la conformidad con los requisitos de la norma y del sistema de gestin de calidad c) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz el sistema de gestin de la calidad. 8.2.3. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS La organizacin aplica para el seguimiento de los procesos las actividades Verificar y Actuar indicadas en cada una de las Caracterizaciones de proceso. Adicionalmente ha definido para cada procedimiento actividades identificadas como V que corresponden a actividades de verificacin. Para la medicin de los procesos ha dispuesto de los Indicadores de gestin y con estos adems demuestra la capacidad de ellos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcanzan los resultados planificados, se aplican correcciones y acciones correctivas segn el procedimiento PT-E-GE-03 Acciones correctivas y preventivas. 8.2.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SERVICIO Los criterios para la conformidad de los servicios se definen en cada uno de los elementos de planificacin dispuestos para cada uno de ellos, adems en cada uno de los procedimientos misionales se muestran las actividades requeridas que permitan verificar el alcance de los objetivos propuestos.

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MANUAL DE CALIDAD DE LA ESAP


Versin: 03 Fecha: 10/02/2009 Pgina: 34 de 35 Cdigo: MC-S-GC-01

8.3.

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

La ESAP se asegura que el servicio no conforme, se identifica y controla mediante la aplicacin del procedimiento documentado PT-S-GC-04 Control al servicio no conforme 8.4. ANLISIS DE DATOS

La ESAP determina, recopila y analiza los datos pertinentes a la idoneidad y la eficacia del sistema de gestin de la calidad con la realizacin de reuniones y comits. En estas reuniones se evala donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestin de la calidad y en estas reuniones se incluye como entre otros: a) Los servicios no conformes detectados interna y externamente b) La medicin de la satisfaccin del cliente c) Las caractersticas y tendencias de los procesos y del servicio, y d) Las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas. 8.5. MEJORA

8.5.1. MEJORA CONTINUA La ESAP mejora continuamente la eficacia de su sistema de gestin de la calidad mediante el uso de la poltica de calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el anlisis de datos, las acciones de mejora y la revisin por la Direccin. 8.5.2. ACCIN CORRECTIVA La ESAP adopta el procedimiento PT-E-GE-03 Acciones correctivas preventivas con el cual toma acciones para eliminar la causa de las no conformidades y este incluye entre otros: a) Revisar las no conformidades detectadas (Servicio no conforme). b) Determinar las causas de las no conformidades, c) Tomar acciones para asegurarse de que no vuelvan a ocurrir. 8.5.3. ACCIN PREVENTIVA La ESAP adopta el procedimiento PT-E-GE-03 Acciones correctivas preventivas con el cual prev eliminar las causas de no conformidades potenciales y este incluye entre otros:
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Versin: 03 Fecha: 10/02/2009 Pgina: 35 de 35 Cdigo: MC-S-GC-01

a) b) c) d)

Determinar no conformidades potenciales, Determinar e implementar las acciones necesarias, Registrar los resultados de las acciones tomadas, y Revisar las acciones preventivas tomadas previamente. 9. DESCRIPCION DE PROCESOS

La interrelacin de los procesos se encuentra en el mapa de procesos y la caracterizacin de cada uno de ellos se incluye como anexo al presente manual.

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