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Departamento: Gestin Empresarial Director: Jos M Cuadrado Garca de Mendoza Autor: Jos Manuel Rodrguez Carrasco Revista revisada:

Harvard Business Review, Marzo 2002, pginas 117-128. Tiene una organizacin bien diseada? Autores: Michael Gold y Andrew Campbell, La creacin de una estructura organizacional es una de las tareas ms difciles, y polticamente ms explosivas, a las que se enfrenta un ejecutivo. Los autores proponen nueve tests como gua de xito de esta embarazosa tarea. Para la mayora de las empresas el diseo de la organizacin no es un arte ni una ciencia es un oxymoron. La estructura organizacional raramente es el resultado de una planificacin metodolgica y sistemtica, ms bien evolucionan a lo largo del tiempo condicionada por polticas internas. El resultado aleatorio de este proceso es una fuente constante de frustraciones para la alta direccin. Iniciativas estratgicas se pierden o no se llevan a cabo porque las responsabilidades no estn claras o demasiado fragmentadas. Las guerrillas internas ponen en peligro la colaboracin y la puesta en comn de conocimientos. Prometedoras oportunidades se pierden por falta de atencin. Estructuras organizativas complejas como la organizacin matricial se derrumban debido a la falta de claridad sobre las responsabilidades de cada uno. Muchos ejecutivos perciben claramente cundo no funciona bien la organizacin, pero muy pocos saben cmo corregir esta situacin. Un nuevo rediseo resulta enormemente complicado, pues requiere una serie de negociaciones interminables. Por otro lado no es extrao que el resultado concluya con divisiones internas y conflictos entre personalidades. Los autores entienden que no existe un cuaderno de bitcora para ayudar a la organizacin en esta compleja tarea. A este fin revisan los principios de un buen diseo organizativo, a la par que han estudiando una serie de empresas de diversos tamaos y han observado cmo se toman decisiones en el mbito de la alta direccin. El resultado de este estudio lo ofrecen en nueve tests que pueden servir para disear una nueva organizacin o para evaluar la actual. Los cuatro primeros tests se denominan de encaje, constituyen una primera aproximacin para disear alternativas y observar si sirven para apoyar la estrategia empresarial, mientras que los cinco siguientes proponen diseos en reas problemticas. No pretenden los autores proponer una nueva teora organizacional, sino ms bien una gua para analizar las variables que den como resultado un xito organizativo. El encaje adecuado 1. El test de la ventaja de mercado. Presta atencin el diseo a las fuentes de ventaja competitiva en cada mercado?

Para formular una buena estrategia una empresa tiene que hacerse dos preguntas: En qu mercados debe competir? Cmo obtener una ventaja competitiva en esos mercados? Es obvio que estas cuestiones sean las que orienten el diseo organizativo, pero muchas estructuras terminan por impedir la estrategia de mercado ms que promoverla. El primero y fundamental test de diseo es saber si ste encaja con la estrategia de mercado. El diseo organizativo debe comenzar definiendo los segmentos de mercado. No debe existir duda sobre cules son los segmentos de mercado relevante, si existiera un atisbo de duda, la situacin debe aclararse cuanto antes. El paso siguiente es saber si el diseo actual presta la suficiente atencin a cada segmento de mercado. La receta sera, si una unidad se dedica a un segmento, el segmento recibe la atencin suficiente. Si no existe una unidad que se responsabilice de un segmento de mercado, el diseo tiene fallos. El anlisis no es precisamente fcil y puede ocurrir que una unidad sea responsable de varios segmentos de mercado, esto puede ocurrir con segmentos pequeos y en rpido crecimiento. De ah que la evaluacin debe hacerse con extremo cuidado. Tambin es importante saber si el diseo apoya las fuentes de ventaja competitiva, por ejemplo, la rpida introduccin de productos o la rebaja de costes de fabricacin. Debe hacerse un listado de todas las fuentes e iniciativas y ver cmo estn consideradas dentro del diseo. En un mundo perfecto cada unidad o departamento se debe dedicar a una sola fuente o iniciativa. En la realidad suele ocurrir que sea preciso coordinar diferentes unidades, el diseo tambin debe cuidar esta posibilidad, de que a los responsables les resulte relativamente sencillo esta coordinacin. 2. El test de la ventaja paternal. Ayuda el diseo a que la matriz aada valor a la organizacin? Del mismo modo que los padres desempean varios papeles en la familia, as las sedes centrales juegan tambin diferentes papeles en varias compaas o empresas. El objetivo de este test es asegurar que el diseo organizativo est preparado para desempear estas funciones. En primer lugar deben quedar claras las proposiciones de la sede central, es decir, aquellas que aportan valor para toda la empresa y con ello comprobar si el diseo ayuda a esta diseminacin del valor. Vase cuadro adjunto.

Cmo crea valor la sede central? Selecciona las propuestas La sede central crea valor adquiriendo unidades o personas por menos de lo que valen o desprendindose de actividades por ms de lo que valen. Construye proposiciones La sede central ayuda a las diferentes unidades a aumentar el tamao y el alcance de sus actividades. Estira las proposiciones La sede central ayuda a mejorar los tests, la calidad o la responsabilidad estableciendo objetivo u poco por encima de lo esperado o posibilitando el benchmarking.

Enlaza proposiciones La sede central ayuda a las diferentes unidades a trabajar juntas de un modo que sera difcil si se les abandonara a su suerte. Apalanca proposiciones La sede central encuentra caminos o vas para explotar recursos centralizados, como la marca, las relaciones o patentes en nuevos mercados o nuevos negocios. 3. El test del personal Refleja tu diseo las fortalezas, debilidades y motivaciones de tu personal? Cuando una organizacin no funciona los directivos son muy dados a decir que hay problemas de personal. Es sta una actitud errnea. Si la organizacin no tiene en cuenta las actitudes y cualidades de sus miembros, el problema est en el diseo, no en las personas. Para este test hay que tener en cuenta las personas claves, los miembros de la alta direccin y otras personas cuya contribucin sea crtica para los resultados de la empresa. Para cada uno pregntese si el diseo provee las responsabilidades y comunicaciones necesarias. Por otro lado hay que mirar a los puestos clave de la organizacin y comprobar si se dispone del personal para desempear esos cargos y se cuenta asimismo con personas de apoyo. Si no existen dentro de la organizacin habr que buscarlos fuera. En todo caso es preciso tener en cuenta que en todo rediseo organizativo puede haber perdedores y stos pueden bloquear la nueva reorganizacin. En esta situacin es conveniente saber quines de los perdedores pueden tener influencia en la marcha de la organizacin, y bien se gana su confianza y su apoyo o se neutraliza su influencia cambindoles su papel o dejndoles marchar. 4. El test de la posibilidad Se han tenido en cuenta todas las restricciones que pueden impedir la puesta en funcionamiento del diseo? Todas las empresas e enfrentan con ciertos tipos de restricciones, unas son externas como puede ser la normativa vigente, otras internas como un sistema de informacin. Puesto que pueden bloquear la organizacin es preciso identificarlas y sopesar su influencia. En particular deben tenerse en cuenta cuatro categoras de restricciones. a. La normativa gubernamental puede ser un obstculo en algunos pases y particularmente en sectores sometidos a algn tipo de regulacin como el elctrico. Estos aspectos deben tenerse en cuenta. b. Los intereses de los grupos que tienen un inters en la marcha de la empresa, accionistas minoritarios, grupos de consumidores, sindicatos, ecologistas, en general, todos aquellos grupos que tienen influencia en el proceso de toma de decisiones. c. El sistema de informacin establecido. Si se tiene una organizacin divida sobre la base de sus productos y se quiere pasar a una divisin de base geogrfica, posiblemente el cambio de sistemas de informacin sea muy costoso, quiz es importante buscar otro diseo

organizativo. d. Las culturas corporativas pueden limitar las posibilidades de diseo. Muchas empresas se han dado cuenta de esta situacin despus de una fusin como ha ocurrido en el caso de Daimler-Chrysler. Es preciso identificar las races de estas diferentes culturas. Propuesta de un buen diseo 5. El test de la cultura especialista Protege el diseo las unidades que necesitan una cultura distinta? En la mayora de las empresas hay unidades que deben mantener una cultura distinta. Necesitan pensar y trabajar en trminos diferentes al resto de la organizacin, tal es el caso de equipos de desarrollo de nuevos productos o comercio electrnico. Una vez que se han identificado estas unidades hay que preguntarse si son dominadas por el resto de la organizacin. Si ste es el caso hay que buscar modos de proteger esa unidad sino pone en peligro la estructura bsica. Esto puede lograrse poniendo al frente de la unidad una persona de prestigio dentro de la organizacin, o concedindoles cierta autonoma y comunicndolo al resto de la organizacin. 6. El test de los enlaces difciles Tiene en cuenta el diseo organizativo los enlaces entre unidades que pueden resultar problemticos? Cualesquiera que sea el modo cmo se definen las unidades, algn tipo de colaboracin entre ellas suele ser necesario. Vase cuadro adjunto: Cmo conectan las unidades? En la mayora de los casos lo mejor es dejar este asunto en manos de las propias unidades, pero esto no siempre funciona, pues los directivos bien sea que no perciban la necesidad o los beneficios de colaborar o que carezcan de los recursos para llevar a cabo esta colaboracin. Teniendo en mente este test, el de los enlaces difciles y el anterior, el de las culturas especiales, habr que considerar en qu trminos se disean las responsabilidades de las unidades. Enlace Cmo se conectan las unidades? Uno de los mayores desafos de un sistema organizativo es la coordinacin entre diferentes unidades. Los enlaces entre unidades tienen seis formas bsicas. Enlace de participacin de los conocimientos. La participacin en el conocimiento y los saberes de las mejores prcticas, puede tener efectos sinrgicos, tales como las exigencias de un determinado mercado o rea geogrfica. Enlace de los recursos tangibles. Crear economas de escala y evitar la duplicacin de esfuerzos a travs de la puesta en comn de recursos fsicos o personales. Enlaces de las capacidades negociadoras Negociar conjuntamente cuando exista posibilidad

por ejemplo con el gobierno, u otros grupos. Enlaces de estrategias coordinadas. Alinear las estrategias de dos o ms unidades, por ejemplo cmo responder a un nuevo competidor. Enlaces de integracin vertical. Coordinar el flujo de productos o servicios de una unidad a otra, bien sea para reducir costes de inventario, desarrollo de productos, aumento de capacidad o acceso a mercados. Enlaces de creacin de nuevos negocios. Disear nuevos negocios combinando los conocimientos de los equipos de diferentes unidades o alianzas internas. 7. El test de la jerarqua repetida Tiene la organizacin demasiados niveles y unidades de control? Las grandes empresas pueden tener demasiadas unidades, adems de la sede central, pueden existir otras unidades de control de divisiones, funciones corporativas o regiones geogrficas. Tales unidades as como su dotacin de personal pueden variar de tamao. Los autores del artculo proponen la receta del 10%, que consiste en justificar la unidad de control sobre varias unidades operativas, siempre que aada un valor de un 10% a las unidades operativas. , por ejemplo si una unidad de control supervisa tres unidades operativas, su contribucin debe ser al menos del 30%. Este test no requiere un anlisis minuciosos, sino identificar dnde existen grandes problemas, no los pequeos y reducir los niveles que no aporten valor. 8. El test del control Favorece el diseo un control efectivo? En las organizaciones descentralizadas el control del desempeo es importante. El objetivo de este test es asegurarse que cada unidad puede controlar su actuacin, control que est acorde con sus responsabilidades, su aplicacin sea econmica y sirva para motivar a al personal. En el ejercicio del control pueden surgir dos fuentes de problemas. El primero es cuando diferentes unidades tienen responsabilidades comunes, especialmente cuando su colaboracin es obligada, en esta situacin hay que asegurarse que una unidad no descargue la responsabilidad en la otra. La segunda fuente de problemas es cuando la medicin resulta difcil, una situacin clara es cuando existen unidades realizando investigacin bsica. Siempre que sea posible hay que establecer unidades de medida, pero las soluciones no son fciles. 9. El test de la flexibilidad Facilita el diseo el desarrollo de nuevas estrategias y tiene la suficiente flexibilidad para adaptarse a los cambios? Un buen diseo organizativo es flexible de cara a su futuro y encaja con el presente. Ofrece posibilidades de adaptarse a los cambios en el entorno y nuevas circunstancias.

Una maneras prctica de realizar este test consiste en reunir a los directivos de varias unidades y pensar en los diferentes cambios de productos y mercados. A la vista de los posibles cambios preguntarse si el diseo actual estara dispuesto a afrontar estos cambios. Si la situacin de inercia es elevada quiz sea el momento de introducir cambios en la organizacin. Un proceso iterativo Una vez que se han realizado los nueve tests es posible que haya que introducir cambios de mayor o menor medida; a su vez es preciso observar que estos cambios no hayan modificado sustancialmente la situacin. La naturaleza iterativa de estos tests es su gran fortaleza. En cualquier caso las decisiones organizativas son sumamente complejas, y la modificacin de una unidad puede tener consecuencias en otras reas diferentes. Para conseguir el mejor diseo hay que tener miras muy amplias, trabajar paso a paso y analizar los costes y beneficios de cada decisin, no es una tarea fcil, pero es la nica, pues la alternativa suele ser el desastre.