6.

1 PROVINCIAL
ADMINISTRATION
                   

PROVINCIAL ADMINISTRATION

6.1.1 Background
  At  the  inception  of  the  North  East  Provincial  Council  in  1989,  Ministry  of  Interior  was  established  and  it  was  in  charge  of  a  Secretary.  Departments  of  Provincial  Public  Administration, Local Government, and Rural Development, were under this Ministry. In  1991,  the  Ministry  of  Interior  was  abolished  and  the  Departments  of  Provincial  Public  Administration,  Local  Government  and  Rural  Development  were  brought  under  the  direct  supervision  of  Chief  Secretary.  The  post  of  Deputy  Chief  Secretary  was  created  and the Department of Provincial Public Administration came under his purview.      The North East Provincial Ministries were regrouped in July, 1999 and a Ministry titled as  “Ministry  of  Provincial  Public  Administration,  Local  Government,  Co‐operatives,  Rural  Development, Road Development, Industries & Management Development & Training”  was established to accelerate the development, devolution and decentralization process  introduced  by the Government  through the provincial council system. Accordingly, the  Ministry is charged with the responsibility of co‐ordinating and supervising the activities  of the following:‐ 
 

1. Provincial Public Administration  2. Local Government & Urban Development  3. Co‐operatives  4. Rural Development  5. Road Development  6. Industrial Development  7. Management Development & Training    With  the  Establishment  of  this  Ministry,  action  was  taken  to  strengthen  the  administration and institutional systems to resolve then existed problems and enhance  the capacity at District and Divisional levels. Action had also been taken to entrust more  responsibilities  to  the  Local  Authorities  and  mobilize  participation  of  village  and  divisional  level  institutions  in  the  development  and  devolution  programme  of  the  Provincial Council through effective people participation and support. 
295

PROVINCIAL ADMINISTRATION

  The Ministry of Provincial Public Administration provided guidance and policy direction  and  co‐ordinated  functions  of  the  Provincial  Public  Administration  and  Management  Development & Training in line with the national policy, and the provincial development  directions.  The  policy  adopted  by  the  Ministry  in  respect  of  the  Provincial  Public  Administration and Management Development & Training falls within the framework of  the  national  policy  and  the  subject and  functions    assigned  under  list  i  &  iii  of  the  9th  schedule  of  the  13th  amendment  to  the  Constitution  of  the  Democratic  Socialist  Republic of Sri Lanka. 
 

 On  16.10.2006,  the  Supreme  Court  of  Sri  Lanka  gave  its  judgment  for  a  fundamental  right  infringement  case  about  merger  of  the  Northern  and  Eastern  Provinces.  As  the  judgment says that the merger was not a legitimate one, two separate entities i.e. the  Northern  Provincial  Council  and  the  Eastern  Provincial  Council  have  been  established  since  22.12.2006.  Accordingly,  the  Ministry  of  Provincial  Public  Administration  of  the  NPC also was established. 
 

The  Ministry  held  regular  staff  meetings  with  all  the  departments  to  review  human  resource  development  activities  and  to  monitor  and  evaluate  their  sectoral  performances.  The Ministry had built up good relationships with relevant line ministries,  departments, other provincial councils, district secretariats and divisional secretariats.  
 

After  series  of  debates  on  subjects  allocated  to  various  Provincial  Ministries,  the  Honorable  Governor  has  made  a  proclamation  on  re‐allocation  of  subjects  (Ref  the  Honorable  Governor’s  memo  No  09/2007).  Consequently,  the  Public  Administration  Secretariat  has  been  established  under  Chief  Secretary’s  Cluster  with  effect  from  01.01.2008.  The  Management  Development  and  Training  Unit  of  the  NPC  has  commenced its functions under the purview of this secretariat.  

296

PROVINCIAL ADMINISTRATION

6.1.2 Achievements
This year 300 Management Assistants were appointed. Other details are following. 

Service 
Management Assistants  Driver   Total 

2009 
58  05  63 

2010 
1  05  06 

2011 
251    251 

We absorbed 79 employees from Puthalam refugees camp management centre as per  cabinet decision dated 02.06.2011.      PROMOTION GRANTED   

Service 
Sri Lanka Technical Service  Management Assistant II‐I  Management Assistant III‐II  Office Employees Service III‐II  Office Employees Service II‐I  Driver III‐II  Driver II ‐I  Total 

2009 
06  06  48  09  02  08  08  87 

2010 
12  11  13  19  04  08  08  75 

2011 
      05    03    08 

 

 

297

PROVINCIAL ADMINISTRATION

6.1.3 Fund Received
“Vadakkin Vasantham” Activities – 2009 
S.No 1 Item Name Water Tank 500 L 1000 L 2 3 4 Water Pump & Foot valve SLTT Bus hiring Purchased Push Cycle Provide Drinking Water facilities to Resettlers Support resettlement works Support to start the businesses Description Provide Drinking Water facilities to Resettlers 150 60 35 765 1,010 1,460,625.00 2,160,175.00 662,930.00 7,831,687.50 12,115,417.50 No of Item Financial Expenditure

Sub Total

“Vadakkin Vasantham” Activities – 2010 
S.No 1 2 3 4 Item Name Repaired Push Cycle Purchased Push Cycle Purchased Fish Box Board Service from Maniamthoddam to Poonakary Hired Vehicle Tube Well Foot Valve Set Solar Street Light Vehicle Yard Expenditure Description Support to start the businesses Support to start the businesses Support to livelihood Provide Transport service to Resettelers For support resettlement works & Transport of abounded Vehicles Support livelihood activities & Drinking Water facilities Support livelihood activities & Drinking Water facilities Support to Resettlers Handing over abounded vehicles to owners. No of Item 2,693 2,947 62 Financial Expenditure 7,944,350.00 23,515,587.50 595,512.58 2,371,500.00

5 6 7 8 9

8 10 106 5,826

9,542,957.24 1,316,856.00 49,650.00 7,105,500.00 2,678,548.25 55,120,461.57
298

Sub Total

PROVINCIAL ADMINISTRATION

  Human Resource Development Training Activities 
Description  General HRD Assistance  Foreign Training  Workshop and Training  General Training Programme (KSP  Programme)  Total  2009  36 Officers  23 Officers  36 Officers  2010  23 Officers  7 Officers  330 Officers  2011  9 Officers  8 Officers  801Officers 

1200 Officers 

480  Officers 

14 Officer 

130 Officers 

372 Officers 

819 Officers 

6.1.4 Future Plan
 
We planned to fill the following vacancies during the year.   

Service 
Management Assistants  Programme Assistants (Graduate Appointments)  Driver  Office Employee Service (OES)  Total 
 

Numbers 
100  400  44  68  612 

 

 

299

PROVINCIAL ADMINISTRATION

6.1.5 Constraints

 

  We have acute shortage of all Island Services officers.   

Service 
Sri Lanka Administrative Service (SLAS)  Sri Lanka Accountant Service (SLAccS)  Sri Lanka Planning Service (SLPS)  Sri Lanka  Engineering Servive (SLEngS)  Sri Lanka  Agrarian Service (SLAgriS)  Sri Lanka Animal Production & Health Service (SLAP&H)  Sri Lanka Principal Service (SLPS)  Sri Lanka Education Administrative Service (SLEAS)  Total 

Number 
52  34  6  24  13  12  6  155  302 

300

PROV VINCIAL ADMINISTR A RATION

Stra ategies   
The C Central Gove ernment has s agreed to r recruit all Isla and Services s Officers thr rough specia al  exam m. Action was s already tak ken to recruit SLAS Offic cers.     
 

                     
     

  gress Rep port from m 01 Jan 20 011 – 30 A  April 201 11  Prog
aining Progr ramme on C CIGAS – Batc ch I                0 01 – 05 Mar rch 2011  1. Computer Tra
 

1.1   Inauguration n held at Computer Lab, , MDI, Konda avil East 

           
30 01

PROV VINCIAL ADMINISTR A RATION

2. Computer Tra aining Progr ramme on C CIGAS – Batc ch II      nauguration   2.1 In                        

3. Training Prog gramme on T Towards a C Creative, Inn novative and Productive d e Provincial   e ‐ Batch III  ( 26 – 27 March 2011 ) Public service

 

30 02

PROV VINCIAL ADMINISTR A RATION

4. Training Prog gramme on T Towards a C Creative, Inn novative and d Productive e Provincial   e   Public service

gramme on T Towards a C Creative, Inn novative and d Productive e Provincial   5. Training Prog e ‐ Batch V  ( 30 – 31 Ma arch 2011 ) Public service                                  

30 03

PROV VINCIAL ADMINISTR A RATION

5. Training Prog gramme on T Towards a C Creative, Inn novative and Productive d e Provincial   e ‐ Batch VI  ( 01 – 02 M March 2011 ) Public service  

30 04

6.2 PROVINCIAL
PUBLIC SERVICE COMMISSION

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

6.2.1 Background
Provincial  Public  Service  Commission  is  an  Institution  established  under  the  provisions  of  Provincial  Councils  Act  No.  42  of  1987.    As  per  Section  32(1)  Appointment,  Transfer,  Dismissal  and Disciplinary Control of officers of the North Provincial Public Service are vested in the Hon.  Governor.    The  Hon.  Governor,  acting  under  the  provisions  of  Section  32(2)  has  delegated  his  powers of Appointment, Transfer, Dismissal and Disciplinary Control of Officers to the Provincial  Public  Service  Commission,  reserving  to  himself  the  power  of  Appointment  of  Provincial  Secretaries and Provincial Heads of Departments.    Section 32(2) of the Provincial Councils Act No. 42 of 1987 was amended by Provincial Councils  (Amendment) Act No. 28 of 1990 introducing a new subsection 2 A empowering the Provincial  Public Service Commission to delegate to Chief Secretary, Provincial Secretaries of Ministries and  Provincial Heads of Departments the power of Appointment, Transfer Dismissal and Disciplinary  Control  of  Officers  in  the  Non  ‐Staff  Grade  and  accordingly  revised  powers  of  delegation  was  circulated among all Secretaries and  Heads of Departments in August, 1999 with the approval of  the  Hon.  Governor  retaining  with  the  Provincial  Public  Service  Commission  the  power  of  Appointment, Transfer, Dismissal and Disciplinary Control of Officers in the Staff Grade.    The  Provincial  Public  Service  Commission  consists  of  a  Chairman  and  three  Members  Hon.  Governor  appoints  the  Chairman  and  the  Committee  members  for  a  Period  of  three  years.  Depending on the work volume the Commission sits once or twice a month. The Hon. Governor  has the Power to alter vary or rescind any appointment, transfer or any other order relating to  disciplinary  matters  made  by  the  Provincial  Public  Service  Commission.  (Organization  Chart  of  the PPSC Annexed.) 

306

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

Functions  
The P.P.S.C Secretariat is functioning under the supervision of the Secretary of the PPSC who is a  senior class‐I S.L.A.S officer. The P.P.S.C Secretariat attends to the following functions.    • • • • • • • • Promotion of staff grade officers.  Granting of service extension to staff officers.  Granting approval for retirement.  Functions as an appellant body in regard to establishment matters.  Inter provincial transfers of staff in the provincial service and transfer of provincial staff  to line ministers.    Release of Provincial Public Service officers temporarily or permanently to other posts in  the provinces, Statutory Boards or to central Government.  Conduct  of    Examinations  for  recruitment  of  officers,  conducting  efficiency  Bar  Examinations and Promotion Exams to all category of officers   Approving of Service Minute and Schemes of Recruitment   for positions in the Provincial  Public Service.    The P.P.S.C has limited number of staff and other resources .But efforts are being made to make  best use of the available resources to obtain maximum productivity in order to ensure provision  of effective resourceful and qualified personnel for the Northern Provincial Public Service. With  the dawn of peace communication and transport facilities have improved substantially and there  is  a  conducive  environment  to  conduct      Exams  and  to  expedite  decisions  on  establishment  matters.  Earlier  there  were  several  positions  without  proper  Service  Minute,  Schemes  of  Recruitment and promotional opportunities. Within the Last few years most of these positions  have  been  identified    and  action  have  been  taken  to  prepare  and  approve  service  minutes,  Schemes  of  recruitments  and  to  ensure    that  the  officers  serving  in  the  Northern  Provincial  Council are provided with a salary structure befitting their qualification   and experience. 

307

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

6.2.2 Achievements
The  Following  Schemes  of  Recruitments  and  Service  Minutes  for  various  categories  of  officers  were Examined and approved by the PPSC in 2009.    • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Co‐operative  Development  Officers  in  the  Department  of  Co‐operative  Development,  Northern Province.  Office Employees Service in the Northern Province.  Development Assistants (Graduate Appointees) in the Northern Province.  Maintenance Labourers in the Department of Irrigation, Northern Province.  Investigation Officers’ in the Department of Local Government.  Superintendent of Elders Home Department of Social Service, Northern Province.  Elders Home Nurses in the Department of Social Service, Northern Province.  Elders Home Attendants in the Department of Social Service, Northern Province.  Departmental Labourers (unskilled) in the Department of Building.  Primary Level Unskilled Labouers in the Ministry of Health, Northern Province.  Librarian Service in the Dept.fo Local Government, Northern Province.  Dispensary Orderly of Elders Home in the Dept. of Social Service, Northern Province.  Water Pump Operator of Elders Home in the Dept. of Social Service, Northern Province.  Combined Service of Officers in the Sports Sector.  Sanitary Labourer for Elders Home in the Dept. of Social Service, Northern Province.  Labourer for Elders Home in the Dept. of Social Service, Northern Province.  Watcher for Elders Home in the Dept. of Social Service, Northern Province.  Certified  School  Head  Master  in  the  Department  of  Probation  &  Child  Care,  Northern  Province.  Certified  School  Ass.House  Master  in  the  Department  of  Probation  &  Child  Care,  Northern  Province.  Certified School Trained Teacher in the Department of Probation & Child Care, Northern  Province.  Certified  School  House  Master  in  the  Department  of  Probation  &  Child  Care,  Northern  Province.  • • Certified  School  Ass.  Matron  in  the  Department  of  Probation  &  Child  Care,  Northern  Province.   Social Service Officer in the Dept. of Social Service, Northern Province.  308

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION • • • • •       The  Following  Schemes  of  Recruitments  and  Service  Minutes  for  various  categories  of  officers  were Examined and approved by the PPSC in 2010. 
 

 Dept. Labourer in the Dept. of Animal Production  Care Taker in the Dept. of Animal Production.  Plan Printer in the Dept. of Irrigation.   Pharmacist Service in the Ministry of Health.   Unified Nursing Service in the Ministry of Health. 

• • • • • • •

Health Management Assistant service in the Ministry of Health & Indigenous Medicine,  Northern Province.   Dispensary Laborers in the Department of Animal Production, Northern Province.            Technological Service in the Northern Province.  Family  Health  Officers  in  the  Ministry  of  Health  &  Indigenous  Medicine,  Northern  Province.  Public  Health  Inspectors  in  the  Ministry  of  Health  &  Indigenous  Medicine,  Northern  Province.  Primary  level  Skilled      Laboures  in  the  Ministry  of  Health&  Indigenous  Medicine,  Northern Province.  ‘Seamstress’  Service  (Semi  Skilled  Labourers’  Service)  in  the  Ministry  of  Health  &  Indigenous Medicine, Northern Province. 

• • • • • • • • • • •

Work Supervisors (NON – S.L.T.S) in the Department of Irrigation, Northern Province.  Physiotherapist Service in  the Ministry of Health & Indigenous Medicine  Diet Stewardess in  the Ministry of Health & Indigenous Medicine  School Dental Therapists in  the Ministry of Health & Indigenous Medicine  Health Education Officers in  the Ministry of Health & Indigenous Medicine  Carpenter Services in  the Ministry of Health & Indigenous Medicine  Boiler Operators Services in  the Ministry of Health & Indigenous Medicine  Lecturer in the Department of Co‐ operative Development, Northern Province.  Food  &  Drugs  Inspectors  in  the  Ministry  of  Health  &  Indigenous  Medicine  Northern  Province.  Cooks (Semi Skilled Labourer) in the Ministry of Health & Indigenous Medicine Northern  Province.  Welders Service in the Ministry of Health & Indigenous Medicine Northern Province. 

309

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Hairdressers’  Service  in  the  Ministry  of  Health  &  Indigenous  Medicine  Northern  Province.  Therapy  /  Diagnostic  Radiographers  Service  in  the  Ministry  of  Health  &  Indigenous  Medicine, Northern Province.  Painters Service in the Ministry of Health & Indigenous Medicine, Northern Province.  Agriculture Instructors in the Dept.of Agriculture, Northern Province.  State  Receiving  Home  Matron  Service  in  the  Dept.of  Probation  &  Child  Care,  Northern  Province.  Probation Officers Service in the Dept.of Probation Child Care, Northern Province.  Certified  School  Assistant  Warden  Service  in  the  Dept.of  Probation  &  Child  Care,  Northern Province.  Certified  School  Matron  Service  in  the  Dept.of  Probation  &  Child  Care,  Northern  Province.  Certified  School  Overseer  Service  in  the  Dept.of  Probation  &  Child  Care,Northern  Province.  Cooks’ Service in the Dept.of Probation & Child Care, Northern Province.  Weaving Instructors Service in the Ministry of Local Government, Northern Province.  Labourers’ Service in the Dept.of Agriculture, Northern Province.  Sanitary Labourers’ Service in the Dept.of Agriculture, Northern Province.  Lorry Cleaner Service in the Dept.of Agriculture, Northern Province.  Watchers Service (Labour Grade) in the Dept.of Agriculture, Northern Province.  Provincial Public Management Assistants Service in the Provincial Public Administration,  Northern Province.  Librarian Service in the Local Government Department Northern Province.  Public Health Field Assistants’ Service (Sri Lanka Technological Service) in the Ministry of  Health & Indigenous Medicine Northern Province.   Dispensers’  Service  (SLTS)  in  the  Ministry  of  Health  &  Indigenous  Medicine  Northern  Province.  Medical  Laboratory  Technologists’  Service  in  the  Ministry  of  Health  &  Indigenous  Medicine Northern Province.  Training Officers’ Service in the Management Development and Training Institute of the  Northern Province.  School Library Attendant in the Ministry of Education, Northern Province.  School Hostel Labourer in the Ministry of Education, Northern Province.  310

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • School Cook in the Ministry of Education, Northern Province.  School Labourer in the Ministry of Education, Northern Province.  School Sanitary Labourer in the Ministry of Education, Northern Province.  School Laboratory Attendant in the Ministry of Education, Northern Province.  Cook in the Department of Probation & Child Care, Northern Province.   Weaving Instructor/ Senior Weaving Supervisor in the Department of Industries.  Librarian in the Ministry of Local Government, Northern Province.  Water Pump Operator in the Department of Agriculture, Northern Province.  Store Men in the Department of Agriculture, Northern Province.  Cook in the Department of Probation and Child Care, Northern Province.  Sports Officer in the Department of Sports, Northern Province.  Labourers’ Service in the Northern Province.  Tractor Operators’ Service in the Department of Agriculture, Northern Province.  Circuit Bungalow Keepers’ Service in the Department of Agriculture, Northern Province.  Nursery Men’ Service in the Department of Agriculture, Northern Province.  Cooks’ Service in the Department of Agriculture, Northern Province.  Registered /Assistant Medical Officers’ Service in the Ministry of Health.    Sanitary Laborers’ Service in the Dept.of Irrigation, Northern Province.   Sanitary  Laborers’  Service  in  the  Dept.of  Animal  Production  &  Health,  Northern  Province.  Data Entry Operators Service in the Northern Province.  Soil Testers Service in the Dept.of Irrigation, Northern Province.   Machine  Operators  Service  in  the  Dept.of  Animal  Production  &  Health,  Northern  Province.  Watchers’ Service in the Dept.of Irrigation, Northern Province.  Dispensary  Labourers’  Service  in  the  Dept.of  Animal  Production  &  Health,  Northern  Province.  Lorry Cleaners’ Service in the Dept.of Animal Production & Health, Northern Province.  Legal Officer in the Northern Province.  Asst.Director of Cultural Affairs in the Dept.of Cultural Affairs, Northern Province.   Cultural Officer in the Dept.of Cultural Affairs, Northern Province.  Tractor Operator Service in the Dept.of Animal Production and Health.  Motor  Vehicle  driver  of  the  Home  for  Elders  in  the  Dept.of  Social  Service,  Northern  Province.  311

PROV VINCIAL PUBLIC SER P RVICE COM MMISSION • • Public Healt th Field Assist tants Service in the Minist try of Health & & Indigenous s Medicine.    Dispensers Service  (Sr Lanka  Tec s  ri  chnological  S Service)  in  the  Ministry  of  Health  & &  Indigenous Medicine. 

  Following  Sch hemes  of  Rec cruitments  an Service  Minutes  for  va nd  arious  categories  of  office ers  The  F were Examined and approved b by the PPSC in n 2011.    • Unschedule ed Post in the e Local Authorities under t the Departme ent of Local G Government in n  the Norther rn Province.  • • • Revenue Inspectors Serv vice in the No orthern Provin nce.  Office Employ yees Service in n the Norther rn Province. Provincial O Cooks of Eld ders Home in n the Departm ment of Social l Services, No orthern Provin nce. 

eiving  Home  House  Moth in  the  De her  epartment  o Probation  &  Child  Care of  e  •     State  Rece Services, No orthern Provi ince.  • Sewing Inst tructors’ Service in the Rur ral Development Department, Northern n Province.  Rural  Development  Offi icers  in  the  R Rural  Develop pment  Depar rtment,  North hern  Province e 

     

31 12

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION The PPSC ensures efficient human resource management by attending to various establishment  matters  related  to  the  Provincial  Public  Service.  Prompt  actions  by  PPSC  to  regularize        establishment  matters  motivate  officers  towards  better  performance.  Details  of  Establishment  matters completed are as Follows. 

  Administration ­ 2009 

September 

November 

Activities 

Absorption  Direct  Appointment  Acting  Appointment  Contract  Appointment  Re‐ Employment  Confirmation  Promotion  Extension of  time to pass  the E.B  Exemption  from E.B  Extension of  Service  Retirement  Temporary  Release  Permanent  Release  Inter   Provincial  Transfer  Scheme of  Recruitment   Appeal  Miscellaneous 

1002  ‐‐‐  012  002  012  001  ‐‐‐  ‐‐‐  001  002  001  002  ‐‐‐  037  ‐‐‐  011  001 

‐‐‐  048  008  002  006  ‐‐‐  001  ‐‐‐  ‐‐‐  002  001  001  ‐‐‐  036  001  003  ‐‐‐ 

060  ‐‐‐  012  001  015  004  002  001  001  003  014  001  001  029  002  002  002 

300  ‐‐‐  005  002  009  ‐‐‐  003  ‐‐‐  001  002  002  001  ‐‐‐  005  ‐‐‐  007  001 

1077  ‐‐‐  009  ‐‐‐  004  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  003  002  002  ‐‐‐  020  001  008  002 

923  ‐‐‐  001  003  005  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  001  ‐‐‐  001  007  004  006  001 

968  ‐‐‐  005  001  011  004  024  ‐‐‐  ‐‐‐  003  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  020  001  009  002 

938  ‐‐‐  002  ‐‐‐  007  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  002  ‐‐‐  ‐‐‐  02  011  001  002  002 

780  017  006  002  016  001  ‐‐‐  ‐‐‐  001  001  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  025  005  009  001 

807  ‐‐‐  014  003  012  001  003  ‐‐‐  ‐‐‐  002  001  002  001  019  005  008  001 

1011  ‐‐‐  ‐‐‐  001  006  001  001  ‐‐‐  ‐‐‐  002  002  003  ‐‐‐  019  004  004  005 

478  ‐‐‐  003  ‐‐‐  005  ‐‐‐  002  002  ‐‐‐  005  002  002  001  005  005  001  004 

313

December 

February 

August 

October 

January 

March 

April 

June 

May 

July 

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

Administration – 2010   
September  November  ‐‐‐  ‐‐‐  007  ‐‐‐  005  ‐‐‐  010  ‐‐‐  001  001  ‐‐‐  002  ‐‐‐  011  002  009  010  002  314 December  ‐‐‐  ‐‐‐  007  001  003  ‐‐‐  004  ‐‐‐  ‐‐‐  001  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  045  003  005  001  ‐‐‐  February  August  October  ‐‐‐  ‐‐‐  011  002  007  ‐‐‐  005  ‐‐‐  ‐‐‐  001  001  ‐‐‐  ‐‐‐  004  002  ‐‐‐  013  002  January  March 

April 

June  002  ‐‐‐  005  003  004  ‐‐‐  002  ‐‐‐  ‐‐‐  002  002  ‐‐‐  ‐‐‐  013  002  001  006  ‐‐‐ 

May 

Activities 

Absorption  Direct  Appointment  Acting  Appointment  Contract  Appointment  Re‐Employment  Confirmation  Promotion  Extension of time  to pass the E.B  Exemption from  E.B  Extension of  Service  Retirement  Temporary  Release  Permanent  Release  Inter  Provincial  Transfer  Mutual Transfer  Scheme of  Recruitment   Appeal  Miscellaneous 

155  ‐‐‐  008  008  013  ‐‐‐  012  002  ‐‐‐  004  003  003  ‐‐‐  015  002  012  ‐‐‐  001 

107  ‐‐‐  002  001  005  ‐‐‐  012  ‐‐‐  ‐‐‐  001  ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐  050  ‐‐‐  018  003  ‐‐‐ 

001  ‐‐‐  015  004  015  ‐‐‐  002  001  ‐‐‐  001  002  001  001  ‐‐‐  ‐‐‐  009  009  002 

001  ‐‐‐  009  002  009  ‐‐‐  005  ‐‐‐  ‐‐‐  006  003  ‐‐‐  ‐‐‐  119  004  010  004  006 

002  ‐‐‐  003  002  004  ‐‐‐  004  ‐‐‐  001  003  003  ‐‐‐  ‐‐‐  059  006  024  002  007 

July  003  ‐‐‐  007  ‐‐‐  019  ‐‐‐  ‐‐‐  008  001  ‐‐‐  001  001  ‐‐‐  059  003  012  007  007 

‐  ‐‐‐  006  ‐‐‐  031  001  ‐‐‐  003  001  001  003  ‐‐‐  ‐‐‐  014  002  007  016  002 

337  ‐‐‐  006  001  009  002  ‐‐‐  ‐‐‐  001  001  001  ‐‐‐  001  010  ‐‐‐  010  004  007 

PROV VINCIAL PUBLIC SER P RVICE COM MMISSION

Adm ministration n – 2011    January  March  April  June  June  ‐‐ ‐‐  ‐‐‐  ‐ 028  0 003  0 003  0 ‐‐‐  ‐ ‐‐‐  ‐ ‐‐‐  ‐ 004  0 005  0 ‐‐‐  ‐ ‐‐‐  ‐ 028  0 004  0 003  0 ‐‐‐  ‐ ‐‐‐  ‐ May  ‐‐‐  ‐‐‐  012  ‐‐‐  ‐‐‐  001  002  003  ‐‐‐ 

Activit ties  Absorp ption  Direct Appointmen nt  Acting Appointment Contra act Appointm ment  Confirm mation  Promo otion  Extension of time t to pass the E E.B Exemp ption from E. .B  Extension of Servic ce  Retirem ment  Tempo orary Release e  Permanent Release  Inter  P Provincial Tr ransfer  Scheme of Recruitment   Appeal  Miscellaneous  Interview 

‐‐‐ ‐‐‐  010 005 ‐‐‐  ‐‐‐  ‐‐‐ ‐‐‐  007 002 ‐‐‐  ‐‐‐    020   002 002 ‐‐‐ ‐‐‐ 

‐‐‐ ‐‐‐  007

‐‐‐ ‐ ‐‐‐ ‐  015 5

023  014 002  4  ‐‐‐  ‐‐‐ ‐  ‐‐‐  001  ‐‐‐ ‐  ‐‐‐  ‐‐‐ ‐‐‐  ‐‐‐ ‐ ‐‐‐ ‐ 

007  002 002  2  001  001 001  1  ‐‐‐  001 ‐‐‐  1  ‐‐‐  ‐‐‐ ‐ 

090  063 021  3  002  ‐‐‐ ‐ 

003  003 007  3  001 001  001 1 ‐‐‐ ‐ 

* P.P.S.C meeting g was not co onducted in February 2011. 

31 15

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

Examination Activities – 2009 
 
Conducting  Recruitment  Examinations,  Efficiency  Bar  Examinations  and  Promotional  Examinations  to  Staff  &  Non  Staff  Grade  Officers  of  various  services  of  Northern  Province.  03  Recruitments, 12 Efficiency Bar and 01 Promotional Examinations were conducted successfully in  the year of 2009.  

Nature of  Examinations 

Number   Advertised for  Examinations  in 2009    07    14  02  02  02  01  ‐‐‐  05 

Number of  Examinations  Conducted in  2009  03  12  01  02  02  00  ‐‐‐  05 

Number of  Examinations  Results  Released including  the Examinations  Conducted in 2009 01  04  00  00  00  00  ‐‐‐  00 

Recruitment.  Efficiency Bar.  Promotion.  Confirmation  Qualifying Exam  Departmental Examination.  Interview.  Oral Test. 

  Details of Examinations Conducted ­ 2009 A.  Recruitment Examinations.  1. Recruitment  of  Open    Competitive  Examination  for  Co  ‐  operative  Development  Officer  Grd. IIB ‐ 2009  2. Recruitment of Open Competitive Examination for  Colonization Officer Grd. III  3. Recruitment  of  Open  Competitive  Examination  for    Colonization  Officer  (Trainee  Grd)  4. Recruitment of Open Competitive Examination for  Colonization Officer (Limited)  5. Recruitment of .Open   Competitive Examination for Aesthetic Teachers (Dance) ‐ 2009  6. Recruitment of .Open   Competitive Examination for Aesthetic Teachers (Art) ‐2009  7. Recruitment of .Open   Competitive Examination for Aesthetic Teachers (Drama) ‐ 2009   
316

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

B.   Efficiency Bars 
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. E.B Examination for Management Assistant Class III‐ 2009  E.B Examination for Management Assistant Class II‐ 2009  E.B Examination for    Programme Assistant – 2009  E.B Examination for     Librarian Service Grade III    – 2009  1st  E.B Examination for the Officers Recruited Under the Graduate Scheme in 1999  2nd  E.B Examination for the Officers Recruited Under the Graduate Scheme in 1999  1st  E.B Examination for the Post of Sewing Instructor  E.B Examination for the Post of Probation  Officers Class II  E.B Examination for the Post of  Rural Development   Officers Class II  E.B Examination for the Post of   Social Service Officers Class II  E.B Examination for the Post of    Cultural Officers Class II  E.B Examination for the Post of Community Development Officers Class II   E.B Examination for the Post of  Management (Industries ) Assistant  Class‐ II  E.B Examination for the Post Drivers Class II ‘B’ 

  C.  Promotions.
1. Examination for the Promotion Class III  to Class II of Provincial Management Assistant Service ‐2009  2. Examination for the Promotion Class II  to Class I of Provincial Management Assistant Service – 2009 

D. Confirmation. 
1. Confirmation Examination for the Post of Social Service Officers.  2. Confirmation Examination for the Post of Rural Development Officers Class II. 

E. Qualifying Exam. 

1. Qualifying Examination for the Technical Officers in the Training Grade to Appoint in the post of  S.L.T.S (Draughtsman) Class II ‘B”  2. Qualifying Examination for the Technical Officers in the Training Grade to Appoint in the post of  S.L.T.S Class II ‘B”.   

F.  Departmental Examination. 
1. Departmental Exam       ‐  1995 ‐ 2009 

 

 
317

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

Examination Activities ­ 2010 

 
07 Recruitment, 02 Promotion, 03 Departmental and 02 Qualifying Examinations were  conducted successfully in the year of 2010. 

Number   Name of Examinations  Advertised for  Examination  in 2010  Recruitment  Efficiency Bar  Promotion  Departmental Examination  Qualifying Examination 
   

Number of  Examination  Conducted in  2010  07  00  02  03  02 

Number of  Examination Results  Released including  the Examinations  Conducted in 2010  07  03  00  01  02 

13  18  14  03  02 

A. Recruitment Examinations.
1. Open Competitive Examination to recruit for the post of Field Instructor in Land  Commissioner Department.  2. Open Competitive Examination to recruit for the post of Livestock Development Instructor  (Training Grade).  3. Competitive Examination to recruit for the post of Livestock Development Instructor      II ‘B’  (Limited).  4. Competitive Examination to recruit for the post of Librarian Grade III.   5. Open Competitive Examination to recruit for the post of Librarian Grade III(Limited).  6. Competitive Examination to recruit for the post of Librarian Grade II .  7. Competitive Examination to recruit for the post of Librarian Grade II (Limited).  8. Open Competitive Examination to recruit for the post of Pre‐School Teacher.  9. Open Competitive Examination to recruit for the post of Health Management Assistant.  10. Open Competitive Examination to recruit for the posts of Non‐Educational Staff.  11. Open Competitive Examination to recruit for the post of Agriculture Instructor  12. Open Competitive Examination to recruit for the post of Sports Officer   318

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION 13. Open Competitive Examination to recruit for the post of Public Management Assistant  The applications for the Efficiency bar Examinations for the Posts/Services mentioned below  were called in 2010.    01. Sewing Instructor  02. Sri Lanka Technological  Service  03. Needle Demonstrator  04. Posts for the recruited officers under the Graduate Scheme of 1999  05. Probation  Officers   06. Rural Development   Officer  07. Pre‐School Teacher  08. Investigation Officer   09. Community Development Officer  10. Agriculture Instructor    11. Driver   12. Revenue Supervisor  13. Office Employee’s Service  14. Posts for the recruited officers under the Graduate Scheme of 2005  15. Revenue Inspector  16. Field Instructor (in Land Commissioner Department)  17. Data Entry Operator  18. Management Assistant Class III and II 

The applications to promote the officers for the Posts/Services mentioned below were  called in 2010. 
01. Provincial Health Management Assistant  (Merit) Supra  02. Librarian Service  Class‐II  03. Community Development Officer Class II and I  04. Department Laborer Class II and I  05. Investigating officer Class II and I  06. Revenue Officer Class II and I  07. Revenue Inspector Class II  08. Pre‐School Teacher Needle Demonstrator   09. Agriculture Instructor Class I  10. Health Management Assistant 2007(2010) Supra (Merit)  319

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION 11. Health Management Assistant 2007(2010) Supra Ltd.  12. Sri Lanka Technology Service ‐Special Grade  13. Management Assistant ( Supra )Merit (2010)  The 03 Departmental Examinations were conducted in 2010 for the post of Technical Officer,  Draughtsman and Livestock Development Instructor in S.L.T.S. 
 

The  02  Qualifying  Examinations  were  conducted  in  2010  for  the  post  of  Technical  Officer,  Draughtsman in S.L.T.S. 
 

Examination Activities – 2011 
 
Number   Advertised for  Examination  in 2011  03  02  02  01  00  Number of  Examination  Conducted in  2011  05  02  01  00  00  Number of  Examination Results  Released including  the Examinations  Conducted in 2011  05  05  03  01  03 

Name of Examinations 

Recruitment  Efficiency Bar  Promotion  Qualifying Examination  Departmental Exam 

A.  Recruitment Examinations 
 

01. Open Competitive Examination to recruit for the post of Public Management Assistant  02. Open Competitive Examination to recruit for the post of Librarian Grade II  03. 03  Qualifying  Examination  for  the  recruitment  of  Graduates  to  the  vacant  posts  in  the  Northern Province.  04. Open  Competitive  Examination  to  recruit  for  the  post  of  Office  Employees  Service  to  Management Assistant.  05. Open Competitive Examination to recruit for the post of Soil Tester 

06. Open Competitive Examination to recruit for the post of Agriculture Instructor 

320

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

B.   Efficiency Bars. 
01. E.B Examination for Management Assistant Class III – 2009 (i)  02. E.B Examination for Management Assistant Class II – 2010 (i)  03. 1st E.B Examination for SLEngS ‐ 2011      04. 2nd E.B Examination for     Development Assistant – 2010  05. E.B Examination for Rural Development Officers  06. E.B Examination for Social Service Officers  07. E.B Examination for Probation Officers  08. E.B Examination for Community Development Officers  09. E.B Examination for Industrial Management Assistant  10. E.B Examination for Management Assistant III EB – 2010(i)/2011 

  C.  Promotions. 
 

1. Examination  for  the  Promotion  Class  III  to  Class  II  of  Provincial  Management  Assistant  Service ‐ 2009  2. Examination for the Promotion Class II to Class I of Provincial Management Assistant Service  ‐ 2009  3. Examination  for  the  Promotion  Class  III  to  Class  II  of  Provincial  Management  Assistant  Service ‐ 2010(i)  4. Examination for the Promotion Class II to Class I of Provincial Management Assistant  Service  ‐ 2010(i)  5. Examination for the Promotion Office Employees Service to Management Assistant. 

  E. Qualifying Exam 
 

1. Qualifying Examination for  the S.L.T.S – 2010  2. Qualifying Examination for the S.L.T.S – 2011  F. Departmental Examination. 
 
6.  

1. 1st  Departmental Exam   S.L.T.S  2. 2nd Departmental Exam   S.L.T.S03.  3rd  Departmental Exam   S.L.T.S 
 

321

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

6.2.3 Fund Received
Allocation and expenditure statement  

2009  Allocation  Amount   Expendi ture   Amount

2010                    Allocation  Amount  Expenditu re   Amount 

2011 (January to April)  Allocation  Amount  Expendi ture   Amount

 

(In thousands) 

(In thousands) 

(In thousands)        2640          10  2650 

Recurrent  Expenditure    Capital  Expenditure  (C.B.G)  Total 

    10525      875  11400 

    97360      872  98232 

        11683                   300  11983 

    11675   

    11664   

  299  11974 

  300  11994 

   

6.2.4 Future Plan
• • • • • • Conducting Recruitment Exams for COO, LDOO.  Conduct  Promotional  Exams  for  the  Programme  Assistants,  Management  Assistants Etc.  Conduct Efficiency Bar Exams for RDSS, Cultural Officers, Probation Officers, SLTS  Etc.  Updating  &  Bringing  Amendments  to  the  Existing  Service  Minutes  on  request  from the Ministries.  Training  of  staff  on  Establishment  matters  and  Legal  matters  relating  to  appointments promotions and Human rights issues.  Establishment of a human resources Data base. 

322

PROVINCIAL PUBLIC SERVICE COMMISSION

 

6.2.5 Constraints
1. Shortage  of  experienced  staff‐  To  overcome  this  problem  it  is  proposed  to  give  training to the officers on the job and outside the job.  
 

2. Lack of a Translator and a Data entry operator.    Due  to  the  multiethnic  Composition  of  the  Province  the  PPSC  needs  to  advertise in  all  three  languages.  Service  Minutes  are  prepared  in  all  languages  and  the  General  Correspondence  is  also  conducted  in  the  same  way.  Therefore  Services  of  two  translators  are  required.  Presently  a  capable  officer  is  engaged  on  contract  basis  to  attend  to  this  task.  Though  not  adequate  the  arrangement  is  more  or  less  serves  the  purpose.  Further  some  of  the  Management  Assistants  are  encouraged  to  do  some  translation and this has also helped the Administration.    In  order  to  create  a  Data  base  for  Human  resources  the  PPSC  needs  a  Data  entry  operator. Now the management Assistants are engaged to attend to this task. But if the  PPSC expand its activities and create a data base appointment of a Data entry operator  would be necessary.    Shortage of vehicles‐ The PPSC Secretariat has only two vehicles. To conduct Exams and  to  facilitate  travel  arrangement  for  Chairman  PPSC  and  members  the  PPSC  requires  a  van. Now the PPSC obtains vehicles from other Ministries and Departments, when there  is a necessity. 

323