G

ua

rctica

MICROSOFT

VERSION 98

Instituto Nacional de
Estadstica e Informtica

PUBLICACIONES
Gua Prctica de Autoaprendizaje de Word Perfect
Computadoras, Comodidad y Seguridad
Gua Prctica de Autoaprendizaje de Microsoft Word
Las Computadoras en la Sociedad
Mis Primeros Pasos en Informtica
Gua Prctica de Autoaprendizaje de Astound
Gua Prctica de Autoaprendizaje de Microsoft Excel
Navegando en Internet
El Mundo del Software
Gua Prctica de Autoaprendizaje de Qpro
Gua Prctica de PowerPoint
Gua Prctica de Autoaprendizaje - Microsoft Exchange
Gua Prctica de Microsoft Netscape
Gua Prctica de Visual Fox Pro
Gua Prctica de Autoaprendizaje - Diseo de Pginas Web
Gua Prctica de Autoaprendizaje de FrontPage
Gua Prctica de Power Builder
Gua Prctica de Windows 95
Gua Prctica de Autoaprendizaje - PageMaker
Gua Prctica de Autoaprendizaje - Photoshop
Gua Prctica de Autoaprendizaje - CorelDraw
Gua Prctica de Autoaprendizaje - Word (Versin97)
Gua Prctica - Windows 98
Gua Prctica - Visual Basic

GUIA PRACTICA DE AUTOAPRENDIZAJE - PROJECT

ELABORADO POR: SUB-JEFATURA DE INFORMATICA LLO - COLECCION INFORMATICA FACIL.
Telfono
TeleFax
E-Mail
W.E.B.

PUBLICACION N34 - EDICION 98

DIRECCION TECNICA DE INVESTIGACION Y DESARRO-

: 433-4223 - Anexos 315 - 314

: 433-5568
: Postmast@inei.gob.pe
: Http:\\ WWW.INEI.GOB.PE

Impreso en los Talleres de la Oficina de Impresiones de la Oficina Tcnica de Difusin Estadstica y Tecnologa
Informtica del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI)
Edicin
: 600 Ejemplares
Domicilio, Redaccin y Talleres : Av. Gral. Garzn N 658 - Jess Mara
Orden
: N 224- 01 - OTDETI - INEI

r e s e n t a c i n

El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI),

como ente rector del Sistema Nacional de Informtica, presenta
el Trigsimo Cuarto Nmero de la Coleccin Informtica Fcil,
titulado Gua Prctica de Autoaprendizaje - Project.

PROJECT
98

Project, es un software de gestin de proyectos y una

herramienta inapreciable para el establecimiento de un plan de
proyecto inicial, lo que hace fcil crear y modificar un grupo de
tareas para realizar sus objetivos. Adems, recalcula rpidamente los planes y permite ver cmo los cambios en una parte del
proyecto pueden afectar al plan en conjunto. Tareas nuevas,
tareas obsoletas, fechas provisionales que afectan a otras tareas,
o la disponibilidad irregular de un recurso podran pasar inadvertidas pero con Project puede mantenerlo todo bajo control.
Adems, permite mantener a todos informados presentando a
cada uno la informacin que necesita saber sera enorme trabajo
sin la ayuda de un software de gestin de proyectos como Project.
Project est diseado para ayudar a los usuarios a mejorar
su eficacia en el trabajo diario, para la gestin que necesita de la
informaciin durante todo el desarrollo del proyecto. Permite
conseguir rpidamente y la informacin necesaria, constituyendo
una herramienta importante de desarrollo.
Esta publicacin incluye los Conceptos Generales de un
proyecto. Adems se explica cmo iniciar y crear un proyecto,
entre otros.
El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica, pone
a disposicin la presente Gua Prctica de Informtica Fcil, con
el propsito de contribuir al conocimiento y desarrollo de la cultura informtica en el pas.

Econ. Flix Murillo Alfaro

Jefe
INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADISTICA E INFORMATICA

o n t e n i d o

Captulo 1 - Conceptos Generales

PROJECT
98

Qu es un Proyecto? ........................................................................................................... 7
Fases de un Proyecto ............................................................................................................ 8
mCrear un Proyecto ..................................................................................... 9
mDefinir un Proyecto ................................................................................... 1 0
mCrear un Plan ............................................................................................. 1 1
mSeguimiento y Administracin ................................................................... 1 5
mCerrar un Proyecto .................................................................................... 1 5
Qu Puede Hacer con Project? .......................................................................................... 1 6

Captulo 2 - Principios Fundamentales

Iniciando Project ................................................................................................................... 1 7
Ventana Principal .................................................................................................................. 1 8
Formas de Ver un Proyecto ................................................................................................... 1 9
Introducir una Tarea .............................................................................................................. 2 1
Agregar una Nota ................................................................................................................... 25
Cambiar la Duracin de una Tarea ......................................................................................... 25
Crear un Hito ....................................................................................................................... 26
Comenzar o Finalizar las Tareas en una Fecha ......................................................................... 26
Dividir una Tarea ................................................................................................................... 27
Asignar un Recurso a una Tarea ............................................................................................. 27
Controlar Cuando un Recurso Trabaja en una Tarea ............................................................... 28
Imprimir una Vista ................................................................................................................ 28
Dar Formato al Proyecto ........................................................................................................ 29
Procedimientos para Administrar los Costos .......................................................................... 30
Establecer Costo Fijo ............................................................................................................ 30
Cambiar el Momento en el Que se Acumulan los Costos ...................................................... 3 1
Actualizar o Agregar otra Tasa de Pago .................................................................................... 3 1
Comprobar el Costo del Proyecto Completo ......................................................................... 32
Ver el Costo por Tarea ........................................................................................................... 32
Ver los Costos Totales del Proyecto ...................................................................................... 32
Mostrar Lneas de Progreso en un Proyecto ........................................................................... 33
Mostrar la Lnea de Progreso Actual ...................................................................................... 33
Qu es una Lnea Base? ....................................................................................................... 34

Cundo Debe Crearse una Lnea de Base? ........................................................................... 34

Comparar Planes ................................................................................................................... 34
Acercar o Alejar .................................................................................................................... 34
Imprimir ............................................................................................................................... 35
Vincular Tareas ..................................................................................................................... 36
Notas .................................................................................................................................... 36
Asignar Recursos ................................................................................................................... 3 7
Informacin de Tareas ........................................................................................................... 38

Glosario Visual - Mtodos Abreviados

PROJECT
98

Con el Teclado ......................................................................................................................... 4 1

Teclas Rpidas para Perfilar una Lista de Tareas ........................................................................ 42
Crear una Combinacin de Teclas Rpidas para Iniciar Microsoft Project .................................. 42
Crear un Acceso Directo en Windows 95 ................................................................................ 42
Hacer una Combinacin de Teclado para Acceso Directo de Microsoft Project ........................ 42
Cuando Quiera Iniciar Project Utilice esta Combinacin .......................................................... 42
Crear un Nuevo Men de Herramientas .................................................................................. 43
Mostrar o Esconder una Barra de Men .................................................................................... 43
Comenzar un Grupo de Comandos en un Men ...................................................................... 43
Cmo Automatizar Tareas Rutinarias ........................................................................................ 44
Para Empezar a Desarrollar su Propia Macro, puede Hacer estos Cinco Pasos .......................... 45
Calendarizacin ........................................................................................................................ 45
Puedo Mostrar el Porcentaje de Trabajo Terminado? ................................................................ 46
Hay Alguna Manera de Fijar la Duracin de una Tarea? .......................................................... 46
Se Puede Elegir un Valor Mximo de Inactividad por Debajo del Cual se Vuelva....
Crtica una Tarea? ...................................................................................................................... 46
Puedo Medir los Recursos entre Mltiples Proyectos? .......................................................... 46
Puedo Medir Slo las Tareas Seleccionadas? .......................................................................... 47
La Divisin de una Tarea Cambia su Restriccin? ................................................................... 47
Puedo Dividir Ms de una Vez una Tarea? Hay Algn Lmite? .............................................. 47
Puedo Establecer una Dependencia con una Porcin de Tarea Dividida? ................................ 47
Qu son Lneas de Progreso y Qu Significan? ....................................................................... 47
Asignacin y Supervisin de las Tareas Microsoft Project con Microsoft Outlook ..................... 48
Asignacin y Actualizacin de Tareas ........................................................................................ 48
Seguimiento de Avances .......................................................................................................... 48
Reporte de Status .................................................................................................................... 49
Utilice la Libreta de Direcciones de Outlook para Incluir los Recursos Dentro de su Plan ....... 49
Establezca un Recordatorio Outlook en Microsoft Project ........................................................ 49
Hacer un Registro del Trabajo dentro de Outlook Journal ......................................................... 49
Cambie una Tarea Microsoft Outlook a Microsoft Project ......................................................... 49
Crear un Proyecto .................................................................................................................... 50
Abrir un Proyecto ..................................................................................................................... 50
Guardar un Proyecto ............................................................................................................... 5 1
Cerrar un Proyecto .................................................................................................................. 5 1
Ir a la Tarea Seleccionada .......................................................................................................... 5 1
Copiar el Formato .................................................................................................................... 52
Revisar la Ortografa ................................................................................................................. 52
Dividir la Tarea ......................................................................................................................... 52
Uso del Mouse ........................................................................................................................ 53
Uso de los Cuadros de Dilogo ................................................................................................ 5 4
Vocabulario .............................................................................................................................. 5 5
Referencias .............................................................................................................................. 5 6

ONCEPTOS

ENERALES

1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

QUE ES UN PROYECTO?

Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo
claro, y realizados por personas dentro de unos parmetros establecidos, tales como tiempo, coste, recursos y
calidad.
Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los das, porque el objetivo de un proyecto requiere alguna
planificacin. La cantidad de planificacin que se necesita depende de la complejidad del proyecto. A mayor
complejidad del proyecto ser necesaria una mayor planificacin.
Por ejemplo, si el trabajo es formar a empleados de modo regular para usar una nueva aplicacin de hoja de
clculo, el proceso requiere poca gestin del proyecto, ya que las actividades le son familiares. Por otra parte,
llevar a cabo un curso completamente nuevo para un nuevo sistema de informes financieros, sera un proyecto
significativo. De modo similar, si dedica su tiempo a la realizacin de informes financieros, formar a unos cuantos
empleados en el uso de una hoja de clculo requerira alguna gestin de proyectos por su parte. Aqu hay otros
ejemplos de proyectos para los que puede ser de gran ayuda el uso de un software de gestin de proyectos.
En fin hay diversas clases de proyectos que requieren de planificacin de acuerdo a la necesidad de cada uno, por
ejemplo, a continuacin se muestran algunos de los posibles proyectos:

AMBITO

EJEMPLOS DE PROYECTOS

Construccin

Edificar una casa

Edificar un rascacielos
Desarrollo de un centro comercial

Planificacin de eventos

Coordinar una fiesta de fin de ao

Desplazarse a una nueva ubicacin
Apertura de un nuevo comercio
Puesta en marcha de una maratn

Desarrollo de productos

Desarrollar un nuevo juguete

Producir una aplicacin software
Crear un plato preparado congelado comercial

Publicaciones

Producir una revista mensual

Escribir un libro
Crear un manual de empleo
Escribir una gua prctica de autoaprendizaje
de un software
7

C a p t u l o

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

FASES DEL PROYECTO

CREAR
CREARUN
UNPROYECTO
PROYECTO

DEFINIR
DEFINIRUN
UNPROYECTO
PROYECTO

CREAR
CREARUN
UNPLAN
PLAN

Ejemplo:
Ejemplo:
Construi
Contruir
r una
una
casa
casa

3.1Establecer
Establecerlalafecha
fechadel
delcomienzo
comienzo
3.1
lastareas
tareas
dedelas
3.2Especificar
Especificartareas
tareas
3.2
3.3Especificar
Especificarduraciones
duraciones
3.3
3.4Asignar
Asignarrecursos
recursos
3.4
3.5Vincular
Vinculartareas
tareas
3.5
3.6Perfeccionar
Perfeccionarelelplan
plan
3.6

SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTOYY
ADMINISTRACION
ADMINISTRACION
4.1Establecer
Estableceruna
unalnea
lneabase
base
4.1
4.2Introducir
Introducirvalores
valoresreales
reales
4.2
4.3Ajustar
Ajustarelelplan
plan
4.3

CERRAR
CERRARUN
UNPROYECTO
PROYECTO

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

FASES DE UN PROYECTO

El desarrollo de un proyecto pasa por las siguientes fases:

Crear un
proyecto
Cuando se encuentre a punto de crear un proyecto, empiece los preparativos con la
determinacin del objetivo del proyecto. Lo recomendable es ser tan especfico
como se pueda. Mientras que los objetivos sean ms especficos, stos clarifican el
alcance o extensin del proyecto, la gente o grupos afectados y el marco temporal.
A continuacin algunos ejemplos, ideas de cmo comenzar un proyecto:

General

Desplazarse a una empresa por unas nuevas instalaciones.

Especfico

Desplazarse por la oficina y almacn a las nuevas instalaciones el 15 de diciembre.

General

Coordinar una fiesta de jubilacin para Julia Allende.

Especfico

Fiesta de jubilacin en la empresa para la directiva a celebrar el 21 de Octubre.

General

Programar un evento del TIMAP sobre TECNICAS Y SOLUCIONES AL PROBLEMA

INFORMATICO DEL AO 2000.

Especfico

Dar a conocer el programa para el evento del TIMAP (Tecnologa Informtica para la Modernizacin de la Administracin Pblica) el presente 22 de Diciembre a todo el personal de la
Administracin Pblica cuyo tema a tratar ser TECNICAS Y SOLUCIONES AL PROBLEMA INFORMATICO DEL AO 2000.

General

Instalar un nuevo sistema de informes financieros.

Especfico

Pasar al departamento de finanzas y jefes de departamento al nuevo sistema de informes financieros con fase piloto. Convertir toda la organizacin para finales de ao.

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789

Tarea.- Actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalizacin de una tarea es importante para la finalizacin del
proyecto. Los proyectos se componen de tareas.

C a p t u l o

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

Definir un
proyecto
En este momento, una pequea planificacin (como los tradicionales lpiz y papel) le ayudar cuando llegue el momento de usar el Microsoft Project en su
proyecto. Complete los siguientes pasos para un proyecto que est gestionando
actualmente o del que est preparando su gestin. Si no posee actualmente un
proyecto en mente, puede usar la Planificacin de unas vacaciones de fin de
ao como un ejemplo de proyecto.
Para ello debe considerar lo siguiente:

1. Considere que su proyecto es complejo y requerir bastante planificacin, un ejemplo de ello es:
Requiere el proyecto mucha gente?,
Utilizacin de nuevos procedimientos o tecnologas?,
Costes muy controlados,
Muchas variables,
Pasos que dependen de otros pasos, o
Varias fases que necesitan coordinacin.
Osuproyectorequerirmenosplanificacinporqueesrelativamentepequeo?
Requiereelproyectonicamenteunaodospersonas,procedimientosfamiliares,presupuestosflexibles, o una simple secuencia de eventos?.
2.Escribalosparmetrosorestriccionesdentrodelosquedebertrabajarparallevaracabosuproyecto.
Asegrese de identificar: Los costes, plazos, u otras restricciones de tiempo y las personas de las que
necesitaaprobacin.
3. Defina el objetivo de su proyecto.
Asegrese de que ese objetivo incluye el alcance, quin o cuntos sern afectados, y el marco de
tiempo. Considere criterios de identificacin que determinarn la finalizacin del proyecto.

A lg o
q ue d eb e saber!

Por ahora, ya ha contestado a las siguientes preguntas acerca

de su proyecto:
Cul es el objetivo del proyecto?
Qu pasos son necesarios para alcanzar ese objetivo?
Qu o a quin se necesita para alcanzar ese objetivo?
Cunto costar?
Qu ajustes se pueden hacer para la ejecucin del plan?
Cmo se puede presentar un informe sobre el progreso
del proyecto a los dems?
Cmo afectarn los cambios del plan?

10

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

C a p t u l o

Crear un
plan
Tras definir el objetivo del proyecto, su prximo trabajo es crear un plan de
cmo y cundo alcanzar ese objetivo. Un proyecto tpico se compone de las
siguientes partes o bloques de elaboracin: tareas, hitos y recursos. Todo proyecto considerable puede ser dividido en una serie de tareas bien definidas. Cada
tarea conlleva un cierto tiempo para ser completada.
Algunas tareas pueden realizarse simultneamente, mientras que otras necesitan
ser ejecutadas en secuencia, una despus de la otra. Tambin debe definir algunos objetivos intermedios, o hitos, que pueden ser utilizados para controlar el
progreso del proyecto antes de que finalice. Adems, cada tarea requiere de la
disponibilidad de los recursos adecuados: gente, herramientas o facilidades.

Definicin de las tareas del proyecto.- Los pasos requeridos para completar un proyecto reciben el nombre de
tareas. Las tareas se llevan a cabo en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto. Algunas tareas
ocurren secuencialmente, mientras que otras se pueden llevar a cabo de forma paralela con otra. La siguiente
tabla identifica algunas tareas tpicas que puede encontrar diferentes clases de proyectos.

Ambito

Ejemplo de tareas

Construccin

Nivelar el terreno
Transportar materiales de construccin
Instalar el sistema de seguridad
Verter asfalto para aparcamiento

Planificacin de eventos

Conseguir proveedores
Empaquetar equipos
Instalar estanteras
Pintar marcas de ruta

Desarrollo de productos

Probar colores
Desarrollar especificaciones de usuario
Hacer anlisis de mercado

Publicaciones

Maquetar texto y dibujos

Escribir primer borrador
Revisar poltica de la empresa
Definir la audiencia
Corregir los artculos

La lista de tareas y el tiempo necesario para su realizacin es el plan del proyecto. El plan dice cundo se espera
que empiece y acabe cada tarea, y cunto tiempo va a emplear. La cantidad de tiempo que tarda en realizarse una
tarea es su duracin. En MS Project, la duracin puede ser especificada en semanas, das, horas, minutos.

Establecer la fecha de comienzo o de fin del proyecto

El primer paso para crear una programacin consiste en abrir un nuevo archivo y designar la fecha de comienzo o
de fin del proyecto, as como el resto de la informacin general del proyecto. Si no escribe una fecha de comienzo
o de fin, Microsoft Project utilizar la fecha actual como fecha de comienzo.
11

C a p t u l o

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

Especificar duraciones
Cuando especifica una tarea, Microsoft Project le asigna automticamente una duracin de un da. Puede cambiar esta duracin para que represente con mayor precisin el tiempo que la tarea va a requerir.
Duracin.- Perodo total de trabajo activo, necesario para completar una tarea. Generalmente es la cantidad de
tiempo de trabajo desde el comienzo al fin de una tarea, segn est definido en el calendario del proyecto y en el
calendario de recursos. La duracin transcurrida es la cantidad de tiempo que necesitar una tarea para ser
completada, tomando como base un da de 24 horas y una semana de 7 das, incluyendo das festivos o feriados
y otros das no laborables.
Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:

Perodolaborable

min = minuto
hr = hora
da = da
sem = semana

Tiempo transcurrido

minst = minutos transcurridos

hrst = horas transcurridas
dast = das transcurridos
semst = semanas transcurridas

Identificacin de los hitos del proyecto.- Un hito representa un evento o condicin que marca la finalizacin de
un grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto. Los hitos le ayudan a organizar las
tareas en grupos lgicos o secuencias. Tambin le ayudan a seguir el progreso del proyecto. Al completar un
grupo de tareas, alcanza un hito del proyecto. Cuando haya finalizado todos los hitos del proyecto, el proyecto
estar completo. La siguiente tabla describe algunos ejemplos de hitos para diferentes clases de proyectos.

Campo del proyecto

12

Ejemplos de hitos

Construccin

Solar preparado
Tejado finalizado
Sistema de seguridad activado
Parking cubierto

Planificacin de eventos

Proveedores contratados
Equipo de oficina empaquetado
Inventario realizado
Ruta de maratn asegurada

Desarrollo de productos

Prueba de productos completada

Especificaciones finalizadas
Anlisis de mercado finalizado
Conversiones completadas

Publicaciones

Copia y lista para fotolito

Esbozo completado
Edicin de las copias completada

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

C a p t u l o

Los hitos como todos los listados anteriormente, suelen tener una duracin cero. Esto se debe a que un hito
marca un punto especfico del plan que designa la finalizacin de una fase del proyecto.

Definicin de las tareas y de los hitos de su propio proyecto

La identificacin de las tareas de su proyecto es una parte importante en el proceso de planificacin. Aunque MS
Project puede ser de gran ayuda en esta parte, es una buena idea identificar las tareas clave y los hitos antes de
comenzar a introducir informacin. Para facilitar la organizacin de las tareas a medida que su proyecto se va
haciendo ms claro, considere la opcin de escribir cada tarea en una hoja de papel separada, fichas individuales,
o en esas populares hojas adhesivas para notas. Para ello, hacer lo siguiente:
1. Liste varias tareas importantes de su proyecto
2. Determine qu tareas (si hay alguna) dependen de otras. Pueden llevarse a cabo simultneamente
algunas tareas? Ocurren regularmente algunas tareas durante el proyecto? Hay alguna restriccin, tal
como fechas especficas en las que una tarea deba comenzar o finalizar?
3. Considere si las tareas estn o no relacionadas en algn sentido. Representan partes del mismo proceso
o completan una fase del proyecto?.
4. Identifique los puntos del proyecto que representan los hitos.

Asignar recursos
La mayora de las tareas requieren que un recurso realice el trabajo. Un recurso puede ser una persona, un equipo,
un edificio o cualquier elemento fsico necesario para completar una tarea.
Evaluacin de los recursos del proyecto.- Para llevar a cabo una tarea necesita recursos, los cuales pueden incluir
gente, equipos, y facilidades especiales que son necesarias para realizar la tarea. La siguiente tabla ofrece ejemplos de diferentes clases de recursos que podra necesitar en el transcurso de un proyecto.

Clase de recursos

Ejemplo de recursos

Personas

Vicepresidentes
Carpinteros
Contratistas
Programadores
Escritores
Nombres de individuos especficos

Equipo

Computadoras
Impresoras
Fotocopiadoras
Excavadoras
Camiones de mudanzas
Flota de vehculos

Facilidades

Salas de conferencias
Centros de computadoras
Salas de exposiciones
Almacenes
13

C a p t u l o

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678

Como los recursos no suelen estas disponibles 24 horas al da, o siete das a
la semana, a menudo necesitar considerar la disponibilidad de los recursos.
Asegrese de tener en cuenta estas variables, tales como perodos de vacaciones, duracin de la jornada laboral, y acceso a edificios o equipos.

Identificacin de recursos en su propio proyecto

Mientras sigue pensando en su proyecto, considere los recursos que va a necesitar para llevar a cabo las tareas que
ya ha identificado.
1. Identifique las personas o grupos de personas que necesita para realizar tareas especificas.
Para darle mayor flexibilidad, use ttulos generales (mecangrafo, analista, carpintero, supervisor) antes que nombres especficos (Juan, Mara, Martnez).
2. Identifique cualquier equipo que necesita para realizar las tareas.
Considere nicamente el equipo para el que necesita hacer gestiones especiales o que se encuentra en nmero limitado. Por ejemplo, si todo el equipo de su proyecto tiene una computadora
en su escritorio, no necesita especificar computadora como un recurso de equipamiento. Por
otra parte, si sus colaboradores necesitan compartir material informtico con otros miembros
de su empresa, debe introducir computadoras en la planificacin de su proyecto.
3. Identifique las instalaciones o facilidades que se requieren para las tareas.
Asegrese de considerar las instalaciones para el nmero determinado de personas o material
que se va a utilizar. De nuevo, slo necesita planificar para facilidades que no se encuentran
continuamente disponibles o que requieren esfuerzos especiales.

Vincular tareas
Normalmente, las tareas se suceden unas a otras: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y despus se
decoran. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas que tienen una dependencia entre s y se indica a
Microsoft Project en qu consiste esa dependencia.

Perfeccionar el plan del proyecto

Ha creado un plan de proyecto inicial, pero tal vez an no cumpla sus objetivos. Por ejemplo, si sigue el plan
actual, el proyecto puede requerir un tiempo o un costo excesivos. Para solucionar estos problemas, tendr que
ajustar el plan del proyecto como:

Reducir la programacin del proyecto

Reducir los costos de las tareas
Reducir los costos de los recursos
Asegurarse de que los recursos pueden realizar el trabajo en el tiempo disponible, entre otros.

14

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

C a p t u l o

Seguimiento y
administracin
Una vez que se inicia el proyecto, su equipo de colaboradores se encargar de
ejecutar el plan. Sin embargo, tendr que seguir de cerca su progreso, puesto que
generalmente surgen problemas imprevistos.Manteniendo Microsoft Project actualizado, podr ver el estado del proyecto e identificar y resolver con antelacin
los problemas que pueden afectar al xito del proyecto.

Para revisar el plan del proyecto antes de ajustarlo,

puede imprimir la vista Diagrama de Gantt o cualquier
vista de Microsoft Project. Tambin puede personalizar las vistas antes de imprimirlas.

Cerrar un
proyecto

Cada proyecto es una experiencia de la que siempre se aprende. Por muy bien que
se planee el comienzo, al final del proyecto comprobar que su plan ha cambiado
con respecto a la versin original. Para aprovechar al mximo esa experiencia,
utilice la informacin que ha guardado en Microsoft Project para comparar el
plan original del proyecto con la forma en que ha progresado realmente el proyecto.

Algo que debe saber!...

PROYECTO DE SOLUCION DEL
PROBLEMA INFORMATICO DEL AO 2000
Antes de que un proyecto pueda comenzar y un horario del proyecto puede ser creado, la meta del proyecto se debe
definir primero. Una vez que defina la meta del proyecto, puede comenzar el proceso de crear el horario, identificando las
tareas necesarias para alcanzar la meta de ese proyecto.
Por ejemplo: El Problema Informtico del ao 2000 es ahora un tema familiar. Cada uno ha odo hablar de l y las
predicciones estn llegando a ser ms y ms pesimistas, que si usted no ha comenzado ya su programa del ao 2000,
entonces este proyecto estar demasiado atrasado. Consideremos un horario importante tpico del proyecto.
3 meses de evaluacin, deciden sobre la lnea de conducta
3 meses de asignacin de recurso puesta en prctica de 1 ao
6 meses de prueba.
En qu se traduce esto?. De no tomar medidas al respecto las prdidas podran ser severas y sostenidas, la completa
prdida posible del ao 2000..., de crdito por hasta un ao entero. Es un futuro cercano para muchas compaas e incluso
algunas naciones que han elegido no hacer caso del problema y fingir que no existe.
A qu debe hacer frente a ste hecho?. El curso ms razonable es actuar rpidamente y liquidar inmediatamente. Ahora
no tiene tiempo que esperar, no haga mientras que su compaa todava tiene cierto valor comercial. Lo ms importante es
admitir que existe crisis, hacerle frente y actuar inmediatamente. La negacin es el enemigo ms potente. Esta es la nica
manera de disipar la energa del desastre durante el tiempo, de otra manera, sera como la furia de un arma nuclear as como,
los impulsos del reloj por encima de Diciembre 31, 1999 al Enero 1, 2000.
En octubre 5 de 1999: La especulacin comienzar a ejecutarse desenfrenando en los mercados financieros quienes
sobrevivirn en el ao 2000 y quienes no.
Imagnese si comenzara inmediatamente a ordenar en un da sin el funcionamiento seco de las computadoras en el mes del
invierno de enero de 1999 y Apagar totalmente todos las computadoras e intentando existir sin ellos para apenas un da, que
sera de nosotros y del mundo.

15

C a p t u l o

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

QUE PUEDE HACER

CON PROJECT?

WPLANIFIQUE Y CONTROLE TODOS SUS PROYECTOS.- El nuevo y verstil motor de programacin

incorporado a Microsoft Project 98, le permitir planificar y seguir los progresos de sus proyectos con mayor
eficacia, as como identificar y dar respuesta a los conflictos, antes de que sucedan. Programe y siga la informacin relacionada con sus proyectos por horas, das, semanas o meses. Asimismo, puede usar Microsoft Project 98
para controlar los datos relativos a recursos y costos; sto le permitir adaptarse a los cambios de programacin
a medida que se presenten. Por ltimo, puede consolidar la informacin de mltiples proyectos, a fin de consultar
y establecer las dependencias entre varios de ellos y crear los informes multi-proyecto.
WCOMUNIQUE SUS PLANES CON FACILIDAD.- La elaboracin de planes inteligentes para proyectos se
convierte en una tarea intil si no consigue informar de ellos a los miembros de su equipo adecuadamente.
Microsoft Project 98 incluye funciones avanzadas de presentacin, como los diagramas de Gantt personalizables,
que pueden ser publicados en una intranet corporativa o en Internet para asegurarse de que los planes se transmiten e interpretan correctamente.
Adems, gracias al alto nivel de compatibilidad de Microsoft Project 98 con las funciones de trabajo en grupo e
intranet, es posible mantener a todo el equipo de trabajo bien informado y con capacidad de participacin.
Asimismo, podr compartir informacin, delegar tareas y consultar el estado de los proyectos por correo electrnico, a travs de la intranet de su empresa e incluso, por medio de Internet.
Se adapta a sus preferencias de trabajo.- La perfecta compatibilidad de Project con las aplicaciones de escritorio
de Microsoft Office (por ejemplo, el hecho de que compartan la misma interfaz y el sistema de ayuda) agiliza y
simplifica su aprendizaje y su uso.
WADMINISTRE SUS PROYECTOS MAS COMPLEJOS.- A continuacin se muestran algunas funciones:
Seguimiento personalizado del tiempo. Reparta con eficacia el tiempo de trabajo de su equipo mediante
esta funcin de seguimiento personalizado, la cual permite determinar con precisin el tiempo que cada
miembro dedica diariamente a realizar una tarea.
Mltiples rutas crticas. Evite alteraciones de la programacin; Microsoft Project 98 le ayuda a identificar
aquellos grupos de tareas que pudieran poner en peligro la fecha de terminacin de un proyecto.
Fecha de estado. Actualice el estado de un proyecto en funcin de la fecha en que se necesita elaborar un
informe preciso.
Vinculacin multi-proyecto. Registre los cambios y los vnculos entre varios proyectos individuales con los
nuevos smbolos de tareas que representan las dependencias de otros planes de proyectos.
Vistas de Uso de tareas y Uso de recursos. Elija uno de estos modos de presentacin para consultar las
tareas, de acuerdo con la asignacin de recursos, o bien, los recursos de acuerdo con la asignacin de
tareas.
Administracin de recursos mejorada. Presente cambios reales en los recursos y su impacto en las tareas
en relacin con las cargas de trabajo.
Determinacin del perfil de trabajo de los recursos. Modifique las cargas de trabajo de los miembros del
equipo por periodos de tiempo.
WMANTENGA A SU EQUIPO INFORMADO E INVOLUCRADO.- A continuacin se muestran algunas
funciones:
Diagramas de Gantt personalizables. Modifique los diagramas para ajustarlos a sus propias necesidades.
Funciones de trabajo en grupo. Asigne tareas y reciba actualizaciones de las mismas, de los miembros de su
equipo, mediante su sistema de correo electrnico o los exploradores de Internet.
Comparta informacin entre aplicaciones de Office. Simplifique los anlisis y elabore informes ms completos, compartiendo informacin de otras aplicaciones de Microsoft Office, como las hojas de clculo de
Microsoft Excel y el programa de presentaciones Microsoft PowerPoint.
Elaboracin de informes en Microsoft Excel. Disee fcilmente tablas dinmicas, curvas y grficos de
costos, entre otras posibilidades, exportando sus datos desde Microsoft Project 98 a Microsoft Excel.
16

RINCIPIOS

UNDAMENTALES

1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

INICIANDO PROJECT

Microsoft Project, es una aplicacin que permite disear, administrar

y controlar cualquier tipo de proyecto, independientemente de cul
sea su experiencia en diseo de proyectos.

Para Iniciar Project, hacer los pasos siguientes:

1.Hacer un click sobre el botn
2.Arrastrar y seleccionar
3.Sin soltar el botn del mouse seleccionar la sub-opcin

17

C a p t u l o

Principios Fundamentales

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

VENTANA PRINCIPAL

Al iniciar Microsoft Proyect, ste abre un nuevo archivo de proyecto (vaco) en una ventana
de proyecto. Los botones situados en la parte superior de la ventana y laterales son mtodos
para accesar fcilmente a un comando. Para ejecutar dichos botones: hacer un click sobre
cada botn.

Nombre del
proyecto

Barra de menes.- Muestra los

comandos de Project. Use el mouse para
elegir (resaltar) comandos.

Ventana
principal

Barra de Herramientas.- Hacer un click en los

botones para elegir comandos rpidamente.

Insertar Tarea.- Los proyectos se componen de

tareas(actividades). Al insertar una tarea este
debe tener un comienzo y un fin. La finalizacin
de una tarea es importante para la finalizacin
del proyecto.

Modos de ver.- Use estos

botones para pasar a otras
vistas del proyecto.

Barras de desplazamiento.- Use estas

barras para mostrar partes del
documento que no estn visibles.

Barra
de
estado.Muestra
informacin sobre el proyecto activo
o el comando resaltado.

Elementos de la ventana
1 . VENTANA PRINCIPAL: En esta ventana irn apareciendo los diferentes documentos (archivos grficos)
que se van a crear o abrir.
2. NOMBRE DEL PROYECTO: Es el ttulo del documento, que por defecto es Proyect 1, cuyo nombre ser
modificado cuando guarde el archivo y ponga el nombre que desea.

18

Principios Fundamentales

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

FORMAS DE VER UN PROYECTO

Con la vista Calendario se pueden crear, modificar o

revisar las tareas del proyecto en formato de calendario: las barras de tareas cubren los das o las semanas
en los que estn programadas las tareas. Este formato
permite ver rpidamente aquellas tareas que estn programadas en das, semanas o meses concretos.
La vista Calendario tiene los siguientes usos:
Mostrar las tareas programadas en una semana o intervalo de semanas especficos.
Revisar las tareas programadas en das, semanas o meses determinados.
Crear un proyecto especificando tareas y el tiempo que llevar completar cada una de ellas.
Establecer dependencias secuenciales entre las tareas mediante su vinculacin.
Asignar personal y otros recursos a las tareas.
La vista Diagrama de Gantt muestra informacin acerca de las tareas del proyecto en forma de texto y grficos de barras. En la parte izquierda de esta vista se
encuentran las columnas (que contienen los campos de
Microsoft Project), en las que puede escribir y modificar los nombres de tareas, las duraciones, las fechas de
comienzo y de fin del proyecto, as como otro tipo de
informacin. En la parte derecha de esta vista puede
utilizar barras de Gantt para mostrar grficamente la
duracin de las tareas y las fechas de comienzo y fin del
proyecto en una escala temporal. La posicin relativa de las barras de Gantt muestra la secuencia en
la que estn programadas las tareas del proyecto.
La vista Diagrama PERT muestra las tareas y las dependencias entre tareas en forma de diagrama de red o
diagrama de flujo. Cada tarea se representa con un
cuadro (tambin denominado nodo) y la lnea que une
dos cuadros representa la dependencia entre las dos
tareas. De forma predeterminada, la vista Diagrama
PERT muestra una lnea diagonal sobre las tareas en
curso y lneas diagonales en cruz sobre las tareas completadas.
La vista Diagrama PERT se puede utilizar para:
Crear y ajustar la programacin.
Vincular tareas para especificar la secuencia de tareas y determinar las fechas de
comienzo y de fin.
Mostrar grficamente las tareas completadas, las tareas en curso y las que todava
no han comenzado.
Asignar personal y otros recursos (por ejemplo, equipos) a tareas concretas.
19

C a p t u l o

Principios Fundamentales

Si tiene dos a ms archivos de proyecto abiertos puede

ver de pantalla completa. Para ello Seleccionar la
opcin Nueva ventana del men Ventana.
Tambin puede observar todos los archivos de proyecto a la vez. Para ello Seleccionar la opcin Organizar
todo del men Ventana.
Al tener todas las ventanas a la vez puede copiar las
tareas con slo seleccionar y arrastrar a la otra ventana del archivo de proyecto ubicando dicha tarea donde desea.

Dentro del archivo de proyecto, puede ordenar la forma de ver cada tarea,
subtarea, etc.
Para ello hacer un click en la lista desplegable
y seleccionar una de las opciones que
se muestra en esta lista.

Al hacer un click en mostrar todas las tareas.

Al hacer un click en mostrar el resumen de las tareas
20

Principios Fundamentales

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

INTRODUCIR UNA TAREA

Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto. Cuando introduce una tarea,
puede ser tan detallado o tan general como desee, pero querr introducir aquellas actividades que necesiten
planificacin, requieran de una cantidad considerable de tiempo, o que no desee olvidar. Cuando introduce una
tarea, a sta se le asigna un nmero de tarea. Este nmero aparece en la primera columna de la tabla de Gantt.
Tras introducir una tarea, introducir una duracin para ella en unidades de semanas, das, horas, o minutos. La
siguiente tabla muestra abreviaturas para la introduccin de duraciones:

Unidad
semanas ..
das .....
horas ....
minutos ..

Abreviatura
s
d(por omisin)
h
m

Para preparar un viaje de vacaciones, se va a introducir una lista de tareas que tienen que realizarse tras estar todo
empaquetado. Por ejemplo, antes de poder mover nada en la habitacin, necesita ver que equipaje llevar.
Estima que esto llevar uno da para su terminacin.
Para insertar una tarea, hacer los pasos siguientes:

Caja de Edicin

1. Hacer un click en el primer recuadro y digitar el ttulo del proyecto.

2. Presionar la tecla Enter, para
pasar a la siguiente celda.

Al introducir un texto se observar que en la caja de edicin aparecer

conforme se digite. Si comete un error al escribir, presionar la tecla
RETROCESO.
Para modificar el texto, seleccionar la celda que desea modificar el texto, luego ubicar el cursor del mouse en la caja de edicin y enseguida
proceda a modificar.
21

C a p t u l o

Principios Fundamentales

3 y 4

3. Presionar la tecla TAB, para pasar a la siguiente Columna Duracin.

4. Digitar la duracin de esa tarea.
Ejemplo 10 das
5. Seleccionar una de las dos opciones. Ejemplo: Vincularlas.
6. Hacer un click en el botn Aceptar.

Dependencias de tareas
Naturaleza de las dependencias entre las tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia
entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea Contactar servicios de abastecimientos debe
concluir antes del comienzo de la tarea Decidir menes. Existen cuatro tipos de dependencias entre las tareas
con Project:

Cambiar el vnculo de la tarea

1.En la Barra de vistas, hacer un click en
de la barra de herramientas.
2.Hacer doble click en la lnea de vnculo de las tareas que desee cambiar.
3.En el cuadro Tipo, hacer doble click en el vnculo entre tareas que
desee cambiar el vnculo de la tarea (como se muestra en el grfico .
Sugerencia: Una simple vinculacin de tipo fin a comienzo no funciona en
todos los casos. Microsoft Project proporciona otros tipos de vnculos entre
tareas para que pueda definir el proyecto de manera realista. Por ejemplo, si
dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un vnculo de
tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar al mismo tiempo,
utilice un vnculo de fin a fin.
22

H acer dob le click aq u

Principios Fundamentales

C a p t u l o

En el siguiente ejemplo se muestra las fases de un proyecto cuyo objetivo

es lograr que el 60% de la poblacin identifique el Problema Informtico
del Ao 2000.

1. - Lograr que el 60% de la poblacin identifique el PIA2000.

1.1 Aplicar Encuestas a la Administracin Publica
1.2 Aplicar Encuestas de Opinin
1.3 Aplicar Encuestas en la empresa privada
1.4 Difundir los resultados
2. - Publicar cuatro libros sobre el PIA2000, orientados a conocer en que consiste, metodologa para afrontarlo, tcnicas y herramientas y planes de contingencia.
2.1 En que consiste el Problema Informtico del Ao 2000
2.2 Lineamientos Metodolgicos para enfrentar el PIA 2000
2.3 Tcnicas y Herramientas de Solucin al PIA 2000
2.4 Planes de Contingencia frente al PIA 2000
3. - Distribuir en las entidades pblicas y privadas afiches alusivos al PIA2000.
3.1 Elaboracin y difusin de afiches para instituciones
3.2 Elaboracin y difusin de afiches para Univers. , ISTs, Esc. Militares, etc.
3.3 Elaboracin y difusin de afiches para Clubes Sociales, Colegios Profesionales,
etc.
4. - Publicar 4 trpticos orientados al pblico en general y del empresariado en particular.
4.1 Elaboracin y difusin trpticos a clientes de banca privada
4.2 Elaboracin de encartes para revistas de clubes
4.3 Elaboracin de encartes para revistas de clubes
4.4 Encartes en peridicos del pas
5. - Editar 6 separatas en medios de circulacin masiva averca de las previsiones del PIA2000
5.1 Elaboracin de separatas para tcnicos de Instituciones
5.2 Elaboracin de separatas para lectores de revistas de colegios profesionales
5.3 Elaboracin de encartados en revistas especializadas de informtica
6. - Edicin de historietas, como material de difusin acerca de la problemtica.
6.1 Elaboracin de material de lectura simple para Univ. , ISTs, Escuelas Sup. ,
etc.
6.2 Encartes en revistas orientadas a la familia
7. - Realizar foros de sensibilizacin en la ciudad de Lima y Callao (100)
7.1 Elaborar presentacin especifica en microcomputadora
7.2 Organizar equipos de exposicin con material porttil
7.3 Realizar exposiciones en entidades pblicas
7.4 Promover la participacin de las entidades pblicas
8.- Realizar foros en Lima y Callao, metodologa, tcnicas, (10)
8.1 En que consiste el problema informtico del ao 2000.
8.2 Servicios que ofrecen las empresas para solucionar el PIA2000.
8.3 Lineamientos Metodolgicos para afrontar el PIA2000.
8.4 Tcnicas y Herramientas para adaptar equipos y sistemas.
8.5 Elaboracin de planes de contingencia.
8.6 Anlisis del Marco Jurdico para prever acciones.
9. - Cien foros en el interior del pas, cuatro por cada ODEI, metodologas, tcnicas, otros.
23

C a p t u l o

Principios Fundamentales

9.1 Coordinacin con DNODEI para difusin en ODEI

9.2 Elaborar cronograma de foros y estrategias
9.3 Organizar equipos de personal para realizar conferencias
9.4 Gestionar los recursos al personal.
9.5 Elaboracin de materiales para los foros.
9.6 Aprovisionar los equipos necesarios para los foros.
10.- Edicin de videos (2) para la prensa televisiva en el mbito nacional.
10.1 Elaborar el guin y desarrollo del vdeo correspondiente.
10.2 Coord. con medios televisivos para difusin a noticieros y revistas televisivas.
11. - Presentacion trimestral sobre el problema del ao 2000.
11.1 Recoleccin de informacin acerca de experiencias en conversin.
11.2 Diseo de campaa y formulacin de contenido para las entrevistas.
11.3 Coordinacin con los medios asegurar presencia de INEI.
12. - Ofertar 2 cursos para profesionales frente al PIA2000
12.1 Diseo de cursos.
12.2 Formulacin de campaa y difusin.
12.3 Ofrecer los curso a travs de la ENEI.
12.4 Promocin de cursos para aplicar los cursos en Gremios.
13.- Instalacin de pagina WEB con informacin en general
13.1 Promocin de cursos para aplicar los cursos en Gremios.
13.2"Instalar una pgina WEB, incluyendo informacin sobre proveedores de soluciones.
13.3Difundir el software INEI.Y2K que permite regrabar el BIOS en equipos PC486.
13.4"Instalar el Centro de Orientacin, con sus correspondientes bancos de datos y
medios.
13.5Instalar un Centro de Difusin de Prensa dedicado a proveer informacin especfica.

Una vez planificado de como se va ha

desarrollar el proyecto necesitamos establecer la fecha de comienzo y fin
del proyecto.
Dentro del proyecto se observa 13
fases que son las tareas para cumplir
el objetivo donde se especifica la duracin de cada tarea si est vinculada
con otra tarea.
Luego se debe especificar que recursos se necesita: Personas, Equipos,
Salas de Conferencias, etc.
Finalmente, debemos hacer una evaluacin de los costos del proyecto, planificando las coyunturas que pudiera
pasar en el transcurso. Terminada la
evaluacin y se observa que los costos son muy elevados entonces proceda ha hacer reajustes ya sea en la
duracin o en los recursos ajustandolo a su conveniencia.

24

Principios Fundamentales

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

AGREGAR UNA NOTA

Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las
suposiciones y otros datos de utilidad. Las notas pueden resultar muy
tiles para recordar las expectativas que haba cuando se defini la tarea
por primera vez.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en el Diagrama de Gantt
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee
agregar una nota.
3.Hacer un click en Notas de tareas .
4.En el cuadro Notas, escriba el contenido de la nota.

1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

CAMBIAR LA DURACION DE
UNA TAREA

Cuando se especifica una tarea, Microsoft Project asigna automticamente

una duracin de un da a la tarea. Puede cambiar la duracin de la tarea
para representar de forma ms precisa el tiempo que llevar.
1.En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .
2.En el campo Duracin de la tarea que desee cambiar, escriba la duracin que desee.
Se puede especificar la duracin utilizando minutos, horas, das o semanas.
3.Presionar la tecla ENTRAR.
Sugerencia Para programar las tareas de forma ms eficaz, especifique
una duracin para cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las
fechas de comienzo y fin automticamente.
Nota Las delimitaciones pueden impedir que las tareas se vuelvan a
programar al redistribuir automticamente el proyecto. Puede escribir
una fecha de comienzo o de fin y dejar que Microsoft Project calcule la
duracin de la tarea de forma automtica, pero se aplicar la delimitacin No comenzar antes del o bien No finalizar antes del a la tarea.

25

C a p t u l o

Principios Fundamentales

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

CREAR UN HITO

Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Si
escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el diagrama de Gantt al comienzo de ese da.
Para crear un hito, hacer los pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, hacer click en Diagrama de Gantt.
2.En el campo Duracin de la tarea que desee cambiar, escriba 0 das.
3.Presionar la tecla ENTRAR.
Sugerencia. Tambin puede marcar una tarea como hito sin cambiar la duracin.
Hacer un click en Informacin de la tarea , hacer un click en la ficha Avanzado y, a
continuacin, active la casilla Marcar la tarea como hito.

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

COMENZAR O FINALIZAR
LAS TAREAS EN UNA FECHA

Puede programar tareas de forma eficaz estableciendo la duracin de las tareas y

dejando que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin en funcin de las
dependencias entre tareas. Slo cuando las tareas deban comenzar y terminar en fechas concretas, deber escribir la fecha de comienzo y fin y dejar que Microsoft Project
calcule la duracin de la tarea, para ello hacer los pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt .
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Informacin de la tarea .
3.Hacer un click en la ficha Avanzado.
4.En el cuadro Tipo, haga clic en un tipo de delimitacin.
5.Si seleccion una delimitacin distinta a Lo ms tarde posible o Lo antes posible,
escriba la fecha de delimitacin en el cuadro Fecha.
Nota.SiescribeunafechadecomienzoparaunatareaoarrastraunabarradeGantt
para cambiar la fecha, Microsoft Project establecer la delimitacin No comenzar
antes del (NCAD) basndose en la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de
fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin del
tipo No finalizar antes del (NFAD).
26

Principios Fundamentales

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

DIVIDIR UNA TAREA

Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se reanude ms adelante en

la programacin.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt .
2.Hacer un click en el botn Dividir tarea
3.Desplace el puntero sobre la barra de tareas que desee dividir y, a continuacin,
hacer un click en la barra de tareas donde desee que tenga lugar la divisin.
Sugerencia Puede crear una divisin mayor haciendo clic en la barra de tareas y
arrastrndola a la derecha.
Nota Si arrastra una parte de una tarea dividida de forma que entre en contacto con
otra parte, la divisin desaparecer.
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

ASIGNAR UN RECURSO
A UNA TAREA

1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt.

2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y haga clic en Asignar
recursos.
3.En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o bien haga clic en Direccin para
seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico.

wPara asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades para
representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea.

wPara asignar varios recursos diferentes, seleccinelos.

wPara asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos carpinteros, escriba un porcentaje superior
al 100% en el campo Unidades.

Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.

4.Hacer un click en Asignar.
La marca de verificacin que aparecer a la izquierda de la columna Nombre indica que el recurso se ha asignado
a la tarea seleccionada.
Nota Al asignar nuevos recursos a la tarea, la duracin se reducir para reflejar los nuevos recursos (si se trata
de una tarea condicionada por el esfuerzo). Para obtener ms informacin acerca de la programacin condicionada por el esfuerzo.
Sugerencias:
A medida que cambia la programacin, probablemente necesitar reemplazar los recursos asignados por otros.
En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuacin, puede reemplazar uno por otro. En el
cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado que desee reemplazar y haga clic en el botn
Reemplazar. Seleccione uno o ms recursos para asignar a la tarea y, a continuacin, elija Aceptar.
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacin, puede mantener en pantalla
el cuadro de dilogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt u otras vistas de Microsoft
Project.
27

C a p t u l o

Principios Fundamentales

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

CONTROLAR CUANDO UN RECURSO

TRABAJA EN UNA TAREA

Puede especificar el momento en el que un recurso asignado trabajar en una tarea. Por ejemplo, puede escalonar
los momentos en que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea retrasando la hora de comienzo de
uno o varios recursos. Cuando retrase la hora de comienzo de la asignacin de un recurso, Microsoft Project
vuelve a calcular la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas .
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee cambiar.
3.Hacer un click en Informacin de la tarea y, a continuacin, haga clic en la ficha General.
4.En los cuadros Comienzo o Fin, escriba la fecha en la que desee que el recurso comience o finalice.
Sugerencias
Puede definir el perfil de trabajo de un recurso en una asignacin. Al hacerlo, se ajusta la cantidad de esfuerzo
dedicado a una tarea en las asignaciones individuales.
Puede interrumpir el trabajo de un recurso en una tarea dividiendo la tarea.
Puede cambiar el tiempo que un recurso se encuentra disponible cambiando el calendario base del recurso.
Puede establecer fechas de comienzo y de fin del recurso para todo el proyecto.
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

IMPRIMIR UNA VISTA

Existen dos maneras de imprimir una vista: puede utilizar el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar
o el comando Imprimir del men Archivo.
Cuando use el botn Imprimir (de la barra de herramientas Estndar), la vista se imprimir utilizando la configuracin de impresin que se guard por ltima vez. Si no ha guardado ninguna configuracin de impresin, se
utilizar la configuracin predeterminada. Si utiliza el botn Imprimir, la vista no se muestra en la ventana Vista
preliminar. No puede utilizar el botn Imprimir para imprimir un informe.
Cuando utilice el comando Imprimir (del men Archivo), puede cambiar las opciones de impresin y ver la vista
antes de imprimir. En una vista preliminar, puede ver una pgina o todas las pginas; tambin puede cambiar el
aspecto de las pginas de la vista y ver los resultados en la vista preliminar.
Hacer un click en el botn Imprimir.
Sugerencias
Para modificar cualquiera de las opciones de impresin e imprimir la vista utilizando el comando Imprimir, haga
clic en clic en Imprimir del men Archivo, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.
Si utiliza el comando Imprimir, puede abrir una vista preliminar de una vista haciendo clic en Vista preliminar del
cuadro de dilogo Imprimir. Haga clic en Imprimir en la ventana Vista preliminar para volver al cuadro de dilogo
Imprimir.
Si muestra una vista previa de una vista, puede cambiar la apariencia de las pginas de la vista haciendo clic en
Configurar pgina de la ventana Vista preliminar y realizando los cambios que desee. Para volver a la ventana
Vista preliminar, haga clic en Vista preliminar del cuadro de dilogo Configurar pgina.

28

Principios Fundamentales

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

DAR FORMATO AL PROYECTO

Para dar formato al texto del proyecto que se est diseando, seleccionar el texto, luego hacer un click en una
de las opciones de botones de la barra de formato, para ello:
Anular sangra.-Elimina la sangra de una tarea para situarla en un nivel superior del
esquema.
Aplicar sangra.-Aplica sangra a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema.
Mostrar subtareas .-Expande una tarea de resumen para mostrar sus subtareas.
Ocultar subtareas.- Comprime una tarea de resumen para ocultar sus subtareas.
Mostrar todas las subtareas.- Expande todas las tareas de resumen para mostrar todas
las tareas.
Fuente.- Cambia la fuente seleccionado.
Tamao.- Cambia el tamao de fuente.
Negrita.-Aplica o quita el formato de negrita en el texto seleccionado.
Cursiva.-Aplica o quita el formato de cursiva en el texto seleccionado.
Subrayado.-Aplica o quita el formato de subrayado en el texto seleccionado.
Alinear a la izquierda.-Alinea a la izquierda el contenido del campo seleccionado.
Centrado.-Alinea al centro el contenido del campo seleccionado.
Alinear a la derecha.-Alinea a la derecha el contenido del campo seleccionado.

29

C a p t u l o

Principios Fundamentales

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

PROCEDIMIENTOS PARA
ADMINISTRAR LOS COSTOS

Pocas son las personas que no tienen que rendir cuentas de un proyecto. Tanto si necesita justificar los gastos de
cada tarea o del costo global del proyecto, especificar las tasas por el trabajo de un recurso o los costos fijos de las
tareas le ayudarn a elaborar su plan, puesto que podr ver si se ajusta al presupuesto.
Con Project puede acumular los costos a medida que se realiza una tarea, al comenzarla o al finalizarla. Puede
especificar tasas por uso y de horas extras para recursos e incluso planear futuras subidas salariales.
Una vez que se ha especificado la informacin de costos correspondientes a tareas recursos, puede guardar el
presupuesto y compararlo ms tarde con los costos reales a medida que se van acumulando, para ello hacer los
pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos.
2.En los campos Tasa estndar, Tasa de horas extra o Costo por uso, escriba la tasas que desee.
3.Presionar la tecla ENTER.
Sugerencias:
Puede asignar hasta cinco grupos de tasas de costos para hacer frente a diferentes tipos de trabajo o a cambios de
tasas en el futuro, por ejemplo, aumentos salariales. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso y
hacer un click en Informacin del recurso. Hacer un
click en la ficha Costos y luego especifique las tasas
en Tablas de tasas de costo.
Puede asignar tasas por uso a los recursos (por ejemplo, el costo de equipamiento cada vez que se utiliza). En el campo Costo por uso, escriba un costo por
Hacer un click en la flecha descendente, para ver
las otras opciones o para personalizar las opciones
uso para el recurso.
que necesita de la BARRA DE HERRAMIENTAS.
Puede cambiar las tasas estndar y de horas extra
predeterminadas para todos los recursos nuevos que
especifique. En el men Herramientas, hacer un click
en Opciones y, a continuacin, en la ficha General.
En los cuadros Tasa estndar predeterminada y Tasa 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
predeterminada para horas extra, escriba las tasas 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
Hacer un click en
de la barra de herramientas.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
nuevas. Para definir esta configuracin como valor 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678

Luego
introduzca
los
valores que desea.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678
predeterminado para futuros proyectos, hacer un click
en Predeterminar.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

ESTABLECER COSTO FIJO

Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no est asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo para la tarea, para ello hacer los pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt.
2.En el men Ver, seale Tabla y hacer un click en Costo.
3.En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.
4.Presionar la tecla ENTER.
Sugerencia: La tabla Costo tambin permite cambiar la acumulacin del costo fijo seleccionando un mtodo
de acumulacin en el campo Acumulacin de costos fijos.
Nota: A diferencia de los costos fijos de un recurso, los costos fijos de las tareas no requieren asignaciones de
recursos.
30

Principios Fundamentales

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

CAMBIAR EL MOMENTO EN EL
QUE SE ACUMULAN LOS COSTOS

En Project, los costos por recurso se prorratean de manera predeterminada y su acumulacin se basa en el
porcentaje de finalizacin de la tarea y se distribuye a lo largo de su duracin. Sin embargo, puede cambiar el
mtodo de acumulacin en el caso de los costos por recurso para que tenga efecto al comienzo o al final de la
tarea.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos .
2.En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso cuyo mtodo de acumulacin desea cambiar.
3.Hacer un click en Informacin del recurso y, a continuacin, hacer un click en la ficha Costos.
4.En el cuadro Acumulacin de costos, hacer un click en un mtodo de acumulacin.
Notas:
Cuando realice cambios de tasas relativas al tiempo en un recurso y utilice el mtodo de acumulacin de
costos prorrateado, los costos se calcularn utilizando las tasas de los perodos de tiempo adecuados y pueden
variar durante la realizacin de la tarea.
No se pueden prorratear ni acumular los costos de recursos por uso al final de la asignacin de la tarea; se
acumulan siempre al comienzo de la asignacin.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

ACTUALIZAR O AGREGAR
OTRA TASA DE PAGO

Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos o reducciones, puede asignar
diferentes tipos de tasas para aplicarlas en el momento que especifique el administrador. Puede guardar hasta
cinco grupos de tasas distintos por cada recurso para afrontar los cargos de diferentes tipos de trabajo. Para ello
hacer los pasos siguientes:
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos .
2.En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desea asignar tasas de pago diferentes.
3.Hacer un click en Informacin del recurso y, a continuacin, hacer un click en la ficha Costos.
4.En Tablas de tasas de costo, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa de costo estndar, por horas extra o por
uso, en los campos correspondientes de la primera fila en blanco.
Sugerencias:
Desde cualquier vista de tareas puede abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso haciendo doble click
en el recurso en el cuadro de dilogo Asignar recursos.
En los campos de tasas de las tablas de tasas de costo puede incluir aumentos o reducciones de tasas escribiendo
tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo, +10% o 10%. Cuando escriba los porcentajes, Project calcular la
nueva tasa.

31

C a p t u l o

Principios Fundamentales

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

COMPROBAR EL COSTO
DEL PROYECTO COMPLETO

Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para
determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que
Project vuelve a calcular el proyecto.
1.En el men Proyecto, hacer un click en la opcin Informacin del proyecto.
2.Hacer un click en el botn Estadsticas.
3.En el campo Actual situado bajo el campo Costo, se muestra el costo
total planeado para el proyecto.
Sugerencias:
Una vez que ha establecido una lnea de base y ha comenzado a realizar
el seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos Previsto
y Real para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones.
A medida que progresa el trabajo real, tambin puede comparar la variacin entre los campos Actual y Restante
para comprobar si va a tener suficiente dinero para completar el proyecto.
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

VER EL COSTO POR TAREA

Si el costo total del proyecto no se ajusta al presupuesto, examine el costo total de cada tarea individualmente
para estimar los cambios que se pueden realizar.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt.
2.En el men Ver, hacer un click en Tabla y, a continuacin, elija Costo.
3.Arrastrar la barra de divisin hacia la derecha para mostrar el campo Costo total.
Sugerencias:
En vez de arrastrar la barra de divisin puede desplazarse al campo Costo total.
Tambin puede ver cmo se distribuyen los costos a lo largo de la duracin de una tarea en la vista Uso de tareas
mostrando los detalles de los costos. En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas. En el men Formato,
seale Detalles y, a continuacin, hacer un click en Costo.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

VER

LOS COSTOS TOTALES

DEL PROYECTO

Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto (actualizados cada vez que Project vuelve
a calcular el proyecto) para consultar si se encuentra dentro de los lmites del presupuesto global.
1.En el men Proyecto, hacer un click en la opcin Informacin del proyecto.
2.Hacer un click en Estadsticas.
Sugerencias:
qPara consultar el estado global de los costos del proyecto, tambin puede utilizar el informe Resumen del
32

Principios Fundamentales

C a p t u l o

proyecto. En el men Ver, hacer un click en Informes, hacer un click en Generales y, a continuacin, en
Seleccionar. Elija Resumen del proyecto y, a continuacin, hacer un click en Seleccionar.
qEn los proyectos combinados puede ver los costos totales del proyecto en la tarea resumen del proyecto.
En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas y despus seleccione la tarea resumen del proyecto
de la que desee comprobar los costos. Para ver los costos, seale Detalles en el men Formato y despus
hacer un click en Costo.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

MOSTRAR LINEAS DE PROGRESO

EN UN PROYECTO

Si desea crear una representacin visual del progreso del proyecto, podr mostrar lneas de progreso en el
Diagrama de Gantt. Para una fecha de progreso determinada, Project dibuja una lnea de progreso que
conecta las tareas en curso y crea un grfico en el Diagrama de Gantt con picos( o extremos) dirigidos
hacia la izquierda para indicar el trabajo programado y picos dirigidos hacia la derecha para indicar el
trabajo que va por delante de la programacin. La distancia entre el pico y la lnea vertical representa el
grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programacin en la fecha de progreso.
Puede mostrar mltiples lneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y cambiar su aspecto.
Asimismo, es posible mostrar lneas de progreso relativas al plan real o a una lnea base guardada del
mismo.
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

MOSTRAR LA LINEA DE
PROGRESO ACTUAL

Es posible mostrar grficamente el progreso actual del proyecto mediante lneas de progreso para la fecha
actual o la fecha de estado del proyecto.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt.
2.En el men Herramientas, seleccionar Seguimiento y, a continuacin, hacer un click en Lneas de
progreso.
3.Hacer un click en la ficha Fechas e intervalos.
4.Active la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso actual.
5.Para mostrar la fecha de estado del proyecto, hacer un click en En la fecha de estado del proyecto.
Para mostrar el progreso en la fecha actual, hacer un click en En la fecha actual.
Nota:
Si elige mostrar el progreso en la fecha de estado del proyecto, y no se ha establecido sta, Project
mostrar el progreso de la fecha actual.
Sugerencia:
Tambin es posible mostrar el progreso con respecto al plan previsto. En Mostrar lneas de progreso en
relacin con el, seleccione Plan previsto.

33

C a p t u l o

Principios Fundamentales

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

QUE ES UNA LINEA BASE?

Todo proyecto constituye una experiencia de la que siempre se aprende. Para aprovechar al mximo su experiencia, cree un plan previsto que represente lo que espera del proyecto.
Despus, si sigue el progreso real en Project, puede utilizar la lnea base para comparar el plan original con el
curso real del proyecto. Podr ver qu tareas comenzar o antes o despus de lo planeado, las que rebasaron el
presupuesto original, las que llevaron ms tiempo de lo planeado, entre otros. Puede utilizar esta informacin
para evitar problemas en proyectos futuros y para realizar mejores estimaciones de tiempo y presupuesto.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

CUANDO DEBE CREARSE UNA

LINEA DE BASE?

El procedimiento ideal sera crear una lnea de base guardando el plan del proyecto una vez que lo haya perfeccionado e inmediatamente antes de comenzar a trabajar en el proyecto. Si desea seguir los costos, compruebe que
escribe la informacin de costos antes de crear la lnea de base.Si guarda una lnea de base y despus se cree que
debera ajustarla, puede agregarle fcilmente nuevas tareas o realizar cambios en las existentes.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

COMPARAR PLANES

Con la vista Gantt de seguimiento, puede comparar, en cualquier momento, el plan previsto con el progreso real
hasta la fecha. Si desea comparar el presupuesto original del proyecto con los costos reales del proyecto hasta la
fecha, utilice la tabla Costo de la vista Uso de tareas.
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

ACERCAR O ALEJAR

Ampla y/o Disminuye la ventana

activa con el siguiente valor ms
alto.

Para concentrarse en un perodo de tiempo especfico, acercar las tareas seleccionadas o para ver la duracin total
del proyecto, haga click en Zoom en el men Ver y seleccione una de las opciones. No es posible acercar la vista
de un intervalo de fechas especfico en el Diagrama PERT.
Para acercar o alejar rpidamente una vista, hacer un click en el botn (acercar) y/o (alejar).
34

Principios Fundamentales

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

IMPRIMIR

Imprime al archivo activo o los

archivos de proyectos seleccionados.

Para Imprimir un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes:

Ctrl + P
del men Archivo. Tambin se puede imprimir haciendo un
1. Seleccionar Imprimir
click al botn
de la Barra de Herramientas.

o en su defecto presionar con el teclado

Ctrl

2. En la siguiente ventana seleccionar en la opcin nombre la impresora donde se imprimir el trabajo.

3. Hacer un click en una de las opciones de Intervalo de pginas
4. Digitar el nmero de copias, en la opcin Copias.
5. Hacer un click en el botn Aceptar.

35

C a p t u l o

Principios Fundamentales

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

VINCULAR TAREAS

Asigna una dependencia de Fin a

Comienzo entre las tareas seleccionadas.

Para Vincular tareas de un proyecto, hacer los pasos siguientes:

1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt .
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.
3.Seleccionar Vincular tareas
Ctrl + F2 del men Edicin.
Tambin puede aplicar haciendo un click al botn de la Barra de Herramientas.
Notas:
Si vincula tareas utilizando selecciones mltiples, seleccione las tareas en el orden en el que desea vincularlas.
De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vnculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Puede
cambiar este vnculo entre las tareas a de comienzo a comienzo, de fin a fin o de comienzo a fin.
Para quitar dependencias entre las tareas, hacer lo siguiente:
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt.
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee desvincular.
3.Hacer un click en el botn
de la barra de herramientas.
Las tareas se volvern a programar en funcin de los vnculos con otras tareas o las delimitaciones.
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

NOTAS

Inserta o revisa las notas de la tarea,

recurso o asignacin seleccionados.

Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las suposiciones y otros datos de utilidad. Las
notas pueden resultar muy tiles para recordar las expectativas que haba cuando se defini la tarea por primera
vez.
1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt .
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la
tarea a la que desee agregar una nota.
3.Hacer un click en el botn
de la barra de
Herramientas.
4.En el cuadro Notas, escriba el contenido de la
nota.
36

Principios Fundamentales

C a p t u l o

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

ASIGNAR RECURSOS

Asigna recursos a las tareas. Tambin puede utilizar este comando

para reemplazar o eliminar asignaciones de recursos.

Para Asignar recursos a las tareas de un proyecto, hacer los pasos siguientes:
1.De la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt
2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y hacer un click en el
botn
3.En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o bien haga click en Direccin para
seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico.
Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo
Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa
tarea.
Para asignar varios recursos diferentes, seleccinelos.
Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo dos carpinteros, escriba un
porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.
Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.
4.Hacer un click en el botn Asignar.
La marca de verificacin que aparecer a la izquierda de la columna Nombre, indica que el recurso se ha
asignado a la tarea seleccionada.
Nota.- Al asignar nuevos recursos a la tarea, la duracin se reducir para reflejar los nuevos recursos (si se
trata de una tarea condicionada por el esfuerzo).
Sugerencias:
A medida que cambia la programacin, probablemente necesitar reemplazar los recursos
asignados por otros. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuacin,
puede reemplazar uno por otro. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione el
recurso asignado que desee reemplazar y haga click en el botn Reemplazar. Seleccione uno
o ms recursos para asignar a la tarea y, a continuacin, elija Aceptar.
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacin, puede
mantener en pantalla el cuadro de dilogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt u otras vistas de Microsoft Project.

37

C a p t u l o

Principios Fundamentales

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

INFORMACION DE TAREAS

Muestra informacin de la tarea, el recurso o la asignacin seleccionados.

Puede utilizar el cuadro de dilogo Informacin de la tarea para ver y cambiar la configuracin general (como las
fechas de comienzo y fin), especificar las tareas predecesoras, asignar recursos, establecer opciones avanzadas
(como delimitaciones de tareas) y escribir notas acerca de la tarea.
Puede utilizar el cuadro de dilogo Informacin del recurso para ver y cambiar la configuracin general (como la
disponibilidad), establecer perodos laborables, introducir informacin de costos y escribir notas acerca del recurso. Puede utilizar el cuadro de dilogo Informacin de la asignacin para ver y cambiar la configuracin general
(como el trabajo y las fechas de comienzo y de fin), realizar un seguimiento de la informacin y escribir notas
acerca de la asignacin.

La vista Uso de tareas muestra las tareas del proyecto y, agrupados debajo de ellas, los recursos que tienen
asignados. La vista Uso de tareas se utiliza para:
Asignar personal y otros recursos a las tareas.
Escribir y modificar conjuntamente informacin acerca de las tareas y los recursos, como trabajo, fechas de comienzo y de fin, costo, asignacin de trabajo y disponibilidad para el trabajo.
Distribuir las asignaciones de tareas de forma ms equitativa entre los recursos.
Averiguar cuntas horas est programado que trabaje cada uno de los recursos en tareas especficas.
Variar el volumen de trabajo que una persona dedica a una tarea estableciendo perfiles de
trabajo.
DIVIDIR UNA TAREA PARA QUE LA SEGUNDA PARTE COMIENCE EN UNA FECHA POSTERIOR.
Para que la vista Uso de tareas se adapte exactamente a la medida de sus necesidades, puede personalizarla o
crear una nueva versin personalizada. Al guardar el proyecto, la vista personalizada quedar guardada con el
archivo del proyecto. Para personalizar la vista Uso de tareas, puede:
Mostrar informacin diferente acerca de las tareas.
Dar formato a informacin especfica para resaltarla. Por ejemplo, puede dar formato de negrita a una tarea importante.
Aplicar formato a una categora de informacin para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede
aplicar formato de cursiva a todas las tareas de la ruta crtica e incrementar el tamao de todos
los ttulos de columnas.
Cambiar las unidades de tiempo que se muestran en pantalla para ver el proyecto al nivel de
detalle que necesite.
VER INFORMACIN ACERCA DEL USO DURANTE UN PERODO DE TIEMPO DETERMINADO.
Cambiar las lneas horizontales y verticales, denominadas cuadrculas, para mejorar la legibilidad
y claridad de la vista Uso de tareas. Por ejemplo, puede especificar distintos diseos y colores de
lnea para las cuadrculas de columna y fila.
Crear una vista combinada para la vista Uso de tareas a fin de mostrar informacin adicional
acerca de las tareas o acerca de los recursos a los que estn asignadas dichas tareas.
38

/ losario 8 isual

Esta parte de la gua le ayudar a

complementar los conceptos y aspectos
fundamentales que se encuentran en
la pantalla.

ETODOS

BREVIADOS

1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567
1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

CON EL TECLADO

Use el atajo siguiente con el teclado para desempear tareas comunes en Project.
Para el acceso fcil a esta informacin, puede imprimir este tema o aumentar al
mximo la ventana de Ayuda.
Cree que usar el teclado es a veces ms rpido que usar el mouse?
Las teclas rpidas evitan el uso de diferentes menes y ayudan a la ejecucin de comandos directamente. En
Microsoft Project pueden ser usadas con mltiples fines, desde ejecutar comandos hasta editar informacin de
proyectos. Las combinaciones de teclas rpidas frecuentemente se encuentran listadas junto al comando en los
menes de Microsoft Project. Por ejemplo, en el men de Edicin, el comando de Vnculos muestra la combinacin de teclas rpidas: CTRL+F2
Para una lista completa de teclas rpidas, consulte al Asistente para ayuda en Office. En Microsoft Project o
cualquier otra aplicacin de Office 97, oprima F1 para desplegar el Asistente de ayuda, y despus escriba tecla
rpida en la caja de texto. A continuacin mencionamos las teclas rpidas ms usadas en Microsoft Project:

ACTIVIDAD

CLAVE DE ACCESO RPIDO

Fill Down (ingresar la misma informacin en varios Oprima CTRL, seleccione la informacin que
campos).
desea copiar; posteriormente los campos en que desea
copiar la informacin. Despus presione CTRL+D.
Despus de usar el comando Buscar, encontrar la mis- SHIFT+F4.
ma informacin de nuevo.
Mostrar la caja de dilogo: Ir a.

F5.

Mostrar la caja de dilogo de informacin de tareas.

SHIFT+F2 mientras se muestre una tarea.

Mostrar la caja de dilogo de asignacin de recursos y Seleccione la tarea y presione ALT+F10.

asignar un recurso a una tarea.
Seleccionar otras tareas mientras la caja de dilogo de ALT+F6.
.asignacin de recursos est abierta
Imprimir.

CTRL+P.

Vincular las tareas con la dependencia ms comn de Seleccione las tareas y presione CTRL+F2.
finainicio
.
Desplegar el Editor de Visual Basic.
ALT+F11.
Moverse entre dos vistas en una combinacin de stas,
tales como la Tabla Gantt (Gantt Chart) y la Hoja de
recursos (Resourse Sheet).

F6.

"

G l o s a r i o

V i s u a l

M t o d o s

A b r e v i a d o s

TECLAS RAPIDAS
PARA PERFILAR UNA LISTA DE TAREAS
Duplicar tareas. ......................
Eliminar tareas. ......................
Ocultar subtareas. ....................
Mostrar subtareas. ....................
Mostrar todas las tareas. ................

ALT+SHIFT+ Flecha derecha.

ATL+SHIFT+ Flecha izquierda.
ALT+SHIFT+ Guin. o ALT+SHIFT+ Signo de menos.
ALT+SHIFT+= o ALT+SHIFT+ Signo de suma.
ALT+SHIFT+*.

CREAR UNA COMBINACION DE TECLAS RAPIDAS PARA INICIAR

MICROSOFT PROJECT
Para iniciar Microsoft Project, puede utilizar una combinacin de teclas rpidas. Primero, genere un acceso
directo en Windows 95 o Windows 98, y despus asigne una combinacin para ste.

CREAR UN ACCESO DIRECTO

DE MICROSOFT PROJECT EN WINDOWS 95
1.Hacer un click con el botn secundario del mouse en el escritorio de Windows, apunte en nuevo y hacer un
click en Acceso directo.
2.Hacer un click en la opcin Examinar
Examinar.
3.En la caja de Ver, hacer un click en la unidad en la que est instalada Microsoft Project.
4.En la lista de carpetas, hacer doble click en las carpetas hasta abrir la que contiene Microsoft Project
(Winproj.exe).
5.Hacer doble click en Winproj.exe y otro ms en Siguiente.
6.En la caja de Seleccione un nombre para el acceso directo, escriba un nombre para el acceso directo, tal como
Microsoft Project y despus hacer un click en el botn Terminar
Terminar.

HACER UNA COMBINACION DE TECLADO

PARA ACCESO DIRECTO DE MICROSOFT PROJECT
1.Hacer un click con el botn derecho del mouse en el acceso directo de Microsoft Project y despus hacer un
click en Propiedades
Propiedades.
2.Hacer un click en el separador de Acceso directo.
3.En la caja de clave de Acceso directo, escriba un acceso rpido, tal como CTRL+ALT+P.

CUANDO QUIERA INICIAR PROJECT

UTILICE ESTA COMBINACION
Vea antes un proyecto antes de imprimir
Antes de imprimir un reporte, es muy til ver qu informacin tiene y cmo lucir cuando la imprima. Para
"

M t o d o s

A b r e v i a d o s

G l o s a r i o

V i s u a l

hacerlo, necesita seleccionar la opcin vista preliminar. En esta ventana, puede:

Aumentar o disminuir el tamao de una vista o reporte, para revisar los detalles.
Mostrar mltiples pginas o una sola.
Ajustar la orientacin de la pgina.
Vista en escala y reportes.
Editar encabezados, pies de pgina y leyendas en las vistas.
Editar encabezados y pies de pgina en reportes.
Seleccionar las opciones de impresin, tales como el rango de la pgina y nmero de copias.
Imprimir la vista o reporte.
Nota: Usted no puede editar la vista o reporte en la ventana de vista preliminar.

CREAR UN NUEVO MENU DE HERRAMIENTAS

Usted puede crear nuevos menes personalizados de herramientas, los cuales son guardadas como barra de
herramientas:
En el men Ver, seleccione barra de herramientas, y d posteriormente en personalizar.
Hacer un click en el separador de la barra de herramientas.
Seleccionar Nuevo.
En la caja del nombre de la barra de herramientas, marque el nombre del nuevo
men.
Nota: Porque las barras del men estn guardadas como barra de herramientas, usted puede incluir palabras del men, barras, o barras de men con el nombre que las distinga de las
de sus herramientas.

MOSTRAR O ESCONDER UNA BARRA DE MENU

Aunque no es posible ocultar la barra de men estndar de Microsoft Project, si es posible mostrar u ocultar las
barras del men personalizadas. Estas son guardadas como barras de herramientas.
En el men de vista, seale la barra de herramientas, y hacer un click en el nombre de la
barra del men que desea mostrar o esconder.

COMENZAR UN GRUPO DE COMANDOS EN UN MENU

Puede encontrar til separar diferentes comandos en el men estndar o en un men personalizado. Por ejemplo,
si crea un men personalizado con comandos de archivos y de edicin, puede querer separar los comandos de
archivo (Nuevo, Abierto, Cerrado, y Guardado) y los de edicin (Deshacer, Cortar, Copiar y Pegar) insertando
una barra separadora horizontal entre ellos, dentro del men.
Si la barra de men que desea modificar no est desplegada, extienda la barra de men.
En la opcin Ver, seleccione la barra de herramientas y despus hacer un click en Personalizar.
Hacer un click en el separador de comandos.
En la barra de men, seleccionar el comando sobre el cual desea insertar el separador, y
entonces hacer un click en modificar la seleccin.
Hacer un click en comenzar un grupo.

Nota: Usted puede personalizar comandos del men cuando el cuadro de dilogo est abierto al hacer click
en los comandos del men en las barras de ste.

"!

G l o s a r i o

V i s u a l

M t o d o s

A b r e v i a d o s

COMO AUTOMATIZAR TAREAS RUTINARIAS

MACROS Y MICROSOFT PROJECT
Esto es tan frustrante! Cada semana tengo que hacer este trabajo de modo que mi compaero pueda obtener su reporte, y toma demasiado de mi tiempo! Debe haber una mejor manera !.
Si alguna vez se ha encontrado en esta situacin, ya existe una solucin para usted: la creacin de un macro para
aplicaciones con Microsoft Visual Basic. Para crear un macro no necesita saber programacin, ya que es muy
sencillo. De hecho, la mayora de los macros pueden crearse siguiendo unos simples pasos, similares a los que
realice para imprimir reportes semanales. Microsoft Project descifra los detalles (como el nombre del filtro a
usarse) y crea el cdigo Visual Basic necesario. Incluso es posible vincular el macro a un botn de la barra de
herramientas, de forma que los complicados reportes semanales se conviertan en una actividad tan sencilla como
imprimir o hacer click en un botn.
Lo que estoy haciendo ahora puede no ser muy eficiente, pero no deseo usar mucho tiempo aprendiendo
cmo escribir Visual Basic. Slo deseo ver mi trabajo terminado..
El emplear un poco de tiempo para aprender COMO CREAR UN MACRO?, es una actividad que le traer
mltiples beneficios en el futuro. De hecho, porque grabar un macro no requiere del conocimiento de Visual
Basic, no necesita aprender este lenguaje. Visual Basic es necesario slo si usted decide modificar un macro en
lugar de regrabarlo o desea crearlo de la nada.
Consideremos el problema original: cada semana necesita imprimir un reporte. El reporte tiene una vista particular, un filtro definido, es tipificado en una manera particular, y es impreso. Generar este reporte requiere
demasiados pasos cada semana, sin mencionar que es ms bien tedioso. Un macro que permita crear un reporte
as, puede ser muy sencillo. Veamos el cdigo de Visual Basic que hace del macro algo tan simple.

Sub Reporte
Macro tarea de reporte Macro Grabado Mircoles 23/12/98
ViewApply Name:=Tracking Ga&ntt
FilterApply Name:=I&ncomplete Tasks
Sort Key1:=Finish,
Ascending1:=True ReportPrint Name:=Slipping Tasks
Fin Sub
Ahora veamos lo que cada lnea del cdigo significa.
Sub Reporte
Comienza el macro. Sub es la abreviatura de subrutina, la cual es el macro en s. El texto que sigue Sub es el
nombre que usted ha dado al macro y aparece en la lista del nombre del macro dentro de la caja de dialogo de
ste. (Para acceder a esta caja de dilogo, seale el macro en el men de herramientas y haga doble click en
Macros).
Macro tarea de reporte semanal
Macro Grabado Mircoles 23/12/98
Cualquier lnea que comience con un apstrofe es un comentario y es ignorado por Visual Basic. Usted puede
usar estos comentarios para recordarle qu hacen las diferentes partes del macro.

""

M t o d o s

A b r e v i a d o s

G l o s a r i o

V i s u a l

ViewApply Name:=Tracking Ga&ntt

Cambios en la vista Tracking Gantt. Este cdigo Visual Basic fue grabado mediante el sealamiento de Tracking
Gantt en el men de Ver.

FilterApply Name:=I&ncomplete Tasks

Aplicar un filtro para mostrar slo tareas incompletas. Este cdigo fue grabado mediante el sealamiento de
Filtros en el men de Proyecto y despus seleccionando las Tareas incompletas.
Sort Key1:=Finish, Ascending1:=True
Tipifica las tareas mediante la fecha en orden ascendente. Este cdigo fue grabado sealando primero la opcin
Ordenar y despus la fecha de trmino.
ReportPrint Name:=Slipping Tasks
Selecciona el reporte detallado de tareas. Este cdigo fue grabado seleccionando Reportes en el men de Ver,
posteriormente eligiendo Personalizar, despus Seleccionar y Slipping Tasks en la lista de reportes, y luego Imprimir.
Fin Sub
Marca el final del macro, es similar al uso del punto final en una oracin.
ReportPrint Name:=Slipping Tasks

PARA EMPEZAR A DESARROLLAR SU PROPIA MACRO,

PUEDE HACER ESTOS CINCO PASOS
1.En el men de herramientas seale un Macro
Macro, y hacer un click en Grabar Nuevo Macro
Macro.
2.Introduzca un nombre para el macro o use el nombre provedo.
3.En la caja de almacenamiento macro, haga un click en el lugar en donde desea almacenar el macro. Si elige
guardarlo como archivo global, el macro estar disponible siempre que use Microsoft Project, y no slo cuando
use el proyecto especfico donde lo cre.
4.Hacer un click en el botn OK y entonces escriba las acciones que desea grabar. Recuerde que todo lo que
usted escribe se guarda, incluyendo errores y cualquier cosa hecha para corregirlos.
5.Cuando haya finalizado sus tareas, seleccione la opcin Macro en el men de herramientas y haga un click en
detener grabacin.
Eso es todo; por supuesto hay otras operaciones ms complejas que pueden realizarse con macros y Visual Basic,
pero esto es lo nico que usted necesita saber para ahorrar mucho tiempo.

CALENDARIZACION
El nuevo sistema, totalmente rediseado, para calendarizar de Project, permite a los usuarios reflejar en sus
proyectos las caractersticas del mundo real.

"#

G l o s a r i o

V i s u a l

M t o d o s

A b r e v i a d o s

PUEDO MOSTRAR EL PORCENTAJE DE TRABAJO TERMINADO?

Claro que si. Para mostrar el porcentaje de trabajo terminado en la tabla Gantt, puede modificar la Barra de
avance para que muestre tal informacin, agregar una barra para ese propsito o mostrar la informacin como un
texto adyacente a la Barra de tareas.
Para cambiar la Barra de avance, hacer click en Estilo de barras en el men Formato. En la fila Progreso, hacer un
click en la columna A, seleccione la flecha y luego, % de Trabajo terminado (% Work Complete). De forma
predeterminada, la Barra de progreso muestra el porcentaje de la tarea que se ha realizado con base en su
duracin.
Para obtener informacin acerca de cmo agregar una barra a la tabla Gantt, abra Microsoft
Project 98 y busque en el Asistente de Office informacin sobre el tema: Crear una barra
Gantt personalizada. Para aadir texto a la Barra de tareas, hacer un click en Estilo de barras
dentro del men Formato. Seleccione la fila Tarea, haga click en Texto, luego en Izquierda,
marque la flecha y luego hacer un click en % de Trabajo terminado.

HAY ALGUNA MANERA DE FIJAR LA DURACION DE UNA TAREA?

S. Se puede elegir que el tipo de tarea sea de Duracin fija, Trabajo fijo o Unidades fijas. La opcin predeterminada es Unidades fijas.
Para cambiar el tipo de tarea por una tarea particular, seleccinela, haga click en Informacin de la tarea en el men Proyecto, seleccione el tab Avanzado y luego hacer click en
Duracin fija en el cuadro Tipo de tarea.
Para cambiar la opcin predeterminada para el tipo de tarea, hacer click en Opciones en el
men Herramientas, hacer un click en el separador Calendarizacin, y luego seleccione un
nuevo tipo de tarea en el cuadro Tipo de tarea predeterminada.

SE PUEDE ELEGIR UN VALOR MAXIMO DE INACTIVIDAD POR

DEBAJO DEL CUAL SE VUELVA CRITICA UNA TAREA?
S. Usted puede especificar la cantidad de das de inactividad que utiliza Microsoft Project para determinar las
tareas crticas. Si esta cantidad es menor o igual a la cantidad especificada, la tarea se considera como crtica. En
el men Herramientas, seleccione Opciones, elija el separador Clculo, y luego escriba una cantidad en el cuadro: Las tareas son crticas si el perodo de inactividad es menor o igual a (Tasks are critical if slack is less than or
equal to). Esta es una opcin local que se guarda en el proyecto activo.

PUEDO MEDIR LOS RECURSOS ENTRE MULTIPLES PROYECTOS?

S, siempre y cuando los proyectos compartan la Base de recursos. La base puede estar en un archivo de proyecto
que slo contenga informacin sobre recursos (no de tareas) o en un proyecto existente que usted designe como
el proyecto base.
Para mayor informacin acerca del establecimiento de una base de recursos, abra Microsoft Project y busque en
el Asistente de Office acerca del tema: Compartir recursos entre proyectos.

"$

M t o d o s

A b r e v i a d o s

G l o s a r i o

V i s u a l

PUEDO MEDIR SOLO LAS TAREAS SELECCIONADAS?

La medicin corrige la asignacin excesiva de recursos en el plan, causado por un recurso que tiene ms trabajo
asignado que tiempo disponible para realizarlo. La medicin se aplica a los recursos, pero puede cambiar el
programa original de una tarea no concluida. Usted puede seleccionar una tarea para evitar que la programacin
de tareas cambie durante la medicin de recursos. Para hacerlo, seleccione las tareas que no quiere evaluar, haga
click en Informacin de tareas en el men Proyecto, elija el separador General, y luego haga click en No evaluar
en el cuadro Prioridad.

LA DIVISION DE UNA TAREA CAMBIA SU RESTRICCION?

Cada tarea de Project tiene una restriccin, siendo la opcin predeterminada Cuanto antes. La divisin de una
tarea no cambiar su restriccin. Sin embargo, cuando se arrastra una porcin de la tarea dividida, la restriccin
puede cambiar.
El Asistente de planeacin puede alertarlo de los cambios inadvertidos causados por el arrastre de una tarea. Para
iniciar el Asistente de planeacin, haga click en Opciones en el men Herramientas, elija el separador General,
y luego deje seleccionado el cuadro Recomendacin del Asistente de planeacin.

PUEDO DIVIDIR MAS DE UNA VEZ UNA TAREA?

HAY ALGUN LIMITE?
Usted puede dividir una tarea de manera que quede interrumpida y luego vuelva a conjuntarse en el calendario.
No hay lmite, usted puede dividir la tarea tantas veces como lo desee.
1.Para dividir una tarea, haga click en Dividir tareas.
2.Mueva el cursor hacia la barra de tarea que quiere dividir, y luego haga click en donde
quiere que esto ocurra.
MPuede crear una divisin ms larga seleccionando y arrastrando la barra de tarea
hacia la derecha.
MPara eliminar una divisin, arrastre una porcin de la tarea dividida de manera que
entre en contacto con la otra porcin.

PUEDO ESTABLECER UNA DEPENDENCIA DE TAREA CON UNA

PORCION DE TAREA DIVIDIDA?
No. Una divisin es una interrupcin en una tarea que tiene lugar entre el principio y el final de dicha tarea. Una
dependencia de tarea controla la fecha final o inicial de la tarea misma. Si cada parte de la tarea tiene una
diferente dependencia, debe ingresar el trabajo como tarea aparte.

QUE SON LINEAS DE PROGRESO Y QUE SIGNIFICAN?

Las lneas de progreso son una herramienta que permite determinar con rapidez si una tarea est dentro del
tiempo programado. Para una fecha determinada, Project traza una lnea que conecta las tareas en proceso, con
picos hacia la izquierda en el trabajo que est atrasado y picos hacia la derecha para sealar el trabajo que est
adelantado. La distancia entre el pico y la lnea vertical indica el grado en que la tarea est adelantada o atrasada
segn la fecha programada.
"%

G l o s a r i o

V i s u a l

M t o d o s

A b r e v i a d o s

Usted puede trazar mltiples lneas de progreso para diferentes fechas en su proyecto y cambiar la apariencia
de las lneas. Tambin puede trazar lneas relacionadas con su plan actual o para un plan bsico guardado.
Ahorre tiempo y esfuerzo usando Microsoft Outlook con Microsoft Project 98
Si usted es el responsable de un proyecto, le gustara pasar menos tiempo notificando a las personas las tareas
que le han sido asignadas o los cambios en stas? Qu tal si pudiera incorporar el reporte del trabajo realizado
por los diferentes colaboradores sin tener que pasarlo manualmente? O ingresar los nombres de los recursos en
el proyecto sin necesidad de volverlos a escribir o tener recordatorios acerca de las tareas ms importantes?
Si usted es integrante de un equipo, le gustara tener la posibilidad de observar de manera clara el funcionamiento del proyecto? Qu le parecera poder ver sus tareas en un proyecto en la misma lista con sus otras responsabilidades o crear y mandar los reportes sin mucho esfuerzo?
Al usar Microsoft Project 98 con Microsoft Outlook, todo esto es posible. En los siguientes prrafos usted
aprender cmo puede ahorrar tiempo y esfuerzo al utilizar en conjunto estos dos miembros de la familia Office.

ASIGNACION Y SUPERVISION
DE LAS TAREAS MICROSOFT PROJECT CON MICROSOFT OUTLOOK
Al utilizar los atributos para grupos de trabajo de Microsoft Project, el responsable de un proyecto puede asignar
las tareas e intercambiar mensajes de correo electrnico para supervisar el progreso de los colaboradores que
tienen Outlook u otro sistema de correo electrnico de 32-bits, compatible con MAPI. Cuando un equipo utiliza
Outlook, los mensajes de Microsoft Project son entregados en su bandeja de entrada, y las tareas aceptadas se
agregan de manera automtica en la lista de Tareas del programa.
Hay tres tipos de mensajes que pueden intercambiar los grupos de trabajo: Asignacin, Actualizacin y Status de
latarea.
Los responsables de un proyecto pueden utilizar el comando Asignacin a equipo para asignar y actualizar las
tareas de un proyecto a travs del correo electrnico.

ASIGNACION Y ACTUALIZACION DE TAREAS

Los responsables de un proyecto pueden utilizar el comando Asignacin a equipo, de la barra de herramientas
Grupo de trabajo de Microsoft Project, para asignar las tareas de un proyecto a travs de mensajes de correo
electrnico a cada uno de los colaboradores. Cuando hay un cambio en las tareas, el responsable puede mandar
un mensaje de Actualizacin para notificar los cambios a los colaboradores involucrados.
Las tareas o cambios aceptados se aaden de manera automtica a la lista de tareas de Outlook del colaborador.
Microsoft Project agrega un nombre a la categora correspondiente al nombre del proyecto, de manera que un
recurso que trabaja en mltiples proyectos puede utilizar el campo de categora en Outlook para agrupar las
tareas por proyecto.

SEGUIMIENTO DE AVANCES
Los colaboradores pueden hacer el seguimiento de sus avances utilizando el campo % terminado (% Complete)
en la lista de tareas de Outlook, o creando y guardando un reporte de Status de equipo en Microsoft Project.
Cuando un miembro del equipo selecciona el comando Nuevo reporte de status, en Microsoft Outlook se crea y
archiva en la bandeja de entrada un mensaje de correo electrnico personalizado. El colaborador puede ingresar
el trabajo de ese da o perodo, luego archivar el reporte en la bandeja de entrada hasta que est listo para
mandarlo al responsable del proyecto.

"&

M t o d o s

A b r e v i a d o s

G l o s a r i o

V i s u a l

REPORTE DE STATUS
Los responsables de proyectos pueden solicitar un reporte de status utilizando el comando Status del equipo, de
la barra de herramientas Grupo de trabajo de Project. Adems, los miembros de un equipo pueden generar y
enviar reportes de actualizacin de sus tareas conforme se realizan. Para hacerlo deben usar el comando Nuevo
reporte de status del equipo en el men de acciones (en Outlook 98).
La informacin de las actualizaciones de tareas se transfiere de manera automtica al reporte general cuando la
enva el colaborador, sin importar si ste hace un seguimiento de la informacin del porcentaje terminado, en la
lista de tareas de Outlook, o del trabajo actual por perodo.

UTILICE LA LIBRETA DE DIRECCIONES DE OUTLOOK

PARA INCLUIR LOS RECURSOS DENTRO DE SU PLAN
Dado que Microsoft Project 98 se integra automticamente con todas sus libretas de direcciones de Outlook,
puede agregar recursos a su archivo de proyecto. Simplemente haga click en el botn Direccin dentro del
cuadro de dilogo Asignacin de recursos en Microsoft Project 98 y las libretas de direcciones de Outlook se
abrirn. Luego seleccione los nombres de las personas que usted quiere que trabajen en el proyecto. El uso de la
libreta de direcciones evita que vuelva a escribir los nombres de los recursos y le asegura tener a las personas
indicadas, as como las direcciones de correo electrnico en el archivo del proyecto.

ESTABLEZCA UN RECORDATORIO OUTLOOK EN MICROSOFT PROJECT

En la mayora de los proyectos, hay tareas que requieren mayor atencin. Microsoft Project puede avisarle de las
tareas y fechas lmite prximas con un recordatorio Outlook, con minutos, horas, das o semanas antes del inicio
o el fin de dichas tareas.

HACER UN REGISTRO DEL TRABAJO

DENTRO DE OUTLOOK JOURNAL
Microsoft Outlook puede llevar un registro del trabajo que usted hace dentro de un archivo Microsoft Project,
as como abrirlo, guardarlo e imprimirlo. Con esta informacin, Outlook puede ayudarle a encontrar el proyecto
en que trabaj el martes pasado o que imprimi ayer. La informacin se archiva slo en su computadora.
Es fcil de configurarlo:
1.En el men Herramientas de Microsoft Outlook, haga clic en Opciones.
2.En Outlook 97, seleccione Diario. En Outlook 98, seleccione Preferencias y luego haga
click en Opciones de diario.
3.Seleccione el cuadro Microsoft Project en la lista: Tambin grabar archivos de; luego haga
click en el botn Aceptar
Aceptar.
4.Yaest!

CAMBIE UNA TAREA

MICROSOFT OUTLOOK A MICROSOFT PROJECT
Si ha estado haciendo seguimiento de un proyecto con ayuda de Microsoft Outlook y quiere cambiar esa informacin a Project, puede exportar la lista de tareas de Outlook y luego importarla desde Microsoft Excel.

"'

G l o s a r i o

V i s u a l

M t o d o s

A b r e v i a d o s

CREAR UN PROYECTO

Crea un proyecto basado en la plantilla predeterminada.

Para Crear un nuevo proyecto, hacer los pasos siguientes:

Ctrl + U del men Archivo
Archivo.
1. Seleccionar Nuevo
Tambin puede aplicar haciendo un click al botn
de la Barra de Herramientas.

o en su defecto presionar con el teclado

Ctrl

ABRIR UN PROYECTO

Abre o busca un archivo de proyecto

Para Abrir o Recuperar un archivo de proyecto

proyecto, hacer los pasos siguientes:
1. Hacer un click en el botn

, de la Barra de Herramientas.

Tambin puede Seleccionar Abrir

Ctrl + A

O en su defecto con el teclado presionar

Ctrl

del men Archivo

Archivo.
+

2. En la opcin Buscar en
en, hacer un click en la carpeta
abrir.
3. Hacer doble click a dicho archivo de proyecto.
Ejemplo: El archivo de proyecto 2000.mpp

#

, seleccionando el nombre del archivo que desea

M t o d o s

A b r e v i a d o s

G l o s a r i o

V i s u a l

GUARDAR UN PROYECTO

Guarda el PROYECTO activo con el nombre de archivo,

ubicacin y formato actuales.

Para Guardar un proyecto, hacer los pasos siguientes:

Ctrl +G

del men Archivo

Archivo.

Otra opcin a aplicar: Es hacer un click en el botn

Herramientas.

de la Barra de

1. Seleccionar la opcin Guardar

Ctrl

Tambin puede presionar con el teclado

2. Hacer un click en el botn Guardar

Si el proyecto es nuevo, Microsoft Project, le pedir un nombre.

3. Con cualquiera de las opciones aplicadas, se presentar una ventatana
donde debe seleccionar una de las opciones que se presentan en el cuadro de dilogo:
Guardar Cronograma1sin lnea de base o
Guardar Cronograma1 con lnea de base.
4. Hacer un click en el botn Aceptar
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

CERRAR UN PROYECTO

Cierra el programa o archivo activos. Si un archivo

abierto contiene cambios no guardados, se solicitar que
se guarde el archivo antes de cerrarlo.

Al finalizar su trabajo con Project, cierre el archivo de proyecto activo, para trabajar con otro archivo y liberar
memoria del sistema.
Para Salir de Project y cerrar un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes:
1. Seleccionar la opcion Cerrar
el botn
o presionar con el teclado

, del men Archivo

Archivo. Otra opcin a aplicar es hacer un click en
Alt

F4

2. En la siguiente ventana elegir una de las opciones:

Si elige la opcin
Si elige la opcin

Si
No

, entonces aparecer la ventana de dilogo de Guardar

como.
Guardar como
entonces automticamente sale de la aplicacin.

IR A LA TAREA SELECCIONADA

Desplaza la escala temporal para mostrar la tarea seleccionada(seleccionar la tarea

y hacer un click en este botn, luego observar la escala temporal de esta tarea)
#

G l o s a r i o

V i s u a l

M t o d o s

A b r e v i a d o s

COPIAR EL FORMATO

Para Copiar el formato de un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes:

1. Hacer un click al botn

de la Barra de Herramientas.

Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga un click
.
Para copiar el formato a ms de un elemento, hacer doble click en
y hacer un click en todos los elementos
a los que desee dar formato. Cuando haya terminado, presionar la tecla
o vuelva a hacer click en
Esc
formato.
para desactivar el botn Copiar formato

REVISAR LA ORTOGRAFIA

Comprueba el documento activo por si existieran posibles errores de

ortografa, gramtica y estilo de escritura y muestra sugerencias para
corregirlos.

Para Revisar la ortografa de un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes:

1. Hacer un click al botn

de la Barra de Herramientas, o en su defecto presionar con el teclado

F7

2. Si presenta un posible error, como por ejemplo una palabra mal escrita, una palabra repetida, un error
gramatical o el uso incorrecto de maysculas. Modifique el texto en este cuadro para corregirlo y, a continuacin, hacer un click en el botn Cambiar o hacer un click en la palabra correcta en el cuadro Sugerencias y, luego, en el botn Cambiar.
Omite una palabra
Omite todas las palabras
Agrega esa palabra
Modifica la palabra
Modifica todas las palabra

DIVIDIR LA TAREA

Cambia una tarea de manera que comience en una fecha, se detenga y despus se
reanude en otra fecha (seleccionar la tarea y hacer un click en este botn).

M t o d o s

A b r e v i a d o s

G l o s a r i o

V i s u a l

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

USO DEL MOUSE

En esta seccin se incluye informacin bsica sobre el uso del mouse y se explican los distintos tipos de punteros del mouse.
Un mouse, u otro dispositivo sealador, funciona siguiendo el principio por el
que primero se sita el puntero del mouse (se seala) en algn elemento de la
pantalla y, a continuacin, se hace click con el botn del mouse para efectuar
una accin sobre el elemento.
Nota
Nota.- La documentacin de Project es parte del supuesto de que el usuario dispone de un
mouse y de que es diestro.
Al desplazar el mouse sobre una superficie plana, el puntero del mismo se mover en la pantalla.
Si le falta espacio, levante el mouse y sitelo en un lugar en que le sea ms cmodo desplazarlo.
Para sealar, mover el mouse hasta que la punta del puntero se encuentre sobre el elemento o
rea que se desea sealar. A continuacin, se podr realizar lo siguiente:

Sealar

Hacer o dar un click

Colocar el puntero sobre un elemento.

Presionar y soltar el botn primario del mouse una vez.

Soltar rpidamente el botn del mouse.

Hacer o dar doble

click

Presionar y soltar rpidamente el botn primario del

mouse dos veces.

Hacer click con el

botn derecho o
secundario del mouse

Presionar y soltar una vez el botn secundario del mouse,

con lo que aparecer un men de acceso directo.

Arrastrar

Para mover un elemento hasta otra ubicacin, primero

debe sealarlo. Presionar el botn primario o el secundario del mouse y, sin soltarlo. sealar la posicin en la
que se desea situar el objeto. A continuacin, suelte el
botn. Tambin podr arrastrar para seleccionar texto.

#!

G l o s a r i o

V i s u a l

M t o d o s

A b r e v i a d o s

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

USO DE LOS CUADROS

DE DIALOGO

Project presenta cuadros de dilogo cuando el usuario debe introducir informacin o especificar opciones, tampropiedades. Por ejemplo, al hacer click en el botn Abrir para abrir una pgina que se ha creado,
bin llamadas propiedades
un cuadro de dilogo le permitir elegir el mensaje de su preferencia.
En los cuadros de dilogo, podr utilizar los siguientes tipos de opciones:

Hacer click en:

Para hacer esto:

Expandir la lista de opciones. A continuacin, hacer click en el elemento

que desee.
Seleccionar una opcin cada vez. El crculo aparecer relleno cuando dicha
opcin est seleccionada.
Seleccionar ms de una opcin cada vez. Cuando la opcin est seleccionada
aparecer una marca de verificacin.

Hacer click en:

Para hacer esto:

minimizar
Reducir (minimizar
minimizar) la ventana al tamao de un botn de la barra de tareas.

maximizar
Ampliar (maximizar
maximizar) la ventana para que ocupe todo el escritorio.

Volver al tamao anterior de la ventana(restaurar el tamao). Este botn aparecer cuando maximice la ventana.

Cuadro de
dilogo

#"

Desplazar el puntero hasta

el borde de la ventana.
Cuando cambie la forma
del puntero, arrastrar el
borde para ampliar o reducir la ventana, as como para
cambiar su forma.

M t o d o s

A b r e v i a d o s

G l o s a r i o

V i s u a l

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

VOCABULARIO

M
M

M
M

M
M
M

M
M
M
M

Anular sangra (men Proyecto, submen Esquema).- Elimina la sangra de una tarea para situarla en
un nivel superior del esquema.
Calendario.- Utilice esta vista para ver, agregar o modificar tareas del proyecto en formato de calendario.
Las barras de tareas del calendario abarcan los das o semanas para los que estn programadas las tareas,
lo que permite ver con facilidad las tareas que estn programadas en das, semanas o meses especficos.
Copiar imagen.- Copia una imagen de la informacin seleccionada para que pueda pegarla en otra
aplicacin o guardarla como un archivo GIF.
Diagrama de Gantt.- Utilice esta vista para escribir y programar una lista de tareas. El lado izquierdo
de la vista muestra informacin en forma de hoja, mientras que el lado derecho muestra la informacin
en forma de grfico. Existen diversos tipos de vistas de Gantt disponibles.
Diagrama PERT.- Utilice esta vista para revisar, crear o modificar tareas de proyecto y dependencias
entre tareas en forma de diagrama de red o diagrama de flujo.
Escala temporal.- Indicador de perodo de tiempo que aparece en la parte superior de las distintas
vistas de Gantt y de las vistas Grfico de recursos, Uso de tareas y Uso de recursos. La escala temporal
consta de una escala principal y, debajo de ella, una escala secundaria. Tanto la escala temporal principal
como la secundaria pueden mostrar las unidades en minutos, horas, das, semanas, perodos de diez
das, meses, trimestres, semestres y aos. Por ejemplo, la escala temporal principal puede mostrar
unidades de meses, mientras que la escala secundaria presenta unidades de semanas.
Filtros.- Muestra la lista de filtros que puede aplicar al proyecto.
Grfico de recursos.- Utilice esta vista para ver una representacin grfica de la asignacin, el trabajo y
el costo de los recursos a lo largo del tiempo en el proyecto activo.
Hoja de recursos.- Utilice esta vista para revisar, agregar o modificar informacin de recursos en un
formato similar al de una hoja de clculo. Esta vista permite crear rpidamente una lista de recursos,
por ejemplo de personas, organizaciones, departamentos, equipamientos, salas y otros recursos que se
utilizan en un proyecto.
Mostrar todas las subtareas (men Proyecto, submen Esquema).- Expande todas las tareas de resumen
para mostrar todas las tareas.
Tarea.- Actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalizacin de una tarea es importante para la
finalizacin del proyecto. Los proyectos se componen de tareas.
Tarea repetitiva.- Tarea que se realiza de manera repetitiva durante el transcurso de un proyecto. Por
ejemplo, puede definir las reuniones semanales como una tarea repetitiva.
Uso de tareas.- Utilice esta vista para ver tareas del proyecto, con los recursos asignados agrupados
debajo de ellas, y para distribuir asignaciones de tareas ms equitativamente entre los recursos. La vista
consta de dos secciones. La seccin de la izquierda muestra una lista de las tareas y recursos asignados,
y se puede modificar para mostrar cualquier campo de asignacin o de hoja de tareas. La seccin de la
derecha muestra una escala temporal de las horas programadas cada da y se puede cambiar para mostrar
uno o ms de los 22 campos de datos de escala temporal diferentes para las filas de tarea y asignacin.
Tambin puede modificar la unidad de tiempo de la escala temporal, especificando desde minutos a
aos.
Uso de recursos.- Utilice esta vista para ver, agregar o modificar las tareas asignadas a los recursos y la
cantidad de trabajo o el costo del recurso programado para realizar cada tarea. La vista consta de dos
secciones: la de la izquierda muestra una lista de recursos y el trabajo programado y la de la derecha
muestra la escala temporal de las horas programadas cada da. Esta vista permite crear rpidamente una
lista de recursos, por ejemplo de personas, organizaciones, departamentos, equipamientos, salas y otros
recursos que se utilizan en un proyecto.
Men Archivo: Este men reune opciones que permiten Abrir, Guardar, Cerrar, Imprimir, entre otras
acciones para administrar archivos de proyecto.
##

123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

REFERENCIAS

Pc World

PROJECT
98

Pc Magazine
Manuales de Microsoft
Internet

BIUFORM