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White Paper de Liderana em Pensamento

Perspectiva do CIO: Para ser timo em TI, preciso ser timo em BPM

Perspectiva do CIO: Para ser timo em TI, preciso ser timo em BPM

ndice
2 P:O que BPM e por que importante? 3 P: Como comear com o BPM e se desenvolver rpido? 3 P: Aonde o BPM leva a sua organizao? 4 P: Quais so as lies aprendidas nas trincheiras? 5 P: Por que escolher o Melhor Valor em vez do Estado da Arte? 5 P: A plataforma certa ser escolhida para o negcio? 6 P: Qual ser o futuro do BPM? 6 Insights finais do CIO 7 Sobre Toby Redshaw e Aviva, plc 7 Por que o BPM da IBM?

P: O que BPM e por que importante?

Da Diretoria para baixo, a TI est sendo pressionada para entregar mais por menos. Essa a maior exigncia para a liderana de TI. Chamo isso de RMB - Rpido, Melhor, Barato. O BPM uma ferramenta de construo sobre a qual estamos muito, muito entusiasmados - que entrega solues mais rpidas, melhores e mais baratas. Em sua essncia, o BPM uma disciplina e uma abordagem metodolgica, que transforma o dilogo da TI com o negcio em uma abordagem interativa e continuamente iterativa para a construo de solues. O BPM leva a conversa de TI para o idioma dos negcios, abordando um dos problemas perenes da TI: As lacunas na comunicao entre negcios e TI. Nas organizaes o BPM alia a melhoria contnua de baixo para cima a uma viso estratgica estabelecida de cima para baixo. Conforme se aprofunda mais em BPM, mais o usurio percebe que a variao de processos em torno de sua empresa no como deveria ser - os processos cresceram de uma forma mais acidental do que planejada e h grandes oportunidades para a uniformizao e reutilizao. Nos ltimos 25 anos fazendo isso, vi algumas tecnologias realmente surpreendentes e adotei algumas grandes ondas de mudana. Aquela com o maior impacto que ns j tivemos o BPM e agora est em um estgio de maturidade que lhe permite ser uma ferramenta importante para a empresa.

Estes insights sobre Gerenciamento de Processos de Negcios (Business Process Management - BPM) vm de Toby Redshaw, o CIO do grupo que est conduzindo um programa de BPM de sucesso na Aviva Plc, o quinto maior grupo de seguros do mundo. Estas observaes foram feitas durante a palestra de Toby na Lombardi Driven User Conference de 2009.

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P: Como comear com o BPM e se desenvolver rpido?

Eis o que se deve fazer com todas as inovaes em sua empresa: Escolha um piloto: E escolha algo que no seja fcil escolha algo que importe. Em seguida, divulgue: Divulgue a soluo... divulgue os ganhos... divulgue o resultado, no divulgue a tecnologia. No queremos a TI falando sobre coisas de TI para homens de negcios. Queremos o seguinte: Como voc impactou minhas perdas e ganhos? Como me ajudou a conseguir, manter e aumentar minha clientela especialmente neste clima econmico? Encontre um bom parceiro da rea de negcios. Aproveite para ensin-lo sobre BPM, o processo e a ferramenta. Faa mais alguns pilotos ento comece a promover um desfile: Destaque estes ganhos. Comece a evoluir adotando uma nica abordagem comum: Importante: No tente usar sua nica abordagem comum de primeira primeiro, pegue um pouco de experincia e... Aprenda: Como vrias outras novidades em tecnologia, o BPM bem simples a nvel conceitual. No entanto, o aprendizado intensivo um jogo diferente. como mudar de tnis para basquete no se pode simplesmente sair de uma quadra para a outra e arrasar. realmente preciso prestar ateno necessrio um fluxo de trabalho baseado na aprendizagem: O que se aprendeu? O que poderia ter sido feito melhor?

Melhore continuamente ao longo de cada ciclo e, ento, pode-se ir rumo criao de uma abordagem comum e de um Centro de Excelncia. preciso ficar alerta, porque se um projeto de BPM implantado, e bem implantado, haver um problema de alta demanda o que chamo de problema de alta qualidade. Isso significa pessoas batendo sua porta para dizer: Vi aquele programa de melhoramento ser implantado com um tero do custo, em um tero do tempo posso ter um igual?

Repito: faa o piloto, divulgue, v fundo, promova um desfile, crie sua abordagem comum, foque na aprendizagem, crie um centro de excelncia e, ento, esteja preparado para administrar a onda de demanda.

P: Aonde o BPM leva a sua Organizao?

Depois de seis meses ou um ano com o BPM, as expectativas sobre TI dos clientes internos ser mudada. Eles comearo a exigir entrega gil. Mudaro os seus parmetros do que consideram solues boas. Outra coisa que comear a emergir: Ser possvel ver padres emergirem do seu processo de trabalho. Ser vista a capacidade de reutilizar coisas, comeando com uma estrutura emprestada de outro projeto, em vez de uma construo completa do zero. Ns temos solues de uma regio do mundo que agora exportamos para outra regio do mundo sabemos que no exatamente o mesmo, mas um ponto muito melhor para se comear. Um dos perigos de uma ferramenta to fantstica quanto o BPM que se pode superestim-la. O objetivo ter a soluo de negcios pronta e seguir em frente.

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P: Quais so as lies aprendidas nas trincheiras?

No comeo, ficamos meio empolgados demais com a tecnologia de BPM... infelizmente, os executivos passaram os ltimos 10 anos escutando a TI falar sobre tecnologia e nem sempre entreg-la. Ento, quando um cliente interno diz: A TI nos deu exatamente o que queramos!, tome o cuidado de manter a empolgao da TI dentro da TI. D crdito quando o crdito merecido: A equipe ajudou o negcio a ter um impacto nas perdas e ganhos, a resolver um problema, a conseguir, manter e aumentar a clientela. Olhe para esta equipe e para o que eles fizeram pelo marketing, vendas, finanas, controle, ou gerenciamento de riscos. E conte a histria do BPM. Fizemos isso em oito semanas com 24 pessoas, e teria sido um projeto de um ano e um time com o dobro de pessoas se no tivssemos feito assim. Os executivos comearo a falar bem da abordagem e da ferramenta BPM. Certifique-se de que o BPM esteja focado no nvel estratgico e no apenas no nvel ttico: necessrio entender que todas estas equipes de TI saem, resolvem problemas para o negcio e fazem o trabalho deles, mas so parte de um todo mais amplo. Se deixar que se torne um conjunto de abordagens diferentes, completamente independentes, no orquestradas, ser criado um emaranhado impossvel de se desenrolar e tero perdido uma vantagem competitiva significativa em forma de aprendizagem comum, gerenciamento de talentos, comunicao e, claro, reutilizao, que uma das ncoras do Rpido, Melhor, Barato.

Identifique processos passveis de otimizao ou falhos e conserte-os rapidamente: Praticamente todos os processos em uma companhia podem ser otimizados mas procure cedo as coisas importantes que so falhas. Procure o n Grdio. Procure algo realmente desafiador, chame as pessoas certas, comece do princpio e continue a ecoar as mensagens sobre Rpido, Melhor, Barato. Voc vai descobrir que projetos so realizados de trs a quatro vezes mais rpido e, certamente, mais barato. E, na Fase 2, desenvolver solues cada vez mais sofisticadas, se comparadas ao que normalmente acontece no antigo ambiente de construo, onde, na Fase 2 gasta-se todo o tempo consertando as coisas que no ficaram certas na Fase 1. Entenda o impacto da TI: Sua liderana na gesto de projetos ou de mudanas ter de repensar o ritmo e cadncia da entrega com esta nova ferramenta de BPM, e comear a diminuir e conduzir projetos daquela maneira. Habilidades diferentes so necessrias. No to ruim quanto se pode pensar no preciso remodelar completamente sua equipe de TI. Alguns dos melhores elogios que j recebemos dos analistas de negcios foram Obrigado por terem nos enviado aqueles caras da TI que falam a nossa lngua!. De fato, no enviamos ningum especial enviamos nossos caras da TI de sempre mas a rica interface de uma boa ferramenta de BPM os fora a falar sobre gerenciamento de processo de negcios. Tambm importante ter algum mais experiente algum que j tenha participado de uma jornada de BPM. Gaste algum dinheiro com consultoria ou servios profissionais para que voc alcance logo a velocidade de cruzeiro. (Eu no sou um grande f de consultores, mas sou um grande f de aceleradores). Alm disso, procure por pessoas de processo puras, que se pode pegar de qualquer rea e que tenham feito algum trabalho decente em Six Sigma h vinte anos, isso pode ter sido um pouco mais difcil, mas atualmente no. Garanto que h boas pessoas de processo na sua companhia. Uma ltima considerao: Processos so bens reutilizveis eles valem seu peso em ouro!

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P: Por que escolher o Melhor Valor em vez do Estado da Arte?

Isto algo muito importante no mundo atual de preos restritos, imediatismo e mais por menos. uma simples questo de economia e funcionalidades. O usurio nunca de fato usa todas as funcionalidades de um pacote de software ou aplicativo. Uma coisa terrvel que a TI fez indstria de fornecimento de software foi instituir uma checklist de funcionalidades. O produto deste fornecedor tem quatro funcionalidades a mais do que o daquele outro; logo, ns lhe atribumos mais pontos. Isso no faz sentido... As ltimas trs ou quatro funcionalidades so predominantemente inteis, insignificantes ou at mesmo desperdcios. Quem usa ou sequer conhece todos os recursos do Excel? preciso responder o que isso faz pelo usurio? e quais so as partes importantes? Ao escolher o Melhor Valor, a companhia est escolhendo uma plataforma de BPM baseada no valor para sua equipe, atado ao preo. O valor produo por preo. Se for possvel fazer um negcio de Melhor Valor por 65 por cento do custo de um de Melhor Qualidade, possvel fazer 50 por cento mais negcios pelo mesmo preo. E neste esquema que estou: Pegue o dinheiro, entregue a soluo, apresente o impacto em perdas e ganhos e ento faa o prximo. Se eu puder fazer 50 por cento a mais, ento fiz uma coisa tima para o negcio. Agora, h reas em que realmente melhor escolher solues de Estado da Arte como Defesa de Permetro e alguns outros itens de Segurana e Riscos mas a maioria das coisas em TI no so equivalentes neurocirurgia, em que, se o mdico comete um erro, ele mata o paciente. Oitenta e cinco por cento uma boa meta para vrias coisas que se faz em TI, se conseguir a queda nos preos. Tivemos muita sorte o IBM WebSphere Lombardi Edition ganhou nosso desafio de Melhor Valor e tambm ganhou nosso desafio de Melhor Qualidade, tornando-se uma escolha fcil.

P: A plataforma certa ser escolhida para o negcio?

Muitas pessoas ainda acham que BPM o mesmo que orquestrao de processo. Aquelas ferramentas antigas que existiam de cinco a seis anos antes do BPM mas elas no so a mesma coisa. Estou certo de que alguns j viram aquelas ferramentas, em que a interface simplesmente impossvel para homens de negcios. preciso focar nisso, porque importante que os homens de negcios entendam e adotem o BPM em um dia ou um dia e meio. Temos reunies com os executivos em que, depois de uma hora, eles j esto dizendo, Vou aplicar BPM aqui, vou usar o BPM para aquilo porque j entenderam o BPM porque as ferramentas do BPM so feitas para o processo de mudana nos negcios. Especialmente nesse ambiente de BPM, a qualidade do software inversamente proporcional grossura do manual de treinamento isso determina o quanto a empresa pode agilizar seus usurios de negcios. Tivemos algumas experincias fantsticas com a tecnologia do IBM WebSphere Lombardi Edition ele realmente ajudar nossa curva de adoo. Uma das coisas de que se deve ter conscincia e administrar ativamente: haver um pouco de resistncia ao BPM na TI, por causa da velocidade com a qual o negcio pode adot-lo, abra-lo e comear a us-lo. E a linha entre negcios e TI comea a ficar um pouco desfocada. As melhores pessoas da TI voltaro de suas primeiras experincias dizendo, Ei, isto vai colocar muito mais poder nas mos do analista de negcios e diminuir minhas funes ou reorientar meu trabalho. Mas isso uma coisa muito boa! Fazer um analista de negcios virar uma chave, mudar um parmetro ou ajustar um processo 1.000 vezes melhor do que tentar faz-los criar alguma ordem de trabalho ou passar por todo o processo de TI para codificar algo e por em prtica.

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P: Qual ser o futuro do BPM?

Estou muito entusiasmado com o que estamos fazendo com o BPM agora! Estamos causando um grande impacto nas perdas e ganhos com grandes economias em TI em um ano difcil. Ainda assim, se voltssemos no tempo uns trs ou quatro anos e olhssemos para as coisas que estamos fazendo este ano, acho que iramos dizer: Uau! Olha como chegamos longe! Acho que veremos este espao do BPM evoluir imensamente por trs motivos bsicos: (1) A coisa realmente funciona e cumpre o que promete, e isso ir criar um grande aumento na demanda. (2) exatamente o momento econmico certo para uma ferramenta cuja essncia fazer as coisas Rpido, Melhores e Baratas. (3) Os fornecedores grandes e espertos no espao do BPM comearam a construir depois que a revoluo da arquitetura orientada a servios (SOA) aconteceu ento, comearam a construir com um conjunto de Lego novo, modular, inteligente, em oposio aos dias de clienteservidor, em que tnhamos de escrever muito cdigo. Ns todos conhecemos fornecedores que tm bases de cdigos com milhes de linhas o dinheiro desperdiado por pesquisa e desenvolvimento no gera o que se pode fazer com este novo e moderno conjunto de Lego. Ento, h uma tempestade perfeita para que o BPM acelere. O BPM e a SOA se conectaro melhor no fim das contas, Web Services se encaixam nos fluxos de processo. Um mundo mais rpido, de arrastar e soltar, emergir. O Monitoramento da Atividade de Negcio era uma disciplina separada quando comeamos com BPM: De fato existia em companhias diferentes! Agora, se tornou uma rea integrada no BPM.

Seus processos de negcios agora se tornaram inteligentes se tornaram preventivos, se tornaram pr-ativos. Se for possvel consertar algo no comeo do processo, antes que chegue ao mundo como um problema real no produto ou no cliente, economiza-se um fator de 10 ou um fator de 100. Creio que o BPM se estender a ambientes da comunidade e reas de networking social... h um futuro muito animador para isso.

Insights finais do CIO

Realmente acredito que o BPM pode ser o item de maior impacto na sua Caixa de Ferramentas de TI nesta dcada. Eu estive na frente de inovaes desde que comecei a trabalhar com TI, 25 anos atrs, e BPM a inovao mais empolgante de todas. Por qu? Por causa do seu potencial impacto em perdas e ganhos. Um aviso importante: Se o BPM no for usado com a arquitetura certa e com a abordagem certa especificamente uma abordagem de arquitetura empresarial o usurio criar espaguete e ter problemas com ele. Mas a arquitetura empresarial no algo que se tem de construir primeiro estamos construindo nossa competncia em arquitetura empresarial em paralelo com o BPM. preciso ter um bom olho para arquitetura e se certificar de que o pessoal da arquitetura est envolvido em estabelecer as bases. Arquitetura empresarial no algo que se pode simplesmente comprar e ligar em seis meses uma jornada que dura anos. E, conforme se evolui com a sua ferramenta BPM, enderear a arquitetura empresarial. Ns falamos sobre ir fundo BPM no algo para se fazer superficialmente. para consertar algo que est quebrado e que seja importante.

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Foque no Melhor Valor, no no Estado da Arte. Tivemos sorte em nosso caso: Conseguimos ambos com o IBM WebSphere Lombardi Edition. (Mas muito cuidado... Eu s vi isso acontecer trs ou quatro vezes). muito difcil se dizer em TI, Eu vou escolher o segundo melhor porque 30% mais barato, mas isso que devemos fazer. Se estiver fazendo qualquer coisa em TI, e no for Rpida, Melhor, Barata, questione-a. (Isso no era realidade h 10 anos com certeza o ERP e grandes sistemas de cadeia de fornecimento no eram Rpidos, Melhores ou mais Baratos). Acho que a marca de boas tecnologias e solues Rpida, Melhor, Barata. Haver muitas histrias na imprensa sobre isso nos prximos dois ou trs anos. As histrias chegaro Diretoria e da mesma forma que, quando os aplicativos para Web apareceram em 19941995, as Diretorias iro dizer, Ei, olha o que aquela companhia com aquela nova tecnologia... Por que no estamos fazendo aquilo, Sr. CIO? Essas perguntas se espalharo pela organizao. Naquela poca, as pessoas no negcio no entendiam de fato a dimenso da Web e o que podiam fazer com ela a TI se prontificou e realmente as ajudou. Da mesma maneira, acho que uma oportunidade real para a TI estar na frente, liderando a construo da soluo de BPM e ajudando a planejar aonde o negcio est indo. O BPM uma das reas em que a concorrncia j est se comeando a se mexer! Ento, se no estiver se movendo nesse espao do BPM que um espao de aprendizagem intensiva e no estiver aprendendo ao mesmo tempo em que a concorrncia, ela ter vantagem. Pense nisso: Quais so as chances de sua companhia ser tima em aquisio e reteno de clientela, cadeia de fornecimento, distribuio de produtos, desenvolvimento de produtos, fuses e aquisies, cross-selling e up-selling... sem ser tima em TI? No mundo atual, no consigo pensar em uma indstria ou setor em que isso ainda acontea.

Realmente acredito que o BPM se tornar a principal abordagem para a construo de solues em TI. Se for assim, daqui a trs anos, quais so as chances de se ser timo em TI sem ser timo em BPM? Acho que as chances estariam perto de zero.

Sobre Toby Redshaw e Aviva, plc

Toby Redshaw se uniu Aviva em 2008 como CIO global. Antes, Toby era Vice-Presidente corporativo da Motorola, onde liderou diversas disciplinas de TI em aprovisionamento global. Anteriormente, ajudou a criar uma empresa .com global, administrando trs ou quatro unidades de negcios. Durante 17 anos na FedEx, teve importantes posies em negcios e em TI nos EUA, sia e Amrica Latina, incluindo o cargo de CIO para uma unidade de negcios presente em 53 naes, e desenvolvimento de produtos globais para solues de automao para clientes internacionais. Toby foi o presidente fundador da Kellogg Innovation Network, na Kellogg Business School, e presidiu o Conselho RosettaNet. Tambm foi o Presidente Executivo da Media River e participou de diversas diretorias, incluindo a Fundao Internacional da Catarata. A Aviva plc, junto com suas subsidirias, negocia seguros de vida e poupanas de longo prazo, administra fundos e a maior parte dos tipos de negcios no ramo de seguros e de sade. A Aviva o quinto maior grupo de seguros do mundo, o maior grupo de seguros no Reino Unido, o segundo maior grupo no Canad, operando como Aviva Canad, e um dos lderes em fornecimento de seguros de vida e penses na Europa. A Aviva estabeleceu uma posio competitiva nos EUA, o maior mercado de poupanas do mundo, onde o principal fornecedor de produtos de renda indexada e de seguro de vida indexado.

Por que o BPM da IBM?

Softwares e servios de BPM da IBM ajudam organizaes a otimizar o desempenho nos negcios, descobrindo, documentando, automatizando e continuamente melhorando os processos de negcios para aumentar a eficincia e diminuir os custos.

Para mais informaes

Para aprender mais sobre o BPM da IBM e o IBM WebSphere Lombardi Edition, por fazer entre em contato com um representante de marketing da IBM ou um parceiro de negcios da IBM, ou visite os seguintes sites: IBM WebSphere Lombardi Edition: ibm.com/software/integration/lombardi-edition/

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