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Gua de Ejercicios en Microsoft Excel

Elaborada por: Ing Richard Pirona Miranda

Ing. Richard Pirona Miranda 0416-765 2354

NDICE
Captulo I 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.2 3.3 3.4 4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 6 6.1 7 7.1 7.2 8 8.1 8.2 8.3 9 9.1 10 10.1 10.2 10.3 Nivel Bsico ......................................................................................................................... 4 Introduccin. Elementos de Microsoft Excel ....................................................................... 4 Arrancar Microsoft Excel ....................................................................................................................... 4 Celdas. ................................................................................................................................................ 5 Columnas. ........................................................................................................................................... 6 Filas .................................................................................................................................................... 6 Barras ................................................................................................................................................. 6 Ayuda ................................................................................................................................................. 8 Empezando a trabajar con Microsoft Excel.......................................................................... 8 Conceptos de Microsoft Excel................................................................................................................ 9 Movimiento rpido en el libro.............................................................................................................. 10 Introducir datos ................................................................................................................................. 11 Modificar datos .................................................................................................................................. 12 Tipos de datos ................................................................................................................................... 13 Operaciones con archivos .................................................................................................. 14 Guardar un libro de trabajo ................................................................................................................ 14 Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo.................................................................................. 15 Abrir un libro de trabajo ya existente................................................................................................... 16 Empezar un nuevo libro de trabajo...................................................................................................... 18 Funciones........................................................................................................................... 19 Funciones .......................................................................................................................................... 19 Insertar funcin ................................................................................................................................. 20 Seleccin de celdas............................................................................................................ 22 Seleccin de celdas ............................................................................................................................ 22 Formato de celdas.............................................................................................................................. 23 Fuente........................................................................................................................................ 23 Alineacin ................................................................................................................................... 26 Bordes ........................................................................................................................................ 29 Tramas ....................................................................................................................................... 31 Nmeros..................................................................................................................................... 33 Borrado de celdas .............................................................................................................. 34 Borrar celdas ..................................................................................................................................... 34 Formato de filas................................................................................................................. 36 Alto de fila ......................................................................................................................................... 36 Autoajustar........................................................................................................................................ 37 Formato de columnas ........................................................................................................ 37 Ancho de columna ............................................................................................................................. 37 Autoajustar a la seleccin ................................................................................................................... 39 Ancho estndar de columna................................................................................................................ 39 Formato de hojas............................................................................................................... 40 Cambiar nombre de la hoja................................................................................................................. 40 Insertar filas, columnas, celdas y hojas ............................................................................ 41 Insertar filas en una hoja.................................................................................................................... 41 Insertar columnas en una hoja ........................................................................................................... 42 Insertar celdas en una hoja ................................................................................................................ 42 1

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10.4 11 11.1 11.2 12 12.1 12.2 13 13.1 13.2 13.3 14 15 15.1 15.2 16 16.1 16.2 17 17.1 17.2 17.3 1 2 2.1 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 4.3 5 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2 7 8 9 9.1 10 10.1 11.1.1 Insertar hojas en un libro de trabajo ................................................................................................... 43 Eliminar filas, columnas, celdas y hojas ............................................................................ 43 Eliminar filas y columnas de una hoja.................................................................................................. 44 Eliminar celdas de una hoja ......................................................................................................... 44 Mover celdas...................................................................................................................... 45 Mover celdas utilizando el Portapapeles ............................................................................................... 45 Mover celdas utilizando el ratn .......................................................................................................... 46 Copiar celdas ..................................................................................................................... 46 Copiar celdas utilizando el Portapapeles .............................................................................................. 46 Copiar celdas utilizando el ratn.......................................................................................................... 47 Copiar en celdas adyacentes............................................................................................................... 48 Pegado Especial ................................................................................................................. 49 Correccin de la ortografa ................................................................................................ 51 Autocorreccin................................................................................................................................... 51 Verificacin de la ortografa ................................................................................................................ 53 Grficos.............................................................................................................................. 55 Crear un grfico ................................................................................................................................. 55 Modificar la posicin y el tamao de un grfico .................................................................................... 66 Impresin .......................................................................................................................... 67 Vista preliminar.................................................................................................................................. 67 Configurar pgina .............................................................................................................................. 69 Imprimir ............................................................................................................................................ 73 Nivel Intermedio................................................................................................................ 76 Introduccin ...................................................................................................................... 76 Filtros (Filters)................................................................................................................... 76 Autofiltro (Autofilters)......................................................................................................................... 77 Ordenar Datos (Sort) ......................................................................................................... 78 Ordenar en Tablas ............................................................................................................................. 78 Ordenar columnas por filas ................................................................................................................. 79 Subtotales (Subtotals)....................................................................................................... 80 Insertar Subtotales............................................................................................................................. 80 Subtotales Animados .......................................................................................................................... 82 Inserte los subtotales anidados. .......................................................................................................... 83 Tablas y Grficos Dinmicos .............................................................................................. 84 Tabla dinmica (Dinamic Table) .......................................................................................................... 84 Crear Un informe de Tabla Dinmica ................................................................................................... 84 Crear un informe de Grfico Dinmico ................................................................................................. 87 Escenarios. (Scenaries) ..................................................................................................... 89 Funcin Pago (PMT) ........................................................................................................................ 90 Crear Escenarios. ............................................................................................................................... 92 Buscar objetivo.................................................................................................................. 95 Tabla (Table) ..................................................................................................................... 96 Formularios........................................................................................................................ 98 Trabajar Con Formularios ................................................................................................................... 99 Otras Funciones ............................................................................................................... 101 NDICE() ......................................................................................................................................... 101 2 Eliminar hojas de un libro de trabajo ................................................................................................... 44

Captulo II

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10.1.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.2.1 10.3.1 10.4.1 10.5.1 10.6.1 10.7.1 Ejemplo de Funcin ndice ......................................................................................................... 102 Ejemplo de Funcin Suma.......................................................................................................... 104 Ejemplo de Funcin Promedio .................................................................................................... 105 Ejemplo de Funcin Max (MAX) .................................................................................................. 106 Ejemplo de Funcin MIN ............................................................................................................ 107 Ejemplo de Funcin CONTARA (COUNTA) ................................................................................... 108 Ejemplo de Funcin CONTAR.BLANCO ........................................................................................ 108

SUMA() (SUM())............................................................................................................................... 104 PROMEDIO() (AVERAGE()) ............................................................................................................... 105 MAX().............................................................................................................................................. 106 MIN() (MIN) .................................................................................................................................... 106 CONTARA() (COUNTA())................................................................................................................... 107 CONTAR.BLANCO() (COUNTBLANK())................................................................................................ 108 Y() (AND()) ..................................................................................................................................... 109 SI() (IF())........................................................................................................................................ 109 Ejemplo de Funcin SI. .............................................................................................................. 110 Ejemplo de Funcin SI e Y ......................................................................................................... 110

10.9.1 10.9.2 10.10 10.11 11

CONTAR() (COUNT())....................................................................................................................... 115 BUSCARV() ...................................................................................................................................... 115 Sugerencia Final .............................................................................................................. 119

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Captulo I 1

Nivel Bsico

Introduccin. Elementos de Microsoft Excel

Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Microsoft Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo. Ahora vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Microsoft Excel, la pantalla, las barras, etc. para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema. 1.1 Arrancar Microsoft Excel Vamos a ver las dos formas bsicas de arrancar Microsoft Excel. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se arrancar el programa.

Desde el icono de Microsoft Excel del escritorio si lo hay. Puedes arrancar Microsoft Excel ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmo compaginar dos sesiones. Para cerrar Microsoft Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar

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Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir. La pantalla inicial Al arrancar Microsoft Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

1.2 Celdas. Son todos y cada uno de los pequeos cuadros que conforman la hoja de clculo de Microsoft Excel, en los cuales se pueden introducir valores. Estn identificadas por medio de la letra de la columna, la de la parte superior, y el nmero de la fila, el del extremo izquierdo.

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1.3 Columnas. Esta conformada por una lnea Vertical de Celdas y est identificada por la letra que est en la parte superior. 1.4 Filas Esta conformada por una lnea Horizontal de Celdas y est identificada por el nmero que est a al izquierda. 1.5 Barras 1. La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est

trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Microsoft Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Microsoft Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual. En Microsoft Excel la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas informacin sobre los mens desplegables, haz clic aqu. Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:

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a)

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediatamente al hacer

clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas. b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men

a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen. c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos

pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico... Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt. + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt. + i para desplegar el men Insertar. La barra de herramientas estndar. Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

La barra de frmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

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La barra de etiquetas Nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La barra de tareas de Windows Contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. y tambin un botn por cada documento de Microsoft Excel que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Microsoft Excel, sino a Windows como su propio nombre indica. 1.6 Ayuda Para activar la Ayuda de Microsoft Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de mens. Veremos este men en el que podemos: a) Ir a la ayuda, nos mostrar un pantalla en la que podremos ver la ayuda a

travs de un ndice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. b) Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en

determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc. c) Utilizar Qu es esto? El cursor se convierte en una flecha con una

interrogacin y al colocarlo sobre un elemento de la pantalla nos da una explicacin sobre la funcin de ese elemento. 2 Empezando a trabajar con Microsoft Excel.

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Microsoft Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.
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2.1 Conceptos de Microsoft Excel En caso de no tener claro algunos conceptos de Microsoft Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable repasarlo aqu. 1. Movimiento rpido en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA

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Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin. 2. 3. Selecciona el men Edicin. Abrir el men para visualizar las opciones ocultas con el botn. Recuerda

que una vez elegida esta opcin, a partir de ahora estar disponible en el men. 4. Haz clic sobre la opcin Ir a...

Tambin hubieras podido pulsar la tecla F5. Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

5. desplazarte. 6.

Escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que quieres Haz clic en Aceptar.

En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta. 2.2 Movimiento rpido en el libro. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
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Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 5 hojas de clculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si no ves la hoja puedes hacer clic en los botones de la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la ltima hoja Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior 2.3 Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: 1. 2. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos. TECLADO CTRL+ AVPAG CTRL+ REPAG

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

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3.

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres

mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn siendo la misma. Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc. del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin los datos y la celda seguir vaca. 2.4 Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:
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de la barra de frmulas, al hacer clic

sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir

de la barra de frmulas. As no se introducen

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1. 2.

Seleccionar la celda adecuada. Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la

barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma. 3. 4. Modificar la informacin. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta. 2.5 Tipos de datos En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

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Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Microsoft Excel. 3.1 Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: 1. 2. Selecciona el men Archivo Elige la opcin Guardar como...

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

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Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con l pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres es crear un nuevo fichero con la modificacin, seguir todos los pasos. 3. En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para

seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. 4. 5. a tu archivo. 6. Haz clic sobre el botn Guardar. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardas el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle

Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: 1 Selecciona la opcin Guardar del men Archivo. O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Herramientas.

Se guardar con el mismo nombre que tena. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre. Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. 3.2 Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo 1. Selecciona el men Archivo.

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2.

Elige la opcin Cerrar. Si esta opcin no se encuentra, recuerda el botn

para ampliar el men. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Microsoft Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

3.

Haz clic sobre el botn:

Cancelar: para no cerrar el documento. No: para salir del documento sin almacenar la ltima modificacin. S: para almacenar el documento antes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el recuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, cuidado

no el de la barra de ttulo que cerrara el programa Microsoft Excel.

3.3 Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. Una de ellas consiste en utilizar el men: 1. Selecciona la opcin Abrir del men Archivo. de la Barra de Herramientas.

O bien, haz clic sobre el botn Abrir

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Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

2.

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegar una lista con las unidades disponibles del computador. 3. Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.

En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. 4. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.

Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. 5. 6. Haz clic sobre el archivo deseado. Haz clic sobre el botn Abrir.

Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. 1. Selecciona el men Archivo.

Al final de la ventana del men, Microsoft Excel presenta una lista con los cuatro ltimos documentos abiertos.

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2.

Haz clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. 3.4 Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Microsoft Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el men Archivo. Elige la opcin Nuevo... de la barra de herramientas.

O bien hacer clic sobre el botn Nuevo

En caso de haber utilizado el men, aparecer en el panel de tareas lo siguiente:

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3.

Seleccione la opcin que desee simplemente haciendo clic sobre ella. 4 Funciones

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Microsoft Excel para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. 4.1 Funciones Una funcin es una frmula predefinida por Microsoft Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: 1. 2. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No

dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3. o funciones. 4. Los argumentos deben de separarse por ";". Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas

Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C 1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula.
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Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. 4.2 Insertar funcin Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Microsoft Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: 1. 2. 3. Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Seleccionar el men Insertar. Elegir la opcin Funcin... de la barra de frmulas.

O bien, hacer clic sobre el botn

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

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4.

En el recuadro Categora de la funcin tendremos que elegir a qu

categora pertenece nuestra funcin. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. 5. En el recuadro Nombre de la funcin hay que elegir la funcin que

deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. El botn proporcionar ms informacin. 6. Hacer clic sobre el botn Aceptar. nos

Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente. En nuestro caso se eligi la funcin SUMA.

7.

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que

generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de

clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. 8. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera.

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Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. En la barra de herramientas existe el botn Autosuma realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. 5 Seleccin de celdas que nos permite

Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar. 5.1 Seleccin de celdas Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Microsoft Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos arrancar Microsoft Excel ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Seleccin de una celda 1. Hacer clic sobre la celda a seleccionar.

Seleccin de un rango de celdas 2. 3. Pulsar el botn del ratn en la primera celda a seleccionar. Mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima

celda a seleccionar. Seleccin de una columna 1. 2. Situar el cursor sobre el identificador superior de la columna a seleccionar. Hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila

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1.

Situar el cursor sobre el identificador izquierdo de la fila a seleccionar.

Hacer clic sobre ste. Seleccin de una hoja entera 1. Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el

indicativo de la columna A y el de la fila 1. Hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminarlas o insertarlas, no hay que seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Aadir a una seleccin Si queremos aadir celdas a una seleccin ya realizada, o realizar una seleccin de celdas no contiguas: 1. Realizar la nueva seleccin pulsando la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una seleccin Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos: 1. 2. Pulsar la tecla MAYUS. Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que

termine la seleccin. 5.2 Formato de celdas Veremos las diferentes opciones disponibles en Microsoft Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda. 5.2.1 Fuente Microsoft Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
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Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Fuente.

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. letra. Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de

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Si elegimos un tipo de letra con el identificador

delante de su nombre, nos

indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). 2. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son

disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita,

Negrita Cursiva.
3. recuadro. 4. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. 5. 6. izquierda. 7. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Microsoft Excel tiene por defecto. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. y subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el

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Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. 5.2.2 Alineacin Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Alineacin.

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

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5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opcin de Microsoft Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la

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derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. 2. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podr elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

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3.

ORIENTACIN: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas

para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Microsoft Excel ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. 4. AJUSTAR TEXTO: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. 5. 6. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. unirn en una sola. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos. 5.2.3 Bordes Microsoft Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

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1. 2. 3. 4.

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Bordes.

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. CONTORNO: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

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INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. 2. 3. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre

la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde 5.2.4 Tramas Microsoft Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarla de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Tramas.

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

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1. 2. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Color: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el

efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color. 2. trama. En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar el sombreado de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo Trama: Se elegir de la lista un estilo de trama, as como el color de la

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desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el men. 5.2.5 Nmeros Microsoft Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. nmeros. 2. 3. 4. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas... Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

5. 6. Aceptar.

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn

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Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. 1. Categora: Se elegir de la lista una categora dependiendo del valor

introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. NMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los nmeros en formatos enteros, con decimales y con punto de miles. MONEDA: Es parecido a la categora Nmero, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el nmero con un smbolo monetario como podra ser Pts. Siempre lleva junto con el smbolo monetario el separador de miles. PORCENTAJE: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al nmero introducido en la celda. As el 1 equivaldr a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y as sucesivamente. 6 Borrado de celdas

Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato o el contenido de stas y utilizar el men para realizar el borrado deseado. 6.1 Borrar celdas Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello: 1. 2. 3. 4. Selecciona la celda o rango de celdas a borrar. Elige el men Edicin. Haz clic sobre el botn para ampliar el men. Escoge la opcin Borrar.
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Aparecer otro submen. Selecciona una de las opciones disponibles entre: Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir. Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero retiene su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema 6. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido. Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Pts, borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir, 23.000 Pts. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio de los comentarios no es objeto de este curso. Otra forma para eliminar el contenido de una celda: 1. 2. Selecciona la celda a borrar. Pulsa la tecla SUPR

Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.

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Formato de filas

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Microsoft Excel para modificar la altura de las filas de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable. 7.1 Alto de fila Microsoft Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila es automticamente 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las filas a las que quieres modificar la altura. En caso de no

seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos. 2. 3. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Fila.

Se abrir otro submen. 4. Elige la opcin Alto...

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

5. 6.

Escribe la altura deseada. Haz clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: 1. Sita el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila

que desees modificar, en la cabecera de la fila.


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El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas. Mantn pulsado el botn del ratn, y arrastra la lnea a la nueva posicin. Observa como conforme nos movemos aparece la altura de la fila. Suelta el botn del ratn. 7.2 Autoajustar Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: 1. 2. 3. Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Autoajustar.

Este segundo mtodo es mucho ms rpido. 1. Sitate sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar,

en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. 2. Haz doble clic. 8 Formato de columnas

Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Microsoft Excel para modificar la anchura de las columnas de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms presentable. 8.1 Ancho de columna En Microsoft Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

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Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de

no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos. 2. 3. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Columna.

Se abrir otro submen. 4. Elige la opcin Ancho...

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

5. 6.

Escribe la anchura deseada. Haz clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello: 1. Sita el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la

columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas. 2. Mantn pulsado el botn del ratn, y arrastra la lnea a la nueva posicin.

Observa como conforme nos movemos aparece la anchura de la columna. 3. Suelta el botn del ratn.

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8.2 Autoajustar a la seleccin Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms ancho, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello: 1. 2. 3. Selecciona las columnas a las que desees modificar la anchura. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Autoajustar a la seleccin.

El segundo mtodo es mucho ms rpido. 1. Sitate sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas

modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. 2. Haz doble clic. 8.3 Ancho estndar de columna Microsoft Excel nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Columna. Haz clic sobre el botn para ampliar el men. Elige la opcin Ancho estndar...

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

5.

Escribe la anchura estndar deseada.

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6.

Haz clic sobre el botn Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran asigna una anchura particular. 9 Formato de hojas

Vamos a ver algunos mtodos para cambiar el nombre de las hojas de clculo y poder as identificarlas mejor. 9.1 Cambiar nombre de la hoja. Como ya sabes, en Microsoft Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos cada hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero,... La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Debes estar situado en la hoja a la cual quieres cambiar el nombre. Selecciona el men Formato. Elige la opcin Hoja

Se abrir otro men. 4. Selecciona la opcin Cambiar nombre.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar. 5. 6. Escribe el nuevo nombre de la hoja. Pulsa INTRO.
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El segundo mtodo es mucho ms directo y rpido: 1. 2. 3. Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. Escribe el nuevo nombre de la hoja. Pulsa INTRO. 10 Insertar filas, columnas, celdas y hojas Vamos a ver las diferentes formas de insertar filas, columnas, celdas y hojas para ampliar una hoja de clculo o un libro de trabajo y utilizarlas de la forma ms adecuada dependiendo de la operacin a realizar. 10.1 Insertar filas en una hoja En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona la fila sobre la que quieres aadir otra, ya que las filas siempre

se aaden por encima de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el men Insertar. Elige la opcin Filas.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Microsoft Excel toma la fila donde estamos situados como fila seleccionada. Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a aadir. Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si intentas aadir filas y no te lo permite seguro que las ltimas filas contienen algn dato.

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10.2 Insertar columnas en una hoja Microsoft Excel tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna, seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las

columnas siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el men Insertar. Elige la opcin Columnas.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarn una posicin. En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Microsoft Excel toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a aadir. Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare, seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y no te lo permite, seguro que las ltimas columnas contienen algn dato. 10.3 Insertar celdas en una hoja En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo. Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Selecciona las celdas sobre las que quieres aadirlas. Selecciona el men Insertar. Sitate sobre el botn para ampliar el men. Elige la opcin Celdas...

Esta opcin no aparecer si no tienes celdas seleccionadas. Aparece el cuadro de dilogo de la derecha.

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5.

Elige la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas

queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras. Haz clic sobre Aceptar. Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que se eliminan las del final de la hoja.

10.4 Insertar hojas en un libro de trabajo Si necesitas trabajar con ms de cinco hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255. Para aadir una hoja, seguir los siguientes pasos: 1. Sitate en la hoja sobre la que quieres aadir la otra, ya que las hojas

siempre se aadirn a la izquierda de la seleccionada. 2. 3. Selecciona el men Insertar. Elige la opcin Hoja de clculo.

Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posicin, si quieres verlo ahora, pulsa. 11 Eliminar filas, columnas, celdas y hojas Vamos a ver las tcnicas de eliminacin de filas, columnas, celdas y hojas disponibles en Microsoft Excel para adaptar el modelo de una hoja de clculo o de un libro de trabajo al modelo deseado.

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11.1 Eliminar filas y columnas de una hoja Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de filas o columnas, seguir habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se aaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas. 11.1.1 Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a eliminar. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Eliminar...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 4. Elige la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice la

eliminacin de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Observa como desde aqu tambin te permite eliminar filas o columnas enteras. 5. Haz clic sobre Aceptar.

11.2 Eliminar hojas de un libro de trabajo Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

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1. 2. 3. 4.

Sitate en la hoja a eliminar. Selecciona el men Edicin. Sitate sobre el botn para que se ample el men. Elige la opcin Eliminar hoja. 12 Mover celdas

Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar. 12.1 Mover celdas utilizando el Portapapeles La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Cortar y

Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de


Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a mover. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Cortar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Cortar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. 4. Selecciona las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas.

Selecciona el men Edicin. 5. Elige la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, hacer clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas.
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Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tienes porqu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Microsoft Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. 12.2 Mover celdas utilizando el ratn Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona las celdas a mover. Sitate sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, tal como observars en el dibujo de la derecha. 3. Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde

quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 4. rango. 13 Copiar celdas Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar. 13.1 Copiar celdas utilizando el Portapapeles La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar el

Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de


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Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posicin, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a copiar. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacin situada en el portapapeles. 4. 5. 6. Selecciona las celdas donde quieres copiarlas. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Pegar de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Microsoft Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. 13.2 Copiar celdas utilizando el ratn Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

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1. 2.

Selecciona las celdas a copiar. Sitate sobre un borde de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda. 3. Pulsa la tecla CTRL.

Observa como ahora en el puntero del ratn se aadir el signo +. 4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del ratn y mantenindolo

pulsado, arrstralo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 5. 6. Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Suelta la tecla CTRL. 13.3 Copiar en celdas adyacentes Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar frmulas en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes, puede que no funcione tal como te explicamos a continuacin. Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la inicial, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona las celdas a copiar. Sitate sobre la esquina inferior derecha de la seleccin.

El puntero del ratn se convertir en cruz negra. 3. Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde

quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. 4. Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
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Cuando copiamos frmulas con referencias a otras celdas Microsoft Excel, como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS. A veces puede resultar incmoda la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Microsoft Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda en otra, nunca variar la referencia. Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. 14 Pegado Especial En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: 1. 2. 3. Selecciona las celdas a copiar. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el

botn para ampliar el men. O bien, haz clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. 4. 5. 6. Selecciona las celdas donde quieres copiarlas. Selecciona el men Edicin. Elige la opcin Pegado especial...

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:


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En el recuadro Pegar, activar una de las opciones: Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna. En el recuadro Operacin, elegir la operacin a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. As por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opcin Multiplicar, el resultado de B1 ser 2*4 es decir, 8.

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La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que Microsoft Excel ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, stas se pegarn sobre las celdas correspondientes al rea de pegado y quedarn vacas independientemente del valor inicial, pero si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al rea de pegado no se vern afectadas y seguirn manteniendo su valor original. La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas. 7. Haz clic sobre el botn Aceptar. 15 Correccin de la ortografa Vamos a ver la herramienta Autocorreccin de Microsoft Excel para que el programa nos corrija automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres de errores lo que las hace ms presentables. 15.1 Autocorreccin Esta herramienta nos ayuda a corregir errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Selecciona el men Herramientas. Sitate sobre el botn para ampliar el men. Elige la opcin Autocorreccin...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 4. Si activas la casilla Corregir dos maysculas seguidas, no permitir que a la

hora de escribir una palabra las dos primeras estn en mayscula y el resto en minscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est activada.
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5.

Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin,

Microsoft Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso de que no lo est automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa que est activada. 6. Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un da de la semana, Microsoft Excel pondr automticamente la primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada.

7.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mays, en caso de

empezar una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Microsoft Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y

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automticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada. 8. La opcin Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir. Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro Reemplazar el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar. Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo y hacer clic sobre el botn Eliminar. 9. Haz clic sobre el botn Aceptar. 15.2 Verificacin de la ortografa Si quedan errores a pesar de la autocorreccin, tendremos que utilizar la verificacin de errores ortogrficos manual. Microsoft Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Microsoft Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea. Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Sitate en la primera celda de la hoja de clculo. Selecciona el men Herramientas. Elige la opcin Ortografa... de la barra de herramientas.

O bien haz clic sobre el botn Ortografa

En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Observa como en la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errnea.

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En el recuadro Sugerencias tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra correccin, y en el recuadro Cambiar por, aparecer la primera palabra de la lista anterior.

4. 5.

Si la casilla Sugerir siempre se encuentra activada, siempre nos aparecer Si la casilla Omitir maysculas se encuentra activada, no se realizar la

la lista de sugerencias. revisin ortogrfica a la palabras escritas en maysculas. Esto puede servir por ejemplo para los nombres propios. 6. botones: OMITIR para ignorar esta palabra. OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo. AGREGAR para aadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Agregar palabras a. Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes

Sugerencias, la seleccionaremos para que sta se site en el recuadro Cambiar por y


utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:

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CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la que se encuentra en el recuadro Cambiar por. CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errnea por la que se encuentra en el recuadro Cambiar por. AUTOCORRECCION para que adems de realizar la correccin en la hoja, la sustitucin se aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Microsoft Excel seguir con la correccin hasta el final, en cuyo caso nos avisar de ello con el siguiente mensaje:

7.

Hacer clic sobre el botn Aceptar. 16 Grficos

Vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. As resultar ms sencilla la interpretacin de los datos. 16.1 Crear un grfico Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. A la hora de crear un grfico, Microsoft Excel dispone de un asistente que nos guiar en la creacin de ste, de forma que nos resulte ms fcil. Los pasos a seguir para crear un grfico son los siguientes: 1. 2. 3. Selecciona los datos a representar en el grfico. Selecciona el men Insertar. Elige la opcin Grfico... Si esta opcin no aparece, sitate primero sobre

el botn para ampliar el men. O bien haz clic sobre el botn Grfico de la barra de herramientas.

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Aparecer el primer paso del asistente para grficos: TIPO DE GRFICO.

4.

Elige un tipo de grfico.

Observa como existen ms tipos de grficos en la ficha o pestaa Tipos personalizados. Una vez elegido el tipo de grfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo. Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripcin de ste. Si pulsas sobre el botn Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro grfico segn los datos seleccionados en el paso 1. En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de dilogo, hacer clic sobre el botn deseado: CANCELAR para no realizar el grfico.

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ATRS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botn aparecer desactivado ya que no tiene sentido. SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el ltimo paso, este botn no tendr sentido. FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el grfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botn SIGUIENTE, aparecer el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN. Este pasos es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Dispone de dos fichas o pestaas: 5. En el recuadro Rango de datos aparecer el rango seleccionado en el

primer paso. Si ste ltimo se realiz correctamente no tendremos que modificarlo, pero

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en caso contrario, al hacer clic sobre el botn ms pequea tal como:

el asistente se convertir en una barra

6. 7.

Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botn

para volver

con el asistente para grficos. Selecciona la opcin Filas o Columnas dependiendo de cmo estn introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de dilogo, una muestra de nuestro grfico. 8. Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente

para grficos.

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9.

En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en

nuestro grfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si ste est en alguna celda de la hoja de clculo sera aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botn recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8. 10. En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. stos aparecen segn la seleccin realizada en el paso 8. 11. Si quieres aadir alguna serie de datos, dispones del botn Agregar. Al utilizarlo aparecer otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12. 12. Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrs que seleccionarla y hacer clic sobre el botn Quitar. 13. El recuadro Rtulo del eje de categoras (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro est vaco utilizar los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de clculo utilizando el botn (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente del

los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. Dependiendo del tipo de grfico puede que esta opcin vare. Observa la muestra del grfico en la parte superior. 14. Haz clic sobre el botn Siguiente para seguir con el grfico.

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Aparecer el tercer paso del asistente para grficos: OPCIONES DE GRFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del grfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de grfico. 15. En la primera ficha Ttulos, escribir en el recuadro Ttulo del grfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de ste. 16. Escribe en el recuadro Eje de categoras el ttulo que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal). 17. Escribe en el recuadro Eje de valores el ttulo que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical). 18. Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del grfico.

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19. Activa el Eje de categoras si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X. Junto con el eje de categoras podremos especificar la escala utilizada para ver los rtulos. Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas. Con la opcin Categora slo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con las otras opciones aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos. En cualquier caso, si elige la opcin Automtico, Microsoft Excel tomar la decisin, y generalmente lo hace bien. 20. Haz clic sobre la ficha Lneas de divisin, para seguir con las opciones del grfico.

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Las lneas de divisin son lneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posicin de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Las lneas de divisin principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduacin principales. Las lneas de divisin secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduacin secundarias. 21. Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de categoras (X). 22. Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de valores (Y). 23. Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del grfico.

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Generalmente, Microsoft Excel presenta una leyenda en la parte derecha del grfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el grfico. 24. Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda. 25. Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejar elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda. 26. Haz clic sobre la ubicacin o posicin deseada. 27. Haz clic sobre la ficha Rtulos de datos, para seguir con las opciones del grfico.

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El asistente para grficos permite asociar distintos tipos de rtulos a los marcadores de datos. 28. Selecciona el tipo de rtulo que deseas que aparezca junto con los datos en el grfico. 29. En caso de elegir cualquier opcin distinta de Ninguno, nos permitir activar la casilla Clave de leyenda junto a rtulo para que aparezca junto con el rtulo el color de la serie representada. 30. Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del grfico.

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Dependiendo del tipo de grfico que se est creando, Microsoft Excel puede darte la opcin de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el grfico. 31. Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el grfico. 32. Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitir activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda segn si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla. 33. Haz clic sobre el botn Siguiente para completar el asistente para grficos.

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Aparecer el cuarto y ltimo paso del asistente para grfico: UBICACIN DEL GRFICO, que nos permitir elegir si deseamos el grfico junto con los datos de la hoja de clculo, o como otra hoja independiente. 34. Haz clic sobre la opcin En una hoja nueva si deseamos que nuestro grfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuacin podrs especificar cmo deseas que se llame la nueva hoja. O bien, haz clic en la opcin Como objeto en si deseas que nuestro grfico aparezca junto con los datos de la hoja de clculo. Se puede elegir en qu hoja situarlo. 35. Haz clic sobre el botn Finalizar para terminar el grfico. Si has elegido la opcin de grfico como objeto en una hoja de clculo, Microsoft Excel crea el grfico en una posicin y con un tamao predeterminado, no te preocupes ya que a continuacin te explicamos cmo modificar dichas opciones. Adems el grfico aparecer remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el grfico est seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier grfico, basta con hacer clic sobre l. 16.2 Modificar la posicin y el tamao de un grfico Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo: 1. 2. Selecciona el grfico. Sita el puntero del ratn sobre el grfico.

El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda. 3. 4. Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde Suelta el botn del ratn.

desees colocar el grfico.

Para cambiar el tamao de un grfico: 1. Selecciona el grfico.

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2.

Sita el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor del

cuadro del grfico (como si se deseara cambiar de tamao una ventana). El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. 3. Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta la

posicin deseada. Si deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mantn pulsada la tecla CTRL o MAYUS. 4. Suelta el botn del ratn. 17 Impresin Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos. 17.1 Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja. Para ir a vista preliminar, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el men Archivo. Elegir la opcin Vista preliminar... Si esta opcin no aparece situarse

primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, hacer clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas.

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Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1). En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones: Para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado. Para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.

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Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera. Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn .

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn continuacin. Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn continuacin. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har, Microsoft Excel, los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn. 17.2 Configurar pgina Antes de imprimir una hoja de clculo, Microsoft Excel nos permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el men Archivo. Elige la opcin Configurar pgina... para cerrar la , para que aparezca el cuadro de Configurar pgina explicado a , para que aparezca el cuadro de dilogo de Impresin explicado a

Aparecer el cuadro de dilogo inferior. Dicho cuadro consta de 4 fichas o pestaas. La primera de las fichas se denomina Pgina.

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3. 4.

Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a

se colocar el papel siempre de la misma forma). impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, y as se imprimira en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones: Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botn no aparecer. Otro para ir a la impresin, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir.

5. 6.

Haz clic sobre la ficha Mrgenes. En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e

izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto stos estn a 0.

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7. 8.

Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin nos permite indicar a Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto vertical como

cuntos centmetros del borde del papel queremos que se site. horizontalmente, Microsoft Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente.

9.

Haz clic sobre la ficha Encabezado y pie de pgina.

Hay dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. Tambin nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados o pies de pgina a utilizar. 10. Si deseas modificar el encabezado, haz clic sobre el botn Personalizar encabezado... 11. Si deseas modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...

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12. Haz clic sobre la ficha Hoja. 13. En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones: LNEAS DE DIVISIN para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. BLANCO Y NEGRO por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta. TTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

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17.3 Imprimir Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, sera aconsejable guardarla, y despus, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Selecciona el men Archivo. Elegir la opcin Imprimir... Si esta opcin no se encuentra en el men,

situarse primero sobre el botn para ampliar el men. O bien, hacer clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha, slo en caso de acceder mediante el men, no con el botn de la barra de herramientas. 3. En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que

se supone que se va a imprimir. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir.

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4.

En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o

slo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja. 5. 6. 7. En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos En Copias, indicar el nmero de copias a realizar. Haz clic sobre el botn Aceptar. imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin.

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Captulo II 1 Introduccin

Nivel Intermedio

Microsoft Excel le ofrece tareas avanzadas por medio de las cuales le permite realizar nuestro trabajo mucho ms rpido y Fcil. En esta gua aparecen los procedimientos para realizar dichas tareas a travs de ejemplos sencillos que le permitirn aprender a utilizar las diferentes tareas. Para esto es necesario conocer las funciones bsicas de Microsoft Excel para avanzar de forma ms rpida y fcil en esta seccin. Comience creando la tabla siguiente que le ser de utilidad en los primeros ejemplos de esta gua.

Filtros (Filters)

Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

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2.1 Autofiltro (Autofilters) Haga una copia de la Hoja Original para mantener los datos tal y como fueron introducidos en la Hoja1. Cuando utilice el comando Autofiltro (Autofilters), que est en el men Datos (Data) aparecern las flechas de Autofiltro de la lista filtrada. Por Ejemplo: Supongamos que slo quiere ver las ventas de Rafal Lpez en la tabla, slo tiene que hacer clic en la flecha del rotulo de la columna Vendedores y escoger a Rafael Lpez. La Tabla se ver as: a la derecha de los rtulos de columna

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. Puede combinar varios Filtros para mostrar filas que contengan un valor u otro, es decir, si slo quiere ver las ventas de Rafael Lpez en C. Ojeda, haga clic en la flecha de Autofiltro de la columna Lugar y escoja C. Ojeda. Tambin puede utilizar Autofiltro Personalizado para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango especfico. Sigamos el Procedimiento Siguiente: 1. 2. Elimine todos los Filtros haciendo Clic en las flechas de Autofiltro que estn Ahora haga clic en la flecha de Autofiltro de la columna Monto Bs. Y

en color Azul y escogiendo la opcin Todas. escoja la opcin Personaliza Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente. 77

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3. 4. 5.

En la seccin Monto Bs. Escoja la opcin Mayor que. Escriba el nmero 800000 (Ochocientos mil) en el cuadro siguiente. Haga Clic en Aceptar (OK).

Fjese que ahora la tabla slo muestra las filas donde los valores Monto Bs. son mayores a Bs. 800.000,00. 3 Ordenar Datos (Sort)

Puede ordenar texto, nmeros o datos en orden ascendente (de A Z, de cero a 9 o desde la primera fecha a la ms reciente) en listas o tablas. O puede ordenar en orden descendente (de Z a A, de 9 a cero o desde la fecha ms reciente a la primera). 3.1 Ordenar en Tablas Al ordenar texto en tablas, puede seleccionar si desea ordenar una sola columna de la tabla o toda la tabla. Tambin puede ordenar por varias palabras o campos dentro de una sola columna de tabla. Por Ejemplo: 1. 2. 3. Haga una copia de la Hoja Original. Seleccione la tabla que desee ordenar, se decir, el rango A1:F16. En el men Tabla (Table), haga clic en Ordenar (Sort).

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

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Los cuadros Combinados Ordenar Por y Luego por (ambos), establecen la prioridad de ordenacin, donde deben aparecer los encabezados de la tabla, siempre y cuando est activa la opcin Si en la parte inferior del cuadro expresando que la lista tiene fila de Encabezamiento. 4. Seleccione las opciones de ordenacin que desee.

Vamos a escoger en la casilla Ordenar por la opcin Vendedores en la casilla siguiente, Tipo de Venta y en la casilla siguiente Monto Bs. Dejemos todas las opciones para ordenar de manera Ascendente activas. 5. Haga clic en Aceptar (OK).

Fjese que los datos quedan ordenados primeramente por Vendedor pero como hay nombres repetidos Microsoft Excel va a la segunda categora y ordena los datos de un mismo vendedor segn el Tipo De Venta. Como de esta categora tambin hay datos repetidos Microsoft Excel va a la categora Monto Bs. y ordena los datos segn el criterio que establecimos anteriormente. 3.2 Ordenar columnas por filas La mayora de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas. 1. 2. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar. En el men Datos, haga clic en Ordenar.

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3.

Haga clic en Opciones (Options).

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

4. 5. ordenar.

En Orientacin, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que desee

continuacin, en Aceptar (OK).

Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Microsoft Excel ordenar los grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estn ocultas. 4 Subtotales (Subtotals)

Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Microsoft Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. 4.1 Insertar Subtotales Para insertar subtotales, Primero Se Ordena La Lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna Que Contenga Nmeros. Utilizando la Tabla que acaba de ordenar, no hace falta sombrear toda la tabla, slo hay que posicionarse dentro de la tabla de la cual queremos obtener los Subtotales y procedemos as: 80

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1.

En el men Datos, haga clic en Subtotales.

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

2. 3. 4.

En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen que desee En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin de cada

subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, hara clic en la columna Vendedores. utilizar para calcular los subtotales. Escogeremos la funcin Suma (SUM). columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionara la columna Monto Bs. 5. 6. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. 7. Haga clic en Aceptar (OK).

Nuestra tabla se ver de la siguiente forma:

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Nota: Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales. Sugerencia: Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los smbolos de esquema nmeros de fila. Utilice los smbolos los subtotales individuales. 4.2 Subtotales Animados 1. 2. En el men Datos (Data), haga clic en Subtotales (Subtotals). En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los y que aparecen junto a los para mostrar u ocultar las filas de detalle de

subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, hara clic en Vendedor En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales.

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En

el

cuadro

Agregar

subtotal

a,

active

la

casilla

de

verificacin

correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sera Monto Bs. 3. 4. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales

casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. 4.3 Inserte los subtotales anidados. 1. 2. 3. 4. En el men Datos (Data), haga clic en Subtotales (Subtotals). En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de Seleccione la funcin de resumen y otras opciones. Desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales.

subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sera Tipo de Venta.

Repita el paso anterior para ms subtotales anidados, empezando desde los ms exteriores. Nota: Si queremos quitar los subtotales podemos hacer clic en el men Datos (Data) la opcin Subtotales (Subtotals) y luego hacer clic en el botn Quitar Todos (Remove All). Veamos como queda nuestra tabla despus de este procedimiento.

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Subtotales Exteriores

Subtotales Animados

Tablas y Grficos Dinmicos

5.1 Tabla dinmica (Dinamic Table) Es un informe de Microsoft Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes incluidos los externos a Microsoft Excel. 5.2 Crear Un informe de Tabla Dinmica Hagamos una nueva copia de la tabla de datos Originales.

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1. 2.

Seleccione toda la Tabla En el men Datos, haga clic en Informe de tablas y grficos dinmicos.

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente, que es un asistente de 3 pasos.

3.

En el paso 1 del Asistente para tablas y grficos dinmicos, dejemos activa

la Opcin Lista o base de datos de Microsoft Excel en Dnde estn los datos que desea analizar? y haga clic en Tabla dinmica en Qu tipo de informe desea crear? Y haga clic en Siguiente (Next). Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

Como ya habamos sombreado la tabla de datos debe aparecer el rango ya definido en la casilla Rango, si no lo hemos hecho, podemos hacerlo ahora. 4. Haga clic en Siguiente (Next).

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5. (Finish).

Para mayor comodidad deje activa la opcin Hoja de Clculo Nueva en la

seccin Dnde desea situar el informe de tabla dinmica? y haga clic n Finalizar

Ahora lo que tenemos en pantalla es la plantilla para disear nuestra tabla y una nueva barra de herramientas de Tabla Dinmica donde aparecen los campos que corresponden a los ttulos de la tabla que establecimos como origen de datos.

Para crear nuestra tabla debemos arrastrar los campos desde la barra de herramientas de Tabla Dinmica hasta la plantilla. 86

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6. 7. 8. 9.

En el ejemplo se coloc los campos Vendedores y Tipo de Venta en le El campo Lugar en el rango Coloque campos de columna aqu el campo El campo Monto Bs. En el rango Coloque Datos Aqu. El campo Mes de la Venta en el rango Coloque Campos de Pgina Aqu

Rango que dice Coloque Campos de Filas Aqu

Nota: de esta forma podemos quitar los campos o moverlos a otro lugar si lo deseamos. Y as nuestra tabla queda de la siguiente forma:

Fjese que al lado del rtulo de categora aparece un cuadro combinado que nos permite escoger las opciones que queremos ver, esta es una buena manera de filtrar los datos directamente sobre el Informe de tabla. 5.3 Crear un informe de Grfico Dinmico Para crear un informe de Grfico Dinmico debe seguir exactamente el mismo procedimiento slo que en el paso dos seleccione un Informe de Grfico Dinmico en Qu tipo de informe desea crear? Y haga clic en Siguiente. Al concluir con el ltimo paso aparecer una plantilla similar a la del informe de Tabla dinmica slo que esta vez es para elaborar un Grfico Dinmico.

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Al igual que en la Tabla Dinmica en el Grfico Dinmico debe arrastrar los campos dentro del grfico para disearlo. 1. 2. 3. 4. En el ejemplo se coloc los campos Vendedores y Tipo de Venta en le El campo Lugar en el rango Coloque campos de serie aqu el campo El campo Monto Bs. En el rango Coloque Datos Aqu. El campo Mes de la Venta en el rango Coloque Campos de Pgina Aqu

Rango que dice Coloque Campos de Categora Aqu

Tambin podemos filtrar los datos en el grfico al igual que en la tabla. De esta forma nuestro Grfico debe verse as:

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Adems est activa la Barra de Grfico lo que implica que puede modificarlo como lo hara con un grfico comn y corriente. 6 Escenarios. (Scenaries)

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Por ejemplo: Suponga que quiere pedir un prstamo al banco y visita varias entidades bancarias para comparar el valor de las cuotas a pagar en los diferentes bancos. Cree la siguiente tabla, en la cual utilizaremos la formula Pago (PMT) cuya sintaxis en como sigue:

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Barra de Frmulas

Fjese que en el ejemplo se coloc la funcin Pago en la celda B5. La podemos ver en la Barra de Formulas el la parte de arriba de la tabla. 6.1 Funcin Pago (PMT) Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Tasa: es el tipo de inters del prstamo. Nper: es el nmero total de pagos del prstamo. Va: es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, tambin se conoce como el principal. Vf: es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el ltimo pago. Si el argumento Vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un prstamo es 0). Tipo: es el nmero 0 (cero) para pagos al Final del perodo 1 para pagos al Principio del perodo. Para entender mejor los argumentos de la funcin pago introdzcala a travs del asistente para formulas. Haga clic en el men Insertar la opcin Funcin. 5. (PMT) Nota: si no esta seguro de la categora de alguna funcin seleccione Todas del lado Izquierdo y busque su funcin 90 En el recuadro Categora de la funcin seleccione la categora

Financieras y en el recuadro Nombre de la funcin seleccione la funcin Pago

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Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

Como los pagos se realizarn mensualmente debe dividir la Tasa Anual entre los 12 (Doce) meses del ao y los Aos de pago multiplicarlos por los 12 Meses del Ao. 6. Haga clic en Aceptar (OK).

Le aparecer el valor de la Cuota Mensual en Rojo ste es un valor Financiero Negativo (Formato de Nmero Celdas) para convertir el valor en positivo utilice la funcin ABS o Valor Absoluto, no necesita utilizar el asistente para colocarla, puede hacerlo Manualmente slo guese por la Barra de Frmulas del ejemplo que se est utilizando. Con sto, nuestra tabla queda lista para crear los diferentes Escenarios Los siguientes son los datos de los tres bancos Visitados. Con estos datos se va a crear los escenarios. Banco Internacional Nacional Central Capital Bs. 15.000.000,00 Bs. 15.000.000,00 Bs. 20.000.000,00 Inters Anual 4,00% 3,00% 5,00% Aos 5 3 6

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6.2 Crear Escenarios. 1. Haga clic en el men Herramientas (Tools) y luego en Escenarios (Scenarios) Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

2.

Haga clic en el botn Agregar Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

3.

Coloque en el Nombre de Escenario el Nombre del Banco.

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4. 5.

Coloque en las celdas cambiantes el Rango de celdas de las cuales Haga clic en Aceptar (OK). Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

depende la funcin Pago.

6.

Introduzca los valores del Escenario.

Nota: Siempre aparecern los valores que estn el las celdas cambiantes, para crear los otros escenarios estos valores deben cambiarse Manualmente. Fjese que el valor de porcentaje aparece como fraccin, al momento de introducir los nuevos valores debe hacerlo en este formato. 7. Haga clic en Aceptar (OK). Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

Debe verse el nombre del escenario que acabamos de agregar.

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Repita los Pasos del 2 al 7 tantas veces como sea necesario hasta agregar todos los escenarios. No cierre la ventana del Administrador de Escenarios Despus de esto, usted puede escoger el escenario que desea estudiar y hacer clic en el botn Mostrar y se dar cuenta que el valor de las celdas cambiantes en la hoja de clculo cambian y por lo tanto la Funcin Pago tambin, mostrando de forma rpida el o los resultados de los diferentes escenarios. Puede hacer Clic en el Botn: : Si quiere Cerrar el Administrador de Escenario. : Si quiere Eliminar el escenario seleccionado. : Si quiere Modificar el escenario seleccionado. : Si tiene creados escenarios en otra Hoja de Clculo y quiere utilizarlos en la Hoja de Clculo Activa. : Si quiere que Microsoft Excel cree un Resumen de los Escenarios. Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

La opcin Resumen Crear una nueva hoja de clculo con una Tabla mostrando todos los escenarios existentes. La opcin Informe de Tabla Dinmica crear una Nueva Hoja de Clculo con una Tabla Dinmica de los Escenarios Existentes.

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En el cuadro Celdas Resultantes debe especificar cual o cuales celdas tienen las formulas que dependen de las Celdas Cambiantes. En el Ejemplo esta celda es la B5. 7 Buscar objetivo

Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de Anlisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado. Por ejemplo, suponga que, en el ejemplo anterior, quiere que la Cuota Mensual sea de Bs. 150.000,00 y desea saber cuantos aos tardar en pagarlo. 1. Haga clic en el men Herramientas (Tools) y luego en Buscar Objetivo.

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

2. Frmula 3. 4. 5.

En la casilla Definir la celda especifique cual es la Ceda que contiene la En la casilla con el valor se escribe el Valor Objetivo en este ejemplo En la casilla Para cambiar la celda especifique cual celda va a cambiar. Haga clic en Aceptar (OK).

150000 (Ciento cincuenta mil) En este ejemplo los Aos.

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

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Fjese que el valor de las Cuotas Mensuales cambi al valor de Bs. 150.000,00 (Valor Objetivo) y los Aos a 10,2 lo que implica que le tomara 10,2 aos pagar el prstamo de BS. 15.000.000,00 con un Inters Anual de 4,00% 8 Tabla (Table)

Tambin podemos utilizar la opcin Tabla (Table) del men Datos (Data) para comparar Resultados. Por ejemplo siga el procedimiento siguiente. 1. 2. 3. Realice una nueva copia de la Hoja de clculo original. Escriba en la celda A7 =B5 es decir, la haremos Igual a la celda que Termine de llenar la Tabla como se muestra en la Figura.

posee la frmula Pago.

Fjese que en la fila superior de la tabla se coloc los Aos y el la columna de la Izquierda se coloc el Inters Anual. 96

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4. 5.

Sombree toda la Tabla, es decir, El Rango A7:G20. Haga clic en el men Datos (Data) la opcin Tabla (Table). Aparecer

el Cuadro de Dilogo Siguiente.

6.

En la casilla Celda de entrada (Fila) especifique cual celda posee el

valor que maneja la fila superior (Aos). En la casilla Celda de entrada (Columna) especifique cual celda posee el valor que maneja la Columna Izquierda (Inters Anual). 7. Haga Clic en Aceptar (OK).

As puede ver como vara la Cuota Mensual segn varen los valore Inters Anual y Aos. Si quiere ver cuanto ser la cuota mensual con un Inters de 7,00% para pagarla en 6,00 Aos slo tiene que ver el valor de la celda donde se cruzan la fila y la columna con los valores respectivos (Bs. 255.938,00). Vea la Figura.

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Formularios.

Antes de comenzar con los formularios vamos a crear una base de datos que nos ayudar con los ejemplos Siguientes. Preste especial atencin en los nmeros que fueron colocados en la parte superior de la tabla.

Realice primero las funciones bsicas para llenar la tabla: 1. Determine el 35% de la columna con ste Encabezado. Para esto escriba

en la celda K4 la siguiente frmula =J4*$K$3 sto multiplicar la Nota #1 de Pedro por el 35%. 2. 3. 4. Copie la formula para los dems alumnos Repita el mismo procedimiento para el 65% de la Nota #2 (en la celda Determine la definitiva sumando el valor del 35% y 65% de cada nota

M4 la frmula =L4*$M$3 y copiar) para cada alumno. (En la celda N4 la frmula =K4+M4 y copiar. Ahora nuestra tabla se ver as:

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9.1 Trabajar Con Formularios Suponga que quiere ver en una Hoja de Calculo nueva, los datos de cualquiera de los alumnos. Para sto necesitar la Barra de Herramientas de Formulario. 1. Formulario. 2. Prepare la nueva hoja de clculo como se muestra a continuacin. Tambin se muestra la Barra de Formularios. Haga clic en el men Ver la opcin Barra de Herramientas y escoja

3.

Haga clic sobre el botn Cuadro Combinado

y dibjelo sobre la

celda A2 tal como si fuera una Autoforma. 4. Haga clic sobre el botn Propiedades de la barra de herramientas

formularios. Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente. 99

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5.

Escriba el Rango de celdas que contiene la lista de elementos que quiere

que aparezcan al desplegar el cuadro combinado. En el ejemplo se utiliz la lista de alumnos de la tabla de la Hoja1. Este rango se puede seleccionar sombrendolo, es decir, haga clic en la casilla Rango de entrada, luego en la etiqueta de la Hoja1 y sombree slo los Nombres de los Alumnos. No incluya el rotulo de la columna. 6. 7. Haga clic en la casilla Vincular con la celda y luego en la celda B2. Haga clic en Aceptar (OK)

Fjese que el Cuadro combinado tiene la misma forma que el botn utilizado para seleccionar el tipo de Fuente en la barra de Formato. Tambin funciona Igual. Para hacerlo funcionar debe hacer clic en cualquier celda para perder la seleccin del cuadro. Al hacer clic nuevamente sobre la Flecha del cuadro combinado se desplegar la lista de nombres de los alumnos, al seleccionar uno en la celda B2 aparecer un nmero que corresponde a la posicin donde est ubicado el alumno.

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Nota: El Cuadro De Lista que es el botn

de la barra de formularios

funciona exactamente igual lo nico que cambia es su apariencia. Con este cuadro combinado se revisara algunas formulas luego se tratarn otros. 10 Otras Funciones 10.1 NDICE() Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La funcin INDICE() tiene dos formas: matricial y de referencia. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores. Sintaxis 1 Forma matricial INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna) Matriz: es un rango de celdas o una matriz de constantes. Si matriz contiene slo una fila o columna, el argumento nm_fila o nm_columna que corresponde es opcional. Si matriz tiene ms de una fila y ms de una columna y slo utiliza nm_fila o nm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna. Nm_fila: selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolver un valor. Si se omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna. Nm_columna: selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolver un valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila. Sintaxis 2 Forma de referencia INDICE(ref;nm_fila;nm_columna;nm_rea) Ref: es una referencia a uno o varios rangos de celdas.

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Si introduce un rango no adyacente como argumento ref, escrbalo entre parntesis. Si cada rea del argumento ref contiene una sola fila o columna, el argumento nm_fila o nm_columna respectivamente, es opcional. Por ejemplo, utilice INDICE(ref;;nm_columna) para un argumento ref con una sola fila. Nm_fila: es el nmero de la fila en el argumento ref desde la cual se devolver una referencia. Nm_columna: es el nmero de la columna en el argumento ref desde la cual se devolver una referencia. Nm_rea: selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolver la interseccin de nm_fila y nm_columna. La primera rea seleccionada o introducida se numera con 1, la segunda con 2 y as sucesivamente. Si se omite nm_rea, INDICE usa rea 1. Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces nm_rea 1 es el rango A1:B4, nm_rea 2 ser el rango D1:E4, y nm_rea 3 es el rango G1:H4. 10.1.1 Ejemplo de Funcin ndice

Se va a aprovechar la ventaja que da el Cuadro Combinado ya que ste indica la posicin en la cual esta ubicado el alumno (Valor_buscado) 1. 2. Ubquese en la celda C2 de la Hoja2. Haga clic en el Men Insertar (Insert) la opcin Funcin (Funtion).

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente. Colocar aqu el seleccionador de frmulas. 3. 4. Seleccione del lado Izquierdo la categora Bsqueda y Referencia y del Haga clic en Aceptar (OK).Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

lado derecho la Funcin ndice (Index).

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5.

Escoja la Forma Matricial (La primera de la lista)

Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente.

6. 7. 8. es opcional 9.

En la casilla Matriz seleccione el Rango de Notas correspondiente a la Haga clic en la casilla Num_Fila y escriba B2 Como slo se seleccion una columna el valor de la casilla Num_columna Haga clic en Aceptar (OK)

columna Nota #1 no incluya el Rotulo de la columna.

Vea como en la celda B2 aparece la nota de el alumno que escogi en el Cuadro Combinado, si no ha seleccionada alguno hgalo ahora. Nota: Intente utilizarla funcin ndice para Obtener la Nota #2 y la Definitiva. Con las funciones siguientes terminara de llenar la Tabla de Notas de la Hoja1 103

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10.2 SUMA() (SUM()) Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis SUMA(nmero1;nmero2;...) Nmero1;nmero2;...: son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. 10.2.1 Ejemplo de Funcin Suma

Fjese que en la Fila 15 por motivos de prctica vamos a colocar la Suma de las Notas. 1. Ubquese en la celda J15 para colocar all la suma de todas las Nota #1.

Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion). Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente. 2. Seleccione del lado Izquierdo la categora Matemticas y

Trigonomtricas (Matematic and Trigonometric) y del lado derecho la Funcin Suma (SUM). Aparecer el Cuadro de Dilogo Siguiente

Funcin Escogida

3.

Fjese que en el Numero1 ya aparece el rango de argumentos a sumar

que casualmente son los datos que queremos sumar. 104

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Si quisiera sumar otro rango simplemente escrbalo o sombree el Rango. Recuerde que si separa los nombres de las celdas con Punto y Coma ; slo sumar las celdas que especifiqu. Si las separa con Dos Punto : sumar todas las celdas. 10.3 PROMEDIO() (AVERAGE()) Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Nmero1, nmero2,...: son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero. Sugerencia Cuando se est calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacas, de manera especial si ha quitado la marca a la casilla Valores cero en la ficha Ver (View) (comando Opciones (Option) en el men Herramientas (Tools)). Las celdas vacas no se cuentan pero s los valores cero. 10.3.1 1. #1. 2. 3. Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categora Matemticas y Ejemplo de Funcin Promedio

Ubquese en la celda J16 para colocar all el promedio de todas las Nota

Trigonomtricas (Matematic and Trigonometric) y del lado derecho la Funcin Promedio (Average). Aparecer un cuadro de dilogo

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Nota: Fjese que el Cuadro de Dilogo que parece es igual al de la funcin Suma slo que ahora en el nombre de la funcin escogida dice Promedio. Pero en la casilla Nmero1 aparece un rango de celdas igual que la vez anterior, pero ahora est incluida la celda J5 que no nos interesa. 4. (J4:J14). 5. Haga clic en Aceptar (OK). 10.4 MAX() Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(nmero1;nmero2;...) Nmero1, nmero2,...: son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea encontrar el valor mximo. 10.4.1 1. Nota #1. 2. 3. Max (MAX). 4. 5. (J4:J14). 6. Haga clic en Aceptar (OK). 10.5 MIN() (MIN) Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Sintaxis 106 Haga clic en Aceptar (OK) Seleccionemos el mismo Rango que utilizamos en la funcin Suma Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categora Matemticas y Ejemplo de Funcin Max (MAX) Seleccionemos el mismo Rango que utilizamos en la funcin Suma

Ubquese en la celda J17 para colocar all el Valor Mximo de todas las

Trigonomtricas (Matematic and Trigonometric) y del lado derecho la Funcin

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MIN(nmero1;nmero2;...) Nmero1, nmero2,...: son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo. 10.5.1 1. Nota #1. 2. 3. Max (MAX). 4. 5. (J4:J14). 6. Haga clic en Aceptar (OK). 10.6 CONTARA() (COUNTA()) Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Sintaxis CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2,...: son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lgicos, texto, o valores de error, use la funcin CONTAR. Haga clic en Aceptar (OK) Seleccionemos el mismo Rango que utilizamos en la funcin Suma Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categora Matemticas y Ejemplo de Funcin MIN

Ubquese en la celda J18 para colocar all el Valor Mximo de todas las

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10.6.1 1. Pedro. 2. 3.

Ejemplo de Funcin CONTARA (COUNTA)

Ubquese en la celda I4 para Contar all en nmero de asistencias de Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categora Todas (All), haga clic del lado

derecho y presione la letra C. Fjese que Microsoft Excel lo lleva a la primera formula que comienza con esta letra. 4. 5. 6. 7. Muevase hacia abajo con la Flecha de Desplazamiento hasta llegar a la Haga clic en Aceptar (OK) Seleccione el rango que tiene las asistencias de Pedro. (B4:G4) Haga clic en Aceptar (OK). funcin CONTARA (COUNTA)

Nota: Puede copiar esta frmula para las celdas que estn debajo, hasta el ltimo de los alumnos. 10.7 CONTAR.BLANCO() (COUNTBLANK()) Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis CONTAR.BLANCO(rango) Rango: es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas en blanco. 10.7.1 Ejemplo de Funcin CONTAR.BLANCO

Para contar las inasistencias de Pedro 1. 2. 3. 4. 5. Ubquese en la celda H4. Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion). Seleccione del lado Izquierdo la categora Estadsticas (Statistic) y del Seleccionemos el mismo Rango que utilizamos en la funcin CONTARA Haga clic en Aceptar (OK). 108

lado derecho la Funcin CONTAR.BLANCO (COUNTBLANCK). (COUNTA) (B4:G4).

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10.8 Y() (AND()) Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...) Valor_lgico1, Valor_lgico2,...: son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden Evaluados como VERDADERO o FALSO 10.9 SI() (IF()) Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica (Logical_Test): es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Valor_si_verdadero (Value_If_True): es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica (Logical_Test) es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso (Value_if_False): es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. 109

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10.9.1

Ejemplo de Funcin SI.

Suponga que quiere que Microsoft Excel le diga si el Alumno est Aprobado o Reprobado, slo tiene que determinar si la nota Definitiva de este alumno es Mayor o Igual a 10 (Diez) sta ser nuestra Prueba Lgica. Mejor Realicemos el Ejemplo. 1. 2. 3. 4. 5. Ubquese en la celda O4. Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion). Seleccione del lado izquierdo la categora Lgicas (Logic) y del lado En la casilla Prueba_lgica (Logical_Test) escriba N4>=10. Para Haga clic en la casilla Valor_Si_Verdadero (Value_If_True)

derecho SI (IF). verificar si la nota definitiva, que est en la celda N4 es mayor o igual (>=) a 10 (Diez).

Nota: Fjese que al lado de la casilla Prueba_lgica (Logical_Test) dice si el argumento es Verdadero o Falso. 6. 7. 8. 9. Escriba La palabra Aprobado. Haga clic en la casilla Valor_Si_Falso (Value_If_False) Escriba La palabra Reprobado Haga clic en Aceptar (OK)

Debera aparecer en la celda O4 la palabra Aprobado ya que la nota de Pedro es 11,8. Aunque la celda se puede copiar, Intentemos el mismo procedimiento con el resto de los alumnos Para Jos, el siguiente alumno debera aparecer la palabra Reprobado debido a que su nota es 6,6 10.9.2 Ejemplo de Funcin SI e Y

Para este ejemplo se va a utilizar una escala de clasificacin que aunque yo se que no se utiliza ya, ser de gran ayuda para el ejemplo.

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Clasificacin Deficiente Suficiente Bueno Muy Bueno Excelente

Escala Nota>=1 y Nota<10 Nota>=10 y Nota<14 Nota>=14 y Nota<16 Nota >=16 y Nota<19 Nota>=19 y Nota<=20

NOTA: Es preciso que siga estrictamente el procedimiento que se da a continuacin debido a que este ejemplo tiende a ser un poco confuso Ahora suponga que quiere determinar en que escala est ubicado Pedro. 1. 2. 3. funcin SI. Como necesitamos saber dos condiciones para la Prueba Lgica Haga clic en la celda P4. Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion) Escoja del lado izquierdo la categora Lgicas y del lado derecho la

(Logical_Test) las cuales son si la nota de la celda N4 es Mayor o Igual a 1 (N4>=1) Y Menor que 10 (N4<10), en la casilla Prueba Lgica (Logical_Test) insertaremos una funcin Y. Fjese que en el Cuadro Combinado del extremo izquierdo de la barra de frmulas ya no aparece el nombre de la celda sino la funcin que est utilizando. 4. 5. Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecer la lista de las si la funcin Y aparece all SELECCIONELA en caso contrario haga clic en

ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. la ultima opcin de la lista que dice Mas funciones el cuadro de dialogo que aparecer ya lo conocemos. 6. 7. 8. Busque la funcin Y. Haga clic en Aceptar (OK). Ahora el cuadro de dilogo que tiene en pantalla se refiere a la funcin Y

en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=1 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<10. 111

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9.

Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI y ver como regresa

al cuadro de dilogo que se refiere a la funcin SI. Fjese que en la casilla de la Prueba_Lgica (Logical_test) aparece; Y(N4>=1;N4<10) y justo al lado de este argumento debe decir Falso ya que una de los argumentos de la funcin Y es falso. 10. Haga clic en la casilla Valor_si_Verdadero (Value_if_True) y escriba la clasificacin correspondiente a esta escala Deficiente. 11. Haga clic en la casilla Valor_si_Falso (Value_If_False). Esta ser la accin que Microsoft Excel debe realizar si no se cumple la prueba lgica de esta funcin SI. Esta accin ser determinar la nota de la celda N4 est en la escala siguiente; Nota>=10 y Nota<14. Aqu se utilizar otra funcin SI 12. Haga clic en la flecha del Cuadro_combinado del extremo izquierdo de la barra de frmulas. 13. Seleccione la funcin SI. 14. Ubicado en la Prueba_Lgica (Lgical_Test). 15. Puede escribir, si lo prefiere, la funcin Y manualmente siguiendo la sintaxis antes explicada y tomando la escala correspondiente Y(N4>=10;N4<14). O seguir el procedimiento siguiente. d) Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecer la lista de las ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. e) Si la funcin Y aparece all SELECCIONELA en caso contrario haga clic en la ultima opcin de la lista que dice Mas funciones el cuadro de dialogo que aparecer ya lo conocemos. f) Busque la funcin Y. g) Haga clic en Aceptar (OK). h) Ahora el cuadro de dilogo que tiene en pantalla se refiere a la funcin Y en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=10 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<14. i) Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI inmediata anterior. 112

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16. Haga clic en la casilla Valor_si_verdadero (Value_if_false), que debe estar vaco. 17. Escriba Suficiente 18. Haga clic en la casilla Valor_si_falso (Value_if_False) 19. Haga clic en la flecha del Cuadro_combinado del extremo izquierdo de la barra de formulas. 20. Seleccione la funcin SI. 21. Ubicado en la Prueba_Lgica (Lgical_Test). 22. Puede escribir, si lo prefiere, la funcin Y manualmente siguiendo la sintaxis antes explicada y tomando la escala correspondiente Y(N4>=14;N4<16). O seguir el procedimiento siguiente. a) Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecer la lista de las ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. b) Si la funcin Y aparece all SELECCIONELA en caso contrario haga clic en la ultima opcin de la lista que dice Mas funciones el cuadro de dialogo que aparecer ya lo conocemos. c) Busque la funcin Y. d) Haga clic en Aceptar (OK). e) Ahora el cuadro de dilogo que tiene en pantalla se refiere a la funcin Y en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=14 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<16. f) Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI inmediata anterior. 23. Haga clic en la casilla Valor_si_verdadero (Value_if_false), que debe estar vaco. 24. Escriba Bueno 25. Haga clic en la casilla Valor_si_falso (Value_if_False) 26. Haga clic en la flecha del Cuadro_combinado del extremo izquierdo de la barra de frmulas. 27. Seleccione la funcin SI. 28. Ubicado en la Prueba_Lgica (Lgical_Test). 113

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29. Puede escribir, si lo prefiere, la funcin Y manualmente siguiendo la sintaxis antes explicada y tomando la escala correspondiente Y(N4>=16;N4<19). O seguir el procedimiento siguiente. g) Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecer la lista de las ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. h) Si la funcin Y aparece all SELECCIONELA en caso contrario haga clic en la ultima opcin de la lista que dice Mas funciones el cuadro de dialogo que aparecer ya lo conocemos. i) Busque la funcin Y. j) Haga clic en Aceptar (OK). k) Ahora el cuadro de dilogo que tiene en pantalla se refiere a la funcin Y en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=16 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<19. l) Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI inmediata anterior. 30. Haga clic en la casilla Valor_si_verdadero (Value_if_false), que debe estar vaco. 31. Escriba Muy Bueno 32. Haga clic en la casilla Valor_si_falso (Value_if_False) 33. Haga clic en la flecha del Cuadro_combinado del extremo izquierdo de la barra de frmulas. 34. Seleccione la funcin SI. 35. Ubicado en la Prueba_Lgica (Lgical_Test). 36. Puede escribir, si lo prefiere, la funcin Y manualmente siguiendo la sintaxis antes explicada y tomando la escala correspondiente Y(N4>=19;N4<=20). O seguir el procedimiento siguiente. m) Haga clic en la flecha del cuadro combinado y le aparecer la lista de las ultimas 10 (Diez) funciones que ha utilizado. n) Si la funcin Y aparece all SELECCIONELA en caso contrario haga clic en la ultima opcin de la lista que dice Mas funciones el cuadro de dialogo que aparecer ya lo conocemos. 114

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o) Busque la funcin Y. p) Haga clic en Aceptar (OK). q) Ahora el cuadro de dilogo que tiene en pantalla se refiere a la funcin Y en la casilla Valor_Logico1 (Logical_value1) escriba N4>=19 y el la casilla Valor_Logico2 (Logical_value2) escriba N4<=20. r) Haga clic en la barra de formulas sobre la palabra SI inmediata anterior. 37. Haga clic en la casilla Valor_si_verdadero (Value_if_false), que debe estar vaco. 38. Escriba Excelente 39. Haga clic en la casilla Valor_si_falso (Value_if_False) 40. Escriba la frase Nota Equivocada POR QU?! Fjese que se ha revisado todas las escalas si la nota est fuera de estas escalas es porque es menor que 1 (Uno) o mayor que 20 (Veinte) lo que implica que est equivocada. Intente colocar una nota mayor que 20 (Veinte) o menor que 1 Uno para verificar que esta opcin funciona. Aunque la celda se puede copiar, Intentemos el mismo procedimiento con el resto de alumnos 10.10 CONTAR() (COUNT())

Cuenta el nmero de celdas que contienen Nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos. Sintaxis CONTAR(ref1;ref2;...) Ref1, ref2,...: son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros. 10.11 BUSCARV()

Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice 115

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BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordena do) Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: es la tabla de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente. Indicador_columnas: es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF! Ordenado: es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error # N/A.

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Vamos a realizar una tabla como la que se muestra a continuacin para explicar como funciona la funcin BuscarV.

Suponga que quiere escribir en la celda A10 el cdigo del producto y quiere que Microsoft Excel extraiga automticamente desde la base de datos todas las caractersticas del producto. Siga el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Haga clic en la celda B10. Haga clic en el men Insertar (Insert) y luego en Funcin (Funtion). Elija la funcin BuscarV como lo hemos hecho hasta ahora. Aparecer el

Cuadro de Dilogo Siguiente

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4. valor) 5. 6. 7.

En la casilla Valor_buscado escriba A10 (la celda donde escribir el En la casilla Matriz_buscar_en escriba $A$2:$D$6. En la casilla Indicador_columnas escriba 2 (la segunda columna, que es haga clic en aceptar.

donde esta el valor que se devolver)

Si no ha escrito nada en la celda A10 aparecer un error #N/A intente escribir el cdigo de cualquier producto en dicha celda. Realice el mismo procedimiento para las otras caractersticas. Si va copiar la formula tenga cuidado con el Valor_buscado y el Indicador_columna

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11 Sugerencia Final Las funciones que Microsoft Excel ofrece son innumerables pero tambin posee un excelente asistente para ayuda el cual puede ofrecerles ejemplos y explicaciones fciles de entender solo tiene que presionar la tecla F1 del teclado o hacer clic en el men. ? y luego en Ayuda de Microsoft Excel escribir su pregunta en la casilla correspondiente y hacer clic en Buscar.

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