Diseos de Sistemas Administrativos

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DISEOS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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2.1. ELEMENTOS Y CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO El diseo constituye la esencia de toda preparacin profesional y se ocupa de cmo deberan ser las cosas. Para comprender los sistemas complejos, como las organizaciones, se necesita una descripcion de esta y descripcin de proceso. La primera plantea el problema a resolver en trmino de la solucin buscada; las descripciones de proceso se relacionan con formulas, ecuaciones o procedimientos que permiten lograr el estado objetivo a partir de un estado inicial. Los sistemas administrativos estn relacionados con los procesos, ya que pueden ser interpretados como programas para prescribir tareas. Segn LARDENT son una red de de procedimientos relacionados de acuerdo integrador en funcin a ciertos fines. Los sistemas administrativos es el conjunto integrado de procedimientos necesarios para concretar en actividad los objetivos de una empresa y adems generar informacin para el control de los resultados alcanzados. La idea del conjunto integrndose refiere a que no se trata de un procedimiento aislado; para que se cumpla los objetivos. Por procedimiento entendemos la esencia de pasos necesarios para la concrecin de una operacin. La informacin es la materia prima de la administracin. Y tambin la informacin acerca de todas las ventas de un periodo determinado nos permitir verificar si las respectivas ventas se han cumplido. Una empresa necesita para cumplir sus fines, de un mercado, de productos o servicios de capital, precisara sistemas administrativos que permitan: 1.- realizar las tareas dentro de los trminos previstos, a un costo mnimo y confiabilidad. Lic. Aparicio con un esquema

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2.- disponer de estructura de datos para posibilitar la toma de decisiones.
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3.- asegurar mediante el control de resultados de las operaciones con los objetivos fijados. El proceso deber iniciarse con un anlisis de afuera hacia adentro para determinar de que manera la empresa satisface los requisitos de los clientes y su entorno.

NADLER propone cinco principios para el diseo de sistemas de alto rendimiento: 1.- aunque sea necesario identificar reglas y procesos laborales decisivos. 2.- las variaciones y desviaciones del proceso tienen que ser controlados desde el punto de origen. 3.- cada miembro del sistema debera estar capacitado en ms de una actividad para que su labor sea flexible y adaptable. 4.- los roles so interdependientes para el desempeo en su departamento. 5.- los sistemas de informacin deben ser diseados para proporcionar informacin oportuna.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS Administrar es hacer que se hagan las cosas, refirindose a la funcin del gerente tradicional que tena que lograr que sus dependientes ejecuten ciertas tareas. A partir de tal reflexin, podemos identificar los distintos elementos que constituyen los sistemas administrativos. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

FLUJO DE TRABAJO

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REQUISITOS DE LOS CLIENTES

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PERSONAS ENTORNO FLUJO DE INFORMACION

TECNOLOGI A

EL FLUJO DE TRABAJO ES LA BASE DEL SISTEMA: lo que hay que hacer es decir, las acciones fsicas recibir la materia prima necesarias ejecutar los programas de actividades y as asegurar la concrecin de los objetivos. A modo de conclusin diremos que los sistemas administrativos en la actualidad no son concebibles: 1.- trabajos enriquecidos q1ue permitan la autonoma individual, el aprendizaje y la motivacin. 2.- acceso a la informacin, ya que resulta critico para el buen funcionamiento. 3.- personas capacitadas que sean coherentes con tareas ms amplias y autnomas. 4.- tecnologa apropiada.

2.2 REQUISITOS DEL DISEO Un sistema administrativo debe atender la ejecucin de actividades en funcin de objetivos y de asegurar el flujo de informacin para la toma de decisiones y el control de actividades. Para alcanzar este propsito se debe seguir una serie de requisitos como: La efectividad La eficiencia La calidad Creacin de valor Lic. Aparicio

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Transparencia
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Estos requisitos son parte de las reglas de la buena administracin. En el pensamiento clsico la productividad, asociado a la efectividad y la eficiencia; en la dcada de los 50 se afianza el concepto calidad con management y en los 80 se expande a occidente aparecen otros criterios como la excelencia y la creacin de valor. Al analizar cada uno de los requisitos van a existir ciertas contradicciones en la interpretacin.

EFECTIVIDAD Algunos autores consideran que el concepto de efectividad es amplio como para incluir el de eficiencia. Segn, Peter Drucker (1975;33)es: la efectividad en hacer las cosas que se deben hacer en un enfoque de logro de objetivo. eficiencia es hacer las cosas bien en un enfoque del uso de recursos.

Efectividad - Hacer las cosas que se deben hacer; es decir, la empresa tiene que fabricar un producto o prestar servicio que la sociedad este demandando, el objetivo de la organizacin es satisfacer los requerimientos y necesidades del cliente de no ser as la organizacin no subsistir, el fundamento es el xito. Para lograr que se hagan las cosas los sistemas administrativos se deben interrelacionar con los diferentes sectores, para cuando se ejecuten las tareas se realice en tiempo y forma, para eso la organizacin necesita abastecerse de los insumos que utilizara en el proceso de fabricacin y disponerlos en determinadas cantidades y en ciertos plazos.

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Para que un producto se venda se requiere tareas de investigacin de mercado y publicidad o promocin. La efectividad est relacionado con el logro de objetivos, para que sirva como referente del desempeo deben operativizarse, el cual significa trazarse metas cuantificadas, para lograr se necesita de recursos como ser: TECNOLOGICOS HUMANOS FINANCIEROS
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EFICIENCIA Eficiencia hacer las cosas; es decir, utilizar de la mejor manera posible los recursos aplicados a la productividad e a la prestacin de un servicio. EJEMPLO: Diferencia entre efedtivo y un eficiente (Gilli 1998:32)

En un sector de cuentas a pagar la carga diaria de tareas es emitir 20 rdenes de pago y se asigna a dos empleados. El primero emite 10 rdenes en 4 horas, mientras que el segundo requiere toda la jornada de 8 horas para sus 10 ordenes. Los dos han cumplido con el objetivo asignado de emitir 10 ordenes (han sido efectivos), pero el primero ha sido el doble de productivo que el segundo y por lo tanto mas eficiente.

Una de las consecuencias de la eficiencia es la productividad, es decir, la cantidad producida por unidad de tiempo , y, a mayor productividad, mayor eficiencia. Pero el concepto de eficiencia en mas amplio que el de productividad, porque se debe considerar la ecuacin costo beneficio no solo hay que tener en cuenta las Lic. Aparicio

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horas hombre o las horas maquina sino tambin los costos directos como las materias primas y los suministros o indirectos como los gastos de administracin o financieros. Una mayor eficiencia puede obtenerse disminuyendo las cantidades de matera prima que se consume en la produccin, as se puede reducir el desperdicio, racionalizar los gastos que inciden indirectamente en el costo o modificar el sistema productivo. Un sistema administrativo ser mas eficiente cuando el diseo permita la ejecucin de la tares en menor tiempo con procedimientos mas simples o usar medios electrnicos as reduciendo el costo de procesamiento electrnico, de personal, de formulario, espacio, etc. La eficiencia es la maximizar la diferencia entre ingresos y costos, demostrable y sobre todo medible el cual se puede cuantificar en dinero. como
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resultado de la maximizacin de la ecuacin costo/beneficio constitua un criterio

CALIDAD Esta asociado a la inspeccin del producto al finalizar el proceso de fabricacin. Edward Deming (1959), propuso aplicar mtodos estadsticos al control, dichos mtodos fueron enseados a quienes iban a aplicarlos y analizar los resultados de la medicin. Este autor se baso en 14 principios que son: 1. Ser contaste en el propsito de mejorar los productos y los servicios. 2. Adoptar la nueva filosofa 3. No depender mas de la inspeccin masiva 4. Acabar con la prctica de adjudicar contratos de compra basndose en el precio Lic. Aparicio

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5. Mejorar continuamente el sistema de produccin o de servicio
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6. Instituir la capacitacin en el trabajo 7. Instituir el liderazgo 8. Desterrar el temor 9. Derribar las barreras que haya entre reas de staff 10.Eliminar los eslganes 11.Las exhortaciones 12.Metas para la fuerza laboral 13.derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que produce un trabajo bien hecho 14.Tomar medidas lograr la transformacin

Para alcanzar calidad total las empresas tienen que utilizar la educacin, la experiencia y la creatividad de su personal autocontrol la ampliacin de la tares y el fomento del trabajo en equipo, pero el diseo de sistemas administrativo deber considerar: o o o o o Procedimientos, formularios Archivos El flufo continuo y la calidad de la informacin El personal capacitado para realizar funcione mltiples Equipamiento apropiado para las operaciones y le tratamiento de la informacin.

CREACIN DE VALOR Lic. Aparicio

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Significa detectar primero las necesidades y deseos del cliente como base del diseo de productos y servicios, pero Cuntas empresas son capaces de enfrentar un mercado en constante cambio? El consumidor toma sus decisiones basndose en el valor de lo que recibe. Para Porter (1990), la ventaja competitiva es la forma en que las empresas organizan y llevan a acabo actividades discretas. La cadena de valor para el autor incluye las actividades de: logstica de entradas, operaciones (fabricacin), logstica de salida, marketing y ventas y servicio de posventa; contribuyo a incrementar el valor del producto o servicio para el cliente. Una cadena de valor se organiza teniendo en cuenta la estrategia de la empresa y que constituye un sistema interdependiente de actividades que exigen coordinacin. Los sistemas administrativos proveen informacin que agrega valor, permitiendo la medicin de los costos y de la calidad. Perspectiva que la cadena de valor de una organizacin forma parte de un sistema mayor que incluye a los proveedores que aportan los insumos y los distribuidores que acercan el producto al consumidor final.
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Cadenas del cadenas del Valor de los valor del Proveedores comprador

cadena del

cadenas del

Valor de la

valor del canal

empresa

(distribuidores O minoristas)

En un mercado competitivo se debe considerar los costos de la cadena econmica completa y tiene que trabajar con los miembros de la cadena para

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administrar los costos y maximizar la calidad y el servicio final, la creacin de valor para el cliente depende de la cadena total.
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TRANSPARENCIA Existen casos de corrupcin entre empresas y el estado, con productos, practicas discriminatorias respecto del personal; el tema de la tica es un problema en la actualidad para la administracin y para la opinin pblica en general. La tica empresarial soluciona problemas de acuerdo a ciertos valores; la meta de la actividad empresarial es la satisfaccin de necesidades sociales produciendo bienes y servicios de calidad, los administradores deben promover pautas de comportamiento que aseguren el beneficio de los accionistas, relaciones con los clientes, los proveedores, los empleados y la sociedad donde se inserta la empresa estos valores establecidos deben estar integrados a los procedimientos de decisin. El concepto de transparencia est basado en el libre acceso a al informacin sobre cuestiones sensibles como, por ejemplo el proceso de compra, los registros de proveedores, los controles de calidad, los controles ambientales, los mecanismos de promocin del personal, las escalas de remuneraciones, la informacin financiera, etc. Tiene como principal objetivo la proteccin de los activos de la organizacin y la confiabilidad de la informacin contable. En el sector pblico los ciudadanos tendrn acceso por internet y gracias a un sistema diseado, podremos ver las compras y contrataciones del organismo. Una caracterstica del sistema es que la informacin se dispone en tiempo real, el proceso de transmisin es automtic

2.3. PAUTAS DE CONTROL INTERNO.-

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La administracin consiste en proporcionar a cada individuo un medio ambiente de decisin que responde a los propsitos y valores de la organizacin.En el nivel operativo las decisiones son repetitivas, programable en el sistema de administrativo, rutinas operativas o simple mente hbitos. En el nivel de conduccin son decisiones no programadas, recurrimos al criterio y la intuicin del ejecutivo (decisin programada mediante autorizaciones, firmas y tratamiento de excepciones.El Sistema de reglas y procedimientos que organizacin en: La Eficiencia Operativa.- Es una cantidad de recursos dados. La Confiabilidad de la informacin.- Es la exactitud y la veracidad de los datos con una claridad relevancia y oportunidad, entre relacin de la utilidad que proporcione y el costo de obtenerla. La Proteccin del Patrimonio.- Son operaciones involucrado a la empresa como fondos, cuentas por cobrar, la mercaderas o bienes. nos sirven como marco de referencia a las decisiones de los objetivos y valores de la
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LOS ELEMENTOS BASICOS.Los comportamientos administrativos para toma de decisiones vemos: La Estructura Organizativa.- Son especificaciones para la toma de decisiones quienes son responsable del diseo de la estructura y la normalizacin de procedimientos. Procedimiento de Estndar.- Revela el diseo de administracin en las prcticas y normas de aplicacin como informacin, archivos y registro a utilizar. Capacidad del Personal.- Debe ser personal calificado capaz de desempearse con la educacin formal, experiencia en el trabajo, iniciativa y el trabajo en equipo y la calidad en proceso de seleccin desarrollo y evaluacin apropiada.

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NORMAS GENERALES Y PARTICULARES.- Son:
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Separacin de Funciones.- Es la intervencin de varios sectores, con un control inters y sistema y sistema de control interno, sus funciones son decisiones o autorizacin de la operacin. Asignacin de Responsabilidades.- es establecer las funciones de distintas reas y puestos de organizacin. Niveles de Autorizacin.- Son aquel que puede autorizar una operacin segn el tipo y monto de la misma (Cargos). Seguridad en el manejo de activos.- es la centralizacin del manejo en una sola persona o sector, el acortamiento de los pasos y traslados. Diseo de Formularios, archivos y registros.- Los soportes de informacin tiene que comprender una informacin necesaria de manera clara y precisa y constancia del responsable interviniente. Control de Formularios y Comprobantes.- Es la pre numeracin de los formularios y comprobantes con un control numrico Ej. Facturas, remitos, recibos. Integridad de la informacin.En el sistema de control interno es la

confiabilidad de la informacin capturadas de los datos. Los Puntos de Control Interno en el diseo tendrn flexibilizarse de acuerdo con la nueva realidades y redefinirse creativamente para cumplir con un objetivo de resguardo y seguridad.

2. 4. EL IMPACTO DEL CAMBIO TECONOLGICO Los elementos de un Sistema Administrativo son: tareas, informacin, las personas y la tecnologa (todos los elementos se encuentran relacionados). Un cambio tecnolgico influye significativamente sobre los elementos del Sistema Administrativo. Lic. Aparicio

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Antropolgicamente el hombre es un ser tecnolgico, no puede vivir en la naturaleza sin modificarla. En el mbito de la economa se refleja un nuevo orden caracterizado por ser global, por promover lo intangible, y estar interrelacionado. Las redes econmicas se han multiplicado por la tecnologa es impensable un futuro que en un ente que no utilice software. La verdadera revolucin se encuentra en los programas que se utilizan y su interconexin entre redes. Informtica y Sistemas Administrativos La aplicacin de la tecnologa de procesamiento de informacin a los negocios comienza con mquinas tabuladoras de capacidad limitada (1960=1970). 1980 la tecnologa informtica se extiende a todas las reas de la organizacin y su manejo paso a manos de los usuarios. Las primeras computadoras y el procesamiento de datos fueron creados respetando los paradigmas organizativos vigentes. Hoy la tecnologa informtica esta reinventando la organizacin. Homer y Champy (1994) reflexionan sobre el poder destructivo de la tecnologa (su capacidad de romper con las reglas que limitan la manera de llevar a cabo nuestro trabajo). La informacin de los sistemas administrativos en general esta asociado a: Operaciones ms rpidas. Eliminacin de formularios y soportes fsicos Etc.
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La introduccin de tecnologa en una organizacin debe satisfacer la siguiente ecuacin: COSTO = BENEFICIO En este anlisis es necesario considerar tambin algunos problemas: Lic. Aparicio

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Los costos de hardware y del software, frente a la velocidad de aparicin de nuevas versiones. El requerimiento de nuevas funciones sper especializadas. El sobre recarga de informacin y dificultad de acceso. El tiempo requerido para enterarse de una tecnologa.
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Homer y Champy (1994;107) Una empresa que pueda visualizar el cambio tecnolgico y sus aplicaciones antes de que la tecnologa, obtendr una ventaja significativa sobre la competicin. La Era de Informacin La era de la informacin caracterizada por la escala global, la segmentacin de clientes, innovacin permanente. Reseamos a continuacin algunas de las aplicaciones de las organizaciones y sistemas administrativos que las soportan. Redes de datos digitales; redes telefnicas. Maquinas interactivas; cajeros automticos. Fabricacin virtual; el desarrollo de software Oficina sin papeles; la eliminacin gradual de los papeles. Sistema de informacin Integrales; ERP procesamiento Integral de todas las operaciones de la empresa. Comercio electrnico; compra venta de productos, servicios o informacin.

2.5 DIAGRAMAS Y MANUALES Las organizaciones aprenden de su experiencia y tienden a trasmitir esa experiencia a sus miembros; cuando la empresa se inicia, en especial si es Lic. Aparicio

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pequea, la experiencia se transmite informalmente y cuando la empresa crece y se complejiza se requiere de un proceso de formalizacin que segn MINTZBERG (1989:32), cumple las siguientes finalidades: -Reducir la variabilidad del comportamiento y controlarlo -Coordinar de manera precisa distintas tareas. -Obtener consistencia mecnica para una produccin eficiente. -Asegurar a clientes y empleados la importancia de los procedimientos. El proceso de formalizacin requiere la intervencin de un especialista que establezca los procedimientos y normas que regirn el funcionamiento de un sistema administrativo. Si bien el grado de formalizacin vara de una organizacin a otra en general las herramientas ms utilizadas para formalizar un sistema administrativo son los diagramas y manuales, cuyo alcance y contenido trataremos a continuacin. Los diagramas constituyen la forma ms elemental de representacin de un procedimiento, ya que a partir de smbolos y lneas de interrelacin y anotaciones mnimas nos permiten construir un cuadro sinttico y de fcil lectura donde se aprecia el funcionamiento de un determinado sistema. A continuacin describiremos los diagramas ms usuales:
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El diagrama de flujo de datos constituye la herramienta base de la metodologa de diseo estructurado y usa solo cuatro smbolos: un circulo, que representa los procesos, es decir, actividades manuales o automticas ;una flecha, que representa el flujo de datos entre procesos; un rectngulo horizontal que representa la fuente o destino de los datos, es decir, entidades externas al sistema y un cuarto smbolo, un rectngulo horizontal abierto en su lado derecho, que representa el almacenamiento de datos.

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El diagrama de bloque, mediante el cual podemos tener una visin sinttica de un sistema administrativo y de su funcionamiento. En este diagrama global, se representan en cuatro rectngulos las entradas de informacin, los procesos que se realizan, los archivos que se utilizan y las salidas finales de informacin que corresponde a un determinado sistema.
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El diagrama de interdependencia sectorial, muy utilizada en la metodologa de la reingeniera bajo la denominacin de mapa de proceso, es til para tener tambin una visin global del sistema o subsistema, sin entrar en detalle. Se compone de un cuadro con columnas se describen las operaciones que se realizan en ese sector. Los smbolos de operaciones se conectan entre s por lneas que representan el traslado de la informacin e indican la secuencia en que se efectan.

El curso grama, tambin denominado circuito o flujograma, es un diagrama ms analtico que los anteriores. Mediante un conjunto de smbolos permite representar en detalle la secuencia se actividades, los soportes de informacin y archivos utilizados; la norma IRAM 34.501 estandariza los smbolos a emplear. Estos diagramas son utilizados por analistas y auditores para efectuar relevamientos, pero lo complejo de su construccin e interpretacin par los especialistas ha limitado su uso.

Los manuales, por su parte, son cuerpos integrados de normas donde se establecen las instrucciones necesarias para l realizacin de las tareas; en el caso de la formalizacin de los sistemas administrativos se utiliza el manual de procedimientos o de normas y procedimientos, como tambin se lo denomina.

DIAGRAMAS
Los diagramas constituyen la forma ms1 elemental de4 representacin de un TIPOS procedimiento

MANUALES
Son cuerpos integrados de Lic. Aparicio normas donde se establecen las instrucciones necesarias para la realizacin de las

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El diagrama de flujo de datos constituye la herramienta base de la metodologa de diseo estructurado y usa solo cuatro smbolos

El diagrama de bloque, mediante el cual podemos tener una visin sinttica de un sistema administrativo y de su funcionamiento

El diagrama de interdependencia sectorial, muy utilizada en la metodologa de la reingeniera bajo la denominacin de mapa de proceso

CUESTIONARIO
Pregunta N 1 En un sistemas operativo de una empresa o institucin, de su conocimiento identifique y describa los elementos constitutivos? En la Administracin de Operaciones, los recursos del sistema de produccin, se conocen como las 4 P de operaciones y son precisamente:

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Planta de produccin, es el lugar en donde se lleva a cabo la produccin de los bienes o servicios de la organizacin. En el caso de un restaurante, por ejemplo, la planta de produccin es precisamente el restaurante, es decir, el lugar en donde se lleva a cabo la produccin del servicio que se ofrece a los clientes. Las personas. Este caso se refiere a todo el personal que trabaja en la empresa, es decir, los obreros o ingenieros en el caso de una fbrica, las peinadoras, en un saln de belleza, los vendedores en una tienda, o los meseros y cocineros en el caso de un restaurante. Las partes, en este caso, hacen referencia a la materia prima, agua, luz, que es necesaria para fabricar un producto o para proporcionar un servicio. Por ejemplo, la piel, el pegamento, las suelas, que se requieren para fabricar zapatos, o bien los alimentos, platos, agua, luz, gas, en el caso de un restaurante. Los procesos de produccin, que se refieren al conjunto de actividades o pasos para fabricar los bienes y/o servicios. Los sistemas de planeacin y control de la produccin.
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Pregunta N 3 Agrega algo el criterio de transparencia al concepto de calidad? Es el acceso rpido a la informacin es mejor que otra, es una mejora constante en el manejo con experiencia y la creatividad.

Pregunta N 4 Si es compatible las pautas de control interno con el contexto de control actual de las empresas dado que en funcin de las fallas del ayer se enfoca Lic. Aparicio

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aun futuro. Es compatible el impacto tecnolgico sobre los procesos de negocios, dado que los elementos del sistema Administrativo, stos elementos son: tareas, informacin, las personas y la tecnologa (todos los elementos se encuentran relacionados). Un cambio tecnolgico influye significativamente sobre los elementos del Sistema Administrativo.
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PREGUNTA N 5. En la prctica de empresas que Ud. Conoce Qu tipo de grado de formalizacin de los sistemas administrativos existe, y de existir, que tipos de manuales y diagramas utilizan? Los negocios y empresas que estn a mi alcance son de tipo pyme por lo tanto no utilizan ni diagramas ni manuales, sin embargo existe como un manual de procedimiento verbal en el que uno le indica al otro como realizar la actividad, cuales son los pasos a seguir, etc.

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