Macapá ­ Amapá –  Amazônia ­ Brasil  1º semestre de 2011 

Documentação e Arquivo &  Arquivologia

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Fundação Universidade Federal do Amapá

Apostilado de Documentação e Arquivo & Arquivologia
CURSO BACHARELADO EM HISTÓRIA
Org. Prof. Luizel Simões de Brito
Coleção dos conteúdos aplicados nas  Disciplinas: Documentação e Arquivo &  Arquivologia, ministradas para o Curso  Bacharelado em História da Fundação  Universidade Federal do Amapá, para fins  de orientar o aprendizado teórico e as  avaliações necessárias, sendo facilitador  o Prof. Grad. Luizel Simões de Brito,  Assistente II, Secretário Executivo,  Registro Profissional 001­DRT/AP. 

Macapá – Amapá – Amazônia – Brasil 1º semestre de 2011

É o diálogo interdisciplinar entre a Arquivologia e a História que fornecerá a base para a adequação dos arquivos a esta realidade, assim como para a construção historiográfica do cotidiano de hoje, amanhã.
Luis Reis ii

SUMÁRIO
SUMÁRIO INTRODUÇÃO CONCEITOS FUNDAMENTAIS ..................................................................................... 10 ARQUIVOLOGIA ....................................................................................................................... 10 INFORMAÇÃO ........................................................................................................................... 10 O Valor da Informação ................................................................................................... 10 DOCUMENTO............................................................................................................................. 12 Divisão de Documentos por Natureza ......................................................................... 13 Formato .............................................................................................................................. 14 Espécie ............................................................................................................................... 14 Gênero ............................................................................................................................... 14 Tipo de Documento .......................................................................................................... 14 Valores de Documento .................................................................................................... 15 GESTÃO DE DOCUMENTOS ...................................................................................................... 15 DOCUMENTAÇÃO ...................................................................................................................... 16 Importância ....................................................................................................................... 16 Natureza ............................................................................................................................ 17 Finalidade........................................................................................................................... 17 Características ................................................................................................................. 17 Normalização .................................................................................................................... 17 Fases do Processo de Documentação .......................................................................... 17 NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO ................................................................... 18 Documentação de Nível Estratégico ........................................................................... 18 Documentação de Nível Tático ..................................................................................... 18 Documentação de Nével Operacional .......................................................................... 18 ARQUIVO E ARQUIVÍSTICA: Evolução Histórica ................................................. 19 O ARQUIVO .............................................................................................................................. 19 Arquivo das Civilizações Pré-Clássicas........................................................................ 19 Arquivos Medievais .......................................................................................................... 21 Arquivo da Idade Moderna ........................................................................................... 23 Arquivos da Idade Contemporânea ............................................................................. 24 A ARQUIVÍSTICA ................................................................................................................... 24 Evolução Histórica .......................................................................................................... 25 ARQUIVO: Elementos e Definições ............................................................................. 29 ESTÁGIOS DE SUA EVOLUÇÃO ................................................................................................. 31 EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO .................................................................................................. 31 NATUREZA DOS DOCUMENTOS................................................................................................ 31 iii

.......................................... 41 Princípios de classificação .................................................................................... 47 Regras de Alfabetação ..................................................................................... 33 DIFERENCIAÇÃO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO ...................................................................... 54 iv ............................................................................................................................................. 51 Método numérico simples ................................. 32 CORRESPONDÊNCIA ...GÊNERO (CARACTERÍSTICA) ................ 34 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES ............................. 41 Constituição de arquivos intermediários .................. 53 Método ideográfico numérico – decimal ................................ 43 IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO ..................... 44 REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO ................... 53 Método ideográfico alfabético dicionário ...................... 39 Escolha de métodos de arquivamento e classificação .................................................................. 53 Método ideográfico numérico – duplex .......................................... 38 Centralização ....................................... 33 CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO OU INFORMAÇÃO ............................................................................................................................................................................................................... 44 PROTOCOLO ............................................................. 37 ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS ........................................................................................................................ estado e correspondente................................................... 38 Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo ............................................................ 39 Sistemas de registro .......... 40 Elementos de Classificação ....................................................................................................................................................................................................................... 32 NATUREZA DO ASSUNTO (CARACTERÍSTICA) ............................................................................................................................................................................................................................................................ 36 LEVANTAMENTO DE DADOS ................................................................................................................. 38 Descentralização ............................................... 51 Método numérico cronológico ................................................................... 43 GESTÃO DE DOCUMENTOS................................................... 46 Métodos de Arquivamento ............. 45 ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO ............ 52 Método Dígito-terminal ........................................................................................................................................................................................................... 53 Método ideográfico alfabético enciclopédico .................................................................................................................................................................................................................................................... 52 Métodos por assunto (ideográficos) ................................................................................. 39 Coordenação......................................................................................................................................................... cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) ....... 47 Método Geográfico .......................................................................................................................................................................... 41 Escolha das Instalações e equipamentos ............... 45 EXPEDIÇÃO .......................................................................................... 38 Posição do arquivo na estrutura da instituição ........................................... 50 Nome do estado............................................................................................................................ 50 Nome da cidade............. 33 TIPO DE ARQUIVAMENTO . 38 PLANEJAMENTO ........................................................................................ 46 Método Alfabético (método básico) ....................................................................................................................................

............................................................. 57 Ordenação ............ 60 Distinção entre valores probatórios e informativos .................................................................................................................................................................................................. 60 Valores Informativos ................................................................................................................................... 62 Importância....................................................................................................................................................Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) ............................................................... 56 Etapas de arquivamento ................................................................................................................................................... 54 Métodos padronizados ................................. 62 Documentos relativos a pessoas .................................................................................................................. AVALIAÇÃO............................................................. 56 Métodos padronizados – soundex ............. 55 Métodos padronizados – automático ...................................... 72 ATIVIDADES DE DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO ................................. 60 Distinção entre valores primários e secundários ............................................................. 65 Transferência e recolhimento ............................................................................... 57 Codificação ...................................................................................................... 63 Documentos relativos a fenômenos ................................ 61 Unicidade ............................................................................................ 56 Método alfanumérico ................................................... 66 ARQUIVOS PERMANENTES ..................................................................................................... 68 ATIVIDADES DE ARRANJO. 69 Princípios de arranjo de arquivos ............................................................................................................................................................................................ 70 Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos ..................................................................... 56 Métodos padronizados – rôneo e mnemônico .................................. 65 Tecnologia da Informação ............................................................................................................................................................................. 63 MICROFILMAGEM ...................................... 70 Evolução dos princípios de arranjo ......................................................................... 58 Valor dos documentos ...................................seleção especial e amostra estatística .................................................................................................. 65 Tipos de transferência............................ 57 Classificação............................................................................... 57 EMPRÉSTIMO E CONSULTA ................................................................................................................ 62 Documentos relativos a coisas .............................................................................................................................................................................................................................................................................................. 60 Valores probatórios ....................................................................................................................................................................................... 56 Métodos padronizados – variadex ...................................................................................................... 57 ANÁLISE................................................... 64 Filme (rolo) ................................................. 73 Tipos básicos de instrumentos de pesquisa ............... 57 Estudo ............................................. 56 Inspeção ................................. 64 Jaqueta ..... 74 v ............................ SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO ............ 57 Guarda dos documentos ................................................................................................................................................................................................................................... 64 Microfichas ...................................................................................... 61 Forma ...... 63 Conclusões .......................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................................... 77 ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas................................................................................................................................................................................................ 81 RESTAURAÇÃO............................................ 78 Conceito de conservação e restauração .................................................................... pessoas e famílias............................... 74 Inventário analítico .......................... 81 Alisamento .............................. 75 ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística .......................................................................................... 78 ATIVIDADES DE CONSERVAÇÃO ................... 79 Conservação preventiva (restauração) ............................................................................................................................................................................................................................................................................... 82 Silking ................................................................................................................................................................................................. 82 Laminação.................................................... 74 Inventário sumário ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 75 Catálogo .................................................. 75 Índice – instrumento de pesquisa auxiliar....... 75 Tabela de equivalência ou concordância.......................................................................... 75 Repertório.................................................................................................................................... 76 Descrição multinível ............................. 78 Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) ........................................... 76 Regras para descrição multinível .....................................................................................................................................................................Guia ................ 77 Elementos de descrição .................................................. 81 Limpeza .... 82 Encapsulação ................................................. 79 Desinfestação ................................................................................. 82 Laminação manual.......................................................................................................................... 81 Banho de gelatina ........................ 83 vi ............................................................................................ 81 Tecido ................................................................................................................................................................................................................ 78 Conservação.......................................................... 83 ATIVIDADES DE REFERÊNCIA ...

todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios. até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor. é importantíssima a atuação do arquivista na fase de administração dos arquivos ativos. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto. do passado. c) razões de interesse pessoal. manuscritos e peças de museus. especialmente na França.7 Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). portanto a administração destes influencia diretamente os arquivos de custódia. Em vista disso. escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. incluindo o controle e planejamento da produção documental. criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar. O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos.C. Quando não atendiam mais a essa exigência. visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura. Nos séculos V e IV a. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos. para eliminação. ao lado de livros. . b) motivos de ordem cultural.

ao desconhecer a atuação arquivística. para pessoas que também possuem os seus posicionamentos ideológicos. através da identificação sociocultural do grupo em que se vive. pois através deles a historiografia pode resgatar facetas da memória. A preocupação com a revolução documental ocasiona a constatação de que um diálogo interdisciplinar entre a história e a arquivologia é uma necessidade mais do que urgente. (igualmente assumidos ou não). Esta problemática é ainda mais complexa diante da chamada revolução documental (o aumento da produção de documentos impressos a partir dos anos 60) e da Nova História. é fundamental . constitui o campo de atuação da arquivologia e da história. tende a receber o documento sem compreender ou questionar o processo pelo qual o documento passou até chegar as suas mãos. entre outros. que influenciam neste processo. empresariais. consequentemente. Tem-se então que a cidadania plena ultrapassa o mero conhecimento e respeito aos direitos e deveres individuais. mesmo que fragmentada. proposto por Natalis de Wailly em 1841.8 eram transferidos para museus e bibliotecas. governamentais ou empresariais. Os documentos são. pois.18). surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. pois o documento é uma fonte histórica cuja seleção. enfim. registros históricos. assim. no do historiador. consolidando-se no autoreconhecimento e no conhecimento do outro. organização e disponibilização é feita por pessoas que possuem posicionamentos ideológicos (assumidos ou não). quando transmitida oralmente ou registrada em documentos. conforme a concepção positivista de história). A identidade grupal é alicerçada na memória coletiva. através do respeito ao princípio da proveniência documental. tanto individual quanto coletiva. para a qual todo e qualquer documento é uma fonte histórica (e não mais apenas os documentos oficiais (governamentais. como fonte de pesquisa historiográfica. visto que este. O acervo documental oriundo de arquivos pessoais. A contextualização do documento. os quais também influenciam na historiografia. A memória permanece. os documentos formais. Essa co-atuação nos arquivos mostra que é preciso repensar o papel que estes desempenham na produção historiográfica. a primeira direcionada ao seu tratamento documental arquivístico e a segunda. que por sua vez é constituída a partir das memórias individuais que se inter-relacionam. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. o qual interfere no seu trabalho e. se a primeira carece de conhecimento sobre o tratamento dispensado ao documento pelo arquivista. a este falta uma concepção histórica que ultrapasse o “positivismo vulgarizado” (p.

mesmo que sem a intenção de testemunho. já o são. visto que. também não é possível descartar o “indescartável”. pois “coloca-o em uma série que retrata as atividades desenvolvidas pelo órgão de origem. cabendo ao arquivista organizá-los e disponibilizá-los ao historiador e a este analisá-los. os seus testemunhos. no entanto.etc. Se o “documento não é inócuo” (p. também não o são o arquivista e o historiador.. Os documentos gerados.” (p.9 para a produção historiográfica na Nova História. 22). diante da inesgotável produção documental do mundo pós-moderno. 23). deles “extraindo” suas “revelações”. visto que são reveladores do pensamento da época em que foram produzidos e da ideologia dos que o produziram. se já não é possível arquivar e preservar todos os documentos. .. ambos precisam adotar uma postura crítica em suas respectivas atuações profissionais. permitindo ainda uma análise conjuntural do momento e dos motivos de sua geração.

possível admitir que a informação possua valor. O VALOR DA INFORMAÇÃO Como é parâmetros maneiras é indefinidos. portanto. a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos. porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo. fazemos. escrevemos. Podem. desenhamos é informação. a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência. construímos. fator de prova de que algum evento ocorreu. INFORMAÇÃO É um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. Uma das realizada por meio dos juízos de valor. é preciso definir capazes de quantificá-lo. ser negativos. como acontece na sobrecarga de Sob esta perspectiva. Informação e Documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados. falamos. certos casos. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa. e sua conversão em potencial de informação. o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: . Por outro lado. apesar de serem consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. vestimos. que. Usaremos aqui. ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. em informação. uma definição abrangente. inventamos. Tudo o que vemos. o que não é uma tarefa trivial. ou seja.10 ARQUIVOLOGIA É uma disciplina científica da Ciência da Informação. Portanto. informação são todos os dados que são organizados e comunicados.

Nesse caso. de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento. o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. b) na hora certa e no local exato. os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. Considerando que. Por outro lado. Entretanto. mais especificamente no mercado futuro. No primeiro deles. Esta empresa. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. b) valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. Neste caso. Por exemplo. a partir delas. Assim. ainda que a informação adquira seu . O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios.11 a) valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação. podendo também ser denominado de valor de mercado. provavelmente. por razões legais. ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. a informação terá um valor de propriedade. Neste contexto. c) valor de propriedade: que reflete o custo substitutivo de um bem. c) na forma correta. que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado. d) valor de restrição: que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial. estas informações assumirão um valor de restrição. a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: a) ser enviada à pessoa ou ao grupo certos. terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado país ou região. deverá manter. poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado. uma organização governamental ou não que realize censos demográficos. Por ser um bem abstrato e intangível. o seu valor estará associado a um contexto. para que se possa preservar o sigilo da aplicação. uma empresa que atua em bolsa de mercadorias. irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação. O segundo domínio é o da organização. caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório.

A partir do . posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. g) fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. c) incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação. Da mesma forma. Neste caso. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais. ou seja. então ela terá valor. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. a informação terá valor econômico para uma organização. b) entendimento da cadeia de uso. a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: a) identificação de custos. Para concluir. os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência. devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas. o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. DOCUMENTO É um termo também polissêmico. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos. é importante reconhecer que. que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. cabe aos bens intermediários. porém.12 valor a partir de seu papel na tomada de decisão. se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. de modo geral. mapas. poucas decisões são tomadas com informação perfeita. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. A porção majoritária. f) diferentes expectativas e percepções dos usuários. cujo valor deriva-se da oferta e da procura. os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos. e) tradição de se tratar a informação como uma despesa geral. o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam. Caso contrário. ela terá pouco ou nenhum valor. d) dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos. De modo geral.

os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. No caso da documentação privada. Ou seja. levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. os documentos são criados uns após os outros. É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas). no caso de uma empresa privada. DIVISÃO DE DOCUMENTOS POR NATUREZA Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com .13 momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história. no suporte em que a informação está registrada. comprovar. vestígios. em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. todos os registros. Numa visão geral os documentos são produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa. refletir sobre determinada coisa ou fato. no seu momento de criação. família. a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20. histórico e cultural. as bibliotecas. as atividades de uma empresa pública ou privada. no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil. demonstrar. dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa. ou tecnicamente falando. solos e edificações). informar. embora possam variar na forma como se apresentam. já ter um valor histórico como. Os documentos considerados documentos de arquivo. por exemplo. a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas. provar. alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas. Já numa visão específica. mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar. instituição pública ou privada. outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus. administrativas ou legais. comprovar. realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico. os arquivos e os centros de documentação. Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19. marcas deixadas pela humanidade servem para orientar. um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos. Embora alguns documentos possam. enfim.

negativos. fitas). proposta. TIPO DE DOCUMENTO . bem como são diferentes os formatos.14 as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades. Vamos conhecê-los: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. iconográfico (obras de arte. atestado. microficha. objetos. porque fazem parte do conjunto de seus produtos. roupas). fonográfico (discos. decretos. sem visar diretamente o lucro. GÊNERO É a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. requerimento. tira de microfilme. e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. relatório. ESPÉCIE É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas. folha. tridimensionais (esculturas. pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais. mapa. ofício. carta. Federal. como por exemplo: leis. cartaz. são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados. Portanto. microformas. rolo. ficha. fotografias. diploma. textual (documentos escritos de uma forma geral). slides. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura. livro. Exemplos: audiovisual (filmes). caderno. Exemplos: ata. as espécies. planta. portarias e demais atos normativos próprios da administração. magnéticos/informáticos (disquetes. cd-rom). Estadual ou Municipal. organograma). FORMATO É a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários.

.documentos que retratam a origem. organização. são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas. Regimento de Departamento. embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades. organização. VALOR PRIMÁRIO: estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou. Relatórios etc. Prontuário Médico. Boletim de Notas e Frequência de Alunos. Convênios etc. Processo de Vida Funcional. Indicadores Econômicos. VALOR SECUNDÁRIO: estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. Documentos sobre Serviço Militar. GESTÃO DE DOCUMENTOS Administração da produção. Ex: Acordos. etc. Exposição de Motivos etc. c) Valor Fiscal: documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Este se manifesta sob três diferentes tipos. Faturas etc. visando a racionalização e eficiência dos arquivos. Programas de Trabalho. tramitação. b) Valor Jurídico ou Legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos. e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Tabelas de Recenseamento. Receitas. Índices de Preços. Tabela Salarial. ou seja: a) Valor Administrativo: documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. b) Valor Histórico Informativo . fatos ou épocas.documentos que. reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos. uso e avaliação de documentos. Boletim de Atendimento de Urgência. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: o primário e o secundário. Ex: Planos. Exemplos: Ata de Posse. mediante técnicas e práticas arquivísticas.15 É a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Contratos. Ex: Notas Fiscais. Subdivide-se em: a) Valor Histórico Probatório .

os que serão transferidos ao arquivo. os prazos definidos. a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. da pesquisa e do planejamento. estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados. uso. isto é. pois define o ciclo vital dos documentos. os assuntos selecionados. a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos. tramitação. garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. Por trás das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas. em qualquer . recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. racionalizar os espaços de guarda de documentos. atender adequadamente clientes e cidadãos. a organização interna do trabalho. distribuição e utilização de documentos. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. sistematização. DOCUMENTAÇÃO É um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção. a operacionalização da gestão de documentos. Para tomar decisões. indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas. IMPORTÂNCIA Elemento auxiliar do estudo. pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos.16 A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. conta muito nos resultados obtidos. desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades. gestão de documentos é: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. que se refere aos arquivos públicos. os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação.159. Contudo. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico. Conforme a Lei Federal n° 8.

direta ou indiretamente. toda sorte de informações e referências necessárias à tomada de decisão. imparcialidade na seleção de documentos. principalmente dos administradores. cultura geral e. NATUREZA A documentação pode ter natureza comercial. com sede no Rio de Janeiro. a finalidade da documentação é a de auxiliar e influir. realização de serviços. científica ou oficial. que a impulsiona a alcançar com mais rapidez e eficácia sua principal finalidade. reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização. que pretende colocar à disposição de todos. FINALIDADE Em sentido amplo. haja vista o aparecimento e desenvolvimento da informática. NORMALIZAÇÃO Procura racionalizar a produção. obras. ou pelo pesquisador. na tomada de decisão pelo administrador. exige-se senso de julgamento na escolha de documentos. a documentação assume vital importância em nossos dias. Dessa maneira estabelece condições para o bom andamento da pesquisa. proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. mais restritamente. preparação de relatórios.17 campo ou nível. FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAÇÃO O processo desenvolve-se em três fases principais: a) recolhimento: para constituir um serviço de documentação. O Brasil é representado na Organização Internacional de Normalização (OIN) pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). etc. CARACTERÍSTICAS Nos dias atuais a documentação assume uma característica predominantemente dinâmica. elaboração de projetos. organização e difusão das informações que se encontram nos vários documentos. além de discernimento para recolher o que é útil. pela autoridade. Ou seja. .

NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade. de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização. para a operação segura dos processos de trabalho. a saber: o estratégico. onde estão as preocupações imediatas. antecipar sua utilidade pública. c) classificação: deve seguir uma orientação teórica e. pois somente a partir dela se poderá tomar qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação dos documentos. quanto em termos de gestão da organização. treinamento etc). DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL É a documentação de nível mais baixo. Como exemplo de documentos de nível operacional. . Guias de Trabalho. DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo. tanto em termos hierárquicos. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas.18 b) leitura: a leitura é fundamental. o tático e o operacional. cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. do curto prazo. Especificações. Plano de Metas. tabelas etc. especificações. entre outros. podemos citar: Instruções de Trabalho. padrões. Estes documentos determinam "como. ao mesmo tempo. entre outros. Plano de Cargos e Salários. quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras. podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos). Como exemplos de documentos de nível tático. DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO É a documentação de nível intermediário. quem.

cartas. grandes volumes de documentos. Os arquivos constituem desde sempre a memória das instituições e das pessoas. diversos vestígios dos primeiros Arquivos. Maari. Assim. junto das Civilizações do Vale do Nilo e Mesopotâmia.19 O ARQUIVO Para podermos analisar a evolução histórica dos arquivos. Lagash. sentenças judiciais.. encontraram-se numerosas placas de argila dispostas em estantes de madeira e em distintas salas. Graças à Arqueologia foram descobertos. a variedade de suportes aumentou. Ugarit. tanto que a sociedade condiciona a sua existência. . Hoje. de tal forma que desde logo a humanidade tomou consciência de era necessário conservar os registros produzidos para mais tarde poderem ser utilizados. missivas governamentais. C. Em Elba. O aparecimento da escrita condicionou o aparecimento dos primeiros Arquivos. desde as placas de argila. do papiro. o que por sua vez aumentou o conteúdo destes que se tornou bastante variado. os arquivos surgem desde que a escrita começou a estar ao serviço da sociedade. será necessário estabelecer balizas cronológicas. com as Civilizações Pré-Clássicas até aos dias de hoje. e existem desde que o Homem fixou por escrito as suas relações como ser social. que os arquivos se encontraram com diferentes suportes. etc. a sua finalidade. Ninive. por exemplo. mesmo. desde o nascimento destes. quer em Elba. assim iremos ás origens. do papel. A evolução histórica dos arquivos e do seu conceito como veremos é paralela ao desenvolvimento das sociedades humanas. ARQUIVOS DAS CIVILIZAÇÕES PRÉ-CLÁSSICAS Os Arquivos mais antigos que são conhecidos remontam ao 4º milênio a. a História dos Arquivos não pode ser considerada à margem da História Geral da que formam parte integrante. Ao longo da História. atos privados. a sua organização. e terão nascido de forma espontânea no seio das Antigas Civilizações do Médio Oriente há cerca de seis milênios atrás. os seus critérios de conservação e. entre outros. etc. Vários autores defendem que.

a criação do primeiro arquivo da Roma antiga. Temos. como leis e decretos. actas do Senado. Também aqui os arquivos se situavam em templos e em dependências do Senado. que exercia a função de Cônsul em 509 a.. ou seja o lugar onde se redigem e conservam os documentos expedidos pelo poder governativo. e que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. continuando na Época Republicana a funcionar em templos. nomeadamente em Roma. inventários.. Desde logo. A partir de 350 a. agora situado no Capitólio. foi possível reconstituir a organização de alguns dos arquivos descobertos. Há autores que defendem que estas estruturas se podem já considerar como verdadeiros Arquivos devido ao tipo de documentação que lá era conservada. C. Através. que depois se veio a denominar Tabularium. Tudo indica que alguns dos pressupostos modernos da Arquivística estavam já patentes nos Arquivos das Civilizações Pré-Clássicas. onde se guardavam as Tabulae Publicae. Acredita-se que um pouco por toda a Grécia haveriam noutras cidades. arquivos civis e religiosos. desempenhava a função de Arquivo Central do Estado. onde será conhecido como Archivium. que demonstraram que estes dispunham já de muitos dos elementos que se iram tornar clássicos e que ainda hoje são definidos pela Arquivística. Segundo Plutarco. O Tabularium. C. Os arquivos da Roma antiga seguem de perto os das cidades gregas. por ai se encontrarem importantes depósitos de documentos. no Templo de Saturno. decretos governamentais. Arquivos Greco–Romanos É atribuído a Éfialtes. que estes arquivos tiveram grande importância. a criação do primeiro arquivo do mundo grego. a Sul da Ágora como em Atenas. nesta época em Templos e Palácios. pois encontraram-se léxicos e catálogos descritivos. não sendo concebidos como simples depósitos de placas de argila. C. etc. Este conceito irá ser transmitido ao mundo romano. que os arquivos no plano técnico dispunham já de um nível de maturidade bastante elevado. Da Grécia Antiga destacam-se os arquivos de Gea e Palas Atenen. aparece-nos o termo Métrôon que era onde se guardavam leis e decretos governamentais. é atribuído a Valerius Publicoa. pois. junto ao erário público. para estarem mais próximos das classes dirigentes. e constituíam já um complexo sistema de informação. Descobriu-se que a sua organização tinha já um grau superior.20 Estes arquivos situavam-se. mas como complexas estruturas organizativas e funcionais. Interessante será referir que em Atenas cada magistratura dispunha do seu Archeion. etc. também da Arqueologia.. já com a importância de . cerca de 460 a. atas judiciais. Aos arquivos desta época podemos apelida-los de arquivos de palácios ou arquivos de placas de argila.

a denominada a libellis. em termos organizacionais os romanos dispõem já de um desenvolvido sistema público de arquivos. pois os romanos tinham um grande sentido prático e concediam à administração do Império uma grande importância. servida por uma enorme rede de serviços e um corpo profissional especializado. Também com o mundo romano assistimos à metamorfose da Arquivística numa disciplina com uma missão e regras próprias. abriram as portas à sociedade. Um dos grandes feitos dos romanos nesta área. o que levou que muitos dos critérios utilizados por eles continuam ainda hoje em dia válidos. que estava encarregada de publicar e conservar as ordens do Imperador. fruto do desenvolvimento do Direito. Haviam ainda os srinia ou rationibus. a importância concedida à relação entre documento e a entidade produtora virá. Os documentos diplomáticos eram conservados no Templo de Júpiter e os testamentos no de Vesta. é o fato de terem instaurado uma verdadeira rede de arquivos. Sabe-se que cada uma dessas “repartições” tinham os seus próprios arquivos independentes fisicamente em estantes separadas. por outro lado. pois apesar dos arquivos centrais terem sido criados para uso estatal. onde se aplicava um rigoroso respeito pela proveniência dos fundos. funcionando como garantia de prova para a reclamação de direitos dos cidadãos. os srinia começaram a especializar-se como srinium a memoria. a jurisprudência e a documentação da administração provincial. assim um pouco por todo o Império vamos assistir ao aparecimento de Tabularius nas cidades provinciais mais importantes. nos quais se recolhia a legislação. assim como surge também os arquivos dos municípios e os arquivos privados. ARQUIVOS MEDIEVAIS . Durante a época Imperial. que se denota bem pela complexidade da sua administração.21 um grande serviço público. No âmbito da Organização Arquivística. estava a cargo dos litígios civis e criminais que se apresentavam ao Imperador. onde se redigiam as contestações do Imperador ás consultas formuladas por funcionários e cidadãos. A cognitiones ou a cognitionibus. tanto nas linhas orientadoras da profissão de arquivista como na configuração da sua rede de arquivos. por sua vez a constituir a chave da Arquivística moderna. e que constituíam um instrumento fundamental para a garantia da propriedade dos cidadãos. Como nos refere A. Podemos concluir então que. De referir ainda que a organização romana desenvolveu o conceito da Arquivo Público. Malheiro da Silva. foi criada para atender o despacho das publicações e consultas elevadas à Corte. tivemos grandes progressos. que tratava das finanças e da contabilidade Imperial e finalmente a ab epistalis.

leva a que os Arquivos sejam encarados de uma forma diferente. onde a faculdade ou direito de criar arquivos. sob as designações de origem Pré-Clássica. Na Idade Média a gestão de documentos vai estar fundamentalmente nas mãos da Igreja. dá-se o alargamento ao tipo de documentos a conservar. que se vai converter no fator predominante desta época. Este movimento. e outras instituições. a partir do século XIII. Do Estado como Respublica passamos ao Estado Propriedade de quem detém o poder. não se confinava só à Europa.22 Com o advento da Idade Média o Arquivo passa a significar o espaço ou serviço onde se preservam registros antigos. concentrados em Catedrais e Mosteiros. Assim desaparece também a noção de Arquivo Público. como os inventários. e com funcionários especializados (arquivistas) e normas a seguir. . com o redescobrimento do Direito Romano no Século XII entramos numa nova fase da história dos arquivos. Sendo que. detentora do “Saber e da Cultura”. por constituírem prova ou memória de atos ocorridos no passado. como Santuário ou Tesouro. como documentos financeiros e historiográficos. ou entidade. Os Arquivos Eclesiásticos vão assim ter a função de guardar e gerir os títulos de propriedade. contribuído para que a partir do século XV surjam grandes cronistas oficiais. é a época de novas tipologias documentais. Apesar disto os Arquivos nesta época recuperam a importância que tinham na Antiguidade. Com o Século XIV surgem por toda a Europa vários Arquivos Centrais como o Archivo de la Corona de Aragón em 1318 e o Arquivo da Torre do Tombo em 1325. Então. conhecendo-se os casos da China e do Mundo Árabe. juntamente com o aparecimento dos primeiros cultores da crítica filológica e textual. nomeadamente nas Chancelarias. quer de outras instituições públicas e particulares. Ao mesmo tempo dá-se também a descentralização dos arquivos. onde se vê desaparecer a ideia de saúde pública e bem comum. entre outros. aparecendo por sua vez a ideia de vida privada. começa a ser introduzida a prática dos registros. Será importante referir que. que eram livros onde se transcreviam os documentos outorgados por uma autoridade. só tinham os que detinham a soberania. a prática arquivística nesta época. Ao cair o Império Romano vai desaparecer a complexa administração que se havia desenvolvido até então. Nesta época as unidades administrativas destas estruturas dividiam-se já em secções orgânicas. ou seja começa-se a difundir a ideia de Arquivo como espaço ou serviço onde se recolhem documentos de valor. o que leva ao aparecimento dos Cartórios Concelhios. quer da Igreja. É durante este século que assistimos ao primeiro grande movimento de nomeação de arquivistas oficiais nas Cortes de Europa. etc.

e Jurisprudência da atuação do Estado. Em suma. Este período fica.23 Como vimos. regulando os preceitos de rotina do Arquivista. na Idade Média o Arquivo vai recuperar a sua a importância. que sai no Ano II da Revolução. nascem os princípios de responsabilidade. vemos surgir um novo sistema administrativo. Associado a isto. em 1788. logo em 1789. irá provocar ajustamentos metodológicos. Um dos grandes marcos. Será importante referir que. esta centralização dos documentos. Com o advento do Estado de Direito nasce um novo conceito. dos Archives Nationales de França. a noção de Propriedade dos Arquivos foi substituída pela de Arquivos Públicos depositários dos documentos do Estado e cuja conservação era ou podia ser de interesse público. Este arquivo é considerado como o primeiro exemplo de um Arquivo de Estado. para a História dos Arquivos. defende que nesta época. é de fato um sinal bastante significativo do novo sistema administrativo. iremos assistir à criação do Arquivo Secreto do Vaticano em 1611. O arquivo vai-se converter num elemento fundamental da administração e a adquirir uma função predominantemente juridico-politica. A criação do Arquivo de Simancas em 1540. considerado o Arquivo Moderno do Estado Espanhol. Neste contexto. se encerra um período da História. Mais tarde. é sem sombra de dúvida a fundação de raiz. o Arquivo passa a ser considerado como Garantia dos Direitos dos Cidadãos. Segundo autores como Jean Favier. contribuirá para a concentração dos arquivos. e ao qual já se havia feito referência. pois conhecido como a época dos Arquivos de Estado. e com eles a já muito conhecida Lei de 7 Messidor. Ruiz Rodríguez. sendo frequente a elaboração de normas. em que os Arquivos tiveram um papel de serviço ás instituições e governos que os fizeram nascer. Absolutista e Centralizador por natureza. eles também exemplares de Arquivos de Estado. que se irá repercutir na noção e funcionalidade dos Arquivos. a Soberania Nacional. em Espanha por ordem de Carlos V. que resultam de novas concepções de administração e reformas institucionais. e ainda na Espanha o Arquivo das Índias. Arquivos na Época Contemporânea A partir de 1789. eficácia e justiça da atuação da Administração perante os cidadãos. foram colaboradores dos Estados na administração dos respectivos territórios. de garantia. com a Revolução Francesa iremos assistir a uma verdadeira mudança na História da Europa. fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado. ARQUIVOS DA IDADE MODERNA Com o século XVI. o Estado Moderno. que proclama que os Arquivos estabelecidos junto da representação nacional eram um depósito .

24 central para toda a República. A esta Lei traz um conceito moderno e liberal de Arquivo, onde o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um privilégio dos órgãos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da Nação aberto ao cidadão comum. No século XIX, a política de concentração dos Arquivos vai ser continuada um pouco por toda a Europa, à exceção da Grã-Bretanha onde o processo vai ser mais tardio. No início deste século, perante o desenvolvimento do Positivismo, que preconizava a verificação documental ao serviço da análise histórica, contribui para que os arquivos adquirissem uma posição instrumental relativamente à Paleografia e à Diplomática. Já na segunda metade deste mesmo século e agora sob os auspícios do Historicismo os arquivos vão-se transformar em verdadeiros laboratórios do saber histórico.

ARQUIVOS DA IDADE CONTEMPORÂNEA
Na Época Contemporânea os arquivos vão adquirir dupla dimensão, onde se por um lado são garantia dos direitos dos cidadãos, por outro conservam e gerem a memória do passado da nação e por isso vão ser objeto da investigação histórica. Bautier defende a ideia de, que até meados do século XX os arquivos desenvolveram, sobretudo a vertente de conservadores e gestores da memória do passado, deixando de lado a função de serviço à Administração, que até aí tinham desempenhado. No século XX vamos, pois assistir à consolidação do conceito e função de Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa, física ou moral, ou por qualquer organismo público ou privado no exercício da sua actividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas próprias necessidades ou transmitidos a instituições de Arquivos.

A ARQUIVÍSTICA
Segundo a definição que nos é dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos, ao qual já se fez referencia neste trabalho, a Arquivística é a disciplina que trata dos aspectos teóricos e práticos dos arquivos e da sua função. Assim, vai desenvolver-se a partir da análise, do trabalho de campo e da investigação sobre as organizações produtoras de documentos, que os reúnem constituindo arquivos, para fins materiais ou culturais. Temos, pois que a

25 Arquivística se debruça sobre um dos produtos mais naturais do Homem, os Arquivos. A Arquivística estabeleceu princípios essenciais, metodologia e linguagem próprias, que a faz identificar-se e se distinguir das outras Ciências afins, com as quais está integrada no conjunto das Ciências da Documentação e da Informação. O seu objetivo prende-se com a formação, organização e conservação dos documentos, com a economia de tempo na investigação, economia de pessoal e no trabalho, e direção do Arquivo. Nesta perspectiva a Arquivística deve responder com a criação de uma metodologia própria para que o arquivo possa desempenhar e cumprir os seus objetivos, desenvolver procedimentos e instrumentos de trabalho que permitam ao Arquivista, conservar, gerir e difundir os documentos de arquivo. Esta metodologia radical, pois no caráter orgânico do arquivo, e consiste em aplicar o principio básico, de respeitar a ordem natural de criação dos documentos, a que chamamos princípio de proveniência ou princípio do respeito pela estrutura dos fundos. Em suma, a Arquivística é a Ciência que organiza e torna acessível a informação documental produzida por uma Organização no desenrolar das suas relações sociais, a ponto de ser possível conhecer toda a informação que um documento possa proporcionar.

EVOLUÇÃO HISTÓRICA
A Arquivística nasce na sequência da Revolução Francesa com os novos serviços de Arquivo que então foram criados e no seio da História Positivista, fortemente vinculada à Diplomática. Só com a prática da teoria de que os documentos se devem organizar de acordo com a estrutura da instituição de onde provêem, a Arquivística se conseguiu autonomizar e tornar-se independente. Este princípio proveniência é considerado a base desta Ciência. Segundo Posner, internacionalmente consensual, a data aceite para o nascimento da Arquivística, é o dia 24 de Abril de 1841, quando Natalis de Wally introduziu as normas para a organização dos fundos reunidos nos Arquivos Nacionais Franceses, de livre acesso de consulta desde a Revolução Francesa. Mas, o grande marco na evolução da Arquivística pode ser encontrado em 1898, com a publicação do Manual dos Arquivistas Holandeses, por Muller, Feith e Fruin, onde se abre uma nova era para a disciplina, e que representa a afirmação e libertação da Arquivística, relativamente ao papel secundário para a qual tinha sido remetida até então, como veremos mais adiante. No entanto muito antes, do seu nascimento formal da Arquivística como disciplina, já existia como prática de sistematização e conservação de fundos

26 documentais, desde que o Homem criou os primeiros Arquivos, como depósitos dos testemunhos escritos e como base do seu direito. Desde a Roma Antiga que, nos encontramos com um método de trabalho, a que hoje chamamos principio de proveniência, onde os documentos produzidos por diferentes dependências se conservavam em diferentes galerias do Tabularium e do Templo de Saturno, mantendo independentes cada um destes fundos, onde em cada um destes documentos eram já ordenados cronologicamente, formando séries. No entanto esta prática tinha simplesmente uma orientação lógica, onde não se pensava num futuro interesse histórico dos documentos nem no estabelecimento de uma doutrina arquivística. Com o aparecimento das Chancelarias da Idade Média, e a consequente produção e conservação documental, surgem os cartulários onde se copiavam os documentos recebidos por uma instituição, e os registros. Assistimos a uma evolução sem sobressaltos na prática arquivística. Na Idade Moderna, e Ilustração a Arquivística vai evoluir no sentido de procurar facilitar as técnicas que garantam a organização e conservação dos depósitos que estão nos arquivos, surgindo para o efeito vários conjuntos de normas a seguir. Com, o século XVII veremos proliferar a Literatura Arquivística, aumentando a sua produção durante o século XVIII, período onde já se discutia os conceitos para a organização dos arquivos. Paralelamente á emergência deste tipo de literatura os arquivos, começam a ser consultados por investigadores e eruditos, tendo em vista a preparação das primeiras histórias cientificas, fenômeno que vai influenciar a Arquivística no século seguinte. O papel da Arquivística no século XIX vai ser o de procurar novas teorias, que facilitem o Arquivo a prestar um bom serviço à História. A mais importante destas, e que se converterá no principio fundamental da Arquivística, como já se referiu, vai ser sem dúvida a teoria do principio de proveniência. A Arquivística vai agora centrar a sua atenção, para a descrição, e para a elaboração de instrumentos de trabalho que permitam ao historiador encontrar facilmente a informação de que necessita para investigação. Surgem, um pouco por todo o lado, Coleções Diplomáticas, Guias, Inventários, Catálogos e Índices, e muito menos literatura sobre Teoria Arquivística, com acontecia no século anterior. Apesar disto, vemos surgir, já desde os finais do século XVIII, por toda a Europa, Escolas de Formação Profissional de Ensinamentos por Oralidade, o que representa já a preocupação da Arquivística no campo de formação especializada dos arquivistas. Nos finais do século XIX, vamos assistir a um grande marco da evolução da

27 Arquivística, onde se vai consolidar o Modelo quanto á Origem e Organização dos Arquivos, o que vai contribuir para que seja criado uma Autoridade Arquivística Central, resumindo, um órgão que coordene a política relativa aos Arquivos a nível internacional. Ao mesmo tempo vai-se sentir pela Europa, América e U.R.S.S. grandes alterações nos campos da Organização e da Política Arquivística. Toda esta viragem se vai efetuar a partir de 1898, com a edição do Manual dos Arquivistas Holandeses, que sistematizava a teoria de Natallis de Wally e fundamentaria as Bases da Arquivística Moderna. É de referir que, na transição do século XIX para o Século XX, nomeadamente durante o início do segundo se dará a consolidação definitiva das idéias surgidas na Revolução Francesa quanto ao Modelo Arquivístico. Com o século XX, os Arquivos, irão recuperar a sua dimensão administrativa, que se irá acentuar nos Anos 30, e se consolidará mais tarde, já nos anos 50, onde a Arquivística irá desenvolver um sistema para facilitar a Administração nos momentos mais difíceis, como por exemplo, a Segunda Guerra Mundial. É precisamente a partir dos Anos 50 que se tenta conciliar as dimensões tradicionais da Arquivística, a História e a Administração. Surge então no âmbito da UNESCO, em Agosto de 1950 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que vem dar resposta à necessidade de coordenação a nível internacional, da Arquivística. Com o CIA, vai-se assistir à intensificação da cooperação entre países, na Organização de Congressos, Mesas Redondas, assim como se aumentará a publicação de literatura especializada, como a revista Archivium, que nasce logo em 1951, vemos surgir também as Conferências Internacionais da Table Ronde des Archives. Os Anos 60 são envolvidos por preocupações de ordem prática, dando-se uma acentuação na vertente técnica da Arquivística. O grande marco desta época acontece em 1964, ano em que é publicado o Elsevier´s Lexicon of Archive Terminology. Na década seguinte, por sua vez assiste-se ao aprofundamento das questões teóricas da Arquivística, que irão contribuir para o seu desenvolvimento científico. Reforça-se o papel dos profissionais de Arquivo, fazendo surgir as primeiras Associações de Arquivistas, como a Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (BAD), logo em 1973. E já nos finais da década, é criado a Programa de Gestão dos Documentos (RAMP), que assegura a publicação de documentos que abarcam a maior parte dos aspectos da Arquivística. Os Anos 70 prendem-se pelo aprofundamento de questões essenciais para a formulação de um corpo teórico capaz de suportar um fundamentação da Arquivística. Já com os anos 80 se caminha para a afirmação da Arquivística com Ciência da Informação, e na procura dos seus fundamentos, que se irá acentuar

fazendo com que entrasse no campo das Ciências da Informação. criar normas de reprodução em Arquivos. A gestão de informação. com o advento das novas tecnologias contribuiu para que a Arquivística adaptasse novas técnicas de trabalho. de instalação. com a importância da Informática como meio de gerir novos documentos. onde a grande preocupação se prendeu e ainda se prende. criando princípios universais aplicáveis a todos os arquivos do mundo. conservação e restauração dos documentos a cargo dos mesmos. quer Históricos quer Administrativos. através da normalização dos seus princípios orgânico-descritivos. Os Arquivos de toda as épocas e condições. são por sua vez o seu objeto. nos dias de hoje. Dentro deste contexto podemos afirmar que a Arquivística é hoje uma Ciência que procura uma identidade própria que lhe dê autonomia e respeito da História e da Administração.28 nos anos 90. A Arquivística nos anos 90 entrou numa nova era. de vocabulário internacional e homologação dos conteúdos da formação profissional dos Arquivistas. Por outro lado a Arquivística elabora normas e instrumentos de trabalho que permitem ao Arquivista organizar a documentação e dispô-la ao serviço do utente do Arquivo. . assim como deve contribuir para a identificação e valorização Arquivística. Nesta nova era a Arquivística afirma-se definitivamente como uma Ciência da Informação e se clarificam o seu objeto e o seu método.

na qualidade de servos e escravos. A Primeira Guerra Mundial demonstrou o conhecimento que Adolph Hittler possuía acerca da importância do saber. isto é. Foi o que se viu na sociedade feudal. mesmo sem qualquer planejamento. formando o primeiro fundo organizado coerentemente que se tinha conhecimento.29 A história da humanidade compreende as mais diversas classificações da distribuição da riqueza dos grupos sociais. ficaria mais fácil manipular as pessoas. que mais tarde foram selecionados. a Revolução Industrial buscou o conhecimento para construir máquinas mais eficazes para a mecanização das fábricas. Quando houve a Guerra de Secessão. pois sem informações ele não teria a oposição interna e. A busca de novos domínios territoriais também trouxe a Segunda Guerra Mundial e a luta crescente pela obtenção de informações. sem acervo bibliográfico. a globalização. avaliados e classificados por Charles Dewey. As Guerras Mundiais demonstraram toda a ganância do homem na busca do aumento dos territórios dominados pelo seu país. onde senhores de terras mantinham pobres sob seu domínio. Assim. hoje fazemos parte de uma . Da mesma forma. Também o foi na sociedade comercial fundada pelas grandes navegações e pelo mercantilismo. O socialismo perdeu todo o seu espaço para o capitalismo e trouxe para a sociedade do capital um novo conceito de informação: o conceito de informação global. As revoluções antecedentes às Guerras Mundiais demonstraram os primeiros passos do homem em sua busca do conhecimento. Foi isto que o levou a monopolizar os meios de comunicação e a querer destruir todos os livros. O surgimento do socialismo trouxe consigo a Guerra Fria e uma maior disputa pelo mercado de informações. que trouxeram consigo as conquistas d'além mar e a colonização de continentes inteiros. armazenaram diversos documentos em um depósito. Outro exemplo disso foi a sociedade liberal da Revolução Francesa e sua conseqüente transformação em sociedade industrial. os EUA. Tudo isso fez com que informação e história mantivessem uma estreita ligação e deu ao presente a característica social que determina o futuro da economia do planeta. O imperialismo sempre se impôs ao direito comum. obviamente advinda da Revolução Industrial. que já ocorrera na guerra anterior. como Napoleão ao estabelecer seu império e fundando o Arquivo Nacional da França. com a intenção de preservar o acervo que documentara a história de seu país até então.

modificação ou destruição de parte deles.Schellenberg). se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja. deve-se ainda guardá-los na sua totalidade.30 sociedade dita da informação. assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. pois é ela quem determina o valor de tudo o que se relaciona com a tecnologia e o conhecimento. “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva.” (T. ainda que classificados como manuscritos históricos. os quais trazem embutidos em si as determinações de uma economia neoliberal. O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. com dois elementos distintos. Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. e sua função é organizar. Assim. Documentos escritos. Com tudo isso. guardar. podem ser considerados arquivos. ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. sem mutilação. tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). segundo Sólon Buck. conservar e preservar o acervo documental para tornar disponível as informações nele contidas. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em nível governamental. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. no decorrer de suas atividades. filmes cinematográficos. uma empresa.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração e servir à História. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito.R. pode-se defini-los como. Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados devese mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu. . O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. por exemplo. organização ou firma. Ou ainda. para esta nova realidade. quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas. o arquivo se apresenta. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. ex-arquivista dos EUA. num arquivo permanente.

limbo ou purgatório são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. Arquivos de segunda idade.31 O art. uma organização adequada. Arquivos de terceira idade. secundário. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. conseqüentemente. terciário. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 2º da Lei 8. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos. bem como por pessoa física. ativo. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. intermediário. NATUREZA DOS DOCUMENTOS . para os fins desta lei. corrente. EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. cumprindo funções de arquivo corrente. instituições de caráter público e entidades privadas. de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa. primário ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. centralizando as atividades de arquivo corrente. A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e. que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. ESTÁGIOS DE SUA EVOLUÇÃO Arquivos de primeira idade. inativo. Estes são os arquivos propriamente ditos. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. em decorrência do exercício de atividades específicas.

GÊNERO (CARACTERÍSTICA) Podem ser: escritos ou textuais. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. desenhos.159 estabelecem: Art. em qualquer instância. Nenhuma norma de organização administrativa será . 23 e 24 da Lei 8. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. NATUREZA DO ASSUNTO (CARACTERÍSTICA) Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos.: arquivos médicos. informáticos (disquetes. 23. Parágrafo único. slides. São sigilosos os documentos que. requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. os arts. independentemente da forma que apresentem. sonoros (discos e fitas audiomagnéticas). por sua natureza. por igual período. da vida privada. merecem tratamento especial. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias. CD-ROM). HD. fitas. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. a contar da data de sua produção. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.32 Podem ser especiais e especializados. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. podendo esse prazo ser prorrogado. por uma única vez. arquivos técnicos. filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas). 24. microficha. por isso. Ex. jaqueta). cartográficos (mapas e plantas). por esta razão. Poderá o Poder Judiciário. disquetes. gravuras). determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. devam ser de conhecimento restrito e. micrográficos (rolo. discos. a contar da sua data de produção. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. iconográficos (fotografias. CD-ROM – e que. arquivos de engenharia. Art. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico. Em nossa legislação.

134 de 24 de janeiro de 1. São os memorandos. CORRESPONDÊNCIA É toda forma de comunicação escrita. TIPO DE ARQUIVAMENTO Pode ser horizontal ou vertical. restringir o disposto neste artigo. produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas. que está reproduzido em seu inteiro teor no apêndice I. bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. despachos. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna.997. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2. circulares. DIFERENCIAÇÃO ARQUIVO ENTRE BIBLIOTECA E As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referemse precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. como ofícios. permitindo sua rápida consulta. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. . bem como em caixas. Como já foi visto. externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas.33 interpretada de modo a. telegramas e cartas. por qualquer forma. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrás dos outros. Contrário sensu. estantes ou escaninhos. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros. A correspondência pode ainda ser oficial e particular. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo.

O bibliotecário. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa. quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. ao contrário. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado. que consiste em peças avulsas. isto é. o arquivista não o faz tomando por base partes do material. pode empregar qualquer sistema de classificação. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta. enquanto as bibliotecas são colecionadores. um relatório ou qualquer outro documento. ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares. destruiu-se muito do seu valor de prova. no arranjo de seu material. O bibliotecário. Os arquivos são órgãos receptores. ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas.34 pesquisa e consulta. há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Daí surgiu o princípio da proveniência. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. CENTROS INFORMAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO OU . Faz o seu julgamento em relação às demais peças. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos. mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial. avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. resultante da atividade que a produziu. de conjuntos de documentos. Por isso. Além disso. em relação à inteira documentação. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística. pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens.

sendo o seu campo bem maior. A essência da documentação deixou de ser o documento. o centro de informações tem por finalidade coligir. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de. da arquivística e da informática. armazenar. Em síntese.35 Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia. para ser a informação em si mesma. resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. selecionar e disseminar toda a informação. . exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. por carência de informações. classificar.

lutando para limitar sua criação. a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados. lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar. Assim que o valor primário (administrativo. Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão. depois que tenham servido a seus fins. nos arquivos de custódia.36 A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. caso contrário. de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador. . A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos. b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes. 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. o arranjo original. deverão ser descartados. recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. Logo. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. legal. a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. fiscal) dos documentos deixe de existir. da maneira mais eficiente e econômica possível. c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades. tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. ou ao “céu” de um arquivo permanente. ou ao “limbo” de um depósito intermediário. e concorrer para a destinação adequada dos mesmos.

quando já se tornou obscura a sua identificação. As orientações neles continuam. nível de escolaridade. arranjo e classificação dos documentos. os modelos e formulários em uso. controle de empréstimo de documentos. e aos seus programas essenciais. processos adotados para conservação e reprodução de documentos. formação profissional). em vigor. Além dessas informações. sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes. Quanto mais importantes ou valiosos. Geralmente. manuais. as espécies de documentos mais freqüentes. regulamentos. à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão. são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente. É preciso analisar o gênero dos documentos. média de arquivamentos diários. d) implantação e acompanhamento.37 A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. volume e estado de conservação do acervo. quando são inicialmente expedidos. os documentos mais valiosos são os que se referem às origens. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal. mais difícil se torna administrá-los. o . salários. c) planejamento. códigos de classificação etc. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. LEVANTAMENTO DE DADOS O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. Os documentos importantes. muitas vezes. regimentos. existência de registros e protocolos. existência de normas de arquivo. além disso. b) análise dos dados coletados. enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos. A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados. Os documentos de importância são difíceis de serem retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. normas. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição.

fax). em todos os estágios de sua evolução (corrente. condições de iluminação. permanente) possa cumprir seus objetivos. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local. POSIÇÃO DO ARQUIVO NA ESTRUTURA DA INSTITUIÇÃO Recomenda-se que seja a mais elevada possível. mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. ou seja. os arquivos devem ser sempre centralizados. distribuição. uma constatação dos pontos de atrito. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS Consiste em verificar se estrutura. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. proteção contra incêndio). registro.38 equipamento (quantidade. umidade. estado de conservação das instalações. portanto. meios de comunicação disponíveis (telefones. movimentação e expedição – de documentos de uso . Em suas fases intermediária e permanente. O diagnóstico seria. a localização física (extensão da área ocupada. PLANEJAMENTO Para que um arquivo. estado de conservação). torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO E COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ARQUIVO A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. modelos. das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. enfim. intermediário. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional.

ou outra denominação similar. por si só. ESCOLHA DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO E CLASSIFICAÇÃO O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser . • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos COORDENAÇÃO Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. nítida delimitação de responsabilidades. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL.39 corrente em um único órgão da estrutura organizacional. a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial. que exercerá funções normativas. quando necessário. economia de espaço e equipamentos. estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Deverá ser aplicada em nível de departamento. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. orientadoras e controladoras. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. freqüentemente designado Protocolo e Arquivo. é um grande ato de classificação. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação. de forma a determinar normas específicas de operação. destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece. mantendo-se o arquivo junto a cada departamento. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. DESCENTRALIZAÇÃO A descentralização. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos. Comunicações e Arquivo. redução dos custos operacionais.

e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento. a política da executiva. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. seletivamente. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. Para atingir esses objetivos tornase necessário que os documentos sejam: a) bem classificados. livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. facilitativas). Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento. dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. SISTEMAS DE REGISTRO O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries. os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. uma vez extinta a unidade administrativa. além disso. e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos. Num sistema de registro mais aperfeiçoado. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos. podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. ou em geral. são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios. leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Indicam a ordem dos documentos em cada série. e b) bem arquivados. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas- . Quanto aos sistemas de arranjo. é o registro. Na avaliação de documentos públicos. isto é. pode-se removê-los para uma destinação adequada.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries. nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. A característica essencial do sistema. E se. da qual se deriva o seu nome.40 rapidamente encontrados quando solicitados.

c) o assunto dos documentos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meios da Administração Pública. ELEMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções. os documentos públicos devem ser classificados em relação à função. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento2. que veremos mais adiante. em ordem alfabética. de organização podem ser funcional. Entretanto. o item Pessoal. ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação. o item Correspondência. pois resultam de uma função.41 lembrete. quer auxiliar. os métodos organizacional e por assuntos. Por exemplo. de referência e similares. Na execução de qualquer espécie de atividade. PRINCÍPIOS DE CLASSIFICAÇÃO Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. em ordem cronológica etc. desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. Em vista disso. são usados em relação à função e devem. com notação pura 4 Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 3 2 . Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados. Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meios da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. b) a estrutura do órgão que os produz. atividades e atos). ESCOLHA DAS INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima Estabelece classificação. portanto. o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente. quer substantiva. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa.

podendo ser alfabética. as guias. Também poderá ser aberta ou fechada. as tiras de inserção e outros. a um terço. Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma . as pastas. numérica ou alfanumérica. um quarto ou um quinto. São as fichas. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. Vide figuras abaixo. O comprimento pode corresponder à metade da guia. Notação é a inscrição feita na projeção. Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim.42 Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico.

Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina. onde se escrevem as notações. existem em âmbito governamental. . terminologia. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. CONSTITUIÇÃO DE ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. pela ordenação cronológica. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. informações sobre os arquivos da instituição.43 pasta do arquivo. Pasta miscelânea (comumente denominada de diversos) é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Em geral. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. suas finalidades e responsabilidades. picotada. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas. detalhamento das rotinas etc.

organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. tramitação).159. A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento. de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”: Art. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias. elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas). visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. uso. distribuição. expedição. PROTOCOLO Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Passo 1 2 3 4 5 6 7 Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de Atividades . A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda. registro. tramitação. classificação. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção.44 A Lei Federal 8. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros.

o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondência Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto. após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto. procedência. encaminhando-o ao seu destino. e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão. anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. código e resumo do assunto. data de entrada. se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação 9 10 11 12 13 REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Passos 1 Atividades Preparar a ficha de protocolo. anotando: número de protocolo. juntamente com os antecedentes.45 antecedentes 8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo. primeira distribuição Anexar a segunda via da ficha5 ao documento. rearquivando-as em seguida Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos. de acordo com despacho de autoridade competente 2 3 4 5 6 EXPEDIÇÃO Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão. número e data do documento. em duas vias. devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação. que o redistribuirá 5 . espécie.

Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. Básicos Alfabético Geográfico Numéricos Simples Cronológico Digito-terminal Ideográficos Alfabéticos Enciclopédico Dicionário . MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. já tratamos de forma sucinta no tópico Erro! Fonte de referência não encontrada. não importa qual seja. com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais métodos de arquivamento existentes. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados.46 Passos 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondência Verificar se não faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data. bem como as fases incluídas na operação de arquivamento propriamente dito. A insuficiência do arquivamento deve-se. no original e nas cópias Separar o original da cópias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cópias. página Erro! Indicador não definido. Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples. flexível e deve admitir expansões. Qualquer sistema de arquivamento. ao arquivo Atividades ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO Quanto à organização. pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado...

Ac etc. Rita. é preciso antes consultar um índice ou um código O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semiindireto. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. C Ab. As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas. REGRAS DE ALFABETAÇÃO 1. as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética. Juvenal. Silveira. Juvenal Cavalcante. para se localizar o documento. Notações simples abertas: A. Guimarães. B. notações compostas e fechadas: Aa-Al . Maria . Pedro. MÉTODO ALFABÉTICO (MÉTODO BÁSICO) Método alfabético é o mais simples. respeitadas as normas gerais para alfabetação. É um método direto. Lima. Nesse método.47 Numéricos Duplex Decimal Unitermo ou Indexação coordenada Padronizados Variadex Automático Soudex Mneumônico Rôneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante. Maria Silveira. Sistema direto É aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice Sistema indireto É aquele em que. Exemplo: Rita Guimarães. simples ou compostas. Am-Az etc. Nos nomes de pessoas físicas.

Ferreira d’. e. mas não considerados na ordenação alfabética. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. Morro Azul. Maria José Sobrinho. Rosana d’Albuquerque. Ricardo d’Ferreira. Silveira. Marco. prevalece a ordem alfabética do prenome. 2. São colocados após o nome completo. Walmir. Luís São Caetano. uma. Exemplo: Heitor Villa-Lobos. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Mozila.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Denise. Rosana. Ricardo. Carl Gustav Jung. 4. John Boy . Os artigos e preposições. 8. Silveira. um. Capitão Silva Mozila. de. do. Maria (Doutora). Carlos Montes Altos. entre parênteses. Sílvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos. Armando (Juiz). Luís. Silvia Maria Filho. Paulo. Exemplo: Doutora Maria Helena. José Sobrinho. R. Carlos.. Juiz Armando Marques. não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Paulo de Farias. Villa-Lobos.48 Obs. Maria. Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Santo Cristo. Neto. Arquivam-se: Albuquerque d’. Os títulos não são considerados na alfabetação. Heitor. Ricardo. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Marques. Exemplo: Marco Antônio Neto. Exemplo: R. Sílvia 3. 7. Júnior. 6. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Farias de. d. tais como a.: havendo sobrenomes iguais. o. Silvia Obs. Exemplo: Sigmund Freud. Arquivam-se: Antônio Neto. São Caetano. Marília. Silveira. Marília Morro Azul. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita. Exemplo: Walmir Santo Cristo. Roberto Silveira. Praia Vermelha. Maria Filho. Arquivam-se: Helena. Roberto 5. Sílvia. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome.

Os nomes de firmas. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. seção. José de. os artigos e preposições que os constituem. Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana. chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca. The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A). assembléias e assemelhados. entre parênteses. Rios. Antonio de los 11. Embratel. não se considerando. Angel Del. empresas. os números arábicos. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. conferência. Carl Gustav 9. Freud. 1º Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero. para fins de ordenação. Fundação Getúlio Vargas. que corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo: Embratel. Du Pont. Angel Del Arco y Molinero. Exemplo: Li Xian Xin. Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ. para facilitar a ordenação. porém. Library of Congress (The) 13. Nos títulos de congressos. Li Yutang 12. Francisco de Pina de Mello. Francisco de. Charles 10. Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin. Os nomes orientais – japoneses. Oviedo y Baños. Pina de Mello. De Penedo. Superintendência Financeira da TELERJ . Charles Du Pont Arquivam-se: Capri. departamento. gerência. Congresso de Odontologia (1º) 14. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. John. Guilio di. Admite-se. Exemplo: Guilio di Capri. Jung.49 Arquivam-se: Boy. Esteban De Penedo. Sigmund. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam. Exemplo: José de Oviedo y Baños. reuniões. Esteban. Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo). A Colegial. Fundação Getúlio Vargas. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade.

as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. MÉTODO GEOGRÁFICO O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). logicamente. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: NOME DO ESTADO. 3 (Três) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização. Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes.Superintendência Financeira 15. Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes. Fábrica Estrela de 4 pontas. Exemplo: 3M do Brasil.50 Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento. TELERJ . As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que. Exemplo: Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques . no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. CIDADE E CORRESPONDENTE (QUEM ENVIOU A CORRESPONDÊNCIA) Quando se organiza um arquivo por estado. Entretanto. Cantoneira Alegre. não seguirá a ordem alfabética. Canto dos Frades. desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. Canto Raiado. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. consideradas uma após a outra. Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. Canto dos Frades. Cantoneira Alegre Como se pode observar.

não havendo destaque para as capitais. deve-se ordená-las alfabeticamente. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. alfabeta-se em primeiro lugar o país. Quando se trata de correspondência com outros países. Exemplo: Araçatuba – SP – Luiz Carlos São Mateus – ES – Maria Augusta Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva Arquivam-se: Araçatuba – SP – Luiz Carlos Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva São Mateus – ES – Maria Augusta É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar.51 São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima Arquivam-se: Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Nome da cidade. após as respectivas capitais dos países a que se referem. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações. seguido da capital e do correspondente. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. pois exige a consulta a um . estado e correspondente Como a principal chave é a cidade. MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O método numérico simples é um método indireto.

arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética. Além disso. além da ordem numérica deve-se observar a data. a notação das pastas miscelâneas seria M-1. também é possível o reaproveitamento de numeração. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto. M3 e. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. precedido da letra M (de miscelânea). os quais receberão o número da pasta. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. M1-10. MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Nesse método. que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. M21-30 etc. Nesse método. Numera-se o documento e não a pasta. Os documentos são numerados seqüencialmente. no segundo caso. formando pares. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas. passando a ser chamado daí em diante de processo. Exemplo: O número 831. menor possibilidade de erros. arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. Nesse método. M11-20. Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas. será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. obrigando duplicidade de pesquisa. desde que seja da mesma data. Depois de autuado. são lidos da direita para a esquerda. cujo elemento principal de identificação é o número. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. por ser mais fácil de lidar com números do que com letras.52 índice alfabético. M-2. No primeiro caso. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. As vantagens desse método são maior grau de sigilo. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. o documento é colocado em uma capa de cartolina. MÉTODO DÍGITO-TERMINAL Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos. b) numera-se cada correspondente eventual.423 Será lido .

83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos.14. unitermo ou indexação coordenada. serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. decimal. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. duplex.53 23. MÉTODOS POR ASSUNTO (IDEOGRÁFICOS) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário. os numéricos. MÉTODO IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO ENCICLOPÉDICO Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Pesquisas Administração Ciência política Economia MÉTODO IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO DICIONÁRIO Cursos de doutorado Cursos de especialização Cursos de formação Cursos de mestrado Cursos de pós-graduação Pesquisas de administração Pesquisas de ciência política Pesquisas de economia MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DUPLEX .

grupos. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos. as dez seguintes. cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho 1-1-3 Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DECIMAL Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. divisões. A parte inteira do número é composta de três algarismos. e assim sucessivamente. As dez primeiras divisões são denominadas classes. São. A parte decimal. um número em ordem crescente (número de registro). subgrupos. sucessivamente. O método consiste em se atribuir a cada documento.54 Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. dois. partindo-se do geral para o particular. que é facultativa. portanto métodos indiretos. ou grupo de documentos. três ou mais algarismos. MÉTODO IDEOGRÁFICO UNITERMO (OU INDEXAÇÃO COORDENADA) Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. subclasses. e a seguir. de acordo com sua entrada no . subseções etc. Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ. pode ter um.

Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado. na praia do Leblon. sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais.55 arquivo. como mostra o exemplo a seguir: Nº 0012 Assembléia Extraordinária Resumo: Assembléia extraordinária para deliberar sobre a continuidade da greve promovida pelos metalúrgicos de todo país. como no exemplo a seguir: Greve: 0 0210 0320 0450 0530 1 0311 0421 0461 0531 2 0172 0232 0252 3 0063 00173 00243 4 0004 0134 0244 5 0135 0235 0465 6 0006 0026 0236 7 0017 0417 0317 8 0008 0098 0128 9 0099 0149 0439 Metalúrgicos: 0 0120 0340 0530 1 0411 0521 0631 2 0212 0322 0512 3 0003 00193 00283 4 0004 0144 0234 5 0145 0245 0475 6 0016 0345 0575 7 0127 0527 0427 8 0018 0108 0138 9 0199 0239 0399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento. Foi realizada no salão vip do Hotel Marina. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice. que servirão posteriormente como chave de pesquisa. MÉTODOS PADRONIZADOS . através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos. Palavras-Chave / descritores Greve Metalúrgicos Assembléia extraordinária Hotel Marina 1936 A seguir. em 13 de março de 1936. para cada palavra-chave prepara-se uma ficha.

Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores. como a localização de documentos.foi inventado o sistema soundex. MÉTODO ALFANUMÉRICO Esse método não é considerado básico nem padronizado. MÉTODOS PADRONIZADOS – AUTOMÁTICO Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. PADRONIZADOS VARIADEX Esse método é uma variação do método alfabético. segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código. em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. sucessivamente. ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. Dessa forma. ETAPAS DE ARQUIVAMENTO . O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim.56 Dentre os métodos padronizados. sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma. Usam-se notações fechadas. MÉTODOS MÉTODOS PADRONIZADOS – – RÔNEO E MNEMÔNICO Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. MÉTODOS PADRONIZADOS – SOUNDEX Para os arquivos alfabéticos onomásticos. o mais conhecido é o automático. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica. para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas. de grandes proporções.

ESTUDO Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída. CODIFICAÇÃO Consiste na aposição arquivamento adotado. CLASSIFICAÇÃO Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. GUARDA DOS DOCUMENTOS É o arquivamento propriamente dito. sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias. na mesma linha hierárquica. do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. dos símbolos correspondentes ao método de ORDENAÇÃO É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas. que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. EMPRÉSTIMO E CONSULTA Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. aos órgãos que os receberam ou produziram. estudo.57 São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção. aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores. INSPEÇÃO Consiste no exame. ordenação e guarda dos documentos. codificação. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês. Deverá ser utilizada a guia-fora. por intermédio da leitura. índice . por empréstimo. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada. nome de quem retirou e sua unidade administrativa. a existência de antecedentes. classificação.

Além disso. bem como pessoal para cuidar dos mesmos. o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. consultar Resolução nº 14 do CONARQ. faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. A remoção ordenada e o descarte . O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. Para maiores informações vide art. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. ANÁLISE. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los. E. ELIMINAÇÃO AVALIAÇÃO. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo. dado o seu alto custo. O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente. o recolhimento para um arquivo de custódia permanente.58 da pasta. A microfilmagem. Podem visar tãosomente à identificação de corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. que poderá ser organizado em diversas modalidades. os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita. SELEÇÃO E O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades. só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. Para informações adicionais. é lógico.433/68. Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. 1º. A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. Para facilitar sua cobrança. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata. deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua ou follow-up para controle de prazos. legal ou fiscal. § 2º e art 2º da Lei 5. assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo.

podendo. um importante instrumento de administração. A triagem ou escolha das pastas. Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho. de forma sucinta. Uma vez determinada a eliminação de documentos. os quais devem conter. devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”. seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. se os documentos forem devidamente classificados em relação à função. ser eliminados segunda esta. seja a eliminação. maceração etc. como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles.59 de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. São. a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. tem estreita ligação com as práticas de destinação. os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. Salvo em circunstâncias excepcionais. podem. A classificação. e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. A incineração – processo . datas abrangentes. a facilitar o seu uso em atividades correntes. é um processo de alto custo. Os documentos devem ser classificados visando. bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. pois. natureza dos documentos e quantidade. quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano. De fato. ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação. porém. a identificação dos conjuntos documentais. portanto. pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. Contudo. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. em geral. em primeiro lugar.

coisas ou fenômenos. não deve ser adotada. e valores secundários. a pessoas (físicas e jurídicas). sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. ou seja. e b) a informação que contêm sobre pessoas. VALORES PROBATÓRIOS Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a . Permanentes são os que. com que o órgão governamental haja tratado. Quando se faz um contrato para venda desses papeis. quer pelo aumento do índice de poluição que provoca. VALOR DOS DOCUMENTOS Em relação ao seu valor. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. todos os documentos essenciais relativos à origem. ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos. devem ser conservados indefinidamente.60 condenado –. deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. A informação pode relacionar-se. quer pela impossibilidade de reciclagem do papel. pela informação que contêm. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais. para a própria entidade onde se originaram os documentos. que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão. de modo geral. DISTINÇÃO ENTRE VALORES PRIMÁRIOS E SECUNDÁRIOS Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários. os documentos podem ser: Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização. coisas. DISTINÇÃO ENTRE VALORES PROBATÓRIOS E INFORMATIVOS Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu. problemas. para outras entidades e utilizadores privados. condições etc. entidades.

Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries. não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto. há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram. problemas. São eles: a) unicidade. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. eventos. Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”.61 sua organização e de como funcionava. jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. por quem e com que resultados?”. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função. UNICIDADE Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação. significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. em um corpo de documentos relativamente pequeno. situações. ou de que atividades resultaram. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa. e c) importância. coisas e propriedades que deram origem a competente ação. O termo “unicidade”. . em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. aplicado à informação. b) forma. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão. do que pela informação que apresentam sobre pessoas determinadas. O interesse aqui reside na informação que contêm. menos pela prova que oferecem da ação do governo. é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu. quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. VALORES INFORMATIVOS Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. um arquivista pode reunir. condições. todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. “como era conduzido.

o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. 1830. ao contrário. e b) a forma dos documentos. por mais indefinidas que sejam. 1861. os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística. se os documentos vão ser preservados num arquivo. iniciada em 1861. e na Itália. tendo em vista a informação que contêm sobre . Na Alemanha é o ano de 1700. FORMA Ao aplicar o teste forma. onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil. que não os próprios criadores. Antes de aplicar o teste da importância. 1750. IMPORTÂNCIA O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo. b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas. A data italiana corresponde aproximadamente. referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas. ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). coisas ou fenômenos (informação intensa). por coincidência histórica. pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos. devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros.62 O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos. as dos pesquisadores e do público em geral. Em geral. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. pois. DOCUMENTOS RELATIVOS A PESSOAS . Os testes de unicidade e forma. na França. na Inglaterra. coisas ou fenômenos (informação extensa). Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. e depois disso. o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos. usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos. A condição física é importante. O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas.SELEÇÃO ESPECIAL E AMOSTRA ESTATÍSTICA Na seleção de documentos.

A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas.63 pessoas. aos sociólogos. economistas ou estudiosos de administração. Esse princípio significa. porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa. em forma concentrada. interessam principalmente aos historiadores. CONCLUSÕES A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições . ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos. naquela de selecionar. não possui. se novos. simplesmente. classificação e análise estatística. DOCUMENTOS RELATIVOS A COISAS No estudo dos documentos sobre coisas. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. Um arquivista. intensa ou diversa. porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo. requer um conhecimento do método que o arquivista. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo. As técnicas de coleta. que alguns documentos são selecionados para preservação. dois critérios são possíveis. isto é. os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. não importa qual seja sua experiência. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações. tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa. Se os fenômenos são antigos. com a terra na qual vive. um número limitado de processos sobre indivíduos. episódios ou acontecimentos importantes. previsões. Este último. o ser humano se preocupa. cômputo de médias e probabilidades. e b) o de amostra estatística. Na última alternativa. em geral. ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados. curvas e compilação de números-índices são técnicas altamente especializadas. parte de uma disciplina distinta. de correlação de dados. Entre as coisas. dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial. fundamentalmente. para retenção. deve-se aplicar o princípio da seleção especial. DOCUMENTOS RELATIVOS A FENÔMENOS O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. adotado no início do século XX.

JAQUETA . o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. A análise é a essência da avaliação arquivística. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original. a Lei 5. ao apreciar os valores informativos dos documentos. e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável. b) garantir a sua durabilidade. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. dois: a) reduzir o seu volume.433/68 regula a matéria. FILME (ROLO) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. As microformas podem apresentar-se em três modos: filme. ao contrário. por isso. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. devendo-se. Deve ser. Igualmente. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. jaqueta ou microficha. MICROFILMAGEM Os objetivos da microfilmagem de documentos são. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária. em geral. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação. com vistas ao aproveitamento de espaço. e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos. o processo de microfilmagem é de alto custo.64 arbitrárias de valor. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação.400 documentos de formato A4. No Brasil. o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação.

em prazos de quatro a cinco anos. que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. ao lado das vantagens que oferecem. baixa durabilidade dos materiais empregados. assim. Como esse processo é mais trabalhoso. apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. ou seja. falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes. obsolescência. exigindo. no Brasil. § 1º e art 1º. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. a proximidade das informações. MICROFICHAS Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. 1º. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. através da fita spool. sem passar pelo papel. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser . TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art.65 A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. pois libera espaço e economiza recursos materiais. dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas. saída direta do computador para a microficha. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Os avanços tecnológicos. Entretanto. tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes.

Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. por escrito. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. devem estar em boa ordem e. não sendo prevista nenhuma fase de transição. contribuindo para a economia do sistema. . E por último. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. atendem. TIPOS DE TRANSFERÊNCIA Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram.66 subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. que é sua finalidade primordial. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. as descrições. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários. Com o aumento da massa documental. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. a fim de facilitar sua avaliação. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos. Quanto aos arquivos de custódia. tanto quanto possível. terceiro. no mínimo.. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. de documentos.

Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade. . Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. onde permanecem durante determinado período e. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou. para fins de prova ou de pesquisa. Periódica é a remoção de documentos. em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. em duas etapas. os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige. transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. Neste caso. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. isto é. sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo. em intervalos determinados. Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. se julgados de valor. quase sempre. são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento. Ela pode ser efetuada em uma etapa.67 cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. Na transferência periódica em uma etapa. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos. em alguns casos. Só é aplicada em casos especiais. posteriormente. e ainda dentro de um período determinado. por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo.

o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras.68 Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. § 4º. Legalmente. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. ou. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. em termos mais amplos. na documentação de um órgão. sem. devido ao seu valor comprobatório e informativo. ser de sua propriedade. então. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. à descrição e à publicação para fins que . São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados.073/2002). deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. Referem-se estes ao arranjo. Decreto 4. que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. além disso. em relação aos documentos. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. 15 e seguintes do Decreto 4. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. deve ter. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade.073/2002). contudo. A legislação sobre os documentos públicos. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. Segundo. de um governo. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. 17. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade.

aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários. • conservação medidas de proteção aos documentos e. estantes ou caixas. • referência política de acesso e uso dos documentos. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. acesso aos documentos para consulta e • descrição e publicação divulgação. por isso. . Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: • arranjo reunião e ordenação adequada dos documentos. fixação de etiquetas etc.073/2002). 18. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. Nesses arquivos. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. ATIVIDADES DE ARRANJO Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos.69 não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora. seu empacotamento. não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. de guarda transitória. a ordenação das séries dentro dos fundos e. Quanto aos arquivos intermediários. dos itens documentais dentro das séries. conseqüentemente do local de sua guarda. Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.e. devido à sua utilização. deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. por diversas circunstâncias. se necessário. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias. origem funcional e conteúdo. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma. visando a impedir sua destruição. Decreto 4. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente.

baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales. em ordem cronológica. ocorreu quando Guizot (1787-1874). Arranja seus documentos para uso não-corrente. seriam arranjadas conforme as circunstâncias. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. conde Duchatel (1803-67). uma corporação ou uma família. b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos. intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives départmentales et communales. EVOLUÇÃO DOS PRINCÍPIOS DE ARRANJO O primeiro grande passo teórico. geográfica ou alfabética. As relações entre os grupos de assuntos. e após. ainda está em vigor. ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848. e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados. corporação ou família” devem ser agrupados. seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição. isto é. constituindo fundos. estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que. embora modificado por dois suplementos posteriores. em contraposição ao uso corrente. todos os documentos originários de uma determinada instituição. tal como uma entidade administrativa. e arranjaos de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. geográfica ou alfabética. nos grupos de assuntos. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds). Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos. pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa. como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior.70 PRINCÍPIOS DE ARRANJO DE ARQUIVOS O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição. Essa circular. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia. devem ser determinadas pelo conteúdo dos . em ordem cronológica. c) as unidades. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds. pela lei de 26 de outubro de 1796. em 24 de abril de 1841. os quais emanam de diversos órgãos. dentro de um fundo.

por exemplo. ao invés de seguir esse método. essa classificação é feita com mais facilidade. as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos. ou de decisões judiciais. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia. é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. Quando se tratar. primeiro. especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. todas essas vantagens se perdem. suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. como na França) e. visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos. e não reorganizados por grupos de assuntos. pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. ser conseguida por meio de inventários existentes. é preferível o arranjo geográfico. ao menos teoricamente. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. baseada na natureza das coisas. de uma coleção de decretos ou leis. geralmente. por outro lado. visto que um pesquisador. que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram. é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema. talvez. que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. Se. Num grande número de casos. essa ordem pode. é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. por assuntos. em segundo lugar. se tratar de assuntos de municipalidades. O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto. se propõe uma ordem teórica. Tal classificação apresenta várias vantagens. . e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. no arquivo de custódia. onde se decidiu. na ordem dada pelo serviço de registro do órgão.71 mesmos. O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado. foi então reconhecido como um método impraticável. neste caso. Se. sendo. indica a data de tais documentos. Se se tratar de documentos relativos a pessoas. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. Em primeiro lugar.

não resulta do acaso. é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. mas deve. Além disso. ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos. com documentos correlatos. mantiveram ou acumularam. tampouco desejável. como prova documentária. CONCLUSÕES FINAIS SOBRE OS PRINCÍPIOS DE ARRANJO DE DOCUMENTOS Na aplicação do princípio da proveniência. através da função e da organização administrativa. pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos. o real significado dos mesmos. a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente. ao contrário. e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos. grande parte do tempo do arquivista. como os atos do governo se relacionam entre si. consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos.72 Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha. explicaram. sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão. Conquanto essa ordem . Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer. descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto. os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram. mas. no entanto. c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo. pode-se tornar obscuro ou até se perder. “não foi criada arbitrariamente. “A ordem original do registro”. inutilmente. pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão. como na Inglaterra. no contexto.

obedecendo a dois critérios: a) Estrutural. de acordo com algum plano arbitrário. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas. tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos. constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo. seria um extravagante desperdício de tempo. e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências. mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem. constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. unicamente. sem observar como estavam arranjados na repartição. os instrumentos de pesquisa objetivam . e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. Tais documentos devem ser arranjados. Por fim. quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes. econômica. ao mesmo tempo. conservando-se. mantido. porém. os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. ATIVIDADES DE DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa. cientistas e outros. Dar novo arranjo. Além de tornar o acervo acessível. depois de servirem a seus objetivos primários.73 não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores. reunidos pela semelhança de suas atividades. o princípio da proveniência. científica etc. b) Funcional. os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. lugares ou sobre matéria social. a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados.

volumes encadernados. dentro do órgão governamental. inventário. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. ordens.74 divulgar o conteúdo e as características dos documentos. ou parte dele. como uma série. que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa. Sua finalidade é informar sobre o histórico. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação. catálogo e repertório. TIPOS BÁSICOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA Em 1973. o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos. maços de documentos ou caixas. são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou. ou às atividades. breve notícia histórica sobre a instituição. com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. sob a direção de seu presidente. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. relatórios. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. tabelas e outros. a natureza. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência. o período de tempo. a pessoa ou a família . que os criou. o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita. dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados. É o instrumento de pesquisa mais genérico. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. por exemplo. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria. Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. a estrutura. Os documentos. às funções. Os documentos são descritos estruturalmente. quanto à substância. o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. a AAB formou um grupo de trabalho.

onomástico ou geográfico. REPERTÓRIO É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. pertencentes a um ou mais fundos. onomástico ou geográfico. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. explicação sobre o modo de consulta do inventário. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. INVENTÁRIO ANALÍTICO Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente.75 da qual o fundo é proveniente. ou que digam respeito a determinada pessoa. ÍNDICE – INSTRUMENTO DE PESQUISA AUXILIAR É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. sendo os itens descritos minuciosamente. através da descrição minuciosa de seu conteúdo. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. cronológico. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. CATÁLOGO Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático. TABELA DE EQUIVALÊNCIA OU CONCORDÂNCIA . disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. segundo um critério temático. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. Sua elaboração só se justifica em casos específicos. cronológico. descritos de forma sumária ou pormenorizada.

Por exemplo. Assim. cuja descrição. de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária. cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias. o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos. tais como seções ou subséries. cronológica. DESCRIÇÃO MULTINÍVEL . O fundo constitui o nível mais geral de descrição. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido. funcional ou agrupamentos de documentos similares. registros sonoros ou mapas. no nível da série. pode existir uma descrição no nível do fundo. Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. quando tal não é possível. ISAD(G) – NORMA GERAL INTERNACIONAL DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas.76 É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização. no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. com freqüência. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa. tais como selos. No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. as partes constituem níveis subseqüentes. Níveis intermediários. correspondendo a uma divisão geográfica. só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. podem ocorrer.

Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito.77 Se o fundo como um todo estiver sendo descrito. Para as finalidades destas regras. Por exemplo. dê a informação que é comum às partes componentes. Regra: Relacione. de informação em descrições Regra: No mais alto nível apropriado. ELEMENTOS DE DESCRIÇÃO . utilizando-se os elementos descritivos apropriados. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. ele deverá ser representado numa só descrição. e identifique o nível de descrição. não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção. A soma total de todas as descrições assim obtidas. tal técnica de descrição é denominada descrição multinível. não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior. Se é necessária a descrição das suas partes. procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular. • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia. dê informação sobre ele como um todo. Nos níveis seguintes e subseqüentes. ligadas numa hierarquia. cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição. Regra: No nível do fundo. usando-se igualmente os elementos apropriados. se aplicável. • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância hierarquicamente relacionadas. • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição. dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo. estas podem ser descritas em separado. REGRAS PARA DESCRIÇÃO MULTINÍVEL • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.

como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas. PESSOAS E FAMÍLIAS Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). entrada de índice. ISAAR(CPF) – NORMA INTERNACIONAL DE REGISTRO DE AUTORIDADE ARQUIVÍSTICA PARA ENTIDADES COLETIVAS. Controle de autoridade (authority control) .78 Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação.nome. pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos. pessoas e famílias. Dados de autoridade (authority data) . área de notas e área de controle da descrição. pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade ATIVIDADES DE CONSERVAÇÃO CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO Dentro de uma biblioteca. Entrada de autoridade (authority entry) . GLOSSÁRIO DE TERMOS ASSOCIADOS AO ISAAR(CPF) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. identificada ou recuperada. Ponto de acesso (access point) . museu ou centro de documentação duas . incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos). palavra-chave.controle de termos normalizados. utilizados como pontos de acesso. área de fontes relacionadas. permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições. Registro de autoridade (authority record) . área de condições de acesso e uso. área de conteúdo e estrutura.ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável. área de contextualização.informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. pelo qual uma descrição possa ser pesquisada.uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva. A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas. arquivo.

CONSERVAÇÃO É um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) idéias: preservação. Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos para formar um bom restaurador. devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade. documentos. amor à arte. CONSERVAÇÃO PREVENTIVA (RESTAURAÇÃO): Tem por objetivo revitalizar a concepção original. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais. a legibilidade do objeto. a limpeza periódica é a base da prevenção. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos. por estes fatores podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar. em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. é preciso levantar a história. etc) é defendê-lo da ação dos agentes físicos. conseqüentemente. objetos de arte. ao local de sua guarda. Por isso. "a restauração é quase uma neurose da perfeição. ou seja. paciência. Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. manuseio e armazenamento. químicos e biológicos que os atacam. A manutenção. por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. O principal objetivo. revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro.79 seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração. dando aos mesmos o tratamento correto. pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais. A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Conservar bens culturais (livros. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso. proteção e manutenção. portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais. os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os . A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade. A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e. Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado.

a poeira. A luz. gases e inúmeras pragas. Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel. a temperatura inadequada. o ar seco. pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. d) restauração ou reparo. são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. a médio e longo prazos. propicia o desenvolvimento de mofo. deve-se empregar sílica-gel. seja na forma original. em face do importante problema da preservação dos documentos. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores. O controle de temperatura. A temperatura não deve sofrer oscilações. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica. descrição e consulta ficam em plano secundário. mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. As atividades relacionadas com o arranjo. temperatura e umidade desfavoráveis. b) limpeza. acondicionada em recipientes plásticos. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. o movo. A umidade. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. seja em qualquer outra forma. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. c) alisamento. os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. A poluição ácida do ar.80 materiais perecíveis. no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. porque não só acelera o desaparecimento das tintas. A luz. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). cola. a temperatura. bem como outros fatores externos de deterioração. de umidade relativa e de poluentes. como enfraquece o papel. O calor constante destrói as fibras do papel. mantendo-se entre 20 e 22º. goma ou caseína. além de exercer o mesmo efeito do ar seco. São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação. Não sendo viável tal prática. . por meio de instrumentos. a umidade. a umidade.

Com a fumigação os insetos. Na falta de instalações especiais para essa operação. RESTAURAÇÃO Os documentos devem ser tratados em relação à acidez. antes de se tentar a restauração por qualquer método. recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. em qualquer fase de desenvolvimento. o que aumenta a sua resistência. de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck. em uma câmara de umidificação. são completamente destruídos. sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Contudo. ALISAMENTO Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. Em seguida.81 DESINFESTAÇÃO O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente. Vários são os métodos existentes. durante uma hora. Na falta de equipamento adequado. LIMPEZA É a fase posterior à fumigação. são passados a ferro. utiliza-se um pano macio. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. em máquinas elétricas. e sem que aumente o volume e o peso. Os . 90 a 95%. uma escova ou um aspirador de pó. A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. folha por folha. BANHO DE GELATINA Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. Caso existam documentos em estado de fragilidade. expondoos à ação do ar com forte percentagem de umidade.

também chamada laminação com solvente. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. cuja matéria prima é de alto custo. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. devido ao uso de adesivo à base de amido. juntamente com o papel de seda. embora não empregue calor nem pressão. desenvolvido na Índia. tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos. LAMINAÇÃO Processo em que se envolve o documento. colocando-o numa prensa hidráulica.82 documentos. que são substituídos pela acetona. aplicadas com pasta de amido. e dispensa adesivo. A laminação manual. O volume do documento é reduzido. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. além de exigir habilidade do executor. um processo de difícil execução. afeta suas qualidades permanentes. LAMINAÇÃO MANUAL Este processo. adere ao documento. por ser mecanizada. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. mas o peso duplica. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. que é natural. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade. Assim. utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada. O acetato de celulose. impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. por ser termoplástico. as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. TECIDO Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. mas. no entanto. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. A aplicação. tratados por este processo. de fácil obtenção. É. tornando-o imune à ação de fungos e pragas. é rápida e a matéria-prima. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para . O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. SILKING Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. nas duas faces. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. porém.

O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. Quanto à política de uso. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado. modernos processos de ATIVIDADES DE REFERÊNCIA Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos.83 instalar equipamentos mecanizados. o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos. . bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo. A encapsulação é considerada um dos mais restauração de documentos. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso. após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. ENCAPSULAÇÃO Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. bem como os direitos de terceiros. deixando o documento solto dentro das duas lâminas. ou determinação de autoridade superior.

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