Universidade de Brasília

Decanato de Gestão de Pessoas

Mapeamento de Processos

Projeto de Gestão de Desempenho e Dimensionamento

Qual a Finalidade do Mapeamento de Processos?
• Conhecer e mapear os processos organizacionais desenvolvidos pela instituição e disponibilizar as informações sobre eles, promovendo a sua uniformização e descrição em manuais; • Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas da gestão de processos; • Implantar melhorias nos processos, visando a alcançar maior eficiência, eficácia e efetividade no seu desempenho.

A Metodologia
• Mosaico • Matriz de Gerenciamento de Processos • Procedimento Operacional Padrão -POP

Mapeamento de Processos
 Utilizando a método do “Mosaico de processos”
• Consiste em organizar os processos identificados em um quadro segundo os cinco levantamentos realizados (Definição do processo, produto, atividades, tempo para execução e dificuldades / necessidades).

Processo

Conjunto de tarefas discretas que seguem uma seqüência e que dependem umas das outras numa sucessão clara (Oliveira, 2000).

Conceito
ENTRADA
(Insumos)

PROCESSOS

SAÍDAS
(Produtos)

Atividades que agregam valor
Fornecedor Cliente

PROCESSO
Conjunto de atividades interrelacionadas que visam um determinado resultado. Ex: Processo: Cadastro de servidores Atividades: Receber pasta funcional, verificar documentos servidor e dependentes, alimentar dados do servidor e dependentes no SIPES, (...) enviar pasta funcional e relatórios ao GPAG.

Produto

Conceito
PRODUTOS

• Bens ou serviços, com determinadas características, que satisfazem as necessidades e desejos dos clientes. • Produto: Resultado de um processo.
Fonte: Gestão por Processos ANEEL 2008

ENTRADA
(Insumos)

PROCESSOS

SAÍDAS
(Produtos)

Atividades que agregam valor
Fornecedor

Cliente

Atividade/Ação

Conceito
ATIVIDADE

ENTRADA
(Insumos)

PROCESSOS

SAÍDAS
(Produtos)

ATIVIDADES que agregam valor
Fornecedor Cliente

• Atividades: são conjunto de ações operacionais descritas e alinhadas para execução, visando um objetivo comum.

Atividades
• Atividades são micro operações que estão inseridas dentro dos processos. • Pode ser definida com a sequência lógica de ações que tem o objetivo de produzir determinado bem ou serviço. (Hammer e Champy, 1994).
• Atividade 1 • Atividade 2 • Atividade 3 Processo • Atividade 4
Aumentando o Zoom

• Ação 1 • Ação 2 • Ação 3 Atividade • Ação 4

Processo Mosaico

Atividades
• Atividades são conjuntos de ações operacionais descritas e alinhadas para execução, visando um objetivo comum.
PROCESSOS

• Atividade: é a ação executada que tem por finalidade dar suporte aos objetivos da organização. As Atividades correspondem a “o quê” é feito e “como” é feito durante o processo.
Fonte: Padrão de Trabalho de Modelagem de Processos MPOG 2007

ATIVIDADES que agregam valor

• Atividade: Uma unidade de trabalho realizada por uma pessoa, em um local, em determinado tempo.
Fonte: Gestão por Processos ANEEL 2008

Conceito
ATIVIDADE X TAREFA
• Atividade x Tarefa: estas definições se confundem a ponto de alguns autores defenderem que a ATIVIDADE é maior ou está contida na TAREFA e outros defenderem exatamente o oposto.
– Fonte: Mapeamento e Gestão por Processos – JÚNIOR & SCUCUGLIA, 2010

ATIVIDADE

TAREFA

POP

POP = Procedimento Operacional Padrão

Tempo

O Tempo
• TEMPO: neste campo deverá ser informado o tempo necessário (utilizado, consumido, etc) para “execução” da atividade.
•O tempo mensurado por atividade é somente o tempo interno, ou seja, o tempo que a atividade está com você, executor. •O tempo de processo será a soma de todos os tempos de todas atividade. •O tempo também deve ser contabilizado levando em consideração de que as ações são realizadas sem interrupção

ATENÇÃO!!

Dificuldades/Necessidades

As Dificuldade e Necessidades
• DIFICULDADE / NECESSIDADES: neste campo deverá ser informado - SE EXISTIR - as dificuldades encontradas ou as necessidades para a “execução” da atividade ou do processo. • Exemplo: para a atividade “Cadastro do servidor no sistema”, podemos ter: -Dificuldades: sistema inconsistente com perda de dados. -Necessidades: atualização da versão do sistema.

Processo

Produto

Atividade

Tempo

Dificuldade/ Necessidade

Despacho com a Direção

Documentos diversos encaminhados por meio de UnBDoc

Receber, via contínuo, documentos do protocolo/ correio para a direção; 2 - Registrar no controle de entrada de documentos; 3 - Conhecer o teor dos documentos recebidos e, no mesmo momento, estabelecer prioridades de despacho e Separação de documentação em lotes; 4 - Despachar com a Direção; 5 Registrar o encaminhamento por meio do UnBDoc; 6 - Entrega dos documentos nos respectivos setores da FE.

1-

15 minutos

15 minutos

Necessidade:
Permanência ininterrupta de colaborador na Direção para atender telefone (demanda de outros setores da FE em horário de trabalho do mesmo na Direção)

15 minutos

30 minutos 15 minutos

10 minutos Total de 100 minutos (1h 40 minutos)

Matriz de Gerenciamento de Processos
2. Transcrição dos dados obtidos com a aplicação do Mosaico de Processos para a Matriz de Gerenciamento dos Processos.

Solicite ao DGP, cópia do roteiro para elaboração da matriz de gerenciamento dos processos de trabalho

Procedimento Operacional Padrão
4. Elaboração dos POPs – Análise, ajuste e valide os dados

Solicite apoio ao DGP modelo de POP para elaboração dos seus documentos

Passo a passo para o preenchimento do POP

Passo a passo para o preenchimento do POP

Passo a passo para o preenchimento do POP

Passo a passo para o preenchimento do POP

EXEMPLO DE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

DÚVIDAS?

Obrigado!

Contatos
• Equipe de Mapeamento de Processos: • Fábio de Lucia – Consultor em Mapeamento de Processos • Anali Lázara – Coordenadora de Dimensionamento • Daniel Olinto – Administrador • Luis Pereira – Arquivista • Daniel Pagotto – Estagiário de Graduação (adm/unb) E-mail: DGPUNB@GMAIL.COM Telefones: (61)31070403/31070442

Referências Bibliográficas
• • • • • • • • • GONÇALVES, J. E. L. As Empresas São Grandes Coleções de Processos. RAE - Revista de Administração de Empresas. , v. 40, n.1, p. 6-19, Jan./mar. 2000a. GONÇALVES, J. E. L. Processo, que Processo. RAE - Revista de Administração de Empresas. , v. 40, n. 4, p. 8-19, out./dez. 2000b. HAMMER, Michael. A Empresa Voltada para Processos.HSM Management, n. 9, ano 2, jul./ago. 1998. HARRINGTON, H. J. Aperfeiçoando Processos Empresariais. São Paulo: Makron Books, 1993 RADOS, G. J. V. et al. Gerenciamento de Processos. Apostila. Florianópolis:PPGEP/UFSC, 1998. SORDI, JOSÉ OSVALDO. Gestão por Processos: Uma abordagem moderna da Administração. São Paulo: Saraiva 2008. CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia 8ª Edição. Nova Lima: INDG 2004. PAIM, R. et al. Gestão de processos: pensar, agir e aprender. Porto Alegre: Bookman, 2009. Cadernos de Excelência: Processos/Fundação Nacional da Qualidade. São Paulo: Fundação Nacional da Qualidade, 2008. – (Série Cadernos de Excelência, n. 7.)


• • •

IQG. - Programa de desenvolvimento de recursos humanos em gestão da qualidade em saúde. Modúlo III: Gestão do Risco. Belo Horizonte, Secretaria Estadual de Saúde de Minas Gerais. 2008
MATUS, C., 1972. Estratégia y Plan. Santiago: Editorial Universitária. Mello , J. B.; Amargo , M. O. Qualidade na Saúde – Práticas e conceitos. Normas ISO nas Áreas Médico-Hospitalar e Laboratorial. São Paulo: Best Seller, 1998. Conceitos básicos para a elaboração de indicadores – Capacitação no elenco norteador e indicadores do Sinavisa – ANVISA: 15 de agosto de 2008.


• • •

PAVANI JUNIOR, O., SCUCUGLIA, R. Mapeamento e gestão por processos - BPM. Gestão orientada à entrega por meio de objetos. São Paulo: M.Books do Brasil, 2011.
NBR ISO 9000:2000, Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e Vocabulário. NBR ISO 9001:2008, Sistemas de Gestão da Qualidade. Guia do estudo aplicado na área da saúde em todo o Estado de Minas Gerais poderá ser visto no link http://www.esp.mg.gov.br/wpcontent/uploads/2011/02/Implantaçao-PDAPS-Oficina-5_080210_BAIXA.pdf Observem que nele consta a Matriz de Gerenciamento dos Processos a qual propomos para a UNB. Este mesmo trabalho foi aplicado na região macrocentro do Estado do Espirito Santo e no município de Curitiba no ano de 2010.

Mãos à obra!

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