PETUNJUK PENYUSUNAN DAN PENGISIAN FORMULIR PENCAPAIAN KPI INDIVIDU PT ANGKASA PURA I (PERSERO)

Updated PENGANTAR Untuk memberikan landasan bagi penerapan prinsip kompensasi pegawai berdasarkan kinerja (pay for performance) yang dinilai lebih proporsional, mendorong produktivitas dan menjamin keadilan, maka penilaian kinerja pegawai harus menggunakan formula KPI Individu (Individual Key Performance Indicators). Penyusunan KPI Individu seharusnya sudah selesai tahun 2008 dan implementasinya mulai 2009. Dikarenakan keterlambatan proses cascading (penjabaran) dan adanya kendala teknis lainnya, maka penyusunan KPI Individu baru bisa dilaksanakan dalam tahun 2009 ini. BPKP bersama dengan Tim KPI Kantor Pusat akan melakukan asistensi penyusunan dan impelementasi KPI Individu, langsung pada Pengisian Formulir KPI Individu Pegawai agar lebih efektip, mengingat target waktu yang ditetapkan RUPS. KONSEP DASAR KPI INDIVIDU :
1.

KPI Sebagai Penyempurnaan PKP (IKI) : Penilaian kinerja pegawai AP I berkembang dari DP3 PKP KPI Individu. a. DP3 : sangat kualitatip, hanya menekankan pada aspek perilaku dan kurang mengukur hasil kerja. b. PKP (IKI) : terlalu fokus kepada pengukuran hasil kerja dan menilai perilaku, kurang menghargai upaya (effort) pegawai dalam proses kerja, sehingga kurang adil (fair) bila dijadikan patokan dalam pemberian kompensasi (reward) kepada pegawai. c. KPI Individu : mengukur dan menilai target kerja, upaya (effort) pegawai dalam proses kerja serta hasil kerja pegawai. Sehingga, kalaupun hasil kerjanya kurang baik tetapi upayanya sudah optimum, pegawai tsb. masih berpeluang memperoleh reward yang sepadan dengan kerja kerasnya, baik untuk penghasilan bulanan maupun bonus.

2. Unsur KPI Individu : Secara garis besar, Format KPI Individu terdiri atas dua kelompok unsur penilaian, yaitu :
a.

Aspek Kinerja : Bobot Penilaian 60% 1) Kesepakatan Target Kerja : Disusun dan disepakati bersama antara Pegawai yang dinilai dan atasannya selaku Pejabat Penilai pada awal tahun. Berisi kesepakatan tentang apa yang akan dikerjakan pegawai dalam 1 (satu) periode penilaian, dilengkapi dengan bobot dan target hasil kerja pegawai.


2)

Sarana : Kertas Kerja Formulir Pencapaian KPI Individu (FKPII).

Hasil/Realisasi Target Kerja : Berisi pengukuran dan penilaian realisasi atau hasil kerja pegawai, diperbandingkan dengan target-terget yang telah disepakati di awal tahun. Aspek Kompetensi : Bobot Penilaian 40% Aspek kompetensi mendiskripsikan perilaku yang dibutuhkan untuk mencapai target/sasaran kerja dan memiliki bobot penilaian sebesar 40%.

b.

TATA CARA PENGISIAN FORMULIR KPI INDIVIDU

1.

Tahapan Penyusunan/Pengisian Formulir KPI Individu :

a.

Tahap Pertama, berupa Penetapan Kesepakatan KPI Individu yang dilakukan awal tahun saat Pejabat Penilai dan Pegawai Yang Dinilai membuat kesepakatan kerja untuk tahun berjalan sebagaimana dimaksud butir 2.a.1). Tahap Kedua, berupa Monitoring KPI Individu Tengah Tahun. Dilakukan pada tengah tahun periode berjalan (bulan Juli) yang digunakan untuk mengukur pencapaian tengah tahunan atas target yang telah disepakati. Apabila dipandang perlu, Monitoring KPI Individu Tengah Tahun, dapat digunakan untuk menambah atau mengurangi target kinerja individu pegawai yang dinilai, target pencapaian dan bobot penilaian. Perubahan tersebut harus disertai dengan penjelasan yang logis dan akurat serta mendapat persetujuan Atasan dari Pejabat Penilai (Atasan Langsung Pegawai Yang Dinilai). Dianggap sah apabila Atasan dari Atasan Langsung Pegawai Yang Dinilai juga menandatangani Lembar Monitoring KPI Individu Tengah Tahun tersebut. Tahap ketiga, yaitu Pengisian Formulir Pencapaian KPI Individu, yang penilaiannya dilakukan pada akhir tahun periode penilaian berjalan.

b.

c.

2. Sumber Informasi / Data Untuk Pengisian Formulir KPI Individu : Sumber data yang dapat dipergunakan untuk menyusun komponen pekerjaan (uraian pekerjaan/tugas) yang akan disepakati dalam satu periode penilaian KPI Individu dapat diambil/disarikan/dikonversikan dari : 2

PKP yang telah ada Hasil Cascading KPI Corporate dan individu oleh BPKP yang merupakan jabaran dari program kerja / tugas unit hingga individu Pejabat, Staf & Pelaksana. c. Buku Struktur Organisasi yang memuat Job Discription pegawai. d. Pengembangan tugas/pekerjaan/program kerja unit, mengacu pada Cascading KPI ataupun RJPP e. RKAP Tahunan Perusahaan yang merupakan realisasi RJPP serta penjabarannya lebih lanjut, berupa : Program Kerja Kantor Pusat, Kantor Cabang, Unit Kerja hingga Individu. f. RKM RKAP yang memuat aktivitas-aktivitas sebagai implementasi Program Kerja Tahunan Unit Kerja. Aktivitas-aktivitas tersebut akan didistribusikan menjadi program kerja tahunan dari pimpinan, staf dan pelaksana di setiap unit kerja.
a. b. 3.

Tata Cara Pengisian Formulir Kesepakatan KPI Individu : Teknis pengisian Formulir KPII oleh Pejabat Penilai mengikuti ketentuan sebagai berikut : Pengisian Formulir KPII harus dilakukan dengan menggunakan HURUF CETAK. b. Isikan seluruh data tentang Identitas Pegawai (Nama Pegawai yang dinilai, NIP, Nama dan Kelas Pekerjaan) sesuai dengan kotak yang tersedia.: 1) Unit Kerja : diisi dengan unit kerja organisasi terkecil tempat jabatan tersebut berada; 2) Kelompok Pekerjaan : diisikan sesuai dengan kelompok pekerjaan pegawai yang dinilai (Manajerial, Supervisi, Staf, Pelaksana); 3) Identitas Penilai : diisi dengan nama lengkap penilai. 4) Periode Penilaian Individu disesuaikan dengan periode penilaian berjalan atas pelaksanaan penilaian kinerja pegawai yang dinilai.
a. c. d.

Kolom 1 (satu)/Nomor, diisi dengan nomor urut Sasaran/Target Kinerja. Kolom Sasaran Kinerja terdiri atas sub kolom: Uraian dan Bobot : 1) Uraian (kolom 2) : Diisikan uraian sasaran/target kinerja individu yang telah disusun berdasarkan cascading KPI, job description/tugas pokok dari pekerjaan perusahaan yang diduduki oleh pegawai yang dinilai. Apabila terdapat pekerjaan lain dan belum termasuk didalamnya seperti tugas-tugas non rutin yang berasal dari turunan RKAP Unit atau tugas yang langsung diperintahkan oleh atasan langsung atau berasal dari RKM RKAP dapat ditambahkan pada kolom tersebut. (Catatan : Untuk lebih jelasnya baca Pedoman Evaluasi KPII) Bobot (kolom 3) : Bobot Substansi diisi berdasarkan pembobotan pekerjaan yang dinilai berdasarkan tingkat kesulitan, tingkat prioritas dan sasaran kinerjanya. Untuk tingkatan yang semakin tinggi diberikan pembobotan yang lebih besar, adapun untuk total pembobotan 3

2)

keseluruhan sasaran kinerja adalah 100. Penetapan sasaran kinerja individu beserta pembobotannya harus dilakukan pada setiap awal masa penilaian individu sesuai dengan periodisasi penilaian yang merupakan cerminan dari kesepakatan antara Pejabat Penilai dan Pegawai Yang Dinilai dengan ditandai oleh pembubuhan Tanda Tangan dari kedua belah pihak pada bagian kiri dan kanan bawah dengan disertai pencantuman tanggal kesepakatannya.
e.

Kolom Indikator Kinerja terdiri dari sub kolom Uraian dan Target. 1) Nomor (kolom 4) : Diisikan nomor urut Indikator Kinerja untuk setiap Sasaran Kinerja.
2)

Uraian (kolom 5) : Diisikan dengan uraian Indikator Kinerja yang merupakan turunan/cascading dari setiap Sasaran Kinerja : Didalam penentuan uraian Indikator Kinerja Individu/KPI Individu harus memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut : a) Spesific, menyatakan sesuatu yang terinci dalam menilai kinerja seseorang. b) Measurable, yaitu sesuatu yang ditetapkan harus dapat diukur besarannya. c) Achievable, menyatakan sesuatu yang ditetapkan atau disepakati harus dapat dicapai oleh penanggung jawabnya dalam hal ini adalah pegawai yang dinilai. d) Relevan, yaitu sesuatu yang ditetapkan harus sesuai dengan tujuan dan strategi perusahaan. e) Time Bounded, yaitu sesuatu yang ditetapkan harus memiliki batasan waktu pencapaiannya. f) Controlable, menyatakan sesuatu yang telah ditetapkan dapat dikendalikan pemanfaatannya. Bobot Prosentase (kolom 6).: Diisikan pembobotan dari kolom uraian sebelumnya. Bobot Prosentase merupakan pembobotan terhadap masing-masing uraian Indikator Kinerja dengan total angka bobot sebesar 100. Target terdiri atas subkolom Angka dan Satuan. a) Kolom 7 (tujuh)/ Angka.diisikan dengan target angka yang akan dicapai untuk setiap jenis indikator kinerja masing-masing sasaran kinerja. b) Kolom 8 (delapan)/ Satuan merupakan keterangan satuan untuk menjelaskan kolom target angka

3)

4)

Keterangan : Untuk menetapkan Bobot Substansi dalam Pengisian Formulir Kesepakatan KPI Individu (KPII) menggunakan Kertas Kerja (Kolom Bantuan) yang tersedia yang berisi komponen penilaian berisi kolom : Prioritas, Kesulitan, Jumlah dan Bobot Sustansi.. 4. Tata Cara Pengisian Formulir Monitoring KPI Individu Tengah Tahun 4

Pada Monitoring KPI Individu Tengah Tahun terdapat penambahan kolom baru, berupa :kolom Penetapan Kesepakatan KPI Individu ditambah kolom Pencapaian Tengah Tahun dan kolom Penjelasan. Kolom Pencapaian Tengah Tahun digunakan untuk mengukur pencapaian tengah tahunan suatu sasaran kinerja individu terhadap target yang telah ditetapkan dengan memberikan penjelasan terhadap pencapaian tengah tahunan, yang dituangkan didalam kolom Penjelasan.
5.

Tata Cara Pengisian Formulir Pencapaian KPI Individu (akhir tahun). Terdapat penambahan kolom sebagaimana pada Penetapan Kesepakatan KPI Individu berupa : kolom Pencapaian, Nilai, Nilai Bobot, dan Penjelasan. Pada kolom 9 (sembilan)/Pencapaian, diisikan dengan realisasi pencapaian dari target yang telah disepakati dari masing-masing indikator kinerja setiap sasaran kinerja sampai dengan akhir tahun periode berjalan.
a.

Pada kolom 10 (sepuluh)/Nilai, tuliskan nilai pencapaian target dengan membandingkan kolom pencapaian dengan kolom target dalam bentuk persentase (%). Sedangkan pada kolom 11 (sebelas)/Nilai Bobot tuliskan nilai bobot pencapaian target per indikator kinerja dengan membandingkan kolom bobot indikator kinerja dengan kolom nilai pada masing-masing indikator dikalikan dengan bobot sasaran kinerjanya selanjutnya jumlahkan masing-masing hasil nilai bobot indikator per sasaran kinerja.
b.

Pada kolom 12 (dua belas)/Penjelasan, tuliskan penjelasan yang dibutuhkan untuk melakukan justifikasi mengenai penyebab/alasan tidak tercapainya sasaran kinerja atau hal-hal lain yang perlu dijelaskan baik positif maupun negatif.
c.

Apabila Formulir Pencapaian KPI Individu telah diisi secara benar dan lengkap, Pejabat Penilai dan Pegawai Yang Dinilai wajib membubuhi paraf pada tempat yang telah disediakan disertai dengan menuliskan tanggal penetapannya. Untuk Nilai Hasil Kerja tuliskan kembali Nilai Hasil Kerja seperti pada hasil penjumlahan kolom Nilai Bobot. Diantara Penetapan Kesepakatan KPI Individu pada awal tahun periode penilaian dan Pengukuran Pencapaian KPI Individu pada akhir tahun periode penilaian terdapat Monitoring KPI Individu Tengah Tahun yang dilakukan pada saat tengah tahun periode berjalan (bulan Juli). 6. Batas Waktu Penilaian :
a.

Selambat-lambatnya pada akhir bulan Januari setelah berakhirnya periode penilaian, hasil penilaian individu yang tertuang dalam bentuk isian FKPII tersebut harus sudah diterima oleh Deputi Direktur 5

Administrasi Personalia dari Pejabat Penilai untuk Kantor Pusat dan dari Pejabat Penilai kepada Manager yang membidangi fungsi Personalia untuk Kantor Cabang. FKPII dibuatkan duplikat sebanyak 1 (satu) kali sebagai arsip personalia Kantor Cabang.
b.

Selambat-lambatnya pada akhir bulan Pebruari setelah berakhirnya periode penilaian, hasil FKPII yang asli untuk Kantor Cabang harus sudah diterima oleh Deputi Direktur Administrasi Personalia c.q yang membidangi fungsi Penilaian Karya Pegawai di Kantor Pusat. Selambat-lambatnya pada akhir bulan Maret setelah berakhirnya periode penilaian, hasil FKPII harus sudah diterima oleh Direktur Personalia dan Umum.

c.

Jakarta, November 2009 TIM KPI INDIVIDU KANTOR PUSAT

PEDOMAN EVALUASI PENYUSUNAN KPI INDIVIDU

KETERKAITAN TUGAS POKOK-RJPP-RKAP-RKM DAN KPII DALAM PROSES PENYUSUNAN KPI INDIVIDU PEGAWAI PENDAHULUAN : Pasca cascading dan asistensi penyusunan KPI Individu (KPII) dalam Formulir KPII kemungkinan masih terdapat beberapa kekeliruan, terutama pada kolom Kesepakatan KPI Individu. Hal ini dilatarbelakangi oleh kurangdipahaminya dengan keterkaitan erat antara Job Discription, RKAP, RKM dan KPII. Sehingga perlu dilakukan evaluasi untuk mengecek apakah seluruh beban tugas terkait dengan pelaksanaan RKAP yang berupa rangkaian aktivitas yang dijabarkan dalam RKM telah tertampung 6

dalam KPII setiap Pejabat dan Pegawai Kesepakatan KPII mereka masing-masing.

serta

menjadi

menjadi

Untuk melakukan evaluasi atas seluruh jabatan yang ada di PT Angkasa Pura I, perlu ditempuh langkah sbb : 1. Pembentukan Gugus Tugas KPI Individu yang beranggotakan representasi setiap Direktorat dan bertugas : a. Mendata ulang jumlah Jabatan di PT AP I berdasar Formasi b. Menyusun dan mengevaluasi Job Discription setiap Jabatan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. c. Menyusun ulang Tugas Pokok (Job Discription) setiap Jabatan dalam format 6 perspektip KPII. d. Melakukan integrasi antara Tugas Pokok setiap Jabatan/Pegawai/Individu dengan RKAP/RKM. 2. Menyusun Pedoman Evaluasi Penyusunan KPII dan Panduan Integrasi RKAP/RKM dengan Job Discription Individu/Pegawai untuk menghasilkan KPI Individu setiap Jabatan/Pegawai. TAHAPAN PENYUSUNAN KPI INDIVIDU KPII Pegawai pada dasarnya berisi beban kerja tahunan (workload) pegawai (berupa Tugas Pokok + Program RKA Tahunan) yang menjadi tanggungjawab pegawai dan kemudian diformulasikan berdasar 6 perspekti KPII dan dijadikan Kesepakatan KPI Individu. Berdasarkan referensi literature ataupun best practice dalam implementasi KPII, sebelum keputusan implementasi KPII ditetapkan, harus didahului oleh penataan organisasi dan penyediaan IT pendukung yang memadai. Penataan organisasi untuk mendapatkan Formasi yang mutakhir dan IT untuk menjamin efektifitas dan akurasi penilaian KPII. Penyusunan KPII mencakup beberapa tahapan langkah sbb : Langkah Pertama : a. Reorganisasi berupa pemetaan kembali seluruh beban tugas Perusahaan berdasar : 1) Tugas pokok Perusahaan sesuai bidang usaha jasa kebandarudaraan yang diatur oleh peraturan perundangan. 2) Tugas yang terkait misi dan visi Perusahaan. b. Beban tugas tersebut kemudian dibagi habis kedalam unit-unit kerja serta jabatan-jabatan Struktural dan Fungsional serta fungsi Staff yang diperlukan dengan pendekatan HPO (High Performance Indicator) sampai dengan unit kerja dan jabatan terkecil. c. Setiap jabatan struktural dan fungsional serta staff tersebut kemudian disusun job description-nya masing-masing dengan kerangka dan urutan berdasar 6 perspektip KPII agar mudah diintegrasikan dengan RKAP dan RKM.

d.

Job description setiap unit dan individu pegawai yang telah disusun berdasar 6 perspektip KPII tersebut kemudian ditetapkan sebagai Tugas Pokok Unit dan Individu.

Langkah Kedua : dalam RKA Tahunan Perusahaan dan setiap unit kerja disusun ulang dengan kerangka urutan berdasar 6 perspektip RKAP/KPII agar mudah untuk dinilai KPI-nya. b. Program RKA Tahunan unit kerja dijabarkan dalam RKM, sehingga dapat dideskripsikan aktivitas-aktivitas pokok yang akan dilakukan oleh setriap unit kerja. c.Aktivitas-aktivitas pokok unit kerja yang telah disusun dalam RKM tersebut kemudian dibagi habis atau didistribusikan kepada individuindividu di dalam unit kerja tsb mulai tingkat Pejabat hingga Staf dan Pelaksana dan menjadi Program Kerja Tahunan Individu Pegawai
a.Program

Langkah Ketiga : a. Program Kerja Tahunan Individu Pegawai kemudian diintegrasikan kedalam job description masing-masing pegawai yang telah disusun sebelumnya, yakni dengan mengisikan Program Kerja Tahunan Individu tersebut di bawah butir-butir job description yang sesuai yang telah disusun sebelumnya berdasar 6 perspektip KPII. b. Penggabungan atau integrasi Tugas Pokok Individu (Job Discription) dengan Program Kerja Tahunan Individu tersebut selanjutnya dijadikan Kesepakatan Kinerja Individu. Langkah Keempat : Untuk menjamin akurasi keterkaitan antara Tugas Pokok Unit & Individu dengan RKAP dan RKM, perlu dilakukan : a. Melakukan finalisasi evaluasi dan perbaikan atas Kesepakatan Kinerja yang belum sesuai dengan Tugas Pokok dan substansi RKAP/aktivitas RKM yang menjadi tanggungjawab masing-masing Pejabat dan Pegawai. b. Menyusun Kesepakatan Kinerja yang telah diperbaiki kedalam Buku KPII Pegawai PT AP I. c.Melaporkan kepada Direksi, Komisaris dan Pemegang Saham

Jakarta, Februari 2010 TIM KPI INDIVIDU KANTOR PUSAT