AGENCIAS Y SUCURSALES

Son unidades estratgicas de negocios que las empresas (Denominadas Casa Principal),pueden utilizar para extender o incrementar sus operaciones y lograr posicionamiento en el mercado. AGENCIA ART. 264 C.Co.Son agencias de una sociedad sus establecimientos administradores carecen de poder para representarlas. de comercio, cuyos

Se constituyen mediante locales comerciales para dar a conocer los productos y/o servicios, la distribucin de los mismos, estableciendo contacto con el cliente. Las operaciones que generalmente realizan son: 1. Obtienen pedidos y los remiten a la casa principal para que all sea aprobado el crdito y enviada la mercanca. 2. Efectan la cobranza a los clientes y envan los valores a la casa Principal. 3. Atienden su territorio capturando mercado y procurando maximizar su participacin. 4. Reciben de la casa principal un fondo para gastos 5. En algunas ocasiones la actividad de las agencias es comprar, por cuenta y orden de las Casa Principal. 6. Pueden trabajar con base en comisiones sobre las ventas realizadas. En este caso sus operaciones se registran dentro del sistema contable, de forma similar que cualquier departamento o seccin, de tal forma que se puedan conocer sus ingresos, costos y gastos, as como el resultado de su actividad; puede ser mediante un centro de costos, o de cuentas auxiliares para la agencia. Se pueden citar como ejemplos, las oficinas de las entidades bancarias, las oficinas o establecimientos de las empresas de transporte, entre otros. Contabilizacin de transacciones efectuadas por la agencia. Ejercicio La proveedora de oficinas S.A. con domicilio principal en la ciudad de Medelln, establece el 10 de febrero de 2010 una agencia en la ciudad de Sogamoso, con el objetivo de manejar la zona de Boyac y Casanare. El 10 de febrero se asigna un fondo para gastos por valor de $ 6.000.000 mediante cheque del Banco de Bogot. El 18 de febrero la agencia recibe pedidos de clientes por valor de $ 36.000.000 que traslada a la oficina principal para su aprobacin, despacho y factura de la mercanca. El costo de la mercanca de $ 21.600.000. El 24 de febrero la agencia incurre en gastos por atencin a clientes por valor de $ 1.560.000 por concepto de servicio de restaurante, arrendamiento de la bodega por $3.600.000, Papelera por $ 560.000 y otros menores por $120.000 cuyos valores corresponden al valor total de las facturas que son canceladas en su totalidad. El 25 de Febrero, la oficina principal recibe los pedidos tomados por la agencia, aprobando crditos y facturando las mercancas junto con despacho respectivo, el 30% de los clientes son agentes retenedores de renta y el 15% de IVA.

El 28 de febrero la casa principal efecta el reembolso de los gastos efectuados por la agencia Sogamoso, mediante cheque del banco de Bogot. SUCURSALArt. 263 C. Co. Son sucursales los establecimientos de comercio, abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad. Se encargan de fomentar los negocios y actan en nombre del ente del que forman parte, con el grado de autonoma que le determina la oficina matriz, estipuladas en sus estatutos y mediante poder otorgado por escritura pblica o documento privado. A falta de estipulacin expresa, se entiende que los administradores tienen las mismas facultades que los de la oficina principal. Las sucursales mantienen sus inventarios para atender el mercado en que operan; puede adquirir mercancas de proveedores externos pero principalmente lo hacen de la casa principal. Las operaciones normales que generalmente realizan son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Recibe dinero, mercancas y otros bienes de la casa principal. Compra Mercancas a proveedores. Vende, otorga crditos y despacho de mercancas a los clientes. Factura y cobra las mercancas vendidas. Contrata el personal necesario para su operacin. En algunas ocasiones efectan alguna transformacin a las mercancas.

Tipos de Sucursales Pueden ser. 1. Locales, ubicadas en la misma ciudad o regin donde funciona la casa principal. En este caso la informacin puede centralizarse diariamente en la casa principal, permitiendo mayor control en todos los aspectos. 2. Forneas, ubicadas fuera de la ciudad y regin donde funciona la casa principal, requirindose en este caso mayor independencia. 3. En el Extranjero, ubicadas fuera del pas, en cuyo caso se debe atender a exigencias de orden legal y fiscal de cada pas en el que se establezcan. En este caso como las operaciones se manejan en moneda diferente, es necesario la conversin a efecto de lograr la consolidacin de la informacin. Caractersticas de las Sucursales 1. Jurdicamente, las sucursales carecen de personalidad jurdica independiente, por lo tanto no tienen independencia administrativa, sino que estn sujetas a las prcticas y disposiciones de la casa principal. 2. Fiscalmente, son establecimientos que requieren del registro en la Cmara de Comercio de la jurisdiccin de su ubicacin. Para efectos tributarios, la responsabilidad por los impuestos y sus declaraciones, es de la casa principal cumplidos en su domicilio principal, excepto Industria y Comercio, que debe declararse y cancelarse en el domicilio de la sucursal. 3. Registra las operaciones realizadas en sus propios libros de contabilidad, de manera independiente, debiendo reportar peridicamente la informacin sobre la situacin

financiera y los resultados de sus operaciones, a efecto de que la Casa principal la consolide y prepare los Estados Financieros Combinados (consolidados) Aspectos Financieros Las sucursales cuentan con recursos independientes de la casa principal, que han sido transferidos y registrados en cuentas por pagar a la casa principal que a su vez representan las inversiones de esta en la sucursal, por lo tanto tienen activos y pasivos como cualquier empresa, su patrimonio est representado en el saldo de la cuenta por pagar a la casa principal, incrementado por los resultados. Las caractersticas en tal sentido son: 1. 2. 3. 4. La sucursal por lo general genera costos variables en menor proporcin, pues no generan comisiones Sus costos fijos normalmente son altos por la inversin en infraestructura La estructura financiera de la empresa vista como un todo, es mayor y ms slida. Por el control en las sucursales, el contacto con los clientes es directo, lo que permite detectar necesidades y evaluar sus necesidades y el grado de satisfaccin.

Inscripcin en el Registro Mercantil Copia de la escritura de constitucin o documento privado de constitucin de la sociedad que establece la sucursal, ser registrada en la Cmara de Comercio del domicilio de la sucursal. El valor por el cual se registra: Para la nacional, es el valor de los bienes y derechos que traslada la casa principal; para la sucursal extranjera, por el valor del capital asignado a esta por su casa principal. Contabilidad en la casa principal y sus sucursales El tratamiento contable entre la casa principal y sus sucursales, depende del costeo que se aplique a las mercancas en el momento del despacho a la sucursal que puede ser: al costo con sobre costo. Las cuentas utilizadas segn PUC para comerciantes Dr. 2650/93, son: CASA PRINCIPAL CUENTA CORRIENTE COMERCIAL CXC VINC. ECONOMICOS Sucursales OTRAS OBLIGAC. FINANC Cias. Vinculadas PROV.CIAS VINCULADAS CXP CIAS. VINCULADAS UTILIDAD DIFERIDA CIO. X MAYOR Y X MENOR Despachos a Sucursales UTILIDAD EN SUCURSAL SUCURSAL CUENTA COMERCIAL

1310

1310

CORRIENTE

1310 132015 2195 219510 2225 2315 2715 4135 4135 4216..

1315 2195 219515 2220 2310

CxC CASA MATRIZ OTRAS OBLIGAC. FINANC. Casa matriz PROV. CASA MATRIZ CXP CASA MATRIZ

6225 6225

COMPRA DE MERCANCIAS Envos de Casa matriz

Nota. Las cuentas 4135 y 6225 se utilizaran para el caso de utilizacin del sistema de inventario peridico Tal como se observa, la contabilizacin de las operaciones de la sucursal, genera operaciones recprocas que requieren las cuentas recprocas; mediante el proceso que se enuncia a continuacin: 1. Contabilidad en la sucursal, como esta opera como si fuera una compaa independiente: Registra en sus libros todas las transacciones Efecta peridicamente los ajustes necesarios Efecta el cierre de final de ejercicio y Prepara sus estados financieros 2. Consolidacin de las cuentas de la sucursal y la casa principal, adems de que la sucursal prepara sus estados financieros, en razn a la responsabilidad financiera que le atribuye la casa principal, esta debe adems de los propios, preparar estados financieros combinados. Para lo cual se deben eliminar las cuentas recprocas entre sucursal y principal y determinar los saldos combinados; lo cual se efecta mediante papeles de trabajo sin afectar los libros de sucursal y principal. 3. Combinacin de estados financieros La casa principal una vez unificados los saldos y eliminadas las operaciones (cuentas) recprocas, prepara los Estados Financieros que reflejan la situacin financiera y los resultados como un todo. Comparacin entre Casa Principal, Agencia y Sucursal Considerando que tanto las agencias como las sucursales, permiten proyectar la organizacin de sus negocios en territorios situados a alguna distancia de la oficina principal, difieren en cuanto a su organizacin, administracin y control:
CASA PRINCIPAL CONSTIT. SISTEMA CONTABL VENTAS Y DESPACHO CREDITOS AUTONOM E INDEPEND. AGENCIA SUCURSAL Copia del acta o documento privado de constitucin de la sociedad, se registra en la Cmara de Comercio del domicilio de la sucursal.

Se constituye mediante el Mediante registro del establecimiento acuerdo de voluntades de los de comercio, en la Cmara de dueos, protocolizada mediante Comercio del domicilio de este. escritura pblica o documento privado. Maneja su sistema de informacin contable, combinando sus estados financieros con los de la sucursal. Sus operaciones son incorporadas al sistema de informacin de la sociedad de la cual hace parte; mediante cuentas auxiliares o centros de costos, para establecer el resultado de su actividad. Factura, concede los crditos y Recibe pedidos de los clientes y los despacha sus pedidos traslada a la casa principal para aprobacin de crditos, despachos y la facturacin.

Maneja su propio sistema de informacin y prepara sus propios estados financieros, los que se combinan junto con los de la casa principal. Factura, concede los despacha sus pedidos crditos y

Es autnoma e independiente.

Depende principal.

totalmente

de

la

casa Tiene autonoma en el grado que le determina la oficina principal, y depende de esta por los actos que no son autorizados.

La responsabilidad por los impuestos municipales es de cada establecimiento de comercio que declara y paga en el municipio de su domicilio. Los impuestos nacionales son responsabilidad de la Casa principal.

RESPONSA FISCAL