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Buenas Prácticas en Comunicaciones Internas

Síntesis y Recomendaciones Finales Encuesta Realizada en Noviembre 2007 Colaboración: Inka Kola, Alicorp, Kraft, Unilever, BAT, Cadbury Adams, TGP

Alejandra Rivera Comunicaciones Internas Nestlé Perú

Síntesis

La comunicación interna es fundamental para el alineamiento de la organización con los objetivos de negocio. Permite un conocimiento integral de la organización a los diferentes niveles jerárquicos. Está directamente relacionada con el Clima Laboral, ya que le da sentido a las relaciones humanas dentro de la empresa, manteniendo un ambiente de trabajo positivo y productivo. Haciendo que todos los que forman parte de la organización trabajen más a gusto y pongan lo mejor de sí en las tareas que realicen. Mantiene una Cultura Interna basada en la filosofía de la empresa (Visión, Misión, Valores). Minimiza los conflictos, el ruido interno y la incertidumbre. La comunicación proporciona señales de alerta ante conflicto potenciales de manera que se podrán solucionar más fácil y rápidamente.

Síntesis

Las empresas encuestadas consideran que la comunicación interna es un acto planificado a corto, mediano y largo plazo, el cual debe actuar de acuerdo a cada caso y según el segmento al que va dirigido. Para la difusión de los usos, medios y herramientas de comunicación entre sus colaboradores, las empresas realizan distintas acciones, las cuales van desde comunicarlo a través de la inducción hasta reforzarlo a través de los mismos medios: intranet, correo electrónico, afiches, tablones de anuncios y campañas internas. Las empresas encuestadas, consideran que la alta dirección y el área de Recursos Humanos deben ser los principales gestores de la Comunicación Interna efectiva dentro de la organización. Reducen la distorsión de la información, a través de mensajes aclaratorios, precisos y oportunos en donde dependiendo del caso se involucra a la alta gerencia y a gente clave del negocio para alinear el mensaje y minimizar la distorsión de la información. Se puede observar que hay un 40% de las empresas encuestadas que cuentan con la certificación ISO 9000, lo cual indica el nivel de calidad en la información dentro de la empresa.

Herramientas de Comunicación Internas
Las herramientas de comunicación internas, permiten el flujo de la información dentro de la empresa. Los más utilizadas son :
6. 7. 8. 9. 10. 11.

Correo Electrónico Intranet Tablones de Anuncios Buzón de Sugerencias Relaciones Interpersonales y participativas Materiales Impresos (Revista, Boletines Informativos y Folletos)

Herramientas de Comunicación Internas

Las herramientas más rápidas y efectivas para comunicar, según el tipo de público son: - EMPLEADOS: Correo Electrónico e Intranet - OPERARIOS: Tablones de Anuncios, Buzón de Sugerencias, los cuales deberán estar ubicados en lugares de tránsito común Los Materiales impresos: son las herramientas que mejor funcionan para reforzar temas relevantes de la empresa. Reflejan la esencia del Clima Laboral. Los más utilizados son la Revista Interna, boletines informativos y Folletos. A través de su diseño, como combinan textos e imágenes transmiten mensajes, noticias, informes, eventos y datos de interés. Siendo la gran ventaja de esta herramienta, el que todos colaboradores pueden recibirlos y acceder a ellos. El Buzón de Sugerencias, es una herramienta alternativa de comunicación interna que da la opción a los colaboradores a que puedan dar sus opiniones y sugerencias sin temor a represalias. Es importante que la empresa, genere credibilidad en esta herramienta para que los colaboradores sientan que su opinión es importante.

Recomendaciones Finales

Los medios de comunicación deben de adaptarse a los colaboradores y no los colaboradores al medio. Las comunicaciones internas, deben ser herramientas de trabajo que permitan favorecer la productividad y el buen desempeño. Las comunicaciones deben de actuar rápida y oportunamente ante los ruidos externos o rumores internos a través de mensajes aclaratorios. Las comunicaciones internas deben ser consecuentes y cuidadosos con: Lo que se dice y lo que se hace Lo que se pretende comunicar y lo que se dice realmente Lo que se comunica hacia fuera y hacia adentro El mensaje y modo de comunicarlo. Debe de existir una estandarización en la forma de comunicar. El lenguaje a utilizar en los mensajes debe ser claro y directo, para asegurarnos un buen entendimiento.

Recomendaciones Finales

Para la administración de las diferentes herramientas de comunicación internas, es recomendable crear una Red de Corresponsales, los cuales son empleados -muchas veces líderes naturales de sus áreas- que, voluntariamente, se proponen y logran un vínculo muy interesante entre la información de la empresa y la gente. Utilizar técnicas para acercar la compañía a la gente, por medio de mensajes directos, oportunos y transparentes que tratan de acortar la brecha entre empleado y organización. Realizar actividades que integran, informan, motivan, y crean sentido de pertenencia y fidelidad en las empresas. Las comunicaciones internas deben ser de 2 vías, como un camino de ida y vuelta (feedback) a fin de conocer y satisfacer las necesidades y objetivos de la empresa y de los colaboradores.