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4.

2 Componente objectivos

4.2.1 Regras
A avaliação dos objectivos visa comprometer o trabalhador com os objectivos
estratégicos da organização e responsabilizar pelos resultados, promovendo uma cultura
de qualidade, responsabilização e optimização de resultados, de acordo com as
seguintes regras:
¾ O processo de definição de objectivos e indicadores de medida, para os
diferentes trabalhadores, é da responsabilidade de cada organismo;
¾ Os objectivos devem ser acordados entre avaliador e avaliado no início do
período da avaliação prevalecendo, em caso de discordância, a posição do
avaliador;
¾ A definição dos objectivos deve ser clara e dirigida aos principais resultados a
obter pelo colaborador no âmbito do plano de actividades do respectivo serviço;
¾ Os objectivos a fixar devem ser no máximo cinco e no mínimo três, dos quais
pelo menos um é de responsabilidade partilhada;
¾ São objectivos de responsabilidade partilhada os que implicam o
desenvolvimento de um trabalho em equipa ou esforço convergente para uma
finalidade determinada;
¾ Os objectivos devem ser sujeitos a ponderação, não podendo cada um deles ter
valor inferior a 15% ou a 20%, consoante tenham sido fixados, respectivamente,
em cinco ou menos objectivos.

4.2.2 Níveis atribuídos
De acordo com os indicadores de medida de concretização previamente
estabelecidos, cada objectivo é aferido em três níveis:
Nível 5 – Superou claramente o objectivo;
Nível 3 – Cumpriu o objectivo;
Nível 1 – Não cumpriu o objectivo.

4.2.3 Avaliação da componente
A avaliação desta componente resulta da média ponderada dos níveis atribuídos.
4.2.4 O que são objectivos?
Os objectivos são os resultados/metas devidamente mensuráveis, relacionados com
o desenvolvimento de uma actividade específica, desempenhada por um funcionário ou
por uma equipa num determinado período de tempo.
Têm em vista avaliar os contributos individuais para a concretização dos resultados
previstos.

4.2.5 Que princípios considerar na definição de objectivos?
A definição de objectivos deve ter em conta três princípios fundamentais:

Princípio 1 – Definição em coerência com a missão da unidade orgânica:
Os objectivos devem ser definidos do topo para a base da estrutura organizacional, em
coerência com o Plano de Actividades do serviço ou organismo e tendo em consideração a
missão da unidade orgânica.
Assegura-se, assim, a coerência entre os resultados da avaliação individual dos
funcionários e os resultados obtidos pelo serviço ou organismo no cumprimento dos seus
objectivos globais.

Princípio 2 – Focalização nos resultados prioritários:
Os objectivos devem estar directamente associados aos resultados considerados mais
relevantes no período de avaliação, pelo que o número de objectivos a definir é limitado a um
mínimo de três e a um máximo de cinco objectivos.

Princípio 3 – Articulação entre objectivos de equipa e objectivos individuais
A definição de objectivos para cada funcionário deve considerar não só o desempenho
individual, mas igualmente o compromisso com objectivos de equipa.

OBJECTIVOS DE EQUIPA OBJECTIVOS INDIVIDUAIS

Correspondem aos principais objectivos da hierarquia; Correspondem aos objectivos em que o colaborador é o
principal responsável, respondendo pelos resultados
obtidos;
Visam promover o compromisso partilhado dos resultados, Visam fomentar a responsabilização pelos resultados
fomentando o trabalho de equipa. obtidos, promovendo o compromisso individual dos
colaboradores.

Mínimo 1 Entre 2 e 4
4.2.6 Como definir objectivos?
A definição de objectivos assenta em cinco regras fundamentais.

Regra 1 – Os objectivos devem traduzir-se em resultados e não em actividades:
Os objectivos devem corresponder aos resultados esperados do funcionário, e não às
actividades que caracterizam a sua função.
Pretende-se orientar e responsabilizar os funcionários para os resultados da sua função,
reconhecendo o desempenho efectivamente demonstrado na sua obtenção.

O QUE SÃO ACTIVIDADES E NÃO SÃO O QUE SÃO OBJECTIVOS
OBJECTIVOS

Nível de cumprimento dos planos de actividades, com
Elaborar o plano de actividades qualidade

Gerir o orçamento Redução de custos em %

Nível de cumprimento dos resultados previstos
Participar em projectos internos inicialmente para o projecto

Regra 2 – Os objectivos devem estar definidos no tempo:
Pretende-se que os objectivos sejam específicos para cada funcionário durante o período de
avaliação.
Neste sentido, os objectivos devem incluir os prazos estimados para a respectiva realização.

Regra 3 – Os objectivos devem estar associados a uma meta:
Cada objectivo deve estar, sempre que possível, associado a uma métrica quantitativa que
seja do conhecimento do avaliador e do avaliado.
É com base nesta métrica que será definida uma meta para cada objectivo. A definição de
metas é um processo fundamental de forma a :
¾ Clarificar os níveis de exigência requeridos no cumprimento do objectivo;
¾ Tornar mais transparente o processo de avaliação;
¾ Possibilitar um acompanhamento contínuo por parte do avaliado, ao nível da realização
do objectivo ao longo do ano, para que possa tomar medidas correctivas em caso de
incumprimento.
QUESTÕES CHAVE NA IDENTIFICAÇÃO DE EXEMPLOS DE OBJECTIVOS DEFINIDOS NO
OBJECTIVOS TEMPO E ASSOCIADOS A METAS
¾ Redução do n.º de reclamações em 20% no segundo
Em que medida o funcionário ou a equipa irá contribuir semestre do ano;
este ano para a qualidade do serviço prestado e satisfação ¾ Redução do tempo médio de atendimento de 2 para 1
do cidadão? hora até Outubro.

Em que medida o funcionário ou a equipa irá contribuir ¾ Redução dos custos por processo em 10% até ao final
este ano para a melhoria dos resultados financeiros? do ano.
¾ Aumento da produção por funcionário em 12% até ao
Em que medida o funcionário ou a equipa irá contribuir final do ano;
este ano para a melhoria da produtividade interna? ¾ Redução do n.º de erros no desenvolvimento da
actividade, passando de 3 por 100 processos tratados,
para 2 por 100 processos tratados até Junho.

Em que medida irá o dirigente contribuir este ano para o ¾ Aumento de 2 horas de formação por colaborador até
desenvolvimento profissional dos seus colaboradores ao final do ano.

O que fazer quando não é possível definir uma meta específica?
Caso tal não seja possível, o avaliador deve determinar qual o nível de exigência requerido
para o objectivo, fazendo exemplificações e clarificando como ele será avaliado no final do ano.

Regra 4 – A definição de metas deve ser ambiciosa, mas realista, devendo o indicador
de medida possibilitar o exceder do objectivo:
A definição de metas pressupõe um equilíbrio entre ambição e possibilidade de
cumprimento do objectivo.
Uma meta realista pressupõe a possibilidade de os objectivos serem alcançados. Uma meta
realista e ambiciosa pressupõe que não será alcançada por alguns funcionários e que será
superada por poucos.
Neste sentido, importa que a definição dos objectivos assente em indicadores que permitam
que o mesmo objectivo seja excedido, numa óptica de melhoria contínua.
Tal situação requer por isso atenção na selecção dos indicadores.

EXEMPLOS DE OBJECTIVOS QUE NÃO PODEM EXEMPLOS DE OBJECTIVOS QUE PODEM SER
SER EXCEDIDOS EXCEDIDOS
Nível qualidade e eficácia na aplicação e desenvolvimento
Cumprimento dos planos de actividades do Plano de Actividades
Cumprimento do orçamento Redução de custos
Melhoria dos tempos de resposta e de satisfação dos
Cumprimento dos processos e regras de serviço definidas destinatários do serviço, aumento da produtividade ou
redução do n.º de reclamações
Regra 5 – Para cada objectivo deve ser atribuída uma ponderação de acordo com a
respectiva relevância:
Para cada objectivo deve o avaliador determinar a respectiva ponderação na avaliação
global de objectivos, não devendo cada objectivo ter uma ponderação inferior a 15% ou 20%,
consoante tenham sido fixados respectivamente em cinco ou menos objectivos.
A atribuição de ponderação aos diversos objectivos no início do ano permite que o avaliado
saiba antecipadamente qual o objectivo que vai exigir mais empenho da sua parte, por ser o
mais valorizado no final.

4.2.7 Como avaliar os objectivos?
No final do ano, caberá ao avaliador efectuar a avaliação dos objectivos definidos
no início do período de avaliação, tendo em conta a métrica definida.
Neste sentido a avaliação de cada objectivo deve ter em consideração a escala de
avaliação 5, 3, 1.
O resultado da avaliação final dos objectivos será igual à média ponderada da
avaliação dos diferentes objectivos.

4.2.8 Exemplos de objectivos
No sentido de apoiar o avaliador na definição de objectivos, apresentam-se de
seguida alguns exemplos. Estes exemplos têm um carácter de suporte e não vinculativo,
devendo cada avaliador adaptar ou criar novos objectivos de acordo com as diferentes
realidades das funções, bem como o plano de actividades definido.

GRUPOS PROFISSIONAIS – TÉCNICO SUPERIOR E TÉCNICO

Área de recursos humanos – formação:

¾ Aumento do número de horas de formação por funcionário em x%;
¾ Nível de satisfação dos formandos relativamente às acções de formação de x%, de
acordo com questionário aplicado no final das acções;
¾ Garantia de um nível de participação nas acções de formação de x% do pessoal;
¾ Redução do custo médio por acção de formação em x%;
¾ Aumento da percentagem de acções de formação dadas por formadores internos em
x%;
¾ Apresentação dos mapas de formação até ao dia x de cada mês.

Área financeira:

¾ Garantir a elaboração do orçamento até ao dia x;
¾ Redução dos pedidos de re-cabimentação face às rubricas inicialmente previstas em
x%;
¾ Redução dos desvios orçamentais em x%;
¾ Redução dos custos em x%;
¾ Redução dos números de erros de registo em x%;
¾ Desenvolvimento e implementação de x novos indicadores de actividade até ao dia x;
¾ Melhoria da qualidade dos relatórios de actividade, de acordo com critérios de
avaliação acordados com a chefia;
¾ Apresentação dos relatórios de actividade até ao dia x de cada mês;
¾ Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do serviço,
com implementação no presente ano.

Área jurídica:

¾ Redução do número de processos pendente em x%;
¾ Redução do tempo médio de pendência dos processos em x%;
¾ Garantia que x% dos pareceres cumprem os prazos acordados no momento de
solicitação;
¾ Nível da qualidade média dos pareceres apresentados, de acordo com critérios
acordados com a chefia relativamente a cada tipologia de parecer;
¾ Número de estudos apresentados, ponderado pelo respectivo impacto e complexidade.
¾ Apresentação de relatórios de actividade até ao dia x de cada mês;
¾ Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do serviço,
com implementação no presente ano.
Actividades por projectos:
No que respeita ao pessoal técnico superior e técnico é frequente que os respectivos
objectivos estejam relacionados com projectos que desenvolvem no início do ano. Sendo este o
caso, recomenda-se que, para cada projecto, seja elaborada uma grelha de avaliação que
considere:

¾ Decomposição do projecto em actividades chave;
¾ Cada actividade chave pode ser avaliada em termos de custo, qualidade e cumprimento
dos prazos, sendo que os critérios de qualidade devem ser acordados inicialmente com
a chefia;
¾ A avaliação final do projecto pode ser igual à média – aritmética ou ponderada – de
cada actividade;
¾ Objectivo para o sistema de avaliação será o desenvolvimento do projecto com
avaliação de x.

Exemplo: Projecto xx

ACTIVIDADES PONDERAÇÃO AVALIAÇÃO Escala:
Actividade 1 20% 3
Actividade 2 40% 5 1 – Não cumpriu
Actividade 3 20% 1 3 – Cumpriu custo e prazo
Actividade 4 20% 3 5 – Cumpriu prazo, qualidade e custo
Total 100% 3,4*
* média ponderada
GRUPOS PROFISSIONAIS – TÉCNICO PROFISSIONAL E ADMINISTRATIVO

Área de pessoal:

¾ Redução do tempo médio da actualização do cadastro de pessoal, sempre que se
registem alterações individuais, para x dias;
¾ Redução do número de erros no registo dos dados de cadastro em x% tendo por base
auditorias semestrais;
¾ Redução do número de reclamações com contencioso por concurso concluído em x%;
¾ Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do serviço,
com implementação no presente ano;
¾ Redução do número de erros de contagens de tempos para cálculo da assiduidade em
x%;
¾ Redução do número de acertos no processamento salarial em x%;
¾ Apresentação dos mapas de pessoal até dia x de cada mês;
¾ Antecipação da data de processamento salarial para o dia x de cada mês;
¾ Redução em x dias do tempo médio do processamento salarial;
¾ Redução em x% do número de informações não sancionadas.

Área de contabilidade:

¾ Redução do número de erros de classificação e conformidade legal das despesas em
x%;
¾ Redução em x dias do tempo médio de processamento de despesas;
¾ Apresentação dos balancetes de execução orçamental até ao dia x de cada mês;
¾ Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do serviço,
com implementação no presente ano;
¾ Fornecer os elementos necessários à elaboração do orçamento até ao dia x.
Área de aprovisionamento e património:

¾ Redução do número de reclamações justificadas em x%;
¾ Aumento da taxa de sucesso nas negociações de compras, através do aumento da taxa
de descontos em x%;
¾ Redução do tempo de resposta a encomendas desde a respectiva solicitação, em x dias;
¾ Melhoria dos sistemas de conservação de património, com impacto na redução do
número de solicitações em x%;
¾ Redução em x% dos níveis de reincidências de solicitações pelo mesmo motivo;
¾ Redução da ruptura de stocks em x%;
¾ Apresentação dos mapas de actividade até ao dia x de cada mês;
¾ Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do serviço,
com implementação no presente ano;
¾ Redução do número de reclamações em x%;
¾ Aumento em x% da execução do plano de actividades anual.

Área de secretariado:

¾ Redução do número de erros de agendamento em x%;
¾ Redução do tempo médio de resposta a solicitações em x;
¾ Garantir a actualização do arquivo até ao dia x de cada mês;
¾ Redução do número de erros no encaminhamento e distribuição de informação em x%;
¾ Melhoria da qualidade das actas das reuniões, de acordo com critérios de avaliação
acordados com a chefia;
¾ Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do serviço,
com implementação no presente ano;
¾ Acompanhamento dos compromissos agendados, com x% de erros;
¾ Cumprimento das regras de pontualidade.
GRUPOS PROFISSIONAIS – OPERÁRIO E AUXILIAR

A identificação dos objectivos para os grupos profissionais operário e auxiliar dependerá
muito da natureza das actividades que desenvolvem, podendo ser consideradas algumas
referências genéricas, tais como:

¾ Melhoria do tempo médio de resposta a solicitações em x horas;
¾ Melhoria da qualidade de resposta, tendo em consideração critérios de avaliação
acordados com a chefia;
¾ Redução do número de reclamações ou ocorrências em x%;
¾ Redução do número de não conformidades em x%;
¾ Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do serviço,
com implementação no presente ano;
¾ Cumprimento das regras de pontualidade.

Seleccionando funções específicas, podem ser identificados outros tipos de indicadores.

Motoristas:

¾ Minimização dos consumos por km em x;
¾ Redução do número de intervenções mecânicas por km;
¾ Melhoria do estado de limpeza dos veículos, de acordo com critérios definidos pela
chefia;
¾ Garantia de bom estádio de conservação das viaturas, de acordo com critérios definidos
pela chefia;
¾ Cumprimento de horários estipulados.
4.2.9 Questões chave a levantar na definição de objectivos
No início do ano, o avaliador tem um papel fundamental na determinação dos
objectivos com o avaliado, devendo assim conhecer e aplicar as regras e princípios
definidas no presente manual.
Para apoiar o avaliador apresenta-se de seguida um quadro resumo das principais
questões a levantar.

QUESTÕES CHAVE ASPECTOS A TER EM CONSIDERAÇÃO

Relativamente aos princípios

Os objectivos foram definidos de ¾ O Plano de Actividades do Organismo foi devidamente comunicado?
acordo com os Planos de Actividades e ¾ A Missão da Unidade Orgânica está clara?
a Missão da Unidade Orgânica?
¾ Que razões estiveram na base da não concordância do avaliado? As
questões residem nos indicadores ou nas metas? Como foram
Os objectivos representam um comunicados os objectivos?
compromisso do avaliado? ¾ O avaliado tem consciência da importância de cumprir os objectivos e
metas definidas, tendo em consideração os objectivos do organismo e da
unidade orgânica?
¾ Sentiu-se necessidade de definir mais de cinco objectivos? Eram todos
Os objectivos focam-se nos resultados prioritários? E, em caso afirmativo, não será possível agregar dois ou três
prioritários? objectivos num só?
¾ Existem pelo menos três objectivos?
Existe um equilíbrio entre objectivos ¾ O funcionário compreendeu a importância dos objectivos de equipa na
individuais e de equipa? melhoria do serviço como um todo?
¾ Existe pelo menos um objectivo de equipa e dois objectivos individuais?

Relativamente às regras de definição de objectivos

Os objectivos focam-se em resultados e ¾ Foram identificados os principais resultados esperados do funcionário,
não em actividades? como contributo para a qualidade do serviço, melhoria dos resultados
financeiros, excelência dos processos?
Os objectivos estão definidos no ¾ A cada objectivo corresponde um prazo de produção de resultados?
tempo?
¾ Conseguimos medir aquilo que queremos? Se não, o que vamos fazer
para, no futuro, medir? E hoje, as expectativas e níveis de exigência de
desempenho ficaram claros?
Os objectivos estão associados a ¾ Os indicadores existentes não são credíveis? O que fazer para os tornar
metas? credíveis?
¾ Com base em que critérios foram definidas as metas – histórico,
necessidades de evolução do serviço,...?
¾ A meta é realista – pressupõe a possibilidade dos objectivos serem
Os objectivos são ambiciosos mas alcançados?
realistas? ¾ A meta é ambiciosa – pressupõe que não será alcançada por alguns
funcionários e superada por poucos?
¾ Existe um equilíbrio nas ponderações de objectivos, de acordo com a
Foram definidas ponderações para cada respectiva relevância?
objectivo? ¾ A ponderação não é inferior a 15% ou 20% em caso de existirem cinco ou
menos objectivos respectivamente?