PROCEDIMIENTO

COMPRAS
PR-07

Revisión Página Nº 1 de 11

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

PR-07

Nombre Preparado por Revisado por Aprobado por
RAUL HERRERA P. IVAN ZURITA Aitor San Vicente

Cargo
JEFE RR.HH. Coordinador SG Gerente General

Fecha
03/06/201 1 03/06/201 1 03/06/201 1

Firma
RH IZ ASV

FECHA DE VIGENCIA

Desde el 03 de Junio de 2011

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él. No está permitida la reproducción, uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

......8 6...................................1 Contrato de Compra...............9 6..................................................6 6....................................10 6.................................................................................................................................4 4 DEFINICIONES.............................................................................9 6.........................................................1 Listado de Proveedores................................................................................................................................. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito..............................................4............................................................................................2 Mantención del listado de proveedores.................................................11 8 ANEXOS.........................................2 Orden de Compra.6 6.............1 Evaluación Y Re-Evaluación De Proveedores............6 6................................................................ No está permitida la reproducción..............................10 7 REGISTROS.................................................................................................................11 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él.................................2 Pedido De Materiales Y Productos...................................4 3 REFERENCIAS.............................4 Datos Sobre Las Compras.......................................................4 6 METODOLOGÍA DE TRABAJO............9 6.............................................................................................................................5 Verificación De Las Compras......3 Cotización..............4 5 RESPONSABILIDADES..............................4.......................... SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ......................1................................................................................................7 6................1.............................................................................................................................................................4 2 ALCANCE......................................PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 2 de 11 1 INDICE 1 OBJETIVO................

No está permitida la reproducción.11 TIPO CAMBIO Creación MODIFICACIONES N/A SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él.06. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito.PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 3 de 11 1 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓ N 01 FECHA 03. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD .

3 REFERENCIAS • • Manual de Calidad de GRUPO HERCE. requisito 7. • Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. No está permitida la reproducción. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD . • Autorizar las ofertas de proveedores no incluidos en el Listado de Proveedores. El presente procedimiento tiene como objetivo describir los requisitos para el proceso de compras y evaluación de proveedores con el objeto de que los materiales y productos comprados por GRUPO HERCE. cumplan con los requisitos especificados.4 4 DEFINICIONES • Listado de Proveedores: Relación nominal de proveedores que han evidenciado su capacidad para proporcionar un determinado material o producto en condiciones aceptables para GRUPO HERCE.PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 4 de 11 1 1 OBJETIVO. 5 RESPONSABILIDADES Gerente Técnico. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él. 2 ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para los materiales y productos comprados en obra o por oficina central que afecten la calidad del producto y sus proveedores. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito. Norma ISO 9001:2008.

PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 5 de 11 1 • Dar el V°B° de las Órdenes de Compra. • Elaborar órdenes de compra cuando corresponda o quién el designe. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito. Profesional a cargo: • Revisar y autorizar los pedidos de material o quién el designe. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él. • Recepcionar materiales solicitados cuando corresponda. Encargado de Calidad en Obra: • Mantener Listado de Proveedores específico. • Archivar Listado de Proveedores y la evaluación. • Enviar listado de proveedores general a obras y bodega cuando sea actualizado. • Revisar listado general de proveedores. • Llenar la Calificación de Proveedores cuando corresponda. o quien éste designe. • Realizar la recepción de los materiales y productos en la obra cuando corresponda. Encargado de Adquisiciones: • Elaborar y mantener el listado de proveedores específico. antes de su envío a obras. Coordinador Sistema de Gestión: • Actualizar Listado de Proveedores General. Bodeguero en obra: • Elaborar órdenes de compra cuando corresponda • Realizar la recepción de los materiales y productos en la obra. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD . No está permitida la reproducción. • Autorizar las ofertas de proveedores no incluidos en el listado. • Llenar Calificación de Proveedores cuando corresponda. Jefe de Obra: • Realiza la requisición de los materiales y productos en la obra cuando corresponda. cuando corresponda. • Elaborar un contrato con proveedores.

• Materiales o Producto que suministra. por solicitudes de urgencia. • Persona y/o teléfono de contacto. Para este último supuesto se debe contar con la autorización del Gerente Técnico.1 Evaluación Y Re-Evaluación De Proveedores La compra de materiales que afectan la calidad del producto. • Estado y resultado de la calificación del proveedor. Cada obra toma como base este listado para generar el listado específico. Para incorporar nuevos proveedores al listado general o al listado de obra. y en cada obra se tiene un listado específico. 6. es revisado por el Gerente Técnico. o quien sea responsable en obra. se realiza a proveedores en los que se tiene una confianza razonable en la calidad del producto que suministran y sus condiciones de entrega. para luego ser enviado como referencia antes del inicio de las faenas. puede incorporar datos que estime necesarios para su trabajo. el Encargado de Adquisiciones. Excepcionalmente se pueden pedir cotizaciones a proveedores no incluidos en las listas. por ejemplo: • Nombre o Razón Social del proveedor. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito. el proveedor debe cumplir con al menos uno de los siguientes requisitos: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él. Cada vez que sea actualizado debe ser enviado al Encargado de Adquisiciones y a los Encargados de Calidad de cada obra. GRUPO HERCE. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD . Sin embargo.1 Listado de Proveedores En el Listado de Proveedores general se incluye a aquellos proveedores de confianza de GRUPO HERCE y se clasifican como proveedores homologados (H: Calificación “Buenos”). Se mantiene un Listado de Proveedores general en oficina central por el Encargado de Adquisiciones oficina central. recomendación y/o solicitud del cliente y por exigencias del mercado. el que debe considerar al menos la información que se describe a continuación. El Listado de Proveedores general es actualizado y archivado por el Coordinador Sistema de Gestión.PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 6 de 11 1 6 METODOLOGÍA DE TRABAJO 6. No está permitida la reproducción.1. Estos se encuentran identificados en el listado de proveedores de GRUPO HERCE (Listado de Proveedores).

• Al finalizar la obra se evalúa y/o reevalúa a los proveedores. antecedentes que deben ser enviados al Coordinador de Sistema de Gestión.2. c) Que el proveedor tenga certificación de producto por una entidad competente. En Bodega Central: • En Diciembre de cada año se evalúa o reevalúa a los proveedores con los que han trabajado durante ese año. el Encargado de Adquisiciones y/o los Encargados de Calidad de obra.PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 7 de 11 1 a) Que el proveedor disponga de un Sistema de Calidad certificado por un organismo competente.2 Mantención del listado de proveedores El mantenimiento o no de proveedores en el listado depende del resultado de sus trabajos con GRUPO HERCE. Profesional de Obra. se realiza mediante registro de Calificación de Proveedores. Profesionales a cargo. No está permitida la reproducción. en el momento de detectar la deficiencia o por razones que pudiera establecer el Gerente Técnico. por el Encargado de Adquisiciones para el SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él. con la firma del responsable de dicha acción. para el caso de las obras. En situaciones de esta naturaleza. d) Que sean expresamente autorizados por el Gerente Técnico. o quien designe cualquiera de éstos. Para los proveedores ya homologados (H) se realiza una reevaluación para mantenerlos o eliminarlos del listado. La calificación debe ser efectuada llenada por el Profesional a cargo o por quien éste designe. antecedentes que deben ser enviados al Encargado de Calidad de Oficina Central. para obras que lleven transcurrido más de 3 meses desde el inicio de los trabajos. se podrá eliminar inmediatamente del listado que corresponda aquel proveedor que no cumpla con los requisitos estipulados en el registro de Calificación de Proveedores. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD . b) Que el proveedor cuente con referencias de clientes u otras empresas. la que es generada para cada proveedor que suministre uno o más productos y se completa para los siguientes casos: En Obra: • En Diciembre de cada año se evalúa y/o reevalúa a los proveedores.1. 6. según sea el caso. En todo caso. Se realiza una evaluación para los proveedores que Regulares (R) porque han sido recién ingresados para incorporarlos como homologados o eliminarlos. antecedentes que deben ser enviados al Coordinador de Sistema de Gestión.1. se detalla en la calificación. La evaluación o reevaluación de los proveedores. las razones específicas de eliminación. En cualquiera de los casos citados. ingresan a los proveedores como “Proveedores Calificación Regular” (R) al respectivo Listado de proveedores y se evalúan teniendo en cuenta los conceptos indicados más adelante en el punto 6.

o por quien ellos designen. calidad. se pueden realizar pedidos de materiales a Oficina central para proveer a una obra determinada o desde oficina central cuando se requieran diferentes insumos para abastecer internamente a ésta. Asimismo. • El promedio inferior a 70%. o servicio de acuerdo a lo SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él. lo ingresa o mantiene en proveedor homologado (H). uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito. Si el proveedor no alcanza el nivel mínimo fijado (entre 40% y 70%). lo mantiene en estado de Proveedor Regular (R).PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 8 de 11 1 caso de Oficina central. 6. un promedio inferior a 70%.2 Pedido De Materiales Y Productos El pedido de materiales se realiza por indicación explícita del Profesional a cargo. especificaciones del producto y calificación del personal. • Deficiente : menor a 40%. se propone a éste. o cuando se realizan actividades o partidas que necesiten de dichos productos antes de su ejecución. ya sea debido al avance de ésta o a la programación establecida. Los conceptos a evaluar se encuentran descritos en las fichas de calificación de proveedores. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD . El estado de cada proveedor en los listados de proveedores. o de las que se disponga si son menos. donde 0 es la peor calificación y 100% la mejor. o a quién él designe. pero habiendo adoptado el proveedor las medidas de mejora acordadas. • Para aquellos proveedores en estado de observación. • Regular : 40% a 70%. lo excluye (D) del listado de proveedores. se define a partir del valor promedio obtenido de sus últimas tres (3) evaluaciones. No está permitida la reproducción. que implante las medidas que puedan suplir las carencias detectadas. pero no habiendo adoptado el proveedor las medidas de mejora acordadas. También se realizan pedidos de materiales desde oficina central por solicitud y con el visto bueno del Gerente Técnico. Los conceptos a evaluar llevan asociado una puntuación con nota en escala de 0 a 100% . El Profesional a cargo definirá el tipo. cantidad. Se determina la siguiente escala de calificación: • Bueno : 70% a 100%. Para mantener o excluir al proveedor del listado se tiene en cuenta lo siguiente: • El promedio superior a 70%. de ser de interés para ambos. En obra se realizan pedidos de materiales o productos de acuerdo a sus necesidades. si corresponde.

si fuera necesario.PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 9 de 11 1 estipulado en las especificaciones técnicas para éste.1. está en función de las siguientes condiciones referentes a las exigencias para el material o producto: • Programa de suministros o plazos de entrega. al o (los) proveedor(es) cuando corresponda. O cualquier otra característica que implique la necesidad de realizar un “Contrato de Compra” para asegurar a GRUPO HERCE. cuando corresponda. requisitos técnicos.1 Contrato de Compra La decisión de elaborar un Contrato. • Establecimiento de multas. Se pone énfasis en los requisitos que tiene que cumplir el producto al momento de realizar la cotización a cada proveedor. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD . se realiza un estudio por parte del Profesional a cargo.1. se procede según 6. plazo de entrega. por cuenta de la obra. En todos los casos. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito. fax o correo electrónico. Posteriormente se elige al proveedor que reúna las mejores condiciones principalmente respecto a costo. • Especificaciones técnicas especiales. los pedidos de materiales y productos a Oficina Central se realizan por escrito. será responsabilidad del Profesional a cargo en colaboración con la Oficina Técnica de la obra o por el Gerente Técnico en oficina central. La elaboración y redacción de un “Contrato de Compra”. cumplir con los requisitos o especificaciones técnicas que se exigen por parte de su mandante. 6.3 Cotización Definidos los requisitos del material o producto. Todo esto con el fin de que el proveedor conozca qué es lo que tiene que suministrar. según la obra. • Inclusión de mano de obra. para definir la modalidad de compra: “Contrato de Compra” u “Orden de Compra”. procedimientos. se procede a su cotización. procesos y equipos. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él. Esta actividad consiste en pedir oferta o solicitar un precio por un cierto producto. 6. Gerente Técnico.4. estableciendo las condiciones de aprobación del producto. No está permitida la reproducción. En el caso de que el proveedor seleccionado no pertenezca al listado de proveedores. etc.4 Datos Sobre Las Compras Una vez definido el proveedor. en lugar de una Orden de Compra. 6.

La información que se registra en una Orden de Compra. identificación del proveedor. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD . según corresponda. será responsabilidad del Profesional a cargo en colaboración con la Oficina Técnica de la obra o por el Gerente Técnico o Encargado de Adquisiciones en oficina central. Se entiende que aquel que da visto bueno (V°B°) a una Guía de Despacho. Encargado de Adquisiciones o por el personal que ellos estimen conveniente. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito. si no que comprueba además que lo que se pidió es lo que recibió. No solamente está recibiendo lo descrito en dicha guía. deberán establecer pautas de control de recepción de los materiales o productos en función de su importancia para la seguridad de la obra y de los daños y costos asociados que su fallo pudiera ocasionar en el futuro. fecha de emisión de la orden de compra. 6. se deberá firmar por parte del Gerente Técnico. está conforme con lo descrito en ésta.5 Verificación De Las Compras Con el fin de asegurar que la compra que llegue a su destino siga manteniendo sus propiedades intrínsecas. cada obra o bien el departamento de Adquisiciones de Oficina Central cuando corresponda. contrastando con la orden de compra o con el pedido de material si la primera no está disponible. o departamento de la oficina central). indicación del lugar de entrega. En casos en que se realice una Orden de Compra para materiales que pueden llegar en distintos despachos y que puedan originar varias guías SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él.4. deberán ser firmadas sólo por el Profesional a cargo o por el personal que éste designe. No está permitida la reproducción.PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 10 de 11 1 La elaboración y redacción de un “Contrato de Compra”.2 Orden de Compra Las compras de materiales y productos que se documentan mediante una Orden de Compra. 6. debe incluir al menos lo siguiente: descripción del producto. Asimismo para el caso de compras a través de Oficina Central. cantidad y unidad de medida. área relacionada con el destino del producto (identificación de la obra.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD . se deberá realizar un seguimiento adecuado por parte del Jefe de Bodega.PROCEDIMIENTO COMPRAS PR-07 Revisión Página Nº 11 de 11 1 de despacho. No está permitida la reproducción. u otro designado por el Profesional a cargo o Gerente Técnico y que tenga la confianza de éste para realizar dicha tarea. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Nos reservamos todos los derechos en este documento y en la información contenida en él. uso o discusión con terceras partes sin nuestra expresa aprobación por escrito. 7 REGISTROS Identificación Listado Proveedores Evaluación Proveedores Orden de Compra Guías de Despacho Contratos de Compra Código N/A RE-10 N/A N/A N/A Almacenamiento Lugar Navision / Gestión de compras Oficina Central Obra Obra Obra Responsable Encargado Adquisiciones Encargado Adquisiciones Profesional a cargo Bodeguero Profesional a cargo Formato Digital Digital Físico Físico Físico Retención Permanente Permanente 1 año después de terminada la obra 1 año después de terminada la obra 3 año después de terminada la obra Disposición N/A Permanente Eliminar Eliminar Bodega documentos 8 ANEXOS No Aplica.

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