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Prctica 1: Hoja de Clculo

Ofimtica 2003/2004 Dpto. Lenguajes y Sistemas Informticos

1. INTRODUCCIN Una hoja de clculo electrnica es una versin electrnica de un libro de contabilidad que permite el almacenamiento, anlisis y clculo de datos de forma automatizada con las ventajas que ello supone. Excel es una hoja de clculo electrnica ideal para el manejo de datos numricos y gran cantidad de operaciones. Entre los elementos que puede manejar Excel, cabe destacar los siguientes: Hoja de Clculo: permiten introducir modelos numricos para todo tipo de clculos financieros, estadsticos y matemticos. A una hoja de clculo podremos aadir grficos, documentos importados, imgenes, datos importados de otras bases de datos, etc. Grficos: las posibilidades grficas de Excel son absolutamente ilimitadas. Incorpora por defecto quince tipos de grficos y cada uno de ellos incorpora, a su vez, diferentes formatos. Bases de datos: una base de datos es un conjunto de datos organizado en el cual pueden localizarse rpidamente entradas determinadas. Estos datos pueden ser clasificados y filtrados en base a diversos criterios de una forma muy sencilla. 2. DESCRICIN DE LA PANTALLA DE MICROSOFT EXCEL Los elementos fundamentales de la ventana de Microsoft Excel son los siguientes:

Barra de Ttulo: contiene el nombre de la aplicacin, Microsoft Excel. Barra de mens: Se encuentra debajo de la barra de ttulo y contiene las rdenes de Microsoft Excel agrupadas por categoras. As el men Archivo contiene aquellas rdenes de manejo de archivos. Barra de herramientas: consta de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones mediante un clic sobre el botn sin necesidad de acceder al men correspondiente. Excel incorpora trece barras de herramientas ya creadas, pero se pueden personalizar. Barra de frmulas: es la parte de la pantalla donde se podr editar el contenido de una celda de la hoja de clculo. rea de trabajo: parte de la ventana de Microsoft Excel que contiene las ventanas de los documentos abiertos y visibles. Ventana del documento: contiene el libro de trabajo con el que se est trabajando actualmente. Los elementos de un libro de trabajo son los siguientes: Barra de ttulo: contiene el nombre del libro actual. Documento: un libro de trabajo est compuesto por un conjunto de hojas de clculo. Cada hoja de clculo se nombra inicialmente como Hoja1, Hoja2, etc. Toda hoja de clculo del libro de trabajo est compuesta por celdas. La celda es la unidad fundamental de una hoja. Viene dada por la interseccin de una fila con una columna. Existen 65536 filas, numeradas desde la 1 hasta la 65536, y 384 columnas, nombradas desde la A hasta la IV. Las celdas se identifican con el nombre de la columna en la que se encuentran seguido del nmero de la fila. Barras de desplazamiento: Permiten desplazarnos por la hoja de clculo de cada libro. Existe una barra de desplazamiento vertical y otra horizontal. Barra de estado: est situada en la parte inferior de la ventana. Incluye una pequea informacin sobre el estado de la hoja y una breve descripcin del botn seleccionado en la barra de herramientas o la orden seleccionada en el men. 2

3. MECANISMOS BSICOS DE EXCEL 3.1. El libro de trabajo Excel maneja un tipo especial de documento: el libro de trabajo. Un libro de trabajo contiene hojas, que pueden ser hojas de clculo, de macro o de grfico. El libro de trabajo predeterminado de Excel se abre con 3 hojas de clculo nombradas como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para modificar el nombre de una hoja, basta con hacer doble clic sobre la etiqueta de la hoja e introducir un nuevo nombre. 3.2. Seleccin de una celda La unidad fundamental de una hoja de clculo es una celda. En la celda se podr introducir, editar y modificar los datos que introduzcamos en la hoja de clculo. Para seleccionar una celda, basta con situarse sobre ella y hacer clic sobre ella. El nombre o referencia de la celda seleccionada se sita en la barra de frmulas y, si no est vaca, tambin aparecer su contenido. Es posible seleccionar una determinada celda de forma directa mediante la orden Ir a... del men Edicin. 3.3. Introduccin de datos en Excel Los datos se van a introducir en la hoja de celda en celda. Cuando comenzamos a introducir datos, vemos cmo aparece el cursor dentro de la propia celda indicando dnde se insertar el texto cuando se empiece a escribir. Para completar la entrada en una celda, habr que pulsar la tecla <Intro>. Podemos introducir tres tipos de datos en una celda de Excel: texto, datos numricos (nmeros, fechas y horas) o frmulas. El nmero mximo de caracteres que admite una celda son 25.

Texto: Excel considera texto a cualquier cadena de texto o combinacin de texto y nmeros. Cuando se introducen lneas largas en una celda, el texto invadir celdas adyacentes y se cortar cuando las celdas de la derecha contengan datos. Nmeros: En Excel son nmeros las combinaciones de dgitos decimales aunque pueden ir acompaados de los siguientes smbolos: +, -, (, ), /, Pts, E, e, ,. Cuando un nmero es demasiado grande para aparecer en una celda, Excel mostrar los smbolos de nmero (####) o bien presentar el nmero con formato cientfico; para visualizarlo, es necesario agrandar la columna. Fechas y horas: Las fechas se introducen en Excel con los separadores / -. Las horas se introducen en Excel mediante el separador :. Frmulas: Las frmulas permitirn realizar cualquier tipo de operaciones. Una frmula puede contener constantes, operadores, referencias a celdas, nombres, funciones predeterminadas o funciones definidas por el usuario. Cuando se hacen referencias a otras celdas dentro de una frmula, variando el contenido de aquellas, variar automticamente el resultado de la frmula. Una frmula puede contener una funcin predefinida por Excel. Todas las frmulas en Excel comienzan por el signo =.

3.4. Edicin y modificacin de datos La edicin o modificacin de datos se puede llevar a cabo dentro de la propia celda o bien en la barra de frmulas. Cuando se haya terminado de realizar la modificacin, podr pulsar <Intro> para validarla o bien pulsar la tecla <Esc> para mantener el contenido inicial. 3

Para sustituir el contenido total de una celda por otros datos, es suficiente seleccionar la celda e introducir el nuevo contenido. Si se quiere borrar el contenido de una celda y dejarla en blanco, seleccionamos la celda y pulsamos la tecla <Supr>. Cuando tengamos que operar con ms de una celda, primero tendremos que seleccionarlas. Para seleccionar un rango continuo de celdas podemos utilizar el ratn; basta con situar el puntero en la primera celda del rango y arrastrarlo hasta el vrtice opuesto del rango sin soltar el botn. Un rango se denota con el nombre de la primera celda seguido por dos puntos y el nombre de la celda que denota el vrtice opuesto (Ej.: B4:E10). 3.5. Copiar y mover celdas Podemos cambiar la posicin de una celda o rango de celdas en la hoja de clculo copindolas o movindolas a otro rango de la misma hoja. Esto tambin podremos hacerlo mediante el ratn (arrastrando celdas o seleccionando los botones Cortar, Copiar, Pegar) o bien mediante las rdenes del men Edicin. 3.6. Modificar el ancho de columnas Para modificar el ancho de una columna, se puede utilizar la orden Formato Columna y seleccionar una de las cinco subrdenes asociadas. No obstante, tambin se puede modificar el ancho de una columna mediante el ratn; basta con situar el puntero en la lnea derecha del encabezado de la columna y, cuando la flecha cambie de forma, arrastrar el ratn conforme a nuestras necesidades de ancho de columna. 3.7. Referencias de celdas Cuando en una celda escribimos =C3*D3, lo que en realidad estamos haciendo no es sino utilizar el concepto de referencia para colocar en determinadas celdas el resultado de las operaciones realizadas con el contenido de otras celdas. En este caso, lo que estamos haciendo es poner en una celda el resultado del producto del valor escrito en C3 por el valor escrito en D3. Adems, en este ejemplo, estamos haciendo uso de referencias relativas a celdas. Una referencia relativa en una frmula indica la posicin relativa de la celda referenciada con respecto a la celda donde se encuentra la frmula, es decir, indica cuntas filas y cuntas columnas se encuentra la celda que contiene la frmula con respecto a la celda referenciada. Las referencias relativas suelen ser de gran utilidad para no tener que repetir frmulas que se aplican a las mismas direcciones relativas. Habr casos en los cuales no interese que las referencias cambien al copiar una frmula a otra celda. Para estos casos, es necesario utilizar referencias absolutas que permanecen invariables tras un cambio de celda. Para hacer referencia absoluta a una celda (en lugar de relativa), debe insertarse el smbolo $, antes de la fila y la columna. Referencia Relativa Referencia Absoluta Referencia Mixta F22 $F$22 F$22 (Absoluta por fila) $F22 (Absoluta por columna).

3.8. Referencias remotas Son aquellas referencias que se hacen desde una celda a otra que pertenece a una hoja de clculo distinta. Esta hoja puede pertenecer al mismo libro de trabajo o a otro diferente. Para referenciar una celda remota basta con escribir el nombre de la hoja que contiene el valor referenciado seguida del smbolo de admiracin !, seguida de la referencia de la celda de dicha hoja donde se encuentra el valor. As por ejemplo, para calcular el mximo de los valores almacenados en la celda A15 de las hojas Febrero y Marzo, pondramos =Enero!$A$15+ 4

Febrero!$A$15. 4. MANEJO DE FICHEROS Una vez introducidos los datos en la hoja de clculo deberemos almacenar sta en un fichero, ya que al editarla se va creando sobre la memoria del ordenador. Esto se realizar desde la orden Archivo de la barra de men. Para guardar el documento en un nuevo archivo, utilizaremos la orden Guardar como.... Si deseamos grabar un libro de trabajo ya almacenado previamente con un nombre, utilizaremos la orden Guardar. Para cerrar un libro de trabajo seleccionaremos la orden Cerrar y para abrir uno nuevo, la orden Abrir. 5. FUNCIONES PREDEFINIDAS Las funciones son herramientas de clculo que Microsoft Excel pone a nuestra disposicin para ser usadas en hojas de clculo. Pueden usarse para tomar decisiones sobre los valores que se ponen en una celda, pueden devolver valores o llevar a cabo acciones y pueden realizar tambin gran variedad de clculos distintos. Para que las funciones cumplan su cometido es necesario, en la mayora de los casos, facilitarles unos datos. Estos datos son lo que se conoce como argumentos de la funcin. Pueden ser de diferentes tipos, como veremos posteriormente y su nmero depende de la funcin de que se trate. Las funciones en Excel tienen la siguiente sintaxis: =NOMBRE.FUNCION(argumento1;argumento2;...) Van siempre precedidas del signo igual y, a continuacin, sin espacios en medio, el nombre de la funcin seguido de un parntesis que contendr todos los argumentos separados por punto y coma(;). Los parntesis son imprescindibles, incluso si la funcin no lleva argumentos. En caso de que algn argumento falte, Excel le avisar con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, ste ir limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:) y la ltima celda del mismo. Veamos los siguientes ejemplo: SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A2+ A3+A4+A8 SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado Al +A4+A8 Como ya dijimos, los argumentos son los valores que facilitamos a las funciones para que stas nos devuelvan un resultado o lleven a cabo algn tipo de accin. El nmero de argumentos que una funcin puede llevar depende de su tipo. As por ejemplo, la funcin SUMA puede llevar hasta 30 argumentos. Los lmites para los argumentos son los siguientes:

No se pueden sobrepasar los 1024 caracteres dentro del parntesis principal que contiene los argumentos de una funcin. Un argumento individual no puede tener ms de 255 caracteres. Como argumentos en las funciones podemos usar los siguientes: Nmeros Rangos Texto Nombres SUMA (43;32;12) SUMA(A1:A34) MAYUSCULAS(jesus) PRODUCTO(Cantidad;Peseta.Dolar) 5

Valores lgicos Referencias Matrices Vaco Otras funciones

SI(A1<23;89;A1) MAX(A1:A34) SUMAPRODUCTO(A1:10;B1:B10) PI() SUMA(MAX(A1:A34);B1:B34)

El alumno puede encontrar una descripcin de todas y cada una de las funciones de Microsoft Excel en la ayuda: dentro de la ventana de Contenido se hace un clic en la opcin Funciones para hojas de clculo y dentro de esa opcin encontrar los temas referidos a las funciones. Para obtener un listado de todas ellas, elija la opcin Lista alfabtica de funciones para hojas de clculo. 6. BASES DE DATOS En Excel, las bases de datos se manejan como listas. Una lista es una forma de estructurar los datos en la hoja de clculo de acuerdo a unas pautas. Una lista ser un rango de celdas que mantienen una estructura fija. Contendr una primera fila rotulada con nombres de columnas (campos) y una serie de filas que contienen valores del mismo tipo para cada campo (registros). Al realizar la mayora de las tareas de ordenacin, bsqueda, etc. consideraremos a la lista como una base de datos. 6.1. Creacin de una lista Para que Excel reconozca automticamente una base de datos se han de cumplir una serie de consideraciones: la primera fila (nombres de campos) debe ir en un formato diferente del resto de la base de datos (por ejemplo, en negrita) y todos los registros tendrn los mismos campos aunque pueden dejarse campos en blanco. Tambin es recomendable utilizar un formato comn para todas las celdas de una columna. 6.2. Ordenar una base de datos Para ordenar una base de datos, es suficiente seleccionar una celda dentro del rango de la base de datos y ejecutar la orden Ordenar del men Datos. Automticamente, Excel seleccionar todos los registros excepto los nombres de los campos que los emplear como criterios de ordenacin. Para ordenar nicamente un subconjunto de datos de la hoja de clculo, seleccione el rango previamente antes de elegir la orden Ordenar. En el cuadro de dilogo Ordenar tenemos en primer lugar los criterios de ordenacin que se corresponden con los campos de la base de datos. Podemos seleccionar un orden ascendente o descendente y se pueden utilizar hasta tres criterios de ordenacin al mismo tiempo. 6.3. Filtracin de una lista mediante un filtro automtico La filtracin consiste en seleccionar una serie de registros dentro de la base de datos de acuerdo a unos criterios ocultando los registros que no cumplan dichos criterios, sin necesidad de mover los registros a otra localizacin. Para filtrar una base, elegimos la orden Datos Filtros y de la suborden seleccionamos Filtro automtico. Automticamente Excel colocar flechas desplegables en cada campo de la lista. Haciendo clic en cada flecha aparecer la lista de los elementos nicos de cada columna. Haciendo clic en un elemento de la lista, Excel presenta los registros cuyo campo contiene ese valor y oculta todos los dems registros. Para mostrar todos los elementos de un campo se ha de seleccionar la opcin Todas. Podemos seleccionar adems los registros que tengan vaco un determinado campo seleccionando la opcin Vacas en la lista desplegable. Podemos ampliar el rango de criterios de filtro utilizando la opcin Personalizadas del cuadro 6

de lista de cada campo. Esto nos permitir expresar criterios complejos mediante la conjuncin y disyuncin de criterios simples. 7. GRFICOS Los grficos son una de las herramientas ms vistosas y potentes de Excel. Gracias a ellos podremos representar los datos en un formato visual que facilita su comprensin. A continuacin mostramos cules son los pasos necesarios para la creacin de un grfico en Excel: 1 Elegir los datos que se desean representar seleccionando un rango de la hoja. 2 Invocar al asistente para grficos: el asistente para grficos no es ms que un conjunto de cuadros de dilogo que nos permiten la realizacin de un grfico paso a paso. En cada cuadro de dilogo, Excel nos pedir confirmacin de unos datos. Tambin nos permitir cambiar y agregar elementos nuevos a nuestro grfico. Una manera de llamar al asistente para grficos es seleccionando el botn asociado al mismo en la barra de herramientas. 3 Insertar el grfico en la hoja: la forma del puntero del ratn cambiar y deberemos trazar un rectngulo dentro de la hoja con el botn del ratn apretado. Dentro de dicho rectngulo ser donde aparezca el grfico una vez se hayan definido los parmetros. 4 A partir de este momento, el Asistente para Grficos presentar 5 cuadros de dilogo que permitirn la completa definicin del grfico: Primer cuadro (Paso1): Nos muestra la zona que hemos marcado y nos pregunta si efectivamente es esta la zona que debemos representar. En la parte inferior del cuadro de dilogo, aparecen una serie de botones que se repetirn en todos los dems del asistente. Los botones Ayuda y Cancelar ya se supone para que sirven. El botn Atrs permite retroceder al paso anterior de la generacin del grfico. El botn Siguiente permite avanzar en el proceso de creacin de un grfico y el botn Terminar crea el grfico siguiendo un modelo definido por defecto. Segundo cuadro (Paso2): Nos muestra los posibles tipos de grficos que se pueden escoger (15 tipos diferentes). Tercer cuadro (Paso3): Pide que se seleccione el formato que se desea para el tipo de grfico elegido. Dependiendo de cul sea el tipo de grfico elegido en el paso 2, aqu tendremos diferentes posibilidades. Cuarto cuadro (Paso4): Se muestra una visin preliminar de nuestro grfico en la parte izquierda y nos permite definir si queremos representar como datos las filas y las columnas. Se puede probar a cambiar las series de datos de filas a columnas y comprobar lo que sucede con el grfico. Quinto cuadro (Paso5): Nos permite poner o no la leyenda, ttulo al grfico y ttulos de cada uno de los ejes. Una vez puestos estos ttulos, si as se desea, se pulsa el botn de Terminar.

EJERCICIOS
1. Crear un libro de trabajo para la gestin y anlisis de las calificaciones de los alumnos matriculados en la asignatura denominada "Sistemas de Informacin de Oficina". Tener en cuenta las siguientes normas que describen el mtodo de evaluacin y las restricciones a tener en cuenta: Hay 14 alumnos matriculados en la asignatura y cada uno de ellos ser identificado por una letra perteneciente al rango [A,...,N]. La asignatura es anual y cada trimestre (hay 3 trimestres en total) se evala de forma independiente. Cada trimestre tiene un peso en la nota global de la asignatura y este peso suele cambiar cada ao. Actualmente los pesos para cada trimestre vienen dados por la tripleta (45%, 25%, 30%).

Cada trimestre se evala en base a tres partes: Teora , Problemas y Prcticas. Cada parte interviene en la nota del trimestre con una ponderacin diferente que es distinta para cada trimestre y suele variar cada ao. Actualmente, las ponderaciones asociadas a cada parte por trimestres son las siguientes:
Teora 45% 35% 30% Problemas 25% 25% 35% Prcticas 30% 40% 35%

Primer Trimestre Segundo Trimestre Tercer Trimestre

Las calificaciones globales se calculan a partir de la nota global utilizando los siguientes criterios:
Nota Calificacin <5 Suspenso 5 y Aprobado <7 7 y Notable <9 Sobresaliente 9

Se desea que el libro de trabajo mantenga una hoja de clculo por cada trimestre y una hoja para las calificaciones globales. Tambin se desea que en las hojas asociadas a cada trimestre y en la de calificaciones globales, se calcule la media y la desviacin tpica de las notas de los alumnos. Adems se desea visualizar una tabla en la hoja de calificaciones globales donde aparezca el nmero de alumnos por 8

calificacin obtenida.

2. Modificar las notas de algunos alumnos y de algunas ponderaciones para partes de la asignatura y para trimestres. Observar cmo varan los valores de aquellas celdas que incluyen frmulas donde se referencian los valores modificados. 3. Obtener representaciones grficas apropiadas de los siguientes datos: Para cada hoja de trimestre: Calificaciones obtenidas por los alumnos en cada parte (teora, prcticas y problemas). Calificaciones obtenidas por los alumnos en ese trimestre. En la hoja de calificaciones globales: Notas globales obtenidas por los alumnos. Utilizar aqu un diagrama de barras. Numero de alumnos por calificacin obtenida (sobresaliente, notable, aprobado, suspenso). Utilizar aqu un grfico de tarta. Medias obtenidas por cada trimestre Utilizar diferentes tipos de grficos Microsoft Excel y modificar el formato de los grficos obtenidos. 4. Ordenar la hoja de calificaciones globales en orden ascendente de nota global. 5. Filtrar la hoja de calificaciones globales mediante la utilizacin de rdenes de filtro automtico de base de datos de Microsoft Excel. Por ejemplo, obtener slo los alumnos que hayan superado la asignatura, los que hayan obtenido una nota mayor que 6 y menor que 8, o aquellos alumnos que hayan obtenido un sobresaliente como calificacin global. 6.- Realizar los cambios que sean necesarios para que solo se permita la introduccin de datos en las celdas correspondientes a las notas de los alumnos, evitando que se pueda modificar la estructura de las hojas de clculo, los nombres de las distintas columnas de datos, etc. Se pretende evitar en lo posible modificaciones involuntarias de las zonas de las diferentes hojas donde no se introducen las distintas calificaciones. Utilizar para ello la herramienta de proteccin de celdas.