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Mdul 8 Organitzaci de la informaci

Mdulo 8 Organizacin de la informacin

Qu aprenders?
Hasta el momento, has realizado bsquedas de informacin, has encontrado un conjunto de resultados y, en el mdulo 7, los has evaluado. En el mdulo 8 aprenders a leer, sintetizar y organizar la informacin que has hallado. Una vez organizada, la podrs utilizar para construir nuevo conocimiento y comunicarlo. En este mdulo aprenders a organizar la informacin que obtienes en las bsquedas para que te resulte de utilidad. Sumario

1. Por qu organizar la informacin ........................................................................................... 2 2. Lectura de los documentos..................................................................................................... 4 3. Sntesis de los documentos ...................................................................................................... 4 3.1 Anotaciones......................................................................................................................... 5 3.3. Esquemas ............................................................................................................................ 6 3.4. Cuadros sinpticos ............................................................................................................ 6 3.5. Mapas conceptuales........................................................................................................ 6 3.6 Grficos ................................................................................................................................ 8 3.7. Citas y parfrasis ................................................................................................................ 8 4. Sistemas de organizacin ...................................................................................................... 10 4.1. Soporte papel................................................................................................................... 11 4.2. Soporte electrnico......................................................................................................... 12 4.3. Carpetas y ficheros.......................................................................................................... 13 4.4. Bases de datos ................................................................................................................. 13 4.5. Sistemas de archivo web................................................................................................ 14 5. Gestores de referencias ......................................................................................................... 14

El tiempo aproximado que tardars es de veinte minutos.

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Apuntes
1. Por qu organizar la informacin
La sociedad de la informacin y del conocimiento se basa en que cada uno parte de unos conocimientos previos. En un momento dado, el individuo detecta una necesidad de informacin. Entonces, la busca en una herramienta de bsqueda de informacin. En el proceso de bsqueda, recupera resultados que contienen informacin: esta se ha de organizar para poderla procesar y ser asimilada. Una vez asimilada, junto al conocimiento previo que tena, construir nuevo conocimiento.

Para construir conocimiento es importante organizar la informacin.

La bsqueda de informacin da como resultado referencias bibliogrficasG entre las cuales se seleccionaran aquellas que son relevantesG para tu trabajo. Las has de conservar de forma organizada para, despus, poder recuperar los documentosG (Mdulo 5, Recuperacin de la informacin).

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Las referencias son los enlaces que llevan hacia los documentos. Una vez ledos y estudiados los documentos, es necesario sintetizar la informacin para entenderla bien y asimilarla. Con la informacin obtenida y los conocimientos previos, construirs nuevo conocimiento. Despus, probablemente, elaborars documentos para comunicar tu conocimiento (trabajos, artculos, tesis doctoralesG, etc.) cada uno de los cuales se convertir en una nueva referencia. Otras personas, cuando realicen la bsqueda, encontrarn la referencia de este documento y volver a iniciarse el proceso.

No es suficiente saber que un documento existe, es necesario acceder a su contenido.

Segn el sistema por el cual has accedido a un documento, lo tendrs disponible un determinado tiempo. Durante este tiempo, has de asimilar el contenido y hacer la sntesis. Sistemas de acceso Prstamo de documentos Documentos protegidos Documentos excluidos de prstamo Compra de documentos Fotocopias Descargas de archivos Tiempo de acceso Temporal Temporal Temporal o indefinido. Si el documento est excluido de prstamo, se puede consultar siempre. Indefinido Indefinido Indefinido Asimilacin y sntesis Segn el plazo En el momento

En el momento Indefinido Indefinido Indefinido

Uno se lleva a casa cientos de pginas fotocopiadas y la actividad manual que ha ejercitado sobre el libro fotocopiado le da la impresin de poseerlo. La posesin de la fotocopia exime de la lectura. Esto les sucede a muchos. (Eco, Umberto. Cmo se hace una tesis. Barcelona: Gedisa, 2000: p. 138).

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2. Lectura de los documentos

En el proceso de lectura has de extraer las ideas principales del documento. Para obtener el mximo de informacin relevante posible: Haz una primera lectura rpida para tener una idea general sobre lo que trata el documento: idea principal, apartados, punto de vista, etc. Haz una segunda lectura tomando las notas necesarias para sintetizar la idea del autor. Consulta el diccionarioG siempre que sea necesario.

Cuando leas y estudies has de tener siempre a mano papel y bolgrafo para tomar notas.

3. Sntesis de los documentos

A partir de la lectura del documento, has de extraer las ideas principales que te permitirn entender, simplificar y recordar mas tarde el contenido de un documento. Por eso, has de elaborar tantos documentos de sntesis como sea necesario. Has de ser muy riguroso con la informacin que elabores. Pasado un tiempo, cuando vuelvas a leer las anotaciones, has de poder diferenciar: Las ideas que te ha sugerido la lectura y que has anotado Las citas textuales o fragmentos que has copiado textualmente Las parfrasis o anotaciones no textuales del contenido del documento

Los tipos de documentos que puedes elaborar son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Anotaciones ResmenesG Esquemas Cuadros sinpticos Organigramas Grficos

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3.1 Anotaciones
Las anotaciones consisten en apuntar en una hoja en blanco las ideas del autorG del documento sobre un tema. Las anotaciones que haces a medida que lees un documento te ayudaran a: Recordar una idea Evaluar el pensamiento del autor Estar mas atento a la lectura

Se pueden organizar en fichas (o archivos, o registros). Cada una se ha de corresponder con uno de los temas que trata el autor. Siempre has de hacer constar la fuente de donde se ha extrado la informacin. Adems, al principio de cada nota, tienes que indicar en que pgina podrs encontrar la informacin completa. Ej.:

3.2. Resmenes
Un resumen es un texto breve que sintetiza el principal contenido del documento. Para hacer un resumen: S breve. Utiliza tus palabras; no copies. S fiel a lo que dice el documento. Incluye todos los apartados del documento. En un artculo de investigacin, ten en cuenta las hiptesis de partida, la metodologa, los resultados y las conclusiones. Utiliza el mismo punto de vista que el autor. S objetivo, excepto en los resmenes crticos.

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Escribe de forma clara. El resumen ha de tener un hilo conductor; ha de tener coherencia interna. Cita el documento original. Se suele aconsejar que el resumen no ocupe ms del 3% de lo que ocupa el documento original.

3.3. Esquemas
Un esquema es una representacin breve del contenido. La informacin es la misma que en un resumen. La diferencia es que se presentan las palabras enlazadas por flechas y llaves. De esta manera se relacionan las ideas. Con el esquema tendrs una idea de todo el contenido del documento.

3.4. Cuadros sinpticos

Los cuadros sinpticos se utilizan para comparar ideas y puntos de vista de diversas fuentes sobre un mismo tema, comparar productos, prestaciones, etc. Ej.: Bases de datosG especializadas CSIC-ICYT Espaa Ciencia y tcnica Compendex Internacional Ingeniera mecnica, civil y qumica Science Direct Internacional Desarrollo humano y sostenible , Ingeniera agroalimentaria , Ingeniera qumica , Ingeniera de los materiales , Fsica , Ingeniera mecnica , Ingeniera civil , Informtica , Recursos generales Acceso al texto completo S No ---

mbito geogrfico mbito temtico

Tipos de bases de datos Artculos de revista Actas de congresosG Otros

Referencias bibliogrficas S S Anuarios

Referencias bibliogrficas S S Informes tcnicos

Fuente: Elaboracin propia a partir de la informacin de Bibliotcnica. Bases de dades especialitzades (http://bibliotecnica.upc.es/bbdades/inici.asp)[Consulta: 28 junio 2006]

3.5. Mapas conceptuales

Los mapas conceptuales son muy similares a los organigramas porque representan las relaciones entre los conceptos de forma jerrquica. Se utilizan, sobretodo, para representar: Conceptos muy relacionados entre ellos Procesos evolutivos

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El siguiente ejemplo se ha extrado de Varela, Xavier (http://www.cienciesnaturals.com/geologia/images/min1.gif).

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3.6 Grficos
Por grfico entendemos el diagrama que representa los datos numricos que aparecen en los documentos. Te sern tiles para analizar la relacin entre los datos. Ej.: Estudios de primer y segundo ciclo por localidades

Elaboracin propia a partir de: Estudis de 1r i 2n cicle, 1r cicle i dobles titulacions. Curs 2006-2007. http://www.upc.edu [Consulta: 2 de mayo de 2005]

3.7. Citas y parfrasis

En tu trabajo, puedes incluir la informacin recogida en forma de citas y parfrasis. Citar textualmente un fragmento consiste en copiar el texto entre comillas y indicar la fuente (documento) de donde ha sido extrado. Si la cita ha de estar separada del texto, es necesario dejar una lnea en blanco antes y otra despus, sangrada y con un tamao de letra ms pequeo que el texto general. Ej.:
information is typically created in response to an event or phenomenon and is published in several different forms and sources. Sometimes the difference in information sources depends on how much time has elapsed between the event and publications about the event. (Marlow Rielding, Ann. Learning to learn. Nova York: Neal-Schuman Publishers, 2002: p.23)

Si la cita est dentro del texto, se enmarca entre comillas y se escribe con el mismo tamao de letra que el texto general. Ej.:

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Estamos acostumbrados a utilizar buscadores para encontrar documentos en Internet, pero no siempre es adecuado. Segn Ann Marlow, You can receive better results from an Internet search engine if you know when to use it. (Marlow, 2002: p.50)

La referencia bibliogrfica se puede hacer de dos formas: Ej.:

Uno se lleva a casa cientos de pginas fotocopiadas y la actividad manual que ha ejercitado sobre el libro fotocopiado le da la impresin de poseerlo. La posesin de la fotocopia exime de la lectura. (Eco, Umberto. Cmo se hace una tesis. Barcelona: Gedisa, 2000: p. 138).

En este ejemplo, se ha incluido la referencia bibliogrfica entera. En caso que tengamos una bibliografaG al final del artculo, hemos de incluir el apellido del autor, el ao y pgina o captulo donde aparece el texto. Su objetivo es ayudar a encontrar el documento en el apartado de bibliografa. Ej.:
(Prez, 2004, p. 56)

Una parfrasis consiste en explicar el contenido del documento pero sin utilizar las mismas palabras. Ej.: Umberto Eco seala que el hecho de fotocopiar un documento ya nos da la sensacin que lo poseemos. Para ms informacin sobre como construir citas y parfrasis, consulta el mdulo 10.

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4. Sistemas de organizacin
Hay muchos sistemas para organizar los documentos originales y de sntesis. Has de encontrar el que te vaya mejor. Puedes utilizar: Ficheros Carpetas Gestores de referenciasG

La organizacin fsica y la organizacin electrnica pueden ser complementarias: Segn el tipo de documento lo podemos almacenar y organizar de forma fsica o electrnica. Para las referencias y los documentos de sntesis podemos optar por el sistema que nos sea ms cmodo, de forma indistinta.

A continuacin te damos diferentes opciones para organizar la informacin:

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4.1. Soporte papel

El papel permite trabajar en cualquier sitio, haya o no ordenadores y cobertura. Se suelen conservar en formato papel: Fotocopias Apuntes InformesG Planos

Las referencias bibliogrficas y documentos de sntesis se pueden guardar en archivadores y carpetas.

En la primera pgina de cada documento indica qu es. Numera las pginas. Clasifica los documentos en carpetas, dossiers... segn el contenido.

Si creas fichas para los documentos, has de hacer constar como mnimo: La referencia completa del documento Su localizacin La temtica Las palabras claveG Por qu te ha parecido relevante o por qu lo hars servir

Tambin puedes incluir: El resumen Las definiciones a recordar Las citas o fragmentos textuales que consideris pertinentes Comentarios personales

Te recomendamos que crees fichas para guardar las referencias de los documentos. Pueden ser fichas de papel, partes de un documento Word o registros de una base de datos. Por ejemplo:

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Ficha para recoger datos de un artculo de revista: Autor Ttulo del artculo Ttulo de la revista Volumen Pginas Localizacin Palabras clave Ficha para recoger datos de un libro, tesis, informe o congresoG: Autor Ttulo Lugar de publicacin Editor Localizacin Palabras clave Fecha Nmero Fecha

4.2. Soporte electrnico

El soporte electrnico se puede copiar, modificar, trasladar y comprimir con ms facilidad que el papel. El principal inconveniente es que requiere harward, software y conocimientos tcnicos adicionales. Se suelen almacenar en formato electrnico: Los bookmarks del navegadorG de Internet Los correos electrnicos Las imgenes y grficos

Las referencias bibliogrficas y documentos de sntesis se pueden guardar tambin en formato electrnico.

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4.3. Carpetas y ficheros

Las carpetas y ficheros se utilizan para ordenar la documentacin. Esta ordenacin puede ser secuencial (listado alfabtico) o jerrquica (en carpetas y subcarpetas). Ej.:

La recuperacin de la informacin slo puede efectuarse bajo un criterio. Por ejemplo, si clasificamos por temas, encontraremos los documentos dentro del tema correspondiente; pero no podremos buscar por autor.

Vale la pena dedicar unos minutos a crear carpetas, renombrar archivos, recursos electrnicos, etc.

4.4. Bases de datos

Mientras que la organizacin en carpetas slo permite recuperar la informacin siguiendo un criterio, las bases de datos permiten recuperar la informacin de diferentes maneras. En las bases de datos, se pueden hacer bsquedas por cualquiera de sus camposG. Para cada documento crea un registroG. Puedes utilizar el modelo de fichas de la pgina 12. Hay programas estndar que posibilitan disearlos especialmente para una necesidad concreta: MS Access, Oracle, etc. Hay programas especialmente creados para gestionar la bibliografa: los gestores de referencias.

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4.5. Sistemas de archivo web

Se est implementando cada vez ms el uso de aplicativos web que permiten su acceso desde cualquier ordenador y que facilitan la tarea de organizar la informacin que consultamos. Algunos de ellos son. Del.icio.us (http://del.icio.us/) es un servicio de marcadores sociales via web. Permite agregar los marcadores que hasta ahora guardbamos localmente en un ordenador y categorizarlos con palabras (tags). Tambin podemos compartirlos con otros usuarios de del.icio.us y saber cuantos de ellos tienen un determinado enlace guardado en sus marcadores. Connotea (http://www.connotea.org/) no es tan solo un gestor de marcadores sino que tambin permite la recopilar las referencias bibliogrficas de los documentos electrnicos que consultamos. Como del.icio.us, tambin permite compartir la informacin con otros usuarios.

5. Gestores de referencias
Los gestores de referencias son programas que permiten organizar las referencias bibliogrficas de los documentos, es decir, permiten tener al alcance la informacin sobre los documentos que utilizas para elaborar los trabajos, de forma ordenada y fcil de encontrar. Uno de los gestores de referencias es Refworks. El Servei de Biblioteques i Documentaci de la UPC ha adquirido de manera consorciada y lo ha puesto a tu disposicin para que lo puedas utilizar. Refworks te permitir: Recoger en una base de datos las referencias bibliogrficas de los artculos, libros, recursos web, etc. que consultes. Compartir estas referencias bibliogrficas con otros compaeros. Elaborar bibliografas y citas e incluirlas en los trabajos, artculos, informes, etc. Publicar bibliografas en Internet.

Para ms informacin, consulta la gua sobre como instalarte y como utilizar el Refworks que el Servei de Biblioteques i Documentaci ha elaborado (http://bibliotecnica.upc.es/gestors/).

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Recursos

Fuentes de informacin consultadas Servei de Llenges i Terminologia. UPC. Fitxer lingstic. [en lnea] [Consulta: 3 de mayo de 2006] Disponible en: http://www2.upc.edu/slt/fl/. Varela, X. Cienciesnaturals.com. [en lnia] [Consulta: 16 junio 2006] Disponible en: http://www.cienciesnaturals.com/. Fuentes de informacin recomanades The Open Library. Safari. [en lnea] [Consulta: 28 abril 2005] Disponible en: http://ltssolweb1.open.ac.uk/safari_guests/homeframe.htm.

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Qu has aprendido?
En este mdulo has aprendido que: Es necesario organizar la informacin; Es muy importante hacer una buena lectura del documento; Mientras lees, has de tomar notas; Con las anotaciones puedes elaborar esquemas, resmenes, mapas conceptuales, cuadros sinpticos, grficos, citas o parfrasis; Es necesario conservar los documentos bien ordenados en carpetas (en papel o electrnicas); Es necesario conservar las referencias bibliogrficas en fichas, en carpetas, en bases de datos o en gestores de referencias; Los gestores de referencias son la mejor manera de ordenar las referencias bibliogrficas, importar referencias de bases de datos, incorporar citas bibliogrficas en un documento y generar bibliografas.

A travs de los ejercicios del mdulo has hecho resmenes, esquemas, mapas conceptuales, cuadros sinpticos, grficas, citas y parfrasis. Tambin has aprendido a utilizar los gestores de referencias. Recuerda siempre que teniendo la informacin organizada obtendrs el mayor rendimiento y ahorrars tiempo.

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