Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A005 INSPECŢIE PENITENCIARĂ (cod 05)
Subdomeniu: INSPECŢII (cod 01) PROCEDURA : A0.05.01.001 Activităţi desfăşurate cu ocazia Inspecţiilor generale exercitate la nivelul direcţiilor ANP şi al unităţilor aflate în subordinea acesteia PROCEDURA: A0.05.01.002 Desfăşurarea activităţilor de control tematic exercitate la nivelul unităţilor aflate în subordinea ANP PROCEDURA: A0.05.01.003 Desfăşurarea activităţilor de control inopinat exercitate la nivelul unităţilor aflate în subordinea ANP Subdomeniu: PETIŢII (cod 02) PROCEDURA: A0.05.02.001 Desfăşurarea activităţilor de soluţionarea petiţiilor care impun verificarea la faţa locului PROCEDURA: A0.05.02.002 Desfăşurarea activităţilor de verificare şi soluţionare a petiţiilor care nu impun deplasarea la faţa locului

A00501 Inspecţii
PROCEDURA: A0.05.01.001 Activităţi desfăşurate cu ocazia Inspecţiilor generale exercitate la nivelul direcţiilor ANP şi al unităţilor aflate în subordinea acesteia Scop: Procedura stabileşte regulile generale şi modul de lucru pentru verificarea bunei organizări şi funcţionări a fiecărui compartiment de muncă şi loc de deţinere din unităţile penitenciare şi a direcţiilor de specialitate din cadrul ANP. Premise: Prin inspecţia generală, ca activitate, se evaluează şi se verifică respectarea cadrului legal, modul de îndeplinire a dispoziţiilor legale şi a normelor interne, aplicarea regimului de executare a pedepselor, a măsurilor preventive ori educative, activitatea de educaţie şi intervenţie psihosocială, respectarea drepturilor persoanelor private de libertate, situaţia şi respectarea drepturilor persoanelor care aparţin unor grupuri vulnerabile, folosirea resurselor umane, materiale, financiare, modul în care se realizează paza şi siguranţa obiectivelor, prevenirea unor ilegalităţi, abuzuri şi situaţii de risc, precum şi alte aspecte cu privire la organizarea şi funcţionarea locurilor de deţinere. Pentru aprecierea justă a aspectelor constatate, trebuie să se ţină seama de existenţa echilibrului între sarcini, competenţe şi responsabilităţi ale persoanelor implicate. Totodată, în analiza finală, se va urmări şi verificarea gradului de repetabilitate a deficienţelor constatate în urma controalelor anterioare. Aplicabilitate: Direcţia Inspecţie Penitenciară, Serviciul Control Procedura 333

Manual de proceduri

Pas 1 2 3 4 5 6

Responsabil(i) Director DIP Director general ANP Secretariat DIP Responsabil DETI Secretariat DIP Director DIP Secretariat DIP

Descriere 1. Întocmeşte Planul anual de desfăşurare a inspecţiei generale 2. Aprobă Planul anual de desfălurare a inspecţiei generale 3. Informează unităţile vizate. 4. Trimite Planul anual de desfăşurare a inspecţiei generale şefului DETI pentru afişarea pe site-ul ANP. 5. Afişează pe site-ul ANP a Planului anual de desfăşurare a inspecţiei generale 6. Ia în evidenţă decizia directorului ANP, cu privire la desfăşurarea inspecţiei şi echipa de control. 7. Constituie echipa de control. 8. Transmite la unităţi adrese pentru cooptarea specialiştilor în vederea desfăşurării inspecţiilor, atunci când este cazul. 9. Întocmeşte ordinele de serviciu pentru echipa constituită. 10. Distribuie sumele de bani, în avans, pentru decontarea cheltuielilor de deplasare, misie, respectiv cazare pe perioada inspecţiei. 11. Repartizează ordinul de control inspectorilor de specialitate desemnaţi să efectueze inspecţia generală. 12. Repartizează membrii echipei în funcţie de obiectivele stabilite, de pregătirea şi experienţa fiecăruia. 13. Elaborează planul de control, care conţine: a. desemnarea coordonatorului echipei de control; b. stabilirea obiectivelor; c. estimarea duratei controlului; d. asigurarea participării de specialişti de la alte direcţii sau unităţi subordonate acolo unde situaţia o impune; e. alegerea metodelor de control (verificare prin sondaj, eşantioane reprezentative, studiul documentelor, observaţia, dialogul şi conversaţia profesională, etc); f. stabilirea modului şi itinerarului de deplasare. 14. De regulă se stabileşte locul unde va fi cazată echipa de control. 15. Etapa pregătitoare: - documentarea asupra activităţii entităţii controlate, a cadrului normativ care reglementează drepturile şi îndatoririle acesteia, a constatărilor, concluziilor şi măsurilor stabilite prin controalele anterioare şi a modului în care entitatea respectivă a răspuns solicitărilor DIP pentru eliminarea deficienţelor şi îndeplinirea altor îndatoriri stabilite în sarcina acesteia; 16. Prezentarea legitimaţiei de serviciu la intrarea în entitatea ce urmeză a fi supusă inspecţiei; 17. Coordonatorul echipei de control: a - organizează şedinţa de deschidere; b - prezintă echipa de control, temeiul legal al activităţii de control şi a obiectivele avute în vedere, perioada preconizată de desfăşurare, sub rezerva prelungirii acesteia din motive obiective, în raport cu natura sau caracterul unor constatări care impun o astfel de prelungire; 18. Solicită opinia conducerii unităţii în legătură cu prelungirea programului de lucru pe perioada controlului, atunci când situaţia impune; 19. Clarifică aspectele prealabile inspecţiei şi dă informaţii cerute de către conducerea unităţii echipei de control. 20. Inspecţia generală propriu-zisă se realizează prin:

6 7

Serviciul Financiar Director DIP

8

Inspectorii Serviciului control desemnaţi să efectueze inspecţia

9

Inspectorii Serviciului control desemnaţi să efectueze inspecţia

334

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

10 11 12 13

Inspectorii Serviciului control desemnaţi să efectueze inspecţia Director DIP, şef Serviciu Control, coordonatorul echipei de inspecţie Biroul Informaţii clasificate ANP Secretariat DIP

14 15 16

Directorul unităţii controlate Secretariatul unităţii controlate Inspectorii Serviciului control Directorul DIP

17

a - verificarea concretă la sediul entităţii a documentelor, actelor şi oricăror alte date de care depinde îndeplinirea atribuţiilor de control; b - pot fi audiate oricare persoane care pot da relaţii cu privire la obiectivele controlului ; c - pot fi ridicate, pe baza de proces-verbal, documentele şi actele necesare în scopul clarificării tuturor problemelor a căror rezolvare este cerută de obiectivele controlului. 21. Efectuează controlul activităţilor şi documentelor în totalitate sau prin sondaj, în raport cu perioada analizată, volumul, valoarea si natura bunurilor, tentaţiile şi posibilităţile de sustrageri, condiţiile de păstrare şi gestionare, precum şi frecvenţa abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un număr reprezentativ de repere şi documente care să permită stabilirea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din toate domeniile de activitate specifice sistemului penitenciar. 22. În cazul constatării de pagube, echipa de control sesizează unitatea în vederea demarării cercetării administrative. 23. Solicită declaraţii scrise care vor fi înregistrate la secretariatul unităţii, în vederea clarificării unor aspecte care fac obiectul inspecţiei. Acestea vor fi anexate Notei de constatare. 24. Efectuează verificări, în limitele obiectivelor prestabilite sau ale obiectivelor extinse, în vederea stabilirii conformităţii stării de fapt cu cadrul legal. 25. Inspectează toate imobilelele aferente locului de deţinere indiferent de destinaţia acestora (spaţii de deţinere, terenuri, garduri împrejmuitoare, amenajări, Gaz-uri, etc). 26. Poartă discuţii individuale sau de grup cu persoanele private de libertate, şi efectuează sondaje de opinie în rândul acestora. 27. Revin la sediul ANP şi finalizează misiunea prin întocmirea actului de control (Notă de constatare). Nota de constatare va fi întocmită în dublu exemplar. 28. Notele de constatare întocmite vor fi analizate în interdependenţă de către coordonatorul echipei de inspecţie şi vor fi avizate şi aprobate de către şefii ierarhici. 29. Dă număr de înregistrare secret de serviciu Notei de constatare. 30. Întocmesc adresă de înaintare şi înaintează ambele exemplare ale Notei de Constatare unităţii controlate spre luare la cunoştinţă directorului unităţii sau persoanei împuternicite în acest sens. 31. Semnează de luare la cunoştinţă a constatărilor cuprinse în Notele de Constatare. 32. Întocmeşte adresă de înaintare şi remite către Direcţia Inspecţie Penitenciară câte un exemplar din fiecare Notă de Constatare. 33. Redactează şi prezintă spre aprobare directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Raportul final al activităţii de inspecţie generală. În raport vor fi incluse şi eventualele propuneri de măsuri disciplinare. 34. Avizează Raportul privind inspecţia generală.

335

Manual de proceduri

18 19

Secretariat DIP Secretariat DIP

20

Secretariat DIP

21 22

Şefii serviciilor unităţilor controlate Secretariat DIP

35. Înregistrează Raportul privind inspecţia generală. 36. Transmite Raportul privind inspecţia generală cabinetului directorului general al ANP. 37. Primeşte şi înregistrează Raportul privind inspecţia generală aprobat de directorul general al ANP, sau îl restituie inspectorilor pentru completări conform observaţiilor directorului general al ANP. 38. Întocmeşte adresă de înaintare şi înaintează extrase din Raportul privind inspecţia generală direcţiilor de specialitate din ANP. Unităţilor care au fost controlate li se înaintează Raportul privind inspecţia generală. 39. Pe baza deficienţelor constatate în perioada controlului, elaborează planuri cu măsuri de remediere, cu termene şi responsabili şi le trimit Direcţiei Inspecţie Penitenciară. 40. Monitorizează modul de punere în aplicare al măsurilor de remediere a deficienţelor constatate. 41. Stabileşte rezultatele obţinute de entitatea controlată, la expirarea termenelor acordate în acest sens. Nu Obs.

Fişa de evaluare Aspecte de verificat Da Existenţa Planului anual de desfăşurare a inspecţiei generale aprobat Afişarea pe site-ul ANP a Planului anual de desfăşurare a inspecţiei generale Disponibilitatea specialiştilor cooptaţi din celelalte direcţii de specialitate sau din unităţile penitenciare Existenţa în casierie a sumelor de bani necesare desfăşurării misiunii Inspectorii SC să nu fie implicaţi în altă activitate de control, cu deplasare Rezervarea spaţiilor de cazare pentru membrii echipei de control Disponibilitatea mijloacelor de transport necesare până la unitatea ce urmează a fi controlată Întocmirea ordinelor de serviciu Asigurarea că toţi membrii echipei de control posedă legitimaţii de acces în unităţile ce urmează a fi controlate Repartizarea specialiştilor pe domenii de activitate şi stabilirea clară a obiectivelor de control şi a metodelor utilizate Sosirea în siguranţă şi la termenul stabilit în unitatea ce urmează a fi inspectată Modul de desfăşurare a şedinţei de deschidere şi stabilirea ordinii de zi Modul de efectuare a inspecţiei pe toate sectoarele de activitate, conduita profesională şi respectarea codului deontologic de către inspectori Necesitatea prelungirii inspecţiei din cauza apariţiei unor elemente care impun acest lucru Modalitatea de întocmire a Notei de constatare, forma, adecvarea conţinuturilor la realitatea existentă Adresă de înaintare a Notelor de Constatare către unităţile care au fost controlate. Existenţa avizului directorului unităţii sau persoanei împuternicite în acest sens pe Nota de constatare . Redactarea Raportului final al activităţii de inspecţie generală şi prezentarea acestuia spre aprobare directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Restituirea actului de control inspectorilor, cu îndrumări pentru refacere sau completări 336

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Adresă de înaintare a Raportului privind inspecţia generală unităţilor care au fost controlate. Monitorizarea modului de punere în aplicare al măsurilor de remediere a deficienţelor constatate, stabilirea rezultatelor obţinute de entitatea controlată, la expirarea termenelor acordate în acest sens PROCEDURA: A0.05.01.002 Desfăşurarea activităţilor de control tematic exercitat la nivelul unităţilor aflate în subordinea ANP Scop: Procedura stabileşte regulile generale şi modul de lucru pentru verificarea bunei organizări şi funcţionări a fiecărui loc de deţinere din unităţile penitenciare subordonate ANP. Premise: Controalele tematice sau pe domenii de activitate cuprind numai unele servicii/ compartimente sau un domeniu de activitate cu o mai mare întindere în timp şi cu un grad ridicat de complexitate. Controalele tematice se efectuează periodic şi sunt menite să asigure verificarea conformităţii activităţilor desfăşurate în conformitate cu normele aplicabile în fiecare domeniu de activitate. La stabilirea controlului tematic trebuie avute în vedere şi petiţiile şi sesizările persoanelor private de libertate, precum şi constatarea unor cazuri frecvente de încălcare a legislaţiei, într-un anumit domeniu de activitate. Aplicabilitate: Acţiunile tematice de control se declanşează atât la iniţiativa directorului general al ANP, cât şi la iniţiativa DIP sau a direcţiilor de specialitate din ANP, pe baza unui plan de control stabilit în prealabil. Procedura Pas Responsabil(i) 1 2 3 4 5 Directorii direcţiilor de specialitate Directorul general al ANP Secretariat DIP/ direcţii de specialitate Secretar DIP/ direcţii de specialitate Director DIP/ direcţii de specialitate Descriere 1. Întocmesc planuri anuale de controale tematice. 2. Avizează planurile anuale de control tematic. 3. Ia în evidenţă decizia directorului ANP, cu privire la desfăşurarea controlului tematic. 4. Înregistrează ordinul de control semnat de directorul ANP, cu număr de înregistrare nou. 5. Constituie echipa de control. Echipa de control formată din minim doi inspectori; în cazuri temeinic justificate şi cu aprobarea şefului entităţii care a dispus controlul, poate participa la acţiune şi un singur inspector 6. Anunţă inspectorii despre misiunea care urmează a fi efectuată. 7. Întocmeşte ordinele de serviciu pentru echipa constituită 8. Repartizează Ordinul de control inspectorilor de specialitate desemnaţi să efectueze controlul tematic. 9. Distribuie sumele de bani, în avans, pentru decontarea cheltuielilor de deplasare, respectiv cazare pe perioada controlului.

6 7 8

Secretariat DIP/ direcţii de specialitate Director DIP/ direcţii de specialitate Serviciul Financiar

337

Manual de proceduri

9

Director DIP / direcţii de specialitate

10

Inspectorii desemnaţi să efectueze controlul

11

Inspectorii desemnaţi să efectueze controlul

10. Pregăteşte acţiunea de control şi stabileşte: - obiectivele; - elementele de strategie ale controlului, care să asigure eficienţa acestuia; - stabileşte responsabilităţile pentru fiecare inspector; - locul şi perioada de desfăşurare; - modul de efectuare a acţiunilor în comun cu alţi inspectori de specialitate din aparatul central sau din unităţile subordonate; - modul de concretizare şi prezentare a rezultatelor controlului; 11. În cadrul pregătirii acţiunii de control, inspectorii responsabili cu desfăşurarea activităţii, au următoarele obligaţii: - Se documentează asupra activităţii entităţii controlate, a constatărilor, concluziilor si măsurilor stabilite in controalele anterioare şi a modului in care aceştia au raspuns solicitărilor pentru eliminarea deficientelor, precum şi asupra procedurilor si tematicilor de control; 12. Stabilesc planul de control, care va conţine: − estimarea duratei controlului; − alegerea metodei de control, verificări prin sondaj, pe eşantioane reprezentative, observare directă/indirectă, etc; − luarea de alte măsuri menite să faciliteze realizarea obiectivelor acţiunii de control în termenele stabilite, cu eficienţă; - stabilirea detaliilor privind modul de deplasare; Informaţiile privind stabilirea obiectivelor, planificarea acestora si pregătirea propriu-zisă a acţiunilor de control sunt confidentiale. Controlul propriu-zis : 13. Prezintă legitimaţia de serviciu la intrarea în entitatea ce urmeză a fi supusă controlului; 14. Coordonatorul echipei de control: a - organizează şedinţa de deschidere; b - prezintă echipa de control, temeiul legal al activităţii de control şi obiectivele avute în vedere, perioada preconizată de desfăşurare, sub rezerva prelungirii acesteia din motive obiective, în raport cu natura sau caracterul unor constatări care impun o astfel de prelungire; 15. Solicită opinia conducerii unităţii în legătură cu prelungirea programului de lucru pe perioada controlului; 16. Repartizează membrii echipei în funcţie de obiectivele stabilite; 17. Clarifică cu conducerea unităţii aspectele prealabile inspecţiei. 18. Controlul tematic propriu-zis se realizează prin: - verificarea concretă la sediul entităţii a documentelor, actelor şi oricăror alte date de care depinde îndeplinirea atribuţiilor de control; - audierea oricăror persoane pot da relaţii cu privire la obiectivele controlului ; - ridicarea, pe bază de proces-verbal, a documentelor şi actelor necesare în scopul clarificării tuturor problemelor a căror rezolvare este cerută de obiectivele controlului. 19. Efectuează controlul activităţilor şi documentelor în totalitate sau prin sondaj, în raport cu perioada analizată, volumul, valoarea şi natura bunurilor, tentaţiile si posibilităţile de

338

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

20. 21.

22. 23.

24. 25. 26. 12 Inspectorii desemnaţi să efectueze controlul 27. 28.

29. 13 Director DIP, şef Serviciu Control sau Directorii direcţiilor de specialitate Biroul Informaţii clasificate ANP Secretariat DIP/ direcţia care a efectuat controlul tematic Directorul unităţii controlate Secretariatul unităţii controlate Inspectorii desemnaţi să efectueze controlul 30.

14 15

31. 32.

16 17 18

33. 34. 35.

sustrageri, condiţiile de păstrare şi gestionare, precum şi frecvenţa abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un număr reprezentativ de repere şi documente care să permită stabilirea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din toate domeniile de activitate specifice sistemului penitenciar. În cazul constatării de pagube, echipa de control sesizează unitatea în vederea demarării cercetării administrative. Pot fi solicitate declaraţii scrise, în vederea clarificării unor aspecte care fac obiectul inspecţiei. Acestea vor fi înregistrate la secretariatul unităţii şi anexate Notei de constatare. Efectuează alte verificări, în limitele obiectivelor prestabilite sau ale obiectivelor extinse, în vederea stabilirii conformităţii stării de fapt cu cadrul legal. În funcţie de domeniul de activitate supus controlului şi al obiectivelor stabilite, inspectează toate imobilelele aferente locului de deţinere, indiferent de destinaţia acestora (spaţii de deţinere, terenuri, garduri împrejmuitoare, amenajări, Gaz-uri, etc); Poartă discuţii individuale sau de grup cu persoanele private de libertate, şi se vor efectuează sondaje de opinie în rândul acestora; Pentru aprecierea justă a aspectelor constatate, trebuie să se ţină seama de existenţa echilibrului între sarcini, competenţe şi responsabilităţi ale persoanelor implicate. Totodată, în analiza finală, se va urmări şi verificarea gradului de repetabilitate a deficienţelor constatate în urma controalelor anterioare. Revin la sediul ANP după finalizarea activităţii şi încheie misiunea prin întocmirea Notei de Constatare în dublu exemplar. În materialele cu concluziile rezultate, este important să se reflecte natura, amploarea, cauzalitatea, gravitatea şi efectele abaterilor, respectiv întinderea şi caracterul măsurilor pe care le reclamă remedierea acestora, cu precizarea competenţei de soluţionare pe cale ierarhică. Prezintă Nota de constatare spre luare la cunoştinţă directorului unităţii sau persoanei împuternicite în acest sens. Notele de constatare întocmite vor fi analizate în interdependenţă de către coordonatorul echipei de control şi vor fi avizate şi aprobate de către directorul direcţiei care a desfăşurat acţiunea. Dă număr de înregistrare secret de serviciu Notei de constatare. Întocmesc adresă de înaintare şi înaintează ambele exemplare ale Notei de Constatare unităţii controlate spre luare la cunoştinţă directorului unităţii sau persoanei împuternicite în acest sens. Semnează de luare la cunoştinţă a constatărilor cuprinse în Notele de Constatare. Întocmeşte adresă de înaintare şi remite către Direcţia Inspecţie Penitenciară câte un exemplar din fiecare Notă de Constatare. Redactează şi prezintă spre aprobare directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Raportul final al activităţii de control tematic. 339

Manual de proceduri

19 20 21 22 23 24

D.DIP/ direcţii de specialitate Secretariat DIP/ direcţii de specialitate Secretariat DIP Secretariat DIP Şefii serviciilor unităţilor care au fost controlate Secretariat DIP/ direcţii de specialitate/ Inspectorii de specialitate

36. Avizează Raportul Controlului tematic. 37. Înregistrează Raportul Controlului tematic şi îl transmite cabinetului directorului general al ANP. 38. Primeşte Raportul Controlului tematic aprobat de directorul general al ANP, sau îl restituie inspectorilor pentru completări conform observaţiilor directorului general al ANP. 39. Întocmesc adresă de înaintare a Raportului Controlului tematic entităţilor care au fost controlate. 40. Pe baza deficienţelor constatate în perioada controlului, elaborează planuri cu măsuri de remediere, cu termene şi responsabili şi le trimit Direcţiei Inspecţie Penitenciară 41. Monitorizează modul de punere în aplicare al măsurilor de remediere a deficienţelor constatate. 42. Stabileşte rezultatele obţinute de entitatea controlată, la expirarea termenelor acordate în acest sens. Nu Obs.

Fişa de evaluare Aspecte de verificat Da Existenţa Planului anual de desfăşurare a controalelor tematice elaborat de fiecare direcţie de specialitate din cadrul ANP, aprobat de directorul general Decizia directorului general al ANP de efectuare a controlului tematic Constituirea echipei de control Existenţa în casierie a sumelor de bani necesare desfăşurării misiunii Inspectori SC să nu fie implicaţi în altă activitate de control, cu deplasare Rezervarea spaţiilor de cazare pentru membrii echipei de control Disponibilitatea mijloacelor de transport necesare până la unitatea ce urmează a fi controlată Întocmirea ordinelor de serviciu Asigurarea că toţi membrii echipei de control posedă legitimaţii de acces în unităţile ce urmează a fi controlate Repartizarea specialiştilor pe domenii de activitate şi stabilirea clară a obiectivelor de control şi a metodelor utilizate Sosirea în siguranţă şi la termenul stabilit în unitatea ce urmează a fi inspectată Modul de desfăşurare a şedinţei de deschidere şi stabilirea ordinii de zi Modul de efectuare a controlului tematic, conduita profesională şi respectarea codului deontologic de către inspectori Necesitatea prelungirii controlului tematic din cauza apariţiei unor aspecte inerente care impun acest lucru Modalitatea de întocmire a Notei de constatare, forma, adecvarea conţinuturilor la realitatea existentă Redactarea Raportului final al activităţii de control tematic şi prezentarea acestuia spre aprobare directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Restituirea actului de control inspectorilor cu îndrumări pentru refacere sau completări Adresă de înaintare a Raportului privind controlul tematic unităţilor care au fost. Monitorizarea modului de punere în aplicare al măsurilor de remediere a deficienţelor constatate stabilirea rezultatelor obţinute de entitatea controlată, la expirarea termenelor acordate în acest sens 340

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: A0.05.01.003 Desfăşurarea activităţilor de control inopinat exercitate la nivelul unităţilor aflate în subordinea ANP Scop: Procedura stabileşte regulile generale şi modul de lucru pentru verificarea bunei organizări şi funcţionări a fiecărui loc de deţinere subordonat ANP. Prin acest tip de controale, în funcţie de fiecare situaţie în parte, se stabilesc obiectivele punctuale pentru control, aprobate de directorul general şi care au drept scop principal prezentarea reală unei anume situaţii existente, a cauzelor şi împrejurărilor care au determinat-o, identificarea personalului implicat, precum şi măsurile care se impun a fi luate în vederea normalizării situaţiei Premise: Controlul inopinat este o activitate impusă de o reclamaţie, plângere, sesizare, ori de producerea unor evenimente, şi constă în verificarea punctuală a unei stări, situaţii sau consecinţe, determinate de încălcarea directă de către entitatea controlată ori de personalul propriu, a unei reglementări care lezează grav un interes legitim, public sau privat. În cazuri temeinic justificate, CI se poate efectua fără o aprobare scrisă prealabilă sau decizie de control, numai în baza legitimaţiei, cu obligaţia persoanei care a efectuat controlul să justifice acţiunea în faţa şefului ierarhic superior. Aplicabilitate: Acţiunile inopinate de control se declanşează atât la iniţiativa directorului general al ANP, cât şi la iniţiativa DIP sau a direcţiilor de specialitate din ANP, pe baza unui plan de control stabilit în prealabil. Procedura Pas Responsabil(i) Secretar DIP 1 2 3 Secretariat DIP Director DIP Descriere 1. Înregistrează ordinul de control semnat de directorul ANP, cu număr de înregistrare nou. 2. Ia în evidenţă decizia directorului ANP, cu privire la desfăşurarea controlului şi echipa de control. 3. Întocmeşte ordinele de serviciu pentru echipa constituită. Etapa pregătitoare: 4. Se documentează asupra activităţii entităţii controlate, a cadrului normativ existent, a cauzelor care au impus efectuarea verificărilor; 5. Stabileşte perioada de efectuare a controlului, a formelor şi metodelor utilizate; 6. Precizează obiectivele şi subobiectivele. Obiectivele controlului inopinat nu sunt în mod necesar prestabilite, ele putând fi elaborate la faţa locului, în funcţie de situaţia existentă. 7. Stabileşte responsabilităţile pentru fiecare membru al echipei de control; 8. Distribuie sumele de bani, în avans, pentru decontarea cheltuielilor de deplasare, respectiv cazare pe perioada inspecţiei. 9. Repartizează ordinul de control inspectorilor de specialitate desemnaţi să efectueze controlul inopinat. 10. Repartizarea membrilor echipei în funcţie de obiectivele stabilite. 11. Prezintă legitimaţia de serviciu la intrarea în entitatea ce urmeză a fi supusă controlului. 12. Coordonatorul echipei de control: a - organizează şedinţa de deschidere; b - prezintă echipa de control, temeiul legal al activităţii de control şi a obiectivelor avute în vedere, perioada preconizată de 341

4 5

Serviciul Financiar Director DIP

6

Inspectorii SC desemnaţi să efectueze controlul

Manual de proceduri

8

Inspectorii SC desemnaţi să efectueze controlul

9

Director DIP, şef Serviciu Control sau Directorii direcţiilor de specialitate Biroul Informaţii clasificate ANP Secretariat DIP/ direcţia care a efectuat controlul tematic Directorul unităţii controlate Secretariatul unităţii controlate Inspectorii SC D.DIP Secretariat DIP Secretariat DIP

10 11

12 13 14 15 16 17

18

Secretariat DIP

desfăşurare, sub rezerva prelungirii acesteia din motive obiective, în raport cu natura sau caracterul unor constatări care impun o astfel de prelungire. c - solicită opinia conducerii unităţii în legătură cu prelungirea programului de lucru pe perioada controlului, atunci când situaţia impune. d - clarifică aspectele prealabile controlului şi dă explicaţii la cererea conducerii unităţii. 13. Controlul inopinat propriu-zis se realizează prin verificarea concretă, la sediul entităţii controlate a documentelor, actelor şi oricăror alte date de care depinde realizarea scopului stabilit. 14. Sunt audiate persoane care pot da relaţii cu privire la obiectivele controlului. 15. Pot ridica, pe bază de proces-verbal, documentele necesare în scopul clarificării tuturor problemelor a căror rezolvare este cerută de obiectivele stabilite. 16. Consemnează cu exactitate datele, faptele, lipsurile, neajunsurile şi cauzele care le-au generat şi a situaţiile de risc; 17. Stabilesc responsabilii şi poziţia acestora faţă de disfuncţionalităţile constatate. 18. Revin la sediul ANP după finalizarea activităţii şi încheie misiunea prin întocmirea Notei de Constatare în dublu exemplar. În materialele cu concluziile rezultate, este important să se reflecte natura, amploarea, cauzalitatea, gravitatea şi efectele abaterilor respective, întinderea şi caracterul măsurilor pe care le reclamă remedierea acestora, cu precizarea competenţei de soluţionare pe cale ierarhică. 19. Notele de constatare întocmite vor fi analizate în interdependenţă de către coordonatorul echipei de control şi vor fi avizate şi aprobate de către directorul direcţiei care a desfăşurat acţiunea 20. Dă număr de înregistrare secret de serviciu Notei de constatare. 21. Întocmesc adresă de înaintare şi înaintează ambele exemplare ale Notei de Constatare unităţii controlate spre luare la cunoştinţă directorului unităţii sau persoanei împuternicite în acest sens. 22. Semnează de luare la cunoştinţă a constatărilor cuprinse în Notele de Constatare. 23. Întocmeşte adresă de înaintare şi remite către Direcţia Inspecţie Penitenciară câte un exemplar din fiecare Notă de Constatare. 24. Întocmesc Raportul controlului inopinat cu concluziile finale. 25. Avizează Raportul controlului inopinat. 26. Înregistrează Raportul controlului inopinat şi îl transmite cabinetului directorului general al ANP. 27. Primeşte şi înregistrează Raportul controlului inopinat aprobat de directorul general al ANP, sau îl restituie inspectorilor pentru completări conform observaţiilor directorului general al ANP 28. Întocmeşte adresă de înaintare a Raportului controlului inopinat entităţilor care au fost controlate.

342

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

19 20

Şefii serviciilor unităţilor care au fost controlate Secretariat DIP/ direcţii de specialitate/ Inspectorii de specialitate

29. Pe baza deficienţelor constatate în perioada controlului, elaborează planuri cu măsuri de remediere, cu termene şi responsabili şi le trimit Direcţiei Inspecţie Penitenciară. 30. Monitorizează modul de punere în aplicare al măsurilor de remediere a deficienţelor constatate. 31. Stabileşte rezultatele obţinute de entitatea controlată, la expirarea termenelor acordate în acest sens. Nu Obs.

Fişa de evaluare Aspecte de verificat Da Existenţa deciziei de efectuare a controlului inopinat, aprobat de directorul general al ANP. Constituirea echipei de control. Existenţa în casierie a sumelor de bani necesare desfăşurării misiunii. Inspectori SC să nu fie implicaţi în altă activitate de control, cu deplasare. Rezervarea spaţiilor de cazare pentru membrii echipei de control. Disponibilitatea mijloacelor de transport necesare până la unitatea ce urmează a fi controlată. Întocmirea ordinelor de serviciu. Asigurarea că toţi membrii echipei de control posedă legitimaţii de acces în unităţile ce urmează a fi controlate. Repartizarea specialiştilor pe domenii de activitate şi stabilirea clară a obiectivelor de control şi a metodelor utilizate. Sosirea în siguranţă şi la termenul stabilit în unitatea ce urmează a fi inspectată. Modul de desfăşurare a şedinţei de deschidere şi stabilirea ordinii de zi. Modul de efectuare a controlului inopinat, conduita profesională şi respectarea codului deontologic de către inspectori. Necesitatea prelungirii controlului inopinat din cauza apariţiei unor aspecte inerente care impun acest lucru. Modalitatea de întocmire a Notei de constatare, forma, adecvarea conţinuturilor la realitatea existentă. Redactarea Raportului final al activităţii de controlului inopinat şi prezentarea acestuia spre aprobare directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Restituirea actului de control inspectorilor cu îndrumări pentru refacere sau completări. Adresă de înaintare a Raportului privind controlului inopinat unităţilor care au fost controlate.

343

Manual de proceduri

A00502 PETIŢII
PROCEDURA: A0.05.02.001 Desfăşurarea activităţilor de soluţionarea petiţiilor care impun verificarea la faţa locului Scop: Procedura presupune analizarea, verificarea şi soluţionarea petiţiilor şi are ca scop prevenirea şi combatera încălcării actelor normative în activitatea personalului din ANP şi unităţile subordonate. Procedura se aplică petiţiilor formulate de personalul din cadrul ANP şi unităţile subordonate, de către persoanele private de libertate şi minorii internaţi în centrele de reeducare, precum şi a petiţiilor remise/trimise de alte autorităţi sau instituţii publice. Premise: Soluţionarea petiţiilor care au ca obiect de verificare aspecte ale activităţii directorului unităţii sau directorilor adjuncţi ai acestora, va fi efectuată exclusiv de către Direcţia Inspecţie Penitenciară. Petiţiile prin care sunt sesizate alte aspecte vor fi soluţionate şi de către direcţiile sau serviciile de specialitate din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în funcţie de obiectul acestora. Direcţia Inspecţie Penitenciară poate verifica şi alte petiţii repartizate de directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor sau de directorul general adjunct coordonator. Se interzice încredinţarea petiţiilor spre soluţionare, ori antrenarea în efectuarea de verificări, a persoanelor care fac obiectul sesizărilor sau unui subordonat al acestora, precum şi celor care au sau pot avea un interes în cauză. Aplicabilitate: la toate direcţiile de specialitate din cadrul aparatului central Procedura Pas Responsabil(i) 1 Serviciul Cabinet 2 3 Directorul general al ANP Şeful direcţiei/ compartimentului/ serviciului Secretariat Serviciul Financiar Persoana desemnată să soluţioneze petiţia Descriere 1. Ia în evidenţă şi înregistrează petiţiile şi sesizările intrate în ANP 2. Repartizează sesizarea spre soluţionare direcţiei/ compartimentului/serviciului competent. 3. Desemnează o persoană care să soluţioneze petiţia. În anumite situaţii, pot fi constituite echipe mixte care să ducă la îndeplinire misiunea. 4. Stabileşte termenul de soluţionare a petiţiei. 5. Ia în evidenţă decizia directorului ANP, cu privire la desfăşurarea verficărilor. 6. Întocmeşte ordinele de serviciu pentru echipa constituită. 7. Distribuie sumele de bani, în avans, pentru decontarea cheltuielilor de deplasare, respectiv cazare pe perioada inspecţiei. 8. După repartizarea petiţiei, persoana/personalul investit întocmeşte un plan de verificare a aspectelor semnalate, în care vor fi consemnate principalele activităţi ce urmează a fi efectuate. 9. Prezintă legitimaţia de serviciu la intrarea în entitatea unde urmează să facă verificări. 10. La sosire, persoana învestită va informa directorul unităţii cu privire la obiectul verificării şi cu privire la activităţile ce urmează a fi desfăşurate, respectiv domeniile în care i se solicită sprijin pentru o soluţionare temeinică şi justă a cauzei. 11. Personalul desemnat să efectueze verificări, va proceda la chemarea persoanei vizate pentru a-i aduce la cunoştinţă obiectul sesizării şi a-i solicita lămuriri în scris, cu scopul clarificării tuturor aspectelor sesizate. 12. Sesizările şi reclamaţiile se verifică la faţa locului, discutânduse şi solicitându-se declaraţii scrise atât autorilor, cât şi altor persoane care pot da relaţii în legătură cu obiectul verificărilor, precum şi cu persoana la care se referă aceasta.

4 5 6

344

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

7

Persoana desemnată să soluţioneze petiţia

13. Persoana investită cu efectuarea verificării are obligaţia să strângă toate probele necesare cu privire la persoana sau situaţia reclamată, în vederea stabilirii existenţei sau inexistenţei abaterilor disciplinare/faptelor de altă natură, precum şi a gravităţii acestora. 14. În acest sens, pot fi efectuate următoarele activităţi: verificarea şi ridicarea unor înscrisuri, constatarea la faţa locului a unor situaţii de fapt, controlul activităţii persoanei vizate, inventarieri, revizii gestionare şi controale financiarcontabile, executarea unor fotografieri, înregistrări audio şi/ sau video, cu asigurarea respectării prevederilor legale în vigoare. 15. Prezintă legitimaţia de serviciu la intrarea în entitatea unde urmează să facă verificări. 16. La sosire, persoana învestită va informa directorul unităţii cu privire la obiectul verificării şi cu privire la activităţile ce urmează a fi desfăşurate, respectiv domeniile în care i se solicită sprijin pentru o soluţionare temeinică şi justă a cauzei. 17. Personalul desemnat să efectueze verificări, va proceda la chemarea persoanei vizate pentru a-i aduce la cunoştinţă obiectul sesizării şi a-i solicita lămuriri în scris, cu scopul clarificării tuturor aspectelor sesizate. 18. Sesizările şi reclamaţiile se verifică la faţa locului, discutânduse şi solicitându-se declaraţii scrise atât autorilor, cât şi altor persoane care pot da relaţii în legătură cu obiectul verificărilor, precum şi cu persoana la care se referă aceasta. 19. Persoana investită cu efectuarea verificării are obligaţia să strângă toate probele necesare cu privire la persoana sau situaţia reclamată, în vederea stabilirii existenţei sau inexistenţei abaterilor disciplinare/faptelor de altă natură, precum şi a gravităţii acestora. 20. În acest sens, pot fi efectuate următoarele activităţi: verificarea şi ridicarea unor înscrisuri, constatarea la faţa locului a unor situaţii de fapt, controlul activităţii persoanei vizate, inventarieri, revizii gestionare şi controale financiarcontabile, executarea unor fotografieri, înregistrări audio şi/ sau video, cu asigurarea respectării prevederilor legale în vigoare. 21. Pentru lămurirea deplină a faptelor şi împrejurărilor care constituie obiectul verificărilor, poate fi solicitat şi punctul de vedere al unor specialişti din cadrul altor direcţii/servicii din aparatul central. 22. Pe timpul activităţilor desfăşurate, ofiţerii inspectori au obligaţia adoptării unei conduite ireproşabile, în deplină concordanţă cu reglementările legale in vigoare. Sunt interzise ameninţările, intimidările, promisiunile, violenţele faţă de persoana verificată, petenţi sau martori, exercitate în scopul de a obţine mărturisiri, rapoarte şi declaraţii, ori de a influenţa rezultatul unor verificări şi constatări. 23. Personalului care are cunoştinţă şi poate contribui la lămurirea deplină şi temeinică a tuturor aspectelor îi revine obligaţia de a furniza date şi informaţii, ori de a redacta rapoarte sau declaraţii. 24. Împotriva persoanelor care depun mărturie, în situaţia în care, ulterior, se dovedeşte că prin declaraţiile făcute, cu intenţie, au influenţat negativ rezultatul verificării, pot fi luate măsuri disciplinare sau de alt gen. 345

Manual de proceduri

8

Persoana desemnată

25. Persoana împotriva căreia se efectuează verificarea are obligaţia de a da relaţii şi de a răspunde la întrebările formulate cu privire la activitatea profesională, conduita din timpul serviciului sau comportamentul care dăunează interesului şi prestigiului instituţiei şi funcţiei deţinute. 26. Pe parcursul efectuării verificărilor, persoana vizată are dreptul să formuleze cereri, să depună rapoarte şi să propună administrarea unor noi dovezi în apărare, acestea trebuind să fie verificate şi materializate în documente. 27. Eventuala respingere a unor astfel de cereri se va face motivat. 28. În mod obligatoriu, atunci când aspectele sesizate se confirmă total ori parţial, în vederea luării unor măsuri juste, în raport cu gravitatea faptelor, se va realiza o documentare corespunzătoare cu privire la competenţa, pregătirea, rezultatele obţinute în muncă, conduita, profilul moral, calificativele acordate, recompensele şi eventualele sancţiuni primite în întreaga perioadă de activitate, care va face parte integrantă din raportul cu rezultatul verificărilor. 29. Pe parcursul verificării se vor stabili, în toate situaţiile, cauzele care au generat abateri şi împrejurările comiterii acestora, problemele de ordin social şi material ale personalului vizat, aspecte legate de ordinea interioară, starea şi practica disciplinară din cadrul structurii şi răspunderea pe care o au factorii de conducere în legătură cu abaterile subordonaţilor în cauză. 30. Dacă pe parcursul verificării, intervine o situaţie excepţională (persoana cercetată este spitalizată, în concediu medical), verificările vor fi suspendate, în ceea ce priveşte persoana aflată în cazul respectiv, până la încetarea situaţiei, cu aprobarea şefului care a dispus verificarea. 31. În termenul legal, se va emite răspuns petentului cu privire la această situaţie, cu menţiunea reluării verificărilor la încetarea situaţiei respective. 32. La terminarea verificării, persoana/persoanele desemnate pot aduce la cunoştinţa celui verificat şi şefului nemijlocit al acestuia concluziile şi dovezile care susţin veridicitatea ori neconfirmarea aspectelor semnalate. 33. Activităţile menţionate vor fi consemnate într-o Notă de informare. În notă pot fi inserate şi propuneri/recomandări/măsuri disciplinare, după caz. 34. Rezultatele verificărilor vor fi prezentate directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 35. Petiţiile din care, în urma verificărilor, rezultă că se referă la fapte ce întrunesc elementele constitutive ale unei infracţiuni se trimit, spre luare în evidenţă şi cercetare, instituţiilor abilitate. 36. Finalizarea verificărilor se materializează în constatări concrete ale împrejurărilor existente în legătură cu obiectul petiţiei. 37. În materialele cu concluziile rezultate, este important să se reflecte natura, amploarea, cauzalitatea, gravitatea şi efectele abaterilor, respectiv întinderea şi caracterul măsurilor pe care le reclamă remedierea acestora, cu precizarea competenţei de soluţionare pe cale ierarhică.

346

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

9

10 11 12

Şeful direcţiei/ serviciului/ compartimentului/ responsabilă cu rezolvarea lucrării Secretariatul Secretariatul Persoana desemnată

38. Avizează Nota de Informare.

13

Secretariatul

39. Trimite lucrarea spre aprobare directorului entităţii care a repartizat iniţial lucrarea 40. Primeşte lucrarea şi o predă persoanei desemnate în vederea întocmirii răspunsului către petent, respectiv răspuns instituţiei care s-a remis/trimis sesizarea. 41. Întocmeşte răspuns petentului, respectiv instituţiei care a remis/trimis sesizarea. 42. În cazul în care petentul este o persoană, adresa răspuns va fi semnată de către şeful direcţiei/compartimentului/ serviciului. În cazul în care petentul este o autoritate sau o instituţie publică, adresa răspuns va fi semnată de directorul entităţii care a primit sesizarea. 43. Expediază răspunsul la petiţie. 44. Clasează şi arhivează lucrarea.

Fişa de evaluare Aspecte de verificat Da Decizia directorului general al ANP de efectuare a verficărilor Termenul limită de rezolvare a petiţiei Disponibilitatea personalului în vederea efectuării verificărilor Existenţa în casierie a sumelor de bani necesare desfăşurării misiunii Stabilirea mijloacelor de transport necesare până la unitatea în care urmează a fi efectuată verificarea Modul de efectuare a verificărilor, conduita profesională şi respectarea codului deontologic de către inspectori Modalitatea de întocmire a Notei de Informare, forma, adecvarea conţinuturilor la realitatea existentă, măsuri, propuneri şi recomandări Aprobarea Notei de Informare de către directorul general Elaborarea şi expedierea răspunsului către petent Clasarea şi arhivarea lucrării

Nu

Obs.

PROCEDURA: A0.05.02.002 Desfăşurarea activităţilor de verificare şi soluţionare a petiţiilor care nu impun deplasarea la faţa locului Scop: Procedura presupune analizarea, verificarea şi soluţionarea petiţiilor şi au ca scop prevenirea şi combatera încălcării actelor normative în activitatea personalului din ANP şi unităţile subordonate. Procedura se aplică petiţiilor formulate de personalul din cadrul ANP şi unităţile subordonate, de către persoanele private de libertate şi minorii internaţi în centrele de reeducare, precum şi petiţiilor remise/trimise de alte autorităţi sau instituţii publice. Premise: Petiţiile al căror obiect nu se constituie în sesizare sau reclamaţie se rezolvă pe baza datelor deţinute de direcţia/serviciul/compartimentul respectiv, iar în cazul celor adresate ANP şi pe baza datelor comunicate de unităţile subordonate. Aplicabilitate: la toate direcţiile de specialitate din cadrul aparatului central Procedura 347

Manual de proceduri

Pas 1 2 3

Responsabil(i) Secretariatul Directorul entităţii care a primit sesizarea

4

Descriere 1. Înregistrează petiţia. 2. După examinare, repartizează petiţia spre soluţionare direcţiei/compartimentului/serviciului competent şi stabileşte termen de rezolvare a acesteia. 3. Desemnează o persoană care să soluţioneze petiţia. În Şeful direcţiei/ anumite situaţii, pot fi constituite echipe mixte care să ducă la compartimentului/ îndeplinire misiunea. serviciului 4. Stabileşte termenul de soluţionare a petiţiei. Persoana desemnată să 5. După repartizarea petiţiei, persoana investită va întocmi un plan de verificare a aspectelor semnalate, în care vor fi soluţioneze petiţia consemnate principalele activităţi ce urmează a fi efectuate. 6. În funcţie de conţinutul lucrării, întocmeşte solicitări de relaţii sau puncte de vedere către entitatea implicată, ori adresa de redirecţionare a petiţiei. Şeful direcţiei/ compartimentului/ serviciului 7. Avizează şi semnează solicitarea de relaţii, punct de vedere sau adresa de redirecţionare a petiţiei. 8. Avizează şi semnează adresa către petent, prin care este informat despre redirecţionarea petiţiei. 9. Expediază solicitarea de relaţii, punct de vedere sau adresa de redirecţionare a petiţiei şi adresa răspuns către petent. 10. Primeşte relaţiile sau punctele de vedere şi le predă persoanei căreia i-a fost repartizată lucrarea. 11. În baza relaţiilor sau punctelor de vedere primite, dacă situaţia o impune, solicită relaţii suplimentare. 12. Întocmeşte Nota de informare care va cuprinde următoarele elemente : a – numărul lucrării; b - numele sau denumirea petentului şi datele de identificare ale acestuia ; c - obiectul petiţiei ; d - rezultatul verificărilor şi concluziile privind obiectul petiţiei ; e - propuneri şi recomandări. 13. Avizează Nota de informare.

5

6 7 8

Secretariatul Secretariatul Persoana desemnată

9

10 11 12

Directorul Compartimentului/ serviciului responsabile cu rezolvarea lucrării Secretariatul Secretariatul Persoana desemnată

13

Secretariatul

14. Trimite lucrarea spre aprobare directorului entităţii care a repartizat iniţial lucrarea 15. Primeşte lucrarea şi o predă persoanei desemnate în vederea întocmirii răspunsului către petent, respectiv răspuns instituţiei care s-a remis/trimis sesizarea. 16. Întocmeşte răspuns petentului, respectiv instituţiei care a remis/trimis sesizarea. 17. În cazul în care petentul este o persoană, adresa răspuns va fi semnată de către şeful direcţiei/compartimentului/serviciului. 18. În cazul în care petentul este o autoritate sau o instituţie publică, adresa răspuns va fi semnată de directorul entităţii care a primit sesizarea. 19. Expediază răspunsul la petiţie. 20. Clasează lucrarea. 21. Arhivează lucrarea.

348

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Fişa de evaluare Aspecte de verificat Da Decizia directorului entităţii care a primit sesizarea de efectuare a verficărilor Termenul limită de rezolvare a petiţiei Întocmirea solicitărilor de relaţii sau puncte de vedere către entitatea implicată Respectarea termenelor de primire a relaţiilor sau punctelor de vedere Modalitatea de întocmire a Notei de Informare, forma, adecvarea conţinuturilor la realitatea existentă, măsuri, propuneri şi recomandări Aprobarea Notei de Informare de către directorul entităţii care a primit sesizarea Elaborarea şi expedierea răspunsului către petent Clasarea şi arhivarea lucrării

Nu

Obs.

349

Manual de proceduri

A006 Domeniul Medical
A00601 Subdomeniul Asistenţă Medicală şi Medicină Preventivă
A00601001 Măsuri la primirea în penitenciar A00601002 Asistenţa medicală pe perioada carantinei A00601003 Asistenţa medicală în caz de urgenţe medico-chirurgicale A00601004 Examinarea medicală curentă a persoanelor private de libertate A00601005 Monitorizarea bolnavilor cronici A00601006 Vaccinarea persoanelor private de libertate A00601007 Asistenţa medicală a femeii gravide A00601008 Asistenţa medicală pe timpul refuzului de hrană A00601009 Asistenţa medicală în timpul executării unei sancţiuni disciplinare A00601010 Acordarea medicamentelor A00601011 Procurarea dispozitivelor medicale A00601012 Efectuarea expertizei medico-legale A00601013 Asistenţa medicală în caz de transfer A00601014 Asistenţa medicală la liberare A00601015 Întocmirea unor acte în legătură cu decesul A00601016 Asistenţa medicală în infirmerie A00601017 Asigurarea asistenţei medicale de specialitate pentru persoanele private de libertate A00601018 Asistenţa medicală dentară acordată persoanelor private de libertate A00601019 Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti pentru persoanele private de libertate A00601020 Educaţia pentru sănătate A00601021 Supravegherea stării de sănătate a persoanelor private de libertate la locul de muncă A00601022 Depistarea, diagnosticul, tratamentul, prevenirea şi combaterea infecţiilor transmise sexual A00601023 Prevenirea infecţiei HIV/SIDA în mediul carceral A00601024 Depistarea, declararea, confirmarea şi tratamentul infecţiei HIV/SIDA A00601025 Prevenirea şi combaterea consumului de droguri în penitenciare A00601026 Diagnosticul şi tratamentul tuberculozei în mediul penitenciar A00601027 Depistarea, prevenirea şi combaterea hepatitei virale acute A00601028 Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare corespunzătoare cazării, hrănirii, activităţilor socio-educative şi muncii persoanelor private de libertate Nr. crt. 1. 2. 3. 4. Termen Persoană privată de libertate Asistenţă medicală Intervenţie medicală Asistenţă medicală primară Explicaţie Persoana aflată în executarea unei pedepse privative de libertate, a unei măsuri educative de internare într-un centru de reeducare sau aflată în arest preventiv Aplicarea tuturor măsurilor profilactice, curative şi recuperatorii pentru asigurarea stării de sănătate Orice examinare, tratament medical în scop preventiv, terapeutic sau de reabilitare Furnizarea îngrijirilor de sănătate cuprinzătoare, de prim contact, indiferent de natura problemei de sănătate, în contextul unei relaţii continue, în prezenţa bolii sau în absenţa acesteia

350

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

5. 6. 7. 8.

Asistenţa medicală de urgenţă Asistenţa medicală de specialitate Asistenţa medicală spitalicească Promovarea sănătăţii

9.

Supravegherea

10. Vaccinarea 11. Vaccinurile

Totalitatea serviciilor medicale acordate în condiţii critice care pun în pericol viaţa pacientului Furnizarea de servicii medicale clinice şi paraclinice în regim ambulatoriu Furnizarea de servicii medicale preventive, curative, de recuperare şi/sau paleative în unităţi sanitare cu paturi Procesul care oferă individului şi colectivităţilor posibilitatea de a-şi controla şi îmbunătăţi sănătatea sub raport fizic, psihic şi social şi de a contribui la reducerea inechităţilor în sănătate; Activitatea de colectare sistematică şi continuă, analiza, interpretarea şi diseminarea datelor privind starea de sănătate a populaţiei, bolile transmisibile şi netransmisibile, pe baza cărora sunt identificate priorităţile de sănătate publică şi sunt instituite măsurile de prevenire şi control; Metodă de imunizare activă profilactică împotriva unor boli, prin inocularea unui vaccin. Preparate biologice dotate cu proprietăţi antigenice, care declanşează apariţia răspunsului imun la organismele supuse vaccinării

PROCEDURA: P 001 Măsuri la primirea în penitenciar Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate la primirea în penitenciar a persoanelor private de libertate, în vederea cunoaşterii stării de sănătate a acestora, luării măsurilor ce se impun în situaţia în care acestea suferă de afecţiuni ce necesită instituirea de tratament medicamentos, regim alimentar, supraveghere permanentă şi pentru prevenirea şi controlul bolilor transmisibile în mediul penitenciar. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar la primirea în unitate a unei persoane private de libertate nou-depuse, venite prin transfer, reprimite de la organele de cercetare penală, din întreruperea executării pedepsei, după evadare sau la prezentarea din învoire. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Medicul desemnat să efectueze examenul medical la depunere 1. Se deplasează în punctul de primire deţinuţi 2. După stabilirea identităţii persoanei nou depuse de către şeful serviciului (biroului) evidenţă deţinuţi, efectuează, în cabinetul medical din PPD, un examen clinic sumar, care se consemnează şi în Registrul de intrări – ieşiri PPD. 3. Acordă o deosebită atenţie depistării: 3.1 semnelor evidente de agresiune (echimoze, hematoame, contuzii, escoriaţii), 3.2 semnelor de consum de droguri (semne de injectare, zone de flebită, abcese, flegmoane, stare de obnubilare, semne de sevraj) 3.3. tulburărilor psihice, riscului de suicid (tipul de infracţiune săvârşită, semne de depresie, idei recente de suicid, descoperirea recentă a unei afecţiuni grave, pierderea recentă a unei rude apropiate); 3.4.bolilor infectocontagioase şi parazitare care impun izolare de colectivitate până la vindecare sau internare într-o unitate spitalicească de profil (pentru parazitoze se va urmări prezenţa pruritului şi se va examina pielea capului şi corpul pentru identificarea paraziţilor, pentru tuberculoză se va 351

Manual de proceduri

Asistentul medical

Personalul de supraveghere

Personalul administrativ

Medicul şef

cerceta prezenţa semnelor şi simptomelor, un eventual diagnostic recent de TB, tratament urmat, evidenţierea de semne şi simptome ale unor alte boli transmisibile) 3.5 alergiilor 4. Solicită persoanei nou depuse informaţii în vederea cunoaşterii antecedentelor patologice şi afecţiunilor cronice ale acesteia, care impun instituirea deîndată a unei terapii medicamentoase adecvate şi regim alimentar – anamneză atentă, solicitarea unor documente medicale doveditoare; 5. În cazul în care persoana nou depusă necesită internare în spital, recomandă trimiterea într-un penitenciar spital sau, după caz, în spitalul cel mai apropiat din reţeaua sanitară publică 6. Întocmeşte prima parte a Fişei de examinare medicală la depunere – examenul medical în PPD. 7. Stabileşte un diagnostic de primă etapă al persoanei private de libertate, bazat pe anamneză şi examenul clinic sumar 8. Stabileşte nevoile de tratament şi regim alimentar, până la efectuarea primei vizite medicale 9. În cazul în care persoana nou depusă necesită regim alimentar, înscrie recomandarea în Fişa de examinare medicală la depunere, în evidenţele privind regimul alimentar şi anunţă blocul alimentar şi şeful de tură. 10. În cazul în care persoana nou depusă necesită tratament medicamentos, înscrie recomandarea în Fişa de examinare medicală la depunere şi, ulterior, eliberează, din punctul farmaceutic al unităţii, medicaţia necesară până la efectuarea primei vizite medicale. În cazul în care persoana privată de libertate necesită acordarea unui tratament medicamentos care nu există la nivelul punctului farmaceutic, medicul întocmeşte prescripţia medicală şi o trimite de urgenţă la farmacia cu care unitatea are contract. Persoana privată de libertate semnează de primirea medicaţiei în Registrul de consultaţii/ Registrul de medicamente personale, după caz. 1. În situaţia în care primirea are loc atunci când în unitate nu este prezent un medic, realizează un triaj epidemiologic sumar şi asigură persoanei private de libertate regimul alimentar şi medicaţia minimă necesară, până la efectuarea examenului complet de către medic 2. Anunţă medicul de primirea în unitate a unor persoane private de libertate, în vederea efectuării examenului medical în cel mai scurt timp posibil. 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical sumar, cu păstrarea confidenţialităţii, cât şi pe perioada dezechipării de ţinuta civilă, deparazitării, tunderii, îmbăierii şi echipării cu ţinută civilă curată 1. Asigură dezechiparea persoanei private de libertate, cu preluarea ţinutei personale şi aplicarea măsurilor de deparazitare şi dezinfecţie, tunderea, îmbăierea şi echiparea cu ţinută civilă curată 2. Asigură obiectele de toaletă individuală necesare persoanei nou depuse 1.Desemnează medicul care efectuează examenul medical la depunere 2. Este informat de către medicul /asistentul medical care a efectuat primirea în ceea ce priveşte persoanele nou depuse în unitate, eventualele afecţiuni de care suferă aceştia şi nevoile de tratament şi regim alimentar

352

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat Aspecte de verificat 1.Dacă s-a efectuat examenul clinic sumar la depunere 2. Dacă s-a completat corect Fişa de examinare medicală la depunere – examen medical PPD 3. Dacă s-au întreprins demersurile necesare pentru ca persoanele private de libertate care necesitau regim alimentar sau tratament medicamentos să beneficieze de acestea în cel mai scurt timp posibil 4. Dacă cabinetul medical din PPD este dotat corespunzător 5. Dacă sunt respectate circuitele epidemiologice şi condiţiile igienicosanitare la nivelul încăperilor PPD 6. dacă există Registru de intrări – ieşiri PPD şi dacă este completat corect PROCEDURA: P 002 Asistenţa medicală pe perioada carantinei

Da

Nu

Obs.

Scop: Procedura prezintă măsurile medicale ce trebuie aplicate persoanelor private de libertate, pe perioada cât acestea sunt cazate în secţia de observare – carantinare (21 zile), în vederea cunoaşterii stării de sănătate a acestora şi aplicării conduitei terapeutice ce se impune. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare pe perioada carantinei Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Medicul desemnat să 1. În termen de 72 de ore de la primirea în unitate a unei persoane private de libertate efectuează vizita medicală; asigure asistenţa medicală în secţia de 2. Vizita medicală se efectuează obligatoriu în cabinetul medical observare - carantinare 3. Vizita medicală constă în: 3.1 anamneză 3.2 examinare clinică 3.3. întocmirea completă a fişei de examinare medicală la depunere; 4. În fişa de examinare medicală la depunere se înscriu obligatoriu: 4.1 datele de identificare ale persoanei examinate 4.2 antecedentele personale patologice (alergii, afecţiuni medicale de interes, intervenţii chirurgicale, vaccinări) şi heredo – colaterale 4.3 acuzele subiective la momentul examinării 4.4 istoria toxicofilică 4.5 tatuaje, alte semne particulare 4.6 constatările obiective privind starea clinică normală sau patologică 4.7 examinări de specialitate, clinice şi paraclinice, complementare, la depunere, acolo unde se impune (hemoleucogramă, glicemie, examen sumar urină, TGO, TGP, radiografie pulmonară standard, EKG, examen ginecologic, etc.) 4.8 diagnostic clinic la depunere 4.9 recomandări (inclusiv regim alimentar) 4.10 tratament prescris 5. Vizita medicală se consemnează în registrul de consultaţii 6. În cazul în care persoana nou depusă examinată necesită regim alimentar, înscrie recomandarea în Fişa de examinare medicală la depunere, în evidenţele privind regimul alimentar şi anunţă blocul alimentar şi şeful de tură 353

Manual de proceduri

Medicul dentist

Asistentul medical desemnat să asigure asistenţa medicală pe secţia de observare carantinare

Personalul supraveghere

de

Personalul administrativ

Medicul şef

7. În cazul în care persoana nou depusă examinată necesită tratament medicamentos, înscrie recomandarea în Fişa de examinare medicală la depunere şi prescrie medicamentele necesare 8. În cazul în care persoana privată de libertate suferă de afecţiuni cronice, obiectivate cu ocazia examenului clinic şi eventual susţinute cu documente medicale anterioare, o ia în evidenţă în Registrul de bolnavi cronici 9. Recomandă efectuarea vaccinării 10. La sfârşitul perioadei de carantină, pe baza examinărilor clinice şi paraclinice stabileşte starea de sănătate şi aptitudinea de muncă şi le înscrie în Fişa de examinare medicală la depunere 11. Supraveghează, pe toată perioada carantinei, starea de sănătate a persoanelor private de libertate şi modul în care se respectă regulile de igienă individuală şi colectivă 12. Desfăşoară activităţi de educaţie pentru sănătate 1. Efectuează, în termen de 72 de ore de la depunere, examenul de medicină dentară 2. Examenul de medicină dentară constă în: 2.1 anamneză 2.2 examen exobucal 2.3 stabilirea formulei dentare 2.4 starea parodonţiului 2.5 plan de tratament 3. Constatările se înscriu în Fişa de examinare la depunere 4. Consultaţia se consemnează în Registrul de consultaţii medicină dentară 5. Pe perioada carantinei desfăşoară activităţi de educaţie pentru sănătate 1. Efectuează, la indicaţia medicului, vaccinarea persoanei private de libertate 2. Recoltează, la recomandarea medicului, produse biologice în vederea efectuării de investigaţii paraclinice suplimentare 3. Asigură administrarea medicaţiei prescrise de medic 4. Supraveghează, pe toată perioada carantinei, starea de sănătate a persoanelor private de libertate şi modul în care se respectă regulile de igienă individuală şi colectivă 5. Desfăşoară activităţi de educaţie pentru sănătate 1. Asigură cazarea pe secţia de observare - carantinare 2. Asigură prezentarea la cabinetul medical a persoanelor private de libertate aflate pe secţia de observare – carantinare, la solicitarea medicului 3. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu păstrarea confidenţialităţii 4. Asigură efectuarea activităţilor, plimbărilor, servirea mesei, îmbăierea separat de celelalte efective 1. Asigură spălarea şi depozitarea veselei persoanelor private de libertate aflate pe secţia de observare – carantinare separat de restul efectivelor 2. Asigură schimbarea lenjeriei de corp şi a cazarmamentului şi spălarea acestora separat 1.Desemnează medicul şi asistentul medical care asigură asistenţa medicală pe secţia de observare - carantinare 2. Este informat de către medicul /asistentul medical în ceea ce priveşte starea de sănătate a persoanelor private de libertate aflate pe secţia de observare – carantinare 3. Semnează tabelele de trimitere la examene de specialitate, clinice şi paraclinice a persoanelor private de libertate aflate pe secţia de observare – carantinare

354

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

4.Verifică modul de efectuare a examenului medical la depunere, completarea documentelor medicale, asigurarea tratamentului şi regimului alimentar corespunzător, stabilirea aptitudinii de muncă 5. Asigură efectuarea examenului medical la primire şi supravegherea stării de sănătate a persoanelor private de libertate aflate în secţia de observare – carantinare, atunci când nu este prezent alt medic în unitate Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. Dacă s-a efectuat corect şi în termen de 72 de ore de la depunere, vizita medicală 2. Dacă s-a întocmit corect Fisa de examinare medicală la depunere şi registrul de consultaţii 3. Dacă s-a efectuat, în termen de 72 de ore de la depunere, examenul de medicină dentară 4. Dacă s-au întreprins demersurile necesare pentru ca persoanele private de libertate care necesitau regim alimentar sau tratament medicamentos să beneficieze de acestea în cel mai scurt timp posibil 5. Dacă au fost luaţi în evidenţă bolnavii cronici 6. Dacă s-a efectuat vaccinarea conform recomandării medicului 7. Dacă cabinetul medical este dotat corespunzător şi corespunde normelor de autorizare sanitară 8. Dacă pe perioada carantinei s-au efectuat examene paraclinice şi de specialitate, acolo unde a fost necesar, în vederea stabilirii aptitudinii de muncă 9. Dacă pe perioada carantinei personalul medico-sanitar a realizat activităţi de educaţie pentru sănătate 10. Dacă la sfârşitul perioadei de carantină s-a stabilit aptitudinea de muncă PROCEDURA: P 003 Asistenţa medicală în caz de urgenţe medico-chirurgicale Scop: Procedura prezintă măsurile medicale ce trebuie aplicate în cazul apariţiei unei urgenţe medicochirurgicale la persoanele private de libertate, ce poate pune în pericol viaţa acestora. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare în cazul apariţiei unei urgenţe medico-chirurgicale Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Medicii din unitate 1. Examinează de îndată orice urgenţă medico-chirurgicală prezentată la cabinetul medical 2. În cazul în care transportul poate agrava starea pacientului, se deplasează la faţa locului, însoţiţi de trusa de urgenţă, examinează pacientul şi decid în ceea ce priveşte deplasarea acestuia 3. Aplică proceduri medicale şi tratamente potrivit competenţei sale, în vederea rezolvării urgenţei apărute 4. În cazul în care urgenţa medico-chirurgicală nu poate fi rezolvată în unitate, decid trimiterea pacientului în spitalul cel mai apropiat 355 Nu Obs.

Manual de proceduri

5. Anunţă conducerea penitenciarului privind situaţia ivită şi necesitatea trimiterii într-o unitate spitalicească, în vederea asigurării mijlocului de transport şi escortei necesare 6. În cazul în care pacientul necesită transport asistat, solicită prezenţa serviciului de ambulanţă teritorial 7. Consemnează în Fişa de evoluţie clinică cele mai importante date privind examinarea medicală şi conduita terapeutică aplicată Asistentul medical care 1. În lipsa medicului, examinează pacientul şi ia măsurile care se impun, potrivit competenţei asigură permanenţa 2. În cazul în care urgenţa medico-chirurgicală nu poate fi rezolvată în unitate, decide trimiterea pacientului în spitalul cel mai apropiat 3. Anunţă conducerea penitenciarului privind situaţia ivită şi necesitatea internării într-o unitate spitalicească, în vederea asigurării mijlocului de transport şi escortei necesare 4. În cazul în care pacientul necesită transport asistat, solicită prezenţa serviciului de ambulanţă teritorial 5. Anunţă medicul şef de apariţia urgenţei medico-chirurgicale şi măsurile luate Personalul de 1. Asigură prezentarea cât mai rapidă a urgenţei la cabinetul medical 2. Asigură anunţarea cât mai rapidă a personalului medical atunci când supraveghere urgenţa nu poate fi deplasată 3. Aplică măsuri de prim ajutor până la venirea personalului medical (aşezare în poziţie de siguranţă, oprirea unei hemoragii etc.) 4. Asigură escorta până la cea mai apropiată unitate spitalicească 5. Gestionează trusele de prim ajutor de la locurile de muncă şi din mijloacele de transport proprii 1. Este anunţat privitor la orice urgenţă medico-chirurgicală apărută în Medicul şef unitate şi la măsurile întreprinse 2. Organizează la nivelul unităţii modul de asigurare a asistenţei medicale în cazul apariţiei unor urgenţe medico-chirurgicale 3. Instruieşte personalul de supraveghere în ceea ce priveşte măsurile de prim ajutor în caz de urgenţe medico-chirurgicale 4. Întreprinde demersurile necesare pentru dotarea personalului medical cu truse medicale de urgenţă, iar a personalului de supraveghere de la locurile de muncă şi din mijloacele de transport proprii cu truse de prim ajutor 5. Verifică periodic aparatul de urgenţă de la nivelul cabinetului medical 1. Dispune măsurile necesare în vederea asigurării transportului cât mai Directorul unităţii rapid la o unitate spitalicească, în cazul apariţiei unei urgenţe medicochirurgicale care impune trimiterea într-o unitate spitalicească. 2. Este informat de către medicul şef cu privire la orice urgenţă medicochirurgicală apărută în unitate şi la măsurile întreprinse, precum şi cu privire la evoluţia ulterioară a pacientului Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. Dacă urgenţele medico-chirurgicale apărute sunt consemnate în documentele medicale ale persoanei private de libertate şi evidenţele primare ale cabinetului medical 2. Dacă în dotarea cabinetelor medicale există truse de urgenţă 3. Dacă aparatul de urgenţă este aprovizionat corespunzător 4. Dacă la punctele de lucru şi în mijloacele de transport proprii există truse de prim ajutor Nu Obs.

356

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P 004 Examinarea medicală curentă a persoanelor private de liberate Scop: Procedura prezintă modul de realizare a examinărilor medicale curente a persoanelor private de libertate, pe perioada detenţiei, în vederea asigurării stării de sănătate a acestora Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare cu ocazia examinărilor curente ale persoanelor private de libertate Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Medicii din unitate 1. Examinează persoanele private de libertate prezentate la cabinetul medical, la cererea acestora sau conform unei programări anterioare, cu respectarea programului de consultaţii al cabinetului medical 2. Înscriu fiecare consultaţie efectuată atât în Registrul de consultaţii, cât şi în fişele de evoluţie clinică, cronologic. 3. Prescriu regimul alimentar şi tratamentul medicamentos necesare afecţiunii de care suferă persoana privată de libertate, solicitând acesteia semnătura de primire a medicaţiei. 4. Indică efectuarea de examene de specialitate sau paraclinice suplimentare atunci când starea pacientului o impune 5. Indică internarea în infirmerie sau într-o unitate spitalicească din reţeaua sanitară proprie atunci când starea pacientului o impune 6. Indică scutirea de activitate în caz de incapacitate temporară de muncă 7. Toate recomandările şi indicaţiile stabilite cu ocazia efectuării examenului medical se consemnează în fişa de evoluţie clinică şi în celelalte evidenţe de la nivelul cabinetului medical (registru de cronici, evidenţă regim alimentar, registru de internări în spital şi infirmerie) 8. Stabileşte schimbarea aptitudinii de muncă, pe care o consemnează în fişa de evoluţia clinică şi în fişa de cameră 9. Scutirile, sau schimbarea aptitudinii de muncă sunt aduse la cunoştinţă şi comandantului de secţie. 10. Programează pacientul în vederea efectuării unui nou examen medical de control, pentru urmărirea evoluţiei afecţiunii şi eficacităţii tratamentului 10. Semnează şi parafează toate înscrisurile din evidenţele primare ale cabinetului medical 11. Codifică cazurile noi de îmbolnăvire conform reglementărilor în vigoare ale Ministerului Sănătăţii Publice, numai în situaţiile când se precizează diagnosticul unei noi îmbolnăviri; dacă constată mai multe afecţiuni, o codifică pe fiecare dintre acestea 12. Păstrează în dosarul medical rezultatele analizelor de laborator şi ale examenelor de specialitate efectuate pentru stabilirea diagnosticului 1. Efectuează, la indicaţia medicului, tratamente injectabile , pe care le consemnează în registrul de tratamente, solicitând semnătura persoanei private de libertate 2. Recoltează, la recomandarea medicului, produse biologice în vederea efectuării de investigaţii paraclinice suplimentare 3. Asigură administrarea medicaţiei prescrise de medic, sub semnătură, persoanei private de libertate 4. Poate însoţi pacientul pentru efectuarea de examene de specialitate sau în vederea internării într-o unitate sanitară din reţeaua sanitară proprie sau din reţeaua sanitară publică 1. Asigură prezentarea la cabinetul medical a persoanelor private de libertate, la solicitarea acestora, conform programului de consultaţii stabilit sau unei programări făcute de medic 2. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu păstrarea confidenţialităţii 357

Asistentul medical

Personalul supraveghere

de

Manual de proceduri

Medicul şef

Directorul unităţii

3. Asigură prezentarea persoanelor private de libertate în unităţi sanitare din reţeaua sanitară proprie sau publică, în vederea efectuării de examene de specialitate sau paraclinice sau internării 1. Stabileşte programul de lucru al personalului medico-sanitar şi îl prezintă pentru avizare directorului penitenciarului ţinând cont de următoarele: 1.1 programul de lucru al medicilor este de 7 ore, în zile lucrătoare 1.2 în unităţile unde îşi desfăşoară activitatea cel puţin 2 medici asistenţa medicală va fi asigurată în program alternativ, dimineaţa şi după-amiaza 1.3 programul asistenţilor va fi astfel întocmit încât să se asigure asistenţa medicală permanentă 2. Întocmeşte programul de consultaţii pe secţii şi îl prezintă pentru vizare directorului penitenciarului, ţinând cont de cele prevăzute la punctul 1 precum şi de : 2.1 necesitatea prevederii în programul de consultaţii a unei zile/săptămână pentru evaluarea bolnavilor cronici 2.2 alocare de timp pentru desfăşurarea activităţilor de educaţie pentru sănătate şi a programelor de prevenire şi control al TB, HIV/SIDA, ITS, consum de droguri 2.3 alocare de timp pentru activităţi organizatorice (întocmire şi reactualizare evidenţe primare, centralizări statistice , referate medicale, etc.) 3. Coordonează şi monitorizează modul de acordare a consultaţiilor pe secţiile de deţinere, întocmirea şi ţinerea la zi a evidenţelor medicale, dispensarizarea bolnavilor cronici, acordarea regimului alimentar şi a tratamentului medicamentos, respectarea indicaţiilor medicilor specialişti 4. Întocmeşte programul de activităţi al sectorului medical (trimestrial, semestrial, anual) şi îl transmite pentru avizare directorului de penitenciar spital căruia îi este arondată unitatea 1. Avizează programul de consultaţii pe secţii şi programul de activitate al personalului medico-sanitar 2. Este informat periodic cu privire la problemele apărute în asigurarea asistenţei medicale curente şi sprijină medicul şef în rezolvarea cestora Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. Dacă programul de activitate şi programul de consultaţii sunt corect întocmite 2. Dacă evidenţele primare ale cabinetului medical sunt corect întocmite şi ţinute la zi 3. Dacă se respectă indicaţiile medicilor specialişti privind tratamentul medicamentos şi regimul alimentar 4. Dacă pacienţii sunt programaţi în vederea efectuării unor alte examinări medicale de control, pentru urmărirea evoluţiei afecţiunii şi eficacităţii tratamentului 4. Dacă se realizează corect codificarea cazurilor noii de îmbolnăvire

358

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P 005 Monitorizarea bolnavilor cronici Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate pentru depistarea, luarea în evidenţă, monitorizarea şi dispensarizarea persoanelor private de libertate cu afecţiuni cronice Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare persoanelor private de libertate depistate cu afecţiuni cronice Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Medicii din unitate 1. Depistează persoanele private de libertate cu afecţiuni cronice, cu ocazia examenului medical efectuat în următoarele situaţii 1.1 primirea în unitate, inclusiv prin transfer 1.2 controlul medical periodic 1.3 examinări medicale curente, la cererea persoanelor private de libertate sau datorate unor alte afecţiuni acute sau cronice 2. Ţin evidenţa bolnavilor cronici în registrul de bolnavi cronici, consemnând: - datele personale ale pacientului - data depistării afecţiunii/afecţiunilor cronice - data luării în evidenţă - examene de specialitate şi /sau paraclinice efectuate pentru afecţiunea cronică respectivă - regim alimentar (lunar) - tratament medicamentos (lunar) - evaluări periodice efectuate - data şi motivul scoaterii din evidenţă 3. Asigură efectuarea controalele periodice pentru bolnavii dispensarizaţi conform normelor metodologice elaborate de către Ministerul Sănătăţii Publice şi recomandărilor medicului specialist (programează bolnavul cronic pentru efectuarea evaluării periodice, solicită internare într-o unitate spitalicească din reţeaua sanitară proprie, întocmeşte biletul de trimitere/internare ) în ambulatoriu sau prin internare într-o unitate sanitară din reţeaua sanitară proprie sau reţeaua sanitară publică 4. Indică regimul alimentar dietetic, necesar bolnavului cronic, până la ameliorarea afecţiunilor, indicaţie pe care o reevaluează lunar şi o consemnează în fişa de evoluţie clinică şi în evidenţele privind regimul alimentar, cu anunţarea blocului alimentar şi a şefului de tură. 5. Prescriu tratamentul medicamentos necesar, pe formulare speciale, eliberate de către casele de asigurări de sănătate 6. Programează bolnavii cronici pentru efectuarea de consultaţii periodice la nivelul cabinetului medical din unitate, pentru monitorizarea afecţiunilor, prescrierea tratamentului şi regimului alimentar, urmărirea evoluţiei acestora sub tratament, respectarea recomandărilor medicilor specialişti etc. 7. Reevaluează periodic aptitudinea de muncă a bolnavilor cronici 8. În cazul în care starea sănătăţii bolnavilor cronici o impune, realizează demersurile necesare în vederea internării în infirmerie sau într-o unitate spitalicească 9. Întocmesc raportările statistice lunare, semestriale şi anuale privind situaţia bolnavilor cronici din unitate 10. Scot de îndată din evidenţă bolnavii cronici 10.1 plecaţi prin transfer în altă unitate 10.2 liberaţi 10.3 decedaţi 10.4 vindecaţi 359

Manual de proceduri

Asistentul medical

Personalul supraveghere

Medicul şef Directorul unităţii

În cazul în care bolnavii cronici scoşi din evidenţă beneficiau de regim alimentar, anunţă blocul alimentar şi şeful de tură şi modifică evidenţele privind regimul alimentar 1. Efectuează, la indicaţia medicului, tratamente injectabile, pe care le consemnează în registrul de tratamente 2. Recoltează, la recomandarea medicului, produse biologice în vederea efectuării de investigaţii paraclinice suplimentare 3. Asigură administrarea medicaţiei prescrise de medic 4. Poate însoţi pacientul pentru efectuarea de examene de specialitate sau în vederea internării într-o unitate sanitară din reţeaua sanitară proprie sau din reţeaua sanitară publică de 1. Asigură prezentarea la cabinetul medical a persoanelor private de libertate, la solicitarea acestora, conform programului de consultaţii stabilit sau unei programări făcute de medic 2. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu păstrarea confidenţialităţii 3. Asigură prezentarea persoanelor private de libertate în unităţi sanitare din reţeaua sanitară proprie sau publică, în vederea efectuării de examene de specialitate sau paraclinice sau internării 1. Coordonează şi monitorizează modul de dispensarizare a bolnavilor cronici. 1. Este informat periodic cu privire la problemele apărute în asigurarea asistenţei medicale pentru bolnavii cronici şi sprijină medicul şef în rezolvarea acestora Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1.Dacă se realizează corect depistarea şi luarea în evidenţă a bolnavilor cu afecţiuni cronice 2. Dacă registrul de bolnavi cronici este corect întocmit şi ţinut la zi 3. Dacă se respectă indicaţiile medicilor specialişti privind tratamentul medicamentos şi regimul alimentar 4. Dacă pacienţii sunt programaţi în vederea efectuării unor examinări medicale de control, pentru prescrierea tratamentului, regimului alimentar, urmărirea evoluţiei afecţiunii şi eficacităţii tratamentului 5. Dacă se realizează corect scoaterea din evidenţă a bolnavilor cu afecţiuni cronice PROCEDURA: P 006 Vaccinarea persoanelor private de libertate

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate în penitenciar persoanelor private de libertate, în vederea imunizării active profilactice împotriva unor boli grave. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare la primirea în unitate a unei persoane private de libertate nou-intrate, precum şi pe perioada detenţiei Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Medicul 1. Indică efectuarea vaccinării persoanelor private de libertate în următoarele situaţii: 1.1 cu ocazia primirii în unitate, cu o singură doză, în perioada de carantină – vaccinarea antitetanică 1.2 la vârsta de 14 ani, minorilor aflaţi în centrele de reeducare, după efectuarea intradermoreacţiei la tuberculină – vaccinarea BCG

360

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Asistentul medical

Medicul şef

1.3 în focare de hepatită virală tip A sau de meningită meningococică, la recomandarea medicului epidemiolog coordonator – vaccinare antihepatită A, vaccinare antimeningococică 1.4 la contacţii de hepatită virală tip B - vaccinare antihepatită B 1.5 în situaţii epidemiologice cu risc, pentru profilaxia febrei tifoide, a hepatitei virale tip A şi a tetanosului, la recomandarea Ministerului Sănătăţii Publice – vaccinare antitifoidică, vaccinare antihepatită A, vaccinarea antitetanică 1.6 în perioada 1 octombrie – 31 decembrie, în sezonul preepidemic de gripă, în special pentru persoanele private de libertate care lucrează în sectoarele cu risc epidemiologic, vârstă mai mare de 65 ani sau cu afecţiuni cronice cardiovasculare, pulmonare, metabolice, renale sau cu imunosupresie – vaccinare antigripală 1.7 în situaţii de producere de plăgi, autoagresiuni – vaccinare antitetanică 1.8 în campanii organizate de Ministerul Sănătăţii Publice – alte vaccinări 2. Se asigură de faptul că vaccinarea se realizează cu respectarea strictă a regulilor de asepsie şi antisepsie 3. Dă indicaţii clare asistentului medical care efectuează vaccinarea privind modul de administrare (intramuscular, subcutanat etc.), a contraindicaţiilor generale(boli infecţioase acute, febrile, hipersensibilitate la una dintre componentele vaccinale sau în cazul unei vaccinări anterioare cu acelaşi vaccin ) sau specifice fiecărui vaccin (conform prospectului), a modului de asociere cu alte vaccinuri, a depozitării şi păstrării corecte şi verifică respectarea indicaţiilor 4. Întocmeşte catagrafia cu persoanele eligibile pentru vaccinare 1. Efectuează vaccinarea, la recomandarea medicului şi respectând cu stricteţe regulile de asepsie şi antisepsie 2. Respectă indicaţiile medicului privind modul de administrare, contraindicaţiile generale sau specifice fiecărui vaccin (conform prospectului), modul de asociere cu alte vaccinuri, condiţiile depozitare şi păstrare corectă. 3. Ţine evidenţa vaccinărilor efectuate în registrul unic de vaccinări, completând următoarele rubrici: numele şi prenumele, data vaccinării, vârsta, contraindicaţii temporare sau definitive, reacţii adverse 4. Solicită persoanei private de libertate să semneze pentru efectuarea vaccinării 1. Verifică modul de realizare a vaccinării de către personalul medical 2. Verifică modul de realizare a evidenţei vaccinărilor Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. Dacă evidenţa vaccinărilor este întocmită corect şi ţinută la zi 2. Dacă persoanele nou depuse în unitate sunt vaccinate antitetanic în perioada de carantină 3. Dacă există o cantitate suficientă de vaccin şi dacă este depozitat şi păstrat corespunzător 4. Dacă se respectă regulile de asepsie şi antisepsie la efectuarea vaccinării 5. Dacă personalul medical a întocmit corect catagrafia cu persoanele eligibile pentru vaccinare

361

Manual de proceduri

PROCEDURA : P 007 Asistenţa medicală a femeii gravide Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate de sex feminin gravide, în vederea cunoaşterii stării de sănătate a acestora, luării măsurilor ce se impun pentru supraveghere permanentă, conform normelor metodologice emise de Ministerul Sănătăţii Publice, recomandării regimului alimentar corespunzător instituirii tratamentului medicamentos în caz de necesitate. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar la primirea în unitate a unei persoane private de libertate nou-depuse de sex feminin gravide, precum şi pe toată perioada detenţiei, până la naşterea copilului, sau până la vârsta de 1 an a copilului, în cazul în care, mama condamnată solicită să-şi îngrijească copilul până la această vârstă. Aplicabilitate: în toate unităţile penitenciare care au secţii de femei, precum şi în penitenciarele spital care au secţii de specialitate, subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, Procedura Medicul din unitatea de 1. Ia în evidenţă persoana privată de libertate gravidă încă de la primirea în penitenciar penitenciar 2. Vaccinează antitetanic gravida, conform legislaţiei în vigoare; 3. Dispensarizează persoana privată de libertate gravidă potrivit recomandărilor medicului specialist de ginecologie-obstetrică: 3.1. Luarea în evidenţă în primul trimestru 3.2. Supravegherea, lunar, din luna a-3-a până la internare 3.3. Internarea persoanei private de libertate gravidă, cu 30 de zile anterior datei probabile a naşterii într-o secţie de specialitate a unui penitenciar spital 4. Recomandă alocarea persoanei private de libertate gravidă la un regim alimentar corespunzător şi condiţii de muncă potrivit normelor în vigoare; 5. Se îngrijeşte ca persoana privată de libertate gravidă să beneficieze de condiţii de muncă potrivit normelor în vigoare. 6. Trimite gravida pentru consult medical la medicul specialist ori de câte ori consideră că este cazul. 7. Efectuează consiliere pre şi post testare HIV Medicul din 1. Va lua măsuri pentru ca naşterea copilului să se realizeze într-un spital din reţeaua Ministerul Sănătăţii Publice; penitenciarul spital 2. Va urmări lehuza la ieşirea din maternitate şi la 4 săptămâni. 3. Va informa conducerea penitenciarului spital pentru ca, prin măsurile luate, să asigure condiţiile necesare pentru ca mama condamnată, la solicitările acesteia, să îşi poată îngriji copilul până la vârsta de un an; 4. Se va îngriji, în cazul în care mama condamnată are aprobare de a-şi îngriji copilul până la un an, să fie efectuate imunizările copilului conform programului naţional de imunizări 5. Va recomanda regim alimentar corespunzător atât mamei, cât şi copilului. 6. Dispensarizarea copilului. Personalul de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu păstrarea confidenţialităţii. supraveghere 2. Anunţă personalul medical ori de câte ori sesizează modificări ale stării de sănătate a persoanei private de libertate. 3. Asigură escorta pe timpul efectuării examenelor de specialitate, pe perioada naşterii internării în maternitatea din reţeaua Ministerului Sănătăţii Publice, în perioada efectuării imunizărilor copilului. Personalul administrativ 1. Asigură cazarea separată a persoanelor private de libertate gravide care au născut şi au copii mai mici de un an la locul de deţinere; 362

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. Se îngrijesc ca persoanelor private de libertate gravide care au născut şi au copii mai mici de un an să nu muncească în mediu toxic sau vătămător, 3. Se îngrijesc ca persoanelor private de libertate gravide care au născut şi au copii mai mici de un an să nu li se poate prelungi ziua de muncă peste 8 ore 4. Au grijă ca persoanelor private de libertate gravide care au născut şi au copii mai mici de un an să li se asigură hrana pentru ele şi copii potrivit normelor legale îngrijirea . Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1.Dacă gravida a fost luată în evidenţă în primul trimestru 2. Dacă gravida a fost supravegheată, lunar, din luna a 3-a până în luna a 9-a 3.Dacă gravida a fost alocată la regimul alimentar corespunzător 4.Dacă s-a solicitat internare în penitenciarul spital conform legislaţiei 5.Dacă copilul a fost luat în evidenţă pentru dispensarizare şi dacă s-a respectat calendarul imunizărilor 6.Dacă s-a asigurat regimul alimentar corespunzător atât mamei, cât şi copilului PROCEDURA: 008 Asistenţa medicală pe timpul refuzului de hrană Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate care, din diverse motive, refuză să primească hrana, în vederea supravegherii stării de sănătate a acestora, luării măsurilor ce se impun în situaţia în care se constată deteriorarea stării de sănătate. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate care, din diverse motive, refuză să se alimenteze. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR. Procedura Medicul locului deţinere de 1. Explică persoanei private de libertate care refuză să primească hrana consecinţele deciziei sale asupra stării de sănătate. 2. Anunţă directorul locului de deţinere pentru a lua măsuri în vederea transferării persoanei în infirmeria unităţii. 3. Examinează persoana aflată în refuz de hrană: anamneză, examen clinic, măsurarea constantelor vitale, glicemie. 4. Consemnează zilnic evoluţia stării de sănătate în fişa de urmărire a deţinuţilor aflaţi în refuz de hrană şi într-un registru anume destinat. 5 .Dacă, în urma investigaţiilor clinice şi paraclinice, constată că persoana aflată în refuz s-a alimentat, informează directorul unităţii, care prezintă situaţia judecătorului delegat. 6. Dacă starea de sănătate nu este afectată, dar persoana privată de libertate nu recunoaşte că s-a hrănit, informează directorul în scopul întocmirii unui proces verbal prin care se constată încetarea stării de refuz de hrană. 7. Când starea de sănătate se agravează, iar în infirmerie nu poate fi asigurată asistenţa medicală corespunzătoare, solicită transferul într-o unitate spitalicească. 363 Nu Obs.

Manual de proceduri

de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu păstrarea confidenţialităţii. 2. Asigură escorta pe timpul efectuării investigaţiilor. 3. Anunţă personalul medico-sanitar în situaţia în care observă orice modificare a stării de sănătate a persoanei private de libertate. Personalul administrativ 1. Arată persoanei care refuză să primească hrana, mijloacele legale de care poate uza pentru rezolvarea problemelor invocate. 2. Directorul locului de deţinere sesizează judecătorul delegat pentru executarea pedepselor privative de libertate 3. Personalul din serviciile de educaţie şi intervenţie psihosocială acţionează prin consiliere individuală pe toată perioada refuzului de hrană, informând persoana privată de libertate despre riscurile continuării acestei forme de protest. 4. Oferă, la ora servirii mesei, hrana respectivă,persoana privată de libertate având posibilitatea să îşi exprime opţiunea. 5. Ieşirea din refuzul de hrană se consemnează într-o declaraţie scrisă şi semnată de persoana condamnată, dată în prezenţa judecătorului delegat pentru executarea pedepselor privative de libertate. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs. 1.Dacă au fost explicate consecinţele refuzului de hrană 2. Dacă a fost consultat medical la intrarea în refuz 3. Dacă a fost examinat medical zilnic sau ori de câte ori a fost necesar 4. Dacă a fost consemnată în documentele medicale evoluţia stării de sănătate, prin monitorizarea pacientului 5. Dacă a fost consemnată ieşirea din refuzul de hrană, precum şi starea sănătăţii în ziua ieşirii din refuz Personalul supraveghere PROCEDURA: 009 Asistenţa medicală în timpul executării unei sancţiuni disciplinare Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate cărora, în urma abaterilor disciplinare li se aplică sancţiunea cu izolarea, în vederea supravegherii stării de sănătate a acestora, luării măsurilor ce se impun în situaţia în care se constată deteriorarea stării de sănătate. Premise: Procedura se aplică de către medic persoanelor private de libertate care, în urma abaterilor disciplinare, au primit sancţiunea cu izolarea. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR. Procedura Medicul locului deţinere de 1. În funcţie de starea de sănătate a persoanei private de libertate, în urma consultului medical, avizează/nu avizează începerea sancţiunii disciplinare cu izolarea propusă de către comisia de disciplină. 2 În cazul avizului favorabil, examinează persoana privată de libertate în ziua începerii sancţiunii cu izolarea, consemnând în documentele medicale rezultatul consultului. 3. Vizitează zilnic şi ori de câte ori este necesar persoanele private de libertate care execută această sancţiune disciplinară, consemnând în documentele medicale evoluţia stării de sănătate. 4. În cazul în care evoluţia stării de sănătate este nefavorabilă, propune conducerii unităţii întreruperea sancţiunii disciplinare din motive de sănătate.

364

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

5. Examinează persoana privată de libertate în ziua încetării sancţiunii cu izolarea, consemnând în documentele medicale rezultatul consultului. Personalul de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu supraveghere păstrarea confidenţialităţii. 2. Anunţă personalul medico-sanitar în situaţia în care observă orice modificare a stării de sănătate a persoanei private de libertate aflată în camera special amenajată destinată executării sancţiunii disciplinare cu izolarea. Personalul administrativ 1. Se asigură că, locul destinat special pentru cazarea persoanelor private de libertate aflate în executarea sancţiunii disciplinare cu izolarea, este corespunzător în conformitate cu reglementările în vigoare. 2. Se asigură că persoanei private de libertate aflate în executarea sancţiunii disciplinare cu izolarea îi sunt respectate drepturile. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1.Dacă a fost stabilită sancţiunea cu izolarea sau altă sancţiune 2. Dacă avizul medicului a fost cerut înaintea sau după stabilirea sancţiunii cu izolarea 3. Dacă persoana privată de libertate a fost examinată medical atunci când s-a dat avizul favorabil/nefavorabil pentru executarea sancţiunii cu izolarea, consemnându-se în documentele medicale. 4. Dacă persoana privată de libertate a fost examinată medical în ziua începerii sancţiunii cu izolarea, în cazul avizului favorabil dat de medic pentru executarea acestui tip de sancţiune, consemnându-se în documentele medicale. 5. Dacă persoana privată de libertate aflată în timpul executării sancţiunii disciplinare cu izolarea a fost examinată medical zilnic sau ori de câte ori este nevoie, consemnându-se în documentele medicale. 6. Dacă persoana privată de libertate a fost examinată medical în ziua încetării sancţiunii cu izolarea, consemnându-se în documentele medicale. PROCEDURA: P 010 Acordarea medicamentelor Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate, măsuri ce constau în prescrierea şi distribuirea medicamentelor necesare, în vederea restabilirii stării de sănătate. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare persoanelor private de libertate care, datorită alterării stării de sănătate, necesită prescrierea şi administrarea medicamentelor. Persoanele private de libertate beneficiază de următoarele categorii de medicamente: - medicamente gratuite, prin programele naţionale de sănătate finanţate de la bugetul de stat - medicamente cu şi fără contribuţie personală decontate din Fondul naţional unic de asigurări sociale de sănătate (FNUASS) - medicamente care nu sunt incluse pe listele de medicamente compensate sau gratuite din FNUASS, a căror valoare va fi suportată integral din fondurile unităţilor, aprobate cu această destinaţie - medicamente, produse naturiste sau suplimente nutritive achiziţionate din fonduri proprii Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura 365 Nu Obs.

Manual de proceduri

Medicul locului de deţinere

Asistentul medical

Asistentul de farmacie (asistentul medical desemnat)

1. Prescrie medicaţia corespunzătoare, în urma consultului medical, în limitele competenţelor şi a specialităţii sale. 2. Prescrie medicaţia recomandată de către medicii specialişti din unităţile medicale ambulatorii sau spitaliceşti. 3. Consemnează prescripţia medicală în dosarul medical şi în registru de consultaţii. 4. Recomandă, în condiţiile prevăzute la punctele 1. şi 2., medicamente prevăzute în Nomenclatorul produselor medicamentoase de uz uman aprobat de Agenţia Naţională a Medicamentului, şi prescrie aceste medicamente, pe formulare speciale eliberate de către casa de asigurări de sănătate, sau pe formulare simple tip Ministerul Justiţiei. 5. Prescrie, pe reţete tip Ministerul Justiţiei în două exemplare, medicamente, produse naturiste sau suplimente nutritive, prevăzute în Nomenclatorul produselor medicamentoase de uz uman aprobat de Agenţia Naţională a Medicamentului, atunci când consideră că este cazul, medicamente ce vor fi achiziţionate de persoana privată de libertate din fonduri proprii, un exemplar însoţind în mod obligatoriu medicamentele achiziţionate. 6. Stabileşte baremul de medicamente pe care trebuie să îl conţină aparatul lărgit de la nivelul cabinetului medical, în cantităţi ce nu vor depăşi consumul pentru 48 de ore, precum şi medicamente utilizate în caz de urgenţă, conform baremului Ministerului Sănătăţii Publice 7.Semnează şi parafează condica de medicamente, în vederea completării aparatului lărgit de la nivelul cabinetului medical. 1. Administrează medicaţia prescrisă de către medic, având grijă ca persoana privată de libertate să semneze pentru medicaţia primită: 1.1 în registrul de consultaţii - pentru medicamentele achiziţionate din fondurile unităţii 1.2 în registrul de medicamente personale pentru medicamentele cu şi fără contribuţie personală decontate din FNUASS sau pentru cele achiziţionate din fonduri proprii 2. Administrează strict supravegheat medicamentele antidiabetice, tuberculostatice, antiepileptice, antipsihotice, anxiolitice, hipnotice şi sedative, consemnând în evidenţe speciale acest lucru. 3. Efectuează recapitulaţia zilnică, a medicamentelor distribuite în ziua respectivă din aparatul lărgit de la nivelul cabinetului medical. 4. Completează condica de medicamente pe baza recapitulaţiei efectuate. 5. Ridică din punctul farmaceutic al unităţii medicamentele prescrise pe condica de medicamente. 6. Preia medicamentele personale (prescrise pe reţete compensate şi gratuite sau achiziţionate din fonduri proprii) şi asigură administrarea lor conform recomandărilor. 1. Întocmeşte necesarul de medicamente şi de materiale sanitare anual, pe baza propunerilor făcute de medicii unităţii, pe care îl prezintă spre aprobare medicului şef. 2. Colaborează cu sectorul economico-administrativ în vederea achiziţionării necesarului de medicamente şi de materiale sanitare 3. În baza reţetelor prescrise pe formularele speciale eliberate de către casa de asigurări de sănătate şi a reţetelor simple realizează aprovizionarea cu medicamente de la farmacia cu care unitatea este în relaţie contractuală , pe care le predă asistenţilor medicali 4. Gestionează, la nivelul punctului farmaceutic al unităţii medicamentele achiziţionate de unitate, verificând permanent termenul de valabilitate al acestora 5. Eliberează din punctul farmaceutic, pe baza condicii de medicamente, semnată şi parafată de medic, medicamentele necesare completării aparatului lărgit de la nivelul cabinetului medical

366

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. dacă se completează corect Registrul de consultaţii cu specificarea tratamentului recomandat, cu semnătura de primire 2. dacă se completează corect Registrul de medicamente personale cu cele prescrise pe reţete compensate, cu semnarea de primire a lor 3. dacă recapitulaţiile zilnice sunt întocmite corect 4. dacă completarea aparatului lărgit de la cabinetul medical se face conform recapitulaţiilor 5. dacă în punctul farmaceutic există medicamente expirate 6. dacă prescrierea medicamentelor se face conform normelor în vigoare PROCEDURA: 011 Procurarea dispozitivelor medicale

Nu

Obs.

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate în vederea îmbunătăţirii stării de sănătate a acestora. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate care au recomandare medicală de un dispozitiv medical. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR. Procedura de 1. Examinează persoana privată de libertate care prezintă o afecţiune organică sau funcţională ce impune utilizarea unui dispozitiv medical. 2. Întocmeşte biletul de trimitere tip CASAOPSNAJ la medicul specialist pentru afecţiunea respectivă. 3. Întocmeşte dosarul ce va fi înaintat spre aprobare CASAOPSNAJ care va conţine: 3.1 prescripţia medicală de la medicul specialist. 3.2 cererea către casa de asigurări întocmită de asigurat. 3.3 adeverinţă eliberată de unitatea respectivă care atestă calitatea de asigurat. 3.4 declaraţie pe proprie răspundere din care să rezulte că deficienţa organică sau funcţională nu a apărut în urma unei boli profesionale, a unui accident de muncă sau sportiv. 4.Se asigură că dosarul întocmit este trimis de unitate către CASAOPSNAJ, în termenul legal. 5.După obţinerea de către asigurat a deciziei de aprobare pentru procurarea dispozitivului medical, ia legătura cu furnizorul de dispozitive medicale în vederea stabilirii, de comun acord, a locului unde se va afla persoana privată de libertate pentru a intra în posesia dispozitivului medical prescris. Personalul de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu supraveghere păstrarea confidenţialităţii. 2. Asigură escorta pe timpul trimiterii, pentru consult medical de specialitate, la medicul specialist. 3. Anunţă personalul medico-sanitar în situaţia în care observă orice modificare a stării de sănătate a persoanei private de libertate. Personalul administrativ 1. Contribuie la întocmirea actelor care fac parte din componenţa dosarului ce va fi trimis spre aprobare la CASAOPSNAJ. 2. Trimite dosarul complet întocmit spre CASAOPSNAJ. Medicul deţinere locului 367

Manual de proceduri

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1.Dacă persoanei private de libertate care prezintă o afecţiune organică sau funcţională ce impune utilizarea unui dispozitiv medical şi care îndeplineşte condiţiile pentru aprobarea dispozitivului respectiv i-a fost prezentată, de către medicul curant, posibilitatea de a beneficia de un dispozitiv medical în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare. 2. Dacă a fost întocmit corect dosarul în vederea trimiterii spre aprobare la CASAOPSNAJ. PROCEDURA: P 012 Efectuarea expertizei medico-legale

Nu

Obs.

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate pentru stabilirea, din punct de vedere medicolegal, a stării de sănătate fizică sau mentală a persoanei private de libertate prin efectuarea expertizei medico – legale pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală Premise: Procedura se aplică de către personalul din unităţile penitenciare, atunci când se dispune de către organele judiciare expertizarea medico – legală a unei persoane private de libertate Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Premise: din punct de vedere medical, în funcţie de situaţie, efectuarea expertizei medico-legale presupune întocmirea referatului medical, prezentarea la comisiile de expertiză medico-legală şi reprezentarea în comisia de expertiză medico-legală. Procedura Medicul şef 1. Efectuarea unei expertize medico-legale în vederea întreruperii executării pedepsei pe motiv de boală este dispusă de către instanţa de judecată; dispoziţia este transmisă atât unităţii penitenciare, cât şi serviciului de medicină legală teritorial (în cazul primei expertize medico-legale) sau Institutului Naţional de Medicină Legală Bucureşti (în cazul noii expertize medico-legale) Noua expertiză medico-legală se efectuează în situaţia în care deţinuţii au mai beneficiat de 2 întreruperi ale executării pedepsei pe motiv de boală sau contestă concluziile unui raport de primă expertiză medico-legală 2. Medicul şef primeşte de la serviciul /biroul evidenţă deţinuţi sau secretariatul unităţii solicitările instituţiilor medico-legale de prezentare a deţinuţilor în vederea efectuării expertizei medico-legale pentru întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală 3. Pentru persoanele private de libertate care efectuează o primă expertiză medico-legală: 3.1 solicită medicului curant întocmirea unui referat medical 3.2 solicită conducerii unităţii asigurarea prezentării la serviciul de medicină legală teritorial 3.3 asigură efectuarea examenelor de specialitate recomandate de către comisia de expertiză medico-legală 3.4 solicită asistenţilor medicali efectuarea de copii după rezultatele examenelor de specialitate din cadrul expertizei medico-legale şi ataşarea la dosarul medical 4. Pentru persoanele private de libertate care efectuează o nouă expertiză medico-legală comunică Serviciului/biroului evidenţă deţinuţi numele celor ce urmează să fie transferaţi în Penitenciarul Spital Bucureşti

368

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Medicul curant

Medicul reprezentant în comisia de expertiză medico-legală Directorul unităţii

Jilava, în vederea efectuării analizelor şi întocmirii referatului medical de către medicul de spital; 5. Propune directorului unităţii medicul care să reprezinte unitatea în comisia de expertiză medico-legală de la nivelul serviciului medicolegal teritorial, precum şi un înlocuitor pentru acesta 1. Întocmeşte referatul medical în aşa fel încât să evidenţieze întreaga patologie pe care o prezintă deţinutul şi nu numai afecţiunea/afecţiunile mai gravă/grave. 2. În cazul în care nu se poate stabili un diagnostic de certitudine, se va menţiona suspiciunea de boală ridicată de investigaţiile medicale efectuate. 3. Referatul medical în care se menţionează patologia deţinutului se întocmeşte în trei exemplare (1 exemplar pentru comisia de expertiză medico-legală, 1 exemplar pentru anexa foii de observaţie clinică, 1 exemplar pentru dosarul deţinutului), în cazul efectuării noii expertize medico-legale şi în 2 exemplare, în cazul efectuării primei expertize medico-legale 4. Referatul medical va conţine: - data întocmirii, - datele de identificare ale deţinutului, - fapta pentru care este condamnat, - pedeapsa care i s-a aplicat, (numărul de ani de închisoare sau detenţia pe viaţă), - la cei prezentaţi pentru efectuarea unei noi expertize medico-legale: data internării în penitenciarul spital, unitatea de unde a fost transferat, numărul foii de observaţie) - diagnosticele cu care este în evidenţă sau cele stabilite la internare, - antecedentele semnificative care au legătură cu starea de boală a persoanei private de libertate , - investigaţiile paraclinice care susţin diagnosticul, - estimarea evoluţiei afecţiunilor sub tratamentul aplicat în cadrul reţelei sanitare a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, - menţiunea dacă a mai fost supus vreunei expertize medico-legale pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală; în caz afirmativ, se va anexa copia raportului de expertiză medicolegală (dacă există la dosarul persoanei private de libertate) - numele medicului/medicilor care au întocmit referatul medical şi semnăturile acestora 5. Respectă recomandările medicilor specialişti efectuate cu ocazia examenelor din cadrul expertizei medico-legale 1. Participă la lucrările comisiei de expertiză medico-legală pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală 2. Îşi exprimă punctul de vedere în ceea ce priveşte posibilitatea de tratare a afecţiunilor de care suferă persoanele private de libertate în reţeaua sanitară a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor 1. Desemnează medicul reprezentant în comisia de expertiză medicolegală pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală şi înlocuitorul acestuia 2. Dispune măsurile necesare pentru asigurarea prezentării persoanei private de libertate la serviciul de medicină legală teritorial şi pentru efectuarea examenelor de specialitate recomandate 3. În cazul persoanelor private de libertate care trebuie să efectueze o nouă expertiză medico-legală dispune măsurile necesare în vederea transferării la Penitenciarul Spital Bucureşti - Jilava

369

Manual de proceduri

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. dacă există ataşate la dosarul medical al deţinutului expertizat medico legal referatul medical şi copiile rezultatelor consulturilor de specialitate 2. dacă există un medic desemnat ca reprezentant în comisia de expertiză medico-legală pentru amânarea/întreruperea executării pedepsei pe motiv de boală PROCEDURA: P 013 Asistenţa medicală în caz de transfer

Nu

Obs.

Scop: constatarea stării de sănătate a persoanei private de libertate cu ocazia transferului şi stabilirea aptitudinii sau interdicţiei de transfer din punct de vedere medical Premise: asistenţa medicală în caz de transfer presupune anunţarea cabinetului medical, examinarea clinică, stabilirea diagnosticului şi aptitudinii de muncă – consemnare în documentele medicale, interdicţii de transfer, asistenţa medicală în tranzit. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Lucrătorul de evidenţă Prezintă cabinetului medical, cu cel puţin 24 de ore înainte de data transferului, tabelul cu persoanele private de libertate care urmează a fi transferate Are responsabilitatea pregătirii dosarului individual al persoanei private de libertate ce urmează a fi transferată şi astfel, preia şi dosarul medical de la personalul medico-sanitar Ia cunoştinţă, cu cel puţin 24 de ore înainte de data transferului, pentru avizare, din tabelul nominal de persoanele private de libertate ce urmează a fi transferate Cazurile care prezintă afecţiuni acute, sunt suspecţi, contacţi sau bolnavi de o afecţiune infectocontagioasă, în pusee evolutive ale unor boli cronice sau în stare gravă, nu vor fi transferate într-un alt penitenciar (excepţie face transferul în vederea internării într-un penitenciar spital) Transferul nu se efectuează în situaţia în care penitenciarul este în carantină, persoanele private de libertate nu au terminat carantina de 21 de zile sau în cazul în care transferul pune în pericol sănătatea acestora. (excepţie face transferul în vederea internării într-un penitenciar spital) Bolnavii cu afecţiuni infecto-contagioase se transferă în vederea internării la penitenciarul-spital sau la spital numai cu ambulanţele. Medicul şef sau alt medic desemnat de acesta, avizează tabelele nominale la transfer Scoate fişele/dosarele medicale ale persoanelor private de libertate ce urmează a fi transferate conform tabelului nominal primit de la Serviciul/ Biroul evidenţă. Examinează persoanele private de libertate ce urmează a fi transferate şi consemnează în registrul de intrări – ieşiri din unitate şi în fişa de examinare medicală la transfer ora examinării, diagnosticul clinic şi aptitudinea de muncă. Se acordă o deosebită atenţie eventualelor semne de agresiune. Fişa de examinare medicală la transfer face parte integrantă din dosarul medical şi însoţeşte persoana privată de libertate. Face cunoscut medicului şef dacă printre persoanele ce urmează a fi transferate, se află vreo persoană a cărei stare prezentă de sănătate presupune interdicţie de transfer.

Medicul şef de unitate

Asistentul medical Medicul curant

370

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Asistentul medical

Se preocupă ca în cazul în care persoana ce urmează a fi transferată urmează un tratament medicamentos cronic, aceasta să primească la plecare medicaţia deja prescrisă sau personală, existentă la nivelul cabinetului medical. Operează în toate evidenţele medicale transferul persoanei private de libertate . În cazul în care are în custodie persoane private de libertate aflate în tranzit, vizitează zilnic aceste persoane, care beneficiază de asistenţă medicală în aceleaşi condiţii ca şi cei din unitatea în care efectuează tranzitul. Ajută medicul curant în acţiunea de înregistrare cu operativitate a diverselor date legate de transfer, în evidenţele medicale. Verifică dacă la dulapul cu medicaţia personală a persoanelor private de libertate se găseşte medicaţie ce aparţine persoanelor care urmează a fi transferate, ia act de diagnosticul de transfer şi de tratamentul pe care îl urmează, iar în situaţia în care persoana privată de libertate este în evidenţă cu o afecţiune pentru care urmează tratament medicamentos care a fost procurat urmare a unei reţete tip CASAOPSNAJ sau tip MJ, întocmeşte un proces verbal, în două exemplare (unul la fişa medicală şi altul care însoţeşte medicaţia) şi le predă personalului de pază care asigură escortarea, sub semnătură Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. dacă se completează corect în Registrul de consultaţii examinarea persoanei private de libertate ce urmează a fi transferată 2. dacă se completează corect şi la timp Fişa de examinare medicală la transfer: formula dentară la transfer 3. dacă se operează în Registrul de medicamente personale eliberarea medicamentelor celor transferaţi: ce medicamente şi dacă a semnat de primire PROCEDURA 014 Asistenţa medicală la liberare

Scop: cunoaşterea stării de sănătate a persoanei private de libertate la liberare în vederea anunţării în reţeaua Ministerului Sănătăţii Publice a eventualelor cazuri de boli infecţioase, contacţi de boli infecţioase, dependenţă de droguri, obligarea la tratament prin hotărâre judecătorească, internare intr-o unitate a Ministerului Sănătăţii Publice sau transport la domiciliu atunci când starea sănătăţii o impune. Premise: asistenţa medicală la liberare presupune anunţarea cabinetului medical, examinarea medicală, consemnarea în documentele medicale, anunţarea după caz a Autorităţii de Sănătate Publică, Agenţia Naţională Antidrog, eliberarea referatului medical la cerere (copie după scrisoarea medicală), internarea într-o altă unitate spitalicească din reţeaua Ministerului Sănătăţii Publice. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Medicul şef de unitate Asistentul medical Ia cunoştinţă din tabelul nominal de persoanele private de libertate ce urmează a fi liberate şi dispune examinarea clinică în vederea liberării. Pregăteşte dosarele medicale ale persoanelor private de libertate ce urmează a fi liberate. Se îngrijeşte ca persoana privată de libertate să primească, pe bază de semnătură, medicamentele personale aflate la cabinetul medical, însoţite de recomandarea medicală. Se îngrijeşte de arhivarea, conform ordinelor în vigoare, a dosarului medical 371

Manual de proceduri

Prezintă persoanele ce urmează a fi puse în libertate la cabinetul medical, în vederea examinării medicale Medicul de unitate Examinează medical persoana ce urmează a se libera, iar concluziile se înscriu în registrul de intrări – ieşiri din unitate şi în fişa de examinare medicală la transfer şi liberare, care face parte integrantă din dosarul medical În cazul în care starea sănătăţii persoanei private de libertate care urmează a fi liberată o impune, din motive de boală, cu acordul acesteia, întreprinde demersurile necesare în vederea internării, în baza unui bilet de internare, într-o unitate spitalicească aparţinând Ministerului Sănătăţii Publice sau altor ministere cu reţea sanitară proprie. La liberarea unei persoane private de libertate care este în tratament pentru o boală infecţioasă sau a fost contact cu o boală infecţioasă este anunţat medicul şef pentru ca acesta la rândul său să anunţe autoritatea de sănătate publică în a cărei zonă teritorială îşi are domiciliul. La liberarea unei persoane private de libertate dependente de droguri care este inclusă într-un program integrat de tratament, este anunţat medicul şef pentru ca acesta la rândul sau să anunţe prin adresă scrisă managerul de caz din cadrul Agenţiei Naţionale Antidrog. Dacă persoana este minoră se anunţă şi Direcţia teritorială de protecţie a copilului. Se îngrijeşte ca la liberarea unei persoane private de libertate care este obligată la tratament prin hotărâre judecătorească, să fie anunţat medicul şef pentru ca acesta la rândul sau să anunţe instanţele competente. Anunţarea situaţiilor prezentate mai sus se face prin serviciul secretariat, iar copia adresei şi confirmarea de primire sunt ataşate la fişa de examinare medicală la transfer şi liberare, care fac parte integrantă din dosarul medical. Întocmeşte şi eliberează, la solicitarea persoanei private de libertate ce urmează a fi liberată, un referat medical conţinând date privind evoluţia stării de sănătate pe perioada detenţiei sau avizează la cerere, efectuarea fotocopiei dosarului medical. Medicul de medicină Actualizează formula dentară, iar concluziile se înscriu în registrul de dentară consultaţii şi în fişa de examinare medicală la transfer şi liberare, care face parte integrantă din dosarul medical. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs. 1. dacă se completează corect în Registrul de consultaţii examinarea persoanei private de libertate ce urmează a fi liberată 2. dacă se completează corect şi la timp Fişa de examinare medicală la liberare cât şi consemnarea formulei dentare la liberare, 3. dacă se operează în Registrul de medicamente personale eliberarea medicamentelor celor liberaţi: ce medicamente şi dacă a semnat de primire PROCEDURA: P 015 Întocmirea unor acte în legătură cu decesul Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate în cazul decesului unei persoane private de libertate Premise: Procedura se aplică de către personalul din unităţile penitenciare, atunci când se constată decesul unei persoane private de libertate şi se procedează la raportarea decesului, efectuarea autopsiei medico-legale şi întocmirea documentelor, precum şi reglementarea accesului la documentele celui decedat 372

Personalul de pază

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Medic, asistent Directorul unităţii Serviciul evidenţă La producerea decesului unei persoane private de libertate, personalul medico-sanitar informează de îndată medicul şef şi conducerea penitenciarului Anunţă în cel mai scurt timp Administraţia Naţională a Penitenciarelor, parchetul, familia, o persoană apropiată acesteia, judecătorul delegat, serviciul teritorial de medicină legală, Inspectoratul General al Poliţiei Române despre decesul unei persoane private de libertate (indiferent de locul producerii decesului); procurorul dispune efectuarea autopsiei medico-legale persoanei private de libertate (decesul persoanelor private de libertate sunt considerate morţi suspecte); În caz de deces al persoanelor private de libertate de cetăţenie străină şi a apatrizilor, se informează deîndată şi reprezentanţa diplomatică a statului a cărui cetăţean este, precum şi Oficiul Român Pentru Imigrări din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, căruia i se trimite actul de identitate aflat în dosarul de deţinere şi certificatul de deces. În cazul în care familia nu se prezintă pentru ridicarea decedatului, unitatea are obligaţie de înhumare. Medicul şef sau alt medic desemnat de acesta, va participa obligatoriu la efectuarea necropsiei persoanelor private de libertate decedate(serviciul de medicină legală teritorial va primi înainte de autopsie toate documentele medicale ale persoanei decedate) În termen de 24 de ore se înaintează Direcţiei Medicale o scurtă informare privind producerea decesului Dosarul persoanei decedate, va fi trimis Direcţiei Medicale, în termen de 10 zile de la deces, conform Ordinului M.J. nr. 1361/C/2007şi va cuprinde următoarele documente: a) un referat medical întocmit de medicul locului de detenţie privind modul în care s-a produs decesul şi îngrijirile medicale acordate până la deces; b) copia certificatului medical constatator al decesului; c) copia dosarului medical al persoanei decedate; d) copia foii de observaţie clinică din unitatea spitalicească în care a decedat persoana privată de libertate; Când decesul s-a produs ca urmare a unui accident de muncă, se anunţă imediat inspectoratul teritorial de muncă. Persoana decedată este lăsată la locul şi în starea în care s-a produs evenimentul, neputând fi ridicată decât după încuviinţarea legală. Dosarul medical, copia foii de observaţie clinică de spital, referatul medical privind modul în care s-a produs decesul şi certificatul constatator al morţii se arhivează şi se păstrează la cabinetul medical al unităţii, permanent; Efectuează arhivarea datelor în aplicaţia informatizată de evidenţă la rubrica „Decedat”. Listează comunicările către instanţa de executare şi către organul de poliţie, arătându-se data decesului şi numărul sub care acesta a fost înregistrat la primăria din localitate. Înscrie decesul în ultima parte a dosarului de deţinere şi în registrul opis. Face menţiunile corespunzătoare în registrul de evidenţă a termenelor. După necropsie, va efectua demersurile de obţinere a unei copii după Certificatul constatator al decesului, eliberat de medicul legist; Totodată depune la serviciul teritorial de medicină legală, actul de identitate a decedatului şi copie după Dosarul medical al decedatului. Familia decedatului sau împuternicitul acesteia are acces la dosarul medical, la referatul medical privind modul în care s-a produs decesul şi îngrijirile medicale acordate anterior decesului şi la alte documente privitoare la deces; potrivit legii, familia decedatului sau împuternicitul acesteia, pot obţine, pe baza unei cereri către directorul unităţii, fotocopii ale acestora. 373

Medicul şef

Asistentul medical Personalul din sectorul evidenţă

Manual de proceduri

Aspecte de verificat Aspecte de verificat 1. dacă dosarul de deces este complet şi corect completat PROCEDURA: 016 Asistenţa medicală în infirmerie

Da

Nu

Obs.

Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate care necesită supravegherea stării de sănătate în cazul depistării afecţiunilor acute, afecţiunilor cronice reacutizate, pentru izolarea celor cu afecţiuni infecto-contagioase, respiratorii, pentru tratamentul bolnavilor cu afaceri judiciare suferinzi de tuberculoză şi pentru refuzul de hrană. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar persoanelor private de libertate care sunt internate în infirmeria unităţii. Aplicabilitate: în toate unităţile penitenciare subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR. Procedura Medicul locului deţinere de 1. Indică, în urma consultului medical, internarea persoanei private de libertate bolnave în infirmerie. 2. Completează fişa de internare în infirmerie, parte integrantă din dosarul medical (date de identificare, diagnostic de internare, starea prezentă, tratament medicamentos, regim alimentar) 3. Efectuează, zilnic, vizita medicală consemnând în fişa medicală tratamentul precum şi evoluţia bolii. 4. Stabileşte regimul alimentar în funcţie de afecţiune, conform normelor legale în vigoare privind hrănirea persoanelor private de libertate. 5. În cazul unei evoluţii favorabile, decide externarea persoanei private de libertate din infirmeria unităţii, completând în fişa de internare în infirmerie diagnosticul la externare, recomandările la externare, starea la externare. 1. Consemnează în registrul de internări în spital şi infirmerie datele de identificare ale persoanei private de libertate internate în infirmerie, diagnosticul la internare şi cel la externare, data internării, data externării, zilele de incapacitate temporară de muncă. 2. Consemnează în evidenţele speciale alocarea la un anumit tip de regim alimentar, în funcţie de indicaţia medicului. 3. Administrează tratamentul medicamentos indicat de medic, bolnavul semnând pentru primirea medicaţiei, în fişa de infirmerie 4. Se îngrijeşte ca internarea în infirmerie să fie consemnată în evidenţele operative de pe secţie. 5. Copiază fişa de internare în infirmerie care face parte din dosarul medical, îndosariind copiile ordine cronologică, care vor fi păstrate în cabinetul medical. de 1. Asigură supravegherea pe timpul efectuării examenului medical, cu păstrarea confidenţialităţii. 2. Anunţă personalul medico-sanitar în situaţia în care observă orice modificare a stării de sănătate a persoanei private de libertate. Nu Obs.

Asistentul medical

Personalul supraveghere

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1.Dacă a fost completată corect fişa de internare în infirmerie 2. Dacă persoana privată de libertate internată în infirmerie primeşte tratamentul medicamentos şi regimul alimentar indicate de medicul curant 3. Dacă a fost completat corect registrul de internare în infirmerie 4. Dacă internarea în infirmerie a fost consemnată şi în documentele operative de pe secţie 374

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P 017 Asigurarea asistenţei medicale de specialitate pentru persoanele private de libertate Scop: asigurarea stării de sănătate a persoanelor private de libertate prin acordarea de asistenţă medicală de specialitate în ambulatoriile reţelei sanitare a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, reţelei sanitare publice şi ambulatoriile altor ministere cu reţea sanitară proprie (Ministerul Internelor şi Reformei Administrative, Ministerul Apărării Naţionale, etc.). Premise: Asigurarea asistenţă medicală de specialitate cuprinde următoarele activităţi: programarea şi trimiterea la examene de specialitate în reţeaua sanitară proprie sau în reţeaua sanitară publică, efectuarea examenelor de specialitate propriu-zise, respectarea recomandărilor făcute. Persoanele care participă la realizarea acestei activităţi sunt: medicii din unitate, asistenţii medicali şi agenţii de supraveghere din unitatea care trimite (prezintă) persoana privată de libertate, medicul specialist şi asistentul medical de la cabinetul de specialitate. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR. Procedura: Asigurarea asistenţei medicale ce impune examen de specialitate Cine răspunde Activităţile din unitate Medicul din unitate 1. Examinează pacientul şi constată că, pentru stabilirea diagnosticului şi a conduitei terapeutice, trebuie efectuat(e) un examen (examene) de specialitate. 2. Completează Biletul de trimitere către medicul specialist. 3. Programează telefonic sau întocmeşte o adresă prin care solicită programarea deţinutului pentru efectuarea examenului de specialitate respectiv. 4. După efectuarea examenului de specialitate şi primirea rezultatului acestuia, în funcţie de recomandările medicului specialist: 4.1. Întocmeşte reţetele (compensate, simple, etc.) cu medicamentele prescrise de medicul specialist 4.2.Consemnează în Registrul de reţete compensate numărul reţetei, diagnosticul şi medicaţia prescrisă. 4.3. Programează persoana privată de libertate în vederea efectuării altor procedee de tratament 4.4. Întocmeşte bilete de trimitere şi programează deţinutul pentru alte examene de specialitate recomandate în vederea stabilirii diagnosticului 4.5. Face demersurile necesare internării persoanelor private de libertate într-o unitate spitalicească din localitate sau spital penitenciar Asistentul medical din 1. Pregăteşte pacientul în vederea efectuării examenului de specialitate unitate 2. Poate însoţi pacientul care este prezentat la examenul de specialitate 3. Administrarea medicamentelor recomandate şi prescrise pe reţetă Asigurarea asistenţei medicale de specialitate Cine răspunde Activităţile din cabinetul medical de specialitate Medicul specialist din ambulatoriul de 1. Examinează persoana privată de libertate specialitate 2. Aplică proceduri de tratament în cazul în care acestea sunt necesare şi trebuie efectuate de către medic. 3. Formulează diagnosticul şi recomandările de tratament pe care le consideră necesare. Asistentul medical de la cabinet 1. Aplică proceduri de tratament în cazul în care acestea sunt recomandate de medicul specialist. 375

Manual de proceduri

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. Dacă examenele de specialitate se regăsesc în Dosarul medical al persoanei private de libertate 2. Dacă se respectă recomandările formulate de către medicii specialişti (tratament, regim alimentar, alte procedee de tratament)

Nu

Obs.

PROCEDURA: P 018 Asistenţa medicală dentară acordată persoanelor private de libertate Scop: asigurarea stării de sănătate a persoanelor private de libertate prin acordarea de asistenţă medicală de specialitate în cabinetele de medicină dentară din cadrul reţelei sanitare a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, reţelei sanitare publice şi ambulatoriile altor ministere cu reţea sanitară proprie (Ministerul Internelor şi Reformei Administrative, Ministerul Apărării Naţionale, etc.). Premise: Asigurarea asistenţei medicale de specialitate cuprinde următoarele activităţi: programarea şi efectuarea tratamentelor la cabinetul de medicină dentară, trimiterea la examene de specialitate, efectuarea examenelor de specialitate propriu-zise, respectarea recomandărilor făcute. Persoanele care participă la realizarea acestei activităţi sunt: medicii de medicină dentară, asistenţii medicali şi agenţii de supraveghere care prezintă pacientul la cabinetul de medicină dentară. Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: penitenciare, penitenciare spital, penitenciare de minori şi tineri, centre de reeducare. Cine răspunde Activităţile Medicul dentist 1. Acordă asistenţă medicală în cabinetul de medicină dentară al penitenciarului. Persoana privată de libertate, se înscrie la cabinetul de medicină dentară pentru consultaţie în caietul de prezentare la cabinet, şi este însoţită de către agentul de supraveghere. 2. La prezentarea în cabinetul de medicină dentară, medicul dentist examinează pacientul şi consemnează în Dosarul medical data prezentării la consultaţie, diagnosticul şi tratamentul efectuat,prescripţia de medicamente, indicaţii post terapeutice, data programării pentru finalizarea tratamentului, trimiterea la specialist. De asemenea medicul dentist consemnează în registrul de consultaţii stomatologice următoarele : data naşterii, secţia şi camera de detenţie, diagnosticul şi tratamentul efectuat, acordul şi semnătura deţinutului pentru manopera terapeutică efectuată. 3. În cabinet, medicul dentist acordă următoarele tratamente: 1.Profilaxia cariei dentare 2.Intervenţii periodontale 3.Manopere de mică chirurgie orală 4.Tratamente endodontice 5.Tratamente restaurative 6.Tratamente protetice 4. Toate manoperele preprotetice şi protetice vor fi consemnate în fisa stomatologică şi în fişa de laborator. Asistentul medical 1. Manipulează materialele şi medicamentele din cabinetul de medicină dentară, asigură condiţiile igienico-sanitare necesare desfăşurării activităţii în cabinetul de medicină dentară, sterilizarea propriu-zisă şi sistemul de control al procesului de sterilizare. 1. Execută după indicaţiile medicului dentist, lucrările protetice dentare, în Tehnicianul dentar limitele stabilite de dotarea cu aparatură şi materiale a laboratorului de tehnică dentară, întocmeşte toate evidenţele legate de activitatea laboratorului de tehnică dentară privitor la lucrările protetice efectuate, gestionarea materialelor, operaţiunile de primire şi scădere a acestora. 376

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Agentul penitenciar Suportarea contravalorii tratamentelor protetice

de

1. Însoţeşte persoana privată de libertate (care s-a înscris pentru consultaţie în caietul de prezentare la cabinet), la cabinetul de medicină dentară şi rămâne la latitudinea medicului dentist dacă agentul supraveghează sau nu, pacientul în cabinet. 1.Contravaloarea tratamentelor protetice se aplică în conformitate cu Regulamentul de aplicare a Legii nr.275/2006 privind executarea pedepselor şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal (art.28,alin.6), Ordinul nr.1361/C-1016 din 04.06.2007 privind asigurarea asistenţei medicale persoanelor private de libertate aflate în custodia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi Contractul - Cadru, privind condiţiile acordării asistenţei medicale în sistemul de asigurări de sănătate. 2.Pentru deţinuţii care nu au formula dentară completată la depunerea în penitenciar şi au pierdut mai mult de 50% din funcţia masticatorie se vor avea în vedere următoarele criterii, pentru efectuarea gratuită a lucrărilor protetice de către unitate: a) situaţia socială a deţinutului (dacă are aparţinători, dacă este căutat, dacă familia îşi poate permite achitarea lucrărilor protetice); b) durata pedepsei (vor avea prioritate deţinuţii cu pedepse mari, foarte mari ,care mai au de executat cel puţin doi ani până când se prezintă la Comisia de eliberare condiţionată şi care au executat o pedeapsă de cel puţin cinci ani). c) patologia asociată edentaţiei. 3. După ce se analizează aceste criterii şi cererea deţinutului este aprobată, medicul dentist va programa deţinutul, pentru efectuarea lucrărilor protetice. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat 1. dosarul medical 2. fişa stomatologică şi de laborator 3. registrul de consultaţii, 4. caietul de programare la cabinet, pentru finalizarea actului terapeutic, 5. autorizaţia sanitară de funcţionare 6. centralizatorul activităţii de medicină dentară 7. centralizatorul activităţii de medicină dentară

PROCEDURA: 019 Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti pentru persoanele private de libertate Scop: acordarea de asistenţă medicală de specialitate prin internarea în spitalele reţelei sanitare a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, reţelei sanitare publice sau altor ministere cu reţea sanitară proprie (Ministerul Internelor şi Reformei Administrative, Ministerul Apărării Naţionale, etc.). Premise: Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti cuprinde următoarele activităţi: solicitarea şi trimiterea la internare în reţeaua sanitară proprie sau în reţeaua sanitară publică, în vederea acordării de servicii spitaliceşti sub strictă supraveghere medicală, atunci când posibilităţile de diagnostic şi tratament de la nivelul cabinetului medical din penitenciar sunt insuficiente Persoanele care participă la realizarea acestei activităţi sunt: medicii, asistenţii medicali şi agenţii de supraveghere din unitatea care trimite (prezintă) persoana privată de libertate, precum şi cei din unitatea sanitară unde sunt internate persoanele private de libertate. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR. 377

Manual de proceduri

Procedura: Asigurarea asistenţei medicale ce impune internarea în spital Activităţile din unitate Cine răspunde 1. Stabileşte necesitatea internării unei persoane private de libertate într-o Medicul din unitate unitate spitalicească din reţeaua sanitară proprie sau din reţeaua publică în următoarele situaţii: 1.1 în urma examinării pacientului 1.2 la recomandarea medicului specialist 2. În cazul internării într-un penitenciar spital 2.1 Întocmeşte solicitarea de internare, specificând datele de identificare ale pacientului, diagnosticul, faptul că este transportabil fără a i se pune viaţa în pericol şi cu ce mijloc se efectuează transportul şi o transmite, prin notă telefonică, fax sau e-mail, cu avizul directorului penitenciarului 2.2 Eliberează Biletul de internare tip casa de asigurări către unitatea respectivă, cu ştampila unităţii 2.3 Indică mijlocul de transport cu care se efectuează transferul (autosanitara unităţii sau mijloacele de transport ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în funcţie de afecţiunea medicală a persoanelor 3. În cazul în care penitenciarul spital refuză internarea, anunţă situaţia apărută Direcţiei Medicale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în scopul găsirii soluţiilor de rezolvare a situaţiei 4. În cazul în care persoana privată de libertate refuză internarea, transferul va fi efectuat, penitenciarul spital luând, după caz, măsuri de ţinere sub observaţie în secţia de tranzit 5. În cazul internării într-o unitate spitalicească din reţeaua sanitară publică, care nu impune transferul la o altă unitate penitenciară 5.1 întocmeşte biletul de internare tip casa de asigurări de sănătate, completând datele de identificare ale pacientului, CNP, diagnosticul de trimitere, pe care îl semnează şi îl parafează 5.2 indică mijlocul de transport cu care se realizează transportul la unitatea spitalicească 6. În cazul internării într-o unitate spitalicească din reţeaua sanitară publică, care impune transferul la o altă unitate penitenciară 6.1 solicită transferul la o altă unitate penitenciară, în vederea internării într-o unitate spitalicească din reţeaua sanitară publică, aflată în localitatea respectivă, aprobarea fiind dată de directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, la propunerea Direcţiei Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar şi Direcţiei Medicale. 6.2 Indică mijlocul de transport cu care se efectuează transferul (autosanitara unităţii sau mijloacele de transport ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în funcţie de afecţiunea medicală a persoanelor 6.3 întocmeşte biletul de internare tip casa de asigurări de sănătate, completând datele de identificare ale pacientului, CNP, diagnosticul de trimitere, pe care îl semnează şi îl parafează 7. Pe toată perioada internării păstrează legătura cu medicul curant din spital privind evoluţia afecţiunilor şi starea generală a pacientului. 8. După externare şi primirea scrisorii medicale, în funcţie de recomandările medicului specialist: 8.1. Întocmeşte reţetele (compensate, simple, etc.) cu medicamentele prescrise de medicul specialist 8.2. Programează persoana privată de libertate în vederea efectuării altor procedee de tratament 8.3. Dispensarizează pacientul (trimitere la controale periodice, tratament, etc.) 378

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

8.4 Internează pacientul în infirmeria unităţii, dacă acesta necesită supraveghere medicală continuă 8.5 Indică regimul alimentar de care trebuie să beneficieze pacientul 1. Este informat cu privire la necesitatea internării în spital a unei persoane Medicul şef private de libertate, demersuri efectuate, evoluţia pe perioada internării 1.Poate însoţi persoana privată de libertate pe durata transportului la Asistentul medical din spital, în cazul în care starea sănătăţii acestuia o impune unitate 2. Consemnează în registrul de internări în spital şi infirmerie datele de identificare ale persoanei private de libertate internate în spital (ANP sau MSP) , diagnosticul la internare şi cel la externare, data internării, data externării, zilele de incapacitate temporară de muncă, recomandări la externare. 1. Dă aprobarea de internare la solicitarea unităţii penitenciare Directorul penitenciarului spital (înlocuitorul acestuia) Personalul de 1. Asigură supravegherea pacientului pe perioada transportului către penitenciarul spital/unitatea sanitară din reţeaua publică supraveghere 2. Asigură supravegherea pacientului pe perioada internării într-o unitate sanitară din reţeaua publică Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti Activităţile din spitalul unde este prezentată persoana privată de Cine răspunde libertate Medicul de la biroul 1. Examinează persoana privată de libertate 2. Stabileşte diagnosticul de internare internări 3. Începe întocmirea Foii de observaţie clinică generală Medicul specialist 1. Imediat după internare • examinează clinic persoana privată de libertate, curant • face anamneza, • stabileşte examenele de specialitate şi investigaţiile medicale necesare stabilirii diagnosticului. 2. Analizează şi coroborează rezultatele diferitelor examene de specialitate. 3. În cazul în care este necesară efectuarea unui examen de specialitate într-o altă unitate sanitară (cabinet de specialitate, spital MSP, spital aparţinând unei reţele sanitare proprii altui minister) întocmeşte Biletul de trimitere. 4. Examinează zilnic pacientul şi consemnează în Foaia de observaţie rezultatele constatate. 5. Recomandă tratamentul şi regimul alimentar necesare 6. În momentul în care, urmare evoluţiei favorabile sub tratament, starea se sănătate a persoanei private de libertate permite externarea: • Întocmeşte epicriza internării • Întocmeşte scrisoarea medicală către medicul curant din unitate • asigură medicaţia necesară persoanei private de libertate, pe durata transportului înapoi către unitate 7. În cazul în care se impune transferul într-o altă secţie din acelaşi spital/din alt spital: • Întocmeşte epicriza şi solicită transferul în altă secţie a spitalului/în alt spital Asistentul medical din 1. Administrează tratamentul medicamentos şi efectuează manevrele recomandate de medicul specialist curant spital 1. Examinează pacientul Medicii de specialitate 2. Stabilesc diagnosticul 3. Formulează recomandările de tratament Personalul de 1. Asigură supravegherea pacientului pe perioada transportului către penitenciarul spital/unitatea sanitară din reţeaua publică supraveghere 2. Asigură supravegherea pacientului pe perioada internării într-o unitate sanitară din reţeaua publică 379

Manual de proceduri

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. Dacă s-au întocmit corect solicitările de internare într-un penitenciar spital 2. Dacă biletele de internare au fost întocmite corect 3. Dacă refuzurile de internare sunt justificate 4. Dacă foile de observaţie sunt corect întocmite 5. Dacă la externare se întocmeşte scrisoarea medicală pentru medicul din unitate 6. Dacă se respectă recomandările făcute de medicii specialişti la externare PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ 020: Educatie pentru sanatate (EPS)

Nu

Obs.

Educaţia pentru sănătate constă în dezvoltarea nivelului de cultură sanitară al diferitelor grupuri populaţionale, precum şi a mijloacelor şi procedeelor educaţionale necesare formării unui comportament sanogenic, obiectiv de bază al EPS. Reprezintă o importantă metodă de acţiune în asigurarea cooperării populaţionale pentru protecţia sănătăţii. Are la bază trei laturi: - cognitivă, care constă în comunicarea şi însuşirea de noi cunoştinţe necesare apărării şi menţinerii sănătăţii; - motivaţională ce asigură convingerea populaţiei privind necesitatea prevenţiei şi combaterii bolilor şi a dezvoltării armonioase a organismului , prin respectarea regulilor de sanogeneză; - comportamental–formativă care constă în însuşirea deprinderilor şi a comportamentelor sanogenice. Aplicabilitate: Procedura operaţională descrisă urmăreşte descrierea clară a procesului de educaţie pentru sănătate, în toate etapele sale, de la momentul identificării nevoilor, la elaborarea curriculei de curs şi până la evaluarea finală a rezultatelor sesiunilor de educaţie pentru sănătate, descriind pas cu pas , modul de pregătire, implementare şi evaluare a activităţii procedurate, precum şi compartimentele/ persoanele responsabile pentru fiecare etapă. Procedura: Medicii şefi din unităţile penitenciare Directori medicali Medicii epidemiologi din penitenciarele spital Coordonatorul Programului de EPS Elaborează Planul anual de educaţie pentru sănătate: - Identifică nevoile de instruire, în funcţie de datele privind morbiditatea, mortalitatea, condiţiile igienico-sanitare din unitatea respectivă, factori comportamentali (cunoştinţe, atitudini, apartenenţa la o anumită comunitate); - Se stabilesc priorităţile: trebuie să se determine care sunt problemele, nevoile de sănătate mai importante la nivelul penitenciarului şi dintre acestea, să le selecteze pe acelea asupra cărora educaţia pentru sănătate ar putea avea impact; - Se fixează scopul (enunţul general al Programului care indică rezultatul final al acestuia); - Se stabilesc obiectivele ( rezultatele care se doresc a fi atinse): obiective generale care semnalează orientarea generală a programului şi obiective specifice care sunt cuantificabile şi ca atare, evaluabile; - Programează activităţile de educaţie pentru sănătate; Se stabileşte personalul echipei multidisciplinare care desfăşoară

380

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Coordonatorul de Program EPS Şef Compartiment Educaţie şi Asistenţă Psihosocială Personal din echipa multidisciplinară

Coordonatorul de Program EPS Şef Compartiment Educaţie şi Asistenţă Psihosocială Personal din DEA implicat în Program Personalul din echipa EPS Personalul din echipa EPS care derulează activitatea

activităţile de EPS: medici, asistenţi medicali, psihologi, asistenţi sociali, educatori, persoane care lucrează în compartimentul SDRP, Economic Administrativ, reprezentanţi ai organizaţiilor nonguvernamentale, persoane private de libertate din unitate. La alegerea persoanelor care vor forma echipa de educaţie pentru sănătate trebuie avută in vedere atât formarea profesională a acestora, cât şi capacitatea de a adopta stilul de lucru în echipă, unde opinia şi intervenţia oricărui membru al echipei are aceeaşi valoare, indiferent de pregatirea de specialitate. Se stabileşte coordonatorul echipei de EPS; Integrează activităţile de educaţie pentru sănătate în cadrul programului obişnuit al penitenciarului şi realizează coordonarea acestui program cu altele deja implementate Înaintează spre aprobare Programul de EPS la nivelul conducerii unităţii, în vederea asumării obiectivelor şi strategiilor; Se stabilesc temele abordate, se elaborează curricula de curs pentru fiecare temă Curricula de curs pentru fiecare sesiune este elaborată în funcţie de temă, pe baza bibliografiei de specialitate - manuale, tratate, articole din reviste de specialitate, ghiduri de bună practică elaborate de instituţii acreditate. Acestea vor fi actualizate continuu. Se întocmeşte lista de lectori şi coordonatorii pentru temele propuse. Se stabilesc activităţile generate de fiecare temă în parte: -obiectivul şi conţinutul temei de referinţă; - tip de activitate si tehnica metodologică; - mijloace pe care le vom utiliza; - loc in care se va realiza activitatea; - data si orarul activitaţii; Se înaintează documentaţia spre avizare Planifică resursele umane şi materiale necesare (are importanţă pentru buna derulare a programului): - analizează resursele existente (accesibilitate, eficacitate teoretică); - repartizează resursele umane şi materiale pentru fiecare activitate în parte; - calculează şi asigură pentru fiecare activitate în parte, necesarul de materiale. Se înaintează documentaţia spre avizare Punerea în aplicare a Programului (mobilizarea resurselor în vederea realizării obiectivelor), respectând termenele pentru fiecare activitate Derularea activităţilor: - Întocmirea listelor de participanţi. Lista de participanţi va fi întocmită de către unul din membrii echipei, în colaborare cu SDRP şi poate utiliza diferite metode: înscriere benevolă, selecţie din rândul persoanelor private de libertate cu comportament la risc - Stabilirea lectorului /coordonatorului de temă; - Stabilirea orarului de derulare a sesiunii; - Stabilirea spaţiului de derulare a sesiunii; - Întocmirea listei materiale necesare pentru sesiune; - Stabilirea metodologiei utilizate (ex. lecţii interactive, analiza exerciţiul, demonstraţia, autoprezentarea, analiza şi căutarea de soluţii pentru un caz real, prin intermediul discuţiei şi dialogului); 381

Manual de proceduri

- Stabilirea instrumentelor de evaluare a sesiunii (ex. chestionare). Chestionarele vor fi elaborate de persoana / echipa responsabilă pentru tema aleasă, în concordanţă cu conţinutul curriculei de curs. Au rol în evaluarea procesului, pentru aprecierea gradului de însuşire a cunoştinţelor transmise în cadrul sesiunilor, dar reprezintă şi un instrument de autoevaluare a echipei de lectori sub aspectul metodelor şi conţinutului materialelor utilizate. Coordonatorul de Evaluarea Programului EPS: se urmăreşte să se determine gradul în care au fost atinse obiectivele: Program EPS Se decide ce obiective trebuie evaluate; Şef Compartiment Se aleg şi se dezvoltă indicatorii de evaluare: Educaţie şi Asistenţă Indicatori de evaluare a performanţei: Psihosocială - raport număr persoane înscrise pe liste / număr participanţi; - Chestionare corect completate / total chestionare administrate; - Număr persoane private de libertate care au adresat întrebări; - Număr chestionare de evaluare şi calificative obţinute; - Aprecieri din partea eventualilor invitaţi (conducere, invitaţi externi). Indicatori de impact: - Schimbări de comportament observate; - Solicitarea de materiale informative suplimentare; - Creşterea numărului solicitărilor de consiliere individuală Monitorizarea Programului EPS - procesul de colectare sistematică de date pe măsura punerii în aplicare a Programului, pentru a ne asigura că activităţile şi sarcinile sunt îndeplinite conform planului. Metode de culegere a datelor pot fi anchete, evaluări, rapoarte, etc Valorificarea rezultatelor activităţii, va fi efectuată pe baza instrumentelor de evaluare, de către întreg personalul care lucrează nemijlocit cu persoane private de libertate. Circuitul documentelor:

Serviciul medical Compartiment Educaţie şi Intervenţie Psihosocială

Aprobare

Director

Responsabil temă

Plan anual general de educaţie pentru sănătate Evaluare financiară (includere în buget)

Listă lectori şi coordonatori temă

Curricula de curs Instrumente de evaluare

Listă de participanţi

Logistică (spaţiu, rechizite, videoproiector)

Avizare

382

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat: Aspecte de verificat Da Se elaborează Planul anual de educaţie pentru sănătate, conform procedurii Sunt planificate resursele necesare Se derulează activităţile cuprinse în Programul EPS Se monitorizează şi evaluează Programul EPS

Nu

Obs.

PROCEDURA: P 021 Supravegherea stării de sănătate a persoanelor private de libertate la locul de muncă Scop: Procedura prezintă activităţile de supraveghere a stării de sănătate a persoanelor care lucrează în diferite sectoare de muncă, inclusiv cu risc epidemiologic, pentru menţinerea sănătăţii acestora şi pentru ca acestea să nu constituie la un moment dat risc pentru sănătatea celorlalţi lucrători sau să devină sursă de infecţie pentru colectivitatea în care îşi desfăşoară activitatea. Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare persoanelor private de libertate care lucrează în diferite sectoare de muncă şi în special pentru cele care lucrează în sectoare cu risc epidemiologic. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR Procedura Supravegherea stării de sănătate a persoanelor la locul de muncă se realizează prin: - examenul medical la propunerea de începere a activităţii, pentru persoanele private de libertate - examenul medical periodic, - acţiuni de promovarea sănătăţii la locul de muncă. Medicul care asigură 1. La propunerea de începere a activităţii într-unul din sectoarele cu risc epidemiologic, efectuează examenul medical al persoanelor private de asistenţa medicală a libertate, care cuprinde: persoanelor private de - examen clinic general libertate - examene de specialitate şi paraclinice, potrivit HG 355/2007, în funcţie de specificul locului unde acestea urmează să-şi desfăşoare activitatea 2. După efectuarea examenului clinic general şi examenelor de specialitate şi paraclinice prevăzute în HG 355/2007, solicită sprijinul medicului de medicina muncii, în vederea stabilirii capacităţii persoanelor private de libertate de a-şi desfăşura activitatea la locul de muncă respectiv 3. În funcţie de rezultatul examenului medical, dă avizul de începere a activităţii la respectivul loc de muncă 4. Împreună cu asistentul de igienă şi responsabilul cu protecţia muncii din unitate ţine evidenţa: 4.1 persoanelor private de libertate care lucrează în diferite sectoare de muncă 4.2 locurilor de muncă din unitate sau din afara unităţii (puncte de lucru exterioare) unde îşi desfăşoară activitatea persoanele private de libertate 5. În funcţie de specificul locurilor de muncă şi de noxele existente stabileşte: 383

Manual de proceduri

5.1 periodicitatea cu care se efectuează controlul medical periodic la respectivul loc de muncă 5.2 examenele clinice, paraclinice şi de specialitate ce trebuie efectuate în cadrul controlului medical periodic (potrivit HG 355/2007) 5.3 alte măsuri de supraveghere a stării de sănătate ce se aplică la respectivul loc de muncă 6. Examenul medical pentru persoanele private de libertate care lucrează în sectoarele cu risc epidemiologic 6.1.blocurile alimentare a) la începerea activităţii 1.Examen clinic general - atenţie deosebită la tegumente şi mucoase 2.Examen coprobacteriologic 3.Examencoproparazitologic 4.VDRL b)control medical periodic 1. Examen clinic general-semestrial – atenţie deosebită la tegumente şi mucoase 2.Examen coprobacteriologic –trimestrul II şi trimestrul III al anului 3. Examen coproparazitologic –anual 4.VDRL - anual 6.2 spălătorii a) la angajare 1.Examen clinic general 2.VDRL 3.examen coprobacteriologic 4.examencoproparazitologic 5.radiografie pulmonară standard b) control medical periodic 1.examen clinic general, anual- atenţie la examenul tegumentelor 2.radiografie pulmonară standard – la indicaţia medicului de medicina muncii 3.examen coprobacteriologic – trimestrul II şi trimestrul III al anului 4. VDRL –anual 6.3 sectorul zootehnic a) la angajare 1.Examen clinic general- atenţie la examenul tegumentelor 2.spirometrie 3.VDRL 4.Examen coprobacteriologic 5.Examen coproparazitologic 6. radiografie pulmonară standard b) control medical periodic 1.examen clinic general-semestrial 2.radiografie pulmonară standard –anual 3.spirometrie –la fiecare 3 ani 4.examen coprobacteriologic - trimestrul II şi trimestrul III al anului 5.examen coproparazitologic –anual 6.VDRL –anual 6.4 instalaţiile de aprovizionare cu apă potabilă a) la angajare 1.Examen clinic general- atenţie la examenul tegumentelor 2.Examen coproparazitologic 3. anticorpi antivirus hepatită A 4.radiografie pulmonară standard b)control medical periodic 1.Ex. clinic general- anual, atenţie ex.tegumentelor 2.Ex. coprobacteriologic –în trimestrul II şi III al 384

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3.Ex.coproparazitologic-anual 3.VDRL-anual 4. anticorpi antivirus hepatită A-anual 6.5 sectorul salubritate a) la angajare 1.Examen clinic general- atenţie la examenul tegumentelor 2.Examen coproparazitologic-anual 3. anticorpi antivirus hepatită A 4.radiografie pulmonară standard b)control medical periodic 1.Examen clinic general- atenţie la examenul tegumentelor 2.Examen coproparazitologic - anual 3. anticorpi antivirus hepatită A- la recomandarea medicului de medicina muncii 4.radiografie pulmonară standard - la recomandarea medicului de medicina muncii 6.6 personalul de deservire a)la angajare 1.Examen clinic general - atenţie la examenul tegumentelor 2.Examen.coproparazitologic 3.VDRL 4. radiografie pulmonară standard b)control medical periodic 1.Ex. clinic general - semestrial, atenţie la examenul tegumentelor 2.Ex.coproparazitologic-anual 3. VDRL - anual 4. radiografie pulmonară standard - anual, la indicaţia medicului de medicina muncii 7. În situaţia depistării de afecţiuni dermatologice transmisibile acute (infecţii ale pielii, panariţii , supuraţii), boli infecto-contagioase în evoluţie, leziuni pleuro-pulmonare la radiografie pulmonară standard, serologie pozitivă pentru lues, examen coprobacteriologic şi /sau coproparazitologic pozitiv etc., dispune ca lucrătorii să fi eliminaţi temporar de la locul de muncă până la vindecarea completă a bolii. 8. Identifică modalităţile practice de scoatere din mediu a lucrătorului (internare, îndrumare către unitatea teritorială TBC, concediu medical, izolare izolare în spaţii amenajate, internare într-o unitate spitalicească) şi iniţiază tratamentul specific sau orientează lucrătorul către o unitate sanitară, în vederea iniţierii tratamentului, după caz. 9.1 Purtătorii de shigella, salmonella sau vibrion holeric depistaţi la examenul coprobacteriologic vor efectua tratament specific şi îşi pot relua vechiul loc de muncă numai după efectuarea a trei (3) coproculturi succesive care s-au dovedit negative. Prima din seria celor 3 coproculturi se recoltează la 24 de ore de la terminarea tratamentului iar următoarele 2 până la 72 de ore. 9.2 În cazul în care, după două serii de tratament persoana continuă să fie purtătoare de salmonella sau shigella , se impune schimbarea locului de muncă , purtătorul putând fi repartizat la alte locuri de muncă fără risc de a produce epidemii. 10. Lucrătorii din sectoarele de risc epidemiologic pentru boli cu transmitere digestivă vor efectua examen coprobacteriologic ori de câte ori prezintă tulburări digestive acute. 11.Pentru personalul din sectoarele alimentar, zootehnic, salubritate,instalaţii de distribuţie a apei , deservire, completează „Carnetul de sănătate”individual pentru fiecare lucrător, în care vor fi inregistrate : data efectării şi concluziile examenului clinic general, data efectuării şi concluziile examenelor paraclinice şi de specialitate. Carnetele de sănătate vor fi păstrate de medic la cabinetul medical 385

Manual de proceduri

Medicul de medicina 1.Colaborează cu medicul unităţii în vederea 1.1 efectuării examenului medical la începerea activităţii într-un sector de muncii din muncă penitenciarul 1.2 stabilirii capacităţii de desfăşurare a activităţii la locul de muncă spital/cu care s-a respectiv încheiat contract de 1.3 efectuării controlului medical periodic prestări servicii 1.4 stabilirii altor tipuri de măsuri de promovare a sănătăţii la locul de muncă Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. Dacă este încheiat un contract de prestări cu un medic de medicina muncii/ dacă există colaborare cu medicul de medicina muncii din penitenciarul spital 2. Dacă se efectuează controlul medical periodic pentru persoanele care îşi desfăşoară activitatea în sectoarele cu risc epidemiologic 3. Dacă medicul are o evidenţă a persoanelor care lucrează în sectoarele cu risc epidemiologic şi a controalelor medicale periodice efectuate de acestea, corect întocmită şi ţinută la zi 4. Dacă sunt întocmite Carnetele de sănătate individuale ale lucrătorilor PROCEDURA P 022 Depistarea, diagnosticul, tratamentul, prevenirea şi combaterea infecţiilor transmise sexual (ITS) Obiective: - implementarea măsurilor de supraveghere şi control al următoarelor infecţii cu transmitere sexuală: sifilis, gonoree, infecţia genitală cu Chlamydia trachomatis, în cadrul supravegherii bolilor transmisibile prin reţeaua sanitară proprie a sistemului penitenciar; - crearea cadrului legislativ necesar de raportare a datelor - protocol de raportarea a cazurilor noi de ITS depistate în cadrul sistemului de supraveghere, către Ministerul Sănătăţii Publice. Depistarea cazurilor de infecţii cu transmitere sexuală face parte integrantă din activitatea medicală curentă a medicilor, indiferent de specialitatea pe care o au. Infecţiile cu transmitere sexuală cu raportare obligatorie, sunt: sifilis, gonoree şi infecţia genitală cu Chlamydia trachomatis. Legislaţia care a stat la baza prezentei proceduri: Ordinul ministrului sănătăţii nr. 1070 / 25.08.2004, Ordinul ministrului justiţiei şi ministrului sănătăţii publice 1361– 1016 / 04.06.2007. Medicii cu specialitatea dermato-venerologie - Recomandă efectuarea examenelor de laborator, în vederea diagnosticului ITS, conform Ghidului de Diagnostic şi Tratament al ITS; - Asigură tratamentul cazurilor de ITS în raport cu stadiul şi forma de boală, conform schemelor terapeutice menţionate în actele normative elaborate de Ministerul Sănătăţii Publice ; Recomandă monitorizarea post–terapeutică a bolnavilor de sifilis: examen clinic şi serologic la fiecare trei luni în primul an şi la fiecare şase luni în cel de-al doilea an; Stabilesc conduita de diagnostic şi tratament pentru cazurile de lues de reinfecţie, precum şi în cele de eşec terapeutic; Nu Obs.

386

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Medicii cu specialitatea laborator clinic

Medicii care îşi desfăşoară activitatea în cabinete medicale sau secţii de spitalizare

Evaluarea pentru infecţia HIV a cazurilor de ITS se va face cu respectarea consilierii pre şi post – testare, precum şi a consimţământului scris al pacientului; Evaluează clinic, serologic şi recomandă tratamentul profilactic al contacţilor cazurilor de sifilis; Asigură, atunci când este necesar, internarea persoanelor suspecte / confirmate cu ITS; Desensibilizarea în cazurile de alergie la penicilină se efectuează doar în servicii medicale cu paturi care dispun de terapie intensivă; Stabilesc statusul de infectat, prezent sau anamenestic al persoanei cu rezultat reactiv în cadrul examenului medical la angajare şi examenului periodic. Completează Fişele de declarare a cazurilor noi depistate, pe care le înaintează lunar medicului epidemiolog coordonator central; Înscrie cazurile confirmate în Registrul special destinat numai ITS. Asigură, prin compartimentele de bacteriologie, serologie, efectuarea examenelor necesare depistării ITS; Efectuează examenul serologic, examenul LCR pentru diagnosticul de laborator al sifilisului; Efectuează diagnosticul de laborator pentru punerea în evidenţă a Neisseria gonorrhoeae şi efectuează testarea sensibilităţii la antibiotice a acesteia; Respectă protocoalele de diagnostic de laborator al ITS elaborate de INCDMI Cantacuzino ; Asigură confidenţialitatea rezultatelor de laborator ; Transmit lunar datele privind examenele de laborator efectuate pentru depistarea ITS, către medicul epidemiolog coordonator central. Depistează cazurile de ITS cu ocazia consultaţiilor medicale curente. Înscriu suspiciunea de ITS Registrul de consultaţii, fişa medicală (sau foaia de observaţie) a bolnavului; Recomandă examenul de laborator pentru diagnosticul infecţiilor transmise sexual, atunci când există context clinico – epidemiologic sugestiv; Toate testarile pentru depistarea ITS se efectueaza in conformitate cu normele internationale in domeniu (consiliere, acord scris pentru testare) ; Efectuează trimiterea bolnavilor la examen de specialitate dermatovenerologie, în vederea precizării diagnosticului şi tratamentului infecţiilor transmise sexual; Evaluarea pentru infecţia HIV se va face cu respectarea consilierii pre şi post– testare, precum şi a consimţământului scris al pacientului; Recomandă persoanelor cu serologie pozitivă pentru HIV, investigaţii pentru depstarea ITS; Recomandă persoanelor foste consumatoare de droguri, investigaţii pentru depstarea ITS; Recomandă efectuarea serologiei pentru sifilis la femeile gravide, de două ori pe parcursul sarcinii: în primul trimestru cât mai precoce şi după a 28 – a săptămână de sarcină, precum şi la femeile care au pierdut o sarcină după a 20 –a săptămână de gestaţie; Asigură efectuarea ( prin contractul pe care îl are unitatea cu medicul de medicina muncii), a examenelor serologice pentru depistarea sifilisului în cadrul controlului medical la intrare în activitate şi periodic, conform Hotărârii Guvernului nr. 355 /2007; Asigură efectuarea tratamentului de specialitate prescris de medicul dermatovenerolog; Respectă recomandările privind supravegherea clinică şi serologică post– tratament, stabilită de medicul dermatovenerolog; 387

Manual de proceduri

Contactii cazurilor de ITS se testeaza cu un test serologic netreponemic (VDRL,RPR) si sunt consiliati pentru ITS la depistarea cazului ; Completează Fişa unică de raportare a bolilor transmisibile, pe care o înaintează medicului epidemiolog coordonator central; Completează Fişa de investigaţie epidemiologică a cazurilor noi depistate, pe care o înaintează medicului epidemiolog coordonator central (nu pentru cazurile depistate la depunere); Recomandă efectuarea examenului serologic pentru depistarea activă a sifilisului la depunerea în penitenciar; Pentru cazurile depistate la depunerea în penitenciar, se realizează adresă de anunţare a cabinetului Dermatovenerologic de domiciliu, în vederea continuării investigaţiei epidemiologice şi se completează Fişa unică de raportare, care se trimit către medicul epidemiolog coordonator central; Recomandă efectuarea examenului serologic pentru depistarea activă a sifilisului la eliberarea din penitenciar; Pentru cazurile depistate la eliberarea din penitenciar, se realizează adresă de anunţare a cabinetului Dermatovenerologic de domiciliu, în vederea continuării investigaţiei epidemiologice şi se completează Fişa de investigaţie epidemiologică şi Fişa unică de raportare, care se trimit către medicul epidemiolog coordonator central. Se efectuează investigarea cu laboratorul a contacţilor. Asigură premarital, consilierea şi investigarea clinică şi serologică a persoanelor respective. Asigură supravegherea clinică şi serologică a gravidei, în vederea Medicii cu specialitate depistarii si managementului cazului confirmat/prezumtiv de sifilis Obstetrică – ginecologie din sistemul congenital al nou nascutului ; Completează, în colaborare cu medicul dermatovenerolog si medicul penitenciar neonatolog, Fişa de semnalizare a cazului de sifilis congenital al nou nascutului viu ; Informează în termen de 24 ore medicul epidemiolog coordonator central depre existenţa cazului suspect de sifilis congenital al nounascutului viu şi înaintează Fişa unică de raportare a bolilor transmisibile ; Initiaza tratamentul, în colaborare cu medicul dermatovenerolog, la gravidele depistate cu ITS. Medicul coordonator al Coordonează investigaţia epidemiologică a cazurilor noi depistate în unitatea din care fac parte; Compartimentului de Completează Fişa unică de raportare a bolilor transmisibile (pentru Supraveghere a cazurile noi de infecţii transmise sexual depistate în unitatea din care fac Infecţiilor Nosocomiale parte), pe care o înaintează medicului epidemiolog coordonator central; din penitenciarul spital Completează Fişa de investigaţie epidemiologică (pentru cazurile noi de infecţii transmise sexual depistate în unitatea din care fac parte), pe care o înaintează medicului epidemiolog coordonator central. Asigură sprijin metodologic şi participarea la investigaţii epidemiologice în focare de ITS apărute în unităţile din teritoriul arondat. Stabileşte anual Programul de Supraveghere şi Control al infecţiilor Medicul epidemiolog transmise sexual; coordonator central Stabileşte cadrul legal de raportare către Ministerul Sănătăţii Publice (prin protocol de colaborare încheiat cu acesta, privind raportarea bolilor transmisibile); Primeşte Fişele unice de raportare a bolilor transmisibile, Fişele de investigaţie epidemiologică şi Fişele de declarare a cazului nou de ITS din teritoriu; Analizează şi interpretează trimestrial datele centralizate privind ITS, analizează situaţia morbidităţii prin ITS şi tendinţa acestor afecţiuni în teritoriu; 388

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Asistenţii medicali

Asistentul cu specializarea igienă sau care are atribuţii pe linie de igienă

Asigură sprijin metodologic şi participarea la investigaţii epidemiologice în focare de ITS; Raportează trimestrial cazurile noi de ITS depistate în reţeaua sanitară penitenciară, către Ministerul Sănătăţii Publice Administrează tratamentul recomandat de medic pentru infecţiile transmise sexual, persoana privată de libertate semnând de primirea tratamentului; Realizează evidenţa bolnavilor în Registrul de tratamente pentru Lues Îndeplineşte atribuţii stabilite de medicul şef sau de către medicul coordonator al Compartimentului de Supraveghere a Infecţiilor Nosocomiale, privind investigaţia epidemiologică pentru cazurile noi depistate în timpul detenţiei.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Se completează Registrul de ITS de către medicul dermatovenerolog Se transmit lunar, de către medicul dermatovenerolog, Fişele de declarare a cazului nou de ITS, către medicul epidemiolog coordonator central Laboratoarele de analize medicale transmit lunar datele privind examenele de laborator efectuate pentru depistarea ITS, către medicul epidemiolog coordonator central Înscrierea de către medici a suspiciunii de ITS în Registrul de consultaţii, fişa medicală (sau foaia de observaţie) a bolnavului Se efectuează consiliere şi acord scris pentru testarea ITS (inclusiv pentru testarea HIV) Se efectuează serologia pentru sifilis la femeile gravide, de două ori pe parcursul sarcinii: în primul trimestru cât mai precoce şi după a 28 – a săptămână de sarcină Se efectuează trimiterea bolnavilor la examen de specialitate dermatovenerologie, în vederea precizării diagnosticului şi tratamentului infecţiilor transmise sexual Este asigurată efectuarea tratamentului de specialitate prescris de medicul dermatovenerolog Se efectuează consilierea şi testarea contacţilor cazurilor de ITS Este completată şi transmisă către medicul epidemiolog Fişa unică de raportare a bolilor transmisibile Este completată şi transmisă către medicul epidemiolog Fişa de investigaţie epidemiologică a cazurilor noi de ITS Se efectuează examenului serologic pentru depistarea activă a sifilisului la depunerea şi la eliberarea din penitenciar Se efectuează, prin contractul pe care îl are unitatea cu medicul de medicina muncii, a examenelor serologice pentru depistarea sifilisului în cadrul controlului medical la intrare în activitate şi periodic, conform Hotărârii Guvernului nr. 355 /2007 Este realizat Programul anual de Supraveghere şi Control al infecţiilor transmise sexual de către medicul epidemiolog coordonator central şi analiza trimestrială a datelor centralizate

Nu

Obs.

389

Manual de proceduri

PROCEDURA: P 023 Prevenirea infecţiei HIV/SIDA în mediul carceral Virusul imunodeficienţei umane produce o infecţie cronică, practic ireversibilă, cu distrugerea progresivă a mecanismelor de apărare ale gazdei şi instalarea după un interval de timp variabil, de obicei de ordinul anilor, a sindromului imunodeficienţei dobândite(SIDA), caracterizat de apariţia infecţiilor oportuniste şi /sau neoplaziilor şi afectarea în grade diferite a sistemului nervos, dar şi a altor aparate şi sisteme. Având o importantă componentă comportamentală, infecţia cu HIV poate fi prevenită printr-o informare corectă a populaţiei şi crearea unui comportament autoprotector adecvat. Cele mai eficace metode de a preveni infecţia HIV sunt acelea care protejează împotriva expunerii la HIV. Procesul educaţional este complex, abordarea infecţiei HIV necesitând integrarea într-o reţea de probleme medicale, sociale, morale, comportamentale interconectate, cum ar fi consumul de droguri, prevenirea infecţiilor cu transmitere sexuală, tradiţiile şi obiceiurile comunităţii. Obiective: identificarea cazurilor existente de infecţie HIV / SIDA, supravegherea epidemiologică a cazurilor existente, promovarea comportamentelor sexuale fără risc, evitarea transmiterii parenterale a infecţiei HIV, menţinerea sistemului imunitar al bolnavilor infectaţi la nivel protector faţă de infecţiile oportuniste, prin terapie antiretrovirală. Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: penitenciare, penitenciare spital, penitenciare de minori şi tineri, centre de reeducare. Procedura: Medicii din penitenciare, penitenciare spital, PMT, CR, asistenţii medicali - Realizează depistarea şi tratarea infecţiilor cu transmitere sexuală, ca factor de reducere a transmiterii HIV; - Realizează testarea HIV, asigurând consilierea pre şi post – testare; - Administrează tratamentul antiretroviral recomandat de către medicul infecţionist şi furnizat prin Programul Naţional de Supraveghere şi Control al Infecţiei HIV / SIDA. Terapia antiretrovirală influenţează şi transmiterea HIV, reducând infecţiozitatea. - Realizează sterilizarea corectă a instrumentarului, conform ordinelor MSP în vigoare ; - Limitează transfuziile la indicaţiile medicale stricte; - Respectă şi aplică precauţiunile universale pentru prevenirea transmiterii infecţiilor cu cale de transmitere sanguină, la locul de muncă al personalului: - utilizează echipamentului de protecţie adecvat, complet, corect; -reducerea manevrelor parenterale la minimum necesar; - colectarea corespunzătoare a deşeurilor rezultate din activitatea medicală; - evitarea recapişonării, îndoirii, ruperii acelor utilizate; - manipularea lenjeriei contaminate cu sânge şi alte produse biologice potenţial contaminate cât mai puţin posibil; - folosirea mănuşilor la îndepărtarea urmelor de sânge, alte lichide biologice sau ţesuturi; - folosirea de tehnici standard în vederea efectuării curăţeniei, sterilizării, decontaminării echipamentului medical, a pavimentelor, pereţilor, mobilierului, veselei, sticlăriei, tacâmurilor, conform reglementărilor MSP; - spălarea şi decontaminarea mâinilor, cel mai important şi uneori singurul mod de prevenire a contaminării şi diseminării agenţilor microbieni; Reducerea riscului de infecţie post-expunere la sânge şi produse biologice pentru personalul care lucrează în sistemul sanitar prin aplicarea măsurilor post–expunere cuprinse în Ordinul ministrului sănătăţii nr. 916 / 2006;

390

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Medici, asistenţi medicali care au participat la instruiri privind consilierea şi testarea voluntară Psihologi, asistenţi sociali

- Îndeplinesc atribuţiile cuprinse în Ordinul ministrului sănătăţii nr. 916 / 2006, privind supravegherea, prevenirea şi controlul infecţiilor nosocomiale în unităţile sanitare În cadrul Programelor de educaţie pentru sănătate stabilite în unitate sau coordonate de Administraţia Naţională a Penitenciarelor: - promovează conştientizarea şi cunoaşterea HIV/SIDA, care ar conduce la reducerea transmiterii HIV în comunitatea din care persoana consiliată face parte; - fac cunoscute riscurile grupurilor expuse prin comportamente; -promovează consilierea medicală, solidaritatea şi responsabilitatea generală; - în cadrul programelor educaţionale, se pot stabili responsabilităţi inclusiv pentru purtătorii sănătoşi de HIV, efectele benefice ale terapiei tinzând să schimbe percepţie asupra bolii care este considerată cronică, ca oricare alta; - promovează utilizarea comportamentelor sexuale fără risc, a barierelor mecanice de protecţie faţă de HIV şi alţi agenţi cu transmitere sexuală. Practicarea relaţiilor sexuale sub protecţia sistematică şi corectă a prezervativelor s-a dovedit a fi foarte eficace la nivelul unor minorităţi sexuale sau la nivel naţional. Deşi în prezent prezervativul este „cel mai bun vaccin” anti HIV, politicile de implementare a unor astfel de programe se pot lovi de obstacole psihologice, economice sau religioase greu de depăşit; - sprijină educaţia între egali( peer education) care reprezintă o altă activitate utilizată în prevenirea infecţiei HIV/SIDA în penitenciare. Este o metodă de prevenire destinată unei comunităţi şi care se bazează pe educatori instruiţi ce au caracteristici în comun cu acel grup sau chiar provin din acel grup. În mediul penitenciar apar lideri formali şi informali care influeţează grupul de deţinuţi. Educaţia între egali este un proces în care deţinuţii oferă informaţii altor deţinuţi. Implicarea liderilor grupului în acest proces, poate duce la schimbarea comportamentului grupului. Această metodă este des folosită pentru schimbarea la nivel individual a atitudinilor, comportamentului, prin acumularea de cunoştinţe. Educatorul între egali este o persoană care este acceptată de acel grup, i se acordă încredere, este instruită, poate comunica informaţii menite să ducă la planuri de reducere a riscului. Realizează consilierea în vederea testării HIV (dialog confidenţial, între pacient şi un consilier, prin care se urmăreşte ajutarea pacientului să ia decizii informate, legate de infecţia cu HIV) - respectă natura voluntară şi confidenţialitatea consilierii; - prezintă persoanei care urmează să fie testate avantajele şi dezavantajele testării. Obţin consimţământul scris bazat pe o informare temeinică înainte de testarea HIV care trebuie să fie voluntară şi non-coercitivă; Realizează strategii de consiliere privind infecţia HIV şi testarea voluntară HIV; Obţin suport comunitar (ex. din partea organizaţiilor nonguvernamentale) pentru persoanele infectate cu HIV; Sprijină aderenţa terapiei cu anti-retrovirale a persoanelor cu infecţie HIV / SIDA; Informează şi ajută la obţinerea cuantumului indemnizaţiei lunare de hrană, conform Hotărârii Guvernului nr. 1177 / 02.10.2003: Aplică strategia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor privind prevenirea şi combaterea consumului de droguri, reducând astfel factorii de risc pentru transmterea infecţiei HIV. 391

Manual de proceduri

Aspecte de verificat: Aspecte de verificat Da Se respectă şi aplică precauţiunile universale pentru prevenirea transmiterii infecţiilor cu cale de transmitere sanguină, la locul de muncă al personalului Se desfăşoară în unitate Programe de educaţie pentru sănătate care includ acţiunile de prevenire a infecţiei HIV Se realizează testarea HIV, asigurând consilierea pre şi post – testare

Nu

Obs.

PROCEDURA: P 024 Depistarea, declararea, confirmarea şi tratamentul infecţiei HIV/SIDA Scop: Supravegherea epidemiologică a cazurilor de infecţie HIV/SIDA, identificarea grupelor la risc, în vederea implementării celor mai adecvate măsuri de control care să prevină extinderea infecţiei şi reducerea impactului social al acesteia, promovarea comportamentelor sexuale fără risc, implementarea sistemului de supraveghere la nivel naţional, asigurarea medicamentelor necesare terapiei. Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: penitenciare, penitenciare spital, penitenciare de minori şi tineri, centre de reeducare. Legislaţia care a stat la baza prezentei proceduri: Ordinul ministrului sănătăţii nr. 1611 / 07.12.2004, Ordinul ministrului justiţiei şi ministrului sănătăţii publice 1361 – 1016 / 04.06.2007, Legea 584, din 29.10.2002. Procedura: Medici, asistenţi medicali care au participat la instruiri privind consilierea şi testarea voluntară, psihologi, asistenţi sociali Realizează consilierea în vederea testării voluntare HIV şi obţin consimţământul informat al pacientului, având în vedere următoarele: - păstrarea confidenţialităţii dialogului; - aceeaşi persoană care efectuează consilierea pretestare va realiza şi consilierea post – testare; - obţinerea consimţământului scris al persoanei înainte de testare; - păstrarea formularului de precizare a consimţământului la foaia de observaţie sau la fişa medicală; - completarea fişei de consiliere şi păstrarea acesteia de către persoana care efectuează consilierea, asigurând confidenţialitatea datelor; - persoana care realizează consilierea va explica persoanei care urmează să fie testate semnificaţiile testului pozitiv şi a celui negativ şi se asigură că, în urma consilierii, persoana respectivă înţelege scopul testului şi implicaţiile acestuia; - comunică, odată cu consilierea post – testare, rezultatul testului HIV şi stabileşte, împreună cu persoana consiliată, strategia pe termen scurt şi pe termen lung, de reducere a riscului infectării (în cazul rezultatului negativ) şi explică necesitatea repetării testului în vederea confirmării sau infirmării primului rezultat; - efectuează consilierea persoanei testate în cazul confirmării rezultatului pozitiv; - efectuează consilierea, atunci când o persoană doreşte retestarea HIV. - Recomandă efectuarea testării HIV în cazul în care există semnele clinice de recunoaştere a bolii; - Recomandă efectuarea testării HIV în cazul bolnavilor care prezintă infecţii transmise sexual, precum şi în cazul foştilor consumatori de droguri;

Medicii din penitenciare, penitenciare spital, PMT, CR

392

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Medicii din laboratoarele clinice ale penitenciarelor spital

- Recomandă efectuarea testării HIV pentru contacţii cazurilor cu infecţie HIV / SIDA depistate în unitate; -Toate testarile pentru depistarea infecţiei HIV se efectuează cu respectarea consilierii şi acordului scris pentru testare ; - După consilierea pretestare şi obţinerea consimţământului scris al persoanei ce urmează să fie testate, completează biletul de trimitere către laborator, în vederea testării HIV, păstrând confidenţialitatea identităţii persoanei testate. - Notează în fişa medicală, respectiv în foaia de observaţie, numărul şi data buletinului de analize de la laborator, semnificaţia acestuia (testare HIV), fără a preciza rezultatul testului; - Păstrează în fişa medicală, respectiv în foaia de observaţie, buletinele de analize care au rezultat negativ; - În cazul rezultatului pozitiv (la primul test reactiv efectuat de un laborator din unităţile penitenciare sau din reţeaua Ministerului Sănătăţii) trimite bolnavul pentru confirmare şi tratament în secţia de Boli Infecţioase a penitenciarului spital care are posibilitatea efectuării testelor ELISA şi Western blot. Buletinul de analize cu rezultatul pozitiv va fi înaintat secţiei de Boli Infecţioase din Penitenciarul Spital, cu respectarea confidenţialităţii datelor; - La primul test reactiv (efectuat de un laborator din unităţile penitenciare sau din reţeaua Ministerului Sănătăţii), completează Fişa de declarare a suspiciunii de infecţie HIV / SIDA, precizată în Ordinul ministrului sănătăţii nr. 1611, din 07.12.2004 şi o trimite la Direcţia Medicală (medicului epidemiolog), în termen de 24 de ore; - Recomandă tratamentul antiretroviral prescris de către medicul infecţionist şi furnizat prin Programul Naţional de Supraveghere şi Control al Infecţiei HIV / SIDA; - Asigură îngrijirile medicale de profil în specialitatea pe care o reprezintă, în conformitate cu patologia prezentată de pacient; - În cazul transferării în altă unitate penitenciară sau internare într-o unitate medicală din reţeaua MSP, precum şi la eliberare , medicul de penitenciar va comunica omologului său/ medic specialist/ medic de familie, în conformitate cu Legea nr.584 / 2002(art.8 alineat 2), statusul HIV al persoanei transferate / internate/ liberate, pentru a se asigura acurateţea diagnosticelor şi conduitelor terapeutice, chirurgicale şi nechirurgicale în diferite faze evolutive a infecţiei HIV/SIDA. Efectuează testarea HIV. Realizează evidenţa testelor efectuate. Transmit buletinele de analize medicului care a solicitat testarea (cu respectarea confidenţialităţii). Raportează lunar, numeric, medicului epidemiolog din Direcţia Medicală, testele HIV efectuate şi rezultatul acestora, conform ordinului DGP nr. 175 / 2001. Primesc buletinele de analize cu rezultate pozitive de la medicii din teritoriu; Internează pentru confirmare / infirmare, evaluare şi tratament toate cazurile de suspiciune de Infecţie HIV; Realizează încadrarea clinică a cazului; Completează Fişele de supraveghere a infecţiei HIV / SIDA, conform Ordinului ministrului sănătăţii nr. 1611, din 07.12.2004, le semnează şi parafează şi le transmit la Direcţia Medicală din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în termen de 24 – 48 de ore de la confirmarea cazului. Fişele de supraveghere a infecţiei HIV / SIDA se vor completa inclusiv cu precizarea factorilor de risc şi a contacţilor cazurilor; 393

Medicii infecţionişti din penitenciarul spital

Manual de proceduri

Medicul epidemiolog coordonator central (din cadrul Direcţiei Medicale)

Coordonează tratamentul şi evaluarea bolnavilor cu infecţie HIV şi asigură medicaţia antiretrovirală, conform Programului Naţional de Supraveghere şi Control al Infecţiei HIV / SIDA Primeşte Fişele de supraveghere a infecţiei HIV / SIDA de la medicul infecţionist din penitenciarul spital, verifică dacă fişa este completată în conformitate cu instrucţiunile, o semnează, o parafează şi o transmite la Autoritatea de Sănătate Publică a Municipiului Bucureşti, precum şi la Centrul Naţional de Luptă Anti SIDA; Colaborează cu medicul din unitatea care a depistat cazul nou de infecţie HIV, în vederea consilierii şi testării contacţilor cazului respectiv, cât şi pentru aplicarea măsurilor cuprinse în procedura de Prevenire a Infecţiei HIV. Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Se realizează recomandările de testare conform procedurii Se realizează consilierea pre / post –testare şi se păstrează Fişa de consiliere, conform procedurii Se obţine în scris consimţământul informat înainte de testare La primul test reactiv, se trimite bolnavul în secţie de Boli Infecţioase, păstrând confidenţialitatea datelor Se respectă circuitul documentelor medicale conform procedurii Se realizează tratamentul antiretroviral prescris de către medicul infecţionist şi furnizat prin Programul Naţional de Supraveghere şi Control al Infecţiei HIV / SIDA Se completează şi se înaintează la Direcţia Medicală Fişele de declarare a suspiciunii de infecţie HIV / SIDA Se realizează raportarea lunară a datelor privind testarea HIV de către laboratoarele de analize medicale din penitenciare spital Medicii infecţionişti completează corect şi înaintează la Direcţia Medicală Fişele de supraveghere a a infecţiei HIV / SIDA În secţiile de Boli infecţioase se asigură tratamentul şi evaluarea bolnavilor cu infecţie HIV, conform Programului Naţional de Supraveghere şi Control al Infecţiei HIV / SIDA Medicul epidemiolog din Direcţia Medicală înaintează Fişele de supraveghere a infecţiei HIV / SIDA la Autoritatea de Sănătate Publică a Municipiului Bucureşti şi la Centrul Naţional de Luptă Anti SIDA

PROCEDURA: P 025 Prevenirea şi combaterea consumului de droguri în penitenciare Scop: Procedura prezintă măsurile ce trebuie aplicate de către personalul medico-sanitar în vederea prevenirii şi combaterii consumului de droguri în penitenciare Premise: Procedura se aplică de către personalul medico-sanitar din unităţile penitenciare, de la primirea în unitate şi pe tot parcursul detenţiei, persoanelor private de libertate cu/fără antecedente de consum de droguri, în vederea prevenirii şi combaterii consumului de droguri. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu excepţia BAGR 394

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Procedura Personalul medical

1. La depunerea în penitenciar, cu ocazia efectuării triajului va oferi persoanei private de libertate informaţii cu privire la asistenţa medicală disponibilă, în special cea de urgenţă, precum şi informaţii privind asistenţa specifică disponibilă în cazul consumului de droguri. De asemenea, va acorda o deosebită atenţie depistării semnelor de consum de droguri (semne de injectare, zone de flebită, abcese, flegmoane, stare de obnubilare, semne de sevraj). 2. Cu ocazia efectuării examenului medical, în primele 72 de ore de la primirea în locul de deţinere, medicul unităţii va solicita persoanei private de libertate, în cadrul anamnezei, informaţii legate de consumul de droguri (conform istoriei toxicofilice prezentă în Fişa de examinare medicală la depunere). 3. În cazul în care persoana se declară consumator de droguri sau medicul suspectează (anamnestic şi clinic) un caz de consum de droguri, acesta are obligaţia de a aduce la cunoştinţa consumatorului posibilitatea contactării CPECA teritorial (Centrul de prevenire, evaluare şi consiliere antidrog din cadrul Agenţiei Naţionale Antidrog, cel mai apropiat de locul de deţinere), pentru evaluare şi includere într-un program integrat de asistenţă. 4. După obţinerea consimţământului consumatorului, medicul anunţă cazul conducerii unităţii, în vederea contactării CPECA Aceeaşi procedură va fi urmată şi în cazul în care o persoană privată de libertate se declară consumator de droguri într-un alt moment decât cel al examenului medical la depunere. 3. Împreună cu managerul de caz (CEPECA) şi personalul care asigură asistenţa psihologică şi socială în penitenciare realizează evaluarea consumatorului de droguri 4. Ca urmare a evaluării consumatorului, participă la stabilirea, împreună cu managerul de caz (CEPECA) şi personalul care asigură asistenţa psihologică şi socială în penitenciare, a unui program integrat de asistenţă, care va cuprinde şi un plan individualizat de asistenţă şi întocmirea unui raport de evaluare. 5. Raportul de evaluare, cu propunerea programului integrat de asistenţă, va fi prezentat consumatorului, în vederea semnării unui acord de includere în program. 6.Înainte de semnarea acordului de includere în program, consumatorul are dreptul de a solicita acordarea de asistenţă medicală de către un medic ales, cu suportarea cheltuielilor aferente. 7. În cazul în care consumatorul semnează acordul de includere în program, asigură implementarea programului, împreună cu personalul care acordă asistenţă psihologică sau socială şi personalul CPECA. 8. În cazul în care pentru un consumator aflat în penitenciar a fost stabilit programul de reducere a riscurilor asociate consumului de droguri (PIT 4), în formă de program substitutiv cu agonişti de opiacee întreprinde demersurile necesare în vederea asigurării internării acestuia, pentru faza de stabilizare a dozei în Penitenciarul Spital Rahova sau într-o unitate medicală din reţeaua sanitară publică, desemnată a derula un astfel de program, faza de menţinere urmând a se realiza la penitenciar. 8. În cazul în care consumatorul se află în situaţii de urgenţă (sevraj complicat, supradoză, afecţiuni asociate complicate), ia măsurile necesare în vederea transportării de urgenţă la o unitate medicală de profil din reţeaua sanitară publică. 9. În cazul în care o persoană prezintă sindrom de sevraj, ia măsurile necesare reducerii simptomelor de sevraj (în cazul în care este abilitat să o facă ) sau aplică doar măsuri minime de suport şi contactează 395

Manual de proceduri

CPECA, în vederea asigurării măsurilor medicale necesare şi desemnării unui manager de caz. În cazul în care acesta este deja desemnat, va fi contactat direct. 10. În cazul în care, la primirea în penitenciar, consumatorul declară că este inclus într-un program de asistenţă, notifică CPECA teritorial, în vederea asigurării continuării programului. Notificarea se va face de îndată, în cazul în care consumatorul este inclus în programul substitutiv cu agonişti de opiacee (metadonă). 11. În cazul în care consumatorul inclus într-un program de asistenţă este transferat într-un alt loc de deţinere, notifică CPECA teritorial, care va contacta CPECA de la noul loc de detenţie, pentru preluarea cazului. 12. În cazul în care consumatorul inclus într-un program de asistenţă părăseşte locul de detenţie, notifică, de asemenea, CPECA teritorial, în vederea continuării programului în stare de libertate. În cazul celor incluşi în programul substitutiv cu agonişti de opiacee (metadonă), notificarea se va face, de asemenea, de îndată. 13. Aceeaşi procedură va fi urmată şi în cazul consumatorilor minori, cazuri care vor fi notificate de urgenţă şi direcţiei generale de asistenţă socială şi protecţie a copilului, precum şi în cazul celor care declară că au antecedente de consum. 14. În ceea ce priveşte prevenirea consumului ilicit de droguri, ia măsuri de organizare a următoarelor tipuri de activităţi: - furnizarea, la depunerea în penitenciare, a unor broşuri/pliante conţinând informaţii generale cu privire la riscurile existente în cazul consumului de droguri, precum şi asistenţa specifică disponibilă în acest caz - organizarea de acţiuni de informare şi educare privind riscurile consumului de droguri, precum şi al infectării cu HIV, hepatită B şi C, de către echipele multidisciplinare de asistenţă a consumatorilor - organizarea unor activităţi specifice, cu participarea unor specialişti din cadrul Agenţiei Naţionale Antidrog, altor instituţii publice specializate, organizaţii neguvernamentale de profil - organizarea de programe speciale de informare, educare, consiliere, prevenire a recidivelor, pentru persoanele cu antecedente de consum 1. Asigură paza persoanelor private de libertate pe durata acordării Personalul de asistenţei în sistemul public de sănătate supraveghere 2. Participă împreună cu personalul medical şi personalul care acordă asistenţă psihologică sau socială la realizarea programelor de intervenţie terapeutică 3. Informează personalul medical cu privire la orice suspiciune de consum de droguri în rândul persoanelor private de libertate, pentru ca aceştia să poată oferi persoanelor afectate informaţii despre asistenţa medicală disponibilă 4. În caz de situaţii de urgenţă – sevraj complicat, supradoză, afecţiuni asociate complicate anunţă de îndată conducerea unităţii în vederea transportării de urgenţă la o unitate medicală de profil din reţeaua sanitară publică. 1. CPECA desemnează un manager de caz, care se deplasează la locul Personalul CEPECA de detenţie pentru evaluarea consumatorului 2.Managerul de caz coordonează, monitorizează şi evaluează periodic implementarea programului terapeutic şi participă alături de personalul din penitenciare la implementarea acestuia

396

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da 1. Dacă la depunerea în penitenciar persoanele private de libertate primesc informaţii legate de asistenţa medicală ce poate fi oferită consumatorilor de droguri 2. Dacă istoria toxicofilică este întocmită corect cu ocazia efecuării vizitei medicale la depunere 3. Dacă s-au întreprins demersurile necesare în vederea contactării CPECA în cazul apariţiei unui consumator de droguri 4. Dacă s-a realizat evaluarea şi stabilirea unui program terapeutic pentru consumatorii de droguri care au solicitat asistenţă medicală 5. Dacă se implementează programe de intervenţie pentru consumatorii de droguri 6. Dacă s-au desfăşurat activităţi de prevenire a consumului de droguri

Nu

Obs.

PROCEDURA: P 026 Diagnosticul şi tratamentul tuberculozei în sistemul penitenciar Scop: limitarea răspândirii bolii tuberculoase în rândul populaţiei penitenciare, acoperirea cu DOTS a 100 % din bolnavii TB, menţinerea ratei de depistare TB la nivelul de peste 70%, menţinerea ratei de succes de 85% pentru cazurile de TB pulmonară confirmată bacteriologic. Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor: penitenciare, penitenciare spital, penitenciare de minori şi tineri, centre de reeducare. Procedura: Medicul din unitatea în - Formulează diagnosticul de suspiciune TB, atunci când depistează care s-a depistat cazul pacienţi care prezintă următoarele simptome: tuse seacă sau slab productivă, subfebrilitate, astenie fizică, inapetenţă, paloare, transpiraţii nou de Tuberculoză nocturne, insomnie, scădere ponderală, simptome cu o vechime mai mare de 2-3 săptămâni; - La formularea diagnosticului de TB (suspiciune sau certitudine) iniţiază măsurile de control în focarul de TB, în primele 24 de ore de la depistarea cazului; 1. Izolează bolnavul în camera (salonul) de izolare respiratorie individuală, până la trimiterea sa în secţia de Pneumoftiziologie a penitenciarului spital care are arondată unitatea; 2. Completează biletul de trimitere la Dispensarul de Pneumoftiziologie teritorial, unde bolnavul va fi investigat pentru precizarea diagnosticului; 3. Completează Fişa unică de raportare a cazului de boală transmisibilă pe care o trimite la Direcţia Medicală, în termen de 24 de ore de la depistarea cazului; 4. Trimite bolnavul spre internare în penitenciarul spital care are secţie de Pneumoftiziologie, la recomandarea medicului pneumolog de la Dispensarul TB. - Stabileşte măsurile faţă de sursa de agent patogen: 1. dacă a venit în contact cu un caz TB în ultimele 3 luni (în familie, în colectivitate, la locul de muncă), se stabileşte dacă acest caz – sursă se află în unitate; 2. se menţionează cazurile de TB în antecedente (pentru cazurile de retratament); 3. se menţionează contagiozitatea sursei (ultimele rezultate de laborator), dacă aceasta se află în unitate; 397

Manual de proceduri

4. dacă sursa se află în afara unităţii (în reţeaua MSP), se realizează o adresă de anunţare a Dispensarului TB teritorial unde se află sursa; 5. dacă sursa se află în altă unitate penitenciară, se realizează o adresă de anunţare a cabinetului medical din acea unitate, pentru continuarea anchetei epidemiologice; 6. dacă sursa se află în aceeaşi unitate cu bolnavul, se realizează investigarea de radiologică şi de laborator a acesteia, în colaborare cu Dispensarul TB teritorial. Medicul specialist pneumolog stabileşte dacă este necesară trimiterea sa spre internare în penitenciarul spital care are secţie de Pneumoftiziologie; 7. până la primirea rezultatelor de laborator, se realizează şi izolarea cazului sursă în altă încăpere de izolare respiratorie individuală. Stabileşte măsurile faţă de suspecţi: 1. cazurile suspecte se vor izola separat faţă de bolnav, în alt salon de izolare respiratorie şi vor fi trimişi, de asemenea, la Dispensarul de Pneumoftiziologie teritorial; 2. La confirmarea cazurilor, se vor lua aceleaşi măsuri ca pentru bolnav. - Formulează măsurile faţă de contacţi: 1. stabilirea listei contacţilor; contacţi ai bolnavului de TB pulmonară vor fi considerate persoanele cazate în aceeaşi cameră cu bolnavul, persoanele care lucrează în acelaşi loc de muncă cu bolnavul (în special, cei din aceeaşi încăpere), personalul medical, personalul din secţia în care a fost cazat bolnavul – supraveghetori, personal care a participat la escortarea bolnavului. De asemenea, conform Îndrumarului de supraveghere epidemiologică a TB, pot fi considerate contacţi, persoanele despre care rezultă în desfăşurarea anchetei epidemiologice că s-au aflat în apropierea bolnavului la distanţa necesară unei conversaţii, o durată mai mare de 4 ore; 2. Examinarea clinică a contacţilor, acordând atenţie deosebită depistării cazurilor suspecte, precum şi examinării foştilor bolnavi de TB; 3.Trimiterea contacţilor la Dispensarul de Pneumoftiziologie teritorial şi investigarea acestora (efectuarea examenului radiologic şi examenul de laborator al sputei, IDR la PPD, în funcţie de recomandările medicului specialist pneumolog); 4. Limitarea deplasării contacţilor până la primirea rezultatului microscopiei din sputa recoltată de la bolnav şi până la terminarea controlului la Dispensarul de Pneumoftiziologie teritorial; 5. Rezultatele investigaţiilor radiologice şi de laborator vor fi consemnate în tabele ataşate Fişei de anchetă epidemiologică. - Stabileşte măsuri privind modurile şi căile de transmitere: 1. Medicul unităţii va dispune decontaminarea camerei şi secţiei în care a locuit bolnavul, a încăperii de la locul de muncă, utilizând dezinfectante cu acţiune bactericidă pentru bK; 2. În unităţi, decontaminarea strictă a suprafeţelor în saloanele de izolare respiratorie în care sunt cazaţi bolnavii / suspecţii TB, utilizând dezinfectante cu acţiune bactericidă pentru bK; 3. În unităţi, dezinfecţia veselei cu substanţe clorigene, separarea veselei şi vaselor de distribuţie a hranei pentru bolnavii TB, dezinfecţia cu substanţe clorigene înainte de spălare, a lenjeriei provenită din saloanele de izolare respiratorie şi din camera unde a fost cazat bolnavul; 4. În secţiile de Pneumoftiziologie, dezinfecţia de nivel mediu se realizează curent (zilnic) şi ciclic (săptămânal). - Stabileşte (în colaborare cu medicul epidemiolog coordonator de zonă sau cu medicul epidemiolog coordonator central) factorii favorizanţi ai transmiterii agentului patogen: condiţii de locuit, de muncă şi se stabilesc măsuri pentru remedierea deficienţelor constatate. 398

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- Coordonează acţiuni de educaţie pentru sănătate care vor fi incluse în Programul de Educaţie pentru sănătate al unităţii, adresate persoanelor private de libertate, cât şi personalului, având ca temă „Prevenirea şi controlul Tuberculozei”. - La terminarea investigaţiilor contacţilor din focar, medicul care a desfăşurat ancheta epidemiologică, completează Fişa de anchetă epidemiologică a cazului de Tuberculoză, pe care o înaintează la Direcţia Medicală. - Supraveghează clinic şi epidemiologic focarul timp de 3 luni de la izolarea ultimului caz în focar. - Pentru cazurile de retratamente se stabilesc aceleaşi măsuri de izolare, trimitere la examen de specialitate, raportare, examene contacţi. - Stabileşte măsuri de reducere a riscului îmbolnăvirii de TB în unitate: 1. în infirmerii, precum şi în secţiile de deţinere cu regim semideschis şi deschis să existe un program de dezinfecţie ciclică (săptămânală) a fiecărei camere, utilizând dezinfectante pentru aer cu acţiune bactericidă pentru bK; 2. existenţa lămpilor mobile de radiaţii ultraviolete (care să poată fi utilizate în încăperi atunci când deţinuţii nu se află în camere) şi montarea de lămpi fixe de RUV pe holurile unde circulaţia persoanelor este intensă (care să poată fi utilizate în perioadele în care deţinuţii se află în camere); 3. existenţa unui program de curăţenie şi aerisire a camerelor, coordonat de asistentul de igienă din unitate; 4. decontaminarea strictă a suprafeţelor în saloanele de izolare respiratorie în care sunt cazaţi bolnavii ( suspecţii) TB, utilizând dezinfectante cu acţiune bactericidă pentru bK; 5. recoltarea sputei se va face doar în spaţii special amenajate şi în recipiente care ulterior se incinerează, respectând Ordinul minstrului sănătăţii nr. 219 / 2002, cu modificările ulterioare, privind gestionarea deşeurilor rezultate din activitatea medicală; 6. dotarea cu echipament de protecţie: măşti de protecţie respiratorie (tip FFP2) utilizate de către personalul care însoţeşte bolnavul TB; - bolnavilor (suspecţilor) TB nu li se va permite ieşirea din cameră fără a purta masca de unică utilizare; 7. păstrarea evidenţei separate a foştilor bolnavi TB şi controlul acestora conform indicaţiilor medicului pneumoftiziolog; 8. se va evita contactul persoanelor infectate HIV cu bolnavi de TB, în special cei cu microscopie pozitivă; 9 acţiuni de educaţie pentru sănătate adresate persoanelor private de libertate, cât şi personalului, având ca temă “Prevenirea şi controlul Tuberculozei”; 10. chimioprofilaxia TB va fi aplicată doar la indicaţia unui medic pneumolog. Medicul pneumolog Stabileşte recoltarea a 3 probe de spută separate, inclusiv pentru suspecţii din penitenciarul la care examenul radiologic pulmonar este normal, precum şi efectuarea examenului radiologic. spital Completează formularul pentru solicitarea / raportarea examenului bacteriologic pentru TB (Anexa 4 din Ghidul Metodologic de Implementare a Programului Naţional de Control al TB 2007 – 2011). La confirmarea cazului, completează Fişa de anunţare a cazului de Tuberculoză, pe care o înaintează la Direcţia medicală (medicului epidemiolog), precum şi medicului unităţii care a trimis bolnavul, conform Ghidul Metodologic de Implementare a Programului Naţional de Control al TB 2007 – 2011). Înregistrează cazul în Registrul de Tuberculoză, precum şi în baza de date electronică, fiind raportat în baza naţională de date, prin conectare la 399

Manual de proceduri

Medicul radiolog din penitenciarul spital Medicul epidemiolog de spital Asistentul medical din secţia de Pneumoftiziologie Medicul specialist de laborator din penitenciarul spital care are secţie de Pneumoftiziologie

Medicul epidemiolog coordonator de zonă

Medicul epidemiolog coordonator central 400

serverul din cadrul Departamentului Central de Management al Programului Naţional de Control al tuberculozei. Fişele de declarare a cazului se trimit lunar (până în data de 10 a lunii următoare), atât la Departamentul Central de Management al Programului Naţional de Control al Tuberculozei, cât şi la Direcţia Medicală din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. La infirmarea cazului, completează Fişa de anunţare a infirmării cazului, pe care o înaintează la Direcţia medicală (medicului epidemiolog), precum şi medicului unităţii care a trimis bolnavul, conform Ghidul Metodologic de Implementare a Programului Naţional de Control al TB 2007 – 2011). Stabileşte tratamentul bolnavului de TB şi monitorizează evoluţia sub tratament conform Ghidul Metodologic de Implementare a Programului Naţional de Control al TB 2007 – 2011). Examenul radiologic este metoda utilizată frecvent pentru diagnosticul TB pulmonare. Modificările radiologice sunt utilizate ca argumente pentru diagnosticul TB pulmonare neconfirmate bacteriologic Coordonează ancheta epidemiologică pentru cazurile de Tuberculoză depistate în propria unitate. Supraveghează recoltarea probelor de spută în zile succesive, respectând Anexa 5 din Ghidul Metodologic de Implementare a Programului Naţional de Control al TB 2007 – 2011; Administrează tratamentul antituberculos, sub directă observare. Diagnosticul bacteriologic este singurul patognomonic, care stabileşte diagnosticul pozitiv al TB. Examinarea bacteriologică este principala metodă pentru diagnosticul de certitudine al TB. Pentru desfăşurarea activităţii în condiţii de securitate biologică, trebuie respectate cerinţele stabilite de Ordinul ministrului sănătăţii publice nr. 1301 / 20.07.2007. Examenul direct al frotiului de spută utilizând metoda de colorare Ziehl Nielsen este esenţial în controlul TB, pentru că ajută la identificarea bolnavilor cu contagiozitate ridicată. Cultivarea micobacteriilor din spută este o metodă cu sensibilitate mai mare pentru confirmarea diagnosticului de TB. Stabileşte spectrul de sensibilitate / rezistenţă al tulpinilor micobacteriene cu ajutorul antibiogramei. Testele de sensibilitate sunt obligatorii pentru toate cazurile cu reluări de tratamente. Primeşte copia Fişei unice de raportare a cazului de boală transmisibilă, de la medicul de unitate (pentru unităţile arondate); Colaborează cu medicul din unitate pentru buna desfăşurare a anchetei epidemiologice în focar (efectuarea examenelor de specialitate la contacţi, efectuarea dezinfecţiei terminale, supravegherea epidemiologică a focarului); Se deplasează în focar pentru efectuarea anchetei epidemiologice în vederea completării măsurilor de control începute în focar de medicul din unitate, în următoarele situaţii: - focarele din secţiile cu regim semideschis şi deschis; - focarele cu cazuri multiple; - focarele din colectivităţi de muncă sau şcolare; - alte situaţii care impun prezenţa medicului epidemiolog. Supraveghează măsurile de combatere luate în teritoriu şi stabileşte măsuri de luptă în focar care sunt necesare în completarea celor luate de medicul din unitate. Primeşte Fişa unică de raportare a cazului de boală transmisibilă transmisă de medicul care a depistat cazul;

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Asistentul de igienă sau cu atribuţii pe linie de igienă din penitenciar

Medicul pneumolog de la Dispensarul de Pneumoftiziologie teritorial din reţeaua MSP

Se deplasează în focar pentru efectuarea anchetei epidemiologice în vederea completării măsurilor de control începute în focar de medicul din unitate, în următoarele situaţii: - focarele din secţiile cu regim semideschis şi deschis; - focarele cu cazuri multiple; - focarele din colectivităţi de muncă sau şcolare; - alte situaţii care impun prezenţa medicului epidemiolog; Primeşte Fişele de anunţare a cazului, Fişele de anunţare a infirmării diagnosticului de TB, Fişele de declarare a cazului de Tuberculoză, de la Penitenciarele Spital cu secţie de Pneumofiziologie; Confruntă Fişele unice de raportare a cazului de boală transmisibilă cu Fişele de declararea cazului şi atenţionează medicii din teritoriu în cazul neraportării cazurilor noi şi retratamentelor; Supraveghează măsurile de combatere luate în teritoriu şi stabileşte măsuri de luptă în focar care sunt necesare în completarea celor luate de medicul din unitate. Primeşte Fişa de anchetă epidemiologică de la medicul care a depistat cazul. Evaluează calitatea anchetelor epidemiologice, în funcţie de: 1. Promptitudinea declanşării anchetei epidemiologice. Acest indicator apreciază gradul de interes şi operativitate în focarul de TB. Se analizează un număr de cel puţin 25 AE şi se calculează: - intervalul de timp mediu de la diagnostic, până la declanşarea AE (trebuie să fie sub 3 zile); -procentul cazurilor la care AE s-a declanşat după mai mult de 3 zile. 2. Procentul contacţilor controlaţi din totalul contacţilor identificaţi. Se determină numărul contacţilor identificaţi în mai multe AE, apoi se numără cei care au fost controlaţi: contacţi controlaţi / contacţi identificaţi X 100. Supraveghează măsurile de dezinfecţie în focar: Dezinfecţia terminală (care se realizează după izolarea bolnavului): - stabileşte, împreună cu medicul şef sau medicul care a depistat cazul, spaţiile care trebuie dezinfectate: camera în care a locuit bolnavul, spaţii de la locul de muncă al bolnavului, cabinete medicale, alte spaţii închise în care a intrat bolnavul înainte de depistare; - stabileşte concentraţia şi timpul de acţiune al soluţiei de lucru pentru dezinfecţia cu substanţe clorigene sau alte substanţe cu acţiune împotriva bK; - stabileşte materialele de dezinfecţie necesare şi obţine aprobările necesare pentru aprovizionarea corespunzătoare cu materiale de la serviciul Economic Administrativ (pompă pulverizatoare, mopuri, găleţi din material uşor lavabil); - stabileşte echipamentul de protecţie corespunzător pentru dezinfecţie, în funcţie de substanţa folosită; Îndeplineşte atribuţiile formulate de medicul care realizează ancheta epidemiologică, privind măsurile faţă de bolnav, faţă de sursa de agent patogen, suspecţi, contacţi, moduri şi căi de transmitere. Dacă, în urma investigaţiilor efectuate, diagnosticul de Tuberculoză se confirmă, medicul pneumolog de la Dispensarul de Pneumoftiziologie va face recomandarea internării bolnavului pentru tratament în penitenciarul spital care are secţie de Pneumoftiziologie şi care are arondată unitatea care a depistat cazul. Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Se transmite la Direcţia Medicală Fişa unică de raportare a cazului de boală transmisibilă în termen de 24 de ore de la depistarea cazului

401

Manual de proceduri

Medicul care a depistat cazul iniţiază măsurile de control în 24 de ore, conform procedurii S-a realizat examenul contacţilor cazului (clinic, radiologic şi cu laboratorul) S-a întocmit Fişa de Anchetă epidemiologică şi s-a înaintat la Direcţia Medicală, cu menţionarea examenelor efectuate la contacţi S-au luat măsuri de control (combatere) privind modurile şi căile de transmitere Se desfăşoară în unitate acţiuni de educaţie pentru sănătate având ca temă Prevenirea şi controlul Tuberculozei Se aplică în unitate măsuri de reducere a riscului de îmbolnăvire TB, conform procedurii În secţia de Pneumoftiziologie se aplică instrucţiunile cuprinse în Ghidul Metodologic de Implementare a Programului Naţional de Control al TB 2007 – 2011, privind diagnosticul şi tratamentul TB Medicul pneumolog trimite Fişa de anunţare a cazului de TB / Fişa de anunţare a infirmării cazului de TB la Direcţia Medicală, precum şi medicului care a depistat cazul Medicul pneumolog trimite lunar la Direcţia Medicală Fişele de declarare a cazului Medicul epidemiolog din penitenciarul spital coordonează ancheta epidemiologică pentru cazurile de TB depistate în propria unitate În laboratoarele care realizează diagnosticul TB, activitatea se desfăşoară în condiţii de securitate biologică, conform cerinţelor stabilite de Ordinul ministrului sănătăţii publice nr. 1301 / 20.07.2007 Medicul epidemiolog coordonator de zonă primeşte copia Fişei unice de raportare a bolilor transmisibile şi colaborează cu medicul care a depistat cazul de TB, pentru buna desfăşurare a anchetei epidemiologice Medicul epidemiolog coordonator central primeşte fişele de raportare conform procedurii, stabileşte măsurile necesare în cazul neraportării / întârzierii raportării datelor din teritoriu, evaluează calitatea anchetelor epidemiologice PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ P 027 - Depistarea, prevenirea şi combaterea hepatitei virală acută (HVA) în sistemul penitenciar Hepatitele virale sunt îmbolnăviri cauzate de virusuri diferite ca structură şi încadrare taxonomică, cu manifestări clinice polimorfe şi cu răspândire universală. Obiective: descrierea clară a activităţilor de depistare, confirmare şi tratament al hepatitei acute virale în sistemul penitenciar, în toate etapele sale, de la momentul depistării, la iniţierea acţiunilor ce conduc la un diagnostic prompt şi până la instituirea tratamentului şi a măsurilor de luptă în focar, descriind pas cu pas, modul de pregătire, implementare şi evaluare a activităţii procedurale, precum şi compartimentele / persoanele responsabile pentru fiecare etapă. Procedura: Medicii care îşi desfăşoară activitatea în cabinete medicale, secţii de spitalizare Depistează activ, precoce, cazurile de HVA, încă din perioada prodromală. Cazul suspect de HVA este definit ca: sindrom clinic compatibil cu suspiciunea de hepatită virală acută şi /sau sindrom clinic manifest de icter sau subicter, în absenţa altei cauze clinic evidentă, cu sau fără prezenţa unei situaţii de risc epidemiologic, demonstrată prin anamneză epidemiologică.

402

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Dispune trimiterea bolnavului în secţia de Boli infecţioase din localitatea / zona unde se află unitatea, pentru confirmarea / infirmarea diagnosticului de HVA. Cazul probabil de HVA este definit: caz suspect, în prezenţa unui sindrom de citoliză hepatică semnificativă, demonstrată prin probe de laborator. La confirmarea cazului, obţine aprobările necesare şi întocmeşte biletul de internare în penitenciarul spital (secţia Boli infecţioase). La infirmarea cazului, respectă recomandările primite de la medicul specialist pentru precizarea diagnosticului (ex. alte examene de specialitate, examene paraclinice şi de laborator). Ca urmare a faptului că iniţial nu se cunoaşte tipul de hepatită, încă de la depistare, anamneza epidemiologică va aduce informaţii, atât asupra sursei de agent patogen, posibile căi de transmitere, existenţa factorilor de risc pentru transmiterea enterală, cât şi pentru transmiterea parenterală. Pentru orientarea anchetei epidemiologice în funcţie de tipul de HVA, menţine legătura cu medicul infecţionist din secţia unde s-au efectuat investigaţii serologice, cât şi cu medicul epidemiolog coordonator de zonă, pentru a afla în timp util rezultatele analizelor. La formularea diagnosticului de HVA (suspiciune sau certitudine) iniţiază măsurile de control în focarul de HVA, în primele 24 de ore de la depistarea cazului. - Completează Fişa unică de raportare a cazului de boală transmisibilă, pe care o trimite la Direcţia Medicală, în termen de 24 de ore de la depistarea cazului; - Stabileşte dacă a venit în contact (în colectivitate sau în familie) cu alţi bolnavi: cu 30 - 45 de zile înainte de debut (pentru HVA tip A), cu 6 luni înainte de debut, pentru HVA tip B, cu 2 luni înainte de debut pentru HVA tip C, transferuri efectuate în această perioadă; - contactul presupus contaminant (data, tipul contactului, dacă existau semne, simptome de boală prezente la presupusa sursă de agent patogen); - antecedentele vaccinale: dacă persoana respectivă este / nu este vaccinată împotriva HVA tip B; - În focarele cu cazuri multiple, anunţă imediat medicul epidemiolog coordonator de zonă, pentru a completa măsurile de combatere; - Stabileşte lista contacţilor cazului (ex. din cameră, de la locul de muncă – pentru HVA cu transmitere enterală sau în funcţie de modul de transmitere al hepatitei tip B sau C, pentru aceste cazuri); - Stabileşte supravegherea clinică şi epidemiologică a contacţilor timp de 30 de zile de la izolarea ultimului caz din focar, pentru HVA tip A, timp de 3 luni pentru HVA tip B, timp de 2 luni pentru HVA tip C; - La confirmarea cazului, asigură efectuarea analizelor medicale pentru contacţi: transaminaze bilirubină, care se vor repeta după 14 zile de supraveghere, pentru HVA tip A (după 1, 2, 3 luni, în cazul HVA tip B şi după 1,2 luni, în cazul HVA tip C); - consemnează rezultatele de laborator (efectuate la bolnavi, suspecţi, contacţi) în Fişa de anchetă epidemiologică; - Stabileşte măsurile de control faţă de modurile şi căile de transmitere a agentului patogen în cazul HVA tip A (starea igienicosanitară a condiţiilor de locuit, igiena grupurilor sanitare, condiţiile de muncă, distribirea materialelor de igienă personală, a materialelor de curăţenie, aprovizionarea cu apă potabilă, modul de pregătire, transport, distribuire a alimentelor, modul de îndepărtare a reziduurilor menajere, dezinsecţii, deratizări efectuate); - Stabileşte măsurile de control faţă de modurile şi căile de transmitere a agentului patogen în cazul HVA tip B sau C (aplicarea precauţiunilor 403

Manual de proceduri

universale, decontaminarea şi sterilizarea corectă a instrumentarului, folosirea instrumentelor de unică utilizare, evitarea accidentelor în timpul procedurilor medicale, efectuează Ag HBs la contacţii cazurilor de HVA tip B, recomandă vaccinarea împotriva hepatitei tip B a contacţilor cu Ag HBs absent, intensificare acţiunilor de educaţie pentru sănătate având ca temă prevenirea în hepatita virală acută) - După primirea rezultatelor de laborator de la contacţi, completează Fişa de anchetă epidemiologică, pe care o înaintează medicului epidemiolog din Direcţia Medicală; - La externarea din penitenciarul spital: - se dispensarizează persoana respectivă timp de 6 luni, în care se efectuează examene de laborator la 1, 2, 3, 6 luni de la externare; - respectă recomandările din scisoarea medicală, pe care o primeşte de la medicul infecţionist. Serviciul SDRP La solicitarea medicului care a depistat cazul, asigură prompt escortarea bolnavului pentru prezentarea acestuia la spital şi acordă sprijin asistentului medical pentru prezentarea suspecţilor şi contacţilor la cabinetul medical din unitate. Serviciul DEA La solicitarea medicului care a depistat cazul, asigură prompt autosalvarea necesară transportului la spital al bolnavului; Sprijină din punct de vedere financiar efectuarea analizelor medicale la contacţi, în cazul unităţilor care nu dispun de laborator de analize medicale. Asistentul medical Transportă probele la laborator în condiţii de siguranţă biologică şi însoţite de bilet de trimitere; Însoţeşte bolnavul la prezentarea acestuia în secţia de Boli infecţioase; Îndeplineşte atribuţii stabilite de medicul care coordonează ancheta epidemiologică, în vederea: - supravegherii clinice şi epidemiologice zilnice a contacţilor (timp de 30 de zile de la izolarea ultimului caz din focar); - realizează termometrizarea zilnică a contacţilor în perioada de supraveghere a focarului şi notează valorile observate în Fişa de supraveghere a focarului (asigură decontaminarea termometrelor după fiecare utilizare). Asistentul medical de Supraveghează măsurile de dezinfecţie în focar (se realizează iniţial, igienă (sau cu atribuţii deoarece nu se cunoaşte tipul de HVA, după ce se stabileşte tipul de HVA, se realizează doar dacă este hepatită cu transmitere enterală): pe linie de igienă) - Dezinfecţie terminală în camera în care a locuit bolnavul, în camera (salonul) în care a fost izolat bolnavul până la transportul în secţia de Boli infecţioase; - Separarea veselei şi tacâmurilor bolnavului şi decontaminarea acestora cu substanţe clorigene (după fiecare servire a mesei); - Separarea lenjeriei bolnavului (de pat şi de corp) şi decontaminarea acesteia cu substanţe clorigene înainte de spălare 1-2 ore (4 litri soluţie de lucru, la 1 kg lenjerie); - decontaminarea mijlocului de transport (autosalvare), la revenirea în unitate; - stabileşte concentraţia şi timpul de acţiune al soluţiei de lucru pentru dezinfecţia cu substanţe clorigene sau alte substanţe cu acţiune împotriva virusurilor hepatitei; - stabileşte materialele de dezinfecţie necesare şi obţine aprobările necesare pentru aprovizionarea corespunzătoare cu materiale de la serviciul Economic Administrativ (pompă pulverizatoare, mopuri, găleţi din material uşor lavabil); - stabileşte echipamentul de protecţie corespunzător pentru dezinfecţie, în funcţie de substanţa folosită; 404

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Medicii din laboratoarele penitenciarelor spital

Medicii din secţiile de Boli infecţioase ale penitenciarelor spital

Secţii din penitenciarul spital care au în îngrijire nou născuţi şi sugari

Îndeplineşte atribuţiile formulate de medicul care realizează ancheta epidemiologică, privind măsurile faţă de bolnav, suspecţi, contacţi, moduri şi căi de transmitere, educaţia pentru sănătate. Stabilesc etiologia HAV, în conformitate cu Ordinul ministrului sănătăţii nr. 552 / 1998: - testarea pentru virusul hepatitei A: anticorpii HAV Ig M a tuturor cazurilor internate ca suspect. HVA tip A confirmată etiologic prin HAV Ig M pozitiv, nu necesită investigaţii seroepidemiologice complementare, nici în faza acută, nici în convalescenţă; - testarea pentru virusul hepatitei B: anticorpii HBc Ig M, pentru toate cazurile HAV Ig M negative; În cazurile anti - HAV Ig M negativ şi anti – HBc negativ, dar în care este susţinut diagnosticul de hepatită acută virală, se reinvestighează serologic pentru anti HVC, anti HVD, dacă laboratorul are această posibilitate: - anticorpii HCV, pentru cazul probabil de hepatită virală acută cu virusul hepatitei C; - anticorpii HDV IgM, în prezenţa anti HBc Ig M şi Ag HBs, în caz de coinfecţie HBV – HDV; - anticorpii HDV IgM, în prezenţa Ag HBs, iar anti - HBc Ig M sunt negativi, în caz de suprainfecţie cu virusul delta Raportează lunar la Direcţia Medicală, examenele serologice efectuate în diagnosticul HVA. Asigură internarea persoanelor suspecte / confirmate cu HAV; Efectuează anamneza epidemiologică pentru fiecare caz de HVA (datele obţinute se înscriu în foaia de observaţie); Raportează zilnic, telefonic, cazurile de suspiciune / confirmate HVA internate în ultimele 24 de ore, medicului epidemiolog din Direcţia Medicală; Recomandă efectuarea analizelor de laborator pentru diagnosticul etiologic la fiecare caz suspect de HVA internat; Asigură trimiterea probelor la laborator în condiţii de securitate biologică, însoţite de bilet de trimitere completat corespunzător (datele personale ale bolnavului, vârsta, data internării, data recoltării, diagnosticul de caz suspect hepatită virală acută, semnătura şi parafa lizibilă a medicului care a solicitat investigarea); Cazul confirmat de HVA este definit ca: un caz probabil, la care se adaugă rezultatele serologiei specifice pentru confirmarea diagnosticului etiologic (anti - HAV Ig M, anti – HBc Ig M, alte investigaţii serologice prezentate mai sus). Cazurile de hepatită virală acută la care nu s-au efectuat probele obligatorii pentru diagnosticul etiologic (anti – HAV Ig M şi anti – HBc) vor fi raportate ca hepatită acută cu etiologie nedeterminată (se admite doar în situaţii de excepţie). La externarea bolnavului: - completează Fişa de declarare a cazului, pe care o înaintează medicului epidemiolog din Direcţia Medicală; - completează biletul de ieşire din spital şi scrisoarea medicală, pe care le transmite medicului care va dispensariza bolnavul; Asigură, prin medicul de familie care are în îngrijire copilul, vaccinarea împotriva Hepatitei tip B, conform Programului Naţional de Imunizări; Pentru nou născuţii din mame purtătoare de Ag HBs, se asigură schema rapidă de vaccinare, la interval 0,1,2 luni şi revaccinare la 12 luni;

Medicul epidemiolog Coordonează ancheta epidemiologică a cazurilor depistate în din penitenciarul spital unitatea proprie; Primeşte copia Fişei unice de raportare a bolilor transmisibile din teritoriul arondat; 405

Manual de proceduri

Colaborează cu medicii din teritoriul arondat pentru buna desfăşurare a anchetelor epidemiologice în focarele având cazuri unice; Se deplasează în focarele de cazuri multiple sau alte situaţii epidemiolgice, ex. HVA ca infecţie nosocomială, pentru a lua măsurile necesare de combatere. Medicul epidemiolog Se deplasează în focare de cazuri multiple sau alte situaţii coordonator central epidemiolgice, ex. HVA ca infecţie nosocomială pentru a lua măsurile necesare de combatere, ; Stabileşte dacă este necesară vaccinarea împotriva Hepatitei tip A; Primeşte Fişa unică de raportare a bolilor transmisibile şi Fişa de anchetă epitemiologică de la medicul care a depistat cazul; Primeşte Fişa de declarare a cazului de la medicul infecţionist din penitenciarul spital; Este informat telefonic, de către secţiile de Boli infecţioase, despre toate cazurile internate cu 24 de ore înainte, având diagnosticul suspiciune / certitudine HVA; Verifică, pe baza datelor obţinute, mersul anchetelor epidemiologice, neraportarea la timp şi ia măsuri de remediere a situaţiei observate; Centralizează datele şi informează trimestrial conducerea Direcţiei Medicale, privind morbiditatea şi măsurile de control necesare; Realizează un protocol de colaborare cu Ministerul Sănătăţii Publice, în vederea transmiterii datelor de morbiditate din sistemul penitenciar. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Se respectă circuitul bolnavului / suspectului de HVA, de la depistare, până la internarea în penitenciarul spital, secţia Boli Infecţioase Se efectuează analize de laborator la contacţii cazurilor de hepatită virală acută (transaminaze, bilirubină) Se efectuează Ag HBs la contacţii cazurilor de HVA tip B Medicii care au depistat cazul transmit Fişa unică de raportare şi Fişa de anchetă epidemiologică la Direcţia Medicală Medicii care au depistat cazul iau măsuri de control în focar, conform procedurii Se stabileşte diagnosticul de laborator, conform procedurii Medicii infecţionişti raportează realizează declararea cazului, conform procedurii Se asigură vaccinarea conform Programului Naţional de Imunizări Medicul epidemiolog centralizează datele, analizează situaţia morbidităţii, elaborează măsuri de control Nu Obs.

PROCEDURA: 028 Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare corespunzătoare cazării, hrănirii, activităţilor socio-educative şi muncii persoanelor private de libertate Scop: prevenirea apariţiei îmbolnăvirilor şi menţinerea stării de sănătate a persoanelor private de libertate, prin asigurarea condiţiilor igienico-sanitare de viaţă şi a altor spaţii legate de activitatea socioeducativă şi munca acestora în penitenciare. Premise: Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare cuprinde următoarele activităţi: autorizarea sanitară de funcţionare a spaţiilor din unitate, verificarea menţinerii acestor condiţii la standardele pentru care s-a făcut autorizarea, propunerea de măsuri pentru remediere şi îmbunătăţire. 406

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Persoanele care participă la realizarea acestei activităţi sunt medicii şi asistenţii medicali din unitate, medicii inspectori din cadrul ANP. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Cine răspunde Administraţia locului de deţinere Activităţi 1. Se obligă să se încadreze în standardele stabilite de organismele naţionale şi internaţionale privind asigurarea condiţiilor igienicosanitare necesare păstrării sănătăţii persoanelor private de libertate. 2.Între două avizări, în cazul în care elementele care au stat la baza autorizării se modifică, cere autorităţii de sănătate publică demararea procedurilor în vederea emiterii unei noi autorizaţii sanitare de funcţionare 3. Analizează rapoartele şi propunerile medicului-şef cu privire la condiţiile igienico-sanitare din unitate şi ia măsurile ce se impun. În cazul în care cele sesizate nu sunt de competenţa directorului, se solicită prezenţa medicului igienist din ANP. 1. Realizează toate măsurile necesare în vederea încadrării spaţiilor în standardele stabilite de organismele naţionale şi internaţionale privind asigurarea condiţiilor igienico-sanitare necesare păstrării sănătăţii persoanelor private de libertate 2. În vederea autorizării sanitare, întocmeşte cererea de eliberare a autorizaţiei sanitare, Dosarul tehnic ce cuprinde schiţa - planul dimensionat cu structura interioară a unităţii şi Memoriul tehnic descriptiv 3. Anexează dovada achitării taxei de autorizare (chitanţa) Va pretinde persoanelor private de libertate să respecte măsurile de igienă individuală şi colectivă. 1. Pentru autorizarea sanitară a spaţiilor 1.1. Participă alături de sectorul economico-administrativ la întocmirea Memoriului tehnic descriptiv – explicarea circuitelor functionale, a modului de aprovizionare cu apă potabila, modul de evacuare a apelor uzate, a deşeurilor; prezentarea dotărilor existente pentru desfăşurarea activităţii; 1.2. Participă la întocmirea adresei de înaintare către Autoritatea de Sănătate Publică locală, în care menţionează că trimite dosarul cu documentarul necesar, cererea şi chitanţa, solicitând autorizarea sanitară a unităţii. Spaţiile ce se autorizează: cabinete medicale, spaţii de cazare, spaţii de învăţământ, bloc alimentar, ateliere, spălătoria 1.3. Păstrează la cabinetul medical Dosarul de unitate al condiţiilor igienico-sanitare, care cuprinde: fişa de obiectiv, procesul-verbal de constatare a condiţiilor igienico-sanitare şi autorizaţia sanitară de funcţionare. 2. Verifică aspectele referitoare la condiţiile igienico-sanitare din unitate, periodic sau la sesizările asistentului de igienă, altui personal medico-sanitar, educativ sau de supraveghere din unitate 3. Răspunde pentru realizarea controlului medical periodic în sectoarele cu risc crescut, conform reglementărilor în vigoare. - Urmăreşte efectuarea analizelor de laborator şi examinarea clinică a persoanelor care îşi desfăşoară activitatea în zone cu risc epidemiologic crescut şi interzice desfăşurarea acestor activităţi de către cei necontrolaţi sau neavizaţi medical, conform ordinelor în vigoare ale Ministerului Sănătăţii Publice referitoare la metodologia privind examenul medical la angajarea în muncă, controlul medical periodic şi examenul medical la reluarea muncii 407

Directorul unităţii

DEA

Întregul personal al unităţilor de detenţie Medicul şef sau înlocuitorul

Manual de proceduri

Medicul de unitate Asistentul de igienă sau asistentul de medicină generală însărcinat cu probleme de igienă

4. Anunţă imediat conducerea unităţii, prin rapoarte detaliate, dacă există deficienţe pe linie de igienă şi propune soluţii de remediere a acestora, eventual în colaborare cu medicul igienist 5. Întocmeşte rapoarte, situaţii, statistici legate de condiţiile igienicosanitare din unitate Verifică periodic, la ordinul medicului şef sau la sesizarea asistentului de igienă sau medicină generală, condiţiile igienico-sanitare din spaţiile de cazare, blocul alimentar, spălătorie, punctele de lucru, etc. 1. Controlează săptămânal condiţiile igienico-sanitare din camerele de deţinere, blocul alimentar şi anexe, locurile de muncă, spălătorie, PPD, locurile de desfăşurare a activităţilor educative, sectorul „Vizite” 1.1. Inspecţia zilnică a fiecărei camere de deţinere de pe secţie, cu verificarea aspectelor legate de: 1.1.1. Aprovizionarea cu apă potabilă - apa rece trebuie asigurată permanent 1.1.2. Eliminarea apei reziduale - chiuvetele, closetele şi sifoanele din pardoseli să nu fie înfundate 1.1.3. Colectarea deşeurilor solide în camerele de deţinere – se face în recipiente etanşe, prevăzute cu saci de polietilenă de unică utilizare, care să fie prevăzute cu capac şi a căror evacuare să fie făcută zilnic 1.1.4. Iluminarea naturală şi artificială a camerei 1.1.5 Condiţiile de microclimat care trebuie să asigure un confort termic: • Aerisirea • Volumul de aer /persoană • Noxele • Temperatura aerului • Curenţii de aer • Umiditatea • Temperatura suprafeţelor 1.1.6. Curăţenia grupului sanitar, a camerei şi anexelor, cu eventuala prezenţă a vectorilor 1.1.7 Verifică dacă schimbarea lenjeriei de corp şi de pat se face conform ordinelor în vigoare, precum şi modul în care se asigură spălarea acesteia 1.2. Verifică rampa de gunoi – colectare corectă a deşeurilor, în recipiente etanşe, rezistente 1.3. Supraveghează modul în care se asigură protecţia sanitară şi starea de întreţinere a instalaţiilor tehnico-sanitare 1.4. Recoltează lunar probe de apă pentru analize dozimetrice, chimice şi bacteriologice 1.5. Controlează permanent modul în care se asigură măsurile în vederea realizării igienei individuale a persoanelor private de libertate, inclusiv asigurarea cu articole de igienă personală 1.6. Controlează săptămânal felul în care se asigură tunsul şi îmbăierea efectivelor 1.7. Derulează programe de educaţie pentru sănătate 1.8. La blocul alimentar, zilnic: 1.8.1. Verifică dacă hrana a fost dată în consum în maximum două ore de la preparare 1.8.2.Consemnează într-un registru păstrat la blocul alimentar, calitatea hranei 1.8.3. Realizează zilnic triajul epidemiologic la blocul alimentar şi ţine evidenţa acestuia

408

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1.8.4. Circuitul alimentelor: să nu se intersecteze alimentele crude cu cele semipreparate sau preparate 1.8.5. Starea de curăţenie a pereţilor, podelei, sifon de scurgere; cantitate suficientă de agenţi de curăţare: detergenţi, substanţe dezinfectante 1.8.6. Starea de funcţionare a maşinilor de tocat, curăţat, etc. 1.8.7. Asigurarea apei reci şi a apei calde 1.8.8. Vestiarele şi grupurile sanitare: curăţenie, dotare, echipament 1.8.9. Etanşeităţile uşilor, ferestrelor, perdele şi plase împotriva vectorilor 1.8.10 Gurile de aerisire necolmatate 1.8.11. Butuc de tranşare a cărnii – curăţat, spălat, acoperit cu sare 1.8.12. Aspecte organoleptice ale alimentelor, termene de valabilitate 1.8.13. Camera de pâine: să aibă rafturi de lemn sau stative metalice, prevăzute cu perdele de tifon 1.8.14. Camera de curăţat zarzavaturi 1.8.15. Camera de tranşat carne 1.8.16. Camera de spălat vesela 1.8.17. Camera de depozitat vesela, separarea veselei după criterii: carantină, TBC, minori, etc. 1.8.18. Locul unde sunt colectate deşeurile menajere şi modul lor de evacuare 1.8.19. Agregatele frigo-tehnice: starea, funcţionarea lor şi graficele de temperatură 1.9. Prepararea şi darea în consum a hranei: 1.9.1. Diversitatea meniului, proprietăţi organo-leptice ale mâncărurilor, cantitatea 1.9.2. Darea în consum a hranei: Hrana preparată este pusă în vase de inox (marmite, oale, cratiţe) şi transportată cu un cărucior, pe secţii. 1.9.3. Pâinea să fie transportată în lăzi acoperite cu un tifon. 1.9.4. Persoanele private de libertate care servesc mâncarea să poarte halat şi mănuşi de unică utilizare, 1.9.5. Starea liftului de transport alimente şi a camerelor de pe secţii unde este depozitată vesela pentru secţia respectivă. 1.10. La punctele de lucru: Verifică lunar la locurile de muncă din incinta unităţii şi la punctele de lucru exterioare modul în care se asigură condiţiile igienico-sanitare de la vestiarele punctelor de lucru: prezenţa apei potabile, integritatea şi curăţenia instalaţiilor sanitare, prezenţa hârtiei igienice, a prosoapelor de şters mâinile/funcţionarea uscătoarelor de mâini - spălatul pe mâini - servitul hranei - folosirea cănilor individuale, - îndepărtarea apei uzate - existenţa şi folosirea echipamentului de protecţie - prezenţa noxelor în aer - menţinerea stării de curăţenie 1.11. La spălătorie: - Starea de funcţionare a maşinilor de spălat, uscat şi călcat - Circuitul rufelor – să nu se intersecteze rufele curate cu cele murdare - Detergenţi şi substanţe dezinfectante în cantitate suficientă 409

Manual de proceduri

1.12. La punctul de primire deţinuţi: - starea de funcţionalitate a trusei de tuns, duşurilor - Curăţenia spaţiilor şi echipamentelor folosite - Funcţionarea aperi curente 1.13. La sectorul “Vizite”: starea de curăţenie, funcţionarea grupurilor sanitare, apă curentă, hârtie igienică, săpun şi prosop de şters mâinile 2. Sesizează medicul şef sau înlocuitorul acestuia asupra aspectelor necorespunzătoare. 3. Ţine evidenţa carnetelor de sănătate a cadrelor şi persoanelor private de libertate care lucrează în sectoarele cu risc epidemiologic. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Respectarea termenelor de autorizare Registrul de verificare a calităţii hranei Da Nu Obs.

410

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A007 REGISTRATURA GENERALĂ ŞI ARHIVĂ
A00701 Registratură
PROCEDURA A00701000 Primirea/înregistrarea/repartizarea/ieşirea documentelor Scop: Primirea/înregistrarea/repartizarea/ieşirea corespondenţei adresată ANP şi unităţile subordonate Premise: Gestionarea documentelor în funcţie de conţinutul lor Aplicabilitate: în ANP şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Personal Procedura

Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul
Serviciului

PRIMIRE ACT Primirea corespondenţei se face prin poşta specială, poştă civilă , fax, email , depunere personală. În cazul primirii corespondenţei prin poşta specială cât şi cea civila, se deschide corespondenţa. Se face verificarea numerelor de pe plicuri cu ceea ce este in plicuri. • În cazul în care există borderou se va controla fiecare număr in parte ca sa coincidă cu numărul lucrărilor înscrise pe plic. • Se semnează borderoul • se predă lucrătorului de la poşta specială Grupează lucrările in funcţie de conţinutul fiecăreia. INREGISTRARE ACT Deschide aplicaţia soft Secretariat. Se face logarea prin intermediul unui user si a unei parole. În cazul înregistrării se alege din programul secretariat căsuţa ‘’înregistrare’’ • in căsuţa TIP ACT se selectează tipul actului din lista existenta • in căsuţa SOSIT PRIN se selectează tipul actului din lista existenta • in căsuţa LISTA EXPEDITORI – se creează o lista de expeditori. Pentru a se găsi sau adaugă un expeditor se scrie in căsuţa EXPEDITOR instituţia de la care a venit actul, se bifează ori adaugă, daca nu exista deja in lista ori caută, daca instituţia deja exista. • NUMARUL DE INREGISTRARE AL EXPEDITORULUI – se completează cu numărul si data de intrare al documentului de la instituţia expeditoare. ( in cazul in care nu are data se pune data din ziua înregistrării actului) • CONTINUT – se completează pe scurt conţinutul documentului • După completarea tuturor căsuţelor, ne vom întoarce la începutul ferestrei vizualizate, unde apare, sus, in partea stânga, căsuţa INREGISTREAZA ACT, unde după verificarea tuturor detaliilor se va apăsa aceasta căsuţa unde va apărea numărul de înregistrare al actului • Numărul de înregistrare este înscris pe document • Pentru înregistrarea unui nou document se vor parcurge de la început toţi paşii REPARTIZARE În funcţie de conţinut documentele sunt predate pe bază de condica secretariatului direcţiei / serviciului pentru a fi soluţionate IEŞIRE (SCĂDERE) CORESPONDENŢĂ ORDINARĂ Se selectează din partea stânga a ferestrei aplicaţiei de secretariat , căsuţa IEŞIRE ACT 411

Manual de proceduri

În căsuţa numărul actului ,care apare in partea de sus a ecranului , se scrie numărul de înregistrare al actului, care se doreşte a fi căutat pentru ieşire (a i se face scăderea) şi se dă căutare pentru a fi găsit documentul. Următoarea rubrica de completat va fi MOD DE SOLUŢIONARE TIPIZAT, unde din lista se va alege opţiunea dorita Următoarea rubrica de completat va fi MOD DE SOLUŢIONARE DETALIAT - se va scrie mai amănunţit conţinutul documentului Următoarea rubrica de completat va fi STAREA ACTULUI - se va selecta opţiunea expediat sau clasat Următoarea rubrica de completat , va fi ŞI SE EXPEDIAZA CĂTRE, se va completa cu numele persoanei / instituţiei unde se va expedia lucrarea Următoarea rubrica de completat , va fi DATA EXPEDIERII – se va completa cu data in care se operează in calculator ieşirea (scăderea) lucrării; Următoarea rubrica de completat , va fi ACTUL SE CLASEAZĂ LA - se va alege din lista existenta biroul/compartimentul/persoana la care se clasează lucrarea După ce s-au completat toate căsuţele, ne vom întoarce la începutul ferestrei vizualizate, si vom apăsa pe ÎNREGISTREAZA IESIREA. Pentru ieşirea (scăderea) unui nou document se vor parcurge de la început toţi paşii CĂUTARE ACT Se deschide căsuţa PAGINA CĂUTARE ACTE – se alege un criteriu de căutare si apăsaţi butonul AFIŞEAZĂ În căsuţa următoare se scrie expresia din conţinutul documentului / expeditorul / numărul de la expeditor / numărul actului înregistrat in aplicaţia Secretariat care se doreşte a fi găsit Se apasă apoi căsuţa AFIŞEAZĂ În pagina căutare act vor apărea mai multe numere si se va da clic pe numărul dorit Se vizualizează actul dorit Se vor opera modificările dorite Se apăsa salvează fişă act Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701100 Primire cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit Scop: Primirea cererii in vederea eliberării adeverinţei de detenţie/venit Premise: Gruparea şi sortarea în funcţie de conţinutul actelor primite Aplicabilitate: în ANP Personal Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Procedura PRIMIRE ACT Primirea cererii pentru eliberarea unei adeverinţe de detenţie/venit se face prin poşta specială, poştă civilă , fax, e-mail , depunere personală. În cazul primirii cererii prin poşta specială cât şi cea civila, plicurile se vor deschide. Se face verificarea numerelor de înregistrare înscrise pe plicuri cu nr. de înregistrare al lucrărilor. • În cazul în care există borderou se va controla fiecare număr in parte ca sa coincidă cu numărul lucrărilor înscrise pe plic. • Se semnează borderoul

412

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

• Se predă lucrătorului de la poşta specială Grupează lucrările in funcţie de conţinutul lor. În cazul in care solicitarea este depusa personal la sediul instituţiei petentului i se va comunică numărul de înregistrare. Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701101 Înregistrare cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit Scop: Înregistrarea cererii în aplicaţia soft Secretariat Premise: înregistrarea cererilor în vederea identificării în aplicaţia soft Secretariat Aplicabilitate: în ANP Personal Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Aspecte de verificat Procedura INREGISTRARE ACT
• Se va respecta procedura de înregistrare/repartizare/ieşire A00701000

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA A00701102 Întocmire adresă de înaintare către arhiva anp din cadrul BAGR, DSDRP – Serviciul evidenţă şi transfer, D.M.R.U. şi unităţile de penitenciare Scop Premise: Aplicabilitate: în ANP Personal Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Procedura Se întocmeşte adresă de înaintare către arhiva A.N.P. din cadrul B.A.G.R. (pentru persoanele puse în libertate înainte de anul 1997), către D.S.D.R.P. – Serviciul Evidenţă şi Transfer (pentru persoanele puse în libertate după anul 1997) • dacă răspunsul primit de la B.A.G.R. este negativ, iar petentul susţine în cerere ca a fost pus în libertate de la o unitate subordonată A.N.P., se vor lua măsuri de înaintare adresă şi către unitatea respectivă. Se întocmeşte adresă de înaintare către DMRU pentru eliberarea fişei de evidenţă de la dosarul profesional, după primirea acesteia se întocmeşte adresă către unitatea respectivă, după evidenţele arhivistice, în vederea eliberării adeverinţei de venit. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat

413

Manual de proceduri

PROCEDURA A00701103 Tehnoredactarea răspunsului Scop Premise: Aplicabilitate: în ANP Personal Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Şef serviciu Aspecte de verificat Procedura După primire, se întocmeşte şi tehnoredactează răspunsul cuvenit, cu date din fişa matricolă penală (fişa de evidenţă), conform Legii nr. 544/2001 privind informaţiile de interes public Se înaintează şefului de serviciu spre verificare şi avizare, după care se introduce în mapa directorului general pentru aprobare. Verifica si avizează lucrarea Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701200 Corespondenţa primită SCOP: Asigura primirea corespondentei prin posta civila, posta speciala APLICABILITATE: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Personal Procedura Lucrătorul de secretariat Verificarea corespondenţei – este operaţiunea necesară pentru a constata eventuale greşeli de expediţie, dacă numărul lucrărilor corespunde cu sau persoana cele scrise în borderou sau dacă sunt în stare bună. desemnata din cadrul Semnătura de primire în borderou trebuie să fie lizibilă. serviciului Înainte de deschidere, se grupează în teancuri distincte in funcţie de mărimea plicurilor Nu se deschid scrisorile care poartă menţiunea “Personal” “strict secret”, Strict personal” Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701201 Repartizare Scop: Asigura repartizarea corespondentei pe compartimente Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Personal Procedura Lucrătorul de secretariat Se face o selecţie a lucrărilor oficiale de cele personale şi se aşează în ordinea importantei. sau persoana Se înregistrează toată corespondenţa in borderou; desemnata din cadrul Se repartizează pe bază de semnătură şi condică de predare – primire serviciului secretariatului compartimentului scris la destinatar Se conexează borderourile şi condicile de primire şi expediere a corespondenţei şi se înregistrează in vederea arhivării 414

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aspecte de verificat PROCEDURA A00701202 Corespondenţă expediata Scop: Asigura expedierea corespondenţei

Da

Nu

Obs.

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Personal Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Procedura Se colectează întreaga corespondenţă pe bază de condică şi semnătură; Se face verificarea documentelor ca denumirea şi adresa completă a expeditorului / destinatarului , numărul de înregistrare din condică să corespundă cu cel de pe plic; Pregătirea plicurilor în vederea expedierii: • Scrierea adresei corectă pe plic care trebuie să cuprindă elementele: numele destinatarului; numele străzii şi numărul; numele localităţii; oraşul cu oficiul poştal; numele judeţului/ districtului; codul poştal;ţara. • Se notează fiecare element al adresei pe un rând, separat; • Se lasă în partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila poştei ; • Se scrie codul poştal în partea de jos a adresei; • Se scrie orice menţiune specială, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenţia …, separat de adresa,de obicei la două spaţii albe de numele destinatarului; menţiunea Urgent se va scrie pe plic în dreapta şi dedesubtul adresei • Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii înainte de împăturire. Împăturirea şi introducerea lucrărilor in plic • Se procedează astfel încât atunci când se scoate scrisoarea din plic, antetul să fie în partea de sus; • Se evită împăturirea scrisorii mai mult decât este nevoie pentru a fi introdusă în plic. Se sigilează plicurile prin aplicarea în locul punctelor de legătură ştampila cu denumirea unităţii expeditoare, iar coletele prin imprimarea unui sigiliu în plumb sau ceară la capetele înnodate ale sforii astfel încât să fie imposibilă despachetarea / scoaterea conţinutului fără violarea acestora; Se înregistrează toată corespondenţa in borderou întocmit in două exemplare , exemplarul 1 însoţeşte corespondenţa iar exemplarul 2 rămâne la expeditor Se verifică numărul trimiterilor ,concordanţa dintre datele înscrise pe trimiteri şi cele de pe borderou , integritatea ambalajului, ştampilelor şi sigiliilor aplicate; Se cartează pe mărimi şi servicii corespondenţă; Distribuirea şi colectarea corespondenţei se face in locuri amenajate intre curieri în condiţii de siguranţă şi operativitate; Da Nu Obs.

Aspecte de verificat

415

Manual de proceduri

PROCEDURA A00701300 Întocmirea deciziei zilnice a directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Scop: Întocmirea Deciziei Zilnice pe Unitate Premise: Întocmirea D.Z.U. în conformitate cu art.1-3 din Decizia directorului general al A.N.P. nr. 336/22.09.2004 Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Personal Secretariatul direcţiilor/serviciilor Şef direcţie/serviciu Director general Secretariatul direcţiilor/serviciilor Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Director general Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Lucrătorul de secretariat sau persoana desemnata din cadrul serviciului Procedura Întocmirea D.Z.U. în conformitate cu art.1-3 din Decizia directorului general al A.N.P. nr. 336/22.09.2004 Avizarea documentului Aprobarea documentului Proiectele deciziei zilnice sunt aprobate la nivelul direcţiilor/serviciilor/birourilor ANP Întocmirea D.Z.U Prezentarea D.Z.U. directorului general Aprobarea Deciziei Zilnice pe unitate Înregistrarea Deciziei Zilnice Aducerea documentului la cunoştinţă şefilor direcţiilor şi serviciilor din cadrul A.N.P. Predarea documentului la Secretariatul Serviciului Cabinet

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00701300) Nr. Denumire document crt. 1 Proiect Decizie zilnică PROCEDURA A00701400 - Arhivarea documentelor Scop: Gruparea/ordonarea documentelor neoperative. Aplicabilitate: in Administratia Ntionala a Penitenciarelor – Aparat central si unitati penitenciare. Personal Lucratorul de secretariat sau persoana desemnata de seful directiei respective Procedura 1. Documentele se predau la depozitul de arhiva in al doilea an de la constituire pe baza de inventar si proces verbal de predare primire, in primul trimestru al anului ; 2. Dosarele care contin documente de mobilizare se predau la arhiva dupa 2 anii de la iesirea din vigoare a planului de mobilizare la care se refera; 3. Lucratorul de secretariat sau persoana desemnata de seful directiei respective grupeaza documentele si le coase in dosare in ordine

416

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

cronologica, in ordinea numerelor de inregistrare sau datei, astfel ca cele de la inceputul anului sa fie deasupra, iar cele de la sfarsitul anului dedesupt. Raspunsurile se anexeaza imediat dupa actele de baza , iar anexele indiferent de data se alatura actelor la care se refera. 4. Documentele care prezinta o importanta deosebita din punct de vedere al valorii lor, documentele brosate, sau cele in format mere care prin impaturire s-ar putea deteriora , nu se cos in dosare ci se predau separat. 5. Statele de plata ale salariilor se vor grupa separat de actele justificatoare (ordine, decizii privind miscarea personalului, comunicarile privind modificarile in drepturile benesti, certificatele de alocare si scoatere la drepturi, precum si bazele de calcul la notele explicative, certificatele medicale, situatii de prezenta la serviciu, etc), cronologic, pe luni, pe trimestre, pe semestre, anual, iar daca depasesc marimea unei coli obijnuite se vor plia si lega in 2 coperti normale. 6. In dosarele cu statele de plata nu se vor introduce copiile statelor de plata a drepturilor banesti, certificate medicale, ciornele, delegatiile, sau alte semenea acte. 7. Gruparea in dosare a documentelor clasificate se va face identic , cu urnatoarele precizari: a) - gruparea documentelor in dosare se face în baza omenclatorului arhivistic; b) - gruparea documentelor clasificate in dosare se face separat de cele neclasificate; c) - documentele secrete de serviciu si neclasificate care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaţii, grafice, schiţe, tabele) si care nu pot separate, vor intra in componenta dosarelor cu documente secrete de stat; d)- gruparea documentelor secrete de stat in dosare, legarea acestora, numerotarea filelor si certificarea se fac in anul următor creării lor, la compartimentul special, urmând a se preda la depozitul de arhiva la expirarea caracterului secret; Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701401 Constituirea dosarului cu documente neoperative Scop: Constituirea dosarului cu documentelor neoperative are ca scop pastrarea, conservarea si identificarea cat mai usor a datelor din documentele arhivate. Aplicabilitate: in Administratia Ntionala a Penitenciarelor – Aparat central si unitati penitenciare Personal Lucratorul de secretariat sau persoana desemnata de seful directiei respective Procedura 1 - se indeparteaza agrafele, capsele, etc(din metal) 2 - sa indeparteaza filele nescrise; 3 - cusutul si legarea documentelor in dosar se va face astfel încât să se asigure posibilitatea deplina a citirii integrala a textului, a datelor si rezoluţiilor; 4 - dosarele nu trebuie sa conţină mai mult de 250-300 de file, iar in cazul depasirii acestui numar se vor constitui mai multe volume ale aceluiasi dosar(exceptie fac dosarele individual ale persoanelor private de libertate); 417

Manual de proceduri

5 - pe coperta dosarului si foaia cu titlu se vor scrie, fara prescurtari urmatoarele elemente: denumirea dir/serv/comp/bir care a creat dosarul , numarul indicativului din Nomenclatorul arhivistic, titlul dosarului dupa nomenclator, data inceperii si data incheierii, numarul filelor , volumul, termenul de pastrare; 6 - daca dosarul contine documente clasificate pe coperta si foaia de titlu se va scrie clasa si nivelul de clasificare, in functie de importanta valorii protejate pe care o contine documentel din dosar; 7 - dupa constituire filele dosarului se numeroteaza in partea dreapta sus, cu creion negru incepand cu foaia de titlu si terminand cu fila cu semnatura de certificare; 8 - fiecarui dosar i se va intocmi opisul documentelor pe care le contine si se va incheia cu certificarea numarului de lucrari aflate in acesta si numarul de file; 9 - se va coase, iar capetele snurului cu care se leaga dosarul , se introduc in interior pe fila alba de la sfarsitul dosarului si vor fi lipite cu o hartie alba tringhiulara stampilata la toate colturile ; 10 - stampila se va aplica in asa fel incat facsimilul acesteia sa se imprime atat pe hartia lipita peste capetele snurului, cat si pe fila de certificare; 11 - pe aceeasi fila de certificare a dosarului se va face sub semnatura salariatului care a intocmit dosarul urmatoare certificare: „Prezentul dosar(registru) contine .....file (in cifre si in paranteza in litere), certificarea va fi autentificata prin aplicarea stampilei cu denumirea in clar a directiei sau serviciului; Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA A00701402 Intocmirea inventarelor documentelor neoperative si predarea catre depozitul de arhiva SCOP: Intocmirea inventarelor si predarea documentelor neoperative catre depozitul de arhiva . APLICABILITATE: in Administratia Ntionala a Penitenciarelor – Aparat central si unitati penitenciare. Personal Procedura Lucratorul de 1- inventarele se intocmesc pe ani si termene de pastrare(in 4 exp pentru dosarele cu termen de pastrare permanent si in 3 exp pentru celelalte secretariat sau dos.) si se aproba de catre directorul general al Administratiei persoana desemnata Nationale a Penitenciarelor; de seful directiei 2- dosarele profesionale ale fostilor salariati insotite de fotocopii ale respective fiselor de evidenta se predau la depozitul de arhiva pe baza de inventar in care se trece fiecare dosar in parte , in ordine alfabetica, mentionandu-se data nasterii si parintii; 3- preda toate dosarele costituite insotite de inventare si procesul verbal de predare-primire delegatului Serviciului Arhiva si Registratura Generala;

418

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Lucratorul din Serviciul Arhiva si Registratura Generala sau de secretariat din unitate

1- delegatului Serviciului Arhiva si Registratura Generala sau din secretariatul unitatii primeste si verifica ca dosarele si inventarele primite de la directiile/serviciile/comp/birourile din A.N.P. /unitati sa fie intocmite conform Instructiunilor ministrului justitiei nr. 2534/C din 09.10.2007- privind procedurile de prelucrare arhivistica a fondului Administratiei Nationale a Penitenciarelor si Nomenclatorului Arhivistic aprobat prin Decizia directorului general al A.N.P. nr. 490 din 28.05.2007; 2- dupa verificarea dosarelor si inventarelor le preda pe baze de proces verbal de predare-primire la depozitul de arhiva al Administratiei Nationale a Penitenciarelor aflat in gestiunea Bazei de Aprovizionare si Reparatii Jilava; Da Nu Obs.

Aspecte de verificat

PROCEDURA A00701403 Evidenta/ Selectionarea/ Folosirea / Pastrarea si conservarea documentelor neoperative din depozitul de arhiva Scop: Identificarea mai rapida si mai eficienta a documentelor arhivate. Aplicabilitate: in Administratia Ntionala a Penitenciarelor – Aparat central si unitati penitenciare. Personal Arhivarul de arhiva depozitului Procedura - primeste dosarele cu documentele neoperative impreuna cu inventarele pe baza de proces verbal de predare-primire de la delegatul Serviciului Arhiva si registratura Generala; - verifica daca dosarele si inventarele sunt intocmite conform Instructiunilor ministrului justitiei nr. 2534/C din 09.10.2007- privind procedurile de prelucrare arhivistica a fondului Administratiei Nationale a Penitenciarelor si Nomenclatorului Arhivistic aprobat prin Decizia directorului general al A.N.P. nr. 490 din 28.05.2007; - ia in evidenta inventarele documetelor primite in „Registrul de evidenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice” conform anexei nr. 6 din Instructiunile M.J. 2534/C/2007 ; - ordoneaza dosarele in rafturi pe ani, compartimente de activitate, termene de pastrare si ordinea inventarelor; - intocmeste ghidul topografic pentru gasirea operativa a documentelor; - asigura consultarea documentelor pe baza cerere/delegatie aprobata de Ministrul justitiei, conducerea ANP, numai in camera de consultare special amenajata; Da Nu Obs.

Aspecte de verificat

419

Manual de proceduri

A008 Relaţii publice şi comunicare
A00801 Informare publică
PROCEDURA: P1 Desemnarea unei persoane pentru a desfăşura activitatea de relaţii publice Scop: asigurarea liberului acces al cetăţenilor la informaţiile de interes public şi gestionarea relaţiei cu mass-media Premise: asigurarea liberului acces la informaţiile de interes public si gestionarea relaţiei cu massmedia presupune o serie de activităţi şi acţiuni care trebuie să fie organizate, coordonate şi desfăşurate de persoane titularizate pe post şi specializate. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Şeful Serviciului Cabinet din ANP/ Consiliul de Conducere de la nivelul unităţilor Selectează, pe baza calităţilor, a abilităţilor şi a cunoştinţelor pe care le posedă, un angajat care să gestioneze activitatea de relaţii publice. Elaborează textul deciziei prin care se desemnează persoana respectivă pentru a desfăşura activitatea de relaţii publice. Decizia va trebui să cuprindă, în mod explicit, condiţiile care sunt cerute pentru ocuparea postului dar şi atribuţiile specifice acestui post aşa cum sunt ele prevăzute în fişa postului. Textul deciziei şi forma acesteia trebuie să respecte cerinţele în domeniu stabilite prin reglementările interne. Prezintă proiectul de decizie directorului general / directorului de unitate pentru aprobare. Analizează proiectul de decizie şi aspectele legate de persoana desemnată Dacă este de acord cu nominalizarea făcută, semnează proiectul de decizie Dacă nu este de acord cu nominalizarea făcută, solicită nominalizarea unei alte persoane. Înmânează proiectul de decizie semnat sau spre reanalizare Şefului Serviciului Cabinet / Compartimentului secretariat. Înregistrează decizia şi o distribuie pentru luarea la cunoştinţă atât a persoanei desemnate cât şi a altor persoane interesate Clasează decizia conform procedurilor standard Da Nu Obs.

Directorul general al ANP / Directorul unităţii

Secretariat

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

420

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P2 Stabilirea unei comisii de analiză privind încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public (Art. 35 din H.G. nr. 123/2002) Scop: analizarea reclamaţiilor administrative ale persoanelor vizând nerespectarea prevederilor Legii 544/2001 şi a normelor metodologice ale acesteia Premise: evaluarea corectă şi oportună a tuturor aspectelor legate de reclamaţiile administrative privind încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public conferă instituţiilor o imagine dezirabilă pentru societate şi promovează ideea managementului performant al instituţiei publice. Aplicabilitate: în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi toate unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Directorul General al A.N.P / Directorul unităţii convoacă consiliul de conducere şi stabileşte ca punct de discuţie pe ordinea de zi constituirea comisiei de analiză a reclamaţiilor administrative vizând nerespectarea prevederilor Legii 544/2001. Se stabileşte componenţa comisiei în urma propunerilor membrilor consiliului de conducere, prin vot simplu. Desfăşurarea procedurii de desemnare va fi consemnată în registrul de procese-verbale încheiate cu ocazia întrunirii consiliilor de conducere de către persoana desemnată de Director ca secretar al consiliului de conducere. Materializează hotărârea consiliului de conducere prin elaborarea unui Directorul General al ANP / Directorul unităţii proiect de decizie zilnică în Registrul de proiecte pentru decizii zilnice al Directorului. În situaţia în care se impun modificări privind componenţa comisiei de analiză a reclamaţiilor administrative vizând nerespectarea prevederilor Legii 544/2001, convoacă consiliul de conducere şi repetă procedurile de stabilire a acestei comisii, după care materializează schimbările survenite într-un alt proiect de decizie zilnică. Serviciul Arhivă şi Notează în Registrul de Decizii Zilnice al A.N.P. / unităţii proiectul de Registratură Generală / decizie elaborat de Director, în decizia zilnică anterioară zilei începerii activităţii comisiei. Secretariatul unităţii Prezintă Decizia de Zi Directorului pentru a o aproba, după care îi aplică ştampila unităţii. Aduce la cunoştinţa directorilor generali adjuncţi (directorilor adjuncţi), directorilor de direcţii, şefilor de servicii (compartiment) şi componenţilor comisiei, despre decizia Directorului. La începutul fiecărui an, va trece în decizia cu nr. 1, componenţa comisiei de analiză a reclamaţiilor administrative vizând nerespectarea prevederilor Legii 544/2001. De asemenea, se va notifica în decizia de zi pe unitate ori de câte ori vor surveni schimbări în componenţa comisiei. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs. Consiliul de conducere al A.N.P. / consiliile conducere ale unităţilor subordonate

PROCEDURA: P3 Amenajarea unui spaţiu pentru afişarea informaţiilor de interes public care se comunică din oficiu Scop: asigurarea accesului oricărei persoane la informaţiile de interes public puse la dispoziţie din oficiu. 421

Manual de proceduri

Premise: afişarea la sediul autorităţii sau instituţiei publice, este modalitatea minimă obligatorie de difuzare a informaţiilor de interes public comunicate din oficiu, iar prin modul de gestionare a acestei operaţiuni se poate aduce un plus de imagine sistemului. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Persoana responsabilă cu asigurarea accesului la informaţiile de interes public Identifică locul cel mai potrivit pentru amplasarea panoului de afişare, ţinând seama de: − posibilitatea permanentă de acces; − vizibilitate; − înlăturarea barierelor în funcţionarea altor aparate, instrumente de măsură, uşi ferestre etc. − condiţionarea de avizul autorităţilor locale; − Întocmeşte un raport adresat directorului adjunct economicoadministrativ, în vederea achiziţiei sau confecţionării panoului, raport care va fi însoţit de o notă de fundamentare, conţinând date despre:locul amplasării, dimensiuni, iluminare, posibilitatea încuierii, ermetizare, culoare, etc Analizează raportul şi îl repartizează spre soluţionare, făcând eventualele propuneri, şefului sectorului logistic.

Analizează raportul împreună cu specialiştii din subordine, în vederea găsirii soluţiilor optime din punct de vedere tehnic. Se consultă cu responsabilul pentru informarea publică, în cazul în care trebuiesc aduse modificări faţă de cererea iniţială. Repartizează personalului specializat lucrarea, în vederea demarării procedurilor de proiectare, avizare, confecţionare, achiziţie etc. Persoana responsabilă Afişează în mod vizibil sintagma ,,informaţii de interes public”. cu asigurarea accesului Afişează informaţiile de interes public prevăzute la art. 5 din Legea la informaţiile de interes 544/2001. Tipărirea materialelor se va face folosind: public − hârtie format A3 sau A4, în funcţie de spaţiu; − formatul caracterelor – Arial Narrow; − dimensiunea caracterelor care trebuie să permită citirea cu uşurinţă a textelor; − simbolul A.N.P. care trebuie să fie prezent în antet, pe fiecare material, alături de elementele de contact din subsol; Verifică săptămânal aspectul materialelor afişate, schimbându-le deîndată ce constată deteriorări ale acestora. Verifică lunar conţinutul materialelor afişate şi le actualizează dacă apar modificări. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

Directorul adjunct economicoadministrativ Şef sector logistic

PROCEDURA: P4 Organizarea şi amenajarea unui punct de informare-documentare pentru consultarea informaţiilor de interes public care se comunică din oficiu (art.8 alin.1 din H.G. nr.123/2002) Scop: asigurarea liberului acces al cetăţenilor la informaţiile de interes public difuzate din oficiu prin consultarea la sediul ANP/unităţii penitenciare 422

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Premise: comunicarea şi transparenţa serviciului penitenciar românesc reprezintă baza in vederea optimizării relaţiei instituţiei penitenciare cu principalul beneficiar al activităţii sale - societatea civilă si facilitează accesul liber şi neîngrădit al persoanei la orice informaţie de interes public - unul dintre principiile fundamentale ale relaţiilor dintre persoane şi autorităţile publice. Aplicabilitate: în ANP si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Persoana responsabilă cu desfăşurarea activităţii de relaţii cu publicul Informează directorul unităţii despre necesitatea organizării si amenajării unui punct de informare – documentare care să corespundă cerinţelor legislative in vigoare. In acest sens prezintă elementele minime necesare în vederea amenajării/dotării acestui punct de informare: birou de lucru, scaune, dulap de depozitare a documentelor ce cuprind informaţii de interes public comunicate din oficiu ce vor putea fi consultate in cadrul acestui punct de informare, tehnica de calcul – un calculator in vederea accesării paginii web a ANP/unităţilor penitenciare şi bugetul de cheltuieli aferent. Se va avea in vedere locaţia acestuia intr-o zona accesibila persoanelor civile, la intrarea în incinta unităţii. Propune bugetul spre analiza Consiliului de Conducere Consiliul de Conducere aproba bugetul. Organizează si monitorizează activitatea de înfiinţare a punctului de informare documentare, cu respectarea legislaţiei in domeniu si in limita bugetului aprobat. Distribuie tehnica de calcul necesară – calculator (si imprimantă, după caz) si asigura conexiunea acestuia la internet. Înfiinţează mapa documentară cu informaţiile care se comunică din oficiu, conform art. potrivit art.5 alin.1 lit. a) – i) din Legea 544/2001 Afişează programul de funcţionare: - pe uşa de acces a punctului de informare - in spaţiul special amenajat pentru afişarea informaţiilor de interes public care se comunica din oficiu. - pe pagina web a ANP / unităţii penitenciare Da Nu Obs.

Directorul Adjunct economico-administrativ Consiliul de Conducere Directorul Adjunct economico-administrativ Compartimentul informatica Persoana responsabilă cu asigurarea accesului la informaţiile de interes public

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

PROCEDURA: P5 Stabilirea unui program de lucru pentru persoana responsabilă cu difuzarea informaţiilor de interes public, care să cuprindă o zi pe săptămână dupa programul de funcţionare (art.8 alin.3 din Legea nr.544/2001) Scop: asigurarea liberului acces al cetăţenilor la informaţiile de interes public prin oferirea de informaţii verbale de către persoana desemnata, in cadrul unui program prestabilit Premise: Activitatea persoanei responsabile cu difuzarea informaţiilor de interes public se va desfăşura în spiritul transparenţei şi al respectării dreptului la informare a cetăţeanului astfel încât să se asigure furnizarea imediata/pe loc a informaţiilor solicitate verbal, atunci când acestea sunt disponibile. Aplicabilitate: în ANP si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare

423

Manual de proceduri

Procedura ( detaliere ) Consiliul de conducere al A.N.P./consiliile conducere ale unităţilor subordonate

Directorul General al A.N.P/ Directorul unităţii convoacă Consiliul de conducere şi stabileşte ca punct de discuţie pe ordinea de zi programul zilnic de lucru al persoanei responsabile cu difuzarea informaţiilor de interes public care se solicita verbal. La stabilirea programului (având in vedere faptul ca persoana in cauza îndeplineşte, pe lângă aceste atribuţii, cele pentru care a fost încadrată) se vor avea in vedere următoarele aspecte: - activitatea se va desfăşura zilnic, cu o durata de 2 - 4 ore pe zi; - intervalul de timp va fi ales de comun acord cu persoana responsabila, astfel încât sa-i permită acesteia sa-si îndeplinească celelalte responsabilităţi, conform fisei postului; - programul va fi stabilit in mod obligatoriu in timpul de funcţionare a ANP/ unităţii subordonate - programul va include in mod obligatoriu o zi pe săptămâna, după programul de funcţionare a ANP/ unităţii subordonate Directorul General al ANP / Elaborează textul proiectului de decizie prin care stabileşte acest lucru. Directorul unităţii Trece prevederile proiectului de decizie in Decizia de zi pe unitate si Secretariat aduce la cunoştinţa persoanei responsabile programul acesteia. La începutul fiecărui an, se va trece în decizia cu nr. S1, atât persoana desemnata cu responsabilităţi in difuzarea informaţiilor de interes public cat si programul acesteia. Persoana responsabilă cu Afişează programul stabilit atât la avizierul exterior cat si la punctul de asigurarea accesului la informare documentare din unitate informaţiile de interes public

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA: P6 Instituirea unui registru pentru înregistrarea solicitărilor de informaţii de interes public şi a reclamaţiilor administrative şi modul în care se face inregistrarea adreselor Scop: organizarea activităţii de informare publică şi evidenţierea clară a solicitărilor primite, tipului de informaţie solicitată, şi urmărirea modului în care se realizează soluţionarea acestora Premise: asigurarea liberului acces la informaţiile de interes public este o activitate foarte importantă atât prin prisma dreptului la informaţii al tuturor cetăţenilor cât şi ca atribuţiune de serviciu in sine. Evidenţa strictă şi clară a solicitărilor permite lucrătorului să dispună de informaţii statistice la îndemână (bază de date referitoare la tipul informaţiilor solicitate, categoriile de petenţi etc), este un instrument folositor la întocmirea Raportului Anual de Evaluare a Implementării Legii nr. 544/2001 etc. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura (detaliere) Putătorul de Cuvânt ANP/ Întocmeşte registru pentru înregistrarea solicitărilor şi Purtătorul de Cuvânt din răspunsurilor privind accesul la informaţiile de interes public, care va cuprinde în mod obligatoriu următoarele elemente: unitate 1. număr curent; 424

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. numărul de înregistrare primit de la Serviciul Arhivă şi Registratură Generală / Secretariatul unităţii şi data intrării 3. numele şi prenumele solicitantului 4. informaţiile solicitate 5. răspunsul transmis petentului 6. numărul şi data răspunsului Model, anexa nr. 5 la normele metodologice din HG 123/2002 Înregistrarea solicitărilor se face astfel: 1. adresa primeşte numărul curent în ordine înregistrării adreselor în registru 2. se trece numărul dat solicitării de către SARG / secretariatul unităţii / data la care a fost înregistrată adresa 3. se va trece numele şi prenumele petentului sau, după caz, câteva date de identificare ale persoanei juridice ( denumire, sediu ) 4. se prezintă pe scurt informaţia / informaţiile solicitate, sau după caz, se enumera datele solicitate 5. se va trece, sintetizat, răspunsul transmis petentului care va putea consta în: - Da, acces liber; - Termen de 30 de zile; - Trimis la .............. (altă instituţie); - Nu, informaţie exceptată; - Nu, informaţie inexistentă. 6. se va trece numărul pe care solicitarea l-a primit prin înregistrare per data la care a fost trimis răspunsul petentului Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P7 Procedura în cazul solicitării informaţiilor de interes public Scop: asigurarea accesului la informaţii de interes public privind activitatea desfăşurată în instituţii publice. Premise: instituţiile publice gestionează fondurile comunitare, fapt ce determină un interes sporit al comunităţii privind managementul acestui tip de instituţii şi modul în care persoanele investite cu exerciţiul autorităţii publice îşi exercită prerogativele. Aplicabilitate: în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi toate unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Serviciul Arhivă şi Registratură Generală/Secretariatul unităţii Serviciul de Arhivă şi Registratură Generală / Secretariatul unităţii primeşte solicitarea de informaţii şi o depune la mapa de documente a Directorului General / Directorului unităţii. După luarea la cunoştinţă a rezoluţiei Directorului, înregistrează intrarea documentului în registrul de evidenţă intrare – ieşire a documentelor, destinat documentelor referitoare la informaţiile de interes public. Distribuie lucrarea responsabilului cu asigurarea accesului la informaţiile de interes public, pe bază de semnătură. Primeşte documentul rezultat în urma rezolvării solicitării, menţionează în registru data rezolvării şi destinaţia documentului şi îl transmite solicitantului. (în cazul solicitărilor primite prin poştă – militară sau civilă). 425

Manual de proceduri

Directorul General al A.N.P./ Directorul unităţii Persoana responsabilă cu asigurarea accesului la informaţiile de interes public

Înregistrează (în registrul de evidenţă intrare – ieşire a documentelor, destinat documentelor referitoare la informaţiile de interes public informarea scrisă întocmită de funcţionarul responsabil cu asigurarea accesului la informaţiile de interes public şi adresată directorului general ANP/ directorului unităţii prin care întocmită ca urmare a solicitării verbale a informaţiilor de interes public. Stabileşte, prin rezoluţie, faptul că solicitarea se referă la informaţii de interes public şi o returnează secretariatului de unitate pentru a fi înregistrată şi distribuită funcţionarului responsabil cu asigurarea accesului la informaţiile de interes public. Ridică (Primeşte) solicitarea de informaţii de interes public de la Serviciul Arhivă şi Registratură Generală / secretariatul unităţii. O înregistrează în registrul special instituit conform art. 14 alin. 3 din H.G. 123/2002, privind regulamentul de aplicare al Legii 544/2001. Se documentează pentru a răspunde solicitărilor formulate în document, astfel (demersuri): Realizează o evaluare primară a solicitării în urma căreia stabileşte dacă informaţia solicitată este o informaţie comunicată din oficiu, furnizată la cerere sau exceptată de la liberul acces (conform art.21 alin.1 din Normele metodologice) În cazul în care informaţia solicitată este deja comunicată din oficiu în una dintre formele precizate la art. 5 din Legea nr. 544/2001 asigură de îndată, dar nu mai târziu de 5 zile, informarea solicitantului despre acest lucru, precum şi sursa unde informaţia solicitată poate fi găsită. În cazul în care solicitarea nu se încadrează în competenţele instituţiei, în termen de 5 zile de la primire transmite solicitarea către instituţiile sau autorităţile competente şi informează solicitantul despre aceasta. În cazul în care informaţia solicitată nu este dintre cele care se comunică din oficiu, transmite solicitarea structurilor competente din instituţie, respectiv juristului instituţiei, pe baza unei note de colaborare în vederea verificării respectării prevederilor art. 12 din Legea nr. 544/2001. În cazul în care informaţia solicitată este identificată ca fiind exceptată de la accesul liber la informaţie, asigură, în termen de 5 zile de la înregistrare, informarea solicitantului despre acest lucru. În cazul în care informaţia nu face parte din categoria de informaţii exceptate, stabileşte direcţia / compartimentul / departamentul care poate furniza informaţiile de interes public solicitate. Întocmeşte răspunsul către solicitant împreună cu informaţia de interes public sau cu motivaţia întârzierii ori a respingerii solicitării, în condiţiile legii pe baza răspunsului primit de la compartimentul care deţine informaţia conform cerinţelor din solicitare şi datelor care urmează a fi comunicate. Răspunsul va fi întocmit conform prevederilor H.G.123/2002, respectându-se, totodată, procedurile de întocmire a documentelor în cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a unităţilor subordonate, statuate de Dispoziţia nr. 30 a secretarului general al Ministerului Justiţiei din data de 06.09.2007: - font Arial Narrow; - textul în limba română redactat cu diacritice; - dimensiune font: 12; - spaţiere: la un rând; - numele şi instituţia căreia i se adresează vor fi in format Aldin (Bold); - la semnătură, numele persoanei va fi trecut înaintea/deasupra funcţiei, în format Aldin (Bold); - documentele vor fi întocmite în dublu exemplar, un exemplar (exemplarul 2) va rămâne la direcţia care a întocmit documentul;

426

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- numele persoanei care întocmeşte documentul va fi evidenţiat pe exemplarul 2, în josul paginii, în stânga, prin iniţiale; se va menţiona şi acronimul unităţii din care face parte; Pe documentele emise de A.N.P. şi unităţile subordonate acesteia, se foloseşte sigla A.N.P., în format alb-negru sau color, după modelul folosirii siglei Ministerului justiţiei, aşa cum este prevăzut în Dispoziţia nr. 30/06.09.2007 a secretarului general al Ministerului Justiţiei. În cazul în care documentele menţionate în cerere necesită, pentru realizare, cheltuieli, solicită serviciului financiar întocmirea unui deviz şi anunţă solicitantul că documentele vor fi furnizate doar în condiţiile achitării, la casieria unităţii, a contravalorii eventualelor copii ale documentelor solicitate. Costurile se vor consemna în evidenţele punctului de informare în scopul întocmirii situaţiilor statistice de la sfârşitul anului. Prezintă documentul de răspuns Directorului General al A.N.P. / directorului unităţii, pentru aprobare. După aprobare, predă documentul la secretariat pentru a fi ştampilat cu ştampila rotundă a unităţii, scăzut din evidenţele privind documentele gestionate de către unitate şi transmis către solicitant. Data rezolvării şi predării către compartimentul secretariat o va menţiona în registrul special instituit conform H.G. 123/2002. Arhivează, în facilităţile punctului de informare – documentare, exemplarul 2 al tuturor lucrărilor realizate. În toate cazurile, urmăreşte cu atenţie, respectarea termenelor pentru comunicarea informaţiilor solicitate. În cazul solicitării informaţiilor de interes public în scris: Solicitarea în scris a informaţiilor de interes public trebuie să cuprindă: - autoritatea publică la care se adresează cererea; - Informaţia solicitată, astfel încât să permită identificarea informaţiei de interes public - Numele, prenumele, funcţia şi semnătura solicitantului - Adresa şi/sau numărul de fax la care se solicită primirea răspunsului a) la sediul unităţii Înmânează solicitantului formularul de cerere tip, îndrumându-l să completeze acest formular conform specificaţiilor legale. În cazul în care solicitările prevăd cheltuieli, informează solicitantul despre obligaţia achitării contravalorii acestora la casieria unităţii, înainte de primirea informaţiilor solicitate. Respectă procedurile (enumerate mai sus) de luare în evidenţă a solicitării respective şi comunică solicitantului numărul şi data de înregistrare a cererii. b) prin poştă electronică Solicitările informaţiilor de interes public primite în unitate prin intermediul poştei electronice, trebuie să conţină, obligatoriu, următoarele elemente: - respectarea regulilor de completare a cererii tip de solicitare a informaţiilor de interes public; - indicarea adresei de corespondenţă pentru transmiterea răspunsului. În cazul în care solicitarea corespunde din punct de vedere al formei, se comunică solicitantului, prin poştă electronică la adresa de corespondenţă, numărul de înregistrare, data înregistrării şi data limită a primirii informaţiilor solicitate, ori alte date referitoare la solicitarea formulată (exceptare de la furnizarea de informaţii de interes public, declinarea competenţei către altă instituţie) respectându-se termenele legale. 427

Manual de proceduri

În cazul în care solicitarea nu este formulată corespunzător sau nu are elementele necesare pentru a se putea formula şi trimite răspuns, solicitarea va fi clasată fără răspuns. În cazul solicitării informaţiilor de interes public prin telefon. În cazul solicitării verbale a informaţiilor de interes public, informaţia este furnizată pe loc, dacă este posibil. În această situaţie, va întocmi o informare scrisă către Directorul general ANP / Directorul unităţii, ce va fi înregistrată la secretariat şi în registrul special întocmit conform H.G. 123/2002. În cazul în care informaţiile solicitate nu sunt disponibile pe loc, persoana este îndrumată să solicite în scris informaţia publică, urmând ca cererea să îi fie rezolvată în termenele prevăzute. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Întocmirea unui document pentru evidenţa cheltuielilor generate de X furnizarea informaţiilor de interes public sau simpla evidenţă a copiilor chitanţelor cu care au fost achitate costurile. Nu Obs.

PROCEDURA: P8 Procedura în cazul activităţii comisiei de analiză privind încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public Scop: asigurarea şi respectarea de către autoritatea şi instituţia publică, a dreptului constituţional al cetăţeanului: ,,liberul acces la informaţie”. Premise: Comisia de analiză privind încălcarea dreptului de acces la informaţiile de interes public, prin activitatea ei, asigură protejarea oricărei persoane împotriva lezării dreptului de acces la informaţiile de interes public, manifestând în îndeplinirea atribuţiilor, obiectivitate, imparţialitate şi transparenţă. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Serviciul registratură (ANP)/ Registratura unităţilor penitenciare Secretarul comisiei Preşedintele comisiei Secretarul comisiei Înregistrează reclamaţia şi o predă pe bază de condică secretarului comisiei. Prezintă preşedintelui comisiei reclamaţia. Stabileşte convocarea membrilor comisiei şi comunică secretarului data,ora şi locul desfăşurării şedinţei. Începerea activităţilor comisiei nu poate fi făcută mai târziu de 48 de ore de la primirea reclamaţiei. Aduce deîndată la cunoştinţa membrilor comisiei data locul şi ora desfăşurării şedinţei, punând la dispoziţia acestora o copie după reclamaţie. Prezintă şefului comisiei cazurile în care şedinţa nu poate avea loc datorită lipsei unor membrii şi ai înlocuitorilor acestora. Raportează directorului general ANP/directorului unităţii, situaţiile în care şedinţele nu pot avea loc din cauza lipsei membrilor sau a înlocuitorilor acestora. Convoacă Consiliul de conducere în vederea stabilirii unor noi înlocuitori ai membrilor comisiei care lipsesc. Desemnează membrii înlocuitori ai comisiei, prin Decizia zilnică a directorului ANP/unităţii, ca urmare a propunerilor şi consultărilor cu membrii Consiliului de conducere.

Preşedintele comisiei Directorul general ANP/ directorul unităţii

428

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Secretarul Consiliului de conducere Cabinet ANP/secretariat unitate Secretarul comisiei

Comisia

Secretarul comisiei

Comisia de disciplină competentă Directorul ANP/ unităţii Comisia

Secretarul comisiei

Consemnează în registrul de proiecte a Deciziilor zilnice ale directorului ANP/ unităţii, membrii înlocuitori a comisiei, arătând modul în care au fost desemnaţi. După aprobarea proiectului şi încheierea Deciziei zilnice, aduce la cunoştinţa secretarului comisiei decizia de numire a noilor membrii. Informează preşedintele despre noua componenţă a comisiei. Aduce la cunoştinţa noilor membrii ai comisiei data locul şi ora desfăşurării şedinţei, punând şi la dispoziţia acestora o copie după reclamaţie. Se întruneşte la ora locul şi data stabilită. Verifică dacă este respectat termenul de depunere a reclamaţiei. În cazul în care reclamaţia nu a fost depusă în termenul prevăzut de lege, se formulează răspunsul, arătându-se reclamantului că din punct de vedere procedural nu se mai poate efectua cercetarea administrativă, clasând apoi lucrarea. Audiază responsabilul cu informarea publică, cu privire aspectele descrise în reclamaţie. Audiază orice persoană care a avut sau trebuia să aibă un aport în soluţionarea cererii iniţiale a reclamantului. Stabileşte în urma dezbaterilor, dacă reclamaţia este întemeiată sau nu. Formulează în termen de 15 zile de la înregistrarea reclamaţiei răspunsul, în cazul în care a fost constatată ca neîntemeiată reclamaţia. Informează prin raport scris Comisia de disciplină competentă despre rezultatul cercetării administrative, anexând totodată o copie a dosarului, în cazul în care reclamaţia a fost întemeiată. Redactează şi trimite răspunsul la sesizările reclamantului, în termen de cel mult 15 zile de la înregistrarea reclamaţiei, în cazul unei reclamaţii neîntemeiate, sau depuse înafara termenului prevăzut de lege. Demarează procedurile de analiză a cercetării administrative a comisiei, propunând directoruluiANP/unităţii, în termen de maxim 10 zile de la înregistrarea reclamaţiei, sancţiunile ce se impun în funcţie de vinovăţia funcţionarului public. Emite decizia de sancţionare a funcţionarului public, în baza propunerii Comisiei de disciplină competentă, informând totodată preşedintele comisiei despre măsura luată. Se întruneşte la solicitarea preşedintelui şi formulează în termen de 15 zile de la înregistrarea reclamaţiei răspunsul în care se vor furniza informaţiile solicitate iniţial, indicându-se şi sancţiunea administrativă aplicată funcţionarului care s-a făcut responsabil pentru îngrădirea accesului la informaţiile de interes public. Redactează şi trimite răspunsul la sesizările reclamantului, în termen de cel mult 15 zile de la înregistrarea reclamaţiei, în conformitate cu răspunsul formulat de membrii comisiei. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

429

Manual de proceduri

A00802 Relaţii cu mass-media şi comunicare
PROCEDURA: P1 Crearea unei baze de date cu datele de contact ale reprezentanţilor massmedia şi actualizarea acesteia Scop: realizarea unei baze de date electronice unitare centralizată, cu actualizare permanenta, care sa conţină cele mai importante medii de presa din România, pe judeţe, ulterior pusa la dispoziţia tuturor purtătorilor de cuvânt din toate unităţile penitenciare Premise: aceasta bază de date indica profesionalismul purtătorului de cuvânt, fiind totodată un instrument care, manipulat corespunzător, va creşte posibilitatea ca ştirea/materialul realizat si trimis către mass-media să fie şi utilizat. Cunoaşterea specificului jurnaliştilor si a mediilor din care provin va face posibila o comunicarea raţională si eficientă cu presa, eliminându-se astfel gândirea greşită potrivit căreia daca sunt trimise o mulţime de comunicate/ prezentări tuturor jurnaliştilor, cu siguranţă se va găsi cineva care să le publice. Gestionarea bazei de date mass-media devine astfel o activitatea prioritara. Aplicabilitate: în A.N.P. si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Purtătorul de cuvânt Culege informaţii si realizează o baza de date, in format excel, exclusiv cu date despre partenerii de presa, care sa cuprindă: titlul publicaţiei sau numele instituţiei de presa tipul (după frecventa de apariţie si zona de acoperire) caracterul numere de telefon si fax e-mail, pagina web tirajul, distribuţii orientarea (pozitiva sau nu) ora pana la care se pot trimite materiale spre publicare numele persoanelor din conducere si coordonatele acestora reporterul acreditat pe organizaţia respectiva si coordonatele acestuia (telefon, fax, e-mail) Baza de date va fi structurata după tipul de opţiune mass-media : Agenţii de presa Presa scrisa: Ziare, care pot fi: internaţionale, naţionale sau regionale trusturi de presa cu specific etnic sau in limbi străine ediţii in limba străina ale principalelor ziare locale specializate (drept, religie, etc), etc. Reviste: săptămânale, lunare, trimestriale de interes general de ştiri, mondene, etnice, etc. Internet - cotidian on line naţional sau local Presa audio-vizuala: televiziune străina, naţională, privată, locală, prin cablu radio naţional, local, privat, de specialitate (armata, religie, etc) etc. Aduce la cunoştinţa directorului general/ directorului de unitate existenta acestei baze de date, informându-l asupra partenerilor de presa favorabili si nefavorabili de pe plan local / naţional. Transmite baza de date purtătorului de cuvânt ANP in vederea centralizării.

430

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Verifica, actualizează si corectează baza de date la sfârşitul fiecărui trimestru si ori de cate ori intervine o schimbare in datele de contact ale reprezentanţilor mass-media. Se vor avea in vedere mişcările frecvente ale ziariştilor de la o publicaţie la alta, sau chiar de la un departament la altul Informează purtătorul de cuvânt ANP asupra modificările efectuate. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P2 Crearea unor fişe speciale privind colaboratorii din presã Scop: menţinerea unui contact permanent cu jurnaliştii, plasarea materialelor în presă, distribuirea promptă de informaţii către mass-media, verificarea informaţiilor, înlesnirea legăturii dintre jurnalişti şi lideri sau specialişti din sistem Premise: fişierele speciale privind colaboratorii din presă sunt documente complexe împărţite în două categorii: prima referitoare la instituţiile de presă şi a doua referitoare la jurnalişti. Aceste documente trebuie constituite în mod sistematic, pe baza unor criterii logice şi trebuie actualizate în mod constant. Aceste informaţii sunt extrem de utile când se întocmeşte lista cu jurnaliştii pe care dorim să-i invităm la diverse evenimente sau să le trimitem diferite mesaje (comunicate de presă, dosare de presă). Pe baza lor putem şti de la început care este atitudinea acestora, putând estima câţi jurnalişti sunt interesaţi de problemele sistemului penitenciar şi vor răspunde invitaţiei şi câţi au o atitudine indiferentă sau ostilă. La interviuri sau conferinţele de presă, datele exacte ne ajută să le cunoaştem atitudinea şi să putem anticipa tipul de întrebări pe care ei le vor formula. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Purtătorul de cuvânt din unitate 1. Întocmeşte fişiere de presă referitoare la instituţiile de presă. Acestea vor cuprinde următoarele date: - numele publicaţiei sau al postului; - adresa, numărul de telefon şi de fax, e-mail şi adresa web - grupul de presă din care face parte - periodicitate apariţiilor şi difuzării programelor de interes - tiraje, rate de audienţă - zonă de distribuţie - caracteristicile publicului specific; - ziua şi ora limită până la care pot fi trimise informaţiile - teme şi subiecte tratate cu predilecţie de aceste instituţii de presă - numele redactorului şef - numele reporterilor vizaţi, cu specificarea domeniului în care sunt specializaţi - numele şi adresele corespondenţilor locali - orele de difuzare a emisiunilor de ştiri în cazul posturilor din audiovizual 2. Întocmeşte fişiere pentru fiecare jurnalist cu care acesta a venit în contact. Acestea vor cuprinde următoarele date: - nume, prenume şi eventual pseudonim - numărul de telefon din redacţie - numele, adresa şi telefonul instituţiei unde activează - funcţia 431

Manual de proceduri

- specialitatea - o fotografie recentă dacă este posibil - data naşterii (oricine este încântat să primească felicitări de ziua lui de naştere) - data la care a fost făcută ultima reactualizare a fişierului - evidenţa participării jurnalistului la evenimente la care a fost invitat de administraţia penitenciarului - frecvenţa cu care se interesează de probleme existente în sistem etc. - gradul de veridicitate al articolelor sale; - încălcări sau tentative de încălcare a regulamentelor interne - se notează pe fiecare fişă acţiunile întreprinse cu jurnalistul respectiv şi rezultatele obţinute 3. Utilizarea fişierelor de presă. În funcţie de eveniment se cercetează fişierele de presă şi se face o selecţie a jurnaliştilor potenţial interesaţi de informaţia pe care dorim să o transmitem. 4. Menţine legătura cu jurnaliştii după ce li s-a transmis acestora o anumită informaţie. 5. Urmărirea promptitudinii cu care o informaţie a fost pusă în circulaţie de către presă şi notarea acestui lucru în fişa jurnalistului sau instituţiei de presă. 6. Reactualizează fişierele de presă. Ele trebuie aduse la zi în mod constant, la intervale precise - o dată pe trimestru. 7. Crearea unor noi fişiere de presă referitoare la jurnalişti sau instituţii de presă atunci când este cazul. 8. Arhivarea fişierelor de presă. Datele conţinute vor fi stocate pe calculator în ordinea alfabetică. 9. Prezintă directorului fişierele pentru instituţiile de presă şi cele referitoare la jurnalişti. 10. În situaţia când urmează să fie transmisă o informaţie cu privire la un eveniment anticipat prezintă directorului unităţii lista şi fişierele cu jurnaliştii care urmează a fi informaţi de producerea evenimentului, informându-l pe acesta de oportunitate invitării şi efectele transmiterii mesajului respectiv. 11.Transmite purtătorului de cuvânt din A.N.P. trimestrial fişiere de presă actualizate. Analizează fişiere de presă. Directorul unităţii În cazul unor evenimente care impun prezenţa reprezentanţilor massmedia, dacă acesta este de acord semnează documentul prin care li se permite accesul acestora în unitate Dacă nu este de acord cu jurnaliştii sau instituţiile de presă invitate trimite spre reanalizare lista purtătorului de cuvânt Înmânează documentul semnat sau spre reanalizare purtătorului de cuvânt Purtătorul de cuvânt din Centralizează fişierele primite de la unităţi Sistematizează fişierele în funcţie de următoarele criterii: jurnaliştii presei ANP naţionale, jurnaliştii presei locale, corespondenţii presei străine Fişierele centralizate vor fi puse la dispoziţia tuturor purtărilor de cuvânt Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

432

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: P 3 Procedura privind solicitările din partea mass-media Scop: asigurarea unui mod unitar, eficient şi profesionist de colaborare cu instituţiile de presă precum şi eliminarea disfuncţionalităţilor apărute în cazul solicitărilor mass-media, necesare documentărilor pentru realizarea materialelor de presă – scrisă sau audio – video. Premise: în condiţiile aplicării strategiilor de comunicare şi imagine, implementate şi dezvoltate de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor, instituţiile mass-media au realizat că penitenciarele oferă subiecte numeroase cu potenţial mediatic. De aceea, nu se limitează la a prelua şi transmite mesajele elaborate de către conducerile unităţilor penitenciare ci doresc realizarea unor materiale complexe (ştiri, reportaje, emisiuni, interviuri, etc.) cu referire la universul carceral. Pentru a nu exista disfuncţionalităţi create de un tratament inegal aplicat jurnaliştilor în unităţile penitenciare, este necesar a se statua reguli de bază, aplicabile în orice unitate a sistemului penitenciar, iar răspunderea aplicării lor revine în totalitate responsabililor cu relaţiile publice, din unităţi. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Serviciul Arhivă şi Registratură Generală / Secretariatul unităţii Primesc solicitările scrise din partea instituţiilor de presă. Le prezintă Directorului General ANP / Directorului unitate odată cu mapa de documente. Le înregistrează şi le distribuie ofiţerului de presă / purtătorului de cuvânt ANP/ purtătorului de cuvânt unitate. Înregistrează nota de informare întocmită de purtătorul de cuvânt în cazul solicitărilor adresate telefonic de mass-media Scade documentul de răspuns întocmit de purtătorul de cuvânt şi aprobat de director Primeşte de la Secretariat solicitarea scrisă a instituţiei de presă. Analizează şi decide oportunitatea aprobării solicitării. Notifică soluţia dată prin rezoluţie pe documentul primit. Dacă solicitarea se referă la informaţii de interes public o returnează secretariatului de unitate pentru a fi înregistrată şi distribuită funcţionarului responsabil cu asigurarea accesului la informaţiile de interes public. Dacă solicitarea presupune accesul reprezentantului/reprezentanţilor mass-media în unitate, apreciază – în funcţie de subiectul de interes – dacă se impune aprobarea accesului instituţiei de presă sau nu. În cazul în care subiectul prezintă interes major pentru mass-media, poate dispune organizarea unei conferinţe de presă sau al unui briefing de presă. Înapoiază solicitarea la secretariat pentru a fi înregistrată şi distribuită purtătorului de cuvânt. Dacă reprezentanţii mass-media îi solicită o informaţie telefonică informează purtătorul de cuvânt despre solicitarea avută pentru ca acesta să o poată centraliza în evidenţele periodice. Dacă solicitarea presupune o documentare complexa informează purtătorul de cuvânt şi îi dispune acestuia să realizeze documentarea pe care o analizează împreună urmând să o comunice solicitantului. Analizează împreună cu ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat, materialul documentar ce va fi pus la dispoziţia jurnalistului (jurnaliştilor). Dacă jurnalistul solicită să vină în unitate pentru a realiza materialul, stabileşte locurile care pot filmate, fotografiate – în funcţie de specificul fiecărei unităţi – şi le comunică ofiţerului de presă (purtătorului de cuvânt) sau înlocuitorului desemnat. În cazul în care constată sau este informat că jurnalistul (echipa de jurnalişti) încalcă regulile stabilite de reglementările în vigoare sau cele ale deontologiei profesionale, poate lua măsura întreruperii desfăşurării 433

Directorul General ANP / Directorul unităţii

Manual de proceduri

activităţii de documentare, (şi/sau) interzicerea accesului persoanei în cauză în incinta unităţii, (şi/sau) informarea în scris a conducerii instituţiei de presă pe care o reprezintă persoana în cauză. Ofiţerul de presă / Purtătorul de cuvânt sau înlocuitorul desemnat. În cazul solicitărilor sosite prin poştă, fax sau poştă electronică Ridică, pe bază de semnătură, de la secretariatul unităţii, solicitarea înregistrată. În funcţie de rezoluţia dată de către Directorul General (Directorul unităţii), ia legătura cu instituţia de presă (corespondentul de presă) solicitantă şi îi comunică aprobarea (neaprobarea) pentru realizarea materialului jurnalistic. În cazul aprobării, stabileşte împreună cu reprezentantul instituţiei de presă: - detaliile subiectului (subiectelor) ce vor fi abordate; - data şi ora la care va avea loc întâlnirea de documentare; - reguli şi condiţii pentru acces în penitenciar; - mijloacele tehnice necesare şi permise pentru realizarea documentării; - documentele necesare atestării identităţii şi apartenenţei la respectiva instituţie de presă, pentru toată echipa deplasată în penitenciar; - comunică, după caz, acordul (refuzul) persoanei private de libertate (grupului de persoane private de libertate) ce urmează a fi intervievate, filmate, fotografiate, etc. În cazul solicitărilor adresate telefonic ofiţerului de presă (purtătorului de cuvânt); Ia act de solicitarea instituţiei de presă (jurnalistului). Întocmeşte o notă de informare adresată Directorului General (Directorului unităţii) şi o prezintă spre avizare. După ce Directorul General (Directorul unităţii) a decis asupra cererii de realizare a materialului jurnalistic, procedează ca şi în cazul în care solicitarea a fost primită prin poştă, fax sau poştă electronică. În cazul solicitărilor formulate de către instituţiile de presă direct la sediul instituţiei. Ia act de solicitarea instituţiei de presă (jurnalistului). Comunică imediat solicitarea Directorului General (Directorului unităţii). În cazul în care solicitarea este aprobată, însoţeşte jurnalistul (echipa de jurnalişti) în locul unde se realizează documentarea. Dacă nu este aprobată solicitarea, îi comunică acest lucru jurnalistului (echipei de jurnalişti), în cel mai scurt timp, precum şi motivele pentru care solicitarea nu a fost aprobată Dacă solicitarea se referă la informaţii de interes public urmează procedura legală în cazul solicitării informaţiilor de interes public. Intocmeşte pentru fiecare solicitare o evidenţă în fişele de evidenţă a relaţiilor cu presa şi notifică despre acestea în informările periodice privind relaţiile cu mass-media Proceduri de urmat pe timpul realizării materialului documentar. Ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat însoţeşte jurnalistul (echipa de jurnalişti) pe toată perioada vizitei de documentare, permiţând filmarea, fotografierea sau înregistrarea numai acelor elemente care fac parte din subiectul materialului de documentare şi care nu sunt nominalizate expres de către conducerea unităţii. În cazul în care documentarea se realizează în spaţii unde condiţiile de acces impun adoptarea unor măsuri speciale (blocuri alimentare, infirmerii, depozite, ateliere, etc.) atrage atenţia jurnalistului (echipei de jurnalişti) şi nu permite accesul acestuia (acestora) până nu sunt luate măsurile speciale ce se impun (folosirea ţinutei de protecţie, predarea surselor de foc deschis – chibrituri, ţigări, brichete – urmarea itinerariilor pre-stabilite, etc.).

434

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Nu permite fotografierea, filmarea, înregistrarea persoanelor private de libertate care nu şi-au exprimat acordul scris în această privinţă, sau a celor care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute de O.M.J. 700/C/08.05.1997 Sprijină jurnalistul (echipa de jurnalişti) în realizarea materialului documentar prin punerea la dispoziţie a informaţiilor necesare documentării sau prin înlesnirea contactelor cu persoanele (angajaţi ai unităţii – funcţionari publici cu statut special sau personal contractual) în măsură să ofere informaţii despre subiectele de interes. Nu intervine în convorbirile dintre reporteri şi persoanele private de libertate decât atunci când constată că discuţiile se poartă pe alte teme decât cele aprobate pentru a fi documentate. Anunţă, în mod politicos, jurnalistul (echipa de jurnalişti) la expirarea timpului alocat documentării La terminarea activităţilor, solicită ca jurnalistul (echipa de jurnalişti) să verifice materialele cu care a realizat documentarea, după care îl (îi) conduce la Postul Control nr. 1, în vederea îndeplinirii formalităţilor de ieşire din penitenciar. (predarea ecusoanelor de Vizitator, ridicarea telefoanelor mobile şi/sau a celorlalte materiale lăsate în custodia Postului Control). Informează Directorul General (Directorul unităţii) despre cum a decurs activitatea şi despre toate situaţiile deosebite apărute pe timpul desfăşurării documentării. Declaraţiile date cu ocazia documentărilor pentru materiale jurnalistice. Dacă pe timpul documentării pentru materialele jurnalistice, realizate în unităţile penitenciare, se solicită sau se impune luarea unor declaraţii reprezentanţilor legali ale acestora, se va proceda în următoarele moduri: - de regulă, declaraţiile pentru subiecte comune sau legate de persoanele private de libertate vor fi date de către ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat; - declaraţiile vor fi cât se poate de clare, scurte şi cu referire strictă la subiectul de interes. Mesajele vor fi structurate în propoziţii scurte, care să nu conţină opinii personale, ci numai poziţia oficială a conducerii unităţii sau prevederile legale legate de activitatea din penitenciar; - nu se vor refuza solicitările de a da declaraţii mass-media. Dacă persoana care dă declaraţie nu este pregătită să răspundă, solicită timp pentru documentare, iar dacă informaţia solicitată necesită documentare complexă, stabileşte împreună cu jurnalistul, termenul limită până la care să-i pună la dispoziţie informaţia solicitată; - ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat trebuie să aibă o ţinută decentă, în concordanţă cu funcţia publică pe care o îndeplineşte şi să respecte toate regulile stabilite pentru realizarea interviului; - în toate declaraţiile se vor evidenţia: rolul instituţiei şi măsurile întreprinse pentru realizarea scopurilor propuse; - pe cât posibil, declaraţiile oficiale ale reprezentanţilor instituţiei se vor acorda în locuri în care se pot surprinde imagini care au legătură cu evenimentul despre care are loc documentarea - în cazul activităţilor cultural-educative sau productive organizate de către penitenciar şi în locuri special stabilite în cazul în care declaraţiile fac referire la alte evenimente, în cazul situaţiilor de criză se pot amenaja locuri speciale bine iluminate, şi care să cuprindă elemente de identificare ale unităţii. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

435

Manual de proceduri

PROCEDURA: P 4 Procedura de acces a presei în penitenciare Scop: asigurarea unui mod unitar, eficient şi profesionist de colaborare cu instituţiile de presă precum şi eliminarea disfuncţionalităţilor apărute în cazul solicitărilor mass-media, necesare documentărilor pentru realizarea materialelor de presă – scrisă sau audio – video. Premise: în condiţiile aplicării strategiilor de comunicare şi imagine, implementate şi dezvoltate de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor, instituţiile mass-media au realizat că penitenciarele oferă subiecte numeroase cu potenţial mediatic. De aceea, nu se limitează la a prelua şi transmite mesajele elaborate de către conducerile unităţilor penitenciare ci doresc realizarea unor materiale complexe (ştiri, reportaje, emisiuni, interviuri, etc.) cu referire la universul carceral. Pentru a nu exista disfuncţionalităţi create de un tratament inegal aplicat jurnaliştilor în unităţile penitenciare, este necesar a se statua reguli de bază, aplicabile în orice unitate a sistemului penitenciar, iar răspunderea aplicării lor revine în totalitate responsabililor cu relaţiile publice, din unităţi. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Şef post control 1 Legitimează persoanele care se prezintă la Postul de Control nr. 1 şi îşi declină calitatea de jurnalişti. Verifică şi înregistrează actul de identitate valabil şi legitimaţia de serviciu vizată la zi. Anunţă purtătorul de cuvânt al unităţii despre prezenţa reprezentanţilor presei în incinta P.C.1. Permite accesul jurnaliştilor în penitenciar numai în prezenţa purtătorului de cuvânt sau înlocuitorului desemnat, care prezintă aprobarea scrisă a directorului. Efectuează procedurile de acces în unitate, interzicând accesul cu telefoane mobile sau cu aparatură tehnică ce nu este aprobată pentru realizarea materialului jurnalistic. În cazul reţinerii la Postul Control a anumitor obiecte, întocmeşte un proces verbal de luare în custodie, pe perioada vizitei, a acelor obiecte. Documente necesare accesului în unitate. Cartea de identitate; Legitimaţia de serviciu, care să ateste faptul că este reprezentant al instituţiei solicitante, vizată la zi; Solicitarea scrisă (cu rezoluţia de aprobare a Directorului) – pusă la dispoziţie de ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat - după caz – solicitarea va cuprinde lista nominală a echipei de jurnalişti, cu datele de identificare ale fiecăruia dintre componenţi. Mijloace tehnice permise în incinta unităţilor penitenciare. Aparate de fotografiat; Reportofoane; Camere de filmat; Microfoane; Alte dispozitive ajutătoare la realizarea materialului jurnalistic: reflectoare, cabluri, oglinzi, ecrane, etc. În cazul transmisiunilor în direct din incinta unităţii – se permite accesul carului de reportaj într-o locaţie cât mai apropiată de locul transmisiei – cu condiţia asigurării siguranţei depline a acestuia. Procedura de acces în unitate Jurnalistul solicitant (echipa de jurnalişti) se prezintă la punctul de control situat la intrarea în unitate. Face dovada identităţii sale prin documentele de identitate (carte de identitate valabilă şi legitimaţie de serviciu vizată la zi).

436

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Predă telefonul (telefoanele) mobil – fiindu-i strict interzis accesul cu acesta în interiorul unităţii. Şeful Post Control anunţă ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) sau înlocuitorul desemnat. Acesta se prezintă la Postul Control, având asupra sa solicitarea scrisă a jurnalistului, cu rezoluţia Directorului General (Directorului unităţii). Sprijină agenţii din Postul Control în a identifica şi permite accesul jurnalistului doar cu mijloacele tehnice necesare realizării materialului documentar. Celelalte dispozitive, nenecesare, vor fi lăsate la Punctul Control, în baza unui proces verbal de predare – primire. Purtătorul de cuvânt sau înlocuitorul desemnat, îi comunică (reaminteşte) regulile ce trebuie respectate pe timpul cât se deplasează în interiorul unităţii. În cazul solicitărilor instituţiilor de presă din afara României se va proceda în felul următor: Dacă penitenciarul este contactat în prealabil: - se solicită instituţiei de presă o solicitare scrisă, în original (sau prin fax), de preferat în limba română, care să cuprindă: denumirea completă a instituţiei solicitante, adresa, datele de contact, număr de înregistrare, numele conducătorului instituţiei în clar, semnătura acestuia şi ştampila, subiectul de interes, perioada în care ar dori să realizeze materialul jurnalistic, etc.; - purtătorul de cuvânt al penitenciarului prezintă solicitarea directorului; - directorul unităţii apreciază asupra oportunităţii materialului jurnalistic şi aprobă (sau nu) solicitarea; - solicitarea, având rezoluţia directorului unităţii, este prezentată la secretariatul unităţii pentru a fi înregistrată şi distribuită purtătorului de cuvânt; - dacă solicitarea nu este aprobată, purtătorul de cuvânt întocmeşte un adresă, care va fi aprobată şi semnată de către directorul unităţii, către instituţia solicitantă, prin care informează despre decizia directorului şi motivele care au stat la baza acesteia. Adresa va fi expediată pe acelaşi canal de comunicare pe care a fost recepţionată solicitarea (numărul de înregistrare al adresei de răspuns va fi cel cu care a fost înregistrată solicitarea, fiind posibilă astfel şi scăderea lucrării din evidenţele compartimentului secretariat); - dacă solicitarea se referă la realizarea unui material jurnalistic referitor la o persoană privată de libertate, purtătorul de cuvânt se asigură că respectiva persoană întruneşte condiţiile prevăzute de O.M.J. 700/1997, informează persoana în cauză despre acest lucru şi îi solicită o declaraţie scrisă prin care îşi exprimă acordul pentru realizarea materialului jurnalistic; - dacă solicitarea este aprobată, întocmeşte o adresă în care va comunica acordul directorului unităţii, acordul persoanei private de libertate, data şi ora la care a fost stabilită activitatea, timpul alocat pentru desfăşurarea activităţii, precizări despre îndatoririle şi obligaţiile ce le revin reprezentanţilor instituţiilor de presă ce urmează să realizeze materialul de presă în penitenciar şi se solicită o informare scrisă despre materialele tehnice folosite la realizarea documentării şi numărul, numele şi datele de identificare (serii şi numere de paşaport) ale tuturor componenţilor echipei (al jurnalistului); - la data şi ora stabilită, pentru accesul în unitate, se vor efectua procedurile stabilite pentru accesul presei, avându-se în vedere ca datele comunicate să corespundă cu cele ale persoanelor prezentate la Postul Control nr. 1; - în cazul în care nici unul din membrii echipei de jurnalişti nu cunoaşte limba română, penitenciarul nu este obligat să pună la dispoziţie translatori.

437

Manual de proceduri

Dacă jurnalistul (echipa de jurnalişti) se prezintă la postul control nr. 1 al penitenciarului fără a fi anunţat în prealabil: - şeful Post Control nr. 1 îi legitimează şi le solicită să probeze calitatea de jurnalist, după care anunţă purtătorul de cuvânt al unităţii (înlocuitorul desemnat); - purtătorul de cuvânt al unităţii (înlocuitorul desemnat) se prezintă la Postul Control nr. 1, se informează despre subiectul solicitării, după care aduce la cunoştinţa directorului solicitarea primită; - în urma deciziei directorului, procedează ca şi în cazurile descrise mai sus. - la finalul activităţii întocmeşte o informare scrisă către directorul unităţii, pe care o înregistrează la secretariatul unităţii şi o clasează în documentele sale de evidenţă. - În niciunul din cazuri, penitenciarele nu au obligaţia să asigure translatori. În cazul în care echipa de jurnalişti vorbeşte limba română, purtătorul de cuvânt le va sugera să reia solicitarea după ce au angajat un translator. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P 5 Relaţiile cu presa în afara locurilor de deţinere Scop: asigurarea unui mod unitar, eficient şi profesionist de colaborare cu instituţiile de presă precum şi eliminarea disfuncţionalităţilor apărute în cazul solicitărilor mass-media, necesare documentărilor pentru realizarea materialelor de presă – scrisă sau audio – video. Premise: în condiţiile aplicării strategiilor de comunicare şi imagine, implementate şi dezvoltate de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor, instituţiile mass-media au realizat că penitenciarele oferă subiecte numeroase cu potenţial mediatic. De aceea, nu se limitează la a prelua şi transmite mesajele elaborate de către conducerile unităţilor penitenciare ci doresc realizarea unor materiale complexe (ştiri, reportaje, emisiuni, interviuri, etc.) cu referire la universul carceral. Pentru a nu exista disfuncţionalităţi create de un tratament inegal aplicat jurnaliştilor în unităţile penitenciare, este necesar a se statua reguli de bază, aplicabile în orice unitate a sistemului penitenciar, iar răspunderea aplicării lor revine în totalitate responsabililor cu relaţiile publice, din unităţi. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Şeful structurii care se În cazul în care, pe timpul desfăşurării de activităţi în afara locului de deţinere, în spaţii în care este permis accesul publicului, vor fi deplasează în afara reprezentanţi ai instituţiilor de presă care filmează, fotografiază sau unităţii (puncte de lucru înregistrează, va respecta regulile de siguranţă impuse de îndatoririle sau instanţe de prevăzute în carnetul postului. judecată, organe de Deoarece în spaţii publice nu poate interzice filmarea, fotografierea sau urmărire penală sau înregistrarea, va lua următoarele măsuri: - va informa reprezentanţii presei că în zonă se află un dispozitiv special şi unităţi sanitare din le va atrage atenţia că nu au voie să filmeze, înregistreze, fotografieze reţeaua Ministerului sistemele de siguranţă, elementele de pază şi escortare şi persoanele Sănătăţii) private de libertate fără acordul scris al acestora; - va informa de îndată unitatea (Şeful de tură); - în cazul în care reprezentanţii presei îşi continuă demersurile, va lua măsuri pentru a introduce persoanele private de libertate în camerele de arest (în cazul instanţelor de judecată şi atunci când aceştia nu se află în sălile de judecată); - informează preşedintele instanţei de judecată; 438

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Purtătorul de cuvânt al unităţii

Secretariatul unităţii Aspecte de verificat Aspecte de verificat

- nu face declaraţii presei dacă nu are aprobarea directorului în acest sens; - consemnează despre acest lucru în carnetul postului. În cazul în care activităţile desfăşurate în afara unităţii sunt comunicate presei de către structurile de relaţii publice ale unităţii. Formează dispozitivul de pază şi supraveghere aşa cum este prevăzut în carnetul postului sau cum este stabilit prin ordinul de misiune. Permite accesul reprezentanţilor presei în interiorul dispozitivului, numai însoţiţi de către purtătorul de cuvânt al unităţii. Nu permite jurnaliştilor să lase în interiorul dispozitivului de pază, nesupravegheate, elemente ale aparaturii tehnice pe care le au asupra lor. Nu permite schimburi de obiecte sau înscrisuri între persoanele private de libertate şi jurnalişti sau alte persoane. Nu permite jurnaliştilor să înregistreze, filmeze, fotografieze în detaliu persoanele private de libertate care nu şi-au exprimat expres disponibilitatea; în cazul în care este nevoie de ilustrarea materialului jurnalistic, permite filmarea, fotografierea, înregistrarea grupurilor de deţinuţi în ansamblu, fără detalii, şi pe cât posibil din spate. Înainte de plecare, verifică zona pentru a descoperi existenţa posibilelor obiecte interzise, se asigură că toţi reprezentanţii presei au părăsit zona de responsabilitate, efectuează apelul numeric al persoanelor private de libertate, îi deplasează pe aceştia la mijlocul de transport şi dispune deplasarea la unitate. Participă la toate activităţile desfăşurate în afara locului de deţinere despre care au fost anunţate, în prealabil, instituţiile de presă. Pe timpul desfăşurării activităţilor procedează conform procedurilor referitoare la interviurile acordate de persoanele private de libertate sau de către funcţionarii publici cu statut special. Consemnează aceste activităţi într-o notă de informare pe care o înaintează Directorului unităţii la încheierea misiunii. Înregistrează nota de informare a purtătorului de cuvânt. O înapoiază acestuia pentru clasare. Da Nu Obs.

PROCEDURA : P 07 Realizarea ştirilor de presă Scop: relaţiile cu mass-media reprezintă o componenta esenţiala a strategiei de comunicare si imagine si constau in schimbul de informaţii regulat, consecvent, deschis si transparent al unei instituţii cu jurnaliştii din mass-media, indiferent de suportul si de audienta lor. Ştirile de presa pe gustul acestora generează credibilitate si o deschidere importanta pentru promovarea activităţii serviciului penitenciar, făcând sa apară ştirea aşa cum este transmisa. Premise: pentru a avea o relaţie de colaborare cu reprezentanţii presei, bazata pe încredere reciproca si respect, purtătorul de cuvânt are datoria de a întocmi si transmite acestora informaţii care merita a fi preluate ca atare si publicate de mass-media interesate. Aplicabilitate: în ANP si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere )

439

Manual de proceduri

Purtătorul de cuvânt

Are obligaţia sa fie in permanenta informat despre activităţile specifice instituţiei, care pot face subiectul unei ştiri de presa; ştirea este modalitatea cea mai la indemna pentru difuzarea informaţiilor de actualitate (evenimente care s-au petrecut, care sunt in desfăşurare, sau care urmează sa aibă loc intr-un viitor apropiat); Va redacta ştirea de presa pe structura unei piramidei răsturnate, informaţiile fiind prezentate in ordinea descrescătoare a importantei lor; informaţiile de maxima importanta - tip „soc” vor fi plasate in primul paragraf. Structura ştirii de presa: 1. Titlul scurt, atrăgător, care sa cuprindă un verb activ la prezent sau viitor; 2. Introducerea ştirii (sau lead-ul) este nucleul informativ esenţial, care sintetizează principalele informaţii si îndeplinineşte funcţia: de a surprinde esenţa, conţinând obligatoriu răspunsurile la întrebările cine?, ce?, unde?, când? - presupune inventivitate şi inteligenţă; de a îndemna cititorul la lectură ; 3.Dezvoltarea ştirii, etapă ce presupune respectarea câtorva cerinţe: textul trebuie să aibă un caracterul unitar sa fie coerent să cuprindă cât mai multe informaţii şi elemente concrete. Corpul ştirii va conţine explicarea, aprofundarea introducerii; date privind situarea evenimentului în context (antecedente, circumstanţe, consecinţe);detalii secundare, care întregesc imaginea faptului relatat. 4. Încheierea - cuprinde detalii mai puţin importante dar considerate interesante pentru opinia publica După redactare, purtătorul de cuvânt verifica minuţios ştirea de presa din punct de vedere al corectitudinii formale si de fond, al acurateţei, pentru eliminarea oricăror erori privind: - faptele - trebuie evitata orice eroare – se impune o noua verificare a tuturor informaţiilor ce urmează a fi transmise ( data,ora, loc, împrejurări, etc, ) - cifrele - corectitudinea gramaticala si ortografica - corectitudinea exprimării – evitarea cacofoniilor, a tautologiilor, a repetiţiilor, a jargonului, a construcţiilor frazale lipsite de subiect sau de predicat, a abrevierilor si prescurtărilor.etc - organizarea conţinutului - modelul piramidei inversate - includerea informaţiilor de fond - cititorul va putea judeca evenimentul in cunoştinţa de cauza - atribuirea unor informaţii – sa fie atribuite unei surse credibile si uşor de verificat - citatele – sa fie relevante, scurte - deplinătatea - sa răspundă la toate întrebările pe care cititorul si le-ar putea pune - obiectivitatea - opiniile personale, presupunerile, etc nu îşi au locul

440

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- imparţialitatea – in cazul unei probleme controversate este bine sa fie reproduse argumentele tuturor parţilor implicate - cerinţele de forma / procedura de redactare – întocmire a documentelor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a unităţilor subordonate (sigla ANP, font, spaţiere, semnatar/reprezentant instituţie, subsol - coordonatele instituţiei: denumirea, adresa, numerele de telefon si fax, adresa de e-mail, pagina de internet; etc) După eliminarea eventualelor erori, purtătorul de cuvânt prezintă ştirea de presa directorului pentru eventuale modificări / avizare/semnare si o transmite mass-mediei Directorul general ANP/ Directorul verifica / avizează / semnează ştirea de presa. Directorul penitenciarului Purtătorul de cuvânt Informează Purtătorul de cuvânt al ANP: anterior transmiterii unei ştiri de presa care cuprinde anumite evenimente negative petrecute in penitenciar sau înaintea organizării unor activităţi deosebite in societate ( expoziţii etc.) ulterior transmiterii ştirilor de presa referitoare la activităţi obişnuite Transmite ştirea de presa operatorilor mass-media in vederea publicării / difuzării . Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA : P8 Organizarea conferinţelor de presă Scop: transmiterea unor informaţii importante, simultan, opiniei publice, societăţii civile prin intermediul jurnaliştilor şi operatorilor mass-media. Premise: Pentru reuşita unei conferinţe de presă, este esenţial să existe informaţii de interes major pentru mass-media şi o echipă capabilă să o organizeze în mod profesional şi cu un buget rezonabil Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Compartimentul de presă / Purtătorul de cuvânt din unitate 1.Alegerea temei sau temelor pe marginea cărora se organizează conferinţa de presă. Organizarea conferinţelor de presă se va efectua numai în cazuri excepţionale cum ar fi: - bilanţul anual al penitenciarului; - producerea unor evenimente negative care suscită în mod deosebit atenţia jurnaliştilor; - un eveniment cultural sau social cu impact deosebit asupra societăţii civile; - pentru a economisi timp, preîntâmpinând un număr mare de interviuri individuale; - pentru a anticipa un eveniment de interes major pentru mass-media. Compartimentul de presă / Purtătorul de cuvânt propune directorului general al ANP / directorului unităţii organizarea unei conferinţe de presă dacă el consideră necesar acest lucru. 441

Manual de proceduri

Este indicată organizarea conferinţelor de presă de luni până joi, între orele 10.oo – 14.00. Ora de încheiere a conferinţei trebuie să fie convenabilă pentru jurnalişti, care au nevoie de timp ca să scrie, să obţină informaţii suplimentare, să facă fotografii, să monteze imaginile de la eveniment sau să ia interviuri în exclusivitate. 2. Documentarea în vederea realizării mapelor de presă. Compartimentul de presă / Purtătorul de cuvânt se documentează temeinic cu privire la temele care vor face obiectul conferinţei de presă, discută cu persoanele implicate şi cu specialiştii în domeniu, strânge date statistice cu privire la subiect, selectează alte posibile subiecte, analizează eventualele stări conflictuale între conducerea instituţiei şi personal, sindicate etc. şi ia în calcul posibilitatea ridicării unor probleme de către operatorii mass-media în timpul conferinţelor de presă. 3. Elaborarea invitaţiilor la conferinţa de presă, a mapelor de presă şi a dosarelor de presă a). Elaborarea invitaţiilor. Acestea trebuie să conţină: antetul penitenciarului; numărul de înregistrare al invitaţiei; date emiterii; cuvântul „INVITAŢIE”, înaintea titlului; titlul - este recomandat ca titlul să conţină numele penitenciarului, pentru ca acesta să se întipărească bine în mintea jurnalistului invitat precum şi motivul pentru care se organizează conferinţa; textul invitaţiei trebuie să cuprindă următoarele precizări: numele persoanei care invită – de obicei directorului penitenciarului; numele acestuia se scrie în întregime, iar funcţia este prezentată în detaliu; subiectul conferinţei (acesta va fi prezentat în câteva rânduri, subliniindu-se importanţa, interesul, noutatea temei aflate pe ordinea de zi); persoanele reprezentative care vor participa la conferinţa de presă; momentul desfăşurării conferinţei (data, ziua, ora); locul de desfăşurare; data limită de confirmare a participării; adresa, e-mailul, telefonul şi faxul purtătorului de cuvânt – ca persoană de contact pentru informaţii suplimentare sau pentru confirmarea participării; existenţa (dacă este cazul) a unui lunch sau cocteil după conferinţă Invitaţia va fi prezentată directorului penitenciarului pentru analiză şi aprobare. b). Elaborarea mapelor de presă: Mapa de presă va conţine exemplare tipărite ale materialelor care urmează a fi prezentate în conferinţa de presă, după cum urmează: Invitaţia la conferinţa de presă; lista vorbitorilor şi a organizatorilor (nume complet, funcţie, organizaţie); sinteze ale activităţilor care constituie subiectul conferinţei de presă; Mapa de presă trebuie să reprezinte instituţia care organizează conferinţa. Trebuie personalizată dacă există resursele necesare. Fiecare material din mapa de presă va fi prezentat directorului penitenciarului pentru analiză şi aprobare. Mapa de presă trebuie trimisă jurnaliştilor odată cu invitaţia la conferinţă. c). Elaborarea dosarelor de presă. Dosarul de presă permite prezentarea în profunzime a subiectului; abordarea subiectului din unghiuri diferite, sugerându-le jurnaliştilor direcţii posibile pentru viitoarele lor articole; permite jurnalistului cunoaşterea subiectului într-un timp scurt. Coperta dosarului trebuie să fie simplă, să 442

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

cuprindă la loc vizibil antetul penitenciarului şi tema dosarului de presă. Fiecare material din dosarul de presă trebuie să cuprindă antetul penitenciarului, data difuzării, iar la final se vor preciza numele, funcţia, telefonul, faxul şi funcţia persoanei care poate oferi informaţii suplimentare. Va fi înmânat tuturor jurnaliştilor la intrarea în sala de conferinţă sau va fi trimis la redacţie a doua zi pentru jurnaliştii care au absentat. Dosarul de presă trebuie să conţină: sumarul, care menţionează toate materialele clasate după gradul de interes; acest sumar va fi aşezat la începutul dosarului; prezentarea generală a penitenciarului (populaţie carcerală- număr, categorii de persoane private de libertate, regimuri de executare; nr.de funcţionari publici cu statut special angajaţi, etc). date despre directorii si directorii adjuncţi ai penitenciarului diferite documente conţinând informaţii de interes public (bilanţul de activitate, bugetul, scurt istoric al organizaţiei, lista partenerilor guvernamentali şi neguvernamentali cu care penitenciarului are încheiate protocoale de colaborare, etc); date statistice, grafice şi fotografii. Fiecare material din dosarul de presă va fi prezentat directorului penitenciarului pentru analiză şi aprobare. 4. Trimiterea invitaţiilor către reprezentanţii mass-media. invitaţiile de presă se redactează şi se transmit împreună cu mapele de presă tuturor publicaţiilor şi posturilor de radio sau televiziune, după consultarea fişierelor de presă. Consultarea prealabilă a fişierelor de presă este obligatorie, deoarece purtătorul de cuvânt îşi poate aminti poziţia jurnaliştilor faţă de penitenciar cât şi tipul de întrebări pe care acest jurnalist le poate pune şi poate pregăti răspunsuri adecvate şi elaborate; invitaţiile pot fi atât nominale, cât şi generale, adresate redacţiei. Dacă destinatarii nu sunt cunoscuţi, invitaţia va fi expediată pe numele redactorului-şef sau al şefului de departament din sfera de activitate corespunzătoare; invitaţiile de presă vor fi transmise operatorilor mass-media cu cel mult o săptămână sau cel puţin trei zile înainte de desfăşurarea conferinţei de presă; înainte de a fi transmise operatorilor mass-media invitaţiile de presă vor fi supuse atenţiei directorului penitenciarului pentru analiză şi aprobare; înainte de a fi transmise presei invitaţiile de presă vor fi transmise purtătorului de cuvânt din A.N.P. 5. Obţinerea confirmării de participare. Cu o zi înainte de conferinţă, Compartimentul de presă / purtătorul de cuvânt va da un telefon jurnaliştilor pentru a reînnoi invitaţia la conferinţa de presă şi pentru a obţine confirmarea de participare. Aceasta se poate solicita şi prin intermediul poştei electronice! După confirmarea participării la conferinţa de presă, Compartimentul de presă / purtătorul de cuvânt va întocmi un tabel nominal cu jurnaliştii prezenţi la eveniment pe care îl va supune atenţiei directorului general al ANP / directorului unităţii pentru analiză şi aprobare. Un exemplar al tabelului de acces aprobat va fi dus în punctul de acces in unitate iar exemplarul 1 va fi arhivat de către Compartimentul de presă / purtătorul de cuvânt. Dacă un jurnalist nu este sigur de participarea sa (sau a unui coleg de redacţie) la conferinţa de presă, in tabelul de acces va fi specificată doar numele instituţiei de presă. 6. Organizarea spaţiului unde va avea loc conferinţa de presă - sala în care va avea loc conferinţa de presă trebuie să fie agreabilă, cu o acustică bună, situată într-un loc uşor accesibil şi suficient de încăpătoare pentru 30-40 de persoane. Trebuie să fie dotată cu scaune, mese, surse de energie, sistem de amplificare, scaune şi masă pentru cei 443

Manual de proceduri

Directorul unităţii

care susţin conferinţa; trebuie verificate din timp facilităţile de acces şi parcare pentru jurnalişti; - este util să existe la dispoziţie o cameră în plus, în care să întâmpinaţi invitaţii şi să fie organizate întâlniri informale, interviuri şi să oferiţi băuturi răcoritoare, după conferinţă. De asemenea este obligatorie existenţa unui vestiar în care jurnaliştii să-şi poată lăsa hainele groase sau umbrelele; - sala conferinţei de presă trebuie personalizată folosind imaginea penitenciarului (banner, antet, drapel, postere, publicaţii etc.); - acolo unde este cazul, se va asigura necesarul de echipamente tehnice şi, mai ales, se va verifica dacă au ajuns în sală şi că funcţionează, cu cel puţin o oră înainte de începerea conferinţei; - la masa vorbitorilor se recomandă să existe microfoane fixe, iar pentru întrebările din public, microfoane mobile; - se pot folosi pentru prezentări un proiector video şi un ecran de proiecţie, ceea ce presupune existenţa unui computer. Întotdeauna trebuie verificată conexiunea dintre computer şi proiector, precum şi dacă documentul pe care îl veţi parcurge se deschide. Dacă documentul a fost adus pe CD sau dischetă, trebuie salvat în memoria calculatorului înainte de începerea conferinţei; - purtătorul de cuvânt care este şi moderatorul conferinţei de presă: întâmpină invitaţii, rosteşte cuvântul de bun-venit, prezintă vorbitorii şi subiectul conferinţei, clarifică inexactităţile care pot apărea în transmiterea mesajelor, intermediază relaţia dintre vorbitori şi public, intervine şi corectează îndepărtările de la subiect, îi invită pe jurnalişti să pună întrebări – întrebări pe care le deleagă persoanei celei mai potrivite să răspundă – şi închide lucrările conferinţei; - la intrarea în sala de conferinţă jurnaliştii vor fi întâmpinaţi de purtătorul de cuvânt. De asemenea va avea o listă a invitaţilor (în ordine alfabetică a instituţiilor de presă) pentru a putea ţine evidenţa celor prezenţi sau absenţi; totodată el va înmâna jurnaliştilor dosarele şi mapele de presă şi îi va conduce în sală. Nu este indicat să li se sugereze jurnaliştilor pe ce scaune sau în ce parte a sălii să stea pentru a nu crea animozităţi; - conferinţa trebuie să înceapă la ora anunţată în invitaţie, întârziaţii vor fi aşteptaţi cel mult 10 minute; - acolo unde există posibilităţi conferinţa va fi înregistrată sonor şi audiovizual de către personalul tehnic al unităţii. 7. Analizarea modului în care s-a desfăşurat conferinţa de presă - după terminarea conferinţei va parcurge lista jurnaliştilor invitaţi şi va nota în fişierele de presă ziariştii care nu au venit; - vor trimite dosarele de presă jurnaliştilor absenţi; - în zilele următoare va urmări reacţia presei, pentru a se vedea cât şi ce s-a scris sau ce s-a difuzat în audiovizual în legătură cu conferinţa de presă; - în cazul în care conferinţa nu a avut niciun ecou, purtătorul de cuvânt trebuie să analizeze cauzele acestui fapt: alegerea momentului, subiectul conferinţei, calitatea intervenţiilor, tipul redacţiilor şi jurnaliştilor invitaţi, modul cum a fost organizat întregul eveniment. - După evaluarea calitativă şi caritativă a mediatizării în presă se va întocmi un raport care va fi prezentat directorului unităţii şi purtătorului de cuvânt din A.N.P. Oportunitatea şi alegerea temei conferinţei de presă vor fi stabilite de către directorul penitenciarului după consultarea prealabilă a celorlalţi factori implicaţi în eveniment şi a purtătorului de cuvânt. Analizează şi aprobă lista cu jurnaliştii invitaţi, invitaţiile, mapele, dosarele de presă şi accesul jurnaliştilor în unitate în ziua conferinţei de presă.

444

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Compartimentul presă din ANP

Înmânează documentele semnate sau spre reanalizare purtătorului de cuvânt. Participă activ la conferinţa de presă şi vorbeşte în numele organizaţiei, răspunde întrebărilor adresate de jurnalişti. Înaintea începerii conferinţei de presă se documentează în detaliu despre subiectele abordate şi discută cu toţi factorii implicaţi, inclusiv cu purtătorul de cuvânt. Îşi pregăteşte discursul (eventual cu ajutorul purtătorului de cuvânt). Discută în detaliu cu purtătorul de cuvânt despre jurnaliştii invitaţii, modul în care reacţionează aceştia, tipul de întrebări posibile şi eventualele răspunsuri. de Apreciază asupra oportunităţii realizării conferinţei de presă şi a temelor alese. După terminarea conferinţei de presă analizează împreună cu purtătorul de cuvânt toate aspectele privind organizarea şi evaluarea conferinţei de presă. Centralizează evaluările tuturor conferinţelor de presă realizate la nivelul întregului sistem. Propune noi metode de lucru sau de îmbunătăţire a activităţii referitoare de organizarea conferinţelor de presă. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

PROCEDURA: P9 Organizarea de interviuri cu reprezentanţii din conducerea ANP sau alţi specialişti din sistemul penitenciar Scop: Informarea corectă şi obiectivă a societăţii despre activitatea sistemului penitenciar românesc. Premise: activităţile desfăşurate în sistemul penitenciar românesc au devenit interesante pentru publicul larg datorită unor evenimente succesive din ultima perioadă. Demilitarizarea sistemului şi apariţia organizaţiilor sindicale au crescut gradul de transparenţă al activităţii instituţiei, încarcerarea unor personaje controversate ale vieţii publice din România a dus la sporirea interesului despre „interiorul” real al penitenciarelor. Toate acestea au condus la apariţia unor judecăţi, mai mult sau mai puţin fundamentate, vis a vis de realitatea penitenciară. În acest scop, organizarea unor interviuri cu participarea factorilor de conducere şi specialiştilor de la orice eşalon, oferă posibilitatea informării corecte a publicului larg de către specialişti, pregătiţi în domeniul de activitate particular al penitenciarelor. Aplicabilitate: la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi toate unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Factori de conducere ai ANP (Director General, Directori Generali Adjuncţi) şi factorii de conducere ai unităţilor subordonate (Directorul, Directorii Adjuncţi) Se ia cunoştinţă despre solicitarea de interviu. În cazul în care reporterii iau legătura direct cu directorul pentru a solicita realizarea unui interviu, acesta sugerează reporterului să ia legătura cu purtătorul de cuvânt pentru a pune la punct detaliile legate de interviu şi informează purtătorul de cuvânt despre acest lucru. Apreciază asupra oportunităţii acordării interviului. În cazul în care tema interviului necesită un grad ridicat de expertiză întrun anumit domeniu, desemnează un specialist din domeniul vizat pentru susţinerea interviului sau pentru o participare comună. Dacă solicitarea nu se referă expres la o anumită persoană şi opţiunea aparţine instituţiei, trebuie avute în vedere următoarele aspecte în alegerea specialistului: persoana aleasă este disponibilă, cunoaşte subiectul de abordat, a mai avut astfel de experienţe, se exprimă clar, fluent, coerent. 445

Manual de proceduri

În cazul în care persoana vizată refuză să fie intervievată, desemnează altă persoană sau, după caz, dispune comunicarea refuzului către jurnalistul solicitant. Înainte de prezentare la interviu, avizează documentarea realizată, intervenind acolo unde este cazul. După terminarea interviului, analizează împreună cu ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) înregistrarea interviului, identifică aspectele necorespunzătoare şi le are în vedere la pregătirea următoarelor interviuri. Structura de relaţii Momentul iniţial publice a ANP, Ia act de solicitarea reprezentantului mass-media. purtătorul de cuvânt al În convorbirea cu reporterul se informează despre: - identitatea reporterului; unităţii - datele de contact ale reporterului şi ale instituţiei de presă pe care o reprezintă; - tema interviului; - funcţia sau persoana care se doreşte a fi intervievată; - scopul interviului; - durata acestuia; - contextul în care va fi difuzat; - ora de difuzare a interviului; - modalitatea de realizare a interviului: pentru publicaţii scrise, pentru radio (înregistrat sau în direct), pentru televiziune (înregistrat sau în direct), prin telefon, răspunsuri la un chestionar care va fi transmis ulterior publicaţiei; - dacă interviul se realizează în direct la radio sau televiziune – dacă există (sau nu) linie telefonică cu publicul; - alte persoane care participă la interviu. Prezintă solicitarea de interviu şi datele obţinute Directorului General al A.N.P. / Directorului unităţii, spre aprobare. În cazul în care solicitarea de interviu nu este aprobată, comunică jurnalistului solicitant acest lucru. În cazul aprobării, anunţă (după caz) persoana solicitată pentru interviu. Pregătirea interviului (a persoanei, pentru interviu). Anunţă persoana care urmează a fi intervievată. Obţine acordul acesteia de participare la interviu. (În cazul în care aceasta nu acceptă, comunică refuzul directorului şi ulterior reporterului) Întocmeşte o mapă documentară cu: - date despre instituţia de presă care solicită interviul; - date despre jurnalistul care va realiza interviul; - ariile de interes sau specializarea profesională a jurnalistului; - alte materiale de presă realizate de jurnalist; - alte materiale de presă referitoare la activitatea penitenciarului, realizate de către instituţia de presă respectivă; - orice alte date şi informaţii, despre instituţie sau jurnalist, care pot ajuta la o informare cât mai completă; - tema solicitată spre a fi discutată; - scopul interviului; - durata acestuia; - contextul în care va fi difuzat; - ora de difuzare a interviului; - modalitatea de realizare a interviului: pentru publicaţii scrise, pentru radio (înregistrat sau în direct), pentru televiziune(înregistrat sau în direct), prin telefon, răspunsuri la un chestionar care va fi transmis ulterior publicaţiei; - dacă interviul se realizează în direct la radio sau televiziune – dacă există (sau nu) linie telefonică cu publicul; - alte persoane care participă la interviu; 446

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Persoana intervievată

- date referitoare la ceilalţi participanţi. Elaborează împreună cu directorul liste cu mesajele cheie pe care doreşte să le lanseze în opinia publică Elaborarea mesajelor anticiparea întrebărilor care se pot adresa în interviu şi pregătirea unor răspunsuri care să cuprindă mesaje scurte, pozitive şi uşor de reţinut. Pentru structurarea răspunsurilor folosim principiul piramidei răsturnate (concluzie – fapte fapte fapte – date şi argumente – dizertaţie) Atenţie la limitele de timp şi spaţiu – mesajele trebuie structurate în limita a 5-20 de secunde de înregistrare (mesaj pentru radio – tv) sau între 12 şi 24 de cuvinte (presa scrisă) Toate răspunsurile trebuie date într-o notă optimistă, având în vedere că nu există nici un control asupra răspunsurilor ce vor fi utilizate la publicarea interviului Pe timpul interviului mesajele trebuie repetate de mai multe ori pentru a spori probabilitatea de a fi reţinute de către auditoriu Negocierea termenilor interviului cu jurnalistul solicitant. Ţinându-se cont de tema interviului, de comun acord cu jurnalistul, stabileşte principalele subiecte care vor fi discutate şi/sau o listă cu posibile întrebări. Aduce la cunoştinţa jurnalistului categoriile de informaţii legate de tema interviului care au grad de clasificare superior şi care nu pot fi analizate în cadrul interviului. Stabileşte data şi ora exacte de desfăşurare a interviului şi – după caz – ora la care persoana intervievată va fi prezentă în studio. Stabileşte cu exactitate dacă vor exista sau nu dialoguri cu publicul prin linii telefonice directe. Stabileşte dacă există posibilitatea afişării unor materiale ajutătoare în timpul interviului (prezentări ppt., grafice, diapozitive). Solicită înregistrări ale interviului dacă acestea se realizează la radio sau televiziune, iar dacă interviurile se desfăşoară în incinta instituţiei le înregistrează cu mijloace proprii. Dacă se impune, încheie un proces – verbal sau un protocol în care se consemnează termenii de desfăşurare a interviului. În timpul interviului. Dacă interviul se desfăşoară în instituţie, întâmpină reporterul şi îl conduce la locul unde va avea loc interviul. Locul interviului trebuie ales cu mare atenţie, nu este recomandat să fie biroul de lucru, dacă, însă, nu există alte posibilităţi, să nu fie lăsate documente pe birou. Participă (asistă) efectiv la interviu (dacă nu le acordă chiar el) şi monitorizează desfăşurarea interviului. Dacă este un interviu pentru presa scrisă, înregistrează interviul (reportofonul din dotare). Urmăreşte respectarea protocolului încheiat. Intervine atunci când constată atingerea unor alte aspecte decât cele stabilite pentru tema interviului. Sprijină persoana intervievată cu documentele necesare. Dacă este un interviu pentru presa scrisă, preia întrebările care necesită documentare şi promite reporterului un răspuns ulterior. Anunţă expirarea timpului acordat interviului. După interviu. Urmăreşte înregistrarea interviului. Identifică problemele apărute pe timpul derulării acestuia, le consemnează şi ia măsuri de remediere în cazul altor interviuri. Ţine evidenţa interviurilor acordate în baza de date. Ia cunoştinţă despre invitaţia de a fi intervievat şi despre tema interviului. Îşi dă acordul pentru a fi intervievat (sau nu). 447

Manual de proceduri

Studiază mapa documentară pusă la dispoziţie de către purtătorul de cuvânt. Ia cunoştinţă despre subiectele principale şi/sau întrebările propuse şi despre toate celelalte aspecte negociate cu realizatorul interviului. Se documentează pentru formularea răspunsurilor. După caz, pregăteşte materiale ajutătoare pentru exemplificarea răspunsurilor. Adoptă o ţinută vestimentară sobră, compatibilă cu calitatea de funcţionar public cu statut special, evitând culorile aprinse, bijuteriile opulente sau, în cazul femeilor, fardurile stridente şi coifurile extravagante. Este prezentă la ora stabilită, în locul stabilit pentru realizarea interviului. Acceptă pregătirea pentru interviu (montarea lavalierelor, a microfoanelor, aşezarea în locul indicat de realizator, etc.). Răspunde punctual la întrebările jurnalistului, fără a oferi detalii suplimentare şi nu vorbeşte despre alte subiecte decât cele care au fost stabilite, Nu oferă informaţii cu caracter confidenţial. Nu răspunde prin sintagma: „nu comentez”. Va avea o atitudine sinceră şi va recunoaşte deschis că nu cunoaşte răspunsurile la unele din întrebări. Nu îşi exprimă opinii personale în legătură cu subiectele abordate. (reprezintă instituţia şi vorbeşte în calitate oficială de reprezentant al instituţiei). Nu părăseşte locaţia realizării interviului până acesta nu se va fi încheiat. După ce se anunţă încheierea interviului, nu face comentarii „off the record”. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

Notă: Propunem realizarea unei liste a categoriilor de evenimente cu potenţial mediatic

PROCEDURA : P10 Organizarea de interviuri cu persoane private de libertate Scop: Facilitarea activităţii de culegere şi difuzare a informaţiilor de interes public de către mass-media şi asigurarea dreptului la liberă exprimare a persoanelor private de libertate; Premise: Activitatea de culegere şi difuzare a informaţiilor de interes public, desfăşurată de massmedia, constituie o concretizare a drepturilor cetăţenilor de a avea acces la orice informaţie de interes public, pe de o parte, iar pe de altă parte, libertatea de exprimare a gândurilor, a opiniilor sau a credinţelor persoanelor private de libertate, este inviolabilă; Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Operatori media Adresează purtătorului de cuvânt în scris sau verbal (fax, e-mail, telefon), solicitarea de a intervieva o persoană privată de libertate, indicând: − tema interviului; − numele persoanei condamnate; − ziua sau zilele, precum şi intervalul orar în care ar dori să realizeze interviul; − numărul şi numele persoanelor care fac parte din echipa care va realiza interviul;

448

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Purtătorul de cuvânt

Directorul unităţii Purtătorul de cuvânt

Purtătorul de cuvânt

Operatori mass-media Agent post control

− elemente de contact; Realizează o primă evaluare sumară a cererii; Identifică persoana privată de libertate cu ajutorul programului de evidenţă informatizat. Verifică situaţia juridică a deţinutului, urmărind ca acesta să fie condamnat definitiv, iar tema interviului să nu fie în legătură cu o altă faptă pentru care este în curs de judecare sau este condamnat în primă instanţă. Se documentează de la şeful secţiei sau de la orice altă persoană care poate furniza informaţii cu privire la comportamentul deţinutului, sau la orice alte aspecte pe care le consideră necesare în vederea unei bune desfăşurări a interviului. Ia legătura cu persoana condamnată expunându-i solicitarea din partea presei de a acorda un interviu, iar în cazul în care acesta acceptă, îi va pune la dispoziţie, pentru completare, formularul pentru declaraţie (Anexă); În cazul în care persoana condamnată nu doreşte să acorde interviul, purtătorul de cuvânt, va informa deîndată solicitantul despre refuzul condamnatului. Stabileşte cu şeful secţiei un posibil program de acordare a interviului, în funcţie de solicitarea operatorului de presă, astfel încât să nu fie perturbate activităţile zilnice. Propune motivat directorului unităţii acordarea sau neacordarea autorizării de realizare a interviului. Aprobă / respinge solicitarea. Comunică solicitantului în termen de 48 de ore decizia directorului indicând: − data (nu mai târziu de 5 zile de la data depunerii cererii) şi ora la care va avea loc interviul; − obligaţiile cu privire la accesul în penitenciar; − motivele care au stat la baza neacordării cererii; În cazul în care data şi ora nu poate fi respectată de către operatorul media, acesta va fi obligat să anunţe cu cel puţin 24 de ore înainte de momentul programării interviului, sub sancţiunea anulării acestuia, iar purtătorul de cuvânt îi va comunica în termen de 24 de ore data la care a fost reprogramat interviul. Data reprogramării poate depăşi termenul de 5 zile de la solicitare. Ia legătura cu persoana privată de libertate, căreia îi comunică data şi ora programării interviului, punându-i în vedere obligaţia de a manifesta o atitudine cuviincioasă pe perioada de desfăşurare a interviului, precum şi cea de a avea o ţinută decentă, curată şi îngrijită. În ziua stabilită pentru desfăşurarea interviului, ia legătura cu şeful de tură informând-ul despre ora şi locul realizării acestuia, în vederea asigurării condiţiilor optime de desfăşurare. În situaţiile în care din motive obiective apar modificări faţă de planificarea interviului, sau chiar impunerea anulării acestuia, înştiinţează deîndată directorul unităţii care va decide modul şi locul de desfăşurare a interviului; Atunci când se modifică data sau ora realizării interviului, va anunţa deîndată, reprezentanţii media, precizând motivele şi adresând scuzele care se impun. Cu 30 de minute înainte de ora stabilită, verifică locul de desfăşurare a interviului şi ţinuta persoanelor private de libertate. Se prezintă la penitenciar la ora şi data stabilită, având asupra lor documentele de identificare precizate în aprobarea cererii de acces în penitenciar; Identifică persoanele şi anunţă purtătorul de cuvânt despre sosirea acestora;

449

Manual de proceduri

Purtătorul de cuvânt

Întâmpină operatorii media; Realizează instructajul cu privire la: − interzicerea accesului în penitenciar cu obiecte interzise; − obligativitatea supunerii controlului antiterorist; − obligativitatea ca pe parcursul deplasărilor, camerele de filmat şi reportofoanele să fie închise, eventualele cadre vor fi luate cu înştiinţarea purtătorului de cuvânt; − interzicerea stabilirii de legături cu alte persoane private de libertate în afară de cele stabilite pentru realizarea interviului; − oferirea de cadouri sau alte obiecte, persoanelor condamnate; Ia legătura cu şeful de tură pentru aducerea persoanelor private de libertate, la locul stabilit pentru realizarea interviului; Conduce reprezentanţii mass-media în locul de realizare a interviului; Face prezentările, asistă la desfăşurarea interviului, intervine cu precizări (acolo unde se impune, sau dacă îi sunt solicitate) şi ia toate măsurile necesare pentru buna desfăşurare a interviului. În cazul în care se produc abateri grave sau repetate de la respectarea obligaţiilor ce le revin operatorilor media, deşi aceştia au fost avertizaţi, întrerupe interviul, anunţă directorul unităţii şi ia măsurile dispuse de acesta. În situaţia în care comportamentul sau atitudinea persoanelor private de libertate depăşesc limitele unui dialog normal, riscând să degenereze în acte de violenţă, întrerupe interviul, solicitând intervenţia agentului supraveghetor. În situaţia în care există solicitări din partea operatorilor media de a realiza cadre din penitenciar din alte locuri decât cele aprobate iniţial, va informa directorul unităţii şi va duce la îndeplinire dispoziţiile acestuia. Se va informa cu privire la data apariţia interviului. Conduce operatorii media la ieşirea din unitate după finalizarea interviului, încredinţându-i de disponibilitatea şi sprijinul pe care îl va acorda şi în viitor. Raportează directorului unităţii modul de desfăşurare a interviului, făcând, dacă se impun, propuneri pentru modul de desfăşurare a interviurilor în viitor. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat

450

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Anexă

DECLARAŢIE

Subsemnatul___________________________________ născut la data de ____________________, fiul lui__________________ şi a ________________________ , deţinut în cadrul Penitenciarului _______________ , pentru infracţiunea de ___________________________________ cu o condamnare de ______________________________ , consimt să fiu intervievat, fotografiat, filmat, înregistrat de către reprezentanţii ____________________________________________________________________________, iar interviul, fotografiile, filmările, înregistrările şi datele mele cu caracter personal, să fie făcute publice.

Localitatea, Data

Semnătura

451

Manual de proceduri

PROCEDURA : P11 Desfăşurarea interviurilor acordate de persoanele private de libertate Scop: Facilitarea activităţii de culegere şi difuzare a informaţiilor de interes public de către mass-media şi asigurarea dreptului la liberă exprimare a persoanelor private de libertate; Premise: Activitatea de culegere şi difuzare a informaţiilor de interes public, desfăşurată de massmedia, constituie o concretizare a drepturilor cetăţenilor de a avea acces la orice informaţie de interes public, pe de o parte, iar pe de altă parte, libertatea de exprimare a gândurilor, a opiniilor sau a credinţelor persoanelor private de libertate, este inviolabilă; Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Purtătorul de cuvânt Întâmpină reporterul şi îl conduce la locul unde va avea loc interviul. Asistă efectiv la interviu şi monitorizează desfăşurarea interviului. Urmăreşte respectarea protocolului încheiat. Intervine atunci când constată atingerea unor alte aspecte decât cele stabilite pentru tema interviului. Anunţă, în mod politicos, expirarea timpului acordat interviului. După interviu. Identifică problemele a părute pe timpul derulării acestuia, le consemnează şi ia măsuri de remediere în cazul altor interviuri. Ţine evidenţa interviurilor acordate în baza de date. În cazul producerii unor evenimente negative pe timpul desfăşurării documentărilor pentru materialele jurnalistice. Evenimente negative produse de către persoanele private de libertate. Dispune agentului supraveghetor (însoţitor) să scoată persoana privată de libertate din incinta unde se realizează interviul; faţă de cadrele unităţii; 1. - comportament necorespunzător Se asigură ca nu a fost vătămată integritatea fizică a jurnalistului (echipei de jurnalişti) şi nu au fost produse pagube echipamentului acestora. În condiţiile producerii unor astfel de pagube materiale, întocmeşte un proces – verbal constatator, în două exemplare, din care unul îl înmânează jurnalistului. 2. Anunţă Directorul unităţii şi Şeful de Tură, după care întocmeşte Raport de Incident (în cazul producerii unor pagube, anexează şi procesul verbal constatator al pagubelor produse). Evenimente negative (comportament necorespunzător) produse de către jurnalişti. 1. Principalele manifestări necorespunzătoare ale jurnaliştilor: - adoptarea unei ţinute indecente sau provocatoare; - încercarea de a introduce obiecte interzise în locul de deţinere; - comportament necorespunzător faţă persoanele private de libertate; - instigarea persoanelor private de libertate la acte de nesupunere faţă de cadrele unităţii; - încercarea repetată de a aborda alte subiecte decât cele stabilite; - încercările repetate de a filma, fotografia sau înregistra, alte zone decât cele permise sau alte persoane decât cele care şi-au dat acordul scris pentru aceasta. 2. Mod de acţiune în cazul producerii evenimentelor menţionate: - în cazul unei ţinute indecente sau necorespunzătoare se atrage atenţia persoanei în cauză şi i se interzice accesul până la remedierea situaţiei; - în cazul încercării de a introduce obiecte interzise, acestea se confiscă, se interzice accesul (sau se întrerupe vizita dacă descoperirea se face în interiorul locului de deţinere), se informează directorul şi jurnalistul (echipa de jurnalişti) în cauză sunt invitaţi să părăsească unitatea. Directorul General (Directorul unităţii) informează în scris conducerea instituţiei de

452

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

unde provine persoana în cauză, solicitând desemnarea altei persoane care să realizeze documentări referitoare la activitatea desfăşurată în penitenciar; - în cazul comportamentului necorespunzător faţă de cadrele unităţii sau de persoanele private de libertate, se atrage atenţia jurnalistului (echipei de jurnalişti), iar dacă manifestările de acest gen se repetă, întrerupe desfăşurarea activităţii, anunţă Directorul General (Directorul unităţii) şi îndeplineşte dispoziţiile acestuia; - în cazul instigării persoanelor private de libertate la acte de nesupunere, încercărilor repetate de a aborda alte subiecte decât cele stabilite sau încercărilor de a filma, fotografia sau înregistra alte zone decât cele permise sau alte persoane decât cele care şi-au dat acordul scris pentru aceasta, întrerupe desfăşurarea activităţii în curs, solicită deplasarea persoanelor private de libertate în camerele de deţinere (dacă este cazul), anunţă imediat Directorul General (Directorul unităţii) şi îndeplineşte dispoziţiile acestuia. Şi în astfel de cazuri, Directorul General (Directorul unităţii) poate lua decizia de a informa, în scris, conducerea instituţiei de presă despre situaţia creată, de a interzice accesul respectivei persoane în incinta unităţii şi de a solicita desemnarea altei persoane pentru realizarea materialelor jurnalistice. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA : P 12 Întocmirea analizei zilnice de presă gen „Revista Presei" – monitorizarea presei Scop: furnizează informaţii referitoare la imaginea penitenciarului, fiind cea mai completă sursă de urmărire a modului în care societatea interacţionează cu activităţile şi problemele sistemului penitenciar. Premise: Pe baza datelor obţinute în urma monitorizării presei, factorii de conducere îşi pot reorienta deciziile, pot construi programe care să corespundă aşteptărilor cetăţenilor sau pot decide asupra unor campanii de informare în scopul unei mai bune mediatizări şi informări. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Purtătorul de cuvânt din 1. Selectarea articolelor pentru a fi cuprinse în documentul „Revista unitate / purtătorul de presei": imediat după începerea programului se va face o lectură a cuvânt din A.N.P. principalelor publicaţii locale şi naţionale, fiind mai atent la rubricile despre care ştie că prezintă interes pentru sistemul penitenciar, dar aruncând o privire şi asupra celorlalte articole. La capătul acestei lecturi trebuie să fie sigur că nu a scăpat nicio informaţie ce ar putea fi importantă pentru sistem. Pentru a elimina orice dubiu, cu ajutorul unui motor de căutare pe internet va folosi cuvinte cheie specifice sistemului penitenciar (gen justiţie, închisoare, puşcărie, gratii, deţinut, puşcăriaş, penitenciar); după ce a realizat această selecţie va trece la decuparea şi fotocopierea, acestor materiale, notându-şi titlul materialului, numele publicaţiei, numărul (ziua, luna şi anul) şi numele autorului; în cazul articolelor găsite cu ajutorul internetului se va copia adresa unde pot fi găsite articolele respective; 453

Manual de proceduri

dacă sunt mai multe articole în aceeaşi zi, articolele vor fi grupate într-o ordine standard a publicaţiilor (respectarea ei creează obişnuinţe de lectură şi îi ajută pe cei care consultă revista presei să găsească uşor numele ziarelor care îi interesează); va face adnotări, ex. „articol interesant”, „articol critic” sau „text puţin semnificativ” etc.; în cazul emisiunilor televizate sau radiofonice va întocmi o scurtă prezentare a ideilor principale puse în discuţie în cadrul acestora şi o va prezenta directorului unităţii; va prezenta zilnic directorului instituţiei revista presei; lunar (până în data de 5 a fiecărei luni) face analiza calitativă şi cantitativă a articolelor apărute în presă şi o transmite purtătorului de cuvânt din A.N.P, astfel: o indică luna în care s-a făcut monitorizarea o trebuie să indice numărul de publicaţii analizate, indiferent dacă există sau nu articole referitoare la activităţile sistemului penitenciar o trebuie să se indice numărul de articole apărute lunar având ca obiect subiect activităţile sistemului penitenciar (sau subiecte conexe); o trebuie să indice numărul de articole cu referiri negative/neutre/pozitive la adresa activităţii şi personalului unităţii sau A.N.P., după care se va calcula procentul de articole negative/neutre/pozitive din totalul de articole apărute cu referire la sistemul penitenciar şi notează astfel: - 2 (negativ): adjective scandaloase, aprecieri dure; comentarii acide la adresa declaraţiilor unui lucrător penitenciar; conflict intern; aprecieri depreciative la adresa activităţii instituţiei, personalului, calomnii, etc - 1 (negativ): critici la adresa activităţii personalului, conducerii, organizării, misiunii sistemului penitenciar; relatări ironice; implicarea sistemului penitenciar în dispute, scandaluri, fără a fi parte activă sau competentă în rezolvarea problemei; 0 (neutru): ştiri pur informative; probleme conexe sistemului penitenciar care nu afectează în nici un fel imaginea sistemului penitenciar în ansamblu şi a unităţii în particular; + 1 (pozitiv): articole gen „se simte o îmbunătăţire”; comentarii pozitive asupra experienţei unor membri ai organizaţiei sau unor activităţi izolate; + 2 (pozitiv): evidenţierea unui discurs bun; manifestări care sau bucurat de o largă audienţă; eficienţă/competenţă; reflectarea unor activităţi deosebite; interviuri bune în presa ostilă o calculează coeficientul de imagine lunar care indică progresul sau regresul imaginii unităţii sau sistemului pe o perioadă de mai multe luni, după formula Cil = ΣCiz/Na, unde Cil reprezintă coeficientul de imagine lunar; Ciz – coeficientul de imagine zilnic şi Na – numărul de articole; lunar efectuează analiza discursivă, care va fi supusă aprobării directorului unităţii şi apoi transmisă biroului de presă A.N.P. Studiul va avea în vedere următoarele aspecte: o trebuie să conţină o parte de prezentare, în care purtătorul de cuvânt va evidenţia principalele probleme, tendinţe, subiecte, etc. care sunt abordate în presă; o se va face o analiză prin care vor fi identificate principalele cauze care, în viziunea purtătorului de cuvânt, au dus la apariţia materialului, tipuri de valorizări, tendinţe etc; o va face propuneri fie pentru rezolvarea unor posibile deficienţe de imagine, fie pentru continuarea activităţilor cu caracter pozitiv

454

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. Transmiterea „Revistei presei" conducerii instituţiei şi biroului de presă din A.N.P. În fiecare zi lucrătoare (în ziua de luni se au în vedere şi publicaţiile apărute sâmbăta şi duminică) până la ora 10.00 revista presei trebuie să fie prezentată directorului instituţiei. În fiecare zi vor fi trimise biroului de presă al A.N.P., e-mail, articolele care vizează sub orice formă activitatea unităţii sau administraţiei penitenciare. 3. Transmiterea „Revistei presei" – a link-urilor, către Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT / biroului IT din unitate pentru a fi postată pe pagina de internet a administraţiei / unităţii. Identifică cu ajutorul unui motor de căutare pe internet articole cu privire la unitatea şi sistemul penitenciar, sau probleme conexe al sistemului penitenciar şi transmite link-ul biroului IT pentru a fi postat pe site-ul instituţiei. Purtătorul de cuvânt din A.N.P. / purtătorul de cuvânt din unitate transmite Direcţiei Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT / biroului IT link-urile cu articolele de interes pentru sistemul penitenciar sau subiecte conexe activităţii sistemului penitenciar pentru a fi postate pe site-ul A.N.P. Directorul instituţiei Citeşte în fiecare dimineaţă revista presei pusă la dispoziţie de purtătorul de cuvânt. În cazul apariţiei în presă a unor articole care prezintă informaţii false sau care pun într-o lumină negativă activitate instituţiei va dispune măsuri ( dezminţire, drept la replică etc.) Purtătorul de cuvânt din Centralizează lunar revista presei primită de la penitenciare. ANP Face o analiză calitativă şi cantitativă a articolelor apărute în presă la nivel de sistem penitenciar Prezintă directorului general al A.N.P. lunar monitorizarea articolelor din presă la nivel de sistem penitenciar şi face o analiză discursivă a acestora. Urmăreşte modul cum purtătorii de cuvânt din penitenciare au interpretat articolele, dacă au fost obiectivi sau au cenzurat anumite informaţii. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

PROCEDURA: P13 Crearea paginilor web aparţinând unităţilor penitenciare Scop: respectarea prevederilor legale în domeniul accesului la informaţiile de interes public, mediatizarea activităţilor şi evenimentelor organizate de unităţile sistemului penitenciar precum şi dezvoltarea canalelor de comunicare cu societatea Premise: unităţile din sistemul penitenciar fac parte din categoria instituţiilor publice care trebuie să disemineze către opinia publică informaţii de interes public iar dezvoltarea Internetului a deschis o nouă cale, mult mai facilă şi cu mai multe posibilităţi în acest sens. Crearea paginii web personale reprezintă un mijloc informatic de promovare a imaginii prin intermediul căreia este transmisă o imagine corectă a sistemului penitenciar prin informarea permanentă a opiniei publice referitoare la activitatea instituţiei. Mijloc foarte important pentru transmiterea mesajul instituţiei către publicul larg, pagina web oferă massmediei importante resurse documentare. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) 455

Manual de proceduri

Desemnează o echipă care să lucreze împreună pentru stabilirea graficii, structurii şi conţinutului paginii web a unităţii. Ia cunoştinţă de proiectul întocmit de echipa de lucru, aduce eventualele modificări şi aprobă proiectul. Întocmeşte un proiect de crearea a paginii web sub aspectul grafic, sub Echipa de lucru aspectul structurii şi sub aspectul conţinutului. (director adjunct Sub aspectul structurii paginii web stabileşte principale secţiuni site-ului educaţie şi intervenţie care trebuie să cuprindă: date de contact, prezentarea instituţiei, psihosocială, purtător informaţiile de interes public, organigrama instituţiei, secţiune de revista de cuvânt, presei, activităţile de educaţie şi intervenţie psihosocială, programul cu informatician) publicul, etc. Sub aspectul conţinutului, stabileşte informaţiile care vor fi publicate în pagina web. Fiecare structură organizatorică din unitate contribuie cu informaţii relevante din sectorul său de activitate. Prezintă proiectul directorului de unitate pentru aprobare. Alegerea numelui de domeniu şi a serviciului de găzduire web – nu se recomandă alegerea unui nume de domeniu gratuit ci a unui nume de domeniu propriu (www.numedomeniu.com) Serviciul Economico În situaţia în care personalul compartimentul de informatică nu are Administrativ cunoştinţele necesare pentru a realiza pagina web, organizează licitaţie pentru contractarea unei firme specializate în crearea paginilor web Purtătorul de cuvânt Centralizează de la departamente informaţiile care urmează a fi postate pe site şi se asigură că este transmis un mesaj unitar. Selectează informaţiile de interes public şi cele care se publică obligatoriu din oficiu pentru a fi postate pe site. Transmite Compartimentului de Presă Serviciul Cabinet ANP forma finală, sub aspectul informaţiilor care urmează a fi postate pe site pentru avizare. Compartimentul de Alegerea furnizorului de găzduire pe web. informatică Proiectarea (realizarea) şi publicarea site-ului în situaţia în care personalul compartimentului informatică dispune de cunoştinţele necesare. Transmite spre avizare Direcţiei de Exploatare a Tehnologiei Informaţiei ANP soluţia tehnică de realizare a paginii web. Avizează soluţia tehnică de realizare a paginii web. Direcţia de Exploatare După ce pagina web a fost creată şi publicată, introduce în pagina web a a Tehnologiei ANP link-ul paginii web unitate. Informaţiei Compartimentul de Avizează forma finală, sub aspectul informaţiilor care vor fi postate pe site presă Serviciul Cabinet Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

Directorul unităţii

PROCEDURA: P 16 Organizarea şi actualizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul administraţiei penitenciare şi a înlocuitorilor acestora Scop: centralizarea datelor de contact ale purtătorilor de cuvânt şi ale înlocuitorilor acestora este foarte utilă atât în comunicarea internă dar şi cea externă, a reprezentanţilor mass-media, societăţii civile, a comunităţii cu instituţiile penitenciare. Premise: numirea purtătorilor de cuvânt în unităţile penitenciare a facilitat şi îmbunătăţit, în mod extraordinar, comunicarea între Compartimentul de Presă din ANP şi teritoriu. În ceea ce priveşte

456

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

stabilirea unor legături ale penitenciarelor cu operatorii mass-media, acest lucru era apanajul exclusiv al conducătorului instituţiei care de foarte multe ori, ocupat fiind cu probleme administrative, pasa aceste chestiuni fie directorilor adjuncţi, fie Serviciului de Intervenţie Psihosocială. După foarte mult timp, politicile de comunicare la nivelul sistemului penitenciar prind contur: există un purtător de cuvânt, acea persoană de contact, care mijloceşte între interesele instituţiei pe care o reprezintă şi operatorii mass-media şi de foarte multe ori şi viceversa. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor Procedura ( detaliere ) Purtătorul de cuvânt din Organizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul administraţiei penitenciare şi cu înlocuitorii acestora ANP Solicită, în scris, tuturor unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor să transmită datele de contact şi alte informaţii utile despre purtătorii de cuvânt ai unităţilor precum numirea unor înlocuitori ( în cazul în care purtătorul de cuvânt este plecat în misiuni, concedii de odihnă, concedii medicale etc.) Datele astfel centralizate vor fi inserate într-un document care va cuprinde, în capul de tabel, următoarele: număr curent; unitatea; nume şi prenume; gradul profesional; telefon unitate; fax unitate; telefon mobil de serviciu; telefon mobil personal; adresa e-mai de serviciu; adresa e-mail personală; adresa poştală a unităţii; codul localităţii; o poză în ţinută de oraş. Aceleaşi date şi informaţii vor fi trimise şi pentru înlocuitorul purtătorului de cuvânt. Actualizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul administraţiei penitenciare şi cu înlocuitorii acestora 1. anual, la solicitarea scrisă a purtătorului de cuvânt de la ANP 2. ori de câte ori intervin modificări în ceea ce priveşte persoana purtătorului de cuvânt, a înlocuitorului acestuia precum şi a modificării unor date de contact documentul este prezentat conducătorului instituţiei spre luare la cunoştinţă şi avizare Conducătorul instituţiei Ia la cunoştinţă despre documentul elaborat şi îl studiază. Dacă are propuneri pentru îmbunătăţirea bazei de date, le comunică purtătorului de cuvânt Purtătorul de cuvânt din După centralizarea datelor, întocmirea documentului şi avizarea acestuia de către conducătorul instituţiei, acesta va fi postat pe grupul purtătorilor ANP de cuvânt officialspeaker@yahoogroups.com . Acelaşi document, mai puţin numărul de telefon personal şi adresa de email personală vor fi postate pe site-ul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, la bara de meniu Compartimentul de presă şi pe cele ale unităţilor subordonate şi transmise operatorilor mass-media ori de câte ori este nevoie. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs.

457

Manual de proceduri

PROCEDURA : P 17 Crearea unei baze de date cu diverse statistici Scop: accesul rapid la informaţii în vederea furnizării corecte a acestora, facilitarea unei mai bune înţelegeri a sistemului penitenciar şi asigurarea unui suport informaţional foarte important Premise: crearea unei baze de date cu informaţii utile permite diseminarea informaţiilor, diversificarea subiectelor de presă referitoare la sistemul penitenciar prin sugerarea unor posibile articole bazate pe informaţii şi date comparative, permite documentarea cu cifre şi statistici a materialelor de presă etc. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Purtătorul de cuvânt ANP/ Purtătorul de cuvânt unitate Întocmeşte note de colaborare cu compartimentele ANP / unitate prin care solicită să-i fie furnizate date cu privire la următoarele situaţii: - efectivele de deţinuţi (femei, bărbaţi) - efectivele de minori / tineri - efectivele de deţinuţi străini - capacitatea de deţinere şi procentul de ocupare - natura infracţiunilor - infracţiuni disciplinare - posesia / utilizarea obiectelor interzise - autoagresiuni - altercaţii / violenţe între deţinuţi - agresiuni cu caracter sexual - tentative de sinucidere - sinucideri - instigări la revoltă - revolte - greva foamei - decese (boală, moarte naturală, moarte suspectă, etc.) - infracţiunile comise de deţinuţi în perioada de detenţie - insulte / injurii comise împotriva personalului - violenţe / agresiuni împotriva personalului - tentative de evadare - evadări / părăsiri neautorizate ale centrului de reeducare (din interiorul locului de deţinere, de la puncte de lucru, de la instanţe ) - numărul gardienilor (raportat de numărul de deţinuţi) etc. - Stabileşte termenul până la care doreşte să îi fie furnizate datele solicitate Prezintă notele de colaborare pentru aprobare şefului serviciu cabinet/ directorului unitate Analizează conţinutul notelor de colaborare sub aspectul oportunităţii centralizării datelor solicitate Avizează / nu avizează notele de colaborare Transmite notele de colaborare purtătorului de cuvânt ANP / unitate Transmite notele de colaborare Serviciului Arhivă şi Registratură Generală / secretariatului unitate pentru înregistrare şi repartizare spre soluţionare compartimentelor competente Primeşte notele de colaborare de la purtătorul de cuvânt ANP / unitate, introduce datele în aplicaţia informatizată secretariat şi o înregistrează conform procedurilor standard Repartizează notele de colaborare compartimentelor spre soluţionare, pe bază de semnătură Repartizează răspunsurile la notele de colaborare purtătorului de cuvânt ANP / unitate

Şef Serviciu Cabinet/Director unitate Purtătorul de cuvânt ANP/ Purtătorul de cuvânt unitate Serviciul Arhivă şi Registratură Generală / Secretariatul unităţii

458

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Purtătorul de cuvânt ANP / Purtătorul de cuvânt unitate

Directorul general A.N.P. / directorul unităţii Purtătorul de cuvânt A.N.P./ Purtătorul de cuvânt unitate

Primeşte răspunsurile la notele de colaborare întocmite şi centralizează datele obţinute Întocmeşte un document excel / word / office access pentru fiecare situaţie în parte (ex. Situaţia deceselor pe cale naturală 2005 - 2007, situaţia sinuciderilor 2001 – 2008, etc) Prezintă fiecare situaţie centralizată directorului general ANP / directorului unitate pentru avizare Ia la cunoştinţă despre existenţa documentelor întocmite pe baza centralizării datelor şi le avizează Le înapoiază purtătorului de cuvânt ANP / purtătorului de cuvânt din unitate Situaţiile întocmite sunt îndosariate urmând să fie folosite în funcţie de situaţie. Datele centralizate vor putea fi puse la dispoziţia celor interesaţi prin postarea pe site-ul ANP / unitate, grupul purtătorilor de cuvânt sau transmise prin intermediul poştei electronice Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP PROCEDURA : P 18 REALIZAREA ANALIZEI LUNARE DE PRESĂ

Scop: identificarea materialelor jurnalistice referitoare la unităţilor subordonate şi analizarea, din mai multe puncte de vedere, a materialului. CIL-ul reprezintă un punct de referinţă pentru măsurile care se vor adopta pentru îmbunătăţirea imaginii şi comunicării instituţionale. Premise: analiza lunară de presă constituie un instrument aflat la îndemâna specialistului în comunicare prin care sunt identificate materialele jurnalistice apărute în presă, întocmindu-se, cu această ocazie, şi o analiză pe text. Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Compartimentul de presă ANP / Purtătorul de cuvânt din unitate 1. Selectarea articolelor pentru a fi cuprinse în documentul „Revista presei": imediat după începerea programului se face o lectură a principalelor publicaţii locale şi naţionale, fiind mai atent la rubricile despre care ştie că prezintă interes pentru sistemul penitenciar, dar aruncând o privire şi asupra celorlalte articole. La capătul acestei lecturi, trebuie să fie sigur că nu a scăpat nicio informaţie ce ar putea fi importantă pentru sistem. Pentru a elimina orice dubiu, cu ajutorul unui motor de căutare pe internet va folosi cuvinte cheie specifice sistemului penitenciar (gen justiţie, închisoare, puşcărie, gratii, deţinut, puşcăriaş, penitenciar); după ce s-a realizat această selecţie, se trece la decuparea şi fotocopierea materialelor, notându-se titlul materialului, numele publicaţiei, numărul (ziua, luna şi anul) şi numele autorului; în cazul articolelor găsite cu ajutorul internetului, se copiază adresa unde pot fi găsite articolele respective; dacă sunt mai multe articole în aceeaşi zi, articolele sunt grupate într-o ordine standard a 459

Manual de proceduri

publicaţiilor (respectarea ei creează obişnuinţe de lectură şi îi ajută pe cei care consultă revista presei să găsească uşor numele ziarelor care îi interesează); face adnotări, ex. „articol interesant”, „articol critic” sau „text puţin semnificativ” etc.; în cazul emisiunilor televizate sau radiofonice, întocmeşte o scurtă prezentare a ideilor principale puse în discuţie în cadrul acestora şi o prezintă directorului unităţii; prezintă zilnic directorului instituţiei revista presei; lunar (până în data de 5 a fiecărei luni), face analiza calitativă şi cantitativă a articolelor apărute în presă şi o transmite purtătorului de cuvânt din A.N.P, astfel: indică luna în care s-a făcut monitorizarea indică numărul de publicaţii analizate, indiferent dacă există sau nu articole referitoare la activităţile sistemului penitenciar indică numărul de articole apărute lunar având ca obiect subiect activităţile sistemului penitenciar (sau subiecte conexe); indică numărul de articole cu referiri negative/neutre/pozitive la adresa activităţii şi personalului unităţii sau A.N.P., după care calculează procentul de articole negative/neutre/pozitive din totalul de articole apărute cu referire la sistemul penitenciar şi notează astfel: - 2 (negativ): adjective scandaloase, aprecieri dure; comentarii acide la adresa declaraţiilor unui lucrător penitenciar; conflict intern; aprecieri depreciative la adresa activităţii instituţiei, personalului, calomnii, etc - 1 (negativ): critici la adresa activităţii personalului, conducerii, organizării, misiunii sistemului penitenciar; relatări ironice; implicarea sistemului penitenciar în dispute, scandaluri, fără a fi parte activă sau competentă în rezolvarea problemei; 0 (neutru): ştiri pur informative; probleme conexe sistemului penitenciar care nu afectează în nici un fel imaginea sistemului penitenciar în ansamblu şi a unităţii în particular; + 1 (pozitiv): articole gen „se simte o îmbunătăţire”; comentarii pozitive asupra experienţei unor membri ai organizaţiei sau unor activităţi izolate; + 2 (pozitiv): evidenţierea unui discurs bun; manifestări care s-au bucurat de o largă audienţă; eficienţă/competenţă; reflectarea unor activităţi deosebite; interviuri bune în presa ostilă calculează coeficientul de imagine lunar care indică progresul sau regresul imaginii unităţii sau sistemului pe o perioadă de mai multe luni, după formula Cil = ΣCiz/Na, unde Cil reprezintă coeficientul de imagine lunar; Ciz – coeficientul de imagine zilnic şi Na – numărul de articole; lunar efectuează analiza discursivă, care este supusă aprobării directorului unităţii şi apoi transmisă biroului de presă A.N.P. Studiul are în vedere următoarele aspecte: trebuie să conţină o parte de prezentare, în care purtătorul de cuvânt evidenţiază principalele probleme, tendinţe, subiecte, etc. care sunt abordate în presă; face o analiză prin care vor fi identificate principalele cauze care, în 460

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

viziunea purtătorului de cuvânt, au dus la apariţia materialului, tipuri de valorizări, tendinţe etc; face propuneri fie pentru rezolvarea unor posibile deficienţe de imagine, fie pentru continuarea activităţilor cu caracter pozitiv 2. Transmiterea „Revistei presei" conducerii instituţiei şi biroului de presă din A.N.P. În fiecare zi lucrătoare (în ziua de luni se au în vedere şi publicaţiile apărute sâmbăta şi duminică) până la ora 10.00 revista presei este prezentată directorului instituţiei. În fiecare zi sunt trimise biroului de presă al A.N.P., e-mail, articolele care vizează sub orice formă activitatea unităţii sau administraţiei penitenciare. 3. Transmiterea „Revistei presei" – a link-urilor, către Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT / biroului IT din unitate pentru a fi postată pe pagina de internet a administraţiei / unităţii. Purtătorul de cuvânt identifică cu ajutorul unui motor de căutare pe internet articole cu privire la unitatea şi sistemul penitenciar, sau probleme conexe al sistemului penitenciar şi transmite link-ul biroului IT pentru a fi postat pe site-ul instituţiei. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP PROCEDURA: P 19 Informarea purtătorului de cuvânt Scop: informarea corecta, transparenta a opiniei publice despre activităţile, rolul si importanta activităţilor specifice sistemului penitenciar. Premise: cu ajutorul instrumentelor caracteristice comunicării si relaţiilor publice , purtătorul de cuvânt poate transmite informaţii cu un nivel de interes ridicat, credibile, obiective. Toate acestea înseamnă expunere (atât a purtătorului de cuvânt personal, cat si a conducerii si a instituţiei), însă o expunere profesionistă poate aduce recunoaştere publică pe termen mediu şi lung (cunoaşterea de către publicul larg a instituţiei, a ceea ce face si ce oferă aceasta). În acest sens, informarea purtătorului de cuvânt sub toate aspectele legate de activitatea penitenciarului apare ca o condiţie obligatorie. Aplicabilitate: în ANP si toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Purtătorul de cuvânt A.N.P./ Purtătorul de cuvânt unitate În vederea îndeplinirii cu succes a misiunii sale, purtătorul de cuvânt trebuie sa cunoască foarte bine informaţiile pe care le prezintă, istoricul si caracteristicile sistemului penitenciar în general şi ale unităţilor subordonate ANP (în cazul purtătorilor de cuvânt din unităţile subordonate ANP) în special. În acest sens: participa la şedinţele Consiliului de conducere pentru a fi mereu la curent cu politica instituţiei, cu noi aspecte legate de activitatea ANP / instituţiilor subordonate, proiecte , parteneriate, etc. cunoaşte deciziile directorului general ANP, MJ (si directorului unităţii subordonate ANP) se informează in detaliu asupra evenimentelor, cauzelor si consecinţelor acestora urmăreşte si prevede evoluţia evenimentelor majore, în special a celor care ar putea degenera in criza 461

Da

Nu

Obs.

Manual de proceduri

Directorul general A.N.P./ Directorul penitenciarului

cunoaşte/ se informează asupra tuturor masurilor întreprinse de conducerea unităţii înaintea, în timpul şi după momentele de criza; în cazul solicitărilor, culege date, informaţii, „investighează” cu perseverenţă si profesionalism, colaborând in acest sens cu toate departamentele ANP / unitarilor subordonate consulta orice document sau dosar, având obligaţia de a respecta secretul de serviciu şi de stat si de a proteja informaţiile confidenţiale de care ia cunoştinţă centralizează informaţiile obţinute şi le actualizează periodic pentru reacţie rapidă în cazul solicitării acestora de reprezentanţi mass-media este la curent cu evenimentele din viata publică şi cunoaşte impactul lor asupra activităţii desfăşurate in ANP/unităţile subordonate se informează asupra domeniile pe care le acoperă jurnaliştii, urmăreşte migrarea lor între diferite publicaţii şi posturi Va îndosaria/arhiva datele si documentele ce au stat la baza informării lui, acestea reprezentând documente suport, justificative pentru informaţiile/materialele (comunicate de presă, ştiri de presă, dosar de presă) şi manifestările (interviuri, conferinţe de presă , briefing-uri de presa) destinate presei. Purtătorul de cuvânt din unitate are obligaţia să informeze purtătorul de cuvânt al A.N.P. ori de câte ori situaţia o impune, in vederea clarificării unor aspecte si a atingerii unui punct de vedere comun legat de mediatizarea unor evenimente petrecute sau care se vor petrece într-un viitor apropiat. Aproba participarea purtătorului de cuvânt la şedinţele Consiliului de conducere în vederea informării acestuia Solicita disponibilitate din partea conducătorilor diverselor compartimente in furnizarea informaţiilor solicitate de către purtătorul de cuvânt. În acest sens, dispune ca, în momentul producerii unor evenimente negative, în special în cazul unor situaţii de criză, şeful de tură să informează în regim de urgenţă purtătorul de cuvânt asupra evenimentelor respective.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

Da

Nu

Obs.

PROCEDURA: P 20 Organizarea unui calendar cu principalele activităţi şi evenimente la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/unităţilor penitenciare Scop: stabilirea activităţilor ce trebuie realizate şi data la care acestea trebuie să fie executate, pentru ca la data stabilită să se obţină rezultatul aşteptat. Rolul acestora este foarte important deoarece ne oferă posibilitatea organizării şi planificării din timp a unor activităţi cu potenţial mediatic Premise: calendarul trebuie elaborat într-o manieră care să ofere o perspectivă generală asupra tuturor activităţilor. El trebuie să fie realist pentru a nu impune un ritm de lucru infernal şi pentru a evita ca totul să fie făcut în grabă. Toate activităţile cuprinse în calendar să fie convergente scopului de promovare a imaginii sistemului penitenciar ca serviciu social aflat în slujba comunităţii şi de creştere a gradului de transparenţă a activităţilor sistemului. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Purtătorul de cuvânt ANP / Purtătorul de cuvânt din unitate Anual, până la data de 15 ianuarie, purtătorul de cuvânt de la ANP / Purtătorul de Cuvânt din unitate întocmeşte o Notă de colaborare adresată tuturor direcţiilor / serviciilor / birourilor / compartimentelor instituţiei prin care solicită elaborarea de către fiecare compartiment a unui calendar

462

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

propriu de activităţi (termen de răspuns 15 zile calendaristice). Până la data de 05 februarie purtătorul de cuvânt centralizează propunerile de activităţi şi întocmeşte un document cu acestea. Document, sub forma unui tabel, va cuprinde: - obiectivele direcţiei/serviciului/biroului/compartimentului; - activităţile prevăzute la fiecare obiectiv; - compartimentele din cadrul structurii sau persoanele responsabile - termenele prevăzute (data în care are loc evenimentul dar şi etapele realizării acestuia în cazul unei acţiuni de mare amploare) - etapele care se vor desfăşura în vederea bunei organizări a evenimentului / acţiunii - indicii de performanţă care vor sta la baza evaluării finale a activităţilor Prezintă conducătorului instituţiei Calendarul anual de activităţi al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor / Penitenciarului Aiud ( ex.) Până la data de 15 februarie supune atenţiei Consiliului de Conducere al instituţiei propunerea de Calendar de activităţi. După discutarea şi aprobarea în cadrul Consiliului de Conducere al instituţiei se va emite o Decizie zilnică pe unitate care va cuprinde Calendarul de activităţi al instituţiei pe anul în curs. Transmite purtătorului de cuvânt din A.N.P. calendarul anul al activităţilor. Directorul general al Studiază Calendarul anual de activităţi al Administraţiei Naţionale a ANP / directorul unităţii Penitenciarelor / Penitenciarului Aiud (ex) şi dispune înscrierea în ordinea de zi a Consiliului de Conducere pentru analizarea acestuia în vederea aprobării. După ce acesta a fost supus atenţiei membrilor Consiliului de Conducere şi s-a votat aprobarea acestuia, se înregistrează şi astfel devine document cu forţă juridică, punerea în aplicare revenind direcţiilor/serviciilor/ birourilor/ compartimentelor din instituţie. Va înregistra documentul şi îi va da numărul corespunzător după care îl va Serviciul repartiza, pe condică, pentru informare şi implementare tuturor direcţiilor / Cabinet/secretariatul serviciilor / birourilor / compartimentelor din instituţie. unităţii Analizează fiecare activitate cuprinsă în Calendarul anual de activităţi al Purtătorul de cuvânt Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/Penitenciarului Aiud (ex) în A.N.P./ Purtătorul de vederea unei posibile mediatizări şi o supune atenţiei conducătorului Cuvânt din unitate instituţiei pentru a decide. Directorul general al Analizează, din punct de vedere organizatoric, al oportunităţii etc. fiecare ANP/ directorul unităţii propunere şi transmite purtătorului de cuvânt ANP / purtătorului de cuvânt din unitate punctul său de vedere După ce a primit punctul de vedere al conducătorului instituţiei elaborează Purtătorul de Cuvânt propriul Calendar cu activităţi cu potenţial mediatic – care îi va servi ca ANP/ Purtătorul de instrument de lucru dar şi de monitorizare a activităţii sale. cuvânt din unitate Activităţile cu potenţial mediatic vor fi din timp organizate şi promovate conform procedurilor standard. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs. Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

463

Manual de proceduri

A00803 Secretariat
PROCEDURA: P1 Repartizarea lucrărilor în cadrul serviciului cabinet Scop: organizarea în bune condiţii a activităţii de secretariat Premise: având în vedere faptul că doar secretariatele au acces la aplicaţia informatizată de secretariat, persoanele care desfăşoară această activitate au în competenţă distribuirea şi repartizarea lucrărilor în funcţie de rezoluţia şefului ierarhic. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Secretariat Serviciul Cabinet Primeşte, pe bază de semnătură, adresele înregistrate de la Serviciul Arhivă şi Registratură Generală Adresele primite sunt verificate, să fie înregistrate, şi introduse în aplicaţia informatizată de secretariat fiind repartizate directorului general Lucrările sunt predate Şefului de cabinet care le prezintă directorului general Prezintă lucrările directorului general ANP / directorului unităţii Analizează şi repartizează lucrările, în funcţie de conţinutul acestora, spre competentă soluţionare direcţiilor / serviciilor / birourilor / compartimentelor, indicând şi termenul până la care trebuie prezentate proiectele de răspuns. Lucrările semnate şi repartizate sunt predate secretariatului Lucrările se vor preda, pe baza condicii, Serviciului Arhivă şi Registratură Generală pentru a fi transmise mai departe conform rezoluţiei directorului general. În cazul unităţilor, vor fi predate direct persoanelor menţionate în rezoluţie Da Nu Obs.

Şeful de Cabinet / secretariatul unităţii Directorul general ANP/ Directorul unităţii Şeful de Cabinet / directorul de unitate Secretariat Serviciul Cabinet / secretariat unitate

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P2 Evidenţa concediilor de odihnă, medicale, de studii, a învoirilor etc. Scop: asigurarea unei evidenţe stricte privind dreptul la odihnă al personalului Serviciului Cabinet Premise: drepturile salariale ale personalului se calculează având în vedere şi situaţia concediilor, învoirilor etc., iar faptul că există o evidenţă lunară clară uşurează calcularea acestor drepturi Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Angajatul solicitant Întocmeşte şi prezintă raportul de concediu la secretariat pentru a se verifica numărul de zile la care are dreptul conform reglementărilor în vigoare, sau după caz, numărul de zile de concediu rămase Secretariat Serviciul Verifică, pe baza rapoartelor de concediu anterioare, numărul de zile la Cabinet / secretariatul care angajatul are dreptul sau câte i-au mai rămas şi face menţiunea despre aceasta pe raportul de concediu unităţii Prezintă raportul de concediu conducătorului instituţiei în vederea analizării acestuia

464

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Informează angajatul solicitant cu privire la rezuluţie aprobat/neaprobat Raportul de concediu, învoirea sau adeverinţa medicală se clasează la direcţie / serviciu / birou / compartiment din care face parte angajatul solicitant Primeşte de la personalul din direcţie / serviciu / birou / compartiment cererea de concediu, învoirea aprobată de către conducătorul instituţiei sau adeverinţa medicală semnată şi parafată de către medicul curant Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP Da Nu Obs.

PROCEDURA: P3 Întocmirea ordinelor de serviciu pentru misiuni, concedii de odihnă etc. Scop: asigurarea legalităţii desfăşurării unor misiuni Premise: plecarea în misiune se efectuează pe baza ordinelor de serviciu completate în baza dispoziţiei conducătorului instituţiei. De asemenea, pe baza acestora se calculează atât drepturile angajatului care se deplasează în misiune, cât şi cele salariale. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) Secretariat Serviciul Cabinet / secretariatul unităţii Se completează pe baza menţiunilor făcute în decizia zilnică pe unitate După completare se prezintă directorului general ANP / directorului de unitate pentru a fi semnat După ce este semnat, ordinul de serviciu se predă persoanei care se deplasează în misiune Păstrează „cotoarele” de la ordinele de serviciu pentru a fi predate şi arhivate conform procedurilor Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA : P4 Organizarea activităţii de primire în audienţă Scop: asigurarea dreptului tuturor cetăţenilor de a se adresa conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor / conducerii unităţilor penitenciare, în vederea prezentării spre rezolvare a problemelor profesionale şi personale Premise: primirea în audienţă a cetăţenilor, a personalului, a persoanelor private de libertate sau a aparţinătorilor acestora poate fi un instrument de măsurare, ţinând cont şi analizând problemele ridicate, a percepţiei cetăţenilor vis-a-vis de sistemul penitenciar, a nemulţumirilor şi frustrărilor personalului propriu precum şi anumite situaţii cu care se confruntă persoanele private de libertate. Indiferent de problemele ridicate, este esenţial ca persoanele care vin în audienţă să fie tratate cu respect şi demnitate iar problemele acestora să fie analizate cu maximă seriozitate de către factorii competenţi. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Procedura ( detaliere ) 465

Manual de proceduri

Agent secretariat ANP / Agent secretariat unitate Directorul general/ directorul general adjunct/directorul unităţii Şeful Serviciului Cabinet/ Agent secretariat

Primeşte cererile de audienţă şi le prezintă la mapa directorului general/directorului general adjunct/directorul unităţii Analizează corespondenţa primită pe care, după caz, o repartizează altor directori / directori adjuncţi în funcţie de obiectul audienţei şi/sau dispune data la care va fi primită în audienţă persoana respectivă Primeşte mapele de la directorul general/directorul general adjunct/directorul unităţii Urmăreşte cu atenţie rezoluţia directorului general/directorului adjunct/directorului unităţii şi, după caz, o predă secretarului Serviciului Cabinet pentru a fi repartizată conform rezoluţiei. Planifică audienţele telefonic, după caz, prin poştă anunţă petenţii cu privire la data primirii în audienţă. Participă la audienţele acordate de către directorul general/directorul adjunct/directorul unităţii sau persoana desemnată de către aceştia, notând în registrul de audienţă problemele semnalate de petenţi. Predă cererile de audienţă, la secretarul Serviciului Cabinet, pentru a fi repartizate, prin Serviciul Arhivă şi Registratură, conform rezoluţiei primite cu ocazia audienţelor. Ţine evidenţa termenelor de soluţionare a audienţelor şi informează conducerea cu privire la stadiul lucrării. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

PROCEDURA: P5 Prezentarea mapelor de corespondenţă externă directorului general/ directorului general adjunct/directorului de unitate Scop: asigurarea circuitului informaţional, în vederea funcţionării eficiente a procesului decizional Premise: identificarea urgenţelor precum şi rezolvarea cu operativitate şi celeritate a acestora, constituie o prioritate fapt ce determină acordarea unei atenţii sporite acestui aspect funcţional al instituţiei Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Seful Serviciului Cabinet/Agent secretariat Primeşte, prin Serviciul Arhivă şi Registratură Generală/Secretarul Serviciului Cabinet, corespondenţa externă adresată directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate. Lecturează corespondenţa primită în vederea identificării urgenţelor. Prezentarea corespondenţei, în mape, directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate Analizează corespondenţa primită şi o repartizează spre soluţionare direcţiilor/serviciilor, stabilind, acolo unde cazul, termene de rezolvare Primeşte mapele de la directorul general/directorul adjunct/directorul unităţii Urmăreşte dacă fiecare lucrare are rezoluţia directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate şi dacă este menţionat termenul de soluţionare Ţine evidenţa termenelor de soluţionare stabilite de către directorul general/directorul general adjunct/directorul unităţii

Directorul general/ directorul general adjunct/directorul unităţii Seful Serviciului Cabinet/Agent secretariat

466

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Predă corespondenţa secretarului Serviciului Cabinet, în vederea repartizării acesteia la Serviciul Arhivă şi Registratură Generală. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP Da Nu Obs.

PROCEDURA: P6 Prezentarea mapelor de corespondenţă internă directorului general/ directorului general adjunct/directorului de unitate Scop: asigurarea circuitului informaţional, în vederea funcţionării eficiente a procesului decizional Premise: identificarea urgenţelor precum şi rezolvarea cu operativitate şi celeritate a acestora, constituie o prioritate fapt ce determină acordarea unei atenţii sporite acestui aspect funcţional al instituţiei Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Seful Serviciului Cabinet/Agent secretariat Primeşte de la direcţii/servicii/compartimente/birouri corespondenţa internă ce urmează a fi expediată, note de informare precum şi alte documente interne. Lecturează corespondenţa primită urmărind dacă modul de redactare este corespunzător. Prezentarea corespondenţei, în mape, directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate Analizează corespondenţa primită pe care, după caz, o aprobă, avizează, semnează Primeşte mapele de la directorul general/directorul general adjunct/directorul unităţii Urmăreşte dacă fiecare lucrare are avizul/semnătura directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate. Aplică ştampila unităţii pe semnătura directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate pe corespondenţa de urmează a fi expediată. Predă corespondenţa ştampilată/avizată direcţiilor/serviciilor/ compartimentelor/ birourilor. Ţine evidenţa termenelor de soluţionare stabilite de către directorul general/directorul general adjunct/directorul unităţii Înştiinţează direcţiile/serviciile/compartimentele/birourile respective cu privire la alte rezoluţii date de către directorul general/directorul general adjunct/directorul de unitate referitoare la corespondenţa prezentată. Da Nu Obs.

Directorul general/ directorul general adjunct/directorul unităţii Seful Serviciului Cabinet/Agent secretariat

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP PROCEDURA : P7 Organizarea şedinţelor consiliului de conducere Scop: Optimizarea comunicării între factorii decizionali

467

Manual de proceduri

Premise: Hotărârile Consiliului de conducere au caracter consultativ in stabilirea măsurilor de îmbunătăţire a activităţii. Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Directorul general/ Directorul unităţii Seful Serviciului Cabinet/Agent secretariat La iniţiativa directorului general/directorului de unitate, consiliul de conducere se întruneşte lunar sau ori de câte ori va fi nevoie Solicită direcţiilor/serviciilor/compartimentelor/birourilor propuneri pentru ordinea de zi, cu cel puţin 7 zile înainte de data întrunirii. Centralizează propunerile şi le prezintă spre aprobare directorului general/directorului unităţii. Directorul general/ În urma analizării propunerilor, aprobă ordinea de zi a şedinţei. Directorul unităţii Seful Serviciului Întocmeşte ordinea de zi pe care o distribuie membrilor Consiliului şi invitaţilor, cu cel putin 3 zile înaintea dezbaterii. Cabinet/Agent Transmite invitaţie scrisă şi ordinea de zi a şedinţei.rezentanţilor grupărilor secretariat sindicale. Seful Serviciului Cabinet sau persoana desemnată de aceasta va consemna conţinutul dezbaterilor într-un proces verbal. Prezintă procesul verbal, pentru luare la cunoştinţă membrilor consiliului. Asigură evidenţa măsurilor stabilite de consiliu şi a termenlor de realizare Informează directorul general/directorul de unitate despre problemele constatate. Aspecte de verificat Aspecte de verificat Da Nu Obs. Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP PROCEDURA: P8 Prezentarea corespondenţei clasificate directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate Scop: asigurarea circuitului informaţional, în vederea funcţionării eficiente a procesului decizional Premise: activitatea la secretariatul directorului general ANP/ directorului unităţii este foarte importantă iar organizarea bună a sarcinilor ce cad în responsabilitatea membrilor compartimentului secretariat poate aduce un plus de eficienţă în modul de lucru al conducătorului instituţiei. Aplicabilitate: aparatul central şi în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura ( detaliere ) Primeşte, prin Biroul Informaţii Clasificate corespondenţa clasificată Seful Serviciului adresată instituţiei. Cabinet/Agent Primeşte de la direcţii/servicii/compartimente/birouri corespondenta secretariat clasificată (note de informare, adrese ce urmează a fi expediate) în vederea avizării, semnării, aprobării. Semnează de primirea corespondenţei în condica de predare-primire documente clasificate. Prezintă corespondenţa clasificată directorului general/directorului general adjunct/directorului unităţii, separat de cea ordinară Analizează corespondenţa primită pe care, după caz, o aprobă, avizează, Directorul general semnează sau o repartizează spre soluţionare direcţiilor/serviciilor, /directorul general adjunct/directorul unităţii stabilind, acolo unde cazul, termene de rezolvare Seful Serviciului Primeşte mapa de corespondenţă clasificată de la directorul Cabinet/Agent general/directorul general adjunct/directorul unităţii. 468

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

secretariat

Pentru corespondenţa clasificată de la direcţii/servicii/compartimente/birouri, urmăreşte dacă fiecare lucrare are avizul/semnătura directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate. Aplică ştampila unităţii pe semnătura directorului general/directorului general adjunct/directorului de unitate pe corespondenţa ce urmează a fi expediată. O predă înapoi pe condica de predare-primire documente clasificate secretarului direcţiei/serviciului/compartimentului/biroului. Pentru corespondenţa clasificată adresată instituţiei – o predă pe condica de predare-primire documente clasificate Biroului de Informaţii Clasificate, în vederea distribuirii acesteia conform rezoluţiei primite. Da Nu Obs.

Aspecte de verificat Aspecte de verificat Posibilitatea reeditării anualului statistic ANP

469

Manual de proceduri

A009 PROCEDURI D.M.R.U.

A0901 RESURSE UMANE A0901001 Întocmirea dosarului de încadrare A0901002 Detaşarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare A0901003 Delegarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare A0901004 Mutarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare A0901005 Punerea la dispoziţie şi suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare A0901006 Selecţionarea şi întocmirea dosarelor candidaţilor pentru Academia de Poliţie „Alexandru Ioan Cuza” şi Academia Naţională de Informaţii A0901007 Fişa postului funcţionarilor publici cu statut special A0902 FORMARE PROFESIONALĂ A0902001 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de formare specializată a funcţionarilor publici cu statut special debutanţi A0902002 Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltarea carierei A0902003 Organizarea şi realizarea planului lecţiei A0902004 Pregătirea continuă a personalului organizată de unităţi A0902005 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special A0902006 Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere A0902007 Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri A0902008 Organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special A0902009 Organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut special la pregătirea de specialitate A0902010 Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special A0902011 Evaluarea parţială a funcţionarilor publici cu statut special A0902012 Acordarea concediului de studii plătit A0903 EVIDENŢĂ PERSONAL A0903001 Procedura operaţională a acordării gradaţiei funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare A0903002 Procedura operaţională a acordării gradelor profesionale funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, după încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare A0903003 Procedura operaţională a acordării sporului de 25% pentru agenţii care au absolvit studii superioare A0903004 Procedura operaţională a acordării sporului de fidelitate a funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare A0903005 Procedura operaţională a acordării concediului de odihnă şi a concediului de odihnă suplimentar A0903006 Acordarea concediilor fără plată A0903007 Acordarea învoirilor plătite 470

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A0903008 Procedura operaţională a acordării concediului pentru creşterea copilului, a indemnizaţiei şi a stimulentului lunar A0903009 Procedura operaţională a completării dosarului profesional şi a fişei de evidenţă A0903010 Procedura operaţională a încetării raporturilor de serviciu A0903011 Procedura operaţională a întocmirii dosarului de pensie A0903012 Procedura operaţională a acordării salariilor de merit şi a sporului de 50% A0903013 Întocmirea situaţiilor statistice pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare A0904 PSIHOLOGIA PERSONALULUI A0904001 Procedura operaţională a selecţiei psihologice a personalului A0904002 Procedura operaţională a evaluării psihologice periodice a personalului A0904003 Procedura operaţională de realizare a evaluării psihologice la sesizare A0904004 Procedura operaţională de colaborare cu medicul psihiatru (în situaţiile în care rezultatele evaluării / reevaluării psihologice periodice, evaluării psihologice la sesizare sau şedinţele de asistenţă psihologică au relevat aspecte psihologice cu potenţial de risc, posibil asociate cu contraindicaţii de natură psihiatrică) A0904005 Procedura operaţională de acordare a asistenţei psihologice personalului sistemului administraţiei penitenciare A0904006 Procedura operaţională a examinării psihologice a angajaţilor pentru dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii A0904007 Procedura operaţională a testării psihologice periodice a aptitudinii în muncă a personalului

471

Manual de proceduri

A0901 RESURSE UMANE
PROCEDURA A0901001 ÎNTOCMIREA DOSARULUI DE ÎNCADRARE Scopul: • de a descrie etapele care se parcurg pentru întocmirea dosarului de încadrare a candidaţilor admişi la concursurile organizate pentru ocuparea funcţiilor vacante din sistemul administraţiei penitenciare; • de a stabili documentele pe care trebuie să le cuprindă un dosar de încadrare; • de a prezenta conţinutul documentelor care se întocmesc în cazul realizării procedurii; • de a stabili un set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de întocmire a dosarelor de încadrare, aplicat la nivelul A.N.P. şi al unităţilor subordonate. • de a stabili responsabilităţi privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. Premise: Dosarul de încadrare reprezintă o parte componentă a dosarului profesional confidenţial al funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare gestionat de către D.M.R.U./ B.R.U.F.P. din unităţile subordonate şi întocmit după finalizarea concursurilor pentru ocuparea funcţiilor vacante, respectiv după afişarea rezultatelor finale , pe baza proceselor verbale de la sesiunea de concurs. P.O. se aplică de către personalul D.M.R.U. din A.N.P. şi Biroul resurse umane şi formare profesională din unităţile subordonate candidaţilor care au fost declaraţi ,,Admis” în urma susţinerii probelor de concurs. Aplicabilitate: - în toate unităţile din sistemul penitenciar. Procedura Modul de lucru : Şeful biroului resurse 1 După finalizarea concursului, şeful biroului resurse umane completează umane dosarul de candidat cu următoarele documente : cerere de încadrare, autobiografia candidatului declarat admis, tabel cu rudele candidatului până la gradul IV inclusiv,- toate aceste documente vor fi completate de către candidat în prezenţa unui lucrător din cadrul D.M.R.U./B.R.U.F.P., verificări specifice în evidenţele operative ale poliţiei, procesele verbale cu rezultatele obţinute de către candidat în urma susţinerii probelor de concurs, referat de personal. 2. Tabelul nominal cu rudele până la gradul IV inclusiv şi afinii încadraţi în sistemul administraţiei penitenciare se completează de către candidatul declarat admis în următoarea ordine: 1) rude până la gradul IV inclusiv, în linie dreaptă :părinţi, bunici şi în linie colaterală: fraţi, surori, unchi, mătuşi, nepoţi de frate/soră, veri primari; 2) soţul /soţia candidatului, părinţii şi fraţii/surorile acestuia; 3) afinii (rudele prin alianţă ale soţului/soţiei candidatului) încadraţi în sistemul administraţiei penitenciare; 4) copiii candidatului. 3. Întocmeşte referatul de personal, ocazie cu care calculează vechimea în muncă a candidatului declarat admis la data întocmirii referatului, urmând ca la data încadrării să se facă actualizarea acesteia, în scopul acordării gradaţiei la care are dreptul, calculează vechimea în specialitatea corespunzătoare studiilor absolvite sau în instituţiile de apărare naţională, ordine publică şi siguranţă naţională în scopul încadrării ca funcţionar public cu statut special debutant sau definitiv, acordării gradului profesional, precum şi pentru acordarea sporului de fidelitate prevăzut de lege. 472

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Directorul unităţii Consilierul juridic Contabilul şef

4. Prezintă referatul de personal,întocmit în 3 exemplare, pentru a fi avizat de consilierul juridic şi semnat de către director. 5. Dacă în urma verificărilor specifice realizate de către unitatea organizatoare a concursului rezultă incompatibilităţi determinate de neîndeplinirea cumulativă a condiţiilor de selecţionare prevăzute în Legea nr.293/2004, modificată, propune directorului de unitate sa nu avizeze dosarul de încadrare şi candidatul, chiar dacă a fost declarat admis la concurs, nu va fi încadrat. Acest lucru va fi adus la cunoştinţa candidatului sub semnătură. 6. După introducerea acestor documente în dosar, dosarul de încadrare este înregistrat, opisat, numerotat şi înaintat spre avizare directorului unităţii şi A.N.P. 7. În termen de cel mult 20 de zile de la finalizarea concursului şi după primirea avizului de la ANP, întocmeşte pentru candidaţii declaraţi admis decizia de încadrare în funcţie. 8. Înregistrează decizia în Registrul Evidenţă Decizii Mişcare personal şi o direcţionează către Financiar - contabilitate, E.T.G., A.N.P.- D.M.R.U., iar un exemplar este clasat la dosarul profesional împreună cu avizul ANP în copie. 9. Candidatul admis la concurs are obligaţia de a se prezenta la serviciu în termen de 15 zile de la data încadrării prevăzută în decizia de personal (pentru cei care ocupă funcţii de conducere până la încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare, termenul maxim de prezentare este de 30 de zile). În cazul în care candidatul nu se prezintă la post din motive imputabile acestuia, şeful biroului resurse umane face oferta de încadrare următorului candidat declarat admis, după ce în prealabil intră în posesia unei declaraţii scrise a candidatului admis care refuză postul. 1. Semnează referatul de personal ; 2. Avizează sau nu dosarul de încadrare înaintat de către şeful biroului resurse umane. 1. Avizează referatul de personal ; 2. Avizează decizia de încadrare în funcţie. 1. Avizează decizia de încadrare în funcţie prin aplicarea vizei C.F.P.

În deciziile de personal să fie prevăzute semnătura, cu numele şi prenumele celui care pune viza pentru control financiar. Dispoziţii finale: Procedura va fi difuzată personalului care execută sau participă la activitatea de întocmire a dosarului de încadrare.

473

Manual de proceduri

ANEXE – MODELE TIP
ANEXA 1 – GHID DE AUTOBIOGRAFIE Autobiografia este olografă şi va fi redactată personal de candidat, făcând referiri la următoarele puncte: - date personale - numele şi prenumele (numele purtate anterior), prenumele părinţilor , data şi locul naşterii , cetăţenia şi naţionalitatea , religia , starea civilă , studiile cele mai înalte , limbile străine cunoscute şi la ce nivel , profesia de bază , locul de muncă şi funcţia , numărul de telefon fix şi mobil ; - activitatea desfăşurată – se va arăta cronologic şi detaliat activitatea desfăşurată , pe perioade, începând de la clasa I şi până în prezent (şcoli , cursuri , stagiu militar , locuri de muncă, domicilii) inclusiv întreruperile (menţionându-se motivele); - cazier judiciar - se va menţiona dacă a fost arestat , judecat sau condamnat; - se va menţiona dacă a fost cercetat penal sau sancţionat administrativ pentru săvârşirea unei fapte penale; - se va menţiona dacă sunt în curs de urmărire penală sau judecată pentru săvârşirea de infracţiuni; - În cazul în care candidatul sau persoanele cuprinse în tabelul nominal privind rudele apropiate au fost arestate , judecate sau condamnate , se vor da explicaţii cu privire la aceste aspecte, menţionânduse dacă au fost graţiate , amnistiate sau reabilitate. - În încheierea autobiografiei se va menţiona ,, aceasta îmi este autobiografia pe care o dau şi o semnez asumându-mi răspunderea exactităţii tuturor datelor.” ANEXA 2 – CERERE DE ÎNCADRARE DOMNULE DIRECTOR Subsemnatul (a) ______________________________________ , fiul lui ______________ şi al ___________________, născut la data de ____________ ,în localitatea _____________ Judeţul___________, de cetăţenie _________ , neîncadrat politic, de confesiune religioasă ____, (ne)căsătorit, am/nu am copii, absolvent al ________________ , domiciliat în localitatea________ str.___________, nr. ___, bloc ___ , sc.____ , apt. ___ , de profesie _____ , în prezent încadrat la _________, sau neîncadrat, vă rog să-mi aprobaţi încadrarea (numirea) la Penitenciarul __________________________________ în funcţia de________________ , fiind declarat admis şi obţinând un punctaj de ____ , la concursul organizat de Administraţia Naţională a Penitenciarelor / Penitenciarul _____________ în luna _____ , anul______. Am luat cunoştinţă de drepturile, obligaţiile şi interdicţiile ce-mi revin în calitate de funcţionar public cu statut special şi mă oblig să lucrez în condiţiile stabilite de lege .

DATA

SEMNĂTURA

474

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

ANEXA 3 – TABEL CU RUDELE CANDIDATULUI TABEL NOMINAL cuprinzând rudele până la gradul IV inclusiv, soţul ,soţia, părinţii şi fraţii / surorile acestuia, afinii din sistemul administraţiei penitenciare şi copiii ale candidatului _________________________________________ la data de ______________________________

Nr. crt

Nume şi prenume

Numele avut anterior

CNP

Gradul de rudenie/ afinitate

Prenumele părinţilor Tata Mama

Data şi locul naşterii

Ocupaţia şi locul de muncă

Domiciliul

- Candidatul va menţiona, în final, următoarele: ,,Acestea îmi sunt rudele până la gradul IV inclusiv, soţul/soţia, precum şi afinii din sistemul administraţiei penitenciare pentru care semnez, asumându-mi răspunderea exactităţii tuturor datelor. Candidatul semnează şi barează spaţiile rămase necompletate.

475

Manual de proceduri

ANEXA 4 - MODEL REFERAT DE PERSONAL Ex. nr.___ Cod informatic _____

NUMELE, PRENUMELE TATĂLUI, PRENUMELE
Născut la: ___________- în municipiul _________-, judeţul _________; Naţionalitatea: __________: Ne/ Căsătorit, are/ nu are copii; Studii: Universitatea ,_____________-Facultatea de ______________ cu diplomă de licenţă; Profesia: __________; Vechimea totală în muncă la data la care se preconizează numirea : __ani, ___ luni, ___zile; Vechimea în specialitatea corespunzătoare studiilor absolvite la data la care se preconizează numirea : ___ ani, ____ luni,_____ zile ; Vechimea în instituţii de apărare naţională, ordine publică şi siguranţă naţională în scopul acordării sporului de fidelitate, la data la care se preconizează numirea : __ ani, __luni, __zile Serviciul militar: îndeplinit/ neîndeplinit; Domiciliul: municipiul ______, str._______, nr.__, sc. __, ap.__, judeţul _______. Vor fi menţionate, în mod cronologic, studiile şi locurile de muncă, precum şi funcţiile avute - spre exemplu: - perioada Elev la Liceul din _______; - perioada Student la fără frecvenţă al Facultăţii de ________,absolvită în _____; - perioada – _funcţia__ la,__________” din ________; - perioada – _funcţia__ la,__________” din ________; În continuare, pe baza recomandării de la ultimul loc de muncă, vor fi menţionate câteva aspecte legate de activitatea candidatului de la ultimul loc de muncă, spre exemplu : La locul de muncă s-a integrat cu uşurinţă în colectivul din care face parte, a contribuit prin activitatea prestată, la menţinerea societăţii în rândul societăţilor respectate şi apreciate,a redactat acte juridice, este foarte bine pregătit profesional, este disciplinat, sociabil şi foarte prompt în rezolvarea sarcinilor de serviciu. Este apt din punct de vedere medical şi psihologic pentru îndeplinirea funcţiei. Candidatul a fost declarat ,,admis” la concursul de încadrare organizat de Administraţia Naţională a Penitenciarelor la Penitenciarul __________ obţinând un punctaj de _______ puncte potrivit centralizatorului nominal numărul ___________ din _____________. Despre familie: Tatăl _____________ este _______, iar mama ___________- este __________; are o/un soră/frate ____________ care este ____________, la____________.. Soţul(soţia)__________________absolventă a________________este_____________________.Au ____ copil(copii)___________- elev/student. Urmează propunerea de încadrare,ca funcţionar public debutant sau definitiv, propunerea de acordare a gradului şi propunerea de numire în funcţie, spre exemplu: Având în vedere faptul că a fost declarat ,,admis” la concursul organizat pentru ocuparea unei funcţii de ofiţer ____________ în sectorul _________, propunem încadrarea în Ministerul Justiţiei Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi repartizarea la Penitenciarul _______________ a candidatului __________________- ca funcţionar public cu statut special definitiv/debutant şi acordarea gradului profesional de _____________________________. In conformitate cu art.20 indice 1 din Legea nr.293/2004,modificată şi completată propunem numirea candidatului ______________ în funcţia de ofiţer________________(definitiv), coeficient de ierarhizare_________,funcţie prevăzută cu gradul de____________________, la poziţia ___ din statul de organizare al Penitenciarului _____________. 476

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0901002 Detaşarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare Scop: Descrie etapele care se parcurg, stabileşte compartimentele şi persoanele implicate şi prezintă documentele care se întocmesc pentru modificarea raporturilor de serviciu ale fpss prin detaşare. Premise: Procedura se aplică situaţiilor de modificare temporară a raporturilor de serviciu prin detaşare a fpss din unitatea în care îşi are funcţia de bază într-o altă unitate din sistemul administraţiei penitenciare sau în Ministerul Justiţiei. Detaşarea fpss se dispune în interesul instituţiei publice în care urmează să îşi desfăşoare activitatea, situată în aceeaşi sau în altă localitate. Detaşarea se poate face numai pe o funcţie publică vacantă sau al cărei titular lipseşte temporar, în situaţia în care atribuţiile funcţiei respective nu pot fi redistribuite unui alt fpss din unitate, iar neîndeplinirea acestora ar conduce la înregistrarea unor disfuncţionalităţi pentru unitate sau sistemul administraţiei penitenciare. Detaşarea se dispune pe o perioadă de cel mult 6 (şase) luni într-un an. Detaşarea pe o perioadă mai mare de 6 luni într-un an se poate dispune numai cu acordul scris al fpss în cauză. Detaşarea se poate face pe o funcţie identică cu funcţia pe care este încadrat fpss, sau diferită, dacă nivelul studiilor şi pregătirea profesională a fpss corespund atribuţiilor şi responsabilităţilor funcţiei respective. Detaşarea se face la solicitarea directorului unităţii în care fpss urmează să îşi desfăşoare activitatea, cu acordul directorului unităţii în care fpss are funcţia de bază şi cu avizul direcţiei sau serviciului de specialitate din ANP. În situaţii excepţionale, la solicitarea motivată în scris a direcţiei sau serviciului de specialitate din ANP, cu aprobarea directorului general al ANP, detaşarea se poate face fără acordul directorului unităţii unde fpss are funcţia de bază. Fpss poate refuza detaşarea dacă se află în una din următoarele situaţii: A. graviditate; B. îşi creşte singur copilul minor; C. starea sănătăţii, dovedită prin certificat medical, face contraindicată detaşarea; D. detaşarea se face într-o localitate în care nu i se asigură condiţii de cazare; E. este singurul întreţinător în familie; F. motive familiale temeinice justifică refuzul de a da curs detaşării. Refuzul nemotivat atrage răspunderea disciplinară a fpss. Pe perioada detaşării fpss îşi va desfăşura activitatea la unitatea la care a fost detaşat şi va îndeplini atribuţii profesionale în interesul acesteia. Drepturile salariale şi cheltuielile de detaşare, respectiv indemnizaţia de detaşare, compensarea lunară a chiriei şi cheltuielile de transport, se suportă de către unitatea la care se efectuează detaşarea. Perioada detaşării poate fi asimilată unei suspendări a raporturilor de serviciu între fpss şi unitatea în care are funcţia de bază şi stabilirea altora noi cu unitatea în care se face detaşarea. Pe durata detaşării fpss îşi păstrează funcţia, gradul profesional şi drepturile salariale avute anterior, conform prevederilor actelor normative privind salarizarea. Dacă drepturile salariale corespunzătoare funcţiei pe care se face detaşarea sunt mai mari decât cele ale funcţiei de bază, fpss detaşat poate opta pentru aceste drepturi salariale. Dacă motive obiective impun prelungirea detaşării peste termenul stabilit iniţial, emiterea unei decizii de prelungire a detaşării se face numai după obţinerea aceloraşi avize ca în situaţia iniţierii detaşării. Detaşarea încetează de drept la data expirării perioadei detaşării. Detaşarea poate înceta înainte de expirarea perioadei de detaşare în următoarele situaţii: - la reîntoarcerea titularului postului pe care fpss este detaşat, - la solicitarea motivată a unităţii din care provine fpss, avizată de direcţia/serviciul de specialitate din ANP, 477

Manual de proceduri

- la solicitarea motivată a fpss, avizată de direcţia/serviciul de specialitate din ANP. Procedura de detaşare implică parcurgerea unor etape consecutive: - iniţierea procedurii; - emiterea şi comunicarea deciziei de detaşare; - executarea detaşării; - încetarea detaşării. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura: A. Iniţierea procedurii: I. Unitatea care înregistrează un deficit de resursă umană necesar a fi acoperit prin detaşare: I. Şeful biroului resurse 1) Identifică funcţia vacantă ale cărei atribuţii nu se pot redistribui umane şi formare altor fpss din unitate şi ale căror neîndeplinire ar putea conduce la profesională şi şeful disfuncţionalităţi în activitatea unităţii sau a sistemului administraţiei penitenciare; compartimentului din unitate 2) Întocmesc o notă de prezentare a situaţiei care se înaintează directorului unităţii; II. Directorul unităţii 3) Supune analizei în şedinţa consiliului de conducere situaţia; III. Consiliul de conducere 4) Analizează situaţia, prezintă propuneri de soluţionare; IV. Directorul unităţii 5) Decide asupra oportunităţii detaşării, prin rezoluţie asupra notei de prezentare; 6) Dacă rezoluţia este favorabilă, identifică cu ajutorul direcţiei de specialitate din A.N.P. unităţile în care ar putea exista un funcţionar care să corespundă profilului postului şi să fie disponibil; 7) Comunică nota şefului biroului resurse umane şi formare profesională, precum şi unităţile spre care va fi expediată adresa de prezentare; V. Şeful biroului resurse 8) Întocmeşte o adresă de prezentare a situaţiei şi solicită sprijin umane şi formare pentru o soluţionare temporară prin detaşarea unui funcţionar care să corespundă postului; profesională 9) Prezintă adresa directorului unităţii pentru semnare; VI. Directorul unităţii 10) Citeşte adresa şi o semnează; 11) Transmite documentul compartimentului secretariat; VII. Persoana desemnată din 12) Înregistrează documentul; cadrul compartimentului 13) Aplică ştampila unităţii; 14) Trimite adresa unităţilor destinatare; secretariat VIII. Persoana desemnată din 15) Înregistrează adresa de răspuns; cadrul compartimentului 16) Prezintă documentul directorului unităţii; secretariat IX. Directorul unităţii 17) Repartizează documentul şefului biroului resurse umane şi formare profesională; X. Şeful biroului resurse 18) Centralizează răspunsurile primite; umane şi formare 19) Prezintă răspunsurile primite în şedinţa consiliului de conducere profesională XI. Consiliul de conducere 20) Analizează situaţia, dacă există cel puţin un răspuns favorabil, propun soluţia mai convenabilă. XII. Directorul unităţii 21) Decide asupra detaşării, prin rezoluţie asupra analizei consiliului, consemnată în procesul verbal de şedinţă; 22) Transmite rezoluţia şefului biroului resurse umane şi formare profesională; XIII. Şeful biroului resurse 23) Întocmeşte Nota de solicitare a avizului; umane şi formare 24) Anexează răspunsul cu propunerea, referatul de resurse umane, unde este cazul Notificarea de detaşare (când f.p.s.s. a mai profesională fost detaşat anterior 6 luni într-un an şi trebuie să-şi dea acordul); 25) Prezintă documentele directorului unităţii; 478

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

XIV. Directorul unităţii XV. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat XVI. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat XVII. Directorul unităţii

XVIII. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională II. Unitatea care primeşte o solicitarea de detaşare: I. Persoana desemnată din 1) Înregistrează adresa de prezentare a situaţiei; cadrul compartimentului 2) Prezintă documentul directorului unităţii; secretariat II. Directorul unităţii 3) Solicită şefului biroului resurse umane să prezinte o situaţie nominală cu personalul care corespunde profilului din adresa de prezentare, pentru analiză în şedinţa consiliului de conducere; 4) Stabileşte şedinţa consiliului de conducere în care se va analiza cererea; III. Şeful biroului resurse 5) Întocmeşte situaţia; umane şi formare profesională 6) Transmite adresa şi situaţia membrilor consiliului de conducere spre luare la cunoştinţă; IV. Consiliul de conducere 7) Analizează documentele primite spre luare la cunoştinţă, situaţia din unitate, atât cea actuală cât şi cea rezultată în urma unei posibile detaşări, perspectivele de preluare a atribuţiilor de către alt/alţi funcţionari publici, susţin propuneri privind oportunitatea detaşării. V. Directorul unităţii 8) Decide asupra oportunităţii detaşării, prin rezoluţie asupra adresei de prezentare şi analizei efectuate; VI. Şeful biroului resurse 9) În cazul unei rezoluţii pozitive, analizează situaţia fpss; umane şi formare profesională 10) Dacă prin detaşare fpss depăşeşte 6 (şase) luni de detaşare într-un an, BRU întocmeşte Notificarea de detaşare; 11) Prezintă documentul directorului unităţii; VII. Directorul unităţii 12) Semnează notificarea; 13) Transmite documentul compartimentului secretariat; VIII. Persoana desemnată din 14) Înregistrează documentul; cadrul compartimentului 15) Transmite documentul şefului biroului resurse umane şi formare profesională; secretariat IX. Şeful biroului resurse 16) Ia legătura cu fpss nominalizat, prezintă situaţia apărută, umane şi formare profesională precum şi propunerea conducerii unităţii, dacă este cazul , notificarea de detaşare; 17) Prezintă fpss situaţiile legale în care poate refuza detaşarea; X. Fpss 18) Ia cunoştinţă de situaţie; 19) Dacă este cazul, pe notificarea de detaşare, în scris îşi dă acordul sau îşi manifestă refuzul faţă de detaşare; 20) Dacă se află în una din situaţiile de la art.52 alin (3) din OMJ 2854/C/2004, poate întocmi raport de refuz al detaşării, motivat; 21) Depune raportul la directorul unităţii; XI. Directorul unităţii 22) Avizează raportul; 23) Transmite documentul compartimentului secretariat; XII. Persoana desemnată din 24) Înregistrează documentul; cadrul compartimentului 25) Transmite documentul şefului biroului resurse umane şi formare profesională; secretariat

26) Verifică şi semnează documentele; 27) Transmite documentele compartimentului secretariat; 28) Înregistrează documentele; 29) Aplică ştampila unităţii; 30) Trimite documentele DMRU din ANP; 31) Înregistrează documentele cu avizele Direcţiei/Serviciului de specialitate din ANP primite de la DMRU; 32) Prezintă documentele directorului unităţii; 33) Analizează documentele, împreună cu avizele primite; 34) Repartizează documentele şefului biroului resurse umane; 35) Clasează documentele primite;

479

Manual de proceduri

XIII. Şeful biroului resurse 26) Dacă soluţia este pozitivă, întocmeşte referatul de resurse umane şi formare profesională umane al fpss, cu susţinerea propunerii de detaşare; 27) BRU întocmeşte adresa de răspuns cu propunerea, la care ataşează referatul de resurse umane, dacă este cazul Notificarea de detaşare. Răspunsul negativ se motivează; 28) Prezintă documentele directorului unităţii; XIV. Directorul unităţii 29) Verifică şi semnează documentele; 30) Transmite documentele compartimentului secretariat; XV. Persoana desemnată din 31) Înregistrează documentele; cadrul compartimentului 32) Aplică ştampila unităţii; 33) Trimite documentele unităţii destinatare; secretariat III. DMRU din ANP: I. Persoana desemnată din 1) Înregistrează Nota de solicitare a avizului; cadrul compartimentului 2) Prezintă documentul directorului DMRU; secretariat II. Director DMRU 3) Consultă ofiţerii specialişti responsabili cu unităţile implicate; 4) Analizează solicitarea din punct de vedere al respectării normelor; III. Ofiţerul responsabil de 5) Solicită avizul Direcţiei/Serviciului de specialitate din ANP pe unitatea unde fpss are funcţia Nota de solicitare a avizului; 6) După obţinerea avizului întocmeşte adresa de răspuns către de bază unităţile implicate, ataşează Nota de solicitare a avizului cu avizul şefului structurii; 7) Prezintă adresa şefului DMRU; IV. Şeful structurii 8) Verifică şi semnează adresa; 9) Transmite documentele compartimentului secretariat; V. Persoana desemnată din 10) Înregistrează documentele; cadrul compartimentului 11) Aplică ştampila structurii; 12) Trimite documentele unităţilor implicate; secretariat B. Emiterea şi comunicarea deciziei de detaşare pentru ofiţeri: I. DMRU 1) Întocmeşte decizia de detaşare conform competenţelor şi metodologiei privind emiterea deciziilor 2) Trimite decizia de detaşare, după aprobare, celor două unităţi implicate; II. Persoana desemnată din 3) Înregistrează decizia; cadrul compartimentului 4) Prezintă documentul directorului unităţii; secretariat de la unitatea din care provine fpss III. Directorul unităţii 5) Repartizează decizia şefului BRU IV. Şeful biroului resurse 6) Preia decizia de detaşare; umane şi formare profesională 7) Comunică fpss, sub semnătură, decizia de detaşare; V. Fpss 8) Ia la cunoştinţă decizia, sub semnătură; C.Emiterea deciziei de detaşare pentru agenţi: I. Biroul resurse umane şi 1) Întocmeşte decizia de detaşare conform competenţelor şi formare profesională din metodologiei de emitere a deciziilor; unitatea la care este încadrat. 2) Trimite decizia de detaşare, după aprobare, unităţii beneficiare a detaşării; 3) Comunică f.p.s.s., sub semnătură, decizia de detaşare; II. Persoana desemnată din 4) Înregistrează decizia de detaşare; cadrul compartimentului 5) Prezintă documentul directorului unităţii; secretariat de la unitatea beneficiară a detaşării III. Directorul unităţii 6) Repartizează decizia şefului Biroului resurse umane şi formare profesională; beneficiare a detaşării 7) În baza deciziei de detaşare, dispune întocmirea deciziei de numire în funcţie; 480

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

12) Aprobă decizia de numire în funcţie; 13) Repartizează decizia Biroului resurse umane şi formare profesională; VIII. Şeful Biroului resurse 13) Înregistrează decizia de numire în funcţie în Registrul Evidenţă umane şi formare profesională Ordine mişcare personal; din unitatea beneficiară a 14) Comunică f.p.s.s., sub semnătură, decizia de numire în funcţie. detaşării. D. Executarea detaşării: I. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională de la unitatea din care provine fpss II. Şeful compartimentului din care provine fpss III. Personalul desemnat din cadrul biroului resurse umane şi formare profesională cu atribuţii de ţinere a evidenţei nominale IV. Fpss 1) Organizează procedura de predare primire a funcţiei de conducere, dacă este cazul; 2) Organizează procedura de evaluare a performanţelor profesionale ale fpss; 3) Stabileşte fpss care preia atribuţiile funcţiei care va rămâne vacantă; 4) Participă la procedura de predare primire a funcţiei; 5) Întocmeşte evaluarea performanţelor profesionale ale fpss; 6) Completează documentele de evidenţă nominală; 7) Eliberează nota de lichidare a fpss (urmează să se întocmească un model de notă de lichidare pentru fpss detaşaţi); 8) Înscrie în proiectul DZU, detaşarea fpss; 9) Înscrie în proiectul DZU persoana care preia funcţia şi termenul de predare; 10) Execută operaţiunile specifice de predare a funcţiei; 11) Lichidează obligaţiile faţă de unitate prin completarea notei de lichidare (urmează să se întocmească un model de notă de lichidare pentru fpss detaşaţi); 12) Se prezintă la unitatea de detaşare; 12) Transmite BRU copia fişei de evidenţă a concediilor de odihnă, medicale, învoiri, etc de care a beneficiat funcţionarul public pe ultimii 2 ani calendaristici, certificată prin semnătură pentru conformitate; 13) Întocmeşte certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 14) Transmite BRU certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 15) Transmite unităţii în care se detaşează funcţionarul public copia fişei de evidenţă, copia fişei de evidenţă a concediilor şi certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 16) Întocmesc procesul verbal de prezentare, prin care fpss se alocă la drepturi. 17) Prezintă procesul verbal pentru aprobare directorului unităţii; 18) Înregistrează procesul verbal; 19) Repartizează un exemplar compartimentului financiar pentru alocarea la drepturi.

IV. Şeful biroului Resurse umane şi formare profesională din unitatea beneficiară a detaşării. V. Consilierul juridic din unitatea beneficiară a detaşării. VI. Compartimentul financiarcontabil din unitatea beneficiară a detaşării. VII. Directorul unităţii beneficiare a detaşării

8) Preia decizia de detaşare; 9) Întocmeşte decizia de numire în funcţie; 10) Avizează decizia de numire în funcţie; 11) avizează decizia de numire în funcţie – CFP

V. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat VI. Compartimentul financiar – contabil VII. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională de la unitatea din care provine fpss VIII. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională şi persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat de la unitatea la care se detaşează fpss

481

Manual de proceduri

IX. Personalul desemnat din cadrul biroului resurse umane şi formare profesională cu atribuţii de ţinere a evidenţei nominale X. Şeful compartimentului în care este repartizat fpss detaşat XI. Fpss C. Încetarea detaşării: I. Unitatea care a emis decizia de detaşare II. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională de la unitatea în care este detaşat fpss III. Şeful compartimentului în care a fost detaşat fpss IV. Personalul desemnat din cadrul biroului resurse umane şi formare profesională cu atribuţii de ţinere a evidenţei nominale V.Fpss

20) Preia copiile documentelor de evidenţă nominală; 21) Înscrie în proiectul DZU, detaşarea fpss;

22) Aduce la cunoştinţă fpss, sub semnătură, fişa postului; 23) Citeşte şi semnează fişa postului 1) În situaţia încetării detaşării înainte de termen, emite decizia de încetare a detaşării, cu respectarea metodologiei de emitere a deciziilor; 2) Comunică decizia unităţilor implicate 3) Organizează procedura de predare primire a funcţiei de conducere, dacă este cazul; 4) Organizează procedura de evaluare a performanţelor profesionale ale fpss; 5) Stabileşte fpss care preia atribuţiile funcţiei care va rămâne vacantă; 6) Participă la procedura de predare primire a funcţiei; 7) Întocmeşte evaluarea performanţelor profesionale ale fpss; 8) Completează copiile documentelor de evidenţă nominală; 9) Eliberează nota de lichidare a fpss; 10) Înscrie în proiectul DZU, încetarea detaşării fpss; 11) Înscrie în proiectul de DZU persoana care preia funcţia şi termenul de predare; 12) Execută operaţiunile specifice de predare a funcţiei; 13) Lichidează obligaţiile faţă de unitate prin completarea notei de lichidare; 14) Se prezintă la unitatea în care are funcţia de bază; 15) Transmite BRU copia fişei de evidenţă a concediilor de odihnă, medicale, învoiri, etc de care a beneficiat funcţionarul public pe perioada detaşării, certificată prin semnătură pentru conformitate; 16) Întocmeşte certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 17) Transmite BRU certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 18) Transmite unităţii în care funcţionarul public are funcţia de bază, copia fişei de evidenţă, copia fişei de evidenţă a concediilor şi certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 19) Întocmesc procesul verbal de prezentare, prin care fpss se alocă la drepturi. 20) Prezintă procesul verbal pentru aprobare directorului unităţii; 21) Înregistrează procesul verbal; 22) Repartizează un exemplar compartimentului financiar pentru alocarea la drepturi.

VI. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat VII. Compartimentul financiar – contabil VIII. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională IX.Şeful biroului resurse umane şi formare profesională şi persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat de la unitatea la care fpss are funcţia de bază

PROCEDURA: A0901003 Delegarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţieI penitenciare Scop: Descrie etapele care se parcurg, stabileşte compartimentele şi persoanele implicate şi prezintă activităţile desfăşurare şi documentele care se întocmesc pentru modificarea raporturilor de serviciu ale fpss prin delegare.

482

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Premise: Procedura se aplică situaţiilor de modificare temporară a raporturilor de serviciu prin delegarea fpss pentru a desfăşura anumite activităţi, în interesul unităţii în care este încadrat, în aceeaşi localitate sau în altă localitate. Delegarea se dispune prin decizie emisă cu respectarea competenţelor de gestiune a resurselor umane, pe o perioadă de cel mult 60 de zile într-un an. Fpss poate fi delegat mai mult de 60 de zile într-un an, numai cu acordul scris al acestuia. Nu constituie delegare situaţia în care fpss execută atribuţiile specifice postului în locurile şi locaţiile specificate în fişa sau carnetul postului. Pe perioada delegării fpss îşi păstrează funcţia, gradul şi drepturile salariale avute anterior. Unitatea în care este încadrat fpss este obligată să suporte costul integral al transportului, cazării şi al indemnizaţiei de delegare. Pe perioada delegării fpss îşi va desfăşura activitatea în unitatea în care a fost delegat şi va îndeplini atribuţiile profesionale stabilite pentru perioada delegării de către unitatea în care este încadrat. Delegarea se face la solicitarea directorului unităţii în care fpss este încadrat, numai cu acordul directorului unităţii unde fpss urmează a fi delegat. Fpss poate refuza delegarea, dacă se află în una din următoarele situaţii: a) graviditate; b) îşi creşte singur copilul minor; c) starea sănătăţii, dovedită prin certificat medical, face contraindicată delegarea; Refuzul nemotivat atrage răspunderea disciplinară a fpss. Dacă motive obiective impun prelungirea delegării peste termenul stabilit iniţial, emiterea unei decizii de prelungire a delegării se face numai după obţinerea aceloraşi avize pozitive ca şi în situaţia iniţierii delegării. Delegarea încetează de drept la data expirării perioadei dispuse prin decizia de delegare. Delegarea poate înceta înainte de expirarea perioadei de delegare dacă desfăşurarea activităţii care a impus delegarea nu mai este necesară. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura: I. Şeful biroului resurse 1) Identifică activităţile a căror îndeplinire necesită delegarea unui umane şi formare profesională fpss într-o altă unitate; 2) Propun atribuţiile, unitatea, fpss şi durata delegării; şi şeful compartimentului 3) Evaluează durata anuală a delegărilor fpss; 4) Întocmesc o notă de prezentare a situaţiei care se înaintează directorului unităţii; II. Directorul unităţii 5) Supune situaţia analizei în şedinţa consiliului de conducere; III. Consiliul de conducere 6) Analizează situaţia, prezintă propuneri de soluţionare; IV. Directorul unităţii 7) Decide asupra oportunităţii delegării, prin rezoluţie asupra notei de prezentare şi analizei efectuate; 8) Transmite lucrarea compartimentului secretariat; V. Persoana desemnată 9) Înregistrează nota de prezentare; din cadrul compartimentului 10) Transmite lucrarea şefului biroului resurse umane şi formare profesională; secretariat VI. Şeful biroului resurse 11) În cazul unei rezoluţii pozitive, analizează situaţia fpss; umane şi formare profesională 12) Dacă prin delegare fpss depăşeşte 60 (şaizeci) zile de delegare într-un an, BRU întocmeşte Notificarea de delegare; 13) Prezintă documentul directorului unităţii spre aprobare; VII. Directorul unităţii 14) Aprobă notificarea; 15) Transmite documentul compartimentului secretariat; VIII. Persoana desemnată 16) Înregistrează documentul; din cadrul compartimentului 17) Transmite documentul şefului biroului resurse umane şi formare profesională; secretariat IX. Şeful biroului resurse 18) Contactează fpss, îi prezintă situaţia apărută, precum şi umane şi formare profesională propunerea conducerii unităţii, dacă este cazul , notificarea de delegare; 19) Prezintă fpss situaţiile legale în care poate refuza delegarea; 483

Manual de proceduri

X.

Fpss

XI.

Directorul unităţii

XII. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat XIII. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională IV. Directorul unităţii

V. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat XIV. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat din unitatea în care se doreşte delegarea XV. Directorul unităţii la care se doreşte delegarea. XVI. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională din unitatea la care se doreşte delegarea. XVII. Directorul unităţii la care se doreşte delegarea. XVIII. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat din unitatea la care se doreşte delegarea. XIX. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat de la unitatea în care fpss este încadrat. XX. Directorul unităţii

20) Ia cunoştinţă de situaţie; 21) Dacă este cazul, pe notificarea de delegare, în scris îşi exprimă acordul sau refuzul; 22) Dacă se află în una din situaţiile de la art. 51 din OMJ 2854/C/2004, poate întocmi raport de refuz al delegării, motivat; 23) Depune raportul la directorul unităţii; 24) Avizează raportul; 25) Transmite documentul compartimentului secretariat; 26) Înregistrează documentul; 27) Transmite documentul şefului biroului resurse umane şi formare profesională; 28) Întocmeşte o adresă de prezentare a situaţiei şi solicită sprijin pentru soluţionare prin delegarea unui funcţionar în unitatea respectivă; 29) Prezintă documentul directorului unităţii; 30) Citeşte adresa şi o semnează; 31) Transmite documentul compartimentului secretariat; 32) Înregistrează documentul; 33) Aplică ştampila unităţii; 34) Trimite adresa unităţii destinatare; 35) Înregistrează adresa de prezentare a situaţiei; 36) Prezintă documentul directorului unităţii; 37) Decide asupra acordului de efectuare a delegării, prin rezoluţie asupra adresei de prezentare. Răspunsul negativ se motivează; 38) Întocmeşte adresa de răspuns.; 39) Prezintă documentele directorului unităţii; 40) 41) 42) 43) 44) Verifică şi semnează documentele; Transmite documentele compartimentului secretariat; Înregistrează documentele; Aplică ştampila unităţii; Trimite documentele unităţii destinatare;

45) Înregistrează adresa de răspuns; 46) Prezintă documentul directorului unităţii;

47) Analizează răspunsul, repartizează documentul şefului biroului resurse umane şi formare profesională; XXI. Şeful biroului resurse 48) Dacă răspunsul este negativ, lucrarea se clasează. umane şi formare profesională 49) Dacă răspunsul este pozitiv, întocmeşte decizia de delegare conform competenţelor şi metodologiei privind emiterea deciziilor; 50) Întocmeşte adresa de expediere a deciziei către unitatea de delegare; 51) Prezintă documentele directorului unităţii; XIX. Directorul unităţii 52) Citeşte adresa şi o semnează; 53) Transmite documentele compartimentului secretariat; XX.Persoana desemnată din 54) Înregistrează adresa; cadrul compartimentului 55) Aplică ştampila unităţii; 56) Trimite documentele unităţii destinatare; secretariat 57) Înscrie delegarea în DZU

484

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

XXI. Şeful biroului resurse 58) Comunică fpss, sub semnătură, decizia de delegare; umane şi formare profesională 59) Înscrie delegarea în proiectul DZU; XXII.Fpss 60) Ia la cunoştinţă decizia, sub semnătură; 61) Se deplasează la unitatea la care este delegat şi desfăşoară activităţile stabilite; XXIII. Persoana desemnată 62) Înregistrează adresa şi decizia de delegare; din cadrul compartimentului 63) Prezintă documentele directorului unităţii; secretariat de la unitatea unde 64) Înscrie delegarea în DZU; fpss se delegă XXIV. Directorul unităţii la care 65) Ia cunoştinţă de situaţie; se delegă f.p.s.s. 66) Comunică situaţia şefului compartimentului care are în coordonare sectorul în care fpss are de executat atribuţii pe perioada delegării; XXV. Şeful biroului resurse 67) În situaţia încetării delegării înainte de termen, emite decizia de umane şi formare profesională încetare a delegării, cu respectarea metodologiei de emitere a din unitatea în care fpss este deciziilor; 68) Comunică decizia unităţii în care fpps este delegat şi fpss încadrat XXVI.Fpss 69) Revine în unitatea unde are funcţia de bază PROCEDURA: A0901004 Mutarea functionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare

Scop: Descrie etapele care se parcurg, stabileşte compartimentele şi persoanele implicate şi prezintă documentele care se întocmesc pentru modificarea raporturilor de serviciu ale funcţionarilor publici cu statut special prin transfer; Premise: Procedura se aplică situaţiilor de modificare a raporturilor de serviciu ale funcţionarilor publici cu statut special prin mutare într-o altă unitate din sistemul administraţiei penitenciare sau în Ministerul Justiţiei. Funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare pot fi mutaţi: a) în interesul serviciului; b) la cerere. Mutarea se poate face în aceeaşi ori în altă funcţie publică vacantă pentru care sunt îndeplinite condiţiile specifice prevăzute în fişa postului, în cadrul aceleiaşi categorii profesionale şi pe acelaşi nivel (de execuţie sau de conducere). Mutarea într-o funcţie publică inferioară este posibilă numai cu acordul scris al funcţionarului public. Mutarea în interesul serviciului se poate face numai pe o funcţie publică vacantă ale cărei atribuţii nu pot fi îndeplinite de un alt fpss din unitate, iar neîndeplinirea acestora ar conduce la înregistrarea unor disfuncţionalităţi pentru unitate sau sistemul administraţiei penitenciare. Funcţionarii publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, mutaţi în interesul serviciului în unităţi situate în altă localitate decât cea în care îşi au domiciliul, individual sau împreună cu unitatea, au dreptul la: a) indemnizaţie de mutare egală cu salariul de bază cuvenit pentru funcţiile în care au fost numiţi la noua unitate, care se acordă de către structura financiară pe bază de cerere, b) indemnizaţie pentru fiecare membru de familie aflat în întreţinere, egală cu o pătrime din salariul de bază cuvenit în luna schimbării domiciliului membrilor de familie, care se acordă de către structura financiară pe bază de cerere c) decontarea tuturor cheltuielilor de transport ocazionate de mutarea efectivă a funcţionarului, membrilor de familie şi mobilier, care se acordă de către structura financiară pe bază de cerere şi documente justificative d)concediu plătit de 5 zile, pentru mutarea efectivă, care se acordă la cerere de către directorul unităţii. 485

Manual de proceduri

Mutarea implică parcurgerea unor etape consecutive: - iniţierea procedurii; - emiterea şi comunicarea deciziei de mutare; - îndeplinirea efectivă a mutării. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura: A. Iniţierea procedurii: 1. Mutarea funcţionarilor publici în interesul serviciului I. Şeful biroului resurse 1) Identifică funcţia vacantă ale cărei atribuţii nu pot fi îndeplinite umane şi formare profesională de alţi fpss din unitate şi ale căror neîndeplinire ar putea conduce la disfuncţionalităţi în activitatea unităţii sau a sistemului administraţiei şi şeful compartimentului penitenciare; 2) Identifică un fpss din altă unitate care să corespundă profilului postului şi care este posibil să fie disponibil; 3) Întocmesc o notă de prezentare a situaţiei care se înaintează directorului unităţii; II. Directorul 1) Supune analizei în şedinţa consiliului de conducere situaţia; 2) Decide asupra oportunităţii mutării, prin rezoluţie asupra notei de prezentare. Rezoluţia negativă încheie procedura, lucrarea se clasează la BRU. III. Şeful biroului resurse 1) În situaţia unei rezoluţii favorabile, întocmeşte o adresă de umane şi formare profesională prezentare a situaţiei şi solicită sprijin pentru soluţionare prin mutarea fpss identificat, care se înaintează directorului unităţii din care face parte fpss; IV. Directorul unităţii din 1) Supune analizei în consiliul de administraţie situaţia descrisă, care face parte fpss propunerea de mutare, precum şi situaţia din unitatea proprie, atât cea actuală cât şi cea rezultată în urma mutării, posibilităţile de preluare a atribuţiilor de către alt/alţi funcţionari publici; 2) Decide asupra oportunităţii mutării, prin rezoluţie asupra notei de prezentare. V. Şeful biroului resurse 1) În cazul rezoluţiei negative, comunică în scris unităţii solicitante umane şi formare profesională inoportunitatea mutării. al unităţii din care face parte 2) În cazul unei soluţii pozitive, întocmeşte o notă privind solicitarea acordului, poartă o discuţie directă cu fpss în care explică situaţia fpss existentă precum şi soluţia propusă şi îi înmânează nota privind solicitarea acordului scris. VI. Fpss 3) Printr-un raport către directorul unităţii îşi prezintă acordul sau refuzul faţă de mutarea propusă. Nu este necesară motivarea soluţiei. VII. Şeful biroului resurse 1) În cazul refuzului fpss, comunică în scris unităţii solicitante umane şi formare profesională inoportunitatea mutării. al unităţii din care face parte 2) În cazul acordului fpss, întocmeşte referatul de resurse umane. fpss VIII. Consilierul juridic al 1) Verifică şi avizează referatul de r.u. unităţii din care face parte fpss IX. Directorul unităţii din 1) Aprobă referatul de r.u. care face parte fpss X. Şeful biroului resurse 1) Trimite unităţii solicitante referatul de r.u., precum şi raportul cu umane şi formare profesională acordul scris al fpss. al unităţii din care face parte fpss XI. Şeful biroului resurse 1) Primeşte răspunsul de la unitatea din care face parte fpss. umane şi formare profesională 2) Dacă răspunsul este negativ, procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU. 486

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3) Dacă răspunsul este pozitiv, înaintează documentele primite către DMRU însoţite de o notă de prezentare în care se precizează funcţia vacantă pe care este propusă mutarea. XII. DMRU 1) Primeşte propunerea de mutare în interesul serviciului; 2) Verifică corelaţia între funcţia actuală a fpss şi funcţia pe care se solicită mutarea, acordă avizul. Avizul negativ conduce la returnarea lucrării către unitatea solicitantă. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU. 3) Se solicită avizul direcţiei de specialitate. XIII. Direcţia/serviciul de 1) Analizează oportunitatea şi legalitatea solicitării; specialitate, direcţia financiară, 2) Acordă avizul; serviciul juridic din ANP XIV. DMRU 1) Orice aviz negativ conduce la returnarea lucrării către unitatea solicitantă. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU. 2) Prezintă lucrarea spre aprobare directorului general. XV. Directorul general 1) Analizează oportunitatea şi legalitatea solicitării; 2) Adoptă o soluţie; 3) Trimite lucrarea spre DMRU; XVI. DMRU 1) Soluţia negativă conduce la returnarea lucrării către unitatea solicitantă. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU; 2) Soluţia pozitivă conduce la întocmirea deciziei 2. Mutarea funcţionarilor publici la cerere I. Fpss 1) Depune cererea de mutare la secretariatul din unitatea în care este încadrat, însoţită de documentele care susţin solicitarea, pentru înregistrare. Obligatoriu se va menţiona unitatea la care se solicită mutarea. II. Directorul unităţii din 2) Supune solicitarea discuţiei consiliului de conducere al unităţii,în care face parte fpss care se analizează dacă mutarea fpss nu ar putea conduce la disfuncţionalităţi în activitatea unităţii sau a sistemului administraţiei penitenciare; 3) Acordă avizul pe cererea de mutare. III. Şeful biroului resurse 1) Comunică fpss sub semnătură avizul. umane şi formare profesională 2) Avizul negativ conduce la încheierea procedurii, lucrarea se de la unitatea din care face clasează. 3) În cazul avizului pozitiv, întocmeşte referatul de r.u.; parte fpss IV. Consilierul juridic al 1) Verifică şi avizează referatul de r.u. unităţii din care face parte fpss V. Directorul unităţii din 1) Aprobă referatul de r.u. care face parte fpss VI. Şeful biroului resurse 1) Expediază cererea de mutare avizată, documentele justificative umane şi formare profesională şi referatul de r.u. către unitatea la care se solicită mutarea; de la unitatea din care face parte fpss VII. Directorul unităţii la 1) Repartizează lucrarea şefului biroului resurse umane şi formare care fpss solicită mutarea profesională pentru identificarea unei funcţii care să corespundă solicitării de mutare. VIII. Şeful biroului resurse 1) Analizează situaţia funcţiilor vacante; umane şi formare profesională 2) Prezintă directorului unităţii posibilităţile de soluţionare a din unitatea la care se solicită solicitării, dacă acestea există; mutarea IX. Directorul unităţii la 1) Supune analizei în consiliul de conducere oportunitatea mutării, care fpss solicită mutarea precum şi posibilităţile de soluţionare a solicitării, dacă acestea există; 2) Acordă avizul pe cererea de mutare. 487

Manual de proceduri

X. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională al unităţii la care fpss solicită mutarea XI. Fpss XII. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională din unitatea la care se solicită mutarea XIII. DMRU

1) Dacă soluţia identificată conduce la o numire într-o funcţie diferită sau inferioară, transmite fpss o notă privind solicitarea acordului de numire într-o funcţie inferioară 1) Pe nota prezentată îşi prezintă acordul sau refuzul. Nu este necesară motivarea soluţiei. 1) În cazul avizului negativ, sau refuzului fpss, comunică soluţia fpss, în scris, prin unitatea la care acesta este încadrat, lucrarea se clasează. 2) În cazul avizului pozitiv, înaintează DMRU cererea de mutare, referatul de r.u. împreună cu o notă de prezentare în care este precizată funcţia vacantă pe care este propusă mutarea; 1) Primeşte propunerea de mutare la solicitarea fpss; 2) Verifică corelaţia între funcţia actuală a fpss şi funcţia pe care se solicită mutarea, acordă avizul. Avizul negativ conduce la returnarea lucrării. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU care comunică soluţia fpss. 3) Se solicită avizul direcţiei de specialitate. 1) Analizează oportunitatea şi legalitatea solicitării; 2) Acordă avizul;

XIV. Direcţia/serviciul de specialitate, direcţia financiară, serviciul juridic din ANP XV. DMRU 1) Orice aviz negativ conduce la returnarea lucrării. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU care comunică soluţia fpss. 2) Prezintă lucrarea spre aprobare directorului general. XVI. Directorul general 1) Analizează oportunitatea şi legalitatea solicitării; 2) Adoptă o soluţie; 3) Trimite lucrarea spre DMRU; XVII. DMRU 1) Soluţia negativă conduce la returnarea lucrării. Procedura se încheie, se clasează lucrarea la BRU care comunică soluţia fpss; 2) Soluţia pozitivă conduce la întocmirea deciziei B. Emiterea şi comunicarea deciziei de mutare I.DMRU 1) Întocmeşte decizia de mutare; 2) Trimite decizia de mutare unităţii în care se mută fpss şi unităţii din care provine fpss II.Şeful biroului resurse 1) Primeşte decizia de mutare; umane şi formare profesională 2) Comunică fpss, sub semnătură, decizia de mutare; de la unitatea din care provine fpss C. îndeplinirea efectivă a mutării I. Şeful biroului resurse 1) Organizează procedura de predare primire a funcţiei; umane şi formare 2) Organizează procedura de evaluare a performanţelor profesională de la unitatea din profesionale ale fpss care provine fpss 1) Stabileşte fpss care preia atribuţiile funcţiei care va rămâne II. Şeful compartimentului din care vacantă; 2) Participă la procedura de predare primire a funcţiei; provine fpss 3) Întocmeşte evaluarea performanţelor profesionale ale fpss; III. Personalul desemnat din cadrul biroului resurse umane şi formare profesională cu atribuţii de ţinere a evidenţei nominale IV. Fpss 1) Completează documentele de evidenţă nominală; 2) Eliberează nota de lichidare a fpss; 3) Înscrie în proiectul DZU, mutarea fpss; 4) Înscrie în proiectul de DZU persoana care preia funcţia şi termenul de predare; 1) Execută operaţiunile specifice de predare a funcţiei; 2) Lichidează toate obligaţiile faţă de unitate prin completarea notei de lichidare;

488

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

V. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat VI. Compartimentul financiar – contabil VII. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională de la unitatea din care provine fpss VIII. Personalul desemnat din cadrul biroului resurse umane şi formare profesională cu atribuţii de ţinere a evidenţei nominale IX. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională şi persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat de la unitatea la care se mută fpss

3) Se prezintă la noua unitate după predarea funcţiei şi completarea notei de lichidare; 1) Transmite BRU copia fişei de evidenţă a concediilor de odihnă, medicale, învoiri, etc de care a beneficiat funcţionarul public pe ultimii 2 ani calendaristici, certificată prin semnătură pentru conformitate; 1) Întocmeşte certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 2) Transmite BRU certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 1) Transmite unităţii în care se mută funcţionarul public documentele de evidenţă nominală, copia fişei de evidenţă a concediilor şi certificatul de scoatere şi alocare la drepturi; 1) Scade dosarul profesional din registrul de evidenţă specific;

1) La prezentarea la unitate a fpss mutat întocmesc procesul verbal de prezentare, prin care fpss se alocă la drepturi. 2) Prezintă procesul verbal pentru aprobare directorului unităţii; 3) Repartizează un exemplar compartimentului financiar pentru alocarea la drepturi.

PROCEDURA A0901005 Punerea la dispoziţie şi suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare Scopul: • de a descrie etapele care se parcurg în cazul punerii la dispoziţie a funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare; • de a stabili documentele care se întocmesc în cadrul realizării procedurii; • de a prezenta conţinutul documentelor care se întocmesc în cazul realizării procedurii; Premise: Punerea la dispoziţie are caracter temporar si reprezintă o măsură cu scop preventiv ce poate fi luata de director împotriva funcţionarului public cu statut special suspectat ca a săvârşit o fapta penala fără a conduce la încălcarea prezumţiei de nevinovăţie prevăzută de legea fundamentală. Ca efect al cercetării oricărei instanţe se poate ajunge la suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici cu statut special pentru orice fel de infracţiune săvârşită asupra unei valori protejate prin măsura arestului preventiv. P.O. se aplică de către personalul D.M.R.U. din A.N.P. şi Biroului resurse umane şi formare profesională din unităţile subordonate pe linia punerii la dispoziţie a funcţionarilor publici cu statut special împotriva cărora s-a început urmărirea penală, pe timpul urmăririi penale şi al judecăţii în stare de libertate ori în cazul funcţionarilor publici cu statut special eliberaţi pe cauţiune sau pentru care s-a dispus liberarea provizorie sub control judiciar. De asemenea, se aplică pe linia suspendării din funcţie a funcţionarilor publici cu statut special care au fost arestaţi preventiv. Compartimente implicate: D.M.R.U. / B.R.U.F.P., Serviciul financiar-contabil, serviciu/ compartiment juridic/ compartiment secretariat, Biroul pentru prevenirea criminalităţii în mediul penitenciar. Aplicabilitate - în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare. 489

Manual de proceduri

Procedura Modul de lucru: PUNEREA LA DISPOZIŢIE: Descrierea etapelor procedurii Şeful biroului resurse 1. Având în vedere demilitarizarea sistemului penitenciar, parchetul civil având competenţa de a cerceta faptele săvârşite de funcţionarii publici cu umane statut special din sistemul administraţiei penitenciare, nu mai înştiinţează unitatea penitenciară, aşa cum procedau parchetele militare, necomunicându-i copie după rezoluţia de începere a urmăririi penale. În lipsa unui protocol încheiat între A.N.P. şi Ministerul Public sau între Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi Ministerul Internelor şi Reformei Administrative cu privire la acest aspect, şeful biroului resurse umane, pe baza informaţiilor obţinute şi prin intermediul Biroului pentru prevenirea criminalităţii în mediul penitenciar, solicită în mod oficial O.U.P.. să confirme dacă s-a început sau nu urmărirea penală împotriva propriului angajat. 2. Dacă a fost începută urmărirea penală, solicită numărul rezoluţiei prin care s-a dispus aceasta, iar dacă a fost pusă în mişcare acţiunea penală, solicită copie după rechizitoriu; 3. Întocmeşte/ avizează decizia de punere la dispoziţie. Data de la care curge termenul de punere la dispoziţie este data la care este înregistrat la secretariatul unităţii penitenciare răspunsul organului de cercetare penală. Decizia de personal va primi numărul cronologic corespunzător şi va cuprinde: baza legală, data punerii la dispoziţie, gradul profesional, numele, prenumele tatălui şi prenumele funcţionarului public pus la dispoziţia directorului, denumirea funcţiei acestuia, poziţia din statul de organizare, coeficientul pe care va fi plătit precum şi alte prevederi necesare; 4. Prezintă decizia de personal pentru a fi vizată de consilierul juridic şi contabilul şef - viză C.F.P.; 5. Prezintă decizia de personal pentru a fi semnată de directorul unităţii. 6. Înregistrează decizia de personal în Registrul Evidenţă , Decizii, Mişcare personal. 7.Operează decizia în documentele de evidenţă ale funcţionarului public la care se referă decizia; 8. Direcţionează decizia de personal către compartimentele implicate, cu semnătură de primire. 9. Comunică funcţionarului public decizia de punere la dispoziţie, cu semnătură de luare la cunoştinţă; 10. În momentul soluţionării definitive a cauzei, în cazul în care s-a dispus de către parchet scoaterea de sub urmărire penală sau încetarea urmăririi penale sau de către instanţa de judecată achitarea sau încetarea procesului penal, şeful biroului resurse umane va întocmi/ aviza decizia de repunere a funcţionarului public în toate drepturile anterioare avute la data punerii la dispoziţie, inclusiv de compensare a celor de care a fost privat pe perioada punerii la dispoziţie. Decizia va avea acelaşi circuit cu cel menţionat mai sus. 11. În situaţia condamnării prin hotărâre judecătorească definitivă, va întocmi/aviza decizia de încetare a raporturilor de serviciu sau va propune menţinerea în activitate a celui în cauză, cu respectarea art.57 alin.2 din Legea nr.293/2004 cu modificările şi completările ulterioare. 12.În situaţia în care funcţionarii publici sunt puşi la dispoziţie din cauze neimputabile şi nu ca urmare a începerii urmăririi penale, rămânând neîncadraţi în funcţii, vor beneficia de toate drepturile băneşti cuvenite, cu excepţia indemnizaţiei de conducere, pentru ofiţerii cu funcţii de conducere. Situaţia acestora se va soluţiona în termen de 3 luni. 490

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

1.Semnează decizia de punere la dispoziţie / de repunere în toate drepturile anterioare. 2. Stabileşte în scris sarcinile şi atribuţiile de serviciu care vor fi executate de către funcţionarul public pus la dispoziţie. 3. Hotărăşte menţinerea în activitate a funcţionarului public pentru care s-a început urmărirea penală sau care a fost trimis în judecată după soluţionarea definitivă a cauzei penale prin hotărâre judecătorească, sens în care va semna decizia de încetare a raporturilor de serviciu sau va propune menţinerea în activitate conf.art.57 alin.2 din Legea nr.293/2004. 4.Dispune înaintarea deciziilor de personal emise la ANP-DMRU. 1. Înregistrează documentele trimise/ primite, le predă pe bază de condică Secretariat către şeful biroului resurse umane; 2. Expediază documentele întocmite şi remite spre clasare copiile adreselor. Şef birou prevenirea 1.Desfăşoară activităţi specifice de identificare a funcţionarilor publici puşi la dispoziţie/ condamnaţi şi care nu anunţă unitatea penitenciară despre criminalităţii acest aspect. 1. Avizează decizia de punere la dispoziţie/repunere în drepturi/încetarea Consilier juridic raporturilor de serviciu din punct de vedere al legalităţii şi al corectitudinii datelor înscrise. 1.Avizează decizia de punere la dispoziţie/repunere în drepturi pentru Contabil şef control financiar preventiv. Funcţionarul public pus 1. Aduce la cunoştinţa directorului unităţii faptul că a fost începută urmărirea penală împotriva sa, faptul că a fost achitat, condamnat, că s-a la dispoziţie dispus încetarea procesului penal, etc. 2. Îndeplineşte numai acele sarcini şi atribuţii de serviciu stabilite în scris de director şi beneficiază de drepturile băneşti corespunzătoare gradului profesional pe care îl are, la nivelul de bază, (Anexa la H.G. 135/2007) precum şi de celelalte drepturi prevăzute de Legea numărul 293/2004, modificată şi completată ; Directorul unităţii SUSPENDAREA DIN FUNCŢIE CA URMARE A ARESTĂRII PREVENTIVE Funcţionarii publici cu statut special arestaţi preventiv se suspendă din funcţie. Pe timpul suspendării din funcţie nu beneficiază de nici un drept prevăzut de Legea nr.293/2004, cu modificările ulterioare, i se retrage legitimaţia de serviciu, armamentul şi celelalte bunuri din dotare. Procedura suspendării din funcţie este similară cu cea a punerii la dispoziţie, cu următoarele precizări: • în cazul încetării de drept a arestării preventive la expirarea termenelor prevăzute de lege, a respingerii propunerii de prelungire a arestării preventive a inculpatului, a liberării provizorii sub control judiciar sau pe cauţiune, funcţionarii publici cu statut special suspendaţi din funcţie sunt puşi la dispoziţie. • în cazul achitării, funcţionarul public cu statut special va fi repus în toate drepturile avute anterior. • în cazul condamnării prin hotărâre judecătorească funcţionarului public cu statut special îi vor fi încetate raporturile de serviciu prin destituire din funcţie. Dispoziţii finale: Procedura va fi difuzată personalului care execută sau participă la activitatea de întocmire a deciziei de punere la dispoziţie/ suspendare din funcţie, repunere în drepturile anterioare, încetarea a raporturilor de serviciu prin destituire din funcţie ca urmare a condamnării.

491

Manual de proceduri

PROCEDURA: A0901006 Selecţionarea şi întocmirea dosarelor candidaţilor pentru ACADEMIA DE POLIŢIE „ALEXANDRU IOAN CUZA” şi ACADEMIA NAŢIONALĂ DE INFORMAŢII Scop: Stabilirea etapelor ce trebuie parcurse, acţiunilor ce trebuie întreprinse şi documentelor ce trebuie întocmite în vederea selecţionării candidaţilor pentru examenul de admitere la Academia de Poliţie „Alexandru Ioan Cuza” şi A.N.I.respectiv întocmirii dosarelor de concurs, precum şi a celor de înmatriculare. Premise: Înscrierea unui număr considerabil de candidaţi conduce la existenţa unei baze de selecţie mai largi, cu premise în îmbunătăţirea calităţii studenţilor pregătiţi de instituţia de învăţământ pentru sistemul administraţiei penitenciare, cu efect pe termen mediu şi lung asupra dinamicii asigurării unităţilor cu personal cu pregătire superioară. Activitatea presupune mai multe componente: - Publicitatea activităţii şi selecţionare candidaţilor; - Constituirea dosarelor pentru concurs; - Întocmirea dosarelor pentru înmatriculare. Aplicabilitate: în toate unităţile din sistemul administraţiei penitenciare Procedura I. Şeful biroului resurse 1) Din dispoziţiile scrise ale ANP care i-au fost repartizate ia umane şi formare cunoştinţă despre declanşarea acţiunii de recrutare; 2) De pe site-ul ANP şi/sau al academiilor, sau din alte surse, culege profesională informaţii despre condiţiile concursului de admitere, 3) Redactează anunţul pentru publicitatea acţiunii, care va cuprinde cel puţin următoarele elemente: a) numărul de locuri repartizate ANP, b) condiţiile de participare la concurs, c) actele necesare pentru dosarul de înscriere şi unitatea la care se depune dosarul; d) surse de informare privind concursul; 4) Pentru publicare în mass-media anunţul va conţine obligatoriu elementele de la pct. 3 a) şi b) şi unitatea da la care se pot obţine informaţii suplimentare; 5) Prezintă anunţul spre aprobare directorului unităţii, 1) Verifică conţinutul anunţului; II. Directorul unităţii 2) Aprobă anunţul; 3) Repartizează anunţul către BRU; III. Persoana desemnată 1) Înregistrează anunţul; din cadrul compartimentului 2) Pe bază de condică, predă anunţul şefului biroului resurse umane şi formare profesională, secretariat IV. Şeful biroului resurse 1) Prin corespondenţă internă, înaintează solicitările pentru umane şi formare publicarea anunţului: a) obligatoriu: profesională i) la avizierul unităţii – prin secretariatul unităţii; ii) în presa locală, minim o apariţie – prin compartimentul economico-administrativ; b) în funcţie de posibilităţi şi nevoi: i) pe site-ul unităţii – prin secretariatul unităţii; ii) pe canalele de media locale (televiziune prin cablu, radio, etc.) – prin secretariatul unităţii şi/sau compartimentul economicoadministrativ; 2) Popularizează acţiunea şi prezintă oferta de pregătire şi posibilităţile de carieră în sistemul penitenciare prin întâlniri cu elevii din clasele terminale de la licee din localitatea unde îşi are sediul unităţii sau localităţi limitrofe. 492

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

V. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat VI. Persoana responsabilă din cadrul compartimentului economicoadministrativ VII. Personalul de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor

3) Instruieşte personalul din cadrul biroului desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor; 1) Pe bază de semnătură preia nota internă; 2) Asigură publicarea anunţului, conform solicitărilor, la avizierul unităţii,în presă, pe site-ul unităţii, pe canalele de media locale (televiziune prin cablu, radio, etc.) 1) Pe bază de semnătură preia nota internă; 2) Asigură publicarea anunţului, conform solicitărilor, în presa locală, pe canalele de media locale (televiziune prin cablu, radio, etc.). 1) Informează candidaţii care se află în evidenţa unităţii despre declanşarea acţiunii de recrutare; 2) Pregăteşte documentele tipizate folosite în activitate; 3) În spaţiile amenajate la unitate desfăşoară activităţile de înscriere a candidaţilor: a) Informează candidaţii despre condiţiile şi procedura de recrutare şi selecţionare, probele de concurs şi metodologia de desfăşurare a concursului; b) Prezintă drepturile şi obligaţiile pe perioada şcolarizării; c) Prezintă angajamentul pe care candidaţii admişi urmează să îl semneze; d) Pune la dispoziţia candidaţilor documentele tipizate necesare pentru întocmirea dosarului de înscriere; e) Consiliază candidaţii privind conţinutul dosarului de concurs, întocmirea, modul de completare şi depunere a documentelor; f) Preia cererile şi dosarele de înscriere; g) Menţine legătura cu candidaţii şi asigură informarea acestora în timp util privind elementele noi apărute în procesul de selecţie; 4) După completarea de către candidaţi, în aceeaşi zi, depune cererea de înscriere directorului unităţii spre repartizare; 1) Repartizează cererea către BRU; 1) Înregistrează cererea de înscriere; 2) Pe bază de condică, predă cererea de înscriere şefului biroului resurse umane şi formare profesională, 3) Repartizează cererea personalului de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor; 1) Clasează cererea în dosarul de înscriere; 2) Verifică documentele depuse de candidaţi, în scopul îndeplinirii condiţiilor de recrutare; 3) Neîndeplinirea oricărei condiţii de selecţionare este adusă la cunoştinţă de îndată candidatului, sub semnătură. Acest fapt elimină candidatul din procesul de selecţie 4) Înaintează DMRU-BPP solicitările de programare la examenul psihologic, conform procedurii de organizare a activităţilor de examinare psihologică 1) Programează candidaţii; 2) Comunică programarea examinărilor către unităţile solicitante; 1) Comunică individual fiecărui candidat, sub semnătură, data şi ora examenului psihologic; 2) Consiliază candidaţii pentru completarea declaraţiei privind rezultatele unor examinări psihologice anterioare; 3) Instruieşte candidatul privind modul de desfăşurare a examenului psihologic, cuantumul taxei de examinare şi modul de achitare; 4) Prezintă, sub semnătură, fiecărui candidat obligaţiile persoanelor care urmează să fie examinate psihologic; 493

VIII. Directorul unităţii IX. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat X. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională XI. Personalul de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor

XII. DMRU-BPP XIII. Personalul de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor

Manual de proceduri

XIV. DMRU-BPP

XV. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat XVI. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională XVII. Persoana desemnată 2) Comunică personal avizul psihologic fiecărui candidat, sub din cadrul compartimentului semnătură; 3) Celor în cauză li se comunică faptul că avizul psihologic de „inapt secretariat psihologic” conduce la eliminarea din procesul de selecţie; 4) Cu maxim 2 (două) luni înainte de data concursului de admitere, distribuie candidaţilor fişele medicale; 5) Însoţeşte candidaţii la cabinetul medical pentru examenul medical sumar; XVIII. Medicul şef al unităţii 1) Efectuează examenul medical sumar; 2) Consiliază candidatul privind investigaţiile medicale necesare pentru completarea fişei medicale; 3) Verifică rezultatele investigaţiilor şi concluzionează fişa medicală; 4) Transmite fişa medicală completă şefului biroului resurse umane şi formare profesională; XIX. Şeful biroului resurse 1) Repartizează fişa medicală personalului de resurse umane umane şi formare desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor; profesională XX. Personalul de resurse 1) Clasează fişa medicală în dosarul de înscriere; umane desemnat pentru 2) Cu 15 zile înainte de expirarea termenului de selecţionare, verifică activitatea de înscriere a conţinutul dosarelor de concurs şi stabileşte împreună cu fiecare candidat în parte acţiunile de urmat pentru completarea dosarului; candidaţilor 3) La încheierea etapei de selecţionare, cu respectarea termenelor şi a procedurilor stabilite de Academia de Poliţie, A.N.I. şi DMRU, transmite DMRU dosarele candidaţilor împreună cu situaţiile solicitate; 4) Se transmit numai dosarele complete ale candidaţilor care îndeplinesc cumulativ toate condiţiile de recrutare; 5) Asigură comunicarea către candidaţii recrutaţi a informaţiilor primite legate de desfăşurarea concursului de admitere, în scopul asigurării prezentării acestora la concursul de admitere; XXI. Persoana desemnată 1) Înregistrează adresa de comunicare a rezultatelor finale ale din cadrul compartimentului candidaţilor şi de returnare a dosarelor de concurs; 2) Pe bază de condică, predă adresa şi dosarele şefului biroului secretariat resurse umane şi formare profesională; XXII. Şeful biroului resurse 1) Repartizează dosarele candidaţilor declaraţi „admis” personalului umane şi formare de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor, în vederea efectuării verificărilor necesare şi întocmirii profesională dosarelor pentru înmatriculare în Academia de Poliţie şi A.N.I.; 2) Repartizează dosarele candidaţilor declaraţi „respins” personalului de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor, în vederea clasării; XXIII. Personalul de resurse 1) Clasează dosarele candidaţilor declaraţi „respins” conform umane desemnat pentru normelor de arhivare. La cerere, restituie candidaţilor documentele activitatea de înscriere a originale sau copiile legalizate existente la dosar, acestea fiind candidaţilor înlocuite cu copii certificate; 2) Pentru fiecare dintre candidaţii declaraţi „admis”, întocmeşte dosarul de înmatriculare prin completarea dosarului de concurs cu documentele prevăzute şi în ordinea stabilită la art. 6, alin7, lit. k) din 494

1) Examinează psihologic candidaţii; 2) Comunică unităţilor de penitenciare avizele psihologice obţinute de candidaţi 1) Înregistrează avizul psihologic; 2) Pe bază de condică, predă avizul psihologic şefului biroului resurse umane şi formare profesională, 1) Repartizează avizul psihologic personalului de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor;

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

XXIV. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională XXV. Directorul unităţii XXVI. Persoana desemnată din cadrul compartimentului secretariat XXVII. Personalul de resurse umane desemnat pentru activitatea de înscriere a candidaţilor

Ordinul ministrului justiţiei nr. 678/C/2006, precum şi cu verificările în evidenţele operative ale poliţiei; 3) Întocmeşte adresa de înaintare a dosarelor de înmatriculare către Academia de Poliţie şi A.N.I.; 1) Prezintă spre aprobare directorului unităţii dosarele de înmatriculare, împreună cu adresa de înaintare, în termen de 30 zile de la intrarea dosarelor în unitate; 1) Semnează documentele elaborate; 1) Înregistrează şi expediază adresa de înaintare şi dosarele; 2) Pe bază de condică, predă un exemplar din adresă şefului biroului resurse umane şi formare profesională; 1) Asigură comunicarea informaţiilor primite în legătură cu începerea anului universitar către candidaţii declaraţi „admis”;

PROCEDURA: A0901007 Fişa postului funcţionarilor publici cu statut special Scop: Procedura stabileşte activităţile de întocmire, avizare şi aprobare a fişelor posturilor funcţionarilor publici cu statut special din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Premise: Fişa postului se compune din două elemente constitutive complementare: descrierea postului şi specificaţiile de personal. Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, Procedura Şef birou resurse umane şi formare profesională Directorul unităţii 1. Prezintă directorului unităţii situaţia privind fişele posturilor la fiecare modificare intervenită în structura de organizare, precum şi în alte situaţii de natură să necesite revizuirea fişelor posturilor. 2. Stabileşte funcţionarii publici cu statut special care întocmesc fişele posturilor, precum şi funcţiile publice pentru care vor elabora aceste documente. 3. Pune la dispoziţia tuturor funcţionarilor publici cu statut special care participă la procesul de elaborare a fişelor posturilor organigrama sectorului de a cărei activitate răspunde, în vederea realizării unei analize postului. Analiza postului reprezintă procesul cu ajutorul căruia se obţin informaţii esenţiale legate de un anumit post şi presupune identificarea funcţiei publice a atribuţiilor, a responsabilităţilor, a sferei relaţionale, precum şi a cunoştinţelor, experienţei şi calităţilor necesare celui care ocupă postul respectiv. 4.Transmite în unităţile subordonate fişele cadru ale posturilor existente în sistemul penitenciar, elaborate de direcţiile de specialitate

Direcţia Management Resurse Umane din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Şef birou umane şi profesională

resurse 5. Acordă asistenţă de specialitate funcţionarilor publici cu statut special formare care întocmesc fişele posturilor. 6. Sprijină directorul unităţii în procesul de analiză a posturilor 7. Contribuie la realizarea descrierii postului şi a specificaţiilor de personal, în scopul identificării cerinţelor pe care trebuie să le îndeplinească ocupantul postului respectiv: a) descrierea postului conţine elementele de identificare, rol, poziţie, atribuţii şi responsabilităţi 495

Manual de proceduri

Conducătorul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea titularul postului

Superiorul conducătorului compartimentului

Directorul unităţii

Ocupantul postului

Directorul unităţii Secretariat

Şef birou umane şi profesională Directorul

resurse formare

b) informaţii referitoare la experienţa, pregătirea, aptitudinile pe care trebuie să le posede ocupantul postului c) stabileşte locul postului în structura organizatorică 8. Întocmeşte fişa postului pentru funcţiile pe care le are în subordine, în trei exemplare: a) completează sarcinile şi responsabilităţile importante, permanente, esenţiale în îndeplinirea obiectivelor postului. b) se trec activităţi precise pe care trebuie să le execute funcţionarul încadrat pe postul respectiv, în conformitate cu reglementările legale în vigoare, precum şi activităţi nereglementate, evidenţiate în procesul de analiză a postului 9. Pentru funcţiile din subordinea nemijlocită a directorului unităţii, competenţa de întocmire a fişei postului se deleagă către directorul adjunct, iar competenţa de aprobare revine directorului, fără să mai fie necesară avizarea. Pentru directorii adjuncţi fişele posturilor vor fi aprobate de directorul unităţii, în baza fişei cadru elaborat de direcţia de specialitate, din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 10. Analizează fişa postului întocmit de către şefii compartimentelor pe care le are în subordine: 10.1. Dacă apreciează că fişa conţine toate elementele necesare, semnează şi înaintează directorului spre aprobare; 10.2. Înapoiează fişa, pentru a fi modificată, funcţionarului public cu statut special care a întocmit-o. 11. Analizează fişa postului, întocmit de conducătorul compartimentului şi avizat de superiorul acestuia 11.1. Dacă apreciează că fişa conţine toate elementele necesare, aprobă; 11.2. Înapoiează fişa, pentru a fi îmbunătăţită, funcţionarului public cu statut special care a întocmit-o. Dacă între cel care întocmeşte este subordonat nemijlocit directorului semnează numai pentru rubrica de aprobare. 12. La luarea în primire a unui post, precum şi cu ocazia efectuării unor modificări a conţinutului fişei postului, titularul ia la cunoştinţă fişa: 12.1. Dacă consideră legal conţinutul, să semneze de luare la cunoştinţă; 12.2. Dacă constată aspecte ce nu respectă prevederile legale, fără să semneze fişa, sesizează în scris directorul unităţii, menţionând elementele contestate. 13. Se reanalizează conţinutul fişei postului nesemnate, şi hotăreşte dacă este necesară reluarea procedurii de întocmire sau retrimite fişa la ocupantul postului. 14. Se repartizează un exemplar din fişa postului pentru: a) la compartimentul resurse umane; b) la şeful nemijlocit care întocmeşte fişa postului; c) la titularul postului; 15. Introduce fişa în dosarul profesional al funcţionarului public cu statut special. 16. Foloseşte fişa postului pentru: a) optimizarea activităţilor structurii respective, printr-o încărcare raţională şi echilibrată a sarcinilor; b) stabilirea obiectivelor de performanţă şi a standardelor de realizare a postului; c) evaluarea rezultatelor şi a performanţelor individuale; d) facilitarea controlului subordonaţilor asupra îndeplinirii atribuţiilor funcţionale

496

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şef birou umane şi profesională

resurse 17. Foloseşte fişa postului pentru: formare a) furnizarea informaţiilor necesare în procesul de recrutare, selecţie şi orientare a candidaţilor b) elaborarea programelor de dezvoltare a carierei; Ocupantul postului 18. Foloseşte fişa postului pentru: a) obţinerea informaţiilor referitoare la natura activităţii şi la cerinţele postului; b) cunoaşterea obiectivelor, sarcinilor şi responsabilităţilor; c) indicarea relaţiilor ierarhice şi funcţionale cu diferite posturi din structură; d) clarificarea asupra rolului şi contribuţiei postului în cadrul unităţii 19. Fişa poate fi revizuită periodic şi se reactualizează ori de câte ori Conducătorul compartimentului în intervin modificări în atribuţii sau în organigramă. care îşi desfăşoară activitatea titularul postului

A00902 Formare profesională
PROCEDURA: A0902001 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de formare specializată a funcţionarilor publici cu statut special debutanţi Scop: Procedura de organizare şi desfăşurare a activităţii de formare specializată a funcţionarilor publici cu statut special debutanţi din cadrul administraţiei penitenciare stabileşte metodele, instrumentele şi fluxul activităţilor care să permită personalului responsabil din cadrul domeniului resurse umane şi formare profesională să organizeze şi să desfăşoare perioada de stagiu a funcţionarilor publici debutanţi. Premise: Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. crt. Persoanele implicate 1. Directorul general / directorul unităţii 2. Secretariat 3. Secretariat 4. 5. 6. 7. 8. Şeful ierarhic din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea FPSSD Directorul general / directorul unităţii Şeful ierarhic din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea FPSSD Directorul general / directorul unităţii Şeful ierarhic din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea FPSSD Activităţi Emite ordinul/decizia de încadrare a FPSSD. Înregistrează documentele. Predă, pe bază de condică, documentele celorlalte direcţii, servicii şi birouri. Face propuneri pentru desemnarea sau schimbarea îndrumătorului. Numeşte sau schimbă, după caz, îndrumătorii FPSSD. Înscrie în fişa postului acestuia atribuţiile specifice de îndrumător. Recompensează, după caz, îndrumătorii. Face propuneri pentru programul perioadei de stagiu al FPSSD.

497

Manual de proceduri

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.

Ofiţerul cu formarea profesională Îndrumătorul BRUFP SFP Directorul general / directorul unităţii Îndrumătorul Îndrumătorul Ofiţerul cu formarea profesională FPSSD Ofiţerul cu formarea profesională FPSSD FPSSD FPSSD FPSSD Îndrumătorul Directorul general/directorul unităţii / Îndrumătorul / Ofiţerul cu formarea profesională Îndrumătorul FPSSD FPSSD Îndrumătorul Îndrumătorul Îndrumătorul Îndrumătorul SFP

Elaborează, împreună cu îndrumătorul, planul de pregătire al FPSSD în perioada de stagiu. Elaborează, împreună cu ofiţerul cu formarea profesională, planul de pregătire al FPSSD în perioada de stagiu. Avizează planul de pregătire al FPSSD în perioada de stagiu. Avizează planul de pregătire al FPSSD din ANP în perioada de stagiu. Aprobă/avizează programul de pregătire, organizarea şi modul de desfăşurare a perioadei de stagiu. Organizează şi coordonează debutul în carieră. Stabileşte, împreună cu ofiţerul cu formarea profesională, tematica pentru studiu individual. Stabileşte, împreună cu îndrumătorul, tematica pentru studiu individual. Înregistrează caietul de evidenţă a pregătirii profesionale. Îi aduce la cunoştinţa FPSSD planul de pregătire a perioadei de stagiu. Participă la toate formele de pregătire organizate pentru funcţionarii publici debutanţi. Ţine evidenţa pregătirii profesionale în caietul de pregătire. Semnează planurile de pregătire ale perioadei de stagiu. Efectuează studiu individual, câte două ore zilnic. Îndrumă FPSSD în procesul de studiere şi însuşire a legislaţiei specifice activităţii desfăşurate. Asigură accesul la sursele de informare utile perfecţionării funcţionarului public debutant. Sprijină FPSSD în îndeplinirea atribuţiilor de serviciu pe parcursul perioadei de stagiu, atât prin activităţi teoretice, cât şi practice. Consultă îndrumătorul pentru realizarea lucrărilor repartizate de către conducătorul compartimentului. Desfăşoară activitatea profesională conform programului de lucru al compartimentului din care face parte. Atribuie FPSSD sarcini al căror grad de dificultate şi complexitate să crească gradual şi să fie corespunzător pregătirii. Îndrumă şi verifică FPSSD în îndeplinirea atribuţiilor şi misiunilor primite. Coordonează perioada pe care FPSSD o va desfăşura, ca observator, în cadrul altor compartimente din unitate. Ţine evidenţa şi monitorizează activitatea profesională şi conduita FPSSD îndrumat şi ia măsuri de îmbunătăţire a pregătirii acestuia. Organizează cursul de specializare al FPSSD: - solicită unităţilor liste cu funcţionarii publici cu statut special debutanţi, pe categorii de funcţii şi pe domenii de activitate; - centralizează situaţiile primite de la unităţi; - împreună cu unităţile de învăţământ, stabileşte perioada de desfăşurare a cursului de specializare, pe domenii de activitate; - întocmeşte decizia de desfăşurare a cursului; - comunică direcţiilor de specialitate din ANP perioada de desfăşurare a cursului de specializare;

498

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

33. 34. 35. 36. 37. 38. 39.

Directorul general / directorul unităţii FPSSD FPSSD Directorul general / directorul unităţii Ofiţerul cu formarea profesională Comisia centrală la examenul de absolvire a cursului de specializare Preşedintele comisiei centrale

- solicită direcţiilor de specialitate, pentru întocmirea planurilor tematice, să specifice temele ce doresc a fi abordate şi să nominalizeze personalul care să le susţină; - comunică unităţilor perioada de desfăşurare a cursului de specializare, criteriile de selecţie a persoanelor, precum şi demersurile necesare ce trebuie întreprinse pentru ca funcţionarii publici debutanţi să poată participa la curs (resurse materiale şi financiare); - transmit unităţilor de învăţământ copii după decizia directorului general, propunerile direcţiilor de specialitate pentru planurile tematice şi după documentele primite din unităţi (copii/originale de pe concediile medicale, concedii, rapoarte, etc.). Aprobă/avizează planurile tematice şi de învăţământ ale cursurilor de specializare. Participă la cursul de specializare. Semnează angajamentul, în condiţiile legii, obligându-se să restituie cheltuielile de şcolarizare. Poate fi membru în comisia centrală la examenul de absolvire a cursului de specializare (numai pentru instituţiile de învăţământ). Poate fi secretar în comisia centrală la examenul de absolvire a cursului de specializare (numai dacă îşi desfăşoară activitatea în cadrul unei unităţi de învăţământ). - întocmeşte subiectele pentru lucrarea scrisă - îndrumă şi controlează activitatea tuturor persoanelor care au sarcini privind organizarea şi desfăşurarea examenului de absolvire; - stabileşte prin tragere la sorţi, repartizarea în săli a personalului de supraveghere, în dimineaţa probei respective; - instruieşte personalul de supraveghere pentru probele scrise; - ia măsuri pentru ca în spaţiile unde se desfăşoară probele de examen şi în spaţiile destinate comisiilor să nu pătrundă persoane neautorizate; prezintă directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor rezultatele examenului de absolvire, modul de organizare şi desfăşurare al acestuia. - întocmeşte documentele necesare desfăşurării examenului de absolvire; - repartizează cursanţii în săli, pentru probele scrise, în ordine alfabetică; - examinează şi notează cursanţii la probele stabilite, respectând baremele de corectare şi de notare; - calculează şi trec pe lucrări, în borderouri şi în proceseverbale notele obţinute de către cursanţi. - afişează procesul verbal cu notele obţinute de cursanţi la lucrarea scrisă; - primeşte şi înregistrează contestaţiile; - numeşte o comisie de rezolvare a contestaţiilor formată din două persoane de specialitate, altele decât cele care au corectat iniţial lucrările contestate - sigilează lucrările scrise ale cursanţilor care au depus contestaţie 499

40.

Secretarul comisiei centrale

41.

Comisiile de examinare

42. 43. 44.

Secretarul comisiei de examinare la proba scrisă Preşedintele comisiei centrale Secretarul comisiei de examinare la proba scrisă

Manual de proceduri

45.

Comisia de rezolvare a contestaţiilor Secretarul comisiei centrale FPSSD FPSSD DMRU/BRUFP FPSSD

46. 47. 48. 49. 50.

51. 52.

Ofiţerul cu formarea profesională Îndrumătorul

53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65.

FPSSD FPSSD Şeful ierarhic din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea FPSSD Directorul general / directorul unităţii Evaluatorul Evaluatorul DMRU/BRUFP Evaluatorul Evaluatorul Evaluatorul FPSSD Directorul general / directorul unităţii Ofiţerul cu formarea profesională Directorul general / directorul unităţii

- predă lucrările scrise sigilate comisiei de soluţionare a contestaţiilor - corectează folosind baremele iniţiale, iar notele acordate se trec în borderoul de soluţionare a contestaţiilor; - admite/respinge contestaţiile la proba scrisă a examenului de absolvire; - completează procesul-verbal cu rezultatele finale; - afişează lista cu rezultatele finale; - clasează documentele cursului de specializare Păstrează originalul de la diploma de absolvire sau de la adeverinţa care atestă frecventarea cursului de specializare. Predă la DMRU/BRUFP o copie a diplomei de absolvire sau a adeverinţei care atestă frecventarea cursului de specialitate. Clasează copiile diplomelor sau adeverinţelor primite de la FPSSD. După finalizarea cursului de specialitate, FPSSD va fi repartizat în activitate şi învestit cu responsabilitatea îndeplinirii îndatoririlor prevăzute în fişa postului, sub directa îndrumare a persoanei desemnate. Pune la dispoziţia FPSSD, îndrumătorului şi evaluatorului documentele tipizate necesare evaluării perioadei de stagiu. Întocmeşte referatul cu privire la activitatea de integrare socio-profesională FPSSD şi îl înaintează şefului direct al FPSSD, cu 5 zile lucrătoare înainte de terminarea perioadei de stagiu. Completează raportul de stagiu. Înaintează evaluatorului raportul de stagiu. Primeşte referatul întocmit de către îndrumător, la finalul perioadei de stagiu. Numeşte evaluatorul FPSSD. Analizează referatul întocmit de îndrumător. Analizează raportul de stagiu completat de FPSSD. Transmite evaluatorului copii după diploma sau adeverinţa eliberată de către unitatea de învăţământ. Atribuie note criteriilor de evaluare în funcţie de gradul de îndeplinire a atribuţiilor de serviciu. Realizează, în maxim 5 zile de la terminarea perioadei de stagiu, raportul de evaluare a activităţii FPSSD. Face propuneri cu privire la numirea definitivă în funcţia pentru care a concurat sau eliberarea din funcţia publică. Poate contesta calificativul de evaluare, în termen de 3 zile de la data luării la cunoştinţă. Analizează contestaţia FPSSD şi poate modifica raportul de evaluare a perioadei de stagiu în situaţia în care constată că aprecierile consemnate nu corespund realităţii. Îi aduce la cunoştinţa FPSSD raportul de evaluare şi, după caz, modificările acestuia în urma depunerii contestaţiei, în termen de 3 zile lucrătoare de la completare, respectiv de la depunerea contestaţiei. Emite ordinul/decizia de definitivare în funcţie sau de eliberare din funcţie, în condiţiile legii.

66.

500

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

LISTA DE VERIFICARE a procedurii operaţionale Formarea specializată a funcţionarilor publici cu statut special debutanţi ACTIVITATEA: formarea specializată a funcţionarilor publici debutanţi din sistemul administraţiei penitenciare CINE A EMIS DOCUMENTUL: CINE A APROBAT DOCUMENTUL: EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________ la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________ ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII ELEMENTE DE FORMĂ: 1. Dacă instrumentele de lucru sunt corelate cu scopul activităţi? 2. Dacă anexele sunt clar concepute? 3. Dacă documentul este semnat de către cei în drept? 4. Dacă documentul este înregistrat corespunzător nivelului de secretizare? 5. Dacă au fost stabilite resursele umane şi materiale necesare executării activităţii? 6. Dacă s-a respectat modalitatea transmiterii datelor? 7. Dacă au fost înscrise clar datele personale ale funcţionarului public debutant (adresa, numărul de telefon, fax, adresa de e-mail) în toate documentele? 8. Dacă perioada şi termenele de întocmire a documentelor au fost respectate? ELEMENTE DE CONŢINUT: 1. Dacă au fost întocmite documentele premergătoare necesare? Dacă s-au respectat perioadele aferente etapelor de formare 2. specializată? 3. Dacă a fost pusă la dispoziţia funcţionarului public debutant bibliografia necesară? 4. Dacă a fost definit şi prezentat scopul? 5. Dacă au fost stabilite clar modalităţile prin care se aplică? 6. Dacă au fost desemnaţi şi instruiţi îndrumătorul şi evaluatorul conform criteriilor stabilite de actele normative în vigoare? 7. Dacă în fişa postului îndrumătorului au fost specificate sarcinile pe care acesta le are ca îndrumător? 8. Dacă indicatorii de performanţă au fost prezentaţi şi sunt corelaţi cu obiectivul procesului? 9. Dacă a fost stabilit clar modul de cuantificare a cerinţelor (cantitativ, calitativ)? 10. Dacă a fost respectat termenul limită până la care trebuiau transmite informaţiile? 11. Dacă a fost făcută verificarea activităţii funcţionarului public debutant de către toate structurile implicate? Dacă a fost făcută verificarea activităţii îndrumătorului 12. desemnat de către toate structurile implicate? 13. Dacă prelucrarea şi interpretarea datelor a fost efectuată corespunzător de evaluator? 14. Dacă a fost valorificat rezultatul activităţii şi a fost realizat feed-back-ul? 501

Manual de proceduri

15. Dacă au fost formulate corespunzător concluziile? 16. Dacă a fost făcută verificarea activităţii evaluatorului desemnat? 17. Dacă a fost formulată propunerea de definitivare în funcţie? 18. Dacă a fost emisă decizia de personal de definitivare şi numire în funcţie? 19. Dacă centralizarea datelor şi a rapoartelor a fost făcută? PROCEDURA: A0902002 Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltarea carierei Scop: Procedura de organizare şi desfăşurare a cursurilor pentru dezvoltarea carierei stabileşte metodele, instrumentele şi fluxul activităţilor care să permită personalului responsabil din cadrul domeniului resurse umane şi formare profesională să organizeze şi să desfăşoare cursurile cu personalul din sistemul administraţiei penitenciare. Premise: Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. crt. 1. Persoanele implicate DMRU/BRUFP - SFP Activităţi Oferă managerului informaţiile şi analizele necesare pentru luarea deciziilor. Analizează, împreună cu directorul general/directorul unităţii, gradul de corespondenţă dintre ofertele de formare profesională primite şi planul pregătirii continue aprobat, pe baza diagnozei necesarului de pregătire. Analizează, împreună cu şeful DMRU/BRUFP, gradul de corespondenţă dintre ofertele de formare profesională primite şi planul pregătirii continue aprobat, pe baza diagnozei necesarului de pregătire. Facilitează semnarea contractelor dintre formatorii externi şi directorul general. Poate selecta formatorul/formatorii interni sau externi. Încheie contractul cu formatorul extern sau/şi firma furnizoare de instruire. Întocmeşte decizia de organizare şi desfăşurare a cursului. Emite decizia de organizare şi desfăşurare a cursului. Transmite direcţiilor/serviciilor şi unităţilor decizia directorului de organizare şi desfăşurare a cursului. Predă, pe bază de condică, documentele celorlalte direcţii, servicii şi birouri. Nominalizează persoanele care vor participa la curs, pornind de la propunerile care au fost prinse în graficul anual de pregătire. Comunică cu reprezentanţii DMRU/BRUFP. Stabileşte clasele/grupurile de cursanţi şi întocmeşte catalogul/lista de prezenţă. Transmite direcţiilor/serviciilor grupurile de cursanţi. Întocmeşte tabele/situaţii cu datele personale ale cursanţilor. Transmite subordonaţilor deciziile luate de conducere cu privire la participanţii la curs şi detaliile legate de acesta.

2.

Directorul general / directorul unităţii DMRU/BRUFP - SFP Directorul general/ directorul unităţii DMRU/BRUFP - SFP Directorul general / directorul unităţii DMRU/BRUFP - SFP Secretariat Şeful ierarhic al FPSS Ofiţerul cu formarea profesională Şeful ierarhic al FPSS

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11. 502

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

12. 13.

DMRU/BRUFP - SFP Ofiţerul cu formarea profesională

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Formatorul Cursanţii Formatorul Cursanţii DMRU/BRUFP - SFP Formatorul Cursanţii Secretariat DMRU/BRUFP - SFP DMRU - SGP/ BRUFP Ofiţerul cu formarea profesională

Realizează legătura dintre unităţile de învăţământ şi direcţiile de specialitate din ANP. Înaintează formatorului catalogul/lista de prezenţă şi tabelele/situaţiile cu datele personale ale cursanţilor. Asigură logistica necesară cursului: sală, suport de curs, echipament şi materiale consumabile necesare desfăşurării cursului (în cazul în care nu le aduce formatorul). Informează părţile interesate asupra datei organizării cursului. Primeşte toate documentele referitoare la organizarea şi desfăşurarea cursului. Informează serviciul financiar – contabil privind perioada de desfăşurare a cursului şi numele participanţilor. Realizează, permanent, legătura dintre părţile implicate. Elaborează manualul formatorului, în funcţie de durata cursului. Stabileşte metoda de formare profesională ce va fi utilizată. Susţine cursul pentru care a fost/s-a angajat. Participă la cursurile de pregătire pentru care au fost selectaţi. Realizează evaluările pe care le consideră necesare (iniţiale, parţiale, finale). Participă la sesiunile de evaluare propuse de către formator. Monitorizează realizarea planului de formare profesională. Eliberează diploma de absolvire. Înmânează diploma de absolvire cursanţilor. Primeşte şi păstrează originalul diplomei de absolvire a cursului. Transmite la DMRU/BRUFP o copie a diplomei de absolvire a cursului. Înregistrează documentele. Păstrează manualele elaborate de către formatori. Clasează la dosarul cursantului o copie după diploma de absolvire a cursului. Arhivează documentele referitoare la organizarea şi desfăşurarea cursului.

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltarea carierei ACTIVITATEA: organizarea şi desfăşurarea cursurilor CINE A EMIS DOCUMENTUL: CINE A APROBAT DOCUMENTUL: EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________ la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________ ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII ELEMENTE DE FORMĂ: Dacă documentele necesare au fost realizate la timp? DMRU/SFP – BRUFP Ofiţerul cu formarea profesională Şefii ierarhici

1.

503

Manual de proceduri

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

Dacă anexele sunt clar concepute? Dacă documentul este semnat de către cei în drept? Dacă documentul este înregistrat corespunzător nivelului de secretizare? Dacă au fost stabilite resursele umane şi materiale necesare executării activităţii? Dacă a fost stabilită clar modalitatea transmiterii datelor: electronic şi (sau) în formă scrisă ? Dacă au fost transmise în timp util informaţiile despre curs? Dacă a fost făcută verificarea raportării datelor solicitate de către toate structurile implicate ? Dacă datele de identificare a cursanţilor au fost transmise în timp util? Dacă diplomele de absolvire sunt clasate în dosarele participanţilor? Dacă au fost efectuate analizele premergătoare activităţii de organizare a cursurilor? Dacă au fost întocmite clasele/grupele de cursanţi şi listele de prezenţă/catalogul? Dacă au fost prezentate scopul şi rolul activităţii? Dacă au fost prezentate structurile la care se aplică? Dacă indicatorii de performanţă au fost clar prezentaţi? Dacă a fost stabilit şi prezentat modul de evaluare a activităţii? Dacă a fost respectat termenul limită până la care au fost transmite informaţiile? Dacă au existat şi s-au păstrat manualele cursurilor? Dacă s-a asigurat logistica necesară desfăşurării cursului în condiţii optime? Dacă prelucrarea şi interpretarea datelor a fost efectuată în timp? Dacă s-a realizat selecţia prestatorilor externi? Dacă s-au semnat contractele cu prestatorii externi de formare? Dacă s-au făcut propuneri şi s-au analizat acestea? Dacă a fost efectuată formularea concluziilor?

PROCEDURA: A0902003 Organizarea şi realizarea planului lecţiei Scop: Procedura de organizare şi realizare a planului lecţiei stabileşte metodele, instrumentele şi fluxul activităţilor care să permită personalului desemnat să susţină o temă, să organizeze şi să desfăşoare lecţiile. Premise: Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. Persoanele implicate crt. 1. Ofiţerul cu formarea profesională 504 Activităţi Determină scopul şi cerinţele formării

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2. 3. 4. 5. 6.

Ofiţerul cu formarea profesională Ofiţerul cu formarea profesională Ofiţerul cu formarea profesională Ofiţerul cu formarea profesională Şefii grupelor de pregătire

Stabileşte numărul de participanţi Creează grupul ţintă Amenajează spaţiul de curs Realizează publicitatea cursului Elaborează programa analitică, ce va cuprinde: - conţinut narativ; - obiectivele generale sau setul anticipativ (ex. la sfârşitul cursului, cursantul va fi capabil să…………..); - formalizează programa analitică prin precizarea: obiectivelor specifice, titlul cursului, denumirea temei predate, numelui lectorului, data şi ora desfăşurării cursului, volumul orarului, etc.; - stabileşte metodele de formare, modalităţile pedagogice; - prevede existenţa unor marje de autonomie a desfăşurării procesului de formare ( prevederea unor variaţii a volumului orar în funcţie de fazele de desfăşurare a procesului de formare). Asigură suportul material la întocmirea planului lecţiei. Alege metoda de formare, stabileşte orarul şi desfăşoară programul de formare Comunică procesul de formare actorilor procesului formativ (lectori, cursanţi) Oferă informaţii necesare lectorilor sau tuturor persoanelor care sunt implicate în procesul didactic Validează conţinutul planului lecţiei. Aprobă planul lecţiei. Anticipează şi adaptează procesul de formare în funcţie de derularea acestuia Monitorizează dinamica grupului de cursanţi Evaluează procesul de formare, după ce solicită şi gestionează feed–back-ul: - La cererea lectorilor, aplică proceduri de evaluare a conţinutului formării; - În cazul în care este lector, analizează şi îmbunătăţeşte procesul de predare în scopul satisfacerii cerinţelor, obiectivelor propuse. - Evaluează procesul de formare, prin: - analiza gradului de satisfacere a lectorilor şi a cursanţilor; - analiza comparativă a rezultatelor obţinute în cadrul acestei perioade de formare faţă de cele obţinute înainte de finalizarea cursului.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Şefii grupelor de pregătire Şefii grupelor de pregătire Ofiţerul cu formarea profesională Ofiţerul cu formarea profesională Şefii grupelor de pregătire Director unitate Şefii grupelor de pregătire Ofiţerul cu formarea profesională Şefii grupelor de pregătire

PROCEDURA: A0902004 Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi Scop: Procedura privind pregătirea continuă a funcţionarilor publici cu statut special: a) un set unitar de norme pentru reglementarea activităţilor privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii continue a funcţionarilor publici cu statut special; b) responsabilităţile privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi. Premise: 505

Manual de proceduri

Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. Cine efectuează Activitatea Crt. 1. Ofiţer formare profesională Consultă actele normative care reglementează activitatea de pregătire continuă. 2. Ofiţer formare profesională Întocmeşte proiectul deciziei directorului unităţii privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii continue a funcţionarilor publici cu statut special care va cuprinde date privind: - perioada de desfăşurare a anului de pregătire - grupele la pregătirea de specialitate - şedinţele de tragere - durata pregătirii fizice - grupele la pregătire fizică 3. Şef DMRU/BRUFP Verifică, avizează şi înaintează, spre aprobare, proiectul deciziei directorului unităţii privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii continue. 4. Directorul general/ Emite decizia privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii Directorul unităţii continue. 5. DMRU-SFP/ BRUFP Transmite direcţiilor/serviciilor ANP/serviciilor/birourilor din unitate decizia privind organizarea şi desfăşurarea pregătirii continue 6. DMRU-SFP Întocmeşte lista orientativă cu disciplinele de sprijin 7. Şef DMRU Avizează lista orientativă cu disciplinele de sprijin 8. Directorul general Aprobă lista orientativă cu disciplinele de sprijin 9. DMRU-SFP Transmite lista orientativă cu disciplinele de sprijin în unităţi şi în direcţii/servicii din ANP 10. Ofiţer formare profesională Transmite şefilor grupelor de pregătire lista orientativă cu disciplinele de sprijin în vederea întocmirii planului tematic 11. Şefii grupelor de pregătire Elaborează un proiect, respectiv Planul tematic, după consultarea şi cu sprijinul ofiţerului cu formarea profesională 12. Ofiţer formare profesională Prezintă şefului SFP/ BRUFP documentul în proiect pentru verificare, efectuarea de precizări pentru modificarea sau completarea acestuia. 13. Şeful SFP/ BRUFP Verifică şi avizează Planul tematic. 14. Şefii grupelor de pregătire Înaintează directorului, după avizarea de către şeful SFP/BRUFP, documentul pentru semnare/aprobare. 15. Directorul unităţii Aprobă planul tematic. 16. Şefii grupelor de pregătire După aprobarea planului tematic, îl înregistrează la secretariatul unităţii, iar un exemplar îl transmite SFP/BRUFP 17. Ofiţer formare profesională Elaborează două proiecte, respectiv Planul pregătirii fizice şi Planul şedinţelor de tragere 18. Şeful DMRU/BRUFP Verifică şi avizează Planul pregătirii fizice şi Planul şedinţelor de tragere Verifică şi avizează Planul şedinţelor de tragere 19. Directorul DSDRP/ directorul adjunct pentru siguranţă şi regim 20. Şeful DMRU/BRUFP Înaintează directorului unităţii, spre aprobare, Planul pregătirii fizice şi Planul şedinţelor de tragere 21. Directorul unităţii Aprobă Planul pregătirii fizice şi Planul şedinţelor de tragere. 22. Şefii grupelor de pregătire Trec în DZU şi răspund de desfăşurarea pregătirii de specialitate tot timpul anului de învăţământ.

506

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi ACTIVITATEA: Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi CINE A EMIS DOCUMENTUL: CINE A APROBAT DOCUMENTUL: EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________ la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________ ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII ELEMENTE DE FORMĂ: Dacă documentele necesare au fost realizate la timp? DMRU/SFP – BRUFP Ofiţerul cu formarea profesională Şefii ierarhici Dacă anexele sunt clar concepute? Dacă documentul este semnat de către cei în drept? Dacă documentul este înregistrat corespunzător nivelului de secretizare? Dacă au fost întocmite grupele la pregătire de specialitate, conform relaţiilor de subordonare? Dacă au fost întocmite grupele la pregătire fizică, după vârstă şi sex? Dacă au fost avizate de şeful SFP/BRUFP planurile tematice? Dacă planurile tematice cuprind teme din disciplinele de sprijin? Dacă a fost întocmit planul pregătirii fizice? Dacă a fost întocmit Planul şedinţelor de tragere? Dacă a fost trecută în DZU desfăşurarea pregătirii de specialitate?

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

PROCEDURA A0902005 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special Scop: Procedura privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special stabileşte: a) un set unitar de norme pentru reglementarea activităţilor privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special; b) responsabilităţile privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de pregătire fizică a personalului. Premise: Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura 507

Manual de proceduri

Nr. Persoanele implicate crt. 1. Ofiţer formare profesională 2. 3. Ofiţer formare profesională Ofiţer formare profesională

Activităţi Solicită cabinetului medical statusul (apt sau inapt) personalului din penitenciar. Constituie seriile în care se vor susţine exerciţiile pe grupe de vârstă. Întocmeşte proiectul deciziei directorului cu privire la desfăşurarea pregătirii continue, care va cuprinde şi pregătirea fizică cu: a. Bugetul de timp alocat activităţii b. Grupele de participanţi c. Datele şi locul desfăşurării activităţilor. Aprobă planificarea desfăşurării activităţilor de pregătire fizică. Înregistrează documentele. Predă, pe bază de condică, documentele celorlalte direcţii, servicii şi birouri. Sprijină activităţile de pregătire fizică prin asigurarea prezenţei personalului din subordine la locul şi data stabilită pentru exerciţii. Face propuneri privind instructorii sportivi responsabili cu desfăşurarea activităţii. Desemnează instructorii sportivi responsabili cu desfăşurarea activităţii. Întocmeşte adrese către cabinetul medical prin care solicită un cadru medical care să asigure din acest punct de vedere activitatea. Întocmeşte, împreună cu medicul din unitate, un plan de prevenirea a accidentelor pe timpul desfăşurării exerciţiilor de educaţie fizică. Întocmeşte, împreună cu ofiţerul cu formarea profesională / instructorul sportiv, un plan de prevenirea a accidentelor pe timpul desfăşurării exerciţiilor de educaţie fizică. Verifică baza sportivă, materialele, stabileşte traseele şi verifică distanţele Întocmeşte nota raport privind programul desfăşurării activităţilor de pregătire fizică Efectuează instructajul de prevenire a accidentelor Coordonează desfăşurarea activităţilor de pregătire fizică în conformitate cu instrucţiunile existente Ţine evidenţa participării personalului la activităţile de pregătire fizică.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Director unitate Secretariat Secretariat Şefii grupelor de pregătire Ofiţer formare profesională Directorul unităţii Ofiţer formare profesională Ofiţer formare profesională / Instructor sportiv Medicul de unitate Ofiţer cu formarea profesională / Instructor sportiv Ofiţer cu formarea profesională / Instructor sportiv Ofiţer cu formarea profesională / Instructor sportiv Ofiţer cu formarea profesională / Instructor sportiv Ofiţer formare profesională / Instructor sportiv

508

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special ACTIVITATEA: Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică FPSS CINE A EMIS DOCUMENTUL: CINE A APROBAT DOCUMENTUL: EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________ la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________ ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII ELEMENTE DE FORMĂ: 1. Dacă este prevăzută activitatea de pregătire fizică în Decizia de deschidere a anului de învăţământ? 2. Dacă grupele de pregătire au fost stabilite cu respectarea criteriilor (vârstă,sex)? 3. Dacă a fost întocmit planul pregătirii fizice? 4. Dacă a fost trecută în DZU desfăşurarea pregătirii fizice? 5. Dacă există evidenţă cu personalul scutit medical, justificate prin adeverinţe medicale? 6. Dacă există prezenţa la pregătire fizică? 7. Dacă există planul de prevenire al accidentelor? PROCEDURA A0902006 Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere Scop: Procedura privind organizarea şi executarea şedinţelor de tragere cu funcţionarii publici cu statut special urmăreşte formarea şi perfecţionarea deprinderilor privind mânuirea şi folosirea armamentului din dotare Premise: Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. Persoanele implicate crt. 1. Ofiţer formare profesională 2. Şeful DMRU/BRUFP 3. Directorul DSDRP/ directorul adjunct pentru siguranţă şi regim 4. Şeful DMRU/BRUFP 5. 6. Directorul unităţii Ofiţer formare profesională Departamentul economico-administrativ Ofiţer formare profesională Activităţi La începutul anului de învăţământ, elaborează Planul şedinţelor de tragere Verifică şi avizează Planul şedinţelor de tragere Verifică şi avizează Planul şedinţelor de tragere Înaintează directorului unităţii, spre aprobare, Planul şedinţelor de tragere Aprobă Planul şedinţelor de tragere. - Ia legătura cu poligonul în vederea încheierii contractului de prestări servicii pentru executarea şedinţelor de tragere; - Înaintează departamentului economico-administrativ documentele necesare întocmirii contractului de prestări servicii - Încheie contractul de prestări servicii - întocmeşte ordinul de tragere

7. 8.

509

Manual de proceduri

9. 10. 11.

Directorul DSDRP/ directorul adjunct pentru siguranţă şi regim Directorul unităţii Ofiţer formare profesională

- verifică şi avizează ordinul de tragere

12. 13. 14.

Aprobă Ordinul de tragere. Constituie un dosar, care va cuprinde toate documentele necesare, pentru desfăşurarea în bune condiţii a şedinţelor de tragere : - ordinul de tragere - tabel nominal cu participanţii la tragere; - instructajul privind respectarea regulilor şi măsurilor de siguranţă pe timpul executării tragerilor, cu personalul admis la tragere; - tabelul nominal cu personalul scutit medical de la tragere, cu scutirile medicale anexate; Realizează paşii din planul de desfăşurare a şedinţei de tragere stabilite, ceea ce constă în: - aduce la cunoştinţa întregului personal participant din unitate zilele de desfăşurare a şedinţelor de tragere prin afişare la avizierul unităţii; - înştiinţează unitatea care are în administrare poligonul de tragere despre această activitate, pentru rezervarea acestuia şi obţinerea aprobări necesare; - consemnează executarea şedinţei de tragere în D.Z.U. cu cel puţin 24 de ore înainte de desfăşurarea acesteia; FPSS - semnează instructajul privind respectarea regulilor şi măsurilor de siguranţă pe timpul executării tragerilor Director direcţie/ director - stabileşte personalul destinat să participe la organizarea şi adjunct siguranta detinerii conducerea tragerilor în poligon, precum şi personalul care şi regim penitenciar asigură paza în poligon; Conducătorul tragerii a) Înainte de executarea tragerilor: - precizează la sosirea în poligon locul şi modul de organizare a sectoarelor de tragere pentru fiecare categorie de armament; - verifică personalul de serviciu pe poligon asupra modului de cunoaştere a îndatoririlor ce-i revin, instalarea pazei poligonului conform cu schema de dispunere a posturilor de pază şi realizarea legăturii între acestea; - verifică dacă programul de acţionare a ţintelor şi modul de instalare a obiectivelor corespund cu condiţiile şedinţelor de tragere; - măsoară distanţele până la ţintele instalate, stabileşte aliniamentele de deschidere şi de încetare a focului pentru fiecare; - comunică cu operatorul de la dispozitivul de comandă pentru acţionarea ţintelor folosind codul de semnale; - precizează comandanţilor de subunităţi modul de organizare şi desfăşurare a antrenamentelor înapoia aliniamentelor de plecare, modul de organizare al fiecărui sector de tragere, iar ofiţerului de serviciu pe poligon, modul de organizare şi desfăşurare a tragerilor, precum şi măsurile de siguranţă ce trebuie luate; - verifică vizibilitatea din locul de unde se trage asupra fiecărui obiectiv şi distanţele de tragere; - verifică trăgătorii asupra cunoaşterii şedinţelor de tragere, a măsurilor de siguranţă şi precizează măsurile de ordine în poligon.

510

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

b) Pe timpul executării tragerilor: - verifică prezenţa pe aliniamentele de plecare şi de tragere doar a seriile care urmează să tragă sau execută tragerea; - urmăreşte respectarea cu stricteţe a măsurilor de siguranţă şi ordonă încetarea tragerii în cazul nerespectării acestora sau când în poligon au fost descoperiţi oameni, animale, vehicule, precum şi la semnalele date de personalul din posturile de pază. c) La terminarea tragerilor: - verifică prezenţa efectivelor, existenţa armamentului, muniţiei neconsumate şi a tuburilor trase; - ordonă ofiţerului de serviciu pe poligon să adune personalul din posturile de pază şi cere să i se raporteze modul cum s-a executat serviciul de pază; - semnează în registrul poligonului cu evidenţa rezultatelor obţinute la tragere; - analizează rezultatele obţinute la tragere şi să ia măsurile necesare pentru remedierea lipsurilor constatate; - la înapoierea în unitate, prezintă comandantului (directorului) unităţii situaţia cu rezultatele obţinute la tragere şi justifică muniţia consumată cu procesul-verbal conform modelului 15. Ofiţerul de serviciu pe poligon a) Înainte de începerea tragerilor: - ordonă ridicarea fanionului roşu pe stâlpul din adâncimea poligonului; - primeşte de la comandantul poligonului schema cu dispunerea posturilor serviciului de pază şi, pe baza acesteia, ordonă şefului serviciului de pază executarea cercetării poligonului, instalarea personalului în posturile de pază şi stabilirea sistemului de legătură cu aceştia. - verifică personalul să nu aibă armament şi cartuşe de război asupra lor; - verifică şi instalează în locurile stabilite medicul de serviciu şi armurierul; - primeşte raportul de la şeful serviciului de pază despre instalarea personalului în posturile de pază şi despre cercetarea poligonului, după care raportează conducătorului tragerii că paza a fost instalată şi se pot începe tragerile (Exemplu: “DOMNULE ..., PAZA POLIGONULUI ESTE ASIGURATĂ, POLIGONUL ESTE LIBER, SE POATE TRAGE”); - la ordinul conducătorului tragerii dă semnalul pentru începerea tragerilor şi ridicarea fanionului roşu (pe catargul sau foişorul din poligon); b) Pe timpul executării tragerilor: - urmăreşte ridicarea fanioanelor roşii înainte de intrarea seriei de trăgători pe aliniamentul de tragere şi înlocuirea fanioanelor roşii cu fanioanele albe când seria de trăgători a terminat tragerile şi s-a executat controlul armamentului, precum şi darea semnalelor de începere a tragerii; - când trăgătorii nu respectă regulile şi măsurile de siguranţă, când în incinta câmpului de ţinte apar oameni, animale, vehicule, ordonă imediat coborârea fanionului roşu şi ridicarea fanionului alb; - raportează conducătorului tragerii cauzele care au impus întreruperea tragerilor şi măsurile luate. c) La terminarea tragerilor: - dă ordin pentru adunarea personalului din serviciul de pază şi primeşte de la şeful serviciului de pază raportul în legătură cu 511

Manual de proceduri

16.

Armurierul

17.

Şef punct distribuţie muniţie/ distribuitori muniţie

18.

Ofiţer formare profesională

îndeplinirea serviciului de pază după care raportează conducătorului tragerii; - completează rubricile corespunzătoare atribuţiilor sale în registrul cu evidenţa tragerilor executate în poligon. - verifică, la cerere, armamentul şi muniţia înainte de începerea tragerilor; - remediază acele incidente ivite la armament care nu pot fi înlăturate de către personalul care execută tragerea. - ridică muniţia necesară executării tragerilor şi o aduce în siguranţă în poligon; - distribuie trăgătorilor muniţia stabilită în condiţiile şedinţelor de tragere şi primesc de la aceştia muniţia neconsumată; - ţine evidenţa strictă a muniţiei predată şi primită de trăgători pe bază de semnătură în registrul respectiv; justifică muniţia ridicată, consumată şi rămasă. - întocmeşte situaţia centralizatoare cu evidenţa rezultatelor obţinute de funcţionarii publici cu statut special participante la şedinţele de tragere şi la evaluarea anuală; - întocmeşte situaţia cu rezultatele obţinute la evaluare de către personalul unităţii şi o transmite Serviciului Formare Profesionala; - înregistrează documentele legate de şedinţa de tragere la compartimentul secretariat; - replanifică şedinţa de tragere pentru personalul care a lipsit.

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere ACTIVITATEA: Organizarea şi desfăşurarea şedinţelor de tragere cu FPSS CINE A EMIS DOCUMENTUL: CINE A APROBAT DOCUMENTUL: EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________ la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________ ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII ELEMENTE DE FORMĂ: 1. Dacă a fost întocmit planul şedinţelor de tragere? 2. Dacă a fost încheiat contract de prestări servicii privind executarea şedinţelor de tragere? 3. Dacă instructajul privind respectarea regulilor şi măsurilor de siguranţă pe timpul executării tragerilor a fost prelucrat cu întreg personalul participant la tragere? 4. Dacă există Ordin de tragere? 5. Dacă există documentele justificative privind executarea şedinţelor de tragere? 6. Dacă există situaţia centralizatoare cu rezultatele obţinute la tragere? 7. Dacă există prezenţa la tragere?

512

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: 0902007 Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri Scop: Procedura de “Aprobare şi planificare a pregătirii continue a personalului, prin cursuri“ stabileşte metodele, instrumentele şi fluxul activităţilor care să permită personalului responsabil cu acest proces din cadrul DMRU – SFP să documenteze decizia de iniţiere a formării profesionale. Premise: Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. Persoanele implicate crt. 1. SFP 2. Directorii/şefii direcţiilor/serviciilor din ANP SFP Activităţi Trimite adrese către toate direcţiile/serviciile din ANP pentru a solicita propuneri pentru organizarea cursurilor. Înaintează DMRU propunerile privind tipurile de cursuri, care cuprind date referitoare la categoria de funcţii, personalul pentru care se organizează, denumirea, durata, locaţia unde se desfăşoară. Centralizează propunerile privind organizarea şi desfăşurarea cursurilor. Trimite propunerile privind organizarea şi desfăşurarea cursurilor către directorul DMRU. Trimite propunerile privind organizarea şi desfăşurarea cursurilor instituţiilor proprii de învăţământ. Analizează propunerile Directorilor de resort şi iniţiază demersurile pentru aprobarea cheltuielilor ocazionate de acestea. Întocmeşte „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”. Avizează organizarea şi desfăşurarea cursurilor cuprinse în „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”. Supune aprobării „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”. Supune aprobării directorului general propunerile privind organizarea şi desfăşurarea cursurilor. Sprijină managementul prin oferirea informaţiilor şi analizelor necesare pentru luarea deciziilor. 1. Analizează propunerile (avizate de Directorii de resort) înaintate de Directorul DMRU, în funcţie de resursele umane şi financiare ale instituţiei. Pe baza rezultatelor analizei efectuate, directorul general poate: - să solicite alte propuneri; - să aprobe organizarea şi desfăşurarea cursurilor înaintate de Directorul DMRU, centralizate în „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare,prin cursuri” - să respingă propunerile Directorului DMRU. 2. Aprobă propunerile nominale de participare la cursuri, pe baza propunerilor avizate de Directorii de resort şi ofertele de curs primite de la firmele de instruire. Informează Directorii de resort asupra aprobării PFP sau a celorlalte cursuri propuse în timpul anului Trimite,în toate unităţile şi direcţiile/serviciile din ANP, „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”, aprobat de directorul general al ANP 513

3.

4. 5. 6. 7. 8.

Directorul DMRU SFP Directorii/şefii direcţiilor/serviciilor din ANP SFP Directorul DMRU

9.

Directorul general al ANP

10. 11.

Directorul DMRU SFP

Manual de proceduri

12. 13. 14.

Directorul unităţii penitenciare Şef birou resurse umane şi formare profesională Şefii compartimentelor profesionale Ofiţerul cu formarea profesională Directorul unităţii

15. 16.

Aduce la cunoştinţa şefului biroului resurse umane şi formare profesională „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri” Aduce la cunoştinţa şefilor compartimentelor profesionale „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri” Identifică nevoile de pregătire individuală prin: analizarea necesarului de pregătire individuală; Fac propuneri nominale privind participanţii la cursuri; Înaintează propunerile ofiţerului cu formarea profesională Centralizează propuneri nominale privind participanţii la cursuri; Prezintă spre aprobare directorului unităţii propunerile nominale privind participanţii la cursuri Analizează propunerile şi poate: • să solicite alte propuneri; • să aprobe Trimite propunerile la unităţile de învăţământ şi la SFP

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri ACTIVITATEA: Organizarea şi desfăşurarea şedinţelor de tragere cu FPSS CINE A EMIS DOCUMENTUL: CINE A APROBAT DOCUMENTUL: EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________ la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________ ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII ELEMENTE DE FORMĂ: Dacă SFP a solicitat în timp util direcţiilor de resort propuneri privind cursurile ce vor fi înscrise în „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”? Dacă direcţiile de resort au oferit SFP în timp util informaţiile privind cursurile ce vor fi înscrise în „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”? Dacă au fost transmise solicitările de la direcţiile de resort către unităţile de formare proprii? Dacă propunerile direcţiilor de resort privind tipurile de cursuri fac referire la categoria de funcţii şi personal pentru care se organizează, denumirea, durata,locaţia unde se desfăşoară? Dacă „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri” a fost întocmit înainte de începerea noului an de învăţământ? Dacă „Graficul anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri” a fost avizat şi aprobat înainte de începerea noului an de învăţământ? Dacă există adresele de trimitere a „Graficului anual al pregătirii continue a personalului sistemului administraţiei penitenciare, prin cursuri”, aprobat de directorul general al ANP?

514

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0902008 Organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special Scop: Procedura privind organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special stabileşte: 1) un set unitar de norme pentru reglementarea activităţilor privind evaluarea nivelului de pregătire fizică a funcţionarilor publici cu statut special la educaţie fizică; 2) responsabilităţile privind activităţile de evaluare a nivelului de pregătire fizică a personalului. Premise: Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. Persoanele implicate Activităţi crt. 1. Ofiţer formare profesională / Extrage, din OMJ cu privire la desfăşurarea pregătirii fizice, Instructor sportiv probele şi baremele ce vor fi susţinute. 2. Ofiţer formare profesională / Verifică dacă traseele şi distanţele corespund cu cele prevăzute în Instructor sportiv OMJ 3. Ofiţer formare profesională Propune directorului unităţii componenţa comisiei de evaluare; 4. Director unitate Stabileşte şi aprobă comisia de evaluare. 5. Ofiţer formare profesională Întocmeşte proiectul deciziei directorului cu privire la desfăşurarea evaluării la pregătire fizică , care va cuprinde: - Bugetul de timp alocat pentru verificări - Grupele care vor fi verificate - Datele şi locul desfăşurării verificărilor - Comisiile de evaluare 6. Director unitate Aprobă planificarea desfăşurării verificărilor la pregătirea fizică; 7. Secretariat Înregistrează documentele. 8. Secretariat Predă, pe bază de condică, documentele celorlalte direcţii, servicii şi birouri. 9. Ofiţer formare profesională / Stabileşte programul şi ordinea de desfăşurare a probelor. Instructor sportiv 10. Ofiţer formare profesională Stabileşte seriile în care se vor susţine evaluările pe grupe de vârstă şi probe alese; 11. Ofiţer formare profesională / Anunţă personalul data şi locul desfăşurării probelor. Instructor sportiv 12. Ofiţer formare profesională / Anunţă la cabinetul medical data şi locul desfăşurării probelor. Instructor sportiv 13. Ofiţer formare profesională / Asigură documentele necesare comisiei de evaluare. Instructor sportiv 14. Şefii grupelor de pregătire Sprijină activităţile de evaluare a pregătirii fizice prin asigurarea personalului la locul şi data stabilită pentru desfăşurarea evaluării pentru grupa din subordine. 15. Ofiţer formare profesională / Întocmeşte adrese către cabinetul medical prin care solicită un Instructor sportiv cadru medical care să asigure din acest punct de vedere activitatea. 16. Ofiţer formare profesională / Întocmeşte un plan de prevenire a accidentelor pe timpul Instructor sportiv desfăşurării evaluărilor anuale la educaţie fizică. 17. Ofiţer formare profesională / Efectuează instructajul de prevenire a accidentelor. Instructor sportiv

515

Manual de proceduri

18. Ofiţer formare profesională / Îl prezintă fiecărui participant, care va semna pentru instruirea Instructor sportiv făcută. 19. Funcţionarii publici cu statut Semnează că li s-a realizat instructajul pentru prevenirea special accidentelor pe timpul desfăşurării evaluărilor anuale la educaţie fizică; 20. Funcţionarii publici cu statut Participă la verificările anuale la educaţie fizică. special 21. Ofiţer formare profesională Efectuează prezenţa personalului participant la evaluare. 22. Ofiţer formare profesională / Coordonează desfăşurarea probelor fizice evaluate. Instructor sportiv 23. Comisia de evaluare Efectuează evaluările anuale ale personalului unităţii. 24. Ofiţer formare profesională / Centralizează rezultatele şi le înaintează ofiţerului cu formarea Instructor sportiv profesională. 25. Şefii grupelor de pregătire Elaborează analiza pregătirii pentru personalul din subordine. 26. Ofiţer formare profesională Elaborează analiza pregătirii fizice în baza rezultatelor obţinute, analiză pe care o va utiliza ulterior în diagnoza anuală. 27. Ofiţer formare profesională Stabileşte programul de completare a pregătirii pentru reexaminarea personalului care nu a promovat examenul de evaluare sau nu s-a putut prezenta din motive întemeiate. 28. Şefii grupelor de pregătire Utilizează rezultatele obţinute la probele fizice la întocmirea evaluărilor de sfârşit de an. PROCEDURA A0902009 Organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut special la pregătirea de specialitate Scop: Procedura privind organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut special la pregătirea de specialitate stabileşte: 1) un set unitar de norme pentru reglementarea activităţilor privind organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut special la pregătirea de specialitate; 2) responsabilităţile privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi. Premise: Aplicabilitate: în A.N.P. şi toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. Persoanele implicate Activităţi crt. 1. Ofiţer formare profesională Consultă actele normative care reglementează activitatea de verificare anuala a pregătirii, le studiază şi în baza acestora asigură înscrierea în Graficul anual al pregătirii continue. 2. Ofiţer formare profesională Întocmeşte proiectul deciziei directorului unităţii privind organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale, care va cuprinde: - perioada de desfăşurare - atribuţiile personalului implicat în evaluarea personalului - grupele evaluate - comisiile de evaluare - personalul exceptat de la verificările anuale la pregătirea de specialitate - baremele de apreciere a rezultatelor 3. Şef DMRU/BRUFP Verifică, avizează şi înaintează, spre aprobare, proiectul deciziei directorului unităţii privind organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale. 516

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

4. Directorul unităţii 5. Ofiţer formare profesională 6. Şefii grupelor de pregătire continuă 7. Ofiţer formare profesională 8. Şef birou resurse umane şi formare profesională 9. Ofiţer formare profesională 10. Directorul unităţii 11. Ofiţer formare profesională

12. Şefii grupelor de pregătire 13. Ofiţer formare profesională 14. Directorul unităţii 15. Ofiţer formare profesională 16. Şefii grupelor de pregătire 17. Comisia de evaluare

18. Directorul unităţii 19. Şefii grupelor de pregătire 20. Ofiţer formare profesională

21. Şef birou resurse umane şi formare profesională 22. Directorul unităţii 23. Ofiţer formare profesională 24. Ofiţer formare profesională

Emite decizia privind organizarea şi desfăşurării verificărilor anuale. Elaborează un proiect, respectiv Planul verificării, după consultarea şi cu sprijinul şefilor grupelor de pregătire continuă. Elaborează un proiect, respectiv Planul verificării, după consultarea şi cu sprijinul ofiţerului cu formarea profesională. Prezintă şefului de birou resurse umane documentul în proiect pentru verificare, efectuarea de precizări pentru modificarea sau completarea acestuia. Verifică, avizează şi înaintează în vederea aprobării documentele pentru organizarea şi desfăşurarea evaluărilor anuale a pregătirii. Înaintează directorului, după efectuarea modificărilor, documentul pentru semnare/aprobare. Aprobă planul de desfăşurare a verificărilor de sfârşit de an. După aprobarea planului, îl înregistrează la secretariatul unităţii, înscrie activitatea în D.Z.U, după care multiplică documentul conform prevederilor legale şi înaintează câte un exemplar la fiecare şef cu responsabilităţi în conducerea pregătirii pentru aducerea la cunoştinţa întregului personal. Elaborează propuneri pentru testele de verificare a cunoştinţelor. Pe baza tematicilor din Planul anual de pregătire, împreună cu şefii grupelor de pregătire, elaborează testele de verificare. Aprobă testele/subiectele de verificare. La datele şi orele prevăzute în Planul verificărilor asigură desfăşurarea activităţii la toate structurile de pregătire organizate la nivelul unităţii. Coordonează activitatea comisiei de evaluare, în calitate de preşedinte al acesteia pentru grupa din subordine. Efectuează corectarea şi notarea lucrărilor. Întocmeşte şi semnează, în două exemplare, procesul – verbal în care sunt consemnate rezultatele obţinute de personalul evaluat, pe care îl înaintează directorului unităţii. Aprobă procesele verbale întocmite de comisia de evaluare. Centralizează nominal rezultatele obţinute la verificări. După finalizarea activităţii de verificare, centralizează rezultatele obţinute de către personalul unităţii la tragere, pregătire fizică şi lucrare scrisă şi, pe baza propunerilor înaintate de către şefii profesionali, elaborează raportul de evaluare a pregătirii pe care îl înaintează pentru verificare şefului de birou resurse umane şi pentru aprobare directorului unităţii. Verifică, avizează şi înaintează, în vederea aprobării, raportul de evaluare a pregătirii. Aprobă raportul de evaluare a pregătirii. După aprobarea acestuia, în termenul prevăzut prin Decizia ANP, îl înaintează SFP din ANP. Înscriu în fişa de evaluare a performanţelor profesionale rezultatul obţinut de personalul din subordine.

PROCEDURA A0902010 Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special Scop: Procedura de organizare şi desfăşurare a activităţii de evaluare a performanţelor activităţii profesionale individuale a funcţionarilor publici cu statut special din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, stabileşte metode, instrumente şi fluxul activităţilor care să permită personalului 517

Manual de proceduri

responsabil din cadrul domeniului resurselor umane să organizeze şi să îndrume procesul de apreciere a potenţialului profesional şi a conduitei funcţionarilor publici definitivi. Premise: Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, Procedura Nr. Persoanele implicate Activităţi crt. 1. Şeful biroului resurse 1. În perioada 15 noiembrie - 1 decembrie se efectuează umane şi formare următoarele activităţi pregătitoare: a) întocmeşte dispoziţia zilnică a directorului unităţii privind profesională organizarea şi desfăşurarea activităţii de evaluare profesională a personalului, care va cuprinde: baza legală, etapele acţiunii, stabilirea nominală a persoanelor cu drept de evaluare şi nominalizarea personalului care urmează a fi evaluat; b) organizează instruirea evaluatorilor, ce constă în prezentarea procedurii de evaluare, c) difuzarea imprimatelor tipizate completate cu datele funcţionarilor care urmează să fie evaluaţi; 2. coordonează şi monitorizează procesul de evaluare a performanţelor profesionale individuale, în scopul aplicării corecte a procedurilor de evaluare. 3. asigură asistenţa de specialitate evaluatorilor şi funcţionarilor publici care urmează să fie evaluaţi. 2. Directorul unităţii 4. emite dispoziţia zilnică privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de evaluare profesională a fpss; 5. efectuează instruirea evaluatorilor: 6. verifică îndeplinirea condiţiilor legale în vederea întocmirii fişei de evaluare a activităţii profesionale anuale pentru fiecare funcţionar public cu statut special , precum şi pentru magistraţii detaşaţi în sistemul penitenciar: - întocmirea fişei de evaluare a activităţii profesionale anuale se adresează doar funcţionarilor publici cu statut special definitivi, funcţionarii publici debutanţi urmând a fi evaluaţi la sfârşitul perioadei de stagiu, conform OMJ nr. 2793/C/2004; - să-şi fi desfăşurat activitatea efectiv ca funcţionar public cu statut special definitiv cel puţin 6 (şase) luni; - persoanele detaşate în cadrul Ministerului Justiţiei, precum şi cele transferate ori cărora le-a încetat raportul de serviciu în timpul unui an sunt evaluate de unităţile unde şi-au desfăşurat activitatea mai mult de 6 (şase) luni. - persoanelor detaşate sau care urmează cursuri de specializare în afara Ministerului Justiţiei li se vor întocmi evaluări profesionale de către unităţile de la care au fost detaşate, pe baza datelor comunicate de instituţiile unde acestea sunt detaşate sau urmează cursuri. 6.1. Are calitatea de evaluator: a) funcţionarul public de conducere care coordonează compartimentul în cadrul căruia îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public de execuţie sau care coordonează activitatea acestuia; b) funcţionarul public de conducere ierarhic superior potrivit structurii organizatorice, pentru funcţionarul public de conducere;

518

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3.

Evaluatorul

4.

Funcţionarul public evaluat

c) înaltul funcţionar public, pentru funcţionarii publici de conducere din subordine. 6. 2. Contrasemnatarul este funcţionarul public ierarhic superior evaluatorului, potrivit structurii organizatorice. În mod excepţional, în cazul în care, potrivit structurii organizatorice, nu există un funcţionar public ierarhic superior evaluatorului, va fi desemnat contrasemnatar directorul unităţii din care face parte evaluatorul. 7. realizează, în perioada 1-31 decembrie, evaluarea fpss prin raportarea criteriilor de performanţă la gradul de îndeplinire a obiectivelor individuale prevăzute pentru perioada evaluată (decembrie - decembrie), luând în considerare şi evaluarea parţială întocmită anterior (unde este cazul); 8. notează criteriile de performanţă în funcţie de importanţa acestora, pe baza cărora se face evaluarea performanţelor profesionale individuale; 9. notarea obiectivelor şi a criteriilor de performanţă se face parcurgându-se următoarele etape: a) fiecare obiectiv se apreciază cu note de la 1 la 5, nota exprimând gradul de îndeplinire a obiectivului respectiv, din punct de vedere cantitativ, calitativ şi al termenului în care a fost realizat; b) pentru a obţine nota acordată pentru îndeplinirea criteriilor de performanţă se face media aritmetică a notelor acordate pentru îndeplinirea fiecărui obiectiv; c) pentru a obţine nota finală se face media aritmetică a notelor acordate pentru îndeplinirea celor 4 criterii de evaluare, cu două zecimale (se rotunjeşte de la peste 0,005 în favoarea funcţionarului) Semnificaţia notelor este următoarea: nota 1 - nivel minim şi nota 5 - nivel maxim. 10. stabileşte calificativul final de evaluare a performanţelor profesionale individuale; Calificativul final al evaluării se stabileşte pe baza notei finale, după cum urmează: a) între 1,00 - 1,50 - nesatisfăcător; b) între 1,51 - 2,50 - satisfăcător; c) între 2,51 - 3,50 - bun; d) între 3,51 - 4,50 - foarte bun; e) între 4,51 - 5,00 - excepţional. 11. consemnează şi rezultatele deosebite ale funcţionarului public, dificultăţile obiective întâmpinate de acesta în perioada evaluată şi orice alte observaţii pe care le consideră relevante; 12. realizează interviul, ca etapă a procesului de evaluare, ce reprezintă un schimb de informaţii care are loc între evaluator şi funcţionarul public, în cadrul căruia se aduc la cunoştinţă funcţionarului public evaluat consemnările făcute de evaluator în fişa de evaluare; 13. în cazul în care între funcţionarul public evaluat şi evaluator există diferenţe de opinie asupra consemnărilor făcute, comentariile funcţionarului public se consemnează în fişa de evaluare. 14. evaluatorul poate modifica fişa de evaluare dacă se ajunge la un punct de vedere comun. Modificarea se face prin tăierea unor note acordate iniţial la anumite obiective şi consemnarea altora, urmând ca la nota finală să se facă menţiunea "după interviul cu persoana evaluată" şi să fie semnată de evaluator. 519

5.

Evaluatorul

Manual de proceduri

6. 7.

Funcţionarul public evaluat Evaluatorul

8.

Contrasemnatarul

9.

Evaluatorul

10.

Funcţionarul public evaluat

11.

Directorul unităţii

12.

Comisia de soluţionare a contestaţiilor

Se întocmeşte un proces-verbal, în care se consemnează argumentele care au stat la baza modificărilor operate. 15. se semnează şi se datează fişa de evaluare şi de către funcţionarul public evaluat, precum şi procesul-verbal. 16. înaintează fişa de evaluare contrasemnatarului. Pentru funcţionarii publici cu statut special încadraţi în funcţii de conducere sau de execuţie, care sunt subordonaţi direct directorului unităţii, fişele de evaluare se înaintează, în vederea contrasemnării, la DMRU, însoţite de obiectivele individuale stabilite în baza atribuţiilor prevăzute în fişa postului. 17. Fişa de evaluare poate fi modificată conform deciziei contrasemnatarului, dacă aprecierile consemnate nu corespund realităţii sau dacă între evaluator şi funcţionarul public evaluat există diferenţe de opinie care nu au putut fi soluţionate de comun acord. 18. Fişa de evaluare aprobată sau modificată se înapoiază evaluatorului. 19. se aduce la cunoştinţă a fişei de evaluare aprobate de contrasemnatar (poate să aibă loc şi după data de 31 decembrie) 20. Dovada comunicării evaluării activităţii profesionale anuale se face prin luare de semnătură sau prin proces-verbal constatator în caz de refuz de semnătură. Procesul-verbal constatator va fi redactat şi semnat de către evaluator şi doi funcţionari, dintre care unul va fi obligatoriu din compartimentul resurse umane. 21. Tot prin proces-verbal constatator se va face menţiune despre modul de comunicare a calificativului acordat pentru persoanele care nu sunt prezente în instituţie în perioada aducerii la cunoştinţă a calificativelor – în cel mult 20 de zile calendaristice de la terminarea perioadei de evaluare. 22. Funcţionarul public cu funcţii de execuţie sau de conducere nemulţumit de rezultatul evaluării poate să îl conteste la şeful ierarhic superior celui care a efectuat evaluarea. Cel care se consideră nedreptăţit va evidenţia acest aspect cu ocazia luării la cunoştinţă şi va depune un raport în care menţionează motivele nemulţumirii. 23. Contestaţia se formulează în termen de 5 zile calendaristice de la luarea la cunoştinţă de către funcţionarul public evaluat despre calificativul acordat 24. Soluţionarea contestaţiei se efectuează de către o comisie formată din 3 membri, stabilită prin dispoziţie zilnică de către directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, pentru contestaţiile depuse de magistraţii şi ofiţerii din sistemul penitenciar, sau de către directorul unităţii de penitenciare, pentru contestaţiile depuse de agenţii din subordine. 25. Analizează gradul de îndeplinire a atribuţiilor de serviciu şi notele acordate. 26. Concluziile se consemnează într-un proces-verbal semnat de comisie, respectiv de preşedintele consiliului profesoral pentru absolvenţi, care adoptă una dintre următoarele soluţii: a) "Se menţin punctajele şi calificativele acordate"; b) "Se modifică punctajele la unele subcriterii, cu menţinerea calificativului aprobat"; c) "Se modifică unele punctaje şi se stabileşte calificativul ...". În situaţiile prevăzute la lit. b) şi c), modificările se fac prin bararea cu cerneală roşie a punctajelor iniţiale şi înscrierea alături de acestea, cu aceeaşi culoare, a noilor punctaje.

520

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

13.

14. 15.

27. Hotărârea comisiei, consemnată în procesul-verbal, se aprobă de directorul care a ordonat soluţionarea contestaţiei, se consemnează în fişa de evaluare a activităţii profesionale, se aduce la cunoştinţă, sub semnătură, celui în cauză în termen de 5 zile calendaristice şi este definitivă. 28. Dovada aducerii la cunoştinţă a concluziilor aprobate de director se face prin luare de semnătură sau prin proces-verbal constatator în caz de refuz de semnătură. Funcţionarul public evaluat 29. Funcţionarul public nemulţumit de modul de soluţionare a contestaţiei formulate se poate adresa instanţei de contencios administrativ, în condiţiile legii. Şeful biroului resurse 30. Fişele de evaluare a activităţii profesionale, însoţite de umane şi formare procesele-verbale, când este cazul, vor fi introduse în dosarele profesionale ale celor evaluaţi, în termen de cel mult 15 zile profesională lucrătoare de la data încheierii acţiunii. În acelaşi termen vor fi consemnate în fişele de evidenţă calificativele acordate. 31. În funcţie de conţinutul rapoartelor de evaluare compartimentele de resurse umane planifică participarea funcţionarilor publici la programe de instruire. 32. Rezultatele obţinute la evaluarea anuală a performanţelor profesionale individuale conferă funcţionarilor publici următoarele drepturi: a) să avanseze în grad profesional şi în funcţie; b) să primească recompense morale şi materiale pentru rezultatele deosebite ale activităţii lor. 33. Funcţionarul public notat cu calificativul „Nesatisfăcător” va fi trecut într-o funcţie inferioară. Dacă nu acceptă trecerea într-o funcţie inferioară, va fi destituit din funcţia pe care o deţine. Funcţionarul public notat cu calificativul „Nesatisfăcător”, în anul următor trecerii într-o funcţie inferioară, va fi destituit din funcţie.

Directorul unităţii

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special ACTIVITATEA: Evaluarea anuală a FPSS CINE A EMIS DOCUMENTUL: CINE A APROBAT DOCUMENTUL: EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________ la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________ ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII ELEMENTE DE FORMĂ: Dacă a fost emisă decizia directorului unităţii privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de evaluare profesională a FPSS? Dacă s-a efectuat instruirea evaluatorilor? Dacă au fost difuzate imprimatele? Dacă fişele de evaluare au fost completate conform prevederilor în vigoare? Dacă a fost realizat interviul cu FPSS? Dacă, în cuprinsul fişei de evaluare, au fost consemnate comentariile FPSS evaluat? Dacă fişa de evaluare a fost adusă la cunoştinţă, sub semnătură, FPSS evaluat? 521

Manual de proceduri

Dacă au fost respectate termenele pentru înaintarea fişelor de evaluare ale FPSS cu funcţii de conducere sau de execuţie care sunt subordonaţi direct directorului unităţii, în vederea contrasemnării la DMRU? Dacă au fost efectuate modificările în fişa de evaluare,conform deciziei contrasemnatarului? Dacă fişele de evaluare au fost aduse la cunoştinţa FPSS evaluat, sub semnătură, după aprobarea contrasemnatarului? Dacă a fost întocmit procesul verbal constatator,în caz de refuz de semnătură? Dacă a fost întocmit proces verbal constatator privind modul de comunicare al calificativului acordat FPSS care nu au fost prezente în unitate,în perioada aducerii la cunoştinţă a calificativului? Dacă au fost respectate termenele privind formularea contestaţiilor? Dacă a fost emisă decizia zilnică privind comisia de soluţionare a contestaţiilor? Dacă a fost respectate procedura şi termenele de soluţionare a contestaţiilor? Dacă a fost întocmit procesul-verbal privind concluziile şi hotărârea comisie de contestaţie? Dacă a fost comunicată, în termen, hotărârea comisiei de soluţionare a contestaţiei? Dacă fişele de evaluare au fost clasate în dosarele profesionale ale FPSS? PROCEDURA A0902011 Evaluarea parţială a funcţionarilor publici cu statut special Scop: Procedura de organizare şi desfăşurare a activităţii de evaluare parţială a performanţelor activităţii profesionale individuale a funcţionarilor publici cu statut special din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, stabileşte metode, instrumente şi fluxul activităţilor care să permită personalului responsabil din cadrul domeniului resurselor umane să organizeze şi să îndrume procesul de apreciere parţială a potenţialului profesional şi a conduitei funcţionarilor publici definitivi. Premise: Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, Procedura Nr. Persoanele implicate Activităţi crt. 1. Şeful biroului resurse umane 1. În mod excepţional, când constată una din situaţiile şi formare profesională prezentate mai jos declanşează procedura de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor publici: a) atunci când, pe parcursul perioadei evaluate, raporturile de serviciu ale funcţionarului public încetează, se suspendă sau se modifică, în condiţiile legii. În acest caz, funcţionarul public va fi evaluat pentru perioada de până la încetarea, suspendarea sau modificarea raporturilor de serviciu. La obţinerea calificativului anual va fi avut în vedere, în funcţie de specificul atribuţiilor prevăzute în fişa postului, şi calificativul obţinut înainte de suspendarea sau modificarea raporturilor de serviciu; 522

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

2.

Directorul unităţii

3.

Evaluatorul

b) atunci când, pe parcursul perioadei evaluate, raporturile de serviciu ale funcţionarului public care ocupă o funcţie publică de conducere încetează, se suspendă sau se modifică, în condiţiile legii. În acest caz, funcţionarul public de conducere are obligaţia ca, înainte de încetarea, suspendarea sau modificarea raporturilor de serviciu ori, după caz, într-o perioadă de cel mult 15 zile calendaristice de la încetarea sau modificarea raporturilor de serviciu, să realizeze evaluarea performanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor publici din subordine. Calificativul acordat se va lua în considerare la evaluarea anuală a performanţelor profesionale individuale ale acestora; c) atunci când, pe parcursul perioadei evaluate, funcţionarul public dobândeşte o diplomă de studii de nivel superior şi urmează să fie promovat, în condiţiile legii, într-o funcţie publică corespunzătoare studiilor absolvite. 2. întocmeşte dispoziţia zilnică a directorului unităţii privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de evaluare profesională a personalului, care va cuprinde: baza legală, stabilirea nominală a persoanelor cu drept de evaluare şi nominalizarea personalului care urmează a fi evaluat; 3. pune la dispoziţia evaluatorului imprimatul tipizat completat cu datele funcţionarului care urmează să fie evaluat; 4. asigură asistenţa de specialitate evaluatorului şi funcţionarului public care urmează să fie evaluat. 5. emite dispoziţia zilnică privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de evaluare profesională a FPSS; 6. efectuează instruirea evaluatorului; 6.1. Are calitatea de evaluator: a) funcţionarul public de conducere care coordonează compartimentul în cadrul căruia îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public de execuţie sau care coordonează activitatea acestuia; b) funcţionarul public de conducere ierarhic superior potrivit structurii organizatorice, pentru funcţionarul public de conducere; c) înaltul funcţionar public, pentru funcţionarii publici de conducere din subordine. 6.2. Contrasemnatarul este funcţionarul public ierarhic superior evaluatorului, potrivit structurii organizatorice. În mod excepţional, în cazul în care, potrivit structurii organizatorice, nu există un funcţionar public ierarhic superior evaluatorului, va fi desemnat contrasemnatar directorul unităţii din care face parte evaluatorul. 7. realizează evaluarea fpss prin raportarea criteriilor de performanţă la gradul de îndeplinire a obiectivelor individuale prevăzute pentru perioada evaluată; 8. notarea obiectivelor şi a criteriilor de performanţă se face parcurgându-se următoarele etape: a) fiecare obiectiv se apreciază cu note de la 1 la 5, nota exprimând gradul de îndeplinire a obiectivului respectiv, din punct de vedere cantitativ, calitativ şi al termenului în care a fost realizat; b) pentru a obţine nota acordată pentru îndeplinirea criteriilor de performanţă se face media aritmetică a notelor acordate pentru îndeplinirea fiecărui obiectiv; 523

Manual de proceduri

4.

Funcţionarul public evaluat

5.

Evaluatorul

6. 7.

Funcţionarul public evaluat Evaluatorul

8.

Contrasemnatarul

9.

Evaluatorul

c) pentru a obţine nota finală se face media aritmetică a notelor acordate pentru îndeplinirea celor 4 criterii de evaluare, cu două zecimale (se rotunjeşte de la peste 0,005 în favoarea funcţionarului) Semnificaţia notelor este următoarea: nota 1 - nivel minim şi nota 5 - nivel maxim. 9. stabileşte calificativul final de evaluare a performanţelor profesionale individuale; Calificativul final al evaluării se stabileşte pe baza notei finale, după cum urmează: a) între 1,00 - 1,50 - nesatisfăcător; b) între 1,51 - 2,50 - satisfăcător; c) între 2,51 - 3,50 - bun; d) între 3,51 - 4,50 - foarte bun; e) între 4,51 - 5,00 - excepţional. 10. consemnează şi rezultatele deosebite ale funcţionarului public, dificultăţile obiective întâmpinate de acesta în perioada evaluată şi orice alte observaţii pe care le consideră relevante; 11. realizează interviul, ca etapă a procesului de evaluare, ce reprezintă un schimb de informaţii care are loc între evaluator şi funcţionarul public, în cadrul căruia se aduc la cunoştinţă funcţionarului public evaluat consemnările făcute de evaluator în fişa de evaluare; 12. în cazul în care între funcţionarul public evaluat şi evaluator există diferenţe de opinie asupra consemnărilor făcute, comentariile funcţionarului public se consemnează în fişa de evaluare. 13. evaluatorul poate modifica fişa de evaluare dacă se ajunge la un punct de vedere comun. Modificarea se face prin tăierea unor note acordate iniţial la anumite obiective şi consemnarea altora, urmând ca la nota finală să se facă menţiunea "după interviul cu persoana evaluată" şi să fie semnată de evaluator. Se întocmeşte un proces-verbal, în care se consemnează argumentele care au stat la baza modificărilor operate. 14. se semnează şi se datează fişa de evaluare şi de către funcţionarul public evaluat, precum şi procesul-verbal. 15. înaintează fişa de evaluare contrasemnatarului. Pentru funcţionarii publici cu statut special încadraţi în funcţii de conducere sau de execuţie, care sunt subordonaţi direct directorului unităţii, fişele de evaluare se înaintează, în vederea contrasemnării, la DMRU, însoţite de obiectivele individuale stabilite în baza atribuţiilor prevăzute în fişa postului. 16. Fişa de evaluare poate fi modificată conform deciziei contrasemnatarului, dacă aprecierile consemnate nu corespund realităţii sau dacă între evaluator şi funcţionarul public evaluat există diferenţe de opinie care nu au putut fi soluţionate de comun acord; 17. Fişa de evaluare aprobată sau modificată se înapoiază evaluatorului. 18. se aduce la cunoştinţă a fişei de evaluare aprobate de contrasemnatar; 19. Dovada comunicării evaluării activităţii profesionale anuale se face prin luare de semnătură sau prin proces-verbal constatator în caz de refuz de semnătură. Procesul-verbal

524

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

10.

11.

12.

13.

14. 15.

constatator va fi redactat şi semnat de către evaluator şi doi funcţionari, dintre care unul va fi obligatoriu din compartimentul resurse umane. 20. Tot prin proces-verbal constatator se va face menţiune despre modul de comunicare a calificativului acordat pentru persoanele care nu sunt prezente în instituţie în perioada aducerii la cunoştinţă a calificativelor. Funcţionarul public evaluat 21. Funcţionarul public cu funcţii de execuţie sau de conducere nemulţumit de rezultatul evaluării poate să îl conteste la şeful ierarhic superior celui care a efectuat evaluarea. Cel care se consideră nedreptăţit va evidenţia acest aspect cu ocazia luării la cunoştinţă şi va depune un raport în care menţionează motivele nemulţumirii. 22. Contestaţia se formulează în termen de 5 zile calendaristice de la luarea la cunoştinţă de către funcţionarul public evaluat despre calificativul acordat Directorul unităţii 23. Soluţionarea contestaţiei se efectuează de către o comisie formată din 3 membri, stabilită prin dispoziţie zilnică de către directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, pentru contestaţiile depuse de magistraţii şi ofiţerii din sistemul penitenciar, sau de către directorul unităţii de penitenciare, pentru contestaţiile depuse de agenţii din subordine. Comisia de soluţionare a 24. Analizează gradul de îndeplinire a atribuţiilor de serviciu şi contestaţiilor notele acordate. 25. Concluziile se consemnează într-un proces-verbal semnat de comisie, respectiv de preşedintele consiliului profesoral pentru absolvenţi, care adoptă una dintre următoarele soluţii: a) "Se menţin punctajele şi calificativele acordate"; b) "Se modifică punctajele la unele subcriterii, cu menţinerea calificativului aprobat"; c) "Se modifică unele punctaje şi se stabileşte calificativul ...". În situaţiile prevăzute la lit. b) şi c), modificările se fac prin bararea cu cerneală roşie a punctajelor iniţiale şi înscrierea alături de acestea, cu aceeaşi culoare, a noilor punctaje. Directorul unităţii 26. Hotărârea comisiei, consemnată în procesul-verbal, se aprobă de directorul care a ordonat soluţionarea contestaţiei, se consemnează în fişa de evaluare a activităţii profesionale, se aduce la cunoştinţă, sub semnătură, celui în cauză în termen de 5 zile calendaristice şi este definitivă. 27. Dovada aducerii la cunoştinţă a concluziilor aprobate de director se face prin luare de semnătură sau prin procesverbal constatator în caz de refuz de semnătură. Funcţionarul public evaluat 28. Funcţionarul public nemulţumit de modul de soluţionare a contestaţiei formulate se poate adresa instanţei de contencios administrativ, în condiţiile legii. Şeful biroului resurse umane 29. Fişele de evaluare a activităţii profesionale, însoţite de şi formare profesională procesele-verbale, când este cazul, vor fi introduse în dosarele profesionale ale celor evaluaţi. 30. La evaluarea anuală va aduce la cunoştinţa funcţionarului care are calitatea de evaluator, conţinutul evaluării parţiale.

525

Manual de proceduri

PROCEDURA A0902012 Acordarea concediului de studii plătit Scop: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordat concediul de studii plătit personalului din sistemul administraţiei penitenciare , compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării sporului. Premise: Aplicabilitate: în toate unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura Nr. Cine efectuează Crt. 1. Funcţionarul public cu statut special solicitant al concediului de studii 2. Ofiţerul cu formarea profesională 3. 4. 5. 6. Şeful SFP/BRUFP Şeful nemijlocit al solicitantului Directorul unităţii Funcţionarul public cu statut special solicitant al concediului de studii Funcţionarul public cu statut special solicitant al concediului de studii Compartimentul secretariat Activitatea Întocmeşte o cerere prin care solicită directorului unităţii înscrierea la cursuri universitare/ postuniversitare/ masterat/ doctorat Verifică dacă sunt îndeplinite condiţiile legale pentru a beneficia de concediu de studii, face această menţiune pe cererea solicitantului şi o prezintă spre avizare şefului SFP/BRUFP. Avizează cererea de înscriere la cursuri. Avizează cererea de înscriere la cursuri şi o prezintă spre aprobare directorului unităţii. Analizează cererea de înscriere la cursuri şi poate să o aprobe sau nu. - Transmite cererea aprobată de directorul unităţii SFP/BRUFP pentru a fi luat în evidenţă; - Prezintă SFP/BRUFP adeverinţa care atestă înscrierea/promovarea în anul universitar. Întocmeşte o cerere prin care solicită directorului unităţii acordarea concediului de studii Lucrătorul anume desemnat din cadrul compartimentului secretariat va consemna durata concediului de studii efectuate de solicitant şi durata concediului de studii la care acesta mai are dreptul Ofiţerul responsabil cu formarea profesională a personalului verifică dacă solicitantul este luat în evidenţă pentru acordarea concediului de studii şi dacă a prezentat adeverinţa care atestă înscrierea/promovarea în anul universitar. Menţionează pe cererea solicitantului dacă îndeplineşte condiţiile legale de acordare a concediului de studii. Şeful nemijlocit al solicitantului, la primirea cererii de aprobare a efectuării concediului de studii, are obligaţia de a înscrie pe solicitare următoarele: a) în situaţia în care este posibil a se acorda concediul de studii în perioada solicitată – gradul profesional, numele şi prenumele persoanei căreia îi sunt redistribuite atribuţiile de serviciu pe durata efectuării de către solicitant a concediului de studii; b) în situaţia în care nu este posibil a se acorda concediul de studii în perioada solicitată – motivele neacordării acestuia. Funcţionarul public care va prelua atribuţiile de serviciu ale solicitantului concediului de studii va semna de luare la cunoştinţă.

7. 8.

9.

SFP/BRUFP

10.

Şeful nemijlocit al solicitantului

11.

Funcţionarul public care va prelua atribuţiile de serviciu ale solicitantului concediului de odihnă

526

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

12.

Şeful direct al solicitantului

13. 14.

Directorul unităţii Compartimentul secretariat

Şeful direct al solicitantului, ce se află în subordinea nemijlocită a directorului unităţii, va analiza şi îi va propune acestuia din urmă, după caz, perioada şi numărul de zile de concediu de studii ce se pot efectua de către solicitant. Aprobă / respinge motivat cererea şi o repartizează compartimentului secretariat pentru a fi luată în evidenţă. Anunţă şeful direct al solicitantului cu privire la rezoluţia directorului unităţii şi va lua în evidenţă zilele de concediu de studii de care va beneficia solicitantul. Înscrie în proiectul Deciziei Zilnice a directorului unităţii, perioada de concediu ce se efectuează şi de către cine.

LISTA DE VERIFICARE procedură operaţională Acordarea concediului de studii plătit ACTIVITATEA: Evaluarea anuală a FPSS CINE A EMIS DOCUMENTUL: CINE A APROBAT DOCUMENTUL: EXECUTANŢI: personalul încadrat în biroul_________________________________________ la poziţiile ________________________ din statul de organizare al ______________________ ASPECTE DE VERIFICAT DA NU OBSERVAŢII ELEMENTE DE FORMĂ: Dacă există cerere de înscriere la cursuri? Dacă cererea de înscriere la cursuri este avizată de SFP/BRUFP? Dacă cererea de înscriere la cursuri este aprobată de directorul unităţii? Dacă cererea de acordare a concediului de studii este avizată de SFP/BRUFP? Dacă există adeverinţe care atestă înscrierea/promovarea în anul universitar? Dacă există evidenţa celor care beneficiază de concediu de studii plătit?

A00903 Evidenţă personal
PROCEDURA A0903001 Procedura operaţională a acordării gradaţiei funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordată gradaţia, compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării acestui drept. Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală a acordării gradaţiei: art.9 din Ordonanţa nr.64/2006

527

Manual de proceduri

PAS RESPONSABIL Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare 1. a gradaţiei

2.

3.

4.

5.

6.

7. 8. 9.

10.

11.

12. 528

DESCRIERE Selectează lunar, din Registrul de evidenţă a gradaţiilor, numele funcţionarilor publici cu statut special care îndeplinesc condiţiile legale de acordare a unei gradaţii superioare, cu raportare la ziua de întâi a lunii următoare îndeplinirii condiţiei de vechime în stagiu. În situaţia în care condiţia de stagiu a fost îndeplinită pe data de întâi ale lunii, gradaţia se acordă cu începere din această dată. Personalul Biroului resurse Verifică fişele de evidenţă ale celor în cauză, sub aspectul umane şi formare profesională îndeplinirii stagiului complet de 3 ani într-o gradaţie responsabilizat cu atribuţia de anterioară întocmire a deciziei de acordare a gradaţiei Personalul Biroului resurse Emite proiectul deciziei de personal privind acordarea umane şi formare profesională unei gradaţii superioare cu evidenţierea următoarelor responsabilizat cu atribuţia de elemente: baza legală, data aplicării, gradul profesional, întocmire a deciziei de acordare numele, prenumele tatălui şi prenumele funcţionarului public propozabil, codul informatic, functia deţinută, a gradaţiei poziţia din statul de organizare al unităţii şi numărul gradaţiei de care beneficiază Personalul Biroului resurse Supune spre avizare, şefului biroului resurse umane, umane şi formare profesională proiectul deciziei de personal privind acordarea unei responsabilizat cu atribuţia de gradaţii superioare întocmire a deciziei de acordare a gradaţiei Şeful Biroului resurse umane şi Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi formare profesională regularitatea operaţiunilor, decizia de personal privind acordarea unei gradaţii superioare Personalul Biroului resurse Prezintă proiectul deciziei de personal privind acordarea umane şi formare profesională unei gradaţii superioare, spre avizare, birourilor/ serviciilor responsabilizat cu atribuţia de de specialitate, astfel: întocmire a deciziei de acordare - juridic -pentru certificarea legalităţii întocmirii documentaţiei a gradaţiei - economic -pentru controlul financiar preventiv propriu Şeful Biroului resurse umane şi După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă formare profesională spre aprobare, directorului unităţii, decizia de personal privind acordarea unei gradaţii superioare Directorul unităţii Aprobă decizia de acordare a gradaţiei. Personalul Biroului resurse Înregistrează decizia aprobată de către directorul unităţii umane şi formare profesională şi înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel: la biroul /serviciul economic pentru punerea în responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare aplicare, la secretariat (însoţit de adresă) a gradaţiei Personalul Biroului resurse Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel: umane şi formare profesională la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul responsabilizat cu atribuţia de biroului resurse umane, întocmire a deciziei de acordare la dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu a gradaţiei statut special care au beneficiat de acordarea unei gradaţii superioare (în xerocopie) Compartimentul secretariat Înaintează exemplarul primit al deciziei de personal privind acordarea unei gradaţii superioare, către Administraţia Naţională a Penitenciarelor - Direcţia Management Resurse Umane –Serviciul Evidenţă Personal. Personalul Serviciului Evidenţă Verifică şi operează în documentele de evidenţă decizia Personal din cadrul Direcţiei de personal privind acordarea unei gradaţii superioare Management Resurse Umane

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0903002 Procedura operaţională a acordării gradelor profesionale funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor, după încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care sunt acordate gradele profesionale după încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare, compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării lor. Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Bază legală a acordării gradelor profesionale după încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare: art.24 alin.(4) – (7), art.25 şi art.26 din Legea nr.293/2004 privind Statutul funcţionarilor publici cu statut special din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulterioare. PAS RESPONSABIL Personalul Biroului resurse 1. umane şi formare profesională responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale Personalul Biroului resurse 2. umane şi formare profesională responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de personal de acordare a gradelor profesionale DESCRIERE Lunar, ţine evidenţa funcţionarilor publici cu statut special care îndeplinesc condiţiile legale de acordare, înaintând, la termenul stabilit, propuneri de acordare a gradelor profesionale Verifică fişele de evidenţă ale personalului propozabil sub aspectul îndeplinirii condiţiilor legale, respectiv: - pentru avansarea la termen -dacă au împlinit stagiul minim în gradul profesional deţinut şi dacă au fost apreciaţi pe perioada stagiului minim în grad cu cel puţin calificativul "bun". Anii din perioada de stagiu în care au fost apreciaţi cu un calificativ inferior sau în care nu au fost apreciaţi nu se iau în calculul stagiului minim în grad. - pentru avansarea înaintea împlinirii stagiului minim dacă au fost apreciaţi în ultimul an cu calificativul "excepţional" şi dacă au efectuat jumătate din stagiul minim în grad. - pentru obţinerea gradului profesional de chestor de penitenciare este necesară promovarea examenului organizat în acest scop. Acordarea gradelor profesionale următoare, în cadrul aceleiaşi categorii, se face în ordinea ierarhică a gradelor şi în limita gradului maxim prevăzut pentru funcţia pe care o deţine funcţionarul public cu statut special. Acordarea gradelor profesionale, în cadrul aceleiaşi categorii, se face începând cu data de întâi a lunii următoare celei în care s-au îndeplinit condiţiile legale privind avansarea în gradul profesional. Stagiile minime în gradele profesionale: Ofiţeri: comisar şef de penitenciare – 3 ani; a) comisar de penitenciare – 3 ani; b) subcomisar de penitenciare – 4 ani; c) inspector principal de penitenciare – 3 ani; d) inspector de penitenciare – 3 ani; e) subinspector de penitenciare – 4 ani. Agenţi: agent şef de penitenciare – 4 ani; a) agent şef adjunct de penitenciare – 4 ani; b) agent principal de penitenciare – 4 ani; c) agent de penitenciare – 5 ani. 529

Manual de proceduri

3.

4.

5.

Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de personal de acordare a gradelor profesionale Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale

Înaintează propunerile de acordare a gradului profesional Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane, centralizat pe corpuri profesionale (ofiţeri /agenţi) 1. Centralizează şi verifică, sub aspectul îndeplinirii condiţiilor legale, toate propunerile de acordare a gradului profesional transmise de către unităţi

6.

7.

8.

9.

10. 11.

12.

Emite proiectul deciziei de personal /ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale, cu evidenţierea următoarelor elemente: baza legală, data aplicării deciziei de personal/ordinului ministrului justiţiei, gradul profesional în care personalul propozabil va fi avansat, gradul deţinut, numele, prenumele tatălui şi prenumele funcţionarului public propozabil, codul informatic şi unitatea subordonată A.N.P. unde este încadrat funcţionarul public propozabil Personalul Serviciului Evidenţă Supune spre avizare, şefului Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Personal, proiectul deciziei de personal /ordinului Management Resurse Umane ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale Şeful Serviciului Evidenţă Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi Personal din cadrul Direcţiei regularitatea operaţiunilor, decizia de personal /ordinul ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale Management Resurse Umane pentru ofiţeri /agenţi Personalul Serviciului Evidenţă Prezintă proiectul deciziei de personal /ordinului Personal din cadrul Direcţiei ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale, Management Resurse Umane spre avizare, serviciului juridic -pentru certificarea responsabilizat cu atribuţia de legalităţii întocmirii documentaţiei întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale Şeful Serviciului Evidenţă După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă Personal din cadrul Direcţiei spre aprobare /avizare, directorului general al A.N.P., decizia de personal /ordinul ministrului justiţiei, de Management Resurse Umane acordare a gradelor profesionale Directorul general al A.N.P. Aprobă decizia de personal de acordare a gradelor profesionale pentru agenţi, conform competenţei Directorul general al A.N.P. Avizează proiectul ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri, conform competenţei, în vederea înaintării acestuia spre semnare ministrului justiţiei Personalul Serviciului Evidenţă Înregistrează decizia de personal de acordare a gradelor Personal din cadrul Direcţiei profesionale pentru agenţi,, aprobată de către directorul Management Resurse Umane general al A.N.P. şi înaintează câte un exemplar al responsabilizat cu atribuţia de acesteia, astfel: întocmire a deciziei de acordare - la biroul /serviciul economic, pentru punerea în aplicare a gradelor profesionale - la secretariatul D.M.R.U. din A.N.P. pentru înaintare la unitate - la compartimentul echipament

530

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

13.

14. 15.

Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale Ministrul justiţiei Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane responsabilizat cu atribuţia de întocmire a deciziei de acordare a gradelor profesionale

Înaintează cu adresă, prin intermediul secretariatului A.N.P., proiectul ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri, conform competenţei, spre semnare, ministrului justiţiei Aprobă, conform competenţei, ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri Înaintează unităţilor subordonate, prin intermediul secretariatului D.M.R.U. din A.N.P., în xerocopie, ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri aprobat Operează în fişele de evidenţă decizia de personal /ordinul ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri /agenţi

16.

17.

18. 19.

Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel : la biblioraftul cu decizii de personal /ordine ale ministrului justiţiei aflat la nivelul Serviciului Evidenţă Personal la dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu statut special care au beneficiat de acordarea unui grad profesional superior (în xerocopie) Compartimentul secretariat Înaintează la unitate exemplarul primit al deciziei de personal /ordinului ministrului justiţiei de acordare a unui grad profesional pentru agenţi /ofiţeri. Personalul Biroului resurse Operează în fişele de evidenţă decizia de personal umane şi formare profesională /ordinul ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri /agenţi din unitate Personalul Biroului resurse Clasează câte un exemplar al deciziei de personal umane şi formare profesională /ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri /agenţi, astfel : din unitate la biblioraftul cu decizii de personal /ordine ale ministrului justiţiei aflat la nivelul Biroului resurse umane şi formare profesională la dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu statut special care au beneficiat de acordarea unui grad profesional superior (în xerocopie) Personalul Biroului resurse Înaintează câte un exemplar al deciziei de personal umane şi formare profesională /ordinului ministrului justiţiei, de acordare a gradelor profesionale pentru ofiţeri /agenţi, astfel: din unitate la biroul /serviciul economic, pentru punerea în aplicare la compartimentul echipament

20.

21.

531

Manual de proceduri

A0903003 Procedura operaţională a acordării sporului de 25% pentru agenţii care au absolvit studii superioare Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordat sporul pentru agenţii care au absolvit studii superioare, compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării sporului. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală a acordării sporului: pct.4 la NOTA din Anexa nr.1 la O.G. nr.64/2006 privind salarizarea şi alte drepturi ale funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, pct.30.3 din Anexa la O.M.J. nr.339/C/2007 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.64/2006 PAS RESPONSABIL DESCRIERE 1. Agentul de penitenciare, Prezintă Biroului resurse umane şi formare profesională absolvent cu diplomă de licenţă diploma de licenţă, original şi copie, sau adeverinţa de al unei instituţii de învăţământ atestare, în original, însoţită de cererea (înregistrată la secretariatul unităţii) de acordare a sporului de 25% din superior salariul de funcţie pentru absolvirea unei instituţii de învăţământ superior 2. Personalul Biroului resurse Certifică copia diplomei de licenţă umane şi formare profesională 3. Personalul Biroului resurse Verifică îndeplinirea condiţiei privind desfăşurarea umane şi formare profesională activităţii într-un domeniu corespunzător studiilor absolvite, conform prevederilor pct.4 la NOTA din Anexa nr.1 la O.G. nr.64/2006 privind salarizarea şi alte drepturi ale funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare şi ale pct.30.3 din Anexa la O.M.J. nr.339/C/2007 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.64/2006 4. Şeful birou resurse umane şi Avizează cererea agentului, făcând menţiuni cu privire la formare profesională îndeplinirea condiţiilor de acordare a sporului de 25% 5. Şeful birou resurse umane şi Înaintează cererea agentului, pentru aprobare, formare profesională directorului unităţii 6. Directorul unităţii Aprobă cererea şi o repartizează Biroului resurse umane în vederea emiterii deciziei de personal 7. Personalul Biroului resurse Întocmeşte decizia de acordare a sporului de 25% din salariul de funcţie pentru absolvirea unei instituţii de umane şi formare profesională învăţământ superior, începând cu data înregistrării cererii agentului solicitant, cu evidenţierea următoarelor elemente: baza legală, data aplicării, gradul profesional, numele, prenumele tatălui, prenumele agentului, codul informatic, funcţia deţinută şi compartimentul unde desfăşoară activitate cel în cauză, poziţia din statul de organizare al unităţii şi sporul de 25 % de care urmează a beneficia 8. Personalul Biroului resurse Supune spre avizare, şefului Biroului resurse umane, umane şi formare profesională proiectul deciziei de personal privind acordarea sporului de 25% 9. Şeful Biroului resurse umane şi Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi formare profesională regularitatea operaţiunilor, decizia de personal privind acordarea sporului de 25% 10. Personalul Biroului resurse Prezintă proiectul deciziei de personal privind acordarea umane şi formare profesională sporului de 25%, spre avizare, birourilor/ serviciilor de specialitate, astfel: - juridic -pentru certificarea legalităţii întocmirii documentaţiei - economic -pentru controlul financiar preventiv propriu 532

PROCEDURA

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

11. 12. 13.

14.

15.

16.

Şeful Biroului resurse umane şi După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă formare profesională spre aprobare, directorului unităţii, decizia de personal privind acordarea sporului de 25%, Directorul unităţii Aprobă decizia de acordare a sporului de 25%,. Personalul Biroului resurse Înregistrează decizia aprobată de către directorul unităţii umane şi formare profesională şi înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel: - la biroul /serviciul economic pentru punerea în aplicare, - la secretariat (însoţit de adresă) Personalul Biroului resurse Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel: umane şi formare profesională - la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul biroului resurse umane, - la dosarul profesional al agentului care a beneficiat de acordarea sporului de 25%, (în xerocopie) Compartimentul secretariat Înaintează exemplarul primit al deciziei de personal privind acordarea sporului de 25%, către Administraţia Naţională a Penitenciarelor - Direcţia Management Resurse Umane –Serviciul Evidenţă Personal. Personalul Serviciului Evidenţă Verifică şi operează în documentele de evidenţă decizia Personal din cadrul Direcţiei de personal privind acordarea sporului de 25% Management Resurse Umane

PROCEDURA A0903004 Procedura operaţională a acordării sporului de fidelitate funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor Scop: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordat sporul de fidelitate, compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării acestui drept. Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală: art.6 din O.G. nr.64/2006 privind salarizarea şi alte drepturi ale funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, pct.30.3 din Anexa la O.M.J. nr.339/C/2007 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a O.G. nr.64/2006 PAS RESPONSABIL 1. Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională 2. Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională DESCRIERE Lunar, selectează din Registrul de evidenţă a sporului de fidelitate, numele funcţionarii publici cu statut special care îndeplinesc condiţiile legale de acordare a sporului de fidelitate Verifică fişele de evidenţă ale celor în cauză, sub aspectul îndeplinirii condiţiilor legale de acordare a sporului de fidelitate Astfel, pentru activitatea desfăşurată în instituţiile din sectorul de apărare naţională, ordine publică şi siguranţă naţională, în calitate de militar, funcţionar public cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, funcţionar public şi personal contractual, funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare li se acordă un spor de fidelitate de până la 20% din salariul de bază, după cum urmează: a) între 5 ani şi 10 ani - 5%: b) peste 10 ani şi până la 15 ani - 10%; c) peste 15 ani şi până la 20 de ani - 15%; d) peste 20 de ani - 20% . 533

Manual de proceduri

3.

Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională

4. 5. 6.

Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională Şeful Biroului resurse umane şi formare profesională Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională

7. 8. 9.

Şeful Biroului resurse umane şi formare profesională Directorul unităţii Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională

10.

Personalul Biroului resurse umane şi formare profesională

11.

Compartimentul secretariat

12.

Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane

Sporul de fidelitate se acordă începând cu data de întâi a lunii următoare celei în care s-a îndeplinit condiţia de vechime Emite proiectul deciziei de personal privind acordarea sporului de fidelitate cu evidenţierea următoarelor elemente: baza legală, data aplicării, gradul profesional, numele, prenumele tatălui şi prenumele funcţionarului public propozabil, codul informatic, functia deţinută, poziţia din statul de organizare al unităţii, sporul de fidelitate de care beneficiază -exprimat în procente, şi vechimea utilă -exprimată în ani şi luni Plata se face lunar odată cu plata salariilor Supune spre avizare, şefului biroului resurse umane, proiectul deciziei de personal privind acordarea sporului de fidelitate Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi regularitatea operaţiunilor, decizia de personal privind acordarea sporului de fidelitate Prezintă proiectul deciziei de personal privind acordarea sporului de fidelitate, spre avizare, birourilor/ serviciilor de specialitate, astfel: - juridic -pentru certificarea legalităţii întocmirii documentaţiei - economic -pentru controlul financiar preventiv propriu După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă spre aprobare, directorului unităţii, decizia de personal privind acordarea sporului de fidelitate Aprobă decizia de acordare a sporului de fidelitate. Înregistrează decizia aprobată de către directorul unităţii şi înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel: la biroul /serviciul economic pentru punerea în aplicare, la secretariat (însoţit de adresă) Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel: la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul biroului resurse umane, la dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu statut special care au beneficiat de acordarea sporului de fidelitate (în xerocopie) Înaintează exemplarul primit al deciziei de personal privind acordarea sporului de fidelitate, către Administraţia Naţională a Penitenciarelor - Direcţia Management Resurse Umane –Serviciul Evidenţă Personal. Verifică şi operează în documentele de evidenţă decizia de personal privind acordarea sporului de fidelitate

PROCEDURA A0903005 Procedura operaţională a acordării concediului de odihnă şi a concediului de odihnă suplimentar Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care este acordat concediul de odihnă şi concediul de odihnă suplimentar personalului din sistemul administraţiei penitenciare,

534

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării. Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală: H.G. nr.1946/2004 privind condiţiile în baza cărora funcţionarul public cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare are dreptul la concedii de odihnă, concedii de studii, învoiri plătite şi concedii fără plată, bilete de odihnă, tratament şi recuperare PAS RESPONSABIL DESCRIERE 1. Personalul Biroului resurse Stabileşte, la încadrarea în sistemul administraţiei umane şi formare profesională penitenciare a unei persoane, numărul de zile calendaristice de concediu de odihnă/an la care respectiva persoană are dreptul, în raport cu vechimea în serviciu pe care a acumulat-o până la data încadrării Vechimea în serviciu care se ia în considerare la determinarea duratei concediului de odihnă este aceea pe care funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare o împlinesc în cursul anului calendaristic pentru care li se acordă concediul şi se stabileşte potrivit legislaţiei pensiilor, aplicabilă acestei categorii profesionale Funcţionarii publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, au dreptul în fiecare an calendaristic la un concediu de odihnă plătit, după cum urmează: - 32 de zile calendaristice, pentru cei cu o vechime în serviciu de până la 10 ani; - 38 de zile calendaristice, pentru cei cu o vechime în serviciu de peste 10 ani. Durata concediului de odihnă al funcţionarilor publici din sistemul administraţiei penitenciare, care nu au lucrat tot timpul anului, se stabileşte proporţional cu perioada lucrată şi în raport cu vechimea în serviciu stabilită potrivit regulilor de mai sus Funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare, care au absentat de la program întregul an calendaristic, fiind în concedii medicale, concediu de maternitate, concedii pentru creşterea copilului sau îngrijirea copilului bolnav, acordate în condiţiile Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările şi completările ulterioare, ori în concedii fără plată, nu au dreptul la concediu de odihnă pentru acel an. În cazul în care perioadele de concedii prevăzute mai sus, însumate, au fost de 12 luni sau mai mari şi s-au întins pe 2 ori pe mai mulţi ani calendaristici consecutivi, funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare au dreptul la un singur concediu de odihnă, acordat în anul reluării activităţii, în măsura în care nu a fost efectuat în anul în care a intervenit absenţa de la serviciu În afara concediului de odihnă, funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare, care îşi desfăşoară activitatea în condiţii deosebite - vătămătoare, grele sau periculoase - ori în locuri de muncă în care există astfel de condiţii, stabilite potrivit legii, au dreptul în fiecare an calendaristic la un concediu de odihnă suplimentar cu o durată cuprinsă între 3 şi 14 zile calendaristice. 535

Manual de proceduri

2.

Şefii de servicii, birouri

Concediile de odihnă suplimentare se cumulează cu concediile de odihnă Solicită personalului din subordine efectuarea programărilor concediilor de odihnă. Programarea de principiu a concediilor de odihnă pentru anul următor se face până la data de 15 decembrie a anului în curs, cu consultarea funcţionarilor publici din sistemul administraţiei penitenciare, şi se aprobă de şeful structurii respective. Concediile de odihnă se programează eşalonat, în tot cursul anului, ţinându-se seama de activităţile specifice desfăşurate şi de nevoile personale ale funcţionarilor publici din sistemul administraţiei penitenciare, fără ca numărul celor aflaţi în acelaşi timp în concediu de odihnă să depăşească o treime din efectivul unităţii. La programarea concediilor de odihnă conducerea unităţii va ţine seama, în măsura în care este posibil, şi de specificul activităţii soţiei/soţului funcţionarului public din sistemul administraţiei penitenciare. Reprogramarea sau amânarea efectuării concediului de odihnă va putea fi efectuată când funcţionarul public din sistemul administraţiei penitenciare se află în una dintre următoarele situaţii: a) este în concediu medical pentru incapacitate temporară de muncă; b) urmează să îndeplinească sarcini de importanţă deosebită din dispoziţia şefului unităţii din care face parte; c) funcţionarul public din sistemul administraţiei penitenciare - femeie solicită concediul de odihnă înainte sau în continuarea concediului de maternitate ori i s-a acordat concediu plătit pentru creşterea copilului în vârstă de până la 2 ani sau a copilului cu handicap până la împlinirea vârstei de 3 ani; (reprogramarea este condiţionată de cererea prealabilă a funcţionarului public din sistemul administraţiei penitenciare) d) are recomandare medicală pentru a urma un tratament într-o staţiune balneoclimaterică, caz în care data începerii concediului de odihnă va fi cea indicată în recomandarea medicală sau în biletul de tratament; (reprogramarea este condiţionată de cererea prealabilă a funcţionarului public din sistemul administraţiei penitenciare) e) urmează sau este planificat să urmeze un curs de perfecţionare ori de specializare.( reprogramarea este condiţionată de cererea prealabilă a funcţionarului public din sistemul administraţiei penitenciare)

3.

4.

Funcţionarul public cu statut Complează cererea de concediu conform modelului special beneficiar al concediului stabilit prin decizie a directorului general al A.N.P., de regulă, cu cel puţin 3 (trei) zile lucrătoare/ cel puţin 5 de odihnă /suplimentar (cinci) zile lucrătoare (în cazul în care solicită prima de vacanţă), înaintea datei solicitate a începe efectuarea concediului, cerere pe care o prezintă Biroului resurse umane şi formare profesională şi Compartimentului secretariat Înregistrează cererea la secretariatul unităţii Personalul Biroului resurse Înscrie, în rubrica prevăzută în cerere, durata concediului umane şi formare profesională de odihnă precum şi durata concediului de odihnă suplimentar la care are dreptul solicitantul. Atestă prin semnătură realitatea şi legalitatea menţiunilor înscrise

536

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

5.

6.

7.

8. 9. 10.

11.

Compartimentului Înscrie, în mod obligatoriu, în rubrica prevăzută în cerere, zilele de concediu efectuate până în momentul solicitării şi numărul de zile de concediu de odihnă la care mai are dreptul solicitantul Atestă prin semnătură realitatea şi legalitatea menţiunilor înscrise Şeful nemijlocit al solicitantului Şeful nemijlocit al solicitantului, la primirea cererii de aprobare a efectuării concediului de odihnă, are obligaţia de a înscrie pe solicitare următoarele: -în situaţia în care este posibilă acordarea concediul de odihnă în perioada solicitată –gradul profesional, numele şi prenumele persoanei căreia îi sunt redistribuite atribuţiile de serviciu pe durata efectuării de către solicitant a concediului de odihnă; -în situaţia în care nu este posibil a se acorda concediul de odihnă în perioada solicitată – motivele neacordării acestuia. Funcţionarul public care va Semnează de luare la cunoştinţă prelua atribuţiile de serviciu ale solicitantului concediului de odihnă Compartimentul secretariat Înaintează spre aprobare directorului unităţii solicitarea de acordare a concediului de odihnă Directorul unităţii Aprobă /respinge solicitarea de acordare a concediului de odihnă şi o repartizează Compartimentului secretariat pentru luare în evidenţă. Compartimentul secretariat Anunţă funcţionarul public beneficiar al concediului de odihnă cu privire la rezoluţia directorului unităţii Înscrie în proiectul Deciziei zilnice pe unitate, perioada de concediu ce se efectuează şi gradul, numeloe şi prenumele beneficiarului Personalul Compartimentului Ţine, în registrul special constituit, evidenţa strictă a secretariat zilelor de concediu de odihnă /suplimentar efectuate de către personalul unităţii Clasează, în biblioraftul special constituit, cererile de concediu (aprobate sau nu)

Personalul secretariat

PROCEDURA A0903006 Acordarea concediilor fără plată Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care concediul fără plată personalului din sistemul administraţiei penitenciare , compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării sporului. Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală: H.G. nr.1946/2004 privind condiţiile în baza cărora funcţionarul public cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare are dreptul la concedii de odihnă, concedii de studii, învoiri plătite şi concedii fără plată, bilete de odihnă, tratament şi recuperare PAS RESPONSABIL DESCRIERE Funcţionarul public cu statut special va completa o cerere 1. Funcţionarul public cu statut către directorul unităţii prin care solicită acordarea special, solicitant al concediului concediului fără plată. fără plată 2. Personalul Biroului resurse Verifică îndeplinirea condiţiilor legale şi menţionează pe umane şi formare profesională cererea solicitantului numărul de zile la care are dreptul solicitatantul 537

Manual de proceduri

3.

4.

5.

6.

7.

Funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare au dreptul la concediu fără plată, a cărui durată însumată poate fi de 30 de zile calendaristice anual, pentru rezolvarea următoarelor situaţii personale: a) pregătirea şi/sau susţinerea examenelor de admitere, de finalizare a anilor de studii sau de absolvire a celei de-a doua/treia facultăţi; b) susţinerea examenelor nepromovate de admitere la doctorat sau în instituţii de învăţământ superior, a celor de an universitar ori de licenţă (diplomă), pentru pregătirea cărora au beneficiat de concedii de studii; c) prezentarea la concurs în vederea ocupării unui alt post. Concedii fără plată, cu durata de până la 30 de zile calendaristice anual, pot fi acordate şi pentru rezolvarea altor probleme personale ale funcţionarilor publici din sistemul administraţiei penitenciare. În mod excepţional, funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare au dreptul la concedii fără plată, cu durată însumată între 30 şi 90 de zile calendaristice, anual, în următoarele situaţii: a) tratament medical efectuat în străinătate pe durata recomandată de medic, fără a depăşi însă 90 de zile, dacă cel în cauză nu beneficiază, potrivit legii, de concediu medical şi de indemnizaţie pentru incapacitate temporară de muncă, precum şi pentru însoţirea soţului sau, după caz, a soţiei ori a unei rude apropiate - copil, frate, soră, părinte - pe timpul cât aceasta se află la tratament în străinătate; b) pentru alte motive temeinic fundamentate. Atestă prin semnătură realitatea şi legalitatea menţiunilor înscrise La primirea cererii de aprobare a concediului fără plată, Şeful nemijlocit al solicitantului are obligaţia de a înscrie pe solicitare următoarele: - în situaţia în care este posibilă acordarea concediul fără plată în perioada solicitată –gradul profesional, numele şi prenumele persoanei căreia îi sunt redistribuite atribuţiile de serviciu pe durata efectuării de către solicitant a concediului fără plată - în situaţia în care nu este posibil a se acorda concediul fără plată în perioada solicitată –motivele neacordării acestuia Funcţionarul public care va Funcţionarul public care va prelua atribuţiile de serviciu prelua atribuţiile de serviciu ale ale solicitantului fără plată va semna de luare la solicitantului concediului de cunoştinţă. odihnă Aprobă /respinge motivat cererea şi o repartizează Directorul unităţii compartimentului secretariat pentru a fi luată în evidenţă şi comunicată compartimentelor financiar-contabilitate şi resurse umane Anunţă funcţionarul public beneficiar al concediului de Compartimentul secretariat odihnă cu privire la rezoluţia directorului unităţii Înscrie în proiectul Deciziei zilnice pe unitate, perioada de concediu fără plată ce se efectuează şi gradul, numele şi prenumele beneficiarului Personalul Compartimentului Ţine, în registrul special constituit, evidenţa strictă a secretariat zilelor de concediu fără plată efectuate Clasează, în biblioraftul special constituit, cererile de concediu fără plată (aprobate sau nu)

538

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0903007 Acordarea învoirilor plătite Scop: Procedura operaţională are scopul de a stabili modul în care sunt acordate învoirile plătite personalului din sistemul administraţiei penitenciare, compartimentele şi persoanele care participă la realizarea activităţii, etapele acesteia şi documentaţia care stă la baza acordării sporului. Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală: H.G. nr.1946/2004 privind condiţiile în baza cărora funcţionarul public cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare are dreptul la concedii de odihnă, concedii de studii, învoiri plătite şi concedii fără plată, bilete de odihnă, tratament şi recuperare PAS RESPONSABIL DESCRIERE 1. Funcţionarul public cu statut Funcţionarul public cu statut special va completa o cerere special, solicitant al învoirilor către directorul unităţii prin care solicită acordarea învoirilor plătite plătite 2. Personalul Biroului resurse Verifică îndeplinirea condiţiilor legale şi menţionează pe umane şi formare cererea solicitantului numărul de zile la care are dreptul solicitatantul profesională Funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare au dreptul, potrivit legii, la învoiri plătite cu durata de până la 10 zile calendaristice, în cazul următoarelor evenimente familiale: a) căsătoria funcţionarului public din sistemul administraţiei penitenciare; b) naşterea sau căsătoria unui copil; c) decesul soţului/soţiei sau al unei rude de până la gradul al II-lea a funcţionarului public din sistemul administraţiei penitenciare sau a soţului/soţiei acestuia. Funcţionarii publici din sistemul administraţiei penitenciare pot beneficia de învoiri plătite cu durata de cel mult 5 zile calendaristice, în următoarele situaţii: a) în caz de accidentare sau îmbolnăvire gravă a unuia dintre membrii familiei; b) în situaţia unor dezastre care au afectat domiciliul funcţionarului public din sistemul administraţiei penitenciare, al părinţilor, socrilor sau copiilor acestuia; c) pentru alte situaţii sau evenimente excepţionale, de natură să justifice învoirea solicitată. Atestă prin semnătură realitatea şi legalitatea menţiunilor înscrise 3. Şeful nemijlocit al La primirea cererii de acordare a învoirilor plătite, are obligaţia solicitantului de a înscrie pe solicitare următoarele: - în situaţia în care este posibilă acordarea învoirilor plătite în perioada solicitată – gradul profesional, numele şi prenumele persoanei căreia îi sunt redistribuite atribuţiile de serviciu pe durata efectuării de către solicitant a concediului fără plată - în situaţia în care nu este posibilă acordarea învoirile plătite în perioada solicitată –motivele neacordării 4. Funcţionarul public care va Funcţionarul public care va prelua atribuţiile de serviciu ale prelua atribuţiile de serviciu solicitantului va semna de luare la cunoştinţă. ale solicitantului învoirilor plătite 5. Directorul unităţii Aprobă /respinge motivat cererea şi o repartizează compartimentului secretariat pentru a fi luată în evidenţă şi comunicată compartimentelor financiar-contabilitate şi resurse umane 539

Manual de proceduri

6.

7.

Anunţă funcţionarul public beneficiar al învoirilor plătite cu privire la rezoluţia directorului unităţii Înscrie în proiectul Deciziei zilnice pe unitate, perioada de învoire plătită ce se efectuează şi gradul, numele şi prenumele beneficiarului Personalul Compartimentului Ţine, în registrul special constituit, evidenţa strictă a secretariat perioadelor de învoire plătită efectuate Clasează, în biblioraftul special constituit, cererile de acordare a învoirilor plătite (aprobate sau nu) A0903008 Procedura operaţională a acordării concediului pentru creşterea copilului, a indemnizaţiei şi a stimulentului lunar

Compartimentul secretariat

PROCEDURA

Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabilii modul în care este acordat concediul pentru creşterea copilului, indemnizaţia şi stimulentul lunar, compartimentele şi persoanele care participă a realizarea activităţii, etapele şi documentaţia care stă la baza acordării acestui drept Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală: O.U.G. nr.148/2005 privind susţinerea familiei în vederea creşterii copilului, H.G. nr.1025/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 148/2005 privind susţinerea familiei în vederea creşterii copilului, cu modificările şi completările ulterioare PAS RESPONSABIL DESCRIERE 1. Funcţionarul public cu statut Depune la secretariatul unităţii cererea tip însoţită de actele special, solicitant doveditoare necesare, adresată directorului unităţii, în vederea acordării drepturilor prevăzute de Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.148/2005 2. Directorul unităţii Aprobă /respinge cererea de acordare a concediului pentru creşterea copilului şi o repartizează Biroului resurse umane şi formare profesională 3. Funcţionarul public cu statut Depune la Biroul resurse umane şi formare profesională special, solicitant documentaţia necesară pentru acordarea drepturilor Verifică îndeplinirea condiţiilor de către solicitant 4. Şeful biroului resurse umane şi formare profesională împreună cu şeful compartimentului financiar 5. Lucrătorul biroului resurse Verifică documentaţia depusă de solicitant şi certifică pentru umane şi formare profesională conformitate cu originalul fiecare document în parte, întocmind un dosar complet, cu toate documentele justificative corespunzătoare drepturilor solicitate. - în termen de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii, redactează decizia de zi pe unitate de aprobare/ respingere a solicitării – conform modelului prevăzut în anexa nr. 2a) / 2b). În cazul respingerii cererii, decizia va fi însoţită în mod obligatoriu de motivaţie. - în situaţiile în care intervin modificări privind acordarea indemnizaţiei/ stimulentului lunar pentru creşterea copilului şi alocaţia de stat pentru copii, redactează decizia de personal privind suspendarea/ încetarea/ reluarea acordării drepturilor. 6. Şeful biroului resurse umane - verifică documentele elaborate şi conţinutul dosarului care şi formare profesională trebuie să fie conform Deciziei directorului general al A.N.P. nr. 300/25.01.2006 540

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

7.

Lucrătorul compartimentului financiar

8. 9.

Şeful compartimentului financiar Lucrătorul biroului resurse umane şi formare profesională

- înaintează decizia de zi pe unitate spre aprobare şi emitere, directorului unităţii. - transmite compartimentului financiar numai dosarele complete, cu toate documentele justificative corespunzătoare drepturilor solicitate. - Eliberează adeverinţa doveditoare privind stagiul de cotizare care a fost avut în vedere la stabilirea indemnizaţiei pentru creşterea copilului. – potrivit modelului din ANEXA 3 la normele metodologice şi o anexează la dosar. - plăteşte drepturile prevăzute de ordonanţa de urgenţă o dată cu salariile, în luna în curs pentru luna anterioară, pe bază de stat de plată întocmit în acest scop. Verifică dosarul solicitantului şi toate documentele emise de lucrătorii compartimentului financiar Comunică solicitantului în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, direct sau prin poştă, decizia conform modelului prevăzut în anexa nr. 2a) / 2b); Comunică beneficiarului în termen de 15 zile de la data emiterii, decizia conform modelului prevăzut în anexa nr. 2c) / 2d) / 2e).

PROCEDURA A0903009 Procedura operaţională a completării dosarului profesional şi a fişei de evidenţă Scopul procedurii: Evidenţa la zi a datelor cu caracter personal, profesional şi evoluţia în cariera profesională. Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate PAS RESPONSABIL DESCRIERE Are obligaţia de a aduce la cunoştinţă Biroului resurse 1. Funcţionarul public cu statut umane şi formare profesională modificările privind domiciliul special sau, după caz, reşedinţa, precum şi schimbările intervenite în structura socio-profeională, prin depunerea de documente justificative, în termen de 15 zile de la producerea acestor modificări 2. Şeful biroului resurse umane Trasează sarcina modificării, completării, operării în dosarul şi formare profesională profesional şi fişa de evidenţă a modificărilor semnalate, în baza documentelor justificative depuse de către funcţionarul public 3. Lucrătorul biroului resurse Verifică documentaţia depusă de solicitant şi certifică pentru umane şi formare profesională conformitate cu originalul fiecare xerocopie în parte (în cazul documentelor prezentate original -copie) 4. Lucrătorul biroului resurse Modifică, completează şi operează în dosarul profesional şi umane şi formare profesională fişa de evidenţă precum şi în alte situaţii statistice modificările privind domiciliul sau, după caz, reşedinţa, precum şi schimbările intervenite în structura socioprofeională a personalului 5. Şeful biroului resurse umane Verifică corectitudinea îndeplinirii procedurii şi formare profesională 6. Funcţionarul public cu statut Poate solicita, prin cerere, eliberarea de adeverinţe care să special ateste activitatea profesională desfăşurată, vechimea în serviciu, în specialitate şi în funcţie, condiţiile în care îşi desfăşoară activitatea, etc. 7. Directorul unităţii Aprobă /respinge cererea şi o repartizează, prin intermediul Compartimentului secretariat, la Biroul resurse umane şi formare profesională 541

Manual de proceduri

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Şeful biroului resurse umane şi formare profesională Lucrătorul biroului resurse umane şi formare profesională Şeful biroului resurse umane şi formare profesională Şeful biroului resurse umane şi formare profesională Directorul unităţii

Repartizează cererea lucrătorului de resurse umane care are atribuţii cu privire la evidenţa personalului şi dispune, după caz, eliberarea adeverinţei solicitate Întocmeşte, în termenul legal, adeverinţa solicitată

Verifică, sub aspectul legalităţii şi conformităţii cu realitatea, documentele elaborate Înaintează directorului unităţii, spre aprobare, documentele elaborate Aprobă documentele elaborate şi le repartizează compartimentului secretariat pentru înregistrare şi aplicarea ştampilei de unitate Compartimentul secretariat Înregistrează, aplică ştampila de unitate şi înaintează, după caz, documentaţia Biroului resurse umane şi formare profesională Lucrătorul biroului resurse Iniţiază procedura înaintării către solicitant a documentului umane şi formare profesională solicitat (personal sau prin intermediul Compartimentului secretariat, după caz)

PROCEDURA A0903010 Procedura operaţională a încetării raporturilor de serviciu Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabilii modul încetării raporturilor de serviciu Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală: - Legislaţie primară: - Legea nr. 293/2004, modificată şi completată - Legea nr. 53/2003, modificată şi completată - Legislaţie secundară : - O.M.J. nr.2854/C/2004, modificat şi completat – art. 63 şi 67 - O.M.J. nr. 2790/C/2004, privind aprobarea Competenţelor de gestiune a resurselor umane ale ministrului justiţiei, directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi directorilor unităţilor subordonate PAS RESPONSABIL DESCRIERE 1. Funcţionarul public cu statut Solicită în scris, potrivit competenţelor de gestiune a special resurselor umane, directorului unităţii/ directorului general al A.N.P./ ministrului justiţiei, încetarea raporturilor de serviciu Aprobă/ respinge cererea privind încetarea raporturilor de 2. Directorul unităţii/ directorul serviciu şi o repartizează prin intermediul Compartimentului general al A.N.P. secretariat, la Biroul resurse umane şi formare profesională, în vederea redactării deciziei de personal. 3. Şeful biroului resurse umane Repartizează cererea lucrătorului de resurse umane care are şi formare profesională atribuţii în domeniu şi dispune verificarea îndeplinirii condiţiilor legale şi redactarea deciziei de personal privind încetarea raporturilor de serviciu Pe baza fişei de evidenţă, a dosarului profesional şi a altor 4. Lucrătorul biroului resurse umane şi formare profesională documente valabile depuse ulterior de către solicitant, verifică îndeplinirea condiţiilor legale pentru încetarea raporturilor de serviciu Raporturile de serviciu ale funcţionarilor publici cu statut special încetează prin: a) demisie; b) transfer; c) destituire din funcţie; d) pensionare, în condiţiile legii; 542

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

5. 6. 7. 8.

e) împlinirea vârstei de 55 respectiv 57 de ani (la aplicarea art. 57^1 alin. (1) sau (2)) f) deces; g) desfiinţarea unităţii ori mutarea acesteia în altă localitate, în cazul în care ofiţerul sau agentul nu acceptă să o urmeze; h) reducerea personalului unităţii prin desfiinţarea unor posturi de natura celui ocupat de ofiţerul sau agentul în cauză, ca urmare a reorganizării, în cazul în care acesta refuză oferta conducerii unităţii de trecere în altă funcţie; i) revocarea actului de numire în funcţie, ca urmare a refuzului depunerii jurământului de credinţă; j) ca urmare a constatării nulităţii actului de numire în funcţie, de la data rămânerii definitive a hotărârii judecătoreşti prin care nulitatea a fost constatată. Funcţionarii publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare pot solicita, în scris, încetarea raporturilor de serviciu prin demisie. Demisia produce efecte după 15 zile lucrătoare de la data înregistrării acesteia, dacă funcţionarul public cu statut special în cauză şi directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor sau, după caz, conducătorul unităţii din subordinea acesteia, nu au convenit alt termen mai scurt. În cazul funcţiilor de conducere, demisia produce efecte după 30 de zile lucrătoare de la data înregistrării acesteia. Funcţionarul public cu statut special demisionar este obligat să-şi continue activitatea până la împlinirea termenului de 15-30 zile, după caz. Cu acordul conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor sau, după caz, a unităţii din subordinea acesteia, funcţionarul public cu statut special în cauză poate reveni asupra cererii de demisie, dar numai până la împlinirea termenului de la care demisia produce efecte. Funcţionarii publici cu statut special definitivi se pot transfera în alte instituţii publice de apărare, ordine publică şi siguranţă naţională ale statului, cu respectarea reglementărilor legale specifice instituţiei la care solicită transferul. Funcţionarii publici cu statut special sunt destituiţi din funcţiile pe care le deţin numai în următoarele situaţii: a) sunt declaraţi necorespunzători din punct de vedere profesional, ca funcţionari publici cu statut special, debutanţi, sau sunt notaţi cu calificativul "nesatisfăcător", ca funcţionari publici cu statut special, definitivi, în condiţiile prezentei legi; b) nu mai îndeplinesc condiţiile prevăzute la art. 11 lit. a) sau d); c) au fost condamnaţi prin hotărâre judecătorească definitivă pentru săvârşirea de infracţiuni; d) li s-a aplicat sancţiunea disciplinară a destituirii din funcţie. Lucrătorul biroului resurse În condiţiile legii, emite proiectul deciziei de personal privind umane şi formare profesională încetarea raporturilor de serviciu Lucrătorul biroului resurse Supune spre avizare, şefului biroului resurse umane, umane şi formare profesională proiectul deciziei de personal privind încetarea raporturilor de serviciu Şeful biroului resurse umane Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi şi formare profesională regularitatea operaţiunilor, decizia de personal privind încetarea raporturilor de serviciu Lucrătorul biroului resurse Prezintă proiectul deciziei de personal privind încetarea umane şi formare profesională raporturilor de serviciu, spre avizare, birourilor/ serviciilor de specialitate, astfel: 543

Manual de proceduri

9. 10. 11.

Şeful biroului resurse umane şi formare profesională

12.

13.

14.

15.

16.

Directorul unităţii/ directorul general al A.N.P./ ministrul justiţei Lucrătorul biroului resurse Înregistrează decizia aprobată de către directorul unităţii şi umane şi formare profesională înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel: - la biroul /serviciul economic pentru punerea în aplicare, - la secretariat (însoţit de adresă) Lucrătorul biroului resurse Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel: umane şi formare profesională - la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul biroului resurse umane, - la dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu statut special (în xerocopie) Compartimentul secretariat Înaintează exemplarul primit al deciziei de personal privind încetarea raporturilor de serviciu, către Administraţia Naţională a Penitenciarelor - Direcţia Management Resurse Umane – Serviciul Evidenţă Personal. Şeful biroului resurse umane Dispune emiterea Fişei de lichidare, completarea la rubricile şi formare profesională ce corespund Biroului resurse umane şi formare profesională şi înmânarea ei persoanei ce încetează raporturile de serviciu, în vederea finalizării. Fişa de lichidare se arhivează la biroul financiar. O xerocopie a fişei de lichidare (finalizată) va fi înaintată Biroului resurse umane, în vederea clasării la dosarul profesional al celui în cauză Lucrătorul biroului resurse Înscrie în proiectul de decizii de zi pe unitate deciziile umane şi formare profesională directorului privind încetarea raporturilor de serviciu. Completează şi operează în dosarul profesional şi în fişa de evidenţă modificările intervenite Emite Fişa de lichidare, completează rubricile ce corespund biroului resurse umane şi formare profesională şi o înmânează persoanei ce încetează raporturile de serviciu, în vederea finalizării ei. Evidenţiază modificările intervenite în toate situaţiile nominale şi statistice scriptice /informatizate. Verifică legalitatea şi corectitudinea întocmirii deciziilor de Personalul Serviciului personal privind încetarea raporturilor de serviciu şi le Evidenţă Personal din cadrul operează în documentele de evidenţă Direcţiei Management Resurse Umane

- juridic - pentru certificarea legalităţii întocmirii documentaţiei - economic - pentru controlul financiar preventiv propriu După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă spre aprobare, directorului unităţii, decizia de personal privind încetarea raporturilor de serviciu Aprobă decizia de personal privind încetarea raporturilor de serviciu

PROCEDURA A0903011 Procedura operaţională a întocmirii dosarului de pensie Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabilii modul întocmirii dosarului de pensie Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală: - Legislaţie primară : - Legea nr. 164/2001, privind pensiile militare de stat, republicată - Legea nr. 19/2000, privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale 544

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- Legislaţie secundară : - O.M.J. nr.2790/C/2004, privind aprobarea Competenţelor de gestiune a resurselor umane ale ministrului justiţiei, directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi directorilor unităţilor subordonate - Alte reglementări: Metodologia de întocmire a dosarului de pensionare. PAS RESPONSABIL DESCRIERE DOSARUL CLASIC DE PENSIE Solicită persoanei care urmează a se pensiona următoarele 1. Lucrătorul biroului resurse documente: umane şi formare - cartea de muncă (original şi xerocopie); profesională - certificatul de naştere (original şi xerocopie); - certificatul de căsătorie (original şi xerocopie); - acte originale care să ateste vechimea în serviciu şi încadrarea în condiţii de muncă pentru perioadele de timp lucrate înaintea încadrării în sistemul administraţiei penitenciare; - adeverinţă, în original, privind absolvirea unei instituţii de învăţământ superior - curs de zi; - brevetul de conferire a Semnului Onorific „În Serviciul Patriei” pentru 15, 20 sau 25 ani (după caz) original şi xerocopie (sau adeverinţa). Solicită persoanei care se pensionează să completeze 2. Lucrătorul biroului resurse personal, cu pix sau stilou albastru, să dateze şi să umane şi formare semneze, Partea I -a fişei de pensie, după punerea la profesională dispoziţie a tipizatului Verifică întreaga documentaţie depusă de solicitant şi 3. Lucrătorul biroului resurse certifică pentru conformitate cu originalul fiecare xerocopie în umane şi formare parte. profesională În cazul în care solicitantul a beneficiat de menţinere în activitate după împlinirea vârstei de pensionare pentru limită de vârstă de 55 de ani, un exemplar al deciziei de încetare a raporturilor de serviciu se anexează la dosarul de pensie Pe baza documentaţiei, completează Partea a II –a a fişei de 4. Lucrătorul biroului resurse pensie, conform tipizatului, respectând întocmai metodologia umane şi formare de întocmire a dosarului de pensie profesională Certifică prin semnătură realitatea şi regularitatea operaţiunilor efectuate Supune spre avizare, şefului biroului resurse umane, 5. Lucrătorul biroului resurse documentaţia ce constituie dosarul de pensie umane şi formare profesională 6. Şeful biroului resurse umane Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi şi formare profesională regularitatea operaţiunilor înscrise, fişa de pensie, conform tipizatului şi dispune înaintarea dosarul, cu toate documentele justificative, către Compartimentul financiar în vederea completării Părţii a III-a şi a emiterii Certificatului de scoatere şi alocare la drepturi. 7. Şeful biroului financiar Repartizează dosarele de pensie, lucrătorilor din cadrul contabil compartimentului financiar-contabil, în vederea completării de către aceştia a Părţii a III-a a Fişei de pensie. Dispune emiterea certificatului de scoatere şi alocare la drepturi şi ataşarea lui la dosarul de pensie Verifică şi avizează documentele completate de către lucrătorii din cadrul compartimentului financiar-contabil 545

Manual de proceduri

8.

Lucrătorul biroului financiar contabil

9. 10.

Lucrătorul biroului resurse umane şi formare profesională Şeful biroului resurse umane şi formare profesională Directorul unităţii

11. 12.

13.

14.

15.

16. 17. 18.

19.

Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane DOSARUL DE PENSIE DE INVALIDITATE Respectă întocmai întreaga procedură aplicabilă dosarului Lucrătorul biroului resurse clasic de pensie, cu diferenţa că, în mod obligatoriu, la umane şi formare dosarul de pensie de invaliditate trebuie să se regăsească profesională Certificatul - Decizie Medicală de încadrare în grad de invaliditate, în original. DOSARUL DE PENSIE DE URMAŞ Întocmeşte, în termenul legal, dosarul medical de deces în Cabinetul medical - medicul vederea înaintării lui către Serviciul de Asistenţă Medicală de unitate din M.J. şi către Comisia Centrală de Expertiză Medicală şi Evaluare a Capacităţii de Muncă a M.I.R.A.. Şeful biroului resurse umane Repartizează Certificatul - Decizie Medicală lucrătorului de şi formare profesională resurse umane cu atribuţii în domeniu şi dispune întocmirea documentaţiei privind acordarea drepturilor de pensie de urmaş. Completează cererea şi declaraţia pe proprie răspundere, Solicitantul, beneficiar al conform tipizatului pus la dispoziţie de către lucrătorul de pensiei de urmaş, sau repreentantul legal al acestuia resurse umane Directorul unităţii/ directorul Repartizează cererea de solicitare a pensiei de urmaş, prin general al A.N.P. intermediul compartimentului secretariat, la biroul resurse umane şi formare profesională Şeful biroului resurse umane Repartizează cererea de solicitare a pensiei de urmaş şi formare profesională lucrătorului de resurse umane care are atribuţii în domeniu, dispune verificarea îndeplinirii condiţiilor legale şi întocmirea dosarului de pensie de urmaş în vederea înaintării lui către organele abilitate Verifică îndeplinirea, de către solicitant, a condiţiilor Lucrătorul biroului resurse umane şi formare prevăzute de Legea nr.164/2001 privind pensiile militare de profesională stat, republicată. Au dreptul la pensie de urmaş copiii şi soţul supravieţuitor, dacă persoana decedată era pensionar sau îndeplinea condiţiile pentru obţinerea unei pensii militare de stat. Copiii au dreptul la pensie de urmaş: a) până la împlinirea vârstei de 16 ani; b) dacă îşi continuă studiile într-o formă de învăţământ organizată potrivit legii, până la terminarea acestora, fără a depăşi vârsta de 26 de ani;

Completează Partea a III-a la Fişa de pensie. Emite certificatul de scoatere şi alocare la drepturi şi îl ataşează la dosarul de pensie; Trimite dosarele astfel completate Biroului resurse umane şi formare profesională, în vederea finalizării procedurii Întocmeşte adresele de înaintare a dosarelor de pensie la A.N.P. – D.M.R.U. – S.E.P şi M.I.R.A.- Direcţia Financiară şi Contabilitate - Casa de Pensii După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă spre aprobare, directorului unităţii, dosarul de pensie însoţit de adresele de înaintare la A.N.P. – D.M.R.U. – S.E.P şi M.I.R.A.- Direcţia Financiară şi Contabilitate - Casa de Pensii Avizează dosarele şi aprobă adresele de înaintare a dosarelor de pensie. - verifică legalitatea şi corectitidinea întocmirii dosarelor de înscriere la pensie şi le înaintează M.I.R.A.- Direcţia Financiară şi Contabilitate - Casa de Pensii.

546

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

20.

Lucrătorul biroului resurse umane şi formare profesională

c) dacă sunt elevi sau studenţi militari ai instituţiilor militare sau civile de învăţământ, până la obţinerea primului grad de ofiţeri, maistru militar sau subofiţer, fără a depăşi vârsta de 26 de ani; d) pe toată durata invalidităţii de orice grad, dacă aceasta s-a ivit în perioada în care se afla în una dintre situaţiile prevăzute la lit. a), b) sau c). Soţul supravieţuitor are dreptul la pensie de urmaş pe tot timpul vieţii, la împlinirea vârstei de 55 de ani, dacă a avut cel puţin 15 ani de căsătorie cu persoana decedată. În cazul în care durata căsătoriei este mai mică de 15 ani, dar cel puţin 10 ani, cuantumul pensiei de urmaş cuvenit soţului supravieţuitor se diminuează cu 0,5% pentru fiecare lună, respectiv 6% pentru fiecare an de căsătorie în minus. Soţul supravieţuitor are dreptul la pensie de urmaş, indiferent de vârstă, pe timpul cât este invalid de gradul I sau II, dacă a avut cel puţin un an de căsătorie cu persoana decedată. Soţul supravieţuitor are dreptul la pensie de urmaş, indiferent de vârsta şi de durata căsătoriei, dacă decesul soţului susţinător s-a produs în timpul activităţii, ca urmare a unui accident în timpul şi din cauza serviciului, a unui accident asimilat acestuia conform legii, a unei boli contractate în timpul şi din cauza îndeplinirii serviciului militar, asimilată unei boli profesionale, sau a tuberculozei şi dacă nu realizează venituri lunare provenite dintr-o activitate profesională pentru care asigurarea este obligatorie sau acestea sunt mai mici decât un sfert din salariul mediu brut pe economie. Soţul supravieţuitor care nu îndeplineşte condiţiile prevăzute la art. 39 sau la art. 40 alin. (1) din lege beneficiază de pensie de urmaş pe o perioadă de 6 luni de la data decesului, dacă în această perioadă nu realizează venituri lunare dintr-o activitate profesională pentru care asigurarea este obligatorie sau acestea sunt mai mici decât un sfert din salariul mediu brut pe economie. Soţul supravieţuitor care are în îngrijire, la data decesului susţinătorului, unul sau mai mulţi copii în vârstă de până la 7 ani beneficiază de pensie de urmaş până la împlinirea vârstei de 7 ani a ultimului copil, în perioadele în care nu realizează venituri lunare dintr-o activitate profesională pentru care asigurarea este obligatorie sau acestea sunt mai mici decât un sfert din salariul mediu brut pe economie. Soţul supravieţuitor care are dreptul la o pensie proprie şi îndeplineşte condiţiile prevăzute de lege pentru obţinerea pensiei de urmaş după soţul decedat poate opta pentru cea mai avantajoasă pensie. În cazul îndeplinirii condiţiilor solicită documente justificative şi procedează la completarea dosarului de pensie de urmaş cu actele doveditoare, conform metodologiei Solicită beneficiarului pensiei de urmaş sau reprezentantului legal al acestuia următoarele documente aparţinând persoanei după care beneficiază de pensie de urmaş: - cartea de muncă (original şi xerocopie); - certificatul de naştere (original şi xerocopie); - certificatul de căsătorie (original şi xerocopie); 547

Manual de proceduri

21. 22.

Lucrătorul biroului resurse umane şi formare profesională Şeful biroului resurse umane şi formare profesională

- acte originale care să ateste vechimea în serviciu şi încadrarea în condiţii de muncă pentru perioadele de timp lucrate înaintea încadrării în sistemul administraţiei penitenciare; - adeverinţă, în original, privind absolvirea unei instituţii de învăţământ superior - curs de zi; - brevetul de conferire a Semnului Onorific „În Serviciul Patriei” pentru 15, 20 sau 25 ani (după caz) original şi xerocopie (sau adeverinţa). Solicită, în cazul copiilor, reprezentantului legal, o adeverinţă de atestare a faptului că aceştia urmează cursuri gimnaziale, liceale, universitare, după caz Supune spre avizare, şefului biroului resurse umane, documentaţia ce constituie dosarul de pensie de urmaş Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi regularitatea operaţiunilor înscrise, fişa de pensie, conform tipizatului şi dispune înaintarea dosarul, cu toate documentele justificative, către Compartimentul financiar în vederea completării Părţii a III-a şi a emiterii Certificatului de scoatere şi alocare la drepturi. Repartizează dosarele de pensie, lucrătorilor din cadrul compartimentului financiar-contabil, în vederea completării de către aceştia a Părţii a III-a a Fişei de pensie. Dispune emiterea certificatului de scoatere şi alocare la drepturi şi ataşarea lui la dosarul de pensie Verifică şi avizează documentele completate de către lucrătorii din cadrul compartimentului financiar-contabil Completează Partea a III-a la Fişa de pensie. Emite certificatul de scoatere şi alocare la drepturi şi îl ataşează la dosarul de pensie; Trimite dosarul astfel completat Biroului resurse umane şi formare profesională, în vederea finalizării procedurii Întocmeşte adresele de înaintare a dosarelor de pensie la A.N.P. – D.M.R.U. – S.E.P şi M.I.R.A.- Direcţia Financiară şi Contabilitate - Casa de Pensii După obţinerea tuturor avizelor de specialitate prezintă spre aprobare, directorului unităţii, dosarul de pensie de urmaş însoţit de adresele de înaintare la A.N.P. – D.M.R.U. – S.E.P şi M.I.R.A.- Direcţia Financiară şi Contabilitate - Casa de Pensii Avizează dosarele şi aprobă adresele de înaintare a dosarelor de pensie de urmaş. Verifică legalitatea şi corectitidinea întocmirii dosarelor de înscriere la pensie de urmaş şi le înaintează M.I.R.A.Direcţia Financiară şi Contabilitate - Casa de Pensii.

23.

Şeful biroului financiar contabil

24.

Lucrătorul biroului financiar contabil

25. 26.

Lucrătorul biroului resurse umane şi formare profesională Şeful biroului resurse umane şi formare profesională

27. 28.

Directorul unităţii Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane

PROCEDURA A0903012 Procedura operaţională a acordării salariilor de merit şi a sporului de 50 % Scopul procedurii: Procedura operaţională are scopul de a stabilii modul în care este acordat salariul de merit şi sporul de 50% , compartimentele şi persoanele care participă a realizarea activităţii, etapele şi documentaţia care stă la baza acordării acestor drepturi 548

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aplicabilitatea procedurii: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate Baza legală: Legea nr.293/2004 modificată şi completată - (art. 34 lit.”a”), Ordonanţa Guvernului nr. 64/2006 - (art. 2, art. 4 şi art. 34), O.M.J. nr. 399/C/ 2007 - (Anexele nr. 1 şi 7), Ordonanţa Guvernului nr. 8/2007 -(art.14) PAS RESPONSABIL DESCRIERE ACORDAREA SALARIILOR DE MERIT Întocmeşte tabele nominale, actualizate, privind personalul 1. Lucrătorul biroului resurse unităţii, pe corpuri profesionale, categorii de funcţii umane şi formare (conducere, execuţie, personal contractual) şi pe sectoare de profesională activitate, în vederea analizării activităţii acestora în şedinţa consiliului de conducere al unităţii special constituită pentru stabilirea personalului care va beneficia de acordarea salariului de merit Prin aplicarea procentului prevăzut de lege, stabileşte 2. Lucrătorul biroului resurse numărul maxim de salarii de merit ce poate fi acordat pe tot umane şi formare parcursul anului calendaristic şi întocmeşte Situaţia profesională centralizatoare a acestora pentru respectarea principiului proporţionalităţii pe corpuri şi sectoare de activitate Salariul de merit se stabileşte o dată pe an, de regulă după aprobarea bugetului, în baza criteriilor stabilite prin ordin al ministrului justiţiei, şi se acordă pentru cel mult 30% din numărul total de posturi prevăzute în statele de organizare, în vigoare la data de 31 decembrie a anului precedent 3. Şeful biroului resurse umane Verifică, semnează şi supune spre aprobare directorului şi formare profesională unităţii Situaţia centralizatoare 4. Şefii sectoarelor de activitate Participă la şedinţa de consiliu Înaintează în scris, propuneri motivate, pentru acordarea salariului de merit, personalul din subordine 5. Consiliul de conducere al Va avea în vedere adresa A.N.P. de atestare a numărul unităţii corect de salarii de merit ce revin unităţii, pentru funcţionarii publici cu statut special şi pentru personalul contractual 6. Consiliul de conducere al Stabileşte în şedinţă, nominal, personalul ce va beneficia de unităţii salariu de merit Întocmeşte, pe baza procesului-verbal al Consiliului de 7. Lucrătorul biroului resurse conducere al unităţii, tabelul nominal cu personalul cu funcţii umane şi formare de conducere propus în şedinţa consiliului de conducere profesională pentru a beneficia de salariu de merit, în vederea înaintării, spre aprobare, la A.N.P.- D.M.R.U. Tabelul va cuprinde menţiuni cu privire la funcţia deţinută, data încadrării, calificativ anterior obţinut, salariu de merit / spor de 50% acordat în anul precedent, observaţii şi în mod absolut obligatoriu motivaţia acordării salariului de merit Întocmeşte adresa de înaintare al A.N.P. – D.M.R.U. Întocmeşte, pe baza procesului-verbal al Consiliului de 8. Lucrătorul biroului resurse conducere al unităţii, decizia de personal privind acordarea umane şi formare salariului de merit pentru personalul cu funcţii de execuţie profesională din competenţă, după verificarea îndeplinirii condiţiilor legale Funcţionarii publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare, pentru rezultate deosebite obţinute în activitatea desfăşurată, pot primi un salariu de merit lunar, de până la 20% din salariul pentru funcţia îndeplinită dacă au fost evaluaţi cu calificativul de cel puţin „foarte bun”, nu au fost sancţionaţi disciplinar şi au obţinut rezultate deosebite în activitatea desfăşurată Salariul de merit se poate acorda după cel puţin un an de la încadrarea funcţionarului public cu statut special în sistemul 549

Manual de proceduri

9.

10.

11. 12. 13.

14.

15.

16.

17. 18. 19. 20.

21.

administraţiei penitenciare. În situaţia încetării raporturilor de serviciu ale unor beneficiari de salariu de merit, acesta se poate redistribui de la data de întâi a lunii următoare altor persoane cu funcţii de conducere, respectiv de execuţie, pentru perioada rămasă. Şeful biroului resurse umane Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi şi formare profesională regularitatea operaţiunilor, decizia de personal privind acordarea salariului de merit pentru personalul cu funcţii de execuţie din competenţă Prezintă proiectul deciziei de personal, spre avizare, Lucrătorul biroului resurse birourilor /serviciilor de specialitate, astfel: umane şi formare - juridic –pentru certificarea legalităţii întocmirii deciziei profesională - economic –pentru controlul financiar preventiv propriu Şeful biroului resurse umane După obţinerea tuturor avizelor, prezintă spre aprobare, şi formare profesională directorului unităţii, decizia de personal privind acordarea salariului de merit, personalului din competenţă Directorul unităţii Aprobă decizia de personal Înregistrează decizia aprobată de către directorul unităţii şi Lucrătorul biroului resurse înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel: umane şi formare - la biroul /serviciul eonomic pentru punerea în aplicare profesională - la secretariat (însoţit de adresă) Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel: Lucrătorul biroului resurse - la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul biroului umane şi formare resurse umane profesională - la dosarele profesionale ale celor în cauză (în xerocopie) Înscrie în proiectul de decizii de zi pe unitate, decizia Lucrătorul biroului resurse directorului unităţii umane şi formare Operează în documentele de evidenţă acordarea salariului profesională de merit Şeful biroului resurse umane Verifică tabelul nominal cu personalul cu funcţii de conducere şi formare profesională elaborat şi îl semnează, pentru a certifica realitatea şi regularitatea operaţiilor Semnează adresa de înaintare al A.N.P.– D.M.R.U. Şeful biroului resurse umane Prezintă tabelul nominal cu personalul cu funcţii de şi formare profesională conducere elaborat şi adresa de înaintare al A.N.P. – D.M.R.U, spre aprobare, directorului unităţii Directorul unităţii Aprobă tabelul nominal cu personalul cu funcţii de conducere şi adresa de înaintare al A.N.P.– D.M.R.U Înaintează, prin intermediul Compartimentului secretariat, Lucrătorul biroului resurse tabelul nominal cu personalul cu funcţii de conducere umane şi formare elaborat însoţit de adresa de înaintare la A.N.P.– D.M.R.U profesională Prin aplicarea procentului prevăzut de lege, stabileşte Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul numărul maxim de salarii de merit ce poate fi acordat pe tot parcursul anului calendaristic şi întocmeşte Situaţia Direcţiei Management centralizatoare, pe unităţi subordonate A.N.P. a acestora Resurse Umane pentru respectarea prevederilor legale din domeniu Salariul de merit se stabileşte o dată pe an, de regulă după aprobarea bugetului, în baza criteriilor stabilite prin ordin al ministrului justiţiei, şi se acordă pentru cel mult 30% din numărul total de posturi prevăzute în statele de organizare, în vigoare la data de 31 decembrie a anului precedent Verifică, semnează şi supun spre aprobare directorului Şeful Serviciului Evidenţă general al A.N.P. Situaţia centralizatoare, pe unităţi Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane subordonate A.N.P. împreună cu Directorul D.E.A.

550

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

22. 23.

Directorului general al A.N.P Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane împreună cu şeful Serviciului

Aprobă Situaţia centralizatoare, pe unităţi subordonate A.N.P. Înaintează unităţilor subordonate A.N.P., prin adresă, numărul maxim de salarii de merit ce pot fi acordate pe parcursul întregului an calendaristic

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31. 32. 33. 34. 35.

Verifică tabelul nominal cu personalul cu funcţii de conducere propus în şedinţele de consiliu de conducere constituite la nivelul unităţilor teritoriale, tabele ce cuprind menţiuni cu privire la funcţia deţinută, data încadrării, calificativ anterior obţinut, salariu de merit /spor de 50% acordat în anul precedent, observaţii şi în mod absolut obligatoriu motivaţia acordării salariului de merit, sub aspectul îndeplinirii condiţiilor prevăzute de lege Prezintă, directorului D.M.R.U., mapa cuprinzând tabelele Şeful Serviciului Evidenţă nominale cu personalul cu funcţii de conducere, tabele Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane înaintate de unităţi, în vederea discutării şi aprobării de către acesta Directorul D.M.R.U. Prezintă, Consiliului de conducere al A.N.P., mapa cuprinzând tabelele nominale cu personalul cu funcţii de conducere, tabele înaintate de unităţi, în vederea discutării şi aprobării de către acesta Întocmeşte, pe baza procesului-verbal al Consiliului de Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul conducere al A.N.P., decizia de personal /ordinul ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) privind Direcţiei Management acordarea salariului de merit pentru personalul cu funcţii de Resurse Umane conducere, după reverificarea îndeplinirii condiţiilor legale Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi Şeful Serviciului Evidenţă regularitatea operaţiunilor, decizia de personal /ordinul Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) privind acordarea salariului de merit pentru personalul cu funcţii de conducere Prezintă proiectul deciziei de personal /ordinul ministrului Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul justiţiei (conform competenţelor de gestiune), spre avizare, birourilor /serviciilor de specialitate, astfel: Direcţiei Management - director D.M.R.U. Resurse Umane - juridic – pentru certificarea legalităţii întocmirii deciziei /ordinului - economic –pentru controlul financiar preventiv propriu Directorul D.M.R.U. După obţinerea tuturor avizelor, prezintă spre aprobare, directorului general al A.N.P., decizia de personal /ordinul ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) privind acordarea salariului de merit, personalului cu funcţii de conducere Directorul general al A.N.P. Aprobă decizia de personal privind acordarea salariului de merit pentru personalul cu funcţii de conducere din competenţă Directorul general al A.N.P. Aprobă adresa de înaintare şi proiectul de ordin al ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) Compartimentul secretariat Înaintează proiectului de ordin al ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) însoţit de adresa de înaintare Ministrul justiţiei Aprobă proiectului de ordin al ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) Înregistrează decizia aprobată de către directorul general al Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul A.N.P. şi înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel: - la biroul /serviciul eonomic pentru punerea în aplicare Direcţiei Management - la secretariat, (pentru comunicare către unităţile Resurse Umane teritoriale) 551

Manual de proceduri

36.

37.

38.

39.

40.

41.

42.

43.

44.

45.

Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel: - la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul Serviciului Evidenţă Personal - la dosarele profesionale ale celor în cauză (în xerocopie) După primirea de la eşalonul superior a deciziei directorului general al A.N.P. /ordinului M.J. (conform competenţelor de gestiune a resurselor umane), privind acordarea salariului de merit pentru personalul cu funcţii de conducere, înscrie documentul în proiectul de decizii de zi pe unitate. - transmite o xerocopie a deciziilor, compartimentului financiar din unitate. - clasează un exemplar al deciziei în biblioraftul de decizii. completează dosarul profesional şi fişa de evidenţă, precum şi în alte situaţii statistice ACORDAREA SPORULUI DE 50 % Întocmeşte tabele nominale, actualizate, privind personalul Lucrătorul biroului resurse unităţii, pe corpuri profesionale, categorii de funcţii umane şi formare (conducere, execuţie, personal contractual) şi pe sectoare de profesională activitate, în vederea analizării activităţii acestora Prin aplicarea procentului prevăzut de lege, stabileşte Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul numărul maxim de salarii de merit ce poate fi acordat pe tot parcursul anului calendaristic şi întocmeşte Situaţia Direcţiei Management centralizatoare a acestora pe două procente 3% şi 5% Resurse Umane Sporul de 50% poate fi acordat pentru cel mult 5% din numărul total de posturi prevăzute în statele de organizare Directorii de unităţi şi şefii de Înaintează în scris, tabele nominale şi propuneri motivate, compartimente din A.N.P. pentru acordarea sporului de 50% Tabelul va cuprinde menţiuni cu privire la funcţia deţinută, data încadrării, calificativ anterior obţinut, spor de 50% acordat în anul precedent, observaţii La înaintarea propunerilor vor avea în vedere adresa A.N.P. de atestare a numărul corect de sporuri de 50% ce revin unităţii (pentru funcţionarii publici cu statut special şi pentru personalul contractual) Verifică tabelele nominale cu personalul propus, tabele ce Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul cuprind menţiuni cu privire la funcţia deţinută, data încadrării, calificativ anterior obţinut, spor de 50% acordat în anul Direcţiei Management Resurse Umane împreună cu precedent, observaţii, sub aspectul îndeplinirii condiţiilor prevăzute de lege şeful Serviciului Verifică şi semnează Situaţia centralizatoare, pe unităţi Şeful Serviciului Evidenţă subordonate A.N.P. a tabelelor nominale şi propunerilor Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane motivate, înaintate de unităţile teritoriale pentru acordarea sporului de 50% Prezintă, directorului D.M.R.U., mapa cuprinzând Situaţia Şeful Serviciului Evidenţă centralizatoare, pe unităţi subordonate A.N.P. a tabelelor Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane nominale şi propunerilor motivate, înaintate de unităţile teritoriale pentru acordarea sporului de 50% Directorul D.M.R.U. Prezintă, directorului general al A.N.P. mapa cuprinzând Situaţia centralizatoare, pe unităţi subordonate A.N.P. a tabelelor nominale şi propunerilor motivate, înaintate de unităţile teritoriale pentru acordarea sporului de 50% Directorului general al A.N.P Aprobă Situaţia centralizatoare, pe unităţi subordonate A.N.P. a tabelelor nominale şi propunerilor motivate, înaintate de unităţile teritoriale pentru acordarea sporului de 50% Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane Lucrătorul biroului resurse umane şi formare profesională

552

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

46.

47.

48.

49.

50. 51. 52. 53. 54.

55.

56.

Întocmeşte, pe baza aprobării directorului general al A.N.P. decizia de personal /ordinul ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) privind acordarea sporului de 50% pentru personalul aprobat, după reverificarea îndeplinirii condiţiilor legale Funcţionarii publici cu statut special din sistemul administraţiei penitenciare care execută, în domenii specifice activităţii instituţiei cu care au raporturi de serviciu, lucrări de excepţie şi misiuni speciale, beneficiază de un spor de până la 50% din salariul de bază Verifică şi semnează, pentru a certifica realitatea şi Şeful Serviciului Evidenţă regularitatea operaţiunilor, decizia de personal /ordinul Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) privind acordarea sporului de 50% pentru personalul aprobat Prezintă proiectul deciziei de personal /ordinul ministrului Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul justiţiei (conform competenţelor de gestiune), spre avizare, birourilor /serviciilor de specialitate, astfel: Direcţiei Management - director D.M.R.U. Resurse Umane - juridic – pentru certificarea legalităţii întocmirii deciziei / ordinului - economic – pentru controlul financiar preventiv propriu Directorul D.M.R.U. După obţinerea tuturor avizelor, prezintă spre aprobare, directorului general al A.N.P., decizia de personal /ordinul ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) privind acordarea sporului de 50% pentru personalul aprobat Directorul general al A.N.P. Aprobă decizia de personal privind acordarea sporului de 50% pentru personalul din competenţă Directorul general al A.N.P. Aprobă adresa de înaintare şi proiectul de ordin al ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) Compartimentul secretariat Înaintează proiectului de ordin al ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) însoţit de adresa de înaintare Ministrul justiţiei Aprobă proiectului de ordin al ministrului justiţiei (conform competenţelor de gestiune) Înregistrează decizia aprobată de către directorul general al Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul A.N.P. şi înaintează câte un exemplar al acesteia, astfel: - la biroul /serviciul eonomic pentru punerea în aplicare Direcţiei Management - la secretariat, (pentru comunicare către unităţile Resurse Umane teritoriale) Clasează câte un exemplar al deciziei aprobate, astfel: Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul - la biblioraftul cu decizii de personal aflat la nivelul Serviciului Evidenţă Personal Direcţiei Management - la dosarele profesionale ale celor în cauză (în xerocopie) Resurse Umane După primirea de la eşalonul superior a deciziei directorului Lucrătorul biroului resurse general al A.N.P. /ordinului M.J. (conform competenţelor de umane şi formare gestiune a resurselor umane), privind acordarea sporului de profesională 50% pentru personalul aprobat, înscrie documentul în proiectul de decizii de zi pe unitate. - transmite o xerocopie a deciziilor, compartimentului financiar din unitate. - clasează un exemplar al deciziei în biblioraftul de decizii. - completează dosarul profesional şi fişa de evidenţă, precum şi în alte situaţii statistice Personalul Serviciului Evidenţă Personal din cadrul Direcţiei Management Resurse Umane

553

Manual de proceduri

PROCEDURA A0903013 Întocmirea situaţiilor statistice pentru personalul din administraţiei penitenciare

sistemul

Scop: Situaţiile statistice se întocmesc de fiecare unitate penitenciară şi reflectă schimbările, mutaţiile şi mişcările ce se produc în rândul efectivelor de personal pe parcursul unui an calendaristic, respectiv 01 ianuarie - 31 decembrie. Aceste situaţii statistice se centralizează la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi se supun aprobări anual conduceri Ministerului Justiţiei, pentru alocarea fondurilor necesare de natură salarială pentru finanţarea posturilor, aprobarea încadrări posturilor vacante, ori de suplimentare a statelor de organizare . Premise: Evidenţa statistică cuprinde documentele ce se obţin prin prelucrarea datelor şi informaţiilor de evidenţă nominală şi se referă la realizarea scriptică/informatizată a; 1. Situaţia statistică privind efectivele de personal din sistemul administraţiei penitenciare; Se întocmeşte anual şi se referă la cunoaşterea structurii efectivelor de personal conform următoarelor criterii: - personal de conducere(comandă) şi personal de execuţie, pe corpuri profesionale, sectoare de activitate, segmente de vârstă, studii, cursuri de stagiu, pregătire, perfecţionare şi specializare. ANEXA nr. 1 În interpretarea corectă a conţinutului unor indicatori mai complecşi, cât şi pentru respectarea corelaţiilor dintre aceştia, trebuie să se ţină seama de următoarele precizări: Cu privire la compoziţia şi pregătirea personalului; Personalul de conducere se vor desfăşura mai întâi separat, pe categorii, după care se vor relua pe profile de muncă, împreună cu celelalte efective. La rubrica "conducerea unităţii" se vor menţiona numai directorul unităţii, reluat în continuare la categoria ofiţeri ”operativ” pentru directori funcţionari publici cu statut special de penitenciare, ofiţeri ”medical-asistenţă persoane private de libertate” pentru directori de spitale penitenciare, ofiţeri ”alte profile de muncă” pentru directorul S.M.A.P. Tg. Ocna, ofiţeri ”logistică” pentru şeful Bazei de Aprovizionare, Gospodărire şi Reparaţii Bucureşti. Directorii civili (magistraţi) vor fi reluaţi la rubrica personal civil ”magistraţi directori”. Celelalte efective se vor desfăşura la profile de muncă unde acestea îşi desfăşoară activitatea, iar cele care nu-şi găsesc corespondent în situaţia statistică, vor fi evidenţiate la rubrica "celelalte profile de muncă". Posturile prevăzute sunt cele existente în statul de organizare la 31 decembrie al anului pentru care se întocmeşte situaţia statistică. Posturile ocupate se vor consemna ca atare, chiar dacă persoanele care sunt încadrate pe acestea fac parte din alte categorii de personal, salariaţi civili numiţi pe funcţii de ofiţeri sau agenţi (cele în furcă). Procentul de încadrare al statului de organizare se stabileşte ca raport dintre posturile ocupate şi cele prevăzute, înmulţit cu 100, el neputând fi mai mare de sută la sută. Personalul aflat la dispoziţie (neîncadrate în stat) nu se iau în calcul la stabilirea procentului. Indicatorul "total personal existent", va cuprinde aşa cum arată şi contextura, toate efectivele ce aparţin de unitate, indiferent dacă acestea sunt sau nu încadrate în statul de organizare. Se precizează că totalul personalului existent va fi cifra de control în verificarea tuturor indicatorilor din cele două capitole ale situaţiei. Personalul încadrat pe alte funcţii decât categoria din care face parte, se vor comunica la indicatorul "posturi ocupate" în dreptul profilelor din care fac parte funcţiile respective, iar la indicatorul "personal existent" la categoria din care fac parte în dreptul profilelor în care lucrează. De exemplu, dacă un personal civil ocupă o funcţie de ofiţer sau agent (cele în furcă), la "posturi ocupate" va fi trecut la categoria ofiţer sau agent în dreptul profilului din care fac parte funcţia respectivă, iar la indicatorul "personal existent" se va desfăşura la categoria personal civili, în dreptul profilului respectiv. Posturile ocupate cu personal bărbaţi şi femei, se vor consemna în statistică, aşa cum sunt în realitate. 554

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Personalul civil încadrat cu ora sau cu o parte din normă, cât şi cei încadraţi pe o perioadă determinată, va fi cuprins în situaţia statistică. Vârsta (suma anilor împliniţi) se calculează pe baza vârstei reale a efectivelor, calculată în ani întregi şi nu după grupele de vârstă din situaţie. Cadrele de altă naţionalitate (maghiari, germani, etc.) vor fi cuprinse la acest indicator ca fiind cunoscătoare a limbii naţionalităţii din care fac parte. Personalul care este doctor în ştiinţe, doctoranzi sau au absolvit cursuri postuniversitare, vor fi menţionate la aceste rubrici o singură dată, la forma cea mai superioară, fără să mai fie evidenţiate şi la rubrica "Absolvenţi de facultăţi cu examen de diplomă sau licenţă." Totalul absolvenţilor învăţământului superior cu examen de licenţă, va fi desfăşurat pe specialităţile domeniului în care s-au pregătit, iar cei care au alte specialităţi decât cele prevăzute în situaţia statistică vor fi trecuţi la rubrica "alte categorii de intelectuali". Absolvenţii a două sau mai multe instituţii de învăţământ superior, vor fi menţionaţi o singură dată la specialitatea pe care o profesează sau care este mai apropiată de activitatea pe care o desfăşoară. La indicatorul "Studii militare" vor fi inserate numai efectivele care a absolvit şcoli militare. Ofiţerii care au absolvit atât şcoli militare cât şi Academia militară, se vor evidenţia o singură dată, la forma superioară, adică la Academia militară, iar personalul care au şcoli militare şi cursuri se vor menţiona numai la şcoli militare. La rubrica "fără studii" se vor prevede numai funcţionari publici cu statut special care nu au nici un fel de pregătire în domeniul muncii de penitenciare, şi vor fi comunicaţi nominal. La rubrica "personal reciclat" vor fi cuprinse toate efectivele din unitate, care în anul analizat au fost scoase din producţie şi au absolvit diferite forme de pregătire. 2. Fluctuaţia personalului; Se întocmeşte anual şi se referă la cunoaşterea posturilor prevăzute, ocupate, şi vacante, pe categorii de personal la 01.01. a anului precedent, încadrări în anul precedent( pe categorii de personal, sex, provenienţă, naţionalitate, religie, studii, vârstă, stare civilă, profilul de activitate unde s-a încadrat), pierderi în anul precedent( pe categorii de personal, sex, motivele ieşirii din sistem, vârstă, studii, vechimea în sistem), posturile prevăzute, ocupate şi vacante, pe categorii de personal la 31.12 a anului precedent. ANEXA nr.2 În interpretarea corectă a conţinutului unor indicatori mai complecşi, cât şi pentru respectarea corelaţiilor dintre aceştia, trebuie să se ţină seama de următoarele precizări: Cu privire la fluctuaţia personalului Schimbări intervenite în perioada 01 ianuarie – 31 decembrie Posturile prevăzute, ocupate, vacante şi procentul de încadrare al statelor de organizare, precum şi personalul existent la începutul anului analizat, se vor prelua din situaţia statistică încheiată la 31 decembrie a anului anterior. Menţionăm că rubrica "Încadrări" va fi reluată şi desfăşurată pe provenienţe, în pagina 3 şi 4, iar rubrica "Pierderi" va fi desfăşurată pe motive, în pagina 5 şi 6. Personalul trecut dintr-un corp în altul, după ce se vor evidenţia la rubrica respectivă, se vor include de asemenea, atât la încadrări cât şi la pierderi. La încadrări se vor însuma la categoria de personal în care au fost trecute, iar la pierderi la categoria de personal din care au făcut parte. De exemplu, un agent, trecut în categoria ofiţerilor, se va consemna în situaţie, astfel: Treceri dintr-un corp în altul Categoria de Încadrări Pierderi personal Ofiţeri Agenţi Personal civil Alte categorii Ofiţeri Agenţi Personal.civil TOTAL 1 X X 1 X 1 X 1 X X X X X X X X X X X X X 1 X 1

555

Manual de proceduri

În această situaţie, la ofiţeri vom avea o încadrare, iar la agenţi o pierdere. Astfel se va proceda şi cu celelalte categorii de personal. Unităţile în care au fost transferate(mutat) personalul respectiv vor consemna transferul(mutările) la veniţi (V), iar pentru cele de la care s-au transferat(mutaţi) la plecaţi (P). La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, indicatorii veniţi şi plecaţi trebuie să fie egali (V=P). Indicatorii referitori la posturile prevăzute, ocupate, vacante, procentul de încadrare al statelor de organizare şi personalul existent la 31decembrie al anului pentru care se întocmeşte fluctuaţiei personalului, trebuie să fie identici cu indicatorii corespondenţi din situaţia statistică privind efectivele de personal din sistemul penitenciar la 31 decembrie al anului pentru care se întocmeşte. 3. Situaţia privind realizarea dinamicii de personal Se întocmeşte trimestrial şi se referă la cunoaşterea posturilor la sfârşitul perioadei (prevăzute, ocupate şi vacante), personalul existent la sfârşitul perioadei (pe corpuri profesionale), încadrări pe corpuri profesionale în perioada de referinţă (provenienţa, vârsta, studii, profilul de activitate unde s-a încadrat), pierderi pe corpuri profesionale în perioada de referinţă( motivul ieşirii din sistem, profilul de activitate, studii) şi transformări şi se înaintează până la data de 10 ale primei luni din trimestrul următor la D.M.R.U. - Serviciul Evidenţă personal din A.N.P. Se întocmeşte inclusiv pentru ultimul trimestru al anului. ANEXA nr. 3 4. Situaţia centralizatoare privind posturile prevăzute, încadrate şi vacante, pe corpuri profesionale Se întocmeşte lunar de fiecare unitate de penitenciar în ultima zi a luni respective şi se centralizează de către Serviciul Evidenţă Personal din cadrul D.M.R.U. până la data de 05 a luni următoare, prezentându-se conduceri A.N.P., pentru a se analiza şi dispune măsurile ce se impun pentru un management eficient al resurselor umane de care dispune sistemul administraţiei penitenciare. ANEXA nr. 4 Situaţiile statistice anuale vor fi transmise la Direcţia Management Resurse Umane – Serviciul Gestiune Personal din Administraţia Naţională a Penitenciarelor până la data de 15. 01.anul următor. Completarea acestora se efectuează conform contexturii formularului prin înscrierea în căsuţele rezervate, sub formă numerică, a datelor şi informaţiilor corespunzătoare, existente în documentele de evidenţă. În activitatea de întocmire a situaţiilor statistice sunt implicaţi şeful serviciului(biroului) resurse mane, lucrătorul de evidenţă personal desemnat a executa lucrările respective, secretariatul unităţii şi directorul unităţii. Aplicabilitate: În toate unităţile de penitenciare şi Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Procedura Pentru realizarea obiectivelor trebuie să se asigure un echilibru între sarcini, competenţă (autoritatea decizională conferită prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a realiza obiectivele şi să se definească proceduri. Procedurile reprezintă paşii ce trebuie urmaţi (algoritmul) în realizarea sarcinilor, exercitarea competenţelor şi angajarea responsabilităţilor. Şeful serviciului (biroului) - verifică, supune aprobări şi transmite lunar prin e-mail Anexa nr.4.1, resurse umane privind schimbările intervenite în structura efectivul de personal la finele fiecărei luni pe baza însemnărilor efectuate de lucrătorul de evidenţă gestiune personal. - verifică, supune aprobări şi transmite trimestrial anexele nr. 2 şi 3, privind schimbările intervenite în structura efectivul de personal la finele fiecărei trimestru pe baza însemnărilor lunare efectuate de lucrătorul de evidenţă gestiune personal. - verifică, supune aprobări şi transmite anual anexa nr.1, privind schimbările intervenite în structura efectivul de personal la finele anului pe baza însemnărilor trimestriale efectuate de lucrătorul de evidenţă gestiune personal. 556

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Lucrătorul de gestiune desemnat a lucrările statistice Directorul unităţii

- întocmeşte notele de promovare a măsurilor decizionale hotărâte cu ocazia şedinţelor Consiliului de Conducere. evidenţă - ţine evidenţa zilnică a modificărilor privind structura efectivul de personal personal, întocmeşte Anexa nr. 4 lunar, Anexa nr. 2 şi 3 trimestrial şi executa anual Anexa nr.1. - analizează, aprobă şi face propuneri de îmbunătăţire a managementului privind deblocarea, promovarea, încadrarea şi folosirea resurselor umane pentru încadrarea în plafonul cheltuielilor de personal aprobate prin bugetul anual. - înregistrează documentele aprobate, expediază exemplarul nr.1 la A.N.P.-D.M.R.U., prin serviciile specializate iar exemplarul nr. 2, îl transmite la Biroul resurse umane. evidenţă - clasează documentele aprobate şi participă la întocmirea notelor de personal promovarea a măsurilor decizionale hotărâte cu ocazia şedinţelor executa Consiliului de Conducere

Secretariatul Lucrătorul de gestiune desemnat a lucrările statistice

Referinţe principale - Legea nr. 293/2004, privind Statutul funcţionarilor publici din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr.188/1999, privind Statutul funcţionarilor publici, republicată; - Legea nr.53/2003 - Codul Muncii, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr.544/2001, privind liberul acces la informaţii de interes public; - Legea nr.182/2002, privind protecţia informaţiilor clasificate; - Hotărârea Guvernului nr 781/2002, privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu; - Hotărârea Guvernului nr.247/2003, privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr.1849/2002, privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 1349/2004, privind colectarea,transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondenţei clasificate; - Ordinul Ministerului Justiţiei nr. 678/C din 06 03. 2006, privind aprobarea Sistemului de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare, art. 2, alin.2; Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de penitenciare şi a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.

557

Manual de proceduri

1. 2. 3.

OFIŢERI

Personal comandă (conducere

558
SITUAŢIE STATISTICĂ privind efectivele de personal din SISTEMUL ADMINISTRAŢIEI PENITENCIARE la 31.12………… Funcţii la 31.12………… Nr. Procent de Ocupate crt. încadrare Aparat penitenciare Prevăzute Vacante Bărbaţi Femei Total 0 Ofiţeri 1 Comanda unităţii (1) Personal civil* 2 Personal comandă Ofiţeri 3 (conducere) (2) Personal civil 4 Pază, escortare şi 5 supraveghere Operativ Evidenţă 6 Organizarea muncii 7 Socio-educativ 8 Asistenţă socială 9 Reintegrare socială Psihologi 10 Sociologi 11 Logistică 12 Auto 13 Logistică Producţie interioară 14 G.A.Z. 15 Financiar Financiar 16 Medical Asistenţă medicală 17 Corp didactic 18 Alte profile de muncă (3) 19 Total ofiţeri 20 La dispoziţie sau suspendaţi
Cuprinde: directorul unităţii-funcţionar public cu statut special. Cuprinde: celelalte funcţii cu drept la indemnizaţie de comandă. Cuprinde: resurse umane, formare profesională, organizare mobilizare, secretariat, etc. • Magistraţi detaşaţi în funcţia de director unitate

ANEXA nr.1

Total cadre existente

Pază, escortare şi supraveghere Evidenţă Org. muncii Reintegrare socială Logistică Transmisiuni Electronişti Logistică Armament Auto Producţie interioară G.A.Z. Financiar Financiar Medical Asistenţă medicală Alte profile de muncă (3) Total agenţi Magistraţi directori Operativ Evidenţă operativă Organizarea muncii Socio-educativ Asistenţă socială Reintegrare Psihologi socială Sociologi Preoţi 4) Logistică Auto Logistică Producţie interioară G.A.Z. Financiar Financiar Medical Asistenţă medicală Operativ

Corp didactic Alte profile de muncă (3) Total personal civil TOTAL GENERAL

50 51 52 53

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 38 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49

PERSONAL CIVIL

AGENŢI

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

4.

Preoţii sunt asimilaţi ofiţerilor şi sunt încadraţi la rubrica personal civil atât la funcţii prevăzute cât şi la ocupate.

559

Manual de proceduri

560
VÂRSTA Nr. crt Postuniversitare Sub 30 ani 9 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 30-40 ani 10 40-50 ani 11 50-55 ani 12 Peste 55 ani 13 Peste 60 ani 14 Suma anilor împliniţi 15 Doctor 16 Urmează doctoratul 17 Postuniv. cu durata de 1-3 ani 18 Urmează postuniv. cu durata de 1-3 ani 19 Studii civile Studii superioare Superioare de lungă durată Urmează Studii Studii studii superioare superioare superioare de lungă de lungă de lungă durată cu durată fără durată examen examen 20 21 22

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

561
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Nr. crt. 23 Cu examen Studii superioare Fără examen Urmează

G.C./P………….
Studii superioare de scurtă durată 24 25 26 27 28 Cu bacalaureat Fără bacalaureat Urmează liceul 29 30 Treapta I de liceu 31 Gimnaziu 32 Învăţământ liceal Învăţământ secundar Studii postliceale Studii civile

Directorul Penitenciarului ………………
Înv. gimnazial Academia de Poliţie Al. I. Cuza 33 34 35 36 37 Academia Naţională de Informaţii Academia de Înalte Studii Militare Facultatea de Medicină Militară

Studii militare Facultatea Militară Tehnică şi de Serv. Facultatea de Comandă şi Stat Major 38 Şcoli militare 39 Curs de pregătire anterior Legii nr. 293/2004 Fără studii militare 40

Şef birou resurse umane şi formare profesională, Întocmit, Lucrător resurse umane

Personal care a urmat cursuri de pregătire/ perfecţionare în anul 2007

41 42 43 44 45

Căsătoriţi Necăsătoriţi Divorţaţi Văduvi Stare civilă

Manual de proceduri

Categoria de personal

Procent de încadrare %

Suspendate din funcţie

Total cadre existente

ÎNCADRĂRI

Personal civil

La dispoziţie

1 Ofiţeri Agenţi Personal civil TOTAL

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Salariaţi civili 15

Prevăzute

Ocupate

Vacante

TOTAL

Agenţi

Ofiţeri

Agenţi

Ofiţeri

562 MINISTERUL JUSTIŢIEI ADMINISTRAŢIA NAŢIONALĂ A PENITENCIARELOR PENITENCIARUL ………………………….. FLUCTUAŢIA PERSONALULUI în perioada 01.01 – 31.12……………….. Posturi la 01.01…….. Personal existent la 01.01……………. Încadrate în funcţii de Neîncadrate

ANEXA nr. 2

Treceri dintr-un corp în altul

Mutări Categoria de personal

Posturi la 31.12………..

Personal existent la 31.12……………

Posturi înfiinţate

Transferaţi din unităţi ANP

Transferaţi în unităţi ANP

Posturi radiate

Procent de încadrare %

16 Ofiţeri Agenţi Personal civil1 TOTAL

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

Suspendate din funcţie

Salariaţi civili

La dispoziţie

30

Total personal existent 31 Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PIERDERI

Încadrate în funcţii de

Neîncadrare

Prevăzute

Ocupate

Vacante

1. Posturile încadrate cu personal civil, vor fi trecute în funcţie de nivelul studiilor, cei cu studii superioare la ofiţeri, iar cei cu studii medii la agenţi când nu aveţi prevăzut în statul de organizare asemenea posturi;

TOTAL

Agenţi

Ofiţeri

563

Manual de proceduri

Transferaţi de la M.A.I. , M.Ap., S.R.I

32 Ofiţeri Agenţi Personal civil TOTAL GENERAL 1 2 3 4

33

Femei

Categorii de personal

Total încadrări

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

1) se va comunica nominal naţionalitatea 2) se va comunica nominal religia sau cultul

Alte religii sau culte recunoscute de statul român. 2) 45

Academii M.A.I. şi S.R.I.

Alte naţionalităţi 1)

Alte provenienţe

Şcoala A.N.P.

Din producţie

Maghiară

Ortodoxă

Română

Catolică

Bărbaţi

564 I. ÎNCADRĂRI în perioada 01.01 – 31.12……….. Sex Provenienţa Naţionalitatea Religia

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

565 1 2 3 4 46 47 48 49 50 Cu bacalaureat Urmează liceul Treapta I Gimnaziale Academii militare Academia de Poliţie Al. I. Cuza Academia Naţională de Informaţii Şcoli militare Fără studii militare Academii militare 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 69 70 71 72 67 68 69 70 71 72 73 20 – 25 ani 3 25 – 30 ani Vârsta 30 – 35 ani 35 – 40 ani Peste 40 ani Căsătoriţi Necăsătoriţi Văduvi Divorţaţi Operativ Intervenţie psihosocială Logistică Medical Corp didactic Alte profile Profil de muncă Starea civilă Urmează facultatea Liceale Absolvenţi de facultăţi fără diplomă Studii civile Studii militare Studii superioare de scurtă durată Licenţiaţi Superioare Categoria de personal

Personal civil Categoria de personal Ofiţeri Agenţi 74 TOTAL PIERDERI Bărbaţi Sex Femei La îndeplinirea vârstei şi a vechimii cu drept de pensie Cu drept de pensie Fără drept de pensie Demisie 80 81 Cu drept de pensie 82 Fără drept de pensie 83 Gr. I de invaliditate 84 Gr. II de invaliditate 85 Gr. III de invaliditate 86 Clasat apt. limitat 87 Motive ori nevoi al MJ Limita de vârstă în grad 75 76 77 78 79 II PIERDERI în perioada 01.01 – 31.12……….. Propuşi prin notări de serviciu 88 La propunerea CD 89 Transferaţi la alte ministere 90 De drept 91 Ca urmare a acordului părţilor 92 Ca urmare a cerinţei unilaterale a uneia din părţi 93 Încetat contractul de muncă Suspendat contractul de muncă Medical, clasaţi inapt cu drept de pensie

Manual de proceduri

566 TOTAL

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

567 Categoria de personal 4 94 Decedaţi Sub 30 ani 30 – 45 ani Vârsta 45 – 55 ani 55 – 60 ani Peste 60 ani 99 100 Superioare Studii civile 101 Liceale 102 Gimnaziale 103 Academia militară Studii militare 104 Şcoli militare 105 Fără studii militare 106 Sub 1 an 107 1-5 ani 108 5-10 ani 109 10 – 15 ani 110 Peste 15 ani Vechimea în MJ (MI) Şef birou resurse umane 3 2 1 G.C./P……………….. 95 96 97 98 Directorul Penitenciarul………………….

Manual de proceduri

ANEXA NR. 3 MINISTERUL JUSTIŢIEI ADMINISTRAŢIA NAŢIONALĂ A PENITENCIARELOR PENITENCIARUL……………….. Nr.___________din___________

SITUAŢIE privind realizarea dinamicii de personal în perioada ………………….

DETALII POSTURI LA SFÂRŞITUL PERIOADEI PERSONAL EXISTENT LA SFÂRŞITUL PERIOADEI PREVĂZUTE OCUPATE VACANTE PROCENT ÎNCADRARE OFIŢERI AGENŢI PERS. CIVIL TOTAL

OFIŢERI B F

AGENŢI B F

PERS. CIVIL B F

TOTAL B F

568

ÎNCADRAŢI ÎN FUNCŢIE

LA DISPOZIŢIE

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

I.
CATEGORII DE PERSONAL SEX VÂRSTA

ÎNCADRĂRI
STUDII SUPERIORE CU EXAMEN PROFIL DE MUNCĂ

0

1

2

DIN PRODUCŢIE DIN ACADEMIA DE POLIŢIE DIN ŞCOLI ALE M.Ap.N. TRANSFERAT MApN, MI, SRI DIN ALTE GATEG. DE PERS. DIN ŞOMAJ (NEÎNCADRAT) TOTAL

OFIŢERI

B F SUB 30 ANI 30-40 ANI 40-50 ANI PESTE 50 ANI JURIŞTI ECONOMIŞTI INGINERI PROFESORI MEDICI SUBINGINERI ALTE PROF. FĂRĂ EXAMEN TOTAL URMEAZĂ STUDII SUP. ABSOL. LICEU URMEAZĂ LICEU GIMNAZIALE OPERATIV ASIG. MAT. MEDICAL INTERV. PSIHOSOC. DIDACTIC ALTE SPEC.
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

PROVENIENŢA

REALIZATE

569

0
0

570
AGENŢI TOTAL 1
1

PERSONAL CIVIL

CATEGORII DE PERSONAL CATEGORII DE PERSONAL PROVENIENŢA DIN PRODUCŢIE DIN ŞCOLI ANP DIN ŞCOLI M.J. TRNSFER MApN, MAI, SRI DIN ALTE GATEG. DE PERS. DIN ŞOMAJ (NEÎNCADRAT) PROVENIENŢA

Manual de proceduri

TOTAL
2

DIN PRODUCŢIE DIN ŞOMAJ (NEÎNCADRAT) ALTE PROVENIENŢE REALIZATE
3

REALIZATE SEX

B F SEX
4 5 6 7

VÂRSTA

VÂRSTA

8

STUDII SUPERIORE

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

STUDII SUPERIORE

CU EXAMEN

CU EXAMEN

PROFIL DE MUNCĂ

PROFIL DE MUNCĂ

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 SUB 30 ANI 30-40 ANI 40-50 ANI PESTE 50 ANI JURIŞTI ECONOMIŞTI INGINERI PROFESORI MEDICI SUBINGINERI ALTE PROF. FĂRĂ EXAMEN TOTAL URMEAZĂ STUDII SUP. ABSOL. LICEU URMEAZĂ LICEU GIMNAZIALE OPERATIV LOGISTICĂ. ]MEDICAL CULT. ED. DIDACTIC ALTE SPEC.

B F SUB 30 ANI 30-40 ANI 40-50 ANI PESTE 50 ANI JURIŞTI ECONOMIŞTI INGINERI PROFESORI MEDICI SUBINGINERI ALTE PROF. FĂRĂ EXAMEN TOTAL URMEAZĂ STUDII SUP. ABSOL. LICEU URMEAZĂ LICEU GIMNAZIALE OPERATIV LOGISTICĂ. MEDICAL CULT. ED. DIDACTIC ALTE SPEC.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

II. PIERDERI DETALII REALIZATE PENSIONAŢI LA VECHIME PENSIONAŢI MEDICAL ELIBERAŢI DIN FUNCŢIE DESTITUIŢI DIN FUNCŢIE DEMISIE TRANSFER LA ALTE MINISTERE DECEDAŢI TRECUŢI LA ALTĂ CATEGORIE DE PERSONAL ALTE MOTIVE SAU NEVOI M-J. OFIŢERI B F AGENŢI B F PERS. CIVIL B F TOTA B F OFIŢERI B F AGENŢI B F PERS. CIVIL B F TOTAL B F

DETALII OPERATIV LOGISTICĂ MEDICAL INTERVENŢIE PSIHOSOCIALĂ DIDACTIC ALTE SPECIALITĂŢI SUPERIOARE LICEALE GIMNAZIALE (PRIMARE) PROFIL DE MUNCĂ STUDII

MOTIVE

III. TRANSFERURI DETALII DIN UNITĂŢILE TERITORIALE ÎN APARATUL CENTRAL DIN APARATUL CENTRAL ÎN UNITĂŢILE TERITORIALE V ALTE UNITĂŢI P Directorul Penitenciarului, G.C./P…………… 571 Şef Birou Resurse Umane şi Formare Profesională, OFIŢERI B F AGENŢI B F B TOTAL F

Manual de proceduri

N O T Ă
privind efectivul de personal al Penitenciarului ………….…………… la data de 01 luna…..…anul……….

Funcţii prevăzute în statul de organizare: TOTAL - OFIŢERI - AGENŢI –total = –total =

=

Funcţii încadrate: - OFIŢERI - AGENŢI

TOTAL –total = –total =

=

Funcţii libere: din care: - OFIŢERI - AGENŢI La dispoziţie: - OFIŢERI - AGENŢI

TOTAL –total = –total = TOTAL –total = –total =

=

=

Şef birou resurse umane şi formare profesională

572

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00904 Psihologia personalului
PROCEDURA A0904001 Procedura operaţională a selecţiei psihologice a personalului PAS RESPONSABIL(I) 1 Şeful Serviciului Psihologia Personalului 2 Şeful Serviciului Psihologia Personalului DESCRIERE Solicită directorului Direcţiei Management Resurse Umane din Administraţia Naţională a Penitenciarelor informaţii cu privire la posturile vacante care urmează să fie scoase la concurs, înainte de publicarea acestora. Întocmeşte o adresă prin care solicită şefilor din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi/sau şefilor birourilor resurse umane şi formare profesională din unităţile care au posturi vacante scoase la concurs, să transmită Serviciului Psihologia Personalului fişele de post aferente. Centralizează fişele de post. Analizează fişele de post în vederea cunoaşterii atribuţiilor şi responsabilităţilor specifice fiecărui post vacant scos la concurs. Selectează testele psihologice care se vor aplica pentru fiecare categorie de posturi (posturi de execuţie care necesită studii medii, posturi de execuţie care necesită studii superioare, posturi de conducere), asigurând corespondenţa dintre cerinţele posturilor şi nivelul de dificultate al probelor psihologice. Pe baza informaţiilor referitoare la atribuţiile fiecărui post, extrase din fişele de post, elaborează cel puţin zece itemi situaţionali similari celor cu care ocupanţii postului se confruntă / se pot confrunta în realitate. Le centralizează într-o listă comună. Includ itemii situaţionali selectaţi într-un formular - tip interviu. Solicită persoanelor înscrise la concurs să citească şi să semneze Anexa nr. 1 şi Anexa nr. 2 la Regulamentul privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de examinare şi asistenţă psihologică în sistemul administraţiei penitenciare. Informează persoanele înscrise la concurs că, în cazul în care nu îşi exprimă acordul scris de a respecta obligaţiile care le revin pe parcursul examinării psihologice, nu vor fi programate pentru susţinerea acesteia. Transmit Serviciului Psihologia Personalului informaţiile prevăzute în Anexa nr. 3 la Regulamentul privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de examinare şi asistenţă psihologică în sistemul administraţiei penitenciare. Centralizează solicitările de programare din partea unităţilor, întocmesc programările candidaţilor pe zile şi ore, ţinând cont de numărul de locuri disponibile în sălile de testare psihologică. Obţine aprobările din partea şefilor ierarhici. Transmite unităţilor programările la examinarea psihologică. Aduc la cunoştinţă candidaţilor, în timp util, următoarele: - data şi ora la care sunt programaţi pentru susţinerea examinării psihologice; - suma aferentă taxei de examinare / reexaminare psihologică şi datele contului Administraţiei Naţionale a 573

3 4 5

Agenţii desemnat Psihologii Serviciului Psihologia Personalului Psihologii Serviciului Psihologia Personalului

6

Psihologii Serviciului Psihologia Personalului

7 8

9

10

11

Psihologii Serviciului Psihologia Personalului Ofiţerii / agenţii de resurse umane din unităţile penitenciare care au posturi vacante scoase la concurs Ofiţerii / agenţii de resurse umane din unităţile penitenciare care au posturi vacante scoase la concurs Ofiţerii / agenţii de resurse umane din unităţile penitenciare care au posturi vacante scoase la concurs Agentul desemnat

12 13

Agentul desemnat Ofiţerii / agenţii de resurse umane din unităţile penitenciare care au posturi vacante scoase la concurs

Manual de proceduri

PAS

RESPONSABIL(I)

14 15 16 17

Agentul desemnat Şeful Serviciului Psihologia Personalului Agentul desemnat Agentul cu atribuţii de secretariat din cadrul Penitenciarului Bucureşti Rahova Agentul desemnat Agentul desemnat

DESCRIERE Penitenciarelor în care se depune aceasta, cu precizarea că plata se face obligatoriu înainte de susţinerea examenului psihologic; - în ziua susţinerii examinării psihologice vor furniza angajaţilor Serviciului Psihologia Personalului o copie după chitanţă; - angajaţii sistemului administraţiei penitenciare, precum şi fiii sau fiicele acestora sunt scutiţi de plata taxei de examinare / reexaminare psihologică, dacă fac dovada calităţii lor. Întocmeşte tabelele de acces ale candidaţilor în incinta Penitenciarului Bucureşti – Rahova. Semnează tabelele de acces. Predă tabelele de acces personalului secretariatului Penitenciarului Bucureşti - Rahova pentru a fi aprobate de directorul unităţii. Înmânează tabelele de acces directorului Penitenciarului Bucureşti - Rahova, în vederea aprobării. După obţinerea aprobării accesului candidaţilor în unitate, predă tabelele de acces agenţilor din cadrul Serviciului Psihologia Personalului. În ziua destinată examinării psihologice asigură condiţiile necesare desfăşurării optime a acesteia (luminozitate, căldură, aerisire etc.). Întâmpină candidaţii în Postul de Control 1 al Penitenciarului Bucureşti - Rahova, verifică dacă datele incluse în actele de identitate ale acestora coincid cu datele incluse în tabelul de acces şi consemnează în tabel prezenţa acestora. Înmânează exemplarul nr. 1 al tabelului de acces în unitate personalului din Postul de Control 1 al Penitenciarului Bucureşti - Rahova. Efectuează accesul candidaţilor în incinta Penitenciarului Bucureşti – Rahova, conform normelor de acces într-o unitate penitenciară.

18 19

20 21

Agentul desemnat Personalul din Postul de Control 1 al Penitenciarului Bucureşti - Rahova, în prezenţa unui agent din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Agentul desemnat

22

23 24

Agentul desemnat Agentul cu atribuţii de arhivare a documentelor din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Şeful Serviciului Psihologia Personalului Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

Însoţeşte candidaţii din Postul de Control 1 până la locaţia Serviciului Psihologia Personalului şi îi conduce în sălile de examinare psihologică. Îi informează că au 10 minute la dispoziţie înainte de începerea examinării psihologice. Verifică dovada de achitare a taxei de examinare psihologică (chitanţa). Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia Personalului exemplarul nr. 2 al tabelului de acces, precum şi xerocopia chitanţei. Desemnează persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice şi le repartizează pe sălile de examinare psihologică. Se prezintă (nume, prenume). Înaintea aplicării probelor psihologice, solicită persoanelor aflate în sală să citească şi să semneze, încă o dată, Anexa

25 26

574

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PAS

27 28

29

30

31

DESCRIERE nr. 1 şi Anexa nr. 2 la Regulamentul privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de examinare şi asistenţă psihologică în sistemul administraţiei penitenciare. În cazul în care un candidat resimte stări de disconfort accentuat, fizic sau psihic, care fac imposibilă susţinerea / continuarea acestui examen, acesta declară în scris motivele care îl împiedică să susţină / să continue examinarea psihologică în ziua programării şi solicită în scris reprogramarea în altă zi. Şeful Serviciului Psihologia Stabileşte ulterior, de comun acord cu candidatul, ziua Personalului reprogramării, fără a depăşi termenul în care avizul psihologic este util pentru concursul respectiv. Persoanele cu atribuţii de După ce s-au asigurat că în sală nu (mai) sunt persoane aplicare a probelor psihologice aflate în situaţia de mai sus, prezintă candidaţilor, pe scurt, etapele examinării psihologice. Fac următoarele precizări candidaţilor: parcurgerea tuturor etapelor testării este obligatorie pentru a primi un aviz psihologic; avizul psihologic final va fi sub forma ADMIS sau RESPINS; avizul psihologic se referă strict la postul care face obiectul concursului pentru persoana în cauză; nu este obligatoriu ca avizul psihologic să fie formulat de psihologul care aplică probele psihologice tip creion – hârtie sau tip informatizat. Avizul psihologic al candidatului poate fi formulat şi de alţi psihologi din cadrul serviciului, cu consultarea persoanei care a aplicat probele psihologice. Persoanele cu atribuţii de Distribuie candidaţilor o fişă individuală în care aceştia aplicare a probelor psihologice trebuie să completeze mai multe rubrici (exemplu: date personale de identificare, postul şi penitenciarul pentru care candidează, ocupaţia etc.) Persoanele cu atribuţii de Informează candidaţii că, pentru facilitarea centralizării aplicare a probelor psihologice tuturor foilor de răspuns, fiecare dintre ei va primi un număr de ordine, pe care îl va reţine şi îl va nota în colţul din dreapta sus al fiecărei fişe şi foi de răspuns din cadrul testării psihologice. Persoanele cu atribuţii de Înaintea aplicării probelor de performanţă, candidaţilor li se aplicare a probelor psihologice aduc următoarele precizări: a) aceste probe au limită de timp pentru rezolvare; b) să înceapă rezolvarea exerciţiilor numai la comanda examinatorului; c) să rezolve exerciţiile individual, fără a colabora cu colegii; d) să nu noteze nimic pe teste, ci doar pe foile de răspuns; e) să fie atenţi la instructajul examinatorului; f) să comunice examinatorului eventualele nelămuriri înainte de începerea rezolvării probei; g) să urmărească atent corespondenţa dintre numărul exerciţiului din test şi numărul din foaia de răspuns; h) să haşureze răspunsurile greşite şi să treacă alăturat răspunsurile corecte; i) să nu acorde prea mult timp unui exerciţiu; în cazul în care nu găsesc rapid răspunsul la un exerciţiu, să treacă la următorul; în limita timpului disponibil să se întoarcă la exerciţiile nerezolvate; 575

RESPONSABIL(I)

Manual de proceduri

PAS

RESPONSABIL(I)

32

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

33 34

35

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

36

37 38 39

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

40 41 42 43

44

45 576

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

DESCRIERE j) să bareze spaţiile rămase necompletate la finalul fiecărei probe; k) să îşi verifice răspunsurile dacă termină proba mai repede decât timpul acordat; l) să înceteze lucrul la comanda examinatorului. Distribuie candidaţilor, pe rând, fiecare probă de măsurare a atenţiei, împreună cu foile de răspuns, solicitându-le acestora să nu deschidă testele decât la comanda examinatorului. Solicită candidaţilor să completeze lizibil datele personale pe foile de răspuns. Explică persoanelor examinate psihologic modalitatea de rezolvare a fiecărei probe şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns. Rezolvă împreună cu persoanele examinate psihologic câteva exerciţii - exemplu, verificând în foile de răspuns ale acestora dacă au marcat corect răspunsurile. Întreabă candidaţii dacă au înţeles modalitatea de rezolvare a fiecărei probe şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns, asigurându-se că nu mai sunt persoane care au nelămuriri. În momentul în care nici un candidat nu mai adresează întrebări cu referire la modalitatea de completare a probei, comunică timpul alocat rezolvării şi dau comanda de începere a testului. În timp ce candidaţii rezolvă sarcinile testului, îi asistă în vederea desfăşurării probei în bune condiţii. Cronometrează cu ajutorul unui cronometru perioada de timp alocată fiecărei probe. După scurgerea timpului alocat fiecărei probe, dau comanda de încetare a lucrului şi strâng testele şi foile de răspuns. Distribuie candidaţilor, pe rând, fiecare probă de măsurare a nivelului de dezvoltare a inteligenţei, împreună cu foile de răspuns, solicitându-le acestora să nu deschidă testele decât la comanda examinatorului. Solicită candidaţilor să completeze lizibil datele personale pe foile de răspuns. Explică persoanelor examinate psihologic modalitatea de rezolvare a probei şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns. Rezolvă împreună cu persoanele examinate psihologic câteva exerciţii - exemplu, verificând în foile de răspuns ale acestora dacă au marcat corect răspunsurile. Întreabă candidaţii dacă au înţeles modalitatea de rezolvare a fiecărei probe şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns, asigurându-se că nu mai sunt persoane care au nelămuriri. În momentul în care nici un candidat nu mai adresează întrebări cu referire la modalitatea de completare a probei, comunică timpul alocat rezolvării şi dau comanda de începere a testului. În timp ce candidaţii rezolvă sarcinile testului, îi asistă în vederea desfăşurării probei în bune condiţii. Cronometrează cu ajutorul unui cronometru perioada de timp alocată fiecărei probe.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PAS RESPONSABIL(I) DESCRIERE 46 Persoanele cu atribuţii de După scurgerea timpului alocat fiecărei probe, dau aplicare a probelor psihologice comanda de încetare a lucrului şi strâng testele şi foile de răspuns. 47 Persoanele cu atribuţii de După finalizarea probelor de performanţă, anunţă că aplicare a probelor psihologice urmează o pauză de 15 minute, comunicând ora la care începe următoarea etapă a examinării psihologice. 48 Persoanele cu atribuţii de Aranjează foile de răspuns ale candidaţilor în ordinea aplicare a probelor psihologice numerelor alocate, verificând dacă setul este complet. Numără testele, verificând dacă setul este complet. 49 Persoanele cu atribuţii de Distribuie candidaţilor toate probele de personalitate, aplicare a probelor psihologice împreună cu foile de răspuns aferente. 50 Persoanele cu atribuţii de Informează candidaţii că aceste probe nu au limită de timp aplicare a probelor psihologice pentru rezolvare şi că este indicat să nu se grăbească în completarea acestora, deoarece există riscul de a nu înţelege corect semnificaţia afirmaţiilor. 51 Persoanele cu atribuţii de Solicită persoanelor examinate să completeze lizibil datele aplicare a probelor psihologice personale pe toate foile de răspuns. 52 Persoanele cu atribuţii de Referitor la modalitatea de completare a chestionarelor de aplicare a probelor psihologice personalitate, le fac candidaţilor următoarele precizări: a) să citească atent toate întrebările din chestionare, pentru a evalua cât mai corect semnificaţia acestora; b) să marcheze răspunsurile din chestionare prin bifarea cu litera „X” în căsuţele din foaia de răspuns; c) să nu noteze nimic pe chestionare, ci doar pe foile de răspuns; d) să solicite ajutorul examinatorilor în orice situaţie în care înţelesul anumitor termeni sau al anumitor întrebări este ambiguu, neclar; e) să urmărească atent corespondenţa dintre numărul întrebării din chestionar şi numărul corespunzător din foaia de răspuns; f) să corecteze răspunsul marcat greşit prin haşurarea acestuia şi să noteze răspunsul în căsuţa corespunzătoare; g) să răspundă întrebărilor în mod individual, fără a colabora cu colegii; h) să nu adreseze întrebări de lămurire colegilor, ci doar examinatorilor. 53 Persoanele cu atribuţii de Întreabă candidaţii dacă au înţeles modalitatea de aplicare a probelor psihologice completare a chestionarelor de personalitate şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns, asigurându-se că nu mai sunt persoane care au nelămuriri. 54 Persoanele cu atribuţii de Explică modalitatea de completare a formularului - tip aplicare a probelor psihologice interviu. Candidaţii sunt informaţi de următoarele: - prin aplicarea acestui tip de probă se urmăreşte identificarea prezenţei unui minim potenţial de adaptare la specificul mediului de lucru şi la problematica specifică postului vizat; - nu se urmăreşte evaluarea cunoştinţelor profesionale, răspunsurile fiind relevante pentru examenul psihologic nu din perspectiva corectitudinii lor, ci din perspectiva cunoaşterii de către psihologi a trăsăturilor de personalitate ale respondenţilor şi a stilului personal de abordare a situaţiilor noi; - completarea tuturor rubricilor din formularul - tip interviu este obligatorie. 577

Manual de proceduri

PAS RESPONSABIL(I) DESCRIERE 55 Persoanele cu atribuţii de Aduc la cunoştinţa persoanelor examinate că, pe măsură ce aplicare a probelor psihologice vor finaliza fiecare probă, o vor lăsa la marginea mesei de lucru. 56 Persoanele cu atribuţii de Anunţă candidaţii că vor fi programaţi pentru susţinerea aplicare a probelor psihologice probei interviului psihologic în ordinea în care finalizează probele de personalitate şi formularul - tip interviu. Informează candidaţii că, după finalizarea probelor scrise, vor aştepta în sala de testare să le fie adusă la cunoştinţă ordinea în care vor susţine proba interviului psihologic. 57 Persoanele cu atribuţii de În momentul în care nici un candidat nu mai adresează aplicare a probelor psihologice întrebări cu referire la modalitatea de completare a formularului - tip interviu, comunică acestora că pot începe completarea probelor. 58 Persoanele cu atribuţii de În timp ce candidaţii completează probele, îi asistă în aplicare a probelor psihologice vederea desfăşurării probei în bune condiţii. 59 Persoanele cu atribuţii de Ordonează foile de răspuns şi formularele – tip interviu ale aplicare a probelor psihologice candidaţilor în ordinea numerelor alocate, verificând dacă setul este complet. Numără chestionarele, verificând dacă setul este complet. 60 Psihologii Serviciului Psihologia Analizează posibilitatea formării de comisii pentru proba Personalului interviului psihologic. Dacă nu este posibilă formarea unei comisii, interviul psihologi este realizat de un singur psiholog. 61 Psihologul / psihologii care În timpul interviului psihologic reiau câteva răspunsuri realizează interviul psihologic semnificative oferite de persoană în cursul completării probelor. Dacă este cazul, solicită persoanei să realizeze o detaliere mai concretă a unor răspunsuri vagi.. În situaţia în care angajatul este intervievat de o comisie, 62 Membrul comisiei de interviu unul din membri comisiei consemnează în fişa de interviu desemnat răspunsurile la întrebările adresate, numai după ce a obţinut permisiunea persoanei examinate. Dacă din comisie face parte şi un agent cu atribuţii de psihologie, acesta consemnează în scris răspunsurile. 63 Psihologul / psihologii care După finalizarea fiecărui interviu şi ieşirea persoanei din realizează interviul psihologic locaţia unde a avut loc interviul, consemnează în fişa de interviu observaţiile făcute. 64 Agentul desemnat După finalizarea probei interviului, conduc candidaţii la poarta de acces a penitenciarului. 65 Persoanele care corectează După finalizarea tuturor interviurilor psihologice, identifică răspunsurile la probele răspunsurile corecte oferite de candidaţi la probele de performanţă, le însumează şi calculează punctajul brut psihologice pentru fiecare probă; raportează punctajele brute la etalonul corespunzător sexului, vârstei, nivelului studiilor; identifică nota standardizată corespunzătoare şi o trec în dreptul punctajului brut pe foaia de răspuns a probei respective. Centralizează şi capsează toate foile de răspuns ale fiecărui 66 Agentul desemnat candidat. Notează în rubrica corespunzătoare din fişa individuală a fiecărui candidat punctajele obţinute la toate probele psihologice aplicate. Corelează rezultatele obţinute la probele scrise cu 67 Psihologul/psihologii examinatori Serviciului informaţiile obţinute în urma interviurilor psihologice şi formulează avizele psihologice. Psihologia Personalului 68 Personalul Serviciului Întocmeşte avizele psihologice individuale. Avizul psihologic Psihologia Personalului cuprinde: 578

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PAS

RESPONSABIL(I)

DESCRIERE - antetul, - denumirea unităţii penitenciare unde persoana s-a înscris, - numele, prenumele persoanei examinate, - avizul obţinut şi postul care face obiectul concursului pentru persoana în cauză, - gradul, numele, prenumele psihologului / psihologilor care a(u) formulat avizul, semnăturile şi parafele profesionale ale acestuia / acestora, - denumirea structurii de psihologie, gradul, numele prenumele, semnătura şefului acesteia şi ştampila instituţiei, - iniţialele şi semnăturile persoanelor care au tehnoredactat avizele psihologice, data la care s-au tehnoredactat avizele şi acronimul direcţiei din care face parte structura de psihologie. Centralizează avizele semnate şi parafate de către psihologii examinatori şi le înmânează spre avizare şefului Serviciului Psihologia Personalului. Semnează avizele psihologice în dreptul denumirii structurii de psihologie. Întocmesc o adresă de însoţire a avizelor psihologice. Dacă sunt mai multe avize psihologice pentru o unitate, întocmesc o adresă comună. Fac demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici şi transmit avizele către unităţile unde s-au înscris candidaţii. Notează în registrul de evidenţă a persoanelor examinate numele şi prenumele acestora, data la care au fost examinate, denumirea unităţii penitenciare unde s-au înscris, postul pentru care au candidat şi avizele psihologice obţinute. Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia Personalului exemplarul nr. 2 al noilor avize psihologice, exemplarul nr. 2 al adresei de însoţire, toate foile de răspuns, completate de candidaţi cu ocazia reexaminării psihologice, precum şi xerocopiile chitanţelor. Informează candidaţii care au obţinut avizul RESPINS şi care solicită reexaminarea faptul că cererile de reexaminare pot fi aprobate numai dacă sunt întrunite simultan condiţiile: - sunt depuse în termen de 48 de ore de la luarea la cunoştinţă la Biroul Resurse Umane şi Formare Profesională din unitatea unde s-au înscris, - argumentele aduse de candidaţi ca justificare a performanţei scăzute în timpul examinării psihologice sunt sprijinite prin documente doveditoare, - persoanele care solicită reexaminarea psihologică au respectat obligaţiile pe care le-au avut în situaţia examinării psihologice, - media aritmetică a rezultatelor obţinute de candidat la probele de aptitudini generale şi/sau speciale se situează la o distanţă de maximum un punct faţă de punctajul necesar încadrării în baremele de admisibilitate. În cazul în care candidaţii respinşi depun cereri de reexaminare, le înregistrează, le aduc la cunoştinţa directorului unităţii şi le transmit Serviciului Psihologia Personalului, prin Direcţia Management Resurse Umane. 579

69 70 71 72 73

Agentul desemnat Şeful Serviciului Psihologia Personalului Agenţii cu atribuţii de secretariat din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Agenţii cu atribuţii de secretariat din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Agenţii cu atribuţii de secretariat din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Agentul cu atribuţii de arhivare a documentelor

74

75

Ofiţerii / agenţii de resurse umane din unităţile penitenciare unde s-au înscris candidaţii

76

Ofiţerii / agenţii de resurse umane din unităţile penitenciare unde s-au înscris candidaţii

Manual de proceduri

PAS RESPONSABIL(I) 77 Psihologii Serviciului Psihologia Personalului 78 Şeful Serviciului Psihologia Personalului

79 80 81

Agentul desemnat Agentul desemnat Ofiţerii / agenţii de resurse umane din unităţile penitenciare unde s-au înscris candidaţii Şeful Serviciului Psihologia Personalului

82

83 84

Agentul desemnat Psihologii care realizează reexaminarea psihologică Personalul Serviciului Psihologia Personalului Psihologii care au elaborat noile avize psihologice Agenţii cu atribuţii de secretariat din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Şeful Serviciului Psihologia Personalului Agenţii cu atribuţii de secretariat din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Agenţii cu atribuţii de secretariat din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Agenţii cu atribuţii de secretariat din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

DESCRIERE Analizează dacă solicitările de reexaminare psihologică respectă toate condiţiile necesare pentru aprobare. În situaţia în care sunt îndeplinite toate condiţiile necesare pentru aprobarea solicitărilor de reexaminare psihologică, stabileşte data şi ora la care se va desfăşura această activitate, respectând termenul în care avizul psihologic este util pentru concursul în cauză. Întocmeşte adresa de programare a candidaţilor la reexaminarea psihologică. Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici şi transmite documentul către unităţile la care candidaţii s-au înscris. Aduc la cunoştinţă solicitanţilor rezoluţia cererilor de reexaminare psihologică, iar dacă acestea au fost aprobate, le comunică data şi ora la care vor susţine a doua examinare psihologică. Desemnează o comisie, formată din minimum doi psihologi, pentru reexaminarea psihologică a solicitanţilor şi formularea noilor avize psihologice. Din comisia de reexaminare fac parte alţi psihologi decât cei care au examinat prima dată candidaţii respectivi şi au formulat avizele iniţiale pentru aceştia. Verifică dovada de achitare a taxei de reexaminare psihologică (chitanţa). Aplică persoanelor setul de probe din bateria de reexaminare, susţin interviul psihologic cu acestea şi formulează noile avize psihologice. Tehnoredactează noile avize psihologice individuale. Semnează şi aplică parafele profesionale personale pe noile avizele psihologice. Centralizează avizele semnate şi parafate de către psihologii examinatori şi le înmânează spre avizare şefului Serviciului Psihologia Personalului. Semnează avizele psihologice.

85 86 87

88 89 90 91

92

Întocmesc o adresă de însoţire a avizelor psihologice. Dacă sunt mai multe avize psihologice pentru o unitate, întocmesc o adresă comună. Fac demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici şi transmit avizele către unităţile unde candidaţii s-au înscris. Notează în registrul de evidenţă a persoanelor examinate numele şi prenumele persoanelor reexaminate, data la care au fost reexaminate, denumirea unităţii penitenciare unde s-au înscris, postul pentru care au candidat şi noile avize psihologice obţinute. Agentul cu atribuţii de arhivare Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia a documentelor Personalului exemplarul nr. 2 al noilor avize psihologice, exemplarul nr. 2 al adresei de însoţire, toate foile de răspuns, completate de candidaţi cu ocazia reexaminării psihologice, precum şi xerocopiile chitanţelor.

580

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0904002 Procedura operaţională a evaluării psihologice periodice a personalului PAS RESPONSABIL(I) 1 Psihologul desemnat DESCRIERE Întocmeşte o adresă pentru directorul unităţii în care se va desfăşura evaluarea psihologică prin care îi comunică acestuia că angajaţii unităţii vor fi evaluaţi conform programării lunare aprobată de directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea Agentul desemnat şefilor ierarhici şi transmit adresa către conducerea unităţii. După primirea informaţiilor referitoare la numărul total al Şeful Serviciului Psihologia personalului care trebuie evaluat psihologic periodic, Personalului stabileşte, de comun acord cu conducerea unităţii, numărul de zile alocat activităţii de evaluare psihologică, perioada în care se va desfăşura această activitate, locaţiile care pot fi puse la dispoziţia psihologilor în vederea realizării evaluării psihologice. Şeful Biroului Resurse Umane Tra În baza dispoziţiilor directorului unităţii desemnează unul dintre subordonaţi pentru a colabora cu personalul şi Formare Profesională din Serviciului Psihologia Personalului în vederea organizării şi unitatea planificată pentru desfăşurării în bune condiţii a activităţilor de evaluare evaluarea psihologică periodică psihologică periodică. Aduce la cunoştinţa ofiţerului / agentului de resurse umane Agentul desemnat desemnat următoarele: - ora de începere a activităţilor de evaluare psihologică, - numărul maxim de angajaţi care pot fi programaţi într-o zi (în concordanţă cu recomandările Colegiului Psihologilor din România), - numărul locaţiilor necesare pentru desfăşurarea probei interviului psihologic. Ofiţerul/ agentul de resurse Întocmeşte tabelele nominale cu programările pe zile ale umane desemnat angajaţilor care vor fi evaluaţi psihologic, în colaborare cu şefii angajaţilor în cauză. Ofiţerul/ agentul de resurse Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea umane desemnat şefilor ierarhici. Ofiţerul/ agentul de resurse Transmite Serviciului Psihologia Personalului, prin e-mail umane desemnat sau prin fax, tabelele nominale cu programările pe zile ale angajaţilor care vor fi evaluaţi psihologic. Ofiţerul/ agentul de resurse umane desemnat Aduce la cunoştinţa angajaţilor care vor fi evaluaţi psihologic data şi ora la care sunt programaţi pentru susţinerea evaluării psihologice periodice. În acelaşi timp, îi informează că evaluarea psihologică are două etape : • completarea unor formulare / chestionare fără limită de timp • susţinerea unui interviu psihologic (de minimum 30 de minute), la care vor fi programaţi în ordinea finalizării tuturor probelor scrise. Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici, în vederea deplasării la unitatea unde se va efectua evaluarea psihologică periodică. Se deplasează la unitatea unde vor efectua evaluările psihologice. În fiecare zi, înainte de începerea activităţilor de evaluare psihologică, verifică prezenţa. Dacă sunt persoane absente, aduce la cunoştinţa evaluatorilor motivul absentării şi ziua în 581

2 3

4

5

6 7 8

9

10 11 12

Psihologul / agentul desemnat Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Ofiţerul/ agentul de resurse umane desemnat

Manual de proceduri

PAS

RESPONSABIL(I)

13

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

14

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

15

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

DESCRIERE care acestea se vor prezenta la evaluarea psihologică. Informează evaluatorii despre orice problemă apărută în mod neprevăzut. Îşi fac cunoscute angajaţilor evaluaţi numele şi prenumele în fiecare zi de evaluare psihologică. Înaintea începerii evaluării propriu-zise, aduc la cunoştinţă angajaţilor care vor fi evaluaţi psihologic, următoarele aspecte: 1. Evaluarea psihologică are două etape obligatorii: • completarea unor formulare / chestionare fără limită de timp • susţinerea unui interviu psihologic (de minimum 30 de minute), la care vor fi programaţi în ordinea finalizării tuturor probelor scrise. 2. evaluarea psihologică periodică nu se finalizează cu formularea unor avize psihologice. După caz, psihologii evaluatori pot formula recomandări de specialitate. 3. în vederea susţinerii probei interviului psihologic, angajaţii vor fi repartizaţi în mod egal psihologilor / comisiilor; 4. pentru a susţine interviul psihologic, angajaţii se vor prezenta la ora la care au fost programaţi; 5. programările sunt orientative deoarece durata interviului este variabilă. Distribuie persoanelor examinate probele psihologice şi foile de răspuns aferente. Solicită persoanelor examinate să completeze lizibil datele personale pe toate foile de răspuns. Referitor la modalitatea de completare a chestionarelor de personalitate, fac următoarele precizări: a) să citească atent toate afirmaţiile din chestionare, pentru a înţelege cât mai corect semnificaţia acestora; b) să răspundă la toate afirmaţiile din chestionare şi la toate rubricile cuprinse în celelalte probe psihologice; c) să nu noteze nimic pe chestionare, ci doar pe foile de răspuns; d) să solicite ajutorul persoanelor care aplică probele în orice situaţie în care înţelesul anumitor termeni sau al anumitor întrebări este ambiguu, neclar; e) să urmărească atent corespondenţa dintre numărul afirmaţiilor din chestionare şi numerele corespunzătoare din foaia de răspuns; f) să corecteze răspunsul marcat greşit prin haşurarea acestuia şi să noteze răspunsul în căsuţa corespunzătoare; g) să răspundă la întrebări în mod individual, fără a colabora cu colegii; h) să nu adreseze întrebări de lămurire colegilor, ci doar persoanelor care aplică probele. Întreabă angajaţii dacă au înţeles modalitatea de completare a fiecărei probe, asigurându-se că nu mai sunt persoane care au nelămuriri. Aduc la cunoştinţă angajaţilor evaluaţi faptul că, după ce finalizează de completat fiecare probă, o va înmâna unuia dintre evaluatori, urmând să aştepte anunţarea orelor aproximative la care vor susţine proba interviului psihologic, precum şi locaţiile unde va avea loc această probă.

582

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PAS RESPONSABIL(I) 16 Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului 17 18 Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

DESCRIERE În momentul în care nici un angajat nu mai adresează întrebări cu privire la modalitatea de completare a probelor, comunică acestora că pot începe completarea. Asistă angajaţii în timpul completării probele psihologice. Centralizează şi capsează toate foile de răspuns ale fiecărei persoane evaluate. Planifică angajaţii la proba interviului psihologic în ordinea în care finalizează toate probele scrise şi îi repartizează în mod egal psihologilor / comisiilor (dacă situaţia o permite se constituie comisii din minimum doi psihologi sau din cel puţin un psiholog şi un agent cu atribuţii de psihologie). Calculează orele aproximative la care angajaţii vor susţine proba interviului, alocând fiecărui interviu minimum 30 de minute. Aduc la cunoştinţă angajaţilor orele aproximative şi locaţiile unde vor susţine proba interviului psihologic. În timpul interviului psihologic reiau câteva răspunsuri semnificative oferite de persoană în cursul completării probelor. Dacă este cazul, solicită persoanei să realizeze o detaliere mai concretă a unor răspunsuri vagi. În situaţia în care angajatul este intervievat de o comisie, unul din membri comisiei consemnează în fişa de interviu răspunsurile la întrebările adresate, numai după ce a obţinut permisiunea persoanei evaluate. Dacă din comisie face parte şi un agent cu atribuţii de psihologie, acesta consemnează în scris răspunsurile. După finalizarea fiecărui interviu şi ieşirea persoanei din locaţia unde a avut loc această probă, consemnează în fişa de interviu observaţiile făcute. Evaluarea psihologică periodică nu se finalizează cu acordarea unui aviz psihologic. În funcţie de situaţie, psihologii evaluatori pot formula recomandări de specialitate. După finalizarea evaluărilor psihologice, revin la sediul Serviciului Psihologia Personalului.

19 20

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Psihologii evaluatori din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Membrul comisiei de interviu desemnat

21

22 23

Psihologii evaluatori din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Psihologii evaluatori din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

24 25

26 27

28

29

Întocmesc un document adresat directorului unităţii evaluate cuprinzând concluziile şi, după caz, recomandările de specialitate, rezultate în urma evaluării psihologice periodice. Agentul desemnat Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici şi transmite adresa către conducerea unităţii din care fac parte angajaţii evaluaţi. Psihologul / agentul din cadrul Notează în registrul de evidenţă numele şi prenumele Serviciului Psihologia angajaţilor evaluaţi, data la care au fost evaluaţi, denumirea unităţii penitenciare din care fac parte, postul pe care îl Personalului ocupă la data evaluării şi recomandările de specialitate, dacă este cazul. Agentul cu atribuţii de arhivare Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia Personalului exemplarul nr. 2 al adresei transmise către a documentelor conducerea unităţii din care fac parte angajaţii evaluaţi, precum şi toate foile de răspuns ale acestora. În funcţie de situaţie, psihologii evaluatori pot recomanda Psihologii evaluatori din efectuarea unei reevaluări psihologice. cadrul Serviciului Psihologia 583

Manual de proceduri

PAS 30 31 32

RESPONSABIL(I) Personalului Agentul desemnat Agentul desemnat Şeful Serviciului Psihologia Personalului Membrul comisiei de reevaluare desemnat

DESCRIERE Întocmeşte adresa de programare a angajatului care urmează să fie reevaluat psihologic. Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici. Desemnează minimum doi psihologi din cadrul serviciului (care nu au participat la prima evaluare psihologică).Din comisie poate face parte şi un agent cu atribuţii de psihologie. Se prezintă (nume, prenume). Prezintă angajatului în ce constă a doua evaluare psihologică: - completarea unor formulare / chestionare fără limită de timp - interviul psihologic. Distribuie persoanei, pe rând, toate probele psihologice, împreună cu foile de răspuns aferente. Solicită persoanei examinate psihologic să completeze lizibil datele personale pe toate foile de răspuns Explică modalitatea de completare a probelor psihologice.

33

34 35 36 37 38 39

40

41 42

43 44

45

Întreabă persoana dacă a înţeles modalitatea de completare a probelor psihologice şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns, asigurându-se că nu mai are nelămuriri. Membrul comisiei de După finalizarea probelor creion– hârtie şi/sau informatizate, reevaluare desemnat acordă persoanei 15 minute de pauză până la susţinerea interviului psihologic. Psihologii care realizează În timpul interviului psihologic reiau câteva răspunsuri reevaluarea psihologică semnificative oferite de persoană în cursul completării probelor. Dacă este cazul, solicită persoanei să realizeze o detaliere mai concretă a unor răspunsuri vagi. Psihologul sau agentul cu Unul din membri comisiei consemnează în fişa de interviu atribuţii de psihologie răspunsurile la întrebările adresate, numai după ce a obţinut permisiunea persoanei evaluate. Dacă din comisie face parte şi un agent cu atribuţii de psihologie, acesta consemnează în scris răspunsurile. După finalizarea interviului şi ieşirea persoanei din locaţia Psihologii care realizează unde a avut loc această probă, consemnează în fişa de reevaluarea psihologică interviu observaţiile făcute. Întocmesc un document adresat directorului unităţii din care Psihologii care realizează face parte angajatul reevaluat, cuprinzând concluziile şi, reevaluarea psihologică după caz, recomandările de specialitate, rezultate în urma reevaluării psihologice. Agentul desemnat Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici şi transmite adresa către conducerea unităţii din care face parte angajatul reevaluat. Psihologul / agentul din cadrul Notează în registrul de evidenţă numele şi prenumele Serviciului Psihologia angajatului reevaluat, data la care a fost reevaluat, denumirea unităţii penitenciare din care face parte, postul Personalului pe care îl ocupă la data reevaluării şi recomandările de specialitate, dacă este cazul. Agentul cu atribuţii de arhivare Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia a documentelor Personalului exemplarul nr. 2 al adresei transmise către conducerea unităţii din care face parte angajatul reevaluat, precum şi toate foile de răspuns ale acestuia.

Membrul comisiei de reevaluare desemnat Membrul comisiei de reevaluare desemnat Membrul comisiei de reevaluare desemnat Membrul comisiei de reevaluare desemnat

584

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0904003 Procedura operaţională de realizare a evaluării psihologice la sesizare PAS 1 RESPONSABIL(I) Şeful Serviciului Psihologia Personalului Descriere Ca urmare a dispoziţiei directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor sau a solicitării conducerii unităţii din care face parte angajatul, aprobată de directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, stabileşte data şi ora la care se va realiza evaluarea psihologică la sesizare. Întocmeşte adresa de programare a angajatului care urmează să fie evaluat psihologic. Obţine aprobările şefilor ierarhici superiori şi transmite documentul către solicitanţi. Desemnează trei psihologi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului care vor face parte din comisia de evaluare psihologică a persoanei. Din comisie poate face parte şi un agent cu atribuţii de psihologie. Întocmeşte tabelul de acces în incinta Penitenciarului Bucureşti - Rahova (exemplarele nr. 1 şi nr. 2). Semnează tabelele de acces.

2 3 4

Agentul desemnat Agentul desemnat Şeful Serviciului Psihologia Personalului Agentul desemnat Şeful Serviciului Psihologia Personalului Agentul desemnat

5 6 7 8 9 10 11

12 13

14

Predă tabelele de acces personalului secretariatului Penitenciarului Bucureşti - Rahova pentru a fi aprobate de directorul unităţii. Agentul de secretariat din cadrul Înmânează tabelele de acces directorului Penitenciarului Bucureşti - Rahova, în vederea aprobării. Penitenciarului Bucureşti Rahova Agentul de secretariat din cadrul După obţinerea aprobării accesului persoanei în unitate, predă tabelele de acces agentului din cadrul Serviciului Penitenciarului Bucureşti Psihologia Personalului. Rahova Agentul desemnat În ziua destinată evaluării psihologice asigură condiţiile necesare desfăşurării optime a acesteia (luminozitate, căldură, aerisire, etc.). Agentul desemnat Întâmpină angajatul în Postul de Control 1 al Penitenciarului Bucureşti - Rahova, verifică dacă datele incluse în legitimaţia de serviciu a angajatului coincid cu datele incluse în tabelul de acces şi consemnează în tabel prezenţa acestuia. Agentul desemnat Înmânează exemplarul nr. 1 al tabelului de acces în unitate personalului din Postul de Control 1 al Penitenciarului Bucureşti - Rahova. Personalul din Postul de Control Efectuează accesul angajatului în incinta Penitenciarului 1 al Penitenciarului Bucureşti - Bucureşti – Rahova, conform normelor de acces într-o Rahova, în prezenţa unui agent unitate penitenciară. din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Însoţeşte angajatul din Postul de Control 1 până la locaţia Agentul desemnat Serviciului Psihologia Personalului şi îl conduce în sala de evaluare psihologică. 585

Manual de proceduri

PAS 15

16

17 18 19 20

Descriere Îl informează că are 10 minute la dispoziţie înainte de începerea evaluării psihologice. Agentul cu atribuţii de arhivare a Clasează şi arhivează exemplarul nr. 2 al tabelului de acces în arhiva Serviciului Psihologia Personalului. documentelor din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Membrul comisiei de evaluare Se prezintă (nume, prenume). desemnat Prezintă angajatului în ce constă evaluarea psihologică. - completarea unor formulare / chestionare fără limită de timp - interviul psihologic. Membrul comisiei de evaluare Distribuie persoanei, pe rând, toate probele psihologice, desemnat împreună cu foile de răspuns aferente. Membrul comisiei de evaluare Solicită persoanei examinate psihologic să completeze desemnat lizibil datele personale pe toate foile de răspuns Membrul comisiei de evaluare desemnat Membrul comisiei de evaluare desemnat Explică modalitatea de completare a probelor psihologice.

RESPONSABIL(I)

21 22

23

24 25 26 27 28

29

Întreabă persoana dacă a înţeles modalitatea de completare a probelor psihologice şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns, asigurându-se că nu mai are nelămuriri. Membrul comisiei de evaluare După finalizarea completării de către angajat a desemnat formularelor / chestionarelor, acordă persoanei 15 minute de pauză, până la susţinerea interviului psihologic. Psihologii din comisia de În timpul interviului psihologic reiau câteva răspunsuri evaluare semnificative oferite de persoană în cursul completării probelor. Dacă este cazul, solicită persoanei să realizeze o detaliere mai concretă a unor răspunsuri vagi. Psihologul sau agentul cu Unul din membri comisiei consemnează în fişa de interviu atribuţii de psihologie răspunsurile la întrebările adresate, numai după ce a obţinut permisiunea persoanei evaluate. Dacă din comisie face parte şi un agent cu atribuţii de psihologie, acesta consemnează în scris răspunsurile. Agentul desemnat După finalizarea interviului persoanei examinate psihologic, îl conduce la poarta de acces a penitenciarului. Psihologii din comisia de După finalizarea interviului persoanei examinate evaluare psihologic, consemnează independent în fişele individuale de interviu observaţiile făcute. Psihologii din comisia de Întocmesc un document adresat solicitantului, cuprinzând evaluare concluziile şi, după caz, recomandările de specialitate, rezultate în urma evaluării psihologice. Agentul desemnat Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici şi transmite adresa către solicitant Notează în registrul de evidenţă numele şi prenumele Psihologul / agentul din cadrul angajatului evaluat, data la care a fost evaluat, denumirea Serviciului Psihologia unităţii penitenciare din care face parte, postul pe care îl Personalului ocupă la data evaluării şi recomandările de specialitate, dacă este cazul. Agentul cu atribuţii de arhivare a Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia documentelor Personalului exemplarul nr. 2 al adresei transmise către solicitant, precum şi toate foile de răspuns ale angajatului evaluat.

586

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0904004 Procedura operaţională de colaborare cu medicul psihiatru (în situaţiile în care rezultatele evaluării / reevaluării psihologice periodice, evaluării psihologice la sesizare sau şedinţele de asistenţă psihologică au relevat aspecte psihologice cu potenţial de risc, posibil asociate cu contraindicaţii de natură psihiatrică) PAS 1 RESPONSABIL(I) DESCRIERE Psihologii evaluatori / care Propun şefului Serviciului Psihologia Personalului iniţierea acordă asistenţă psihologică procedurii de colaborare cu medicul psihiatru în situaţia în care rezultatele corelate obţinute la probele de personalitate şi la proba interviului psihologic sau şedinţele de asistenţă psihologică, au relevat la angajat aspecte psihologice cu potenţial de risc, posibil asociate cu contraindicaţii de natură psihiatrică. Psihologii evaluatori / care Întocmesc o adresă către conducerea unităţii din care face acordă asistenţă psihologică parte persoana, în care: - descriu pe scurt principalele trăsături psihologice cu potenţial de risc, posibil asociate cu contraindicaţii de natură psihiatrică, fără a dezvălui informaţii specifice oferite de persoană în timpul evaluării psihologice / asistenţei psihologice; - solicită examinarea psihiatrică a angajatului şi furnizarea unui punct de vedere din partea medicului; - recomandă măsurile care se impun a fi luate pentru evitarea implicării angajatului în evenimente profesionale negative. Agentul desemnat din cadrul Face demersurile necesare obţinerii tuturor aprobărilor din Serviciului Psihologia partea şefilor ierarhici şi transmite documentul către conducerea unităţii din care face parte angajatul. Personalului Agentul cu atribuţii de arhivare Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia a documentelor Personalului exemplarul nr. 2 al adresei transmise către conducerea unităţii penitenciare din care face parte angajatul.

2

3 4

PROCEDURA A0904005 Procedura operaţională de acordare a asistenţei psihologice personalului sistemului administraţiei penitenciare PAS 1 RESPONSABIL(I) DESCRIERE Psihologul care acordă Întocmeşte un registru de evidenţă a activităţilor de asistenţă psihologică asistenţă psihologică a personalului, care va avea următoarele rubrici (ce vor fi completate după fiecare personalului şedinţă de asistenţă): - denumirea penitenciarului din care face parte angajatul, - numele şi prenumele angajatului, - vârsta, - funcţia ocupată în prezent de angajat, - data la care a avut loc fiecare şedinţă de asistenţă psihologică şi durata acesteia, - observaţii şi recomandări. Angajatul care solicită la legătura (telefonic, e-mail etc.) cu şeful Serviciului Psihologia Personalului şi îi comunică acestuia intenţia de a asistenţă psihologică beneficia de o şedinţă de asistenţă psihologică. Îşi exprimă opţiunea pentru ziua şi ora la care doreşte să fie programat pentru o şedinţă de asistenţă psihologică. 587

2

Manual de proceduri

PAS 3 4 5 6

RESPONSABIL(I) Şeful Serviciului Psihologia Personalului Psihologul care acordă asistenţă psihologică personalului Angajatul care solicită asistenţă psihologică Psihologul asistenţă personalului care acordă psihologică

7 8

9 10

acordă Îşi centrează demersul de asistenţă psihologică pe psihologică identificarea dificultăţilor cu care se confruntă solicitanţii şi pe ameliorarea trăirilor negative asociate cu acestea, utilizând tehnici specifice de intervenţie psihologică. După fiecare şedinţă de asistenţă psihologică, Psihologul care acordă consemnează datele persoanei în registrul de evidenţă a asistenţă psihologică activităţii de asistenţă psihologică. personalului Dacă angajatul participă la mai multe şedinţe de asistenţă Psihologul care acordă psihologică, va consemna, la rubrica „Observaţii” din asistenţă psihologică registrul de evidenţă, eventualele modificări pozitive sau personalului negative apărute în starea psihică a persoanei. care

Psihologul asistenţă personalului Psihologul asistenţă personalului

care

acordă psihologică

DESCRIERE Desemnează un psiholog pentru realizarea şedinţelor de asistenţă psihologică cu solicitantul. În funcţie de programările existente, îi programează pe solicitanţi în ziua şi la ora pentru care şi-au exprimat opţiunea sau le propune o altă dată şi/sau oră. În situaţia în care nu se poate prezenta în ziua şi/sau la ora stabilită pentru şedinţa de asistenţă psihologică, anunţă psihologul şi îi solicită o reprogramare. Înainte de a începe prima şedinţă de asistenţă psihologică, solicită angajatului să îşi exprime acordul scris de a beneficia de asistenţă psihologică, după ce acesta ia la cunoştinţă condiţiile în care se acordă acest serviciu: 1. În conformitate cu prevederile art. 9 din Normele Metodologice de aplicare a Legii nr. 213/2004, psihologul este obligat să păstreze confidenţialitatea în legătură cu faptele sau informaţiile despre care a luat la cunoştinţă în cursul acordării asistenţei psihologice. 2. Confidenţialitatea actului psihologic persistă şi după încheierea activităţii de asistenţă. În caz contrar, psihologul răspunde disciplinar pentru încălcarea confidenţialităţii actului psihologic. 3. În conformitate cu prevederile Codului deontologic al profesiei de psiholog cu drept de liberă practică, psihologul este obligat să dezvăluie aspecte cuprinse în confidenţialitatea actului psihologic numai în situaţiile justificate de lege: pentru protecţia sănătăţii publice, pentru prevenirea unui pericol iminent, pentru prevenirea săvârşirii unei fapte penale sau pentru împiedicarea producerii rezultatului unei asemenea fapte ori pentru înlăturarea urmărilor prejudiciabile ale unei asemenea fapte. Dacă solicitantul semnează acordul, desfăşoară prima şedinţă de asistenţă psihologică.

PROCEDURA A00904006 Procedura operaţională a examinării psihologice a angajaţilor pentru dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii PAS 1 RESPONSABIL(I) Directorul unităţii penitenciare din care fac parte angajaţii Şeful Serviciului Psihologia Personalului DESCRIERE Solicită Serviciului Psihologia Personalului, prin Direcţia Management Resurse Umane, programarea examinării psihologice a angajaţilor propuşi pentru dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii. Stabileşte data şi ora la care se va realiza examinarea psihologică a angajaţilor.

2 588

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PAS 3 4

RESPONSABIL(I) Agentul desemnat Agentul desemnat

5 6 7 8 9 10 11 12

Şeful Serviciului Psihologia Personalului Agentul desemnat Şeful Serviciului Psihologia Personalului Agentul desemnat Agentul de secretariat din cadrul Penitenciarului Bucureşti - Rahova Agentul de secretariat din cadrul Penitenciarului Bucureşti - Rahova Agentul desemnat Agentul desemnat

DESCRIERE Întocmeşte adresa de programare a angajaţilor care urmează să fie examinaţi psihologic pentru dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii. Obţine aprobările şefilor ierarhici superiori şi transmite documentul către conducerea unităţii penitenciare care a solicitat efectuarea examinării psihologice pentru dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii. Desemnează personalul din cadrul Serviciului Psihologia Personalului care va realiza examinarea psihologică. Întocmeşte tabelul de acces în incinta Penitenciarului Bucureşti - Rahova (exemplarele nr. 1 şi nr. 2). Semnează tabelele de acces. Predă tabelele de acces personalului secretariatului Penitenciarului Bucureşti - Rahova pentru a fi aprobate de directorul unităţii. Înmânează tabelele de acces directorului Penitenciarului Bucureşti - Rahova, în vederea aprobării. După obţinerea aprobării accesului persoanelor în unitate, predă tabelele de acces agentului din cadrul Serviciului Psihologia Personalului. În ziua destinată examinării psihologice asigură condiţiile necesare desfăşurării optime a acesteia (luminozitate, căldură, aerisire, etc.). Întâmpină angajaţii în Postul de Control 1 al Penitenciarului Bucureşti - Rahova, verifică dacă datele incluse în legitimaţiile de serviciu ale angajaţilor coincid cu datele incluse în tabelul de acces şi consemnează în tabel prezenţa acestora. Înmânează exemplarul nr. 1 al tabelului de acces în unitate personalului din Postul de Control 1 al Penitenciarului Bucureşti - Rahova. Efectuează accesul angajaţilor în incinta Penitenciarului Bucureşti – Rahova, conform normelor de acces într-o unitate penitenciară.

13 14

Agentul desemnat Personalul din Postul de Control 1 al Penitenciarului Bucureşti - Rahova, în prezenţa unei agent din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Agentul desemnat

15

16

17 18

Agentul cu atribuţii de arhivare a documentelor din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

Însoţeşte angajaţii din Postul de Control 1 până la locaţia Serviciului Psihologia Personalului şi îi conduce în sala de examinare psihologică. Îi informează că au 10 minute la dispoziţie înainte de începerea examinării psihologice. Clasează şi arhivează exemplarul nr. 2 al tabelului de acces în arhiva Serviciului Psihologia Personalului. Se prezintă (nume, prenume). Prezintă angajaţilor în ce constă examinarea psihologică. Distribuie angajaţilor o fişă individuală în care aceştia trebuie să completeze mai multe rubrici (exemplu: date personale de identificare, postul ocupat etc.). 589

Manual de proceduri

PAS 19 20

RESPONSABIL(I) Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

21

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

22 23

24

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

25

26 27

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

DESCRIERE Distribuie, pe rând, angajaţilor probele psihologice. Pentru fiecare probă aplicată efectuează instructajul. Înaintea aplicării probelor de performanţă, angajaţilor li se aduc următoarele precizări: a) aceste probe au limită de timp pentru rezolvare; b) să înceapă rezolvarea exerciţiilor numai la comandaexaminatorului; c) să rezolve exerciţiile individual, fără a colabora cu colegii; d) să nu noteze nimic pe teste, ci doar pe foile de răspuns; e) să fie atenţi la instructajul examinatorului; f) să comunice examinatorului eventualele nelămuriri înainte de începerea rezolvării probei; g) să urmărească atent corespondenţa dintre numărul exerciţiului din test şi numărul din foaia de răspuns; h) să haşureze răspunsurile greşite şi să treacă alăturat răspunsurile corecte; i) să nu acorde prea mult timp unui exerciţiu; în cazul în care nu găsesc rapid răspunsul la un exerciţiu, să treacă la următorul; în limita timpului disponibil să se întoarcă la exerciţiile nerezolvate; j) să bareze spaţiile rămase necompletate la finalul fiecărei probe; k) să îşi verifice răspunsurile dacă termină proba mai repede decât timpul acordat; l) să înceteze lucrul la comanda examinatorului. Distribuie angajaţilor, pe rând, fiecare probă de măsurare a atenţiei, împreună cu foile de răspuns, solicitându-le acestora să nu deschidă testele decât la comanda examinatorului. Solicită angajaţilor să completeze lizibil datele personale pe foile de răspuns. Explică persoanelor examinate psihologic modalitatea de rezolvare a fiecărei probe şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns. Rezolvă împreună cu persoanele examinate psihologic câteva exerciţii - exemplu, verificând în foile de răspuns ale acestora dacă au marcat corect răspunsurile. Întreabă angajaţii dacă au înţeles modalitatea de rezolvare a fiecărei probe şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns, asigurându-se că nu mai sunt persoane care au nelămuriri. În momentul în care nici un angajat nu mai adresează întrebări cu referire la modalitatea de completare a probei, comunică timpul alocat rezolvării şi dau comanda de începere a testului. În timp ce angajaţii rezolvă sarcinile testului, îi asistă în vederea desfăşurării probei în bune condiţii. Cronometrează cu ajutorul unui cronometru perioada de timp alocată fiecărei probe. După scurgerea timpului alocat fiecărei probe, dau comanda de încetare a lucrului şi strâng testele şi foile de răspuns.

590

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PAS 28

RESPONSABIL(I) Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

29 30 31 32

33

34 35 36 37 38 39

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice

40 41

DESCRIERE Distribuie angajaţilor, pe rând, fiecare probă de măsurare a nivelului de dezvoltare a inteligenţei, împreună cu foile de răspuns, solicitându-le acestora să nu deschidă testele decât la comanda examinatorului. Solicită angajaţilor să completeze lizibil datele personale pe foile de răspuns. Explică persoanelor examinate psihologic modalitatea de rezolvare a probei şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns. Rezolvă împreună cu persoanele examinate psihologic câteva exerciţii - exemplu, verificând în foile de răspuns ale acestora dacă au marcat corect răspunsurile. Întreabă angajaţii dacă au înţeles modalitatea de rezolvare a fiecărei probe şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns, asigurându-se că nu mai sunt persoane care au nelămuriri. În momentul în care nici un angajat nu mai adresează întrebări cu referire la modalitatea de completare a probei, comunică timpul alocat rezolvării şi dau comanda de începere a testului. În timp ce angajaţii rezolvă sarcinile testului, îi asistă în vederea desfăşurării probei în bune condiţii. Cronometrează cu ajutorul unui cronometru perioada de timp alocată fiecărei probe. După scurgerea timpului alocat fiecărei probe, dau comanda de încetare a lucrului şi strâng testele şi foile de răspuns. După finalizarea probelor de performanţă, anunţă că urmează o pauză de 15 minute, comunicând ora la care începe următoarea etapă a examinării psihologice. Aranjează foile de răspuns ale angajaţilor, verificând dacă setul este complet. Numără testele, verificând dacă setul este complet. Distribuie angajaţilor toate probele de personalitate, împreună cu foile de răspuns aferente. Informează angajaţii că aceste probe nu au limită de timp pentru rezolvare şi că este indicat să nu se grăbească în completarea acestora, deoarece există riscul de a nu înţelege corect semnificaţia afirmaţiilor. Solicită persoanelor examinate să completeze lizibil datele personale pe toate foile de răspuns. Referitor la modalitatea de completare a chestionarelor de personalitate, le fac angajaţilor următoarele precizări: a) să citească atent toate întrebările din chestionare, pentru a evalua cât mai corect semnificaţia acestora; b) să marcheze răspunsurile din chestionare prin bifarea cu litera „X” în căsuţele din foaia de răspuns; c) să nu noteze nimic pe chestionare, ci doar pe foile de răspuns; d) să solicite ajutorul examinatorilor în orice situaţie în care înţelesul anumitor termeni sau al anumitor întrebări este ambiguu, neclar; e) să urmărească atent corespondenţa dintre numărul întrebării din chestionar şi numărul corespunzător din foaia de răspuns; 591

Manual de proceduri

PAS

RESPONSABIL(I)

42

Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Persoanele cu atribuţii de aplicare a probelor psihologice Psihologii Serviciului Psihologia Personalului Psihologul / psihologii care realizează interviul psihologic

43 44 45

46 47 48

49

50

Membrul comisiei de interviu desemnat

51 52 53

Psihologul / psihologii care realizează interviul psihologic Agentul desemnat Persoanele care corectează răspunsurile

54

Agentul desemnat

DESCRIERE f) să corecteze răspunsul marcat greşit prin haşurarea acestuia şi să noteze răspunsul în căsuţa corespunzătoare; g) să răspundă întrebărilor în mod individual, fără a colabora cu colegii; h) să nu adreseze întrebări de lămurire colegilor, ci doar examinatorilor. Întreabă angajaţii dacă au înţeles modalitatea de completare a chestionarelor de personalitate şi de marcare a răspunsurilor în foaia de răspuns, asigurându-se că nu mai sunt persoane care au nelămuriri. Aduc la cunoştinţa persoanelor examinate că, pe măsură ce vor finaliza fiecare probă, o vor lăsa la marginea mesei de lucru. Anunţă angajaţii că vor fi programaţi pentru susţinerea probei interviului psihologic în ordinea în care finalizează probele de personalitate. În momentul în care nici un angajat nu mai adresează întrebări cu referire la modalitatea de completare a chestionarelor, comunică acestora că pot începe completarea probelor. În timp ce angajaţii completează probele, îi asistă în vederea desfăşurării probei în bune condiţii. Ordonează foile de răspuns ale angajaţilor, verificând dacă setul este complet. Numără chestionarele, verificând dacă setul este complet. Analizează posibilitatea formării de comisii pentru proba interviului psihologic. Dacă nu este posibilă formarea unei comisii, interviul psihologi este realizat de un singur psiholog. În timpul interviului psihologic reiau câteva răspunsuri semnificative oferite de persoană în cursul completării probelor. Dacă este cazul, solicită persoanei să realizeze o detaliere mai concretă a unor răspunsuri vagi.. În situaţia în care candidatul este intervievat de o comisie, unul din membri comisiei consemnează în fişa de interviu răspunsurile la întrebările adresate, numai după ce a obţinut permisiunea persoanei examinate. Dacă din comisie face parte şi un agent cu atribuţii de psihologie, acesta consemnează în scris răspunsurile. După finalizarea fiecărui interviu şi ieşirea persoanei din locaţia unde a avut loc interviul, consemnează în fişa de interviu observaţiile făcute. După finalizarea probei interviului, conduc angajaţii la poarta de acces a penitenciarului. După finalizarea tuturor interviurilor psihologice, identifică răspunsurile corecte oferite de angajaţi la probele de performanţă, le însumează şi calculează punctajul brut pentru fiecare probă; raportează punctajele brute la etalonul corespunzător sexului, vârstei, nivelului studiilor; identifică nota standardizată corespunzătoare şi o trec în dreptul punctajului brut pe foaia de răspuns a probei respective. Centralizează şi capsează toate foile de răspuns ale fiecărui angajat.

592

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PAS

RESPONSABIL(I)

55

Psihologul / psihologii examinatori

56 57 58

Psihologul / psihologii examinatorii Agentul desemnat Psihologul / agentul din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Agentul cu atribuţii de arhivare a documentelor

59

DESCRIERE Notează în rubrica corespunzătoare din fişa individuală a fiecărui angajat punctajele obţinute la toate probele psihologice aplicate. Corelează rezultatele obţinute la probele scrise cu informaţiile obţinute în urma interviurilor psihologice. Evaluarea psihologică pentru dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii nu se finalizează cu acordarea unui aviz psihologic. Prin probele aplicate în cadrul acestui tip de examinare psihologică se urmăreşte dacă funcţionarea psihocomportamentală generală a persoanelor examinate se încadrează în limite normale, fără a fi evaluate aptitudinile specifice legate de conducerea autovehiculelor. Întocmesc un document adresat directorului unităţii din care fac parte angajaţii, cuprinzând concluziile examinării psihologice a acestora. Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici şi transmite documentul către conducerea unităţii din care fac parte angajaţii. Notează în registrul de evidenţă numele şi prenumele persoanelor examinate, data la care au fost examinate, motivul examinării, denumirea unităţii penitenciare în care sunt încadraţi angajaţii, postul pe care îl ocupă la data examinării şi concluziile formulate de psihologi. Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia Personalului exemplarul nr. 2 al adresei transmise către conducerea unităţii penitenciare care a solicitat efectuarea examinării psihologice pentru dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii, precum şi toate foile de răspuns ale angajaţilor examinaţi.

PROCEDURA A00904007 Procedura operaţională a testării psihologice periodice a aptitudinii în muncă a personalului PAS 1 RESPONSABIL(I) Unitatea solicitantă DESCRIERE Adresează şefului Serviciului Psihologia Personalului, prin Direcţia Management Resurse Umane, solicitarea privind testarea psihologică periodică a aptitudinii în muncă a categoriilor de personal prevăzute în Anexa nr. 1 din Hotărârea Guvernului nr. 355/2007. Conducerea unităţilor specifică în solicitare termenul limită stabilit pentru formularea avizelor medicale, numărul persoanelor care trebuie testate psihologic, categoriile de personal din care acestea fac parte (conform Anexei nr. 1 din Hotărârea de Guvern menţionată anterior) etc. Comunică directorului unităţii solicitante numărul maxim de angajaţi care pot fi programaţi într-o zi (în concordanţă cu recomandările Colegiului Psihologilor din România). Stabileşte de comun acord cu conducerea unităţii solicitante perioada şi numărul de zile necesare activităţii de testare psihologică şi locaţia în care se va desfăşura această activitate; desemnează angajaţii care vor realiza testarea psihologică. 593

2

Şeful Serviciului Psihologia Personalului

Manual de proceduri

PAS 3

RESPONSABIL(I) Şeful Serviciului Psihologia Personalului

4

Agentul desemnat

5

Şeful Biroului Resurse Umane şi Formare Profesională din unitatea solicitantă Angajatul desemnat

6

7 8 9 10

Ofiţerul / agentul de resurse umane din unitatea solicitantă Ofiţerul / agentul de resurse umane din unitatea solicitantă Ofiţerul / agentul de resurse umane din unitatea solicitantă Ofiţerul / agentul de resurse umane din unitatea solicitantă

11

Ofiţerul / agentul de resurse umane din unitatea solicitantă

12

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

DESCRIERE Propune directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor aprobarea sau respingerea solicitării de realizare a testării psihologice periodice a aptitudinii în muncă de către psihologii Serviciului Psihologia Personalului. În cazul în care propune respingerea solicitării prezintă aspectele care fac imposibilă realizarea acestei activităţi în condiţiile solicitate de conducerea unităţii. Transmite directorului unităţii solicitante o copie după documentul prin care directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor aprobă sau respinge solicitarea. În baza dispoziţiei directorului unităţii solicitante, desemnează un ofiţer / agent de resurse umane pentru a colabora cu personalul Serviciului Psihologia Personalului în vederea organizării şi desfăşurării în bune condiţii a activităţilor de testare psihologică. Aduce la cunoştinţa ofiţerului / agentului de resurse umane următoarele: - ora de începere a activităţilor de testare psihologică, - numărul locaţiilor necesare pentru desfăşurarea probei interviului psihologic. Întocmeşte tabelele nominale cu programările pe zile ale angajaţilor care vor fi testaţi psihologic, în colaborare cu şefii angajaţilor în cauză. Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici. Transmite Serviciului Psihologia Personalului, prin e-mail sau prin fax, tabelele nominale cu programările pe zile ale angajaţilor care vor fi testaţi psihologic. Aduce la cunoştinţa angajaţilor care vor fi testaţi psihologic data şi ora la care sunt programaţi pentru susţinerea testării. În acelaşi timp, îi informează că testarea psihologică are două etape obligatorii: • completarea unor chestionare / formulare fără limită de timp • susţinerea unui interviu psihologic (de minimum 30 de minute), la care vor fi programaţi în ordinea finalizării tuturor probelor scrise. În fiecare zi, înainte de începerea activităţilor de testare psihologică, verifică prezenţa. Dacă sunt persoane absente, aduce la cunoştinţa examinatorilor motivul absentării şi ziua în care acestea se vor prezenta la testarea psihologică. Informează examinatorii despre orice problemă apărută în mod neprevăzut. Îşi fac cunoscute angajaţilor evaluaţi numele şi prenumele în fiecare zi de testare psihologică. Înaintea începerii testării propriu-zise, aduc la cunoştinţă angajaţilor, următoarele aspecte: 2. Testarea psihologică are două etape obligatorii: • completarea unor formulare / chestionare fără limită de timp

594

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PAS

RESPONSABIL(I)

13

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

14

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

15

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Angajaţii testaţi psihologic

16

17

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

DESCRIERE • susţinerea unui interviu psihologic (de minimum 30 de minute), la care vor fi programaţi în ordinea finalizării tuturor probelor scrise. 2. testarea psihologică se finalizează cu recomandări de specialitate. 3. în vederea susţinerii probei interviului psihologic, angajaţii vor fi repartizaţi în mod egal psihologilor / comisiilor; 4. pentru a susţine interviul psihologic, angajaţii se vor prezenta la ora la care au fost programaţi; 5. programările sunt orientative deoarece durata interviului este variabilă. Distribuie persoanelor examinate probele psihologice şi foile de răspuns aferente. Solicită persoanelor examinate să completeze lizibil datele personale pe toate foile de răspuns. Referitor la modalitatea de completare a chestionarelor de personalitate, fac următoarele precizări: a) să citească atent toate afirmaţiile din chestionare, pentru a înţelege cât mai corect semnificaţia acestora; b) să răspundă la toate afirmaţiile din chestionare şi la toate rubricile cuprinse în celelalte probe psihologice; c) să nu noteze nimic pe chestionare, ci doar pe foile de răspuns; d) să solicite ajutorul persoanelor care aplică probele în orice situaţie în care înţelesul anumitor termeni sau al anumitor întrebări este ambiguu, neclar; e) să urmărească atent corespondenţa dintre numărul afirmaţiilor din chestionare şi numerele corespunzătoare din foaia de răspuns; f) să corecteze răspunsul marcat greşit prin haşurarea acestuia şi să noteze răspunsul în căsuţa corespunzătoare; g) să răspundă la întrebări în mod individual, fără a colabora cu colegii; h) să nu adreseze întrebări de lămurire colegilor, ci doar persoanelor care aplică probele. Întreabă angajaţii dacă au înţeles modalitatea de completare a fiecărei probe, asigurându-se că nu mai sunt persoane care au nelămuriri. Aduc la cunoştinţă angajaţilor evaluaţi faptul că, după ce finalizează de completat fiecare probă, o va înmâna unuia dintre evaluatori, urmând să aştepte anunţarea orelor aproximative la care vor susţine proba interviului psihologic, precum şi locaţiile unde va avea loc această probă. În momentul în care nici un angajat nu mai adresează întrebări cu privire la modalitatea de completare a probelor, comunică acestora că pot începe completarea. Asistă angajaţii în timpul completării probele psihologice. După ce completează toate probele psihologice, le înmânează unuia dintre examinatori, împreună cu foile de răspuns. Aşteaptă să le fie comunicate ora interviului psihologic şi locaţia unde vor susţine această probă. Centralizează şi capsează toate foile de răspuns ale fiecărei persoane evaluate.

595

Manual de proceduri

PAS 18

RESPONSABIL(I) Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

19 20

21

22 23 24 25 26 27

28

29

În cadrul interviului psihologic reiau câteva răspunsuri semnificative oferite de persoană în cursul completării probelor. Dacă este cazul, solicită persoanei să realizeze o detaliere mai concretă a unor răspunsuri vagi. Angajaţii desemnaţi din cadrul În situaţia în care angajatul este intervievat de o comisie, unul din membri comisiei consemnează în fişa de interviu Serviciului Psihologia răspunsurile la întrebările adresate, numai după ce a Personalului obţinut permisiunea persoanei evaluate. Dacă din comisie face parte şi un agent cu atribuţii de psihologie, acesta consemnează în scris răspunsurile. După finalizarea fiecărui interviu şi ieşirea persoanei din Psihologii desemnaţi din locaţia unde a avut loc această probă, consemnează în fişa cadrul Serviciului Psihologia de interviu observaţiile făcute. Personalului Psihologii desemnaţi din Întocmesc documentele care cuprind recomandările cadrul Serviciului Psihologia psihologice. Personalului Psihologii desemnaţi din Semnează documentele respective şi aplică parafele cadrul Serviciului Psihologia profesionale personale. Personalului Agentul desemnat Centralizează documentele semnate şi parafate de către psihologi şi le înmânează spre avizare şefului Serviciului Psihologia Personalului. Şeful Serviciului Psihologia Semnează documentele aferente. Personalului Agentul desemnat Întocmeşte o adresă de însoţire a documentelor care cuprind recomandările psihologice. Face demersurile necesare obţinerii aprobărilor din partea şefilor ierarhici şi transmite documentele către conducerea unităţii din care fac parte angajaţii testaţi. Psihologul / agentul din cadrul Notează în registrul de evidenţă numele şi prenumele Serviciului Psihologia angajaţilor testaţi, data la care au fost testaţi, denumirea unităţii penitenciare din care fac parte, postul pe care îl Personalului ocupă la data testării şi recomandările formulate. Agentul cu atribuţii de arhivare Clasează şi arhivează în arhiva Serviciului Psihologia a documentelor Personalului exemplarul nr. 2 al documentelor care cuprind recomandările psihologice şi exemplarul nr. 2 al adresei de însoţire, precum şi toate foile de răspuns ale angajaţilor testaţi.

Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului Angajaţii desemnaţi din cadrul Serviciului Psihologia Personalului

DESCRIERE Planifică angajaţii la proba interviului psihologic în ordinea în care finalizează toate probele scrise şi îi repartizează în mod egal psihologilor / comisiilor (dacă situaţia o permite se constituie comisii din minimum doi psihologi sau din cel puţin un psiholog şi un agent cu atribuţii de psihologie). Calculează orele aproximative la care angajaţii vor susţine proba interviului, alocând fiecărui interviu minimum 30 de minute. Aduc la cunoştinţă angajaţilor orele aproximative şi locaţiile unde vor susţine proba interviului psihologic.

596

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURI ALE DIRECŢIEI SIGURANŢA DEŢINERII ŞI REGIM PENITENCIAR
DOMENIUL 10. SIGURANŢA DEŢINERII ŞI REGIM PENITENCIAR

SUBDOMENIUL 01. SIGURANŢA DEŢINERII A0.10.01.001. Procedura realizării controlului şi accesului personalului propriu în unităţile de penitenciare. A0.10.01.002. Procedura realizării controlului şi accesului persoanelor sosite în vizită la persoanele private de libertate. A0.10.01.003. Procedura realizării controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii care au acces în unităţile de penitenciare. A0.10.01.004. Procedura realizării controlului şi accesului mijloacelor de transport în unităţile de penitenciare. A0.10.01.005. Procedura realizării controlului şi accesului personalului propriu în sectorul de deţinere al unităţilor de penitenciare A0.10.01.006. Procedura realizării controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii în sectorul de deţinere al unităţilor. A0.10.01.007. Procedura realizării controlului şi accesului mijloacelor de transport în sectorul de deţinere. A0.10.01.008. Procedura realizării controlului şi accesului persoanelor private de libertate în sectorul de deţinere. A0.10.01.009. Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere de către agenţii repartizaţi în posturile de pază. A0.10.01.010. Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere de către agenţii repartizaţi în posturile de patrulă. A0.10.01.011. Succesiunea desfăşurării operaţiunilor destinate încărcării/descărcării armamentului şi regulile de păstrare, manipulare, folosire şi întreţinere a armamentului şi muniţiei de către personalul aflat în serviciu. A0.10.01.012. Efectuarea uzului de armă cu ocazia efectuării serviciului de pază pe perimetrul locului de deţinere. A0.10.01.013. Modul de deschidere şi închidere a uşilor şi grilajelor de la camerele de deţinere, izolatoare şi a grilajelor de tronsonare de pe secţiile de deţinere. A0.10.01.014. Modul de executare al serviciului de către agenţii aflaţi în posturi temporare de supraveghere pe timpul nopţii în exteriorul secţiilor de deţinere. A0.10.01.015. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate în coloană pe jos. A0.10.01.016. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu mijloace de transport auto. A0.10.01.017. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu ambarcaţiuni fluviale. A0.10.01.018. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la punctele de lucru exterioare. A0.10.01.019. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la instanţele de judecată şi organele de urmărire penală. A0.10.01.020. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la unităţi medicale din afara unităţilor de penitenciare. 597

Manual de proceduri

A0.10.01.021. Modul de realizare al însoţirii şi supravegherii persoanelor private de libertate clasificate în regim semideschis, în afara locurilor de deţinere. A0.10.01.022. Folosirea mijloacelor de imobilizare împotriva persoanelor private de libertate în interiorul locului de deţinere şi cu ocazia escortării acestora în afara unităţilor de penitenciare. A0.10.01.023. Efectuarea uzului de armă cu ocazia escortării persoanelor private de libertate în afara locurilor de deţinere. A0.10.01.024. Modalitatea de utilizare a câinilor de serviciu A0.10.01.025. Modalitatea de utilizare a mijloacelor speciale SUBDOMENIUL 02. APLICAREA REGIMULUI PENITENCIAR A0.10.02.001 Profilarea unităţilor A0.10.02.002 Asigurarea dreptului la informaţie A0.10.02.003 Asigurarea dreptului la consultarea documentelor de interes personal A0.10.02.004 Asigurarea dreptului la petiţionare A0.10.02.005 Asigurarea dreptului la corespondenţă A0.10.02.006 Asigurarea dreptului la convorbiri telefonice A0.10.02.007 Asigurarea dreptului la plimbare zilnică A0.10.02.008 Asigurarea dreptului de a primi vizite A0.10.02.009 Asigurarea dreptului de a primi bunuri A0.10.02.010 Asigurarea dreptului de a efectua cumpărături A0.10.02.011 Asigurarea dreptului la asistenţă diplomatică A0.10.02.012 Acordarea recompenselor persoanelor private de libertate A0.10.02.013 Punerea în aplicare a recompenselor persoanelor private de libertate A0.10.02.014 Procedura disciplinară A0.10.02.015 Punerea în aplicare a sancţiunilor disciplinare A0.10.02.016 Efectuarea percheziţiei SUBDOMENIUL 03 ASIGURAREA LEGALITĂŢII DEŢINERII A0.10.03.001. Procedura primirii persoanelor private de libertate în locurile de deţinere subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor A0.10.03.002. Procedura înregistrării schimbărilor intervenite în situaţia juridică a persoanelor private de libertate A0.10.03.003. Procedura liberării condiţionate A0.10.03.004. Procedura stabilirii regimului de executare persoanelor private de libertate A0.10.03.005. Procedura schimbării regimului de executare persoanelor private de libertate A0.10.03.006. Procedura transferării persoanelor private de libertate între unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. A0.10.03.007. Procedura punerii în libertate a persoanelor private de libertate A0.10.03.008. Procedura aducerii la cunoştinţa persoanelor private de libertate a actelor de procedură A0.10.03.009. Procedura pe care o urmează serviciul/biroul evidenţă în caz de evadare A0.10.03.010. Procedura gestionării dosarului individual A0.10.03.011. Procedura realizării statisticilor A0.10.03.012. Procedura rezolvării corespondenţei referitoare la situaţia juridică, aplicarea instituţiei liberării condiţionate, transfer persoane private de libertate A0.10.03.013. Procedura întocmirii documentaţiei necesare pentru realizarea transferurilor cetăţenilor străini în statul lor de cetăţenie, pentru continuarea executării pedepsei privative de libertate şi corespondenţa aferentă acesteia, în temeiul legii nr. 302/2004, cu modificările şi completările ulterioare A0.10.03.014. Procedura ţinerii evidenţei cetăţenilor statelor membre ale Uniunii Europene sau ale Spaţiului Economic European care execută o pedeapsă privativă de libertate şi împotriva cărora a fost dispusă măsura de siguranţă a expulzării.

598

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A010 Direcţia siguranţa deţinerii şi regim penitenciar
A 01001. Siguranţa deţinerii
PROCEDURA A0.10.01.001. Procedura realizării controlului şi accesului personalului propriu în unităţile de penitenciare Scop: Aplicarea unitară a procedurii de control şi acces în locul de deţinere a personalului propriu, pentru a preveni introducerea obiectelor interzise şi respectarea strictă a ordinelor care reglementează accesul în penitenciar. Premise: Limitarea accesului în locurile de deţinere şi prevenirea producerii unor evenimente negative prin executarea corectă a sarcinilor de serviciu şi prin aplicarea dispoziţiilor art. 16 din Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi ale art. 103 din Regulamentul de aplicare aprobat prin H.G. nr. 1897/2006, precum şi prin respectarea cu stricteţe a celorlalte dispoziţii şi măsuri prevăzute de ordinele care reglementează accesul în penitenciar. Accesul în incinta unităţilor penitenciare este o componentă importantă în ceea ce priveşte siguranţa locurilor de deţinere şi o cale importantă de a obtura pătrunderea obiectelor interzise în cadrul sectorului de deţinere. Aplicabilitate: Această procedură se utilizează de personalul care execută serviciul în posturile de control amenajate la intrarea în unităţile de penitenciare. Procedura: Activitatea desfăşurată de: Directorul unităţii Activităţi: 1. Aprobă mapa cu instrucţiunile de acces în locul de deţinere; 2. Verifică şi semnează modificările apărute în documentele sus menţionate; 3. Desemnează prin decizie zilnică un ofiţer care să asiste agentul din post control, în momentul începerii şi terminării programului normal de lucru; 4. Controlează activitatea agentului din postul de control; 5. Planifică ofiţerii din subordine pentru a realiza lunar controale ale activităţilor desfăşurate pe linie de siguranţă, inclusiv modul de executare al serviciului în postul control; 6. Controlează activitatea agentului din postul de control; 7. Instruieşte agenţii din postul de control, cu privire la sarcinile şi atribuţiile pe care le au; 8. Controlează şi evaluează modul în care aceştia execută sarcinile profesionale; 9. Verifică modul în care agentul din postul de control îşi execută sarcinile profesionale; 10. Verifică ca pe timpul nopţii poarta de acces în locul de deţinere să fie închisă şi asigurată; 11. Este prezent ori de câte ori pe timpul nopţii se deschide poarta de acces; 12. Îndrumă şi verifică modul în care agentul din postul de control îşi îndeplineşte sarcinile;

Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Şeful serviciului siguranţă Şeful de tură Locţiitorul şefului de tură

Ofiţerul desemnat de către director

599

Manual de proceduri

Agentul care execută serviciul în postul control

La intrarea în serviciu: 13. Verifica mapa cu instrucţiunile de acces în penitenciar, starea registrelor şi menţiunile existente în acestea, existenţa materialelor şi modul de funcţionare a aparaturii pe care o are în dotare, stare de curăţenie. Dacă va constata deficienţe va cere lămuriri colegului care predă postul, urmând a-l informa operativ pe şeful de tură; În timpul serviciului: 14. Verifică pe vizor sau pe monitor (în cazul în care este instalată o cameră video) dacă persoana care solicită accesul face parte din rândul funcţionarilor unităţii. Îi va solicita legitimaţia de serviciu; 15. Compara fizionomia de pe legitimaţie cu cea a persoanei care i-a înmânat-o; 16. Urmăreşte ca legitimaţia să aibă dimensiunile, consistenţa, datele de identificare, gradul profesional, iar pe verso va verifica existenţa parafei locului de deţinere şi semnătura directorului; 17. Deschide poarta de acces pentru persoane, permite intrarea personalului şi asigură uşa prin închidere cu cheia şi cu zăvorul; 18. Solicită membrilor personalului să prezinte conţinutul genţilor, bagajelor de mână, pachetelor şi să depună obiectele cu care nu se poate intra în cadrul unităţii în locul special amenajat pentru depozitarea obiectelor personale din cadrul postului control. Va înmâna cheia de la cutia amenajată pentru depozitarea obiectelor persoanele celor care şi-au depus obiecte sau bunuri; dublura de la spaţiile special amenajate se va afla la dispeceratul unităţii; 19. Solicită personalului să aşeze în coş toate obiectele metalice pe care le are asupra sa, după care îl va îndruma să treacă prin poarta detectoare de metale, iar apoi, prin sondaj, se va trece la percheziţia prin palpare a îmbrăcămintei şi a diferitelor zone ale corpului. Controlul corporal al personalului prin palpare se va realiza de către persoane de acelaşi sex cu cel controlat; 20. La penitenciarele unde există montate turnichete pentru controlul accesului, intrarea se va face pe baza cartelei speciale sau cu ajutorul legitimaţiei de serviciu, respectând controlul amintit mai sus; 21. În zilele lucrătoare, la intrarea şi ieşirea în/din serviciu a personalului, activitatea agentului din postul control va fi asistată de către un ofiţer desemnat de către directorul penitenciarului. Totodată, pentru controlul cadrelor de sex feminin, va fi numit un agent femeie; 22. Când se găsesc obiecte interzise asupra personalului, după ce li s-a pus în vedere să le depună în spaţiul special amenajat, agentul din postul control le va ridica şi le va reţine asupra lui până la sosirea şefului de tură. Va informa operativ directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar; 23. Nu va permite ieşirea personalului aflat în serviciu în afara unităţii, cu excepţia celui care posedă ordin de serviciu sau bilet de voie, aprobat de directorul unităţii;

PROCEDURA A0.10.01.002. Procedura realizării controlului şi accesului persoanelor sosite în vizită la persoanele private de libertate Scop: Aplicarea unitară a procedurii de control şi acces în cadrul sectorului de acordare al vizitelor a persoanelor care solicită vizitarea persoanelor private de libertate, pentru a preveni introducerea obiectelor interzise şi respectarea strictă a ordinelor de linie în ceea ce priveşte accesul în sectorul vizită.

600

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Premise: Limitarea accesului în locurile de deţinere şi prevenirea producerii unor evenimente negative prin executarea corectă a sarcinilor de serviciu şi prin aplicarea dispoziţiilor art. 16 din Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor şi prin respectarea cu stricteţe a celorlalte dispoziţii şi măsuri prevăzute de ordinele care reglementează accesul în penitenciar. Accesul în sectorul vizită este o componentă importantă în ceea ce priveşte siguranţa locurilor de deţinere deoarece constituie principala cale, folosită de persoanele vizitatoare, de transmitere a bunurilor şi obiectelor interzise persoanelor private de libertate. Aplicabilitate: Această procedură se utilizează în posturile de control amenajate la intrarea în unităţile de penitenciare sau la sectoarele de acordare a drepturilor la pachet şi vizită, în situaţia în care accesul persoanelor sosite în vizită nu se realizează prin postul de control de la intrarea în unitate. Procedura. Activitatea desfăşurată de Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Şeful serviciului siguranţă Şeful de tură Locţiitorul şefului de tură Agentul şef post control Activităţi: 1. Controlează activitatea sectorului de acordare a vizitelor şi urmăreşte respectarea prevederilor legale în ceea ce priveşte acordarea drepturilor în cadrul sectorului. 2. Instruieşte agenţii din postul de control, cu privire la sarcinile şi atribuţiile pe care le au; 3. Controlează şi evaluează modul în care aceştia execută sarcinile profesionale; 4. Verifică modul în care agenţii repartizaţi în postul de control îşi execută sarcinile profesionale; Înainte de introducerea vizitatorilor în sală: 5. La prezentarea unei persoane la sediul penitenciarului pentru a beneficia de vizită cu o persoană privată de libertate va solicita acesteia relaţii cu privire la identitatea deţinutului pe care doreşte să-l viziteze, va anunţa sectorul de acordare a drepturilor şi va îndruma persoana respectivă să aştepte în sala de aşteptare sosirea unui lucrător de la sectorul vizite; 6. Va deschide uşa de acces a locului de deţinere şi va permite persoanei să intre în zona postului de control numai însoţită de un agent din cadrul sectorului vizite; 7. În cazul în care persoanei respective nu i se poate acorda vizită cu persoana privată de libertate solicitată, agentul îi comunică motivul neacordării vizitei; 8. Va închide şi asigura poarta de la postul control; 9. Va solicita actul de identitate al persoanei şi va urmări dimensiunile, consistenţa, fizionomia de pe poza din act să corespundă cu cea a persoanei, data eliberării şi data la care expiră valabilitatea actului de identitate; 10. Solicită persoanei să depună în locul special amenajat, din cadrul postului control toate obiectele care sunt interzise în unităţile de penitenciar, inclusiv telefoanele mobile, cu excepţia pachetului destinat persoanei private de libertate care va fi verificat în incinta sectorului vizite, cu ocazia acordării acestuia; 11. Va solicita persoanei să aşeze în coş toate obiectele metalice pe care le are asupra sa, după care o va îndruma să treacă prin poarta detectoare de metale, iar apoi se va trece la percheziţia prin palpare a îmbrăcămintei şi a diferitelor zone ale corpului. Controlul corporal al persoanelor prin palpare se va realiza de către persoane de acelaşi sex cu cel controlat; 12. Obiectele metalice care nu pot fi întrebuinţate ca arme sau nu prezintă pericol pentru siguranţa locului de deţinere, vor fi înapoiate persoanei vizitatoare; 601

Manual de proceduri

13. Va înscrie datele persoanei vizitatoare în registrul de acces persoane civile la rubricile: nr. crt., nume şi prenume, act de identitate, nr. seria, sectorul unde are acces, data şi ora la care a intrat în incinta unităţii (iar după ce va ieşi va menţiona ora ieşirii din unitate).Va opri documentele de identitate ale persoanei care intră în locul de deţinere şi le va înmâna la ieşire. 14. Dacă asupra persoanei vizitatoare vor fi găsite obiecte interzise, fără a fi declarate şi lăsate în locul special amenajat, va informa operativ şeful de tură; 15. Persoanele aflate sub influenţa băuturilor alcoolice sau în stare de ebrietate nu vor fi primite în incinta unităţii sau în cadrul sectorului vizite; La încheierea dreptului la vizită: 16. Persoana vizitatoare va fi însoţită către uşa de acces pentru a părăsi sectorul de acordarea al vizitelor sau locul de deţinere; 17. Agentul şef post control verifică persoana vizitatoare cu ajutorul porţii detectoare de metale sau al detectorului de metale portabil, permite ridicarea bagajelor personale, a celorlalte obiecte depuse în locul special amenajat, după care va înmâna acesteia actul de identitate şi va permite părăsirea unităţii; 18. Face menţiuni în registrul anume destinat despre ora părăsirii unităţii de către persoana sosită în vizită. PROCEDURA A0.10.01.003. Procedura realizării controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii care au acces în penitenciare Scop: Aplicarea unitară a procedurii de control şi acces în locul de deţinere a persoanelor din afara unităţilor, pentru a preveni introducerea obiectelor interzise şi respectarea strictă a ordinelor de linie în ceea ce priveşte accesul în penitenciar. Premise:Limitarea accesului în locurile de deţinere şi prevenirea producerii unor evenimente negative prin executarea corectă a sarcinilor de serviciu. Aplicabilitate: Această procedură se utilizează în posturile de control amenajate la intrarea în unităţile penitenciare. Procedura. Activitatea desfăşurată de: Directorul unităţii Activităţi: 1. Aprobă, pe perioade determinate, tabelele cu persoanele care desfăşoară activităţi cu persoanele private de libertate; 2. Aprobă solicitările persoanelor de a intra în sectorul administrativ şi în sectorul de deţinere, cu respectarea dispoziţiilor şi ordinelor legale în vigoare; 3. Controlează activitatea agentului din postul de control;

Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Şeful serviciului siguranţă Şeful de tură

Locţiitorul şefului de tură 602

4. Instruieşte agentul din postul de control cu privire la sarcinile şi atribuţiile pe care le are; 5. Controlează modul în care agentul din postul de control execută sarcinile profesionale; 6. Prezintă factorilor de decizie propunerile de îmbunătăţire ale activităţii şi de eliminare a neajunsurilor constatate de agenţii care desfăşoară activitatea în postul de control; 7. Controlează modul în care agenţii din posturile de control execută sarcinile profesionale;

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Agentul care execută serviciul în postul control

8. Va stabili un agent care să însoţească persoana vizitatoare până la locul în care are aprobare precum şi itinerariul de deplasare; 9. Va controla activitatea şi modul de executare şi îndeplinire a sarcinilor de serviciu de către agentul din postul control; 10. Se va preocupa de instruirea continuă a agenţilor care desfăşoară activitatea în postul de control, astfel încât oricare dintre ei să cunoască foarte bine care sunt persoanele care au drept de acces în unităţile aflate în subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; 11. Este prezent pentru a însoţi persoanele care au acces în unitate în zilele de sâmbătă, duminică şi cu ocazia sărbătorilor legale; 12. Va deschide vizorul de la poarta de acces pentru a vedea şi a oferi informaţiile necesare persoanelor care doresc sa obţină o audienţă, să depună o cerere, etc.; 13. Va solicita persoanei vizitatoare informaţii cu privire la scopul prezenţei. 14. Va solicita actul de identitate al persoanei şi va urmări dimensiunile, consistenţa, corespondenţa fizionomiei de pe poza din act cu cea a persoanei, data eliberării şi data la care expiră valabilitatea actului de identitate; 15. Va anunţa funcţionarul solicitat de către persoana în cauză şi îl va întreba dacă o poate primi în audienţă; 16. Va deschide uşa de acces a locului de deţinere şi va permite persoanei să intre în zona postului de control; 17. Va închide şi asigura poarta de la postul control; 18. Va solicita să depună în locul special amenajat, din cadrul postului control, toate obiectele care sunt interzise în unităţile de penitenciar; 19. Va solicita persoanei să aşeze în coş toate obiectele metalice pe care le are asupra sa, după care îl va îndruma să treacă prin poarta detectoare de metale, iar apoi se va trece la percheziţia prin palpare a îmbrăcămintei şi a diferitelor zone ale corpului. Controlul corporal al persoanelor prin palpare se va realiza de către persoane de acelaşi sex cu cel controlat. 20. Obiectele metalice, care nu pot fi întrebuinţate ca arme sau nu prezintă pericol pentru siguranţa locului de deţinere, i se vor înapoia persoanei vizitatoare şi va fi invitată în sala de aşteptare. 21. Va înscrie datele persoanei vizitatoare în registrul de acces persoane civile la rubricile, nr. crt., nume, prenume, act de identitate, nr. seria, sectorul unde are acces, data şi ora la care a intrat în incinta unităţii(iar după ce va ieşi va menţiona ora ieşirii din unitate).Va opri documentele de identitate ale persoanei care intră în locul de deţinere şi le va înmâna la ieşire; 22. Verifică tabelele de acces aprobate anterior momentului prezentării persoanelor la postul de control. 23. De asemenea, va înscrie în registrul de distribuire a ecusonului, nr. şi seria legitimaţiei acordate, precum şi numele şi prenumele celui/celei care o primeşte; 24. Va anunţa şeful de tură pentru a trimite un agent să însoţească pe persoana vizitatoare; 25. În cazul în care în unitate intră persoane cu drept de control sau din partea unor organizaţii neguvernamentale şi de apărare a drepturilor omului, va informa operativ şi directorul unităţii/şeful de tură; 26. Dacă asupra persoanei civile vor fi găsite obiecte interzise, fără a fi declarate şi lăsate în locul special amenajat, va informa operativ şeful de tură; 27. Persoanele ce par a fi sub influenţa băuturilor alcoolice sau în stare de ebrietate, nu vor fi primite în incinta locului de deţinere. 28. Persoanele care solicită audienţă la directorul penitenciarului vor fi îndrumate să se prezinte în zilele şi în intervalul orar stabilit de către director pentru desfăşurarea audienţelor; 603

Manual de proceduri

PROCEDURA A0.10.01.004. Procedura realizării controlului şi accesului mijloacelor de transport în unităţile de penitenciare Scop: Stabilirea procedurilor specifice pentru asigurarea accesului mijloacelor de transport ale unităţii sau a celor din afara unităţii, aprobate de directorul penitenciarului, în incinta penitenciarului, precum şi obturarea căilor de introducere a obiectelor interzise şi prevenirea sustragerii persoanelor private de libertate de la executarea pedepselor privative de libertate, respectarea prevederilor legale în vigoare referitoare la recepţia bunurilor aprovizionate de unitate. Premise: Aplicarea unitară a procedurilor privind asigurarea accesului în penitenciare este necesară pentru ca fiecare post control să beneficieze de o dotare standard, unitară la nivelul întregului sistem, cu mijloace moderne de verificare, control şi de personal specializat, anume instruit pentru a desfăşura activităţi de control al accesului. Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, la intrarea şi ieşirea mijloacelor de transport în/din unitate. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul unităţii Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Şeful serviciului siguranţă Şeful de tură Locţiitorul şefului de tură Activităţi: 1. Aprobă accesul mijloacelor de transport care nu aparţin unităţii. 2. Controlează activitatea agentului din postul de control; 3. Planifică ofiţerii din subordine pentru a realiza lunar controale ale activităţilor desfăşurate pe linie de siguranţă şi regim penitenciar, inclusiv modul de executare al serviciului în postul control; 4. Controlează activitatea agentului din postul de control; 5. Instruieşte agentul din postul de control cu privire la sarcinile şi atribuţiile pe care le are. 6. Verifică modul în care acesta execută sarcinile profesionale. 7. Controlează activitatea şi modul de executare şi îndeplinire a sarcinilor de serviciu de către agentul din postul control; 8. Se va deplasa, la apelul agentului din postul de control, pentru a soluţiona eventualele incidente ce pot apărea cu ocazia accesului in incinta unităţii a mijloacelor de transport sau cu ocazia găsirii unor obiecte interzise asupra conducătorilor auto sau disimulate în diferite spatii ale autovehiculului; 9. Se va preocupa de instruirea continuă a agenţilor care desfăşoară activitatea în postul de control, astfel încât oricare dintre ei să cunoască foarte bine care sunt mijloacele auto proprii care au acces în incinta unităţilor, precum şi cele ale subunităţii de transfer persoane private de libertate, aflate în subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; 10. Va deschide vizorul de la poarta de acces şi va solicita documentele de identificare a autovehiculului, documentele de însoţire a mărfii, dacă este cazul, şi actul de identitate al conducătorului autovehiculului; 11. Controlul şi identificarea conducătorului autovehiculului se realizează conform procedurii A0.10.01.003; 12. Va deschide poarta destinată intrării autovehiculelor în incinta penitenciarului, după ce se va asigura că a doua poartă din zona filtru, ce funcţionează în sistem ecluză, este închisă; 13. Controlul autovehiculului se va realiza începând cu controlul cabinei sau al habitaclului, astfel: se vor verifica spaţiile de depozitare – torpedo, spaţiile dintre scaune, locurile de depozitare din portiere, de sub scaun şi din spatele acestuia, sub preşul de la pedalier, sub capotă şi în alte spaţii, se va verifica şi portbagajul la autovehicule de transport persoane, iar la cele de transport marfă, sunt verificate spaţiile de depozitare ale mărfii;

Agentul din postul de control

604

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

14. La autoturisme se va verifica şi locul destinat pentru roata de rezervă, se vor verifica toate locurile ascunse şi cu ajutorul oglinzii se va verifica şi partea de dedesubt şi deasupra acestuia; 15. După efectuarea controlului asupra conducătorului auto, agentul din postul control îi va înmâna acestuia un ecuson conform cu gradul de acces al acestuia. 16. Dacă în urma controlului va constata că autovehiculul nu prezintă niciun obiect interzis, va consemna despre acest fapt în documentul special destinat, după care va deschide a doua uşă a filtrului şi va permite accesul autoturismului în cadrul sectorului administrativ al locului de deţinere, acesta fiind însoţit de către un agent până la locul de destinaţie; 17. Materialele transportate, în care se pot ascunde cu uşurinţă persoane private de libertate, vor fi controlate cu sonde special concepute; 18. Agentul din postul de control va consemna datele înscrise în actele solicitate la rubricile corespunzătoare din registrele de intrări-ieşiri pentru persoane şi în cel pentru autovehicule; 19. Acelaşi procedeu de control amănunţit se va realiza şi la ieşirea autovehiculelor din locurile de deţinere; 20. Agentul din postul control va înapoia actele de identificare ale conducătorului auto şi ale autovehiculului, după care va deschide uşa de acces de ieşire din penitenciar. 21. În cazul în care se vor găsi obiecte interzise sau tentative de scoatere a persoanelor private de libertate cu ajutorul mijloacelor auto care pătrund în incinta locurilor de deţinere, se va anunţa de îndată directorul locului de deţinere, locţiitorul pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi şeful de tură pentru a dispune măsurile necesare. 22. Ieşirea autovehiculelor aparţinând unităţii este permisă numai pe baza documentelor specifice (foaie de parcurs şi certificat de înmatriculare) şi a planului de transport aprobat de directorul unităţii. PROCEDURA A0.10.01.005. Procedura realizării controlului şi accesului personalului propriu în sectorul de deţinere al unităţilor de penitenciare Scop: Prevenirea introducerii în sectorul de deţinere de bunuri şi obiecte interzise, obturarea căilor prin care acestea ajung la persoanele private de libertate, creşterea eficienţei acţiunilor preventive întreprinse împotriva actelor de corupţie a personalului, monitorizarea permanentă a accesului şi deplasării în şi din interiorul sectorului de deţinere. Premise: În vederea aplicării unitare a unor astfel de proceduri privind asigurarea accesului în sectorul de deţinere al penitenciarului este necesar ca fiecare post control instituit la intrarea în aceste perimetre să beneficieze de o dotare standard, aceeaşi la nivelul întregului sistem penitenciar, cu mijloace moderne de verificare şi control, mijloace de monitorizare permanentă a zonei de responsabilitate a postului şi, nu în ultimul rând, de personal specializat, anume instruit pentru a desfăşura activităţi de control al accesului. Aplicabilitate: Procedura din prezentul document este aplicabilă personalului din sistemul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, funcţionari publici cu statut special sau persoanelor civile angajate pe bază de contract. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul unităţii Activităţi: 1. Aprobă tabelul nominal cu personalul unităţii care are acces în incinta sectorului de deţinere; 605

Manual de proceduri

Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Şeful serviciului siguranţă Şeful de tură

Agentul din postul de control de la intrarea în sectorul de deţinere

2. Aprobă mapa documentară cu sarcinile agentului care execută serviciul în postul de control amplasat la intrarea în sectorul de deţinere; 3. Întocmeşte tabelul nominal cu personalul unităţii care are acces în incinta sectorului de detenţie; 4. Verifică respectarea normelor privind realizarea accesului şi controlului personalului propriu; 5. Instruieşte agentul care execută serviciul în postul de control cu privire la cunoaşterea personalului care are acces în sectorul de deţinere, pentru a preveni intrarea persoanelor neautorizate şi cu privire la modul de acţiune în diferite situaţii; 6. Verifică modul în care acesta îşi îndeplineşte sarcinile profesionale şi înaintează locţiitorului pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar propuneri pentru îmbunătăţirea activităţilor sau pentru remedierea neajunsurilor; 7. În zilele lucrătoare, la intrarea şi ieşirea în/din serviciu a personalului, activitatea agentului din postul control va fi asistată de către un ofiţer desemnat de către directorul penitenciarului. Totodată, pentru controlul cadrelor de sex feminin, va fi numit un agent femeie; La intrarea în serviciu: 8. Participă la pregătirea realizată înaintea intrării în serviciu cu schimbul din care face parte; 9. Ia în primire postul de control de la intrarea în sectorul de deţinere şi verifică documentele, mijloacele de legătură şi aparatura aflată în dotarea postului, verifică starea de curăţenie; 10. Verifică răspândirile persoanelor private de libertate, iar după efectuarea apelului ia în primire postul încredinţat pe bază de semnătură în registrul special destinat de predare-primire a serviciului; La solicitarea unei persoane de a intra în sectorul de deţinere: 11. Verifică dacă are dreptul de a intra în cadrul sectorului de deţinere; în caz afirmativ permite accesul persoanei pe secţia de deţinere şi închide poarta de acces în urma acesteia; 12. Nu permite accesul în cadrul sectorului de deţinere al cadrelor care nu sunt planificate în serviciu, cu excepţia celor care au aprobarea directorului; 13. Dacă funcţionarul este în ţinută civilă, va permite accesul numai dacă posedă ecuson purtat la vedere; 14. Solicită introducerea telefoanelor în dulapul anume destinat şi înmânează persoanei cheia de la compartiment sau un tichet; 15. Verifică obiectele aflate asupra persoanei, provenienţa şi destinaţia acestora, cu excepţia pachetelor şi bagajelor de mână personale, care nu sunt permise pentru acces în sectorul de deţinere; 16. Verifică inventarul de scule pentru personalul care execută activităţi de întreţinere şi reparaţii în interiorul sectorului de deţinere; 17. Solicită persoanei care doreşte să intre în sectorul de deţinere să scoată toate obiectele din metal pe care le are asupra sa şi să le pună într-o tavă anume destinată, în vederea efectuării controlului antiterorist; 18. Efectuează controlul antiterorist asupra persoanei, prin intermediul porţii detectoare de metale sau cu detectorul de metale portabil; 19. În situaţia în care poarta detectoare de metale semnalează existenţa unor materiale specifice, nu se permite accesul, se solicită funcţionarului să prezinte ce posedă asupra sa, după care îi cere să treacă din nou prin poarta detectoare; operaţiunea se repetă succesiv până când există convingerea că funcţionarul nu are asupra sa obiecte sau materiale interzise; 20. Prin sondaj, va controla prin palpare îmbrăcămintea şi diferite zone ale corpului. Controlul corporal al personalului prin palpare se va realiza de către persoane de acelaşi sex cu cel controlat;

606

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

21. În cazul în care, cu ocazia controlului efectuat asupra personalului descoperă bunuri sau obiecte interzise care nu au fost lăsate în spaţiul special amenajat, reţine obiectele găsite şi informează cu operativitate directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar, şeful de tură şi locţiitorul acestuia; La solicitarea unei persoane de a ieşi din sectorul de deţinere: 22. Verifică prin vizetă sau prin sistemul de supraveghere video persoanele care solicită să iasă din sectorul de deţinere; 23. Verifică documentele de acces, legitimaţia de serviciu sau ecusonul de acces; 24. Verifică obiectele aflate asupra persoanei, provenienţa şi destinaţia lor, indiferent de natura acestora; 25. Verifică inventarul de scule pentru personalul care a desfăşurat activităţi de întreţinere în interiorul sectorului de deţinere; 26. Efectuează controlul specific asupra persoanei, prin intermediul porţii detectoare de metale sau cu detectorul de metale portabil; 27. În situaţia în care, la ieşirea din sectorul de deţinere, la controlul efectuat se descoperă existenţa unor materiale interzise, cere funcţionarului să rămână pe loc şi este anunţat locţiitorul şefului de tură pentru a veni la faţa locului. 28. Permite ieşirea persoanei şi închide poarta de acces în urma acesteia. PROCEDURA A0.10.01.006. Procedura realizării controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii în sectorul de deţinere al unităţilor Scop: Stabilirea procedurilor specifice pentru asigurarea accesului persoanelor din afara unităţii, astfel încât să se prevină introducerea în sectorul de deţinere de obiecte interzise sau scoaterea în mod ilegal în afara penitenciarului a unor bunuri aparţinând unităţii sau persoanelor private de libertate şi pentru a preîntâmpina producerea evadărilor persoanelor private de libertate. Premise: În vederea aplicării unitare a unor astfel de proceduri privind asigurarea accesului în sectorul de deţinere al penitenciarului este necesar ca fiecare post control instituit la intrarea în aceste perimetre să beneficieze de o dotare standard, aceeaşi la nivelul întregului sistem, cu mijloace moderne de verificare şi control, mijloace de monitorizare permanentă a zonei de responsabilitate a postului şi, nu în ultimul rând, de personal specializat, anume instruit pentru a desfăşura activităţi de control al accesului. Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, tuturor persoanelor din afara unităţii care desfăşoară activităţi în sectorul de deţinere. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul unităţii Activităţi:

1. Aprobă tabelele nominale cu persoanele din afara unităţii care solicită accesul în sectorul de detenţie; 2. Aprobă solicitările individuale sau ocazionale de a intra în sectorul de deţinere ale membrilor organizaţiilor guvernamentale sau neguvernamentale, cu respectarea condiţiilor de siguranţă şi ale prevederilor legale; Directorul adjunct pentru 3. Întocmeşte şi supune aprobării tabelele nominale cu persoanele din afara unităţii care solicită accesul în incinta sectorului de detenţie; siguranţa deţinerii şi 4. Verifică modul de respectare a normelor privind realizarea accesului regim penitenciar Şeful serviciului siguranţă şi controlului persoanelor din afara unităţii în sectorul de detenţie;

607

Manual de proceduri

Şeful de tură Agentul din postul de control de la intrarea în sectorul de deţinere

5. Desemnează un agent care să însoţească persoanele din afara unităţii care au acces în cadrul sectorului de deţinere, pe tot parcursul, începând din momentul intrării în unitate a acestora; La solicitarea unei persoane de a intra în sectorul de deţinere: 6. Verifică prin vizetă sau prin sistemul de supraveghere video persoanele care solicită accesul în zona filtru a postului de control; 7. Controlul corporal al persoanei se efectuează de către o persoană de acelaşi sex; 8. Permite accesul persoanei din afara unităţii numai dacă aceasta este însoţită de un cadru al unităţii şi închide poarta de acces în urma acestora; 9. Verifică valabilitatea documentelor de acces şi concordanţa datelor înscrise în acestea cu cele înscrise în tabelul de acces; 10. Verifică perioada de timp în care tabelul cu permisiunea de acces este valabil; 11. Dacă respectiva persoană nu se regăseşte pe tabelul aprobat, şeful postului de control nu-i va permite accesul, informând operativ şeful de tură sau pe locţiitorul acestuia; 12. Interzice accesul în sectorul de deţinere cu pachete şi bagaje de mână; 13. Permite accesul personalului propriu si colaboratorilor în sectorul de deţinere cu pachete sau bagaje, în cazuri temeinic justificate, numai cu aprobarea scrisă a directorului; 14. Toate obiectele ce pot fi păstrate asupra persoanelor care au acces în sectorul de deţinere vor fi supuse controlului specific. 15. Verifică inventarul de scule al personalului care desfăşoară activităţi de prestări servicii în interiorul sectorului de deţinere; 16. Efectuează controlul antiterorist specific asupra persoanei, prin intermediul porţii detectoare de metale sau cu detectorul de metale portabil; controlul asupra persoanei din afara unităţii se efectuează de către cadre al unităţii de acelaşi sex cu cel/cea controlat/ă; 17. Înscrie în registrul anume prevăzut data şi ora intrării persoanei în sectorul de deţinere, menţionând locul unde se deplasează şi persoana care a însoţit-o la destinaţie; La solicitarea persoanei de a ieşi din sectorul de deţinere: 18. Verifică prin vizetă sau prin sistemul de supraveghere video persoanele care solicită accesul în zona filtru a postului de control; 19. Permite accesul persoanei din afara sectorului de deţinere numai dacă aceasta este însoţită de un cadru al unităţii; 20. Verifică ca obiectele aflate asupra persoanei să fie aceleaşi ca cele avute la intrarea în sectorul de deţinere; 21. Verifică inventarului de scule pentru personalul care a executat activităţi de prestări servicii care a desfăşurat activităţi de întreţinere în interiorul sectorului de deţinere; 22. Efectuează controlul specific asupra persoanei, prin intermediul porţii detectoare de metale sau cu detectorul de metale portabil; 23. Înscrie în registrul anume prevăzut data şi ora ieşirii persoanei în sectorul de deţinere, menţionând locul unde se deplasează şi persoana ce a însoţit-o la destinaţie; 24. Închide poarta de acces în urma acestora.

PROCEDURA A0.10.01.007. Procedura realizării controlului şi accesului mijloacelor de transport în sectorul de deţinere Scop: Stabilirea procedurilor specifice pentru asigurarea accesului mijloacelor de transport ale unităţii sau a celor din afara unităţii, aprobate de directorul penitenciarului, în incinta sectorului de deţinere, 608

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

precum şi obturarea căilor de introducere a obiectelor interzise şi prevenirea sustragerii persoanelor private de libertate de la executarea pedepselor privative de libertate sau a măsurilor dispuse de organele judiciare, respectarea prevederilor legale în vigoare referitoare la recepţia bunurilor aprovizionate de unitate. Premise: În vederea aplicării unitare a unor astfel de proceduri privind asigurarea accesului mijloacelor de transport în sectorul de deţinere al penitenciarului, este necesar ca fiecare post control instituit la intrarea în aceste perimetre să beneficieze de o dotare standard, aceeaşi la nivelul întregului sistem, cu mijloace moderne de verificare şi control şi de personal specializat, anume instruit pentru a desfăşura activităţi de control. Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, tuturor situaţiilor în care mijloace de transport aparţinând unităţii sau din afara unităţii au acces în sectorul de deţinere sau în alte sectoare în care se află persoane private de libertate. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul unităţii Activităţi:

1. Aprobă tabelele cu mijloacele de transport din afara unităţii şi conducătorii auto ai acestora cărora le este permis accesul în incinta sectorului de detenţie; Directorul adjunct pentru 2. Întocmeşte şi supune aprobării tabelele cu mijloacele de transport siguranţa deţinerii şi regim din afara unităţii şi conducătorii auto ai acestora care au acces în incinta sectorului de deţinere; penitenciar Şeful serviciului siguranţă 3. Verifică modul de respectare a normelor privind realizarea accesului şi controlului mijloacelor de transport ale unităţii sau din afara unităţii în sectorul de detenţie; Agentul repartizat în postul Accesul mijlocului de transport în sectorul de deţinere: de control de la intrarea în 4. După ce s-a edificat asupra mijlocului de transport deschide prima sectorul de deţinere poartă a sistemului ecluză şi îi permite accesul în zona filtru, după care închide această poartă; 5. Urmăreşte ca în momentul accesului mijlocului de transport în zona filtru să nu fie deschise ambele porţi simultan şi să nu se afle nicio persoană privată de libertate în apropiere; 6. Verifică valabilitatea documentelor de acces şi concordanţa datelor înscrise în acestea cu cele înscrise în tabelul de acces; 7. Solicită conducătorului auto să predea obiectele cu care îi este interzis accesul în sectorul de deţinere ; 8. Verifică încărcătura autovehiculului şi documentele de însoţire a mărfurilor, după care, le înregistrează în registrul de evidenţă al postului. 9. Controlează autovehiculul acordând o atenţie deosebită verificării părţii superioare şi inferioare a caroseriei, locului conducătorului auto, portbagajelor, încărcăturii, lăzii pentru scule şi tuturor celorlalte locuri în care s-ar putea ascunde persoane ori obiecte interzise. În vederea controlului şasiului mijloacelor de transport şi a părţii superioare a acestora, va folosi oglinda din dotarea postului. Va folosi sonda din dotarea postului pentru efectuarea controlului încărcăturilor greu accesibile, pretabile la această modalitate de control: gunoi menajer, deşeuri textile, rumeguş, etc. 10. După efectuarea controlului mijlocului de transport, va efectua controlul corporal al conducătorului auto şi a persoanelor ce îl însoţesc, prin trecerea acestora prin poarta detectoare de metale sau prin folosirea detectorului portabil de metale şi va permite accesul mijlocului de transport în sectorul de deţinere, numai după prezentarea persoanei care îl însoţeşte până la destinaţie. Urmare efectuării acestor activităţi, 609

Manual de proceduri

deschide poarta 2 a sistemului ecluză şi permite accesul mijlocului de transport; 11. În cazul în care depistează obiecte interzise în urma controlului, informează de îndată directorul adjunct siguranţa deţinerii şi regim penitenciar al unităţii cu privire la situaţia identificată şi execută dispoziţiile primite; 12. Interzice accesul în sectorul de deţinere cu pachete şi bagaje de mână; 13. Înscrie în registrul anume prevăzut nr. de înmatriculare, data şi ora intrării tuturor mijloacelor de transport în sectorul de deţinere, menţionând locul unde se deplasează şi persoana care l-a însoţit; Ieşirea mijlocului de transport din sectorul de deţinere: 14. Verifică prin vizetă sau prin sistemul de supraveghere video mijloacele de transport care solicită ieşirea din sectorul de deţinere; 15. Urmăreşte ca în momentul accesului mijlocului de transport în zona filtru să nu fie deschise ambele porţi simultan şi să nu se afle nici o persoană privată de libertate în apropiere; 16. După ce mijlocul de transport a intrat în zona filtru, închide poarta de acces; 17. Verifică documentele de acces ale conducătorului auto şi ale însoţitorului; 18. Verifică cu mijloacele tehnice avute la dispoziţie mijlocul de transport, acordând o atenţie sporită locurilor pretabile ascunderii obiectelor interzise şi descoperirii persoanelor private de libertate ce încearcă să evadeze prin ascunderea în mijlocul de transport; 19. Urmăreşte ca mijlocul de transport din afara unităţii să fie însoţit de către un membru al personalului; 20. Înscrie în registru ora ieşirii mijloacelor de transport din sectorul de deţinere, menţionând locul în care s-a aflat şi persoana ce l-a însoţit la destinaţie. Pretinde personalului care l-a însoţit să semneze în registrul de poartă că a asistat la încărcarea/descărcarea mărfii în mijlocul de transport; 21. Înmânează conducătorului auto obiectele reţinute/lăsate în păstrare cu ocazia accesului în sectorul de deţinere. PROCEDURA A0.10.01.008. Procedura realizării controlului şi accesului persoanelor private de libertate în sectorul de deţinere Scop: Stabilirea procedurilor specifice pentru asigurarea controlului accesului persoanelor private de libertate, aprobate de directorul penitenciarului pentru a desfăşura diferite activităţi productive, astfel încât să se prevină introducerea în sectorul de deţinere de obiecte interzise sau scoaterea în mod ilegal în afara acestuia a unor bunuri aparţinând unităţii sau persoanelor private de libertate şi pentru a preîntâmpina producerea evadărilor persoanelor private de libertate. Premise: În vederea aplicării unitare a unor astfel de proceduri este necesar ca fiecare post control instituit la intrarea în aceste perimetre să beneficieze de o dotare standard, aceeaşi la nivelul întregului sistem, cu mijloace moderne de verificare şi control, mijloace de monitorizare permanentă a zonei de responsabilitate a postului şi, nu în ultimul rând, de personal specializat, anume instruit pentru a desfăşura activităţi de control al accesului. Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, tuturor persoanelor private de libertate din unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor . Procedura: 610

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Activitatea desfăşurată de: Agentul din postul de control de la intrarea în sectorul de deţinere

Activităţi: La intrarea persoanelor private de libertate în sectorul de deţinere: În situaţia depunerii persoanelor private de libertate de către organele de poliţie (nou depuse sau revenite din cercetări): 1. Informează şeful de tură şi locţiitorul acestuia; 2. Verifică documentele şefului de escortă şi procedează la identificarea persoanelor ce urmează a fi depuse la penitenciar; 3. Consemnează în registrul de evidenţă intrări/ieşiri în/din sectorul de deţinere persoane private de libertate data, ora, numele şi prenumele persoanelor ce urmează a fi încarcerate, precum şi datele referitoare la organul de poliţie care a efectuat depunerea; 4. Efectuează percheziţia corporală sumară a persoanelor private de libertate, controlul bagajelor acestora şi controlul specific al şefului escortei; 5. Permite accesul persoanelor private de libertate în sectorul de deţinere însoţite numai de şeful escortei; În situaţia intrării în sectorul de deţinere a persoanelor private de libertate sosite din transfer de la alt penitenciar: 6. Informează şeful de tură şi locţiitorul acestuia; 7. Verifică documentele şefului de escortă; 8. Consemnează în registrul de evidenţă intrări/ieşiri persoane private de libertate în/din sectorul de deţinere data, ora, datele de identificare ale persoanelor sosite prin transfer, precum şi datele referitoare la persoana care a predat persoanele private de libertate; 9. Permite accesul persoanelor private de libertate în sectorul de deţinere; În situaţia prezentării din întreruperea executării pedepsei ori din permisiunea de a părăsi penitenciarul: 10. Consemnează în registrul de evidenţă, data, ora, datele de identificare ale persoanei prezentate din întreruperea executării pedepsei ori din permisiunea de a părăsi penitenciarul; 11. Execută percheziţia corporală sumară şi a bagajelor, după care predă persoanele private de libertate agenţilor punctului de primire pentru finalizarea activităţilor de primire în penitenciar. La înapoierea de la punctele de lucru, organe judiciare, organe de urmărire penală, spitale, policlinici sau alte activităţi desfăşurate în afara locului de deţinere: 12. Permite accesul persoanelor private de libertate şi şefului punctului de lucru/şefului de escortă în zona filtru a postului de control şi execută apelul numeric şi nominal, când sunt mai puţin de cinci, al persoanelor private de libertate conform tabelului aprobat de director; 13. Consemnează sub semnătură în registrul de evidenţă ora intrării şi numărul persoanelor private de libertate; 14. Efectuează percheziţia corporală sumară a persoanelor private de libertate şi controlul şefului escortei după care permite accesul în sectorul de deţinere. La ieşirea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere: La punerea în libertate (întreruperea executării pedepsei): 15. Efectuează identificarea persoanelor private de libertate şi verifică valabilitatea si autenticitatea biletului de liberare; 16. Execută percheziţia corporală sumară şi controlul bagajelor; 17. Consemnează în registrul de intrări/ieşiri data, ora, datele de identificare ale persoanelor private de libertate, numărul biletului de liberare; 18. Permite ieşirea persoanelor private de libertate numai dacă sunt însoţite de locţiitorul şefului de tură. 611

Manual de proceduri

În situaţia ieşirii persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere pentru cercetări judiciare: 19. Execută identificarea persoanelor private de libertate, percheziţia corporală sumară şi controlul bagajelor; 20. Verifică valabilitatea şi autenticitatea documentelor escortei care s-a prezentat pentru luarea în primire a persoanelor private de libertate pentru cercetări judiciare; 21. Consemnează sub semnătură în registrul de evidenţă data şi ora ieşirii, numele şi prenumele persoanelor private de libertate, numele şi prenumele şefului de escortă şi unitatea din care face parte, numărul documentului de ridicare a persoanelor private de libertate pentru cercetări judiciare; 22. Permite ieşirea din sectorul de deţinere a persoanelor private de libertate şi a şefului escortei; În situaţia ieşirii persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere pentru transfer la alt penitenciar: 23. Execută identificarea persoanelor private de libertate şi percheziţia corporală sumară; 24. Verifică autenticitatea documentelor şefului de escortă care s-a prezentat pentru luarea în primire a persoanelor private de libertate transferate la alte penitenciare; 25. Consemnează sub semnătură în registrul de evidenţă data şi ora ieşirii, numele şi prenumele persoanelor private de libertate, numele şi prenumele şefului de escortă şi unitatea din care face parte; 26. Permite ieşirea din sectorul de deţinere a persoanelor private de libertate, numai după realizarea dispozitivului de escortare/îmbarcare. În situaţia ieşirii persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere în cazul obţinerii permisiunii de ieşire din penitenciar: 27. Efectuează identificarea persoanelor private de libertate prin confruntarea fizionomiei şi a datelor declarate de deţinut cu cele existente în legitimaţia pentru permisiunea de ieşire din penitenciar; 28. Consemnează în registrul intrări/ieşiri data şi ora ieşirii, datele de identificare ale persoanelor private de libertate, numărul legitimaţiei pentru permisiunea de ieşire din penitenciar; 29. Permite ieşirea din sectorul de deţinere a persoanelor private de libertate, numai după luarea măsurilor de însoţire până la ieşirea din penitenciar; Ieşirea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere pentru activităţi productive la punctele de lucru exterioare, prezentare la organe judiciare, organe de urmărire penală, spitale, policlinici, sau alte activităţi desfăşurate în afara locului de deţinere: 30. Permite accesul în zona filtru a postului de control a persoanelor private de libertate şi a personalului escortei (şef punct de lucru, şef de escortă); 31. Execută apelul numeric şi nominal, când sunt mai puţin de cinci, al persoanelor private de libertate, conform tabelului aprobat de director; 32. Consemnează în registrul intrări/ieşiri numărul persoanelor private de libertate, datele de identificare ale acestora, locul unde se deplasează, numele şi prenumele şefului punctului de lucru/şefului de escortă şi semnătura acestuia; 33. Permite ieşirea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere numai după ce escorta a format dispozitivul de escortare şi dispozitivul de îmbarcare în mijlocul de transport.

612

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA A0.10.01.009. Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere de către agenţii repartizaţi în posturile de pază Scop: Stabilirea procedurilor specifice pentru efectuarea serviciului de către agenţii repartizaţi în posturile de pază de pe perimetrul locului de deţinere. Stabilirea clară a relaţiilor ierarhice ale acestora, a atribuţiunilor şi interdicţiilor pe care aceştia le au şi a limitelor lor de competenţă, precum şi prevenirea producerii evenimentelor negative şi împiedicarea evadării persoanelor private de libertate. Premise: Pentru aplicarea unitară a unei astfel de proceduri este necesar ca fiecare post de pază de pe perimetru să beneficieze de o dotare standard, aceeaşi la nivelul întregului sistem penitenciar, cu mijloace moderne de iluminare şi legătură şi, nu în ultimul rând, de personal specializat, anume instruit pentru a desfăşura această activitate. Aplicabilitate:Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, tuturor cadrelor care execută serviciul în postul de pază, de pe perimetrul locului de deţinere, în scopul apărării unităţii şi împiedicării sustragerii de la executarea unui mandat cu închisoarea din partea persoanelor private de libertate. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul unităţii Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Şeful de tură Activităţi: 1. Aprobă instituirea posturilor temporare şi a patrulelor, când situaţia impune, pentru mărirea siguranţei perimetrului locului de deţinere; 2. Planifică pe schimburi agenţii ce urmează să execute serviciul în posturile de pază; 3. Verifică modul în care aceştia îşi îndeplinesc sarcinile profesionale;

4. Planifică agenţii în posturile de pază; 5. Verifică modul în care agenţii din posturile de pază îşi execută sarcinile profesionale; 6. Prelucrează şi verifică cunoaşterea consemnelor generale şi particulare pentru fiecare post de pază în parte; 7. Prelucrează şi instruieşte agenţii din posturile de pază cu privire la uzul de armă cu şi fără somaţie; 8. În condiţii meteorologice nefavorabile care afectează vizibilitatea între posturile de pază ia măsuri pentru întărirea pazei şi a siguranţei perimetrului prin aprinderea farurilor şi prin trimiterea patrulei, conform menţiunilor din planul de pază şi apărare; 9. Distribuie armamentul, individual, fiecărui agent din postul de pază; Şeful de schimb Locţiitorul şefului de tură, 10. Prelucrează şi verifică cunoaşterea consemnelor generale şi particulare pentru fiecare post de pază în parte; acolo unde nu este 11. Verifică activitatea desfăşurată de agenţii repartizaţi în posturile de prevăzut şef de schimb pază Agentul din postul de pază Înaintea începerii executării serviciului de pe perimetrul locului de 12. Se prezintă la unitate la ora stabilită, echipat regulamentar, odihnit, deţinere apt pentru executarea serviciului şi participă la instruirea ce se execută cu schimbul din care face parte; 13. Se deplasează la magazia de armament unde desfăşoară următoarele operaţiuni: a. Solicită şefului de schimb să-i predea armamentul şi muniţia repartizată pentru executarea serviciului; b. Semnează în Registrul pentru evidenţa dotării personalului cu armament, muniţie, mijloace de imobilizare şi mijloace de legătură pentru primirea armamentului şi muniţiei din dotare; c. Verifică integritatea armamentului şi a muniţiei de serviciu primite; d. Introduce câte 25 cartuşe în cele două încărcătoare după care le introduce în geanta port-încărcător; 613

Manual de proceduri

Activitatea desfăşurată de:

Activităţi: e. Trece arma în poziţia „la umăr” şi ocupă locul în formaţia de deplasare; 14. La dispoziţia şefului de schimb/locţiitorului şefului de tură se deplasează la rastelul de încărcare-descărcare a armamentului, cu arma în poziţie „la umăr” unde desfăşoară operaţiunile de încărcare a armamentului sub supraveghere; 15. La dispoziţia şefului de schimb se deplasează la postul de pază în vederea preluării serviciului şi desfăşoară următoarele activităţi: - verifică integritatea sectorului de pază; - verifică existenţa, starea şi funcţionarea mijloacelor de legătură, iluminare, semnalizare, înştiinţare şi alarmare din dotarea postului; - comunică şefului de schimb/ locţiitorului şefului de tură eventualele deficienţe; - comunică şefului de schimb/ locţiitorului şefului de tură preluarea postului de pază în care a fost repartizat. În timpul executării serviciului: 16. Păzeşte şi apără cu fermitate postul încredinţat observând şi supraveghind permanent sectorul terestru şi perimetrul locului de deţinere şi spaţiul aerian din zona de responsabilitate; 17. Foloseşte pe timpul îndeplinirii misiunii mijloacele şi materialele din dotarea postului în conformitate cu regulile de exploatare şi îndatoririle specifice ale postului; 18. Interzice oricărei persoane să se apropie de post la distanţe mai mici decât cele prevăzute în îndatoririle specifice ale postului; 19. Cheamă la post pe şeful de schimb/ locţiitorului şefului de tură ori de câte ori constată o neregulă sau se produce încălcarea ordinii în apropierea postului încredinţat; 20. Anunţă, prin mijloacele de legătură la dispoziţie, la dispeceratul locului de deţinere, la intervalele de timp stabilite prin îndatoririle specifice, despre situaţia la postul încredinţat; 21. Dacă se îmbolnăveşte, cheamă la post, şeful de schimb/ locţiitorul şefului de tură, continuându-şi îndeplinirea misiunii până la sosirea acestuia; 22. Foloseşte pe timpul îndeplinirii misiunii armamentul în strictă conformitate cu reglementările legale privind uzul de armă: 23. Opreşte prin somaţia “STAI” orice persoană sau grup de persoane care se apropie de post sau de limita zonei interzise vizibil delimitată, în afară de personalul care are drept de acces în zona de responsabilitate a postului; 24. Dacă persoana sau grupul de persoane se opreşte, cu voce puternică, dă indicaţii potrivit fişei postului, după caz: ”ÎNAPOI” sau “OCOLIŢI SPRE DREAPTA – STÂNGA”; la nevoie, însoţeşte cuvintele cu gestul indicării direcţiei de urmat. 25. În cazul în care cei somaţi nu se supun, somează din nou prin cuvintele “STAI, CĂ TRAG!”; 26. Dacă cel oprit la post pare suspect adaugă “STÂNGA ÎMPREJUR”, “MÂINILE SUS” şi dispune celui în cauză să arunce obiectele din mână şi cheamă şeful de schimb. Dacă acesta nu se supune procedează conform prevederilor legale privind uzul de armă; 27. Opreşte orice persoană care se apropie de post atunci când a ajuns la limita minimă a distanţei care exclude un atac prin surprindere în vederea stabilirii calităţii şi dreptului de acces în zona de responsabilitate a postului; 28. Dacă persoana are drept de acces, conform deciziei directorului unităţii şi Planului de pază şi apărare, i se permite accesul;

614

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Activitatea desfăşurată de:

Activităţi: 29. Dacă vizibilitatea este redusă şi nu se poate realiza identificarea persoanei sunt folosite mijloacele de iluminare aflate în dotarea postului sau a persoanei care solicită accesul; 30. Intensifică observarea şi supravegherea către interiorul locului de deţinere pe timpul desfăşurării apelului persoanelor private de libertate sau altor activităţi cu acestea în apropierea postului, pentru a fi în măsură să acţioneze în cazul încercărilor acestora de a se sustrage de la regimul executării pedepsei. La ieşirea din serviciu: 31. La primirea dispoziţiei date de către şeful de schimb/ locţiitorul şefului de tură procedează la predarea postului către persoana care îl înlocuieşte; 32. După predarea postului ocupă locul în formaţia de deplasare şi respectă dispoziţiile date de către şeful de schimb; 33. Se deplasează la rastelul destinat descărcării/încărcării armamentului, unde sub supravegherea şefului de schimb/locţiitorul şefului de tură procedează la descărcarea armamentului; 34. Se deplasează la magazia de serviciu unde predă armamentul şi muniţia primită pentru executarea serviciului unde desfăşoară următoarele operaţiuni: - scoate cartuşele din încărcătoare şi le introduce în suport; - predă armamentul şi muniţia repartizată pentru executarea serviciului şefului de schimb şi urmăreşte ca acesta să consemneze în Registrul pentru evidenţa dotării personalului cu armament, muniţie, mijloace de imobilizare şi mijloace de legătură pentru primirea armamentului şi muniţiei din dotare. 35. După predarea armamentului participă la bilanţul schimbului din care face parte. Interdicţii: 36. Să întrerupă paza postului încredinţat, să discute cu persoane neautorizate sau persoane private de libertate, să primească ori să transmită obiecte; 37. Să încalce regulile privind portul şi manipularea armamentului şi muniţiei în serviciu; 38. Să încredinţeze armamentul oricăror persoane. (Pe timpul în care serveşte masa, armamentul va fi depus în rastelul special dispus la intrarea în magazia de armament (de serviciu), rastel care va fi încuiat şi asigurat); 39. Să aibă preocupări care să-i distragă atenţia de la executarea misiunii încredinţate; 40. Să intre cu armamentul încărcat în încăperi, cu excepţia cazurilor în care execută serviciul în interiorul clădirilor; 41. Să părăsească postul, până nu este schimbat de către alt agent sau de şeful de schimb.

PROCEDURA A0.10.01.010. Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere de către agenţii repartizaţi în posturile de patrulă Scop: Patrula este un element mobil al dispozitivului de pază, destinat să asigure paza şi apărarea perimetrului locului de deţinere, a punctelor de lucru, a camerelor de arest de la instanţele de judecată şi de la organele de urmărire penală, paza persoanelor private de libertate internate în spitale ori legătura între două sau mai multe posturi de pază. 615

Manual de proceduri

Premise: Stabilirea procedurilor specifice pentru efectuarea serviciului de către agenţii repartizaţi în posturile de patrulă pe perimetrul locului de deţinere, stabilirea clară a relaţiilor ierarhice ale acestora, a atribuţiunilor, interdicţiilor pe care aceştia le au şi a limitelor de competenţă şi prevenirea producerii evenimentelor negative. Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, tuturor cadrelor care execută serviciul de patrulă pe perimetrul locului de deţinere, în scopul apărării unităţii şi împiedicării sustragerii de la executarea unui mandat cu închisoarea din partea persoanelor private de libertate. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Şeful serviciului siguranţă Şeful de tură/Locţiitorul şefului de tură Şeful de schimb Activităţi: 1. Stabileşte care sunt situaţiile care impun întărirea pazei perimetrului locului de deţinere cu posturi de patrulă, dotarea acestora cu mijloacele necesare pentru asigurarea misiunii; 2. Stabileşte care sunt locurile şi momentele vulnerabile care necesită întărirea dispozitivului de pază cu posturi mobile de patrulă; 3. Instruieşte agenţii care urmează să execute serviciul în postul de patrulă; 4. Verifică modul în care patrula îşi execută atribuţiile de serviciu; 5. Distribuie armamentul şi celelalte mijloace din dotare, conform sarcinilor stabilite în consemnul particular din planul de pază şi apărare; 6. Verifică modul în care patrula îşi execută atribuţiile de serviciu; 7. Se deplasează la apelul agentului aflat în postul de patrulă pentru a clarifica şi soluţiona situaţia apărută; Înaintea începerii executării serviciului 8. Se prezintă la unitate la ora stabilită, echipat regulamentar, odihnit, apt pentru executarea serviciului şi participă la instruirea ce se execută cu schimbul din care face parte; 9. La dispoziţia şefului de schimb/locţiitorului şefului de tură se deplasează la magazia de armament şi ulterior la rastelul de încărcaredescărcare a armamentului, cu arma în poziţie „la umăr” unde : I. solicită şefului de schimb să-i predea armamentul şi muniţia repartizată pentru executarea serviciului; II. semnează în Registrul pentru evidenţa dotării personalului cu armament, muniţie, mijloace de imobilizare şi mijloace de legătură pentru primirea armamentului şi muniţiei din dotare; III. verifică integritatea armamentului şi a muniţiei de serviciu primite; IV. introduce câte 25 cartuşe în cele două încărcătoare după care le introduce în geanta port-încărcător; V. trece arma în poziţia „la umăr” şi ocupă locul în formaţia de deplasare; 10. La dispoziţia şefului de schimb/locţiitorului şefului de tură se deplasează la rastelul de încărcare-descărcare a armamentului, cu arma în poziţie „la umăr” unde desfăşoară operaţiunile de încărcare a armamentului sub supravegherea şefului de schimb/ locţiitorului şefului de tură; 11. La dispoziţia şefului de schimb se deplasează la postul încredinţat în vederea preluării serviciului: Sarcini specifice: 12. Patrula se deplasează pe itinerarul stabilit şi execută serviciul prin observare şi ascultare, din mers, făcând scurte opriri. Punctele obligatorii de observare, ascultare şi durata opririi în acestea se prevăd în îndatoririle specifice. 13. Pe timp de noapte, anunţă dispeceratul la intervale stabilite, despre situaţia de la postul său;

Agentul din postul de patrulă

616

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Dispozitivul de patrulare adoptat : 14. Patrula se deplasează prin interiorul perimetrului obiectivului sau in afara acestuia, in raport de situaţie, teren si condiţiile de vizibilitate. 15. Când patrula este formată din doi membri, agentul însoţitor se deplasează la 5-10 metri in fata sefului patrulei; 16. Când patrula este formată din trei - patru membri, unul se deplasează la 5-10 metri în faţa patrulei, iar restul în coloană. Modul de acţiune al patrulei în diferite situaţii : Dacă pe timpul deplasării observa una sau mai multe persoane private de libertate încercând să iasă din perimetrul stabilit prin consemn, execută următoarele activităţi: 17. Agentul patrulă somează prin cuvintele “STAI, ÎNAPOI !”; 18. Dacă persoana continuă înaintarea şi ajunge la limita zonei interzise, agentul aflat în patrulare somează din nou “STAI, CĂ TRAG!”, apoi dispune, după caz, ”LA STÂNGA ÎMPREJUR!”, “CULCAT!”, “MÂINILE SUS!” şi cheamă şeful de schimb; 19. În cazul în care persoana aflată în zona interzisă nu se supune somaţiilor, se face uz de armă, în condiţiile stabilite de lege; 20. Informează, imediat, dispeceratul cu privire la situaţia creată, locul de producere al acesteia, numărul de persoane private de libertate implicate şi alte date de interes operativ. Dacă pe timpul deplasării observă persoane care se apropie de obiectiv, execută următoarele activităţi: 21. Agentul aflat în patrulare pe perimetrul locului de deţinere, opreşte prin somaţia “STAI” orice persoană sau grup de persoane care se apropie de zona de responsabilitate sau de limita zonei interzise vizibil delimitată; 22. Dacă persoana sau grupul de persoane se opreşte, patrula, cu voce puternică, dă următoarele indicaţii : ”ÎNAPOI” sau “OCOLIŢI SPRE DREAPTA – STÂNGA”; la nevoie, însoţeşte cuvintele cu gestul indicării direcţiei de urmat; 23. În cazul în care cei somaţi nu se supun, persoana care execută serviciul de patrulare somează, din nou, prin cuvintele “STAI, CĂ TRAG!”; 24. Dacă cel oprit la post pare suspect, persoana din postul de pază adaugă “STÂNGA ÎMPREJUR!”, “MÂINILE SUS!” , dispune celui în cauză să arunce obiectele din mână şi cheamă şeful de schimb. Dacă acesta nu se supune se procedează conform prevederilor legale privind uzul de armă. 25. În situaţia prezentării organelor de control din exteriorul locului de deţinere, acesta le solicită să se identifice şi să îi comunice secretul de serviciu sau, după caz, legitimaţia şi delegaţia de control; Dacă pe timpul executării serviciului de patrulare identifică urme care atestă părăsirea neautorizată a perimetrului stabilit prin consemn : 26. Şeful patrulei informează despre cele constatate la dispeceratul unităţii; 27. Stabileşte direcţiile probabile de deplasare ale evadatului; 28. Executa cercetarea terenului pe o rază de până la 300 metri de la perimetrul stabilit prin consemn; 29. În situaţia în care stabileşte contactul vizual cu evadatul, informează dispeceratul, solicită sprijin; 30. Execută somaţia ,, STAI!” 31. În cazul în care cel somat nu se supune, persoana care execută serviciul de patrulare somează, din nou, prin cuvintele “STAI, CĂ TRAG!”; 32. Dacă acesta nu se supune se procedează conform prevederilor legale privind uzul de armă; 617

Manual de proceduri

Dacă pe timpul deplasării constată urme ale intrării neautorizate in perimetrul stabilit: 33. Informează dispeceratul unităţii; 34. Stabileşte direcţiile probabile de deplasare; 35. Execută cercetarea zonei adiacente; 36. Solicită, după caz, sprijin sau instrucţiuni. Dacă pe timpul deplasării patrula este atacată: 37. Membrii patrulei se adăpostesc folosind caracteristicile tactice ale terenului şi amenajările genistice, folosind armamentul din dotare conform prevederilor legale în vigoare; 38. Şeful patrulei informează dispeceratul unităţii cu privire la situaţia creată şi măsurile adoptate; 39. În continuare asigură paza şi apărarea zonei, acordând, la nevoie, sprijinul necesar posturilor de pază învecinate. Obligaţii: 40. Să întărească paza şi apărarea locului de deţinere conform îndatoririlor specifice ale postului; 41. Să interzică apropierea şi staţionarea persoanelor la o distanţă mai mică decât cea stabilită prin îndatoririle specifice ale postului; 42. Să interzică încercările de escaladare a gardurilor împrejmuitoare de către persoanele private de libertate sau alte persoane; 43. Să împiedice evadarea şi tentativele de evadare ale persoanelor private de libertate; 44. Să se deplaseze pe itinerarul stabilit, executând serviciul prin observare şi ascultare, din mers, făcând scurte opriri; Interdicţii : 45. Să discute cu personalul din posturile de pază ori cu alte persoane; 46. Să părăsească postul încredinţat, până când nu este înlocuit de către şeful de schimb sau până la primirea altor dispoziţii; 47. să încalce regulile privind portul armamentului şi muniţiei în serviciu; 48. Să se ocupe cu alte activităţi care să împiedice executarea corectă a sarcinilor de serviciu; Agentul din compunerea patrulei poate părăsi locul de serviciu în următoarele situaţii excepţionale: 49. Pentru urmărirea, capturarea şi escortarea persoanelor private de libertate care încearcă să evadeze ori a persoanelor neautorizate care încearcă să intre în perimetrul locului de deţinere, conform atribuţiilor specifice postului; 50. Pentru acordarea de sprijin posturilor( patrulelor) vecine conform dispoziţiei primite; 51. În caz de calamitaţi care ameninţă viaţa agenţilor (inundaţii, avalanşe, alunecări de teren, incendii, etc.)aceştia vor ocupa un alt loc şi vor continua serviciul, acţionând conform dispoziţiilor primite; PROCEDURA A0.10.01.011. Succesiunea operaţiunilor destinate încărcării/descărcării armamentului şi regulile de păstrare, manipulare şi întreţinere a armamentului şi muniţiei de către personalul aflat în serviciu

Scop: Stabilirea procedurilor specifice pentru încărcarea/descărcarea armamentului de către personalul unităţii care are în dotare astfel de mijloace, în vederea prevenirii producerii incidentelor sau vătămărilor corporale ori accidentelor provocate de nerespectarea succesiunii operaţiunilor destinate încărcării/descărcării armamentului.

618

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Premise: Operaţiunile de încărcare/descărcare, regulile de păstrare, manipulare şi întreţinere a armamentului şi muniţiei de către personalul aflat în serviciu sunt necesare în vederea aplicării în mod unitar, la nivelul fiecărui loc de deţinere. De importanţă deosebită este protejarea vieţii atât a celor care folosesc arme de foc, cât şi a celor care se află în raza de acţiune a acestora. Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, tuturor persoanelor implicate în lucrul cu armamentul şi se va avea în vedere la întocmirea planului de pază şi alarmare. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul unităţii Activităţi:

1. Asigură aplicarea principiului legalităţii în lucrul cu armamentul ; 2. Stabileşte categoriile de personal ce se pot dota cu armament, pe tipuri de armament şi misiuni ; 3. Dispune instruirea corespunzătoare a lucrătorilor şi verificarea acestora. Directorul adjunct pentru 4. Propune categoriile de personal ce se pot dota cu armament, cu siguranţa deţinerii şi regim nominalizarea lucrătorilor, a misiunilor şi tipurilor de armament ; 5. Urmăreşte respectarea de către lucrători, a regulilor stabilite pentru penitenciar armament; 6. Controlează periodic modul de păstrare şi întreţinere a armamentului şi muniţiei Directorul adjunct 7. Asigură dotarea unităţii şi a lucrătorilor cu armament şi muniţie, economico-administrativ conform Tabelei de înzestrare şi dispoziţiilor directorului; 8. Asigură aplicarea întocmai a regulilor generale de manipulare, păstrare şi întreţinere a armamentului; 9. Adoptă măsurile necesare de remediere imediată a neajunsurilor tehnice; Ofiţerul cu formarea 10. Asigură instruirea corespunzătoare a lucrătorilor, sub aspect profesională teoretic dar şi practic, asupra lucrului cu armamentul; 11. Acordă un aviz de pregătire minimă, aviz obligatoriu pentru lucrătorii ce vor desfăşura activităţi directe cu armamentul (în cazul lucrătorilor cu stagiul militar nesatisfăcut); Şeful de tură 12. Monitorizează modul în care personalul execută operaţiunile de încărcare şi descărcare a armamentului; 13. Verifică şi asigură respectarea procedurilor de predare-primire a magaziei cu armament şi muniţie de serviciu, de către şefii de schimb sau personalul desemnat; Locţiitorul şefului de tură, 14. Gestionează, primeşte şi distribuie armamentul şi muniţia conform normelor în vigoare şi conform misiunii ce urmează a fi executată ; şeful de schimb sau 15. Acordă o deosebită atenţie activităţilor de predare-primire a persoana anume magaziei de serviciu ; desemnată 16. Distribuie personalului, pe bază de semnătură sau tichet, armament şi muniţie, conform planificării; 17. Participă, după caz, la operaţiunile de încărcare-descărcare a armamentului; 18. Recepţionează, la încheierea misiunilor, materialele distribuite, şi verifică starea acestora ; 19. Răspunde direct de starea şi integritatea amenajărilor de siguranţă ale magaziei de serviciu, de existenţa şi parametrii tuturor bunurilor magaziei; 20. Face demersuri urgente de anunţare a lipsurilor şi remediere a neajunsurilor;

619

Manual de proceduri

Persoana care supraveghează desfăşurarea operaţiunilor de încărcare-descărcare a armamentul

Reguli generale de păstrare şi întreţinere a armamentului:

21. Urmăreşte desfăşurarea secvenţială, etapizată şi corectă a operaţiunilor de încărcare a armamentului ; 22. Dispune depunerea armelor pe rastel şi supraveghează desfăşurarea operaţiunilor de descărcare-încărcare a armamentului; 23. Succesiunea operaţiunilor de încărcare a armamentului este următoarea: a. se dezasigură arma; b. se verifică camera cartuşului şi se efectuează o percuţie de control, arma fiind îndreptată în plan vertical, pe rastel; c. se asigură arma; d. se introduce încărcătorul cu cartuşe în armă, fără a proceda la încărcarea acesteia; e. se introduce pistolul în toc, sau se pune arma în poziţia la umăr, după caz; 24. Succesiunea operaţiunilor de descărcare a armamentului a. se scoate încărcătorul din armă; b. se dezasigură arma; c. se verifică camera cartuşului şi se efectuează o percuţie de control, arma fiind îndreptată în plan vertical, pe rastel; d. se asigură arma. 25. Rezolvă incidentele cu armele, în cazul blocării accidentale a portînchizătorului, a introducerii accidentale a unui cartuş pe ţeava armei sau în orice alt incident ; 26. La întoarcerea din misiuni, a lucrătorilor, desfăşoară activităţile necesare descărcării armamentului ; 27. Acordă sprijinul necesar pentru activităţile de întreţinere a materialelor şi se implică în rezolvarea eventualelor diferenţe cantitative sau calitative constatate la primirea, în magazie, a materialelor; 28. Întrebuinţarea şi mânuirea lui se face in mod corect; 29. Armamentul este bine întreţinut şi depozitat în bune condiţii; 30. Este verificat şi controlat la timp; 31. Degradările sunt identificate şi remediate la timp. 32. Pe timp de pace, armamentul se păstrează în încăperi special amenajate, în dulapuri închise sau rastele, prevăzute cu juguri speciale corespunzătoare tipului de armă respectiv. 33. Camerele de armament vor fi prevăzute cu gratii şi grilaje, montate la toate ferestrele şi uşile de acces. Ferestrele vor fi vopsite pe interior, uşile şi grilajele vor fi prevăzute la exterior cu câte două încuietori sigure. 34. Uşile de acces vor fi prevăzute cu sisteme de alarmare. Cablajele sistemelor de alarmare vor fi amplasate în mod corespunzător, iar centrala şi mijloacele de avertizare vor fi dispuse în locuri mascate. 35. Pe pereţii dulapurilor şi ai rastelelor se lipeşte o etichetă pe care se menţionează denumirea armelor, seriile şi date despre persoanele care le au in primire ( grad profesional, nume şi prenume ). 36. Distanţa de la podea până la scândura pe care se aşează patul armei trebuie să fie de cel puţin 30 cm. 37. Muniţia se păstrează separat de armament, in încăperi distincte sau in aceleaşi încăperi în lăzi metalice separate, bine fixate, cu pereţii de grosime corespunzătoare. 38. Este interzis a se păstra armamentul cu dopuri in gurile ţevilor ( unsoare, cârpe, hârtie, lemn, etc. ). 39. Pentru ştergerea, curăţatul şi ungerea armamentului se vor folosi doar următoarele materiale : - soluţie bazică, pentru curăţirea reziduurilor rezultate din arderea pulberii ;

620

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Reguli generale privind portul armamentului

- unsoare şi ulei de armament, pentru ungerea părţilor metalice ale armelor ; - cârpe curate şi moi, pentru curăţire, ştergere şi ungere ; - câlţi, pentru curăţarea ţevilor in interior ; - diferite beţişoare din lemn de esenţă moale. 40. Portul armamentului şi muniţiilor se realizează din dispoziţia sau cu aprobarea directorului unităţii. 41. La terminarea misiunii, armamentul şi muniţia se predau la magazia de serviciu. 42. În timpul misiunilor, pistolul se va purta, în mod obligatoriu, numai în toc, prins pe centură sau în poziţia la umăr, după caz; 43. Când misiunile se execută în ţinută civilă, pistolul se va purta în toc pe curea sau ham. 44. Încărcătoarele cu cartuşe vor fi păstrate unul în mânerul pistolului, fără a introduce cartuş pe ţeavă, iar celălalt în locaşul prevăzut în toc, sau în portîncărcător, după caz.

PROCEDURA A0.10.01.012. Efectuarea uzului de armă de către personalul care execută serviciul de pază pe perimetrul locului de deţinere Scop: Prevenirea sustragerii de la executarea pedepselor şi a măsurilor preventive a persoanelor private de libertate,prevenirea şi zădărnicirea evadărilor din locul de deţinere, imobilizarea şi anihilarea persoanelor care încearcă să pătrundă ilegal în incinta unităţii sau în zonele interzise aflate pe perimetrul exterior al obiectivului, precum şi pentru respingerea oricăror atacuri din exterior asupra penitenciarului. Premise: Procedurile specifice privind uzul de armă sunt concepute în conformitate cu Legea nr. 17/ 1996 şi sunt necesare pentru uniformizarea modului de acţiune al agenţilor care execută serviciul în posturile de pază de pe perimetrele locurilor de deţinere. Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, se vor avea în vedere la întocmirea planurilor de pază şi apărare ale unităţilor, fiind interpretate în spiritul şi litera legii nr. 17/1996. Procedura si standardele operaţionale subsecvente din prezentul document sunt aplicabile personalului din sistemul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, funcţionari publici cu statut special. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Şeful serviciului siguranţa deţinerii Activităţi: 1. Aprobă îndatoririle specifice pentru agenţii care execută serviciul în posturile de pază pe perimetrul locului de deţinere;

2. Întocmeşte şi supune aprobării îndatoririle specifice pentru agenţii care execută serviciul în posturile de pază pe perimetrul locului de deţinere; 3. Verifică modul de respectare a normelor privind executarea serviciului de pază pe perimetrul locului de deţinere; În timpul serviciului: Agentul din postul de pază sau de patrulă de pe 4. Interzice oricărei persoane să se apropie de zona interzisă exterioară perimetrul locului de a gardului împrejmuitor al unităţii; deţinere: 5. În situaţia în care o persoană aflată în afara unităţii se apropie de limita zonei interzise exterioare, semnalizate prin plăcuţe avertizoare, agentul din postul de pază cu voce puternică dă indicaţiile: “ STAI ! ÎNAPOI!“ sau “OCOLIŢI DREAPTA!(STÂNGA), după caz, şi anunţă şeful de schimb; 621

Manual de proceduri

6. Atunci când postul are în dotare mai multe mijloace de legătură, va fi utilizat mijlocul de legătură care face posibilă anunţarea, fără a se întrerupe supravegherea persoanelor reţinute. 7. În cazul în care persoana nu se supune somaţiei şi încearcă să pătrundă în zona interzisă ori în sectorul său de responsabilitate, prin escaladarea sau forţarea gardului interior, agentul din postul de pază somează din nou prin cuvintele : “ STAI CĂ TRAG !“, luând poziţia pentru luptă în picioare; 8. Dacă persoana se opreşte, agentul din postul de pază, cu voce puternică dă indicaţia: ”STAI!”, „CULCAT CU FAŢA LA PĂMÂNT!” şi anunţă obligatoriu şeful de schimb prin mijloacele de legătură aflate în dotarea postului, menţinând sub supraveghere persoana (grupul de persoane), în poziţia pentru luptă în picioare, pe direcţia acestora. 9. Dacă persoana renunţă la intenţia de a se apropia de gardul unităţii, iese din zona interzisă şi se îndepărtează de gardul unităţii, agentul din postul de pază urmăreşte traseul de deplasare al acestora şi reţine semnalmentele celor în cauză şi anunţă şeful de schimb. 10. În cazul în care persoana somată nu se supune somaţiei “ STAI CĂ TRAG!“ şi încearcă să escaladeze gardul împrejmuitor, agentul din postul de pază va efectua uz de armă conform prevederilor legale. 11. În situaţia în care constată faptul că un deţinut se deplasează către limita fâşiei de control, somează deţinutul astfel: Stai ! Înapoi ! solicită explicaţii deţinutului pentru a afla intenţiile acestuia, îi cere să rămână pe loc după care anunţă şi cheamă la faţa locului şeful de schimb 12. Somează astfel: Stai ! Înapoi ! Dacă deţinutul se opreşte, somează: La stânga împrejur ! Culcat ! Mâinile sus !, după care solicită prezenţa şefului de schimb. 13. Dacă deţinutul nu s-a supus somaţiilor anterioare, a escaladat primul gard împrejmuitor şi a intrat în zona interzisă interioară, după care se îndreaptă spre cel de-al doilea gard împrejmuitor, dar nu reuşeşte să-l escaladeze acesta va fi somat astfel: Stai că trag !, după care efectuează foc de avertisment în plan vertical şi solicită prezenţa şefului de schimb; 14. Dacă persoana privată de libertate, aflată în zona interzisă interioară, nu se supune somaţiilor şi focului de avertisment şi se apropie de-al doilea gard împrejmuitor în vederea escaladării şi depăşirii lui, se face uz de armă prin executarea focului pentru oprirea şi imobilizarea acestuia, pe cât posibil la picioare pentru a evita împuşcarea mortală, după care solicită prezenţa şefului de schimb. 15. Agentului din postul de pază îi este interzis să execute foc direct asupra vreunei persoane pe direcţia drumurilor publice, a clădirilor, a caselor şi a curţilor acestora şi pe direcţia posturilor vecine; PROCEDURA A0.10.01.013. Modul de deschidere şi închidere a uşilor şi grilajelor de la camerele de deţinere, izolare şi a grilajelor de tronsonare de pe secţiile de deţinere Scop: Prevenirea producerii evenimentelor negative de către persoanele private de libertate, pe perioada deschiderii camerelor de deţinere, izolare şi a grilajelor de tronsonare de pe secţiile de deţinere. Premise: Procedurile specifice privind deschiderea şi închiderea uşilor de la camerele de deţinere izolare şi a grilajelor de tronsonare de pe secţiile de deţinere sunt necesare atât pentru uniformizarea modului de acţiune al agenţilor care execută serviciul de supraveghere în cadrul secţiilor de deţinere. 622

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, pe secţiile de deţinere din interiorul penitenciarelor. Procedura Activitatea desfăşurată de: Şeful serviciului siguranţa deţinerii Şeful serviciului regim penitenciar Şeful de secţie Activităţi: 1. Verifică modul de executare al activităţilor de închidere/deschidere al uşilor şi grilajelor de tronsonare din cadrul secţiilor; 2. Controlează modul în care agentul supraveghetor de pe secţie execută activităţile desfăşurate cu ocazia închiderii/deschiderii uşilor de la camerele de deţinere şi a grilajelor; Situaţiile în care se impune deschiderea şi închiderea camerelor de deţinere: A. Pe timp de zi (de la deşteptare la stingere): - cu ocazia apelului efectuat la camere; - pentru desfăşurarea activităţilor cuprinse în programul zilnic; - mutări între camere din cadrul aceleiaşi secţii sau din secţii deferite; - intervenţii în cazul producerii unor evenimente la camere (incendii, altercaţii, răzvrătiri etc.); - reparaţii dispuse pentru camere; - percheziţii generale sau parţiale, - alte situaţii B. Pe timp de noapte (de la stingere la deşteptare): - pentru a interveni în vederea rezolvării unor aspecte neprevăzute şi care nu suportă amânare, respectiv: - îmbolnăviri ale persoanelor private de libertate; - altercaţii între persoanele private de libertate; - intenţii suicidale ale persoanelor private de libertate; - manifestări violente ale persoanelor private de libertate; - acte de distrugere de bunuri din cameră întreprinse de persoanele private de libertate; - incendiu/incendierea camerei de deţinere; - producerea unor dezastre naturale; - alte situaţii justificate; 3. Succesiunea desfăşurării activităţilor: Cu ocazia efectuării apelului persoanelor private de libertate: a. Cu 10 minute înainte de efectuarea apelului anunţă persoanele private de libertate prin mijloacele sonore aflate la dispoziţie „pregătirea pentru apel”; b. La sosirea supraveghetorului care urmează să preia serviciul, anunţă „apelul”; c. Având cheile asupra sa, împreună cu noul supraveghetor se deplasează la prima cameră; d. Deschide vizeta practicată în uşa camerei pentru a observa comportamentul persoanelor private de libertate din camera respectivă; e. Introduce cheia în uşa camerei, acţionând asupra sistemelor de închidere, după care deschide uşa, deplasându-se odată cu aceasta (îndepărtându-se de grilaj, preîntâmpinând astfel posibilitatea persoanelor private de libertate din cameră de a iniţia atac asupra sa prin aruncare cu obiecte); f. Dacă observă că starea de spirit a persoanelor private de libertate este corespunzătoare, deschide şi grilajul camerei, permiţând agentului supraveghetor/locţiitorului şefului de tură/şefului de tură care preia serviciul să intre în cameră pentru controlul camerei şi numărarea 623

Agentul repartizat în postul de supraveghere în cadrul secţiilor de deţinere

Manual de proceduri

persoanelor private de libertate. În acest timp supraveghetorul care predă serviciul continuă supravegherea persoanelor private de libertate; g. După executarea apelului şi ieşirea din cameră a supraveghetorului nou încuie grilajul, apoi uşa camerei, acţionând astfel ambele sisteme de închidere; h. După închiderea şi asigurarea camerei unde s-a executat apelul se trece, în ordine cronologică, la cealaltă cameră procedând la fel; i. La camerele unde sunt cazate persoane private de libertate în regim de maximă siguranţă, izolatoare şi persoane private de libertate cu un grad sporit de risc, aceste activităţi se desfăşoară în prezenţa locţiitorului şefului de tură sau şefului de secţie; j. Se interzice deschiderea a două sau mai multe camere în acelaşi timp. În cazul deschiderii uşilor camerelor de deţinere pentru desfăşurarea altor activităţi pe timpul zilei,succesiunea activităţilor desfăşurate de supraveghetor este aceeaşi ca în situaţia de mai sus, cu următoarele precizări: a. Înaintea deschiderii grilajului camerei se dă dispoziţie persoanelor private de libertate să se îndepărteze de uşă; b. Identifică persoanele private de libertate ce urmează a fi scoase din cameră, dispunând apropierea acestora de grilaj; c. Aplică mijloacele de imobilizare dacă există aprobare în acest sens; d. Deschide grilajul camerei, dând dispoziţie persoanelor private de libertate să iasă pe holul secţiei (urmărind în acest timp activitatea celorlalte persoane private de libertate care rămân în cameră) sau pentru a permite intrarea grupei de intervenţie; e. Închide grilajul, uşa camerei, după restabilirea ordinii şi după ieşirea din cameră a tuturor cadrelor; f. Înscrie în registrul de intrări - ieşiri aflat în cadrul secţiei persoanele private de libertate, nominal dacă numărul este mai mic de 5 şi numeric dacă depăşeşte acest număr; g. Solicită cadrului care le însoţeşte să semneze în registru de luarea în primire a acestora; h. În cazul executării percheziţiilor la camere execută dispoziţiile primite de la conducătorul percheziţiei, avându-se în vedere că pentru această acţiunea se folosesc un număr mai mare de agenţi; În situaţia în care se impune deschiderea camerelor de deţinere pentru intervenţie în cazul producerii unor evenimente deosebite la camere(incendii, altercaţii, răzvrătiri) sau pe timpul nopţii succesiunea activităţilor de deschidere-închidere a camerei este următoarea: a. Informează locţiitorul şefului de tură asupra situaţiei create, iar până la sosirea acestuia continuă supravegherea atât a camerei în care s-a produs incidentul, cât şi a celorlalte camere; b. Prin intermediul vizetei practicate în uşa camerei, poate da dispoziţie persoanelor private de libertate pentru limitarea aspectelor care au dus la situaţia creată (localizarea şi stingerea incendiului, încetarea actelor de nesupunere, acordarea primului ajutor etc.); c. La sosirea şefului de tură (locţiitorului şefului de tură) preia cheile camerelor (în cazul în care acţiunea are loc pe timp de noapte când cheile se găsesc la locţiitorul şefului de tură); d. Se deplasează la camera în speţă; e. După ce este constituit dispozitivul de siguranţă din agenţi de către locţiitorul şefului de tură, la dispoziţia acestuia deschide uşa camerei; f. În această perioadă, grilajele de tronsonare a sectorului unde este dispusă camera (camerele) vor fi încuiate, asigurate şi supravegheate de către un agent care va avea cheia de la aceasta asupra sa, cu misiunea de a asigura retragerea cadrelor din sectorul respectiv, în 624

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

cazul forţării dispozitivului şi blocarea ieşirii persoanelor private de libertate din sectorul respectiv prin închiderea grilajului de tronsonare; g. După rezolvarea situaţiei care a impus deschiderea camerei de deţinere, supraveghetorul încuie grilajul şi uşa camerei, asigurându-le, după caz (dacă este pe timp de noapte), predă cheile locţiitorului şefului de tură, asupra sa păstrând numai cheile de la grilajele de tronsonare şi a uşilor de la ieşirea din secţie; h. Deschiderea camerei de deţinere pe timp de noapte se face numai în prezenţa locţiitorului şefului de tură şi a unui număr corespunzător de cadre i. Grilajele de tronsonare vor rămâne deschise pe timp de noapte. Închiderea acestora se face numai în situaţii deosebite pentru a preveni ieşirea persoanelor private de libertate din tronsonul respectiv, când sunt scoase afară din cameră sau forţează uşile camerelor. PROCEDURA A0.10.01.014. Modul de executare al serviciului de către agenţii aflaţi în posturi temporare de supraveghere pe timpul nopţii, în exteriorul secţiilor de deţinere Scop: Prevenirea producerii evenimentelor negative pe perioada nopţii şi împiedicarea evadării persoanelor private de libertate. Serviciul de supraveghere pe timpul nopţii în exteriorul secţiilor de deţinere se organizează şi execută pentru: - cunoaşterea preocupărilor persoanelor private de libertate pe timpul nopţii; - verificarea modului de executare a serviciului de planton în camerele de deţinere; - prevenirea şi descoperirea schimburilor de obiecte/înscrisuri între camerele de deţinere; - descurajarea persoanelor private de libertate de a iniţia activităţi de pregătire a evadărilor din sectorul de deţinere sau altor evenimente de amploare; - menţinerea ordinii în camerele de deţinere pe timpul nopţii şi prevenirea situaţiilor deosebite (altercaţii între persoane private de libertate, abuzuri de orice natură, sinucideri, practicarea de jocuri de noroc, etc.). Premise: Procedurile specifice privind supravegherea exterioară a secţiilor de deţinere şi a camerelor în care se află cazate persoane private de libertate necesare pentru uniformizarea modului de acţiune al agenţilor care execută serviciul de supraveghere în cadrul secţiilor de deţinere sau în exteriorul acestora. Aplicabilitate: Prezentele proceduri se aplică cu caracter permanent, se vor avea în vedere la întocmirea planurilor de pază şi apărare ale unităţilor. Procedura: Activitatea desfăşurată de: Directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Agentul repartizat în postul de supraveghere temporar pe timpul nopţii în exteriorul secţiilor de deţinere Activităţi: 1. Verifică modul de respectare a fişei postului de către personalul unităţii care execută serviciul în posturile temporare de supraveghere pe timpul nopţii în exteriorul locului de deţinere; Pe timpul nopţii, în exteriorul secţiilor de deţinere, agentul supraveghetor execută următoarele activităţi : 2. Verifică prin iluminare şi vizualizare atentă a gratiilor de la ferestrele camerelor de deţinere şi a grupurilor sanitare; 3. Inspectează şi controlează pereţii, acoperişurile, lucarnele, streşinilor de la acoperişuri; 625

Manual de proceduri

Activitatea desfăşurată de:

Activităţi: 4. Controlează suprafeţele de teren delimitate de pereţii exteriori ai secţiilor de deţinere şi garduri împrejmuitoare sau alte clădiri, în scopul : - Descoperirii eventualelor modificări ale planeităţii terenului (tasări, adâncituri, surpări) Descoperirii şi ridicării eventualelor obiecte interzise aruncate din camerele de deţinere pentru a ajunge la alte camere prin intermediul persoane private de libertatelor care efectuează curăţenia, sau pentru a se debarasa de acestea. 5. Verifică sistemului de canalizare : modul de asigurare a capacelor gurilor de vizitare, existenţa lucrărilor nefinalizate la sistemul de canalizare (şanţuri, gropi, aerisiri neasigurate) 6. Observă şi ascultă activităţile din camerele de deţinere, pe cât posibil în ascuns şi interceptează discuţiile dintre persoane private de libertate aflaţi la camere de deţinere diferite 7. Verifică existenţa şi activitatea plantoanelor din camerele de deţinere (aflate la parterul clădirilor); Organizarea serviciului de supraveghere pe timpul nopţii în exteriorul secţiilor de deţinere: 8. Se execută conform planificării întocmite de şeful de tură, prin rotaţie de către personalul de supraveghere, sau alt personal aflat la dispoziţie (membrii grupei operative de intervenţie, personal anume destinat pentru supraveghere exterioară a secţiilor de deţinere) 9. Se execută pe timpul nopţii, de regulă între orele 20.00 - 05.00, iar în situaţia în care condiţiile meteorologice sunt nefavorabile (vizibilitate redusă, ceaţă densă, iarna după lăsarea întunericului – aprox. ora 17.00) se poate organiza şi în afara intervalului orar menţionat mai sus. 10. Se realizează prin patrulare în exteriorul secţiilor de deţinere, pe cât posibil în ascuns, prin observare şi ascultare. 11. Se execută de către personal de acelaşi sex cu persoanele private de libertate aflate pe secţia unde se realizează serviciul de supraveghere. Mijloace tehnice sau ajutătoare necesare executării serviciului de supraveghere în exteriorul secţiilor de deţinere: 12. Personalul care execută serviciul de supraveghere în exteriorul secţiilor de deţinere va fi dotat cu : - radio telefon portabil; - lanternă; - baston de cauciuc , cătuşe pentru mâini; - detector de radio frecvenţă; - ciocan pentru verificarea gratiilor;

PROCEDURA A0.10.01.015. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate în coloană pe jos Scop.: Deplasarea persoanelor private de libertate în exteriorul locului de deţinere, cu asigurarea pazei şi a supravegherii acestora pentru a preveni evadările sau producerea altor evenimente negative. Premise: Numărul mare de persoane private de libertate care este deplasat zilnic în afara locului de deţinere, precum şi gradul ridicat de pericol al desfăşurării misiunii implică acordarea unei atenţii sporite executării misiunii de escortare.

626

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aplicabilitate: Această procedură se utilizează în situaţia prezentării persoanelor private de libertate la organele judiciare, la instituţiile medicale aflate în subordinea Ministerului Sănătăţii, la deplasările la punctele de lucru, etc. Distanţele pe care se execută deplasarea în coloana pe jos nu pot depăşi 3 km faţă de locul de deţinere. Dacă pe parcursul deplasării se vor intersecta locuri aglomerate sau alte zone vulnerabile de natură a favoriza producerea unor evenimente negative, se va evita deplasarea în coloană pe jos şi se va recurge la deplasarea cu un mijloc de transport. Procedura: Activitatea desfăşurată de: Directorul locului de deţinere

Activităţi:

1. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate ce urmează a fi prezentate la instanţele de judecată, la spitalele din reţeaua Ministerului Sănătăţii, la organele de urmărire penală, la punctele de lucru, etc. Directorul adjunct pentru 2. Repartizează pentru îndeplinirea misiunii cadre din rândul celor mai siguranţa deţinerii şi regim experimentate şi care sunt bine instruite pentru executarea misiunii de escortare; penitenciar 3. Stabileşte escorta în funcţie de numărul şi de regimul în care sunt repartizate persoanele private de libertate ce vor urma să execute deplasarea în coloană pe jos, cu respectarea proporţiei de minimum un cadru pentru 3 persoane private de libertate; 4. Stabileşte itinerariile de deplasare ale deplasării în coloană pe jos până la obiectiv(punct de lucru, de la arest la sălile de judecată, etc.) Locţiitorul şefului de tură 5. Distribuie armamentul şi muniţia sau, în funcţie de regimul de executare al pedepsei, mijloace de imobilizare sau spray-uri iritant lacrimogene pentru membrii din compunerea escortei. Această activitate se va realiza după pregătirea şi scoaterea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere(sau de pe secţiile de deţinere). Ofiţerul instructor 6. Zilnic, înaintea intrării în serviciu, face prezenţa şi instruieşte şeful siguranţă exterioară escortei şi membrii din compunerea escortei cu privire la sarcinile şi atribuţiile ce le revin pe timpul desfăşurării misiunii, precum şi asupra modului de acţiune în diferite situaţii; 7. Planifică membrii escortei în registrul pentru planificarea elementelor de pază, supraveghere şi escortare aflate în serviciu; 8. Întocmeşte carnetele posturilor şi stabileşte îndatoririle specifice pentru şeful de escortă şi elementele de pază aflate în compunerea escortei. Întocmeşte schiţa la faţa locului cu spaţiul în care se desfăşoară activităţile cu persoanele private de libertate; 9. Instalează elementele de paza care desfăşoară activitatea la punctele de lucru şi în saloanele din cadrul spitalelor civile; 10. Realizează controale asupra modului în care membrii escortei îşi îndeplinesc atribuţiile de serviciu. 11. În funcţie de regimul în care sunt clasificate persoanele private de libertate, stabileşte numărul membrilor escortei şi dotarea cu mijloace de imobilizare, armament şi muniţie; Şeful de escortă 12. Se subordonează nemijlocit ofiţerului instructor siguranţă exterioară şi direct directorului adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar. Şeful de escortă La intrarea în serviciu: 13. Semnează în registrul cu planificarea escortelor şi ia la cunoştinţa despre locul în care urmează sa desfăşoare misiunea; 14. Verifică numărul agenţilor pe care îi are în subordine; 15. Ia în primire carnetul postului şi fisa cu pontajul pentru persoanele private de libertate care se deplasează la punctele de lucru sau tabelele cu cei care urmează a fi prezentaţi în faţa organelor judiciare; 627

Manual de proceduri

16. Se informează asupra situaţiei operative din penitenciar ori asupra destinaţiilor unde se realizează escortarea în coloană pe jos a persoanelor private de libertate; 17. Primeşte ordinul de misiune şi împreună cu escorta se deplasează la magazia de armament pentru a se dota cu mijloacele necesare executării misiunii în bune condiţii; 18. Ridică armamentul, mijloacele de imobilizare, semnând în dreptul numelui său despre luarea în primire a carnetului postului, a mijloacelor de imobilizare, a armamentului şi muniţiei, dacă este cazul; La scoaterea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere: 19. Se deplasează pe secţiile de deţinere şi preia pe bază de semnătură ,în registrul anume destinat, persoanele private de libertate la intrarea în acestea; 20. Efectuează apelul nominal şi numeric la ieşirea din secţie a persoanelor private de libertate. 21. Se informează asupra eventualelor stări conflictuale 22. Semnează de luare în primire a persoanelor private de libertate; 23. Deplasează în ordine persoanele private de libertate spre postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere; 24. Împreună cu agentul din postul de control nr. 2(de regulă) efectuează încă o dată apelul numeric, la ieşirea persoanelor private de libertate prin postul de control, şi confruntă apoi cu rezultatul obţinut la apelul nominal şi numeric efectuat pe secţie; dacă coincide semnează în registru de intrări-ieşiri aflat în postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere; 25. Împreună cu membrii escortei încolonează persoanele private de libertate pe maximum 5 rânduri pentru a se pregăti de deplasare; 26. Ia în primire armamentul predat anterior, tot pe baza de proces verbal, înscris în carnetul postului; Pe timpul deplasării în coloană pe jos: 27. Începe deplasarea persoanelor private de libertate, numai atunci când toţi membrii din compunerea escortei îşi ocupa locul stabilit; 28. Se îndreaptă spre postul de control nr. 1 unde împreună cu agentul din postul de control mai realizează încă odată apelul numeric, semnând în registrul de intrări-ieşiri de luarea în primire a persoanelor private de libertate; 29. Continuă deplasarea în afara locului de deţinere pe itinerariul stabilit; 30. În cazul traversării unor locuri înguste care nu permit trecerea întregului efectiv escortat în coloană, pe jos, şeful de escortă opreşte coloana, realizează dispozitivul de pază şi trece la deplasarea primei colane din stânga prin locul îngustat; apoi continuă cu celelalte coloane, urmând ca agenţii trecuţi de partea îngustată să încoloneze şi să solicite persoanelor private de libertate să ocupe locul stabilit în dispozitiv, până la traversarea zonei îngustate de către tot efectivul de persoane private de libertate. Apoi şeful de escortă va realiza apelul numeric, după care va dispune continuarea deplasării. Realizarea dispozitivului de escortare: 31. Realizarea dispozitivului de escortare în raport de numărul şi de regimul persoanelor private de libertate, se va realiza astfel: 32. a) când escorta este formată din 2 agenţi, aceştia se deplasează în urma coloanei, pe ambele laturi la distanţe care să le permită supravegherea în bune condiţii; 33. b) când escorta este formată din 3 agenţi, unul merge în partea dreaptă, iar altul pe partea stângă la vreo 4-5 metri de persoanele private de libertate, iar şeful de escortă înapoia coloanei la 4-5 metri distanţă; 628

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Agentul-membru în compunerea escortei

34. c) când escorta este formată din 4 sau mai mulţi agenţi, unul se deplasează în faţa coloanei la 7-10 metri, iar ceilalţi pe părţile laterale şi înapoia acesteia la 4-5 metri, dispuşi astfel încât să poată supraveghea orice mişcare a condamnaţilor şi să se poată sprijini reciproc; Agentul conductor cu câinele de serviciu se deplasează la 7-10 metri în lateral pe partea cea mai vulnerabilă sau înapoia escortei; 35. La escortarea la organele judiciare, escortarea în coloană pe jos, se realizează conform schiţei din carnetul postului cu amplasarea agenţilor în dispozitivul de pază; 36. Şeful de escortă se deplasează în urma coloanei, în locul care să îi permită cea mai bună vizualizare a persoanelor private de libertate şi a dispozitivului de pază, pentru a putea interveni cu operativitate în orice situaţie; pe timpul escortării persoanelor private de libertate în colană pe jos, armamentul se poartă în poziţia „la umăr”. 37. Respectă cu stricteţe şi nu se deplasează pe alte itinerarii decât cele stabilite de către locţiitorul pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar; 38. Pe timpul deplasării, elementele din escortă trebuie să respecte ordinea şi disciplina, să păstreze distanţa minimă de siguranţă între ele şi persoanele private de libertate, pentru a nu da posibilitatea acestora din urmă să atace prin surprindere, să imobilizeze sau să dezarmeze agenţii din compunerea escortei; 39. Pe timpul opririlor scurte, coloana se dispune cu persoanele private de libertate, pe o singură parte a drumului, dacă este posibil pe partea necarosabilă, menţinându-se dispozitivul de pază şi supraveghere; după terminarea staţionării, şeful de escortă realizează un apel numeric intermediar, dând dispoziţie pentru a se relua deplasarea; 40. Apelul numeric se realizează la ajungerea la destinaţie şi la intervale determinate de timp, şeful de escortă raportând periodic la dispeceratul unităţii dacă au intervenit sau nu probleme în modul de desfăşurare al misiunii; La întoarcerea în unitate: 41. Se va realiza apelul numeric în postul de control nr. 1, agentul din postul de control semnând de intrarea în unitate a persoanelor private de libertate. 42. Continuă deplasarea în postul de control nr. 2, unde împreună cu agentul din postul de control nr. 2 va trece la efectuarea percheziţiei corporale sumare asupra persoanelor private de libertate şi a apelului numeric; 43. Va preda armamentul unui agent din compunerea escortei, pe bază de semnătură şi proces-verbal, înscris în carnetul postului. 44. Va însoţi persoanele private de libertate pe secţiile de deţinere şi le va preda agentului supraveghetor, la intrarea în acestea; Agentul de pe secţie va realiza apelul numeric la intrarea în cadrul secţiei şi va semna de intrarea acestora în cadrul secţiei. Înainte de introducerea persoanelor private de libertate în camerele de deţinere le va efectua percheziţia corporală sumară. 45. Participă la pregătirea înaintea intrării în serviciu 46. Semnează în registrul pentru planificarea escortelor 47. Primeşte ordinul de misiune şi se deplasează împreună cu şeful de escortă pentru a pregăti persoanele private de libertate ce urmează să efectueze deplasarea; 48. Efectuează împreună cu şeful de escortă percheziţia corporală sumară asupra persoanelor private de libertate; 49. Foloseşte armamentul şi muniţia în condiţiile legii; 50. Ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază şi execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; 629

Manual de proceduri

Agentul de pe secţie

Observaţii

51. Nu desfăşoară alte activităţi decât cele profesionale, nu părăseşte postul încredinţat fără aprobare şi fără a fi înlocuit. 52. Informează cu operativitate şeful escortei cu privire la orice neregulă sau abatere comisă de către persoanele private de libertate; 53. Scoate din camerele de deţinere persoanele private de libertate ce urmează a fi escortate în coloană pe jos la instanţele de judecată sau punctele de lucru; 54. Le efectuează, la scoaterea din camere, percheziţia corporală sumară şi le încolonează spre grilajul dinspre ieşirea din secţie. 55. Solicită şefului de escortă să semneze în registrul de intrări-ieşiri despre luarea în primire a persoanelor private de libertate; 56. Coloana de persoane private de libertate şi elementele aflate în dispozitivul de escortare se opresc numai la ordinul şefului de escortă; 57. Persoanele private de libertate care, din motive justificate, nu mai pot continua deplasarea sunt ajutate de altele. În această situaţie şeful de escortă sau şeful punctului de lucru ia măsuri pentru acordarea primului ajutor şi comunică situaţia creată la dispeceratul locului de deţinere, pentru a trimite un mijloc de transport sau o ambulanţă în funcţie de gravitatea îmbolnăvirii.

PROCEDURA A0.10.01.016. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu mijloace de transport auto Scop: Aplicarea unitară a procedurii de escortare a persoanelor private de libertate cu mijloace de transport auto în vederea prevenirii producerii unor evenimente negative. Premise: Stabilirea unor proceduri concrete privind escortarea persoanelor private de libertate cu mijloacele auto în condiţii de siguranţă. Aplicabilitate: Aceste proceduri au aplicabilitate în cazurile deplasărilor efectivelor de persoane private de libertate cu ajutorul mijloacelor auto. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul locului de deţinere Activităţi: 1. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate ce urmează a fi prezentate la instanţele de judecată, la spitalele din reţeaua Ministerului Sănătăţii, la organele de urmărire penală, la punctele de lucru, etc. 2. Periodic dispune directorului adjunct economico-administrativ să se asigure de buna întreţinere a mijloacelor auto din parcul unităţii, pentru a preveni unele defecţiuni pe timpul desfăşurării misiunilor; 3. Efectuează controale asupra modului de executare a sarcinilor şi atribuţiilor de serviciu de către şeful escortei şi membrii escortei; 4. În baza protocolului de cooperare Ministerul Internelor şi Reformei Administrative solicită sprijinul lucrătorilor de poliţie pentru realizarea escortării persoanelor private de libertate cu grad sporit de risc sau asistarea în trafic a mijloacelor auto, cu antemergător; 5. Aprobă folosirea mijloacelor acustice şi sonore de pe autospecialele folosite la escortarea persoanelor private de libertate numai în cazuri temeinic justificate; 6. Repartizează pentru îndeplinirea misiunii cadre din rândul celor mai experimentate şi bine instruite pentru executarea misiunii de escortare; 7. Stabileşte escorta în funcţie de numărul şi de regimul în care sunt repartizate persoanele private de libertate ce vor urma să execute deplasarea cu mijloace auto, cu respectarea proporţiei de minimum un cadru pentru 3 persoane private de libertate

Directorul adjunct pentru siguranţa şi regim penitenciar

630

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful de tură

Locţiitorul şefului de tură Ofiţerul instructor Siguranţă exterioară

Şeful de escortă

8. Stabileşte itinerariile pentru deplasarea cu mijloace auto până la obiectiv(organe judiciare, puncte de lucru, spitale, etc.) şi înapoi la locul de deţinere. La stabilirea itinerariilor se vor căuta cel puţin 2 trasee care să evite locurile aglomerate. 9. Asistă la activităţile de îmbarcare şi pregătire a persoanelor private de libertate pentru a fi prezentaţi la organele judiciare sau la punctele de lucru; 10. Asistă la distribuirea pachetelor cu hrană rece pentru persoanele private de libertate. 11. Distribuie armament, muniţie şi mijloace de imobilizare pentru membrii din compunerea escortei; 12. Zilnic, înaintea intrării în serviciu, face prezenţa şi instruieşte şeful escortei şi membrii din compunerea escortei cu privire la sarcinile şi atribuţiile ce le revin pe timpul desfăşurării misiunii, precum şi asupra modului de acţiune în diferite situaţii; 13. Planifică membrii escortei în registrul pentru planificarea elementelor de pază, supraveghere şi escortare aflate in serviciu; 14. Întocmeşte carnetele posturilor şi stabileşte îndatoririle specifice pentru şeful de escortă şi elementele de pază aflate în compunerea escortei. Întocmeşte schiţa la faţa locului cu spaţiul în care se desfăşoară activităţile cu persoanele private de libertate; 15. Instalează elementele de pază care desfăşoară activitatea la punctele de lucru şi în saloanele din cadrul spitalelor civile; 16. Realizează controale asupra modului în care membrii escortei îşi îndeplinesc atribuţiile de serviciu. 17. În funcţie de regimul în care sunt clasificate persoanele private de libertate, stabileşte numărul membrilor escortei şi dotarea cu mijloace de imobilizare, armament şi muniţie; 18. Se subordonează nemijlocit ofiţerului instructor siguranţă exterioară şi direct locţiitorului pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar. La intrarea în serviciu: 19. Semnează în registrul cu planificarea escortelor şi ia cunoştinţa despre locul în care urmează sa desfăşoare misiunea; 20. Verifică numărul agenţilor pe care îi are în subordine; 21. Ia în primire carnetul postului şi fişa cu pontajul pentru persoanele private de libertate care se deplasează la punctele de lucru sau tabelele cu persoanele private de libertate ce urmează a fi prezentate în faţa organelor judiciare; 22. Primeşte ordinul de misiune şi împreuna cu escorta se deplasează la magazia de armament pentru a se dota cu mijloacele necesare executării misiunii ; 23. Ridică armamentul, mijloacele de imobilizare, semnând în dreptul numelui său despre luarea în primire a carnetului postului, a mijloacelor de imobilizare, a armamentului şi muniţiei, dacă este cazul; 24. Predă unui membru al escortei, pe bază de proces verbal, armamentul şi muniţia, urmând a intra în sectorul de deţinere pentru a pregăti persoanele private de libertate pentru executarea misiunii; La scoaterea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere: 25. Se deplasează pe secţiile de deţinere şi preia pe bază de semnătură ,în registrul anume destinat, persoanele private de libertate la intrarea în acestea; 26. Efectuează apelul nominal şi numeric la ieşirea din secţie a persoanelor private de libertate, 27. Se informează asupra eventualelor stări conflictuale; 28. Semnează de luarea în primire a persoanelor private de libertate; 631

Manual de proceduri

29. Deplasează în ordine spre postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere; 30. Împreună cu agentul din postul de control nr. 2 efectuează încă o dată apelul numeric, la ieşirea persoanelor private de libertate prin poartă, şi confruntă apoi cu rezultatul obţinut la apelul nominal şi numeric efectuat pe secţie; dacă coincide semnează în registru de intrări-ieşiri aflat în postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere; 31. Împreună cu membrii escortei încolonează persoanele private de libertate pe maximum 5 rânduri pentru a se pregăti de deplasare; 32. Ia în primire armamentul predat anterior, tot pe bază de proces verbal, înscris în carnetul postului; Pe timpul deplasării în coloană pe jos: 33. Începe deplasarea persoanelor private de libertate, numai atunci când toţi membri din compunerea escortei îşi ocupa locul stabilit; 34. Se îndreaptă spre postul de control nr. 1 unde împreună cu agentul din postul de control mai realizează încă odată apelul numeric, semnând în registrul de intrări-ieşiri de luarea în primire a persoanelor private de libertate; 35. Continuă deplasarea în afara locului de deţinere pe itinerariul stabilit; 36. În cazul traversării unor locuri înguste care nu permit trecerea întregului efectiv escortat în coloană, pe jos, şeful de escortă opreşte coloana, realizează dispozitivul de pază şi trece la deplasarea primei colane din stânga prin locul îngustat; apoi continuă cu celelalte coloane, urmând ca agenţii trecuţi de partea îngustată să încoloneze şi să solicite persoanelor private de libertate să ocupe locul stabilit în dispozitiv, până la traversarea zonei îngustate de către tot efectivul de persoane private de libertate. Apoi şeful de escortă va realiza apelul numeric, după care va dispune continuarea deplasării. Realizarea dispozitivului de escortare: 37. Realizarea dispozitivului de escortare în raport de numărul şi de regimul persoanelor private de libertate se va realiza astfel: a) Când escorta este formată din 2 agenţi, aceştia se deplasează în urma coloanei, pe ambele laturi la distanţe care să le permită supravegherea în bune condiţii; b) Când escorta este formată din trei agenţi, unul merge în partea dreaptă, iar altul pe partea stângă la 4-5 metri de persoanele private de libertate, iar şeful de escortă în urma coloanei la 4-5 metri distanţă; c) Când escorta este formată din 4 sau mai mulţi agenţi, unul se deplasează în faţa coloanei la 7-8 metri, iar ceilalţi pe părţile laterale şi în urma acesteia la 4-5 metri, dispuşi astfel încât să poată supraveghea orice mişcare a persoanelor private de libertate şi să se poată sprijini reciproc. Agentul conductor cu câinele de serviciu se deplasează la 7-8 metri în lateral pe partea cea mai vulnerabilă sau în urma escortei; 38. Şeful de escortă se deplasează în urma coloanei, în locul care să îi permită cea mai bună vizualizare a persoanelor private de libertate şi a dispozitivului de pază, pentru a putea interveni cu operativitate în orice situaţie; pe timpul escortării persoanelor private de libertate în colană pe jos, armamentul se poartă în poziţia „la umăr”. 39. Nu se deplasează pe alte itinerarii decât cele stabilite de către locţiitorul pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar; 40. Pe timpul deplasării, elementele din escortă trebuie să respecte ordinea şi disciplina, să păstreze distanţa minimă de siguranţă între ele şi persoanele private de libertate, pentru a nu da posibilitatea acestora din urmă să atace prin surprindere, să imobilizeze sau să le dezarmeze; 632

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Agentul-membru în compunerea escortei

Conducătorul auto

41. Pe timpul opririlor scurte, coloana se dispune cu persoanele private de libertate, pe o singură parte a drumului, dacă este posibil pe partea necarosabilă, menţinându-se dispozitivul de pază şi supraveghere; după terminarea staţionării, şeful de escortă realizează un apel numeric intermediar, dând dispoziţie pentru a se relua deplasarea; 42. Apelul numeric se realizează la ajungerea la destinaţie şi la intervale determinate de timp, şeful de escortă raportând periodic la dispeceratul unităţii dacă au intervenit sau nu probleme în modul de desfăşurare a misiunii; La întoarcerea în unitate: 43. Se va realiza apelul numeric în postul de control nr. 1, agentul din postul de control semnând de intrarea în unitate a persoanelor private de libertate. 44. Continuă deplasarea în postul de control nr. 2 , unde împreună cu agentul din postul de control nr. 2 va trece la efectuarea percheziţiei corporale sumare asupra persoanelor private de libertate 45. Va preda armamentul unui agent din compunerea escortei, pe bază de semnătură şi proces-verbal, înscris în carnetul postului. 46. Va însoţi persoanele private de libertate pe secţiile de deţinere şi le va preda agentului supraveghetor, la intrarea în acestea; 47. Agentul de pe secţie va realiza apelul numeric la intrarea în cadrul secţiei şi va semna de intrarea acestora în cadrul secţiei. Înainte de introducerea persoanelor private de libertate în camerele de deţinere le va efectua percheziţia corporală sumară. 48. Participă la pregătirea înaintea intrării în serviciu; 49. Semnează în registrul pentru planificarea escortelor; 50. Primeşte ordinul de misiune şi se deplasează împreună cu şeful de escortă pentru a pregăti persoanele private de libertate ce urmează să efectueze deplasarea; 51. Efectuează împreună cu şeful de escortă percheziţia corporală sumară asupra persoanelor private de libertate; 52. Însoţeşte persoanele private de libertate până la postul control nr. 2. 53. Ia în primire armamentul şi muniţia aferentă, semnează în registrul de distribuire a armamentului de luarea în primire şi sub supravegherea şefului de escortă execută în locul special amenajat operaţiunile de încărcare a armamentului. 54. Execută sarcinile şi dispoziţiile primite de la şeful de escortă. Foloseşte armamentul în condiţiile legii; 55. Ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază şi execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; 56. Nu desfăşoară alte activităţi decât cele profesionale, nu părăseşte postul încredinţat fără aprobare şi fără a fi înlocuit, nu se angajează în discuţii neprincipiale cu persoanele private de libertate; 57. Informează cu operativitate şeful escortei cu privire la orice neregulă sau abatere comisă de către persoanele private de libertate; 58. Execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; 59. Conduce mijlocul de transport cu respectarea itinerariilor stabilite şi cu respectarea legislaţiei rutiere în vigoare; 60. În cazul producerii unui accident rutier, execută dispoziţiile primite de la şeful escortei. În cazul când escorta cu mijloace auto este compusă din mai multe autovehicule, respectă locul stabilit în coloană şi informează şeful de escortă în legătură cu orice problemă apărută, de natură a împiedica buna desfăşurare a misiunii; 61. Se asigură că mijlocul auto îndeplineşte toate cerinţele legale pentru circulaţia pe drumurile publice; în cazul în care constată unele neajunsuri raportează cu operativitate şefului de escortă sau directorului adjunct al sectorului economico-administrativ; 633

Manual de proceduri

Agentul de pe secţie

62. Nu consumă băuturi alcoolice cu 24 de ore înainte de plecarea în misiune; 63. Scoate din camerele de deţinere persoanele private de libertate ce urmează a fi escortate cu mijloacele de transport la organele judiciare, punctele de lucru, sau alte locuri dispuse de conducerea unităţii; 64. Efectuează percheziţia corporală sumară a persoanelor private de libertate; 65. Solicită şefului de escortă să semneze în registrul de intrări-ieşiri despre luarea în primire a persoanelor private de libertate; 66. Locul de îmbarcare a persoanelor private de libertate în mijloacele de transport se stabileşte, de regulă, în imediata apropiere a postului de control de la intrarea în sectorul de deţinere.

PROCEDURA A0.10.01.017. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu ambarcaţiuni fluviale Scop: Aplicarea unitară a procedurii de escortare a persoanelor private de libertate cu ambarcaţiuni fluviale cu respectarea condiţiilor de siguranţă specifice. Premise: Deplasarea efectivelor de persoane private de libertate între unităţile aflate aproape de fluviul Dunărea şi de Delta Dunării, cu ajutorul navelor fluviale. Aplicabilitate: Escortarea persoanelor private de libertate cu nave fluviale este specifică penitenciarelor amplasate aproape de fluviul Dunărea şi de Delta Dunării. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul locului de deţinere Activităţi: 1. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate ce urmează a fi transferate sau scoase la muncă cu navele fluviale. 2. Ia legătura, după caz, cu căpitănia portului sau cu căpitanul de vas pentru a lua măsuri din timp în vederea organizării şi instruirii escortei, a stabilirii locului de pe vas unde se va afla escorta şi persoanele private de libertate pe vas; 3. Stabileşte compunerea escortei în funcţie de numărul şi de regimul în care sunt repartizate persoanele private de libertate ce vor urma sa execute deplasarea; 4. De comun acord cu căpitanul vasului, stabileşte itinerarele şi porturile în care se vor efectua opriri şi de asemenea, porturile în care vor fi debarcate persoanele private de libertate; 5. Va avea în vedere ca locurile în care andochează vasul să nu fie aglomerate, astfel încât debarcarea de pe navă să se poată realiza în bune condiţii; 6. Personal instruieşte şeful de escortă cu privire la modul de acţiune în diferite situaţii; 7. Asistă şi sprijină şeful de escortă la scoaterea şi pregătirea persoanelor private de libertate de pe camerele şi secţiile de deţinere; 8. Realizează pregătirea persoanelor private de libertate ce urmează a fi transferate cu navele fluviale, efectuează percheziţia corporalamănunţită a acestora şi a bagajelor personale; 9. Întocmeşte carnetele posturilor pentru şeful de escortă şi elementele de pază aflate în compunerea escortei; 10. Stabileşte dotarea cu mijloace de imobilizare, armament şi muniţie;

Directorul adjunct pentru Siguranţa şi regim penitenciar

Şeful de tură Locţiitorul şefului de tură Şeful serviciului siguranţa deţinerii

634

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful de escortă

La intrarea în serviciu: 11. Semnează în registrul cu planificarea escortelor şi ia cunoştinţă despre locul în care urmează sa desfăşoare misiunea; 12. Verifică numărul agenţilor pe care îi are în subordine; 13. Ia în primire carnetul postului şi tabele cu persoane private de libertatei ce urmează a fi transferaţi la alte penitenciare; 14. Instalează elementele de paza care desfăşoară activitatea de escortare pe navele fluviale şi atrage atenţia asupra respectării dispozitivului de pază. 15. Se informează asupra situaţiei operative din penitenciar, de pe traseu şi de la locul de destinaţie, 16. Primeşte ordinul de misiune şi împreună cu escorta se deplasează la magazia de armament pentru a se dota cu mijloacele necesare executării misiunii în bune condiţii; 17. Ridică armamentul, mijloacele de imobilizare, semnând de luarea în primire a carnetului postului, a mijloacelor de imobilizare, a armamentului şi muniţiei, dacă este cazul; 18. Predă unui membru al escortei, pe bază de proces verbal, armamentul şi muniţia, urmând a intra în sectorul de deţinere pentru a pregăti persoanele private de libertate pentru executarea misiunii; La scoaterea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere: 19. Se deplasează pe secţiile de deţinere, 20. Efectuează apelul nominal şi numeric la ieşirea din secţie a persoanelor private de libertate. 21. Semnează de luarea în primire a persoanelor private de libertate; 22. Deplasează în ordine persoanele private de libertate spre postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere; 23. După îmbarcarea persoanelor private de libertate în mijloacele de transport ia în primire armamentul predat anterior, tot pe bază de proces verbal, înscris în carnetul postului; La ajungerea în port: 24. Şeful de escortă ia legătura cu căpitanul vasului, verifică locul destinat persoanelor private de libertate pentru a descoperi eventualele obiecte interzise; 25. Se asigură că nava este bine ancorată de mal; 26. Asigură necesarul de apă potabilă pentru persoanele private de libertate pe timpul transportului; 27. Îndepărtează persoanele civile de pe traseul pe care vor fi escortate persoanele private de libertate; 28. Realizează dispozitivul de debarcare din mijlocul auto şi formează dispozitivul de pază şi escortare în vederea îmbarcării pe vas. În funcţie de numărul, de regimul de executare şi de gradul de pericol al persoanelor private de libertate, organizează deplasarea acestora la vas, având aplicate mijloace de imobilizare ; 29. În situaţia în care transportul persoanelor private de libertate se efectuează cu nave care nu aparţin sistemului penitenciar, stabileşte împreună cu căpitanul vasului ca la îmbarcare persoanele private de libertate să urce primele pe vas iar la debarcare să coboare după restul pasagerilor. În această situaţie persoanele private de libertate vor purta bagajul personal asupra lor; 30. Deplasează persoanele private de libertate şi realizează îmbarcarea pe vasul fluvial în locul stabilit; pe timpul deplasării urmăreşte ca persoanele private de libertate să nu primească, să nu transmită obiecte interzise; 31. Realizează dispozitivul de pază şi supraveghere în jurul efectivului de persoane private de libertate, conform schiţei din carnetul postului; 32. Supraveghează cu atenţie persoanele private de libertate şi 635

Manual de proceduri

împiedică orice acţiune negativă a acestora. Pentru stabilirea ordinii foloseşte mijloacele de imobilizare din dotare. Face uz de armă în condiţiile legii. 33. Stabileşte escorta pentru persoanele private de libertate care solicită să îşi satisfacă necesităţile fiziologice. Realizarea dispozitivului de escortare: 34. Dispozitivul de escortare se va realiza în raport de numărul şi de regimul de executare a pedepselor, astfel; a. Când dispozitivul de pază este format din 3 agenţi, acesta sa va forma în formă de triunghi, şeful escortei fiind în amplasat în partea cea mai vulnerabilă, iar ceilalţi membrii ai escortei se vor afla pe laturile navei fluviale la o distanţă de siguranţă suficientă faţă de persoanele private de libertate; b. Când dispozitivul de pază este format din 4 agenţi, acesta se va forma sub forma unui patrulater, agenţii aflându-se pe fiecare latură conform schiţei din carnetul postului. Între agenţi trebuie să existe legătură de vedere. Agenţii vor fi amplasaţi în dispozitivul de pază la o distanţă suficientă faţă de persoanele private de libertate; 35. Execută apelul numeric ori de câte ori este nevoie sau la intervale stabilite în carnetul postului; În timpul staţionării în porturi: 36. În situaţia când se vor preda şi primi persoane private de libertate, escorta iniţială va rămâne în dispozitivul de pază, continuând paza şi supravegherea persoanelor private de libertate. Şeful de escortă, împreună cu escorta de la unitatea care urmează să predea sau să ridice persoane private de libertate, execută escortarea la şi de la nava fluvială la mijlocul de transport; 37. După ce se va realiza predarea-primirea persoanelor private de libertate, şeful de escortă de pe nava fluvială va efectua apelul numeric, înainte de plecarea vasului din port şi va informa despre acest fapt unitatea de bază; 38. Pe timpul staţionării şi efectuării procedurilor de predare-primire a persoanelor private de libertate va solicita membrilor escortei să mărească atenţia şi vigilenţa; 39. Până la ajungerea la destinaţie, şeful de escortă va raporta periodic la dispeceratul unităţii efectivul control şi dacă au intervenit sau nu probleme în modul de desfăşurare al misiunii; La ajungerea în portul de destinaţie: 40. Va aplica mijloacele de imobilizare persoanelor private de libertate ; 41. Va aştepta semnalul căpitanului navei fluviale pentru a începe debarcarea; 42. Debarcarea se va după debarcarea persoanelor civile de pe vas, de preferat înainte, dacă există posibilitatea; 43. Va verifica traseul până la mijlocul de transport sau până la locul de adunare în cazul escortării în coloană pe jos; 44. Va verifica mijlocul de transport şi va ridica obiectele interzise găsite urmând a le preda şefului de tură de la unitatea de destinaţie; 45. Va trece la deplasarea în coloană spre mijlocul de transport sau spre unitate pe itinerariul stabilit. La sosirea în unitate: 46. Realiza dispozitivul pentru debarcare şi va persoanele private de liberate urmând a le preda pe bază de semnătură locţiitorului şefului de tură; 47. Informează şeful serviciului siguranţa deţinerii de la unitatea de care aparţine de modul de executare a misiunii şi neajunsurile sau problemele întâmpinate pe parcursul transportului. 48. Execută dispoziţiile primite şi revine la unitatea de care aparţine; 636

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Agentul-membru în compunerea escortei

49. Participă la pregătirea înaintea intrării în serviciu; 50. Semnează în registrul pentru planificarea escortelor despre însuşirea ordinului de misiune; 51. Primeşte ordinul de misiune şi se deplasează împreună cu şeful de escortă pentru a pregăti persoanele private de libertate ce urmează să efectueze deplasarea; 52. Însoţeşte persoanele private de libertate până la postul control la intrarea în sectorul de deţinere. 53. Din dispoziţia şefului de escortă distribuie câte un pachet cu hrană rece, fiecărei persoane private de libertate; 54. La dispoziţia şefului de escortă ia în primire armamentul şi muniţia aferentă, semnează în registrul de distribuire a armamentului de luarea în primire şi execută, în locul special amenajat, operaţiunile de încărcare-descărcare a armamentului. 55. Când deplasarea până la nava fluvială se realizează cu mijlocul de transport auto, la dispoziţia şefului de escortă se poziţionează lângă intrarea în mijlocul de transport şi realizează apelul numeric al persoanelor private de libertate şi le introduce în boxele de separare special amenajate, conform criteriilor de separaţiune şi conform indicaţiilor verbale primite de la şeful de escortă. După introducerea persoanelor private de libertate în boxele amenajate în acest sens, acesta închide uşa/uşile glisantă/e de la boxe şi o/le asigură cu lacăt. 56. Ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază şi execută dispoziţiile primite de la şeful escortei;

PROCEDURA A0.10.01.018. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la punctele de lucru exterioare Scop: Aplicarea unitară a procedurii de escortare a persoanelor private de libertate la punctele de lucru în vederea prevenirii producerii unor evenimente negative. Premise: Stabilirea unor proceduri concrete privind escortarea persoanelor private de libertate la şi de la punctele de lucru în condiţii de siguranţă. Aplicabilitate: Aceste proceduri au aplicabilitate în cazurile deplasărilor efectivelor de persoane private de libertate la punctele de lucru exterioare. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul locului de deţinere Activităţi: 1. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate ce urmează a fi scoase la punctele de lucru; 2. Semnează contractul de prestare servicii cu beneficiarul forţei de muncă şi îi prezintă acestuia condiţiile de amenajare ale punctului de lucru şi obligaţiile ce îi revin din momentul începerii activităţii pe punctul de lucru cu persoanele private de libertate; 3. Verifică şi aprobă rapoartele de recunoaştere şi înfiinţare ale punctului de lucru exterior; 4. Verifică şi aprobă carnetele posturilor şi consemnul specific pentru şeful de escortă şi elementele de pază aflate în compunerea escortei; 5. Stabileşte compunerea escortei în funcţie de numărul şi de regimul în care sunt repartizate persoanele private de libertate ce vor urma să execute activităţi cu caracter lucrativ; 6. Stabileşte itinerariile de deplasare la şi de la punctele de lucru; 637

Directorul adjunct pentru Siguranţa deţinerii şi regim penitenciar

Manual de proceduri

Şeful de tură

Locţiitorul şefului de tură Ofiţerul instructor Siguranţă exterioară

7. Verifică şi aprobă registrul de planificare a agenţilor în serviciul de escortare; 8. Efectuează şedinţe de pregătire cu agenţii din compunerea escortelor; 9. Efectuează controale la punctele de lucru exterioare pentru constatarea şi remedierea eventualelor neajunsuri. 10. Asistă la efectuarea percheziţiei persoanelor private de libertate înainte de îmbarcarea în mijloacele de transport cu care se vor deplasa la punctele de lucru şi la înapoierea în unitate; 11. Supraveghează activităţile de pregătire şi îmbarcare a persoanelor private de libertate ce urmează a fi scoase la activităţi lucrative; 12. Supraveghează distribuirea mesei către punctele de lucru exterioare; 13. Distribuie armamentul, muniţia sau, în funcţie de regimul de executare al pedepsei, mijloace de imobilizare sau spray-uri iritant lacrimogene pentru membrii din compunerea escortei, după caz. 14. Face prezenţa şi instruieşte şeful escortei şi membrii din compunerea escortei cu privire la sarcinile şi atribuţiile ce le revin pe timpul desfăşurării misiunii, precum şi asupra modului de acţiune în diferite situaţii; 15. Planifică membrii escortei în registru pentru planificarea elementelor de pază, supraveghere şi escortare aflate in serviciu; 16. Instalează elementele de paza care desfăşoară activitatea la punctele de lucru; 17. Realizează controale asupra modului în care membrii escortei îşi îndeplinesc atribuţiile de serviciu şi remediază problemele constatate; La intrarea în serviciu: 18. Semnează în registrul cu planificarea escortelor şi se informează despre punctul de lucru la care urmează să execute misiunea; 19. Verifică numărul agenţilor pe care îi are în subordine; 20. Ia în primire carnetul postului şi fişa cu pontajul pentru persoanele private de libertate care se deplasează la punctele de lucru; 21. Primeşte ordinul de misiune şi împreună cu escorta se deplasează la magazia de armament pentru a se dota cu mijloacele necesare executării misiunii; 22. Ridică armamentul, mijloacele de imobilizare, semnând în dreptul numelui său pentru a confirma primirea carnetului postului, a mijloacelor de imobilizare, a armamentului şi muniţiei, dacă este cazul; 23. Predă unui membru al escortei, pe bază de proces verbal, armamentul şi muniţia, urmând a intra în sectorul de deţinere pentru a pregăti persoanele private de libertate pentru executarea misiunii; La scoaterea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere: 24. Se deplasează pe secţiile de deţinere şi preia pe bază de semnătură ,în registrul anume destinat, persoanele private de libertate la intrarea în acestea; 25. Efectuează apelul nominal pe secţie şi numeric la ieşirea din secţie a persoanelor private de libertate; 26. Completează în registrul de intrări-ieşiri de pe secţie despre data, numărul persoanelor private de libertate, locaţia unde se deplasează, consemnează gradul profesional, numele, prenumele şi apoi semnează de luare în primire; 27. Deplasează în ordine persoanele private de libertate spre postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere; 28. Împreună cu agentul din postul de control (postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere) efectuează apelul numeric, la ieşirea

Şeful de escortă

638

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

persoanelor private de libertate prin poartă şi confruntă apoi cu rezultatul obţinut la apelul nominal şi numeric efectuat pe secţie; dacă coincide semnează în registru de intrări-ieşiri aflat în postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere; dacă nu coincide, încolonează persoanelor private de libertate şi reia apelul numeric; dacă iar nu coincide cu apelul de pe secţie, identifică persoana care lipseşte sau care este în plus faţă de tabelul nominal; 29. Împreună cu membrii escortei încolonează persoanele private de libertate pe maximum 5 rânduri pentru a se pregăti de deplasare; 30. Ia în primire armamentul predat, tot pe bază de proces-verbal, înscris în carnetul postului; Pe timpul deplasării: 31. Respectă procedurile 2.1.1 şi 2.1.2. respectiv la escortarea în coloană pe jos şi escortarea cu mijloace de transport auto; 32. Dispune deplasarea, numai atunci când toţi membrii din compunerea escortei îşi ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază; 33. Continuă deplasarea în afara locului de deţinere pe itinerariul stabilit; 34. Cere sprijin la unitate în cazul în care deplasarea nu mai poate continua datorită defecţiunilor tehnice sau din alte motive obiective; La ajungerea la punctul de lucru: 35. Realizează dispozitivul de pază în vederea debarcării persoanelor private de libertate din mijlocul de transport; 36. Efectuează debarcarea şi se îndreaptă către locul de desfăşurare a activităţilor lucrative; 37. Organizează dispozitivul de pază, conform schiţei din carnetul postului cu amplasarea elementelor de pază în dispozitiv; La punctul de lucru: 38. Înainte de începerea lucrului predă în baza unui de proces-verbal menţionat carnetul postului armamentul unui agent din compunerea escortei; 39. Distribuie fiecărei persoane private de libertate materialele şi uneltele necesare începerii activităţilor lucrative; 40. Înainte de începerea muncii realizează un instructaj cu sarcinile de îndeplinit şi modul de utilizare a uneltelor şi materialelor pentru a preveni producerea unor accidente de muncă; 41. Împarte persoanele private de libertate pe echipe şi stabileşte sarcini corespunzătoare; împarte munca în mod echitabil pentru fiecare persoană privată de libertate în parte; 42. Nu schimbă platforma lucrativă la cererea beneficiarului decât după informarea ofiţerului siguranţă exterioară care se va deplasa la faţa locului pentru a efectua recunoaşterea zonei şi a întocmi schiţa cu elementele de pază aflate în dispozitivul de pază pentru noua platformă; 43. În cazul în care în carnetul postului există deja mai multe platforme de lucru în incinta aceluiaşi punct de lucru, şeful punctului de lucru, la solicitarea beneficiarului, încetează activităţile pe platforma de lucru respectiv, încolonează persoanele private de libertate, efectuează apelul numeric, realizează restrângerea dispozitivului de pază şi deplasează escorta până la următoarea platformă de lucru; aceste operaţiuni de realizare a dispozitivului de pază pe punctul de lucru şi de escortare până la o altă zonă lucrativă se execută ori de câte ori efectivul de persoane private de libertate se deplasează; 44. Efectuează apelul numeric şi raportează la dispeceratul unităţii, conform prevederilor din carnetul postului; 45. Ţine permanent legătura cu unitatea şi informează conducerea unităţii despre orice situaţie neprevăzută care ar putea apărea pe timpul îndeplinirii misiunii; 639

Manual de proceduri

46. Este atent ca pe timpul desfăşurării activităţilor lucrative, persoanele private de libertate să nu primească bunuri, obiecte etc. din partea salariaţilor beneficiarului; 47. Nu permite penetrarea dispozitivului de pază de către nicio persoană străină; 48. Lunar prezintă directorului spre aprobare tabelul cu angajaţii societăţii care au acces pe punctul de lucru; 49. Urmăreşte ca persoanele private de libertate să nu desfăşoare alte activităţi decât cele lucrative; 50. Solicită beneficiarului să selecţioneze din rândul personalului civil angajat să constituie o grupă de sprijin care să împiedice producerea unor evenimente negative grave; 51. Nu permite deplasarea sau apropierea persoanelor private de libertate de dispozitivul de pază al punctului de lucru; 52. Şeful de escortă se deplasează în spatele coloanei, în locul care să îi permită cea mai bună vizualizare a persoanelor private de libertate şi a dispozitivului de pază, pentru a putea interveni cu operativitate în orice situaţie; pe timpul escortării persoanelor private de libertate în colană pe jos, armamentul membrilor din compunerea escortei se poartă în poziţia „la umăr”. 53. Pe timpul servirii mesei de către persoanele private de libertate, restrânge dispozitivul de pază , serveşte şi el masa şi îi înlocuieşte pe ceilalţi membrii din compunerea escortei pentru a servi masa sau pentru a-şi satisface necesităţile fiziologice; 54. Pe timpul deplasării, elementele din escortă trebuie să respecte ordinea şi disciplina, să păstreze distanţa minimă de siguranţă faţă de persoanele private de libertate, pentru a nu da posibilitatea acestora din urmă să atace prin surprindere, să imobilizeze sau să dezarmeze agenţii din compunerea escortei; La sfârşitul programului: 55. Realizează apelul numeric; 56. Verifică existenţa materialelor şi uneltelor distribuite la începutul programului; 57. Verifică mijlocul de transport şi ridică eventualele obiecte interzise găsite; 58. Realizează percheziţia corporală sumară înainte de îmbarcarea în mijlocul de transport; 59. Îmbarcă persoanei private de libertate în mijlocul de transport; 60. Respectă itinerariul de deplasare la revenirea spre unitate; La întoarcerea în unitate: 61. Împreună cu agentul din postul de control al accesului la intrarea în sectorul de deţinere efectuează percheziţia corporală sumară asupra persoanelor private de libertate; 62. Va preda armamentul unui agent din compunerea escortei, pe bază de semnătură şi proces-verbal, înscris în carnetul postului. 63. Va însoţi persoanele private de libertate pe secţiile de deţinere şi le va preda agentului supraveghetor, la intrarea în acestea; 64. După predarea persoanelor private de libertate pe secţie, va reveni şi va preda armamentul, muniţia şi mijloacele avute în dotare; 65. Primeşte ordinul de misiune şi se deplasează împreună cu şeful de escortă pentru a pregăti persoanele private de libertate ce urmează să fie scoase la muncă; 66. Efectuează împreună cu şeful de escortă percheziţia corporală sumară asupra persoanelor private de libertate; 67. Însoţeşte persoanele private de libertate până la postul control al accesului la intrarea în sectorul de deţinere;

Agentul-membru în compunerea escortei

640

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Conducătorul auto

68. La dispoziţia şefului de escortă ia în primire armamentul şi muniţia aferentă, semnează în registrul de distribuire a armamentului şi sub conducerea lui execută în locul special amenajat operaţiunile de încărcare-descărcare a armamentului; 69. La dispoziţia şefului de escortă ia în primire de la dispeceratul unităţii mijloacele de menţinere a legăturii cu unitatea (staţie radio telefon portabil, telefon mobil, etc.) 70. La dispoziţia şefului de escortă verifică integritatea boxelor, caută şi ridică eventualele obiecte interzise descoperite şi raportează şefului de escortă, verifică modul de funcţionare al lacătelor şi al uşilor de la boxele în care vor fi transportate persoanele private de libertate. De asemenea, verifică şi starea de curăţenie din interiorul boxelor şi starea de funcţionare al sistemelor de iluminare şi aerisire, a sistemelor de legătură, etc.; 71. La dispoziţia şefului de escortă se poziţionează lângă intrarea în mijlocul de transport şi realizează apelul numeric al persoanelor private de libertate şi le introduce în boxele de separare special amenajate conform indicaţiilor verbale primite de la şeful de escortă. După introducerea persoanelor private de libertate în boxele amenajate în acest sens, închide uşile glisante de la boxe şi le asigură cu lacăt. 72. Foloseşte armamentul, muniţia şi celelalte mijloace din dotare în condiţiile legii; 73. Ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază şi execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; pe timpul cât de află în dispozitivul de pază nu permite niciunei persoane penetrarea acestuia; 74. Nu permite persoanelor civile să ia legătura, să transmită sau să primească de la persoanele private de libertate obiecte sau bunuri; 75. Informează cu operativitate şeful escortei cu privire la orice neregulă sau abatere comisă de către persoanele private de libertate; 76. Ia armamentul în primire la începerea misiunii; 77. Execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; 78. Conduce mijlocul de transport cu respectarea itinerariilor stabilite de către locţiitorul pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi cu respectarea legislaţiei rutiere în vigoare; 79. În cazul producerii unui accident rutier, execută dispoziţiile primite de la şeful escortei. 80. Se asigură că mijlocul auto îndeplineşte toate cerinţele legale pentru circulaţia pe drumurile publice; în cazul în care constată unele neajunsuri raportează cu operativitate şefului de escortă sau directorului adjunct al sectorului economico-administrativ;

PROCEDURA A0.10.01.019. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la organele judiciare Scop: Aplicarea unitară a procedurii de escortare a persoanelor private de libertate la organele judiciare, cu respectarea condiţiilor de siguranţă specifice. Premise: Deplasarea efectivelor de persoane private de libertate la organele judiciare. Aplicabilitate: Aceste proceduri au aplicabilitate în toate situaţiile în care se realizează escortarea persoanelor private de libertate la organele judiciare. Procedura

641

Manual de proceduri

Activitatea desfăşurată de: Directorul locului de deţinere

Activităţi: 1. Aprobă tabelele întocmite de către sectorul evidenţă, cu persoanele private de libertate care urmează a fi prezentate la organele judiciare; 2. Periodic dispune directorului adjunct al sectorului economicoadministrativ să se asigure de buna întreţinere a mijloacelor de transport din parcul unităţii, pentru a preveni unele defecţiuni pe timpul desfăşurării misiunilor; 3. Pune în aplicare planul de cooperare cu organele Ministerul Internelor şi Reformei Administrative în vederea prezentării la organele judiciare a persoanelor private de libertate deosebit de periculoase; 4. Repartizează personalul pentru îndeplinirea misiunilor 5. Stabileşte itinerariile pentru deplasarea cu mijloace de transport până la organele judiciare şi înapoi la locul de deţinere. 6. Desemnează un ofiţer care va conduce activităţile de escortare în cazul prezentării la organele judiciare a persoanelor private de libertate clasificate în categoria celor cu grad sporit de risc; 7. Efectuează controale şi dispune măsuri pentru îmbunătăţirea şi sporirea gradului de siguranţă a executării misiunii; 8. Asistă la activităţile de îmbarcare şi pregătire a persoanelor private de libertate pentru a fi prezentate la organele judiciare; 9. Asistă la distribuirea pachetelor cu hrană rece pentru persoanele private de libertate ce urmează a fi prezentate la organele judiciare; 10. Distribuie armamentul şi muniţia sau, în funcţie de regimul de executare al pedepsei, mijloacele de imobilizare sau spray-urile iritant lacrimogene pentru membrii din compunerea escortei. 11. Face prezenţa şi instruieşte şeful escortei şi membrii din compunerea escortei cu privire la sarcinile şi atribuţiile ce le revin pe timpul desfăşurării misiunii, precum şi asupra modului de acţiune în diferite situaţii; 12. Se deplasează la organele judiciare şi identifică căile de acces şi locurile vulnerabile şi face menţiuni despre acestea în carnetul postului; 13. Coordonează activităţile de escortare când sunt prezentate persoanele private de libertate clasificate în categoria celor cu grad sporit de risc; 14. Realizează controale asupra modului în care membrii escortei îşi îndeplinesc atribuţiile de serviciu şi remediază problemele constatate; La intrarea în serviciu: 15. Verifică numărul agenţilor pe care îi are în subordine; 16. Ia în primire carnetul postului şi tabelul cu persoanele private de libertate care au fost citate de către organele judiciare; 17. Primeşte dispoziţia de misiune şi împreună cu escorta se deplasează la magazia de armament pentru a se dota cu mijloacele necesare executării misiunii; La scoaterea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere: 18. Se deplasează pe secţiile de deţinere şi preia persoanele private de libertate, pe bază de semnătură în registrul anume destinat, la intrarea în acestea; 19. Efectuează apelul nominal şi realizează identificarea pe secţie şi numeric la ieşirea din secţie a persoanelor private de libertate ce urmează a fi prezentate la organele judiciare; identificarea şi apelul nominal se poate realiza şi în alte spaţii amenajate; 20. Completează în registrul de intrări-ieşiri de pe secţie despre data, numărul persoanelor private de libertate, locaţia unde se deplasează,

Directorul adjunct pentru Siguranţa deţinerii şi regim penitenciar

Şeful de tură

Locţiitorul şefului de tură Ofiţerul instructor Siguranţă exterioară

Şeful de escortă

642

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

consemnând gradul său profesional, numele, prenumele şi apoi semnează de luare în primire; 21. Deplasează în ordine persoanele private de libertate spre camera de filtru pentru a începe efectuarea percheziţiei corporal amănunţite; 22. Coordonează activităţile de percheziţionare şi ai măsuri de separare a minorilor, a persoanelor private de libertate inapte din punct de vedere medical, a persoanelor private de libertate vulnerabile şi de escortare separată a acestora până la îmbarcarea în mijlocul de transport; 23. Efectuează separat percheziţia a persoanelor private de libertate clasificate în categoria celor cu grad sporit de risc, iar după terminarea percheziţiei la aplică acestora mijloacele de imobilizare la încheietura mâinilor în poziţia „în faţă”. Mijloacele de imobilizare vor fi menţinute şi pe timpul transportului până la organele judiciare şi vor fi îndepărtate numai după introducerea în camerele de arest; 24. Încolonează persoanele private de libertate şi la deplasează spre poarta de acces aflată la ieşirea din sectorul de deţinere; 25. Împreună cu agentul din postul de control (postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere) efectuează încă o dată apelul numeric, la ieşirea persoanelor private de libertate prin poartă şi confruntă apoi cu rezultatul obţinut la apelul nominal şi numeric efectuat pe secţie; dacă coincide semnează în registru de intrări-ieşiri aflat în postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere; dacă nu coincide, încolonează persoanele private de libertate şi reia apelul numeric; dacă iar nu coincide cu apelul de pe secţie, identifică persoana care lipseşte sau care este în plus faţă de tabelul nominal; 26. După scoaterea peroanelor din sectorul de deţinere şi introducerea lor în spaţiul amenajat lângă postul de control de la ieşirea din sectorul de deţinere, se îndreaptă împreună cu membrii escortei şi ridică armamentul, mijloacele de imobilizare, semnând în dreptul numelui său despre luarea în primire a carnetului postului, a mijloacelor de imobilizare, a armamentului şi muniţiei, a celorlalte materiale pe care la primeşte în dotare; 27. Realizează dispozitivul pentru îmbarcarea persoanelor private de libertate şi începe îmbarcarea acestora în mijlocele de transport, cu respectarea regimului în care sunt clasificate şi cu respectarea criteriilor de separaţiune; Pe timpul deplasării: 28. Respectă procedurile 2.1.1 şi 2.1.2. respectiv la escortarea în coloană pe jos şi escortarea cu mijloace de transport auto ; 29. Dispune deplasarea, numai atunci când toţi membrii din compunerea escortei îşi ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază pe timpul transportului cu mijlocul auto; 30. Se îngrijeşte ca în fiecare mijloc de transport să existe un agent care să aibă în dotare pistol mitralieră model 1963, calibrul 7.62 cu muniţia aferentă; 31. Continuă deplasarea în afara locului de deţinere pe itinerariul stabilit; 32. Cere sprijin la unitate în cazul în care deplasarea nu mai poate continua datorită defecţiunilor tehnice sau din alte motive obiective; La sosirea la organele judiciare: 33. Şeful de escortă realizează dispozitivul de pază în vederea debarcării persoanelor private de libertate din mijlocul de transport; 34. Îndepărtează în mod civilizat persoanele sau membrii familiilor aflate pe itinerariul de deplasare a persoanelor private de libertate; 35. Dispune agenţilor din compunerea escortei aplicarea mijloacelor de imobilizare încă din mijlocul de transport în cazul în care escortarea 643

Manual de proceduri

până la arest/sala de judecată se realizează traversând zone aglomerate; 36. La debarcare realizează apelul numeric al persoanelor private de libertate; 37. Introduce persoanele private în arestul organelor judiciare ţinând cont de regimul de executare şi de criteriile de separaţiune. Dacă spaţul din arest nu permite separarea pe regimuri a persoanelor private de libertate, se va ţine cont de criteriile de separaţiune, fiind separate următoarele categorii: minorii şi femeile, persoanele private de libertate vulnerabile şi persoanele private de libertate inapte medical, cele cu grad sporit de risc şi maximă siguranţă. 38. Organizează dispozitivul de pază la arest, conform schiţei din carnetul postului cu amplasarea elementelor de pază în dispozitiv; 39. Desemnează un şef de arest care va preda armamentul altui membru al escortei sau îl va introduce în rastelul special amenajat consemnând despre aceasta în registrul special constituit, existent în arest. 40. Verifică integritatea pereţilor, a gratiilor de la uşi şi ferestre, a plafoanelor şi pardoselilor şi modul de funcţionare a mijloacelor de închidere şi siguranţă. Ridică obiectele interzise găsite la controlul camerelor; 41. Va instrui şeful de arest cu privire la introducerea persoanelor private de libertate în camerele de arest; Pe timpul desfăşurării misiunii la instanţele de judecată: 42. Se deplasează la sălile de judecată, pentru a stabili cauzele în care urmează să fie prezentate persoanele private de libertate, conform numerelor de dosar înscrise în tabelul primit de la compartimentul de evidenţă persoane private de libertate; 43. Ia legătura cu preşedintele completului de judecată pentru a stabili ordinea în care urmează să prezinte persoanele private de libertate; 44. Stabileşte echipele de escortare şi grupurile de persoanele private de libertate ce urmează a fi duşi la sălile de judecată; 45. Urmăreşte ca efectivele de persoane private de libertate din boxa inculpaţilor să nu fie mai mari de 6-8 persoane; 46. Numeşte câte un şef de sală din rândul agenţilor care urmăreşte modul de desfăşurare a şedinţei şi ordinea în care se judecă cauzele cu persoanele private de libertate; 47. Ţine legătura cu unitatea şi informează conducerea unităţii despre orice situaţie neprevăzută care ar putea apărea pe timpul îndeplinirii misiunii; 48. Este atent ca pe timpul escortării de la arest la sălile de judecată persoanele libertate să nu primească bunuri, obiecte etc. din partea altor persoane; 49. Nu permite penetrarea dispozitivului de pază de către nici o persoană străină; 50. Observă, evaluează şi gestionează starea de spirit în rândul persoanelor private de libertate pe timpul desfăşurării procesului penal; La sfârşitul misiunii: 51. Verifică mijlocul de transport şi ridică eventualele obiecte interzise găsite; 52. Realizează dispozitivul de îmbarcare; 53. Realizează apelul numeric al persoanelor private ce urmează a fi transportate la unitate; 54. Respectă itinerariul de deplasare spre unitate; La întoarcerea în unitate: 55. Realizează dispozitivul pentru debarcare 56. Împreună cu agentul din postul de control al accesului la intrarea în 644

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

sectorul de deţinere va trece la efectuarea apelului numeric al persoanelor private de libertate; 57. Numărul persoanelor private de libertate ce vin de la instanţe şi care intră prin postul de control al accesului la intrarea în sectorul de deţinere trebuie să coincidă cu numărul persoanelor care au fost scoase de dimineaţă la instanţele de judecată; 58. Va însoţi persoanele private de libertate pe secţiile de deţinere şi le va preda agentului supraveghetor; 59. După predarea persoanelor private de libertate pe secţie, va reveni şi va preda armamentul, muniţia şi mijloacele avute în dotare; Agentul supraveghetor la 60. Execută sarcinile şi dispoziţiile şefului de escortă; camerele de arest 61. La debarcarea persoanelor private de libertate din mijlocul de transport le introduce în camerele de arest, conform criteriilor de separaţiune şi conform regimurilor de executare a pedepselor; 62. Supraveghează persoanele private de libertate pe timpul şederii în camerele de arest. 63. Ţine legătura cu şeful de escortă prin intermediul radio telefonului portabil; 64. Nu deschide uşa de la camerele de arest decât în prezenţa şefului de escortă sau a unui număr suficienţi de agenţi; 65. Nu efectuează de unul singur mutări de efective între camerele de arest; 66. Nu păstrează armamentul asupra lui în arest; îl introduce în rastelul special amenajat ori îl predă altui membru al escortei pe bază de proces-verbal consemnat în carnetul postului; Agentul supraveghetor şef 67. Urmăreşte derularea cauzelor cu persoanele private de libertate; de sală 68. Informează operativ şeful de escortă în situaţia în care vreo persoană privată de libertate de pe lista de instanţă nu a fost prezentată sau nu i-a fost strigată cauza; 69. Solicită agenţilor care sunt desemnaţi să realizeze escortarea să aducă sau să ia din sală persoane private de libertate şi să le escorteze până la arest; 70. Ţine legătura prin radio telefonul portabil cu şeful de escortă şi îi solicită ajutor când întâmpină dificultăţi în desfăşurarea misiunii; Agentul-membru în 71. Primeşte ordinul de misiune şi se deplasează împreună cu şeful de compunerea escortei escortă pentru a pregăti persoanele private de libertate ce urmează să efectueze deplasarea; 72. Efectuează împreună cu şeful de escortă percheziţia corporală amănunţită asupra persoanelor private de libertate; 73. Însoţeşte persoanele private de libertate până la postul control al accesului la intrarea în sectorul de deţinere. 74. La dispoziţia şefului de escortă distribuie câte un pachet cu hrană rece, fiecărei persoane private de libertate. 75. La dispoziţia şefului de escortă ia în primire armamentul şi muniţia aferentă, semnează în registrul de distribuire a armamentului de luarea în primire şi sub conducerea lui sau a locţiitorului şefului de tură execută, în locul special amenajat, operaţiunile de încărcare-descărcare a armamentului. 76. La dispoziţia şefului de escortă verifică integritatea boxelor, caută şi ridică eventualele obiecte interzise descoperite şi raportează şefului de escortă, verifică modul de funcţionare al lacătelor şi al uşilor de la boxele în care vor fi transportate persoanele private de libertate. De asemenea, verifică şi starea de curăţenie din interiorul boxelor şi starea de funcţionare a sistemelor de iluminare şi aerisire, a sistemelor de legătură 77. La îmbarcare, la dispoziţia şefului de escortă, se poziţionează lângă intrarea în mijlocul de transport şi realizează apelul numeric al persoanelor private de libertate şi le introduce în boxele de separare 645

Manual de proceduri

Conducătorul auto

special amenajate, conform criteriilor de separaţiune şi conform indicaţiilor verbale primite de la şeful de escortă. După introducerea persoanelor private de libertate în boxele amenajate în acest sens, acesta închide uşa glisantă de la boxe şi o asigură cu lacăt. 78. Foloseşte armamentul, muniţia şi materialele din dotare în condiţiile legii; 79. Ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază şi execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; 80. Informează cu operativitate şeful escortei cu privire la orice neregulă sau abatere comisă de către persoanele private de libertate; 81. Pe tot timpul deplasării supraveghează persoanele private de libertate aflate în mijlocul de transport, prin ascultare şi vizualizare şi informează şeful de escortă cu privire la orice problemă apărută sau cu privire la orice suspiciune pe care o are; 82. Pe timpul deplasării de la sălile de la arest la sălile de judecată şi retur aplică mijloacele de imobilizare persoanelor private de libertate la nivelul încheieturilor mâinilor; 83. Ia armamentul în primire la începerea misiunii; 84. Conduce mijlocul de transport cu respectarea itinerariilor stabilite de către locţiitorul pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi cu respectarea legislaţiei rutiere în vigoare; 85. În cazul producerii unui accident rutier, execută dispoziţiile primite de la şeful escortei. 86. Se asigură că mijlocul auto îndeplineşte toate cerinţele legale pentru circulaţia pe drumurile publice; în cazul în care constată unele neajunsuri raportează cu operativitate şefului de escortă sau directorului adjunct al sectorului economico-administrativ; 87. De fiecare dată după debarcare, asigură uşa de acces de la boxele din spatele autospecialei cu lacăt, pentru a preveni introducerea obiectelor interzise;

PROCEDURA A0.10.01.020. Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la unităţi spitaliceşti din afara unităţilor de penitenciare Scop: Aplicarea unitară a procedurii de escortare a persoanelor private de libertate la unităţile spitaliceşti, cu respectarea condiţiilor de siguranţă specifice. Premise: Deplasarea efectivelor de persoane private de libertate la unităţile spitaliceşti din afara locurilor de deţinere. Aplicabilitate: Aceste proceduri au aplicabilitate în toate situaţiile în care se realizează escortarea persoanelor private de libertate la unităţile spitaliceşti din afara locurilor de deţinere. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul locului de deţinere Directorul adjunct pentru Siguranţa deţinerii şi regim penitenciar Activităţi: 1. Aprobă tabelele întocmite de către cabinetul medical, cu persoanele private de libertate ce urmează a fi prezentate la spitalele şi laboratoarele civile pentru tratament sau investigaţii medicale; 2. Stabileşte componenţa escortei în funcţie de numărul, gradul de risc şi regimul în care sunt repartizate persoanele private de libertate care vor urma să fie escortate la spitalele din reţeaua Ministerului Sănătăţii şi Familiei; în cazul în care sunt escortate şi persoane private de libertate cu grad sporit de risc, din compunerea escortei vor face parte şi membri ai grupei de intervenţie;

646

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful de tură Locţiitorul şefului de tură (persoana desemnată) Ofiţerul instructor siguranţă exterioară

Şeful de escortă

3. Stabileşte itinerariile pentru deplasarea cu mijloacele de transport (cel puţin 2 trasee); 4. Efectuează controale şi dispune măsuri pentru desfăşurarea în condiţii de siguranţă a misiunilor; 5. Desemnează un ofiţer care va conduce activităţile de escortare în cazul prezentării la spital a persoanelor private de libertate clasificate în categoria celor cu grad sporit de risc; 6. Asistă la activităţile de pregătire şi îmbarcare a persoanelor private de libertate pentru a fi prezentate la spital; 7. Distribuie armamentul,muniţia şi mijloace de imobilizare pentru membrii din compunerea escortei, în funcţie de regimul de executare al pedepsei; 8. Înaintea intrării în serviciu, face prezenţa şi instruieşte şeful escortei şi membrii din compunerea escortei cu privire la sarcinile şi atribuţiile ce le revin pe timpul desfăşurării misiunii, precum şi asupra modului de acţiune în diferite situaţii; 9. Planifică membrii escortei în registrul anume destinat; 10. Se deplasează la spitalele cu care colaborează locul de deţinere, identifică căile de acces şi locurile vulnerabile şi face menţiuni despre acestea în carnetul postului; 11. Întocmeşte carnetele posturilor pentru şeful de escortă şi elementele din compunerea acesteia. 12. Întocmeşte schiţa cu dispozitivul de pază la: debarcarea/îmbarcarea persoanelor private de libertate ajunse la spitale, la escortarea de la mijlocul de transport la sălile de specialitate, la cabinetele medicale şi cu itinerariile de deplasare în interiorul spitalelor, pe culoare şi holuri; 13. Coordonează activităţile de escortare când sunt prezentate persoanele private de libertate clasificate în categoria celor cu grad sporit de risc; 14. Realizează controale asupra modului în care membrii escortei îşi îndeplinesc atribuţiile de serviciu şi remediază problemele constatate La intrarea în serviciu: 15. Semnează în registrul cu planificarea escortelor şi ia cunoştinţă despre spitalele sau clinicile la care urmează să execute misiunea; 16. Verifică numărul agenţilor pe care îi are în subordine; 17. Ia în primire carnetul postului şi tabelul cu persoanele private de libertate care suferă sau acuză afecţiuni medicale şi necesită investigaţii aprofundate; 18. Se informează asupra situaţiei operative din penitenciar şi asupra problemelor ce pot apărea pe timpul escortării la spitalele civile; 19. Ia măsuri de sporire a vigilenţei în momentul escortării persoanelor private de libertate când există informaţii că vor să producă acţiuni de dezordine sau alte acţiuni negative cu ocazia prezentării la cabinetele medicale de specialitate din cadrul spitalelor; 20. Primeşte dispoziţia de misiune şi se deplasează pe secţiile de deţinere; La scoaterea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere: 21. Se deplasează pe secţiile de deţinere şi preia persoanele private de libertate, pe bază de semnătură în registrul anume destinat, la intrarea în acestea; 22. Efectuează apelul nominal şi realizează identificarea persoanelor private de libertate pe care la va escorta; 23. Semnează de luare în primire a acestora; 24. Activitatea de percheziţie a persoanelor private de libertate ce urmează a fi duse la spitale se realizează separat de activitatea de 647

Manual de proceduri

percheziţie cu cea a persoanelor private de libertate ce urmează a fi prezentate la instanţele de judecată; 25. Efectuează separat percheziţia persoanelor private de libertate clasificate în categoria celor cu grad sporit de risc, iar după terminarea percheziţiei la aplică acestora mijloacele de imobilizare la încheietura mâinilor în poziţia „în faţă”. 26. Mijloacele de imobilizare vor fi menţinute şi pe timpul transportului până la spitale şi vor fi îndepărtate numai la solicitarea medicului curant în momentul în care persoana privată de libertate se află în cabinet; 27. Realizează dispozitivul pentru îmbarcarea persoanelor private de libertate şi începe îmbarcarea acestora în mijlocele de transport, cu respectarea regimului în care sunt clasificate şi cu respectarea criteriilor de separaţiune; 28. Verifică integritatea boxelor, identifică eventualele obiecte abandonate şi verifică modul de funcţionare a lacătelor şi încuietorilor uşilor de la boxele în care vor fi transportate persoanele private de libertate. De asemenea, verifică starea de funcţionare a sistemelor de iluminare şi aerisire şi a sistemelor de legătură. Pe timpul deplasării: 29. Respectă procedurile A0.01.015 şi A0.01.016 respectiv la escortarea în coloană pe jos şi escortarea cu mijloace de transport auto; 30. Dispune deplasarea, numai atunci când toţi membrii din compunerea escortei îşi ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază pe timpul transportului cu mijlocul auto; 31. Se îngrijeşte ca în mijlocul de transport să existe un agent care să aibă în dotare pistol mitralieră model 1963, calibrul 7.62 cu muniţia aferentă; 32. Cere sprijin la unitate în cazul în care deplasarea nu mai poate continua datorită defecţiunilor tehnice sau din alte motive. La sosirea în spital: 33. Dispune parcarea mijlocului de transport în incinta spitalului sau la cel mai apropiat punct de poarta de acces a acestuia (debarcarea se realizează în punctul cel mai apropiat sau în curtea interioară din incinta unităţii sanitare); 34. Realizează dispozitivul de pază în vederea debarcării persoanelor private de libertate din mijlocul de transport; 35. Persoanele private de libertate sunt prezentate pe rând la cabinetele medicale unde au trimitere; 36. Pe timpul deplasării de la mijlocul de transport până la cabinetul medical persoanelor private de libertate clasificate în regimurile de executare a pedepsei de maximă siguranţă şi închis, precum şi celor cu grad sporit de risc li se vor aplica mijloace de imobilizare; 37. Pe timpul prezentării persoanelor private de libertate la cabinete, şeful de escortă va desemna cel puţin 2 persoane( de regulă: şoferul şi agentul care are în dotare pistol mitralieră cal. 7.62 să formeze dispozitivul de pază în jurul mijlocului de transport.); 38. Îndepărtează persoanele de pe culoarele sau din curtea spitalului; 39. Dispune măsuri de siguranţă în cazul deplasărilor persoanelor private de libertate la grupul sanitar; Pe timpul prezentării la cabinetele medicale: 40. Stabileşte echipele de escortare şi grupurile de persoane private de libertate ce urmează a fi prezentate la cabinetele medicale; 41. Urmăreşte ca efectivele de persoane private de libertate ce urmează a fi prezentate la cabinetele mediale să nu fie mai mari de 4-6 ; 42. Este atent ca pe timpul escortării de la mijlocul de transport la cabinetele medicale persoanele libertate să nu primească bunuri, obiecte etc. din partea persoanelor civile; 648

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Agentul supraveghetor la mijlocul de transport

Agentul din compunerea escortei

43. Nu permite penetrarea dispozitivului de pază; 44. Pe timpul deplasării, elementele din escortă trebuie să respecte ordinea şi disciplina, să păstreze distanţa minimă de siguranţă între ele şi persoanele private de libertate, pentru a nu da posibilitatea acestora din urmă să atace prin surprindere, să imobilizeze sau să dezarmeze agenţii din compunerea escortei; La plecarea de la spital: 45. Verifică mijlocul de transport şi ridică eventualele obiecte interzise găsite; 46. Realizează dispozitivul de îmbarcare; 47. Realizează apelul numeric al persoanelor private ce urmează a fi transportate la unitate; 48. Respectă itinerariul de deplasare spre unitate; La sosirea în unitate: 49. Realizează dispozitivul pentru debarcare; 50. Va însoţi persoanele private de libertate pe secţiile de deţinere şi le va preda agentului supraveghetor. 51. După predarea persoanelor private de libertate pe secţie, va reveni şi va preda armamentul, muniţia şi mijloacele de imobilizare pe care le are în dotare; 52. Va informa ofiţerul siguranţă exterioară sau şeful de tură, după orele de program, despre modul de îndeplinire al misiunii; 53. Se subordonează nemijlocit şefului de escortă şi direct ofiţerului instructor siguranţă exterioară; 54. Execută sarcinile şi dispoziţiile şefului de escortă; 55. Supraveghează persoanele private de libertate pe timpul şederii în mijlocul de transport; 56. Ţine legătura cu şeful de escortă prin intermediul radiotelefonului portabil; 57. Nu deschide uşa de la boxele din mijlocul auto, decât în prezenţa şefului de escortă sau a unui număr suficient de agenţi; 58. Nu efectuează din proprie iniţiativă mutări de efective între boxele din mijlocul de transport; 59. Păstrează armamentul asupra lui şi face uz de armă în condiţiile legii; 60. Înainte de deschiderea uşilor de la boxele mijlocului de transport pentru scoaterea sau introducerea persoanelor private de libertate predă armamentul şi muniţia unui alt membru din compunerea escortei; 61. Se subordonează nemijlocit şefului de escortă şi direct ofiţerului siguranţă exterioară; 62. Pe timpul misiunii execută sarcinile şi dispoziţiile stabilite de către şeful de escortă; 63. Participă la pregătirea înaintea intrării în serviciu; 64. Efectuează împreună cu şeful de escortă percheziţia corporală amănunţită asupra persoanelor private de libertate; 65. Ia în primire armamentul şi muniţia aferentă, semnează în registrul de distribuire a armamentului de luarea în primire şi execută, în locul special amenajat, încărcarea-descărcarea armamentului, sub supravegherea şefului de escortă; 66. La îmbarcare, la dispoziţia şefului de escortă, se poziţionează lângă intrarea în mijlocul de transport şi realizează apelul numeric al persoanelor private de libertate şi le introduce în boxele de separare special amenajate, conform criteriilor de separaţiune şi conform indicaţiilor verbale primite de la şeful de escortă. După îmbarcarea numărului legal de persoane în mijlocul de transport, informează pe şeful escortei despre totalul persoanelor private de libertate care se află în acesta. După introducerea persoanelor private de libertate în boxele 649

Manual de proceduri

Conducătorul auto

amenajate în acest sens, acesta închide uşile de la boxe şi le asigură cu lacăt. 67. Execută sarcinile şi dispoziţiile legale primite de la şeful de escortă, foloseşte armamentul, muniţia şi materialele din dotare în condiţiile legii; 68. Nu desfăşoară alte activităţi decât cele profesionale, nu părăseşte postul încredinţat fără aprobare şi fără a fi înlocuit; 69. Informează cu operativitate şeful escortei cu privire la orice neregulă sau abatere comisă de către persoanele private de libertate; 70. Pe tot timpul deplasării supraveghează persoanele private de libertate aflate în mijlocul de transport, prin ascultare şi vizualizare şi informează şeful de escortă cu privire la orice problemă apărută sau cu privire la orice suspiciune pe care o are; 71. Pe timpul deplasării de la mijlocul de transport la cabinetele medicale de specialitate şi retur aplică mijloacele de imobilizare persoanelor private de libertate, în funcţie de regimul de executare a pedepsei şi conduita acestora; 72. Ia armamentul în primire la începerea misiunii; 73. Execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; 74. Conduce mijlocul de transport cu respectarea itinerariilor stabilite de către directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi cu respectarea legislaţiei rutiere în vigoare;; 75. În cazul producerii unui accident rutier, execută dispoziţiile primite de la şeful escortei. În cazul când escorta cu mijloace auto este compusă din mai multe autovehicule, respectă locul stabilit în coloană, şi informează şeful de escortă în legătură cu orice problemă apărută, de natură a împiedica buna desfăşurare a misiunii sau în cazul unei defecţiuni survenite la mijlocul de transport; 76. Se asigură că mijlocul auto îndeplineşte toate cerinţele legale pentru circulaţia pe drumurile publice; în cazul în care constată unele neajunsuri raportează cu operativitate şefului de escortă sau directorului adjunct al sectorului economico-administrativ; 77. De fiecare dată după debarcare, asigură uşa de acces de la boxele din spatele autospecialei cu lacăt, pentru a preveni introducerea obiectelor interzise;

PROCEDURA A0.10.01.021. Modul de realizare al însoţirii şi supravegherii persoanelor private de libertate clasificate în regim semideschis, în afara locurilor de deţinere Scop: Aplicarea unitară a procedurii de escortare a persoanelor private de libertate clasificate în sistem semideschis în afara locurilor de deţinere. Premise: Deplasarea efectivelor de persoane private de libertate clasificate în sistem semideschis în afara locurilor de deţinere. Aplicabilitate Aceste proceduri au aplicabilitate în toate situaţiile în care se realizează escortarea persoanelor private de libertate clasificate în sistem semideschis în afara locurilor de deţinere. Procedura Activitatea desfăşurată de: Directorul locului de deţinere 650 Activităţi: 1. Aprobă tabelele cu persoanele private de libertate ce urmează a fi prezentate în afara locurilor de deţinere;

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Directorul adjunct pentru Siguranţa deţinerii şi regim penitenciar

Şeful de tură Locţiitorul şefului de tură Ofiţerul instructor pentru siguranţă exterioară

Şeful de escortă:

2. Aprobă rapoartele de recunoaştere, înfiinţare şi funcţionare întocmite pentru punctele de lucru ; 3. Aprobă planificarea agenţilor pentru însoţirea persoanele private de libertate din sistemul semideschis în afara locurilor de deţinere; 4. Stabileşte itinerariile pentru deplasarea cu mijloace de transport până la obiectiv(organe judiciare, puncte de lucru, spitale, etc.) şi înapoi la locul de deţinere. La stabilirea itinerariilor se vor stabili cel puţin 2 trasee care să evite locurile aglomerate 5. Avizează rapoartele de recunoaştere, înfiinţare şi funcţionare întocmite pentru punctele de lucru ; 6. Asistă la activităţile de îmbarcare şi pregătire a persoanelor private de libertate; 7. Distribuie mijloace de imobilizare pentru membrii din compunerea escortei. 8. Participă la efectuarea recunoaşterii la faţa locului a amplasamentului unde urmează a se efectua activităţi cu persoanele private de libertate clasificate în regimul semideschis; 9. Întocmeşte carnetele posturilor pentru şeful de escortă şi elementele de paza aflate în compunerea escortei. 10. Întocmeşte schiţa la faţa locului în raport cu spaţiul în care se desfăşoară activităţile cu persoanele private de libertate; 11. Înaintea intrării în serviciu, face prezenţa şi instruieşte şeful şi membrii din compunerea escortei cu privire la sarcinile şi atribuţiile ce le revin pe timpul desfăşurării misiunii, precum şi asupra modului de acţiune în diferite situaţii; 12. Planifică membrii escortei în registru anume destinat; 13. Instalează elementele de supraveghere care desfăşoară activitatea la punctele de lucru; 14. Realizează controale asupra modului în care membrii escortei îşi îndeplinesc atribuţiile de serviciu. La intrarea în serviciu: 15. Semnează în registrul cu planificarea escortelor şi ia cunoştinţa despre locul în care urmează sa desfăşoare misiunea; 16. Verifică numărul agenţilor pe care îi are în subordine; 17. Ia în primire carnetul postului şi fisa cu pontajul pentru persoanele private de libertate care se deplasează la punctele de lucru; 18. Primeşte ordinul de misiune şi împreună cu escorta se deplasează la magazia de serviciu pentru a ridica mijloacele necesare executării misiunii; La scoaterea persoanelor private de libertate din sectorul de deţinere: 19. Se deplasează pe secţiile de deţinere şi preia persoanele private de libertate, pe bază de semnătură în registrul anume destinat, la intrarea în acestea; 20. Efectuează apelul nominal şi numeric la ieşirea din secţie a persoanelor private de libertate; 21. Împreună cu membrii escortei încolonează persoanele private de libertate pentru deplasare; 22. Verifică integritatea boxelor de la mijloacele de transport, identifică eventualele obiecte abandonate şi verifică modul de funcţionare a lacătelor şi încuietorilor uşilor de la boxele în care vor fi transportate persoanele private de libertate. De asemenea, verifică starea de funcţionare a sistemelor de iluminare şi aerisire, a sistemelor de legătură Pe timpul deplasării: 23. Dispune deplasarea, numai atunci când toţi membrii din compunerea escortei îşi ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază; 24. Se deplasează în afara locului de deţinere pe itinerariul stabilit; 651

Manual de proceduri

25. Cere sprijin la unitate în cazul în care deplasarea nu mai poate continua datorită defecţiunilor tehnice ale mijlocului de transport sau din alte motive; La ajungerea la punctul de lucru: 26. Debarcarea se realizează în incinta punctului de lucru; 27. Şeful de escortă/şeful punctului de lucru realizează dispozitivul de pază în vederea debarcării persoanelor private de libertate din mijlocul de transport; 28. Efectuează debarcarea şi se îndreaptă către locul de desfăşurare a activităţilor lucrative; 29. Organizează dispozitivul de pază, conform schiţei din carnetul postului cu amplasarea elementelor de supraveghere în dispozitiv; La punctul de lucru: 30. Distribuie fiecărei persoane private de libertate materialele şi uneltele necesare începerii activităţilor lucrative. 31. Nu permite începerea lucrului până ce nu se efectuează instructajul de protecţia muncii; 32. Înainte de începerea muncii realizează instructajul privind sarcinile de îndeplinit şi modul de utilizare al uneltelor şi materialelor pentru a preveni producerea unor accidente de muncă; 33. Repartizează persoanele private de libertate pe echipe şi la stabileşte sarcini corespunzătoare; 34. Nu schimbă locul de desfăşurare a activităţilor la cererea beneficiarului, decât după informarea ofiţerului siguranţă exterioară şi deplasarea acestuia la faţa locului pentru a efectua recunoaşterea zonei; 35. În cazul în care în carnetul postului există deja mai multe locuri de desfăşurare a activităţilor în incinta aceluiaşi punct de lucru şi ori de câte ori efectivul de persoane private de libertate se deplasează, şeful punctului de lucru, la solicitarea beneficiarului, încetează activităţile pe platforma de lucru respectivă, încolonează persoanele private de libertate, efectuează apelul numeric, realizează restrângerea dispozitivului de pază şi deplasează escorta până la următoarea platformă de lucru; 36. Ţine legătura cu dispeceratul la intervalul stabilit şi informează deîndată conducerea unităţii despre problemele deosebite apărute; 37. Nu permite persoanelor private de libertate să ia legătura cu alte persoane decât cu cele aprobate de directorul unităţii; 38. Nu permite persoanelor private de libertate să primească bunuri şi obiecte în afara celor prevăzute în contract; 39. Nu permite penetrarea dispozitivului de pază; 40. Lunar prezintă directorului spre aprobare, tabelul cu angajaţii societăţii care au acces pe punctul de lucru; 41. Urmăreşte ca persoanele private de libertate să nu desfăşoare alte activităţi decât cele lucrative; 42. Nu permite deplasarea sau apropierea persoanelor private de libertate de dispozitivul de pază al punctului de lucru; 43. Respectă programul de muncă şi timpul acordat pentru servirea mesei; 44. Pe timpul servirii mesei de către persoanele private de libertate, restrânge dispozitivul de pază, serveşte şi el masa şi îi înlocuieşte pe ceilalţi membrii din compunerea escortei pentru a servi masa sau pentru a-şi satisface necesităţile fiziologice; 45. Pe timpul deplasării, elementele din escortă trebuie să respecte ordinea şi disciplina, să păstreze distanţa minimă de siguranţă faţă de persoanele private de libertate, pentru a nu da posibilitatea acestora din urmă să atace prin surprindere, să imobilizeze sau să dezarmeze agenţii din compunerea escortei. 652

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Agentul din compunerea escortei

Conducătorul auto

La sfârşitul programului: 46. Realizează apelul numeric al persoanelor private de libertate; 47. Verifică efectuarea normelor de muncă de către fiecare persoană privată de libertate în parte; 48. Realizează pontajul conform orelor lucrate; 49. Încheie bonul de lucru pentru ziua respectivă; 50. Verifică existenţa materialelor şi uneltelor distribuite la începutul programului; 51. Verifică mijlocul de transport şi ridică eventualele obiecte interzise găsite; 52. Realizează percheziţia corporală sumară înainte de îmbarcarea în mijlocul de transport; 53. Îmbarcă persoanele private de libertate în mijlocul de transport; 54. Respectă itinerariul de deplasare la revenirea spre unitate; La întoarcerea în unitate: 55. Va însoţi persoanele private de libertate pe secţiile de deţinere şi le va preda agentului supraveghetor, la intrarea în acestea; 56. După predarea persoane private de libertate pe secţie, va reveni şi va preda armamentul, muniţia şi mijloacele avute în dotare; 57. Va informa ofiţerul siguranţă exterioară sau şeful de tură, după orele de program, despre modul de îndeplinire a misiunii; 58. Participă la pregătirea înaintea intrării în serviciu; 59. Semnează de însuşire a ordinului de misiune în registrul pentru planificarea escortelor; 60. Primeşte ordinul de misiune şi se deplasează împreună cu şeful de escortă pentru a pregăti persoanele private de libertate ce urmează să efectueze deplasarea; 61. Execută sarcinile şi dispoziţiile legale primite de la şeful de escortă. 62. Ocupă locul stabilit în dispozitivul de pază şi execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; 63. Nu desfăşoară alte activităţi decât cele profesionale, nu părăseşte postul încredinţat fără aprobare şi fără a fi înlocuit şi nu se angajează în discuţii neprincipiale cu persoanele private de libertate; 64. Informează cu operativitate şeful escortei cu privire la orice neregulă sau abatere comisă de către persoanele private de libertate; 65. Execută dispoziţiile primite de la şeful escortei; 66. Conduce mijlocul de transport cu respectarea itinerariilor stabilite de către directorul adjunct pentru siguranţa deţinerii şi regim penitenciar şi cu respectarea legislaţiei rutiere în vigoare; 67. În cazul producerii unui accident rutier, execută dispoziţiile primite de la şeful escortei. În cazul când escorta cu mijloace auto este compusă din mai multe autovehicule, respectă locul stabilit în coloană şi informează şeful de escortă în legătură cu orice problemă apărută; 68. Se asigură că mijlocul auto îndeplineşte toate cerinţele legale pentru circulaţia pe drumurile publice;